III Semana de Cincia e Tecnologia IFMG - campus Bambu III Jornada Cientfica 19 a 23 de Outubro de 2010 COMUNICAO EMPRESARIAL: UM ESTUDO

DE CASO SOBRE O FLUXO DE INFORMAES INTERNAS EM UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE. Mrcio Rezende SANTOS 1 Marina Menali Oliveira 2 Luiz Fernando Silva 3 Joo Antnio de Castro Fernandes 4
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Professor Orientador, pertencente ao quadro efetivo do Instituto Federal Minas Gerais (IFMG) campus

Bambu. Rod. Bambu/Medeiros km 5. CEP: 38900-000. Bambu-MG. 2 Estudante de Administrao. Instituto Federal Minas Gerais (IFMG) campus Bambu.
3

Estudante de Administrao. Instituto Federal Minas Gerais (IFMG) campus Bambu. 4 Estudante de

Engenharia de Produo, Instituto Federal Minas Gerais (IFMG) campus Bambu.

RESUMO O presente trabalho possui como objetivo mostrar um dos mais preciosos recursos dentro das organizaes atualmente: a comunicao. Para que as tarefas sejam executadas com xito, necessrio que a comunicao em mbito organizacional seja de perfeita compreenso e que ela possua um fluxo eficiente, para que a mesma transcorra de forma harmnica. Para que o processo de comunicao dentro da empresa fosse estudado de forma mais aprofundada, estabeleceu-se um mtodo avaliativo como referencia que foi transformado em dois questionrios e direcionado a gerencia e funcionrios de uma empresa de pequeno porte a fim de se verificar resultados sobre a fluncia da comunicao no ambiente de trabalho. Este estudo possui caractersticas qualitativas e teve como universo de pesquisa a empresa AGROPEC, no sendo adotado o uso de amostras, uma vez que todos os colaboradores da empresa foram entrevistados (censo). Atravs da anlise de resultados, foi possvel perceber que a empresa estudada no possui um sistema de comunicao slido. Observou-se durante a pesquisa de campo, contradies com relao ao processo de comunicao dentro da empresa, principalmente entre a chefia e seus colaboradores, alm da falta de um planejamento para lidar com a comunicao da organizao. Palavras-Chave: Comunicao, Planejamento Estruturado, Fluxo de Comunicao

INTRODUO No mundo organizacional cada vez mais importante e necessrio o uso de processos estruturados para lidar com o fluxo de informaes que trafegam interna e externamente no mbito empresarial. Trabalhar de forma harmnica interpretando de forma correta as informaes a maneira mais curta para o xito nas funes e tarefas que so realizadas dentro das organizaes, para que assim, as empresas possam

III Semana de Cincia e Tecnologia IFMG - campus Bambu III Jornada Cientfica 19 a 23 de Outubro de 2010 proporcionar produtos e servios de qualidade, a satisfao do cliente e lucro para a organizao. por esses aspectos que a comunicao empresarial de suma importncia para o alcance desses objetivos e extremamente importante que o processo de comunicao seja articulado com o planejamento estratgico da empresa. O processo de comunicao o mecanismo que interliga todas as reas e departamentos empresariais atravs da transmisso das informaes. um tema de suma importncia tanto para micro e pequenas empresas, quanto para as mdias e grandes organizaes o que vem a justificar a escolha do tema. O presente estudo foi desenvolvido junto a AGROPEC, empresa constituda sobre a forma de sociedade limitada. Possui um regime com total de vinte cotas, sendo que, o scio majoritrio detm 95% de capital social e o outro scio 5%. A AGROPEC compactua com o projeto Menor Aprendiz e possui um funcionrio com treze anos de idade, totalmente legalizado e autorizado judicialmente pela promotoria local. Utiliza-se de ttulos de crditos como nota promissria e cheques, para receber e efetuar pagamentos financeiros, alm de cartes e boletos bancrios e a aplicao de juros de 0,16% ao dia em dbitos atrasados. A pesquisa de campo compreendeu assuntos como a satisfao do colaborador e a maneira como se trabalhada a comunicao interna, levando em considerao o embasamento terico contido neste trabalho. O objetivo deste trabalho foi analisar o processo de comunicao na empresa citada, entender o funcionamento da rede de comunicao, analisar os mtodos, a maneira como as informaes trafegam na empresa, as ferramentas utilizadas para a transmisso das informaes, sua eficincia e eficcia.

PROCEDIMENTOS METODOLGICOS O presente trabalho possui caractersticas qualitativas e teve como bases teorias de autores que prezavam a comunicao em mbito organizacional visando a sua importncia e como ela pode interferir diretamente no cotidiano dos colaboradores e de uma respectiva empresa. Teve como universo de pesquisa a empresa AGROPEC, no sendo adotado o uso de amostras, uma vez que todos os colaboradores da empresa foram entrevistados (censo). Como instrumentos de coleta de dados foram utilizados dois questionrios semiestruturados. O primeiro foi aplicado gestora da organizao no intuito de verificar o

III Semana de Cincia e Tecnologia IFMG - campus Bambu III Jornada Cientfica 19 a 23 de Outubro de 2010 seu posicionamento sobre a comunicao na empresa que gerencia; j o segundo questionrio foi destinado aos colaboradores, com o fim de saber dos mesmos suas respectivas opinies de como a comunicao dentro da organizao. Aps o procedimento de aplicao dos mesmos, foi feita uma anlise de resultados, onde foram tabulados e transferidos para grficos, possibilitando analisar os resultados obtidos e interpret-los a margem da teoria estudada.

RESULTADOS E DISCUSSO Com base nas informaes colhidas a partir das respostas dos colaboradores apresentam-se os resultados. Segundo a gerente da AGROPEC, no so oferecidos treinamentos especficos para lidar com a comunicao dentro da empresa, os treinamentos que so oferecidos so resultados de parcerias entre a empresa e seus fornecedores, no tendo assim, seu prprio mtodo de treinamento. Quanto aos colaboradores, 62,5% at aquele momento, no participou de nenhum tipo de treinamento. Daqueles que j participaram 25% declarou que os treinamentos ajudaram a melhorar o seu trabalho e 12,5% consideraram os treinamentos interessantes, mas no contriburam para a melhoria de suas funes. De acordo com a gerente, reunies so feitas sempre que necessrio, no tendo datas previstas para a realizao. Os colaboradores foram perguntados, se a empresa possui algum meio de comunicao onde possvel dar sugestes e fazer reclamaes. Apenas 37,5% afirmam que sim, 50% disseram que no e 12,5% no tem conhecimento desses meios de comunicao, o que demonstra deficincia na transmisso das informaes e a falta de um treinamento aos novos colaboradores. Os colaboradores quando questionados sobre as informaes que a empresa transmite a eles sobre a estrutura, 12,5% declararam receber informaes sobre a situao da organizao, situao funcional dos colaboradores, projetos futuros; J 62,5% declararam receber informaes de produtos e servios. Nenhum deles declarou receber informaes sobre seus direitos e deveres. Sobre o questionamento de como so transmitidas as ordens aos funcionrios a gestora informou que as mesmas so passadas por escrito e oralmente, fato este que foi contradito por todos os colaboradores entrevistados que afirmaram elas so transmitidas s oralmente. O que pode ocasionar distores no entendimento da execuo das tarefas, podendo assim comprometer a qualidade do servio.

III Semana de Cincia e Tecnologia IFMG - campus Bambu III Jornada Cientfica 19 a 23 de Outubro de 2010 Os meios para a comunicao com o pblico externo, acontecem em sua maioria via rdio. No entanto em ocasies especficas, utilizam panfletos promocionais e a divulgao de sua marca em eventos diretamente ligados na rea de atuao da empresa. Para a gerncia, o meio mais utilizado para conquistar potenciais clientes, ainda a divulgao boca a boca, mas a prpria gerncia admite a necessidade de melhorias na comunicao externa. A questo relacionada aos rudos que ocorrem na transmisso das informaes dentro da empresa, foi o fator mais relevante identificado na pesquisa. A gerente quando questionada sobre rudos (omisso, distoro, sobrecarga) das informaes que trafegam na organizao, afirmou que existem sim, porm acontecem pouco e so irrelevantes para a organizao. No entanto, 62,5% dos colaboradores responderam que h presena de rudos; 37,5% responderam que s vezes ocorrem rudos. Quando questionados sobre a direo dos rudos, na viso dos colaboradores, 50% afirmam que os rudos acontecem na vertical, tanto na direo ascendente, quanto na direo descendente e 50% afirma que esses rudos acontecem na direo horizontal, fato este no confirmado pela gestora o pode que demonstrar uma falha da chefia quanto ao controle das orientaes de trabalho ou informaes que trafegam na organizao.

CONCLUSO Este estudo se props a identificar como ocorre o fluxo de informaes dentro de uma empresa de pequeno porte, atravs do embasamento terico e dos resultados obtidos pela pesquisa de campo realizada pode-se concluir que o fluxo da comunicao interna se concentra na direo horizontal, entre os colaboradores da empresa, mas em casos especficos, a comunicao concentra-se no fluxo vertical ascendente, para que seja filtrada e somente as informaes mais relevantes cheguem ao conhecimento da gerncia. Constatou-se que o processo de comunicao dentro da AGROPEC no possui uma estrutura slida, pela falta de planejamento adequado para tratar desse processo. Foram verificadas contradies entre gerncia e colaboradores, principalmente sobre os meios de comunicao utilizados e ocorrncia de rudos dentro da empresa, pois a gerncia afirma que as sugestes e reclamaes podem ser feitas atravs das reunies, no entanto, mais da metade diz no haver esse meio e nem mesmo saber da existncia dessa possibilidade. No que diz respeito a rudos, a gerncia trata-os com certa

III Semana de Cincia e Tecnologia IFMG - campus Bambu III Jornada Cientfica 19 a 23 de Outubro de 2010 irrelevncia, ao passo que deveria ser feito um trabalho especfico, pois todos os colaboradores admitem existir problemas na comunicao interna. Com base nos dados colhidos pode-se concluir que as divergncias entre a gerncia e os colaboradores decorrem de falhas na comunicao da empresa em um todo, tanto na direo vertical, quanto na horizontal. Mesmo todos os colaboradores sentindo-se vontade para tratar de qualquer assunto com a chefia, acontecem essas falhas. A maneira como trafegam as informaes no feita com total harmonia e no so utilizadas ferramentas adequadas na transmisso das informaes, apenas um mural de recados, sem qualquer tipo de manuteno. Todos esses fatores, podem ser sanados caso seja elaborado um planejamento para com a comunicao dentro da empresa. Constatou-se, tambm, o bom relacionamento dos colaboradores entre si e entre e com a gerncia. Fato esse, que pode ser o primeiro passo para se criar um planejamento estruturado da prpria empresa, para que haja uma rede de comunicao clara e eficaz; criando treinamentos especficos para com novos e atuais colaboradores, utilizando-se de ferramentas de comunicao como quadro de avisos que seja bem elaborado, sendo atualizado periodicamente e a criao de um correio eletrnico interno, para que haja maior segurana e eficcia na transmisso das informaes dentro da empresa; alm da reduo de gastos com papel, adotando uma postura ecolgica atravs da troca de informaes por e-mail ou comunicador instantneo via intranet.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS BAHIA, Benito Juarez. Introduo a Comunicao Empresarial. Rio de Janeiro: Mauad, 1995. CHIAVENATO, Idalberto. Introduo a teoria geral da administrao: uma viso mais abrangente da moderna administrao das organizaes. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. GUETZKOW, Harold. Comunications in Organization. Chicago: Rand McNally, 1965. organizations. In Handbook of

HALL, Richard H. Organizaes: estruturas, processos e resultados. So Paulo: Prentice Hall, 2004. TORQUATO, G. Cultura, poder, imagem e comunicao. So Paulo: Pioneira, 1991.