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CNUCED

Le systme eRegistrations
Guichets uniques
en ligne
pour des administrations

efcaces

eRegistrations est un systme de gouvernement lectronique congurable, conu pour automatiser des procdures administratives simples ou complexes. Adaptable nimporte quel processus administratif, il peut sappliquer des procdures aussi diverses que lenregistrement dune entreprise, la demande dun permis de construction, les procdures du commerce extrieur, ou le transfert dun titre de proprit. eRegistrations peut automatiser des oprations impliquant une seule administration (par exemple la demande denregistrement au registre du commerce) ou des oprations simultanes avec plusieurs administrations (inscription de lentreprise dans tous les registres obligatoires: impts, mairie, scurit sociale, ministre du travail, registre du commerce, etc.), constituant ainsi un guichet unique en ligne. Il peut tre install au niveau municipal, national ou supranational.

La philosophie eRegistrations

Lusager au centre de la gouvernance lectronique

eRegistrations permet d'effectuer des dmarches simultanes auprs de plusieurs administrations, avec un seul formulaire et en chargeant les documents une seule fois. Il intgre les procdures des administrations participantes, et dnit au cas par cas, en fonction de la situation du demandeur, les donnes et les documents ncessaires. La multiplicit des administrations impliques dans une procdure n'est plus un problme, l'usager l'impression de traiter avec une seule entit. La base de donnes de l'usager est le centre nvralgique du systme et le lien entre toutes les administrations. Les requtes sont faites partir de la base de donnes, o sont galement stocks les documents mis par les administrations.

Interoprabilit avec les systmes existants

eRegistrations n'exige aucun changement dans les processus internes des administrations participantes ni dans leurs systmes informatiques. Il n'a pas besoin d'accder leurs bases de donnes. Il n'est pas ncessaire que les administrations soient interconnectes, ni mme qu'elles soient informatises. A l'inverse, eRegistrations propose un accs total sa propre base de donnes et permet aux administrations d'extraire automatiquement les informations dont elles ont besoin. L'interoprabilit se fait par l'accs partag la base de donnes eRegistrations, qui est celle des usagers, et o les administrations viennent chercher et dposer de l'information.

Scurit avance
L'information des usagers est conserve sur des serveurs de haute scurit, avec des connexions protges et encryptes, pour garantir leur inviolabilit. Les usagers contrlent totalement leur espace dans la base de donnes, grce leurs codes d'accs. Ils peuvent donner des tiers un accs tout ou partie de leur information, au moyen d'une URL et d'un mot de passe qui donnent accs uniquement l'information qu'ils veulent partager. Les documents administratifs digitaliss qui ont t placs directement par les administrations, avec une signature lectronique, ne peuvent pas tre altrs par les usagers.

Congurabilit et adaptabilit
eRegistrations est un systme gnrique de gouvernement lectronique qui peut s'appliquer n'importe quelle procdure administrative, toutes consistant, en dernire analyse, en un change d'information entre un usager et une ou plusieurs administrations. Une procdure complexe n'est qu'une combinaison de processus simples. Le systme permet d'automatiser chacun des processus simples et d'organiser leur co-opration. eRegistrations peut tre install au niveau municipal, national ou supranational, et intgrer, ces trois niveaux, les processus de plusieurs administrations. Une application possible au niveau supranational est la cration de guichets en ligne permettant des dmarches simultanes dans plusieurs pays (registre du commerce, registre sanitaire, licences d'exportation, etc.).

Comment fonctionne eRegistrations?

Chaque administration reoit une alerte par courrier lectronique quand elle doit traiter un dossier. Elle reoit les donnes et les documents du demandeur par service web, dans un chier xml qu'elle peut charger dans son propre systme informatique. Elle a galement accs au systme travers une interface ddie et scurise, pour voir et tlcharger les dossiers. Chaque administration traite le dossier suivant son processus habituel (que ce processus soit informatis ou manuel), met le certicat ou l'attestation demands et en met une copie digitale dans le systme eRegistrations. L'usager peut suivre en temps rel le progrs de sa requte en consultant son compte.

TRAITEMENT DES REQUTES

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base de

Registra ation e tio c i l ns p p a es eRe onn gis d s

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t e d e l u s a

Un fonctionnaire d'une des administrations impliques vrie si les documents envoys sont bien ceux demands, s'ils sont lisibles et s'il n'y pas d'incohrence entre les donnes et les documents.

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RVISION

ATTESTATIONS DOCUMENTS INFORMATIONS PERSONNELLES

Les documents mis par les administrations sont envoys un guichet unique de retrait, an que lusager nait pas aller les chercher dans diffrents bureaux. Le retrait se fait contre prsentation des originaux de certains documents. Au mme instant, une copie digitale des attestations est habilite dans la base de donnes de lusager. Ces attestations digitales pourront tre utilises comme des originaux pour des requtes futures faites travers le systme. Lusager a accs toute linformation quil a charge dans le systme et aux copies digitales des documents mis par les administrations. Il pourra utiliser ces dernires pour de futures requtes mais ne pourra pas les modier, tant donn que ces documents sont certis et que seules les administrations mettrices peuvent les altrer. La prsentation doriginaux nest pas ncessaire pour les documents certis avec une signature lectronique. Le dplacement physique de lusager pour le retrait nest pas non plus ncessaire quand les attestations sont dmatrialises (numros, codes barre ou un document lectronique imprimable par lusager).

RETRAIT DES ATTESTATIONS

Co

En cas d'erreur ou d'omission, il envoie un courrier lectronique l'usager (ou l'appelle par tlphone) pour lui demander de complter son dossier. Quand la rvision est satisfaisante, l'usager reoit une convocation pour venir retirer les certicats sollicits.

INSCRIPTION DANS LE SYSTME

L'usager s'inscrit avec son nom, une adresse de courrier lectronique et un mot de passe qu'il choisit. Un fois son compte cr, il a accs un espace personnalis dans une base de donnes scurise o sont gards ses donnes et ses documents. Il peut y entrer tout moment pour complter son information et crer un dossier de demande. L'usager reoit une conrmation d'inscription par courrier lectronique.

DEMANDE EN LIGNE
Un guide interactif indique quelles sont les formalits obligatoires, les cots et les documents requis, en fonction de la situation de l'usager. L'usager slectionne les formalits qui l'intressent, remplit un formulaire en ligne et joint une copie scanne des documents ncessaires. Mme si un document est demand par plusieurs administrations, il ne sera joint qu'une seule fois. Les donnes requises par les diffrentes administrations sont saisies dans un formulaire unique. L'usager reoit immdiatement par courrier lectronique un accus de rception mentionnant les formalits qu'il veut accomplir, les donnes et les documents qu'il soumis.

Processus de mise en place

Dure ?
Les procdures doivent tre pralablement documentes et simplies
La premire phase consiste documenter en dtail les procdures qu'on veut automatiser: quelles sont les tapes, les administrations impliques, les formulaires, les documents fournir, les cots, les attestations et autres documents administratifs que seront mis, et les bases lgales. Une fois claries, les procdures peuvent tre simplis, en liminant les conditions non lgalement justies et non pertinentes. Les informations requises par les diffrentes administrations sont regroupes dans un formulaire lectronique unique. On voit comment les paiements peuvent tre raliss en une seule fois, la caisse d'une des administrations, dans une banque ou en ligne. On organise un endroit unique pour le retrait des attestations mises par les administrations impliques dans la procdure. La simplication est plus rapide s'il existe dj un guichet unique physique, mais ce n'est pas une condition indispensable. La CNUCED peut aider les pays qui le souhaitent clarier et simplier leurs procdures administratives, grce au systme eRegulations (www.eregulations.org).
1-4 mois

Entre un et quatre mois en moyenne, en fonction de la complexit des procdures et de la coopration des administrations impliques

Conguration du systme
Le systme est congur pour prendre en compte la quantit et l'identit des administrations impliques, les informations et documents demands par chaque institution, le choix de l'administration qui fera la rvision des dossiers (le rviseur peut tre diffrent suivant les formalits demandes), le lieu de retrait des attestations physiques (il peut galement varier suivant les formalits), l'ordre dans lequel les administrations traiteront le dossier (parallle ou squentiel), le texte et la frquence des messages dalerte qui seront envoyes l'usager et aux administrations et les statistiques qui seront gnres (inscrits, dossiers initis, dossiers envoys, attestations mises, temps moyen de traitement par institution, etc.). L'interface publique du site est dveloppe, c'est--dire une page d'accueil et quelques pages additionnelles (qui sommes-nous, contact, etc.). pour prsenter le service aux usagers. Cette interface publique est cre sur mesure pour chaque ville, pays ou groupement regional.
2-6 semaines 2

Entre deux et six semaines en moyenne, en fonction de la complexit des procdures

Tests et formation
On s'assure que le systme prend correctement en compte les informations et les conditions demandes par chaque administration, que les cas de rejet sont bien dnis et que les alertes arrivent bien aux fonctionnaires dsigns. On vrie aussi le module de rvision, l'ordre de traitement, les messages envoys aux usagers, le fonctionnement des statistiques et du module interne de suivi des dossiers. Des manuels personnaliss sont remis chaque administration et des formations sont organises pour leurs fonctionnaires. La priode de test s'achve avec des cas rels, pour procder aux derniers ajustements sur le systme et vrier la capacit des fonctionnaires l'utiliser.
2-8 semaines 2

Entre deux et huit semaines en moyenne, en fonction de la complexit des procdures et de la coopration des administrations impliques

Administration, maintenance et volution du systme

Infrastructure informatique minimum
Il n'est pas ncessaire que les administrations qui offrent leurs services travers le systme aient des processus informatiss. Il suft qu'ils aient des ordinateurs connects internet. Une loi sur la signature lectronique n'est pas ncessaire non plus. Le systme permet d'utiliser la signature lectronique dans les pays dans lesquels elle est rglemente. Dans les autres, eRegistrations propose une mthode scurise pour certier en ligne les documents mis par les administrations. La contrepartie locale peut choisir d'installer la base de donnes et l'application sur un serveur local ou sur des serveurs distants, dans le cloud. Les serveurs dans le cloud sont des serveurs de dernire gnration, trs rapides, avec des espaces de stockage extensibles en fonction des besoins, des sauvegardes automatiques, des connexions internet scurises (https) large bande passante et service 24h/24h. Il est recommand que les serveurs locaux prsentent des caractristiques similaires.

Maintenance
Le systme est garanti "libre de bugs", tout mauvais fonctionnement constat par l'utilisateur dans la version originale du systme sera rpar par la CNUCED sous 48 heures ouvrables.

Evolution du systme
Tous les codes du systme, en langage javascript, ainsi que la base de donnes, en MongoDB, sont mis libre disposition de l'entit municipale, nationale ou supranationale qui administre le projet. Ils sont accompagns d'une documentation technique complte pour que les informaticiens locaux puissent effectuer des changements et faire voluer le systme, par exemple pour modier le formulaire ou la liste des conditions, ou pour ajouter de nouvelles administrations.

Contact
CONFRENCE DES NATIONS UNIES SUR LE COMMERCE ET LE DVELOPPEMENT (CNUCED) Programme de facilitation des affaires Division de l'investissement et des entreprises (DIAE) Palais des Nations, 1211 Genve 10, Suisse Tl. +41 22 917 55 61 Fax. +41 22 917 01 94 frank.grozel@unctad.org www.eregulations.org
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