Organizarea ergonomic a muncii n birou

1. Introducere
Pormin de la semnificatia termenului ergonomie care are radacinile din limba greaca (ergos=munc i nomos=lege, norm). Ergonomia are ca obiect de studiu obinerea informaiilor privitoare la munc necesare la fundamentarea n mod raional a adaptrii muncii la om i a omului la munc n scopul creterii productivitii, cu alte cuvinte ergonomia are drept obiect cercetarea i indicarea modului n care trebuie proiectat i efectuat orice operaie, avnd n vedere realizarea unei economii ct mai importante de energie uman. n birou ergonomia urmrete studierea elementelor umane i materiale ale procesului de munc n complexitatea i n interdependena lor; capacitile umane i modul cum acestea pot fi utilizate n mod optim, pe ntregul fond de timp de munc; gradul de complexitate al echipamentului i mobilierului, precum i modalitile tehnice de lrgire a ariei de activitate a lucrtorilor, n condiiile diminurii stresului i a oboselii; condiiile de mediu i mijloacele de reducere a influenei lor negative. Direciile de organizare ergonomic i de perfecionare a activitii din birou ar trebui s aib n vedere urmtoarele aspecte: - recrutarea, selecia, ncadrarea, promovarea perso-nalului dup aptitudini, pregtire i performane; - stabilirea dimensiunii optime a colectivelor de munc; - stabilirea unor forme specifice de stimulare n munc i aplicarea acestora; - diminuarea efortului fizic i intelectual prin achiziionarea unor echipamente informatice moderne; - dotarea birourilor i a serviciilor cu mobilier potrivit caracteristicilor antropometrice ale lucrtorilor, poziiei acestora n timpul muncii, sarcinilor de ndeplinit i locului zonei de munc; - studierea microclimatului, n scopul crerii unui echilibru optim ntre om i mediul su de lucru, reducerii efortului senzorial i creterii posibilitilor de concentrare n executarea sarcinilor. Elementele de microclimat (zgomot, temperatur, iluminat, culoare) trebuie adaptate la specificul activitii din fiecare birou. Proiectarea ergonomic a locurilor de munc n birou presupune parcurgerea ctorva etape: 1. Documentarea n vederea proiectrii noilor locuri de munc; 2. Efectuarea unor studii de fezabilitate n scopul reorganizrii locurilor de munc existente; 3. Examinarea statistic a situaiei existente pe baza informaiilor culese la locul de munc supus reproiectrii; 4. Proiectarea variantelor de organizare a locului de munc, calculul eficienei i alegerea variantei optime.

2. Principii generale de organizare ergonomic a muncii

2.1. Principii ale economiei micrii corpului omenesc. - Minile s nceap i s termine micrile n acelai timp. - Minile s nu rmn inactive n acelai timp, cu excepia perioadelor de odihn. - Micrile braelor s fie efectuate simultan, n sens opus i simetric. - Micrile curbe, continui i line ale minilor sunt preferabile micrilor rectilinii. - Munca s fie n aa fel organizat nct s permit un ritm uor i natural, oriunde este posibil. - Fixrile ochilor s fie, pe ct posibil, ct mai puine i de durate ct mai scurte. 2.2. Principii ale economiei micrii aplicabile n organizarea locului de munc - Pe suprafaa de lucru s se menin numai materialele care se utilizeaz n ziua respectiv (principiu adugat n lista lui Barnes de ctre profesorul Burloiu, n anul 1975, dup o cercetare efectuat cu o echip de studeni la fabrica Electromagnetica din Bucureti). - S existe un loc definit i permanent pentru toate materialele. - Materialele s fie plasate aproape de punctul de utilizare. - S se asigure condiii corespunztoare de vedere. Iluminatul bun constituie prima cerin pentru o percepere vizual satisfctoare. - S se asigure fiecrui lucrtor un scaun de un tip i cu o nlime care s-i permit o poziie corect n munc. 2.3. Principii ale economiei micrii aplicabile n proiectarea echipamentelor - Minile s fie degajate de orice activitate care ar putea fi efectuat mai avantajos de un instrument, de un echipament. - Obiectele de lucru i materialele s fie prepoziionate, ori de cte ori este posibil. - n cazurile n care fiecare deget execut o micare special (dactilografie, operare pe calculator), sarcina s fie repartizat potrivit capacitilor specifice ale degetelor. Economia micrii prin aplicarea acestor principii nseamn, n esen, economia de energie a organismului uman. Denumirea lor complet ar fi Principii ale economiei energetice a organismului uman. Toate aceste principii stau la baza organizrii ergonomice a muncii i servesc la elaborarea msurilor pentru realizarea practic a acesteia.

3. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou

Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem ommain-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare prin aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc. Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

- caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de efort fizic i psihic n munc; - amplificarea factorilor de stres i de oboseal; - varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral; - folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia. Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens. Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicitnd ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor. Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate. Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident, deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile umane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea efortului fizic. O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen a efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic se ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre crearea condiiilor de schimbare a poziiei corpului. Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei din serviciile de relaii cu publicul. n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribuie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea face fa acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat, arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i iniiativ.

Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de clieni. Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare. Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoan care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate. Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor de funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii. n legtur cu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n vedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai mare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor de lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a clienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor. Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul, temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.
In imaginile de mai jos ne este prezentat un studiu efectuat pe muncitori din diferite domenii privind nivelul de satisfactie la locul de munca cat si factorii motivationali

In urma acestor studii cercetatorii au observant ca pentru muncitori nu este important doar remuneratia cat si conditiile in care lucreaza si mediul climatic. Aceste doua dorinte inportante sunt realizate in mare parte cu ajutorul ergonomiei.

4. Organizarea ergonomica in firma X unde lucrez:

Biroul se gaseste la primul etaj al cladirii.Pe timp de vara avem un birou mare si spatios in parallel cu un geam imens.Datorita geamului folosim lumina naturala de afara economisind energia electrica si datorita faptului ca este mai odihnitor pentru ochi.Biroul meu este din lemn iar la picioare are un loc special pentru pus picioarele ,mai inalt.Avem si un birou care nu are dispozitivul pentru picioare si este mult mai incomod.Datorita faptului ca avem o munca sedentara in fata calculatorului luam pauze scurte si dese in care iesim pana pe terasa cladirii pentru o gura de aer proaspat. In primele luni am lucrat la un laptop iar in urma unor schimbari a trebuit sa ma mut la calculator.Datorita acestei mutari in primele zile randamentul meu a fost destul de slab datorita faptului ca nu eram obisnuita cu tastatura respectiva . Pe birou am in stanga telefonul cu fax iar in dreapta imprimanta.Cand primesc un fax imi este usor sa il listez,nu este necesar sa ma deplasez de la birou.Avem in fata biroului un dulap unde sunt aranjate hartii,contracte,pixuri si alte necesitati. Din punctul meu de vedere scaunul joaca un rol important in confortul de la locul de munca.Scaunele noastre sunt de reglabile pe inaltime,din piele,moi si confortabile,intr-un singur cuvant ergonomice. Muzica pe care o ascultam este si ea importanta.Au fost zile in care am ascultat un radio care nu avea publicitate si stiri intre melodii ci doar o muzica lenta.In perioada in care ascultam acel radio eram intr-o stare de somnolenta si nu dadeam randamentul dorit.In urma schimbarii radioului respective cu unul mai dinamic lucrurile s-au schimbat in bine.Starea noastra de somnolenta s-a transformat intr-o stare mai vioaie si randamentul a crescut.O alta schimbare a fost si faptul ca am inceput sa comunicam intre noi. Faptul ca am inceput sa luam cate o gustare impreuna ne-a facut sa comunicam si mai bine iar in prezenta unei comunicari mai bune performantele noastre au crescut.

Acum,pe timp de iarna, datorita faptului ca nu face fata caloriferul in biroul mare,ne-am mutat intr-un birou micut,fara geamuri doar cu o usa mare care da in hol.Se simte faptul ca folosim neoanele,ochii ne sunt mai obositi iar randamentul este destul de scazut.In prima zi a saptamanii este o temperature mai scazuta in birou si datorita acestui factor simtim un disconfot care ne afecteaza activitatea. In general sunt foarte multumita de locul meu de munca si de activitatea pe care o realizez.

5. Concluzii
n concluzie se poate spune c ergonomia studiaz relaia dintre om i munca sa astfel nct s determine creterea productivitii muncii fie prin organizarea ergonomic a locurilor de munc existente, fie prin proiectarea ergonomic a unor noi locuri de munc.

Bibliografie
BURLOIU, P. Managementul resurselor umane. Bucureti: Lumina Lex, 1997, p. 4 MOLDOVAN, Maria. Ergonomie. Bucureti: EDP, 1993, p. 14.