Los Organigramas

Sistemas de organizacin que se representan en forma intuitiva y con objetividad

Organigrama
Carta de organizacin Cuadro sinttico Aspectos importantes de una estructura de organizacin Principales funciones y sus relaciones Canales de supervisin Autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva

Para qu sirve un organigrama?

La divisin de funciones. Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicacin. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccin.

Requisitos
Deben ser muy claros Deben tener un nmero limitado de cuadros y de puestos con el objeto de ayudar a la estructura administrativa de la empresa Los cuadros deben quedar separados entre s por espacios Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados Los ms frecuente es comenzar con el Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel

Limitaciones
muestra las relaciones formales de autoridad omite las mltiples relaciones informales de una empresa tpicamente organizada relaciones de autoridad vs. posicin en la empresa niveles en la grfica no siempre coinciden con niveles de importancia en la empresa

Principios de los organigramas

Unidad de Mando Es un principio sostiene que cada persona, para la ejecucin de sus funciones, slo debe recibir rdenes de un jefe. Esto se refleja en el organigrama al conectar un entegrama de nivel superior con otros de niveles inferiores inmediatos, de modo que un jefe tenga autoridad sobre un grupo de subordinados, y que stos no reciban rdenes ms que de ese jefe, de lo contrario se producira un error denominado Dualidad de Mando. Un empleado no puede estar subordinado a ms de un jefe.

Alcance del Control

Un jefe no puede tener al mando ms subordinados que la cantidad que es capaz de manejar. Las limitaciones de direccin pueden ser tcnicas, fsicas (o ambas) y afectan al desempeo en su conjunto.

Homogeneidad Operativa

No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde.

Delegacin Efectiva Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.

Simbologa
Entegrama: representacin grfica de cada unidad orgnica de la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectngulos que componen la grfica y su inscripcin. Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.

Lneas de autoridad o dependencia jerrquica: son aquellas que relacionan jerrquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que stas son lneas llenas y en direccin vertical.

Lneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan funcionalmente (por funcin o tarea que desempea) los entegramas. Se grafican con lneas llenas y en direccin horizontal.

Lneas de asistencia tcnica o asesoramiento o de staff: si bien las situaciones normales definen relaciones jerrquicas entre posiciones de una organizacin, pueden existir tambin relaciones funcionales, en razn de asistencia tcnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con lnea punteada horizontal.

Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relacin lneo-funcional, lneo-asesora o de staff.

Terminologa
Lnea de Mando: es el nmero de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado Estructura organizacional vertical: se caracteriza por tener una lnea de mando angosta y muchos niveles jerrquicos. Estructura organizacional horizontal: est caracterizada por una lnea de mando amplia y pocos niveles jerrquicos. Excesiva departamentalizacin: cuando la estructura es demasiado plana, es decir, excesiva diferenciacin horizontal. Excesiva burocracia: en la estructura existen demasiados niveles jerrquicos, con lo cual la diferenciacin vertical es excesiva.

Contenido Del Organigrama

1. Ttulos de descripcin condensada de las actividades. 2. Nombre del funcionario que formul las cartas. 3. Fecha de formulacin. 4. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.). 5. Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales)

Clases de organigramas
1. Segn la forma como muestran la estructura son: a. Analticos: suministran informacin detallada. Se Analticos: destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. b. Generales: se limita a las unidades de mayor Generales: importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes. c. Suplementarios: se utilizan para mostrar una Suplementarios: unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada. Son complemento de los analticos.

Clases de organigramas
Los organigramas pueden ser: Verticales Horizontales Circulares Escalares

Organigrama vertical
Representa una pirmide jerrquica, donde las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente

Organigrama horizontal
Son una modalidad del organigrama vertical, representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas

Organigrama horizontal

Organigrama funcional

Ventajas: Ventajas: Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Desventajas: Son pocos usados en la prctica, los nombres de los jefes aparecen demasiado apiados, por lo tanto, poco claros.

Organigrama Escalar
Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima

Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

Organigrama circular o concntrico

Los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales

Ventajas: Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerrquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o ms bajo. Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan confusos y difciles de leer; no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y fuerzan demasiado los niveles.

Organigrama Mixto
En este tipo de organigramas se puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno slo. Este clase de organigrama es apto en empresas tienen bajo su administracin un alto volumen y complejidad de puestos. Se busca con ello, la optimizacin del espacio en el que se encuentran trabajando, de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organizacin

Organigrama Mixto

Ventajas Son los ms usados y los mas fcilmente comprendidos Indican objetivamente las jerarquas del personal Desventajas Se produce el llamado efecto de triangulacin (luego de 2 niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores) Esquema maestro comprende hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa Esquema suplementario para cada divisin, departamento o seccin En caso de numerosos subordinados a un jefe, se colocan uno sobre otro, ligados por la lnea de autoridad y responsabilidad que corre a un lado

Smbolos y referencias en un organigrama

Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y relaciones funcionales

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama con un nmero en su interior, indican un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero

Organigrama real

Ejercicio N 1 Todo Uso S.R.L

Objetivos: Documente por medio de un organigrama la informacin que se detalla a continuacin. Detecte errores y realice sugerencias si considera necesario. La empresa "Todo Uso S.R.L." se dedica a la fabricacin y comercializacin de juguetes, artculos para el hogar e insumos de oficina. Se encuentra bajo la direccin de la Gerencia General, integrada por las Gerencias de: Produccin, Recursos Humanos y Ventas. La gerencia de Ventas se encuentra dividida en un departamento y una seccin. El departamento (Vendedores) est a cargo de los vendedores tanto internos como externos. La seccin que posee la Gerencia de Ventas, se dedica exclusivamente a la facturacin de las ventas, mediante un sistema provisto por el gerente de Recursos Humanos. La Gerencia de Produccin se encuentra departamentalizada por productos, lo cual facilita la administracin y divisin de las tareas a realizar. La compra de materia prima de los departamentos, se realizan mediante la seccin Compras, que depende directamente de la Gerencia de Produccin. La Gerencia de Recursos Humanos, se encuentra dividida en una seccin Reclutamiento (con una oficina de Bsqueda), y un departamento de Capacitacin. En este ltimo se encuentran dos secciones (Orientacin y Perfeccionamiento), cumpliendo as, las tareas que le son propias. Las tareas de registro contable, fueron terciarizadas al estudio contable "Alanis S.A.". Adems, la Gerencia General posee un asesor en materia contable que ayuda a controlar los resultados de la consultora contratada.

Ejercicio N 1 Todo Uso S.R.L

2 Ejercicio N 2 D & H
Objetivos: Documente por medio de un organigrama la informacin que se detalla a continuacin. Detecte errores y realice sugerencias si considera necesario. Agregar 2 asesoras.
Germn Vzquez es el presidente de una empresa llamada Design & Harmony que se dedica a la fabricacin y comercializacin de muebles para el hogar. La empresa trabaja en Capital Federal, en Gran Buenos Aires y en las principales capitales del interior del pas. Entre sus productos se pueden encontrar: sillones, mesas, poltronas y escritorios (entre otros). El negocio cuenta con un Gerente General, Andrs Steinberg, encargado de supervisar el correcto funcionamiento de la empresa. De su Gerencia se desprenden varias gerencias ms. La Gerencia de Comercializacin se encuentra departamentalizada por productos. Posee adems una Oficina de Publicidad y una seccin para la zona geogrfica de Gran Buenos Aires. La Gerencia de Produccin se encuentra departamentalizada por funciones. Adems, de la Gerencia General depende una seccin de seguridad. Esta seccin posee a su cargo una oficina de mantenimiento. La Gerencia Administrativa se encuentra dividida en dos secciones: una para Cobranzas y Pagos y otra para Liquidaciones de Sueldos. Posee una asesora contable a cargo de Carolina Martnez. La Gerencia de Sistemas posee una seccin de programacin y tambin una oficina de investigacin. El Gerente de Sistemas es asesorado por Esteban Ponce, arquitecto de desarrollo de software. Depende tambin, del Gerente General, una seccin de control de calidad. Germn es asesorado en materia legal por Agustn Fernndez.

2 Ejercicio N 2 D & H