MANUAL DE FUNCIONES

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Manual de funciones INDICE

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1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17

GERENTE GENERAL SUB-GERENTE ADMINISTRACTIVO Y FINANCIERO TALENTO HUMANO AUXILIARES ADMINISTRATIVOS JEFE DE OPERASIONES JEFE DE PATIO SUPERVISOR HSE AUXILIAR HSE INSPECTOR DE RUTAS CONDUCTORES DE TRACTOMULAS CONDUCTORES DE CAMIONES DE REPARTO OPERADORES MONTACARGAS BODEGUERO VENDERORES CANASTEROS GUARDIA DE SEGURIDAD PORTERO

1.1 GERENTE GENERAL Funciones y Autoridad

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EL Gerente General de MAFERMO LTDA acta como representante legal de la empresa, fija las polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parmetros fijados por la comercializadora mafermo Ltda.

Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeo organizacional, junto con el personal de talento humano planea, dirige y controla las actividades de la empresa; Ejerciendo autoridad funcional sobre el resto de cargos administrativos, operacionales y general de la comercializadora.

Acta como soporte de la organizacin a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada rea funcional, as como con conocimientos del rea tcnica y operativa de nuestros productos que se ofrecen.

Es la imagen de la empresa en el mbito externo e interno, provee de contactos y relaciones comerciales y empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, corto y mediano plazo; tanto de forma local o zonal del corredor vial de Yopal Casanare. . Sus principales funciones Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas en el ao. A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de trabajo con la menor cantidad de tiempo. Dispone de tiempo para escuchar sus trabajadores e integra con ellos. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin y mejora continua.

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Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por su equipo de trabajo. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades y ascenderlos de cargo. Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales a que hagan su trabajo mejor. Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin).

Otras Funciones Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeo de la empresa. Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevos clientes y proveedores. Se encarga de la contratacin y despido de personal. Es quien autoriza el pago de nmina del personal de trabajo. Cualquier transaccin financiera mayor como obtencin de prstamos, cartas de crdito, asignacin de crditos a clientes, etc. deben contar con su aprobacin. Respeta y hace respectar las polticas de seguridad de la empresa.

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1.2 SUB-GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Funciones y Autoridad

Ejecutar funciones de Direccin General, de formulacin de polticas de la empresa y de adopcin de planes, programas y proyectos con eficiencia y oportunidad Impulsar el desarrollo de investigaciones de tipo aplicado orientadas a mejorar la eficiencia del rea administrativa; realizando los procesos disciplinarios que por comisin le sean asignados por el superior jerrquico como los trmites disciplinarios que por competencia de ley le corresponda. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar, conjuntamente con los jefes de las dependencias a su cargo, las actividades de la Subgerencia en procura de la prestacin de los servicios administrativos de la empresa. Adaptar y adoptar las normas tcnicas y modelos orientados a mejorar la prestacin de los servicios administrativos de apoyo logstico; Proyecta y proponer al superior inmediato las polticas, estrategias, planes y programas requeridos en el rea de atencin a su cargo. Es imagen de la empresa en el mbito externo e interno a igual que el gerente general, provee de contactos y relaciones comerciales y empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, corto y mediano plazo; tanto de forma local o zonal del corredor vial de Yopal Casanare.

MANUAL DE FUNCIONES Velar por la administracin, orientacin e interventora cuando sea el caso en la ejecucin de Los procesos de contratacin que celebre la empresa con terceros. Participar en los diferentes comits de gerencia y croar e implementar los comits internos de la Subgerencia. Impulsar el desarrollo de investigaciones de tipo aplicado orientadas a mejorar la eficiencia del rea administrativa. Velar por que las diferentes dependencias y/o funcionarios a cargos cumplan con la debida ejecucin de los programas, proyectos, planes y polticas institucionales que se adopten en el nivel directivo. Responder por los mecanismos o procedimientos de control de los indicadores de gestin de su rea. Realizar los informes de gestin que requiera la administracin.

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Ejecutar y controlar las actividades del rea contable y financiera dando un adecuado manejo a los recursos econmicos para as lograr las polticas, planes, programas y proyectos propuestos. Coordinar, orientar, supervisar, evaluar y controlar el desarrollo de las actividades propias de presupuesto, facturacin, cartera y contabilidad y sus reas responsables de la empresa. Suministrar oportunamente la informacin financiera y contable requerida por la administracin y las entidades estatales de control del orden nacional, Departamental y Municipal y las dems entidades que lo requieran. Disear, implementar y mejorar sistemas de informacin financiera tendientes a optimizar procesos para la toma de decisiones a nivel financiero de la institucin. Ejecutar y/o proponer sistemas de control del rea contable y financiera en la empresa. Participar en la actualizacin del manual de normas y procedimientos del rea. Responder ante la empresa por la elaboracin, administracin y control del presupuesto y del sistema de costos. Velar por la actualizacin de tarifas y cuotas de recuperacin, al igual que proyectar y proponer ante instancias superiores las modificaciones de las mismas, con la finalidad de ajustarse a las polticas tarifaras por las autoridades competentes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Elaborar, liquidar, presentar y adelantar los trmites de pago, oportunamente de las obligaciones tanto tributarias como las dems que se presentan. Generar polticas de cobro de acuerdo a los respectivos informes de facturacin y cartera. Otras funciones Verificar y depurar las concilia Verificar y depurar las conciliaciones bancarias y estados de cuentas. Verificar y controlar los recaudos que se ingresan al sistema.

Realizar los respectivos flujos de caja para el cumplimiento de las obligaciones de la entidad Las dems funciones que le sean asignadas por el Jefe inmediato y que guarden relacin con la naturaleza del cargo.

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Respeta y hace respectar las polticas de seguridad de la empresa.

1.3 TALENTO HUMANO

El rea de talento humano se encarga, como lo dice el nombre del rea, del personal con el que nuestra compaa cuenta. Comprende todo el recorrido que los trabajadores hacen en la empresa, es decir, desde su ingreso hasta el momento de su renuncia o despido. Manual de funciones Seleccin del personal (anlisis de competencias, perfiles, pruebas y entrevistas de entrada.) Dirigir y coordinar la marcha administrativa de la unidad a su cargo, para que cada uno de sus funcionarios laboren con eficacia y eficiencia, cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales que son de competencia del servidor pblico. Adelantar programas de induccin y re induccin para todo el personal de la administracin dando a conocer normas, reglamento de trabajo, etc., y hacerlos cumplir. Procurar porque las normas, procedimientos, polticas y directrices, establecidas para la administracin de personal y las relaciones laborales sean cumplidos correctamente. Dirigir, coordinar y adelantar el proceso de seleccin y contratacin de personal, dando cumplimiento a lo establecido legalmente para servidores pblicos, segn sea el caso. (Trabajadores oficiales, carrera administrativa, libre nombramiento y remocin). Atender y resolver las solicitudes y problemas de los servidores desde el punto de vista laboral y personal para el mejor desarrollo en sus funciones. Expedir constancias de trabajo cuando sean requeridas por los empleados. Certificar la capacidad de endeudamiento que tienen los empleados en el momento en que se requiera Colaborar con los jefes de las distintas Dependencias en la solucin de conflictos que se presentan con el personal respectivo.

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Conocer y aplicar la normatividad vigente respecto a las leyes, acuerdos, decretos y convenciones que rigen sobre prestaciones sociales, legales, extralegales y salarios que se apliquen a los empleados, trabajadores oficiales y jubilados. Procurar por el mejor entendimiento y armona en las relaciones laborales con los empleados, as como, por su bienestar social y pago de todas las prestaciones parciales y totales. Coordinar el adecuado manejo de los tipos de Contratos constituidos a nivel de personal, as como el control de las afiliaciones, retiros, informes de novedades y dems obligaciones patronales s contradas con los distintos organismos externos para el bienestar del trabajador y el jubilado. Dar cumplimiento a la normatividad vigente (Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y Jurisprudencias) en materia de contratacin estatal, analizando, evaluando y recomendando sobre la favorabilidad tcnica, econmica y legal de las propuestas presentadas; adems de coordinar y vigilar el cumplimiento por parte del Contratista de todas las obligaciones adquiridas antes, durante y despus de la celebracin de los contratos y que hayan sido asignados por el Jefe Inmediato.

Otras funciones Coordinar con salud ocupacional todo lo relacionado con dotacin de uniformes e implementos para el personal que lo requiera, teniendo en cuenta las medidas de seguridad industrial necesarias. Informar permanentemente al personal a su cargo acerca de polticas, normas, procedimientos, reglamentos de la administracin y de sus dependencias. Informar al jefe inmediato sobre las eventualidades que se presenten en el normal desempeo de su cargo. Elaborar anteproyectos de presupuesto de su competencia (nmina, seguridad social, salud ocupacional, capacitacin, cuotas partes jubilatorias, pasivo pensional y prestacional, etc.) para toda la planta de cargos de la administracin. Presentar informes peridicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato, oportunamente. Encargado de pagar la nmina de los trabajadores. Respeta y hace respectar las polticas de seguridad de la empresa.

1.4 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS Los auxiliares administrativos estn bajo supervisin del Jefe de gerente o sub gerente de Administracin, realizar tareas administrativas y de gestin bsicas, recibiendo, registrando y transmitiendo informacin y Documentacin, as como operaciones de

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tratamiento de datos, manteniendo la confidencialidad requerida y observando las normas de seguridad e Higiene en el trabajo.

Manual de Funciones Preparar los equipos y aplicaciones informticas necesarias para llevar a cabo la grabacin, tratamiento e impresin de datos y textos, asegurando su funcionamiento. Introducir datos y textos en terminales informticas con exactitud y rapidez. Elaborar textos, tablas y grficos utilizando diferentes aplicaciones informticas. Transmitir los documentos obtenidos mediante medios informticos, asegurando su confidencialidad. Realizar tareas bsicas de almacenamiento y archivo de informacin y documentacin, tanto en soporte digital como convencional, de acuerdo con los protocolos establecidos. Realizar el encuadernado bsico de documentos, asegurando una correcta presentacin. Tramitar correspondencia y paquetera, tanto interna como externa, utilizando los medios y criterios establecidos. Realizar operaciones bsicas de tesorera, utilizando los documentos adecuados en cada caso. Registrar y comprobar los documentos que se utilicen en las operaciones comerciales y administrativas. Utilizar los equipos de telefona, recibiendo, distribuyendo, y emitiendo llamadas y mensajes, con precisin. Mantener la confidencialidad en el manejo de la informacin. Realizar las tareas bsicas de mantenimiento del almacn de material de oficina, preparando los pedidos que aseguren un nivel de existencias mnimo. Integrarse en el grupo o equipo de trabajo, manteniendo relaciones laborales cordiales con el resto de compaeros. Comunicarse eficazmente con las personas indicadas en cada momento, tanto de forma escrita como verbalmente, transmitiendo la informacin con claridad y precisin

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Otras funciones

Atender al cliente, demostrando satisfactoriamente sus necesidades.

inters

preocupacin

por

resolver

Utilizar las normas de cortesa en su relacin con los clientes, teniendo en cuenta la imagen corporativa de la empresa o centro de trabajo. Cumplir las normas de seguridad laboral, detectando y previniendo los riesgos asociados al puesto de trabajo. Mantener el rea de trabajo en orden y limpieza a lo largo de su actividad. Actuar con confianza en la propia capacidad profesional y mostrar una actitud creativa ante los requerimientos del puesto de trabajo. Adquirir hbitos de puntualidad, orden y responsabilidad en el trabajo. Gestionar y actualizar los cobros diaria y semanalmente. Atencin telefnica para cualquier reclamacin o consulta de los clientes. Apoyo administrativo a la gerencia. Supervisin de las facturas emitidas desde Atencin al Cliente. Seguimiento de morosos hasta que se realiza en pago. Para las auditorias: facilitar toda la documentacin, facturas de amarres, cuotas sociales, altas, etc. Controlar la reserva de suministro de la gasolinera. Se encarga de los pedidos y de los albaranes. Respeta y hace respectar las polticas de seguridad de la empresa.

1.5 JEFE DE OPERACIONES

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Garantizar el correcto desarrollo de las actividades operativas en el rea de Transporte y almacenamiento del producto a igual forma que coordina los eventos que tienen contratiempo en la parte de maquinaria y en general, garantizando que el cliente reciba el producto en el tiempo estipulado manteniendo los estndares de calidad establecidos y respetando las polticas de entrega de la empresa. Trabajar con los Jefes de rea en el cumplimiento de las metas establecidas (diarias y mensuales). Garantiza el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos desde la Gerencia de Operaciones y participar en la creacin de nuevas normas, documentacin y puesta en marcha. Entregar a la gerencia informe de las Operaciones y reportes de gestin que analicen y evalen el desarrollo de todas las actividades que se realizan en cada uno de los departamentos y en conjunto.

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Participar en la formulacin del Plan Estratgico, Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, y Plan de Capacitaciones. Supervisar el programa anual de mantenimiento e implementacin del sistema de mantenimiento.

Proponer el Programa Anual de Inversiones para el mantenimiento rutinario y peridico de mantenimiento de maquinaria y general. Inspeccionar las rutas mediante la revisin y verificacin de los estudios y control fsico de las rutas de acuerdo a los expedientes tcnicos exigidos por babara s. a. Realizando los informes generales para que el sub gerente realice la contabilidad del producido diario de ganancias y crditos aprobados.

Revisar, verificar y dar conformidad a los expedientes tcnicos, valorizaciones presentadas en el da. Formular y dar conformidad a bases, trminos de referencia y modelos de Contratos para actividades de mantenimiento.

Identificar las necesidades del personal de trabajo, para satisfacer e incentivar a seguir con una cultura cada da mejor. Realizar las dems funciones que le asigne el Gerente General.

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Planificar los procedimientos de seleccin para la contratacin de personal. Est pendiente del estado de los camiones que ingresa o retorna a la empresa. Realiza lista de chequeo con registros visuales.

Lleva el control de registro de kilometraje para estar pendiente del mantenimiento como: neumticos, frenos, suspensin, luces, componentes elctricos, entre otros.

supervisiones de rutas; coordinacin general junto con el HSE encargado de la empresa.

Es mano derecha de la lnea de mando, estando atento en todo momento de las operaciones y ejecuciones que se vallan a realizar.

OTRAS FUNCIONES

Promover y ejecutar eventos de divulgacin de los objetivos y oportunidades que ofrece de ascenso la empresa. Elaborar Directivas y Normas de Mantenimiento Rutinario y Peridico. Participar en la elaboracin del diagnstico de empresa. informe de seguridad de la

Establecer y mantener actualizados los criterios, procedimientos y Metodologa para la programacin de actividades diarias y mensuales.

Respeta y hace respectar las polticas de seguridad de la empresa.

1.6 JEFE DE PATIO Es la persona encargada de supervisar el patio o baha de descargue de envase velando de que se encuentre en buen estado y manejo del envase del producto y est atenta de que todo se realice en orden y a igual forma de los vehculos; est atenta del aseo de la bodega a igual forma que el bodeguero, detectando fallas, anomalas o daos en los productos, inspeccionado la entrada del envase del productos.

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Manual de Funciones Realizar inspecciones visuales del envase que entran a la empresa, determinando si hace falta producto y estando pendiente de la seleccin del envase y se blanco o marrn. Informar a su jefatura directa y ste programar, designar mecnicos y valorizar dichos daos para descuento. Recepcionar el camin de la empresa, contrastando el estado de llegada del envase entrada. Realiza check list de cada uno de los envases y llevando una estadstica del mismo. Controlar los sellos de cambio del producto que est en mal estado, resguardando que ste no se manipulado. Encargado del resguardo del sitio, orden de estacionamiento y cuidado de panderetas.

Otras funciones Atiende y escucha al personal de la empresa de quejas o necesidades Esta encargada de que el envase sea separado segn su color Dirige el parqueo de los vehculos de reparto que ingresan a descargar el envase. Impone orden segn demanda el gerente teniendo en cuenta el conducto regular de la empresa. Coordina junto el jefe de operaciones y el encargado de HSE segn las actividades Respeta y hace respectar las polticas de seguridad de la empresa.

1.7 SUPERVISOR HSE Competente en Identificacin de Peligro, evaluacin y control de riesgos existentes en una organizacin empresarial, Identificacin y Anlisis de las causas de los Accidentes de trabajo y Organizacin y Ejecucin de Programas de Salud Ocupacional. Conocimiento e Interpretacin de la legislacin en Salud Ocupacional y Riesgos profesionales, Normas tcnicas internacionales y procedimientos para la prevencin y control de riesgos profesionales. Conocimiento e interpretacin de la legislacin Ambiental en Colombia, Normas tcnicas internacionales y procedimientos para la mitigacin y control de Aspectos e Impactos Ambientales en una organizacin.

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Competencias para liderar, coordinar, dirigir, analizar, evaluar y controlar una organizacin en lo relativo a la Calidad. Manejo de personal, alto sentido de la responsabilidad, honestidad y del manejo confidencial de la informacin, excelentes relaciones interpersonales, adaptabilidad al cambio y al aprendizaje. Proporcionar herramientas a supervisores de diferentes niveles, para la identificacin de riesgos, as como las posibles causas de accidentes de trabajo y enfermedad profesional, con el fin de determinar acciones enfocadas a la prevencin y al control de los riesgos, obteniendo un entorno de trabajo seguro

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La seguridad y el supervisor Responsabilidades del supervisor Liderazgo efectivo y su aplicacin en el entorno laboral Comunicacin elemento clave para el supervisor Mantenimiento de inters de la seguridad - cultura de seguridad Administracin del riesgo Identificacin proactiva - prevencin -observaciones - disciplina operacional. Aspectos para el anlisis de tareas crticas Elementos de proteccin personal Inspecciones de Seguridad Orden y limpieza en la industria Investigacin de accidentes Plan de emergencias Aplicabilidad de conceptos en el entorno laboral Garantizar que en todo momento la empresa cumple con las reglamentaciones correspondientes. Reducir el riesgo de litigio, para evitar procedimientos legales costosos. Optimizar la inversin en cumplimiento con los temas relacionados.

Permitir que las mejores prcticas sean compartidas fcilmente dentro de una empresa.

Entrenar a las brigadas de emergencia de la empresa. Procesar las estadsticas mensuales de seguridad, ndice de Frecuencia, ndice Gravedad, ndice de Accidentabilidad de la empresa. Apoyo en las capacitaciones a los colaboradores de obra en diferentes temas de SSOMA.

Otras funciones Mejorar la imagen corporativa demostrando compromiso con los temas de Salud y Seguridad y Medio Ambiente.

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Es garante de la seguridad y propone mejoramientos continuos. Implementa polticas de seguridad e higiene industrial Realiza capacitaciones y charlas de auto cuidado. Investiga accidentes y casi-accidentes. Redacta informes semestrales de los eventos y mejoras obtenidos.

1.8 AUXILIAR HSE Manual de Funciones 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Asistir en el control documentario de los documentos de gestin. Asistir en la elaboracin de procedimientos / instructivos. Participar en el dictado de los Dilogos Diarios de Seguridad. Ejecutar inspecciones en las plantas para identificar oportunidades de mejora. Ser ejemplo en cuanto a seguridad se refiere Elaborar informes Realiza charlas de seguridad Es viga de seguridad Llevar el control y registro de liquidaciones realizar evaluaciones permanentes de la empresas Verificar vigencia de contratos

Otras funciones

Apoyo en la elaboracin del plan de SISOMA del proyecto asignado. Monitoreo en las Operaciones a fin de detectar actos y condiciones sub estndar. Apoyo en las capacitaciones a los colaboradores de obra en diferentes temas de SISOMA. Realizar Inspecciones Programadas y No Programadas de Seguridad en la empresa. Procesar las estadsticas mensuales de seguridad, ndice de Frecuencia, ndice Gravedad, ndice de Accidentabilidad de la empresa. Elaborar y presentar informes peridicamente de acuerdo a solicitud del cliente. Entrenar a las brigadas de emergencia de la empresa.

1.9 INSPECTOR DE RUTAS