Buenas Practicas de la Industria de Confeccion

Manual Financiero Contable

Guatemala, Febrero 2011

Ref.: GUA 8886 Elaboracin de una Gua de Buenas Prcticas para la Administracin de Pequeas y Medianas Empresas de la Industria de la confeccin.

Fecha Emisin del Manual Revisin y Autorizacin Vigencia

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Contenido
I. Introduccin .............................................................................................................................. 1 A. Objetivos del manual financiero contable .................................................................... 1 B. Estructura general del manual financiero contable ....................................................... 2 I. Sistema de Control Interno ....................................................................................................... 3 A. Sistema de control.......................................................................................................... 3 B. El sistema presupuestario .............................................................................................. 4 C. El sistema contable......................................................................................................... 4 D. Sistema de informacin.................................................................................................. 5 E. Los procedimientos de control....................................................................................... 5 II. Sistema de Presupuesto............................................................................................................ 8 A. Definicin del sistema presupuestario ........................................................................... 8 B. Objetivos del sistema de presupuesto ......................................................................... 10 C. Polticas ........................................................................................................................ 11 D. Normas de control........................................................................................................ 12 E. Procedimientos operativos .......................................................................................... 12 F. Aplicacin de formularios ............................................................................................ 14 G. Reprogramacin presupuestaria .................................................................................. 14 III. Sistema de Contabilidad Financiera ........................................................................................ 15 A. Polticas de registro contable ....................................................................................... 15 B. Estructura de la codificacin contable ......................................................................... 17 Rubro: ........................................................................................................................................ 19 Centro de Costo......................................................................................................................... 19 Cuenta de Detalle ...................................................................................................................... 20

IV.

Flujo de la Informacin Financiera.......................................................................................... 20 A. Clases de registro contable .......................................................................................... 20 B. Documentos fuente para el registro de transacciones contables .............................. 20 C. Documentos de modificaciones ................................................................................... 21 D. Informes a generar ....................................................................................................... 22 Balance General ........................................................................................................................ 22 Estado de Resultados ................................................................................................................ 22 Flujo de Efectivo ........................................................................................................................ 22

V.

Actualizacin de Manual ......................................................................................................... 22 Proceso para actualizar el Manual Financiero Contable: .......................................................... 23

VI. VII.

Catlogo de Cuentas ............................................................................................................... 24 Manual de Aplicacin.............................................................................................................. 31 A. 1-000-000 Activo ......................................................................................................... 31 B. 2-000-000 Pasivo .......................................................................................................... 36 C. 3-000-000 Fondo Patrimonial ...................................................................................... 40 D. 4-000-000 INGRESOS .................................................................................................... 41 E. 5-000-000 Costos y Gastos de Operacin y Mantenimiento ...................................... 41 5-000-100 Costo de Mano de Obra de Produccin .................................................................. 41 5-000-300 Materias Primas e insumos de Produccin.............................................................. 44

VIII.

Anexos ................................................................................................................................... 51 A. Presupuesto de Ingresos .............................................................................................. 52 B. Presupuesto de Egresos ............................................................................................... 53 C. Evaluacin del Presupuesto ......................................................................................... 54 D. Cheque Voucher ........................................................................................................... 55 E. Cambios al Sistema Presupuestario ............................................................................. 56

F. Solicitud de Cambios al Catlogo ................................................................................. 57 G. Solicitud de Cambios al Manual Financiero ................................................................. 58

I.

Introduccin
La definicin y formalizacin de un sistema de informacin financiera contable constituye una valiosa herramienta gerencial para la administracin de las pequeas y medianas empresas que componen la industria textil en Guatemala. Por ello, se requiere de documentacin que fije y norme tales aspectos y que, a la vez, sirva de gua y de control a los ejecutores de las operaciones que tienen la responsabilidad de cumplir con las funciones que les fueron asignadas. Este Manual Financiero Contable incluye las mejores prcticas que debieran tomarse en cuenta en las empresas de la industria, a fin de normar y facilitar los procesos de captacin, registro, acumulacin, resumen de datos financieros y, principalmente, para la emisin de los sistemas de informacin relacionados con sus operaciones. Su contenido incluye la definicin y formalizacin de los sistemas de contabilidad financiera y presupuestaria, con un enfoque integrado en el registro de las operaciones correspondientes, sugiriendo para tal efecto, que se utilice una herramienta informtica que agilice la utilizacin del mismo. Este documento constituye una gua de aplicacin general cuyo uso y operacin es responsabilidad del Gerente General de cada empresa. Los sistemas descritos en este manual contienen la flexibilidad necesaria para efectuar cambios o mejoras.

A. Objetivos del manual financiero contable

La Industria se desarrolla en un ambiente econmico y social dinmico, razn por la cual requiere de un sistema de informacin financiero-contable que responda adecuadamente a sus necesidades y que sea utilizado como una herramienta efectiva en la toma oportuna de decisiones que conduzcan a tomar acciones preventivas y/o correctivas. Este Manual Financiero Contable se ha diseado tomando en cuenta una estructura de codificacin contable que permita mantener un registro monetario y cronolgico de todas sus transacciones, considerando en forma integral los aspectos presupuestarios, contables y controles auxiliares. Adems, normar y estandarizar las funciones de registro y proceso contable de las transacciones.

B. Estructura general del manual financiero contable

El Manual est dividido en ocho captulos, explicados brevemente a continuacin:

I.

Introduccin

Describe los objetivos y polticas generales del Manual y la estructura del mismo.

II.

Sistema de Control Interno

En este captulo se define el sistema de control interno sugerido para que se garantice la correcta aplicacin de las normas, procedimientos y catlogo de cuentas que se definen en el presente manual.

III.

Sistema de Presupuesto

Aqu se describen los pasos generales que se deben seguir para la preparacin del presupuesto, el control de su ejecucin y los aspectos de conciliacin que son necesarios para presentar los reportes financieros, de acuerdo con los requerimientos de informacin de cada orden de trabajo que se ingrese a la operacin de la empresa.

IV.

Sistema de Contabilidad Financiera

Comprende la descripcin y explicacin del sistema contable sugerido para cada empresa. Presenta las polticas contables a aplicar, la estructura de la codificacin contable, las cuentas agrupadas dentro de los distintos rubros y sus conceptos, uso y manejo.

V.

Flujo de Informacin Financiera

En este captulo se describen los diferentes documentos fuente que sern utilizados para ingresar la informacin al sistema contable. Se indican sus objetivos, uso especfico y procedencia, as como los principales informes contables que sern generados; su uso, descripcin general, frecuencia de emisin y usuarios finales.

VI.

Actualizacin del Manual

Debido a la dinmica constante que experimenta el entorno en el que operan las empresas de la industria, es probable que se generen cambios que ameriten modificar el contenido del Manual. En este captulo se describe el procedimiento y el formulario que se utilizar para hacer cambios en el contenido del manual.

VII.

Catlogo de Cuentas
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En este captulo se presenta todo el detalle de la nomenclatura contable que se sugiere a las empresas de la industria para el registro contable de todas sus operaciones.

VIII.

Manual de Aplicacin

En este apartado se presenta la descripcin de las Cuentas de Mayor, establecidas en el catlogo. Adicionalmente, se indica la manera en la cual cada cuenta es abonada/cargada.

IX.

Anexos

En este captulo se incorporan todos los anexos al Manual, tales como: cuadros, informes y documentos a los cuales se hace referencia. Este documento constituye una gua de aplicacin general, cuyo uso e implantacin es responsabilidad del nivel ejecutivo de las empresas participantes en el programa de fortalecimiento de PYMES de la Industria Textil Guatemalteca. Los sistemas descritos en este manual contienen la flexibilidad necesaria para efectuar cambios y mejoras que ayuden a la aplicacin efectiva de las polticas internas y externas que puedan darse.

II.

Sistema de Control Interno

El sistema de control interno propuesto comprende tres elementos bsicos: el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control. Estos elementos pretenden, a travs de un plan de organizacin y de las polticas y procedimientos operativos, reducir el desperdicio, prevenir la inadecuada administracin de los recursos, proteger los activos y asegurar la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros; as como contribuir a la eficacia y eficiencia de la gestin administrativa a travs del mejoramiento de los procedimientos administrativos y contables que apoyen el logro de los objetivos de las empresas de la industria.

A. Sistema de control
El sistema de control lo constituyen diversos factores que, en combinacin con la filosofa y estilo gerencial de los niveles de mando, influyen en la eficiencia de polticas especficas y procedimientos operativos sugeridos para las empresas de la industria textil. El ambiente actual exige que las mximas autoridades administrativas adopten las medidas que consideren razonables para que exista un control interno efectivo dentro de la empresa. A todo nivel, deben interesarse porque sus responsabilidades en relacin con el sistema de control sean cumplidas adecuadamente. 3

Los niveles ejecutivos debern mantener un adecuado monitoreo de las actividades, tanto tcnicas como financieras, para lograr los objetivos propuestos. Adicionalmente, debern asegurarse de crear un ambiente de control que facilite la concientizacin, actitud y disciplina adecuadas en todos los mbitos y en todos los niveles, as como verificar si cada elemento de control cumple con lo siguiente: 1. Los requerimientos exigidos por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; 2. El nfasis en las reas de riesgo inherente a sus actividades, tanto por el giro de sus operaciones, as como en los recursos que se manejan en el rea administrativa y financiera; y 3. Un equilibrio planificado entre los costos del control y los beneficios derivados del mismo. Para el fortalecimiento del ambiente de control debe tomarse en cuenta la participacin del nivel de apoyo de la organizacin, as como la asignacin de autoridad y responsabilidad a los mecanismos de monitoreo y seguimiento, tanto del rea administrativa como la financiera.

B. El sistema presupuestario
La formulacin del presupuesto deber llevarse a cabo conforme a los diferentes negocios que se coticen a los clientes de la empresa, teniendo el cuidado de incluir todos los gastos directos e indirectos relacionados con el proyecto.

C. El sistema contable
El sistema contable est constituido por el conjunto de mtodos y registros diseados y establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y reportar las transacciones financieras de la empresa, manteniendo el control de los activos, obligaciones, ingresos y egresos mediante los saldos contables resultantes del registro de las operaciones. El sistema de contabilidad debe ser nico y estandarizado. Es dirigido funcionalmente por el rea Financiera y es sta la responsable de la consolidacin y anlisis de los estados financieros y de la ejecucin presupuestaria de ingresos y egresos. 4

Los mtodos y registros del sistema contable, en relacin con el sistema del control interno, deben ofrecer los mecanismos que establezcan apropiadamente la identificacin y cuantificacin de las transacciones reales de la empresa, su oportuna contabilizacin, suficiente detalle o auxiliares de integracin y conciliacin de los saldos incluidos en los estados financieros. El sistema contable va ntimamente relacionado con los procedimientos de control, que son los elementos bsicos del sistema de control interno, respecto a la adecuada identificacin de las transacciones para su razonable, completa y fehaciente presentacin en los estados financieros, as como en la incorporacin de mecanismos de control preventivo que identifiquen y minimicen los posibles errores y desviaciones en los sistemas de informacin.

D. Sistema de informacin
Dado el volumen de las operaciones de las empresas, as como la frecuencia con que se realizan, se sugiere adquirir un software que soporte las operaciones contables y financieras y que a su vez permita manejar la informacin en forma apropiada, tanto desde el punto de vista de seguridad, como de la actualizacin de datos y la produccin de informes para la toma de decisiones. A travs de este sistema debe contarse con informacin actualizada. Para evitar la saturacin del nivel directivo con informes impresos, deber brindarse acceso a travs de la red o correo electrnico, para que cada cual, segn su rea de responsabilidad y sus necesidades, pueda consultar la informacin. Para poder contar con informacin a nivel gerencial es indispensable que la operatoria de las transacciones se mantenga al da. Un respaldo adecuado de la informacin contenida en el sistema (red), es decir, al menos un back up completo cada semana y un back up incremental diario, es indispensable para asegurarse de que, ante la eventualidad de perderla, pueda ser reconstruida a la brevedad posible y con el mnimo de esfuerzo. El respaldo semanal deber estar resguardado en un rea diferente a la de informtica, bajo medidas adecuadas de seguridad.

E. Los procedimientos de control

Los procedimientos de control incluyen tanto las polticas como las normas y los procedimientos propios del ambiente de control y del sistema contable que aseguren, en lo posible, el adecuado procesamiento y registro de las operaciones, respondiendo a los conceptos de eficiencia y eficacia, logrando simultneamente, la salvaguarda de los recursos materiales y financieros. Es importante y necesario que los procedimientos de control estn orientados a normar el flujo de los datos que, una vez analizados, clasificados y agrupados, servirn para la generacin de informacin, la custodia y salvaguarda de los activos. Los procedimientos de control deben basarse en autorizaciones apropiadas, tanto de las transacciones como de las actividades implcitas en stas, incorporando una adecuada segregacin de funciones en las actividades, de tal manera que contribuyan a reducir el riesgo de errores o irregularidades durante las operaciones y registro de las transacciones. Es necesario que los procedimientos de control contemplen que los formularios a utilizar en los procesos administrativos sean pre-numerados para que permitan su rpida identificacin y un adecuado seguimiento y monitoreo. Con el objetivo de tener un sistema de informacin seguro, es necesario que se tomen las medidas de seguridad relacionadas con el acceso a la informacin y su correspondiente manipulacin, principalmente en lo que se refiere a prever pistas de auditora a efecto de que, en caso necesario, pueda rastrearse a quien hubiere realizado una operacin anmala, fraudulenta o no autorizada. Obviamente, ello requiere tener control sobre los propios procesos computarizados, lo que exige, a su vez, tomar las medidas que sean necesarias, en el momento oportuno, para que el ajuste o cambio en los sistemas de informacin y control, permita proteger los registros existentes y adoptar procedimientos de respaldo de datos, y as disminuir el riesgo de prdida de informacin. Un sistema de informacin requiere la utilizacin de claves de acceso acordes con el nivel jerrquico de la persona a quien se le asigna, para garantizar que cada cual ingresar solo a aquellas aplicaciones para las cuales est autorizado. Adicionalmente, deben contemplarse revisiones independientes a los valores de las transacciones que se introduzcan en los sistemas y a la informacin resultante.

Por consiguiente, se hace necesaria la incorporacin de mecanismos tales como conciliaciones de saldos, comparacin y anlisis de cifras, control sobre software utilizado en el procesamiento de informacin, y revisin de los reportes por parte de los distintos usuarios involucrados en cada actividad. La coordinacin de los tres elementos anteriores: ambiente de control, sistema contable y procedimientos de control, proporciona una estructura que permite mantener una seguridad razonable en cuanto a la proteccin de los activos contra prdidas por utilizacin o disposicin no autorizada y tambin proporciona la confianza de que se ha utilizado registros contables apropiados para la preparacin de los estados financieros, tanto a nivel general de la empresa, como por orden de trabajo/produccin. El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de un sistema de control interno no debe exceder los beneficios derivados de su aplicacin y tambin reconoce que la evaluacin de estos factores requiere de una adecuada apreciacin y buen juicio de las mximas autoridades. Los procedimientos a que se hace referencia en este manual contemplan los aspectos inherentes para una confianza razonable en el sistema de control interno, ya que considera los elementos organizacionales y de control necesarios para alcanzar los objetivos previstos. Los controles internos tienen como fin proporcionar una seguridad razonable con relacin a que las operaciones se realizan conforme a una autorizacin general o especfica de la alta gerencia de las empresas. Las operaciones se registran en forma precisa para: 1. Permitir la preparacin de estados financieros ajustados a los principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base de contabilidad aceptada. 2. Mantener la salvaguarda de los activos, tanto fijos como inventarios necesarios para atender las rdenes de produccin/trabajo que los clientes colocan con las empresas. 3. La contabilidad de los activos se compara a intervalos razonables con los activos existentes, debindose tomar las medidas necesarias respecto a cualquier diferencia que pueda surgir. 7

III.

Sistema de Presupuesto

A. Definicin del sistema presupuestario

El sistema presupuestario incluye un conjunto de actividades que expresan, en trminos monetarios, la planificacin y control de la ejecucin de actividades especficas de la empresa. Este sistema permite medir el logro de los objetivos y metas; minimizar la toma de decisiones por los cambios eventuales e inesperados y prev la aplicacin de las acciones correctivas que fuesen necesarias al detectar variaciones en el sistema presupuestario (ingresos y egresos), incluyendo actividades de conformacin y ejecucin. El presupuesto es una herramienta gerencial que contiene los planes operativos expresados en cifras financieras y metas a alcanzar y que la dependencia ha definido para lograr los objetivos especficos que se ha planteado para el perodo presupuestado. La definicin y clculo de las proyecciones es el primer paso del proceso de presupuesto. El beneficio real del presupuesto se obtiene durante la ejecucin del mismo, a travs de la comparacin de las metas y cifras proyectadas contra los logros reales, as como del anlisis de las variaciones significativas con sus respectivas explicaciones, que se convierten en el elemento retro-alimentador del presupuesto, para reorientar los esfuerzos operativos y administrativos. Esto hace necesario evaluar el resultado de las diferentes rdenes de trabajo/produccin que se han ejecutado dentro de un perodo especfico de tiempo, con el objetivo de medir la eficiencia del presupuesto realizado por cada uno de ellos. Las fases a seguir para la elaboracin del presupuesto, el cual debe ser sometido al conocimiento y aprobacin de la Gerencia General, son las siguientes: 1. Definicin de la visin y misin de la empresa, que permita tener una visin a largo plazo. 2. Definicin de la propuesta presentada al cliente, detallando los productos y servicios necesarios para cumplir con los entregables definidos en este documento. 8

3. Determinacin de los recursos disponibles y necesarios para cumplir con los objetivos previamente definidos y con las propuestas presentadas a los diferentes clientes. 4. Determinacin de los gastos que implicar cada una de las actividades planeadas. Es importante que aqu participen los encargados de las diferentes unidades involucradas. 5. Preparacin del presupuesto y autorizacin de la Gerencia General. 6. Control de resultados a travs de la ejecucin presupuestaria. Para el desarrollo adecuado y ordenado de las actividades anteriormente descritas es necesario haber concluido una etapa previa y bien estructurada de Planificacin Operativa, en la cual se fijan y establecen las metas que se pretende alcanzar antes de llevar a cabo la preparacin especfica del presupuesto para poder, posteriormente, poder desarrollar el control de los resultados. Estas fases constituyen el marco general para la preparacin del presupuesto. El sistema presupuestario deber contar con las siguientes variables: 1. Base de Datos: Para establecer presupuestos operativos que sean realmente tiles para el control administrativo, se crear una adecuada base de datos histricos que contenga los ingresos, egresos por rubro y rdenes de trabajo/produccin colocados por los diferentes clientes con la empresa. 2. Clasificacin Presupuestaria: Los mismos cdigos asignados a las cuentas contables de ingresos y egresos, sern utilizados para los rubros correspondientes de presupuesto. 3. Asociacin Contable/Presupuestaria: Los registros contables permitirn hacer simultneamente los registros de ejecucin presupuestaria, dado que tienen asignado el mismo cdigo de identificacin. Posteriormente, se generarn reportes que permitan realizar anlisis de las variaciones y, en funcin de ello, se tomarn las decisiones pertinentes para lograr una adecuada gestin.

4. Planificacin Operativa: Es necesario que el presupuesto se conforme con base en las acciones claves que fueron identificadas en el Plan Operativo Anual General y con los presupuestos individuales realizados para las rdenes de trabajo/produccin abiertos por los diferentes clientes. Esta accin evitar que el presupuesto operativo sea solamente una repeticin de lo presentado en aos anteriores y, por el contrario, permita realizar un anlisis realista y objetivo. 5. Control de Ejecucin: La labor realizada por los diferentes miembros de las unidades administrativas para conformar el presupuesto de sus actividades, debe ser complementada por el control de su ejecucin, detectando las variaciones reales (presupuesto contra resultados reales) y documentar los motivos de las variaciones cuando stas sean mayores del 10%. 6. Generacin de los Informes: Como parte del proceso de control de la ejecucin del presupuesto, es necesario generar informes y presentarlos a la autoridad superior para su conocimiento, aprobacin o toma de decisiones pertinentes.

B. Objetivos del sistema de presupuesto

Se requiere que el control de las operaciones se efecte de acuerdo con la planificacin derivada de las polticas, objetivos y metas de la empresa. Parte de la responsabilidad de la Gerencia General o de la persona designada, ser controlar el flujo del efectivo y su aplicacin en la ejecucin del presupuesto. Lo anterior implica que, como parte de los registros y controles del sistema de informacin, existan mecanismos sencillos y dinmicos para obtener los datos a reportar en una forma oportuna y confiable. La conformacin del presupuesto se establece inicialmente en el mbito de cada orden de trabajo/produccin. El proceso inicia con la preparacin de un plan individual de los responsables de cada rea, mismo que debe basarse en los objetivos estratgicos y debe incluir las acciones a ejecutar en un perodo determinado de tiempo (un ao) y, en forma detallada, la integracin de los montos requeridos para la ejecucin de cada una de las rdenes de trabajo/produccin con los montos que se proyecten. Posteriormente, el presupuesto consolidado debe ser autorizado por la alta gerencia de la empresa.

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Una vez que todos los planes han sido enfocados hacia los objetivos de la empresa, stos deben combinarse para formar un plan general y un presupuesto nico que debe ser analizado para la planificacin operativa de las empresas, con el cual se cubrirn las necesidades. Durante este proceso existirn modificaciones a las asignaciones originales presentadas en los presupuestos particulares de cada unidad administrativa, las cuales deben ser comunicadas a la Gerencia General, con el objeto de crear una comunicacin continua sobre la disponibilidad presupuestaria que tendr para el desarrollo de sus actividades. El presupuesto debe mantener la flexibilidad necesaria para que se pueda modificar con el transcurso de las actividades. Las modificaciones a las que sea sometido deben estar relacionadas con cambios en los planes originales no contemplados en la planificacin original, mantenindose el esquema y requisitos de aprobacin. Conformado el presupuesto e iniciadas las actividades, la ejecucin presupuestaria ser controlada y analizada para el adecuado alcance de lo planificado. Este control se requiere desde dos puntos de vista: la comparacin del presupuesto con base acumulativa, en donde se aplican las provisiones y compromisos como parte de la ejecucin. Por otra parte, la comparacin del presupuesto se har con base en los presupuestos especficos por cada orden de trabajo/produccin, para asegurar los resultados esperados en especfico con cada proyecto que se est desarrollando Para lograr una adecuada conformacin presupuestaria, es necesario que se apliquen las polticas generales, normas de control y los procedimientos operativos que se describen a continuacin:

C. Polticas
La Gerencia General de la empresa o la persona designada por ella, definir las lneas de accin que se debern tomar en cuenta tanto para el presupuesto de operaciones como para los presupuestos de rdenes de trabajo/produccin colocadas por los clientes. Se establecer un Plan Operativo claramente definido, mediante el cual se obtendr una coordinacin de las diferentes actividades que se llevan a cabo, buscando la consecucin de los objetivos, polticas y metas definidos con anterioridad. Con base en dicho plan se preparar el presupuesto en el que se deber mantener un control especfico en relacin a los gastos reales que se van realizando sobre partidas presupuestarias aprobadas en la empresa. 11

Se determinarn las variaciones entre el presupuesto y la ejecucin del mismo, con el objetivo de obtener la informacin necesaria y as orientar la adopcin de las medidas correctivas en forma oportuna de ser necesario. La ejecucin presupuestaria se basa en la proyeccin de sus gastos, cuyas erogaciones reales debern obtenerse de los registros contables.

D. Normas de control
El Gerente General o la persona designada por l, elaborar un calendario de las fechas tentativas para la formulacin del presupuesto para el nuevo perodo contable. El Gerente General o la persona designada por l, ser el encargado de velar porque se cumplan los plazos establecidos para la conformacin del presupuesto de la empresa. Para la elaboracin del presupuesto se utilizar la misma nomenclatura que se usa para la contabilidad y se har tomando en cuenta un enfoque de flujo de efectivo. El presupuesto de la empresa es responsabilidad del Gerente General o la persona designada por l, quien presentar informes de ejecucin mensualmente. El Gerente General o la persona designada por l, analizar el presupuesto preparado. Se proceder a la revisin preliminar de las cifras y comentarios de soporte, aclarando cualquier inquietud u observacin que se presente.

E. Procedimientos operativos
Responsable Procedimiento 1. Establece las polticas generales para el diseo presupuestario, fechas, compromisos, planes estratgicos y todos los elementos importantes que se deban considerar en un panorama de operacin anual. 2. Rene al personal involucrado en la elaboracin del presupuesto y transmite todo el esquema y panorama de planeacin, les informa sobre fechas lmite y responsabilidades especficas.

El Gerente General o la persona designada por l

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Encargado de cada rea operativa

3. Elabora el presupuesto de gastos para cada coordinacin, rea administrativa y orden de trabajo/produccin de la empresa, tomando en cuenta las necesidades de recursos que surgirn en la ejecucin del programa operativo y lo traslada en el respectivo formato al Gerente General o a la persona designada por l. 4. Integra el presupuesto de gastos de las diferentes coordinaciones de la empresa. 5. Prepara el presupuesto de ingresos y gastos contemplando las necesidades de las diferentes actividades que se desarrollan o se desarrollarn.

El Gerente General o designado

6. Sostiene reuniones de consulta, solicitudes de informacin y validacin de datos con los encargados de las diferentes unidades de la empresa, con el propsito de depurar y estructurar adecuadamente el presupuesto. Entrega versiones finales en medio magntico, de acuerdo a la calendarizacin establecida. 7. Con el presupuesto integrado y con la informacin de soporte necesaria, traslada el presupuesto al responsable de su aprobacin final.

Responsable de la aprobacin final del presupuesto

8. Recibe el presupuesto, analiza, depura en el sistema y aprueba los presupuestos. 9. Gestiona la impresin definitiva del presupuesto para su presentacin a la autoridad responsable de su aprobacin. 10. Imprime el presupuesto de ingresos y gastos y lo presenta a la instancia responsable de la autorizacin final.

El Gerente General o designado Autoridad responsable de la autorizacin final del presupuesto El Gerente General o designado

11.

Recibe el presupuesto y lo revisa. Si tiene algn comentario lo traslada al Gerente General o a la persona designada por l para que haga las correcciones correspondientes. Recibe el presupuesto, hace los ajustes correspondientes y traslada cada segmento de presupuesto al coordinador correspondiente para que se observe la ejecucin presupuestaria aprobada.

12.

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F. Aplicacin de formularios
A continuacin se explican las caractersticas principales de los formularios a ser utilizados en la conformacin y ejecucin del presupuesto, considerando los aspectos relacionados con usos, objetivos e incorporacin de datos. a) Presupuesto de Ingresos (Anexo A): En este formato se describen todos los ingresos que se tienen programado recibir en el ciclo contable. b) Presupuesto de Egresos (Anexo B): En este formato se describen todos los recursos necesarios para atender una orden de trabajo/produccin. c) Comportamiento Presupuestario (Anexo C): La utilizacin de este formulario corresponde al Gerente General o a la persona designada por l. Por medio del uso de este formulario se puede realizar un anlisis minucioso de los gastos reales contra los proyectados y, en funcin de ello, prever con anticipacin acciones o decisiones para corregir o modificar. Este reporte se puede generar por coordinaciones y por detalle de gastos.

G. Reprogramacin presupuestaria
En el desarrollo de la ejecucin del presupuesto existen variables internas y externas que no pueden ser controladas por los responsables de las diferentes reas de la empresa, por lo que las cifras estn sujetas a cambios que afectan la conformacin originalmente planificada. Las reprogramaciones, como poltica general, pueden derivarse nicamente de los siguientes conceptos: 1. Por cambios en los objetivos y metas originales del plan de accin, afectndose las actividades a desarrollarse en un nivel de detalle. 2. Por efectos significativos en el poder adquisitivo de la moneda, derivados de una tasa inflacionaria no contemplada en el momento de la elaboracin del plan de accin. Esto conlleva que al reprogramar disponibilidades, se afecten en algn grado las metas, objetivos o actividades programadas. A continuacin se muestran las clases de reprogramaciones que pudieran surgir en el desarrollo de la ejecucin presupuestaria:

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1. Reprogramaciones entre departamentos de la empresa: Surgen por cambios en los objetivos y metas del proyecto, siendo re-programadas por consentimiento mutuo. 2. Reprogramaciones a nivel de detalle u objeto especfico: Requerirn nicamente una autorizacin interna del Gerente General o de la persona designada por l.

IV.

Sistema de Contabilidad Financiera

En esta seccin del manual se presentan las principales polticas contables que conforman el marco de referencia para el registro de las operaciones realizadas por la empresa. Tambin se incluye en esta seccin la estructura de codificacin contable. El propsito del sistema de contabilidad financiera diseado consiste en el registro oportuno de todas las actividades de naturaleza operativa financiera, con el objetivo de presentar los resultados de estas operaciones en los diferentes informes financieros establecidos para tal fin.

A. Polticas de registro contable

A continuacin se resumen las principales polticas de registro contable a ser utilizadas por la empresa: a) Base del Sistema de Registro Institucional: Para el registro de sus operaciones financieras se sugiere utilizar el sistema de acumulacin. b) rdenes de Trabajo/Produccin: Los estados financieros de la empresa sern preparados sobre la base acumulativa. No obstante, para propsitos de obtener informacin particular de las rdenes de trabajo/produccin se prepararn reportes particulares. c) Perodo Contable: El perodo que comprende al ejercicio contable de la empresa obedecer a lo que especifica el cdigo tributario guatemalteco que es de un ao, comprendido desde el 1 de enero al 31 de diciembre de cada ao. d) Homogeneidad de los Registros: Las operaciones que se registren en la contabilidad se harn en Quetzales. Todos los ingresos percibidos en moneda extranjera sern convertidos al tipo de cambio del da en que se realice la operacin, de acuerdo a la publicacin oficial en el diario de mayor circulacin. e) Cuentas Bancarias: Los fondos manejados por la empresa debern ser depositados en cuentas bancarias independientes, a nombre de la misma. 15

f)

g) h)

i) j)

k)

l)

Moneda Extranjera: El sistema contable diseado incluye cuentas para registrar moneda extranjera. Las transacciones en moneda extranjera se valuarn a la tasa de cambio promedio vigente a la fecha de la operacin segn el Banco de Guatemala. Al final de cada mes se actualizarn los saldos de las cuentas bancarias en moneda extranjera correspondiente a esta fecha; ajustando el diferencial cambiario, si lo hubiere, como ganancia o prdida cambiaria en las respectivas prdidas y ganancias y/o gastos. No se reconocer diferencial cambiario cuando las divisas nicamente sean transferidas de una cuenta bancaria a otra. Registros Contables: Los registros contables de la empresa se llevarn en Quetzales para cumplir con los requisitos del cdigo tributario vigente. Registros Electrnicos: De ser posible, la Gerencia General deber proveer un software que generar todos los reportes requeridos de manera automtica y se minimizar la generacin de informes que no surjan del mismo sistema. Valuacin de las Inversiones Temporales: Las inversiones temporales deben valuarse y registrarse al costo de adquisicin. Valuacin de los Inventarios: Los inventarios sern manejados contablemente a travs de las siguientes premisas: 1. Sern valuados a su costo de adquisicin o valor de mercado, el que sea menor. 2. El mtodo de valuacin a utilizar ser el de costo promedio, llevndose registros auxiliares para el control de los inventarios. Valuacin de los Activos Permanentes: Se considerarn activos permanentes aquellos bienes cuya vida til se estime mayor de un ao y su costo de adquisicin o de donacin sea mayor o igual a cien dlares estadounidenses (US$ 100.00) o su equivalente en moneda nacional. Para los bienes cuyo costo sea menor a este monto, deber llevarse un control administrativo. Para la valuacin de los activos permanentes se tomar en cuenta aquellos bienes comprados directamente por la empresa con el objetivo de ser utilizados como maquinaria o equipo. Depreciaciones: El mtodo para depreciacin ser el de lnea recta, aplicando para los bienes depreciables la siguiente tabla para estimar el perodo de vida til: Concepto Edificios Mobiliario y equipo de oficina Equipo de Computacin Vehculos 16 Tiempo / Porcentaje 20 aos 5% 5 aos 20% 3 aos 33.33% 5 aos 20% 5% 20%

33.33% 20%

m) Ingresos: El registro de los pagos que recibe la empresa por los bienes o servicios que le presta a sus clientes, amparados por la debida factura. n) Egresos: Los gastos de la empresa se reconocern cuando hayan sido incurridos sin importar la fecha en la que sean pagados.

B. Estructura de la codificacin contable

Esta seccin del manual tiene como finalidad mostrar la estructura de la codificacin contable, permitindole al usuario una rpida identificacin del cdigo requerido para el registro de las operaciones. La estructura de codificacin utilizada permite la incorporacin de cuentas adicionales al catlogo, conforme a las necesidades futuras de informacin, manteniendo la consistencia en el registro monetario y cronolgico de todas las transacciones, considerando en forma integral los aspectos contables y presupuestarios, as como los de control interno contable, ejercidos a travs de registros auxiliares. En el siguiente grfico se describen los diferentes niveles de los que consta la estructura contable y su relacin.

Concepto

Cdigo 1 2 Activo Pasivo Patrimonio Ingresos Egresos Administracin

Coordinacin

Rubro

3 4 5 100

Centro de Costo 200 Depto. A (Corte)

17

300 400 100 Cuenta de Detalle 120 129

Depto. B (Costura) Depto. C (Control de Calidad) Gastos de Operacin Sueldos y Salarios personal temporal Sueldos

Basados en la segregacin requerida por el sistema de informacin, la estructura del cdigo contable es la siguiente:

Los cdigos auxiliares sern aplicados en las cuentas que necesiten manejar registros auxiliares, conforme stos se requieran. La explicacin de cada una de las partes de la estructura del cdigo contable es la siguiente:

18

Rubro 1. 2. 3. 4.
5.

Activos: Grupo que controla y registra la disponibilidad, los bienes y los derechos adquiridos por la empresa. Pasivos: Grupo que controla y registra las obligaciones generadas por las actividades que se desarrollan por la dependencia. Fondo patrimonial: En esta cuenta se registran los valores por concepto de activos donados, resultado del ejercicio actual y de otros ejercicios. Ingresos: Grupo que controla los ingresos de la empresa provenientes de la venta de bienes o servicios. Gastos: Grupo de cuentas que acumulan por perodos anuales, los gastos directos incurridos para la elaboracin de los bienes ofrecidos a los clientes o la prestacin de servicios

Centro de Costo Para definir la unidad administrativa o la orden de trabajo/produccin a la que corresponde el registro contable que se realiza, debe asignarse el cdigo respectivo a cada centro de costo segn corresponda. Tomando como base el organigrama actual de la empresa y el listado de rdenes abiertas existentes y futuras:
Centro de Costo Departamento de Produccin Diseo Patronaje Corte Costura Empaque y Despacho Administracin Compras Contabilidad Bodegas Recursos Humanos Gerencia General 200 201 202 203 204 Coordinacin 100 101 102 103 104 Cdigo

19

Cuenta de Detalle Este nivel identifica un grado mayor de detalle de cuentas, sobre una jerarqua de acumulacin. Identifica el mayor nivel de segregacin contable que se considera necesaria para la correcta interpretacin de los estados financieros. Para las cuentas de gastos es necesario estandarizar la codificacin de cuentas de detalle para facilitar la organizacin de la informacin. Ms an, con el propsito de presentar reportes con el adecuado nivel de detalle (informacin gerencial), se establecen los centros de costo (cuenta), los cuales permiten agrupar los gastos de acuerdo a su homogeneidad o naturaleza.

V.

Flujo de la Informacin Financiera

A. Clases de registro contable
En los registros contables deben operarse peridicamente las transacciones financieras de ingresos, egresos de efectivo y las transacciones que no involucran manejo de efectivo pero que son registradas por medio de partidas de diario. Para la operacin contable, es necesario que la empresa lleve en forma computarizada los siguientes registros: 1. Auxiliares: Este registro identifica las distintas integraciones necesarias para la adecuada presentacin, interpretacin y control de cada una de las cuentas contables que as lo requieran, tal es el caso de las cuentas por cobrar y pagar. Registro diario: Este registro debe controlar y presentar el movimiento diario de las operaciones, ya sean internas o que correspondan a la ejecucin de rdenes de trabajo/produccin, identificando el nmero de partida, cuenta y/o descripcin, montos de dbito y montos de crdito. Saldos acumulados: Este registro debe controlar y presentar el saldo acumulado de cada cuenta utilizada para el registro de sus operaciones, derivadas de la ejecucin rdenes de trabajo/produccin.

2.

3.

B. Documentos fuente para el registro de transacciones contables

20

El sistema contable de registro utilizar el procedimiento de alimentacin de la informacin al sistema contable computarizado, a travs de los diferentes mdulos y documentos fuente que generan movimientos en la contabilidad. Esta alimentacin se har por medio de una partida de diario. Los documentos fuente a utilizar, como parte del sistema contable de registro son: 1. Factura: ste es el nico documento que puede respaldar una cuenta por cobrar. Debe ir acompaado de un Recibo de Caja. 2. Cheque Voucher: En el software de contabilidad, los cheques voucher o normales se anotarn en las partidas para registrar contablemente todas las salidas de efectivo a travs de los bancos, como consecuencia de los pagos efectuados a proveedores, acreedores, sueldos, prestaciones, prstamos, etc. 3. Partida de Diario: La partida de diario es el formulario por medio del cual se registran contablemente las transacciones no registradas con los documentos anteriores o para hacer ajustes o correcciones a los registros. Los formularios sern emitidos por el Contador General, conforme se requieran registros y/o ajustes a las cantidades y cuentas previamente registradas. Para el control de las partidas de diario se llevar una numeracin correlativa, cuyo nmero se asignar conforme se emitan y revisen, hasta llegar a su registro en el sistema computarizado cuya numeracin ser automtica. La documentacin de soporte para este tipo de partida sern facturas recibidas de los proveedores, hojas de clculo de intereses, depreciaciones, memoranda, notas de cargo o abono de los bancos, etc.

C.

Documentos de modificaciones

Solicitud de cambios al sistema de presupuesto: Este formulario se utilizar cuando surja la necesidad de crear, anular o modificar determinadas partidas presupuestarias y tiene como propsito documentar, para su registro contable, toda modificacin al presupuesto mensual y/o anual de la Dependencia. El visto bueno del Gerente General o la persona que l designe, es requisito imprescindible para su procesamiento contable y presupuestario, el formato a utilizar se muestra en el Anexo E. Solicitud de cambios al catlogo de cuentas: Esta forma tiene como propsito documentar toda modificacin (adiciones o eliminacin de cuentas) al catlogo de cuentas establecido inicialmente y es derivado de la necesidad de crear, anular o modificar determinado grupo, Coordinacin, rengln financiero, etc. por situaciones debidamente justificadas. 21

Para poder operar modificaciones al catlogo de cuentas original, se debe contar con la autorizacin de la autoridad competente. El formato a utilizar se muestra en el Anexo F.

D. Informes a generar
El objetivo del sistema de informacin es proporcionar datos financieros, presupuestarios y estadsticos que cubran las necesidades de la administracin y los requerimientos de informacin sobre el resultado particular de las diferentes rdenes de trabajo/produccin. El sistema de informacin financiera ha sido diseado para que pueda ser generado independientemente del sistema de registro que se utilice. Los informes que se generan en el sistema computarizado son los siguientes: Balance General El propsito de este informe es presentar la situacin financiera de la empresa a una fecha determinada. Su frecuencia de emisin puede ser mensual, anual o por perodos diferentes segn la necesidad. Estado de Resultados El estado de resultados es el informe que presenta los resultados de las operaciones de la empresa por un perodo de tiempo determinado. Dentro de su contenido se presentan los ingresos y gastos totales. Este reporte se puede emitir con las cifras del mes o las acumuladas del perodo a que corresponde. Otra versin diferente es la que contempla nicamente el resultado obtenido en una orden de trabajo/produccin. Su frecuencia de emisin puede ser mensual, anual o por perodos menores segn se requiera. Flujo de Efectivo En este formato se detallan los ingresos y salidas de efectivo proyectados a diferentes plazos de tiempo, con la nica intensin de contemplar las necesidades de efectivo y la oportunidad de hacer inversiones temporales.

VI.

Actualizacin de Manual
El ambiente dinmico y creciente en el cual se desarrollan las actividades de la empresa y la importancia de las mismas, debe ser reflejado a travs de sus polticas y 22

procedimientos. Para cumplir con este fin se requiere de un sistema que permita actualizar el manual, que sea fcil de entender y accesible para todos los usuarios. Los cambios en el organigrama que se produzcan por el crecimiento o transformacin de las unidades administrativas afectarn directamente muchas de las variables definidas en este manual. Por esta razn, es necesario que estos cambios sean documentados y que las modificaciones sean presentadas formalmente al Gerente General o a la persona que l designe, para su aprobacin e implementacin en el sistema financiero contable. A continuacin se presenta el proceso de actualizacin describiendo los pasos correspondientes: Proceso para actualizar el Manual Financiero Contable:

Responsable

Actividad 1. Identifica la necesidad de hacer modificaciones. 2. Llena el formulario de solicitud para actualizar el Manual Financiero Contable (Anexo G), indicando en forma breve las razones que justifican los cambios sugeridos. Adjunta un borrador del texto relevante y lo enva al Gerente General o a la persona que l designe. Por ejemplo, si se trata de suprimir una parte, incluye la(s) pgina(s) pertinente(s) y marca la parte destinada a suprimirse. 3. Si considera til y conveniente la modificacin, lo indica en el formulario y aprueba o rechaza el cambio.

Usuario

Gerente General o persona designada

4. Traslada la notificacin sobre la aceptacin o rechazo a la solicitud de cambio en el Manual Financiero a la persona responsable de hacer los cambios autorizados. 5. Efecta los cambios en el Manual Financiero Contable

Responsable de hacer los cambios Gerente General o persona designada

6. Confirma que los cambios se hayan efectuado y da por finalizada la operacin.

23

VII. Catlogo de Cuentas

El presente catlogo muestra el detalle de las cuentas que se identifican como necesarias en la gestin administrativa de las PYMES del sector textil.

1-000-000 1-000-100 1-000-200 1-000-300 1-000-400 1-000-500 1-000-501 1-000-502 1-000-503 1-000-504 1-000-600 1-000-601 1-000-602 Caja Bancos Cuentas por cobrar Fondos por liquidar Inventarios Materia prima Producto terminado

Activo

Insumos varios para la produccin Insumos generales para administracin Gastos pagados por anticipado Seguros pagados por anticipado Derechos pagados por anticipado

24

1-000-700

Activo Fijo Maquinaria y equipo Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo Equipo de computacin Depreciacin acumulada de equipo de computacin Vehculos Depreciacin acumulada de vehculos Edificios Depreciacin acumulada de edificios Depreciacin acumulada de activo fijo

1-000-701
1-000-901 1-000-702 1-000-902 1-000-703 1-000-903 1-000-704 1-000-904 1-000-900

2-000-000 2-000-100 2-000-200 2-000-300 2-000-400 2-000-500 2-000-600 2-000-700 Proveedores Documentos por pagar Acreedores varios Fondos por liquidar

Pasivo

Prstamos por pagar a corto plazo Otras cuentas por pagar Prstamos a pagar a largo plazo

3-000-000 3-000-100 3-000-200 Patrimonio

Fondo Patrimonial

Supervit por revaluacin 25

4-000-000 4-000-001 4-000-002 Ingresos por Venta Directa

Ingreso

Ingresos por servicios Sub-contratados

5-000-000

Costos de Funcionamiento

5-000-100 5-000-101 5-000-102 5-000-103 5-000-104 5-000-105 5-000-106 5-000-107 5-000-108 5-000-109

Costo de Mano de Obra de Produccin Sueldos y salarios Sueldos y salarios extraordinarios Asuetos Bonificacin Cuotas patronales Indemnizacin Aguinaldo Bono 14 Vacaciones

26

5-000-200 5-000-201 5-000-202 5-000-203 5-000-204 5-000-205 5-000-206 5-000-207 5-000-208 5-000-209 Sueldos y salarios

Gastos de Administracin

Sueldos y salarios extraordinarios Asuetos Bonificacin Cuotas patronales Indemnizacin Aguinaldo Bono 14 Vacaciones

5-000-300 5-000-301 5-000-302 5-000-303 5-000-304 5-000-305

Materias Primas e insumos de Produccin Insumos y materiales Combustibles y lubricantes Repuestos y reparaciones Materiales Otros gastos

27

5-000-400 5-000-401 5-000-402 5-000-403 5-000-404 5-000-405 5-000-406 5-000-407 5-000-500 5-000-501 5-000-502 5-000-503 5-000-504 5-000-505 5-000-506 Electricidad Agua

Servicios Bsicos

Telfono y fax e internet Correos y encomiendas Impresin, encuadernacin y reproduccin Transporte de personas Fletes Arrendamientos y Derechos Arrendamiento de edificios y locales Arrendamiento de mquinas y equipos de oficina Arrendamiento de medios de transporte Arrendamiento de otras mquinas y equipo Arrendamiento de equipo de cmputo Derechos de bienes intangibles (Lneas Telefnicas)

28

5-000-600 5-000-601 5-000-602 5-000-603 5-000-604 5-000-605 5-000-606 5-000-607

Costos y Gastos de Operacin y Mantenimiento Mantenimiento y reparacin de mobiliario y equipo de oficina Mantenimiento y reparacin de medios de transporte Mantenimiento y reparacin de equipo para comunicaciones Mantenimiento y reparacin de equipo de cmputo Mantenimiento y reparacin de maquinaria y equipo Mantenimiento y reparacin de edificios Mantenimiento y reparacin de instalaciones

5-000-700 5-000-701 5-000-702 5-000-703 5-000-704 5-000-705 5-000-799

Servicios Tcnicos y Profesionales Estudios, investigaciones y proyectos de factibilidad Servicios jurdicos Servicios econmicos, contables y de auditora Servicios de capacitacin Servicios de informtica y aspectos computarizados Otros estudios y/o servicios

29

5-000-800 5-000-801 5-000-802 5-000-803 5-000-804 5-000-805 5-000-899

Otros Servicios no Personales Primas y gastos de seguros y fianzas Otras comisiones y gastos bancarios Impuestos, derechos y tasas Servicios de atencin y protocolo Servicios de vigilancia Otros Servicios no personales

5-000-900 5-000-901 5-000-902 5-000-903 5-000-904 5-000-906

Depreciaciones Gasto Depreciacin de mobiliario y equipo Depreciacin de equipo de computacin Depreciacin de vehculos Depreciacin de edificios Depreciacin de otros activos fijos

30

VIII. Manual de Aplicacin

A. 1-000-000 Activo
Est Constituido por los bienes y derechos que posee la empresa para el desarrollo de sus operaciones. Tambin incluye los derechos adquiridos, es decir, los derechos a futuro que se darn en una fecha determinada y en ese momento se reconocern como activos. El saldo de las cuentas que lo representan ser generalmente deudor.
Cuenta N 1-000-100 ACTIVO Caja

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Registra y controla los fondos en efectivo destinados a ser manejados a travs de una caja chica. Dentro de sta se encuentran: 1-000-101 caja chica central 1-000.102 caja chica XX 1-000.103 caja chica XXY

Se carga: Se abona:

Con el monto de creacin de la caja chica. Con el cargo a la cuenta de banco cuando se cierre la caja chica

31

Cuenta N 1-000-200

ACTIVO Bancos

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Registra y controla los depsitos y cheques girados en bancos e instituciones financieras. Algunas de estas cuentas pueden formase como un fondo rotativo para cubrir los gastos de operacin y funcionamiento de la empresa. Estn a cargo de la persona que se determine como responsable por el Gerente General. Se pueden encontrar cuentas en quetzales o en US$ dlares. 1-000-201 Cuenta en el banco X 1-000-202 Cuenta en el banco Y 1-000-299 Cuenta en el banco XYZ

Se carga: Se abona:

Con los depsitos realizados por la empresa y por las notas de crdito emitidas por el banco. Con los cheques que se emiten para cumplir los compromisos de la empresa.

Cuenta N 1-000-300

ACTIVO Cuentas por Cobrar

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Registra el derecho derivado de las obligaciones contradas por los clientes con la empresa. Dentro de estas cuentas se encuentran las siguientes: 1-000-301 Clientes 1-000-302 Empleados y Funcionarios

Se carga: Se abona:

Con el comprobante del compromiso de pago de los clientes (facturas) o de los empleados y funcionarios. Con el monto entregado por los clientes, empleados o funcionarios para liquidar la cuenta por cobrar.

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Cuenta N 1-000-400

ACTIVO Fondos por Liquidar

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Registra los fondos que se le entregan a empleados o funcionarios para que realicen la liquidacin posterior con los comprobantes que correspondan. 1-000-401 Fondo por liquidar empleados 1-000-402 Fondos por liquidar funcionarios

Se carga: Se abona:

Con el valor del efectivo entregado. Cuando se liquida el fondo, segn la entrega de los comprobantes contables debidamente autorizados por el responsable nombrado para tal efecto por el Gerente General.

Cuenta N 1-000-500

ACTIVO Inventarios

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Controla y registra la materia prima, los materiales y suministros adquiridos. Su saldo identifica el valor, en libros, de la existencia de materiales y suministros. Dentro de esta cuenta se registran las siguientes sub-cuentas: 1-000-501 Materia prima 1-000-502 Producto terminado 1-000-503 Insumos varios para la produccin 1-000-504 Insumos varios para la administracin

Se carga: Se abona:

Con el valor de compra o recepcin y la nota de ingreso al almacn de los artculos que pueden ser inventariados, al momento de ingresar al almacn de la empresa Con el costo de los materiales o suministros al momento de ser retirados del almacn con el documento de respaldo correspondiente.

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Cuenta N 1-000-600

ACTIVO Gastos Pagados por anticipado

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Registra el valor de los pagos de servicios realizados por anticipado. 1-000-601 Seguros pagados por anticipado 1-000-602 Alquileres pagados por anticipado 1-000-603 Derechos pagados por anticipado

Se carga:

Con el desembolso en concepto de pago anticipado realizado por la empresa Con la amortizacin de la porcin del gasto, conforme vencen los perodos que se cubren, registrando dicho valor directamente en el gasto.

Se abona:

Cuenta N 1-000-700

ACTIVO Activo Fijo

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Registra el valor de la maquinaria, mobiliario y equipo de oficina y vehculos que tiene la empresa para desarrollar sus actividades industriales y comerciales. 1-000-701 Maquinaria y equipo 1-000-702 Equipo de computacin 1-000-703 Vehculos 1-000-704 Edificios

Se carga: Se abona:

Con el valor de adquisicin o donacin del bien mueble o inmueble de la empresa. Con la baja del activo fijo.

34

Cuenta N 1-000-900

ACTIVO Depreciaciones Acumuladas

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Registra el valor que la Ley permite reconocer como desgaste de los diferentes activos fijos de la empresa. Esta es una cuenta reguladora, es decir que disminuye el valor neto de las cuentas a las que afecta, con el objetivo de reconocer el gasto acumulado de los bienes especficos. 1-000-901 Depreciacin acumulada de maquinaria y equipo 1-000-902 Depreciacin acumulada de equipo de computacin 1-000-903 Depreciacin acumulada de vehculos 1-000-904 Depreciacin acumulada de edificios

Se carga:

Con la contrapartida que se debe generar al momento de dar de baja el bien al que regula. Con el valor de la cuenta correspondiente de gasto.

Se abona:

35

B. 2-000-000 Pasivo
Lo constituyen todas las deudas y obligaciones a corto, mediano y largo plazo que tiene la empresa con terceras personas. El saldo de las cuentas que lo representan ser Acreedor.
Cuenta N 2-000-100 PASIVO Proveedores

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR Descripcin: Registra los compromisos que la empresa adquiere con terceros, por concepto de compra de materia prima o insumos necesarios para la produccin y el funcionamiento normal de la empresa. Con los abonos parciales o cancelaciones de las facturas. Con el valor de los compromisos adquiridos.

Se carga: Se abona:

Cuenta N 2-000-200

PASIVO Documentos por Pagar

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

Registra y controla la parte corriente de las obligaciones por pagar a un plazo menor de un ao, cuyo valor es plenamente conocido y amparado por medio de documentacin legal apropiada. Con el valor de los pagos efectuados. Con las obligaciones de corto plazo contradas por la adquisicin de bienes, suministros o servicios recibidos, amparados con documentacin formal.

Se carga: Se abona:

36

Cuenta N 2-000-300

PASIVO Acreedores Varios

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

En esta cuenta se registran y controlan todas aquellas obligaciones de corto plazo que corresponden a conceptos distintos al giro normal de la empresa.

Se carga: Se abona:

Con el valor de los pagos efectuados. Con las obligaciones contradas.

Cuenta N 2-000-400

PASIVO Fondos por Liquidar

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

Registra y controla los fondos recibidos por la empresa como anticipos de los clientes y que sern liquidados contra la emisin de facturas por productos o servicios prestados.

Se carga: Se abona:

Contra las facturas que amparan la prestacin de los bienes o servicios. Contra el ingreso de los fondos pagados de manera anticipada por los clientes.

37

Cuenta N 2-000-500

PASIVO Prstamos por Pagar a Corto Plazo

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

Registra y controla los recursos provenientes de prstamos recibidos y que deben ser cancelados en el mismo ao, tambin se considera la porcin corriente de los prstamos a largo plazo.

Se carga: Con el valor de los pagos parciales o totales que se efecten para la amortizacin de la obligacin. Se abona: Con el valor de prstamos contratados a corto plazo y con la porcin corriente de los prstamos a largo plazo.

Cuenta N 2-000-600

PASIVO Otras Cuentas por Pagar a Corto Plazo

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

Registra todos los compromisos contrados en concepto de otras cuentas por pagar con terceros.

Se carga:

Con los pagos efectuados por parte de la empresa.

Se abona:

Con las obligaciones contradas en concepto de otras cuentas por pagar.

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Cuenta N 2-000-700

PASIVO Prstamos por pagar a Largo Plazo

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

Registra y controla los prstamos por pagar, adquiridos a un plazo mayor de un ao.

Se carga:

Con el traslado de la porcin corriente a la cuenta de prstamos por pagar a corto plazo. Con los prstamos por pagar a largo plazo que se adquieran.

Se abona:

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C. 3-000-000 Fondo Patrimonial

Representa el monto de los recursos que son propiedad de los accionistas de la empresa.
Cuenta N 3-000-100 FONDO PATRIMONIAL Patrimonio

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

Registra las aportaciones y las utilidades retenidas y por distribuir a los socios.

Se carga: Se abona:

Al liquidar la empresa o al distribuir utilidades. Con el valor de los aportes recibidos de los socios o con las utilidades de los ejercicios anteriores pendientes de distribuir.

Cuenta N 3-000-200

FONDO PATRIMONIAL Supervit por Revaluacin

Naturaleza del Saldo: ACREEDOR

Descripcin:

Registra el valor del revalo del activo fijo.

Se carga:

Cuando se realiza o se vende un activo revaluado, tomando en cuenta el procedimiento establecido por la SAT. Con el valor de la revaluacin que se lleva a cabo al bien mueble o inmueble correspondiente.

Se abona:

40

D. 4-000-000 INGRESOS
Valores que ingresan a la empresa, provenientes de los productos o servicios que se prestan a los clientes. Con el objetivo de hacer un anlisis de rentabilidad de las diferentes rdenes de compra, este manual sugiere que se haga un cdigo que permita registrar las rdenes de trabajo separadas de manera individual:
Cuenta N 4-000-000 Naturaleza del Saldo: ACREEDOR INGRESO

Descripcin:

Registra los ingresos de la empresa por concepto de la venta de productos o de la presentacin de servicios a sus diferentes clientes. 4-000-101 Ingresos por Venta Directa 4-000-102 Ingresos por Servicios Sub-contratados

Se carga: Se abona:

Al cierre del perodo contable, contra las cuenta de gasto. Con los fondos que reciba la empresa como pago de los bienes o servicios prestados a sus clientes.

E. 5-000-000 Costos y Gastos de Operacin y Mantenimiento

Agrupa las diferentes cuentas de gastos ocasionados por el funcionamiento administrativo y operacional de la empresa. 5-000-100 Costo de Mano de Obra de Produccin Retribucin de los colaboradores del rea de produccin, contemplando los conceptos de remuneracin que la legislacin laboral requiere para los empleadores.

41

Cuenta N 5-000-100

GASTO Costo de Mano de Obra de Produccin

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Este sub-grupo comprende las erogaciones en que se incurra por concepto de remuneracin, con el personal de produccin.

5-000-101 Sueldos y salarios 5-000-102 Sueldos y salarios extraordinarios 5-000-103 Asuetos 5-000-104 Bonificacin 5-000-105 Cuotas patronales 5-000-106 Indemnizacin 5-000-107 Aguinaldo 5-000-108 Bono 14 5-000-109 Vacaciones

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos de cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos.

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

42

Cuenta N 5-000-200

GASTO Gastos de Administracin

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Este sub-grupo comprende las erogaciones en que se incurra por concepto de remuneracin, con el personal de Administracin. 5-000-201 Sueldos y salarios 5-000-202 Sueldos y salarios extraordinarios 5-000-203 Asuetos 5-000-204 Bonificacin 5-000-205 Cuotas patronales 5-000-206 Indemnizacin 5-000-207 Aguinaldo 5-000-208 Bono 14 5-000-209 Vacaciones

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos de cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos.

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

43

5-000-300 Materias Primas e insumos de Produccin En esta cuenta se detallan los diferentes materiales e insumos necesarios para llevar a cabo el proceso productivo de cada una de las rdenes de trabajo que se realizan en la empresa.
Cuenta N 5-000-300 GASTO Materias primas e Insumos de Produccin

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Comprende los gastos por servicios de comunicaciones, electricidad, agua y otros servicios pblicos o privados. El trmino pblico debe entenderse en relacin a la naturaleza de los servicios y no a la empresa que los proporcione. 5-000-301 Insumos y materiales 5-000-302 Combustibles y lubricantes 5-000-303 Repuestos y reparaciones 5-000-304 Materiales 5-000-305 Otros gastos

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos de cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos.

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

44

Cuenta N 5-000-400

GASTO Servicios No Personales

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Comprende los gastos generales de la empresa, necesarios para la operacin. A continuacin se indican algunos de ellos como ejemplo. Al momento de implementar las recomendaciones de este manual, ser necesario identificar aquellos conceptos de gasto que no estn incluidos aqu, para asegurar la tabulacin de la informacin necesaria para la Gerencia General. 5-000-401 Electricidad 5-000-402 Agua 5-000-403 Telfono, fax e internet 5-000-404 Correos y encomiendas 5-000-405 Impresin 5-000-406 Transporte de personas 5-000-407 Fletes

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos en cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos.

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

45

Cuenta N 5-000-500

GASTO Arrendamientos y Derechos

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

Comprende gastos por concepto de alquiler que paga la empresa por las instalaciones que utiliza, siendo stas de terceros. En este rubro tambin se contabilizan los pagos por derecho de llave que podran ser requeridos al arrendar una propiedad. 5-000-501 Arrendamiento de edificios y locales 5-000-502 Arrendamiento de mquinas y equipos de oficina 5-000-503 Arrendamiento de medios de transporte 5-000-504 Arrendamiento de otras mquinas y equipo 5-000-505 Arrendamiento de equipo de cmputo 5-000-506 Derechos de bienes intangibles

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos en cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos.

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

46

Cuenta N 5-000-600

GASTO Mantenimiento y Reparacin de Maquinaria y Equipo

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

En esta cuenta se registra el monto gastado en mantenimiento y reparacin de maquinaria y equipo propio. 5-000-601 Mantenimiento y reparacin de mobiliario y equipo de oficina 5-000-602 Mantenimiento y reparacin de medios de transporte 5-000-603 Mantenimiento y reparacin de equipo para comunicaciones 5-000-604 Mantenimiento y reparacin de equipo de cmputo

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos en cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos.

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

47

Cuenta N 5-000-700

GASTO Servicios Profesionales

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

En esta cuenta se registra el monto gastado por la contratacin de servicios profesionales para proyectos especficos. 5-000-701 Estudios, investigaciones y proyectos de factibilidad 5-000-702 Servicios jurdicos y notariales 5-000-703 Servicios econmicos, contables y de auditora 5-000-704 Servicios de capacitacin 5-000-705 Servicios de informtica 5-000-799 Otros servicios

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos en cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

48

Cuenta N 5-000-800

GASTO Otros servicios no personales

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

En esta cuenta se registra el monto gastado por servicios no personales, necesarios para garantizar la continuidad de la operacin de la empresa. 5-000-801 Primas y gastos de seguros y fianzas 5-000-802 Comisiones y gastos bancarios 5-000-803 Impuestos, derechos y tasas 5-000-804 Servicios de vigilancia 5-000-899 Otros servicios

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos en cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos. Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

49

Cuenta N 5-000-900

GASTO Depreciaciones Gasto

Naturaleza del Saldo: DEUDOR

Descripcin:

En esta cuenta se registra la prdida de valor que sufren los activos fijos debido a su uso en un ao. Los porcentajes de descuento que se aplican a stos obedecen a los que se establecen las leyes fiscales correspondientes. 5-000-901 Depreciacin de mobiliario y equipo 5-000-902 Depreciacin de equipo de computacin 5-000-903 Depreciacin de vehculos 5-000-904 Depreciacin de edificios 5-000-999 Depreciacin de otros activos fijos

Se carga: Se abona:

Cuando se registran los gastos en cada una de las sub-cuentas. Al cierre del perodo contable, contra las cuentas de ingresos

Cuando se requiere elaborar una correccin a cuentas de egresos, la cual debe estar previamente autorizada por la autoridad correspondiente.

50

IX.

Anexos

51

A. Presupuesto de Ingresos
Presupuesto de Ingresos
Empresa:
Cdigo Presupuestario

Moneda: Concepto Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

___ Quetzales ___ Dlares Nov Dic TOTAL

-

Totales Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Responsable del Presupuesto Administracin y Finanzas Gerente General 01/01/2011

52

B. Presupuesto de Egresos
Presupuesto de Egresos
Empresa:
Cdigo Presupuestario

Moneda: Concepto Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

___ Quetzales ___ Dlares Nov Dic TOTAL

-

TOTALES Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Responsable del Presupuesto Administracin y Finanzas Gerente General 01/01/2011

53

C. Evaluacin del Presupuesto

Evaluacin de Presupuesto
Empresa:
Fecha del:
Fecha al: Cdigo Presupuesto Descripcin de la Cuenta

Moneda: 01/01/2011 31/01/2011

PPTO Acumulado Mes Anterior Disponible Real % PPTO Acumulado Mes Actual Disponible Real % PPTO

___ Quetzales ___ Dlares

Total Acumulado Real

Disponible

Gastos/Costos de servicios directos

5-000-000 5-000-100 5-000-200 5-000-300 5-000-400 5-000-500 5-000-600 5-000-700 5-000-800 5-000-900

Costos de Funcionamiento Costo de Mano de Obra de Produccin Gastos de Administracin Materias Primas e Insumos de Produccin Servicios Bsicos Arrendamientos y Derechos Costos y Gastos de Operacin y Mantenimiento Servicios Tcnicos y Profesionales Otros Servicios No Personales Depreciaciones Gasto

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha:

Contador General Administracin y Finanzas Gerente General 01/01/2011

54

D. Cheque Voucher

E. Cambios al Sistema Presupuestario

Solicitud de Cambios al Presupuesto
Empresa:
Fecha 01/01/2011 Seor Gerente General: Srvanse autorizar los cambios al presupuesto que se indican a continuacin: Tipo de Operacin* Cdigo de Cuenta Descripcin Balance Inicial Marzo Junio Presupuesto Septiembre Diciembre Total (*) A: Alta, B: Baja, C: Cambios

Moneda: __Quetzales __Dlares

Cambios en Metas que originaron la variacin del presupuesto:

Cambios en Actividades que originaron la variacin del presupuesto:

Observaciones:

Solicitado por: Revisado por: Aprobado por:

Solicitante Administracin y Finanzas Gerente General

56

F. Solicitud de Cambios al Catlogo

Solicitud de Cambios al Catlogo de Cuentas
Empresa:
Moneda: __Quetzales Fecha 01/01/2011 __Dlares Seor Gerente General: Srvanse autorizar los cambios al catlogo de cuentas que se indican a continuacin: Tipo de Operacin* Cdigo Cuenta Actual Nombre de la Cuenta Nuevo Cdigo Contable Nombre de la Cuenta

(*) A: Alta, B: Baja, C: Cambios

Observaciones:

Solicitado por: Revisado por: Aprobado por:

Solicitante Contador General Gerente General

57

G. Solicitud de Cambios al Manual Financiero

58