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UNIVERSIDAD DE ORIENTE NUCLEO DE SUCRE ESCUELA DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA DEPARTAMENTO DE ADMINITACIN

TEMA N 1 DEPARTAMENTALIZACIN

PROF: RAFAEL COLL

BR: Clara Rodrguez C.I: 18.904.174

Cuman, Julio de 2012

1. Explicar lo que puede hacer un supervisor para atender un mayor nmero de subordinado directo sin perder su eficiencia directiva

Para la atencin del mayor nmero de subordinado, el supervisor deber implementar mtodos o tcnicas, donde inmiscuye la planificacin, organizacin, toma de decisiones, evaluacin, clasificacin de puestos, sanciones disciplinarias, adiestramiento, seguridad, los cuales estarn enfocados para el cumplimiento de los objetivos y metas establecido en la organizacin,

Es por esto que se debe considerar el tiempo o la duracin de la supervisin de cada puesto de trabajo, donde se considera los siguientes aspectos: a) La productividad del personal para lograr los objetivos. b) La observancia de la comunicacin. c) La relacin entre jefe-subordinado. d) La correccin de errores. e) La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina.

Basndose en la

informacin recopilada se proceder a la

implementacin de las tomas de decisiones, con la finalidad de mitigar las barreras que induzca el incumplimientos de las normas y procedimientos que le corresponde cumplir a cada trabajador bajo su cargo.

2. Definir Departamentalizacin

Es un proceso por el cual se agrupan, entre los rganos de una determinada organizacin, actividades o funciones similares y, lgicamente,

relacionadas. En el cual se reparte el trabajo por tareas logrando una especializacin que permite obtener ganancias de productividad.

3. Explique por qu se hace imperativa la departamentalizacin cuando se excede el alcance de la direccin del supervisor

Se hace imperativa debido a que el personal que le corresponde efectuar las actividades laborales se encuentra sobre cargado de trabajo y por consiguiente se atrasa los trmites y procedimientos que se deben cumplir a fin de lograr los objetivos y metas planteadas en la organizacin.

Por lo tanto, se tienen que evaluar el rendimiento del personal con la finalidad de establecer los compromisos ante terceros y poder de ese modo distribuir la carga laboral a hacia los distintos cargos relacionado a las acciones que se deben emprender en conjunto, logrndose de ese modo la optimizacin de las funciones del personal y cumplimiento eficiente de las asignaciones que le fueron encomendadas.

4. Nombrar y explicar los distintos modelos de departamentalizacin y seala sus ventajas, inconvenientes y uso Departamentalizacin por tiempo: Comprende el uso por turno de trabajo, donde se le asigna una actividad que se deber cumplir a fin de alcanzar las metas planteadas por la organizacin, por lo general se implementan en las empresas de produccin masiva, los cuales requieren de la apertura de tres turnos, cuyo propsito es cubrir la demanda de sus clientes, tales es el caso de la ensambladora de automviles; as como tambin se utilizan en las empresas de servicios como por ejemplo: hospitales, hoteles, entre otros.

Ventajas

Se prestan servicios las 24 horas por da. Permite la produccin continua. Se puede aprovechar el mayor rendimientos de los equipos y maquinarias.. Representan una fuente de empleo alternativo para los estudiantes u otras personas.

Desventajas

Requiere de mayor supervisin en los diferentes turnos. Ocasiona desgaste del personal cuando laboran en turnos rotativos. Incrementa los pagos de horas extras .

Departamentalizacin por funciones empresariales: Consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo a las funciones principales desarrolladas en la organizacin, partiendo por la produccin, luego la venta y finalmente el financiamiento, los cuales generan varias caractersticas tales como:

No existe una terminologa nica ampliamente aceptada por las empresas. No todos los organismos optan por las mismas denominaciones funcionales. La coordinacin de las actividades se hacen mediantes reglas y procedimientos, teniendo en cuenta aspectos de la planeacin.

Ventajas

Permite agrupar a los especialistas bajo jefatura nica. Garantiza la mxima utilizacin de las habilidades tcnicas de las personas. Hace nfasis en las funciones principales de la organizacin. Orienta a las personas hacia una actividad especfica segn la capacitacin por ella recibida.

Desventajas

Disminuye el inters por los objetivos generales de la organizacin. No es adecuada cuando la tecnologa y las circunstancias externas son cambiantes e imprevisibles. Se reduce la coordinacin entre las funciones especficas de la organizacin. La responsabilidad de las utilidades recae sobre la autoridad.

Departamentalizacin territorial o geogrfica:Consiste en agrupar las actividades con respecto al rea donde se ejecutar el trabajo, cuya caracterstica principal es que es utilizado por las organizaciones para cubrir grandes reas geogrficas y cuyos mercados son extensos.

Ventajas.

Se hace nfasis en los problemas y necesidades locales y regionales.

Se mejoran la coordinacin en una regin. Se recomienda implementarla en organizaciones minorista y centralizada en ciertas funciones.

Desventajas

Se complica el control por parte de la direccin. Puede dejar en segundo plano los aspectos de la planeacin.

Departamentalizacin por tipo de clientes: Se basa en la diferenciacin y agrupacin de las actividades con el tipo de persona para quienes se ejecuta el trabajo. Su caracterstica primordial es que se preocupa fundamentalmente por el cliente o consumidor, debido a que divide las unidades organizacionales de modo que pueda servir a un cliente especifico.

Ventajas

Su concentracin se basa en las necesidades del cliente. Motiva a todo el personal a trabajar por el cliente. Hace sentir que el cliente es escuchado y comprendido por su proveedor.

Desventajas

Necesita de personal capacitado y experto en los problemas de los clientes.

Las dems actividades de la organizacin (produccin, finanzas, entre otro), pasa a segundo plano.

Departamentalizacin por proceso o equipo: Se basa en agrupar las actividades, segn el rea productiva o de operacin que realiza la organizacin, por consiguiente los procesos y objetivos van de la mano con la tecnologa, esto es quizs una de las principales caractersticas, adems de que es comn en las empresas manufactureras.

Ventajas

Se obtienen ventajas econmicas, derivadas de la propia naturaleza del equipo o de la tecnologa. Utiliza tecnologa especializada. Utiliza conjuntamente las habilidades junto con la tecnologa.

Desventajas se complica la coordinacin de los departamentos. No es propenso a cambios. La responsabilidad recae sobre la autoridad.

Departamentalizacin por producto: Se

basa

en

agrupar

las

actividades concerniente a los productos y resultados ofrecidos por la empresa, su caracterstica primordial, requiere de una estructura organizacional flexible y cambiante, adems sta estrategia es utilizada en empresas de gran tamao y envergadura.

Ventaja

Se concentra la atencin en las lneas de productos. Permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios. La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.

Desventaja Requiere de personas especializadas con habilidades de gerente general. Cada proyecto es nico, por tanto se aumenta los costos

5. Dibujar el grafico de una organizacin matricial, explicarla y como opera

Este gnero de departamentalizacin consiste en agrupar las actividades y grupos humanos, del rea de transformacin o produccin o procesamiento del proceso productivo, por cada uno de los productos o servicios conjuntamente con la estructura funcional pero para productos o servicios que se hacen temporalmente o sea por proyectos.

Se llama matricial porque se representa como una matriz en cuya horizontal aparecen las divisiones por funciones y en la vertical los productos trabajados por proyectos o sea por temporada.

Gerencia General

Gerencia mercadeo

de

Gerencia de produccin

Gerencia financiera

Gerencia recursos humanos

de

Departamento de diseo

Departamento de corte

Departamento de ensamble y armado Ensamble y armado de muebles de oficina Ensamble y armado de muebles de alcoba Ensamble y armado de muebles de cocina Ensamble y armado de muebles de sala

Departamento de lijado y resane Lijado resana muebles oficina Lijado resana muebles alcoba Lijado resana muebles cocina Lijado resana muebles sala y de de

Departamento de acabados y pintura Acabados y pintura de muebles de oficina Acabados y pintura de muebles de alcoba Acabados y pintura de muebles de cocina Acabados y pintura de muebles de sala

Proyecto 1 Diseo muebles de muebles oficina oficina

de de

Trazado corte muebles oficina Trazado corte muebles alcoba Trazado corte muebles cocina Trazado corte muebles sala

y de de

Proyecto 2 Diseo muebles de muebles alcoba alcoba

de de

y de de

y de de

Proyecto 3 Diseo muebles de cocina cocina

de

y de de

y de de

Proyecto 4 Diseo de muebles de muebles sala sala

y de de

y de de

En la grfica se puede apreciar que hemos representado 4 posibles proyectos el primero de produccin de muebles de oficina, proyecto que se transformar despus de un tiempo en el proyecto 2 de produccin de muebles de alcoba y luego en el proyecto 3 de produccin de muebles de sala, para finalmente pasar a hacer el proyecto 4 de produccin de muebles de cocina, y as dependiendo del comportamiento del ciclo de los productos. No necesariamente se requiere que un proyecto termine para que empiece otro, de ninguna manera hay muchos casos de empresa de construcciones civiles que hoy estn haciendo un puente en tal sitio y simultneamente

estn acometiendo otro proyecto en otro sitio puede ser otro puente o una carretera, entre otro. Lo importante a tener en cuenta es que cada proyecto estar bajo la coordinacin de un gerente de produccin el cual no responde por mercadeo ni por finanzas sino nicamente por la obtencin del producto, lo cual ya hace suponer que se presentarn roces por responsabilidades en prdidas y ganancias, lo mismo que roces en la integracin de personal debido a que los trabajadores pertenecen simultneamente a dos reas divisionales: 1) por una parte del proyecto y 2) por otra a la divisin funcional a la que pertenece su oficio (diseo, o corte, o, ensamble o acabados).

Este modelo de estructura organizacional es muy til en empresas dedicadas a la ingeniera civil ya que hoy hacen un puente, maana una carretera, luego un aeropuerto, lo es tambin en empresas de construccin de autos, ya que hoy se produce tal modelo y maana fcilmente se pueden dedicara otro, se utiliza tambin en las empresas disqueteras hoy dedicadas a la produccin, lanzamiento y publicidad de tal cantante o msico y maana a otro, en las programadoras de radio y televisin, especficamente en lo que hace a la produccin y venta de radio y telenovelas, igualmente se puede utilizar en la comercializacin de productos y hacerlo por proyectos, o sea hoy dedicarle todo el empeo al lanzamiento, promocin y publicidad de tal producto y maana a otro u otros, entre otro.

Entre las ventajas de este modelo, tenemos: 1) atender procesos simultneos o no de corta duracin, 2) estar al da en sacar productos al mercado que mejor se estn vendiendo en el corto tiempo, 3) aprovechar las ventajas de la alta especializacin disponible en diversidad de procesos, 4) la empresa est adaptada a los cambios de demanda de la clientela en un

mundo rpidamente cambiante, 5) responsabilizar al equipo del proyecto por las prdidas o ganancias, 6) sin mayores inversiones se trata de aprovechar la infraestructura actual en la obtencin de productos diversos y actualizados con la moda y las exigencias del pblico.

Las desventajas de este modelo que se pueden mencionar son: 1) cuando los proyectos son de corta duracin el personal, especialmente los ingenieros y administradores de alta calificacin, se resienten por la inseguridad que les causan los cambios organizacionales muy

frecuentes, 2) se debe ser muy preciso en asignar tareas que ameriten tiempos completos al personal, especialmente altamente especializado, de lo contrario se presta a desperdicios, 3) en ocasiones los administradores no son muy duchos en la gerencia del recurso humano cuando este proviene por un tiempo de departamentos funcionales que si son permanentes, 4) el personal asignado a veces se disgusta y desmotiva por no estar con sus pares de la misma especialidad donde pueden interactuar, mostrarse, destacarse y aspirar a ascensos, 5) se puede presentar el caso de duplicacin (fragmentacin) del mando entre los dos jefes el funcional y el del proyecto.

6. Diferencia entre las actividades de servicio del resto de las actividades empresariales.

Las actividades de servicio, dentro de una organizacin por lo general de encarga de optimizar las acciones correspondientes al mantenimiento, su propsito es controlar el funcionamiento ptimo de los equipos y maquinarias dentro de la organizacin, en el caso que sea interno, pero si se encarga de realizarlo en otras empresas e instituciones, este llevar una

planificacin por cada cliente, con la finalidad atencin y ser competitivo en el mercado.

de prestar una mejor

En cambio las otras actividades tienen enmarcada una serie de normas y procedimientos de controles internos referentes a las competencias que le confiere cada cargo, con el fin de cumplir las metas propuestas en la organizacin.

7. Explicar cmo y porqu se crean los departamento de servicio y sus fases de desarrollo, seale su ubicacin dentro de la estructura de organizacin y lo que debe llevar para lograr el funcionamiento eficazmente sin que su costo sea excesivo

Muchas veces los departamentos denominados como de servicios, no son considerados tan importantes como los que generan divisas, los que tienen contacto directo con los clientes consumidores, los que venden, entre otro, sin embargo son tan importantes como aquellos, ya que sin los servicios que estos ofrecen, las compaas difcilmente seran lo que son.

La mayora de las veces, la falta de atencin hacia estos departamentos se debe al desconocimiento de los mismos y de sus actividades, se sabe que existen, que tienen gastos, pero no se tiene un panorama amplio y real de lo que hacen y de sus alcances. Por lo general es dependiente del Departamento de Administracin y tienen diversas competencias segn la naturaleza por la cual se creo, en la que se pueden mencionar:

Brindar un servicio de seguridad institucional eficiente y efectiva, de conformidad con las normas de funcionamiento diseadas para los

agentes de seguridad. Velar por la seguridad fsica de los funcionarios de la Institucin, su infraestructura y sus bienes patrimoniales. Administrar el servicio de documentacin y archivos, dentro de los marcos de confidencialidad y oportunidad que demanda este tipo de actividad. Ofrecer los servicios de mantenimiento en todas las reas fsicas de la Institucin, incluyendo los jardines y reas verdes y evitar la acumulacin de escombros de cualquier naturaleza. Verificar el almacenamiento y uso adecuado de los materiales adquiridos para las tareas de mantenimiento y reparacin. Establecer el programa anual de mantenimiento de bienes de activo fijo, en coordinacin con los departamentos de Presupuesto, Compras y Proveedura. Ofrecer el servicio de mantenimiento preventivo de los bienes de activos fijos de la Institucin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su perodo de vida til. Brindar el servicio de aseo en todas las reas que conforman el Instituto, enfatizando en aquellas en las cuales tienda a acumularse o estancarse el agua, a fin de evitar la propagacin de enfermedades. Aplicar las medidas preventivas necesarias para que los vehculos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorizacin expresa del titular de la Institucin. Establecer los controles necesarios capaces de garantizar el uso correcto de la flota vehicular de la Institucin y los correspondientes

procedimientos administrativos relacionados con su control. Garantizar que el uso de los vehculos de la Institucin durante das no laborales, cuenten con la autorizacin expresa de la autoridad superior y porten el correspondiente salvoconducto que les permita transitar sin violacin de las normas administrativas y legales correspondientes. Brindar el cuidado y conservacin a los vehculos por parte de los

funcionarios autorizados para su conduccin y guardarlos en los ambientes dispuestos por la Institucin. Garantizar que todos los vehculos del Instituto porten la leyenda "para uso oficial" y la correspondiente lnea amarilla que los identifica como propiedad del estado. Cualquier otra responsabilidad asignada por la autoridad superior, asociada a su rea de actividad laboral.

Un ejemplo de cmo debe estar organizado el departamento de servicios generales es:

Que debe contar con una Jefatura, y cuatro secciones con el equipo de trabajadores requeridos para estas actividades especficas: Seccin de Seguridad Seccin de Administracin de documentos y Archivos Seccin de Mantenimiento y Aseo Seccin de Transporte.