Asignatura: Fundamentos de administracin Unidad: 2 3.

Las reas funcionales en una organizacin Evidencia Definir las reas funcionales de una empresa

A lo largo de esta asignatura conociste el fundamento administrativo en una organizacin. En la unidad 1, creaste tu propia empresa, posteriormente le diste base y estructura. Ahora, con base en la informacin de las actividades mencionadas, es tiempo de definir las reas funcionales de tu empresa. Por cada rea funcional que exista en la empresa que creaste, menciona: 1. El nombre de los puestos y el nmero de empleados de cada una. 2. La descripcin de las principales funciones por rea.

reas funcionales de la empresa Fashion and Youth (Moda y juventud).

1. Direccin general: Esta consiste en la cabeza de la empresa, es quien sabe hacia dnde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones crticas. Debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma. 1.1. Nombre del puesto: Director general: Sus principales funciones son: -Se encarga de supervisar que todos los departamentos realicen sus funciones correctamente. -Dirigir, controlar y coordinar las acciones del personal, vigilando que todo se realice correctamente para que la empresa pueda crecer. 1.2. Nombre del puesto: Secretaria de direccin: Su funcin bsica es atender el telfono, as como comunicar al personal de la empresa, con el fin de prestar un buen servicio de comunicacin entre los distintos departamentos y el exterior, brindar una imagen cordial y de servicio a los clientes, tambin elabora la correspondencia y recibe, y atiende a la clientela y es la imagen de la empresa.

2. AREA ADMINISTRATIVA: Da soporte a las dems reas tcnicas, lo cual la convierten en un rgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. 2.1. Nombre del Puesto: Director Administrativo: Tiene como funcin principal llevar a cabo la planificacin estratgica de la empresa (definir misin, visin, polticas, analizar la situacin de la empresa y establecer objetivos, estrategias y tcnicas para conseguir las metas, a su vez esta rea se divide en: 2.1.1. Nombre del puesto: Secretara B: Desarrolla tareas secretariales, como actividades administrativas y de oficina de mediana y alta responsabilidad, habilidad para dar un buen trato a los usuarios externos as como dentro de la empresa u organizacin. Funciones: Seguimiento de oficios y folios del rea. Seguimiento de Correspondencia recibida y enviada. Seguimiento de Memorandos o Correspondencia externa e interna Distribucin oportuna de oficios en general Elaboracin de solicitudes de servicio y mantenimiento Elaboracin de oficios, cheque, memorandos, atentas notas y recibo Envi de fax Atencin Personalizada, Atencin a Usuarios y Telefnica Agenda Fotocopiado de documentos 2.2. RECURSOS HUMANOS, El administrador de recurso humanos es una persona que debe poseer habilidades tcnicas, humanas y conceptuales que le permitan dirigir adecuadamente el recurso humano que tiene a su cargo, por otra parte se considera importe que el administrador de recursos humanos debe poseer visin estratgica, capacidad concertadora, integradora, innovadora y sobre todo desarrollar un estilo de liderazgo que se ajuste a las necesidades y requerimientos de la cultura organizacional de la empresa en que desempee. Asimismo, es importante que tenga capacidad para adaptarse rpidamente a los cambios del ambiente, tomando los cursos de accin ms conveniente para solucionar los problemas que se le presenten, es el rea encargada de la direccin eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta rea, se pueden mencionar:

Reclutamiento: donde se interesan por candidatos para llenar una vacante sea nueva, por despido o promocin. Seleccin: donde se decide que solicitantes pueden ser contratados. Se realizan pruebas, entrevistas, pruebas psicomtricas, examen mdico, etc.

Contratacin: proceso en el que se firman los derechos y obligaciones de ambos (empleado y empresa) y que puede ser de forma temporal, de planta o definitiva. Induccin: cursos que toman los empleados para conocer mas de la empresa y sus procesos. Capacitacin: se lleva a cabo el adiestramiento, capacitacin o entrenamiento para los empleados.

2.2.1. Nombre Del Puesto: Jefe De Recursos Humanos: Descripcin Genrica: Encargado del personal de la empresa, ver sus necesidades y atenderlos en cada uno de los puestos. Responsabilidades: Mantener los puestos cubiertos y dar apoyo a los otros departamentos. Descripcin Especfica: Reclutar y despedir, realizar entrevistas y coordinar a su personal del departamento de seleccin. Principales funciones del rea: 1. Compensacin equitativa y justa. 2. Ubicacin de los empleados en los puestos adecuados. 3. Determinacin de niveles realistas de desempeo. 4. Creacin de canales de capacitacin y desarrollo. 5. Identificacin de candidatos adecuados a las vacantes. 6. Planeacin de las necesidades de capacitacin de recursos humanos. 7. Determinar horarios de trabajo en base a la ley. 8. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral. 9. Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el desempeo de los empleados. 10. Eliminar requisitos y demandas no indispensables. 11. Conocer las necesidades reales de RR.HH. de una empresa 2.2.1.1. Nombre del puesto: Secretara C (2 personas). Desarrolla tareas secretariales, como actividades administrativas y de oficina de mediana y alta responsabilidad, habilidad para dar un buen trato a los usuarios externos as como dentro de la empresa u organizacin. Funciones: Seguimiento de oficios y folios del rea. Seguimiento de Correspondencia recibida y enviada. Seguimiento de Memorandos o Correspondencia externa e interna Distribucin oportuna de oficios en general Elaboracin de solicitudes de servicio y mantenimiento Elaboracin de oficios, cheque, memorandos, atentas notas y recibo Envi de fax Atencin Personalizada, Atencin a Usuarios y Telefnica Agenda Fotocopiado de documentos

3. rea de Finanzas Es el rea que se encarga del optimo control, manejo de recursos econmicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtencin de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables. Tiene las siguientes funciones o departamentos: 3.1. Contabilidad: para registrar, clasificar las operaciones de la empresa en trminos monetarios utilizando diferentes herramientas de registro como la Balanza General, Estado de Resultados y Balances de Comprobacin. 3.2. Tesorera: para llevar la custodia de efectivo y valores, ingresos y egresos, polticas financieras y toma de regiones sobre inversiones. 3.3. Costos: para controlar la adquisicin de materia prima, mano de obra y gastos directos e indirectos para poder determinar utilidades. 3.4. Contralora: Para salvaguardar bienes y verificar la exactitud de datos a travs de auditoria interna y externa. 3.5. Nombre del puesto: Jefe de Recursos Financieros: Descripcin Especfica: Se encarga de administrar los recursos monetarios de la empresa y tambin coordinar al personal, de supervisar los departamentos y coordinarlos. 3.5.1. Nombre del puesto: Secretara D: Desarrolla tareas secretariales, como actividades administrativas y de oficina de mediana y alta responsabilidad, habilidad para dar un buen trato a los usuarios externos as como dentro de la empresa u organizacin. Funciones: Seguimiento de oficios y folios del rea. Seguimiento de Correspondencia recibida y enviada. Seguimiento de Memorandos o Correspondencia externa e interna Distribucin oportuna de oficios en general Elaboracin de solicitudes de servicio y mantenimiento Elaboracin de oficios, cheque, memorandos, atentas notas y recibo Envi de fax Atencin Personalizada, Atencin a Usuarios y Telefnica Agenda Fotocopiado de documentos 3.5.2 Nombre del puesto: Contador. Descripcin Genrica: Llevar el control de las finanzas de la empresa. Responsabilidades: tener todo los papeles en regla como que todo empleado este a filiado a una institucin medica. Descripcin Especfica: Se encarga de llevar un control de las nominas y liquidaciones de los subordinados. 4. rea de Produccin: Es el proceso que se sigue para elaborar un producto o servicio; transformando la materia prima en producto terminado, con la finalidad de satisfacer necesidades. 9

Tenemos dos etapas de funcin en esta rea: Investigacin: determinar qu, cmo, para quien y con qu producir. Desarrollo: hacer la transformacin del producto a travs de diferentes medios. Para esto tenemos que determinar que tipo de manufactura se llevara a cabo. (Sistema de produccin continua, intermitente o modular). 4.1. Nombre del puesto: Jefe de Produccin. Es en el departamento de produccin donde se solicita y controla el material del que se va a trabajar, se determina la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los mtodos, se piden las herramientas, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del trabajo y se logra la satisfaccin del cliente. La instruccin en este campo revela como se realiza la produccin, como se lleva a cabo, como se ejecuta y cuanto tiempo toma hacerla. Funciones.

Responsabilidad sobre el funcionamiento del rea productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y polticas establecidas por el Director General. Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los condicionantes y especificaciones de calidad. Organizacin y seguimiento de la ejecucin de todos los trabajos dentro del ciclo de produccin garantizando que, individualmente, cumplen con las especificaciones establecidas en el sistema de calidad. Promover el sistema de calidad en toda el rea de la que es responsable, ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a su mejora continuada. Tratar con el Director General sobre los planes a corto, medio y largo plazo para hacer progresar el rea productiva de la empresa con respecto a las tendencias del mercado y de la tecnologa. Crear una labor de equipo con sus colaboradores inmediatamente inferiores en el organigrama traduciendo las polticas y estrategias de la empresa en acciones concretas que puedan ser interpretadas claramente por los mandos intermedios. Seguimiento de la evolucin tecnolgica analizando la aplicabilidad en la propia empresa y estudiando la posible rentabilidad de su utilizacin. Preparacin y presentacin al equipo directivo, y muy concretamente al Director General, de la evolucin de los ndices de productividad, de las acciones realizadas en el perodo y del conjunto de recomendaciones deseables para la mejora del perodo siguiente.. Revisar los resultados econmicos individuales de cada trabajo cuando excedan de un nivel determinado de beneficio o de prdida. Establecer las limitaciones, caractersticas o especificaciones de produccin que sean necesarias para que el Departamento Comercial pueda informar adecuadamente a los clientes sobre los resultados que pueden obtenerse. Asignar las funciones y responsabilidades a cada una de las personas de su rea, as como las relaciones entre ellas, muy especialmente de los que tienen cargos jerrquicos. En caso de suficiente importancia, contactar con clientes, juntamente con personal de ventas, para clarificar el proceso de produccin y su impacto en el costo del producto.

Tiene a su cargo, supervisa y controla las actividades de almacenaje, tanto de materias primas como de productos terminados, as como tambin su entrega a los clientes.

4.1.1. Nombre del puesto: Secretara E: Desarrolla tareas secretariales, como actividades administrativas y de oficina de mediana y alta responsabilidad, habilidad para dar un buen trato a los usuarios externos as como dentro de la empresa u organizacin. Funciones: Seguimiento de oficios y folios del rea. Seguimiento de Correspondencia recibida y enviada. Seguimiento de Memorandos o Correspondencia externa e interna Distribucin oportuna de oficios en general Elaboracin de solicitudes de servicio y mantenimiento Elaboracin de oficios, cheque, memorandos, atentas notas y recibo Envi de fax Atencin Personalizada, Atencin a Usuarios y Telefnica Agenda Fotocopiado de documentos 4.2. Nombre del puesto: Responsable del Marketing: Es el proceso interno mediante el cual se planea con antelacin cmo aumentar y satisfacer la composicin de la demanda de productos y servicios de ndole mercantil mediante la creacin, promocin, intercambio y distribucin fsica de tales mercancas o servicios. 4.3 Ventas: Es una orientacin administrativa que supone que los consumidores no comprarn normalmente lo suficiente de los productos de la compaa a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promocin de ventas. 4.3.1 Nombre del puesto: Jefe de Ventas: El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el producto que se desea vender. Funciones: 1. Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre. 2. Distribucin fsica: Manejo de materiales de los productos desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende los costos y mtodos de transporte, la localizacin de

almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reduccin de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas. 3. Estrategias de ventas: son algunas prcticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes, tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de distribucin, crditos y cobros, servicio mecnico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. 4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la prctica crediticia. 5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el ao. 6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio es fundamental para una buena administracin de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carcter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el anlisis y la investigacin de ventas, estudios estadsticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operacin. 7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promocin y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboracin con los comerciantes. 8. Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. 9. Servicios tcnicos o mecnicos: Corresponde al departamento de ventas cuyos productos mecnicos requieren de servicios de instalacin y tcnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.

10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de la compaa y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. 4.3.1.1. Nombre del puesto: Dependiente o tendero atencin al cliente: -Proporcionara informacin al cliente, en lo referente a disponibilidad, precios, tarifas, condiciones de comercializacin y suministro, as como caractersticas, facilidades tcnicas y beneficios de servicios, productos y/o equipos que la empresa determine vender o prestar; lo anterior con base en la informacin que para tal efecto se le proporcione.
-Proporcionara

asistencia, asesora u orientacin a los clientes sobre la operacin, uso y aplicacin de servicios, productos y/o equipos que ofrece la empresa, as como de sitios de atencin y puntos de venta. -Atender y proporcionara asistencia al cliente participando en el proceso de comercializacin de los servicios que determine la empresa, utilizando las herramientas, equipos, sistemas o procesos que para cada uno de ellos se le proporcionen. -Realizara el seguimiento al proceso post-venta de los productos, servicios y/o equipos que telefnicamente o en sitios de atencin comercialice la empresa. -Ofrecer a los clientes las opciones de facturacin que la empresa establezca, recabando la informacin necesaria de los mismos, monitoreando la entrega oportuna de la facturacin.
-Formulara

y entregara reportes con la periodicidad que se le requiera, sobre las gestiones realizadas y atendidas, as como de la problemtica y necesidades de los clientes. 4.4. rea de Mantenimiento: Se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el centro en materia de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, as como la contratacin de la obra pblica necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas de los inmuebles. 4.4.1. Nombre del puesto: Jefe de Mantenimiento y auxiliar. Funciones Coadyuvar en la formulacin del plan de distribucin anual del presupuesto para gasto corriente e inversin fsica para su aprobacin, as como participar en la elaboracin del Programa Anual de Obras e Infraestructura, contribuyendo en la definicin de criterios y prioridades de asignacin de recursos para el correcto desempeo de las labores de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, as como la contratacin de la obra pblica necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas de los inmuebles.

Supervisar los trabajos de los contratistas, verificando que los servicios que presten se apeguen a las condiciones estipuladas en los contratos y a las especificaciones requeridas, as como instrumentar los cierres administrativos de las obras contratadas. Elaborar el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, as como de la contratacin de la obra pblica necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas de los inmuebles del Centro. Realizar visitas de supervisin a las instalaciones para detectar necesidades de mantenimiento preventivo, correctivo o adaptacin. Proporcionar o en su caso contratar los servicios de acondicionamiento y colocacin de mesas centrales, cubiertas de trabajo, pintado de interiores, armado de cancelera, pintado de inmuebles, deambulatorios, estacionamientos. Proporcionar o en su caso contratar los servicios de colocacin de nuevas Instalaciones para alumbrado y tendido de lneas, suministro de energa de emergencia ininterrumpida, mantenimiento preventivo correctivo a subestaciones elctricas y todo tipo de reparaciones de este gnero. Preparar la informacin mensual requerida del avance fsico - financiero de la obra pblica contratada. Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva. Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Servicios y Mantenimiento, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo. Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia.

4.4.1.1. Nombre del puesto: Intendente (2 personas). Realizar las labores de limpieza y aseo en general, en forma eficiente y oportuna a todas las reas, mobiliario y equipo que requieran de ello. Funciones especificas: - barrer, trapear, sacudir, lavar, encerar, pulir y desinfectar las instalaciones, equipos y mobiliario que forman parte de la empresa para mantenerlas en optimas condiciones de uso y acceso. - Reportar diariamente a su jefe inmediato, sobre los desperfectos y deterioros detectados en las reas, equipos o mobiliario asignado para su limpieza. - solicitar en los das establecidos, los materiales necesarios para llevar a cabo en forma optima sus labores. 4.5. Nombre del puesto: Obreros. (40 personas). Es el factor de produccin por excelencia, debido a que es el que desarrolla una serie de actividades y tareas, y ayudado por instrumentos, infraestructura, entre otros, produce bienes y servicios de una manera satisfactoria.