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EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA
DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBDIRECCIN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA
SERVICIO POSTAL MEXICANO
MARZO 2010

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041
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NDICE
Pgina 1. 2. 3. 4. 5. 5.1. Introduccin Objetivo del Manual Marco Jurdico Polticas Generales Procedimientos Facturacin a Clientes en General por los Servicios Proporcionados en las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional. Facturacin a Crdito por los Servicios de Mensajera Acelerada Mexpost Proporcionados por las Oficinas Postales del Organismo a nivel nacional. Facturacin de Contado del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos. Facturacin de Contado del Servicio de Franqueo Remoto de Clientes Corporativos. Facturacin a Crdito del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos. Facturacin a Crdito del Servicio Estampillas Postales Recibos Oficiales D.F. e Interior de la Repblica. Facturacin a Crdito del Servicio Mexpost Proporcionado a Clientes Corporativos. Facturacin a Clientes por Servicios Diversos Cobranza de la Facturacin Emitida a Crdito Emisin de Notas de Crdito Emisin de Recibos Anexos: Factura 7. Vigencia 64 66 7 4 4 5 6
5.2
11
5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 6.
17 22 27 32 36 43 47 54 58

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1. INTRODUCCIN
Como parte de las actividades que el Servicio Postal Mexicano ha emprendido en materia de Combate a la Corrupcin dentro de la Administracin Pblica Federal, la Gerencia de Tesorera adscrita a la Subdireccin de Finanzas, elabor el Manual de Procedimientos de Facturacin y Cobranza, con el propsito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeo de las diferentes reas que participan en el proceso de facturacin y cobranza, para lo cual se cont con la aportacin de los servidores pblicos que ejecutan directamente los procedimientos, aprovechando su experiencia y el conocimiento especializado que poseen en la materia. Por tal motivo, el Manual adems de constituir un instrumento de referencia fundamental para el desempeo de rutinas de trabajo, servir de directriz para la capacitacin, induccin y evaluacin del personal. La utilidad de la informacin que comprende el manual depende, en gran medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que derivado de cualquier modificacin en las funciones, estructuras y normas que afecten los procedimientos, se proceda a la actualizacin de ste conforme a los resultados que se observen en su aplicacin y las necesidades de las reas involucradas en este proceso administrativo.
2. OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las actividades para la emisin de comprobantes fiscales en las oficinas postales a nivel nacional por los servicios que presta el Organismo, as como en las reas dependientes de la Gerencia de Tesorera involucradas en la facturacin y cobranza, sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que los empleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia.

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3. MARCO JURDICO
1. 2. 3. 4. 5.
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ley del Servicio Postal Mexicano. Ley de Vas Generales de Comunicacin. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y su Reglamento. Ley Federal del Trabajo. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendara y su Reglamento. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley de Coordinacin Fiscal.
6. 7. 8. 9.
10. Ley de Fiscalizacin y rendicin de cuentas de la federacin 11. Cdigo Fiscal de la Federacin. 12. Cdigo Civil Federal. 13. Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. 14. Reglamento para la Operacin del Organismo Servicio Postal Mexicano. 15. Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin. 16. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 17. Estatuto Orgnico del Servicio Postal Mexicano. 18. Manual de Organizacin Institucional del Servicio Postal Mexicano. 19. Manual de Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica Federal. 20. Presupuesto de Egresos de la Federacin. 21. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 22. Y dems disposiciones aplicables en la materia.

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4. POLTICAS GENERALES
1. La Gerencia de Tesorera es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretacin de la normatividad establecida en el presente Manual. 2. La Gerencia de Tesorera tendr la responsabilidad de verificar la existencia de los formatos en su Almacn de Formas Valoradas, para la emisin de los comprobantes fiscales por los servicios prestados por el Organismo a sus clientes. 3. Las reas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, sern responsables a travs de sus Coordinaciones Administrativas Estatales de mantener el stock de comprobantes fiscales necesarios. 4. La Direccin Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o acuerdos comerciales, a travs de los cuales se autorice la prestacin de servicios a crdito a los clientes corporativos. 5. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus reas facultadas, solo podr solicitar facturas anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y cumpliendo con todos los requisitos de facturacin establecidos. 6. Ser responsabilidad de las reas Operativas prestadoras de Servicios a nivel Nacional, verificar que el contrato se encuentre debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado. 7. Cuando la documentacin soporte de las solicitudes de facturacin, sea parte integral de la misma por los datos contenidos en ella, esta deber estar validada con nombre y firma del personal facultado para tal efecto. 8. La Direccin Corporativa Comercial a travs de la Subdireccin de Clientes Corporativos ser la responsable de informar a las Coordinaciones Administrativas Estatales y a la Gerencia de Tesorera, sobre las clusulas de los contratos y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos. 9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud y emisin de los comprobantes fiscales por los servicios que presta el Organismo, las Gerencias de Administracin de Ventas y Tesorera debern mantener vigente un catlogo de firmas autorizadas con las facultades asignadas a cada una de ellas en este proceso. 10. La Gerencia de Tesorera es responsable de revisar peridicamente el Manual, y en caso de que requiera ser modificado por la adicin o adecuacin de funciones, deber solicitar la intervencin de la Gerencia de Organizacin, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones adjetivas y mantener actualizado el presente documento. 11. La Gerencia de Organizacin por conducto y autorizacin del Comit de Mejora Regulatoria Interna del Organismo, est facultada para normar el contenido, registro y publicacin del presente Manual.

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5. PROCEDIMIENTOS
Unidad Responsable: 5.1 Procedimiento: Oficinas Prestadoras de Servicios Facturacin a Clientes en general por los Servicios Proporcionados en las Oficinas Postales del Organismo a Nivel Nacional. Que las oficinas prestadoras de servicios a lo largo del territorio nacional, emitan los comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta de servicios propios.
Propsito
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales prestadoras de servicios del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. El personal de las Oficinas Postales estar obligado a expedir factura por los servicios prestados a los clientes del Organismo, cuando estos as lo soliciten, como lo indica el Art. 29 del Cdigo Fiscal de la Federacin. 2. Los comprobantes fiscales expedidos debern cumplir con los requisitos que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, como son: Lugar y fecha de expedicin. Razn Social del cliente. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. Domicilio Fiscal del cliente. Descripcin del servicio prestado por el Organismo. Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero o letra, as como el monto de los impuestos. El comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en parcialidades. Sello del rea emisora y firma del responsable de su emisin. As como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios para su correcta emisin. 3. Los datos facturados sern responsabilidad del personal de la Oficina Postal que emita la factura. 4. La emisin de los comprobantes fiscales deber ser incluida en el reporte de la cuenta comprobada de la Oficina Postal respectiva.
Polticas de operacin, normas y lineamientos

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RESPONSABLE
COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES A NIVEL NACIONAL
ACT. NO. 1
DESCRIPCIN
Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
Revisa que la informacin registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente. Realiza el cobro de los servicios prestados. Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado Cliente y distribuye los tantos restantes como sigue: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, lo turna a la Coordinacin Administrativa Estatal para su control, la que ser responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO
3 4

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO FACTURACIN A CLIENTES EN GENERAL POR LOS SERVICIOS PROPORCIONADOS EN LAS OFICINAS POSTALES DEL ORGANISMO A NIVEL NACIONAL
INICIO
1. Elabora el comprobante fiscal en cuatro tantos con los requisitos que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, por los servicios prestados por el Organismo
2. Revisa que la informacin registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente.
3. Realiza el cobro de los servicios prestados.
4. Entrega al interesado 1er. tanto color blanco, denominado Cliente y distribuye los tantos restantes: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, lo turna a la Coordinacin Administrativa Estatal para su control, la que ser responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, los conserva en el consecutivo de la Oficina Postal.
FIN

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Facturacin a clientes en general por los servicios proporcionados en las oficinas postales del organismo a nivel nacional. Documentos de referencia
DOCUMENTO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en el Marco Jurdico.
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura
TIEMPO DE RESPONSABLE DE CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA CONSERVACIN CONSERVARLO

10 aos Coordinaciones Administrativas Estatales No aplica
Glosario
Comprobante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar temporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Los comprobantes para efectos fiscales deben reunir los requisitos y caractersticas que establece la legislacin fiscal. Estos comprobantes permiten la disminucin de un gasto sobre los ingresos (deduccin) y la disminucin de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobar el ingreso percibido por esa operacin. Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercanca expedida. En algunos casos sirve, adems, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben sealarse claramente las partes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, telfonos y teles, la descripcin de los productos de acuerdo con la descripcin exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos expedidos, con sus marcas y contraseas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas acordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedicin, etc.
Cambios en esta versin
No Aplica NMERO DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO

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PROCEDIMIENTOS (CONTINA)
Unidad Responsable: OFICINAS PRESTADORAS DE SERVICIOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN A CRDITO POR LOS SERVICIOS DE MENSAJERA ACELERADA MEXPOST PROPORCIONADOS POR LAS OFICINAS POSTALES DEL ORGANISMO A NIVEL NACIONAL.
5.2 Procedimiento:
Propsito
Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturacin Mexpost de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de Mensajera Acelerada en las Coordinaciones Administrativas Estatales y que tienen celebrado un contrato, convenio o acuerdo comercial en Oficinas Centrales del Organismo, dentro del que se establezca que el pago se realizar en oficinas centrales posteriormente a la entrega de la factura. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Las Coordinaciones Administrativas Estatales emitirn las facturas por servicios prestados en el interior de la Repblica las que debern cumplir con los requisitos que establece el Cdigo Fiscal de la Federacin en sus Art. 29 y 29-A, como son: Lugar y fecha de expedicin Razn Social del cliente Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente. Domicilio Fiscal del Cliente. Descripcin del servicio prestado por el Organismo. Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero o letra, as como el monto de los impuestos. El comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en parcialidades. Sello del rea emisora y firma del responsable de su emisin. As como todos los datos necesarios para su correcta emisin. 2. La Gerencia de Tesorera es responsable de registrar en la base de datos del programa de Facturacin Mexpost, los documentos fiscales que emitieron las Coordinaciones Administrativas Estatales, que de acuerdo al contrato deban ser cobrados por la Gerencia de Tesorera, si cumple con lo establecido en la poltica 1 y 4.
Alcance

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Rev. A1
3. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus Subdirecciones y por medio de los ejecutivos de cuenta adscritos a stas, sern los responsables de informar a los Coordinadores Administrativos Estatales, sobre las condiciones establecidas en las clusulas de los contratos, tarifas aplicables y de los datos fiscales de los Clientes Corporativos. 4. Las Coordinaciones Administrativas Estatales debern anexar copia de las Guas de Depsito a las facturas que stas emitan, para llevar a cabo el trmite de cobranza. 5. En el caso de que el contrato, convenio o acuerdo comercial contemple la emisin de formatos de validacin a efecto de llevar a cabo la cobranza, estos debern ser enviados a la Gerencia de Administracin de Ventas dependiente de la Direccin Corporativa Comercial, para su conciliacin, la cual ser la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia de Tesorera las facturas de los servicios que en estos se amparen.


ACT. NO. 1
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RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Elabora el comprobante Fiscal conforme a lo establecido en la poltica 1 de este procedimiento, en cuatro tantos, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
2 3 4
Revisa que la informacin asentada en el comprobante fiscal sea la correcta. Rubrica y estampa en la factura el sello del rea responsable de su elaboracin. Realiza la distribucin correspondiente: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal.- Lo conserva en la Coordinacin Administrativa Estatal para su control. 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora.- Lo conserva en el consecutivo de la oficina postal o rea que elabor la factura.
Enva en los primeros tres das hbiles del mes, 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas a la Gerencia de Tesorera, para su trmite de cobro, los cuales debern incluir los servicios prestados en el mes anterior. Recibe la facturacin 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, estampa sello y hora y turna a la Coordinacin de Ingresos para su atencin. Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentacin soporte correspondiente y estampa sello y firma al reverso. INFORMACIN INCORRECTA
GERENCIA TESORERA COORDINACIN INGRESOS / UNIDAD FACTURACIN
DE
DE DE
Devuelve facturas y documentacin soporte a la Coordinacin Administrativa Estatal para su correccin o cobro en su localidad. INFOMACIN CORRECTA
Registra en el Sistema de Facturacin Mexpost los documentos de los Clientes Corporativos correspondientes a los servicios proporcionados en el interior de la Repblica. Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturacin Lista de Facturas Rgimen Forneas e integra a la facturacin. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera: b. 1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del Detalle de Guas 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Forneas
10 11
Gerencia de Contabilidad: Oficio con la Lista de Facturas Rgimen Forneas


ACT. NO.
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RESPONSABLE
DESCRIPCIN
FACTURACIN CON FORMATOS DE VALIDACIN

COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR DE LA REPBLICA GERENCIA ADMINISTRACIN VENTAS
DE DE
12
Elaboran los formatos de validacin (en caso de estar estipulado en el contrato) por los servicios prestados a los clientes y los envan debidamente requisitados a la Gerencia de Administracin de Ventas para su conciliacin.
13
Recibe Formatos de Validacin y realiza conciliacin elaborando reporte total de guas y reporte detallado por estado y Coordinacin Administrativa Estatal para solicitar la facturacin. Enva solicitud de autorizacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera, anexando debidamente validada la documentacin soporte como son: el reporte total de guas, reporte detallado por Estado y Coordinacin Administrativa Estatal y Formatos de Validacin originales. Recibe oficio de autorizacin en el que se solicita la facturacin, estampa sello y hora y turna a la Coordinacin de Ingresos para su atencin. Verifica que la solicitud de autorizacin de facturacin contenga todos los datos y documentacin soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturacin. INFORMACIN INCORRECTA
14
GERENCIA TESORERA COORDINACIN INGRESOS / UNIDAD FACTURACIN
DE
15 16
DE DE
17 GERENCIA ADMINISTRACIN VENTAS COORDINACIN INGRESOS / UNIDAD FACTURACIN

DE DE
Devuelve documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas para su correccin. Corrige documentacin y reenva a la Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos de la Gerencia de Tesorera, para su facturacin. INFOMACIN CORRECTA
18
DE DE
19
Registra solicitudes de autorizacin de facturacin en el sistema de facturacin Mexpost y procede a la emisin de la factura por los servicios prestados. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a. b. c. Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera: 1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del reporte total de guas y reporte detallado por Estado y formatos de validacin originales. 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas Gerencia de Contabilidad: 2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal copia del reporte detallado por Estado. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos de la Gerencia de Tesorera: 3er. tanto de la factura denominado rea Emisora y reporte detallado por Estado. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO
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DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041 DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS ESTATALES / OFICINAS POSTALES DEL INTERIOR DE LA REPBLICA
INICIO
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GERENCIA DE TESORERA
COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

7. Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentacin soporte correspondiente y estampa sello y firma al reverso.
GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS
1. Elabora el comprobante Fiscal en 4 tantos, por los servicios prestados por el Organismo: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente, 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora, 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas.
6. Recibe la facturacin 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas, estampa sello y hora y turna a la Coordinacin de Ingresos para su atencin.
SI Informacin correcta? NO
13. Recibe Formatos de Validacin, realiza conciliacin elaborando reporte total de guas y reporte detallado por estado y Coordinacin Administrativa Estatal para solicitar la facturacin.
8. Devuelve facturas y documentacin soporte a la Coordinacin Administrativa Estatal para su correccin o cobro en su localidad.
2-3. Revisa que la informacin asentada en el comprobante fiscal sea la correcta. Rubrica y estampa el sello del rea responsable de su elaboracin. 3
9. Registra en el Sistema de Facturacin Mexpost los documentos de los Clientes Corporativos correspondientes a los servicios proporcionados en el interior de la Repblica.
14. Enva solicitud de autorizacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera, anexando validada documentacin soporte: reporte total de guas, reporte detallado por Estado y Coordinacin Administrativa Estatal y Formatos de Validacin originales.
4. Realiza la distribucin correspondiente: 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal.Lo conserva en la Coordinacin Administrativa Estatal para su control. 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora.- Lo conserva en el consecutivo de la oficina postal o rea que elabor la factura.
15. Recibe oficio de autorizacin en el que se solicita la facturacin, estampa sello y hora y turna a la Coordinacin de Ingresos para su atencin.
10. Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturacin Lista de Facturas Rgimen Forneas e integra a la facturacin.
5. Enva en los primeros tres das hbiles del mes, 1er. tanto original color blanco denominado Cliente y 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas a la Gerencia de Tesorera, para su trmite de cobro, los cuales debern incluir los servicios prestados en el mes anterior.
11. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza: 1er tanto original de la factura Cliente y original del Detalle de Guas. 4to. tanto de la factura Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Forneas. Gerencia de Contabilidad: Oficio con la Lista de Facturas Rgimen Forneas
16. Verifica que la solicitud de autorizacin de facturacin contenga todos los datos y documentacin soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturacin.
Facturacin con Formato de Validacin SI 12. Elaboran los formatos de validacin por servicios prestados a los clientes y los envan a la Gerencia de Administracin de Ventas para su conciliacin. Informacin correcta? NO 17. Devuelve documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas para su correccin. 18. Corrige documentacin y reenva a la Unidad de Facturacin para su facturacin.
19. Registra solicitudes de autorizacin de facturacin en el sistema de facturacin Mexpost y emite la factura por los servicios prestados.
FIN
20. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo.

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Rev. A1

Procedimiento: Facturacin a crdito por los servicios de mensajera acelerada Mexpost proporcionados por las oficinas postales del Organismo a nivel nacional. Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

10 aos Coordinacin Administrativa Estatal No aplica
Glosario
Cobranza: Es la accin inmediata por la cual se pretende obtener la satisfaccin de una obligacin cualquiera que fuere esta Conciliacin: Proceso sistemtico de comparacin entre los ajustes contable de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicacin de las diferencias encontradas.

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Unidad Responsable: 5.3 Procedimiento: GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN DE CONTADO CLIENTES CORPORATIVOS.
DEL
SERVICIO
DE
CORRESPONDENCIA
FRANQUEO
DE
Propsito
Emitir los comprobantes fiscales de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de correspondencia y franqueo que establece el Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, los cuales pueden ser: Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Peridicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetera entre otros. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin en la Gerencia de Tesorera, como de la Gerencia de Administracin de Ventas, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Para la emisin de la factura, el cliente debe realizar el pago de los servicios en relacin a los lineamientos emitidos en el Manual de Normas y Polticas, Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, fraccin VI Polticas Especficas apartado 1 Pago. 2. La Direccin Corporativa Comercial a travs de la Gerencia de Administracin de Ventas debe enviar a la Gerencia de Tesorera la solicitud de autorizacin de facturacin por servicios prestados por el Organismo, la cual debe contener los siguientes datos y/o documentacin. Razn Social. Registro Federal de Contribuyentes. Domicilio Fiscal del Cliente. Tipo de servicio prestado por el Organismo (Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Peridicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetera, Franqueo, Franqueo Remoto, Servicio de Mensajera Mexpost, entre otros). Lugar y fecha en donde el Organismo proporcion el servicio al Cliente. Nmero de Cliente. Nmero de Registro Postal. Piezas, peso y porte unitario, por nmero de registro. Total de piezas e importe a facturar. En caso de otorgar servicios adicionales como los que se establecen en la fraccin 7.1 del Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, debern indicar por registro postal este servicio.
Alcance

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041 La forma de Pago: Efectivo. Cheque Certificado o de Caja. Tarjeta de debito o crdito.
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Rev. A1
Transferencia Electrnica Bancaria (especificar banco, nmero de cuenta, fecha de depsito y referencia). Notas de Crdito y/o Recibos (especificar nmero, fecha e importe).
3. Cuando la Gerencia de Administracin de Ventas requiera facturacin con fecha del ltimo da hbil del mes (por cierre mensual), deber enviar la solicitud de las mismas a la Gerencia de Tesorera a ms tardar el segundo da hbil del mes siguiente. 4. Anexo a la solicitud de facturacin, la Gerencia de Administracin de Ventas debe integrar comprobante de la forma de pago (en caso de pagar los servicios con nota de crdito y/o recibo, se debe anexar el original de este documento). 5. En caso de existir excedente de pago, la Gerencia de Administracin de Ventas debe indicar el importe del remanente, para la emisin del recibo correspondiente. 6. Se debe incluir la firma, nombre y cargo de la persona responsable de la Autorizacin de facturacin emitida por la Gerencia de Administracin de Ventas. 7. Si existen descuentos autorizados al cliente, deben especificar el porcentaje y monto del mismo, as como el fundamento legal para hacerse acreedores a ese descuento. 8. La Gerencia de Tesorera debe entregar a la Gerencia de Administracin de Ventas los tantos denominados Cliente y Cobranzas de las facturas expedidas por servicios pagados de contado, para su distribucin correspondiente.

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Rev. A1
RESPONSABLE
GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
ACT. NO. 1
DESCRIPCIN
Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que correspondan detallados en las polticas de este procedimiento y dems polticas de su mbito de competencia aplicables de este Manual. Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos numerados en las polticas respectivas de este Manual, para proceder a la emisin de la factura, conforme lo establecido. INFORMACIN INCORRECTA
2 3
4 GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 5
Regresa la documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas. Enva debidamente corregida la informacin de la facturacin a la Gerencia de Tesorera. INFORMACIN CORRECTA
Elabora en cuatro tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados por la Gerencia de Administracin de Ventas, conforme al instructivo del Anexo 1, como sigue: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
7 8
Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Entrega las facturas de la siguiente manera recabando acuse de recibo: a. Gerencia de Administracin de Ventas.1er y 4to. Tanto de la factura denominados Cliente y Cobranzas. b. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y en el caso de que el pago se realice con Recibo del Organismo se anexar el original. c. Unidad de Facturacin.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora, se archiva en el consecutivo del rea anexando autorizacin original de la solicitud de facturacin y copia de forma de pago; en caso de que el pago se realice con Nota de Crdito y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerencia de Administracin de Ventas. TERMINA PROCEDIMIENTO

INICIO 3. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos numerados en las polticas respectivas de este Manual, para proceder a la emisin de la factura, conforme lo establecido.
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Rev. A1
1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que correspondan.
2. Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos.
SI Informacin correcta? NO 5. Enva debidamente corregida la informacin de la facturacin a la Gerencia de Tesorera. 4. Regresa la documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas.
6. Elabora en 4 tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados por la Gerencia de Administracin de Ventas: 1er. tanto original color blanco Cliente, 2do. tanto copia color azul Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo rea Emisora, 4to. tanto copia color verde Cobranzas
7. Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.
8. Entrega facturas recabando acuse de recibo: Gerencia de Administracin de Ventas.- 1er y 4to. Tanto de la factura Cliente y Cobranzas. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal y en el caso de que el pago se realice con Recibo se anexar el original. Unidad de Facturacin.-3er. tanto de la factura rea Emisora, se archiva anexando autorizacin original de la solicitud de facturacin y copia de forma de pago; en caso de pago con Nota de Crdito y quede saldo a favor del cliente, el original se entrega a la Gerencia de Administracin de Ventas.
FIN

Hoja: 21 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Facturacin de Contado del Servicio de Correspondencia y Franqueo de Clientes Corporativos.
Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

10 aos Gerencia de Contabilidad No aplica
Glosario
Nota de Crdito: Documento o comprobante que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la cuenta. Es el comprobante que una empresa enva a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Saldo: Es la diferencia entre las cantidades anotadas al Debe y las anotadas al Haber de una cuenta. Si el total del Debe es mayor que el total del Haber es saldo deudor, si no, es saldo acreedor.
No Aplica
NMERO DE REVISIN
FECHA DE ACTUALIZACIN
DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Hoja: 22 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: 5.4 Procedimiento: GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN DE CONTADO CORPORATIVOS.
DEL
SERVICIO
DE
FRANQUEO REMOTO
DE
CLIENTES
Propsito
Emitir los comprobantes fiscales de los clientes corporativos a los que el Organismo presta servicios de Franqueo Remoto a travs de la empresa Pitney Bowes de Mxico, S.A., que estable el Manual de Procedimientos para el Uso, Habilitacin y Control de Mquinas Franqueadoras. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin en la Gerencia de Tesorera, como de la Gerencia de Administracin de Ventas, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. La Gerencia de Administracin de Ventas debe dar a conocer a los clientes que utilicen este servicio, los lineamientos y la forma de depsito, su nmero de licencia y matricula para la prestacin del mismo. 2. La Gerencia de Administracin de Ventas ser la responsable de enviar la informacin a la empresa Pitney Bowes de Mxico, S.A., para que esta realice la habilitacin de los importes a las Maquinas Franqueadoras de los clientes. 3. La Gerencia de Administracin del Ventas debe enviar por escrito, la solicitud de autorizacin o cancelacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera anexando los soportes correspondientes indicados en la poltica 4, e informar cual es el archivo consecutivo generado, para su facturacin en el sistema SICICO. 4. La Gerencia de Tesorera emitir la factura de este servicio en base a los datos incluidos en el archivo electrnico consecutivo generado en el mdulo de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras y en el Informe de depsitos confirmados en el Estado de Cuenta para el Servicio de Rehabilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras de Pitney Bowes Inc. y su documentacin soporte que lo integra, ambos emitidos por el Sistema Institucional de Clientes Corporativos (SICICO). 5. El archivo para generar la facturacin emitido por el mdulo de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras del sistema SICICO debe contener lo siguiente: a. Fecha de deposito b. Cuenta Bancaria c. Permiso de Registro Postal d. Matrcula
Alcance

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041 e. Razn Social f. Registro Federal de Contribuyentes g. Licencia h. Importe del Depsito i. Domicilio Fiscal
Hoja: 23 de 66
Rev. A1
6. El Informe de Depsitos Confirmados en el Estado de Cuenta para el Servicio de Rehabilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras de Pitney Bowes Inc., debe contener lo siguiente: a) Fecha de habilitacin b) Nm. de consecutivo c) Fecha de Depsito d) Institucin Bancaria de Depsito e) Nm. de Cuenta de Depsito f) Matricula g) Nm. de Licencia h) Razn social del Cliente i) Importe del Depsito j) Nm. de autorizacin bancaria

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041 RESPONSABLE

GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS CLIENTE GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE BANCA ELECTRNICA GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS ACT. NO. 1
Hoja: 24 de 66
Rev. A1
DESCRIPCIN
Proporciona al cliente los lineamientos del servicio de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras y le da a conocer los datos correspondientes a la cuenta bancaria, Nm. de licencia y Nm. de matrcula del Servicio Postal Mexicano. Deposita el importe del servicio a utilizar en las cuentas del Servicio Postal Mexicano autorizadas para el servicio de Habilitacin Remota. Imprime y exporta de la Banca Electrnica, el archivo del Estado de Cuenta Bancario que contiene los movimientos disponibles, correspondientes a los depsitos realizados por los clientes que utilizarn el servicio de Habilitacin Remota y enva esta informacin a la Gerencia de Administracin de Ventas. Recibe la informacin de los movimientos disponibles del archivo exportado de la banca electrnica y la introduce al mdulo de Habilitacin Remota del sistema SICICO, para que la informacin sea procesada. Realiza el proceso y genera archivo electrnico consecutivo en el mdulo de Habilitacin Remota del sistema SICICO y enva solicitud de autorizacin a la Gerencia de Tesorera, para emitir las facturas con los datos siguientes:
2 3
a. b. c. d. e. f. g. h. i.
GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 6 7
Fecha de deposito Cuenta Bancaria Permiso de Registro Postal Matrcula Razn Social Registro Federal de Contribuyentes Licencia Importe del Depsito Domicilio Fiscal
Recibe solicitud, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Elabora las facturas con base en el archivo generado en el sistema SICICO, conforme al instructivo del anexo 1, en cuatro tantos: 1er. tanto original, de color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los sealados en el archivo emitido por el mdulo de Habilitacin Remota y rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin en las facturas elaboradas. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a) Gerencia de Administracin de Ventas.1er y 4to tanto de la factura denominados Cliente y Cobranza. b) c) Gerencia de Contabilidad.2do. Tanto de la factura denominada Consecutivo Fiscal. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorera.3er tanto de la factura denominado rea Emisora, es archivado en el consecutivo del rea y los documentos soportes correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO

GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS CLIENTE GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE BANCA ELECTRNICA GERENCIA DE TESORERA
Hoja: 25 de 66
Rev. A1
INICIO
1. Proporciona al cliente los lineamientos del servicio de Habilitacin Remota de Mquinas Franqueadoras y le da a conocer los datos de la cuenta bancaria, Nm. de licencia y Nm. de matrcula del Servicio Postal Mexicano.
2. Deposita el importe del servicio a utilizar en las cuentas del Servicio Postal Mexicano autorizadas para el servicio de Habilitacin Remota.
3. Imprime y exporta de la Banca Electrnica, el archivo del Estado de Cuenta Bancario que contiene los movimientos disponibles, a los depsitos realizados por los clientes del servicio de Habilitacin Remota y enva a la Gerencia de Administracin de Ventas.
4. Recibe informacin de los movimientos disponibles del archivo de la banca electrnica y la introduce al mdulo de Habilitacin Remota del SICICO, para que la informacin sea procesada.
5. Realiza el proceso y genera archivo electrnico consecutivo en el mdulo de Habilitacin Remota del sistema SICICO y enva solicitud de autorizacin a la Gerencia de Tesorera, para emitir las facturas con los datos siguientes: Fecha de depsito, Cuenta Bancaria, Permiso de Registro Postal, Matrcula, Razn Social, RFC, Licencia, Importe del Depsito, Domicilio Fiscal.
6. Recibe solicitud, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos.
7. Elabora facturas con base en el archivo generado en el SICICO, e instructivo del anexo 1, en 4 tantos: 1er. tanto original, de color blanco denominado Cliente,2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora, 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
8. Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los sealados en el archivo emitido por el mdulo de Habilitacin Remota y rubrica y estampa el sello de la Unidad de Facturacin en las facturas elaboradas.
9. Distribuye y entrega las facturas recabando acuse de recibo: Gerente de Administracin de Ventas.- 1er y 4to tanto de la factura Cliente y Cobranza. Gerente de Contabilidad.2do. Tanto de la factura Consecutivo Fiscal. Unidad de Facturacin.- 3er tanto de la factura rea Emisora, es archivado y los documentos soportes.
FIN

Hoja: 26 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Facturacin de Contado del Servicio de Franqueo Remoto de Clientes Corporativos. Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

Glosario
Banca Electrnica: Hace referencia al tipo de banca que se realiza por medios electrnicos como puede ser cajeros electrnicos, telfono y otras redes de comunicacin. Tradicionalmente, este trmino ha sido atribuido a la banca por Internet o banca online, comprende aquellas herramientas que ofrece una entidad para que sus clientes hagan sus operaciones bancarias a travs de la computadora utilizando una conexin a la red Internet. Franqueo Remoto: Toda persona fsica o moral que obtenga la autorizacin para el uso de mquinas franqueadoras en los sistemas de habilitacin remota, la adquiere con la empresa proveedora autorizada, llenado un formato que especifica la marca, nmero de medidor, nmero de matrcula, nombre y direccin del cliente titular, la empresa proveedora del equipo, la firma del cliente titular y la impresin de la marca del equipo. Matrcula: Registro numrico de un bien que los identifica. SICICO: Sistema Institucional de Clientes Corporativos.

Hoja: 27 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: 5.5 Procedimiento: GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS / GERENCIA DE TESORERA FACTURACIN A CRDITO CLIENTES CORPORATIVOS.
DEL
SERVICIO
DE
CORRESPONDENCIA
FRANQUEO
DE
Propsito
Emitir los comprobantes fiscales de los Clientes Corporativos a los que el Organismo presta servicios de correspondencia y franqueo que establece el Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, los cuales pueden ser: Cartas, Respuestas a Promociones Comerciales, Publicaciones Peridicas, Impresos Depositados por sus Editores o Agentes, Propaganda Comercial, Paquetera entre otros, a travs de la celebracin de un contrato o convenio que establezca dentro de sus clusulas que el pago se realizar posteriormente a la entrega de la factura. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Para la emisin de la factura, debe de existir un convenio, contrato o acuerdo comercial suscrito por parte del personal de la Direccin Corporativa Comercial facultado para tal efecto, estableciendo las condiciones del crdito y los tiempos de pago por parte de los clientes corporativos a los cuales fue autorizado el servicio. 2. Los datos facturados solicitados en la autorizacin de facturacin sern responsabilidad de la Gerencia de Administracin de Ventas, as como el aseguramiento de los servicios proporcionados a los Clientes Corporativos a quien se encuentren facturados. 3. En el caso de facturacin a crdito, en la solicitud debe indicar Nm. de contrato, convenio o acuerdo comercial de autorizacin, indicando vigencia y clusula en donde se especifica el plazo y condiciones establecidas para su pago, as como todos los requisitos establecidos en las polticas Nos. 2 del procedimiento 5.1 y 2 del procedimiento 5.3 de este Manual. 4. La Gerencia de Tesorera a travs de su rea de cobranza debe entregar para su cobro a los clientes el tanto original de la factura denominado Cliente expedida por servicios a crdito, asimismo entregar a la Gerencia de Administracin de Ventas el tanto denominado Cobranzas una vez que haya recibido el pago correspondiente del cliente. 5. Ser responsabilidad de la Direccin Corporativa Comercial a travs de sus reas y en particular de los Ejecutivos de Cuenta realizar el seguimiento y control de la facturacin emitida, para establecer el nivel crediticio de cada cliente.
Alcance


ACT. NO. 1
Hoja: 28 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN
DESCRIPCIN
Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la Facturacin, especificando en ella los datos correspondientes como; tipo de servicio, lugar y fecha, datos del cliente, registro postal, piezas, peso, porte e importe a facturar, datos de cobranza. Recibe Solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora y remite a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la informacin contenga todos los requisitos para proceder a la emisin de la factura: Razn Social Registro Federal de Contribuyentes Domicilio Fiscal del Cliente Tipo de servicio prestado por el Organismo. Lugar y fecha en donde el Organismo prest el servicio al Cliente. Nmero de Cliente Nmero de Registro Postal. Piezas, Peso y Porte, por nmero de registro. Total de piezas e importe a facturar En caso de otorgar servicios adicionales que establecen en la fraccin 7.1 del Manual de Normas y Polticas Comerciales para Depsitos Masivos y Aplicacin de la Tarifa Postal, deben indicar por registro postal este servicio. k) Notificacin de que la factura es a crdito y los lineamientos para su cobro l) Las autorizaciones debern contener, firma, nombre y cargo de la persona responsable de la autorizacin emitida en la Gerencia de Administracin de Ventas. m) Sello de la Gerencia de Administracin de Ventas. INFORMACIN INCORRECTA a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)
2 3
4 GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS 5
Regresa la solicitud de facturacin a la Gerencia de Administracin de Ventas, para su correccin. Recibe y enva debidamente corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera. INFORMACIN CORRECTA
COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN
Elabora factura en relacin a los datos solicitados por la Gerencia de Administracin de Ventas, conforme al instructivo del Anexo 1 en los siguientes tantos. 1er. tanto original, de color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los solicitados por la Gerencia de Administracin de Ventas.


ACT. NO. 8
Hoja: 29 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN
DESCRIPCIN
Rubrica y estampa el sello de Crdito de la Unidad de Facturacin.
Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera y recaba acuse de recibo: a) Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera. 1er tanto de la factura color blanco denominado Cliente, fotocopia de la autorizacin de depsito y de la solicitud de facturacin y documentacin soporte. 4to tanto de la factura color verde, denominado Cobranzas.
b) Gerencia de Contabilidad.2do tanto de la factura color azul, denominado Consecutivo Fiscal.
c) Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorera. 3er tanto de la factura color amarillo denominado rea Emisora lo archiva en el consecutivo del rea anexando la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas y documentacin soporte correspondiente. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

INICIO 2. Recibe Solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora y remite a la Coordinacin de Ingresos.
Hoja: 30 de 66
Rev. A1
.

3. Verifica que la informacin contenga todos los requisitos para proceder a la emisin de la factura
1. Elabora y enva al Gerente de Tesorera la solicitud autorizando la Facturacin, especificando los datos: tipo de servicio, lugar y fecha, datos del cliente, registro postal, piezas, peso, porte e importe a facturar, datos de cobranza.
SI Informacin correcta? NO 4. Regresa la solicitud de facturacin al Gerente de Administracin de Ventas, para su correccin.
5. Recibe y enva debidamente corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera.
6. Elabora factura en relacin a los datos solicitados por el Gerente de Administracin de Ventas, en los siguientes tantos. 1er. tanto original, de color blanco denominado Cliente, 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora, 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
7. Verifica que los datos contenidos en la factura sean los mismos que los solicitados por el Gerente de Administracin de Ventas.
8. Rubrica y estampa el sello de Crdito de la Unidad de Facturacin.
9. Distribuye y entrega las facturas y recaba acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto de la factura blanca Cliente, fotocopia de la autorizacin de depsito y de la solicitud de facturacin y documentacin soporte, 4to tanto de la factura color verde, Cobranzas. Gerente de Contabilidad.2do tanto de la factura color azul, Consecutivo Fiscal. Unidad de Facturacin.- 3er tanto de la factura color amarillo rea Emisora lo archiva anexando la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas y documentacin soporte.
FIN

Hoja: 31 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Facturacin a crdito del servicio de correspondencia y franqueo de clientes corporativos. Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

Glosario
No aplicable

Hoja: 32 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: 5.6 Procedimiento: GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DEL SERVICIO / GERENCIA
DE TESORERA
FACTURACIN A CRDITO DEL SERVICIO ESTAMPILLAS POSTALES RECIBOS OFICIALES D.F. E INTERIOR DE LA REPBLICA.
Propsito
Emitir los comprobantes fiscales a las Entidades del Gobierno Federal a los que el Organismo presta servicios de correspondencia a travs de la celebracin de un contrato, convenio o acuerdo comercial que establezca dentro de sus clusulas que el pago se realizar posteriormente a la entrega de la factura. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. La Direccin Corporativa Comercial es la facultada para celebrar contratos, convenios o acuerdos comerciales, a travs de los cuales se autorice a las Entidades del Gobierno Federal a realizar el pago a crdito de los servicios y/o bienes recibidos. 2. En el caso de facturacin a crdito, en la solicitud debe indicar Nm. de contrato, convenio, acuerdo u oficio de autorizacin, indicando su vigencia y clusula(s) en la(s) que se especifica el plazo y condiciones establecidas para su pago. 3. Para la emisin de la Factura, la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio debe validar la informacin de los Recibos Oficiales emitidos a nivel nacional a travs de la solicitud de facturacin. 4. Los Recibos Oficiales que amparan la prestacin de los servicios deben estar debidamente requisitados y validados por la Dependencia que utiliza el servicio y por la Administracin Postal que otorga el mismo. 5. La Gerencia de Tesorera debe emitir la factura de los servicios, en relacin a los datos proporcionados en la solicitud y Recibo Oficial, enviados por la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio.
Alcance


ACT. NO. 1
Hoja: 33 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
DESCRIPCIN
Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que correspondan de los detallados en la poltica Nm. 2 de los procedimientos 5.1 y 5.3 de este Manual. Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que los Recibos Oficiales que amparan el servicio proporcionado por las Administraciones Postales, contenga la siguiente informacin: a. b. c. d. e. f. Nmero y fecha del recibo oficial Se especifique la Administracin Postal que est proporcionando el servicio. Cantidad de estampillas, precio unitario e importe parcial y total del servicio proporcionado. Nombre y firma del Administrador que proporcion el servicio y sello de la Administracin. Nombre, firma y nmero de autorizacin de firma vigente de la persona que design la Dependencia, para que se le proporcione el servicio. Sello de la Dependencia. IINFORMACIN INCORRECTA
2 3
4 GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 5
Regresa a la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio la solicitud de facturacin para su correccin. Enva corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera.
INFORMACIN CORRECTA 6 Elabora la factura en cuatro tantos y verifica que contenga los datos solicitados por la Gerencia de Cobertura y Ventas de Servicio. Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.1er tanto original de la factura denominado Cliente anexando copia del Recibo Oficial 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas, anexando fotocopia de la solicitud. b. c. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente a la Gerencia de Tesorera.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora, lo archiva en el consecutivo del rea anexando el original de la solicitud y del Recibo Oficial TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO
7 8

GERENCIA DE COBERTURA Y VENTAS DE SERVICIO
INICIO
Hoja: 34 de 66
Rev. A1

3. Verifica que los Recibos Oficiales que amparan el servicio proporcionado por las Administraciones Postales, contenga: No. y fecha del recibo oficial, Se especifique la Administracin Postal que est proporcionando el servicio, Cantidad de estampillas, precio unitario e importe parcial y total del servicio proporcionado, Nombre y firma del Administrador que proporcion el servicio y sello de la Administracin, Nombre, firma y nmero de autorizacin de firma vigente de la persona que design la Dependencia, para que se le proporcione el servicio, Sello de la Dependencia.
1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, especificando en ella los datos que correspondan.
SI Informacin correcta? NO 5. Enva corregida la informacin de facturacin a la Gerencia de Tesorera. 4. Regresa la solicitud de facturacin, para su correccin.
6. Elabora la factura en cuatro tantos y verifica que contenga los datos solicitados por el Gerente de Cobertura y Ventas de Servicio.
8. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto original de la factura Cliente anexando copia del Recibo Oficial, 4to. tanto de la factura Cobranzas, anexando fotocopia de la solicitud. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal Unidad de Facturacin.3er. tanto de la factura rea Emisora, lo archiva en el consecutivo del rea anexando el original de la solicitud y del Recibo Oficial
FIN

Hoja: 35 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Facturacin a crdito del servicio Estampillas Postales Recibos Oficiales D.F. e Interior de la Repblica. Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

Glosario
No aplica

Hoja: 36 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: 5.7 Procedimiento: FACTURACIN A CRDITO CORPORATIVOS. Propsito
DEL
GERENCIA DE OPERACIN MEXPOST / GERENCIA GERENCIA DE TESORERA
DE
ADMINISTRACIN
DE
VENTAS /
SERVICIO MEXPOST
PROPORCIONADO A
CLIENTES
Emitir los comprobantes fiscales a los Clientes Corporativos a los que el Organismo presta servicios de Mensajera Acelerada Mexpost y que tienen celebrado un contrato o convenio o acuerdo comercial, que establezca dentro de sus clusulas que el pago se realice a crdito. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Los envos que estn amparados en las facturas, tanto nacionales como internacionales, se encuentran en relacin a las Guas de Depsito, capturadas en el sistema por Mesa de Control dependiente de la Gerencia de Operacin Mexpost, siendo responsabilidad de sta la informacin capturada. 2. Los datos registrados en el sistema para ser plasmados en las facturas como son: Razn Social, Domicilio fiscal, Registro Federal de Contribuyentes; Nmero de Contrato y las tarifas aplicadas a cada Cliente Corporativo que utiliza el Servicio de Mensajera Mexpost, son responsabilidad de las Subdirecciones adscritas a la Direccin Corporativa Comercial. 3. El Gerente de Administracin de Ventas ser el responsable de la solicitud de autorizacin para la emisin de facturacin que no est incluida en el sistema, as como la validacin de los soportes que la integran. 4. La Gerencia de Sistemas Administrativos debe dar mantenimiento y capacitacin del Sistema de Facturacin Mexpost, asimismo informar a la Gerencia de Tesorera la liberacin del sistema para la impresin de las facturas.
Alcance


ACT. NO. 1
Hoja: 37 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
DIRECCIN CORP. COMERCIAL Y SUS SUBDIRECCIONES
DESCRIPCIN
Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarn el Servicio de Mensajera Mexpost. Captura en el Sistema de Facturacin Mexpost los siguientes datos del cliente y establece la tarifa correspondiente al volumen de envos contratados: a. b. c. d. Razn Social Domicilio fiscal Registro Federal de Contribuyentes Nmero de Contrato
CLIENTE CORPORATIVO GERENCIA DE OPERACIN MEXPOST / MESA DE CONTROL
3 4
Solicita el Servicio de Mensajera Mexpost a travs de las Guas de Depsito prellenadas, previamente asignadas por la Subdireccin de Clientes Corporativos. Captura al da siguiente de la prestacin del servicio, las guas de depsito por contrato en el Sistema Visual Studio 2003, con los siguientes datos: a. b. c. d. e. Folio de la Gua de Depsito. Nmero de Contrato (en caso de que cuente con subcuentas especificarlo). Fecha. Destino del envo y/o paquetes (incluyendo cdigo postal). Peso.
Al trmino del mes, informa el primer da hbil del mes siguiente a la Gerencia Tesorera, que se llevo a cabo la captura de la totalidad de las guas de depsito, para que realice el procesamiento de los datos y solicite a la Gerencia de Sistemas Administrativos la transferencia al Sistema de Facturacin Mexpost (Sistema Progress). Realiza Transferencia de datos el primer da hbil de cada mes y libera el Sistema de Facturacin Mexpost, informando a la Gerencia de Tesorera que puede realizar la impresin de los comprobantes fiscales. Captura en el Sistema de Facturacin Mexpost el Tipo de Cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la Repblica Mexicana, correspondiente a la fecha de emisin de la factura (para envos internacionales) y el nmero de folio de la factura inicial. Ejecuta en el Sistema de Facturacin Mexpost el proceso de clasificacin de la Informacin capturada por la Gerencia de Operacin Mexpost de los envos, por rango de clientes correspondientes al mes a facturar. Imprime reporte previo denominado Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas antes de la emisin de las facturas, con los siguientes datos: a. b. c. d. e. f. g. Nmero de factura Fecha Contrato Razn Social Envos Porte Subtotal, IVA, Total
GERENCIA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

Hoja: 38 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
ACT. NO. 10
DESCRIPCIN
Imprime las facturas en cuatro tantos correspondiente a la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas, as como los soportes respectivos denominados Detalle de Guas y reporte definitivo de facturacin.
11 12
Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.1er tanto original de la factura denominado Cliente y original del Detalle de Guas 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales. b. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas c. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas son archivados en el consecutivo del rea. TERMINA PROCEDIMIENTO

DIRECCIN CORP. COMERCIAL Y SUS SUBDIRECCIONES
INICIO
Hoja: 39 de 66
Rev. A1
CLIENTE CORPORATIVO
GERENCIA DE OPERACIN MEXPOST / MESA DE CONTROL

4. Captura al da siguiente de la prestacin del servicio, las guas de depsito por contrato en el Sistema, con los datos siguientes: Folio de la Gua de Depsito, Nmero de Contrato (subcuentas), Fecha, Destino del envo y/o paquetes (cdigo postal), Peso.
GERENCIA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

7. Captura en el Sistema de Facturacin Mexpost el Tipo de Cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la Repblica Mexicana, correspondiente a la fecha de emisin de la factura (envos internacionales) y el nmero de folio de la factura inicial.
1. Celebra contrato o convenio con los clientes corporativos que utilizarn el Servicio de Mensajera Mexpost.
3. Solicita el Servicio de Mensajera Mexpost a travs de las Guas de Depsito pre-llenadas, previamente asignadas por la Subdireccin de Clientes Corporativos.
6. Realiza Transferencia de datos el primer da hbil de cada mes y libera el Sistema de Facturacin Mexpost, informando a la Gerencia de Tesorera que puede realizar la impresin de los comprobantes fiscales.
2. Captura en el Sistema de Facturacin Mexpost los datos del cliente y establece tarifa por volumen de envos contratados: Razn Social, Domicilio fiscal, RFC, Nmero de Contrato.
5. Al trmino del mes, informa el primer da hbil del mes siguiente a la Gerencia Tesorera, que se llevo a cabo la captura de la totalidad de las guas de depsito, para que realice el procesamiento de los datos y solicite a la Gerencia de Sistemas Administrativos la transferencia al Sistema de Facturacin Mexpost (Sistema Progress).
8. Ejecuta en el Sistema de Facturacin Mexpost el proceso de clasificacin de la Informacin capturada por la Gerencia de Operacin Mexpost de los envos, por rango de clientes correspondientes al mes a facturar.
9. Imprime reporte previo denominado Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas antes de la emisin de las facturas, con los siguientes datos: Nmero de factura, Fecha, Contrato, Razn Social, Envos, Porte, Subtotal, IVA, Total
10. Imprime las facturas en 4 tantos correspondiente a la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas, as como los soportes respectivos denominados Detalle de Guas y reporte definitivo de facturacin.
11. Rubrica y estampa el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.
12. Distribuye y entrega las facturas recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto original de la factura Cliente y original del Detalle de Guas, 4to. tanto de la factura Cobranzas y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales. Gerencia de Contabilidad.- 2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas Unidad de Facturacin.- 3er. tanto de la factura rea Emisora y definitivo de la Lista de Facturas Rgimen Locales y Lista de Facturas Rgimen Forneas los archivados.
FIN


ACT. NO.
Hoja: 40 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
FACTURACION A SOLICITUD DE LA SUBDIRECCION DE CLIENTES CORPORATIVOS
SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada.
2 3
Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Revisa que la solicitud y documentacin soporte venga debidamente requisitada y este completa. Captura en el sistema de facturacin Mexpost la informacin correspondiente segn la documentacin soporte, para la emisin de la factura. Imprime las facturas en cuatro tantos y anexa los soportes respectivos denominados Detalle de Guas, as como la documentacin enviada en la solicitud por la Gerencia de Administracin de Ventas. Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: a. Unidad de Cobranza de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.1er tanto original de la factura denominado Cliente con el original del Detalle de Guas y el soporte de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y copia de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. b. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y copia de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. c. Unidad de Facturacin de la Coordinacin de Ingresos dependiente de la Gerencia de Tesorera.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora y original de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas son archivados en el consecutivo del rea. TERMINA PROCEDIMIENTO
4 5

SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS / GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS
FACTURACION A SOLICITUD DE LA SUBDIRECCION DE CLIENTES CORPORATIVOS
Hoja: 41 de 66
Rev. A1
INICIO
1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada.
3. Revisa que la solicitud y documentacin soporte venga debidamente requisitada y este completa.
4. Captura en el sistema de facturacin Mexpost la informacin correspondiente segn la documentacin soporte, para la emisin de la factura.
5. Imprime las facturas en 4 tantos y anexa los soportes respectivos denominados Detalle de Guas, as como la documentacin enviada en la solicitud por la Gerencia de Administracin de Ventas.
6. Distribuye y entrega las facturas de la siguiente manera, recabando acuse de recibo: Unidad de Cobranza.- 1er tanto original de la factura Cliente con el original del Detalle de Guas y el soporte de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. 4to. tanto de la factura denominado Cobranzas y copia de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal y copia de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas. Unidad de Facturacin.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora y original de la solicitud de la Gerencia de Administracin de Ventas son archivados.
FIN

Hoja: 42 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Facturacin a crdito del servicio Mexpost proporcionado a clientes corporativos. Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

Glosario
No Aplica

Hoja: 43 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: REA SOLICITANTE / GERENCIA DE TESORERA
5.8 Procedimiento:
FACTURACIN A CLIENTES POR SERVICIOS DIVERSOS.
Propsito
Emitir los comprobantes fiscales de los Clientes que tengan una relacin comercial diferente a la que es el objetivo principal del Organismo, como es la entrega de correspondencia y paquetera.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en la Gerencia de Tesorera, como de las Direcciones Corporativas a travs de sus Subdirecciones y/o Gerencias, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Otras Gerencias y/o Subdirecciones podrn solicitar facturas por eventos especficos como son: Enajenacin de Bienes o Desechos, por Siniestros ocurridos a bienes del Organismo, por Penalizaciones aplicadas a proveedores por incumplimiento en lo contratado y otros eventos diferentes al objetivo principal del Organismo, que es la entrega de correspondencia y paquetera. 2. Ser responsabilidad de las reas solicitantes, la informacin asentada en la factura emitida por servicios diversos.


ACT. NO. 1
Hoja: 44 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
GERENCIA SOLICITANTE
DESCRIPCIN
Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada. Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Revisa que la solicitud y documentacin soporte venga debidamente requisitada y este completa. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos (enunciados en las polticas de este manual) para proceder a la emisin de la factura, conforme lo establecido. INFORMACIN INCORRECTA
GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
5 GERENCIA SOLICITANTE 6
Regresa la documentacin a la Gerencia Solicitante. Enva debidamente corregida la informacin de Facturacin a la Gerencia de Tesorera. INFORMACIN CORRECTA
Elabora en cuatro tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados, por la Gerencia Solicitante, conforme al instructivo del Anexo 1, los tantos son: 1er. tanto original color blanco denominado Cliente 2do. tanto copia color azul denominado Consecutivo Fiscal 3er. tanto copia color amarillo denominado rea Emisora 4to. tanto copia color verde denominado Cobranzas
8 9
Rubrica y estampa en la factura el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Entrega las facturas de la siguiente manera recabando acuse de recibo: a. Gerencia Solicitante.1er y 4to. Tanto de la factura denominados Cliente y Cobranzas. b. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura denominado Consecutivo Fiscal y copia de la solicitud de facturacin. c. Unidad de Facturacin.3er. tanto de la factura denominado rea Emisora, se archiva en el consecutivo del rea anexando, autorizacin original de la solicitud de facturacin y documentacin soporte correspondiente. TERMINA PROCEDIMIENTO

GERENCIA SOLICITANTE GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
3. Revisa que la solicitud y documentacin soporte venga debidamente requisitada y este completa.
Hoja: 45 de 66
Rev. A1
INICIO 2. Recibe la solicitud de Facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos.
1. Elabora y enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la facturacin, anexando la documentacin soporte correspondiente, debidamente validada.
4. Verifica que la solicitud contenga todos los requisitos (enunciados en las polticas de este manual) para proceder a la emisin de la factura, conforme lo establecido.
SI Informacin correcta? NO 6. Enva debidamente corregida la informacin de Facturacin a la Gerencia de Tesorera.
5. Regresa documentacin a Gerencia Solicitante.
la la
7. Elabora en 4 tantos y verifica que la factura contenga los datos solicitados, por la Gerencia Solicitante: 1er. tanto original color blanco Cliente, 2do. tanto copia color azul Consecutivo Fiscal, 3er. tanto copia color amarillo rea Emisora, 4to. tanto copia color verde Cobranzas
9. Entrega las facturas recabando acuse de recibo: Gerencia Solicitante.- 1er y 4to. Tanto de la factura Cliente y Cobranzas. Gerencia de Contabilidad.2do. tanto de la factura Consecutivo Fiscal y copia de la solicitud de facturacin. Unidad de Facturacin.3er. tanto de la factura rea Emisora, se archiva anexando, autorizacin original de la solicitud de facturacin, doctos. soporte
FIN

Hoja: 46 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Facturacin a Clientes por Servicios Diversos. Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

Glosario
No Aplica

Hoja: 47 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: 5.9 Procedimiento: GERENCIA DE TESORERA COBRANZA DE LA FACTURACIN EMITIDA A CRDITO.
Propsito
Entregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de los Servicios a crdito proporcionados por el Organismo a los Clientes Corporativos y Entidades del Gobierno Federal, de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las reas de la Direccin Corporativa Comercial. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Las facturas que reciban las reas para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados, deben estar emitidas de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que celebre la Direccin Corporativa Comercial. 2. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus Subdirecciones y/o Gerencias, debern indicar a las reas que reciban las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarn las facturas para su revisin y cobro o en su caso, establecerlo en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial. 3. La Gerencia de Tesorera a travs de los Gestores de Cobranza, debern entregar al cliente la factura original para su revisin dentro de los tiempos que se establecen en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial. 4. En el caso de los clientes del Sector Pblico, las Subdirecciones y/o Gerencias de la Direccin Corporativa Comercial, debern considerar las modalidades de pago y/o polticas establecidas por el Gobierno Federal o por sus Direcciones Generales de Programacin y Presupuesto de cada entidad, con la finalidad de establecer los tiempos reales de revisin y cobro en los contratos, convenio y/o acuerdos. 5. Las facturas originales sern entregadas al cliente por los Gestores de Cobranza, mediante escrito en el cual se relacionarn las facturas que se estn gestionando para su cobro, este documento deber ser acusado de recibido por el cliente mediante sello y/o firma previa identificacin del personal que reciba las facturas (en el caso de recepcin del documento con firma se deber indicar el cargo). 6. El pago de los servicios proporcionados a crdito debern ser en: a. Efectivo. b. Cheque. c. Transferencia Bancaria o SPEI d. Tarjeta de crdito y/o dbito
Alcance

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041 e.
Hoja: 48 de 66
Rev. A1
f. g.
A travs de la Tesorera de la Federacin por Transferencia Electrnica (Sistema Integral de Administracin Financiera Federal (SIAFF) Sistema de Compensacin (SICOM). Recibos y/o Notas de Crdito. Otros establecidos por el Gobierno Federal
7. Las reas y/o Oficinas Postales que reciban facturas a crdito para su cobro de las Direcciones Corporativas del Organismo y de la Gerencia de Tesorera a travs de su rea de Cobranza, debern realizar las gestiones de cobro de los servicios prestados. 8. En el caso de que los clientes no realicen el pago de los servicios, la Gerencia de Tesorera debe informar a las Subdirecciones y/o Gerencias de la Direccin Corporativa Comercial y solicitar su intervencin. 9. Las Subdirecciones y/o Gerencias de la Direccin Corporativa Comercial a travs de la relacin comercial, debern gestionar la cobranza de los clientes que en su caso, no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los contratos, convenios y/o acuerdos celebrados por las reas de la Direccin Corporativa Comercial, en caso de no realizar la cobranza, deber informar a las reas que solicitaron su intervencin, el resultado de las gestiones realizadas, anexando el soporte documental de las gestiones de cobranza realizadas, as como el contrato original y la documentacin soporte original que ampare la prestacin del servicio, para que se proceda legalmente. 10. Las reas que reciban las facturas establecidas en la poltica No. 8 de este procedimiento, debern integrar el expediente, con la documentacin enviada por las reas de la Direccin Corporativa Comercial y con las gestiones realizadas por sus reas de cobranza, para solicitar la intervencin del rea Jurdica y se gestione la cobranza por la va legal y/o administrativa. 11. La Direccin Corporativa de Asuntos Jurdicos y Seguridad Postal recibir la documentacin necesaria para iniciar el proceso judicial para su cobro, comunicando a la Direccin Corporativa Comercia el resultado que se obtuviera para los efectos que estime procedentes. 12. En caso de que los servicios proporcionados a crdito no sean recuperados, deber realizarse lo establecido en el Manual de Normas, Bases y Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano.


ACT. NO. 1
Hoja: 49 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
DIRECCIN CORPORATIVA COMERCIAL
DESCRIPCIN
Solicita la emisin de la facturacin para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados, de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que haya celebrado, y a travs de sus Subdirecciones y/o Gerencias adscritas, informa a las reas que reciben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarn las facturas para revisin y cobro. Emite las facturas a crdito de los Clientes Corporativos y/o Entidades del Gobierno Federal, indicando la forma de cobro para proceder a recuperar los servicios prestados y elabora oficio a cada Cliente Corporativo, indicando nmero de facturas e importe del servicio utilizado y recaba firma del Gerente de Tesorera. Entrega al Cliente oficio, factura(s) original(es) y soporte que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a travs de sello o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y nmero de telfono. Monitorea va sistema el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al tiempo calendarizado indicado por el rea Comercial. SE REALIZA EL COBRO
GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE COBRANZA
5 6 GERENCIA DE CONTABILIDAD 7
Deposita y/o verifica en las cuentas del Organismo, el cobro de los servicios. Registra el cobro efectuado y enva documentacin original de los cobros a la Gerencia de Contabilidad, para su registro. Recibe y revisa que est correcta la documentacin original de los cobros, elabora pliza contable y archiva. NO SE REALIZA EL COBRO
Elabora en original y copia oficio recordatorio al cliente corporativo solicitando el pago, indicando antigedad de saldos, lo rubrica y recaba firma del Gerente de Tesorera y/o Jefes de Unidades de Cobranza.
Enva al cliente original del oficio recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo integra al expediente. REALIZA EL COBRO?
9.1 9.2
SI: Contina con las actividades Nm. 5 a la 7. NO: Elabora y rubrica oficio al Cliente como segundo recordatorio, marcando copia a la Direccin Corporativa Comercial, solicitando su intervencin para efectuar el cobro al cliente. Interviene por la relacin comercial, solicitando el cobro al cliente, de no llegar a un acuerdo con el Cliente, enva a la Gerencia de Tesorera la documentacin en original del contrato de servicio y/o convenio y acuerdos comerciales, as como las gestiones realizadas. REALIZA EL COBRO?
10
10.1
SI: Contina con las actividades Nm. 5 a la 7.

Hoja: 50 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
ACT. NO. 10.2
DESCRIPCIN
NO: Elabora oficio en original y copia a la Subdireccin Jurdica, lo rubrica en el recuadro donde se solicita la intervencin del rea jurdica del Organismo y anexa originales de la siguiente documentacin: a. b. c. d. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del rea Comercial en original. Acuse de los oficios de requerimiento de pago. Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexos entregados por el rea comercial). Acuse del oficio recordatorio.
11 DIRECCIN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA 12
Recaba firma del Gerente de Tesorera y/o Subdirector de Finanzas en el oficio y lo entrega. Recibe de la Gerencia de Tesorera oficio y la siguiente documentacin: a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del rea Comercial en original. b. Acuse original de los oficios de requerimiento de pago. c. Acuse original de oficio de la entrega de la(s) factura(s) o contra-recibo (con anexos de la prestacin del servicio entregado por el rea comercial). d. Acuse original del oficio recordatorio.
13
Revisa que la documentacin est correcta e interpone demanda ante la autoridad judicial competente, o en su caso, devuelve los documentos a la Gerencia de Tesorera, por no contar los requisitos de procedibilida para inicial alguna accin legal. EL DEUDOR REALIZA EL PAGO
14
Recibe cheque de caja o certificado o transferencia bancaria a las cuentas a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada y lo remite mediante oficio a la Gerencia de Tesorera. Recibe de la Direccin Corporativa de Asuntos Jurdicos y Seguridad Postal la siguiente documentacin: a. Oficio remisin del cheque y/o transferencia bancaria. b. Cheque original y/o transferencia bancaria. c. Original de la factura o contra-recibo. (Contina con las actividades Nm. 5 a la 7.) EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO
15
DIRECCIN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA
16
Presenta demanda en contra del deudor.
17
Se efecta el proceso del juicio, presentando las pruebas y alegatos proporcionados por la Gerencia de Tesorera, hasta que la autoridad competente emita la sentencia respectiva. Recibe de la autoridad competente la sentencia correspondiente en original, y comunica a la Gerencia de Tesorera para los efectos que estime procedentes.
18

Hoja: 51 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
ACT. NO.
DESCRIPCIN
EL DEUDOR REALIZA EL PAGO
DIRECCIN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA GERENCIA DE TESORERA
19
Recibe cheque de caja o certificado y/o transferencia bancaria a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada ms gastos de cobranza y lo remite mediante oficio a la Gerencia de Tesorera.
20
Recibe de la Direccin Corporativa de Asuntos Jurdicos y Seguridad Postal la siguiente documentacin: a. Oficio remisin de cheque y/o transferencia bancaria. b. Cheque original. c. Original de la factura o contra-recibo. (Contina con las actividades Nm. 5 a la 7). EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO
21
Se contina con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano. TERMINA PROCEDIMIENTO

GERENCIA DE CONTABILIDAD GERENCIA DE TESORERA / COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE COBRANZA
2. Emite facturas a crdito de los Clientes y/o Entidades del Gobierno Federal, indicando la forma de cobro para recuperar los servicios prestados y elabora oficio a cada Cliente indicando No. de facturas e importe del servicio y recaba firma del Gerente de Tesorera.
Hoja: 52 de 66
Rev. A1
DIRECCIN CORPORATIVA DE ASUNTOS JURDICOS Y SEGURIDAD POSTAL/ SUBDIRECCIN JURDICA
2
INICIO
3. Entrega al Cliente oficio, factura(s) original(es) y soporte que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a travs de sello o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y nmero de telfono.
1. Solicita la emisin de la facturacin para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados y a travs de sus Subdirecciones y/o Gerencias adscritas, informa a las reas que reciben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio para entregar las facturas para revisin y cobro.
12. Recibe de la Gerencia de Tesorera oficio con la documentacin soporte en original.
13. Revisa que la documentacin est correcta e interpone demanda ante la autoridad judicial competente, o en su caso, devuelve los documentos a la Gerencia de Tesorera, por no contar los requisitos de procedibilida para inicial alguna accin legal.
4. Monitorea el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al tiempo calendarizado indicado por el rea Comercial.
NO
3
NO SE REALIZA EL COBRO? 15, 20. Recibe de Jurdico la siguiente documentacin: Oficio remisin del cheque y/o transferencia bancaria, Cheque original y/o transferencia bancaria, Original de la factura o contra-recibo. SI
EL DEUDOR REALIZA EL PAGO?
SI 5. Deposita y/o verifica en las cuentas del Organismo, el cobro de los servicios.
14. Recibe cheque de caja o certificado o transferencia bancaria a las cuentas a nombre del SEPOMEX, por la cantidad estipulada y lo remite con oficio a la Gerencia de Tesorera.
1
7. Recibe y revisa que est correcta la documentacin original de los cobros, elabora pliza contable y archiva. 6. Registra el cobro efectuado y enva documentacin original de los cobros a la Gerencia de Contabilidad, para su registro.
16 Presenta demanda en contra del deudor.
Archivo
8. Elabora en O/C oficio recordatorio al cliente solicitando el pago, indicando antigedad de saldos, lo rubrica y recaba firma del Gerente de Tesorera y/o Jefes de Unidades de Cobranza.
9. Enva al cliente original del oficio recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo integra al expediente.
17. Se efecta el proceso del juicio, presentando las pruebas y alegatos proporcionados por la Gerencia de Tesorera, hasta que la autoridad competente emita la sentencia respectiva.
9.1 SI
SE REALIZA COBRO?
NO
9.2 Elabora y rubrica oficio al Cliente como segundo recordatorio, marcando copia a la Direccin Corporativa Comercial, solicitando su intervencin para efectuar el cobro al cliente.
10. Interviene por la relacin comercial, solicitando el cobro al cliente, de no llegar a un acuerdo con el Cliente, enva a la Gerencia de Tesorera la documentacin en original del contrato de servicio y/o convenio y acuerdos comerciales, as como las gestiones realizadas.
18. Recibe de la autoridad competente la sentencia correspondiente en original, y comunica a la Gerencia de Tesorera para los efectos que estime procedentes.
NO EL DEUDOR REALIZA EL PAGO?
10.1 SI
REALIZA EL COBRO?
21. Se contina con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del SEPOMEX.
NO
SI
10.2. Elabora oficio en O/C a la Subdireccin Jurdica, lo rubrica y anexa originales de la documentacin soporte.
19. Recibe cheque de caja o certificado y/o transferencia bancaria a nombre del Servicio Postal Mexicano, por la cantidad estipulada ms gastos de cobranza y lo remite con oficio a la Gerencia de Tesorera.
FIN
3
11. Recaba firma del Gerente de Tesorera y/o Subdirector de Finanzas en el oficio y lo entrega.

Hoja: 53 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Cobranza de la Facturacin Emitida a Crdito. Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Factura

Glosario
No Aplica

Hoja: 54 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: GERENCIA DE TESORERA
5.10 Procedimiento:
EMISIN DE NOTAS DE CRDITO
Propsito
Elaborar Notas de Crdito a los clientes del Organismo, por las bonificaciones que correspondan, as como por la reexpedicin de facturas de ejercicios anteriores.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y Cobranza en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales involucradas, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. La Gerencia de Tesorera debe elaborar las Notas de Crdito a los Clientes del Organismo, para dar cumplimiento a las polticas comerciales establecidas por la Direccin Corporativa Comercial y a solicitud por escrito de la Subdireccin de Clientes Corporativos. 2. Las Notas de Crdito podrn ser utilizadas por el cliente para el pago de servicios o ser cobradas por medio de cheque o transferencia electrnica. 3. Las Notas de Crdito se emitirn tambin por la modificacin, cancelacin y/o reexpedicin de facturas de ejercicios anteriores. 4. El seguimiento y control de las Notas de Crdito, se debe realizar por las Gerencias de Administracin de Ventas, Contabilidad y Tesorera, en una base de datos compartida, en la que se capturar la informacin relacionada a cada una de ellas y se conciliar mensualmente, para evitar que las cuentas contables respectivas reflejen saldos contrarios.

Hoja: 55 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN
ACT. NO. 1
DESCRIPCIN
Enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la elaboracin de la Nota de Crdito, especificando en ella los datos correspondientes por lo que el cliente se hizo acreedor a la misma. Recibe solicitud, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la solicitud de autorizacin para emisin de la Nota de Crdito se encuentre correcta. INFORMACIN INCORRECTA
2 3
4 SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN 5
Regresa la documentacin a la Subdireccin de Clientes Corporativos. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin de la Nota de Crdito a la Gerencia de Tesorera. INFORMACIN CORRECTA
Elabora en 4 tantos y verifica la Nota de Crdito, en relacin a los datos solicitados por la Subdireccin de Cliente Corporativos, los tantos son: a. b. c. d. 1er tanto denominado Cliente 2do. tanto denominado Consecutivo Fiscal 3er tanto denominado rea Emisora 4to tanto denominado Cobranzas
7 8
Rubrica y estampa en la Nota de Crdito el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin. Entrega las Notas de Crdito como sigue recabando acuse de recibo: a. Subdirector de Clientes Corporativos.1er y 4to tanto de la Nota de Crdito denominado Cliente y Cobranza b. Gerencia de Contabilidad.2do tanto de la Nota de Crdito denominado Consecutivo Fiscal c. Gerencia de Tesorera.3er tanto de la Nota de Crdito denominado rea Emisora, el cual archiva en el consecutivo del rea.
Registra en la base de datos de la carpeta compartida creada por la Gerencia de Contabilidad, la emisin de la Nota de Crdito, as como las incidencias de esta para llevar a cabo su seguimiento y aplicacin. TERMINA PROCEDIMIENTO

SUBDIRECCIN DE CLIENTES CORPORATIVOS
INICIO
Hoja: 56 de 66
Rev. A1

3. Verifica que la solicitud de autorizacin para emisin de la Nota de Crdito se encuentre correcta.
1. Enva a la Gerencia de Tesorera la solicitud autorizando la elaboracin de la Nota de Crdito, especificando en ella los datos correspondientes por lo que el cliente se hizo acreedor a la misma.
2. Recibe solicitud, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. SI Informacin correcta? NO 4. Regresa la documentacin al Subdirector de Clientes Corporativos.
5. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin de la Nota de Crdito a la Gerencia de Tesorera.
6. Elabora en 4 tantos y verifica la Nota de Crdito, en relacin a los datos solicitados por la Subdireccin de Cliente Corporativos: 1er tanto denominado Cliente, 2do. tanto denominado Consecutivo Fiscal, 3er tanto denominado rea Emisora, 4to tanto denominado Cobranzas
7. Rubrica y estampa en la Nota de Crdito el sello correspondiente de la Unidad de Facturacin.
8. Entrega las Notas de Crdito recabando acuse de recibo: Subdirector de Clientes Corporativos.- 1er y 4to tanto de la Nota de Crdito Cliente y Cobranza Gerencia de Contabilidad.2do tanto de la Nota de Crdito Consecutivo Fiscal Gerente de Tesorera.- 3er tanto de la Nota de Crdito rea Emisora, se archiva.
9. Registra en la base de datos de la carpeta compartida creada por la Gerencia de Contabilidad, la emisin de la Nota de Crdito, as como las incidencias de esta para llevar a cabo su seguimiento y aplicacin.
FIN

Hoja: 57 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Emisin de notas de Crdito Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Nota de Crdito

Glosario
No aplica

Hoja: 58 de 66
Rev. A1
Unidad Responsable: GERENCIA DE TESORERA
5.11 Procedimiento:
EMISIN DE RECIBOS
Propsito
Realizar la emisin de Recibos a clientes, proveedores o empleados del Organismo, por el excedente de pago en la prestacin de servicios de correspondencia y franqueo, o cuando existan remanentes en el pago de servicios facturados, as como por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos. El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin en las Oficinas Postales del interior del pas y zona metropolitana, como de Oficinas Centrales involucradas, dentro del mbito de sus respectivas competencias. 1. Por el importe remanente que resulte del pago de servicios facturados y/o por el pago de diversos servicios prestados, la Gerencia de Tesorera debe emitir el recibo respectivo por el excedente de pago o por el pago recibido. 2. Los recibos emitidos en la Gerencia de Tesorera por el remanente del pago de servicios facturados, debe ser en tres tantos para los fines siguientes: a. Tanto denominado Original, color blanco, para la Gerencia de Administracin de Ventas. b. Tanto denominado Consecutivo Fiscal, color azul, para la Gerencia de Contabilidad. c. Tanto denominado Tesorera, color amarillo, para la Unidad de Facturacin, de la Gerencia de Tesorera. 3. Para el pago de diversos servicios, cuando alguna rea de SEPOMEX requiera recibir un servicio de un cliente, proveedor o empleado del Organismo, por conceptos que no requieren facturarse, deben solicitar en la Caja de la Gerencia de Tesorera se expida un recibo con la requisicin de pago, dicho recibo se emitir en tres tantos para los siguientes fines: a. Tanto denominado Original, color blanco, para el solicitante. b. Tanto denominado Consecutivo Fiscal, color azul, para la Gerencia de Contabilidad. c. Tanto denominado Tesorera, color amarillo, para Unidad Caja dependiente de la Gerencia de Tesorera.
Alcance

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Rev. A1
RESPONSABLE
ACT. NO.
DESCRIPCIN
EMISION DE RECIBO POR EL EXCEDENTE DE PAGO EN LOS SERVICIOS PRESTADOS
GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS GERENCIA DE TESORERA COORDINACIN DE INGRESOS/ UNIDAD DE FACTURACIN
Enva a la Gerencia de Tesorera solicitud de autorizacin de facturacin, en el cual se incluye el remanente del pago de servicios facturados. Recibe solicitud de autorizacin de facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos. Verifica que la informacin de la solicitud de autorizacin de facturacin se encuentre aritmticamente correcta y anexe comprobante de la Forma de Pago: (Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria.) en el que exista excedente, indicando el importe del remanente correspondiente. INFORMACIN INCORRECTA
4 GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS 5
Regresa la documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin del Recibo a la Gerencia de Tesorera. INFORMACIN CORRECTA
Captura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin. Oficina Emisora. Domicilio de la Oficina Emisora. Nombre del Cliente. Importe. Concepto.
Emite el recibo requisitado por el excedente del pago en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo, como sigue: 1er. Tanto, original color blanco, lo entrega a la Gerencia de Administracin de Ventas junto con las facturas. 2do. Tanto, Consecutivo Fiscal color azul lo entrega a la Gerencia de Contabilidad. 3er. Tanto Tesorera lo archiva en el consecutivo del rea con los soportes correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO

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Rev. A1

EMISION DE RECIBO POR EL EXCEDENTE DE PAGO EN LOS SERVICIOS PRESTADOS
INICIO 2. Recibe solicitud de autorizacin de facturacin, estampa sello de recepcin y hora, turnndolo a la Coordinacin de Ingresos.
1. Enva a la Gerencia de Tesorera solicitud de autorizacin de facturacin, en el cual se incluye el remanente del pago de servicios facturados.
3. Verifica la informacin de la solicitud de autorizacin de facturacin se encuentre aritmticamente correcta y anexe comprobante de la Forma de Pago: (Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria.) en el que exista excedente, indicando el importe del remanente correspondiente.
SI Informacin correcta? NO 5. Enva debidamente corregida la informacin para la emisin del Recibo a la Gerencia de Tesorera. 4. Regresa la documentacin a la Gerencia de Administracin de Ventas.
6. Captura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin, Oficina Emisora, Domicilio de la Oficina Emisora, Nombre del Cliente, Importe, Concepto.
7. Emite recibo requisitado por el excedente del pago en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo: 1er. Tanto, original color blanco, lo entrega a la Gerencia de Administracin de Ventas junto con las facturas, 2do. Tanto, Consecutivo Fiscal color azul lo entrega a la Gerencia de Contabilidad, 3er. Tanto Tesorera lo archiva en el consecutivo del rea con los soportes correspondientes.
FIN

Hoja: 61 de 66
Rev. A1
RESPONSABLE
ACT. NO.
DESCRIPCIN
EMISION DE RECIBO POR EL PAGO DE DIVERSOS SERVICIOS O DEVOLUCIN DE RECURSOS
REA SOLICITANTE
Solicita por escrito en la Unidad de Caja de la Gerencia de Tesorera, la expedicin de recibo por el pago de diversos servicios. Verifica que la informacin se encuentre aritmticamente correcta y registra la forma de pago: Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria u otro. Captura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin. Oficina Emisora. Domicilio de la Oficina Emisora. Nombre del Cliente. Importe. Concepto.
COORDINACIN DE EGRESOS/ UNIDAD DE CAJA
Emite el recibo correspondiente por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos en 3 tantos y lo entrega recabando acuse de recibo, como sigue: a b c 1er. tanto, Original, lo entrega al solicitante. 2do. tanto, Consecutivo fiscal, lo entrega a la Gerencia de Contabilidad. 3er. tanto, Tesorera, consecutivo del rea. TERMINA PROCEDIMIENTO

Hoja: 62 de 66
Rev. A1
REA SOLICITANTE
EMISION DE RECIBO POR EL PAGO DE DIVERSOS SERVICIOS O DEVOLUCIN DE RECURSOS
INICIO
1 Solicita por escrito en la Unidad de Caja de la Gerencia de Tesorera, la expedicin de recibo por el pago de diversos servicios.
2. Verifica que la informacin se encuentre aritmticamente correcta y registra la forma de pago: Efectivo, Cheque Certificado o de Caja, Transferencia Electrnica Bancaria u otro.
3. Captura en el sistema para la emisin del Recibo la siguiente informacin: Fecha de Emisin, Oficina Emisora, Domicilio de la Oficina Emisora, Nombre del Cliente, Importe, Concepto.
4. Emite recibo por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos en 3 tantos y entrega recabando acuse de recibo, como sigue: 1er. tanto, Original, entrega al solicitante. lo
2do. tanto, Consecutivo fiscal, lo entrega a la Gerencia de Contabilidad. 3er. tanto, Tesorera, consecutivo del rea.
FIN

Hoja: 63 de 66
Rev. A1

Procedimiento: Emisin de Recibos Documentos de referencia
DOCUMENTO
CDIGO
No aplica
Registros REGISTRO
Recibo

Glosario
Excedente de Pago: Cantidad de dinero que sobrepasa las previsiones de pago de un cliente. Recibos: Comprobante fiscal que se emite por el excedente de pago en la prestacin de servicios de correspondencia y franqueo, o cuando existan remanentes en el pago de servicios facturados, as como por el pago de diversos servicios o devolucin de recursos. Remanentes: Aquello que queda de algo.

Hoja: 64 de 66
Rev. A1
6. ANEXOS
FACTURA

Hoja: 65 de 66
Rev. A1
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE LA FORMA FACTURA
CAMPO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
CONTENIDO
Anotar el lugar y fecha de expedicin de la factura. Anotar el nombre de la Oficina expedidora. Anotar la clave de la Dependencia expedidora Anotar el telfono de la Oficina expedidora. Anotar el domicilio de la Oficina expedidora Anotar el nombre o razn social del cliente. Anotar la clave autorizada del cliente. Anotar el domicilio fiscal del cliente. Anotar el Cdigo Postal del domicilio fiscal del Cliente. Anotar el registro federal de contribuyentes del cliente. En este campo se anotar la leyenda PAGO HECHO EN UNA SOLA EXHIBICIN. Anotar la cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen. Anotar el precio unitario. Anotar el importe total. Anotar el importe neto facturado. Anotar el importe del impuesto al valor agregado. Anotar el importe total facturado. Anotar con letra el importe total facturado. NOTA: Se deber de colocar los sellos de Pagado o Cancelado segn sea el caso, en cualquier parte de la factura sin que se pierda la visibilidad del texto de la misma.

Hoja: 66 de 66
Rev. A1
7. VIGENCIA
Este Manual entrar en vigor el da siguiente de su autorizacin.

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EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUBDIRECCIN DE FINANZAS GERENCIA DE TESORERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y COBRANZA

SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041

SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 6.

SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041

2. OBJETIVO DEL MANUAL

SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

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SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041

SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

DIRECCIN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS GERENCIA DE TESORERA Cdigo: DCAF-PR-09-041

Polticas de operacin, normas y lineamientos

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

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EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

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3. Realiza el cobro de los servicios prestados.

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EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO

TIEMPO DE RESPONSABLE DE CDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIN NICA CONSERVACIN CONSERVARLO

Cambios en esta versin

No Aplica NMERO DE REVISIN FECHA DE ACTUALIZACIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO

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EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

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Polticas de operacin, normas y lineamientos

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GERENCIA TESORERA COORDINACIN INGRESOS / UNIDAD FACTURACIN

Gerencia de Contabilidad: Oficio con la Lista de Facturas Rgimen Forneas

SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

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FACTURACIN CON FORMATOS DE VALIDACIN

GERENCIA TESORERA COORDINACIN INGRESOS / UNIDAD FACTURACIN

17 GERENCIA ADMINISTRACIN VENTAS COORDINACIN INGRESOS / UNIDAD FACTURACIN

SERVICIO POSTAL MEXICANO

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

COORDINACIN DE INGRESOS / UNIDAD DE FACTURACIN

GERENCIA DE ADMINISTRACIN DE VENTAS

20. Distribuye y entrega las facturas, recabando acuse de recibo.

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EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA

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CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO