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Guide de rfrence
Excel 2003
Un tableur sert effectuer des calculs en excutant ses formules. Elles peuvent faire rfrence dautres cellules de la mme feuille de calcul, des cellules dautres feuilles du mme classeur ou encore des cellules de feuilles contenues dans dautres classeurs. Pour faciliter la pose de formules et les rendre plus comprhensibles, vous nommerez les cellules impliques.
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Noms de cellules
Constantes numriques
Fonction
Oprateur de soustraction
Plage de cellules
Chaque oprande dune formule peut tre une valeur qui ne change pas (constante), une cellule ou une plage de cellules contenant ces valeurs, une tiquette, un nom ou une fonction. Excel effectue les oprations de la gauche vers la droite en respectant lordre de priorit des oprateurs que nous allons vous prsenter, et ce en commenant par le signe gal. Vous pouvez donc agir sur lordre de calcul en utilisant des parenthses pour regrouper les oprations qui doivent tre effectues en priorit, cela tout comme en arithmtique, si vous vous souvenez de lge insouciant de vos tudes lmentaires. Par exemple, le rsultat de la formule suivante est diffrent selon que vous placez ou non des parenthses au bon endroit, Excel accordant la priorit la multiplication sur laddition :
3+2*4 (3+2)*4 3+(2*4) = 11 = = (1) 20 (2) 11 (3)
En (1), Excel excute dabord la multiplication 2*4, puis ajoute 3. En (2), il effectue dabord laddition, puis multiplie le rsultat par 4. La formule (3) revient au mme que la formule (1), les parenthses se rvlant alors inutiles.
Conclusion
En cas de doute, nhsitez pas placer des parenthses en plus. Si elles sont inutiles, cela ne mange pas de pain.
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Pour composer une formule, vous devez entrer tous ses ingrdients les uns la suite des autres. Si vous tes totalement novice, nous ne saurions trop vous recommander de revoir le premier chapitre de cette deuxime partie et, en particulier, la section Calculer une valeur en crant une formule simple .
Figure 8.2. Pointez les cellules auxquelles vous faites rfrence dans une formule.
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Une formule de calcul dbute toujours par le signe gal (=). Tout comme en arithmtique. Lorsquon nemploie pas de parenthses pour hirarchiser les oprations, les priorits par ordre dcroissant sont :
1 Pourcentage (%). 2 Elvation puissance (^). 3 Multiplication (*) et division ( / ). 4 Addition (+) et soustraction (-).
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La division et la multiplication ont la mme priorit, de mme que la soustraction et laddition. Pour modifier les priorits, utilisez des parenthses. Pour saisir une valeur en pourcentage, il suffit de la faire suivre (avec ou sans espace) du symbole %. Cette valeur est affiche comme un pourcentage (par exemple, 6%), ou bien, si la cellule est au format Nombre, est interprte en centimes ; par exemple, 6% renvoie (retourne) 0,06.
Tableau 8.1. Oprateurs arithmtiques
Oprateur + (signe plus) - (signe moins) - (signe moins) * (astrisque) / (barre oblique) % (signe pourcentage) ^ (accent circonflexe) Fonction Addition Soustraction Ngation Multiplication Division Pourcentage Exposant Exemple 2+2 21 -1 2*3 6/2 20% 4^2 (quivalent de 4*4)
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B7:B18
, (virgule)
SOMME(B7:B18,D3:D25)
(espace unique)
SOMME(B5:B15 A7:D7) Dans cet exemple, une cellule telle que B7 est commune aux deux plages
Le tableau 8.4 liste lensemble de la hirarchie des priorits pour tous les oprateurs, et ce par ordre de priorit dcroissante.
Le problme de la division
La division pose un problme dinterprtation. En effet, la barre oblique (/) reprsente aussi bien le symbole de division que le sparateur de date. Pour obtenir le rsultat dune division, il faut frapper zro (0) suivi dun espace, puis cette division. Par exemple, 0 1/5 est affich comme une fraction, 1/5. Si la cellule est au format Nombre, elle fournit le rsultat 0,20. Dans tous les cas, le contenu de la barre de formule reste 0,2. Voyez les exemples de la figure 8.3.
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Figure 8.3. Problme de fractions. Pour introduire une fraction qui ne soit pas interprte comme une heure, commencez par un 0 suivi par un espace et tapez cette fraction.
donne :
Bonjour Madame
Il faut ventuellement inclure des espaces dans les chanes de caractres. Si vous faites rfrence une cellule, vous navez plus inclure ses coordonnes dans des guillemets. La figure 8.4 donne quelques exemples de concatnation.
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Pour revenir laffichage des rsultats, dcochez cette case ou appuyez sur Ctrl + ".
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2+3=6
En ralit, les valeurs contenues dans les cellules A7 et B7 de cet exemple sont non pas 2 et 3, mais 2,4666 et 3,4880 : on a supprim laffichage des dcimales (en cliquant sur licne Rduire les dcimales, dans la barre doutils Mise en forme). De ce fait, Excel a arrondi ces nombres la valeur infrieure, affichant un rsultat galement arrondi, mais la valeur suprieure, puisque laddition donne 5,9546. Si lon affiche les dcimales, le rsultat apparat correct (figure 8.6).
Figure 8.6. Lorsque les dcimales sont affiches, le rsultat apparat correct.
Ce type derreur apparente est courant lorsquon utilise des formats montaires et saffiche sur le dernier centime, ce qui fait le dsespoir des comptables. Pour lliminer, ordonnez Excel deffectuer les calculs en ne tenant compte que des valeurs rellement affiches :
1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur sa commande Options. 2 Cliquez sur longlet Calcul. 3 Cochez la case Calcul avec la prcision au format affich. 4 Cliquez sur OK. 5 Excel affiche une bote de dialogue de confirmation vous informant que les dcimales seront dfinitivement perdues. Choisissez dannuler ou de confirmer.
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Ds lors, la formule napparat plus dans la barre de formule lorsque sa cellule est slectionne (figure 8.7). Pour afficher de nouveau des formules masques, supprimez la protection de la feuille de calcul :
1 Slectionnez les cellules dprotger. 2 Cliquez sur le menu Outils, sur Protection, puis sur Oter la protection.
La formule napparat pas dans la barre de formule
Figure 8.7. La barre de formule naffiche plus la formule de la cellule slectionne lorsque cette dernire est protge.
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Voici trois cas particuliers faisant appel des notions qui vous seront prsentes ultrieurement : Si vous souhaitez modifier une fonction prsente dans la formule, modifiez ses arguments. Si la formule est une formule matricielle, appuyez sur Ctrl + Maj + Entre pour quExcel la reconnaisse comme telle. Si la cellule contient un lien hypertexte, cliquez dans une cellule voisine de celle modifier puis appuyez sur une flche de direction pour slectionner la cellule contenant la formule modifier.
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Valeurs logiques
Ces valeurs Vrai et Faux sont appeles valeurs logiques. Elles ne connaissent que ces deux tats. Elles correspondent Oui et Non.
A quoi peuvent donc servir ces fonctions logiques VRAI et FAUX ? A poser des commandes conditionnelles ; en voici un exemple simple. Dans la cellule B15, on pose une condition, laquelle, traduite en franais courant, sexprime par : si le contenu de la cellule B13 est VRAI, insrer dans la cellule courante B15 B13 est vrai ; si le contenu de B13 est FAUX, insrer B13 est faux . Cette formule SI conditionnelle scrit (vous apprendrez plus loin comment poser une telle fonction) :
=SI(B13;"B13 est vrai";"B13 est faux")
Dans lexemple de la figure 8.9, B13 est faux et la cellule B15 enregistre B13 est faux .
Calculs rapides
Voici quelques options de calcul rapide qui seront parfois les bienvenues.
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Par exemple, on a slectionn deux cellules contenant 5 et 7 dans la figure 8.10. La barre dtat affiche leur somme, 12. Cette mthode est trs gnrale.
Vous pouvez calculer la moyenne, la valeur maximale ou la valeur minimale de la plage slectionne. Si vous cliquez sur : Somme : la fonction de calcul automatique totalise les contenus des cellules qui contiennent des nombres. Figure 8.11. Menu contextuel Moyenne : Excel calcule la moyenne. de la barre dtat. Compteur : calcule le nombre de cellules remplies, sans compter les cellules vides. Cette fonction se traduit par Nbval, pour nombre de valeurs. Chiffres : calcule le nombre de cellules contenant des chiffres et correspond la fonction NB. Max et Min : Excel extrait la valeur maximale ou la valeur minimale. Aucun : le calcul automatique est inhib. Chaque fois que vous dmarrez Excel, le calcul automatique rinitialise la fonction SOMME.
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2 Appuyez sur la touche de fonction F9. La zone slectionne est remplace par son rsultat.
la formule initiale
On a calcul 2 + 3
Figure 8.13. La zone slectionne est remplace par le rsultat de son calcul.
Total unique
Vous pouvez insrer automatiquement dans une cellule la somme dune plage de cellules laide de la fonction Somme automatique : Slectionnez une cellule proche, par exemple immdiatement infrieure, dans laquelle vous souhaitez insrer la somme. Cliquez sur
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Somme automatique. Excel slectionne les cellules quil pense devoir additionner en les entourant dun cadre dfilant. Il indique la formule quil va employer (figure 8.14). Pour laccepter, appuyez sur Entre. Pour modifier la formule propose, slectionnez la plage totaliser, puis appuyez sur Entre.
Totaux multiples
Si votre feuille de calcul contient plusieurs totaux crer, en ligne et en colonne, ainsi que lavez appris dans le chapitre dinitiation de la premire partie, vous pouvez encore calculer le total gnral des valeurs laide de la fonction Somme automatique. Pour effectuer ces types de totaux multiples :
1 Slectionnez la plage des cellules additionner en ajoutant une colonne vide sur leur droite et une ligne vide en dessous. 2 Cliquez sur licne Somme automatique.
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Pour crer une formule calculant des donnes situes dans une autre feuille de calcul ou dans un autre classeur :
1 Avant de crer une liaison avec un nouveau classeur, vous devez enregistrer le classeur courant. 2 Dans le classeur contenant la formule, slectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez taper la rfrence externe.
Rfrence externe
Une rfrence externe est une rfrence une cellule, un nom ou une plage dune feuille situe dans un autre classeur Excel.
3 Puis, et selon le cas : Si vous crez une nouvelle formule, tapez un signe gal (=).
Si vous tapez une rfrence externe dans la formule, tapez lop-
rateur ou la fonction qui doit prcder la rfrence externe. Si vous souhaitez crer une liaison une autre feuille de calcul du classeur actif, cliquez sur la feuille de calcul qui contient les cellules que vous voulez lier. Si vous souhaitez crer une liaison avec une feuille de calcul situe dans un autre classeur, passez dans ce classeur, puis cliquez sur la feuille de calcul qui contient les cellules que vous souhaitez lier.
4 Slectionnez les cellules que vous souhaitez lier. 5 Compltez la formule. 6 Lorsque vous avez termin, appuyez sur Entre.
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Figure 8.15. Formule type de calcul dune somme avec liaison la feuille Prospection du mme classeur.
Remarque
Lorsque les cellules qui fournissent les donnes une liaison sont modifies, Excel ne met automatiquement jour la liaison que si le classeur qui la contient est ouvert. Si vous choisissez de lier des classeurs, noubliez pas de les mettre jour lorsque vous mettez jour ou lorsque vous modifiez les donnes dans le classeur source. Si un classeur dpendant est ouvert lorsque vous modifiez les donnes dans le classeur source, Excel met automatiquement jour ce classeur. Si le classeur dpendant nest pas ouvert, vous pouvez mettre les liaisons jour manuellement.
Excel propose deux mthodes pour afficher les formules comportant des liaisons vers dautres classeurs, selon que le classeur source (cest--dire celui qui fournit des donnes une formule) est ouvert ou ferm : Lorsque la source est ouverte, la liaison contient le nom du classeur entre crochets droits, suivi du nom de la feuille de calcul, dun point dexclamation ( ! ) et des cellules dont dpend la formule. Par exemple :
=Somme([Marseille]Ventes!C5:C15)
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Rfrences relatives
Lun des modes dadressage, celui qui sapplique par dfaut le plus souvent, est dit relatif. Pourquoi ? Tout simplement parce que, si vous copiez ou si vous dplacez une formule dun endroit de la feuille lautre, Excel ajuste ses rfrences de faon fournir un rsultat toujours juste. Vous avez dj appris ce qui se passait rellement. Si, par exemple, A1 contient 2, B1 contient 3 et C1 contient la formule de calcul :
=A1+B1
le rsultat affich par C1 est 5, la barre de formule montrant celle-ci (figure 8.16). En ralit, Excel a enregistr les rfrences des cellules selon une mthode particulire qui peut se traduire en langage courant par : dans la cellule courante, totaliser le contenu de la cellule situe deux emplacements sur la gauche au contenu de la cellule situe un emplacement sur la gauche. Cest ce quon appelle rfrences relatives. En effet, si vous copiez cette formule dans la cellule C2, laddition sexcutera sur A2 + B2 (figure 8.16). La formule sest transpose en :
=A2+B2
Elle sapplique donc parfaitement. Cest trs souvent cette mthode quon souhaite appliquer par dfaut dans les feuilles de calcul.
Figure 8.16. La copie dune formule en adressage relatif ne modifie pas son mode de fonctionnement.
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Rfrences absolues
Si lon ne veut pas modifier les rfrences dune formule lorsquon la copie ou lorsquon la dplace, il faut faire appel aux rfrences absolues. Cette fois, la formule ordonne laddition sans discussion possible de A1 + B1. Excel enregistre : additionner le contenu de A1 (en rfrences absolues) au contenu de la cellule B1, elle aussi en rfrences absolues. Si vous dplacez la formule, elle se rfrera toujours A1 et B1. La marque dune rfrence absolue est le prfixe dollar ($). Si lon a entr une formule en rfrences absolues dans C1 et si on la copie dans C2, le rsultat est rigoureusement identique, car la formule na pas t transpose ; laddition porte donc sur A1 + B1 dans la figure 8.17.
Moralit : si vous voulez que les transpositions dadresses sexcutent, adoptez ladressage relatif ; si vous ne voulez pas quelles sexcutent, appliquez ladressage absolu. Il ny a pas de rgle de choix, car tout dpend de votre tableau, du contexte et des oprations que vous pouvez ou devez excuter.
Rfrences mixtes
Cette troisime et dernire notion mlange savamment les deux prcdentes. En effet, la rfrence absolue peut sappliquer la colonne et la ligne, ou bien lune ou lautre seulement. Or, en utilisant le symbole $ avec lune ou lautre, on cre une rfrence mixte. Le tableau 8.5 illustre toutes ces possibilits.
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Mfiez-vous toujours de ces distinctions dans ladressage et pensez-y lorsque le rsultat nest pas conforme vos esprances.
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ou bien :
=Ventes-Achats
Ainsi rdige, cette question nappelle quune seule rponse, la seconde. Une bonne mthode consiste donc dcerner un nom significatif des cellules particulires ou mme des champs. Vous vous y retrouverez plus aisment. Les feuilles de calcul comportent souvent des tiquettes servant den-tte, places en haut de chaque colonne et gauche de chaque ligne. Vous pouvez utiliser : Ces tiquettes dans les formules lorsque vous voulez vous rfrer aux donnes concernes. Des noms significatifs autres que des tiquettes pour dsigner des cellules, des plages de cellules, des formules ou des constantes. Vous pouvez aussi dcerner un nom certaines lignes ou colonnes : cest dautant plus facile quExcel le fait souvent automatiquement, en se rfrant aux tiquettes des lignes et des colonnes.
Remarque
Par dfaut, les noms utilisent toujours des rfrences absolues aux cellules.
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Vous apprendrez nommer automatiquement les trois cellules A2, B2 et C2 par la suite, car vous devez apprendre, pour commencer, le principe de cette opration :
1 Slectionnez la cellule A2, par exemple. 2 Appuyez sur la combinaison Ctrl + F3, la frappe raccourcie pour nommer une cellule. La bote de dialogue de la figure 8.19 apparat. 3 Si vous ne vous souvenez pas de cette combinaison, ce nest pas grave : Cliquez sur le menu Insertion puis sur sa commande Nom.
Cliquez sur la commande Dfinir. La mme bote de dialogue
saffiche.
4 Ce qui est intressant est le fait que cette bote de dialogue : Propose, par dfaut, le nom Ventes la cellule slectionne, ltiquette quExcel a trouve en tte de la colonne.
Liste, dans le cadre central, les noms existant dans le classeur actif.
Ici, il ne sen trouve encore aucun. Indique, en bas de lcran, les coordonnes de la cellule slectionne en valeurs absolues, mais aussi la feuille du classeur laquelle elle appartient.
5 Tapez un nom ou mieux, ici, conservez celui qui vous est propos. 6 Cliquez sur : Ajouter pour simplement enregistrer le nom en conservant la bote de dialogue ouverte, ce que nous vous proposons de faire.
OK pour nommer la cellule et enregistrer le nom dans le cadre
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La cellule A2 est nomme, ici, Ventes. Vous pouvez en faire autant avec les deux autres cellules, donc B2 et C2 : B2 sappellera Achats. C2 sappellera Rsultat. Puisque vous avez conserv ouverte la bote de dialogue de la figure 8.19 (sinon renouvelez les oprations ci-dessus) :
1 Cliquez sur licne situe tout en bas, droite de cette bote de dialogue. Elle se replie, laissant apparatre la feuille de calcul. Si ce qui en subsiste vous gne encore, dplacez ce bandeau. 2 Cliquez sur la cellule suivante nommer, ici, B2. Elle sentoure dun cadre pointill tournant (figure 8.20).
Icne pour rduire ou rtablir la bote de dialogue Ladresse absolue de la cellule slectionne
3 Recliquez sur la mme icne. La bote de dialogue se redploie. Vous constatez que les rfrences absolues de la cellule sont reprises en bas. 4 Tapez un autre nom si vous prfrez et cliquez sur Ajouter.
Vous pouvez ainsi appliquer lune ou lautre de ces mthodes pour nommer une cellule. A lissue des trois dfinitions de nom, la bote de dialogue de la figure 8.19 offre laspect de la figure 8.21.
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Un autre phnomne intressant est le fait que maintenant, si vous slectionnez une cellule nomme, cest son nom et non plus ses coordonnes qui saffiche dans la barre de formule.
Cest rigoureux, mais cela na pas le mrite de la limpidit. Mieux vaut donc utiliser les noms et transformer cette formule en : =Ventes-Achats Pour cela :
1 Cliquez sur la cellule C2. 2 Appuyez sur le signe = du clavier. 3 Cliquez sur A2. Le nom Ventes sinscrit dans la formule, et non les coordonnes de la cellule. 4 Tapez le signe moins (-). 5 Cliquez sur B2. Le nom Achats sinscrit dans la formule (figure 8.22). 6 Validez, par exemple en cliquant sur licne de validation dans la barre de formule. Le rsultat sinscrit dans C2 (figure 8.23).
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Figure 8.23. Le rsultat apparat dans C4. La barre de formule rappelle la formule applique.
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Supprimez ainsi les trois noms pour passer la suite, et cliquez sur OK pour refermer la bote de dialogue. Excel, ne retrouvant plus ses noms, affiche dans la cellule contenant la formule un message derreur laconique, plus une balise que vous pouvez dailleurs ouvrir par curiosit (figure 8.24). Nous allons y remdier.
Figure 8.24. Message derreur et balise active aprs suppression des noms.
Nommer automatiquement
Excel peut dcerner automatiquement des noms des colonnes et des lignes en reprenant simplement leurs tiquettes dans le tableau. Vous avez pu en avoir un avant-got quand vous avez vu comment nommer la cellule A2, un peu plus haut. Pour nommer automatiquement les mmes cellules dans le mme tableau et avec les mmes noms que ci-dessus :
1 Slectionnez le groupe complet de cellules, en y incluant les zones den-tte, donc la plage A1:C2, ici (figure 8.25). Nous navons mme pas jug utile de supprimer la formule de calcul pour faire disparatre le message derreur.
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2 Appuyez sur la combinaison Ctrl + Maj + F3 ou bien, comme prcdemment et si vous ne vous souvenez pas de cette frappe, cliquez sur le menu Insertion, sur sa commande Nom puis sur son option Crer. 3 Une bote de dialogue spcifique saffiche (figure 8.26). 4 Dans cette bote de dialogue, indiquez o le programme doit rechercher le texte servant nommer automatiquement les colonnes et/ou les lignes. On a slectionn, ici, Ligne du haut, ce qui parat vident. 5 Cliquez sur OK : les cellules sont nommes comme prcdemment Ventes, Achats et Rsultat, et la formule redevient viable.
Figure 8.26. Indiquez Excel o il doit rechercher les noms affecter aux cellules.
Remarque
Si le nom de la cellule comporte un espace, comme dans Trimestre 1, par exemple, cet espace est remplac par un trait de soulignement dans le nom : Trimestre_1.
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3 Dans la bote de dialogue, slectionnez la fois Ligne du haut et Colonne de gauche pour indiquer Excel o il doit rechercher ses noms (figure 8.29). 4 Cliquez sur OK : les noms sont automatiquement affects, ainsi quen tmoigne la fentre ouverte en appuyant ensuite sur Ctrl + F3 (figure 8.30).
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. La zone couverte par le nom apparat dans le tableau. Modifiez cette zone avec la souris.
4 Terminez en cliquant sur OK, puis en refermant la bote de dialogue.
Changer un nom
Si vous voulez rebaptiser une cellule ou une plage, procdez de la mme faon :
1 Appuyez sur Ctrl + F3 pour ouvrir la bote de dialogue de la figure 8.30. 2 Dans la zone Noms dans le classeur, cliquez sur le nom changer pour le slectionner. Ce nom est rpt sur la ligne suprieure. 3 Double-cliquez sur ce nom, dans la premire ligne. 4 Tapez le nouveau nom la place de lancien. 5 Cliquez sur le bouton Ajouter. Le nouveau nom a t attribu la mme plage. 6 Il reste supprimer lancien. Slectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton Supprimer.
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La cellule B5 affiche le total (figure 8.31). Peut-on faire plus simple ? Vous pourrez ainsi utiliser les noms de cellules, par la suite, dans toutes vos formules, quelles soient simples ou complexes.
La formule dans B5
Les noms remplacent les anciennes coordonnes, ainsi quen tmoigne la figure 8.33 : la cellule E8 a t slectionne ; la barre de formule indique ce quelle contient. Profitez-en pour remarquer lorganisation des parenthses : elle rpond la syntaxe impose par Excel. Une rgle de bon sens : il doit y avoir autant de parenthses ouvrantes que de parenthses fermantes.
Figure 8.33. La nouvelle formule dans la cellule E6 apparat dans la barre de formule.
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prcdente est supprim, elle est dbaptise. La nouvelle cellule reoit ce nom. Les noms peuvent contenir des majuscules et des minuscules. Excel ne fait pas de distinction. Par exemple, si vous avez cr le nom Ventes puis cr lautre nom VENTES dans le mme classeur, le second nom remplace le premier.
Pour cela :
1 Reprez une zone de la feuille de calcul contenant deux colonnes vides. 2 Slectionnez une cellule qui sera la cellule pivot dangle suprieur gauche de la liste (la cellule G3 dans cet exemple, les titres ayant t ajouts par la suite). 3 Cliquez sur le menu Insertion, sur Nom, puis sur Coller. 4 Dans la bote de dialogue Coller un nom, cliquez sur Coller une liste (figure 8.35). 5 Cliquez sur OK. La liste des noms apparat.
Figure 8.35. Bote de dialogue pour coller la liste.
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Pour cet exemple (figure 8.36), on a repris un tableau dans lequel aucun nom nest attribu. Dans la cellule B8, on a intgralement tap la formule :
=somme(dpenses)
Cela sans faire appel licne SOMME (tapez le nom de cette fonction) ; puis on a indiqu entre parenthses ltiquette de la colonne concerne,
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Dpenses. Le rsultat est calcul comme si lon avait utilis des rfrences courantes ou des noms.
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Dates et tiquettes
Si vous tiquetez une plage en utilisant la bote de dialogue Plages dtiquettes et si la plage contient une tiquette anne ou date, Excel dfinit la date en tant qutiquette en plaant des guillemets autour lorsque vous la tapez dans une formule. Par exemple, votre feuille de calcul contient les tiquettes 2002 et 2003 et vous avez indiqu ces tiquettes dans la bote de dialogue Plages dtiquettes. Lorsque vous tapez la formule =SOMME(2002), Excel met jour automatiquement la formule comme suit =SOMME("2002").
Rfrences 3D
Si vous voulez analyser des donnes dans une cellule ou dans une plage de cellules disposes sur plusieurs feuilles de calcul du classeur, il vous faut faire appel des rfrences 3D (en trois dimensions). Une rfrence 3D inclut la rfrence des cellules ou des plages de cellules, prcdes dune plage de noms de feuilles de calcul. Excel utilise alors toutes les feuilles de calcul comprises entre le premier et le dernier nom de la rfrence. Par exemple :
=SOMME(Feuil3:Feuil12!C5)
additionne toutes les valeurs contenues dans la cellule C5 de lensemble des feuilles de calcul situes entre la Feuille 3 et la Feuille 12, celles-ci incluses. Le point dexclamation (!) spare les donnes.
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6 Maintenez la touche Maj enfonce et cliquez sur longlet correspondant la dernire feuille de calcul rfrencer. 7 Slectionnez la cellule ou la plage de cellules rfrencer. 8 Compltez la formule.
Attention
Mfiez-vous, ensuite, du dplacement ou de la suppression de feuilles ainsi rfrences, ou encore de linsertion dune feuille supplmentaire dans cette plage. Vous risquez dintroduire des erreurs de calcul.
Figure 8.37. Les noms affects automatiquement sont lists dans les deux colonnes de gauche.
A lvidence, certaines cellules appartiennent deux plages diffrentes. Par exemple, la cellule D3 appartient la fois la colonne nomme Juillet et la ligne baptise Ventes, ce qui suggre une nouvelle mthode pour la dsigner. Sachant que loprateur dintersection est simplement un espace, cette cellule est parfaitement localise en crivant :
Juillet Ventes
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En composant la formule, Excel dlimite de lui-mme les zones concernes, lesquelles se recouvrent lvidence (figure 8.38). La formule entre, le rsultat qui saffiche est bien 150, comme en tmoignera la figure 8.39 suivante. Vous pouvez appliquer ce concept pour laborer des formules plus complexes.
La formule de calcul
Intersection implicite
Bien mieux, on peut se rfrer de faon implicite une intersection. Par exemple, pour calculer les 10 % de la marge consacrs aux investissements, et ce dans chaque colonne de la ligne 7, il suffit de poser la formule :
=Marge*10%
Pour dsigner une colonne spcifique, par exemple Juin, la formule dintersection complte serait :
=(Marge Juin)*10%
Excel trouve la rfrence Marge et lutilise pour excuter le calcul (figure 8.39). Notez que les rfrences sur intersection ne fonctionnent pas avec les noms 3D.
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Valeurs derreur
Lorsquune formule ne parvient pas calculer correctement son rsultat, Excel affiche une valeur derreur. Les valeurs derreur peuvent rsulter de lutilisation de texte dans une formule qui exige une valeur numrique, de la suppression dune cellule laquelle une formule fait rfrence, de lutilisation dune cellule trop troite pour afficher le rsultat, dune division par zro (ce qui est strictement prohib), etc. Il se peut que les valeurs derreur ne rsultent pas de la formule ellemme. Par exemple, si une formule affiche une valeur derreur sous la forme #N/A ou #VALEUR!, il est possible que ce soit, non pas la cellule laquelle la formule fait rfrence qui contienne une erreur, mais une tout autre en amont. Vous pourrez retrouver des cellules qui produisent des valeurs derreur dans dautres formules laide des outils daudit prsents ultrieurement. En attendant, voici quels sont les affichages derreur que vous rencontrerez probablement, tt ou tard.
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Par exemple, si vous saisissez une formule qui contient une parenthse superflue telle que la suivante, cette fonction la dtecte et vous propose de la supprimer (figure 8.40) :
=2+((3*4)
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pales causes et leurs remdes probables sont lists dans le tableau 8.6. Pour une bonne comprhension de ces termes, sachez que : Un argument est une valeur utilise par une fonction pour effectuer des oprations ou des calculs. Le type dargument est spcifique de la fonction. Il peut sagir de valeurs numriques ou de texte, de rfrences de cellules ou de plages de cellules, de noms, dtiquettes... Un oprande est un lment accompagnant un oprateur dans une formule et tel quune valeur, des rfrences de cellules, des noms, des tiquettes ou des fonctions. Une formule matricielle est une formule permettant dexcuter plusieurs calculs, puis de renvoyer un ou plusieurs rsultats. Les formules matricielles agissent sur un ou plusieurs jeux de valeurs, ces derniers tant appels arguments matriciels. Chaque argument matriciel doit tre rectangulaire et comporter le mme nombre de lignes et/ou de colonnes. Pour renvoyer plusieurs rsultats, la formule doit tre saisie dans plusieurs cellules. Pour saisir une formule matricielle, appuyez sur Ctrl + Maj + Entre. Les formules matricielles sont automatiquement places entre accolades { }. Nous vous parlerons des formules matricielles plus loin dans ce chapitre. Une matrice est constitue par un ensemble rectangulaire de valeurs ou de plages de cellules. Associe dautres matrices ou plages, elle engendre des sommes ou des produits.
Tableau 8.6. Valeur derreur #Valeur!
Cause probable Une entre de texte quand la formule exige un nombre ou une valeur logique, telle que VRAI ou FAUX. Excel ne peut convertir le texte dans le type de donne appropri. Entre ou modification dune formule matricielle suivie de la frappe de la touche Entre. Entre dune rfrence de cellule, dune formule ou dune fonction en tant que constante matricielle. Solution suggre Vrifiez que la formule ou la fonction est correcte pour largument ou loprande ncessaire et que les cellules auxquelles la formule fait rfrence contiennent des valeurs valides (figure 8.41). Slectionnez la cellule ou la plage de cellules contenant la formule matricielle, appuyez sur la touche F2 pour modifier la formule, puis appuyez sur Ctrl + Maj + Entre. Vrifiez que la constante matricielle nest pas une rfrence de cellule, une formule ou une fonction.
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Figure 8.41. Valeur derreur. La cellule A11 contient un nombre et la cellule B11, du texte. La formule =A11+B11 dans C11 renvoie lerreur #VALEUR!. Une balise apparat. Utilisez la fonction SOMME dans la formule pour ajouter les deux valeurs (cette fonction SOMME ignore le texte) : =SOMME(A17:B17).
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Utilisation dune rfrence de cellule pour une cellule vide ou une cellule contenant 0 comme diviseur. (Si un oprande est une cellule vide, Microsoft Excel interprte celle-ci comme contenant 0.)
Entre dune formule contenant une division par 0 explicite, par exemple =4/0. Excution dune macro utilisant une fonction ou une formule qui renvoie #DIV/0!.
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Vrifiez que toutes les rfrences de plages utilisent les deux-points (:).
Utilisation de la fonction de feuille de calcul RECHERCHEV, RECHERCHEH ou EQUIV pour trouver une valeur dans une table non trie.
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Modifiez la formule de sorte que son rsultat soit compris dans les valeurs admises.
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utiliser la fois la fonction SOMME et la fonction conditionnelle SI pour obtenir le rsultat directement. La formule poser est :
=SOMME(SI(B3:B12="France";C3:C12))
Elle signifie, en clair : faire la somme de la plage C3:C12 pour les lignes dans lesquelles figure le mot France dans la plage B3:B12 . La formule pose, appuyez sur Ctrl + Maj + Entre pour la valider en tant que formule matricielle. Voyez ce que cela donne comme rsultat dans la figure 8.42, cette formule ayant t entre dans C14 ; la barre de formule confirme ce qui se trouve dans cette cellule.
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Appuyez sur Ctrl + Maj + Entre pour valider la formule matricielle, laquelle sentoure d'accolades dans la barre de formule.
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Somme conditionnelle
Une formule sert effectuer des calculs inconditionnels de valeurs dans votre feuille de calcul. Normalement, les formules effectuent les calculs sur toutes les valeurs dune plage donne. Parfois, dans certains cas particuliers, vous souhaiterez quExcel nexcute un calcul quen le soumettant une condition. Les types de conditions possibles sont aussi varis que votre imagination le permet ; nous allons vous en donner un exemple. Excel comprend trois fonctions qui calculent les rsultats en fonction de conditions : Pour compter le nombre de fois quune valeur spcifique apparat dans une plage de cellules, utilisez la fonction de feuille de calcul NB.SI. Pour calculer un montant total en fonction dune seule condition, utilisez la fonction de feuille de calcul SOMME.SI. Pour renvoyer une valeur parmi deux, utilisez la fonction SI. Si vous ne matrisez pas bien les fonctions de feuille de calcul, lassistant Somme conditionnelle peut vous aider crer des formules qui calculent des sommes en fonction de conditions.
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1 Slectionnez la plage du tableau si lAssistant ne la pas reconnue automatiquement (ici, A1:B5, mais en coordonnes absolues). 2 Cliquez sur le bouton Suivant pour indiquer la fois dans quelle colonne se trouvent les donnes totaliser et quelle est la condition. Droulez les listes pour slectionner ces informations, qui doivent tre ici :
Vendeur=Andr
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Figure 8.45. Premire fentre de lAssistant Somme conditionnelle. Spcifiez la plage de la liste.
1 Cliquez sur le bouton Ajouter la condition (figure 8.46). Vous pourriez de la mme faon crer dautres conditions. 2 Dans sa troisime fentre, lAssistant vous demande sil doit copier la formule seule ou la formule et sa condition dans la cellule cible (figure 8.47). On peut conserver la premire option, mais vous allez voir quoi sert la seconde plus loin.
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3 Indiquez enfin la cellule cible dans la quatrime fentre de lAssistant. Si vous cliquez sur la liste droulante, la bote de dialogue se compacte pour vous laisser choisir la cellule cible ; recliquez ensuite sur son icne de redploiement. 4 Cliquez sur le bouton Fin. La somme conditionnelle est calcule (figure 8.48).
Si Andr napparaissait pas dans la cellule E5, Excel poserait la formule complte :
=SOMME(SI($A$2:$A$5="Andr";$B$2:$B$5;0))
Sans une certaine exprience, il est difficile de crer directement une telle formule la main sans commettre derreur.
Figure 8.47. Vous pouvez copier la formule seule ou la formule avec sa condition.
E5 contient Andr
Figure 8.48. La somme conditionnelle a t calcule. Observez surtout la formule compose par lAssistant (dans la barre de formule).
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Ce mode de travail vous permet de crer des lignes spcifiques, vendeur par vendeur puisque cest lAssistant qui se charge de mentionner leur nom. Cela pourrait donner ce que montre la figure 8.49.
Figure 8.49. LAssistant place le nom du vendeur dans une cellule et la formule dans lautre.
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recalcules automatiquement chaque fois que le classeur est recalcul. En outre, il est possible que la procdure de calcul soit plus longue si les feuilles de calcul contiennent des liens vers dautres feuilles ou classeurs.
Ces options sont les suivantes : Automatique : calcule toutes les formules dpendantes lors de chaque modification dune valeur, dune formule ou dun nom. Ce mode de calcul est tabli par dfaut. Automatique sauf les tables : calcule toutes les formules dpendantes, lexception des tables de donnes. Pour calculer les tables de donnes, cliquez sur le bouton Calculer maintenant. Sur ordre : calcule les classeurs ouverts uniquement lorsque vous cliquez sur ce bouton. Lorsque vous cliquez sur Sur ordre, Excel active automatiquement la case cocher Recalcul avant lenregistrement. Si lenregistrement dun classeur dure trop longtemps, dsactivez cette option. Calculer maintenant (F9) : ce bouton lance le recalcul de toutes les feuilles de calcul ouvertes, y compris les tables de donnes, et met jour toutes les feuilles graphiques ouvertes. Vous pouvez appuyer sur F9 pour navoir pas passer par cette bote de dialogue.
Attention
Si vous cliquez dans la barre de formule et si vous appuyez ensuite sur F9, Excel affiche la valeur de la formule ou de la partie slectionne de la formule. Pour restaurer la formule dans la cellule, appuyez sur Echap. Pour restaurer la formule, si vous avez appuy sur Entre, cliquez sur le bouton Annuler.
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graphiques et les feuilles de graphiques lis la feuille de calcul. Vous pouvez aussi appuyer sur Maj + F9 pour lancer cette opration.
Remarque
Si une feuille de calcul contient une formule lie une feuille de calcul nayant pas t calcule et si vous mettez jour cette liaison, Excel affiche un message disant que la feuille de calcul source na pas t compltement calcule. Pour mettre jour la liaison avec la valeur actuelle stocke dans la feuille de calcul source, cliquez sur OK. Pour annuler la mise jour de la liaison et utiliser la valeur prcdemment obtenue dans la feuille de calcul source, cliquez sur le bouton Annuler.
Rappelez-vous que le plus simple consiste appuyer sur F9 pour recalculer tous les classeurs ouverts.
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exemple :
[Habillement.xls]
Maintenant, si vous modifiez une donne dans le classeur source et que celle-ci modifie le rsultat dans la cellule lie, son contenu sera automatiquement introduit dans la cellule lie du classeur cible.
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La cration de rfrences externes vous garantit que la modification de certaines valeurs sera automatiquement reporte dans les feuilles et les classeurs cibles. Notez que cet exemple, pour rester simple, ne portait que sur une seule cellule.