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Wer darf wann wie unterschreiben?

Unterschriften und Zeichnungsvollmachten in Geschftsbriefen


Diese Frage stellt sich in der Korrespondenz immer wieder: Wer unterschreibt wie wo, wann und mit welchen Kosequenzen? Hier die wichtigsten Informationen fr Sie, damit Sie in Zukunft keine bsen berraschungen erleben:

Wann und warum mssen Zeichnungsvollmachten gesetzt werden?


Mit der Unterschrift unter einen Geschftsbrief wird dieser rechtsverbindlich. Ganz wichtig ist deshalb, dass fr den Empfnger klar ersichtlich ist, welche Vollmachten der Unterzeichner im Unternehmen hat. Werden die Krzel fr die Zeichnungsvollmachten weggelassen, kann das weitreichende Konsequenzen haben, denn der Empfnger geht mit Recht davon aus, dass der Unterzeichner die entsprechenden Vollmachten hat. Ist das nicht der Fall, ist das Schriftstck so trotzdem rechtsverbindlich. Ein Beispiel: Der Azubi X im Unternehmen Y ist grundstzlich nicht befugt, eigenstndig Bestellungen vorzunehmen. Trotzdem bestellt er beim Brofachhandel - und zwar auch noch zehntausend, statt der bentigten tausend - DIN-A3-Umschlge. Er unterschreibt die Bestellung mit i. A. und Namen. Fr den Kunden ist durch diesen Zusatz klar, dass der Azubi bestellen darf, ergo muss Unternehmen Y die Briefumschlge bezahlen. Sie sehen also, wie wichtig es ist, die richtigen Unterschriftenzustze zu setzen. Hier die wichtigsten Infos zum Thema: Firmeninhaber, Geschftsfhrer, Gesellschafter und Vorstnde unterschreiben nur mit dem Namen. Ihre Funktion im Unternehmen sollte durch einen entsprechenden Zusatz direkt unterhalb des Namens bezeichnet werden, damit die Empfnger wissen, mit wem sie es zu tun haben. Bsp.: Fritz Fischer Geschftsfhrer Prokuristen unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz ppa. fr per Prokura. Sie knnen so gut wie alle Geschfte fr das Unternehmen rechtsverbindlich abschlieen. Handlungsbevollmchtigte unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz i. V. fr in Vollmacht. Sie sind auf Dauer zu bestimmten Rechtsgeschften berechtigt. Alle Mitarbeiter, die fr bestimmte Vorgnge zeichnungsberechtigt sind, unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz i. A. fr im Auftrag. Wenn zwei Personen unterschreiben, steht nach DIN 5008 der Name des Ranghheren links. Auch in E-Mails mssen die Zeichnungsvollmachten gesetzt werden. Nicht vergessen!

Nehmen Sie den Geschftsbriefverkehr in Ihrem Unternehmen kritisch unter die Lupe
Wie unterschreiben die Mitarbeiter? Werden die richtigen Unterschriftenzustze gesetzt? Gibt es bei Ihnen Richtlinien fr das Unterschreiben von Geschftsbriefen? Wenn Sie eine der Fragen mit nein beantwortet haben, sollten Sie aktiv werden:

Regen Sie an, eine schriftliche Unterschriften-Regelung zu entwerfen oder machen Sie das gleich selber. In ihr wird festgehalten, wer wie wo und mit welchem Zusatz unterschreiben darf. Sorgen Sie dafr, dass allen Mitarbeiter - selbstverstndlich auch Sie - schriftliche Vollmachten vorliegen. Nur so sind Sie abgesichert, wenn mal etwas schief geht, denn dann haftet das Unternehmen und nicht Sie. Musterformulierungen fr eine Vollmacht finden Sie unten.

Wie unterschreiben Sie, wenn Ihr Chef nicht da ist?


Ist Ihr Chef auer Haus, unterschreiben Sie Ihre Briefe genauso wie sonst auch, wenn Sie sie selbst verfasst haben, wahrscheinlich mit dem Zusatz i. A. Bei Briefen, die Ihr Chef diktiert oder vorformuliert hat und die so also in seinem Namen geschrieben werden, sollten Sie auf keinen Fall das verstaubte Nach Diktat verreist setzen, wenn er fr die Unterschrift nicht mehr im Hause ist. Allerdings: Auf irgendeine Weise mssen Sie dem Empfnger mitteilen, dass der Chef zwar fr den Inhalt einsteht - und auch haftet!-, die bermittlung allerdings von Ihnen bernommen wurde. Das Gesetz spricht in so einem Fall von einem Erklrungsboten. Besser sind diese Lsungen: Die eleganteste Variante: Ihr Chef geht im letzten Absatz des Briefs oder im Post Scriptum auf seine Abwesenheit ein. Beispiel: Da ich nach dem Verfassen dieses Briefs das Haus verlasse, unterschreibt meine Sekretrin Frau Mller in meinem Namen. Sie setzen den Zusatz in Abwesenheit von: Gru Leerzeile Firmenname Leerzeile i. A. Leerzeile Ihr Name Sekretariat oder entsprechende Bezeichnung in Abwesenheit von Fritz Fischer; Geschftsfhrer So sieht ein korrekter Briefschluss nach DIN 5008 aus: Bei einem Unterzeichner: Gru 1 Leerzeile Firmenname i. A., i. V. oder ppa. Ines Meier 1 Leerzeile Name Sekretariat Fritz Fischer (oder eine andere Bezeichnung) Bei zwei Unterzeichnern: Gru 1 Leerzeile Firmenname1 Leerzeile ppa. Fritz Fischer Fritz Fischer i. A. Ines Meier Ines Meier Geschftsleitung Sekretariat

Die einzelnen Vollmachten und ihre Wirkung


Vollmacht Inhalt Unterschriftenzusatz ppa.

Die Prokura ist die hchste Form der Stellvertretung, denn sie berechtigt zu allen gerichtlichen und auergerichtlichen Rechtsgeschften, die der Betrieb eines Gewerbes mit sich bringt, wozu auch branchenfremde Geschfte gehren. Sie kann nur durch einen Vollkaufmann, das ist in der Regel der Geschftsinhaber, erteilt werden und muss ins Handelsregister eingetragen werden. Ausnahmen: Die Prokura kann vom Umfang nicht eingeschrnkt werden. Sie berechtigt allerdings grundstzlich nicht zu folgenden Geschften: Geschftsauflsung, Verkauf des Unternehmens, Verkauf oder Belastung von Grundstcken, Privatgeschfte, Aufnahme von Gesellschaftern, unterschreiben von Inventar und Bilanz, Prokuraerteilung Die Handlungsvollmacht ist die kleine Schwester" der ProkuHandlungsra, ihre Befugnisse reichen nicht so weit, knnen vom Erteiler vollmachten (HGB 54-58) selbst festgelegt und z. B. auch durch einen Hchstbetrag beJe nach Umfang schrnkt werden. Handlungsbevoll-mchtigte drfen im Nader erteilten Be- men des Unternehmens alle gewhnlichen branchenblichen fugnisse unter- Geschfte, die der Betrieb des Handelsgewerbes mit sich scheidet man: bringt" ttigen. Handlungsvollmachten mssen nicht ins Handelsregister eingetragen werden. General- oder Sie berechtigt zu allen Geschften, die der Betrieb eines Gei. V. werbes mit sich bringt, und kann vom Kaufmann (Inhaber) oGesamtder Prokuristen erteilt werden. vollmacht Ausnahmen: alle Geschfte, die auch der Prokurist nicht ttigen darf. Auerdem nicht erlaubt: Wechselgeschfte, Darlehen, Kredite aufnehmen, Prozesse fhren, Vollmachterteilung. Gattungs- oder Sie berechtigt zu Geschften gleicher Art, die laufend im Un- i. A. ternehmen anfallen, und ist die typische Vollmacht, mit der Artvollmacht Sekretrinnen im Namen des Unternehmens unterschreiben. Sie kann von jedem erteilt werden, der mindestens die gleiche Vollmacht besitzt. Beispiele fr Artvollmachten: - Bankvollmacht - Postvollmacht Sie berechtigt zu einem bestimmten Geschft und erlischt da- i. A. Einzel- oder nach wieder. Erteilt werden kann sie von jedem, der mindesSondertens die gleiche Vollmacht besitzt. vollmacht Prokura (HGB 48-53)

Beispiel fr eine Gesamtvollmacht Sehr geehrte Frau Mller, die Geschftsleitung der Fritz Fischer GmbH erteilt Ihnen mit Wirkung vom .....2003 allgemeine Handlungsvollmacht fr Ihr Aufgabengebiet als Chefsekretrin der Geschftsleitung. Ab diesem Zeitpunkt sind Sie berechtigt, fr die Fritz Fischer GmbH Briefe und sonstige Schriftstcke mit dem Zusatz i. V. (in Vollmacht) zu unterzeichnen.

--------------------------------------ppa. Horst Meier Beispiel fr eine Artvollmacht Sehr geehrte Frau Mller, die Geschftsleitung der Fritz Fischer GmbH erteilt Ihnen mit Wirkung vom .....2003 Handlungsvollmacht fr Ihr Aufgabengebiet als Chefsekretrin der Geschftsleitung. Die Handlungsvollmacht beschrnkt sich auf die gewhnlich im Sekretariat vorkommenden Geschfte, die den Betrag von 2500 Euro nicht berschreiten. Sie ermchtigt nicht zu Geschften, die der 54, Abs. 2 HGB ausschliet. Sie sind damit berechtigt, in Ihrem Aufgabengebiet fr die Fritz Fischer GmbH Briefe und sonstige Schriftstcke mit dem Zusatz i. A. (im Auftrag) zu unterzeichnen.

--------------------------------------ppa. Horst Meier