Posible Modelo Del Analisis Institucional

Documento del Banco Interamericano de Desarrollo
BOLIVIA
MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA (MMAYA)
PROGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN INTEGRADA DE RESIDUOS SLIDOS EN BOLIVIA BO-L1073
Sistema de Evaluacin de la Capacidad Institucional (SECI) a la UCP 2199/OC-BO y BO-L1065 - Actualizacin 2012 y Evaluacin complementaria de la DGGIRS Propuesta del Esquema de Ejecucin del Programa BO-L1073
INFORME
SEPTIEMBRE, 2012
GRACIELA VON BARGEN
Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073
CONTENIDO
Siglas I. II. ...................................................................................................................................... 3 Objetivo y Alcance de la Consultora............................................................................. 4 Metodologa de Trabajo ................................................................................................ 2.1 Participantes ........................................................................................................ 2.2 Documentos considerados .................................................................................. 2.2.1 Documentos del SECI................................................................. 2.2.2 Otros Documentos del Banco, del pas, del ejecutor ................ 2.3 Criterios establecidos para el Anlisis y procesamiento de la informacin ........ 2.4 Etapas cumplidas ................................................................................................. Introduccin .................................................................................................................. 3.1 Antecedentes del Programa ........................................................................... 3.2 Marco de referencia del Programa ................................................................. 3.3 Relacin de los Sistemas Nacionales con respecto a los Sistemas y Sub-sistema que evala el SECI .................................................................... Marco Institucional ....................................................................................................... 4.1 Ministerio de Medio Ambiente y Aguas .................................................................. 4.2 Viceministerio de Agua y Saneamiento................................................................... 4.3 Direccin General de Gestin Integrada de Residuos Slidos ............................... 4.4 Unidad Coordinadora del Programa PAAP .............................................................. 4.5 Esquema de Ejecucin del Programa Propuesta.................................................... 4 5 6 6 6 6 6 7 8 8 10 11 11 16 17 18 24
III.
IV.
V.
Evaluacin de la Capacidad Institucional ...................................................................... 37 5.1. Aplicacin del SECI a la UCP 2199/OC-BO BO-L1065 ................................... 37 5.1.1 Capacidad de Programacin y Organizacin ............................................ 38 5.1.1.1 Sistema de Programacin de Componentes y Actividades .................................................................................................. 38 5.1.1.2 Sistema de Organizacin Administrativa ........................................ 38 5.1.2 Capacidad de ejecucin de las actividades ................................................ 39 5.1.2.1 Sistema de Administracin de Personal ........................................... 39 5.1.2.2 Sistema de Administracin de Bienes y Servicios ............................ 39 5.1.2.3 Sistema de Administracin Financiera ............................................ 40 5.1.3 Capacidad de Control ................................................................................ 40 5.1.3.1 Sistema de Control Interno ............................................................ 40 5.1.3.2 Sistema de Control Externo............................................................ 41 Aspectos Institucionales del BO-L1073 ......................................................................... 41 Planes de Fortalecimiento Institucional ........................................................................ 42
VI. VII.
Siglas AI BID BCB CC CE CI COSO CPO CUCP DGAF GpR MPD OE ONG PA PAC PEP PF PGN POA ROP RRHH SAB SAF SAP SCE SCI SECI SIGMA SEPA SICOES SISISN SIAP BID SOA SPA TDR UAI Auditoria Interna Banco Interamericano de Desarrollo Banco Central de Bolivia Capacidad de Control Capacidad de ejecucin Capacidad Institucional Committee of Sponsoring Organizations Capacidad de Programacin y Organizacin Coordinador de la Unidad Coordinadora del Programa Direccin General de Asuntos Administrativos Gestin para Resultados Ministerio de Planificacin del Desarrollo Organismo Ejecutor del Programa Organismos No Gubernamentales Plan de Adquisiciones Programa Anual de Contrataciones Plan de Ejecucin del Programa Plan Financiero Presupuesto General de la Nacin Plan Operativo Anual Reglamento Operativo del Programa Recursos Humanos Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Sistema de Administracin Financiera Sistema de Administracin de Personal Sistema de Control Externo Sistema de Control Interno Sistema de Evaluacin de la Capacidad Institucional Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa Sistema de Ejecucin de Planes de Adquisiciones Sistema de Contrataciones Estatales Sistema de Informacin Sobre Inversiones Sistema Integrado de Administracin de Proyectos Sistema de Organizacin Administrativa Sistema de Programacin de Actividades y Componentes Trminos de referencia Unidad de Auditoria Interna
I.
Objetivo y alcance
El objetivo de la presente consultora es (i) evaluar la capacidad institucional de la UCP para responsabilizarse por la Gestin Fiduciaria del Programa. Se ha definido el siguiente alcance de la evaluacin SECI: (i) (ii) (iii) evaluacin de la capacidad de programacin y organizacin que incluir los sistemas de programacin de componentes y actividades, y de organizacin y administracin; evaluacin de la capacidad de ejecucin de las actividades programadas y organizadas, que incluir como mnimo: el sistema de administracin de personal, el sistema de administracin de bienes y servicios y el sistema de administracin financiera; y} evaluacin de la capacidad de control que incluir los sistemas de control interno y control externo. En el Captulo III de estos TDR se incluye mayor detalle sobre el contenido de los aspectos de evaluacin. Asimismo, la metodologa a emplear se presenta con mayor detalle en el captulo IV de estos TDR.
La Representacin del Banco en Bolivia a travs del Jefe de Equipo de Proyecto a cabo la coordinacin y supervisin del trabajo de la presente consultora. II. Metodologa de Trabajo
Objetivo General: El SECI es una metodologa para evaluar la capacidad institucional de una entidad o agencia ejecutora, relacionada con aspectos administrativos y de control interno para la ejecucin de un proyecto financiado por el Banco. El objetivo general del SECI es evaluar los recursos disponibles en trminos de recursos humanos, materiales, equipos y sistemas de informacin, para cumplir en lo interno con los requerimientos del Banco relacionados con la gestin tcnica y administrativa, el sistema de control y la auditora externa. Para facilitar la evaluacin o el diseo de la capacidad institucional se adopt un enfoque metodolgico por el cual se analiza la disponibilidad de recursos humanos, materiales y de sistemas de informacin agrupados en las siguientes reas: A. Capacidad de Programacin y organizacin, que representa la habilidad para desarrollar procesos de programacin y asignar responsabilidades sobre la administracin de los recursos, de tal forma que se logre una dinmica apropiada en el ejercicio de las atribuciones y en la oportunidad y calidad de las comunicaciones. Esta capacidad incluye los siguientes sistemas: (1) de programacin de componentes y actividades y (2) de organizacin administrativa. B. Capacidad de ejecucin de las actividades programadas y organizadas, que representa la habilidad para alcanzar los resultados programados. Esta capacidad incluye los siguientes sistemas: (3) de administracin de personal, (4) de administracin de bienes y servicios, y (5) de administracin financiera. C. Capacidad de Control, que se manifiesta en forma interna y externa. En el primer caso el OE plantea dentro del contexto de la organizacin se sus actividades un (6) Sistema de Control Interno y en el segundo caso, en cumplimiento del contrato de prstamo o convenio de cooperacin tcnica, el OE somete sus Estados Financieros y otras informaciones a un examen de Auditora practicado por una Firma Independiente o una Institucin Superior de Auditora. Dicho enfoque, tambin es conocido como (7) Control Externo.
Escala de Resultados de la Evaluacin Capacidad de Desarrollo Entre 0 y 40% Entre 41 y 60% Entre 61 y 80% Entre 81 y 100% Calificacin No existe desarrollo (ND) Incipiente Desarrollo (ID) Mediano Desarrollo Satisfactorio Desarrollo (SD) Nivel de Riesgo Riesgo Alto (RA) Riesgo Sustancial (RS) Riesgo Medio (RM) Riesgo Bajo (RB)
Categora de Riesgo y su Significado I Riesgo Alto Requiere medidas de carcter crtico de implementacin inmediata para los proyectos en ejecucin, o como condicin para declarar la elegibilidad del prstamo en los Proyectos en preparacin. En ambos casos, es claramente identificable un plazo mximo para implementar las acciones recomendadas. Requiere medidas de carcter prioritario que deben implementarse a la brevedad posible, deseable en plazos determinados. Su adopcin implica mejoramiento sustancial de la capacidad, y es deseable que se implementen antes de iniciar la ejecucin o en una fase temprana de dicho perodo. Requiere medidas de carcter prioritario, cuya adopcin implica mejoramiento sustancial de la capacidad institucional. Se recomienda que estas medidas sean implementadas durante la ejecucin de los proyectos. Requiere medidas de menor importancia, pero que constituyen sugerencias para una administracin eficiente, eficaz y transparente de los recursos del proyecto. Estas medidas deben implementarse en el corto o mediano plazo, o se deben justificar las razones para asumir los riesgos de no hacerlo.
II
Riesgo Sustancial
III IV
Riesgo Medio Riesgo Bajo
2.1
Participantes.
Por parte del Banco Interamericano de Desarrollo se recibi informacin del Especialista Sectorial Edgar Orellana; el Especialista Fiduciario de Adquisiciones Roberto Laguado; el Especialista Fiduciario Financiero Abel Cuba y del Consultor Vladimir Seborga. Para el desarrollo de la presente consultora se desarrollaron reuniones de trabajo con los funcionarios que se indican a continuacin de las diferentes instituciones involucradas en el presente anlisis. Ministerio de Medio Ambiente y Agua Vice Ministerio de Agua Potable y Saneamiento [T1]Bsico Jos Antonio Zamora, Viceministro de Agua Potable y Saneamiento Bsico Rubn Mendez Estrada, Director General de Gestin Integral de Residuos Slidos Vladimir Gutirrez, Consultor Tcnico de la DGGIRS Paola Guasde, Directora General de Asuntos Administrativos Rosa Issela Alarcn, Directora de Asuntos Jurdicos Unidad Coordinadora del Programa de Agua y Alcantarillado Periurbano - Fase I. Prstamo BID 2199/OC-BO y BO-L1065 Julia Collado, Coordinadora Tcnica BO-L1065 Rosse Mary Flores Quinteros, Coordinadora Administrativo Financiero Vernica Salazar Gemio, Coordinadora de Adquisiciones
2.2 Documentos considerados 2.2.1 Documentos del SECI: Gua del usuario SECI. Cuestionarios correspondientes a las 3 reas de Capacidad a Evaluar (CPO, CE y CC) tomados de la versin 3.0 del SECI junto a sus respectivos documentos de apoyo.
2.2.2 Otros documentos del Banco, del pas, del ejecutor: Convenio suscripto entre el Banco Interamericano de Cooperacin para el Desarrollo y la Repblica de Bolivia. Perfil del Proyecto. Legislacin Nacional aplicable, Resoluciones internas, manuales de operacin, organizacin, funciones y procedimientos, informes de gestin, de auditora externa y otros documentos relacionados provedos por las tres instituciones. Ver detalle en Anexo
2.3 Criterios establecidos para el Anlisis y Procesamiento de la informacin. Los siguientes criterios han sido aplicados para efectuar las Evaluaciones de la Capacidad Institucional para la ejecucin del Programa: El alcance de la evaluacin se ha orientado a analizar las capacidades relacionadas directamente para la ejecucin del Programa previsto con financiamiento BID. UCP/MMAyA - Actualizacin del Diagnstico SECI practicado en el ao 2012 a la UCP que interacta con las Direcciones Funcionales del MMAyA: Direccin General de Asuntos Administrativos y la Direccin General de Asuntos Jurdicos y con el Vice Ministerio de Agua y Saneamiento principalmente. - Se ha tomado en consideracin la experiencia actual de ejecucin del Programa de Agua y Alcantarillado Periurbano Prstamo BID 2199/OC-BO y de la operacin BO-L1065 que cuenta con reciente elegibilidad de desembolsos. Se utiliz el software SECI, Versin 3.0. De acuerdo a los objetivos establecidos se han generado las matrices de Resultados y de Riesgos en los tres casos. Finalmente, se presentan los resultados por medio de las matrices de riesgos y las propuestas de planes de fortalecimiento institucionales que sern elevados a consideracin de cada institucin en el siguiente informe. 2.4 Etapas cumplidas
Se ha realizado evaluacin primaria conjuntamente con el equipo del Banco referente a la capacidad de desempeo documentada, como del conocimiento de la efectiva aplicacin de esa capacidad en la ejecucin, basada en el conocimiento de la experiencia en la ejecucin de otras operaciones, y adems, teniendo en cuenta las caractersticas y complejidad operativa y administrativa del Programa, como a las fortalezas y oportunidades de mejora de los equipos humanos. Se ha analizado los resultados de la evaluacin de capacidad institucional aplicada en el ao 2011 en el marco de la operacin BO-L1065.
Para la evaluacin durante las visitas a las sedes del MMAyA, durante las cuales se present el sistema de evaluacin, se recab informacin institucional y sobre el funcionamiento de la organizacin formal y, conjuntamente con los tcnicos entrevistados se procedi al llenado de los formularios con las respuestas primarias. Tambin, se intercambiaron opiniones y se recab informacin de los Especialistas Sectorial y Fiduciarios de la Representacin del Banco en Bolivia, y del Consultor de Apoyo al Sector. III. 3.1 Introduccin Antecedentes del Programa
1
Situacin de los Residuos Slidos . El Estado Plurinacional de Bolivia tiene una superficie de 1.098.581 km2, y una poblacin de 10.426.154 habitantes (proyeccin del INE al 2010), arrojando una densidad demogrfica de 9,49 hab/km2. El 66% de la poblacin habita en reas urbanas y el 34% en reas rurales1. El pas se organiza territorialmente en nueve departamentos, 112 provincias y 337 municipios. La tasa de generacin promedio de Residuos Slidos Urbanos (RSU) per cpita, segn datos del ao 2010, es de 0,49 kg/habitante/da2, mientras que la de Residuos Slidos Domiciliarios (RSD)3 alcanza los 0,46 kg/habitante/da. Esto representa una generacin total de residuos de 5.108 toneladas diarias. El servicio de recoleccin de RSU posee una cobertura promedio nacional del 83,3%, sin embargo, en lo que respecta a la disposicin final, la situacin no es tan buena. Slo el 44,7% de los mismos se dispone adecuadamente en rellenos sanitarios. 2.2 El marco legal asociado al manejo de los residuos slidos (RS) est constituido por un conjunto de normas y leyes que ofrecen un escenario que requiere integracin y actualizacin y. La Constitucin Poltica del Estado establece, en su artculo 299, que el Gobierno Central y las Entidades Territoriales Autnomas tienen competencias concurrentes en: i) la preservacin del ambiente y el control de la contaminacin ambiental; y ii) la implementacin de proyectos de agua potable y tratamiento de residuos. El artculo 302, por su parte, determina las competencias de carcter exclusivo de los Gobiernos Municipales Autnomos (GMA), en: i) la elaboracin de planes de ordenamiento territorial y usos de suelos; ii) la ejecucin del servicio de aseo urbano, manejo y tratamiento de los RS; y iii) la prestacin de servicios bsicos y aprobacin de tasas asociadas a stos en el mbito de su jurisdiccin. Estructura Sectorial. En la prctica, el sector de RS cae bajo la rbita del MMAyA, estando sus atribuciones orientadas a la generacin de polticas y normas que promuevan el desarrollo del sector. Para ello, el MMAyA cuenta con una Direccin General de Gestin Integral de Residuos (DGGIRS), dependiente del Vice-ministerio de Agua Potable. Por su parte, los Gobiernos Departamentales Autnomos (GDA) intervienen en la gestin y manejo de RS, conforme a las competencias concurrentes y exclusivas sealadas anteriormente, las cuales incluyen el asesoramiento y cooperacin a los gobiernos de municipios, que no cuenten con instancias tcnicas especficas para el cumplimiento de las polticas sectoriales nacionales. Por ltimo, los GMA son los responsables de la gestin operativa de los RS, recayendo sobre ellos las responsabilidades de planificacin, administracin, operacin y supervisin del manejo de los mismos. Poltica del Gobierno. El Gobierno del Estado Plurinacional de Bolivia (GOB) ha dado prioridad a la planificacin estratgica del sector con el fin de mejorar la gestin de los RSU. En este contexto, a travs del MMAyA, el GOB ha solicitado al Banco Interamericano de Desarrollo (BID) el financiamiento de una operacin por US$20 millones con el objeto de mejorar la prestacin de servicios de RSU en varios municipios del pas mediante la implementacin de esquemas integrales de gestin de RSU. Como muestra del programa se han identificado como potenciales beneficiarios los municipios de Potos, Departamento de Potos; y Riberalta, Departamento de Beni.
1
Perfil del Programa
La seleccin de estos dos municipios fue producto de un anlisis que contempl las siguientes variables/condiciones: i) existencia de una solicitud formal de financiamiento al MMAyA por parte del municipio; ii) existencia en el municipio de una empresa prestadora del servicio de aseo urbano; iii) existencia de un plan municipal de gestin de RSU; iv) disponibilidad de terrenos donde ubicar el sitio de disposicin final (al menos dos alternativas); v) existencia de partida presupuestaria municipal para la adquisicin del terreno; y vi) aos/meses de vida til del sitio de disposicin final en operacin. Al final debido al avance de los estudios de factibilidad se tom como muestra de la operacin el municipio de Riberalta. 3.2 Marco de referencia del Programa
Objetivo. El objetivo general es mejorar la prestacin de los servicios de RSU en municipios de Bolivia mediante la implementacin de esquemas integrales de gestin que incluyan los servicios de barrido, recoleccin, transporte, tratamiento y disposicin final de RSU. Componentes. Con base a lo definido en el PP el programa estar estructurado en tres componentes:
Componente 1. Infraestructura (US$16,677,665). Financiar: i) estudios de factibilidad y diseo requeridos para sustentar las obras y acciones propuestas; ii) el cierre de sitios de disposicin final actualmente operando; iii) la construccin de rellenos sanitarios mecanizados en terrenos adecuados y la adquisicin de equipamiento y/o equipos requeridos para la prestacin de los servicios de aseo, segn las necesidades del esquema operativo/institucional a ser implementado; iv) supervisin de obras. Componente 2. Aprovechamiento de RSU e inclusin y formalizacin de segregadores (US$1,340,823). Financiar: i) la construccin de infraestructura bsica y la adquisicin de equipamiento para el aprovechamiento (separacin, reciclado y compostaje) de los RSU; y ii) la preparacin e implementacin de planes de capacitacin a los segregadores y sus organizaciones, as como sensibilizacin comunitaria. Componente 3. Desarrollo de instrumentos para la sostenibilidad de los servicios (US$772,126). Financiar: i) desarrollo y ejecucin de los Planes de Gestin Integral de RSU por parte de los municipios beneficiados, a travs de actualizacin de marcos normativos, estudio de costos y tasas, desarrollo de sistemas de planificacin, ejecucin, sistemas de informacin gerencial, capacitacin de personal clave, estudios de generacin y caracterizacin de RSU y desarrollo de estrategias comunicacionales; ii) seguimiento y control de la GIRSU por parte de la DGGIRS, a travs del desarrollo de sistemas de planificacin, seguimiento e informacin sectorial.
i) .
ESTRUCTURA DE TRABAJO - EDT

Descomposicin Jerrquica de los Entregables del Programa.
Programa
Programa para la Implementacin de la Gestin Integral de Residuos Slidos en Bolivia BO-L1073
Componentes
1.1 Fortalecimiento Institucional
1.2 Infraestructura
1.3 Inclusin y formalizacin de segregadores
1.4 Administracin, Monitoreo, Auditora y Evaluacin
Sub componentes
1.1.1 MMAyA/DGGIRS Fortalecida
1.1.2 Gobiernos Municipales Beneficiados fortalecidos 1.3.1 Producto 16: Infraestructura bsica construida y equipada para separacin, reciclado y/o compostaje 1.3.2 Producto 17: Asistencia Tcnica y Capacitacin para la formalizacin y organizacin de segregadores proveida
PRODUCTOS (Entregables)
1.1.1.1 Producto 1: RRHH contratados para DGGIRS como apoyo
1.1.2.1 Producto 7: Sistemas Informticos de GIRS para EMAS desarrollados 1.1.2.2 Producto 8: Capacitaciones (operativo y administrativo) impartidas al personal Clave de las EMAS
1.2.1 Producto 12: Sitios de disposicin final actualmente en operacin cerrados
1.4.1 Administracin
1.1.1.2 Producto 2: RRHH de la DGGIRS capacitados
1.2.2 Producto 13: Rellenos sanitarios construidos
1.4.2 Monitoreo
1.1.1.3 Producto 3: Oficinas de la DGGIRS equipadas 1.1.1.4 Producto 4: Normas para la Gestin Integral de Residuos slidos elaboradas 1.1.1.5 Producto 5: Sistema de Gestin para la DGGIRS desarrollado
1.2.3 Producto 14: Equipamiento de Aseo Urbano provedo 1.2.4 Producto 15: Estacin de transferencia construida y equipada
1.4.3 Auditora y Supervisin
1.1.2.3 Producto 9: Estudios de caracterizacin de residuos slidos realizados 1.1.2.4 Producto 10: Planes de Comunicacin y concientizacin ciudadana sobre GIRS elaborados 1.1.2.5 Producto 11 Equipamiento informtico provedo
1.3.3 Producto 18: Planes pilotos de recoleccin selectiva en fuente de generacin implementados
1.4.4 Evaluacin
1.1.1.6 Producto 6: Guas de Procedimientos estndar de GIRS para EMAS desarrollados por tamao poblacional
3.3
Relacin de los Sistemas Nacionales con respecto a los Sistemas y Sub-Sistema que evala el SECI
A continuacin se presenta en forma esquemtica un breve anlisis que relaciona a los sistemas nacionales con los sistemas y sub-sistemas que evala el SECI. Se ha visto importante presentar esta relacin a los efectos de visualizar el enfoque que se requiere aplicar al realizar las evaluaciones y su interpretacin, pues si bien, los sistemas nacionales se encuentran mayoritariamente desarrollados por constituirse en obligaciones de las instituciones establecidas en la legislacin nacional vigente, los sistemas que se evalan para medir la capacidad de ejecucin de los proyectos estn enfocado a las necesidades y particularidades que se presentan para la ejecucin de los proyectos con financiamiento del Banco actualmente.
Sistema que define la Ley SAFCO 1178 Sistemas y sub-sistemas que evala el SECI Relacin / Particularidades de los Proyectos BID
El proyecto cuenta con instrumentos de planificacin (PEP: matriz de resultados, presupuesto detallado de inversin, cronogramas, plan financiero multianual) y POA: cuadro de consistencia de indicadores, cronograma, plan financiero mensualizado que difieren en contenido con respecto al POA definido por el Sistema Pas, si bien este ltimo debe ser desarrollado e igualmente presentado a travs del SIGMA y el SISISN. El monitoreo de gestin se realiza en funcin a dichos instrumentos. No obstante los procesos de programacin en general son aplicables. La organizacin del programa responde directamente al Esquema de Ejecucin que se haya definido para la operacin, a los instrumentos que se desarrollen en funcin a ello (ROP y Anexo Fiduciario, Manual de Organizacin y Funciones, Manuales de Procedimientos, Perfiles de Cargos) La administracin de personal est directamente relacionada con las condiciones contractuales establecidas en los contratos de servicios para Consultores de Lnea y a lo regulado internamente en cada institucin al respecto. En el caso que las Unidades Ejecutoras o Coordinadores cuenten con personal de planta (item) aplica las disposiciones del sistema nacional.
Sistema de Programacin de Operaciones
Sub-sistema de Programacin de Actividades
SPOA
Sistema de Organizacin Administrativa
Sub-sistema de Organizacin Administrativa
Sistema de Administracin de Personal
Sub-sistema de Administracin de Personal
Sistema de Presupuesto
Son aplicables los procedimientos nacionales, si bien se hace necesario cumplir con requerimientos del Banco en lo relacionado a presentacin de la informacin financiera y contable diferentes a lo generado a travs del SIGMA , por lo que requiere su doble registracin en el SIAP BID (criterio de pagado, en moneda de la operacin, de acuerdo al plan de cuenta acordado con el Banco que posibilite identificar las categoras de gastos de la operacin). A nivel presupuestario, dos controles de ejecucin: segn TGN y segn el cuadro de costos del programa.
Sistema de Contabilidad Integrada SE
Sub-sistema de Administracin Financiera
Sistema de Tesorera
Rigen las Polticas de Adquisiciones del BID (mayoritariamente, ver contrato de prstamo), si bien son aplicables los procesos de publicidad a travs del SICOES (transparencia y publicidad), se equiparan a las modalidades las competencias del RPA y RPC, y son aplicables los procedimientos establecidos para manejo de bienes patrimoniales, almacenes, y otros relacionados. Una particularidad, las Direcciones de Asuntos Administrativos y Jurdicos mayoritariamente requieren coordinacin con la UCP o UEP e intervencin en los Procesos especialmente (aprobacin de bases, adjudicacin, suscripcin de contrtos). Normalmente el DGAA tiene estatus de RPA El SEPA es el sistema de ejecucin de planes de adquisiciones, donde el ejecutor actualiza el Plan de Adquisiciones, gestiona aprobacin por parte del Banco, gestiona los cambios y debe actualizar permanentemente la informacin de ejecucin de las adquisiciones. El PA difiere del PAC Programa Anual de Contrataciones establecido en el sistema pas. Aplica las pautas establecidas en el COSO. Normalmente, las Auditoras Internas Institucionales no incluye en su Plan de Trabajo la revisin de los Proyectos, ya sea por falta de personal como por falta de conocimientos especializados en Proyectos Los proyectos BID actualmente estn sujetos a auditora externa, por parte de una Firma de Auditores Independientes, independientemente a las auditoras que el rgano de Control (Contralora General) realice en las instituciones y/o en los Programas o Proyectos.
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Sub-sistema de Control Interno Sistemas de Control Gubernamental SC Sub-sistema de Control Externo
10
IV.
Marco Institucional
4.1 Ministerio de Medio Ambiente y Aguas El Ministerio de Medio Ambiente y Agua, surge de la readecuacin de competencias, funciones y reas establecidas en el Decreto Supremo 29894 Estructura Organizativa del rgano Ejecutivo del Estado Plurinacional de 7 de febrero de 2009, que en su Artculo 13 dice: Las tareas de la Administracin Pblica son realizadas por las Ministras y los Ministros del Estado Plurinacional, cuyas atribuciones determina la presente norma. Las Ministras o los Ministros del Estado Plurinacional son los siguientes: inciso q) Ministra(o) de Medio Ambiente y Agua y en su Artculo 94 establece la estructura jerrquica del Ministerio de Medio Ambiente y Agua. En fecha 10 de febrero de 2010 mediante Decreto Supremo 0429 se modifica la estructura jerrquica de algunos Ministerios, as como las atribuciones en las citadas Carteras de Estado, establecidas en el Decreto Supremo N 29894. El Artculo 6 del mencionado decreto establece las Modificaciones a la Estructura del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, en la siguiente forma: MINISTRA(O) DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico Direccin General de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario Direccin General de Gestin Integral de Residuos Slidos Viceministerio de Recursos Hdricos y Riego Direccin General de Cuencas y Recursos Hdricos Direccin General de Riego Viceministerio de Medio Ambiente, Biodiversidad, Cambios Climticos y de Gestin y Desarrollo Forestal Direccin General de Biodiversidad y reas Protegidas Direccin General de Medio Ambiente y Cambios Climticos Direccin General de Gestin y Desarrollo Forestal El Ministerio de Medio Ambiente y Agua ha definido como visin promover, proteger y administrar de manera sustentable los recursos y servicios ambientales, generando condiciones para el desarrollo econmico y social del pas. La misin del Ministerio de Medio Ambiente y Agua es el desarrollo y la ejecucin de polticas pblicas, normas, planes, programas y proyectos, para la conservacin, adaptacin y aprovechamiento sustentable de los recursos ambientales, as como el desarrollo de riego y saneamiento bsico con enfoque integral de cuencas, preservando el medio ambiente, que permita garantizar el uso prioritario del agua para la vida, respetando usos, y costumbres para vivir bien. El Artculo 95 del Decreto Supremo 29894, el Artculo 23 del Decreto Supremo 0071 y el Artculo 11, pargrafos I, II y VI del Decreto Supremo 0429 sealan las atribuciones de la Ministra(o) de Medio Ambiente y Agua, en el marco de las competencias asignadas a nivel central por la Constitucin Poltica del Estado y son las siguientes: a) Formular conjuntamente el Ministerio de Planificacin del Desarrollo, el Ministerio de Desarrollo Agropecuario, Rural y Tierras, las polticas de planificacin estratgica para el uso sustentable de los recursos naturales y conservacin del medio ambiente articulndolas con los procesos productivos y el desarrollo social y tecnolgico, en coordinacin con el Ministerio de Hidrocarburos y Energa, El Ministerio de Minera y Metalurgia y otros que correspondan.
11
b) Formular polticas y normas, establecer y estructurar mecanismos para la conservacin y el aprovechamiento sustentable de la biodiversidad, agua, conservacin y proteccin del medio ambiente, as como formular polticas sobre biocomercio, prevencin y control de riesgos, contaminacin hdrica, atmosfrica, sustancias peligrosas y gestin de residuos slidos y promover mecanismos institucionales para el ejercicio del control y la participacin social en las actividades emergentes de las mismas. c) Formular, y ejecutar una poltica integral de los recursos hdricos, para garantizar el uso prioritario del agua para la vida gestionando, protegiendo, garantizando y priorizando el uso adecuado y sustentable de los recursos hdricos para el consumo humano, la produccin alimentaria, y las necesidades de preservacin y conservacin de los ecosistemas acuferos, y la biodiversidad, respetando los usos y costumbres de las organizaciones indgena originario campesinas, en aplicacin de los principios de solidaridad, reciprocidad, complementariedad, equidad, diversidad, sostenibilidad y con participacin social. d) Formular, ejecutar, evaluar y fiscalizar las polticas y planes de agua potable y saneamiento bsico, riego y manejo integral de cuencas y rehabilitacin forestal de cuencas y reas degradadas, as como el aprovechamiento sustentable del agua en todos sus estados, sean estas superficiales y subterrneas, aguas fsiles, glaciales, humedales, minerales, medicinales. e) Controlar, supervisar, dirigir y fortalecer el marco institucional descentralizado y autnomo de planificacin y regulacin del sector de recursos hdricos y medio ambiente. f) Coordinar con las diferentes instancias de la organizacin territorial del Estado Plurinacional, la elaboracin e implementacin de los planes nacionales, departamentales, regionales, municipales, indgena originario campesinos, en lo relativo al rgimen general de recursos hdricos y sus servicios, el medio ambiente y la biodiversidad, as como la implementacin de polticas y estrategias en su mbito competencial. g) Coordinar con los Ministerios de Relaciones Exteriores y de Planificacin del Desarrollo, en funcin de la estrategia de defensa de la soberana y seguridad nacional, las aguas internacionales y transfronterizas y como la negociacin de Tratados, Acuerdos, Convenios, Decisiones y otros instrumentos internacionales relativos a la agenda internacional de medio ambiente, cambios climticos y agua. h) Formular la Poltica Nacional de Cambios Climticos, conducir, supervisar y evaluar el funcionamiento del Programa Nacional de Cambios Climticos, fortalecer el Mecanismo Nacional de Adaptacin al Cambio Climtico, Estrategia Nacional de Implementacin y ejecutar y evaluar las acciones que permitan prevenir, reducir y mitigar los impactos de los cambios climticos y adaptacin al mismo, as como la formulacin de legislacin y su reglamentacin. i) Formular polticas, normar y estructurar mecanismos para administrar y aplicar el rgimen de acceso a los recursos genticos velando por la distribucin justa y equitativa de los beneficios derivados de los conocimientos tradicionales asociados. j) Conducir, supervisar y evaluar el funcionamiento del Sistema Nacional de reas Protegidas as como formular e implementar polticas para reas protegidas, corredores de biodiversidad y ecosistemas prioritarios, impulsando el desarrollo sustentable de las poblaciones vinculadas a las mismas, y normar e implementar la gestin compartida en sujecin a las normas y procedimientos propios de las naciones y pueblos indgena originario campesinas respetando el objeto de la creacin de las reas protegidas para su aplicacin en reas que tengan sobre posicin con territorios indgenas originarios campesinos. k) Disear polticas y normas para implementar Sistemas de Impacto y Control de la Calidad Ambiental de aplicacin a nivel nacional y en las Entidades Territoriales Autnomas y Descentralizadas. l) Desarrollar y aplicar normativas referidas a la biotecnologa en el pas. Promover y fomentar la investigacin cientfica y tecnolgica relacionada con el medio ambiente y los recursos naturales, la defensa, recuperacin, proteccin y repatriacin del material biolgico proveniente de los recursos naturales, en coordinacin con el Sistema Universitario Pblico y las instancias correspondientes.
12
m) Asumir la representacin del rgano Ejecutivo en el Servicio Nacional de Riego y Presidir Consejo Interinstitucional del Agua CONIAG y otras instancias de coordinacin y de gestin participativa social y otras entidades de gestin y regulacin de los recursos naturales y control ambiental. n) Presidir las comisiones binacionales, mixtas e intersectoriales, bilaterales y multilaterales, en coordinacin con el Ministerio de Relaciones Exteriores, relacionadas con la temtica de recursos hdricos, biodiversidad, medio ambiente y cambios climticos y asumir la representacin del pas como Responsable anta la Conferencia de las Partes de la Convencin de Cambio Climtico y ante la Agenda Ambiental Andina de la Comunidad Andina de Naciones CAN y otras instancias internacionales competentes. o) Formular y normar polticas regulatorias, as como de fiscalizacin, supervisin y control de las actividades relacionadas con el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales en lo relativo al medio ambiente, biodiversidad, agua potable, saneamiento bsico, riego y recursos hdricos. p) Formular polticas y estrategias nacionales de desarrollo forestal. q) Estructurar polticas y planes de aprovechamiento de los recursos forestales. r) Formular y controlar el cumplimiento de polticas y normas para promover el desarrollo forestal. s) Formular polticas para el desarrollo de estrategias para la oferta de asistencia tcnica y para el establecimiento de mecanismos de investigacin, innovacin y transferencia tecnolgica en todo el proceso productivo y de agregacin de valor en la produccin forestal. t) Formular polticas de desarrollo, conservacin y aprovechamiento forestal. u) Resolver los recursos jerrquicos presentados para su conocimiento. v) Determinar la correcta distribucin de los recursos asignados a FONABOSQUE. w) Formular polticas y normas; establecer y estructurar mecanismos para la conservacin y el aprovechamiento de los recursos forestales y manejo integral del bosque. x) Formular polticas para la prevencin y control de riesgos forestales. y) Formular polticas para el manejo de recursos forestales maderables y no maderables, y manejo integral del bosque. z) Coordinar con las diferentes instancias del Estado Plurinacional las acciones orientadas a formular el rgimen general de recursos forestales y suelos. aa) Asumir las atribuciones conferidas a la ex Superintendencia General del Sistema de Regulacin Sectorial en materia de saneamiento bsico. bb) Conocer y resolver, de manera fundamentada, los recursos jerrquicos interpuestos contra las resoluciones que resuelvan los recursos de revocatoria emitidas por el Director Ejecutivo de la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Agua Potable y Saneamiento Bsico. cc) Fiscalizar y emitir opinin sobre la eficiencia y eficacia de la gestin de la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Agua Potable y Saneamiento Bsico, y el adecuado control de las personas naturales o jurdicas que realicen actividades reguladas de acuerdo con el presente Decreto Supremo y las normas sectoriales. dd) Resolver los asuntos sometidos a su conocimiento por la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Agua Potable y Saneamiento Bsico. ee) Promover, proyectar e implementar polticas de control, supervisin y fiscalizacin del sector agua potable y saneamiento bsico. ff) Conocer los presupuestos elaborados por la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Agua Potable y Saneamiento Bsico y remitirlos al Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas. En caso de tener observaciones solicitar a la Autoridad las modificaciones correspondientes. gg) Asumir las atribuciones conferidas a la Superintendencia General del Sistema de Regulacin de Recursos Naturales Renovables en materia forestal. hh) Supervisar y vigilar la gestin y el cumplimiento de competencias y atribuciones de la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Bosques y Tierra, como organismo nacional rector del uso de los recursos forestales.
13
Definir polticas y lineamientos institucionales de la Autoridad de Fiscalizacin y Control de Bosques y Tierra en materia forestal. jj) Conocer y resolver de manera fundamentada, los recursos jerrquicos que se interpongan contra resoluciones que resuelvan los recursos de revocatoria por el Director Ejecutivo de la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Bosques y Tierra en materia forestal. kk) Conocer los presupuestos elaborados por la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Bosques y Tierras en materia forestal, y remitirlos al Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas. En caso de tener observaciones solicitar a la Autoridad las modificaciones correspondientes. ll) Las dems atribuciones que le permitan un adecuado y eficiente cumplimiento de sus fines y objetivos, establecidos en las normas aplicables vigentes. Debido a la dinmica de los cambios estructurales ocurridos en Bolivia en los ltimos aos, las atribuciones de este Ministerio fueron modificndose permanentemente. Con la aprobacin de la Nueva Constitucin Poltica del Estado, en el mes de enero del ao 2009, se promulga el Decreto Supremo N 29894 denominado Decreto de Organizacin del rgano Ejecutivo (DOOE), que aprueba la nueva Estructura Organizativa del rgano Ejecutivo del Estado Plurinacional y las atribuciones del Presidente y los Ministros. En este decreto se amplan las competencias del Ministerio de Agua incorporando la temtica de medio ambiente biodiversidad y cambios climticos. De esta situacin emerge el nuevo Ministerio de Medio Ambiente y Agua. La visin del MMAyA es la de promover, proteger y administrar de manera sustentable los recursos y servicios ambientales, generando condiciones para el desarrollo econmico y social del pas. El MMAyA en su estructura organizacional cuenta con tres vice ministerios, Direcciones Generales y Unidades Tcnicas Operativas para cada sector. Adems de las Direcciones de Staff, cuenta en su estructura con entidades descentralizadas, desconcentradas y autrquicas con quienes se relacionan funcional y tcnicamente. A continuacin se presenta el organigrama del Ministerio:
ii)
14
15
4.2 Vice Ministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico El objetivo estratgico del VAPSB es el de implementar programas sostenibles de saneamiento bsico (agua potable, alcantarillado sanitario, baos ecolgicos, residuos slidos y drenaje pluvial) que permitan el acceso pleno y la expansin de los servicios, en el marco de la gestin integral de recursos hdricos y de residuos slidos. Las atribuciones del Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico, en el marco de las competencias asignadas al nivel central por la Constitucin Poltica del Estado, son las siguientes: i. ii. iii. Coadyuvar en la formulacin e implementacin de polticas, planes y normas para el desarrollo, provisin y mejoramiento de los servicios de agua potable saneamiento bsico (alcantarillado sanitario, disposicin de excretas, residuos slidos y drenaje pluvial). Promover normas tcnicas, disposiciones reglamentarias e instructivos para el buen aprovechamiento y regulacin de los servicios de agua potable y saneamiento bsico. Impulsar y ejecutar polticas, planes, programas y proyectos, as como gestionar financiamiento para la inversin destinados a ampliar la cobertura de los servicios de saneamiento bsico en todo el territorio nacional, particularmente en el rea rural y en sectores de la poblacin urbana y periurbana de bajos ingresos, coordinando con las instancias correspondientes. Difundir y vigilar la aplicacin de polticas, planes, proyectos y normas tcnicas para el establecimiento y operacin de los servicios de agua potable y saneamiento bsico. Coordinar la fiscalizacin y ejecucin de los proyectos y programas relativos a los servicios de agua potable y saneamiento bsico en el nivel nacional. Coordinar con las diferentes instancias de la organizacin territorial del Estado, en el mbito competencial exclusivo, compartido y concurrentes, la elaboracin e implementacin y fiscalizacin de polticas planes programas y proyectos relativos al sector de saneamiento bsico. Implementar, sustentar y fortalecer el Sistema de Informacin Sectorial Nacional. Coadyuvar en la implementacin de polticas, planes, programas y proyectos de fortalecimiento institucional y asistencia tcnica a entidades prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento bsico. Promover y canalizar cooperacin financiera a las entidades territoriales descentralizadas y autnomas, con el fin de desarrollar polticas, planes, programas y proyectos de agua potable y saneamiento bsico. Gestionar a travs del Despacho del Ministro de Medio Ambiente y Agua el financiamiento para el establecimiento de programas, proyectos de agua potable y saneamiento bsico.
iv. v. vi. vii. viii. ix. x.
El Organigrama del VAPSB es el siguiente:
16
4.3 Direccin General de Gestin Integrada de Residuos Slidos Objetivo: Dirigir, supervisar y coordinar las actividades tcnicas, operativas y administrativas de la Direccin General de Gestin Integral de Residuos Slidos, as como ejecutar y cumplir los reglamentos, instructivos, circulares y rdenes. Funciones y atribuciones especficas i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. Implementacin e implantacin de la Gestin de Residuos Slidos Domiciliarios y Asimilables, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo, a travs de la formulacin de polticas, estrategias, planes, normas tcnicas, normas jurdicas, guas, etc.; Elaborar el POA de la Unidad de Residuos Slidos, en el marco de los objetivos del Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico. Implementar un sistema de Informacin del manejo de los residuos slidos. Realizar el monitoreo y seguimiento fsico financiero de programas y proyectos de residuos slidos en ejecucin. Aplicar las polticas y estrategias sectoriales, normas y reglamentos tcnicos a travs de la evaluacin de programas y proyectos de agua residuos slidos. Realizar alianzas estratgicas con centros de estudio e investigacin nacionales e internacionales para encontrar alternativas tecnolgicas que contribuyan a la implementacin de la Gestin de Residuos Slidos. Promover, formular, desarrollar, difundir y realizar el seguimiento a la aplicacin de la normativa legal y tcnica para el Subsector de Residuos Slidos. Gestionar financiamiento para el subsector, en base a polticas, planes y programas, que incluyan costos de la preinversin, inversin, asistencia tcnica y fortalecimiento institucional. Proponer e impulsar programas de educacin sanitaria sobre el uso adecuado de los servicios de limpieza pblica, por parte de la poblacin. Formular y aplicar instrumentos regulatorios para la responsabilidad social empresarial en la generacin de residuos slidos, para la estructuracin y aplicacin de tasa y tarifas para la prestacin de servicios y defensa de los derechos de los usuarios. Promover el desarrollo de tecnologas convencionales y no convencionales (alternativas) de manejo de residuos slidos, y realizar el seguimiento a su aplicacin, por las entidades y profesionales del Sector de Saneamiento Bsico.
4.3.1 Principales debilidades de la DGGIRS identificadas que afectaran la ejecucin del programa DIAGNSTICO DE LA DGGIRS Criterios evaluados Estructura Organizacional de la DGGIRS acorde a las necesidades 1 operativas 2 Cantidad suficiente de RRHH tcnicos asignados 3 RRHH disponibles para Gerenciamiento del Programa 4 Dependencias deslocalizadas a nivel territorial con RRHH 5 Manuales de Funciones y Procedimientos formales 6 Espacio Fsico para oficinas 7 Equipamiento suficiente (mobiliario, informtico, otros) Incipiente Incipiente No tiene* No tiene No tiene Incipiente Incipiente
17
8 Sistema de Informacin 9 Programa de capacitacin 10 Reglamentacin del sector 11 Metodologa de Planificacin y Seguimiento
No tiene No tiene No tiene No tiene
Por otra parte, a nivel local la DGGIRS visibiliza y reconoce la alta debilidad de contrapartes tcnicas de los Gobiernos Municipales, y considerando la necesidad de involucrados suficientemente durante la fase de inversin de tal manera a facilitar el proceso de traspaso de la inversin al concluir dicha etapa, as como para la entrada en etapa de operacin de las inversiones, se ve necesario asegurar que el GB designe las contrapartes tcnicas desde el inicio de las obras, que podrn ser considerados contrapartida local. 4.4 Unidad Coordinadora del Programa PAAP Programa 2199/OC-BO:
El MMAyA, a travs de la UCP, es el organismo ejecutor del Programa, funcin delegada por el GdB a travs del Convenio Subsidiario suscrito entre los Ministerios de Planificacin del Desarrollo, de Economa y Finanzas Pblicas y el Ministerio de Medio Ambiente y Agua en el marco de la ejecucin del Programa PAAP, prstamo BID 2199/OC-BO. La UCP es la instancia conformada dentro del MMAyA con autonoma administrativa y de adquisiciones, para la administracin y ejecucin del Programa 2199/OC-BO en coordinacin con los distintos actores y entidades involucradas en la implementacin de sus componentes. El rol de la UCP es planificar, dirigir, controlar, implementar y monitorear la ejecucin del Programa, sobre la base de los acuerdos y compromisos asumidos en el marco del Convenio de Financiamiento no Reembolsable y del Contrato de Prstamo del BID. Las funciones generales de la UCP en el marco del Programa son: i. La implementacin del ciclo de proyectos de acuerdo a lo establecido en el presente RO y la verificacin de la implementacin de las medidas de gestin ambiental en los proyectos. ii. La administracin presupuestaria, contable y financiera de los recursos del Programa, estableciendo y adoptando las medidas de control interno requeridas para asegurar su correcta utilizacin y aplicacin. iii. La elaboracin e implementacin de la programacin operativa, financiera y la gestin del presupuesto anual del Programa a fin de asegurar la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios para la normal ejecucin del Programa. iv. El desarrollo de los procesos de adquisicin y contratacin del Programa en todos sus componentes (asesorando a las EPSA en caso de que estas efecten los procesos), as como el registro y la administracin de los contratos respectivos, ordenes de cambio, contrato modificatorio y/o las enmiendas correspondientes si hubiere y el pago oportuno por cumplimiento de los productos. v. La definicin e implementacin del sistema de seguimiento, monitoreo y evaluacin fsicofinanciera, asegurando el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en la Matriz de Resultados y de la programacin operativa-financiera. vi. El reporte de la informacin sobre el avance fsico-financiero del Programa en todos sus componentes al MMAyA, al GdB a travs de las instancias que correspondan, al BID y a la AECID. vii. Proponer los convenios interinstitucionales que se requieran para la ejecucin del Programa. viii. La contratacin y el seguimiento al contrato y productos esperados de la Firma Consultora de Apoyo (FCA)
18
ix. x.
El seguimiento e implementacin de acciones para el cumplimiento de las recomendaciones de las evaluaciones y auditorias al Programa. El desarrollo y ejecucin de la estrategia comunicacional y de difusin del Programa.
La UCP funciona bajo la direccin de un Coordinador General del Programa designado por el Ministro de Agua y Medio Ambiente que est bajo su dependencia directa. El Coordinador est apoyado por un equipo tcnico responsable por el manejo del ciclo de los proyectos (incluyendo la contratacin de la supervisin de las obras). El Programa cuenta adems con una Firma Consultora de Apoyo a la Gestin del Programa (FCA). Esta Firma coadyuva con la UCP en la gestin del ciclo de proyectos, especficamente en la evaluacin tcnica, ambiental y socioeconmica de los proyectos en su componente de infraestructura: Como tal, la FCA es responsable por asegurar la viabilidad tcnica, ambiental, socioeconmica e institucional de los proyectos para la aprobacin de su financiamiento. El programa establece que las funciones principales sern las siguientes: i. Coadyuvar a la UCP en la evaluacin de la viabilidad tcnica _ - ambiental y socioeconmica de los proyectos de acuerdo a la metodologa y a los criterios establecidos en el RO. ii. Emitir los informes de recomendacin de aprobacin, requerimiento de ajuste rechazo correspondientes, incluyendo los respectivos respaldos tcnicos cualquiera fuese el dictamen de evaluacin. La aprobacin tcnica de los proyectos es, sin embargo, responsabilidad de la UCP. iii. En caso de requerirse ajustes y complementaciones tcnicas menores en proyectos que cumplen con los requisitos de viabilidad en todos sus aspectos, realizarlos y ajustarlos de acuerdo a los requisitos establecidos en la normativa sectorial y de Inversin Pblica vigentes. iv. Para aquellos proyectos que no cumplan con los criterios de evaluacin econmica y/ ambiental o que requieran una reformulacin de las soluciones tcnicas, recomendar las alternativas de solucin sobre la base de una visita de campo y preparar el presupuesto para el rediseo del proyecto. La FCA principalmente se ha dedicado a desarrollar los estudios de preinversin del programa, lo que ha permitido un avance significativo del mismo. Por otra parte, el MMAyA suscribi un Convenio Marco con el SENASBA para la implementacin de los planes de FI-DESCOM, en el que se establecen las responsabilidades para la realizacin de estas funciones y de la UCP para su supervisin; se incluy la modalidad de transferencia de recursos por los servicios prestados del SENASBA. Para cada proyecto, el SENASBA presenta a consideracin de la UCP una propuesta metodolgica y el presupuesto correspondiente para ejecutar los servicios, de acuerdo a los alcances y productos establecidos en los planes de FI-DESCOM. Programa de Agua Potable y Saneamiento para Pequeas Localidades y Comunidades Rurales de Bolivia(BO-L1065 y BO-G1002)
Segn lo establecido en el ROP la Unidad Coordinadora del Programa- PAAP, por delegacin del MMAyA a travs de la Resolucin Ministerial N045 de fecha 23 de marzo de 2012, asumir la ejecucin del componente de inversiones para comunidades rurales menores de 2.000 habitantes. Debiendo desempear las siguientes funciones: Presidir y dirigir el COC, a objeto de garantizar la programacin, interrelacin, coherencia y oportunidad en la ejecucin de las actividades del Programa. b) Ejecutar los subcomponentes a su cargo en el marco de las polticas del BID y el Convenio de Financiamiento para este fin. c) Formular el PEP, el POA, el PA, PMR y el PF de las actividades a su cargo, en coordinacin con el SENASBA, si corresponde, y remitirlos al BID para su aprobacin. a)
19
d) Implementar el ciclo de proyectos de acuerdo a lo establecido en el presente RO y la verificacin de la implementacin de las medidas de gestin ambiental en los proyectos. e) Prestar asistencia tcnica a las UNASBVIs y UTIMs, en las directrices del Programa y en la preparacin y/o elaboracin y/o evaluacin de los proyectos, bajo las directrices del VAPSB, de acuerdo a los requerimientos del Programa en coordinacin con el SENASBA. f) Revisar y evaluar los subcomponentes a su cargo y en su caso proponer ajustes en coordinacin con el SENASBA, cuando corresponda. g) Contratar obras, bienes y los servicios de firmas consultoras o consultores individuales y otros para la etapa de preinversin de ingeniera de los proyectos en coordinacin con el SENASBA (si corresponde). h) La UCP-PAAP podr delegar la contratacin a las municipalidades, siempre que estas cumplan con los requisitos establecidos en el Convenio de Financiamiento y el presente RO (Ver. Pr. 5.15). En este caso prestar asesoramiento a los GAMs en los procesos de licitacin y adjudicacin de obras para los proyectos aprobados en su favor. i) Coordinar de manera permanente con el SENASBA, a objeto de que las actividades de DESCOM-FI-AT y las inversiones en infraestructura a ejecutarse en los GAMs o EPSA beneficiarias del Programa, se realicen en el momento oportuno del ciclo del proyecto. j) Preparar informes semestrales de avance de la ejecucin fsica y financiera de los subcomponente a su cargo y presentarlos al BID, enviando una copia al MMAyA para su conocimiento y seguimiento. k) Remitir al MMAyA/VAPSB la informacin semestral de avance fsico y financiero del Programa de los subcomponentes a su cargo. l) Gestionar el desembolso de recursos del BID para la ejecucin de los subcomponentes a su cargo, de acuerdo a los procedimientos establecidos. m) Definir e implementar, el sistema de seguimiento, monitoreo y evaluacin fsico-financiera, asegurando el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en la Matriz de Resultados y de la programacin operativa-financiera. n) Apoyar y facilitar la informacin requerida para la realizacin de la evaluacin, monitoreo y de las auditoras del Programa en los sub componentes a su cargo. o) Implementar las acciones necesarias para el cumplimiento de las recomendaciones de las evaluaciones y auditorias del Programa. p) Coordinar el desarrollo y la ejecucin de la estrategia comunicacional y de difusin del Programa. q) Realizar el monitoreo a la ejecucin del Programa de los componentes a su cargo. r) Remitir informes a solicitud del MMAyA/VAPSB s) Remitir al SENASBA los TDR para la contratacin de consultores Especialistas en Agua y Saneamiento, que apoyarn en el fortalecimiento de capacidades a las UNASBVIs de los GADs, y si el FI incluye la contratacin de Tcnicos en Agua y Saneamiento, para las UTIMs de los GAMs beneficiarios del Programa, la UCP-PAAP participar en la elaboracin de los TDRs. En ambos casos el SENASBA ser la instancia responsable de la contratacin de los tcnicos. La relacin administrativa de los Consultores ser del SENASBA y la relacin funcional operativa de la UCP-PAAP y/o GAD y/o GAM segn corresponda de acuerdo al ciclo del Programa. t) Verificar el cumplimiento de transferencias financieras de los recursos adicionales locales de los GAM al SENASBA en el marco del CPP para la implementacin del FI Municipal, definido en un cronograma de desembolsos, como condicin previa al inicio de obras de infraestructura. u) Otras que sean pertinentes a la ejecucin de las actividades a su cargo
20
A la fecha la UCP cuenta con el siguiente organigrama:
21
i.4.1
Proyectos en actualmente ejecucin por parte de la UCP PAAP
Nombre del proyecto
Financiador
Monto total en USD
Duracin
Estado actual (ao de ejecucin)
Rol de la UCP/PAAP
Programa de Agua y Alcantarillado Periurbano Fase I
FECASALC
80.000.000
may/2010may/2016
3er. Ao
Unidad con dependencia directa del Ministro del MMAyA, acta como intermediaria entre el financiador y el Ministerio
BID
20.000.000
nov/2009nov/2015
3er. Ao
Ejecutor tcnico y Fiduciario
Programa de Agua Potable y Saneamiento para Pequeas Localidades y Comunidades Rurales
FECASALC
20.000.000
dic/2011dic/2016
1er. Ao
Ejecutor tcnico y Fiduciario
Programa Integral de Gestin de Residuos Slidos Programa de Agua y Alcantarillado Periurbano Fase II TOTAL
BID
20.000.000
jun/2013 jun/2017
preparacin
Ejecutor, a su cargo la Gestin Fiduciaria. Se apoya tcnicamente en la DGGIRS
BID
40.000.000 180.000.000
preparacin
A determinar
22
Nombre del proyecto
Financiador
Monto total en USD
Cantidad de adquisiciones previstas
Cantidad de adquisiciones ejecutadas
Cantidad adquisiciones pendientes
Nombre de las reas con quienes interactan en el marco del programa
Principales restricciones presentadas reportadas por el ejecutor
FECASALC 1 Programa de Agua y Alcantarillado Periurbano Fase I
80.000.000 200 145 55
Ministerio de Medio Ambiente y Agua
Restricciones: Algunas Licitaciones declaradas desiertas, oposicin de vecinos para la construccin de los proyectos principalmente plantas de tratamiento. Necesidades: Mejoramiento en los planos de detalle de los proyectos. Resolucin de conflictos con los vecinos. Restricciones: Mayor agilidad en los requerimientos referidos a Asuntos Legales. Necesidades: Fortalecimiento en la gestin jurdica. Restricciones: Licitaciones declaradas desiertas por falta de oferentes. Necesidades: Revisin del diseo tcnico de las obras y de los costos del Proyecto. Flexibilizacin de los documentos y procesos de licitacin
BID
20.000.000
Direccin General de Asuntos Jurdicos , Administrativos y Planificacin
Programa de Agua Potable y Saneamiento para Pequeas Localidades y Comunidades Rurales
FECASALC
20.000.000
60
12
48
Viceminsiterio de Agua Potable y Saneamiento Bsico
Programa Integral de Gestin de Residuos Slidos Programa de Agua y Alcantarillado Periurbano Fase II
BID
20.000.000
61
Direccin General de Gestin Integral de Residuos Slidos
BID
40.000.000
23
TOTAL
180.000.000
260
157
103
24
Finalmente, como lecciones aprendidas ms importantes se destaca que el principal problema que se presentado para la ejecucin del PAAP ha sido: Demora en la definicin de la cartera. Esto se debe principalmente a: i. Necesidad de ms personal en el MMAyA para evaluacin de proyectos de la cartera o delegacin a Gobernaciones errores tcnicos y falta de calidad de los proyectos presentados por los municipios.
Estas deficiencias a la fecha han sido superadas.

4.5 Esquema de Ejecucin del Programa - Propuesta 4.5.1 Introduccin. Disposiciones Normativas relacionadas A. Decreto Supremo 29894 ARTICULO 119 (EXCEPCIONES PARA LA ORGANIZACIN) Excepcionalmente, cuando un Ministerio tenga bajo su dependencia programas o proyectos especficos, para fines administrativos stos sern considerados como una Unidad Ejecutora y estarn a cargo de un Coordinador General con nivel equivalente a Jefe de Unidad del Ministerio correspondiente. B. Decreto Supremo 0304 de fecha 16 de Septiembre 2009 Las unidades desconcentradas forman parte de la estructura del Ministerio correspondiente y son creadas por Resolucin Ministerial, tienen dependencia directa o funcional. Su MAE es la Ministra o Ministro de la cartera correspondiente. No tienen personalidad jurdica ni patrimonio propio. La gestin administrativa y legal est a cargo del Ministerio cabeza de sector y cuentan con un enlace administrativo y un enlace jurdico, dependientes de las Direcciones Generales de Asuntos Administrativos y de Asuntos Jurdicos, respectivamente. Las unidades desconcentradas pueden administrar programas y proyectos Las instituciones descentralizadas son aquellas que desarrollan actividades tcnicas, operativas, legales y/o administrativas, en reas temticas especficas y exclusivas, enmarcadas en las polticas del Ministerio cabeza de sector. Se crean mediante Decreto Supremo, que define sus atribuciones y estructura organizativa. Las entidades ejecutoras de programas y proyectos podrn tener la naturaleza y caractersticas de las instituciones descentralizadas o unidades desconcentradas, de acuerdo a las necesidades operativas de stas y por decisin fundamentada de la Ministra o Ministro de la cartera correspondiente. La duracin de la unidad ejecutora estar definida por el plazo de vigencia del programa o proyecto. Las entidades ejecutoras originadas de convenios o contratos aprobados por Ley expresa, se sujetarn a lo dispuesto por los mismos.
25
4.5.2
Ejecutor del Programa
El Ministerio de Medio Ambiente y Agua - MMAyA ser el organismo ejecutor y gestionar la ejecucin del programa por intermedio de la Unidad Coordinadora del Programa actualmente ejecutora de los Programas de Agua y Alcantarillado Periurbano, Fase I PAAP y de Agua y Saneamiento para Pequeas Comunidades Rurales de Bolivia bajo dependencia directa del MMAyA. La UCP estar apoyada tcnicamente por la Direccin General de Gestin Integrada de Residuos Slidos DGGIRS del MMAyA que ser responsable de la Gestin Tcnica del Programa BO-L1073. La UCP que a los efectos de este programa se denominar UCP/Agua y Saneamiento, ser responsable de la Gestin Fiduciaria que prev: la planificacin; la gestin presupuestaria, de adquisiciones, financiera, de desembolsos, contable; de rendicin de cuentas, de seguimiento y monitoreo general y evaluacin del Programa. La UCP tendr capacidad de autogestin presupuestaria, administrativa, de adquisiciones, financiera y legal, para lo cual tendr la tipologa de Unidad Desconcentrada. 4.5.3 Esquema General de Ejecucin del Programa
El esquema general previsto para la ejecucin del programa es el siguiente:

Cuadro I Esquema General de Ejecucin BO-L1073
Banco Interamericano de Desarrollo
Convenio de Prstamo
Estado Plurinacional de Bolivia
Convenio de Prstamo Aprobado por disposicin legal
Ministerio de Medio Ambiente y Agua MMAyA
Direccin de Asuntos Jurdicos
Direccin de Asuntos Administrativos
ROP BO-L1073 Manuales de Procedimientos
Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico Gobiernos Departamentales Beneficiarios UCP/Agua y Saneamiento (Ejecutor) Direccin General de Gestin Integral de Residuos Slidos (Gestin Tcnica) Gobiernos Municipales Beneficiarios
Coordinador Tcnico BO-L1073
26
4.5.4
En el marco de la ejecucin del Programa a continuacin se presentan las principales competencias y responsabilidades:
4.5.4.1 Mxima Autoridad del MAAyA. Funciones y Responsabilidades del Programa BO-L1073 i. ii. iii. iv. Suscribir el convenio subsidiario del Programa. Aprobar el Reglamento Operativo y sus modificaciones luego de la no objecin del BID. Solicitar a las instancias nacionales correspondientes la acreditacin ante el Banco de los funcionarios que tendrn firmas habilitadas para solicitar desembolsos, ordenar pagos y suscribir correspondencia en nombre del Programa. Solicitar a la instancia nacional que corresponda la tramitacin ante el Banco de prrrogas, enmiendas, cambios de categoras asignadas y otros procesos operacionales cuando sean necesarios.
4.5.4.2 Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico. Funciones y Responsabilidades del Programa BO-L1073 i. ii. iii. iv. Establecer las directrices estratgicas para lograr el cumplimiento de los objetivos del Programa. Supervisar la ejecucin general del Programa (tcnica y fiduciaria) Mantener contacto con el Banco sobre aspectos de mayor importancia para el desarrollo del Programa; Por delegacin de funciones de la MAE se constituye en Responsable de Proceso de Contratacin RPC Licitacin Pblica Internacional, con una cuanta superior a los USD 3.000.000 para bienes, obras y servicios; USD 200.000 para contratacin de Firmas Consultoras y Consultoras Individuales de lnea del programa, teniendo suficiente competencia para adjudicar y suscribir los contratos emergentes de los procesos de contratacin que se encuentra delegado a realizar. Firma registrada (conjunta) para presentacin de solicitudes de desembolsos de fondos y rendiciones de cuenta del programa ante el BID.
v.
4.5.4.3 Unidad Coordinadora del Programa/Agua y Saneamiento i. ii. iii. iv. v. vi. En forma coordinada con la DGGIRS elaborar, mantener actualizado y realizar el seguimiento del Plan de Ejecucin del Programa PEP. Responsable de la programacin oportuna de los requerimientos presupuestarios y financieros requeridos con base al PEP y POA del programa. Gerenciar las acciones necesarias para que las actividades previstas en el PEP del programa se realicen en tiempo y forma. Supervisar el avance en la ejecucin del PEP y evaluar permanentemente las implicancias presupuestarias y financieras que generen atrasos en la ejecucin y disponer oportunamente los ajustes y modificaciones en la programacin presupuestaria y financiera del programa. Coordinar con la DGGIRS la ejecucin de las acciones que se requieran para la efectiva ejecucin del programa, estableciendo canales de comunicacin formales y no formales fluidos y efectivos que viabilicen la efectividad de la ejecucin del programa. Por delegacin de funciones de la MAE se constituye en Responsable de Proceso de Contratacin RPC Licitacin Pblica Nacional, hasta un monto mximo de USD 3.000.000 (aplicables a bienes, obras y servicios NC), hasta USD 200.000 para contratacin de Firmas Consultoras y consultoras por producto requeridas por el programa, teniendo suficiente
27
vii. viii.
competencia para adjudicar y suscribir los contratos emergentes de los procesos de contratacin que se encuentra delegado a realizar. Firma registrada para gestin de no objeciones del Banco para la ejecucin de las actividades previstas en el Plan de Ejecucin del Programa PEP. Firma registrada (conjunta) para presentacin de solicitudes de desembolsos de fondos y rendiciones de cuenta del programa.
4.5.4.4 Direccin General de Gestin Integral de Residuos Slidos DGGIRS i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii. xiii. xiv. xv. xvi. 4.5.5 Responsable por la gestin tcnica del programa. Establece las directrices tcnicas - operativas y asegura su implementacin para lograr el cumplimiento de los objetivos del Programa. Participa activamente como responsable tcnico en la elaboracin, actualizacin y monitoreo de los instrumentos del programa Matriz de Resultados, PEP, POA, cuya preparacin directa es responsabilidad de la UCP/Agua y Saneamiento. Organiza, dirige y supervisa la gestin tcnica operativa del Programa relacionado con los componentes I, II y III y de las evaluaciones del programa. Responsable de la gestin ambiental y social del programa, asegurando la implementacin de las actividades previstas en el PGAS y velando por el cumplimiento de las disposiciones legales y tcnicas en materia ambiental. Evala y valida los diseos de los proyectos y gerencia su ejecucin. Responsable por la administracin de los contratos relacionados con la ejecucin de los componentes I, II y III y de las evaluaciones del programa y aprueba la tramitacin de los pagos respectivos. Evala y recomienda los proyectos a ser financiados por el programa con base a los criterios de elegibilidad establecidos en el Reglamento. Define necesidades, elabora trminos de referencias y especificaciones tcnicas para las adquisiciones y contrataciones requeridas por el programa. Provee a la UCP de los insumos tcnicos requeridos para la ejecucin de las adquisiciones y contrataciones del programa. Designa los administradores de contratos, requeridos por el programa. Aprueba los informes de consultora, provisin de bienes, ejecucin de obras, prestacin de servicios de no consultora de las contrataciones indicadas en el punto v. Elabora los informe tcnicos de avance de la ejecucin del programa y coordina su compilacin adecuada con el Especialista de Planificacin y Monitoreo de la UCP. Supervisa el cumplimiento de las metas establecidas por el programa y adopta las medidas correctivas cuando sea necesario. Supervisa el cumplimiento de los convenios suscriptos en el marco de este programa. Vela por la adecuada coordinacin y articulacin de la Direccin con la UCP y dems dependencias involucradas con la ejecucin del programa.
Equipo clave del Programa BO-L1073
El programa contar con las siguientes posiciones claves que cumplirn funciones a dedicacin exclusiva: Dependiente de la DGGIRS: i) Coordinador Tcnico BO-L1073; ii) Especialista en Residuos Slidos; iii) Especialista Ambiental, iv) Especialista Social Dependiente de la UCP/Agua y Saneamiento haber designado v) Coordinador de la UCP; vi) Coordinador de Adquisiciones; vii) Coordinador Administrativo Financiero.
28
4.5.6
Direccin General de Gestin Integrada de Residuos Slidos DGGIRS
La DGGIRS es la responsable de la Gestin Tcnica del Programa BO-L1073, tendr a su cargo la coordinacin tcnica para la ejecucin de los Componente I: Infraestructura; y, Componente III: Inclusin y formalizacin de segregadores y Componente III: Sostenibilidad de los servicios de Gestin Integral de Residuos Slidos Urbanos; as como, implementacin de las medidas de manejo ambiental y social requeridas y las prevista para la evaluacin del programa. La DGGIRS contar con una Unidad Tcnica de Proyectos a cargo de un Coordinador Tcnico BO-L1073 que se constituir en el apoyo operativo del titular de la Direccin de la DGGIRS para el gerenciamiento, coordinacin y ejecucin tcnica del programa con la UCP/Agua y Saneamiento y las dems instancias involucradas para la ejecucin del programa. A continuacin se presenta el organigrama estructural previsto para la DGGIRS para el programa y actualmente en proceso de definicin:
Cuadro II: Organigrama Estructural de la DGGIRS para la Ejecucin del BO-L1073
Direccin General de Gestin Integral de Residuos Slidos (DGGIRS)
Unidad Tcnica de Proyectos de Inversin
Unidad de Preinversin y Gestin de Financiamiento GIR
Unidad de Gestin y Seguimiento
Unidad de Poltica y Normas
Referencias: Amarillo: Instancia creada nicamente para la ejecucin del programa Blanco: Estructura orgnica de la DGGIRS en proceso de creacin
La Unidad Tcnica de Proyectos de Inversin estar integrada de la siguiente manera:
29

Cuadro III: Organigrama Funcional de la Unidad Tcnica de Proyectos de Inversin
Direccin General de Gestin Integral de Residuos Slidos (DGGIRS)
UNIDAD TCNICA DE PROYECTOS DE INVERSIN - Coordinador Tcnico BOL1073
Especialista en Residuos Slidos
Especialista Ambiental
Responsable de la Sostenibilidad GIRS
Especialista Social
Referencias: Negrita: Posicin clave del Programa
La DGGIRS gerenciar tcnicamente el programa con el siguiente equipo: i. ii. iii. iv. v. Coordinador Tcnico BO-L1073, Especialista en Residuos Slidos, Especialista Ambiental, Especialista de la Sostenibilidad GIRSU, Especialista Social,
A continuacin se presentan las principales funciones y responsabilidades para las siguientes posiciones: 4.5.6.1 Coordinador Tcnico BO-L1073 Posicin Clave A su cargo la gerencia tcnica del programa a) Gerencia y supervisa la ejecucin tcnica del programa, velando por la consistencia tcnica, secuencia adecuada, y cumplimiento con los objetivos y plazos programados. b) Gerencia la obtencin y disponibilidad de todos los aspectos tcnicos que sean requeridos y necesarios para la ejecucin del Programa. c) Define y planifica la estrategia de ejecucin de las actividades del programa, priorizando su importancia, impacto, riesgo y oportunidad.
d) Supervisa la gestin y documentos generados por el equipo tcnico a su cargo debiendo aprobarlos. e) Da seguimiento a los indicadores de progreso y resultados, referidos a las actividades contempladas en el Programa, para cumplir los objetivos de gestin, manteniendo un monitoreo activo y permanente de la ejecucin tcnica operativa. f) Dar seguimiento tcnico-administrativo a la ejecucin de los PEP y POA, coordinando las actividades especficas con la UCP/Agua y Saneamiento.
g) Aprueba el cumplimiento de los contratos.
30
h) Avala y solicita a la UCP/Agua y Saneamiento los pagos de los contratos, las modificaciones en su alcance y plazos. i) Elabora los informe tcnicos de avance de la ejecucin del programa y coordina su compilacin adecuada con la UCP.
4.5.6.2 Especialista en Residuos Slidos Posicin Clave A su cargo los aspectos tcnicos de la Gestin de Residuos Slidos para la ejecucin del programa. Apoya operativa y tcnicamente en la definicin de los aspectos tcnicos, su ejecucin y monitoreo en el marco de la ejecucin del programa. b. Elabora los Trminos de Referencias y Especificaciones Tcnicas para las adquisiciones y contrataciones relacionadas en el mbito de su competencia; c. Revisin y evaluacin tcnica de los proyectos y recomienda la aprobacin correspondiente; d. Coordina la intervencin adecuada de los distintos componentes de los proyectos, velando por la consistencia tcnica, secuencia adecuada, y cumplimiento con los objetivos y plazos programados. e. Colabora en la: i. Elaboracin y actualizaciones del Plan de Ejecucin del Programa; ii. Elaboracin y actualizaciones de los planes de acciones correctivas; i. Elaboracin y actualizaciones del Plan Operativo Anual; iii. Elaboracin de los informes semestrales de progreso; f. Integra los comits de evaluaciones de ofertas cuando sea designado. g. Supervisa y evala el cumplimiento de los contratos, recomendando su aprobacin segn corresponda y la tramitacin de los pagos; o en su caso, solicita la aplicacin de multas y/o la adopcin de acciones legales o administrativas segn corresponda. h. Evala las solicitudes de modificaciones en sus alcances y plazos o propone las modificaciones a los contratos que sean necesarias. a.
4.5.6.3 Especialista Ambiental Posicin Clave a. Responsable de la gestin ambiental del programa. b. Apoya operativa y tcnicamente en la definicin de los aspectos ambientales, su ejecucin y monitoreo en el marco de la ejecucin del programa. c. Elabora los Trminos de Referencias y Especificaciones Tcnicas para las adquisiciones y contrataciones relacionadas en el mbito de su competencia; d. Revisin y evaluacin tcnica ambiental de los proyectos y recomienda la aprobacin correspondiente; e. Colabora en el mbito de su competencia: i. Elaboracin y actualizaciones del Plan de Ejecucin del Programa; ii. Elaboracin y actualizaciones de los planes de acciones correctivas; iii. Elaboracin y actualizaciones del Plan Operativo Anual; iv. Elaboracin de los informes semestrales de progreso; f. Integra los comits de evaluaciones de ofertas cuando sea designado. g. Supervisa y evala el cumplimiento de los contratos en los aspectos ambientales, recomendando su aprobacin segn corresponda y la tramitacin de los pagos; o en su caso, solicita la aplicacin de multas y/o en caso de una no-conformidad grave o de un riesgo ambiental significativo solicita la suspensin de las obras,
31
h. Evala las solicitudes de modificaciones en sus alcances y plazos o propone las modificaciones a los contratos que sean necesarias. i. Programa la implementacin de cada tarea contenida en el PGAS en lo que respecta a los aspectos ambientales, definiendo metas, resultados, cronogramas y responsables; j. Coordina con todos los organismos y entidades involucradas en el diseo, ejecucin, monitoreo y control de todas las medidas de mitigacin ambientales previstas en el PGAS relacionadas con los estudios, diseos, construccin y operacin de las obras financiadas por el Programa; k. Solicita siempre que sea necesario, adecuaciones o ajustes de los procedimientos constructivos o de las medidas de mitigacin ambientales; l. Apoya la identificacin y define las propuestas mitigacin de otros eventuales impactos ambientales que surjan durante la ejecucin de los proyectos financiados por el Programa; as como, apoya en la preparacin de informacin para notificar al Banco sobre eventos e incidentes significativos y reclamos relacionados con la implementacin del PGAS; m. Verifica que la informacin tcnica que sustenta la solicitud de los permisos ambientales sea la correcta. n. Monitorea el cumplimiento de las medidas de mitigacin y control ambiental.
4.5.6.4 Especialista de la Sostenibilidad GIRS A su cargo la coordinacin y ejecucin del componente III: Sostenibilidad de los servicios de Gestin Integral de Residuos Slidos Urbanos del programa. a. Responsable de la ejecucin del Componente III. b. Coordina las actividades de fortalecimiento institucional al interior de la DGGIRS y con las Empresas Municipales de Aseo previstas en el programa. c. Elabora los Trminos de Referencias y Especificaciones Tcnicas para las adquisiciones y contrataciones relacionadas en el mbito de su competencia; d. Colabora en el mbito de su competencia: v. Elaboracin y actualizaciones del Plan de Ejecucin del Programa; vi. Elaboracin y actualizaciones de los planes de acciones correctivas; vii. Elaboracin y actualizaciones del Plan Operativo Anual; viii. Elaboracin de los informes semestrales de progreso; e. Integra los comits de evaluaciones de ofertas cuando sea designado. i. Supervisa y evala el cumplimiento de los contratos, recomendando su aprobacin segn corresponda y la tramitacin de los pagos; o en su caso, solicita la aplicacin de multas y/o la adopcin de acciones legales o administrativas segn corresponda. f. Evala las solicitudes de modificaciones en sus alcances y plazos o propone las modificaciones a los contratos que sean necesarias. 4.5.6.5 Especialista Social Posicin Clave A su cargo la coordinacin y ejecucin de las actividades de difusin y gestin social del programa. a. Coordina la implementacin de las actividades de intervencin social y de capacitacin del programa; b. Desarrolla e implementa estrategias para la sensibilizacin y gestin de conflictos con los directamente afectados (poblacin, contratistas, etc.); c. Responsable de la difusin, visibilidad y comunicacin social del programa; d. Elabora el plan de comunicacin social del programa; e. Coordina la ejecucin de los planes comunicaciones con los Gobiernos Municipales;
32
f.
Coordina la comunicacin con los involucrados principales de los proyectos del programa (Gestin de Involucrados). g. Elabora los Trminos de Referencias y Especificaciones Tcnicas para las adquisiciones y contrataciones relacionadas en el mbito de su competencia; h. Colabora en el mbito de su competencia: ix. Elaboracin y actualizaciones del Plan de Ejecucin del Programa; x. Elaboracin y actualizaciones de los planes de acciones correctivas; xi. Elaboracin y actualizaciones del Plan Operativo Anual; xii. Elaboracin de los informes semestrales de progreso; i. Integra los comits de evaluaciones de ofertas cuando sea designado. j. Supervisa y evala el cumplimiento de los contratos, recomendando su aprobacin segn corresponda y la tramitacin de los pagos; o en su caso, solicita la aplicacin de multas y/o la adopcin de acciones legales o administrativas segn corresponda. j. Evala las solicitudes de modificaciones en sus alcances y plazos o propone las modificaciones a los contratos que sean necesarias. 4.5.7 Unidad Coordinadora del Programa/Agua y Saneamiento
La gestin fiduciaria del programa para el manejo de la planificacin; la gestin presupuestaria, de adquisiciones, financiera, de desembolsos, contable; de rendicin de cuentas, de seguimiento y monitoreo general y evaluacin del Programa es responsabilidad de la UCP/Agua y Saneamiento. La UCP tendr capacidad de autogestin presupuestaria, administrativa, de adquisiciones, financiera y legal, para lo cual tendr la tipologa de Unidad Desconcentrada. Tendr a su cargo la ejecucin de las actividades previstas para la Administracin, Monitoreo y Evaluacin del Programa. La UCP contar con un Enlace Tcnico BO-L1073 que articular y coordinar ante la DGGIRS todas las acciones, trmites y documentaciones necesarias de manera a facilitar y asegurar la disponibilidad en tiempo y forma de la UCP de los insumos tcnicos necesarios para la ejecucin del programa.
33
Cuadro xx: Organigrama de Distribucin de Puestos de la UCP para la ejecucin del Programa
Coordinador UCP
Enlace Jurdico
Enlace Tcnico BO-L1073
Coordinacin Adquisiciones
Coordinacin Administrativa Financiera
Especialista en Planificacin y Monitoreo
Especialista de Adquisiciones BOL1073
Especialista Administrativo Financiero BOL1073o
Encargado de Presupuestos
Encargado de Contabilidad
Referencias: Azul claro: posiciones con funciones compartidas Azul obscuro: posiciones con funciones exclusivas 4.5.7.1 Coordinador de la UCP Gerencia la ejecucin fiduciaria del programa. Tiene a su cargo la coordinacin operativa de Administracin, Monitoreo y Evaluacin del Programa. Coordina y supervisa la elaboracin y actualizaciones del Plan de Ejecucin del Programa y se constituye en punto focal con el Banco. Aprueba los siguientes documentos: i. los planes de acciones correctivas, ii. los planes Operativos Anuales y sus actualizaciones, iii. el presupuesto del programa para su inclusin en el proyecto de presupuesto general de la nacin de cada ao, iv. el plan financiero multianual del programa y sus actualizaciones, v. el plan de adquisiciones y sus actualizaciones, vi. las rdenes de pago y planillas de haberes u honorarios, b. Asegura la coordinacin de las reuniones intra e interinstitucionales, administrativos-financieros, tcnicos, operativos y legales. c. Vela por el Cumplimiento de los objetivos y metas del Programa establecidos en la Matriz de Resultados. d. Envo al Banco del plan de adquisiciones y sus actualizaciones a travs del SEPA, para su aprobacin. e. Supervisa la gestin de los miembros del equipo administrativo que cumple funciones en la UCP.
34
f. g. h. i. j.
Firma registrada en forma para la presentacin de las Solicitudes de Desembolsos, informes de justificacin de gastos y rendicin de cuentas y estados financieros auditados correspondientes a la ejecucin del programa. Firma registrada para remitir las solicitudes de no objeciones ante el Banco. Vela por el cumplimiento de las normas establecidas en el Convenio de Financiamiento. Responsable de coordinar la preparacin de todos los informes que sean requeridos por la ejecucin del programa; Implementa y vela por la adopcin de las medidas de control interno que aseguren las mejores condiciones de ejecucin del programa.
4.5.7.2 Enlace Tcnico BO-L1073 Posicin Clave El Enlace Tcnico BO-L1073 tendr las siguientes funciones:
a) ..................................................................................................................................... Asumir la responsabilidad fiduciaria y de financiamiento de la ejecucin del Programa. b) ..................................................................................................................................... Coordinar la ejecucin del Programa con el Coordinador Tcnico BO-L1073 de la DGGIRS. c)...................................................................................................................................... Dirigir y coordinar las actividades del equipo de especialistas tcnicos contratados para el Programa en la UCP. d) ..................................................................................................................................... Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Contrato de Prstamo, Convenio Subsidiario, RO del Programa y dems disposiciones aplicables. e) ..................................................................................................................................... Participar en actividades ante el BID y otras entidades pblicas y privadas relacionadas con el Programa en coordinacin con la Coordinador de la UCP f) ...................................................................................................................................... Formular y actualizar conjuntamente con los especialistas de la UCP el presupuesto, POA, PMR, PEP, PAC, PA y el PF del Programa, para su presentacin a la MAE y al BID. g) ..................................................................................................................................... Hacer cumplir el POA del Programa conforme a lo programado. h) ..................................................................................................................................... Coordinar con el rea Administrativa de la UCP la administracin de los recursos financieros del Programa. i) ...................................................................................................................................... Evaluar la ejecucin fsica del Programa y proponer al Coordinador de la UCP, adoptar las medidas correctivas necesarias, para asegurar la normal ejecucin del mismo. j) ...................................................................................................................................... Revisar y aprobar los pliegos de licitaciones para la contratacin de obras, trminos de referencia para la contratacin de consultoras, preparados por los especialistas del Programa y elevar con VoBo a la Coordinador de la UCP para su aprobacin. k) ..................................................................................................................................... Recomend ar la ampliacin de plazos, dentro los procesos administrativos de contratacin de obras, bienes o servicios, para la presentacin de propuestas, y presentacin de los documentos de respaldo para la suscripcin de contratos y elevar para su aprobacin a la Coordinador de la UCP l) ...................................................................................................................................... Elevar los informes correspondientes para las contrataciones del Programa al Coordinador de la UCP, previa no objecin del BID.
35
m) .................................................................................................................................... Elevar a la Coordinador de la UCP para su aprobacin, los pagos del Programa/entidad. n) ..................................................................................................................................... Supervisar y poner a consideracin del Coordinador de la UCP, los informes tcnicos que se presenten al BID, as como la informacin relativa al control operacional del Programa, elevando para su consideracin a la Coordinacin General. o) ..................................................................................................................................... Implement ar las recomendaciones de control interno, de las inspecciones del BID, de la evaluacin intermedia y final y de las auditorias anuales, para asegurar la efectiva ejecucin del programa. p) ..................................................................................................................................... Revisar y otorgar conformidad los informes de progreso y Plan de adquisiciones, para posterior remisin de la Coordinacin UCP al BID. q) ..................................................................................................................................... Presentar los informes regulares o especiales que se elaboren sobre el avance del Programa. r) ...................................................................................................................................... Recomend ar a la Coordinacin de la UCP la suscripcin de los contratos y compromisos emergentes de la ejecucin del Programa cumpliendo el RO. s) ...................................................................................................................................... Evaluar anualmente el desempeo de los especialistas tcnicos contratados para el Programa, elevando su informe a la Coordinacin de la UCP. 4.5.7.3 Especialista en Planificacin y Seguimiento Posicin Clave El especialista en Planificacin y Seguimiento tendr las siguientes funciones: a) Responsable de la elaboracin y actualizacin continua de los siguientes documentos: i. Plan de Ejecucin del Programa, ii. Planes de acciones correctivas, iii. Plan Operativo Anual que deber estar vinculado al plan de ejecucin del programa, plan financiero multianual, al presupuesto de inversiones, el presupuesto general del estado y el plan de adquisiciones. b) Colabora en la elaboracin y actualizacin permanente de los siguientes documentos: i. Plan Financiero multianual del programa, ii. Plan de Adquisiciones del Programa, c) Realiza el seguimiento de los indicadores de resultado del programa establecidos en la matriz de resultados y de la ejecucin del POA, identificando los desvos en la programacin, en el presupuesto, en el alcance previsto, en el cronograma, en la ejecucin del plan de adquisiciones y en la programacin financiera de los recursos. A partir de los indicadores establecidos por componentes, gua la coordinacin del programa y a la Direccin de la DGGIRS y la UCP en la identificacin de los desvos para la toma de decisiones. Elabora informes mensuales de alertas tempranas de desvos en la ejecucin del plan previsto, recomienda las acciones correctivas y realiza el seguimiento e informe acerca de la ejecucin de tales acciones. Coordina, la preparacin y presentacin de los informes semestrales, regulares y especiales para el Banco, para el Ministerio y dems instituciones de control competentes.
d)
e)
f)
36
g)
Da seguimiento a los resultados de la planificacin de riegos de la etapa de diseo del programa y coordina la gestin de riesgos durante toda la fase de ejecucin, seguimiento y cierre del Programa con base a la metodologa de Gestin de Riesgos establecida para el programa. Coordina la ejecucin de actividades de evaluacin previstas en el programa.
h)
4.5.7.4 Especialista en Adquisiciones BO-L1073 a. b. Responsable de la elaboracin y actualizacin del: i. Plan de Adquisiciones del Programa, Colabora en la elaboracin y actualizacin permanente de los siguientes documentos: ii. Plan de Ejecucin del Programa, iii. Planes de acciones correctivas, iv. Plan Operativo Anual que deber estar vinculado al plan de ejecucin del programa, plan financiero multianual, al presupuesto de inversiones, el presupuesto general del estado y el plan de adquisiciones. iii. Plan Financiero multianual del programa, iv. Proyecto de Presupuesto del Programa para el presupuesto General del Estado. Responsable del seguimiento a las solicitudes de accin administrativa relacionadas con adquisiciones, verificando el cumplimiento de las normas y procedimientos aplicables de acuerdo a los convenios de financiamiento no rembolsable, documentos de proyectos, planes operativos y de adquisiciones, manteniendo estrecha relacin con las diferentes reas administrativas y tcnicas del Proyecto. Asesorar y apoyar a la Administracin en la correcta interpretacin y aplicacin de las normas y procedimientos aplicables, as como en la definicin de la metodologa de adquisicin ms adecuada segn sea el caso. Desarrollar y recomendar la implementacin de estrategias y procedimientos con miras a mejorar la efectividad de los procesos de adquisiciones. Ejecuta, controla y supervisa la oportuna gestin de los procesos de adquisiciones del programa. Vela por el cumplimiento de los procedimientos de adquisiciones y contrataciones establecidos en las polticas del BID y en el convenio de financiamiento. Elabora los documentos de licitacin, solicitudes de propuestas, participa en la elaboracin de los trminos de referencia y/o alcance de los mismos para las contrataciones que se realizarn para el Programa. Supervisa que las especificaciones tcnicas y los trminos de referencia de los diferentes procesos de contrataciones se ajusten a las polticas del Banco y precautelen la correcta ejecucin de las contrataciones y adquisiciones. Ser responsable de coordinar las acciones necesarias para emitir las aclaraciones y enmiendas en los procesos de contrataciones. Actualiza l SEPA, SICOES y dems sistemas, las operaciones relacionadas a las adquisiciones del programa: plan de adquisiciones, ejecucin de contratos, etc. Coordinar los comits de apertura de licitaciones y representar al Proyecto en la evaluacin y negociacin de ofertas/propuestas. Verifica el cumplimiento de los documentos legales, administrativos y tcnicos de los contratos. Elaboracin de informes de avance del Programa, en lo que respecta al tema de adquisiciones. Preparar o revisar los informes de recomendacin de adjudicacin de contratos. Apoyar en las diferentes actividades que le sean asignadas en el marco de su competencia. Establecimiento y mantenimiento de un sistema de archivo para toda la documentacin pertinente a Adquisiciones y Contrataciones.
c.
d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q.
37
4.5.7.5 Especialista Administrativo Financiero BO-L1073 a. b. Responsable de la elaboracin y actualizacin del: i. Plan Financiero multianual del programa, Colabora en la elaboracin y actualizacin permanente de los siguientes documentos: i. Plan de Ejecucin del Programa, ii. Planes de acciones correctivas, iii. Plan Operativo Anual que deber estar vinculado al plan de ejecucin del programa, plan financiero multianual, al presupuesto de inversiones, el presupuesto general del estado y el plan de adquisiciones. iv. Plan de Adquisiciones del Programa, v. Proyecto de Presupuesto del Programa para el presupuesto General del Estado. Apoya la formulacin y ejecucin del presupuesto, en coherencia con lo establecido en el PEP, POP, PA, Plan Financiero; identificando los posibles desvos de los mismos y recomendando la implementacin de mecanismos y/o acciones de ajuste de manera a cumplir con los objetivos del programa y de sus componentes en tiempo y forma. Garantiza la oportuna y adecuada disponibilidad de recursos con base a lo establecido en Plan Financiero multianual. Establece e implementa el sistema de control de cumplimiento de las condiciones de orden administrativo, de contabilidad y de toda condicin relacionada con la administracin financiera del Programa. Recomienda y vela por la adopcin e implementacin de las medidas de control interno que aseguren la correcta ejecucin del programa. Prepara y gestiona los pagos de acuerdo los procedimientos establecidos. Asiste y asesora en materia financiera, contable, de desembolsos y de rendicin de cuentas. Implementa el sistema financiero y contable del Programa, segn el plan de cuentas acordado con el Banco Interamericano de Desarrollo y responsabilizarse por su normal operacin. Coordina, da curso y supervisa que las operaciones contables y fiscales cumplan con las normativas vigentes. Es responsable de la adecuada y oportuna registracin contable y financiera de la ejecucin del Programa en los diferentes sistemas de informacin SIAP BID, SIGMA, SEPA en el mdulo de pagos y otros) velando por la conciliacin de la informacin de los diferentes sistemas. Revisa y gestiona la presentacin de toda la documentacin que respalda los pagos emitidos por el programa y verifica que los mismos cuenten con lo requerido para su justificacin de gastos ante el BID. Responsable de la elaboracin en tiempo y forma de todos los informes financieros requeridos por el Banco y rganos de control. Tramita las Solicitudes de Desembolso hasta que las mismas sean efectivos en las cuentas bancarias habilitadas o en el caso de pagos directos coordinar con el BID la confirmacin de desembolso al beneficiario. Responsable por la contratacin oportuna de la Firma Auditora del Programa y de la presentacin oportuna de los Estados Financieros Auditados. Se constituye en la contraparte oficial de la Auditora Externa. Verifica el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en informes de auditora interna, auditora externa y las inspecciones financieras del Banco.
c.
d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p.
38
V. Evaluacin de la Capacidad Institucional 5.1 Aplicacin del SECI a la UCP 2199/OC-BO y BO-L1065 / BO-G1002 Como resumen del estudio de los siete sistemas detallados a continuacin, se obtiene la calificacin de las tres capacidades analizadas, de la ponderacin de estas capacidades finalmente se conoce el grado de desarrollo de la capacidad institucional y el nivel de riesgo en la situacin actual para la implementacin del programa. Aplicados los criterios de ponderacin de las capacidades el SECI calific la capacidad institucional general de la UCP con un Mediano Desarrollo (MD) de su capacidad institucional y un nivel de Riesgo Medio (RM) para la presente operacin, conforme se indica a continuacin: Capacidad Sistema Desarrollo Nivel de Riesgo
CPO Total CE Total CC Total
SPA SOA SAP SAB SAF SCI SCE
MD SD MD SD SD SD SD MD SD MD
RM RB RM RB RB RB RB RM RB RM
Dichos resultados se obtienen de la matriz de resultados, que arroja como resultado para la Capacidad de Planificacin y Organizacin (CPO) que existe un desarrollo medio asociado a un Nivel de Riesgo Medio. La situacin mejora al evaluar la capacidad de ejecucin (CE), obtenindose una calificacin que existe un Satisfactorio Desarrollo y un nivel de Riesgo Bajo. Se observa en la Capacidad de Control (CC) que la calificacin vuelve a descender a desarrollo medio con riesgo medio. La presente tabla presenta en forma comparada los resultados de los diagnsticos SECI que han sido aplicados al MMAyA en los aos 2011 y 2012 donde se identifican importantes avances en el desarrollo de las capacidades de Programacin y Organizacin y de Control. TOTAL SECI 2011 DESARROLLO RIESGO SECI 2012 DESARROLLO RIESGO
CPO CE CC TOTAL
ID SD ID MD
RS RB RS RM
MD SD MD MD
RM RB RM RM
A continuacin se exponen los resultados de la aplicacin de la metodologa SECI en los diferentes sistemas y sub-sistemas.
39
5.1.1 Capacidad de Programacin y Organizacin Esta capacidad mide la habilidad de la Institucin para desarrollar procesos de programacin y asignar responsabilidades sobre la administracin de los recursos, de tal forma que se logre una dinmica apropiada en el ejercicio de las atribuciones y en la oportunidad y calidad de las comunicaciones. Incluye los siguientes sistemas: de Programacin de Componentes y Actividades y de Organizacin Administrativa. 5.1.1.1 Sistema de Programacin de Componentes y Actividades El sub- sistema de Programacin de Componentes y Actividades ha arrojado una calificacin de desarrollo mediano con riesgo medio. A continuacin se presentan las principales oportunidades de mejoras identificadas. 1. 2. 3. 4. 5. No se cuenta con responsable de planificacin y monitoreo (Reciente renuncia) Nuevos instrumentos de gestin de los proyectos requieren de capacitacin para la implementacin efectiva de los mismos durante la ejecucin del programa. Falta de definicin formal de procedimientos de programacin y gestin de cambios de los instrumentos. Falta de definicin formal de procedimientos para el monitoreo del Programa. No se cuenta con un sistema informtico que posibilite actualizacin permanente de los instrumentos de gestin del programa Matriz de Resultados, PEP, POA, PA y seguimiento y monitoreo correspondiente en un tablero de control que otorgue informacin en tiempo real y confiable respecto al avance en la ejecucin del programa.
5.1.1.2 Sistema de Organizacin Administrativa El sub- sistema de Organizacin Administrativa ha arrojado una calificacin satisfactorio desarrollo con riesgo bajo para la UCP. No obstante, no se debe perder de vista que la DGGIRS tendr un rol fundamental para la ejecucin de este programa, pues se constituir en Gerente Tcnico y dicha Direccin cuenta con un Desarrollo bajo, con riesgo Alto. A continuacin se presentan los aspectos ms relevantes a tomar en lo relacionado a las oportunidades de mejoras identificadas. 1. La UCP como ejecutor de varios programas requiere del desarrollo de un Manual de Organizacin y Funciones. 2. Se requiere actualizar los organigramas de los ROP del PAAP. 3. El esquema de ejecucin para el programa BO-L1073 prev que parte de la responsabilidad de la gestin se asigne a una instancia del MMAyA (DGGRIS) sin experiencia, que necesita ser fortalecida. 4. El ROP del BO-L1073 debe ser completado antes del inicio de la ejecucin del programa. 5. La UCP es una unidad creada como proyecto, por lo que no forma parte del organigrama institucional del MMAyA 6. La Unidad actualmente funciona como una unidad desconcentrada para los aspectos presupuestarios, administrativos y financieros, situacin que debe ser formalizada su 7. Es necesario definir formalmente el grado de autonoma en materia de gestin jurdica, as como el mecanismo de coordinacin entre la Direccin de Asuntos Jurdicos y el Enlace Jurdico de la UCP.
40
Principales oportunidades de mejora de la DGGIRS 1. La DGGIRS no cuenta con estructura organizacional formalmente establecida. Si dispone de un diagnstico y una propuesta de estructuracin de la Direccin que debe ser validada y formalizada 2. Es necesario disponer de Manuales de Organizacin y Funciones a nivel de dependencias y cargos. 3. Debe desarrollarse el Manual de Perfiles. 4. Es necesario cubrir las posiciones que requiera la Direccin de acuerdo a la propuesta existente. 5. La Unidad Tcnica de Proyectos de Inversin que ser responsable operativa de este programa debe ser creada antes del arranque de ste 5.1.2 Capacidad de ejecucin de las actividades programadas y organizadas Esta capacidad mide la habilidad para alcanzar los resultados programados e incluye los siguientes sistemas: de administracin de personal, de administracin de bienes y servicios y de administracin financiera. Los resultados de la evaluacin dan cuenta de un desarrollo satisfactorio para la ejecucin en los tres sub-sistemas debido principalmente a la influencia de los avances en los sistemas nacionales en materia de gestin presupuestaria, financiera, contable, de administracin de bienes (manejo de inventario). No obstante, es importante indicar que para optimizar los resultados de gestin resulta un desafo para la UCP definir y acordar formalmente los niveles de coordinacin con la Direccin de Jurdicos principalmente. 5.1.2.1 Sistema de Administracin de Personal El sub- sistema de Administracin de Personal ha arrojado una calificacin equivalente a un desarrollo satisfactorio con riesgo bajo. A continuacin se presentan los aspectos ms relevantes a tomar en lo relacionado a las oportunidades de mejoras identificadas. 1. Se hace necesario capacitar al equipo de la de la DGGIRS en Gestin Integrada de Proyectos, Gestin de Riesgos, Polticas de Adquisiciones del Banco especialmente para la preparacin de Trminos de Referencias, Especificaciones Tcnicas, definicin de condiciones precontractuales y evaluacin de ofertas. 2. Igualmente, considerando que el programa prev numerosos procesos por lotes, capacitar en la preparacin de los DL y evaluaciones de ofertas. 3. Ha existido poca estabilidad en el cargo de Coordinador General de la UCP, ya que en un periodo aproximado de 6 meses han habido cuatro coordinadores. 5.1.2.2 Sistema de Administracin de Bienes y Servicios El sub- sistema de Administracin de Personal ha arrojado una calificacin equivalente a un desarrollo satisfactorio con riesgo bajo. A continuacin se hace referencia a las principales oportunidades de mejora identificadas:
41
1. Considerando que la UCP durante gran parte de la ejecucin de este programa tendr la ejecucin de otros programas a su cargo, existir una carga de trabajo importante que requiere de un Especialista de Adquisiciones asignado exclusivamente al Programa BOL1073. 2. Considerando que la DGGIRS se constituir en responsable de la Gestin Tcnica Ambiental y Social del programa, ser necesario incrementar los RRHH tcnicos para el estudio y validacin de los proyectos, preparacin de los Trminos de Referencias, Especificaciones Tcnicas, condiciones precontractuales y para la administracin y supervisin de los contratos. El programa prev recursos para ello. 3. Algunos procedimientos de adquisiciones establecidos en el ROP del PAAP han sido observados por la Auditora Externa. Procedimientos desactualizados. 4. Es necesario contar con un plan de mantenimiento de activos. 5. Debe desarrollarse e implementacin de Manuales de Procedimientos formales de Adquisiciones aplicables a los programas del BID. 5.1.2.3 Sistema de Administracin Financiera El sub- sistema de Administracin de Personal ha arrojado una calificacin equivalente a un desarrollo satisfactorio con riesgo bajo. A continuacin se hace referencia a las principales oportunidades de mejora identificadas, sus causas, riegos y acciones propuestas 1. Considerando que la UCP durante gran parte de la ejecucin de este programa tendr la ejecucin de otros programas a su cargo, existir una carga de trabajo importante que requiere de un Especialista Administrativo Financiero asignado exclusivamente al Programa BO-L1073. 2. Es necesario desarrollar e implementar Manuales de Procedimientos formales de Administracin Financiera aplicables a todos los programas del BID, que incluyan procesos desde la presupuestacin, programacin financiera, desembolsos y rendicin de cuentas, contabilizacin, entre otros. 5.1.3 Capacidad de Control Esta capacidad mide la habilidad de control de la Institucin en forma interna y externa. Los resultados de la evaluacin dan cuenta de un desarrollo medio con riesgo medio. 5.2.3.1 Sistema de Control Interno El sub- sistema de Control Interno ha arrojado una calificacin equivalente a un desarrollo medio con riesgo medio. A continuacin se hace referencia a las principales oportunidades de mejora deficiencias identificadas: 1. Debe desarrollarse informes o equivalentes que evalu la existencia del ambiente de control y que se propongan medidas para el mejoramiento del mismo. 2. La UCP debe actualizar de manera permanente la matriz y el plan de mitigacin de la GRP. 3. No disponen de constancias formales del personal con responsabilidad por los procesos, sobre el conocimiento y entendimiento de las actividades de control. 4. El sistema de informacin no est respaldado de una plataforma tecnolgica que facilite el procesamiento y consulta de datos en forma oportuna, especialmente en lo relacionado con la planificacin, programacin, seguimiento y monitoreo del programa. 5. Debe preverse mecanismos para que el personal realice autoevaluaciones peridicas del funcionamiento de los controles correspondientes a sus reas de responsabilidad.
42
6. Los informes de Auditora Interna o Equivalentes, deben incluir i) un ambiente de control adecuado; ii) una prctica adecuada de Evaluacin de Riesgos; iii) la existencia de procedimientos de control aprobados; iv) que el componente de Informacin y Comunicacin se maneje apropiadamente; y v) la existencia de un componente de monitoreo funcionando adecuadamente. 7. Definicin formal de procedimientos de preparacin de planes de accin y su seguimiento para atender las observaciones de la auditora interna o equivalente. 5.1.3.2 Sistema de Control Externo El sub- sistema de Control Interno ha arrojado una calificacin equivalente a satisfactorio desarrollo con riesgo bajo. A continuacin, se presentan las principales oportunidades de mejora en el presente sistema: 1. Formalizar los procedimientos de administracin de servicios de auditora externa. 2. Formalizar los procedimientos de preparacin de planes de accin y su seguimiento de cumplimiento para atender las observaciones de la auditora externa. VI. Aspectos Institucionales del BO-L1073
La viabilidad institucional se evalu con base en un anlisis del marco legal e institucional vigente, y los resultados del Sistema de Evaluacin de la Capacidad Institucional, SECI (ver Anexo ..). Este anlisis indica que el MAAyA tiene las facultades necesarias para cumplir con las funciones de organismo ejecutor, asimismo, el personal ejecutivo de la UCP tiene las capacidades profesionales tcnicas necesarias para el ejercicio de sus funciones y se prev dotar de la debida autonoma en los mbitos de su competencia. El programa a su vez, prev dotar del equipo tcnico en la DGGIRS requerido. La UCP del MAAyA reporta un nivel de riesgo medio como resultado de estar ejecutando adecuadamente el PAAP 2199/BO---BL y el fortalecimiento que esta entidad que se encuentra recibiendo durante la ejecucin del citado prstamo. En este sentido, se fortalecern las capacidades de la DGGIRS con apoyo en RRHH tcnico y equipamiento con recursos de la ATN BO-T1154. La planificacin estratgica y estructura organizacional y operativa de estas instituciones se anticipa propiciar una adecuada coordinacin entre la alta direccin y los mandos medios y operativos necesaria para la adecuada ejecucin de proyectos y cumplimiento de metas, previndose la adecuacin los instrumentos de gestin utilizados por el Banco; los sistemas de: administracin de bienes y adquisiciones, finanzas (presupuesto, tesorera y contabilidad) y control interno y externo, cumplen con la normatividad vigente y son confiables. El fortalecimiento institucional estar orientado a fortalecer principalmente la capacidad de gestin de la UCP del MAAyA y la DGGIRS y la capacitacin de su personal en los procedimientos de adquisiciones y control financiero del Banco. Asimismo, las acciones de fortalecimiento inmediatas que el MMAyA se compromete a ejecutar antes de la ejecucin de este programa estara en su gran mayora orientadas a: i) sistemas de organizacin y mtodos de la UCP lo que incluye: el desarrollo e implementacin de los manuales de organizacin, funciones, cargos y procedimientos que abarquen todas los procesos desde la planificacin hasta la rendicin de cuentas por la aplicacin de los recursos y ii) desarrollo de sistemas de gestin de informacin. VII. Planes de Fortalecimiento Institucional 7.1 Plan de Fortalecimiento Institucional para la UCP a ser ejecutado en forma inmediata antes de la entrada en ejecucin del Programa BO-L1063 CORTO PLAZO
43
Acciones
1 2
Manual de Organizacin y Funciones de la UCP Manual de Procedimientos de ejecucin de proyectos de inversin para la UCP (Incluye procesos desde la programacin, presupuestacin, programacin financiera (SIGMA y para segn requerimientos financiador), gestin tcnica, gestin de adquisiciones, de RRHH, de Administracin Financiera, de rendicin de cuentas, de control interno y de administracin de servicios de auditora externa. Desarrollo de un sistema informtico de gestin de proyectos de inversin que incluya los instrumentos de planificacin y un tablero de control para monitoreo
Este plan ser financiado con recursos de las operaciones en ejecucin a cargo de la UCP (
44
7.2 Plan de Fortalecimiento Institucional para la UCP y la DGGIRS a ser incorporado en el presupuesto y PEP del programa (en revisin) 1.4.1 Administracin 1.4.1.1 Gerenciamiento Tcnico 1.4.1.1.1 Equipo tcnico para la ejecucin del Programa 1.4.1.1.1.1 Contratacin de consultores de lnea para DGGIRS 1.4.1.1.1.1.1 1.4.1.1.1.1.2 1.4.1.1.1.1.3 1.4.1.1.1.1.4 1.4.1.1.1.1.5 Coordinador Tcnico BO-L1073 Responsable de la Sostenibilidad GIRSU Especialista Ambiental Especialista en Residuos Slidos Especialista en Social consultor consultor consultor consultor consultor 60 60 48 60 48 1.800 1.570 1.570 1.570 1.570
447.120 447.120 108.000 94.200 75.360 94.200 75.360 253.180 10.900 equipo unidad unidad 1 1 4 7.500 2.000 350 7.500 2.000 1.400 349.340 349.340 meses meses meses meses meses meses meses 36 36 60 17 17 17 17 1.570 1.570 1.700 1.700 2.200 2.000 2.000 56.520 56.520 102.000 28.900 37.400 34.000 34.000
447.120 447.120 108.000 94.200 75.360 94.200 75.360 112.900 10.900 7.500 2.000 1.400 349.340 349.340 56.520 56.520 102.000 28.900 37.400 34.000 34.000
1.4.1.1.4 Equipamiento de oficinas DGGIRS 1.4.1.1.4.1 Adquisicin de equipamiento 1.4.1.1.4.1.1 1.4.1.1.4.1.2 Copiadora e insumos mantenimiento Pizarra y otros Cmaras Fotogrficas y filmadoras
1.4.1.1.4.1.3 1.4.1.2 Gerenciamiento Fiduciario 1.4.1.2.1 Equipo tcnico para la ejecucin del Programa 1.4.1.2.1.1 Contratacin de consultores de lnea para UCP 1.4.1.2.1.1.1 1.4.1.2.1.1.2 1.4.1.2.1.1.3 1.4.1.2.1.1.4 1.4.1.2.1.1.5 1.4.1.2.1.1.6 1.4.1.2.1.1.7 Especialista en adquisiciones BO-L1073 Especialista administrativa financiera BO-L1073 Enlace Tcnico BO-L1073 Especialista en planificacin y monitoreo Coordinador UCP Coordinador Adquisiciones Coordinador Administrativo Financiero
45
1.4.1.2.2 1.4.1.2.2.1 1.4.1.2.2.1.1 1.4.1.2.2.2 1.4.1.2.2.2.1
Gastos de funcionamiento de la UCP Adquisicin de mobiliarios Estaciones de trabajo Adquisicin equipos informticos Estimacin de costos unidad 3 1.000 unidad 3 1.200
110.026 3.600 3.600 3.000 3.000
110.026 3.600 3.600 3.000 3.000
46

Posible Modelo Del Analisis Institucional

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Posible Modelo Del Analisis Institucional

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Documento del Banco Interamericano de Desarrollo

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA (MMAYA)

PROGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN INTEGRADA DE RESIDUOS SLIDOS EN BOLIVIA BO-L1073

GRACIELA VON BARGEN

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Riesgo Medio Riesgo Bajo

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Perfil del Programa

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

ESTRUCTURA DE TRABAJO - EDT

Programa para la Implementacin de la Gestin Integral de Residuos Slidos en Bolivia BO-L1073

1.1 Fortalecimiento Institucional

1.3 Inclusin y formalizacin de segregadores

1.4 Administracin, Monitoreo, Auditora y Evaluacin

1.1.1 MMAyA/DGGIRS Fortalecida

1.1.1.1 Producto 1: RRHH contratados para DGGIRS como apoyo

1.2.1 Producto 12: Sitios de disposicin final actualmente en operacin cerrados

1.1.1.2 Producto 2: RRHH de la DGGIRS capacitados

1.2.2 Producto 13: Rellenos sanitarios construidos

1.4.3 Auditora y Supervisin

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Sistema de Programacin de Operaciones

Sub-sistema de Programacin de Actividades

Sistema de Organizacin Administrativa

Sub-sistema de Organizacin Administrativa

Sistema de Administracin de Personal

Sub-sistema de Administracin de Personal

Sistema de Contabilidad Integrada SE

Sub-sistema de Administracin Financiera

Sistema de Administracin de Bienes y Servicios

Sistema de Administracin de Bienes y Servicios

Sub-sistema de Control Interno Sistemas de Control Gubernamental SC Sub-sistema de Control Externo

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

iv. v. vi. vii. viii. ix. x.

El Organigrama del VAPSB es el siguiente:

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

No tiene No tiene No tiene No tiene

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

A la fecha la UCP cuenta con el siguiente organigrama:

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Proyectos en actualmente ejecucin por parte de la UCP PAAP

Nombre del proyecto

Monto total en USD

Estado actual (ao de ejecucin)

Programa de Agua y Alcantarillado Periurbano Fase I

Ejecutor tcnico y Fiduciario

Programa de Agua Potable y Saneamiento para Pequeas Localidades y Comunidades Rurales

Ejecutor tcnico y Fiduciario

Ejecutor, a su cargo la Gestin Fiduciaria. Se apoya tcnicamente en la DGGIRS

Programa para la Implementacin de la Gestin Integrada de Residuos Slidos en Bolivia, BO-L1073

Nombre del proyecto