CENTRO UNIVERSITRIO FEEVALE

JFFERSON FERNANDO DOS SANTOS CARVALHO

FERRAMENTA DE BUSINESS INTELLIGENCE PARA AUXLIO TOMADA DE DECISO

Novo Hamburgo, dezembro de 2008

JFFERSON FERNANDO DOS SANTOS CARVALHO

FERRAMENTA DE BUSINESS INTELLIGENCE PARA AUXLIO TOMADA DE DECISO

Centro Universitrio Feevale Instituto de Cincias Sociais Aplicadas Ps-Graduao Gesto Empresarial nfase em Servios Trabalho de Concluso de Curso

Professor Orientador: Ms. Fabian Vigas

Novo Hamburgo, Dezembro de 2008

RESUMO

O avano tecnolgico trouxe dinamismos e rapidez nas tomadas de decises estratgicas dentro das organizaes, tornando-se assim, um importante diferencial competitivo para o cenrio corporativo mundial. Este estudo tem como objetivo salientar a importncia de um sistema de Business Intelligence e apresentar como formatado. A pesquisa foi desenvolvida em uma empresa do ramo industrial, onde foi possvel a aplicao dos conceitos e tcnicas estudadas, gerando assim, informaes estratgicas aos gestores.

Palavras-Chaves: Tomadas de decises; Business Intelligence; Informaes Estratgicas; Gestores.

ABSTRACT

The technology advancement resulted in the dynamic and agility in the take strategic decisions in the inside the organizations, thus becoming, a important competitive difference for corporative scenario one the world. The present work has the objective to accentuate the importance to the Business Intelligence and show how is formatted. The research was developed into a Industrial enterprise, where was possible the practice of the concept and knowhow studied, thus generating, strategic informations for managers.

. Key Words: Take decisions; Business Intelligence; Strategic

informations; Managers.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Viso de um Sistema de Informao ....................................... 14 Figura 2 Estrutura Data Warehouse....................................................... 16 Figura 3 Fluxo de Dados e Informaes Business Intelligence.............. 18 Figura 4 Fatores do Custo de Produo ................................................ 29 Figura 5 Estrutura dos dados ................................................................. 33 Figura 6 Apresentao dos dados ......................................................... 34 Figura 7 Grfico ..................................................................................... 35

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

BD BI DB2 CRM DW EIS ERP IBM GB TI OLAP

Banco de Dados Business Intelligence Banco de Dados Relacional produzido pela IBM Customer Relationship Management Data Warehouse Executive Information System Enterprise Resource Planning International Business Machines Gigabytes Tecnologia da Informao On-Line Analytical Processing

SUMRIO

INTRODUO ................................................................................................................... 10 1 FUNDAMENTAO TERICA ...................................................................................... 12 1.1 Sistemas de Informao...................................................................................... 12 1.2 Data Warehouse................................................................................................... 14 1.3 Extrao de dados ............................................................................................... 16 1.4 Business Intelligence .......................................................................................... 17 1.4.1 Fabricantes ..................................................................................................... 18 2 APLICAO ................................................................................................................... 23 2.1 Ambiente de Pesquisa......................................................................................... 23 2.2 Sistema de Gesto Utilizado............................................................................... 24 2.3 Conhecendo os Problemas................................................................................. 26 2.4 Custos ................................................................................................................ 28 2.4.1 - Custo de Produo....................................................................................... 28 2.4.2 - Custo Standard ............................................................................................ 29 2.4.3 - Preo de Venda............................................................................................ 30 2.5 Soluo ................................................................................................................. 31 2.5.1 Extrao dos dados relevantes ...................................................................... 32 2.5.2 Consultas Analticas OLAP ......................................................................... 33 2.6 Consideraes dos usurios.............................................................................. 35 2.6 Desenvolvimentos futuros.................................................................................. 38 2.6 Trabalhos Correlatos........................................................................................... 39 CONCLUSO..................................................................................................................... 40 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS.................................................................................. 41

INTRODUO

A economia mundial afeta substancialmente a administrao das organizaes. A busca incessante de meios de sobrevivncia melhorou o desempenho e promoveu o crescimento em um mercado cada vez mais competitivo. As organizaes tradicionais, burocrticas, pesadas e ineficientes fecharam as portas, ou se adaptaram s exigncias do mercado. A tecnologia veio aperfeioar os processos produtivos com sistemas informatizados, automatizados e robotizados. Apresentam-se mudanas de comportamento organizacional, uma reengenharia voltada a um modelo tecnolgico flexvel, eficiente e produtivo, uma nova sociedade, a sociedade do conhecimento. (ESCORSIM, 2006) Para Lima, Maada e Rios, 2005, a constante evoluo das empresas, e a necessidade cada vez maior de resultados melhores e mais rpidos fizeram com que as empresas buscassem melhorias de performance e reduo de custos. Para conseguir estes objetivos, as empresas precisavam de informaes disponveis com maior rapidez e segurana e nesta nova realidade, os sistemas no eram eficientes. A necessidade de informaes atualizadas era fundamental at para a sobrevivncia da companhia. Segundo Laudon e Laudon (1998, p. 21 apud Sell 2006), um sistema de informao pode ser tecnicamente definido como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena, e distribui informao para a tomada de deciso em uma organizao. J Stair (1998, p. 6 apud Sell 2006) define sistema de informao como um conjunto de elementos ou componentes que interagem para se atingir objetivos, apresentando entradas, mecanismos de processamento, sadas e feedback.

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Os sistemas de informaes possibilitam a medio e gesto do desempenho da organizao. A medio possibilita levar ao conhecimento dos executivos, os desvios e oportunidades. Com base nas informaes, o administrador pode gerar aes mais assertivas, melhorando o desempenho da gesto. (MICHELON, 2006) Com a constante evoluo de seus recursos a funo principal de TI passou a ser a de prover informaes de valor no tempo certo ao usurio correto. Com este tipo de informao os executivos passaram a tomar decises viabilizando negcios e otimizando a relao com seus parceiros (clientes e fornecedores). Estes sistemas passaram a ser chamados inicialmente de Sistemas de Informao a Executivos (em ingls Executive Information System EIS) e posteriormente de Inteligncia de Negcio (em ingls Business Intelligence - BI) e, a informao gerada proporcionou um diferencial competitivo empresa alavancando o sucesso da empresa. (MACHADO) Este trabalho tem por objetivo, qualificar a informao de um Sistema de Gesto Empresarial, gerando consultas que possam auxiliar tomada de deciso, utilizando, para isso, tcnicas como Data Warehouse e OLAP. Baseado na necessidade dos usurios chaves das reas de custos, vendas, suprimentos e engenharia de produo.

1 FUNDAMENTAO TERICA

1.1 Sistemas de Informao

A importncia da informao:
A informao pode desempenhar vrios papis de sustentao na tentativa de tornar os processos mais eficientes e eficazes. Apenas o acrscimo da informao num processo pode, por vezes, levar a melhorias radicais de desempenho. Ela pode ser usada para medir e acompanhar o desempenho de processos, integrar atividades dentro e atravs de processos, personalizar processos para determinados clientes e facilitar o planejamento e a otimizao dos processos a longo prazo. Davenport (1994, p. 85)

Os Sistemas de Informao so formados pela combinao estruturada de vrios elementos: A informao: composta de dados formatados, textos livres, imagens e sons; As pessoas: que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e utilizam as informaes; As tecnologias de informao: vistas como hardware e o software usados no suporte aos Sistemas de Informao; As prticas de trabalho: processos realizados pelas pessoas, organizados de tal modo a permitir o melhor atendimento dos objetivos da organizao. (Prates, 1994 apud Machado). Os Sistemas de Gesto Empresarial sofreram uma mudana dramtica ao longo das ltimas trs dcadas, passando de uma ferramenta de automao ou argumentao, para as reas estratgicas e competitivas. Atualmente imprescindvel que esse sistema seja flexvel e integrado, para que se

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possibilite editar ou incluir novos processos sem comprometer o desempenho e o que j est em funcionamento. Todas as reas da organizao estejam envolvidas, canalizando as informaes essenciais para todos os nveis que delas necessitem, levando todos otimizao. necessrio, portanto, que, ao incluir um novo componente no sistema de informao, este seja flexvel e se integre com os demais componentes. (FURLAN E FILHO, 2003) De acordo com Bruno e Gaeta, 2006, pequenas e mdias empresas brasileiras j tm conhecimento dessa necessidade, porm ainda enxergam a implantao de um sistema integrado como uma despesa e no como investimento. Uma das razes dessa abordagem dos gestores que a maioria destas empresas nasceu por uma necessidade e no por oportunidade real de negcios. Assim os gestores empreendedores no tm formao acadmica no que diz respeito administrao de empresas assim como o quanto a tecnologia pode auxili-los em seus negcios. Segundo ESCORSIM, 2006, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)1 tornaram-se a mais nova tendncia entre as organizaes mundiais na luta pela competitividade e na busca de uma maior integrao e agilidade nos negcios. A grande dificuldade a complexidade do sistema que requer grandes mudanas estruturais e obrigam muitas vezes as empresas a redesenharem seus processos de modo a eliminar atividades que no agregam valor e reduzir seus funcionrios, contracenando com um aumento da capacidade produtiva.

ERP (Enterprise Resource Planning) so sistemas de informaes que integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema.

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Figura 1 Viso de um Sistema de Informao Fonte: Zimmermann(2006)

O avano tecnolgico de estruturas de comunicao, desenvolvimento de aplicaes, armazenamento e extrao de dados, amplia o leque de possibilidades de surgimento de inovaes em prol do universo corporativo. Este se mostra a cada dia que passa mais dependente destas inovaes, gerando necessidades desafiadoras rea de tecnologia.

1.2 Data Warehouse

Nas dcadas de 70 e meados de 80, os sistemas de apoio deciso eram solues de processamento e gerao de relatrios em lote. Os usurios precisavam trabalhar com relatrios extensos e extrair elementos bsicos de informao. (SELL, 2006 p. 43) Segundo Inmon (2002, apud SELL, 2006), a segunda fase dos sistemas de apoio deciso marcada pelo surgimento do Data Warehouse (DW), repositrio de dados integrados e preparados para apoio deciso. Em conjunto com a evoluo das ferramentas analticas, ofereceu performance e poder analtico para o nvel ttico e executivo nas organizaes.

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Para Alves e Belo, Data Warehouse (DW) um dos instrumentos da tecnologia da informao para prover novas formas de interao, manipulao e controle sobre os dados, de forma que eles se transformem em informao que auxiliem o processo decisrio, sobretudo para a preparao dos dados para OLAP e minerao de dados. DW o conjunto de dados, baseado em assuntos, integrado, no voltil e varivel em relao ao tempo, de apoio as decises gerenciais. (INMON, 1997 apud SELL, 2006 p. 46) Dados operacionais referem-se aos dados do banco de dados, distinguindo-se de dados de entrada, dados de sada e outros tipos de dados. Levando em considerao esta definio sobre dados operacionais, pode-se dizer que um DW , na verdade, uma coleo de dados derivados dos dados operacionais para sistemas de suporte deciso. Estes dados derivados so, muitas vezes, referidos como dados gerenciais, informacionais ou analticos. Os bancos de dados transacionais, ou operacionais, armazenam as informaes das transaes dirias da empresa, so utilizados por todos os funcionrios para registrar e executar operaes pr-definidas, por isso seus dados podem sofrer constantes mudanas. Por no ocorrer redundncia nos dados e as informaes histricas no ficarem armazenadas por muito tempo, este tipo de BD no exige grande capacidade de armazenamento.

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Figura 2 Estrutura Data Warehouse Fonte: Lopes e Oliveira

J um DW armazena dados analticos, destinados s necessidades da gerncia no processo de tomada de decises. Isto pode envolver consultas complexas que 3 pessoas necessitem acessar um grande nmero de registros, por isso importante a existncia de muitos ndices criados para acessar as informaes da maneira mais rpida possvel. Um DW armazena informaes histricas de muitos anos e por este motivo deve ter uma grande capacidade de processamento e armazenamento dos dados que se encontram de duas maneiras, detalhados e resumidos. (BORTOLI, 2004)

1.3 Extrao de dados

A informtica armazenou dados e os transformou em informao, a idia de um BI transformar estes dados e informaes armazenadas em conhecimento. Para armazenagem surgiram o Data Warehouse e Data Marts (armazenagem por assunto de negcio), para extrao de conhecimento existem as ferramentas OLAP (On-Line Analytical Processing) e Data Mining. (TRONTO, ARAUJO, SILVA E SANTANNA)

A integrao de minerao de dados em plataformas de BI muito

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recente. A maior parte das plataformas prope interfaces para configurar e aplicar modelos de minerao em suas bases de dados. (Alves e Orlando)

OLAP uma ferramenta capaz de efetuar anlise de dados com uma viso multidimensional do negcio, possibilitando a comparao por diversos ngulos. Desta forma, possvel definir cenrios, simultaneamente, por combinaes de dados, por exemplo, vendas de produtos por regio, perodo, preo. (FILHO E FURTULAN, 2003) Segundo Filho e Furtulan (2003), o objetivo do Data Mining extrair informaes potenciais teis a partir de dados crus armazenados em um Data Warehouse ou em um banco de dados operacional. Para tanto, so utilizadas tcnicas de procura como Algoritmos de Inteligncia Artificial, Redes Neurais, rvores de Deciso, Regras de Induo ou estes combinados. De acordo com Sell (2006), as ferramentas OLAP e Data Mining, possibilitam uma viso multidimensional dos dados corporativos, permitindo agregao, navegao em diferentes nveis de detalhes e a realizao de anlises de tendncias e outras comparaes complexas utilizando os dados que descrevem o negcio.

1.4 Business Intelligence

A gesto do conhecimento a resposta que as empresas trazem para ao ambiente competitivo que explora a agilidade, a inovao e a capacidade de aprender. Os sistemas de informao so partes integrantes da estrutura que suporta a gesto do conhecimento da organizao, representando um conjunto de componentes para coleta, processamento, armazenamento e distribuio da informao. (Kemczinski, Cidral, Castro e Neto) Business Intelligence (BI) um conjunto de conceitos e metodologias que visa o apoio tomada de deciso, transformando dados em informao e informao em conhecimento. Implantaes bem sucedidas de BI proporcionam uma viso integrada do negcio, fornecendo a todos os nveis

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das organizaes, informaes relevantes a suas operaes internas e externas. (SELL, 2006 p. 43) Analisando as opes do mercado, podemos dizer que com um investimento por volta de 10% do faturamento de uma pequena empresa possvel fazer um check-up da rea administrativa da empresa. As solues do mercado envolvem anlises de BI e esse o grande diferencial para estar um passo frente dos concorrentes e um passo mais perto dos clientes. (Bruno e Gaeta, 2006)

Figura 3 Fluxo de Dados e Informaes Business Intelligence Fonte: Filho e Fortulan, 2003

1.4.1 Fabricantes

a) IBM A IBM pioneira na utilizao de minerao de dados em plataformas de BI. A sua ferramenta de minerao e o DB2 Intelligente Miner, que possui trs componentes, correspondendo aos pontos chave dentro do processo de minerao de dados: DB2 Intelligent Miner Visualization, DB2 Intelligent Miner Modeling e DB2 Intelligent Miner Scoring. Em relao minerao de dados baseados em cubos, a IBM fornece um servidor DB2 OLAP Miner (DB2 OLAP

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Server). Ele utiliza funcionalidades estatsticas para descobrir clulas dentro das dimenses OLAP que no so esperadas ou outlying values, apresentando as informaes visualmente para o administrador. Por outro lado, o Intelligente Miner no realiza minerao em cubos.

b) Microsoft As atuais solues de Business Intelligence oferecidas pela Microsoft Corporation, esto baseadas nas funcionalidades do SQL Server 2005, banco de dados relacional desenvolvido pela empresa. Trs novas ferramentas foram agregadas, o Microsoft SQL Server 2005 Integration Services, responsvel por reunir fontes de dados distintas. O Microsoft SQL Server 2005 Integration Services responsvel por adicionar valor aos dados e realizar clculos complexos e o Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services para disponibilizar dados aos usurios. Como interface para os usurios finais, o j conhecido Microsoft Excel evolui para verso 2007, com novas funcionalidades e aumento no nmero de clulas 2008). e desempenho na execuo de frmulas e agrupamentos. (http://www.microsoft.com/brasil/servidores/bi/about/how-does-bi-work.aspx,

c) Oracle A Oracle tem ferramentas para desenvolvimento de solues de BI, e softwares como Oracle E-Business Suite2, PeopleSoft3, Siebel4 que contm mdulos de BI j desenvolvidos inclusos em seus pacotes de aplicao.

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Oracle E-Business Suite Sistema ERP desenvolvido pela Oracle Corporation.

PeopleSoft uma empresa dos EUA fornecedora de Softwares de Gesto Empresarial, lder em seu segmento nos Estados Unidos. Adquirida pela Oracle Corporation em 2005. Siebel Empresa especialista em aplicaes para marketing e CRM. Adquirida pela Oracle Corporation em 2005.
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(http://www.oracle.com/appserver/business-intelligence/bi-applications.html acessado em 17/11/2008 s 19h30min) Como soluo para OLAP a ferramenta atual da Oracle o Oracle Database 11g Enterprise Edition. O clculo um motor que suporta toda a complexidade de aplicaes analticas avanadas, incluindo planejamento, oramento, previso, vendas e marketing para ajudar a identificar as principais tendncias e modelo de negcio.

d) WEKA O software Weka (Waikato Environment for Knowledge Analysis) comeou a ser desenvolvido em 1993, na Universidade de Wakato, Nova Zelndia sendo adquirido posteriormente por uma empresa no final de 2006, licenciado sob a GPL5 permite o estudo e alterao do cdigo fonte. O Weka procede anlise computacional e estatstica dos dados fornecidos recorrendo a tcnicas de data-minning tentando, indutivamente, a partir dos padres encontrados, obter hipteses para solues, inclusive teorias sobre os dados em questo. (http://www.cs.waikato.ac.nz/ml/weka/, 11h30min) acesso em 18/11/2008 s

e) Pivot Cube um componente desenvolvido pela empresa PivotWare Lab, utilizado para a criao de Data Warehouse e consultadas OLAP e o funcionamento que est agregado a linguagem de programao Delphi6.

GPL General Public License - Licena para software livre idealizada por Richard Stallman no final da dcada de 1980.
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Delphi Linguagem de Programao desenvolvida pela Borland Corporation. Permite a programao orientada a objetos, bastante utilizada para criao de solues de softwares corporativos.

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Ele permite a criao de consultas em cubos, sendo assim, disponibiliza um leque de possibilidades de combinaes de dados a serem efetuadas pelo usurio. Entre suas funcionalidades, est a criao de grficos dinmicos, visualizao em grades, impresso, armazenamento das consultas realizadas e utilizao de fontes de dados distintas. (http://pivotcube.com/ acesso em 18/11/2008 s 14hrs)

Segundo Hayes (2002), o primeiro desenvolvimento de um sistema de Business Intelligence ocorreu em 1985, para a Procter & Gamble Co, por meio da Metaphor Computer System Inc, que associava informaes de venda aos dados obtidos no varejo. A partir disso, o termo Business Intelligence, atual no meio acadmico e empresarial, vem se consolidando atravs de diversas literaturas. Para Birman (2003), constitui-se em uma combinao de conceitos j conhecidos com uma evoluo tecnolgica capaz de compreender rapidamente enormes massas de dados, apresentando resultados atravs de relatrios instantneos, simulaes flexveis e informaes estratgicas. (NASCIMENTO E REGINATO)

De acordo com Serra (2004 apud Zimmerman), o BI tem caractersticas tais como: a) Extrair e integrar dados de mltiplas fontes; b) Fazer uso da experincia passada; c) Analisar dados contextualizados; d) Trabalhar com hipteses; e) Procurar relao de causa e efeito; Transformar os registros obtidos em informaes teis para o conhecimento empresarial. Segundo TURBAN (2003 apud SILVA 2005) o Recurso Drill Down, fundamental para uma ferramenta de BI, permite aos usurios obter detalhes, e detalhes de detalhes, de qualquer informao desejada. Por exemplo, um executivo pode ter observado em um relatrio semanal que as vendas da empresa caram. Para descobrir a razo, ele procura visualizar (sem a ajuda de um programador) algum detalhe, como as vendas em cada regio. Se o executivo identificar uma regio com problemas, ele poder querer ver detalhes

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(vendas por produto ou por vendedor). Em certos casos, esse processo de drill down pode continuar por meio de diversos nveis de detalhes.

2 APLICAO

Em tempo de alta competitividade em uma economia globalizada, as empresas buscam reduo de custo para manter-se no mercado. Mantendo sob controle os custos de produo, com mecanismos que permitam uma anlise analtica, coerente e de fcil acesso as informaes essenciais do negcio. Partindo desta filosofia de trabalho, a organizao onde est inserido o autor tem a necessidade de controlar os custos de produo e formao de preo de venda dos produtos manufaturados. Para isso utiliza-se dados gerados pelo sistema de gesto que automatiza seus processos.

2.1 Ambiente de Pesquisa

Por motivos de sigilo de informaes tticas e estratgicas constante em contrato de trabalho, no ser citado o nome da Companhia e das pessoas envolvidas nos processos em que este trabalho est atuando. Nesta pesquisa, a organizao recebe o codinome de Empresa Alfa e as pessoas, apenas citaremos como pessoa chave do processo ou usurio operacional de tal rea. A companhia uma multinacional do ramo de petrleo e gs, com atividades de produo industrial e de prestao de servios, onde os dois segmentos so bem distintos e subdivididos em Manufatura (Indstria) e bases de Operaes (Servios). A parte de Manufatura dotada de uma estrutura metal-mecnica. No Brasil existem 3 unidades, 2 no Rio Grande do Sul e 1 no Rio de Janeiro, as

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quais desenvolvem e produzem equipamentos para extrao de petrleo e gs, suprindo as bases de servios de diversas partes do mundo. A equipe de funcionrios de aproximadamente 300 pessoas nas reas de Engenharia de Produo, Engenharia de Produto, Controle de Qualidade, Suprimentos, Vendas (Mercado Interno e Externo), Finanas, Tecnologia de Informao e Operadores. As Bases de Operaes so supridas de equipamentos da rea de manufatura, ligadas diretamente aos clientes finais, consumidores dos produtos e servios da companhia. No Brasil existem 6 bases, localizadas em Maca/RJ (Capital Nacional do Petrleo), Vitria/ES, Salvador/BA, Aracaj/SE, Natal/RN e Mossor/RN. A equipe de funcionrios das operaes so pessoas de diversas reas ligadas diretamente extrao de petrleo e gs. Gs Lift extrao de gs, Drilling Services perfurao de poos, Fishing retirada de material das sondas, Riser manuteno de equipamentos, entre outras reas tcnicas. Em 2002 a empresa adquiriu um laboratrio, sediado na cidade do Rio de Janeiro, para prestao de servios para todas as empresas da corporao na Amrica Latina. Este laboratrio tem como objetivo realizar anlises sedimentares para verificar a possibilidade e viabilidade de extrao de leo e gs. Tem tambm como finalidade, verificar a qualidade do leo por meio de anlises de viscosidade, densidade e turbidez.

2.2 Sistema de Gesto Utilizado

O sistema de informao utilizado desenvolvido pela equipe interna de Tecnologia da Informao (TI), absorvendo a qualificao de sistema de gesto integrado. Desta forma, trata-se de uma ferramenta operacional, composta de uma base de dados consistente, mas que necessita ser melhor explorada, pelo fato de gerar poucos relatrios e consultas gerenciais e,

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conseqentemente, falta de informaes necessrias que auxiliem na tomada de decises estratgicas. Este software contm os mdulos: a) Vendas: Permite o lanamento de Pedidos de Vendas, Configurao de Produtos conforme a necessidade dos clientes, controle dos Pedidos em Carteira e controle de licitaes e cotaes. b) PCP Planejamento e Controle de Produo: Controle e Planejamento de Produo (MRP I e II), lanamentos de Ordens de Produo e Ordens de Servio, controle e acompanhamento de Plano Mestre de Produo (MPS). c) Custos: Acompanhamento do custeio direto e indireto, fechamento e balano mensal e anual, criao de novos centros de custos, formao de custo mdio e custo de venda. d) Suprimentos: Responsvel pela leitura das necessidades de materiais para fabricao dos produtos. Permite a criao de base de dados de cotaes, Follow Up de fornecedores para verificao de eficincia, mantm a lista de valores de fornecimento atualizada para formao de custo. e) Qualidade: Controle de qualidade mediante inspees, com roteiros e disposies pr-definidos de acordo com as normas da companhia e nvel de exigncia dos clientes. f) Engenharia de Fabricao: Criao e melhoria de processos de fabricao, agregando valor produo de novos produtos e customizando os processos existentes. g) Engenharia de Produto: Criao e aperfeioamento de produtos e materiais utilizados pela companhia. O mdulo permite anexar os desenhos e armazena a estrutura de produtos bem como suas revises.

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2.3 Conhecendo os Problemas

Em reunio, realizada em 05 de Agosto de 2008, com os usurios chaves das reas de custos, suprimentos, vendas, engenharia de produo e dois analistas de sistemas, chegou-se aos seguintes problemas: a) Custos Permitir comparao dos custos de produo atravs do tempo, verificando a causa do acrscimo ou baixa do valor que pode ser resultado da variao do tempo de produo, custo hora, valor de matria prima. Custo de produo (operacional/materiais), por perodo, tipo/linha de produto, lista de preo de fornecimento, custo de estoque, valor ordens de produo e embalagens. Visualizao macro do fechamento mensal por grupo, explorar os grupos de contbeis expandindo as movimentaes, exibir os documentos relacionados, permitir comparar os resultados com os meses anteriores. b) Suprimentos Resultar a possibilidade de anlise de eficincia de fornecedores, verificando o cumprimento de prazos de entrega e valores fechados na cotao. Visualizar uma comparao de cotaes por material, informando o material e o sistema exibir as ltimas cotaes, valores, recebimento, comparando entre fornecedores, indicando o mais eficiente com menor custo. c) Produo Anlise das horas de produo, permitir a visualizao da utilizao das horas dos centros de custo da fbrica. Vincular as Ordens de Produo e Ordens de Servios executadas, materiais fabricados, matriaprima/componentes/semi-pronto utilizados na fabricao. Viso macro por linha de produto, utilizao da fbrica por linha de produto. Base de conhecimento de horas e materiais refugados que

representam perda na produo e por conseqncia aumento do custo.

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Permitir consulta e estatstica por centro de custo, linha de produto, valores, percentual de desperdcio, data/hora de ocorrncia das falhas, Ordem de Produo/Servio e seqncia de produo que mais ocorrem falha. d) Vendas Possibilitar uma viso das vendas por regio de atuao, perodo, valor de faturamento x custo de produo/compra e cliente. e) Prioridade definida entre as reas Em comum acordo, os usurios chaves das reas envolvidas solicitaram uma ferramenta que lhes resultassem uma comparao entre o custo real de produo, e o custo de preo venda utilizada pelo comercial. A formao do preo de venda obtido sobre o custo standard, que deve ser revisado de tempos em tempos. Com o auxlio de uma consulta sistmica, integrando custeio real de produo, estoques de elaborao, processos de produo, estrutura de produto e lista de compras, confrontada com o custo de venda e apontando diferenas automaticamente, acredita-se que se possa obter melhores resultados. Procuram desta forma, atingir objetivos como: 1. Diminuir o tempo de anlise destes dados, que hoje de semanas e envolve vrias pessoas; 2. Evitar margem de lucro negativa em nas vendas, cujo efeito gera perdas irrecuperveis para companhia; 3. Avaliar a eficcia da alterao de processos de fabricao e estrutura de produto. 4. Verificar e questionar o fornecimento de matria-prima e servios que agregam custo direto aos produtos. Alcanando esses objetivos, ser possvel manter um histrico de variao de custo durante o tempo, permitindo a anlise de variao de valores, buscando estratgias que resultem em diminuio do custo agregado aos produtos, e conseqentemente, o aumento do lucro.

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2.4 Custos

Nos primrdios da sociedade, o preo era representado por um bem ou servio oferecido em troca de algo que se queria adquirir, o que caracterizava o escambo. Posteriormente, com o advento da monetarizao das relaes econmicas, por volta dos sculos XV e XVI, surgia como nico fator capaz de gerar uma vantagem competitiva, na medida em que os produtos eram extremamente padronizados e a renda da maioria das famlias era muito baixa. (Canedo e Sousa, 1999) Na medida em que a sociedade caminhou para uma economia centrada no mercado e a evoluo da tecnologia permitiu rpida proliferao de novos produtos e suas variaes, a diferenciao tornou-se a palavra de ordem dos negcios, e outras ferramentas surgiram na busca de vantagens competitivas. Contudo, a questo do preo continua sendo foco de deciso primordial na gesto das empresas, seguindo com grande importncia como uma das variveis da poltica de marketing na conquista do consumidor. (Canedo e Sousa, 1999)

2.4.1 - Custo de Produo

O perfeito entendimento da composio dos custos de produo por parte dos gestores torna-se fundamental para tomada de decises visando o controle e reduo destes custos. Para produzir bens e servios as empresas necessitam de materiais e recursos de produo. Entre estes esto pessoas capacitadas, mquinas e equipamentos, custo do produto. O custo de produo impacta na formao do preo de venda dos produtos. Logicamente, quanto melhor o controle, menor o valor de venda, processos, instalaes e componentes, que quando consumidos, geram custo de produo, os quais so agregados ao valor de

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tornando a empresa mais competitiva e lucrativa. Desta forma, identifica-se a importncia estratgica do controle de custos e obteno de despesas menores que a concorrncia. (Michelon, 2006) Na figura 4 seguinte Slack et. al. Apud (Michelon, 2006), sugere quatro caractersticas que contribuem para a reduo do custo de produo, entre elas esto Qualidade, Confiabilidade, Rapidez e Flexibilidade. A falta de qualidade obriga a empresa a fazer retrabalhos; a falta de flexibilidade no permite a empresa a se adaptar a novas tendncias e paradas em algum processo produtivo, comprometem a rapidez e a confiabilidade.

Figura 4 - Fatores do Custo de Produo Fonte: Michelon, 2006

2.4.2 - Custo Standard

O objetivo principal da utilizao do sistema de custeio padro o controle dos custos, ou seja, com base nas metas fixadas para

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condies normais de trabalho possvel: apurar os desvios do realizado em relao ao previsto; identificar as causas dos desvios; adotar as medidas corretivas para no-reincidncia de erros ou para melhoria do desempenho. (Trevisan & Associados (1992))

De acordo com Matz, Curry e Frank (1987, p.532) apud (Bauren, Souza e Raupp), o custo cientificamente pr-determinado para a produo de uma nica unidade, ou um nmero de unidades do produto durante um perodo especfico no futuro imediato. Entendem que o custo padro o custo planejado de um produto, segundo condies de operao correntes e/ou previstas. Baseia-se nas condies normais ou ideais de eficincia e volume, especialmente com respeito despesa indireta de produo. Leone (2000, p.286) ressalta que o sistema de custo-padro no tem utilidade se for implantado solidariamente. Ele s fornece informaes precisas se estiver acoplado a outro sistema de custeamento com base em custos reais. Desta forma, entende-se que o custo standard precisa ser praticado paralelamente com outro sistema de custeio, que fornea os custos reais. Assim, pode-se fazer uma comparao entre os custos predeterminados (custo-Standard) e os custos reais de produo.

2.4.3 - Preo de Venda

A formao do preo de venda, ou seja, atribuir preo aos bens e servios oferecidos ao mercado envolve uma srie de fatores. Alm das consideraes e objetivos mercadolgicos, deve orientar-se economicamente e do ponto de vista interno, por trs caminhos, que so: a maximizao dos lucros, o retorno do investimento e os preos baseados nos custos. (MACHADO E SOUZA, 2006) Para formar preos com base no custo, torna-se necessrio ter um parmetro inicial ou padro de referncia para anlise comparativa com o preo praticado pelo mercado, a fim de evitar que o preo calculado sobre os custos possa ser invalidado por tal mercado. A formao do preo de venda

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feito por apurao dos custos a forma mais utilizada, pois o preo deve refletir o valor econmico que o cliente percebe nele, relativos a custo, escassez, investimento em propaganda etc. LUNKES (2003) apud (MACHADO E SOUZA, 2006) De acordo com este contexto, entende-se a interligao entre os custos que envolvem a indstria em estudo. Constata-se a necessidade de uma aplicao de software de BI para comparao dos custos de produo, standard e o preo de venda aplicado. Desta forma, objetivando reportar aos gestores discrepncias nestes valores e deteco de possveis problemas referentes a custeio.

2.5 Soluo

O departamento de tecnologia de informao da Empresa Alfa formado por recursos humanos e tecnolgicos para desenvolvimento e manuteno de softwares, hardware e infra-estrutura de redes. Conforme apresentado anteriormente, o sistema de gesto mantido por esta equipe. A diviso de desenvolvimento de aplicaes conta com funcionrios efetivos formada por 4 analistas de sistemas/programadores e 2 suportes tcnicos. Todos profissionais capacitados nas ferramentas Borland Delphi 5 e banco de dados Microsoft SQL Server 2005. Adquirido recentemente pelo departamento, o componente Pivot Cube trouxe a possibilidade de novos desafios para a equipe, motivando assim, a busca pelo entendimento das funcionalidades, tcnicas utilizadas, melhores prticas para obteno de resultados e retorno do investimento na ferramenta. No existe nenhum curso para tanto, apenas manuais disponibilizados no site oficial do componente, fruns e listas de discusso. A soluo proposta faz uso desta estrutura e conhecimento disponvel, visando melhorar as informaes tticas e estratgicas contidas nesta base de dados. Por conseqncia, melhorar a prestao de servio deste departamento

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dentro da companhia, pois tecnologia uma rea de apoio as demais da organizao.

A TI considerada fundamental para os vrios setores, tanto em nvel operacional como estratgico. Conforme definido por Crane e Bodie (1996), as organizaes esto se transformando de uma maneira imprevisvel e, s vezes contraditria. Algumas das foras que tm acelerado essas mudanas esto relacionadas com o crescimento da competio de instituies no tradicionais; com as novas tecnologias de informao e declnio dos custos de processamento; com a eroso das fronteiras de produtos e geogrficas e com as menores restries da regulamentao governamental. (ALBERTIN, 2001)

A aplicao foi desenvolvida de acordo com o exposto no item e do subttulo Conhecendo os Problemas pgina 27. Onde apresentado o problema relacionado a custos de produo, standard e preo de venda.

2.5.1 Extrao dos dados relevantes

A base de dados utilizada para o estudo, a qual armazena as informaes geradas pelo sistema de gesto apresentando anteriormente, composta por uma estrutura de aproximadamente 150 tabelas, dispostas em 200GB atualmente, aumentando em mdia 20GB por ms. Dados da fbrica de So Leopoldo, cada unidade possui um banco de dados com a mesma estrutura, mas com tamanho e nmero de usurios diferenciado. Para esta aplicao, no foi utilizado todo o arranjo de dados disponvel, por esta razo, existe a necessidade de extrao dos dados relevantes a pesquisa. Neste caso, referentes e custos, estruturas de produtos, processos, estoques de elaborao, documentos de estoque e horas de produo.

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Figura 5 Estrutura dos dados

A figura 5 apresenta a estrutura de armazenamento dos dados minerados do todo que forma a base de conhecimento. No entraremos em detalhes tcnicos de modelagem de dados, tipos de dados, relacionamento entre tabelas, o objetivo demonstrar como esto dispostas as informaes no Data Warehouse arquitetado para a aplicao. Criou-se um banco de dados de teste, chamado DW para armazenar as informaes filtradas, com histrico de apenas trs meses, resultando em um arquivo com 10% do tamanho do original, cerca de 20GB. A atualizao destas informaes feita atravs de um procedimento armazenado no banco de dados de origem, que executado, automaticamente, todos os dias s 02h00min.

2.5.2 Consultas Analticas OLAP

Consultas foram realizadas sob a estrutura de dados apresentada na figura 5 e para obter as informaes foi utilizada a linguagem SQL Struture Query Linguage, que projetada para este fim.

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Figura 6 Apresentao dos dados

Na figura 6, apresenta-se uma visualizao da aplicao, exibindo dados de uma Ordem de Produo (OP), tipos de processos de elaborao produto (Elab, Oper, Benef) e os custos de cada um. Na coluna final, um ndice de variao calculado desta forma:

ndice = Preo_de_Venda - Custo_Total_Produo

Pode ser observado na ltima linha que o ndice positivo para este caso, o lucro com a venda foi de R$ 271,63, no ocorrendo perda neste caso apresentado. A figura 7 apresenta os dados graficamente, demonstrando o comparativo entre os custos de produo, preo de venda e valor final registrado na nota fiscal de venda.

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Figura 7 Grfico

Estas imagens so apenas para exemplificar uma das formas de uso da aplicao, no sero divulgadas todas as formas por tratar-se de informaes estratgicas da empresa estudada. Alm do que, no o objetivo deste trabalho demonstrar um sistema de Business Intelligence, mas sim exemplificar sua utilidade em uma organizao.

2.6 Consideraes dos usurios

Foram entrevistados os usurios envolvidos no processo que abrange a soluo desenvolvida, sendo questionados sobre a contribuio que a ferramenta trouxe para o desenvolvimento de suas atividades dirias, facilidades de uso, agilidade na obteno de resultados, flexibilidade entre outros elencados abaixo.

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a) Facilidades de uso Sobre facilidade de uso, relataram que, no primeiro contato com o software, houve dificuldade de utilizao em funo de o cubo permitir que faam cruzamento de dados e montem suas prprias consultas. Aps treinamento e suporte tcnico, prestado pelo departamento de tecnologia, o entendimento da aplicao e anlise dos resultados expostos foi tornando-se usual e, com sua lgica de associao de informaes, dominada pelos usurios. b) Flexibilidade de cruzamento de dados Em um segundo contato, foi detectado como um problema, a dificuldade do usurio em executar as consultas e associaes de dados complexas. Porm na medida em que, os usurios foram familiarizando-se com a funcionalidade da flexibilidade de dados, abriram-se novas possibilidades de encadeamento de informaes. O conhecimento do processo fabril, de suprimentos, estrutura de produtos e custos, foram pr-requisitos bsicos para a seleo de usurios para a utilizao da ferramenta, para que pudessem obter melhores resultados e anlises dos cenrios apresentados. c) Anlise de dados para tomada de decises As informaes geradas pelo software so analisadas por gestores, por tratarem de conhecimento ttico e estratgico da empresa. Entendem que, quanto mais conhecimento sobre os processos a ferramenta gerar, haver mais informaes para tomar uma deciso acertadamente. d) Descoberta de problemas no processo fabril De acordo com a anlise de um caso de variao de custo de um produto, com auxlio desta ferramenta, os gestores verificaram uma oscilao muito acentuada em trs meses de produo.

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Inicialmente, expandiram a visualizao macro das informaes no cubo, verificando assim, o desvio. Como o software permite o detalhamento das informaes em nvel de todas as etapas do processo produtivo, foi possvel descobrir a causa do problema, que eram algumas seqncias de produo que no havia apontamento de horas. Com esta falha, foram geradas perdas de valores operacionais no custo do produto, ou seja, prejuzo para a Empresa Alfa. Entretanto, foram tomadas medidas para melhorias no processo de apontamento de horas nas linhas de produo.

e) Ganho de tempo, agilidade Analise destes custos eram feitos atravs de planilhas do Excel, muitas vezes informadas manualmente pelos usurios, cruzando por tabelas dinmicas com informaes de vendas, produo e suprimentos. Este processo demandava o trabalho de no mnimo quatro pessoas, uma de cada rea envolvida, levando, aproximadamente, uma semana para levantamento e compilao dos resultados, clculos e frmulas complexas no Excel, anlises e comparaes com o mercado. Com o desenvolvimento desta soluo, para auxiliar na obteno destes resultados, leva-se em torno de 1hora e apenas uma pessoa analisa os dados, observa possveis desvios, informa os demais envolvidos para confirmarem os dados obtidos. f) Melhorias Com a dinmica global, sempre h o que acrescentar ou modificar em um software, devido s novas realidades, novos contratos, novos recursos, legislaes, que iro influenciar diretamente nas alteraes e novos desenvolvimentos.

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Sobre esta tica, os usurios sugeriram, em um primeiro momento, a possibilidade de criar uma base de conhecimento dos valores dos concorrentes, com o intuito da ferramenta realizar a comparao para alguns materiais mais relevantes.

2.6 Desenvolvimentos futuros

Com o objetivo de dar seguimento a esta pesquisa, sugere-se o desenvolvimento de mais solues que agreguem valor as informaes geradas pelo sistema de gesto utilizado. Alm, claro, do levantamento realizado com os usurios citado neste trabalho.

Sugestes de temas como:

a) Simulador de Custos Desenvolver uma ferramenta onde os usurios possam informar o produto, impostos, estrutura de matrias-primas, componentes, processos e fornecedores, objetivando estimar um custo. Utilizar como recurso o histrico de compras de matrias-primas, valor de operaes dos centros de custos.

b) Uso da Internet Permitir que os usurios tivessem acesso via internet dos resultados obtidos nos relatrios. Os profissionais da Empresa Alfa necessitam viajar entre as unidades e acredita-se que, por meio da internet, eles tero a informao a qualquer tempo e em qualquer lugar.

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2.6 Trabalhos Correlatos

Na rea acadmica, muitas pesquisas esto sendo desenvolvidas visando o crescimento e conhecimento de novas tcnicas de minerao de dados e Sistemas de Business Intelligence. Em 2003, no XXIII Encontro Nacional de Engenharia de Produo, realizado em Ouro Preto estado de Minas Gerais, Filho e Fortulan publicaram o artigo Business Intelligence, um modelo para explorar cho-de-fbrica. Com o objetivo de demonstrar a importncia desta metodologia aplicada nas informaes geradas no processo produtivo, tomada de decises tticas e estratgicas. (FILHO, FORTULAN, 2003) A Universidade Federal do Rio Grande do Sul, a UFRGS, aps modernizar seu Centro de Processamento de Dados, atravs de softwares com a metodologia Cliente-Servidor para automatizao dos processos, passou a formar grupos de estudos para minerao de dados e criao de Data Warehouses. Iniciando as pesquisas com o cruzamento de informaes de servidores da instituio e perfil de candidatos do vestibular. (AHLERT, Dr. Hubert)

CONCLUSO

De acordo com o estudo realizado, foi concludo que Business Intelligence quando bem aplicado realidade da organizao, pode fornecer resultados positivos para auxlio tomada de decises tticas e estratgicas. Uma das grandes vantagens de um sistema de BI a possibilidade de partir de uma informao macro, para o detalhamento da mesma, encadeando os dados e definindo o nvel granularidade desejado pelo usurio. No caso estudado, foi possvel encontrar problemas no processo produtivo, que geravam perdas de valores nos custos de produo dos produtos fabricados pela empresa. Foi constatado, a existncia de diferena de custos para fabricao de um mesmo produto em trs meses consecutivos, devido a falta de apontamento de horas na linha de produo. A aplicao desta ferramenta possibilitou verificar problemas em perdas de valores no processo produtivo tais como a reduo da margem de lucro obtida com as vendas, falhas na linha de produo e variao de valores dos insumos. Portanto, pode-se afirmar por meio dos resultados obtidos, que uma ferramenta de Business Intelligence auxilia tomada de decises tticas e estratgicas, de acordo com o estudo de caso apresentado nesta pesquisa.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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