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Ministerio de Cultura y Educacin Universidad Tecnolgica Nacional Facultad Regional La Plata Departamento de Ingeniera Mecnica

Las Comunicaciones En La Ingeniera: Gua Para La Redaccin De Informes.

Ao : 2003
Ing. Vctor SACCHETTO. Ctedra: Ingeniera Mecnica I

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Resumen: Las Comunicaciones En La Ingeniera: Gua Para La Redaccin De Informes. La redaccin de informes es una de las tareas mas frecuentes e importantes a las que deber enfrentarse el futuro ingeniero. Esta actividad presenta una serie de dificultades debidas a: Formacin nula o deficiente durante la carrera de grado o durante la actividad profesional. No existe una normativa para el tema dentro de la empresa o institucin. Desconocimiento de reglas bsicas. Imprecisin en el manejo del lenguaje. Otras. El presente trabajo es una gua breve para la redaccin de informes en ingeniera. Tiene como objetivos que el futuro graduado: Tome conciencia del problema. Conozca sus responsabilidades futuras en el tema. Inicie su perfeccionamiento en la prctica de las comunicaciones escritas a partir del primer ao de la carrera de grado. Contenido: Se plantea el problema de las comunicaciones escritas. Se presentan algunas reglas bsicas. Se sugieren tcnicas tiles y actitudes a adoptar frente al problema. Se incluyen algunos ejemplos. Est dirigido a alumnos de primer ao de la especialidad Ingeniera Mecnica. El alumno debe tomar conciencia de este problema, y realizar un esfuerzo sostenido para mejorar la calidad de las comunicaciones durante la carrera de grado, y luego en su actividad profesional. Unidad Acadmica: Universidad Tecnolgica Nacional Facultad Regional La Plata Departamento de Ingeniera Mecnica Ctedra: Ingeniera Mecnica I Ing. Nstor EPISCOPO, Profesor Titular. Ing. Vctor SACCHETTO, Jefe de Trabajos Prcticos. Ao 2002

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Las Comunicaciones En La Ingeniera: Gua Para La Redaccin De Informes.

Indice:
Resumen: Indice: 1. Introduccin: 1.1. El problema de las comunicaciones 1.2. Las comunicaciones escritas. 1.3. Responsabilidades del Ingeniero. 2. Los reportes usados con mayor frecuencia en ingeniera: 2.1. Tipos de comunicaciones escritas: 2.2. Organizacin de un informe: 2.3. Organizacin de una memoria: 2.4. Contenido de las secciones en informes y memorias: 3. Reglas bsicas. 3.1. Antes de escribir. 3.2. Al escribir. 3.3. Despus de escribir. 3.4. Despus de enviar el mensaje. 4. Recomendaciones. 4.1. Actitudes. 4.2. Acciones. Bibliografa. Apndices. A. Las grficas en los informes. B. Las comunicaciones orales. C. Ejemplos de cartas y notas. D. Publicacin en una revista de ciencia y tecnologa. Informe sobre una investigacin. E. Normas para publicar en la revista de Ciencia y Tecnologa de la U.T.N. F. Ejemplo de reglas establecidas para la presentacin de trabajos de investigacin. G. Publicaciones en revistas de empresas importantes. Pgina 1 Pgina 2 Pgina 3 Pgina 3 Pgina 4 Pgina 4 Pgina 5 Pgina 5 Pgina 5 Pgina 5 Pgina 6 Pgina 7 Pgina 7 Pgina 10 Pgina 11 Pgina 12 Pgina 12 Pgina 12 Pgina 12 Pgina 13 Pgina 14 Pgina 15 Pgina 16 Pgina 20 Pgina 27 Pgina 29 Pgina 33

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1. Introduccin: 1.1. El problema de las comunicaciones El ingeniero actual, se desempea en organizaciones industriales, comerciales, educativas, etc., abarcando un extenso espectro de tareas tales como: El proyecto mecnico. La direccin de instalaciones y montajes industriales. El diseo de productos industriales. La administracin de los proyectos. La organizacin industrial. La programacin del mantenimiento. Las pericias y asesoramientos tcnicos. La docencia en el rea tcnica de grado y posgrado. La conduccin de equipos de trabajo. Investigacin, desarrollo e innovacin tecnolgica. Otras.

En el desarrollo de estas actividades, el ingeniero necesita comunicarse con personas de distintas jerarquas y diferentes niveles de formacin cultural y tcnica. Comunicar es hacer partcipe a otra persona de algo que se tiene o que se sabe, (generalmente una idea.)

Para establecer una comunicacin son necesarios tres elementos bsicos: El transmisor: Es quien posee la idea original, la codifica y emite el mensaje. El mensaje: Es la idea original codificada de acuerdo a reglas establecidas. El receptor: Es quien recibe el mensaje, lo decodifica y lo transforma en una idea final. Estos tres elementos se complementan con un codificador, un decodificador y un medio de transmisin. Si no aparecen ruidos, interferencias o distorsiones en el proceso, la idea original en la mente del emisor ser idntica a la idea final en la mente del receptor. Esto es muy difcil de lograr, puesto que las interferencias pueden originarse en muy distintas causas y producirse en cualquiera de las etapas del proceso de comunicacin. Ejemplos de causas de interferencias: El receptor no tiene la misma formacin tcnica que el emisor, la redaccin tiene errores de ortografa, sintaxis, etc.

Idea Original

Idea Final

Codificador

Transmisor

Medio

Receptor

Decodificador

Interferencias, distorsiones, ruidos.

Fig. 1.

Elementos del proceso de comunicacin.

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Tipo de Comunicacin

Informacin

Codificador

Transmisin

Medio De Transmisin

Receptor

Codificador

Informacin

Comunicaciones Inalmbricas

Mensaje Hablado

Modulacin

Ondas Hertzianas

Modulacin

Mensaje Hablado

Comunicaciones Escritas

Idea En La Mente Del Escritor

Alfabeto Gramtica Lgica

Frases Dibujos

Papel, Tinta Modelo

Ojos Del Lector

Habilidad De Comprensin

Idea En La Mente Del Lector

Comunicaciones Orales

Idea En La Mente Del Emisor

Lgica Gramtica Retrica

Frases

Voz Normal O Amplificada

Odos Del Oyente

Habilidad De Comprensin

Idea En La Mente Del Oyente

Fig. 2. Algunos ejemplos de los elementos de una comunicacin.

1.2. Las comunicaciones escritas. Una de las actividades ms frecuentes del ingeniero es la de redactar, revisar y firmar documentos, propios o de terceras personas. (Superiores, pares o subordinados.) La prctica de la comunicacin escrita es empleada tanto para el manejo de informacin interna en la organizacin, como para vincularse con otras instituciones, clientes, proveedores, etc. Caractersticas particulares de la comunicacin escrita: Generalmente se tratan por escrito los temas ms importantes. Cualquier error queda registrado y es irreparable. Este tipo de comunicacin es ms propenso a la aparicin de interferencias. Los documentos que llevan la firma de un ingeniero son utilizados normalmente para fundamentar la toma de decisiones. ( Se hace responsable total o parcial de las consecuencias de la decisin adoptada.) Se pierde mucho tiempo en hacer y rehacer notas, informes, memorndums, etc. 1.3. Responsabilidades del Ingeniero. ( en el tema) Dentro de la empresa o institucin, el ingeniero ocupar puestos de conduccin de mayor o menor jerarqua, por ello ser responsable en parte de: Fijar las reglas para las comunicaciones escritas internas y externas. Supervisar, juzgar y corregir escritos de terceras personas. Capacitar a sus subordinados en el cumplimiento de las reglas establecidas. Esforzarse para mejorar la calidad de las comunicaciones

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2. Los reportes usados con mayor frecuencia en ingeniera: 2.1. Tipos de comunicaciones escritas: En la actividad industrial, educativa y en instituciones gubernamentales, existen cientos de tipos diferentes de documentos escritos, cuyos nombres estn dados de acuerdo al propsito de los mismos, como por ejemplo: Informe de avances, informe de fallas o problemas, informe final de un proyecto, memoria tcnica de un proyecto, informes rutinarios, notas de pedido de materiales, notas de comunicacin, informe de ensayos de laboratorio, etc. Otra forma de clasificacin de los informes est basada en la longitud de los mismos. Generalmente reportes largos que requieren un extenso desarrollo, estudio, investigacin o planeamiento son denominados reportes formales. Reportes cortos, tipo cartas, notas, comunicados, son llamados reportes informales. Las nomenclaturas, organizacin de contenidos, formatos, etc., varan segn el autor, la empresa o institucin. Esto agrega una confusin adicional para quien debe redactar el reporte, dudando sobre que tipo de formato emplear, que titulo ponerle, como organizar la informacin, etctera. Para simplificar este aspecto, trabajaremos con dos tipos de comunicaciones usadas con mucha frecuencia en ingeniera, ciencia y educacin, que llamaremos: Comunicacin de tipo INFORME. Comunicacin de tipo MEMORIA. 2.2. Organizacin de un informe: La funcin de un informe es transmitir una idea, el resultado de una investigacin corta, de un ensayo de laboratorio, etc. y consta de las siguientes secciones: Introduccin. Objetivos: Definicin del problema Desarrollo: Discusin, enfoque, mtodos empleados, resultados obtenidos. Conclusiones. Recomendaciones.

La longitud no debe exceder de 4 a 5 paginas y se pueden incluir apndices con grficas, tablas, datos, etc. 2.3. Organizacin de una memoria: Este tipo de reportes requiere mayor trabajo y planificacin que el anterior. En el se especifica generalmente todo el trabajo desarrollado en un tiempo mayor, (ms de un ao), y por lo tanto es necesario organizar los contenidos en el tiempo, fijando los objetivos de cada etapa, y dedicndole un esfuerzo mucho mayor que para el informe. Consta de las siguientes secciones: Carta de transmisin. Cartula y ttulo. Resumen o sumario del documento Indice. Objetivos: Definicin del problema Desarrollo: Discusin, enfoque, mtodos empleados. Resultados obtenidos. Conclusiones. Recomendaciones. Apndices. Bibliografa.

Estas estructuras no son rgidas, segn el problema se pueden agregar o quitar algunas de las secciones mencionadas.

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2.4. Contenido de las secciones en informes y memorias: Carta de transmisin: Una carta de no ms de una pgina que debe incluir: Identificacin de la institucin origen del informe, lugar y fecha, Identificacin del destinatario, identificacin y firma del responsable del trabajo, una referencia rpida al problema que trata el reporte, una breve nocin de los resultados y recomendaciones. Generalmente esta carta se imprime por duplicado y se utiliza como documento para certificar la entrega del informe. (El receptor firma una copia con sello de la institucin, fecha de recepcin y conformidad) Cartula y ttulo: Una hoja separada que debe incluir: Identificacin de la institucin origen del informe, lugar y fecha, Identificacin del destinatario, identificacin de los responsables del trabajo y el ttulo, que debe describir con precisin al problema que trata el reporte. Resumen o sumario del documento: Generalmente se recomienda que el resumen tenga entre 100 y 200 palabras, incluyendo objetivos del trabajo, planteo y enfoque del problema, resultados, conclusiones y recomendaciones. (Suelen agregarse en esta seccin los descriptores o palabras clave). Indice: Cada seccin del documento debe estar identificada con su ttulo y pgina en la que se encuentra. Introduccin: Se presenta brevemente la idea que va a tratar el reporte, poniendo de relieve la importancia del problema. Esta seccin debe servir de anzuelo para captar la atencin del lector. Objetivos, definicin del problema: Deben definirse con precisin el problema que trata el documento, objetivos generales y particulares del trabajo o estudio, antecedentes, marco de referencia o situacin al momento de iniciar el trabajo o investigacin. Desarrollo, discusin, enfoque, mtodos empleados: Se explica el enfoque adoptado para resolver el problema, metodologa, procedimientos y tcnicas utilizadas, estructura y funciones del grupo de trabajo, instalaciones y equipos utilizados, plan de trabajo y cronograma de tareas. Resultados obtenidos: Aqu se vuelcan los resultados obtenidos en forma cifras, si se trata de datos obtenidos por medio de ensayos, mediciones, encuestas, etc., o de respuestas concisas si no se dispone de valores numricos para cuantificar los resultados. En esta seccin se incluyen generalmente tablas y grficos.
Nota: Existen tcnicas como la llamada Matriz de decisin, que permiten cuantificar criterios o caractersticas de las distintas soluciones propuestas, an aquellas que a primera vista no parecen valorables en cifras, como por ejemplo: comodidad, facilidad de uso, operabilidad, elegancia de la solucin, belleza del dis eo, etc. Recuerde que el informe debe ayudar a tomar una decisin, justificar la solucin adoptada, documentar las tareas desarrolladas, etc., por lo que al ingeniero se le exigir en lo posible, que los resultados estn expresados en cifras que permitan la comparacin con otras soluciones propuestas o ya existentes.

Conclusiones. Las conclusiones son las deducciones obtenidas basndose en los resultados del informe. En esta seccin se interpretarn los resultados, no olvidando poner en relieve los hechos ms sobresalientes de la idea que se desarrolla. Esta parte no debe contener ni discusiones sobre el problema, ni el enfoque al mismo. Recomendaciones: Aqu debe proponerse un plan de accin basado en las conclusiones. Se debe aclarar especficamente cul debe ser la utilidad de los resultados obtenidos. Las recomendaciones se plantean en forma de lista de tareas, sin agregar argumentos de apoyo o justificacin. Apndices: en esta seccin se incluye todo lo que es secundario al texto, as como todas las grficas y recopilacin de datos que no se utilizaron en la descripcin o en la redaccin del texto y que son igualmente secundarios de las ideas esenciales. Bibliografa: Aqu se incluyen todas las referencias utilizadas para la solucin del problema, as como para la descripcin de las conclusiones y la discusin de resultados. Las referencias deben contener: autor, ttulo, Nm. de edicin, lugar de edicin, editorial, fecha y pgina. Para revistas tcnicas: autor, ttulo, ttulo de la revista, lugar de publicacin, nombre del editor, volumen, referencia de la pgina y fecha.

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3. Reglas Bsicas: Independientemente del tipo de formato utilizado, todos los reportes deben estar bien escritos, para ello se indican a continuacin una serie de tcnicas tiles, reglas bsicas, acciones y actitudes a adoptar frente al problema.

3.1. Antes de Escribir:

3.1.1. Preguntarse sobre qu se va a escribir. Fije claramente el tema y objetivo del mensaje. El reporte debe contener las respuestas a algunas de las siguientes preguntas o a todas ellas: Qu? Por qu? Quin? Cundo? Cmo? Donde? Con qu recursos? Otras. 3.1.2. Determine a quin va dirigida la comunicacin. Averige y tenga en cuenta los intereses, expectativas y objetivos del receptor. Son muchas las personas que pueden leer una comunicacin, aunque sta vaya dirigida especficamente a alguien. La determinacin de los posibles lectores permite un enfoque ms adecuado de la comunicacin. Al decidir sobre el lector o los posibles lectores, se establece el nivel indicado. Es evidente que una frmula matemtica compleja puede no tener un significado para el operario de un torno, pero s para un ingeniero. Una relacin del estado de prdidas y ganancias previsto para una futura industria tendr un inters muy especial para los accionistas, no as para el constructor de la fbrica. Los posibles lectores pueden ser: Operarios Supervisores Gerentes Accionistas Ingenieros Vendedores Funcionarios gubernamentales Cientficos. Por estas razones se debe buscar el tono de la comunicacin que refleje la mayor atraccin y claridad deseada. 3.1.3. Decida que medio de comunicacin usar: No todas las comunicaciones que se efectan se hacen por escrito. Se puede presentar un informe que seale las ideas esenciales, usando ayudas audiovisuales. La comunicacin escrita puede presentarse en una serie de hojas engrapadas, en un folleto, en un libro, en hojas sueltas impresas, con o sin ilustraciones, en una carpeta encuadernada. Se puede buscar el medio ms efectivo para comunicar las ideas en funcin de las personas hacia quienes van dirigidas y en funcin del nmero de lectores. Una persona muy ocupada agradecer y se mostrar ms interesada en una presentacin oral que en un trabajo voluminoso de 200 pginas o ms. Un ingeniero se interesar ms en una explicacin detallada de un mecanismo si ste tiene varios diagramas adjuntos. La determinacin del medio de comunicacin es tambin de suma importancia. En el caso del medio escrito vea si hay o puede usarse un formato tipo o normalizado.

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3.1.4. Procesar todos los datos: Una vez establecidos los temas, se debe acumular toda la informacin pertinente (datos, estadsticas, fuentes bibliogrficas, referencias, documentos apropiados), para usarlos en el momento adecuado. Una buena manera de hacer esto es usando tarjetas grandes en donde se escribe el tema que se va a tratar y se indican los puntos sobresalientes de una idea. Cuando se tienen todas las tarjetas escritas en esta forma se colocan sobre una mesa y se puede variar el orden para ver qu secuencia tiene una presentacin ms lgica.

3.1.5. Planifique y organice sus ideas antes de escribir: Antes de escribir detalladamente toda la informacin que se va a transmitir es necesario elaborar un bosquejo de la comunicacin, separando las diferentes ideas y usando libremente subttulos e incisos. Una excelente presentacin de una serie de ideas incoherentes no tiene valor. Prepare un esquema del trabajo que facilite la labor del lector. En lo posible use una estructura piramidal que tenga en su base las ideas o informaciones ms concretas y en su vrtice superior el tema central. Las ideas en cada agrupamiento debern ser de una misma clase. No se deben incluir en un mismo grupo problemas y soluciones, causas y consecuencias, resultados y opiniones, etc. Existen diferentes sistemas de codificacin para lograr una estructura clara, coherente y lgica:

Sistema propuesto en el manual de la Secretara de la Organizacin Tcnica.

I. TEXTO A. TEXTO 1. texto a. Texto i. Texto Texto Texto

(II - III - IV - etc.) (B - C - D - etc.) (2 - 3 - 4 - etc.) (b - c - d - etc.) (ii - iii - v - etc.)

II. TEXTO

Sistema decimal.
1. TEXTO 1. 1. TEXTO 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. TEXTO 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3.

texto texto texto

1. 2.

texto texto texto

2. TEXTO 2.1. TEXTO 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

texto texto texto

Fig. 3.

Ejemplos de sistemas de codificacin.

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Las comunicaciones en la Ingeniera. Gua para la redaccin de Informes.

1. Introduccin

2. Los reportes usados con mayor frecuencia en la ingeniera.

3. Reglas bsicas para la redaccin de informes.

4. Recomendaciones.

3.1 Antes de escribir.

3.2 Al escribir.

3.3 Despus de escribir.

3.4 Despus de enviar el mensaje

3.1.1. Preguntarse sobre qu se va a escribir.

3.1.2. Determine a quin va dirigida la comunicacin Fig. 4.

3.1.3. Decida que medio de comunicacin usar.

3.1.4. Procesar todos los datos

3.1.5. Planifique y organice sus ideas antes de escribir.

Ejemplo de organizacin de los contenidos en estructura piramidal.

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3.2. Al escribir:

3.2.1. Redacte un borrador: Basndose en la estructura adoptada redacte un borrador del informe. Siga los siguientes consejos: Lo importante siempre primero: En el inicio de la comunicacin debe lograrse la atencin del lector. Quien recibe el informe quiere saber enseguida si debe leer el informe, pasarlo a otros o ignorarlo. Para ello necesita prontas respuestas a las siguientes preguntas: De qu trata el informe y quin los escribi? Que aporta el informe? Cules son sus conclusiones y recomendaciones? Qu importancia tienen las conclusiones? Qu acciones se sugieren? Estas respuestas deben incluirse en el resumen al comienzo del informe. El mismo debe contener: Definicin del problema Objetivos que se persiguen. Justificacin o razones para emprender la tarea. Conclusiones. Recomendaciones.

Observaciones generales: Procure ser breve y claro. La forma ms sencilla de decir una cosa es siempre la mejor. Use oraciones de 15 a 20 palabras de promedio. Utilice correctamente las reglas de puntuacin: Cada prrafo, (punto y aparte), una idea principal. Cada oracin, (punto y seguido), una idea secundaria. Trate en lo posible de cuantificar los elementos del problema. En lo posible escriba en tercera persona. Adapte el estilo de escritura al tipo de lector. (utilizar la jerga simplifica la redaccin) Evite frases de frmula. No utilice palabras de moda o rebuscadas. Emplee un estilo natural y espontneo. No ostente erudicin. Utilice ejemplos si es necesario. Evite errores de ortografa y gramtica.

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3.3. Despus de escribir:

3.3.1. Revisar el borrador: La revisin de un borrador no debe hacerse de inmediato, sino dejar que transcurran unas horas e inclusive unos das para atacarlo con la mente fresca. Al revisar conviene analizar los siguientes puntos: Se han tomado en cuenta los elementos que se desean incluir? Es lgica la presentacin? Tiene la comunicacin un estilo claro? Los diagramas, fotografas e ilustraciones estn relacionados con el texto? Se atac el problema como se haba pensado? Es necesario modificar algn elemento? Se siguieron las reglas gramaticales? Se respondieron las preguntas: Qu?, Por qu?, Quin?, Cundo?, Cmo?, Etc.? Si es importante, haga leer el informe a un compaero o superior con el fin de asegurar su claridad. 3.3.2. Escribir un segundo borrador: En este segundo intento se implementan todas las modificaciones que son pertinentes, afinando ms el estilo y tomando en cuenta las preguntas del paso anterior. Los pasos 3.3.1 y 3.3.2 se repiten cuantas veces sea necesario hasta lograr los propsitos deseados. Esto permite asegurar un alto nivel de calidad en las comunicaciones. 3.3.3. Escribir la presentacin final: En este paso ya no se efectan revisiones de contenido o forma, se cuida exclusivamente una buena presentacin. Es conveniente recordar que el papel es ms barato que el tiempo malgastado en tratar de leer una pgina mal mecanografiada o llena de errores. Una hoja mecanografiada por un solo lado no slo tiene mejor presentacin, sino que la lectura es ms fcil, por lo que es conveniente usar este sistema. 3.3.4. Revisar la comunicacin final: La comunicacin final se revisa para detectar errores en la forma, en la ortografa, en los encabezados y para verificar que todo el material del borrador final est incluido. Una vez hechas las correcciones necesarias, se tendr una comunicacin que reflejar todas las caractersticas deseadas. Estas diez reglas sealan el procedimiento ms adecuado para escribir una comunicacin. Existen ms, desde luego, pero un esfuerzo constante y una prctica que tome en cuenta las sugerencias anteriores, permitir una transmisin ms efectiva de ideas.

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3.4. Despus de enviar el mensaje:

3.4.1. Asegrese que la correspondencia haya llegado a destino: Mediante una comunicacin telefnica o pidiendo que se le retorne por nota la recepcin conforme del mensaje. Si es muy importante legalmente pueden utilizarse cartas documento u otro tipo de comunicacin que tenga registro oficial. 3.4.2. Provoque alguna forma de respuesta: Verifique si el mensaje fue comprendido, por medio de reuniones peridicas con los destinatarios, o utilizando cuestionarios tipo encuesta para detectar deficiencias en su informacin escrita.

4. Recomendaciones:

Actitudes: Darle su verdadera importancia al tema. Enfrentar el problema. Analizar con espritu crtico los mensajes. Ponerse en lugar del lector. Buscar la sencillez. Acciones: Esfuerzo permanente y sostenido para mejorar la calidad de las comunicaciones Asistir a cursos o seminarios sobre el tema. Consultar la bibliografa abundante que existe sobre el tema. (para el alumno) Adecuar los formatos de sus mensajes en la facultad, a los formatos normalizados o aceptados universalmente. (para el graduado) Normalizar los formatos de los mensajes internos de la empresa. Adecuar los formatos internos y externos a los formatos normalizados o aceptados universalmente. Desarrollar un plan de capacitacin del personal.

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Bibliografa: Propuesta Para La Enseanza De La Ingeniera Mecnica. Ministerio De Cultura Y Educacin, Universidad Tecnolgica Nacional, Rectorado. Ordenanza Nro. 741. Anexo 1. Ao 1993. Writing for Engineering and Science. Autor: Tyler G. HICKS. Editorial: Mc GRAW HILL Ao 1961 Introduccin A La Ingeniera De Proyectos. Autor: Miguel Angel CORZO. Editorial: LIMUSA Ao 1996 Introduccin A La Ingeniera. Autores: Paul H Wright, Arthur Koblasz y William E. Sayle Editorial: Addison Wesley Iberoamericana Versin en espaol. Ao 1993 Protocolo para la presentacin de trabajos, proyectos o programas de investigacin. Programa de energa y Medio Ambiente. Secretara de Ciencia y Tecnologa. U.T.N. Ao 1997. Revista de Ciencia y Tecnologa de la Universidad Tecnolgica Nacional. Ao 1 Nro. 1 Buenos Aires, Octubre de 1995. Ao 1 Nro. 3 Buenos Aires, Septiembre de 1996.

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Apndice A
Las grficas en los informes: Las grficas son una parte esencial de la comunicacin, pues ayudan al lector a entender mejor la idea que se est presentando. Algunas ideas sobre grficas se desarrollan a continuacin. La grfica debe escogerse en funcin de la persona a la que se le va a presentar. La idea debe presentarse claramente. La grfica debe acentuar el punto que se quiere resaltar. Por ejemplo, para un crecimiento rpido, la curva del crecimiento debe estar fuertemente inclinada. La informacin suplementaria no debe ir sobre la grfica, sino en el texto para no sobrecargarla. Los ttulos deben poder leerse claramente, las letras deben ser grandes y los ejes deben estar debidamente identificados. Hay que recordar que el uso de grficas debe limitarse a las esenciales para comunicar una idea. El objetivo es ahorrarle tiempo al lector y no sobrecargar el trabajo presentado. Las grficas deben de interpretarse rpidamente sin tener que recurrir al uso de explicaciones que se encuentren varias pginas adelante, o despus de la grfica. En la preparacin de las grficas y de las tablas para un documento es esencial tener en la mente al lector y tratar de facilitar la lectura del documento. Si la persona que elabora el documento se pregunta paso a paso si est satisfaciendo estas condiciones, su trabajo dar un mayor rendimiento. Ejemplos:

Tablas: Las tablas se usan para presentar en una forma concisa los resultados numricos o datos obtenidos. Recurdese que cada tabla necesita: Un nmero y un ttulo. El ttulo debe indicar de dnde provienen las cifras de los datos. Todas las columnas deben contener dimensiones o, en su caso, indicar que las cifras no tienen unidades. Las tablas deben estar orientadas hacia abajo para que el lector no tenga que estar rotando constantemente el documento. Cuando no hay datos, hay que indicar esto por medio de un guin.

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Apndice B
Las comunicaciones orales: Todo lo que hemos establecido hasta ahora en lo referente a comunicaciones escritas puede aplicarse, generalmente, a las comunicaciones orales. Las comunicaciones orales se utilizan para hacer la presentacin de un estudio, de un proyecto o de un programa en un tiempo limitado. Esta restriccin implica, por lo tanto, una preparacin muy cuidadosa del material que se va a presentar, del mtodo que se va a usar y del objeto principal que se persigue. Las comunicaciones orales tienen las siguientes ventajas: Contacto directo con el auditorio. Mayor impacto en la presentacin. Posibilidad de aclarar dudas inmediatamente. Interaccin con el auditorio, lo que permite observar si la presentacin est logrando su objetivo.

Pero tambin existen algunas desventajas: Lmite del tiempo para hacer la presentacin. Mayor posibilidad de ruido en la comunicacin (interrupciones, un mal orador, etctera). Posibilidad de presentar repetidamente los mismos conceptos debido a una mala planeacin. Preparacin: La preparacin de una comunicacin oral se efecta basndose en los siguientes lineamientos: Qu objetivo se persigue (presentar un estudio, un proyecto, etctera) A quin va dirigida (superiores, clientes, subordinados). Qu duracin lmite debe tener, (5 min. , 30 min. , Una hora). Cules son los puntos sobresalientes en los que hay que hacer hincapi. Se usarn ayudas visuales? Se elabora un bosquejo de la comunicacin y se prepara la redaccin de la presentacin que servir de base para exponerla. Esta etapa requiere sumo cuidado para asegurarse que no se repitan los conceptos y que todas las ideas queden claramente establecidas. Mtodo: Una vez terminada esta preparacin se establece el mtodo de presentacin. No es lo mismo dirigirse a un auditorio reducido de 4 o 5 personas que a un conjunto de 200 o 300 personas. La importancia de la presentacin influye tambin en los mtodos usados. En la presentacin oral conviene mantener un contacto visual constante con el pblico. De ah que la lectura larga y tediosa de una comunicacin no sea la manera ms propicia de mantener el inters en lo que se est diciendo. El uso de tarjetas con notas claramente escritas y una compenetracin profunda del tema a tratar, son dos caractersticas que garantizan una comunicacin oral efectiva. Los mtodos audiovisuales existentes en el mercado hoy en da, permiten establecer un contacto inmediato y efectivo con el auditorio. Entre los mtodos y ayudas audiovisuales ms comunes podemos nombrar los siguientes: Pizarrn, Pizarrn magntico, Modelos y maquetas, Atril con hojas grandes y plumones, Proyector de transparencias, Proyector de diapositivas, Vdeo o Televisin de circuito cerrado, equipamiento multimedia y computadora. El uso adecuado de estas ayudas permitir un mayor impacto sobre el auditorio y una presentacin ms clara y concisa de las ideas. Mediante un esfuerzo constante en la preparacin de las comunicaciones, ya sea escritas u orales, el ingeniero puede transmitir mejor sus ideas, aclarar puntos que en un principio pueden parecer confusos y obtener mayores beneficios profesionales.