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Elaboration des fiches de fonction et fiches de poste

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Contexte
Il nous semble fondamental de connaitre prcisment lorganisation de la fonction Ressources Humaines dans lentreprise concerne pour btir une GPEC. Cette tape va consister rdiger ou mettre jour les fiches de fonction pour chaque mtier de lentreprise. A ce stade de la GPEC, nous axons notre approche mthodologique sur les familles professionnelles. Il est indispensable de crer ou damliorer (sil a dj t fait) un rpertoire des emplois pour dcrire les activits actuelles et futures au sein de votre entreprise. On entend par familles professionnelles , la reprsentation visualisable des activits et des services ou directions de lorganisme. Chacun des services ou directions de lentreprise va se dcliner en fonction (ou sous famille) puis en emploi type, postes et taches, que lentreprise pourra reprsenter sous la forme dun organigramme. Se dtache alors la cartographie des emplois par famille professionnelle, elle permet de mieux identifier toutes fonctions transverses qui peuvent tre exerces pour un mme mtier mais galement tous les liens qui existent entre les diffrents postes, en terme de flux dchanges dinformations. Ces liens fonctionnels pourront figurer sur les fiches de fonction (sous la rubrique rattachements fonctionnels ). Pour raliser ce travail, il nous semble fondamental que lentreprise ait, au pralable, dfinit son projet dentreprise dcrivant sa logique globale de performance, ce qui lui permettra de mieux dfinir les exigences de chaque fonction (Document disponible Comment dfinir un projet dentreprise). Ensuite, lentreprise doit rassembler toutes les informations existantes sur les emplois, puis construire un squelette de familles demplois et identifier les emplois types partir des postes concrets. Il est fondamental que lon parte des mtiers existants au sein de lentreprise (voir en annexe 1 Proposition dun guide de travail pour la description dun emploi type). A titre dexemple, prenons la famille demplois Ressources Humaines qui se dcompose de la manire suivante : - Famille : ressources humaines - Sous-famille : Formation, recrutement, paie - Emploi type : Assistant, secrtaire, technicien, responsable - Poste : technicien paie - Tache : Calculer les soldes de tous comptes Aprs avoir ralis ce travail, ltape suivante est la rdaction des fiches de fonction. Le qui fait quoi nous semble indispensable aujourdhui compte tenu des volutions des entreprises pour permettre chacun de mieux se positionner, de connaitre son rle et ses missions dans un contexte donn.

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Ce travail permettra : - dorienter le diagnostic des besoins de formation, de part lanalyse du poste, la mesure des carts et leur analyse, - de fournir des critres pour valuer les comptences et les performances - dinformer les salaris et lencadrement sur les itinraires possibles entre les mtiers - dexpliciter la contribution attendue des mtiers aux processus de lentreprise - denrichir les critres de recrutement

Que sont les fiches de fonction et fiches de poste ?

La fiche de fonction est un document qui dfinit pour chaque famille demploi : son libell, son rattachement hirarchique et fonctionnel, les missions dclines en taches, les critres de performance Sa rdaction doit dfinir de faon exhaustive toutes les missions et taches que lon est en droit dattendre dun collaborateur titulaire de cette fonction, tous contextes confondus. La fiche de poste est la personnalisation de la fiche de fonction, qui prcise les missions et les taches adaptes au contexte spcifique dans lequel le titulaire aura exercer sa fonction. Elle slectionne donc dans la fiche de fonction les missions et les taches correspondant au poste pourvoir.

Le rappel des notions de base

La rdaction des descriptions de fonctions est une tape qui peut prendre un temps non ngligeable. En effet, chaque description devra tre :

prcise, avec des phrases simples et un vocabulaire qui doit tre celui du franais courant pour permettre la comprhension par tout lecteur. Les codes et jargons techniques doivent tre bannis (n de listings) objective, la fonction doit tre dcrite en principe telle quelle existe. Elle reflte la situation relle du poste. Cest une photographie du poste, elle ne dcrit pas un tat idal ou souhait du poste non quivoque, elle doit permettre didentifier de manire non ambigu le niveau de lemploi, le degr dautonomie et les activits principales sousentendues par la dfinition du poste. Par ailleurs, la fiche dcrit le poste et non la personne titulaire du poste.

Verbes viter :

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Participer peut tre remplac par observer, concevoir, organiser et coordonner Assumer peut tre remplac par interprter, identifier, contrler et rendre compte Suivre peut tre remplac par valider, rdiger et classer

Le contenu La fiche de fonction La fiche de fonction permet chaque collaborateur de comprendre le sens de sa mission et de dfinir le primtre de dlgation qui est le sien. Elle dcrit les missions et activits exerces par chacun au sein de la structure. A la diffrence de la fiche de poste, la fiche de fonction nvolue que rarement. Voici quelques prcisions sur le format propos, naturellement les modles donns en exemples ne figurent qu titre indicatif (voir annexe 2 exemples de fiche de fonction), ils pourront tre totalement radapts selon les besoins de lentreprise. Seulement, certaines informations doivent tre prcises, telles que : - Le titre de lemploi type Il doit correspondre de faon prcise la nature de la fonction concerne. - La finalit de la fonction (Voir annexe 2 Rappel des questions pouvant permettre de faciliter la ralisation des tapes de votre travail) Elle indique le service rendu de lemploi ou de ce poste, ce que lentreprise en attend. On sattachera mettre en vidence le sens de lemploi, sa contribution spcifique aux objectifs de lunit (dpartement, service ) de lentreprise. Formul de faon simple et concise, il doit permettre de mieux dfinir le champ dautonomie et dexpertise de son titulaire. Exemples de questions se poser : A quoi sert le poste dans lentreprise ? Quel service spcifique attend-on de cet emploi type ? A quoi reconnaitra-t-on que les personnes qui exercent cet emploi ont rempli leur mission ? Quel est la raison dtre de cet emploi type ? Quel service nexisterait pas si cet emploi nexistait pas ? Quelle est la valeur ajoute propre a cette fonction ? Les conditions gnrales dactivit La localisation Il sagit de prciser le sige, les units la zone gographique.

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La dpendance hirarchique Il sagit de prciser la place dans lorganigramme, le niveau hirarchique et sil existe une polyvalence sur le poste Le statut Le diplme requis Les conditions de travail particulires Il sagit de prciser sil existe des horaires, des rythmes lis lactivit, des dplacements, de la pnibilit,(le poste ncessite-t-il des aptitudes physiques particulires lexercice de la fonction : port de charges, etc.). Le cadre rglementaire ventuel et ou des contraintes particulires Telles que le code de dontologie, dlais impratifs, respect dun calendrier particulier Les relations internes et le rattachement fonctionnel Avec qui tes-vous en relation linterne ? Prciser sil existe des liens entre les diffrents postes, en termes de flux dchanges dinformations. Les relations externes Avec qui tes-vous en relation lexterne ? - Les missions Elles doivent tre la combinaison dactivits regroupes en diffrentes fonctions complmentaires (par exemple, pour le responsable de formation : fonction information-orientation, conseil, gestion et administration, ingnierie de plan) - Les activits (exprimes en termes de taches) (Voir annexe 2 Rappel des questions pouvant permettre de faciliter la ralisation des tapes de votre travail) Elles indiquent ce que doit faire la personne au sein de chaque mission. Elles sont exprimes en terme de verbe daction (assurer, garantir, contribuer, participer). Il sagit de lensemble des activits significatives raliser pour atteindre les objectifs lies la fonction. - Les champs de comptences (voir annexe 2 Rappel des questions pouvant permettre de faciliter la ralisation des tapes de votre travail) Le rfrentiel de comptences dcline lensemble des connaissances et aptitudes professionnelles mises en uvre pour occuper un emploi. Selon la dfinition de lAFNOR : la comptence est la mise en uvre de capacits en situation professionnelle qui permettent dexercer convenablement une fonction ou une activit .

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Une vigilance particulire est de mise tant dans la mthodologie utilise que dans la retranscription en comptences afin de prserver lindividu dans son espace professionnel. La dclinaison du contenu de la comptence peut tre expose ainsi : les savoirs fondamentaux (que faut-il connaitre ?), savoir-faire (que faut-il maitriser ?), savoirtre (comment faut-il se comporter ?). A ces comptences repres peuvent tre associs des niveaux dautonomie ou de responsabilit. Ces niveaux restent construire, adapter et valider avec lentreprise. A titre dinformation, nous pouvons dgager trois niveaux : Le niveau A - assiste et applique (cest le niveau dun dbutant ) Le niveau B - intervient et produit (cest le niveau dun confirm ) Le niveau C - anime et conoit (cest le niveau de lexpert) Cette distinction de niveaux, permet de donner une perspective dvolution au collaborateur qui on propose le poste Il est souhaitable de se rapprocher des fiches ROME (Rpertoire oprationnel des mtiers et Emplois de lANPE) qui recense lensemble des mtiers, les dcline et donne le niveau de proximit des emplois entre eux. Par ailleurs, le rpertoire national des certifications professionnelles est une bonne source dinformations pour la construction des fiches de fonction. - Les champs de dcisions autorises Il sagit didentifier les dcisions que le titulaire du poste est autoris prendre, parce que directement lies son niveau de performances. Cela participe aussi la dfinition de son primtre dinitiatives. - Les critres de performances Ils sont les indicateurs qui doivent permettre, aussi bien la hirarchie quau titulaire lui-mme de mesurer lefficacit, les rsultats et les consquences des taches ralises. Ce sont ces mmes critres de performances qui serviront lors des entretiens annuels dactivit. La fiche de poste Au mme titre que la fiche de fonction, mais de manire plus personnalise, la fiche de poste est un outil au service de la gestion collective permettant : de bien cerner les Ressources Humaines qui rpondent aux besoins de lentreprise et de relier les objectifs individuels avec ceux de lentit, doptimiser lorganisation, affecter au mieux les comptences et peut tre faciliter la mobilit sociale, de (Re) dfinir, faire voluer, (R) amnager le poste si ncessaire, dadapter le personnel plus rapidement au poste, de mieux communiquer sur son organisation Cest un outil de communication qui permet un dialogue personnalis entre le salari et le responsable de son entit. Le responsable hirarchique indique ce quil attend du poste et le collaborateur expose comment il comprend le poste.

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Son rle est de faciliter lembauche, cest un outil de recrutement. La fiche de poste sert de base lentretien individuel, elle fournit un cadre de rfrence partir duquel sont formaliss les objectifs individuels et le bilan dactivits. Les rubriques contenues dans une fiche de poste sont calques sur la fiche de fonction, seulement elle identifiera les missions spcifiques dvolues au collaborateur ainsi que ses renseignements personnels (voir annexe 3 Modles type de fiches de fonction et de poste). La fiche de poste se voulant volutive, non ferme mais correspondant une logique dentreprise, nous vous conseillons de toujours laisser une place pour les prochaines volutions. Par ailleurs, nous attirons votre attention quun trop grand dcoupage dactivits en taches peut entrainer des attitudes sclrosantes.

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ANNEXE 1 Proposition dun guide de travail pour la description demploi type : 1re tape : Sassurer que lon a bien positionn lemploi type dcrire en explicitant et nommant les intituls de postes de travail qui y correspondent.

2e tape : se donner une premire dfinition, provisoire, de la mission de lemploi type en la dcrivant en termes de rsultat ou de service attendu. Il peut exister deux ou trois finalits de lemploi type.

3e tape : Identifier les facteurs dvolution qui vont influencer le contenu de lemploi type et ses comptences requises associes, et dcrire leurs principaux impacts (Document disponible Les facteurs dvolution susceptibles dinfluencer le contenu et la carte des situations professionnelles).

4e tape : Enumrer les principales activits correspondant cet emploi type. Ces activits doivent tre dcrites en termes de verbes daction, cest--dire exprimant directement une action (organiser, contrler, laborer, valuer ). On notera simultanment lvolution des activits due limpact des facteurs dvolution.

Regrouper et synthtiser les activits prcdemment numres en un nombre rduit (moins dune dizaine) de grandes activits qui seront les descripteurs des comptences. Ces activits contribuent la ralisation de la mission ou des missions de lemploi type. La ralisation dune mission dpend de la combinaison dun ensemble dactivits.

Il convient que ces activits soient dcrites avec une maille assez large pour ne pas les confondre avec des savoir-faire prcis ou avec des tches trs limites.

5e tape : En prenant du recul par rapport cette liste rduite dactivits principales, revenir sur la dfinition initiale de la mission, en la reprcisant. On notera simultanment lvolution ventuelle de la mission.

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6e tape : Identifier, lensemble des ressources (connaissances, savoir-faire, comportements) qui doivent exister et tre mobilises pour que le titulaire de lemploi type construise ses comptences requises cest--dire soit capable de raliser les grandes activits synthtises prcdemment.

7e tape : Indiquer les volutions ncessaires de ressources pour rpondre aux exigences dvolution des activits (comptences) et de la mission.

N.B : Les tapes prcdentes sont numres dans un ordre chronologique gnral. Il est vident quil ne sagit l que de points de repre et que de multiples itrations doivent seffectuer entre les tapes.

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ANNEXE 2 Rappel des questions pouvant permettre de faciliter la ralisation des tapes de votre travail

Si vous rflchissez sur lemploi type (commercial, technicien, administratif )

Pour identifier et dcrire les finalits quel service spcifique attend-on de cet emploi type ? quoi reconnatra-t-on que les personnes qui exercent cet emploi on rempli leur mission ? quelle est la raison dtre de cet emploi type , Quel service nexisterait pas si cet emploi type nexistait pas ? Quelle est la valeur ajoute propre cet emploi ?...

Pour identifier et dcrire les activits en quoi consiste le travail de celui qui exerce cet emploi ? qu-t-il faire ? quels types de problmes doit il rsoudre ?

Pour identifier et dcrire les ressources : que faut-il savoir et savoir faire pour raliser ces activits quelles sont les principales (en nombre rduit) qualits personnelles quil faut possder pour exercer ces activits ? quoi reconnatra-t-on que ces qualits personnelles sont mises en uvre dans les activits spcifiques de lemploi ? quelles ressources de lenvironnement faut-il avoir et pouvoir mobiliser ?

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ANNEXE 3 Modles type de fiche de fonction et fiche de poste

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EXEMPLE 1 : FICHE DE FONCTION Date dmission

FICHE DE FONCTION : (indiquer le titre de la fonction)

-1 Gnralits Domaine dactivit de la fonction : prciser Finalit du domaine dactivit : prciser Libell de la fonction : reprendre le titre de la fonction Finalit de la fonction : prciser Statut : Diplme requis Classification Coefficient Rfrences rglementaires

-2- Les missions Mission 1 : prciser Les activits : prciser avec des verbes daction Mission 2 Les activits : prciser avec des verbes daction Prciser les niveaux de comptences requis pour chaque activit

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-3- Champs de responsabilits

Positionnement dans lorganisation : Rattachement hirarchique : Rattachement fonctionnel : Supplance Relations interpersonnelles : Relations internes Relations externes

-4- Profil de la fonction

Qualification : Exprience requise : Comptences cls (Savoir Etre et Savoir Faire)

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EXEMPLE 2 : FICHE DE FONCTION Intitul du mtier (ou emploi) Dfinition Gnrale : Quel est lobjectif principal de votre fonction ? Dfinition de lemploi Statut en lien avec la convention collective Coefficient en lien avec la convention collective Conditions gnrales dactivit Localisation : sige, magasin, agence Relations internes : Avec qui tes-vous en relation linterne ? Relations extrieures : Avec qui tes-vous en relation lextrieur ? Formation et exprience : niveau de formation anciennet ncessaire Conditions de travail particulires : dplacements, horaires Activits et comptences gnriques Quelles sont vos activits principales et leur rpartition ? Pour chacune prciser le domaine de comptences : les techniques de base, les techniques spcifiques, les comptences sociales De quoi (matriel, connaissance, personnes) avez-vous besoin pour travailler ? Prciser le domaine de comptences : les techniques de base, les techniques spcifiques, les comptences sociales Quelles sont les volutions possibles ou souhaitables de votre travail ? Prciser le domaine de comptences : les techniques de base, les techniques spcifiques, les comptences sociales Comptences exprimes en verbe daction Responsabilit Ici est donn le niveau de responsabilit du poste occup et donc le niveau dautonomie attendue Indicateurs : reprage des principaux indicateurs qui permettent de mesurer lactivit dans le mtier Evolution professionnelle : les mtiers proches du mtier occup et permettant une volution

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EXEMPLE 3 : FICHE DE FONCTION

Document rfrenc : Version Socit X Titre de la fonction : Date dmission : Page 1/X Service metteur :

Statut : Diplme requis : Classification : Coefficient : Rattachement hirarchique : Rattachement fonctionnel : Supplance : Objectifs de la fonction : Champs de comptences requis Niveaux Savoir (diplme) Savoir-faire (exprience) Savoir tre (comportements)

Dbutant (A) Confirm (B) Expert (C)

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Missions Mission 1 Mission n Divers Tches Niveaux* A B C

Champs de dcisions : niveaux autorises : Nature des dcisions autorises : Champs de performances : Nature des performances attendues * Niveau A = Dbutant : effectue le travail avec une assistance rapproche. Niveau B = Confirm : effectue le travail de faon autonome. Niveau C = Expert : effectue le travail avec le souci damlioration continue.

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EXEMPLE 4 : DESCRIPTION DE POSTE

Direction ou service :

Intitul du poste :

Localisation gographique :

Nom du titulaire du poste :

Dpend hirarchiquement de :

Travaille avec : Polyvalence sur le poste avec :

Mission (rle) :

Activit principale (en termes de tches) :

Activit secondaires :

Liaisons principales et nature des relations (internes/externes) :

Niveau de responsabilit (niveau de dlgation de pouvoir et/ou de comptence) : Exemple : tre autoris engager une dpense jusqu tre autoris donner des orientations en labsence de

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EXEMPLE 5 : FICHE DE POSTE

FICHE DE POSTE (dfinition de fonction)

INTITUL DE LA FONCTION

Descriptif A1 Finalit dans lentreprise A quoi sert le poste dans lentreprise ? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________

A2 Place dans lorganigramme

dencadrement, etc.

Niveau hirarchique, degr dautonomie, responsabilit

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________

A3 Activits Principales
daction

Que fait-on ce poste ? Exprimez les activits en verbes

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ___________________________________

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Complmentaires

Prcisez les liens avec lextrieur.

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________

A4 Contraintes

Les horaires, les rythmes lis lactivit, les dplacements, la pnibilit, (le poste ncessite-t-il des aptitudes physiques particulires lexercice de la fonction : port de charges, etc.)

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _________________________________

A5 Consignes de scurit
professionnels).

Lies la fonction (cf. document unique des risques

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________

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FICHE DE POSTE (dfinition de fonction)

INTITUL DE LA FONCTION

Profil du poste A6 Comptences

Comptences requises indispensables lexercice de la fonction

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________

Formation initiale : Diplme indispensable ou non, dans le mme secteur dactivit ou non.

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________

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Exprience : Exprience obligatoire ? Dans le mme secteur dactivit ? Sur un poste identique ? Dure de lexprience requise ?

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ _______________________________________

A7 Qualits comportementales :
Qualits indispensables : sens du travail en quipe, relationnel, autonomie, etc.

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ___________________________________

Service (ou personne) crateur du document :

Service (ou personne) validant le document :

Date de la cration ou modification :

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EXEMPLE 6 : DESCRIPTION DE POSTE DESCRIPTION DE POSTE

Direction ou service : Intitul du poste : Localisation gographique : Nom du titulaire du poste : Dpend hirarchiquement de : Travaille avec : Polyvalence sur le poste avec :

MISSION / ROLE

ACTIVITE PRINCIPALE (les activits principales du **** - voir description de poste sont
acquises)

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ACTIVITE SECONDAIRE

COMPETENCES NECESSAIRES / Connaissances Aptitudes

QUALITES PERSONNELLES

FORMATION et/ou EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

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