I.1.

6 CORPS DE CONTRLE 1- Le Ministre de la Sant LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est soumise au contrle du Ministre en charge de la Sant. Ce contrle est exerc essentiellement pour vrifier si les objectifs qui lui sont fixs sont conformes aux grandes orientations dfinies par le gouvernement. 2- Le Ministre des Finances Le Ministre charg des Finances, pour sassurer de la qualit de la gestion de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC), diligente des contrles et des audits. 3- La Cour Suprme La Cour Suprme travers la Chambre des Comptes, connait des comptes annuels de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC). La dure de ces contrles doit tre dtermine quand ils sont ordonns, ventuellement prolonge dun nouveau dlai en cas de ncessit et sur rapport circonstanci des agents chargs de ces contrles. 4- Le Conseil dAdministration LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est administre par un Conseil dAdministration investi des pouvoirs les plus tendus, pour agir en toutes circonstances au nom de lAgence. Il les exerce dans la limite de son objet social. Il est compos de neuf (09) membres nomms par dcret pris en Conseil des Ministres savoir : Un reprsentant du ministre en charge de la sant Un reprsentant du ministre en charge des finances Un reprsentant du ministre en charge de la dcentralisation

 Un reprsentant du ministre en charge de la famille Un reprsentant des Mdecins de la Socit de Gyncologie et dObsttrique du Bnin et du Togo (SGOBT) Un reprsentant de lAssociation Nationale des Sages Femmes Un reprsentant de lOrdre National des Pharmaciens Un reprsentant des Partenaire au dveloppement de la Sant Un reprsentant du Personnel de lAgence

Il est prsid par le reprsentant du Ministre en charge de la Sant avec le reprsentant du Ministre en charge des Finances comme vice- prsident. Le Conseil dAdministration dlibre sur toutes les questions qui intressent le fonctionnement de lagence. A cet effet, il : - approuve la politique gnrale de lagence Nationale de Gestion de la gratuit de la csarienne (ANGC) conformment aux orientations et aux objectifs fixs par le gouvernement ainsi que son plan daction ; - vote le budget qui lui est soumis par la Direction Gnrale et approuve les comptes de gestion ; - adopte le rglement intrieur de lAgence Nationale de Gestion de la gratuit de la Csarienne (ANGC) ; - donne son avis sur tous les projets qui lui sont soumis par les pouvoirs publics. 5- Le Commissaire aux Comptes Il est institu auprs de lagence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) un Commissariat aux Comptes remplissant les fonctions lgales et nomm par dcret pris en Conseil des Ministres sur proposition conjointe du Ministre en charge des Finances et du Ministre charg de la Sant. Il procde au moins deux fois par an une vrification approfondie des comptes de trsorerie tels quarrts par le Directeur Gnral et au moins une fois par an une vrification approfondie de tous les comptes de lAgence.

Ces vrifications donnent lieu au dpt dun rapport gnral qui est adress directement et simultanment au Conseil dAdministration, au Ministre en charge de la Sant et au Ministre charg des Finances.

6- Le comit de direction Le comit de direction est un organe consultatif. Il est consult pour les dcisions importantes tels que llaboration du budget et le plan daction de lAgence et puis gnralement sur toutes les questions que lui soumet le Directeur Gnral. Il se runit la diligence de ce dernier ou la demande de la majorit absolue de ses membres.

I.1.7 POPULATION CIBLE La gratuit de la csarienne profite aux femmes csariser dans les hpitaux publics, les hpitaux privs, confessionnels ou associatifs agrs par lEtat (voir liste Annexe.). I.2 ORGANISATION DE LAGENCE NATIONALE DE GESTION DE LA GRATUITE DE LA CESARIENNE (ANCG) LAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANCG) du point de vue de son organisation repose sur : - la manire dont la direction gnrale a mis en place une structure formelle pour optimiser lemploi du personnel, des ressources financires et des moyens dinformation ; - la manire dont lAgence regroupe ses activits avec un directeur affect chaque catgorie de responsable de la surveillance des tches et des programmes de travail ; - les relations entre les fonctions, les postes, les tches et le personnel ;

- la manire dont les cadres dfinissent et rpartissent les tches accomplir dans leurs dpartements et dlguent lautorit ncessaire leur accomplissement. A ce titre, lAgence Nationale de Gestion de la Gratuite de la Csarienne (ANGC) comprend : I.21 Au NIVEAU DE LA DIRECTION GENERALE DE LAGENCE un Directeur Gnral (DG); un Secrtariat Particulier(SP) ; un Agent Comptable(AC) ; un Directeur Administratif et Financier(DAF) ; un Directeur de la Coopration et de la Communication(DCC) ; un Directeur du Suivi et de lEvaluation (DES) ; un Directeur de la Qualit(DQ) ; un Directeur de la Rglementation et du Contentieux(DRC).

Chaque direction de lAgence Nationale de Gestion de la Gratuit de la Csarienne (ANGC) est organise en services. Le profil, les objectifs et les principales responsabilits de chaque acteur sont contenus dans les fiches mtiers correspondantes.

POSTE N : 01

Directeur Gnral (DG)

POSTE HIERARCHIQUE : Conseil dAdministration PROFIL - Etre un cadre A1 et avoir un diplme post universitaire dans le domaine de lEnergie - Avoir une connaissance approfondie en gestion administrative - Matriser la gestion des ressources humaines - Avoir une connaissance en gestion comptable et financire - Avoir au moins dix (10) ans danciennet dont cinq (5) au moins un poste de responsabilit. OBJECTIF Mettre en uvre la politique de lAgence en matire de gestion de la direction gnrale et assurer la coordination des diffrents services RESPONSABILITES - Assurer la direction gnrale de lAgence - Reprsenter lAgence dans ses rapports avec les tiers - Assurer la coordination des diffrents services de lAgence et rpondre devant le Conseil dAdministration - Assurer la gestion du patrimoine de lAgence - Assurer la gestion de lAgence et la reprsenter dans tous les actes de la vie civile - Assister avec voix consultative aux runions du Conseil dAdministration. - Elaborer et excuter le budget de fonctionnement et dinvestissement de lAgence - Recevoir les dons et libralits et en informer le Conseil dAdministration - Signer les contrats de travail ventuels du personnel de lAgence - Etre lordonnateur du budget de lAgence - Veiller la gestion des stocks dans le respect de la rglementation en vigueur notamment en matire dhygine et de scurit. - Etre responsable du dveloppement de lAgence dans le cadre de la politique gnrale dfinie par le Conseil dAdministration. - Soumettre lapprobation du Conseil et dAdministration trois, mois avant la fin de lexercice, une tude prvisionnelle sur les perspectives dactivits de lexercice suivant ;

POSTE N : 02

Secrtaire Particulier(SP)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral PROFIL - Etre titulaire dun Brevet de Technicien Suprieur ou dun Diplme de Technicien Suprieur en secrtariat de Direction. - Avoir la matriser parfaite des travaux de secrtariat et de ladministration - Avoir une connaissance approfondie de loutil informatique - Exercer pendant au moins trois (3) ans dans le domaine OBJECTIF Assister le Directeur Gnral dans la mise en uvre de la politique de lAgence. en de gestion du secrtariat particulier. RESPONSABILITES Assurer la tenue du secrtariat particulier Veiller au bon fonctionnement du secrtariat particulier de lAgence Procder une tenue correcte des registres des courriers confidentiels Rdiger les correspondances confidentielles Procder aux photocopies des diverses correspondances confidentielles Veiller la mise en forme, lenregistrement et la ventilation du courrier confidentiel larrive et au dpart - Veiller la conservation du courrier confidentiel du Directeur Gnral, - Assurer la gestion de lagenda du Directeur Gnral en liaison avec le Secrtariat Administratif - Excuter toutes autres tches lui confies par le Directeur Gnral.

POSTE N : 04

Directeur Administratif et Financier(DAF)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral PROFIL Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4 Avoir une connaissance approfondie des Finances Publiques Matriser la gestion comptable et financire Exprience dau moins cinq (5) ans un poste de responsabilit similaire

OBJECTIF Mettre en application la politique de lAgence en matire de gestion des ressources humaines, matrielles et financires en relation avec les autres Directions de lAgence RESPONSABILITES - Elaborer et suivre lexcution du budget de fonctionnement et dinvestissement de lAgence ; - Veiller lutilisation des ressources matrielles et financires de lAgence conformment aux procdures en vigueur ; - Procder linventaire annuel du patrimoine de lAgence ; - Centraliser et grer toutes les demandes de fournitures et de matriels de lAgence ; - Assurer la gestion des ressources humaines ; - Elaborer un plan de formation et suivre la carrire des agents ; - Assurer la programmation financire des activits de lAgence ; - Superviser la tenue de la comptabilit de lagence conformment aux rgles en vigueur ; - Elaborer les tats financiers ; - Mettre en place, en relation avec les autres Directions, les moyens gnraux ncessaires au bon fonctionnement de lAgence ; - Veiller la bonne application des procdures de lAgence ;

- Veiller aux rgles de gestion des finances publiques en effectuant un contrle priori portant sur la rgularit des dpenses ; - Signer les chques conjointement avec le Directeur Gnral ; - Procder une tenue correcte des registres y relatifs.

POSTE N : 05 (DCEE)

Directeur du Contrle, des Expertises et des Etudes

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matire de contrle dans le domaine de lnergie Avoir une exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine de lnergie OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine lnergie. RESPONSABILITES Le DCEE est charg : - deffectuer les contrles obligatoires de toutes installations lectriques intrieures avant premire mise sous tension ; - deffectuer les contrles obligatoires priodiques des installations lectriques intrieures des IGH, des ERP et des UI ; - de procder des expertises et des tudes.

POSTE N : 06 Formation (DSESF)

Directeur du Suivi-Evaluation de Sensibilisation et de la

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Gnral PROFIL - Etre un cadre de la catgorie A ou avoir le Bac + 4 - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins cinq (5) ans dans le domaine du suivi et dvaluation OBJECTIF Procder la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de la planification et de la recherche RESPONSABILITES - Faire lvaluation des contrles ; - Faire la programmation et suivre les activits de CONTROLEC ; - Initier et suivre la mise en uvre des actions dinformation, de sensibilisation et de formation ; - Concevoir la stratgie de programmation et de prospective de CONTROLEC ; - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la planification ; - Concevoir la stratgie de recherche dans le domaine dactivit de CONTROLEC ;

I.22 AU NIVEAU DES SERVICES DE LAGENCE Les Services de CONTROLEC sont organiss de la manire suivante : au niveau de la Direction Administrative et Financire

- le Service des Ressources Humaines (SRH) - le Service Comptabilit et Finances (SCF) au niveau de la Direction de la Contrle, des Expertises et des Etudes - le Service Contrle (SC) - le Service Expertises et Etudes (SEE) - les Antennes Dpartementales (AD) au niveau de la Direction du Suivi et de lEvaluation - le Service Suivi-Evaluation (SSE); - le Service Sensibilisation et Formation (SSF)

A travers les fiches mtiers correspondants sont dfinis le profil, les objectifs et les responsabilits de chaque Service. Au sein des services, on note au besoin des divisions dans le souci de la bonne excution des tches et missions assignes.

POSTE N : 1

Service Administratif et des Ressources Humaines(SARH)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier

PROFIL - Avoir un diplme universitaire en gestion des ressources humaines (Brevet de Technicien Suprieur ou dun Diplme de Technicien

Suprieur) avoir les connaissances de base dans le domaine du secrtariat administratif matriser la gestion des ressources humaines exprience dau moins trois (3) ans un poste de responsabilit similaire maitriser loutil informatique

OBJECTIF Mettre en application les actions de lAgence administrative et des ressources humaines RESPONSABILITES Elaborer tous les actes administratifs Grer le personnel Suivre la carrire du personnel Recevoir et enregistrer tous les courriers ordinaires adresss lAgence Assurer la ventilation desdits courriers au niveau des diffrents services suivant les directives du Directeur - Constituer la mmoire de lAgence - Elaborer, excuter et suivre le plan de formation du personnel de lagence - Veiller lapplication des rgles dhygine et de scurit au sein de lAgence POSTE N : 2 Service Comptabilit et Finances(SCF) en matire de gestion

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur Administratif et Financier PROFIL - Avoir un diplme universitaire en gestion comptable et financire (Brevet de Technicien Suprieur ou dun Diplme de Technicien Suprieur ou un diplme quivalent) - Avoir une bonne matrise des normes comptables et financires - Exprience dau moins trois (3) ans un poste de responsabilit similaire

OBJECTIF Mettre en application les actions en matire de gestion des ressources matrielles et financires de lAgence

RESPONSABILITES - Veiller la gestion et lentretien des biens meubles et immeubles, - Elaborer en collaboration avec les autres services, le budget de lanne soumettre lapprobation du Comit de gestion ; - Prparer les tats financiers de lexercice coul faire certifier par le Commissaire aux comptes - Assurer lutilisation efficiente des ressources financires aprs autorisation de lordonnateur ; - Assurer ladministration financire des crdits et financements ; - Procder linventaire annuel du patrimoine de la Direction ; - Centraliser et grer toutes les demandes de fournitures et matriel de lAgence ; - Suivre et coordonner les financements provenant du budget national et des partenaires au dveloppement ; - Suivre lexcution du budget ; - Tenir les documents comptables de lAgence ; - Etablir les points financiers mensuels, trimestriels et annuels par source de financement

POSTE N : 3

Service Contrle (SC)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Contrle, des Expertises et des Etudes

PROFIL - Avoir un diplme universitaire en lectricit (Bac + 3) - Avoir une connaissance en matire dnergie

- Exprience dau moins trois (3) ans dans le domaine de lEnergie

OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de lnergie

RESPONSABILITES - Mettre en uvre les stratgies de coopration de lAgence - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la coopration ; - Promouvoir les relations de coopration avec les partenaires

POSTE N : 4

Service Expertises et Etudes(SEE)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Contrle, des Expertises et des Etudes

PROFIL - Avoir un diplme universitaire dans le domaine de lnergie (Bac + 3) - Avoir une exprience en matire de contrle lectrique Exprience dau moins trois(3) ans dans le domaine des Expertises et des Etudes

OBJECTIF Assurer la mise en uvre opratoire des actions de lAgence dans le domaine de lnergie

RESPONSABILITES - Etablir un plan dtudes et dexpertises de lAgence - Mettre en uvre les stratgies en matire dtudes et dexpertises ;

POSTE N : 5

Les Chefs dAntennes Dpartementales (CAD)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Contrle, des Expertises et des Etudes

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire dnergie - Exprience dau moins deux (2) ans dans le domaine de lnergie

OBJECTIF Procder la mise en uvre des actions de lAgence dans le domaine de lnergie au niveau des antennes dpartementales

RESPONSABILITES - Effectuer au niveau des antennes dpartementales le contrle des installations lectriques avant leur premire mise sous tension. - Effectuer au niveau des antennes dpartementales lexpertise des installations lectriques dans les btiments ordinaires, les IGH, les UI et les ERP

POSTE N : 6

Service du Suivi-Evaluation (SSE)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi-Evaluation

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et dvaluation

OBJECTIF Procder la mise en uvre des actions de lAgence dans le domaine du suivi et de lvaluation RESPONSABILITES - Dfinir les stratgies de programmation et de prospective de lAgence - Planifier, suivre et valuer les activits affrentes la planification - Concevoir les stratgies de suivi et dvaluation de CONTROLEC Planifier, suivre et valuer les activits de suivi et dvaluation - Concevoir la stratgie de programmation et de prospective de

CONTROLEC - Planifier les activits affrentes la planification - Concevoir les stratgies de communication de CONTROLEC - Concevoir la stratgie de recherche dans le domaine dactivit de CONTROLEC.

POSTE N : 7

Service Sensibilisation et Formation (SSF)

POSTE HIERARCHIQUE : Directeur du Suivi et de lEvaluation

PROFIL - Avoir un diplme universitaire - Avoir une connaissance en matire de suivi et dvaluation - Exprience dau moins deux (2) ans dans le domaine du suivi et dvaluation

OBJECTIF Procder la mise en uvre des actions de lAgence dans le domaine de la coopration stratgique

RESPONSABILITES Dfinir les stratgies de sensibilisation et de formation Planifier et suivre les activits de sensibilisation Concevoir les stratgies de suivi et dvaluation de CONTROLC Planifier et suivre les activits de formation Suivre les activits affrentes la sensibilisation

- Evaluer les activits affrentes la formation .

II PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE

II-1 GESTION DU PERSONNEL INTERVENANTS PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL 1- Manifestation de besoin Information de lautorit hirarchique Service concern DAF CODIR Etude de lopportunit de la demande Dcision de recrutement Description du poste 2- Sollicitation de candidature Procdures 15j DELAIS

DG SARH

Annonce de recrutement par communiqu radio prcisant le poste pourvoir, les qualifications requises, lge minimum et maximum des candidats, les pices constitutives du dossier, la date et le lieu de 30j dpt des dossiers, la date de clture du dpt des dossiers. Rception des dossiers.

3- Slection des candidats Directeur du service concern DAF Agent Comptable Syndicat Procdures Etude des dossiers Slection des dossiers pertinents Organisation de test crit Ralisation dentretien Slection des candidats Compte rendu du rsultat

30j

4- Signature du contrat Procdures Elaboration dun contrat de travail Signature du contrat de travail Agent recrut DG SARH Transmission copie du contrat lInspection 15j du Travail Cration de dossier individuel. 5- Prise de service Procdures

 Convocation du candidat retenu pour prise de service Etablissement dune attestation de prise de service DG SARH Affectation de lagent un poste Assurer dans les meilleures conditions, son accueil et son intgration Mise disposition de lagent du matriel ncessaire au travail Immatriculation de lagent la CNSS dans les 8 jours aprs lembauche. 5j

6- Gestion de la carrire du personnel 6.1- Suivi de carrire du personnel Procdures Constitution dun dossier individuel de chaque agent comprenant son acte de naissance, les divers actes davancement, de promotion, de reclassement, de sanction, copie des bulletins individuels, les divers Rgulier titres de cong, les divers mouvements connus par chacun savoir (disponibilit, dtachement, congs divers), les vnements familiaux (naissance, mariage) etc. Mise jour rgulire de la carrire du personnel

SARH

 Remise aux agents concerns, leurs copies de nouveaux actes parus 6.2- Evaluation du personnel Procdures Distribution de bulletins chaque anne au mois de janvier pour lvaluation de lanne antrieure Rcupration par chaque chef de service de tous les bulletins de son personnel avant la 180j fin du mois de janvier (6 mois) Proposition de note par le chef de service au regard des performances de chaque agent avant fin mars Transmission au DAF des bulletins remplis. Validation des notes et apprciation au CODIR avant fin mai Notification de lapprciation et de la note chaque agent Transmission des bulletins rcuprs aux APE au Ministre de la Sant avant fin juin Classement individuel. dune copie au dossier

SARH Personnel CODIR

II-2 GESTION DU SECRETARIAT

INTERVENANTS

GESTION DU SECRETARIAT 1- Procdures de traitement du courrier 1.1courrier arrive 1.1-1. Enregistrement du courrier Procdures

DELAIS

SARH ou SP

Enregistrement du courrier dans le registre 1j courrier arrive avec prcision de la date du numro denregistrement qui suit un ordre chronologique, des rfrences de lexpditeur, les rfrences de la lettre, ou du bordereau, son objet. Transmission du courrier au Directeur Gnral pour orientation et annotation NB. Les courriers confidentiels sont grs par le ou la Secrtaire Particulire 1.1.2 Affectation du courrier Procdures

SARH ou SP

Transcription des annotations dans une colonne du registre courrier arrive Enregistrement du courrier dans le cahier de j transmission interne Remise du courrier par cahier de transmission interne au service concern. Copie du courrier pour classement NB. Les courriers confidentiels sont grs par le ou la Secrtaire Particulire 1.1.3 - Suivi interne du courrier Procdures Transcription dans un cahier dtenu par chaque chef service les mentions suivantes : j - les rfrences de la correspondance (date, numro, expditeur, objet) ; - la date daffectation ; - la date de retour ; - le numro denregistrement Contrle de lexcution des tches par le suivi des mentions contenues dans ledit cahier. 1.2 Courrier dpart Procdures Transmission du courrier Gnral pour signature au Directeur

Chef service concern

SARH

Enregistrement du courrier dans le registre courrier dpart avec prcision de la date de signature, du numro denregistrement 1j

SP

qui suit un ordre chronologique, les rfrences de la lettre, ou du bordereau, son objet. Apposition du cachet Directeur Mise sous pli, ferm et cachet Indication du destinataire sur le pli avec mention des rfrences du courrier Transcription des rfrences du courrier dans le cahier de liaison et le tout remis lagent de liaison pour distribution Contrle de la dcharge du destinataire ds le retour de lagent de liaison. 2 Procdures de classement du courrier

SARH SP

Procdures Afin de faciliter la recherche des documents de lAgence, il est ncessaire et indispensable de mettre en place un bon systme de classification. Ainsi : - Classement des documents par catgorie (courrier arrive) ou (courrier dpart) dans les chronos ouverts cet effet ; - Ouverture des classeurs spcifiques pour les oprations suivre ; - Tenue au niveau de chaque service de lAgence des chronos afin de classer une copie des courriers traits ; - Classement chronologique des documents dans chaque chrono ;

- Emission dune dcharge laisser la place du document soustrait et portant le numro correspondant. - Annulation de la dcharge une fois le document retourn. II.3 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE INTERVENANTS PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE LA CESARIENNE 1- OBJECTIF Garantir le suivi rigoureux des remboursements des frais de la csarienne au profit des formations sanitaires agrs. 2- APPLICATION DE LA PROCEDURE La procdure prend en compte le rle jou par chaque acteur dans le processus de gestion de la csarienne. 3- REGLES DE GESTION Il est systmatiquement tabli un calendrier de visites en direction des formations sanitaires. Un point priodique est fait pour sassurer que toutes les formations sanitaires agres ont t visites de faon exhaustive afin de sassurer de lexcution effective des prestations et services pour lesquelles elles ont t retenues. Un registre de visite est tenu au niveau des formations sanitaires pour recenser les prestations fournies au profit des csariss. DELAI

4- PROCEDURES 4-1 Contrle de rgularit des dossiers Le remboursement des frais de Csarienne aux hpitaux agrs est subordonn, aux actions suivantes : - rception des dossiers de prestation envoys par les hpitaux et comprenant : une facture en quatre (4) exemplaires ; une attestation de service fait en quatre (4) exemplaires ; une fiche individuelle didentification des bnficiaires en quatre (4) exemplaires ; - enregistrement du courrier et transmission au Directeur Gnral ; SARH - prise de connaissance des dossiers suivis dannotation et affectation au Directeur Administratif et Financier, au Directeur du Suivi et de lEvaluation et au Directeur de la Qualit pour des apprciations techniques. - vrification en dtail de la fiche individuelle didentification y compris les pices jointes ; - apprciation de lacte chirurgicale dcrivant en dtail le protocole ainsi que la qualit des matriels et mdicaments utiliss. - rapprochement entre les pices et les montants facturs ; - certification des pices sil ny a aucune objection de la part de lagent comptable ou des directeurs prcits ; - tablissement des chques

SARH

DG

DAF DT

DT

DAF

DAF

- signature des chques AC 4-2 Remboursement csarienne AC DG des frais de la

Le remboursement des frais de la csarienne doit intervenir dans un dlai de vingt (20) jours compter de la date de dpt des pices par chque ou virement lordre de lhpital prestataire. Le montant du chque tablir est un forfait de cent mille (100 000) FCFA reprsentant : le transport de la femme enceinte dans les zones sanitaires ; la prise dune veine avec solut avant le transfert ; les frais de consultation ; le cot des mdicaments et consommables mdicaux 4-3 Missions de vrification

AC

Les observations faites par lun ou lautre des directeurs techniques peuvent susciter des missions pour un contrle sur place. DG DAF DT AC A ce titre, il faudra : - sassurer que les renseignements contenus dans la fiche didentification de chaque bnficiaire est exacte ; - procder un rapprochement du contenu du registr avec celui de la fiche didentification ; - approuver la technique et les moyens utiliss dans le protocole opratoire ; - procder si possible une petite enqute sur le

terrain confirmant ou infirmant les donnes de la fiche didentification ; - sassurer du service effectivement excut au niveau de chaque bnficiaire sur la base de la liste, des factures et des fiches didentification ; - Si lenqute rvle des insuffisances lobligation, est faite au prestataire de procder la rgularisation ou dfaut instruction est faite dmettre son encontre un ordre de recette.

II-4 PASSATION DES MARCHES INTERVENANTS II.4.1 PROCEDURES DAPPEL DOFFRES DELAIS

1- OBJECTIF

2- APPLICATION DE LA PROCEDURE

3- REGLES DE GESTION Service demandeur CODIR DG

4- Demande dinvestissement Procdures Etablissement dinvestissement dune demande

Transmission de la demande au DG Etude de lopportunit de linvestissement au CODIR Vrification budgtaire de lexistence de crdit

Transmission de la demande retenue la Cellule de Passation des Marchs pour tude et rdaction des termes de rfrence du dossier dappel doffres.

5- Rdaction des termes de rfrence Procdures

CPM

Analyse de la demande et rdaction dun projet de dossier dappel doffres qui doit comprendre : - lavis dappel doffres ; - les instructions aux soumissionnaires, - le cahier des clauses gnrales ; - le cahier des clauses particulires ; - le bordereau des quantits ; - le calendrier de livraison ; - les prescriptions techniques ; - le modle de bordereau des prix ; - le modle de soumission ; - les garanties exiges ; - le modle de march. Rdaction dun avis gnral de passation de marchs Transmission du projet de dossier dappel doffres au DG ;

DG

CPM

Rception du projet de dossier dappel doffres Amendement si possible, du projet de dossier dappel doffres Transmission du projet de dossier dappel doffres la Cellule de Passation de March. Rception du projet amend par le DG ; Correction sil y a lieu et rdaction du projet de dossier dappel doffres Transmission du projet au DG pour avis de non objection et signature. Rception du projet de dossier dappel doffres Avis de non objection et signature Transmission du dossier dappel doffres la Cellule de Passation de March.

DG

CPM

Publication de lavis dans au moins un quotidien de grande diffusion Transmission du dossier dappel doffres lAgent Comptable pour vente au public. Rception du projet de dossier dappel doffres Mise disposition du public des dossiers dappel doffres. 6- Rception et analyse des offres Procdures Rception des offres avec inscription de la date, de lheure et du numro darrive sur les dossiers Transmission des offres la Cellule de Passation de March. Rception des offres Ouverture par ordre darrive des plis de loffre technique en prsence des reprsentants des soumissionnaires Classement provisoire des offres financires Analyse des offres techniques Etablissement dun Procs Verbal Ouverture et analyse des offres financires Rdaction du rapport danalyse sign par chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa. Rception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport la Cellule de Passation de March. Rception de lavis de non objection Adjudication provisoire du march Notification au prestataire de lattribution du march et dmarrage des ngociations pour

Agent Comptable

SP

CPM

DG

CPM

la signature du contrat Rdaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature Rception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat Rception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au DG, au DAF et lAgent Comptable. Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon de commande lAgent Comptable pour visa et signature. Rception des trois exemplaires du bon de commande Rapprochement des donnes Vrification de limputation Vrification de la disponibilit du crdit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG Rception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF Rception du bon de commande Expdition de loriginal et du 1er exemplaire du bon de commande au fournisseur ou prestataire Classement du 2me exemplaire du bon de commande et du contrat

DG

CPM

DAF

Agent Comptable

DG

DAF

INTERVENANTS

II.4.2

PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DE GRE A GRE

DELAIS

1- OBJECTIF

2- APPLICATION DE LA PROCEDURE

3- REGLES DE GESTION

Le gr gr est requis : - lorsquen cas durgence, les travaux, les fournitures, les services ne peuvent subir les dlais des procdures dappel la concurrence ; - lorsquen raison des ncessits techniques ou de situation de fait ou de droit, lexcution de la prestation ne peut tre assure par un entrepreneur ou un fournisseur dtermin ; - lorsque les recours aux appels doffres sont rests infructueux aprs deux (2) tentatives. Le gr gr dispense des mesures pralables lappel concurrence. 4- Demande dinvestissement Procdures Etablissement dinvestissement dune demande

Service demandeur CODIR DG

 Transmission de la demande au DG Etude de lopportunit de linvestissement au CODIR Transmission de la demande opportune la Cellule de Passation des Marchs pour tude et rdaction des termes de rfrence du dossier dappel doffres.

5- Rdaction des termes de rfrence Procdures Analyse de la demande et rdaction dun projet de dossier dappel doffres qui doit comprendre : - lavis dappel doffres ; - les instructions aux soumissionnaires, - le cahier des clauses gnrales ; - le cahier des clauses particulires ; - le bordereau des quantits ; - le calendrier de livraison ; - les prescriptions techniques ; - le modle de bordereau des prix ; - le modle de soumission ; - les garanties exiges ; - le modle de march. Rdaction dun avis gnral de passation de marchs Transmission du projet de dossier dappel doffres au DG ; Rception du projet de dossier dappel doffres Amendement si possible, du projet de dossier dappel doffres Transmission du projet de dossier dappel

CPM

DG

CPM

doffres la Cellule de Passation de March. Rception du projet amend par le DG ; Correction sil y a lieu et rdaction du projet de dossier dappel doffres Transmission du projet au DG pour avis de non objection et signature. 6- Rception et analyse des offres Procdures Rception des offres avec inscription de la date, de lheure et du numro darrive sur les dossiers Transmission des offres la Cellule de Passation de March. Rception des offres Ouverture par ordre darrive des plis de loffre technique en prsence des reprsentants des soumissionnaires Classement provisoire des offres financires Analyse des offres techniques Etablissement dun Procs Verbal Ouverture et analyse des offres financires Rdaction du rapport danalyse sign par chaque membre de la cellule Transmission du rapport au DG pour visa. Rception du rapport Avis de non objection Transmission du rapport la Cellule de Passation de March. Rception de lavis de non objection Adjudication provisoire du march Notification au prestataire de lattribution du march et dmarrage des ngociations pour la signature du contrat

SP

CPM

DG

CPM

DG

CPM

DAF

Agent Comptable

DG

Rdaction du projet de contrat en quatre exemplaires et transmission au DG pour signature Rception du projet de contrat Signature du projet de contrat Transmission du contrat Rception du contrat Transmission du contrat au prestataire, au DG, au DAF et lAgent Comptable. Transmission du contrat Etablissement du bon de commande en trois exemplaires Transmission des trois exemplaires du bon de commande lAgent Comptable pour visa et signature. Rception des trois exemplaires du bon de commande Rapprochement des donnes Vrification de limputation Vrification de la disponibilit du crdit Visa et signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DG Rception du bon de commande Signature du bon de commande Transmission du bon de commande au DAF Rception du bon de commande Expdition de loriginal et du 1er exemplaire du bon de commande au fournisseur ou prestataire Classement du 2me exemplaire du bon de commande et du contrat

DAF

INTERVENANTS

II.4.3

PROCEDURES DACHAT PAR BONS DE COMMANDE 1- Objectif

DELAI

Appliquer les rgles dacquisition des biens et services par bon de commande. 2- Application Tout achat infrieur dix millions (10 000 000) de francs CFA peut faire lobjet dun simple bon de commande 3- Rgle de gestion

4- Demande dachat de biens ou de services Procdures Service demandeur DAF DG Demande dachat adresse au DG Etude de lopportunit de lachat par le DG Transmission de la demande accepte la DAF. 5- Choix du fournisseur .Procdures Par lettre circulaire, demander trois diffrents fournisseurs de lAgence, pralablement inscrits sur un fichier de fournisseurs agrs, une facture pro forma ou un devis suivant quil sagit dacquisition de fournitures ou de rparations.

SCF DAF

Des trois(3) factures pro forma ou trois(3) devis reus des trois(3) fournisseurs, choisir le fournisseur le mieux disant en tenant compte de la mercuriale des prix officiels et de la qualit des produits proposs. Ces factures doivent tre accompagnes : - dune attestation fiscale de dexercice ; - du relev bancaire ; - dune fiche signaltique ; - du numro IFU - du numro INSAE

lanne

Aprs le choix du fournisseur, transmettre le dossier au Service Comptable et Financier

6- Etablissement du bon de commande .Procdures Sassurer des disponibilits budgtaires Etablir le bon de commande en trois exemplaires au nom du fournisseur le mieux disant sur un carnet souche pr-numrot avec indication : de la date, du nom et ladresse du fournisseur, du dtail des articles, du montant total de la commande ; de limputation budgtaire Une fois le travail termin, transmettre au DAF le carnet de bons de commande accompagn de toutes les pices justificatives.

SCF

DAF

vrifier la cohrence des donnes faire procder par le SCF aux ventuelles corrections apposer son paraphe transmettre tout le dossier lAgent Comptable rceptionner les dossiers vrifier la prsence effective de toutes les pices justificatives requises effectuer les contrles rglementaires ciaprs sur les dossiers : l'exacte imputation de la dpense selon leur nature ou leur objet ; la disponibilit des crdits ; la parfaite concordance du montant de la dpense en lettre et en chiffre ; l'objet de la dpense ; le nom du crancier ; les pices justificatives jointes ; Pour toute irrgularit constate, faire reprendre le bon de commande apposer la signature suivie du cachet transmettre le dossier au Directeur Gnral. procder la mme vrification avant dapposer sa signature retourner le dossier au DAF pour la suite des travaux Instruire le SCF envoyer loriginal du bon de commande plus le duplicata au fournisseur qui dispose dun dlai de 15 jours pour livrer la commande. Classer la souche du bon de commande II.4.4 PROCEDURES DE LIVRAISON DES DELAI COMMANDES

Agent Comptable

DG

DAF SCF

INTERVENANTS

1- OBJECTIF

2- APPLICATION DE LA PROCEDURE

3- REGLES DE GESTION

4- Suivi des commandes suivre les commandes passes aux fournisseurs, les relancer si ncessaire afin de disposer des livraisons dans les meilleurs dlais. effectuer chaque semaine le suivi des commandes faire le point des livraisons par semaine, relever les retards de livraison, relancer les fournisseurs concerns par crit.

5- Livraison des commandes Rceptionner toute commande de fourniture ou dquipement passe par lAgence. Faire les livraisons en prsence dune quipe compose de lagent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service demandeur. Les livraisons accompagnes dun bordereau de

livraison en deux exemplaires au moins doivent correspondre quantitativement et qualitativement la commande sous rserve de rejet. Toutefois le fournisseur ne sera pay quaprs livraison totale. Un procs verbal de livraison pour les marchs ou un bordereau de livraison pour les fournitures est tabli pour matrialiser cette opration. 6- Procdures dentre dun bien en magasin - aprs la rception de la livraison, lquipe transmet les biens rceptionns au magasinier avec une copie des pices justificatives suivantes : le bon de commande ; le bordereau de rception ; le procs-verbal de rception. Aucune commande ne doit tre livre directement au service demandeur sans passer par le Magasinier qui procdera son enregistrement. Prendre livraison des biens aprs avoir procd aux contrles de conformit avec les pices reues : contrle de quantit ; contrle de qualit. Remplir et signer le bon dentre en trois exemplaires si les contrles ne rvlent aucune anomalie ; Regrouper les articles et les fournitures par lots homologues de mme nature ou de mme famille ; Renseigner la fiche de stock concerne et le

registre des informatique ;

entres

et

le

support

Procder au rangement dans les zones ou aires appropries.

7- Contrle et approbation de la livraison vrifier que les articles livrs sont ceux mentionns sur le Bordereau de livraison (B/C) du fournisseur ; effectuer un contrle physique des articles livrs par comptage de leurs quantits et les rapprocher aux quantits portes sur le Bon de commande (B/C) ; approuver la livraison lorsquelle est conforme la commande. On distinguera deux types de livraison : - La livraison de fournitures de bureau et du matriel, - La livraison de Biens dquipement. Lquipe de rception des livraisons varie suivant quil sagisse de fournitures de bureau ou de biens dquipement. Pour les fournitures de bureau, la livraison est faite en prsence de lagent comptable, du chef service comptable et financier, du magasinier et du service utilisateur. En ce qui concerne les biens dquipement, la rception est faite par la mme quipe assiste dun technicien. La procdure se droule ainsi quil suit :

 Signature du B/L du fournisseur aprs rapprochement du BC/BL ; rangement des articles livrs ; classement dune copie du B/L dans un chrono prvu cet effet.

8- Enregistrement des stocks ranger les articles ; mettre jour le registre ; .

INTERVENANTS II.4.5

PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS

DELAI

1- OBJECTIF

2- APPLICATION DE LA PROCEDURE

3- REGLES DE GESTION

4- Gnralit Les stocks comprennent tous les produits non consomms immdiatement et qui doivent obligatoirement transiter par le magasin. Les registres devant servir retracer les mouvements des matires sont : - un facturier ; - un livre journal des entres et des sorties ; - un grand livre ou compte de gestion ; - un registre inventaire des matriels en cours de consommation ; - un livre journal des ingrdients et pneumatiques ; - les ordres dentre ; - les ordres de sortie ; - la tenue de la fiche de stock par nature de matire

5- Organisation de la gestion des stocks Etre responsable de la gestion physique des articles stocks dans son magasin. veiller leur conservation dans de bonnes conditions de scurit.

 pouvoir donner tout moment des renseignements sur le mouvement intervenu sur chaque catgorie de biens en stock dans le magasin savoir : la quantit entre ; la quantit sortie ; la quantit en magasin. A cet effet, disposer : dun Registre des entres en Magasin qui rcapitule toutes les entres de produits en magasin dun Registre des sorties qui sert lenregistrement des sorties darticles ou de produits des fiches de stocks qui permettent la tenue de la comptabilit matire. Tenir les fiches de stocks sans rature, sans blanc, sans aucune altration. remplir les entres au bic rouge et les sorties au bic bleu La gestion manuelle est obligatoire et doit tre soutenue par une gestion informatise des Stocks. Procder un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des mouvements (Entre et sorties) concernant chaque lment du stock : sur la fiche de stock, sur les registres Sorties et sur le support informatique ; Procder au traitement en temps opportun

des donnes enregistres pour llaboration des tats de stock permettant : dactionner les commandes en temps utile afin dviter les ruptures des produits de consommation courante ; de donner aux dirigeants des informations sur ltat des stocks.

6- Tenue du magasin de stockage Maintenir le magasin de stockage propre, ar avec des alles permettant une circulation aise. Prsenter toutes les garanties contre le vol, lincendie, linondation et lhumidit et contre toutes dgradations des articles stocks. Disposer les articles et les produits dans leur aire de rangement, selon leur volume, leur nature, sur des tagres ou des palettes. Interdire lentre au magasin toute personne lexception du magasinier. Seul le magasinier a le droit de dtenir les cls dentre dun magasin 7- Procdures de sortie dun article du magasin exprimer son besoin sur une fiche de demande tablie en quatre exemplaires tirs dun carnet souches pr-imprims et prnumrots faire viser et signer par le chef service concern. transmettre la demande au Chef Service Comptable et Financier ; rceptionner la fiche ;

 analyser lopportunit de la quantit demande ; viser la fiche et laffecter au magasinier vrifier si la quantit figurant en stock est suffisante pour satisfaire la demande ; si oui, mettre son visa et transmettre la fiche au service comptabilit ; si la quantit est insuffisante mettre des rserves sur un papillon jointe la fiche et transmettre par la mme occasion signer le bon de demande si lavis du magasinier est favorable (article en stock et en quantit suffisante) ; tablir et signer un bon de sortie en trois (3) exemplaires. Les Bons de Sortie sont tirs dun carnet souche pr-imprim et pr-numrot. Les deux premiers feuillets sont transmis au service de Magasin. Le troisime feuillet est conserv dans le carnet souche ; mettre en attente la fiche de demande si le bien nexiste pas au magasin ou est en quantit insuffisante ; il y a la possibilit dobtenir une livraison partielle lorsque la quantit existante est insuffisante ; prparer larticle ou le produit sortir ; appeler le service demandeur ; sassurer que la personne venue prendre possession de larticle ou du produit est bien lintress ou un mandat ; faire signer par lintress, les deux feuillets du Bon de Sortie et le Registre de Stocks ; viser et signer son tour les deux feuillets du bon de Sortie. Mettre jour :

 le registre Sortie de Stocks ; la fiche de stock ; le support informatis.

8- Contrle en magasin procder priodiquement (au moins une fois par trimestre), un contrle inopin du magasin et des stocks avec mission dun rapport de contrle transmis au Directeur Gnral ; procder un rapprochement dune part, entre les fiches de stocks du magasinier et les tats de stocks tablis par le SCF et dautre part, entre : les registres Entre et Sortie de magasin ; les bons dentre et de sortie et les fiches de stocks ; les stocks existants et les stocks thoriques.

ANNEXES

1) ORGANIGRAMME 2) REGLEMENT INTERIEUR