Livre Blanc Dematerialisation

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Tout processus mtier a sa Dmatrialisation, quelle est la vtre ?
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre?
SOMMAIRE
1 DEMATERIALISATIONETPROCESSUSMETIERAUSEINDELENTREPRISE............................................................5 1.1 LADEMATERIALISATIONDEFINITION...........................................................................................................................5 1.2 LESPROCESSUSMETIERADMINISTRATIONDESVENTESCOMPTABILITECLIENTS .............................................................6 . 1.2.1 Traitementdelacommandeclient.................................................................................................................6 1.2.2 Lafacturationclient........................................................................................................................................7 1.2.3 FocussurlAdministrationetladmatrialisationdelafacture..................................................................10 1.2.4 Lesuividespaiementsetlerecouvrement...................................................................................................11 1.2.5 Ledclaratifpostfacturation........................................................................................................................12 1.3 LESPROCESSUSMETIERACHATCOMPTABILITEFOURNISSEURS................................................................................14 1.3.1 Delademandedachatlacommandedachat..........................................................................................14 1.3.2 Lafacturefournisseur...................................................................................................................................15 1.4 LESPROCESSUSMETIERFINANCES,FISCALITE.........................................................................................................17 1.4.1 Lesmoyensdepaiements.............................................................................................................................17 1.4.2 LesprocessusFiscalit.............................................................................................................................18 1.5 LESPROCESSUSMETIERMARKETING ....................................................................................................................21 . 1.5.1 Laprospection...............................................................................................................................................21 1.5.2 Lafidlisation................................................................................................................................................22 1.6 LESPROCESSUSMETIERRH................................................................................................................................24 1.6.1 Processusdepaie..........................................................................................................................................24 1.6.2 Processusdclarationssociales ....................................................................................................................25 . 1.6.3 Lagestiondesentretiensprofessionnels......................................................................................................26 1.6.4 Processusnotedefrais..................................................................................................................................26 1.7 LESPROCESSUSMETIERPRODUCTION...................................................................................................................28 1.7.1 Processuscertificatmatirepremire ..........................................................................................................28 . 1.7.2 Processusvalidationlectroniqueetlutilisationdundocumentdefabrication ........................................28 . 1.7.3 ProcessusSupplyChain.................................................................................................................................29 2 BENEFICESDELADEMATERIALISATIONETCLESDELAREUSSITE......................................................................31 2.1 2.2 2.3 2.4 3 4 LESBENEFICES.......................................................................................................................................................31 QUELQUESCHIFFRES...............................................................................................................................................32 LEDEVELOPPEMENTDURABLE...................................................................................................................................32 LESCLESDELAREUSSITE..........................................................................................................................................33
CONCLUSION...................................................................................................................................................35 ANNEXES.........................................................................................................................................................36 4.1 LESELEMENTSDELACONFIANCENUMERIQUE..............................................................................................................36 4.1.1 Lestiersdeconfiance....................................................................................................................................36 4.1.2 Lasignaturelectronique .............................................................................................................................36 . 4.1.3 Larchivagevaleurprobante......................................................................................................................39 4.1.4 Lhorodatage.................................................................................................................................................39 4.2 LEGUIDEJURIDIQUE................................................................................................................................................40 4.2.1 Lafacturefiscale...........................................................................................................................................40 4.2.2 LaLME...........................................................................................................................................................40 4.2.3 Liassefiscale..................................................................................................................................................40 4.2.4 CVAE..............................................................................................................................................................41 4.2.5 TVA................................................................................................................................................................41
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4.2.6 Bulletinsdesalaire........................................................................................................................................41 4.2.7 Dclarationssociales.....................................................................................................................................42 4.2.8 Lasignaturelectronique .............................................................................................................................43 . 4.2.9 CertificatslectroniqueetRGS......................................................................................................................43 4.2.10 Horodatage...............................................................................................................................................44 4.3 LEGUIDETECHNIQUE..............................................................................................................................................44 4.3.1 FichierEDI.....................................................................................................................................................44 4.3.2 Lesprotocolesdetransport...........................................................................................................................44 4.4 GLOSSAIRE............................................................................................................................................................45 5 PROPOS .......................................................................................................................................................46 . 5.1 5.2 5.3 PROPOSDECEGID................................................................................................................................................46 PROPOSDESKER.................................................................................................................................................46 BIOGRAPHIECHRISTOPHELUCOT,REDACTEUR.............................................................................................................47
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PREAMBULE
Voussouhaitezamliorervotreproductivitendmatrialisantvosprocessusmaisvoushsitezcarcela voussemblecompliqu? Celivreblancapourobjectifdevousdonnerunevisionoprationnelle,parprocessusmtier,delamiseen uvreetdesbnficesdeladmatrialisation. Cetteanalyseparprocessusmtierpermettrachacundepuiserdeslmentsclspouruneapplication concrte: Quelssontlesprocessusmtierquipeuventtreconcernsparladmatrialisation? Quellessontlescontraintesrglementaires? Quelssontlesmoyensmettreenuvre?
Illustrdetmoignagesdutilisateursdesolutionsdedmatrialisation,dunglossaireetdextraitsdetextes juridiques,celivreblancvousapporteradesinformationsconcrtesetvousdonneralesmoyens dapprofondirvotrerflexion. Nousallonsanalyserdanscelivreblancladmatrialisationpourchacundesprocessussuivants:achats, ventes,finance,marketing,fiscalit,RHetproduction,touteneffectuantdesfocussurcertainssujets.
Figure1:Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre?
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1 Dmatrialisationetprocessusmtierauseindelentreprise
Quelquesoitleservicedelentreprise,noussommestousamensmanipuleroutraiterdesdocuments papier: titredinformationoudeconfort Pourlactivitduservice(commande,bulletindepaie,ordredepaiement,) Pourdesbesoinsdclaratifs
Cesdocumentssontdclencheursdunouplusieursprocessusdanslentrepriseetimpliquentlintervention duneouplusieurspersonnes.
1.1 LadmatrialisationDfinition
Dfinitionsimplifie Substitutiondundocumentpapierparundocumentlectronique.
Ladmatrialisationpeutsentendrecommeexternelentrepriseouinternelentreprise. Ladmatrialisationexterneconsisteenladmatrialisationdunchangeavecuntiersdelentreprise: client,fournisseur,banque,administrationfiscale,organismesocial,etc.Lchangedmatrialispeut portersurunseultypededocumentouunensemblededocuments.Danscecadre,biensouvent lentreprisedoitmettreenuvrele(s)moyen(s)assurantlapreuvenumriquedesinformations. contrario,ladmatrialisationinternenestpasvisibledestiersetneconcernequedesprocessus spcifiqueslentreprise.titredexemple,onpeutciterlescandunefacturefournisseurquialimenteun workflow(fluxdedcision).Lefournisseurnesaitpasquesafactureatdmatrialise,maislorsdune vrification,leservicecomptabledelentreprisealoriginalsouslesyeuxapportantunerponseentemps relsonfournisseur.
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1.2 LesprocessusmtierAdministrationdesventesComptabilitclients
LeprocessusAdministrationdesventesComptabilitclientscouvrelintgralitdelachanedevente: Delagestiondescommandesclientsjusqulafacturationetaurecouvrement. Ilreposegnralementsurletraitementdedocumentsreusparfaxouparemaildanslecasdes commandesclients,oumettreparcourrierouauformatlectroniquedanslecasdelafactureclient.Ces deuxdocumentspeuventtredmatrialissafindenautomatiserleurtraitementetbnficierainside nombreuxavantages.Audeldecesdocuments,ladmatrialisationdupaiementetdurecouvrement amliorelaproductivitdelentreprise. 1.2.1 Traitementdelacommandeclient
Figure2:traitementdelacommandeclient
Lescommandesclientssontlepilierdelactivitcommercialeduneentreprise.Larapiditetlaprcision aveclesquellessonttraitescescommandessontprimordiales.Untraitementclassiquemanuelprsenteun cotetdesrisqueslevs:pertedecommande,erreurd'enregistrement,retarddansleslivraisons,litige client,etc.Untraitementautomatisdecescommandesdiminuecesrisquescommerciaux. Lesentreprisesreoiventlescommandespardiffrentscanaux:courrier,fax,email,EDI,WEB.Pourchaque canal,lacommandencessitedestraitementsparticuliersavantdtreenregistredanslagestion commerciale. Concernantlescommandesfaxetcourrier,ilfautcapturerlesdonnes,tellesque:lenomduclient,le numrodecommande,ladatedelivraison,lecodearticle,pourensuitelesdiffuseretlesindexer.Cette extractionestfaiteavecdestechnologiesdereconnaissancedecaractres(OpticalCharacterRecognition: OCR)etdanalysesmantique. LesdonnescontenuesdanslescommandesEDIetWebsontfacilementextractiblescardjdansun formatlectronique.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Unefoisextraites,ellespeuventtrevrifiesautomatiquementaveclesdonnesdelagestion commerciale. Lescommandespeuventensuitesuivreunparcoursdevalidationselonlorganisationauseindelentreprise. Lasolutionpourleraliserestunworkflow.Lutilisateurestalertdescommandesquildoittraiter,ilpeut rapidementlesvrifier:leclientestilconnu?Leprixunitaireestilcorrect?Laremiseestellebonne? Ladressedelivraisonestellecorrecte?Lencoursclientnestilpasdpass?Lavalidationdelacommande estainsisimplifieetscurise. Unefoisvalides,lescommandespeuventtreintgresdanslagestioncommercialeetlesdocuments originauxconservsauformatlectroniquepourconsultation,sansdevoiraccderauxdocumentspapier archivsdansunearmoire. Lutilisationdunetellesolutionacclreradicalementletraitementdescommandes,supprimelasaisie manuelleetrenforcelecontrleavantlivraisonouexcution:larelationclientestamliore. Parolesdutilisateur:Pouruneentreprisecommelantrequisengagelivrersesproduitssous 24hdanstoutelaFrance,unretarddelivraison,pourquelquemotifquecesoit,peutsavrer extrmementprjudiciableetimpacterlasatisfactiondenosclients.Facecetteproblmatique,la solutionEskernousdispensenonseulementdelasaisieetdelarchivagemanuelsdesbonsde commandesmaisellenousoffregalementdesfonctionnalitsdevalidationdescommandes plusieursniveaux,enplusieurstapesetparplusieurscollaborateurs. FabriceVarloteaux,DirecteurdesSystmesdInformations,ComptoirGnraldeRobinetterie Lireletmoignagecomplet:www.esker.fr/cgr 1.2.2 Lafacturationclient Troismoyenssontdisponiblespourdmatrialiserunefactureclient: Lutilisationdunservicedecourrierexternalis Ladmatrialisationsimple Ladmatrialisationfiscale
Cestroispossibilitspeuventcoexistermaisleurutilisationdoittenircompteduchoixdesclientsainsique deleurcapacittechnologiquetraiterlafacturedansleformatmisparlefournisseur.Ilnestpasraliste dimagineravoir100%declientsendmatrialisationfiscale,alorsquemoinsde10%dentreprisessont quipesaujourdhuidesolutiondedmatrialisationfiscale. 1.2.2.1 Servicedecourrierexternalis Lenvoidesfactures,quellequesoitsafrquence,mobilisebeaucoupdnergiedanslentrepriseet ncessitedemultiplesmanipulations:impression,misesouspli,affranchissementetremiseenposte.Le servicedecourrierexternalisautomatiselensembledecesactionsmanuelles.Lutilisateurlanceson
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? impression,directementdepuis/danssonapplicationcomptable,suruneimprimantevirtuellequiachemine lefluxdefacturesclientsversleservicedeposteexternalis,grceuneconnexionInternetscurise. Audeldegainsrapides,leservicedecourrierexternalisnencessitepaslaccordpralableduclientcar cedernierrecevratoujourssafactureauformatpapier.Ledploiementduntelprojetestainsifacilit. Parolesdutilisateur:GrceauserviceFlyDocdEsker,notrequipeAdministrationdesVentespeut seconsacrerdestchesplusfortevaleurajouteetnousavonsoptimisnotreprocessusde facturation. OlivierMillat,ResponsableADV,CousinBioserv Lireversletmoignagecomplet:www.esker.fr/cousin_bioserv
Parolesdutilisateur:Lanotiondeserviceatdterminantepournous.LeserviceEskernousa permisdexternaliserunefonctionquinavaitpasdevaleurajoute.Audeldesbnficesconcrets, leprojetagalementttrsstructurantetnousaamenrepenseretamliorernosprocessusde gestion,duformatagedesfacturesjusqunotreorganisationouencorenosbonsdecommandes. VroniquePerrayon,ResponsableContratsFournisseurs,GroupeLiseCharmel Lireversletmoignagecomplet:www.esker.fr/lisecharmel 1.2.2.2 Lafacturationlectronique Lafacturationlectroniquecorrespondunchangedefactureauformatlectronique.Ellesedclineselon deuxmodes:ladmatrialisationsimpleetladmatrialisationfiscale.Ellencessitelaccordduclient. AvecladmatrialisationsimplelentrepriseenvoiesonclientunfichierEDI(Cf.4.3.1)ouun fichierPDF,maislafacturepapieresttoujourschange.Lafacturepapierresteobligatoireetest considrecommelexemplaireoriginalparladministrationfiscale. AvecladmatrialisationfiscalelentrepriseenvoiesonclientunfichierEDIouunfichierPDFsign lectroniquement(Cf.4.1.2),lafacturepapierdisparatalorstotalement.Lafacturedmatrialise estconsidrecommelexemplaireoriginalparladministrationfiscale. Ladmatrialisationsimple Lamiseenuvredeladmatrialisationsimplencessite: UnformatdefichierEDIoufichierPDF Uncanaldchange:email,Internet,AS2,RVA, UntraducteurEDI(pasncessairepourlefichierPDF) Uncontrat,souventappelcontratdInterchange,quipermetlentrepriseetauclientde saccordersurlesconditionsdchanges.Onpeutenparticulierprciserlesfrquences,lesformats defichierEDI,lecanal.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Ladmatrialisationfiscale Ladmatrialisationfiscaledesfacturesdonneauxfactureslestatutdedoubleoriginaloudoriginal lectronique,autorisantlentreprisesepasserdelchange,ainsiquedelarchivage,desfacturesau formatpapier. Larglementationenvigueurautoriselchangedefactureslectroniquesselondeuxmodes: Desfichierslectroniquesstructurs(EDI,XML,Idocs,fichierstextes...)signsounon.Silefichier n'estpassignlectroniquement,ildoitrespecterlesmodalitsimposesparlarticle289bisdu codegnraldesimptsquiprciselesconditionstechniquesdelchange. Desfichierslectroniquesnonstructurs(PDF,parexemple)obligatoirementsignsetquidoivent respecterlesmodalitsimposesparlarticle289Vducodegnraldesimpts. Lesfichierssignslesontaumoyendunesignaturelectroniquequigarantitlintgritdeleurcontenuainsi queduncertificatlectroniquequigarantitlauthenticitdelmetteur.Lamiseenuvredunesignature lectroniqueestdtailleauchapitre4.1.2 Lesfacturesfiscalementdmatrialisesdoiventtreconservesparlentreprisedurantaumoinsdixans. Undispositifdarchivagelectroniquegarantissantlintgritetlaprennitdesdonnesstockesestle moyenleplusadapt(Cf.4.1.3). Audeldesbnficeslislasuppressiondupapier,laqualitdesfacturestransmisesestaugmente,avec parexemple,lavrificationsystmatiquedesmentionsobligatoireslorsdelchangedefichiers lectroniquesstructurs. Parolesdutilisateur:Dmatrialiseretscuriserlesfluxfinanciersdevientunenjeuprimordial desentreprisespoursimplifierlagestionadministrativeetenrenforcerlaqualit.Avecdesclients allantdelaTPEauxgrandscomptes,noussouhaitionstrouverunesolutioncapabledautomatiser notreprocessusdefacturation,toutenconciliantfacturationpapieretfacturationlectronique. Noustravaillons,eneffet,avecdenombreusesTPEqui,pourlaplupart,nesontpasprtespourla facturationlectronique.Nousvoulionsdoncpouvoiradapternotremodedefacturationau contextedechacundenosclients. PierreYvesMare,CashManager,Fenwick Lireletmoignagecomplet:http://www.esker.fr/data/PDF/Esker_DeliveryWare Reference Client Fenwick.pdfReference Client Fenwick.pdf
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Parolesdutilisateur:Notreambitionaujourdhuiestdediviserpardixlaproductionetla circulationdedocumentspapierdanslentreprise.Etnousavonsdjintgrcetteanneun moduleEDICegidBusiness,afindoprerunedmatrialisationfiscaledesfacturesquenous envoyonsauxcentralesdachats.Nousavonsdrevoirleparamtragedenosfichiersarticleset clientsafindenousadapterlanouvellenormeOpto33,adoptepartouteslescentralesavec lesquellesnoustravaillons.Cetteoprationnousademandprsduneannedetravail.Mais aujourdhui,tousnosbonsdecommandessonttransformsautomatiquementenfactureset adresssenligneauxclients.Vousimaginezlegaindetemps! ArnaudLapeyre,directeurgnralduGroupeLapeyre. Pourlireletmoignagecomplet: http://www.cegid.fr/Documents/FCKUpload/File/ERP/interviews/ClientSuccess_Lapeyre_FR_0309 (1).pdf 1.2.3 FocussurlAdministrationetladmatrialisationdelafacture LaloiditeGrenelle1du5aot2009inscritlarductiondelaconsommationdepapieraucurdes proccupationscologiquesdelAdministrationFranaise.Larticle48tablitqueLtatsedonnepour objectifs(...)dici2012,derduiredefaonsignificativelaconsommationdepapierdeses administrations.Ladmatrialisationfiscaledelafactureestlemoyenretenupoursupprimerlafacture papier. LesinitiativesdesadministrationssemultiplientenEuropeautourdeprojetsdedmatrialisationtotalede leursfactures,etlestatsmembresjouentunrlecrucialdanscesprocessus: Depuisle1eraot2009,enEspagne,lafacturationlectroniqueestobligatoirepourtouslesgros fournisseursdelAdministration.compterdu1ernovembre2010cetteloisappliquera lensembledesfournisseursdelAdministrationespagnolequelquesoitleurchiffredaffaires. Depuisle1erjanvier2010,lesagencesetlesservicesdugouvernementfinlandaisnacceptentque desfactureslectroniquespourleurscontratscommerciaux. Dsfin2010,touteslesagencesgouvernementaleseuropennesserontaptesenvoyerdes facturesdmatrialises. Au1erjanvier2012,enFrance,l'tatetlescollectivitsterritorialesquilesouhaitentaccepteront lesfacturesfournisseurssousformedmatrialise(art.25delaloidemodernisationdelconomie du4aot2008). SelonlerapportTICetdveloppementdurable(2008)duMEDDAT,ladmatrialisationdesdocuments administratifspapierdiminueraitlesmissionsdeCO2de3,17millionsdetonnesparanenFrance.Cesont lesfacturesquisontparticulirementvises. Pourplusdinformationsconsulterlarticlesurlafacturedmatrialiserdigdanslemagazineenligne Entreprises&IndustriesdelacommissionEuropenne: http://ec.europa.eu/enterprise/e_i/news/article_8783_fr.htm
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? 1.2.4 Lesuividespaiementsetlerecouvrement Lecashflowestunlmentvitaldelabonnesantduneentreprise,dolimportancedesedoterde logicielsdegestionperformantspourgrerlarelationfinancireavecsonclient.Quecesoitpour loptimisationdesfluxdetrsorerie,lautomatisationdesrglementsoulacclrationdurecouvrement client,ladmatrialisationestunoutilessentielquidoitfairepartieintgrantedusystmedinformationde lentreprise. Larceptionquotidiennederelevsdecomptedmatrialissassocieunebonnegestiondesprvisions dencaissementetdesdcaissementsdonnentunesituationentempsreldutableaudetrsorerie.Le paiementpeuttreralisgrcelamiseenuvredemoyensdmatrialiss(lentrepriseprlveson clientousonclienteffectueunvirement(Cf.1.4.1)). LorsquelepaiementnestpaseffectudanslesdlaisprvusparlesConditionsGnralesdeVentes(CGV), lentreprisedclenchealorsunprocessusderecouvrementdecrances. Unefoislesscnariosderelancedfinis,ceprocessuspeuttreautomatis.Larelanceestalorsenvoye automatiquementselonlecanalchoisi:SMS,fax,courriersimple,lettrerecommandeavecousansaccus derception.
Possibilitdarchivage automatiqueen parallle
re
Ex:1 relanceparfax
me
Ex:2
relancepar courrier
me
Ex:3 relanceparlettre recommandeavec accusderception
Figure3:traitementdurecouvrementautomatis
titredexemple: J+15,larelance1estfaiteparfax
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? J+30,larelance2estfaiteparcourrier J+45,enfonctiondesdlaisderglementtablis,lentreprisepeutalorsavoiruncontentieuxavec sonclient,leformatdediffusionutilisseraunelettrerecommandeavecaccusderception.
Lerecouvrementestdoncautomatisselonleplanningdfinietenlimitantlesmanipulations.Soncotde traitementestdiminu.LentrepriseamliorealorssonDSO(DaysSalesOustanding). Parolesdutilisateur:GrceauserviceFlyDoc,nousavonspuabsorberlepassagede43 personnesauseindelacellulelitigesduserviceComptabilitclientsennousdchargeantdetoutes lestchesmanuelleslieslenvoidecourriers.Sanscettesolution,nosquipesauraient rapidementtdbordes,aurisquedenuirelabonneorganisationduservice.Parailleurs, FlyDocnouspermetdefairefacelacroissanceconstantedesvolumesdecourriersquenous envoyonsquitaitde8%landernier." JeanClaudeCanetti,DirecteurduCrditClient,Manpower Pourlireletmoignagecomplet:www.esker.fr/manpower 1.2.5 Ledclaratifpostfacturation Parmilesdclarationssebasantsurlafacturation,ilyadanslecasdeventesdeservices,unedclaration faireauxdouanes:laDES(DclarationdEchangesdeServices). InscritedanslaloideFinance2010,laDESestobligatoiredepuisle1erjanvier2010.Cettemesurefiscale, prisesousleffetdelvolutiondeladonneducommercedesservicesetlacroissancedelaventedeservices distanceentrelesprestatairesetleurspreneursInternet,apourobjetdetaxerlecommerceinternational deservicesenfonctiondeleurdestination. LaDESconcernelesprestatairesdeservicesayantdesclientsdansdiverspaysdel'UnionEuropenne. Touteslesoprationsdeservicesfaisantintervenirunprestataireouunpreneurtrangersontdoncen principeconcernesparcetterforme. Lesexceptions:lesservicesdesagencesdevoyagesetdetransportdepassagers,lesservicesserattachant unimmeuble,lesactivitsculturelles,artistiques,sportives,scientifiques,ducatives,dedivertissement ousimilaires,lesventesconsommersurplaceouencoreleslocationsdemoyendetransportdecourte dure. Ilfautdclarermensuellementtoutesleslivraisonsdeserviceseffectues,lapriodederfrencetantle moisaucoursduquellaTVAestdevenueexigible. Ladclarationestobligatoirementtransmiseparvoielectronique,soitensaisissantladclarationsurle portaildclaratif,soitenenvoyantladclarationauformatXML. Pourlessocitsbnficiantdurgimedelafranchiseenbase(rservauxjeunesentreprisesn'tantpas encoresoumiseslaTVA),ilserapossibledefaireunedclarationsurpapier.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Surcettebasetechnologique,lesdouanestravaillentaudveloppementdelaDEB(Dclarationdchanges deBiens)quiremplaceralasolutionactuelleIDEPCN8.PageofficielleEspaceEntreprisesdugouvernement: http://www.douane.gouv.fr/page.asp?id=3846
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1.3 LesprocessusmtierAchatComptabilitFournisseurs
LeprocessusAchatComptabilitFournisseursrecouvrelesdiffrentestapesdelademandedachat aupaiement,enpassantparlacommandedachatetlafacturefournisseur. Outreladmatrialisationdeplusieursdocumentsdontlacommandeetlafacture,leprocessusde validationdunachatpeuttrefluidifinotammentaveclamiseenplacedunWorkflow. 1.3.1 Delademandedachatlacommandedachat Lacommandedachatestlersultatoprationneldunedemandedachatvalide.Lescritresdevalidation dunedemandedachatsontmultiples(pertinence,adquationparrapportaubudget,prix)etimpliquent plusieursacteursdanslentreprise(hirarchique,serviceachat,directionfinancire). Chaqueentrepriseasespropresrglesdevalidation.LutilisationdunlogicieldeWorkflowfluidifiece cheminement,avecparexempledesalertesgnreslorsquuncollaborateurnevalidepasdansledlai imparti. Parailleurs,unedemandedachatcorrectementconstitue(bonarticle,bonfournisseur,bonprix)facilite savalidationinterne.
Parolesdutilisateur:Etsurunarticle,nousavonsimmdiatementltatdesstocks,lamisejour destarifs,lesachatsencoursoulesnomsdesfournisseursCepartagedelinformationestcapital lorsquelondoitgrerdescentainesderfrencesproduitsetquelonsertplusieursmilliersde clients CorinneFlchier,comptableauMoulindelaBrague. Lirelintgritdutmoignage: http://www.cegid.fr/Documents/FCKUpload/File/ERP/interviews/moulin%20de%20la%20brague.pdf Dsquelademandedachatreoitsonvisa,elleesttransformeenunecommandepourtreadresseau fournisseurselonlecanaletletimingappropris:unfichierPDFparemail,unfichierEDI,unfax,un courrierpostal,lassociationdunservicedecourrieroudefaxetdegestiondesachatsgarantitde nombreusesconomies. Parolesdutilisateur:Lorsquenousavonsdrenouvelernotreservicefax,notrechoixsestport surEsker,notammentpoursonintgrationavecnotreERP.Aujourdhui,nouspouvonsnon seulementenvoyerdesfaxdirectementdepuisnospostesdetravailmaisaussidisposerdes remontesdestatutsdirectementdansnotreERP.Celanouspermetdesavoirnimportequel momentsinoscommandessontparvenuesnosfournisseursdanslestemps ThomasSteigerwald,ResponsabledesApplicationsetdesOprationsauseindEvoBus.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? CertainesentreprisesutilisentaussidesplatesformesdEProcurement,quicouvrentlesfonctions ncessairesaudroulementduprocessusvucidessusetoffrentdesfonctionscomplmentairescommele sourcingdefournisseurs. 1.3.2 Lafacturefournisseur Larceptiondelafacturefournisseurengendredenombreuxtraitementsmanuels:ouvertureducourrier, circulationdelafacturepourvrification,saisiedanslacomptabilitfournisseur,tablissementdubon payer,paiementdufournisseur,archivagepapier.Lesperteseterreursfrquentessontsourcesdelitiges aveclesfournisseurs.Ladmatrialisationdelafacturefournisseurdiminueconsidrablementceslitigeset acclresontraitement.Ellepeuttreralisegrcelafacturationlectroniqueet/oulanumrisationde lafacturepapier.Leslmentsncessaireslamiseenuvredelafacturationlectroniquesontidentiques ceuxdcritsdanslechapitreconcernantlafactureclient Lamajoritdesfacturesfournisseurstantreuesparcourrier,lanumrisationestlapremiretapeversla dmatrialisationetlautomatisationdutraitementdesfacturesfournisseurs.Lanumrisationcommence parlescandelafacturequitransformelafacturepapierenuneimagedmatrialise.Elleseffectueavec unscanneretunlogicielassoci.
Numrisationdela facture
Vrificationde lafacture
Transmission lacheteurpour approbation
Prsentation auresp.pour validation
Transfertdes donnesetde limagedela facturedanslERP
Figure4:tapesdutraitementdmatrialisdelafacturefournisseur
Pourquecetteimagesoitutilisable,ilfautpouvoirexploiterlesdonnesquellecontient.Latechnologiede reconnaissancedecaractrescommelOCRvapermettredextrairetoutoupartiedesdonnesdelafacture. Destechnologiesdanalysesmantiquemettentensuitedispositiondesutilisateurs,dansuneinterfacede validation,lesdonnesainsiextraites.Acestadedelavalidation,lafacturepeuttrerapprochedubonde commandeinitialet/oudubondelivraison. Lescrituresencomptabilitgnraleetanalytiquesontautomatiques.Limagedelafacturepeuttre stockedansuneGEDetestdirectementaccessibledepuislcriturecomptable. Lafacturesuitensuiteuncircuitdevalidationinterne(Workflow)jusquaubonpayer.Commelillustrele tmoignagedeSOCOMEC,lautomatisationdutraitementdesfacturesfournisseursaugmentelaractivit, diminuelerisquedepertedefacturesetlestempsdetraitement.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Parolesdutilisateur:Outrelesgainsdetempsetdequalit,lasolutionEskernouspermetdtre plusractifslorsdutraitementdenosfacturesfournisseursetderduirenosdlaisderglements pourtreenconformitaveclaLoisurlaModernisationdelconomie.Desdlaisquenous naurionspasputeniravecnotreprcdentprocessusbassuruntraitementmanuel. RgisLegrand,ResponsableComptabilitFournisseurs,Socomec. Lireletmoignagecomplet:www.esker.fr/socomec Unsiteddilaloidelamodernisationdelconomiedcrittouteslesmesuresprisesenfaveurdes entreprisesetdesparticuliers. Extraitdusitehttp://www.modernisationeconomie.fr/:
Laloidemodernisationdel'conomieapourobjectifde"leverlescontraintesqui empchentcertainssecteursdesedvelopper,decrerdesemploisetdefairebaisserles prix",pourlebnficedetouslesFranais. PourlesPME,Rduirelesdlaisdepaiement:Laloiprvoitunplafonnementparlaloides dlaisdepaiementsoixantejours,puisunephasedengociationsecteurparsecteuret unepossiblenouvelleinterventionlgislativechanced'unanencasd'checdes ngociations,detellesortequelapoursuitedelarductiondesdlaisdepaiement s'inscrivedansuncalendrierprcis,progressifetcontraignant.
Parolesdutilisateur:LoffreEskerrpondparfaitementnosbesoinsennouspermettantde disposerrapidement,sanscontraintetechniqueetuncotmatris,dunesolutionpour dmatrialiserlesfacturesfournisseursdenosclientsetenautomatiserlasaisieetlarchivage directementdansnotreprogicielCegidExpert.GrcelasolutionEsker,nousallonslimiterles dplacementsetrduirelesdlaisdesaisie.Nouspourronsnousconcentrerainsisurdestches plusfortevaleurajoutepournosclients.Nousrpondonsgalementnotredmarchede dveloppementdurableendiminuantlutilisationdupapieretlesdplacements.Enfin,la possibilitdassocierlafacturelcriturecomptablevaaidernotretravaildecontrlede cohrenceetnouspermettredeproposerunnouveauservicedarchivage SergeLAURENT,ExpertComptableAssociducabinetGFE.
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1.4 LesprocessusmtierFinances,Fiscalit
Lesnormesdchangesbancairessontenpleinevolution.Cettevolutionestportenotammentparle projetSEPAetlarrtduprotocoledetransfertETEBACdanslecadredelvolutiondesmoyensde paiement. Enparallle,deplusenplusdetldclarationsdeviennentobligatoirespourlapartieFiscalit.Dansle cadregnraldeladministrationlectroniqueltatmetenuvredenombreusestldclarationsqui sontdeplusenplussouventobligatoires.Lesprocessusdefiscalitdoiventtenircomptedecettevolution. Ainsien2010,laCVAEetlaDES(Cf.1.2.5),sontdenouvellestlprocduressanspossibilitdutilisation dunformulairepapierpourunemajoritdedclarants. 1.4.1 Lesmoyensdepaiements Lesmoyensdepaiementssontdesoutilsncessairesloptimisationdesfluxdetrsorerie.Selonunetude delAPECA,70%desPMEutilisentencorelechquecommemoyendepaiement. Pourladmatrialisationduvirementetduprlvement,leschangesbancairesseffectuentaujourdhui essentiellementselonunformatdefichierCFONBetlesprotocolesdetransportETEBAC3etETEBAC5 AveclobsolescencedurseauX25(utilisparETEBAC),dontlarrtdemaintenanceestplanifipour2011, leprotocoleETEBACestenphasededisparition. Parailleurs,leprojetSEPAdontlambitionestdecrerunegammeuniquedemoyensdepaiementeneuros communel'ensembledespayseuropens,vahomogniserlesmoyensdepaiements.LespaysdelUnion Europenne,ainsiquelIslande,laNorvge,Monaco,laSuisseetleLiechtensteinsontnotamment concernsparleprojet. Lesmodalitsdeschangesbancairesvoluentdoncsurdeuxpoints: Leformatdefichier Leprotocoledetransport
Dunpointdevuetechnologique,lesformatsdefichierSEPAsontdenatureXMLetlesprotocolesde transportsontaunombrededeux:EBICSetSwiftNet. Enoffrantunecouvertureeuropenne,SEPAvapermettreunedmatrialisationmassivedesmoyensde paiement,uneharmonisationdesmoyensdepaiementetunediminutiondescots.
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Figure5:lecalendrierSEPA
PourplusdinformationsurSEPA:http://www.sepafrance.fr/ PourplusdinformationsurlAPECA:http://www.associationapeca.org/apeca/racine/ 1.4.2 LesprocessusFiscalit
1.4.2.1 Laliassefiscale Ltablissementdelaliassefiscaleestunprocessusplusoumoinscomplexeselonlatailledelentrepriseet sonappartenanceounonungroupe.Parmilestapesconstituantceprocessuslacollectedesdonnes issuesdelacomptabilitpeuttreautomatiseautraversdeformatsdimportprparamtrs.Lintgration delabalancevitedesressaisiesetprrenseignelaliasse.Lenvoidmatrialisversladministrationfiscale estpossible. LesentreprisesrelevantdelaDGE,lamajoritdeleursfilialesainsiquecellesayantunchiffredaffaires suprieur15Mdoiventobligatoirementtldclarerleurliassefiscale. Pourplusdedtailssurlesobligations,voirleguidejuridique(Cf.4.2.3). LenvoidelaliassedmatrialiseladministrationfiscalesefaitdanslerespectdelanormeEDITDFC. LentrepriserecourtenparticulierunPartenaireEDImoinsdtreellemmePartenaireEDI. LePartenaireEDIassurelenvoiscurisdelaliasseverslaDGFiP(DirectionGnraledesFinances Publiques),avecuneparfaitetraabilitdeschanges,etuntraitementdesaccussderceptiondela DGFiP.Depuis2010,lenvoiverslabanquedeFrancedunepartiedelaliassefiscaleestgalementpossible.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? LeportailEtafiwww.etafi.frestunPartenaireEDIquipermetnonseulementlenvoidesliassesfiscales laDGFiPetlabanquedeFrancemaisgalementlenvoidelaTVAetdelaCVAE(https:\\portail.etafi.fr). Pour2010,plusde70000dclarationsdeTVAet80000dclarationsTDFConttdposessurleportail Etafi.fr,dont23500dclarationsCVAEet8000liassesfiscalestransmiseslaBanquedeFrance. Parolesdutilisateur:Etafiest,monavis,l'undesplussrieuxetdesplusprofessionnelspourle calculetl'ditiondesliassesfiscalesetdesannexesetpourlagnrationdel'EDITDFC. Untableaudebordsynthtiquepermetdesuivrel'ensembledesdptsetdestraitementsdes liassesfiscales.C'esttrsrassurant.Lacommunicationfinancireestunexercicedlicatetilest apprciabled'avoirunoutilquis'adaptevritablementcettefonction. MichelLavigne,QuincaillerieAixoise Lienversletmoignagecomplet:http://www.cegid.fr/FinanceFiscalite/quincaillerieaixoise/R1 208.aspx Lesobligationsdetldclareretdoncdedmatrialiservoluentchaqueanne;en2010parexemple,la liassepourlesSCM(SocitsCivilesdeMoyens)etlaCVAE(CotisationsurlaValeurAjoutedesEntreprises). SuivrontlaliassepourlesSCI(SocitsCivilesImmobilires)prvueen2011etdautresdclarations:IFU (ImprimFiscalUnique),DAS2,etc 1.4.2.2 CVAE LaCVAEsesubstitueenpartielataxeprofessionnelle;ilsagitdunnouvelimptlocalcrparlaloide Finances2010.Particularit:cettetaxenepeuttretraitequesousformelectroniquepourles entreprisesdontleCAestsuprieur500000euros. Pourplusdedtailssurlesobligations,voirleguidejuridique(Cf.4.2.4). Cettetldclarationobligatoireillustrelvolutioninluctabledeladministrationlectroniquequine proposerapourlesprocessusdclaratifsquunesaisiesurunportailddioulenvoideladclarationpar fichierEDIouXML.Lamultiplicationdesportailsdclaratifsetladiversitdeleursinterfacesdoiventinciter lentrepriseseposerlaquestiondelutilisationdunlogicielddiauxdclarationsdetaxes. Pourlacampagne2010,plusde23500dclarationsCVAEonttdposessurleportaildclaratifEtafi.fr. 1.4.2.3 LadclarationdeTVA Depuis2002,laTVApeuttretldclare,soitparlesprocdsTlTVAenmodeEFI,soitparlenvoidun fichierEDI.LetlrglementaccompagneobligatoirementladclarationpourpayerlaTVA. LobligationdecettetldclarationvoluergulirementparlabaissementduseuilduChiffredaffaires: Le1eroctobre2010:CA>500K Le1eroctobre2011:CA>230K
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Pourplusdedtailssurlesobligations,voirleguidejuridique(Cf.4.2.5). LorsquelentreprisechoisitlusageduprocdEFIellealechoixdutiliserounonuncertificatlectronique validparltat(Cf.4.1.2.4).Sinon,lenvoidelaTVAdmatrialiseladministrationfiscaledoitsefaire danslerespectdelanormeEDITVA.LentreprisedoitalorsrecourirunPartenaireEDI(Cf.1.4.2.1). LechoixdunlogicielconformelanormeEDITVAetdunPartenaireEDIaffranchitlentreprisede lacquisitiondecertificats. VoirlavidoduPartenaireEDIetafi.fr:http://www.webcastory.com/webcast/fr/20091012_cegid/
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1.5 LesprocessusmtierMarketing
LerleduMarketingestlafoisdefairedelaprospectionpourgnrerdenouveauxclientsetdefidliser leparcdeclients.Ildoitassurerunerelationclientrichedenombreusesactionsgnresviadiffrents canaux:email,fax,tlphoneoucourrier.Quecesoitdanslesphasesdeprospection,defidlisationou daprsvente,lentreprisesouhaite,outrelatraabilitdesdiffrentesactions,garderunerelationde confianceetdeproximitavecsesclients. 1.5.1 Laprospection Commevoqucidessus,laprospectionexigeuneactionrgulire,associantlesdiffrentsmoyensmis dispositionpourcommuniqueraveclesentreprises.Cesactionssontlaplupartdutempschronophageset lesressourcesmatriellesouhumainesncessairesleurralisationpeuventtreimportantes. Pourviterlespertesdetempslorsdelenvoidunmailingcourrier,unedespistesenvisagerest lexternalisation:lutilisateurcresonmailing,faitsonpublipostageaveclalistedesdestinatairespuislance sonimpressionenslectionnantuneimprimantevirtuelle.Uneinterfacewebsouvrealorsetlutilisateur peutchoisirenlignesesoptionsdenvoi:typedaffranchissementoudenveloppe,couleurounoiretblanc, etc.Limpression,lamisesouspli,laffranchissementetlaremiseenpostesontensuitetotalement automatissetexternaliss. Pourlenvoide500courriers,celapeutreprsenterungaindetempsdenviron2h30. Enoutre,lagestiondesNPAI(NhabitePaslAdresseIndique)estindispensablepouramliorerlaqualit delabasedeprospection.Elledoittreunefonctionnalitduservicedecourrierexternalispourassurer lefficacitetleROIduneactiondeprospection,toutcommelatraabilitquiaidelesutilisateurssuivre lensembledeleursoprations. Lorsduchoixdunprestatairedeservicecourrierexternalis,ilestintressantgalementdtudierles autresmdiasquilpropose:email,fax,SMSafindenepasmultiplierlesfournisseurspourlesactionsde prospection.Nousappelleronscetypedeservicebureaudepostelectroniqueprivdanslasuitedu document.
Figure6:Exempledebureaudepostelectroniquepriv:FlyDocdelasocitEsker
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Parolesdutilisateur:FlyDocestunoutilquinoussoulagetotalementdestcheslogistiques,nous librel'espritetnouspermetdenousconcentrersurnotremtier,savoirconcevoirdesmessages marketingadapts,ciblerlesbonnespersonnes... DominiqueFournier,DirecteurMarketingetCommunication,PressIndex Pourlireletmoignagecomplet:www.esker.fr/pressindex Parolesdutilisateur:Lasolutionnousapermisderaliserdesactionsquenousnaurionstout simplementpaspufairenousmmes,telquelenvoidunmailingde20000courriers.Enfacilitant nosrelationsavecnosclientsetnotredmarchedeprospection,FlyDocparticipeauquotidien notredveloppement. BenotGALY,Grant,Immofrance.com Pourlireletmoignagecomplet:www.esker.fr/immofrance 1.5.2 Lafidlisation Gagnerunnouveauclientestdifficile,leconserverestdoncunenjeuimportantpourlesentreprises,qui doiventimaginerrgulirementdesprocessusdefidlisation. Danslaboteoutilsdesactionsdefidlisationclient,ontrouvedeuxlmentsprimordiaux:labasede donnesetleCRMosontenregistreslesinformationsclspropreschaqueclient:adresse,dernierachat ouencoresecteurdactivit.Cesrenseignementsainsiqueleurtraabilitamliorentlesfuturschangesen lespersonnalisantenfonctionduclient. Unmixdemoyensdmatrialissetdemoyenspapiers,doittreutilispourgarderuncontactrgulier.Un progicieldegestionclientcompltparunbureaudepostelectroniqueprivoffreunemeilleure personnalisationdesmoyensdecommunication. LenvoidunSMSet/oudunemail,pourinformerdunepromotionsurunproduitsusceptibledintresser leclient,estunexempledecettecomplmentarit.Lenumrodemobileetlemailsontconservsdansle progicieldegestionclient(CRM),etlenvoiestralisgrceaubureaudepostelectroniquepriv. Parolesdutilisateur:Lesconomiesquenousavonsralisesaprsunandutilisationdela solutionontlargementdpassnosprvisions.Notrerelationclientagalementtamlioregrce FlyDocquinouspermetdactualiseretmettresanscessejournotrefichierclients. ClaudeDewyndt,ResponsabledelaGestiondesRisquesetAdministrationCommerciale,Hibon IngersollRandAir Lireletmoignagecomplet:www.esker.fr/hibon
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Parolesdutilisateur:CegidBusinessCRMesttrsfacileettrsagrableutiliserauquotidien. GrceauCouplageTlphonieInformatique(CTI),nosconseillersontinstantanmentaccs l'historiquedechaquecompte.Ettouslesappelssontarchivsafind'assurerunmeilleursuivide chaquedossier AurlieSulpice,assistantededirectiondeJKRConsulting. Pourlireletmoignagecomplet:http://www.cegid.fr/ERP/jkrconsulting/R12192.aspx
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1.6 LesprocessusmtierRH
LenombredeprocessusRHesttrsimportantauseindesentreprises: tablissementdelapaie Dclarations Entretiens Notesdefrais Gestiondelaformation
Cesontparailleursdesprocesssensiblesquidoiventtreralissentempsetenheure:paiementdu salari,dclarationssociales Lutilisationdunportailselfservicepourlasaisiedirecteparlesalaridlmentscommelescongsou encorelesfraisestunlmentmoteurdeloptimisationdesprocessusRH. 1.6.1 Processusdepaie LtablissementdelapaieestaucurdelagestiondesRH.Nousleschmatisonsencinqtapes: Dcompteheure/jourparcollaborateur Calculdelapaie Editionbulletin Diffusion Paiement
Ledcomptedesheurespeutsefaireselonplusieursmoyensdontlasaisieparlecollaborateursurun portailselfserviceouparlerecueildesinformationsissuesdesbadgeuses. Lagestiondesvnementsdactivit,decongsetlatransmissiondesjustificatifssetraitentviadesportails RH,dmatrialisantainsitouslesprocessusprcdemmentgrssurdesformulaires. Depuis2009,lentreprisepeutdmatrialiserlebulletindepaie.Cettedmatrialisationdoitsefaireavec laccorddusalarietgarantirlintgritdesdonnes.Lemployeurdoitconserverpendant5anslesbulletins dmatrialiss.Lintgritdesdonnesinduitlusagedunarchivagevaleurprobantepourlentreprise durantles5ans.Lecollaborateurdoitluiaussiprvoirdarchiversesbulletinsdesalairesjusquaucalculde saretraite. Pourplusdedtailsurlarglementation,consultezleguidejuridique(Cf.4.2.6). Pourladiffusiondesbulletinsdepaieparcourrier,laproblmatiquedelimpressionjusqularemiseaux collaborateurs,estidentiquelenvoidefacturesclientsoudemailingmarketingpapier. Pouroptimiserlestapesdimpression,demisesousplietdenvoipostalaudomiciledusalari,lebureau depostelectroniqueprivestlameilleuresolution.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? 1.6.2 Processusdclarationssociales Lesdclarationsauprsdeladministrationetdesorganismessociauxsontnombreusesetsontralisables soitsurdesportailsddissoitparlenvoidefichiersEDIouXML. Nomdclaration Moyens Obligationsde dmatrialiser Commentaires
DADSU(Dclaration Automatisedes Multidistributionverslespartenaires FichierEDInormalis OUI DonnesSociales TDS:CNAV,IRC,assurances Unifie) DUCS(Dclaration Portailddi UnifiedesCotisations OUI Letlrglementestpossible FichierEDINormalis Sociales) DUE(Dclaration Portailddi NON UniquedEmbauche) FichierEDInormalis DSIJ/IJSS(Indemnit JournaliredeScurit FichierXML NON Sociale) AED:Attestation FichierEDInormalis Encoursdemiseenplace,enattente Employeur NON (XML)verspleemploi desdcretsdapplication Dmatrialise Pourplusdedtailsurlarglementation,consultezleguidejuridique(Cf.4.2.7). LaCNAMestprterecevoirdesfluxXMLpourlesattestationsdesalaire.Avec30%desdclarationsqui ncessitentunallerretour,ilestfaciledimaginerunepremireoptimisationpossiblegrcelenvoide cetteattestationdmatrialise.Avec3000salarisgrerenFrance,IDEXarapidementchoiside dmatrialisersesattestationsdesalaireetdoptimisersonprocessusdetraitementdesarrtsmaladies.
Parolesdutilisateur:cettedmatrialisationaapportdeuxbnficesimportants.Letempsde traitementparexemple:En72heuresledossieresttraitetclturcontreplusieursjoursvoir plusieurssemaines.Lielarductiondutempsdetraitement,larductiondesdlaisdeversement desindemnitsjournaliresdescuritsocialeesttrssensible"Pourlesentreprisesetsalaris rattachsdescentresdontlesdlaisderponsessonttrslongs,entre2semaineset2mois,cela faitunenormediffrence" LaresponsableduserviceenchargedecedossierchezIdex Pourliretoutletmoignage:http://www.cegid.fr/RH/legroupeidextemoignesurlesbeneficesde ladematerialisationdesattestationsdesalaires/R11614.aspx
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? 1.6.3 Lagestiondesentretiensprofessionnels LesentretiensprofessionnelsconstituentauniveaudesservicesRHunetcherelativementlourdemettre enplaceannuellement. Ilssedroulenten3tapes: Lancementdelacampagneavecmisedispositiondesupportsdentretien,convocations Droulementdesentretiens Rcuprationdesinformationsetsuividavancement
Trschronophageetconsommateurdepapier,ceprocessusestentraindesedmatrialiser progressivementdanslesentreprises.Lessupportsdentretiensontnumriss,misenligneviadesportails. Lesconvocationsetalertessonttraitesparemail. Parolesdutilisateur:PourlaDRH,l'objectifestgalementd'avoirunvritableoutildecontrleet depilotage,quisimplifielagestionadministrativedupersonnel,etfacilitelavalidationdes informationscollectes,ainsiquelerappeldesobligationsetlesuivideschances.Des fonctionnalitsparticulirementutileslorsqu'ilfautgrerplusieursfoisdansl'annelesentretiens individuelsdeplusieurscentainesdesalarissurdemultiplessitesgographiques. SylvieRamon,ChefdeProjetITchezPhoneHouse. Lireletmoignagecomplet:http://www.cegid.fr/RH/thephonehouseoptimiselagestiondeses entretiensindividuelsgraceauportailrhdecegid/R12286.aspx 1.6.4 Processusnotedefrais Leprocessusnotedefraispeuttresimplifien4tapes: Saisienotedefrais Justificatif Validation Paiement
Unfonctionnementcourantenentrepriseest: Saisiedelanotedefraisdansunfichier,impressiondecellecietsignatureparlecollaborateur Signatureparleresponsablehirarchique Envoidelanotedefraisetdesesjustificatifslacomptabilitpourvrification Saisieencomptabilit
Cettedoublesaisiepeuttreviteetlacirculationdelanotedefraispeuttreautomatise.Cette dmatrialisationinternelentrepriseestporteusedegainsdeproductivit.Ladmatrialisationdumoyen depaiementestpossiblecommenouslavonsvuprcdemment(Cf.1.4.1).
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Parolesdutilisateur:Nousavonsclairementrduitnoscotsadministratifsetoptimisles dpensesdefraisdedplacement.. LaurentJany,Directeurdesservicesgnrauxd'EsteLauder. Lireletmoignagecomplet:http://www.cegid.fr/RH/esteelauderoptimiselagestiondesesnotes defraisaveccegidtravel/R12287.aspx
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1.7 LesprocessusmtierProduction
1.7.1 Processuscertificatmatirepremire Danslesprocessusdefabrication,lebesoindesuivreleslmentsconstituantlesproduitsestimportant. Dansunobjectifdequalit,ilestncessairederetrouveraismentlaprovenanceetlescaractristiquesde ceslments.Cestlecasdesmatirespremiresquisontlivresavecuncertificatdecomposition. Desdocumentsquivalentscommelestestssubisparuncomposantlectroniqueaccompagnentsa livraison.Parexemple,danslaronautique,lestestsdesmicroprocesseursaccompagnentceluicijusquau montagedelavion. Lecertificatdecompositionsuitleprocessussuivant: Rceptionducertificatlorsdelalivraisondesmatirespremires Archivageducertificat Associationducertificatauprocessusdefabricationdansunobjectifdetraabilit Aprsutilisationdesmatirespremiresdanslafabrication,lecertificatdoitaccompagnerleBLdu produitfiniousemifini Enimaginantdesproduitsconstitusdeplusieursdizainesdematirespremires,faireunelivraisonavecles bonscertificatsestunreldfi.Pourassurerunprocessusdequalit,lecertificatdoittretroitement associlagestiondeproductionettrescanndssonarrive.Ildoitensuitetreclassaveclesbons critres(exemples:numrodelotetnumrodecoule,numrodesrie).Cescritressontensuiteassocis lagestiondeproductionpourgarantirlatraabilitetfournirdenouveaulecertificatlorsdelacrationdu bondelivraisonduproduitfini.LassociationduneGEDetdunegestiondeproductionoffreune amliorationdelaqualitetunemeilleureproductivit. 1.7.2 Processusvalidationlectroniqueetlutilisationdundocumentdefabrication Pourlesentreprises,ladmatrialisationdeschangesestenpassededevenirunergledefonctionnement grcelabanalisationdelasignaturelectroniquequirsoutunepartiedesdifficultsjuridiquespropres ladmatrialisationdesfluxdocumentaires.Maiscecilesobligemultiplierlesinfrastructuresde communicationetdepartage:intranets,portails,espacescollaboratifs,etc. Finalementquelquesoitlemoyenparlequelledocumentintgrelesystmedegestion,ilpeutsouvent passerparunechanedevalidationouworkflowafind'aboutiruneversionfinaleapprouveparles utilisateursconcerns. Quilsagissededocumentsindustriels(dossiersdefabrication,plansCAO,certificatsmatires,agrments) oudedocumentscommerciaux(courriersclients,mail,contratsdemaintenance,cahiersdescharges)ou bienencoredemanuelsqualit(procdures,processus,)touslesdocumentsetdonnesdelentreprise peuventtreconservsdanslecoffrefortinformatiquedeleuroutildeGED.Laccsauxdonnesde lentrepriseestainsiscurisetaccessibleauxutilisateursselondesprofilsparamtrablesdterminspar lentreprise.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? LeWorkflowlilavalidationd'undocumentestluiaussiparamtrableetprendencomptelesdroits d'accsetlesprofilsdesutilisateursdusystme;ilagitleplussouventsurlestatut,laversionetlavisibilit dudocument.Cetyped'outilpermetainsideformaliserlesrglesmtierdel'entrepriseafind'automatiser laprisededcision. Cetteutilisationdelavalidationlectroniquedudocumentainsiquelutilisationdundocumentde fabricationainsidmatrialisestpourlentrepriseunfacteurderationalisationdesprocduresmtier commeunfacteurderductionavrdescots. Parolesdutilisateur:L'informationcentralisedansuneseulebasededonnescirculedemanire beaucoupplusfluideentrelesdiffrentsservices.Etlarationalisationdesprocduresnouspermettra l'avenird'absorbersereinementunecroissancedel'activitsansdsorganiserl'entreprise, OlivierGuilbaudPrsidentdelasocitLaboratoireScienceetNatures Lireletmoignagecomplet:http://www.cegid.fr/Industrie/bodynature/R12196.aspx
Parolesdutilisateur:En8moisd'exploitationnouspouvonsconfirmeraujourd'hui,que YourCegidIndustryGEDestlefacteurprincipaldelarductiondescotsassocisaux consommablesetauxpapiersentte.20%deconsommables27%depapierentteoupr imprimsinduitsparl'associationdelaGED.40classesdedocumentssontrpertorisetgrsparla GED:chacund'entreeuxpossdeunworkflowspcifiquedfiniparprocdure.Notreobjectiftait dediminuernotreparcd'impressiondemoitietderduirenosdossiersd'archivagepapier d'autant,toutencontinuantnoseffortssurlesconsommables.Lestempsdediffusionetde validationdeladocumentationsontapproximativementdivisspar3 PatrickAmare,DirecteurQHSEetITDosatronInternational
1.7.3 ProcessusSupplyChain Limportancedeprocessuslogistiquesamontetavalsefficacesestconnuedanslindustrie.Leurbonne gestiondiminuelestempsderponse,lescotsderevientetleserviceclientperu.Parmiceuxci,le processusdexpditionavecdmatrialisationversleclientsedcomposesouventainsi:

Prparationdelacommandeclient Impressiontiquetteslogistiques(SSCC,ODETTE,) Impressiondubondelivraisonpouraccompagnementdescolis Envoidelavisdexpditionlectroniqueversleclient
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Chargementcamion Rceptionparleclientdelavisdexpditionlectronique Rceptiondelamarchandise Scancodedestiquetteslogistiques Recoupementdesinformationsdelavisdexpditionlectroniqueetdelarceptionphysiquedes marchandises
Lassociationdunfluxdinformationdmatrialis,destiquetteslogistiquesetdufluxphysiquede marchandisefluidifieuntelprocessus. Lesgainspossiblessurleprocessusdexpditionclientlesontaussisurleprocessusderception fournisseur.
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2 Bnficesdeladmatrialisationetclsdelarussite
2.1 Lesbnfices
Organisationnel
Diminutiondunombredelitiges Gaindeproductivit Fluidificationetmeilleurcontrledesprocessus mtier Amliorationdesdlaisdelivraison

Diminutiondescotsdetraitementdesdocuments Amliorationdesfluxdetrsorerie Rductiondesdlaisderecouvrement Fiabilisationdelachanefinancire Diminutiondescotsdestockageetarchivagepapier Diminutiondesfraispostaux Escomptefournisseur
Financier
Temps
Diminutiondestempsdchange,desaisie,de circulationdesdocuments Ractivit Fonctionnemententempsrel
Image
Augmentationdelavaleurajoutedestches proposesauxcollaborateurs Amliorationdelasatisfactionrelationclient Amliorationdelasatisfactionrelation fournisseur
Scurit
Traabilitaccrue Scurisationdeschanges Etreenconformitaveclesobligations
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2.2 Quelqueschiffres
Uneentreprisemetgalementen
Pourunebanque,lacheminement desvirementsdesalairesparvoie lectroniquefaitbaisserde3jours 2heures ledlaientrelecalculdes paiesetlevirementdessalaires(*)
avantlacclrationdupaiementdes facturessortantesdmatrialises,le tempsdevalidationdesfactures avantpaiementparlesclients pouvanttrerduitde23semaines 1semaine,rduisantainsi significativementlesdlaisde recouvrementetamliorantainsile DSO(*)
Echanges bancaires
Facturation
Ladmatrialisationdes commandesapourconsquence chezungrandindustrieldaccrotre levolumedecommandestraiteset dediminuerlenombrederessources ncessairesautraitement,baissant ainside40minutes15minutesle tempspassparcommande
Gestiondes commandes
*:SourceMarkesstat&PerspectivesdelaDmatrialisationdesDocumentsSortantsJuin2008
2.3 Ledveloppementdurable
Malgrdesannesdinformatisationetdautomatisationdesprocessusdegestion,forceestdeconstater que90%destransactionsdentreprisessachventencorebrutalementsuruneimprimante. Ensupprimantlepapier,ladmatrialisationcontribueladiminutiondelutilisationdepapieretimpacte donclenvironnement.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Quelqueslmentschiffrssurlaconsommationdepapierenentreprise1: Enmoyenne,unemploydebureauutilise1kgdepapierparsemaine Leprixmoyenconsacrparemploypouracheter,copier,imprimer,envoyeretstockerlepapierest de320paran Uneentreprisede2500employsconsomme43ramettesdepapierparheure EnEurope,environ1pagesur6imprimessurlelieudetravailnestjamaisutilise,oubliesur limprimantevoiremmejetedirectement! Les174milliardsdepagesimprimeschaqueanneenFrancereprsententuncotcomprisentre 1%et3%duchiffred'affairesd'uneentreprise
Audeldeladforestation,lafabricationdepapiernestpassansconsquencepourlenvironnement. Quelqueslmentschiffrssurlafabricationdunetonnedepapier: 17arbres 3mtrescubesdedchets 26500litresdeau 3barilsdeptrole 4100kilowatts
Parmilesprocessusvoqusdanslesprcdentschapitres,nouspouvonsciterparexemplelIndemnit JournaliredeScuritSociale(Cf.1.6.2)quincessitelimpressionde15000000depageschaqueanne, satotaledmatrialisationpermettraitdconomiser30000ramettesdepapier. Parolesdutilisateur:Notreobjectifestdedmatrialisertotalementnoscommunications externes,notammentdansunedmarchecologiquecarnoustraitonsbeaucouptropdepapieren interneetexterne.GrceFlyDoc,Eskernouspermetderpondrecetobjectiftoutennous rendantlavieplusfacile.FlyDocestaujourdhuitellementintgrnoshabitudesquenousny pensonsmmeplus! MickaelParisot,DirecteurdesSystmesdInformations,Bihr Lireletmoignagecomplet:www.esker.fr/bihr
2.4 Lesclsdelarussite
Ladmatrialisationestpartout,aucunprocessusnchappesagnralisation. Lesprojetsdedmatrialisationnaissentauseindesentreprisesdansdeuxcasdefigure: Danslepremiercas,unvnementrendladmatrialisationobligatoire,commeparexemple lobligationdetldclaration.Degrandsdonneursdordreincitentparfoisfortementleurs partenairesdmatrialisercertainsdocuments. 1 Sources:www.printgreener.com,http://solutionspme.lemondeinformatique.fr,www.esker.fr/greendoc
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Danslesecondcas,cestlentreprisequidcidedemettreenplaceladmatrialisationpour diminuersescotsdetraitement,rationnalisersesprocessusetaugmentersaproductivit. Unprojetdedmatrialisationrecouvreaumoinscinqdimensions:humaine,organisationnelle,technique, juridiqueetconomique. Implicationdescollaborateursimpacts Leprojetdoittremenenassociantenamontlescollaborateurs,partiesprenantesduprocessus.Ilfautles accompagnerpourleverlesfreinspsychologiquesquereprsentelasuppressiondesdocumentspapiers.Les collaborateursdoiventapprhenderauplusttleschangementsvenir.Leurimplicationseraunfacteur importantdelarussiteduprojet.Certainscollaborateursverrontunepartiedeleurstchessupprimes; lexplicationdesnouvellestchesvenirestalorsncessaire. titredexemple,ilfautexpliqueruneassistantequisaisissaitlescommandesclientsmanuellementque, grceladmatrialisation,sonrlevolueversplusdecontrledelacommandeetplusdecontacts clients. Descriptionduprocessusexistantetvenir Dunpointdevueorganisationnel,aprsavoiranalysleprocessusexistant,ilfautledcriredanssaversion dmatrialiseafindeprparersamiseenuvre.Cetteanalysepermetdvaluerlimpactsurlesystme dinformation. Slectiondesmoyenstechnologiques Lechoixdesmoyenstechnologiquesdoittreenaccordaveclesobjectifsduprojetetdespossibilitsde lentreprise.Ildoitpermettreunedmarcheprogressiveetaccompagnerlamonteenpuissancedela dmatrialisation.Leslogiciels,quilssoientenmodelicenceouSaaS(SoftwareasaService),doiventsuivre cettevolution.Surcepoint,lentreprisedevrasassurerquelesaspectsdintgrationsontgarantis.Les critresdenormesetdinteroprabilitentrentenjeulorsdelaslectiondesmoyenstechnologiques. titredexemple,lescommentairessurunecommandeclientsontsouventimportants.Nepaslesintgrer danslesystmedegestiondecommandesentraneunepertedinformationimportantedanslecadredela relationclient. Respectdelarglementationenvigueur Unefoisdcrit,leprocessusdmatrialisdevratreenaccordaveclesrglementationsenvigueur.titre dexemple,prvoirdefairedeladmatrialisationfiscaledelafacturesansavoirchoisilarchivage lectroniqueadapt,cestprendreunrisquejuridiquepourlentreprise. DterminerunROIattendu LeROIdoitfairepartiedesobjectifsduprojet.Pastoujourssimplecalculer,ilncessitetoujoursunephase danalyseduprocessusexistantetnotammentdespertesliesautraitementdupapier:pertesdetemps, financires,etc.
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3 Conclusion
Loindavoirdtailllensembledesdmatrialisationspossibles,leconstatestsimple:ladmatrialisation estomniprsenteetvoluesanscessedanstouslesprocessusmtier.Lesentreprisesquilintgrent profitentdegisementsdeproductivitquirenforcentleurcomptitivit. Lesvolutionstechnologiques,aveclagnralisationdInternet,grceenparticulierauxSmartphonesetau dploiementduCloudComputing,vontrenforcerlespossibilitsdedmatrialisation.Fairesademandede congspartirdesonSmartphonedansletrain,validerunedemandedachatdepuisuneconnexion Internetpublique,visualiserlescandunefacturefournisseurdepuisunetablettetactileensallede runion,Voiciquelquesexemplesconcretsdesprocessusdelentreprisededemain.
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4 Annexes
4.1 Leslmentsdelaconfiancenumrique
4.1.1 Lestiersdeconfiance Lestiersdeconfianceproposentdesservicesdelaconfiancenumriqueautraversdeplatesformes hautementscurisessurInternet.Delarchivagelhorodatageenpassantparlasignaturelectronique cesplatesformesfournissentlesmoyensdelaconfiancenumrique.
ExtraitdelaplaquettedelaFNTC(FdrationNationaledesTiersdeConfiance): tablirlaconfiance Promouvoirlascuritetlaqualitdesservicesdanslemondedelconomienumrique Garantirlesutilisateurs
proposdesTiersdeConfiance Identification, confidentialit, intgrit, archivage des documents lectroniques, conservation des informations, les Tiers de Confiance (archiveurs, certificateurs, horodateurs, hbergeurs), membresdelaF.N.T.C.,rpondentcesbesoinsnsdeladmatrialisationdesdocumentset delagnralisationdelasignaturelectronique.LesTiersdeConfiancecouvrentlesdomaines suivants : larchivage lectronique scuris, la signature lectronique, le chiffrement des changes et la cryptographie, lhorodatage, la notarisation lectronique, lhbergement et lASP. PourdcouvrirlaFNTCetlesleursguidesdeconfiance:www.fntc.org 4.1.2 Lasignaturelectronique
4.1.2.1 Lecontextejuridique Depuisledbutdesannes2000,unensembledetextesdonnelasignaturelectroniquelammevaleur juridiquequlasignaturemanuscrite.Cettevolutionjuridiqueaouvertlecheminunedmatrialisation plustendue.Eneffetlasignaturelectroniquepermetdimaginerquetoutdocumentdemandantune signaturemanuscritepuissetredmatrialis. Pourplusdedtailsurlarglementation,consultezleguidejuridique(Cf.4.2.8).
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Lecontextejuridiqueadfinideuxniveauxdesignature: Lasignaturelectroniquesimple,article4delaloiN2000230du13mars2000,ilfaudrafairela preuvedelafiabilitduprocddesignaturelectronique Lasignaturelectroniqueprsumefiable,article4delaloiN2000230du13mars2000et larticle2dudcret2001272du30mars2001quienprciselesconditions.Nouspouvonsnoter quilfaututiliserundispositifscurisdecrationdesignatureetuncertificatlectroniquequalifi.
Lasignaturelectroniquepermetlintgritetlauthenticitdelmetteur.Detellesortequelonala garantiequeledocumentnapastmodifi(intgrit)etquesonmetteurestdmentidentifi (authentification). Technologiquement,lasignaturesebasesurunePKI(PublicKeyInfrastructure)quipermetgrceunecl publiqueetuneclprivedemettreenuvrelesalgorithmesassurantlintgritetlauthentification. PourplusdedtailvoirlemmentotlchargeablesurlesitedelANSSI(AgenceNationaledelaScurit desSystmesdInformation):http://www.ssi.gouv.fr/site_rubrique59.html 4.1.2.2 Lapratiquedelasignaturelectronique Lorsdunchangededocumentsignlectroniquement,lmetteurutiliseuncertificatlectroniquepour signer.Ledestinatairedoitpouvoirvrifierquelasignatureestvalide. Commentpeutonsignerlectroniquement? Cedontvousavezbesoin: Uncertificatlectronique Unlogicieldesignature Undocumentlectroniquesigner
Commentpeutonvrifierunesignaturelectronique? Cedontvousavezbesoin: Unlogicieldevrificationdesignature Ledocumentsign Unaccslalistedervocationducertificatlectronique
4.1.2.3 Lecertificatlectronique Dfinitionsimplifie: Lecertificatlectroniqueestunecartedidentitlectronique
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Uncertificatestpropreunepersonne.Danslecadreprofessionnel,lecertificatestrattachaussiun personnemorale(SIREN/SIRET). Pourgarantirlaconfiance,uncertificatlectroniquedoittredlivrparunPSCE(PrestatairedeServicesde Certificationlectronique).LePSCEarponduauxobligationsdenormesfranaisesetinternationalesetil dite: UnePC(PolitiquedeCertification)quidcritlesprocduresselonlesquelleslescertificatssontgnrset grs.CettePCestpublique. UneDPC(DclarationdesPratiquesdeCertification)quidcritlesrglesinternesduPSCE.CetteDPCnest paspublique. LePSCEestconstitudelAC(AutoritdeCertification)etdelAE(AutoritdEnregistrement): LACestresponsabledelmission,deladlivranceetdelagestiondescertificatslectroniqueseten assumelaresponsabilit LAEestresponsabledelidentificationetdelauthentificationdesdemandeursdecertificatslectroniques, ellerpondauxobligationsdelACpourlaquelleelletravaille. Uncertificatauneduredevielimite(2ou3ans),ildoitensuitetrerenouvel. Pourdiffrentesraisonsuncertificatpeuttrervoquavantlafindecettepriode.Parexemplelorsquun collaborateurquittelentreprise,soncertificatdoittrervoqu. 4.1.2.4 LescertificatsreconnusparladministrationFranaise. LeministredelconomieMINEIE(anciennementMINEFI)rfrencedescertificatsquilacceptedansle cadredestlprocduresetquipeuventtreutilisspourdautresapplications. Lerfrencementactuel,dnommPRISV1,catgoriselescertificatsparclasse(1,2,3) Lenouveaurfrencement,dnommRGS,estoprationneldepuisledbutdumoisdemai2010.Il catgoriselescertificatsselonunnombredtoiles(*,**,***). LescertificatsrfrencsdanslaPRISV1peuventtreutilisspourlasignaturelectroniquesimpledslors quilssontdeclasse3+.Ilspeuventtreutilissendehorsdustrictcadredesrelationsentreprise administration.Parexemple,certainesbanquesproposentdesapplicationsdecautionnementdmatrialis enutilisantdescertificatsrfrencsPRISV1. Pourplusdedtailsurlarglementation,consultezleguidejuridique(Cf.43). PourconnatrelescertificatsreconnusparladministrationFranaise: http://www.telecom.gouv.fr/rubriquesmenu/entrepriseseconomienumerique/certificatsreferencespris v1/179.html
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Exempledapplication:larponsedmatrialisedesappelsdoffresdesmarchspublics. Depuisle1erjanvier2010,pouruncertainnombredappelsdoffres,lesentreprisesontobligationde rpondrelectroniquement.Larponselectroniquencessiteenparticulierlasignaturelectroniquede lactedengagement.Cettesignaturedoittrefaiteavecuncertificatrfrencparladministration.Le nombrederponsesdmatrialisesestfaiblecejour,maispeutsurvenirnimportequelmoment.Il convientdoncauxentreprisesdeprparercetteventualit.compterde2012,lesacheteurspublicsne pourrontplusrefuserdesrponsesdmatrialises,lesentreprisesquiaurontdveloppcettepratique pourrontobtenirunavantageconcurrentiel. 4.1.3 Larchivagevaleurprobante
Dfinitionsimplifie: Conserverlesinformationsdmatrialisessansaltrationdeleurcontenupourpouvoirlesrestituer encasdencessitetengarantirlauthenticit. Larchivagelectroniquerecouvredesenjeuxstratgiques,juridiques,scuritairesetfinanciers. Lenjeustratgiqueestdedfinirquellessontlesinformationsquidoiventconstituerlepatrimoine lectroniquedelentreprise.Certainesinformationsncessitentunarchivagevaleurprobante(factures lectroniques,bulletinsdesalaire),dautrespeuventtrearchivessansncessitdevaleurprobante. Lenjeujuridiqueprincipaldelarchivageestdepermettrelentreprisedapporterlesinformationsdansun casdauditoudenqute.Cesinformationssontutilisescommepreuvedanslesprocdures.Lerecoursun tiersarchiveurpermetdedmontrerlafiabilitdecespreuves. Parmileslmentstudierpourarchiver,nouspouvonsnoter: Quelestledlaidarchivagedundocument? Doitonarchiverdesannexesoujustificatifsdudocument? Doitondtruireledocumentaudeldudlaideconservation? Quelniveaudescuritchoisirpourcesdonnes? Lhorodatage
4.1.4
Dfinitionsimplifie: Moyendedonnerunedatefiabledansunsystmeinformatique. Ladatefiableestunmoyendefairelapreuvequeladateetlheureutilisesparlesystmeinformatique sontexactes.Cettepreuvepeuttreutiliselorsdesauditsoudescontrles
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Pourplusdedtailsurlarglementation,consultezleguidejuridique(Cf.4.2.10).
4.2 Leguidejuridique
Retrouvertouteslesinformationslgalessur:http://www.legifrance.gouv.fr/ 4.2.1 Lafacturefiscale
Guide juridique:article17delaloidefinancerectificativede2002 (J.On304du31dcembre2002,p. 22070). Directive europenne 2001/115 du 20 dcembre 2001 (J.O.C.E L 15/25 du 17 janvier 2002. V) qui dfinit les conditions de mise en uvre dune facturation au niveau europen. Les articles 289 et 286duCGIonttmodifisetunensembledetextesonttrdig. Pourmmoire:Instructiondu7Aot2003 (InstructiondelaDirectiongnraledesimptsn136du7aot 2003,3CA); Arrt du 10 juillet 2003 (.J.O.du20juillet2003,p.12273.); Dcret 2003659 (J.O.du20juillet 2003, p. 12272); Articles 286 et 289 du CGI et larticle 96 FI de lannexe III du CGI pour la facture signelectroniquement. 4.2.2 LaLME
Guidejuridique:LOIn2008776du4aot2008demodernisationdel'conomie PourplusdinformationssurlaLME:http://www.modernisationeconomie.fr/ 4.2.3 Liassefiscale
Guidejuridique:Larticle1649quaterBquaterducodegnraldesimptsdcritlesobligations detldclarationdelaliassefiscale Linstruction13K210du22avril2010parueaubulletinofficieldesimptsdcritlacampagne 2010 TDFC (Transfert des Donnes Fiscales et Comptables). Cette instruction est mise jour chaque anne. Elle dcrit les obligations des tldclarations fiscales et les conditions de droulementdunecampagnefiscale. Lebulletinofficieldesimpts: http://doc.impots.gouv.fr/aida/Apw.fcgi?collection=BOIPUB&typepage=REFDOC&FILE=docFiscal e.html
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? 4.2.4 CVAE
Guidejuridique:ExtraitdeLinstruction13K210du22avril2010Lesdclarationsn1330CVAE (cotisationsurlavaleurajoutedesentreprises)doiventtreobligatoirementsouscritesparvoie lectroniquelorsquelechiffred'affairesdel'entrepriseredevableestsuprieur500000eurosen applicationduIVdelarticle1649quaterBquaterducodegnraldesimpts.. 4.2.5 TVA
Guide juridique: Larticle 29 de la Loi de finances rectificative pour 2009 a abaiss le seuil de lobligation de tl dclarer et de tl rgler la TVA et les taxes annexes et assimiles en deux phases successives et, dans le mme calendrier, cr un seuil pour lobligation de tl rgler limptsurlessocitsetlataxesurlessalaires: compterdu1eroctobre2010leseuilactueldelobligationenmatiredeTVA,fix760000 , est abaiss 500 000 hors taxes. En matire dimpt sur les socits et de taxe sur les salaires, le tlrglement est rendu obligatoire pour les entreprises dont le chiffre daffaires ralisautitredel'exerciceprcdentdpasseceseuil.compterdu1eroctobre2011,leseuil del'obligationenmatiredeTVA,d'ISetdeTSestabaiss230000horstaxes. ParailleursestinclusedanslobligationderecoursTlTVA,latltransmissiondesdemandes deremboursementdecrditdetaxepourlesentreprisessoumiseslobligationdetldclarer etdetlpayerleurTVA. 4.2.6 Bulletinsdesalaire
Guidejuridique:Larticle26LOIn2009526du12mai2009desimplificationetdeclarification dudroitetd'allgementdesprocdures(1): Lecodedutravailestainsimodifi: 1Aprslapremirephrasedupremieralinadel'articleL.32432,ilestinsrunephraseainsi rdige:Avecl'accorddusalariconcern,cetteremisepeuttreeffectuesousforme lectronique,dansdesconditionsdenaturegarantirl'intgritdesdonnes.; 2l'articleL.32434,aprslesmots:dessalaris,sontinsrslesmots:oulesbulletinsde paieremisauxsalarissousformelectronique.Avecl'accorddusalariconcern,cette remisepeuttreeffectuesousformelectronique,dansdesconditionsdenaturegarantir l'intgritdesdonnes.
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? 4.2.7 Dclarationssociales
Guidejuridique: DADSU:depuisle1erjanvier2006pourlesdclarationsproduitesparunlogicieldepaie, destination des partenaires TDS(arrt ministriel du 5 janvier 2005 publi au JO du 1er fvrier2005). DUCS L'articleL.243.14ducodedelaScuritsocialeintroduit: Lobligationdedclarerparvoielectronique:compterdu1erjuillet2007,lesentreprises ou tablissements d'une mme entreprise, redevables de cotisations, contributions,et taxes d'un montant suprieur un seuil rvisable chaque anne de 2007 2009, ont lobligation deffectuer leurs dclarations sociales, au titre des sommes dont ils sont redevables lanne suivante,parvoielectronique. Sont concerns par cette obligation de paiement dmatrialis et de dclaration par voie lectronique,touslesemployeursdusecteurprivoudusecteurpublic,l'exceptiondel'tat, desCollectivitsterritorialesetdeleurstablissementspublicsadministratifs,scientifiqueset culturels. Troisseuilsdassujettissementdiffrentssontprvus: Leseuilde150.000eurosrelatiflobligationgnraledepaiementdmatrialis. Leseuilde7millionsdeurosrelatiflobligationdepaiementparvirement. Leseuilde800.000euroscompterdu1erjuillet2007relatiflobligationdedclaration dmatrialise,ceseuilpassant400.000eurosau1erjanvier2008,puis150.000eurosau 1erjanvier2009. PourplusdedtailconsulterlesitedelUSSAF: http://www.urssaf.fr/employeurs/chef_dentreprise,_activite_generale/vos_salaries_
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? 4.2.8 Lasignaturelectronique
Guidejuridique: Ladirectiveeuropennedu13dcembre2009dfinitlecadrecommunautairepourles signatureslectroniques. Latranspositionsesteffectueenplusieurstapes: LaloiN2000230du13mars2000portantadaptationdudroitdelapreuveauxtechnologies delinformationetrelativelasignaturelectronique. LaloiN2004575du21juin2004pourlaconfiancedanslconomienumriquenotamment sonarticle33quiprciselergimederesponsabilitdesprestatairesdeservicesde certificationlectroniquedlivrantdescertificatslectroniquesqualifis. LaloiN2004801du6Aot2004relativelaprotectiondespersonnesphysiqueslgard destraitementsdedonnescaractrepersonneletmodifiantlaloiN7817du6janvier 1978relativelinformatique,auxfichiersetauxliberts,quitranspose,danssonarticle5 larticle8deladirective,relatiflaprotectiondesdonnes(nouvelarticle33danslaloidu6 janvier1978modifie). LedcretN2001272du30mars2001,prispourlapplicationdelarticle13164ducode civiletrelatiflasignaturelectronique,modifiparledcretN2002535du18avril2002. LedcretN2002535du18avril2002relatiflvaluationetlacertificationdelascurit offerteparlesproduitsetlessystmesdestechnologiesdelinformation. Larrtdu26juillet2004relatiflareconnaissancedelaqualificationdesprestatairesde servicesdecertificationlectroniqueetlaccrditationdesorganismesquiprocdentleur valuation. 4.2.9 CertificatslectroniqueetRGS
Guidejuridique:Larrtdu6mai2010portantapprobationdurfrentielgnraldescuritet prcisantlesmodalitsdemiseenuvredelaprocduredevalidationdescertificats lectroniques LienverslesiteduRGS:http://www.references.modernisation.gouv.fr/rgssecurite
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Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? 4.2.10 Horodatage Guidejuridique:lapreuvelgaleausenslectroniqueendroitcivilestrgieparlaloidu 13mars2000etlestextesrglementairesquiluisontassocis.
4.3 Leguidetechnique
4.3.1 FichierEDI
UnfichierEDIrespecteunenormetellequEDIFACT.Ilpermetdeuxapplicationsdedialoguersans interventionhumaine.Typiquementpourlafacture,lesystmedefacturationdelentreprisecrelefichier EDIetlesystmecomptableduclientlintgresansncessitderessaisie.SilesformatsdesfichiersEDIne sontpasconnusdesapplications,ilfautalorsutiliseruntraducteurEDIquiassurelatransformationde formats. DautresnormescommeebXMLexistent,plusrcentesellessontappelessedvelopper. 4.3.2 Lesprotocolesdetransport
Lesprotocolesdetransportssontnombreux,notonsquedanslecadredelEDI,lesRVAutilisentengnral P7(normesX400). LesnormesEDIINT(AS1,AS2,AS3)permettentdeschangesscurisssurInternet,assurantconfidentialit, intgritetauthentification.Ilssontappelssedvelopper.
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4.4 Glossaire
Sigle AE ANSSI APECA AS2 ASP BAT BtoB BtoC CFONB CGI CVAE DEB DES DGE DGFiP DPC DSO EDI EDIFACT EDIINT ERP FNTC LME MINEIE OCR PC PRISV1 RGS RVA SEPA XML Signification Autoritd'Enregistrement AgenceNationaledelaScuritdesSystmesdInformation AssociationdesProfessionnelsEuropensdelaCartedAchat ProtocoleInternetscuris ApplicationServiceProvider BonTirer BusinesstoBusiness,entredeuxentreprises BusinesstoConsumer,entreuneentrepriseetleconsommateur ComitFranaisd'OrganisationetdeNormalisationBancaires CodeGnraldesImpts CotisationsurlaValeurAjoutedesEntreprises DclarationdchangesdeBiens DclarationEuropennedeServices DirectiondesGrandesEntreprises DirectionGnraledesFinancesPubliques DclarationrelativeauxProcduresdeCertification DaysofSalesOutstanding changedeDonnesInformatiques,ElectronicDataInterchange changededonnesinformatisespourl'administration,lecommerceetletransport ElectronicDataInterchangeforAdministration,CommerceandTransport EDIviaINTernet.EnsembledeprotocolesscurisspourlEDIsurInternet EnterpriseResourcePlanning FdrationNationaledesTiersdeConfiance LoisurlaModernisationdelconomie Ministredel'conomiedel'Industrieetdel'Emploi.AncienMINEFI OpticalCharacterRecognition PolitiquedeCertification PolitiquedeRfrencementIntersectorielledeScuritVersion1 RfrentielGnraldeScurit RseauValeurAjoute SingleEuroPayementsArea eXtensibleMessageLangage
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5 propos
5.1 proposdeCegid
Premierditeurfranaisdelogicielsdegestionavecunchiffredaffairesde248,6Men2009,legroupe Cegidcompteplusde2000collaborateursetprsde400000utilisateurstantenFrancequltranger. DirectementimplantParis,NewYork,Barcelone,Madrid,Porto,Milan,Londres,Casablanca,Shenzhen, Shanghai,HongKongetTokyo,Cegidsappuieaussisurdesaccordsdedistributionpartoutdanslemonde, afindaccompagnersesclientsdansleurdveloppementinternational. diteurdesolutionsddieslaperformancedesentreprisesetleurdveloppement,legroupeCegida fondsonsavoirfairesurdesexpertisesmtier(Industrie,Services,Ngoce,Retail,HtelsRestaurants, ProfessionComptable,Associations,EntrepreneursetTPE,SecteurPublic)etfonctionnelles(Finance, Fiscalit,PerformanceManagement,RessourcesHumaines).LoffreCegid,galementdisponibleenmode ondemand(SaaS),estadapteauxentreprisesettablissementspublicsdetoutestailles. Avecdestechnologiesquisintgrentnaturellementetquirpondentauxenjeuxmtierdesutilisateurs, Cegiddonneunenouvelledimensionlinformatique:lacrationdevaleurpourlentrepriseetceuxqui contribuentsondveloppement. Cotationdepuis1986EuronextParisCompartimentC CodeISINActions:FR0000124703Reuters:CEGI.PABloomberg:CGDFPICB:9537Software Indices:Small90,MidandSmall190,ITCACetSBF250
5.2 proposdEsker
Cr en 1985, Esker est un des principaux diteurs de solutions et services de dmatrialisation la demandeetundesacteursmajeursduSaaSenFrance(SoftwareasaService). Ddis tous les acteurs de lentreprise (Direction Financire, Comptabilit, Ressources Humaines, Marketing), ses solutions et services la demande, Esker DeliveryWare, Esker on Demandet FlyDoc permettent aux entreprises dautomatiser et de dmatrialiser la rception et lenvoi de leurs documents (factures fournisseurs, bons de commandes, factures clients, lettres de relances, courriers commerciaux et marketing, bulletins de paie) par courrier, fax, email ou SMS. Esker aide ainsi les entreprisesliminerlepapieretsamanipulationdeleursprocessusdegestiontoutenamliorantleur productivit,leurscyclesdegestionetleurimpactenvironnemental. LessolutionsdEskersontutilisesparplusde80000organisationsdanslemondetellesqueAdecco, AGF, Aldes, EDF, Flammarion, Lafarge, Manpower, Whirlpool, Samsung... ainsi que par des PME, TPE, associations,professionslibralesetparticuliers.
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5.3 BiographieChristopheLucot,rdacteur.
ChristopheLucot,conseillerenmarketingNTICetendmatrialisation. Aprsuneformationdingnieurinformatique,ilmanageleserviceclientdAlmacom,oilaccompagne ledveloppementdelentrepriseetlacommercialisationde20.000solutions.Ilraliseledmarragede 500solutionsdedmatrialisationdeschangesenclientle. PuisauseindePrologue,illancelanouvellesolutiondedmatrialisationdeschangesquiaconquis700 clients en 4 ans et devient Directeur marketing, poste dans lequel il crera intgralement le service marketingenchargedulancementdelanouvelleoffreunifie. Aujourdhui,ilmetsonsavoirfaireauservice: des Directions Gnralesdentreprise en nouvellestechnologies pour les accompagner sur leur marketingstratgiqueetproduit, desDirectionsGnralesetdirectionsmtiersdesentreprisesetadministrationsdanslecadrede projetdedmatrialisation. Mail:christophe.lucot(a)gmail.com Mob:0637642066
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10 rue des Emeraudes - 69006 Lyon - France Tel : +33 (0) 4 72 83 46 46 - www.esker.fr
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PourplusdinformationsurSEPA:http://www.sepafrance.fr/ PourplusdinformationsurlAPECA:http://www.associationapeca.org/apeca/racine/ 1.4.2 LesprocessusFiscalit

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Unfonctionnementcourantenentrepriseest: Saisiedelanotedefraisdansunfichier,impressiondecellecietsignatureparlecollaborateur Signatureparleresponsablehirarchique Envoidelanotedefraisetdesesjustificatifslacomptabilitpourvrification Saisieencomptabilit

Cettedoublesaisiepeuttreviteetlacirculationdelanotedefraispeuttreautomatise.Cette dmatrialisationinternelentrepriseestporteusedegainsdeproductivit.Ladmatrialisationdumoyen depaiementestpossiblecommenouslavonsvuprcdemment(Cf.1.4.1).

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1.7.3 ProcessusSupplyChain Limportancedeprocessuslogistiquesamontetavalsefficacesestconnuedanslindustrie.Leurbonne gestiondiminuelestempsderponse,lescotsderevientetleserviceclientperu.Parmiceuxci,le processusdexpditionavecdmatrialisationversleclientsedcomposesouventainsi:

Prparationdelacommandeclient Impressiontiquetteslogistiques(SSCC,ODETTE,) Impressiondubondelivraisonpouraccompagnementdescolis Envoidelavisdexpditionlectroniqueversleclient

Toutprocessusmtierasadmatrialisation:Quelleestlavtre? Chargementcamion Rceptionparleclientdelavisdexpditionlectronique Rceptiondelamarchandise Scancodedestiquetteslogistiques Recoupementdesinformationsdelavisdexpditionlectroniqueetdelarceptionphysiquedes marchandises

Lassociationdunfluxdinformationdmatrialis,destiquetteslogistiquesetdufluxphysiquede marchandisefluidifieuntelprocessus. Lesgainspossiblessurleprocessusdexpditionclientlesontaussisurleprocessusderception fournisseur.

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Diminutiondunombredelitiges Gaindeproductivit Fluidificationetmeilleurcontrledesprocessus mtier Amliorationdesdlaisdelivraison

Diminutiondestempsdchange,desaisie,de circulationdesdocuments Ractivit Fonctionnemententempsrel

Augmentationdelavaleurajoutedestches proposesauxcollaborateurs Amliorationdelasatisfactionrelationclient Amliorationdelasatisfactionrelation fournisseur

Traabilitaccrue Scurisationdeschanges Etreenconformitaveclesobligations

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Pourunebanque,lacheminement desvirementsdesalairesparvoie lectroniquefaitbaisserde3jours 2heures ledlaientrelecalculdes paiesetlevirementdessalaires(*)

avantlacclrationdupaiementdes facturessortantesdmatrialises,le tempsdevalidationdesfactures avantpaiementparlesclients pouvanttrerduitde23semaines 1semaine,rduisantainsi significativementlesdlaisde recouvrementetamliorantainsile DSO(*)

Ladmatrialisationdes commandesapourconsquence chezungrandindustrieldaccrotre levolumedecommandestraiteset dediminuerlenombrederessources ncessairesautraitement,baissant ainside40minutes15minutesle tempspassparcommande

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Audeldeladforestation,lafabricationdepapiernestpassansconsquencepourlenvironnement. Quelqueslmentschiffrssurlafabricationdunetonnedepapier: 17arbres 3mtrescubesdedchets 26500litresdeau 3barilsdeptrole 4100kilowatts

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ExtraitdelaplaquettedelaFNTC(FdrationNationaledesTiersdeConfiance): tablirlaconfiance Promouvoirlascuritetlaqualitdesservicesdanslemondedelconomienumrique Garantirlesutilisateurs

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Commentpeutonvrifierunesignaturelectronique? Cedontvousavezbesoin: Unlogicieldevrificationdesignature Ledocumentsign Unaccslalistedervocationducertificatlectronique

4.1.2.3 Lecertificatlectronique Dfinitionsimplifie: Lecertificatlectroniqueestunecartedidentitlectronique

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Dfinitionsimplifie: Moyendedonnerunedatefiabledansunsystmeinformatique. Ladatefiableestunmoyendefairelapreuvequeladateetlheureutilisesparlesystmeinformatique sontexactes.Cettepreuvepeuttreutiliselorsdesauditsoudescontrles

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