Ing.

Gustavo Lucini

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CONCEPTOS DE CATALOGACIN DE MATERIALES Podemos denominar catalogacin de un material a la numeracin, nominacin y especificacin del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un cdigo, un nombre y una descripcin. Con la catalogacin se persigue la creacin de un lenguaje nico que simplifique todo el control administrativo de los artculos y especialmente la adquisicin de los mismos. En el proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos tcnicos de dimensin, calidad, estructura, etc. que definen las caractersticas de los materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalizacin de dichos elementos, o sea se establece un estndar que define cada producto normal o tipo. Fundamentos de la Catalogacin: Clasificacin de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar subclasificaciones de manera de organizarlos de manera jerrquica, facilitando su ubicacin. A la estructura de clasificacin podramos denominarla de grupos / subgrupos. Un ejemplo de clasificacin de productos y servicios es el promovido por las Naciones Unidas. Generacin de descripciones a partir de la definicin de plantillas de informacin. Generacin de un cdigo, en base a los grupos, plantillas, e informacin del artculo. Beneficios de la Catalogacin: Generar un lenguaje nico para la definicin de tems de manera simple y accesible para todos los usuarios. Generar descripciones estndar de cada uno de los elementos de una familia. Prevenir la generacin de descripciones incompletas de los mismos. Facilitar el proceso de compra de dichos elementos. Posibilidad de evaluar el intercambio de artculos provenientes de distintos fabricantes. Permitir la correcta identificacin y control de los artculos, posibilitando la racionalizacin de sus inventarios. Reducir el nmero de tems duplicados. Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informtico de Catalogacin Generacin automtica del cdigo y la descripcin de los distintos tems. Rpida catalogacin y recatalogacin. Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones. Facilidad para la participacin de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. sin desvos en la normalizacin del catlogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones geogrficas. Posibilidad de generar automticamente las descripciones en un idioma alternativo. Procedimiento de Catalogacin Automtica de Materiales Definicin de esquema de clasificacin, de manera de organizar los elementos a catalogar en grupos, subgrupos, etc. Definicin de Clave Adjetivo o nombre de los artculos y las Plantillas que van a incluir los parmetros que es la informacin que se va asociar a cada clave y los valores posibles para cada parmetro. Por ejemplo en la plantilla de una clave

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amortiguador se puede incluir un parmetro largo y valores: 300 mm, 350 mm, 400 mm, etc. Definir la estructura de cdigo para los elementos a catalogar. Por ejemplo, dicha estructura podra generarse a partir de la informacin del grupo al cual corresponde la plantilla y de la informacin del artculo (valores para cada parmetro). Catalogacin de artculos: una vez definido lo anterior, se procede a asociar a cada artculo una determinada plantilla y a especificar los valores que corresponden a los parmetros establecidos para esa plantilla. El sistema se encarga de definir automticamente el cdigo, una descripcin completa, una descripcin reducida, etc. Informacin adicional que podra suministrar el catlogo para cada artculo. Equipos en que se utiliza el material Fabricante Cdigo de fabricante Unidad de medida Diagramas o fotografas Documentos asociados Estado (nuevo, reparado, etc.) Otros valores Veamos algunos ejemplos que nos indican la importancia de un buen proceso de catalogacin, a partir de numerosas situaciones que tuve oportunidad de apreciar en distintas empresas: Cdigos duplicados de repuestos que generaban por un lado excesivo inventario de materiales, aparentemente sin movimiento, y por otro demoras en trabajos de mantenimiento por faltante de materiales, cuando en realidad los mismos estaban disponibles en stock con una identificacin incorrecta. Requerimientos pasados a Compras en los que se solicitaba de manera duplicada el mismo elemento con distinto cdigo / descripcin. Descripciones imprecisas en dichos requerimientos, que obligaban a los compradores a buscar informacin adicional. Generacin de nuevos cdigos para tems idnticos a otros que anteriormente se haban comprado, haban sido identificados de manera incompleta/ imprecisa, y ya se haban agotado. Pero al generar un nuevo cdigo para objetos, en algn momento catalogados de manera incorrecta, se agrandaba innecesariamente el Maestro de Materiales obligando a repetidas depuraciones del mismo. Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econmicos, innecesariamente generados con estas situaciones, sin duda evitables si se hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogacin.

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Gustavo Lucini Ingeniero Industrial UBA Consultor en Implementacin de Sistemas, Catalogacin de Materiales, Gestin de Activos, Gestin de Abastecimiento.
Experiencia en implementacin de sistemas (lider extensos y complejos proyectos), catalogacin de materiales, mejora y rediseo de procesos claves del negocio, desarrollo y/ o mejoramiento del modelo de administracin de manutencin de activos, diseo y adecuacin de procesos de gestin de inventarios y compras, definicin e implementacin indicadores de control de gestin, entre otros temas de su especialidad. Desarroll sus actividades en varias industrias, incluyendo petrleo y gas, qumicas, metalrgicas, automotrices, alimentos y bebidas, papeleras, curtiembres, energa, terminales portuarias, indumentaria, etc.

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