NOTA INTERNA SNPE/DAF/UPS-045/08

A De : : Dr. Franklin Iporre Flores DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Ing. Guy Vargas Aspiazu JEFE DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS a.i. REFORMULACIN DEL MANUAL DE PROCESOS DE LAS DIFERENTES REAS Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SENAPE.

Ref.

Fecha :

La Paz, 27 de febrero de 2008

Seor Director: Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa (RE-SOA), aprobado con Resolucin Administrativa N 144/07 de 24 de mayo de 2007, donde se establecen y aprueban los formatos para la formalizacin del Diseo Organizacional, se tiene la necesidad de reformular el Manual de Procesos y Procedimientos de todas las reas organizacionales de nuestra entidad. En este sentido, adjunto a la presente, tengo a bien poner a su consideracin la propuesta de Instruccin Ejecutiva, el instructivo y formularios para que las reas y unidades organizacionales del SENAPE realicen la reformulacin de sus respectivos Manuales de Procesos y Procedimientos. Asimismo comunico a usted que luego de revisar el Manual de Organizacin y Funciones del SENAPE, aprobado con Resolucin Administrativa N 095/06 de 20 de septiembre de 2006, no existe la necesidad de reformular el mismo, debido a que el mismo contiene los lineamientos establecidos en el RE-SOA. Atentamente,

Gava cc. arch. Adj. Lo mencionado H.R. 1124

INSTRUCCIN EJECUTIVA SNPE/DGE/XXX/08

De A : : Dr. Sal Bascope Revuelta DIRECTOR GENERAL EJECUTIVO ASESORIA GENERAL DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIN JURDICA DIRECCIN DE REGISTRO Y PROMOCIN DIRECCION DE DISPOSICIN DE BIENES RECUPERACIN DE ACTIVOS EXIGIBLES DIRECCIN DE LIQUIDACIN DE GESTORES DE LA SEGURIDAD SOCIAL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Ref. Fecha : : REFORMULACIN DE MANUALES DE PROCEOSO Y PROCEDIMIENTOS. Y

ENTES

La Paz, 27 de febrero de 2008

Seores Directores y Jefe de Unidad: Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido los Artculos 6 y 22 del Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa, aprobado con Resolucin Administrativa N 144/07 de 24 de mayo de 2007, donde se establece que las distintas reas organizacionales del SENAPE deben elaborar los instrumentos requeridos para la formalizacin del Diseo Organizacional de acuerdo a los formatos establecidos, se instruye proceder a la reformulacin del Manual de Procesos y Procedimientos de sus Direcciones o Jefaturas de Unidad, de acuerdo a los formatos aprobados en el mencionado Reglamento Especifico. En este sentido adjunto a la presente remito a ustedes copia de los instructivos y formularios para la reformulacin del Manual de Procesos y Procedimientos de su rea y/o unidad organizacional respectivamente.

Se recomienda considerar en las Direcciones o Jefaturas de Unidad que corresponda, las actividades, procesos y procedimientos realizados por las Oficinas Distritales, para que las mismas sean incorporadas en sus Manuales de Procesos y Procedimientos. La informacin deber ser remitida en forma impresa, en medio magntico y debidamente firmada, hasta el 16 de junio impostergablemente a la Direccin Administrativa y Financiera, para su consolidacin y posterior aprobacin mediante Resolucin Administrativa expresa. En caso de presentarse dudas en el llenado de los formularios, la Unidad de Planificacin y Sistemas de la Direccin Administrativa y Financiera, les prestar la asistencia tcnica que se requiera para el cumplimiento de la presente Instruccin Ejecutiva. Atentamente,

FSBR/FIF/gava cc. arch. Adj. Lo mencionado

INSTRUCTIVO Y FORMULARIOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SENAPE Para la elaboracin del manual de procesos y procedimientos se recomienda inicialmente:
Identificar los procesos que son realizados o fueron establecidos durante el diseo organizacional en su rea y/o unidad organizacional. Enumerar los procesos de su rea o unidad asignndoles un cdigo a cada uno para poder identificarlos.

Una vez identificados y numerados los procesos, se puede iniciar el llenado de los formularios: 1. Formulario de Procesos y Operaciones: 1.1. Nombre del rea y/o Unidad Organizacional: Indicar el nombre del rea y/o unidad organizacional donde se realiza el proceso 1.2. Cdigo del proceso: Asignar un cdigo al proceso (recomendamos mantener un orden correlativo) 1.3. Nombre del Proceso: Se debe incluir el nombre que identifica al proceso. 1.4. Objetivo del Proceso: Se debe indicar el objetivo del proceso puntualmente, con la finalidad de que el personal de la entidad conozca el mismo, contribuya a su cumplimiento del mismo y realice la mejora continua del proceso.
1.5.

Insumos que alimentan el proceso: se deben enumerar los insumos que alimentan al proceso y/o la razn por la que se realiza este proceso mencionando brevemente sus caractersticas ms importantes.

1.6. reas y/o Unidades que intervienen en el proceso: Se deben indicar puntualmente la(s) rea(s) y/o unidad(es) organizacionales que intervienen en el proceso. Las funciones que desempean estas reas y/o unidades estarn descritas en el Manual de Organizacin y Funciones. 1.7. Unidades Responsables del proceso: Se debe indicar puntualmente el nombre del rea y/o unidad organizacional responsable de la ejecucin, control, evaluacin y mejoramiento del proceso.

1.8. Registros, formularios e impresos: Se deben incluir como anexo(s) al manual copia de todos los registros, formularios e impresos que genera el proceso. 1.9. Productos Generados en el Proceso: Se debe indicar puntualmente todos los productos o salidas que genera el proceso como resultado del valor agregado de los insumos. 1.10. Identificacin de los Componentes del Proceso: Se debe identificar y enumerar todas las operaciones que componen el proceso asignndoles un cdigo para su posterior identificacin. 1.11. Todos los funcionarios que participaron en la elaboracin, revisin y aprobacin del documento deben registrar su firma y sello al pie del presente formulario.

(NOMBRE DEL AREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL) FORMULARIO DE PROCESOS Y OPERACIONES

CODIGO:

NOMBRE DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO: INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO: REA Y/O UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: UNIDAD(ES) RESPONSABLE(S) DEL(LOS) PROCESO(S): REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS A APLICAR: PRODUCTOS GENERADOS EN EL PROCESO: COD
01

IDENTIFICACION DE LOS COMPONENTES DEL PROCESO PROCESO COD. OPERACIN COD. PROCEDIMIENTO
01.01 01.02 02.01 01.01.01 01.01.02 01.02.01 02.01.01

02

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

(SELLO Y FIRMA)

(SELLO Y FIRMA)

(SELLO Y FIRMA)

FORMULARIO PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SENAPE 2. Formulario de Procedimientos: 2.1. Nombre del rea y/o Unidad Organizacional: Indicar el nombre del rea y/o unidad organizacional donde se realiza el procedimiento 2.2. Cdigo del procedimiento: Asignar un cdigo (recomendamos verificar la numeracin correlativa) al procedimiento

2.3. Nombre del Procedimiento: Se debe incluir el nombre que identifica al procedimiento. 2.4. Cdigos del Proceso y de la Operacin al que Pertenece el Procedimiento: Se debe indicar los procesos, operaciones al que pertenece el procedimiento. Se debe incluir su codificacin. 2.5. Objetivo del Procedimiento: Se debe indicar el objetivo del procedimiento puntualmente, este debe tener relacin con el objetivo establecido en el proceso. 2.6. Breve descripcin del Procedimiento: Se debe describir brevemente el procedimiento y enumerar las tareas que lo componen, segn el ordenamiento lgico y secuencial que siguen las mismas. 2.7. Insumos del Procedimiento y sus especificaciones: Se deben enumerar los insumos que alimentan el procedimiento y/o la razn de ser del procedimiento, mencionando brevemente sus especificaciones o caractersticas ms importantes. 2.8. Detalle de registros, formularios u otros impresos utilizados: Se debe incluir como anexo(s) a este formulario copia de todos los registros, formularios e impresos que generan en el procedimiento. 2.9. Productos y/o Resultados Verificables del Procedimiento: Se debe indicar puntualmente todos los productos o salidas que se generan en el procedimiento como resultado del valor agregado de los insumos. 2.10. Operatoria: Se debe identificar a los responsables de las diferentes tareas realizadas en el procedimiento y dar una breve descripcin de las tareas realizadas. Esta informacin ser el insumo necesario para la elaboracin del flujo del procedimiento.

2.11. Tiempo de Duracin del Procedimiento: Se debe estimar el tiempo aproximado para la realizacin del procedimiento. 2.12. Todos los funcionarios que participaron en la elaboracin, revisin y aprobacin del documento deben registrar su firma y sello al pie del presente formulario.

(NOMBRE DEL AREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL) MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS CODIGO: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO: OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: BREVE DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES: DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS: PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO: N RESPONSABLE OPERATORIA DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

TIEMPO DE DURACIN DEL PROCEDIMIENTO: ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

(SELLO Y FIRMA)

(SELLO Y FIRMA)

(SELLO Y FIRMA)

3. Diagramas de Flujo: Se podr utilizar el flujo definido en el formulario de procedimientos o elaborar diagramas de flujo al final de cada procedimiento. Se deber utilizar la simbologa convencional para disear los diagramas de flujo, de acuerdo al formato establecido en el anexo 04. Para realizar el diagrama de flujo, recomendamos tomar en cuenta los siguientes aspectos: a) No mezclar al mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida b) Emplear solo una lnea de unin entre dos smbolos. c) Solo el smbolo de decisin puede tener hasta tres lneas de salida. d) Las lneas de unin tienen que ser rectas. e) Los smbolos tiene que tener tamao uniforme, salvo que se quiera resaltar una situacin especial. El diagrama de flujo es una representacin grfica utilizada para describir los procesos y procedimientos, que permiten mostrar grficamente un flujo de trabajo, un proceso o un trmite que es desarrollado en el SENAPE. El diagrama muestra las reas o unidades organizacionales donde se realizan las tareas u operaciones, que tipo de operaciones se realizan y el sentido de circulacin o flujo de la informacin. Simbologa para elaborar un diagrama de flujo: Smbolo
In ic io o T e r m in o P ro c e s o u O p e ra c io n

Descripcin Inicia o termina el flujo procedimiento.

de

un

D o c u m e n to

D e c is i n

Describe las funciones que desempean las personal involucradas en el proceso o procedimiento, tambin representa la ejecucin de operaciones o actividades. Representa cualquier documento que entre, se genere o utilice en el proceso o procedimiento. Indica un punto en el flujo donde se debe tomar una decisin entre dos o ms opciones.

Representa la conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otro parte del mismo, sea este en la misma hoja o no Indica la direccin del flujo y conecta los smbolos sealando el orden en que se debe realizar las distintas operaciones. Representa al conector de pginas de un diagrama de flujo.

Ejemplo de un diagrama de flujo

MODELO DE DIAGRAMA DE FLUJO
Nombre del rea y/o Unidad Organizacional Nombre del rea y/o Unidad Organizacional Nombre del rea y/o Unidad Organizacional Nombre del rea y/o Unidad Organizacional Nombre del rea y/o Unidad Organizacional Nombre del rea y/o Unidad Organizacional

Inicio o Termino

Proceso u Operacion

Documento

Proceso u Operacion

Proceso u Operacion

No

Decisin Si Proceso u Operacion

Proceso u Operacion

Inicio o Termino Inicio o Termino