Procedimiento Operativo Control de la Documentacin Proceso Operativo. Control de la Documentacin 1.- OBJETO 2.- CAMPO DE APLICACIN 3.

- DEFINICIONES Y TERMINOLOGA 4.- RESPONSABILIDADES 5.- DESCRIPCIN 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PGC Edicin 1 Fecha: Pgina 3 de 8 1.- OBJETO El objeto del presente procedimiento es definir el mtodo para el control de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad del centro. En especial su aprobacin, revisin, actualizacin, distribucin, tratamiento de documentos obsoletos y tratamiento de documentacin de origen externo. 2.- CAMPO DE APLICACIN El presente Procedimiento es de aplicacin a todos los Procedimientos e Instrucciones y Especificaciones del Sistema de Gestin de la calidad, as como la documentacin de origen externo. La elaboracin, revisin y aprobacin de Procedimientos, Instrucciones y Especificaciones de los Cursos de desarrollados por el centro vienen documentalmente establecidas en Instrucciones. 3.- DEFINICIONES Y TERMINOLOGA Documento: Medio que contiene informacin independientemente del soporte (papel, disco de ordenador magntico, ptico o electrnico, fotografa, muestra modelo, etc.) en que se establecen reglas y directrices, o se especifican caractersticas, para ciertas actividades o resultados. Procedimiento: Documento del Sistema de Gestin de la Calidad que describe, segn el grado de detalle requerido por su objeto, la forma de desarrollar una actividad. NOTA 1: Cuando el objeto de un procedimiento contempla una secuencia de procesos que deben documentarse en detalle, dar lugar a la elaboracin de Instrucciones. Documento obsoleto: Documento que ha dejado de estar vigente y no es de aplicacin. Generalmente ha sido sustituido por una edicin correlativa. Documento de origen externo: PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PGC Edicin 1 Fecha: Pgina 4 de 8 Documento de aplicacin para el personal del centro que no ha sido elaborado internamente, generalmente legislacin. 4.- RESPONSABILIDADES Las responsabilidades relativas al control de documentos quedan definidas como sigue: El Director del Centro es responsable de: Aprobar los Procedimientos, las Instrucciones y las Especificaciones

5.- DESCRIPCIN 5.1.- DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD: PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y ESPECIFICACIONES. 5.1.1.- Aprobacin. Los procesos de revisin y aprobacin de procedimientos, instrucciones y especificaciones, queda definido en procedimientos o instrucciones especficos. Una vez aprobado el documento lo remite al Director de Calidad para su distribucin. 5.1.2.- Modificacin. Siempre que sea necesario modificar o actualizar un documento interno (procedimiento, instruccin o especificacin), el responsable de su elaboracin efecta las modificaciones oportunas y lo somete a la revisin y aprobacin la persona responsable de su aprobacin. Cualquier persona del centro puede sugerir modificaciones a un documento, justificando por escrito al Director de Calidad las razones que aconsejan el cambio. Las nuevas ediciones de documentos se someten al mismo proceso de elaboracin, revisin y aprobacin que la edicin precedente. Por lo tanto, la modificacin de un documento implica la reedicin del documento completo, aumentando correlativamente el nmero de edicin. 5.1.3.- Registro. PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PGC Edicin 1 Fecha: Pgina 5 de 8 Una vez aprobado el documento interno, el Director de Calidad registra el documento en el listado de documentos del sistema y mantiene el original del mismo, formalmente aprobado, en un archivador. El Director de Calidad debe mantener actualizado el listado de documentos del sistema, en el que figuran todos los procedimientos, instrucciones y especificaciones en vigor del centro. En este listado se debe recoger esta informacin: Ttulo del documento. Fecha de aprobacin. Fecha de entrada en vigor. Edicin. Destinatarios n de copia asignada 5.1.4.- Distribucin. La distribucin de los documentos se lleva a cabo mediante copias controladas y copias no controladas. Las copias controladas estn sometidas a actualizacin. Por lo tanto, el Director de Calidad es responsable de que los destinatarios de dichas copias reciban las sucesivas ediciones del documento. Las copias no controladas tienen carcter informativo sobre el Sistema de Calidad del centro y no estn sometidas a actualizacin. El Director de Calidad dejar constancia de la distribucin de copias controladas en el listado de documentos del sistema. 5.1.4.- Control de los documentos obsoletos. En el momento de recibir una nueva edicin de un procedimiento, instruccin o especificacin, el destinatario debe eliminar el documento anterior, al haber quedado obsoleto. El Director de Calidad archiva la copia original de los documentos internos obsoletos durante un perodo mnimo de 3 aos, desde su obsolescencia. PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PGC Edicin 1 Fecha: Pgina 6 de 8 Para evitar su empleo involuntario los identifica indicando transversalmente en todas sus hojas OBSOLETO en rojo. 5.2.- DOCUMENTACIN DE ORIGEN EXTERNO. La documentacin externa recibida en el centro, que sea de inters o que deba utilizarse como referencia para la elaboracin de documentos o realizacin de actividades del Sistema, es archivada en carpetas especficas por el Director de Calidad El Director de Calidad somete a distribucin la documentacin externa que el Director del centro estime necesario, segn lo establecido anteriormente, incorporndola al listado de documentos del sistema. Al no tener edicin muchos de los documentos de origen externo, se especificar slo la fecha de entrada. 6.DOCUMENTOS DE REFERENCIA .... 7.ANEXOS ... PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN PGC Edicin 1 Fecha: Pgina 7 de 8 8.CUADRO DE EDICIONES FECHA MODIFICACIN EDICIN 9.APROBACIN ELABORADO NOMBRE REVISADO NOMBRE APROBADO NOMBRE FIRMA FECHA FIRMA FECHA FIRMA FECHA PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS DOCUMENTO: N COPIA DESTINATARIO Pgina / EDICIN: FECHA ENTREGA OBSERVACIONES: