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TALLER DE CONTPAQ

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INTRODUCCIN

Contpaq es el sistema contable financiero y fiscal, que da a los empresarios y contadores una visin completa de los resultados del negocio. Est diseado para facilitar el trabajo y mejorar la toma de decisiones dentro de las compaas, en el mbito directivo y gerencial, de manera rpida y oportuna. Ofrece informacin fiscal, contable y un control de activos fijos para un mejor manejo de las plizas de depreciacin. Contpaq ofrece a los usuarios las siguientes ventajas: Manejo simultneo de varias empresas. Mostrar en pantalla varios procesos a la vez. Navegacin por el sistema a travs del ratn. Realiza la reexpresin de los estados financieros (Boletn B10). Calcula los pagos provisionales y declaraciones anuales de ISR, IVA e IMPAC. Contpaq es versatilidad y flexibilidad, al definir su catlogo de cuentas es posible tener hasta 999 niveles de cuentas y sub cuentas con una estructura completamente definida por el usuario. Adems, tiene la facilidad de definir un cdigo de cuenta alfanumrico de hasta 20 dgitos.

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1 Acceso a Contpaq 2 Instalacin de empresas 2.1 Activar una empresa 2.2 Borrar una empresa 2.3 Redefinicin de empresa 3 Barra de Herramientas 4 Catlogo de cuentas 4.1 Como dar de alta una nueva cuenta 4.2 Como eliminar una cuenta 4.3 Desplegar el catlogo de cuentas 5 Preplizas 5.1 Importe base 5.2 Modificar preplizas 5.3 Eliminar preplizas 6 Plizas 6.1 Partes de la ventana 6.2 Modificar movimientos 6.3 Eliminar movimientos 6.4 Buscar plizas 6.5 Cuadrar plizas manualmente 6.6 Borrar plizas 6.7 Imprimir plizas 7 Como generar reportes 7.1 Balance general 7.2 Estado de resultados 8 Cierre de periodos / Cierre de Ejercicio 7.1 Balance general 7.2 Estado de resultados

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1 ACCESO A CONTPAQ
Para ingresar al sistema se cuentan con 2 opciones: 1.- Dar clic sobre el icono de Contpaq, que se encuentra en el escritorio. 2.- Ir Inicio/ Programas/ Compac Contpaq 2003 (local)/ Contpaq 2003.

Al entrar al programa el sistema pedir un nombre de usuario y una clave de acceso. Contpaq cuenta, inicialmente con una cuenta de acceso, la cual no tiene una clave; la cuenta se llama Cuenta de SUPERVISOR.

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Despus de dar clic en aceptar, aparecer el siguiente cuadro de dilogo, el cual muestra algunos tips, da con da.

2 INSTALACIN DE EMPRESAS
La instalacin de una empresa dentro del sistema ContPAQ, es uno de los procedimientos de mayor trascendencia, ya que en l, se especifican los parmetros de configuracin con los que trabajar el sistema; como lo es la estructura que tendr el catlogo de cuentas. Para ello se tendrn que seguir los siguientes pasos: 1.- Ir al men Archivo/ Empresas.

2.- Dar clic en el icono Empresas ubicado en la barra de herramientas.

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3.- Presionar simultneamente las teclas Ctrl. + E. A continuacin aparecer la siguiente ventana; se da un clic en el botn Instalar, para comenzar a dar de alta la empresa.

Se desplegar el siguiente cuadro, el cual pide los datos generales de la empresa, como lo son el nombre de la empresa, aqu mismo se elige la estructura del catlogo de cuentas, si va a utilizar un valor numrico o alfanumrico, as como el ejercicio del que se trata, entre otras cuestiones.

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1.- Datos generales: pide el nombre de la empresa a instalar. 2.- Catlogo de cuentas: contiene formatos de catlogos que servirn para disear el de la empresa que se va a instalar. Catlogo general: se auto instalan 112 cuentas, desde el primer nivel, hasta las cuentas ms comunes de mayor. Empresa de servicio: se instala un catlogo con 115 de las cuentas ms comunes para este tipo de empresa. Empresa comercial: se instala un catlogo con 114 cuentas que aplican para estas empresas. Estructura de cuenta: contiene la estructura del cdigo de las cuentas en el formato de segmentos y dgitos. Para asignar un nmero de cuenta, es necesario definir su estructura. XXX XXX XXX

DGITOS

NIVELES

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Valor: contiene el valor que tendr el cdigo de las cuentas, si tendr letras y nmeros (alfa numrico) o si estar formado slo por nmeros (numrico). Cada segmento es un nivel: contiene el tipo de codificacin que se utilizar en el catlogo de la empresa. 3.- Ejercicio: Lista los ejercicios de la empresa. El sistema presenta el ejercicio vigente. 4.- Perodo, solicita los siguientes campos: Tipo: contiene el tipo de periodo que se manejar, puede ser mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y especial. Vigente: contiene el periodo en el cual se comenzar a capturar los datos una vez instalada la empresa. Periodos del ejercicio: contiene el nmero de perodos totales del ejercicio en base al tipo de periodos seleccionados. Inicio: contiene la fecha de inicio del periodo vigente. Periodos abiertos: contiene el manejo de los periodos dentro del sistema. 5.- Ubicacin de archivos: solicita el nombre de la carpeta que contendr los datos de la empresa. Una vez dados de alta todos estos datos se da clic en aceptar, e inmediatamente se comienza a crear en el sistema la nueva empresa.

2.1 ACTIVAR UNA EMPRESA

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Cada vez que se necesite ingresar a una empresa para capturar u obtener informacin de la misma, se debern seguir los siguientes pasos: 1.- Presione el botn Empresas en la barra de herramientas. 2.- De un clic con el botn izquierdo sobre la empresa que desee trabajar. 3.- Presione el botn aceptar.

2.2 BORRAR UNA EMPRESA


Cuando se desee eliminar alguna de las empresas que se tienen dadas de alta, ya sea por que ya no se necesite, por que se haya instalado alguna empresa y se arrepienta de esto, o por alguna otra circunstancia, deber seguir los siguientes pasos:

1.- Ingrese al men Empresas.

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2.- De clic izquierdo sobre la empresa que desea borrar. 3.- Presione el botn eliminar. Aparecer el siguiente cuadro, de clic en aceptar.

2.3 REDEFINICIN DE EMPRESA


Est opcin permite adaptar la informacin a las necesidades particulares de cada empresa; aqu se pide el nombre del representan te legal, as como unos datos particulares, adems de los datos de registros de la empresa. Para ello se deben de seguir los siguientes pasos: 1.- Ir al men Archivo/ Redefinir empresa. Se desplegar la siguiente ventana.

2.- Fechas: contiene la informacin correspondiente a las fechas del periodo y ejercicio para la empresa seleccionada.

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3.- Parmetros: contiene informacin correspondiente al funcionamiento operativo de Contpaq, en los mdulos de plizas y manejo de periodos.

4.- Cuentas: contiene la informacin de los parmetros de funcionamiento que aplican en el catlogo de cuentas de la empresa en la que se esta trabajando.

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5.- Unidades: esta ventana se utiliza cuando se desea cambiar la ubicacin de los archivos de la empresa o las unidades en donde se guardarn los respaldos.

6.- Otros parmetros: contiene informacin de los parmetros adicionales que sern utilizados en partes especficas del sistema.

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3 BARRA DE HERRAMIENTAS
Es la que contiene los botones con iconos que representan algunos de los procesos ms utilizados al trabajar con el sistema. Cada botn ejecuta de manera directa la accin que representa. Empresas Respaldar Estado Manejo de de cuadre Estado del sistema Cambiar periodo empresas Moneda Desplegar catlogo de cuentas Reportes Notas Calculadora Impresora Excel Word Ayuda Salir Accesorios Plizas Catlogo Datos fiscales del catlogo Mdulos Preferencias Saldos Activos fijos Presupuestos Grficas Cascada Idioma Asesora en lnea Salida

4 CATLOGO DE CUENTAS
Este catlogo contiene toda la informacin referente a todas y cada una de las cuentas que forman el catlogo de cuentas para una empresa determinada. Para ingresar al catlogo de cuentas se debe ir al men Catlogo/ Catlogo o presionar Ctrl. + F3.

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Al ingresar al catlogo de cuentas, el sistema despliega la siguiente ventana:

1.- Datos generales: No. de cuenta: contiene el cdigo de la cuenta. Nombre: contiene el nombre de la cuenta.

Sub cuenta de: contiene el cdigo de la cuenta a la que se acumula.


Nombre: contiene el nombre de la cuenta a la que se acumula.

2.- Datos de agrupacin: Tipo de la cuenta: contiene el tipo y la naturaleza de la cuenta.

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Centro de costos: contiene el nmero del centro de costo al que pertenece la cuenta, si es que pertenece a alguno. Fecha: contiene la fecha de alta de la cuenta. Dgito agrupador: contiene el dgito que agrupa a esta cuenta con otras, si es que aplica. Cuenta de mayor: contiene la informacin de cmo aparecer la cuenta en los reportes y auxiliares. Moneda para capturar: contiene el tipo de moneda con la que trabajar esta cuenta.

3.- Botones de procedimientos especiales:

Consultar la historia de saldos, cargos y abonos de la cuenta.

Capturar, consultar, modificar o eliminar la informacin fiscal de la cuenta Datos fiscales.

Capturar, consultar, modificar o eliminar la informacin para el clculo de depreciaciones de la cuenta de Activos fijos.

Graficar los datos de la cuenta.

4.1 COMO DAR DE ALTA UNA NUEVA CUENTA

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Para dar de alta una nueva cuenta del catlogo se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Abrir el catlogo de cuentas. 2.- Capturar la informacin necesaria. 3.- Presione el botn Aceptar.

4.2 COMO ELIMINAR UNA CUENTA


Para poder eliminar una cuenta se debe de tomar en cuenta lo siguiente: La cuenta que se desea eliminar debe estar en cero. No debe de tener movimientos. No debe de tener sub cuentas que dependan de ella. Una vez tomados en cuenta los puntos anteriores se siguen los siguientes pasos: Se abre el catlogo de cuentas. Capture el cdigo de la cuenta que desea eliminar. Oprima la tecla tecla < Tab >. De clic en el botn Eliminar. Confirme el borrado del registro.

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4.3 DESPLEGAR EL CATLOGO DE CUENTAS


La opcin de desplegar catlogo es de gran utilidad, ya que ayuda en cualquier momento en caso de que se haya olvidado el cdigo de las cuentas. Para desplegar el catlogo se pueden seguir cualquiera de las siguientes opciones: 1.- Ir al men Catlogo/ Desplegar catlogo. 2.- Cuando se este capturando alguna pliza, presione la tecla F3. 3.- Presione el botn ubicado en la barra de herramientas.

4.- Presione simultneamente las teclas <Alt + F3>. Aparecer la siguiente ventana, en la cual se muestran cada una de las cuentas con su cdigo y las sub cuentas:

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5 PREPLIZAS
Las preplizas son formatos del sistema, establecidos para evitar la captura de plizas que se presentan peridicamente en las operaciones de la empresa. Para crear una prepliza se siguen los siguen los pasos: 1.- Ir al men plizas, opcin Preplizas o presionando las teclas <ctrl. + O>.

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Se despliega la siguiente ventana:

5.1 IMPORTE BASE


Cuando diseamos un formato para generar una pliza, siempre tendremos que indicarle al sistema el monto a repartir entre los movimientos del formato. A este importe se le conoce como Importe Base. 1.- Datos de la prepliza: No.: aqu se captura el nmero correspondiente a la prepliza. Descripcin: se coloca el nombre de la pliza. 2.- Datos de la pliza a generar:

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Fecha: capture la fecha en la que se generar la pliza una vez que se activa este formato. Da: en este campo se captura el da en el que se generar la pliza. Tipo: se captura el tipo de pliza a generar, cuando no se desee hacerlo se debe seleccionar la opcin Por captar. Nmero: se captura el nmero con el que se crear la pliza al ejecutar el formato. 3.- Caractersticas: Concepto: capture el concepto que llevar la pliza que se genere con este formato. Clase sin afectar: se selecciona esta opcin cuando se desea que la pliza a generar no afecte los saldos de las cuentas inmediatamente. Diario de plizas: seleccione el diario al que va a pertenecer la pliza que se genere con este formato. 4.- Movimientos: Cuenta: se captura el cdigo de la cuenta que intervendr en cada movimiento. Nombre: se despliega el nombre correspondiente al cdigo de cuenta capturado. Referencia: se captura el nmero de algn documento que sirva como referencia al movimiento. Concepto: capture el concepto que aplicar para este movimiento. Diario: seleccione el diario especial por el cual se agrupar cada movimiento.

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Nombre: se despliega el nombre del diario capturado.

Cargo/ Abono: capture la cantidad correspondiente al cargo o al abono al que se refiera el movimiento.

5.2 MODIFICAR PREPLIZAS


Para poder modificar una prepliza realice lo siguiente: 1.- Ir al men plizas opcin preplizas. 2.- Capture el nmero de la prepliza que desea modificar. 3.- Presione la tecla de <TAB>. 4.- Modifique la informacin que requiera. 5.- De clic en aceptar.

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TALLER DE CONTPAQ 5.3 ELIMINAR PREPLIZAS


Para poder eliminar una prepliza se realiza lo siguiente: 1.- Ir al men pliza opcin Prepliza. 2.- Capture el nmero de la prepliza que desee eliminar. 3.- Presione la tecla <TAB>. 4.- De clic en el botn eliminar. 5.- Confirme la eliminacin de la prepliza.

6 PLIZAS
Las plizas son los registros contables en los que se traducen las operaciones comerciales de una compaa. Son la principal fuente de informacin para la toma de decisiones. Para capturar las plizas se debe de entrar a la ventana de captura, con cualquiera de las siguientes acciones: 1.- Seleccionar la opcin Plizas del men plizas.

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2.- Presione simultneamente las teclas < ctrl. + P >. 3.- En la barra de herramientas de un clic en el botn Aparecer la siguiente ventana: .

6.1 PARTES DE LA VENTANA


1.- Datos de la prepliza: Prepliza: muestra la lista de preplizas que el usuario hubiese definido con anterioridad. Base: solicita el importe base que ser distribuido entre los movimientos contables de prepliza. 2.- Campos no obligados o datos adicionales: Pliza de ajuste: indica que la pliza a registrar ser considerada como ajuste. Permite ver la pliza de cierre de algn ejercicio, capturando una fecha de cierre vlida.

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Clase sin afectar: indica si se desea o no que la pliza a registrar afecte los saldos de las cuentas inmediatamente. Diario de plizas: selecciona el diario especial por el que se agrupar la pliza a capturar. 3.- Datos de la pliza, los datos que se incluyen en esta clasificacin se consideran obligatorios. Fecha: que tendr la pliza a registrar. Tipo: de pliza a generar, es decir: ingresos, egresos o diario. Nmero: de la pliza a generar. Concepto: de la pliza a capturar. Presenta la lista de los conceptos registrados anteriormente, para poder utilizar alguno de estos, se utilizan las flechas del cursor, y se da <Enter>. 4.- Movimientos. Para moverse entre estos campos presione Enter. Cuenta: cdigo de la cuenta que intervendr en cada movimiento. Para desplegar el catlogo de cuentas presione F3. Nombre: descripcin de la cuenta registrada en el campo anterior. Cargo: cantidad correspondiente al cargo. Abono: cantidad correspondiente al abono. Concepto: descripcin que aplica a cada movimiento. Diario: especial por el cual se agrupar cada movimiento.

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Nombre: del diario capturado. Totales: suma de los cargos y abonos de la pliza para verificar que esta cuadre.

6.2 MODIFICAR MOVIMIENTOS


Para modificar los datos de un movimiento de una pliza que ya ha sido capturada, se deben de seguir los siguientes pasos: 1.- Ir al men plizas, opcin Plizas. 2.- Capture la fecha, el tipo y nmero de la pliza que se desea modificar. 3.- Posicinese en el campo del movimiento a modificar. 4.- Capture la modificacin. 5.- Presione <Enter>.
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6.- Presione la tecla modificacin realizada. 7.- Presione el botn Aceptar. . El sistema afectar los archivos correspondientes con la

6.3 ELIMINAR MOVIMIENTOS


Para eliminar un movimiento de alguna pliza, se siguen los siguientes pasos: 1.- Eliminar un movimiento: Dentro de la pliza que se desee modificar, seleccione el movimiento y para eliminarlo, tiene 2 opciones: Oprima la tecla <DEL> o <SUPR>. Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin eliminar este movimiento.

2.- Eliminar varios movimientos: Seleccione con el ratn los movimientos a eliminar y presione la tecla <Del> o <Supr>. O con el ratn de clic en el botn derecho y elija la opcin Eliminar movimientos seleccionados. Se desplegar una ventana de advertencia pidiendo la confirmacin de la accin. De clic en Aceptar y el sistema eliminar los movimientos seleccionados.

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6.4 BUSCAR PLIZAS


Para poder buscar una pliza, se utilizan los cuatro botones de bsqueda ubicados en la parte superior de captura de plizas. Primera pliza. ltima pliza

Pliza anterior.

Siguiente pliza.

6.5 CUADRAR PLIZAS MANUALMENTE


Para cuadrar las plizas, colquese en el importe del cargo o abono y presione las teclas: <ctrl. + D> F9
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Asterisco (*).

El sistema colocar la diferencia existente entre el total de cargos y el total de abonos de la pliza como importe del movimiento.

6.6 BORRAR PLIZAS


Los pasos para poder eliminar una pliza son los siguientes: 1.- Ingrese al men plizas, opcin plizas. 2.- Capture la fecha, tipo y nmero de la pliza a eliminar. 3.- Presione el botn Eliminar o simultneamente las teclas <Alt+E>. Se desplegar una venta pidiendo la confirmacin de la accin. 4.- Presione el botn Aceptar de la ventana de confirmacin. El sistema eliminar la pliza de los archivos correspondientes.

6.7 IMPRIMIR PLIZAS


Si se desea imprimir una sola pliza desde la ventana de captura, sigo los siguientes pasos:

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1.- Capture la fecha, tipo y nmero de la pliza a imprimir. 2.- Presione el botn imprimir o simultneamente las teclas <Alt+I>. Se desplegar la ventana de datos generales de impresin. 3.- Seleccione los datos de impresin. 4.- Presione el botn Aceptar. La pliza se imprimir en la impresora seleccionada con los parmetros especificados.

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Para imprimir todas las plizas tanto de diario, ingresos y egresos, siga los siguientes pasos: 1.- Ir al men Repotes/ Reportes auxiliares y la opcin diarios y plizas. Se desplegar la siguiente ventana:

Intervalo de plizas que se desean imprimir.

2.- Capture los datos requeridos por el reporte. Perodo que se desea imprimir. 3.- Seleccione la salida del reporte haciendo clic sobre la opcin deseada, esta puede ser por pantalla, impresora o disco. Como se desean imprimir.

Tipo de impresin.

7 COMO GENERAR REPORTES


7.1 BALANCE GENERAL
Para generar el estado de posicin financiera o balance general, los pasos a seguir son los siguientes: 1.- Men Reportes/ Estados financieros/ Posicin financiera, Balance general.

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2.- Se desplegar una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea visualizar, entre otros datos.

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3.- En seguida aparecer una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el reporte.

Eligiendo la opcin en pantalla, el reporte se genera como sigue:

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TALLER DE CONTPAQ 7.2 ESTADO DE RESULTADOS


Para generar el estado de resultados, los pasos a seguir son los siguientes: 1.- Men Reportes/ Estados financieros/ Estado de resultados.

2.- Se desplegar una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea visualizar, entre otros datos.

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3.- En seguida aparecer una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el reporte.

Eligiendo la opcin en pantalla, el reporte se genera como sigue:

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8 CIERRE DE PERIODOS/ CIERRE DE EJERCICIOS

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