CAPTULO 3 METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica. Las etapas que integran la metodologa son: Planeacin, instrumentacin, examen, informe y seguimiento. PLANEACIN: Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditora administrativa. Objetivo: En esta etapa, el propsito de la auditora administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada.

Factores a revisar: En necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos especficosEn el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan. En el segundo caso se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo.

Fuentes de informacin Estas representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor. a) Internas rganos de gobierno rgano de control interno Socios Niveles e la organizacin

 Unidades estratgicas de negocio rganos colegiados y equipos de trabajo Sistemas de informacin b) Externas rganos normativos (oficiales y privados) Competidores actuales y potenciales Proveedores actuales y potenciales Clientes o usuarios actuales y pontenciales Grupos de inters Investigacin preliminar Despus que se ah definido la direccin y los factores que se auditarn, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Este procedimiento puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias y acciones a seguir. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: Determinar las necesidades especificas Identificar los factores que requieren de atencin Definir estrategias de accin Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparacin del proyecto de auditora. Luego se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditora, la cual incluye dos apartados: Propuesta tcnica Naturaleza tipo de auditora que se pretende realizar. Alcance rea de aplicacin Antecedentes recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previsto. Objetivos logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora administrativa.

Programa de trabajo: Identificacin nombre de la auditora

Responsables auditor a cargo de su implementacin rea universo bajo estudio Calve nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades pasos especficos para captar y examinar la informacin. Fases definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Periodicidad de avances seguimiento de las acciones.

Asignacin de la responsabilidad Para iniciar formalmente la auditora, siempre con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe al auditor o equipo de auditores que estimen conveniente. Capacitacin Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no slo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearn para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditora. Actitud: Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin activa del personal de la organizacin. Diagnostico preliminar: Se debe de preparar un marco de referencia que fundamente fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar. Los elementos para considerar que se fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar son: Gnesis de la organizacin o Creacin de la organizacin o Cambios en su forma jurdica o Conversin del objeto en estrategias o Manejo de la delegacin de facultades Infraestructura o Esquema de operacin o Modificaciones a la estructura organizacional o Programacin institucional o Nivel de desarrollo tecnolgico Forma de operacin o Desempeo registrado o Logros alcanzados

Posicin competitiva. o Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin o Competencias centrales

INSTRUMENTACIN Se seleccionan las tcnicas de recoleccin mas viables, se eligen indicadores, manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz. Recopilacin de informacin: En esta tarea se centra en la recoleccin o registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo.

Tcnicas de recoleccin Algunas tcnicas: Investigacin documental: es la que implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede adoptar elementos de juicio. Las fuentes bsicas a las que se pueden acudir son: Normativa: acta constitutiva, ley que ordena la creacin de la organizacin, reglamentos internos, tratos y convenios. Administrativa: organigramas, manuales administrativos, sistemas de informacin y certificacin, cuadros de distribucin del trabajo. Mercado: productos o servicios, poblacin, ingresos Ubicacin geogrfica: localizacin, orden espacial interno, caractersticas del terreno, distancia y costo de transporte. Estudiaos Financieros, Situacin econmica comportamiento del consumidor.

Observacin directa: Es la revisin fsica del rea donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales. Acceso a redes de informacin:

El acceso a las redes de intranet, extranet o query, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados ya que esto facilita el intercambio electrnico de datos. Entrevista: Esta tcnica consiste en reunir con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Es uno de los ms empleados para obtener informacin. Cuestionarios: Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas. Cdulas: Se utiliza para captar la informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis. Escala de Medicin: Las escalas que se empleen con este fin deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez dela informacin que se registra en los papeles de trabajo. La seleccin de los componentes del proceso administrativo y elementos especficos debe hacerse considerando las variables que influyen en el desempeo de una organizacin, como su naturaleza, campo de actuacin, tamao giro industrial y enfoque estratgico.

Los indicadores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de gestin organizacional, ya que permiten ordenar las acciones en funcin de los resultados que se pretenden alcanzar. PAPELES DE TRABAJO: Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en papeles de trabajo: registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a las que se llega.

Evidencia: Representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditora.

La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros: Fsica: se obtiene mediante la inspeccin directa de las actividades, bienes o sucesos y se presentan por fotos, graficas, mapas. Documental: Se logra por anlisis de documentos, como cartas, contratos, actas etc. Testimonial: Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la auditora. Analtica: comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin dela informacin por reas. SUPERVISIN DEL TRABAJO: Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin del trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. EXAMEN: Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza, caractersticas y origen de su comportamiento. Propsito: Es aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo. Procedimientos: Sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben y racionalizar los efectos de un cambio. El examen consta de los siguientes pasos: Describir, conoce, descomponerlo, revisarlo de manera crtica, ordenar cada elemento, definir las relacin. ENFOQUE DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO: Constituye los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones. Y posibilitan comprobar si la ejecucin de las etapas del proceso administrativo se apega a lo previamente planeado.

ANLISIS MULTINIVEL Queda claro, entonces, que una auditoria administrativa permite precisar el comportamiento histrico de una organizacin, pero es tambin un elemento de decisin que representa un mecanismo de cambio. Es all donde reside su capacidad sustantiva de perfil oportunidades de mejora para innovar valor y convertirla en una ventaja competitiva sustentable.

FORMULACIN DEL DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO Base conceptual: diagnosis es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta que puede cuantificarse y cualificarse. El diagnstico es un mecanismo de estudio aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos. Marco de referencia. Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditora, se dispone de una base de informacin con la perspectiva de la gnesis, infraestructura administrativa. Contenido: Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin tiene que incorporar los siguientes aspectos. Contexto: fisonoma de la organizacin Informacin operativa: gestin de funciones, procesos y proyectos Desempeo: Manejo de indicadores financieros y de gestin Estrategia competitiva: propsito estratgico Liderazgo: Cultura organizacional, valores Perspectiva: estructura, oportunidad de negocio. ASPECTOS OPERATIVOS: Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario en trminos prcticos, es recomendable seguir el siguiente orden. Introduccin, antecedentes, justificacin, objetivos, objetivos de la auditora, estrategias, recursos, costos, alcance, acciones, metodologa marco de trabajo, resultados, conclusiones, recomendaciones, alternativas de implementacin, desviaciones significativas, opiniones de los

responsables e las reas auditadas, asuntos especiales (son los que requieren de un estudio ms profundo).

LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACIN: Se deben de tomar en cuenta los siguientes aspectos: No perder de vista el objeto de la auditora Ponderar las soluciones que se propongan Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos A provechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados Crear conciencia en los niveles de operacin Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones

Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplicacin de la auditora revise los borradores y los papeles de trabajo. TIPOS DE INFORME Los tipos de informe mas representativos son: informe general: o Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe o Introduccin. Breve descripcin de la circunstancias o Antecedentes. Exposicin de la gnesis de la organizacin o Tcnicas empleadas. Instrumentos y mtodos utilizados o Diagnostico. Definicin de las causas y consecuencias o Propuesta. Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas o Estrategia de implementacin. Explicacin de los pasos o etapas o Seguimiento. Determinar de los mecanismos de informacin, control o Conclusiones y recomendaciones. Sntesis de los logros obtenidos, problemas detectados. informe ejecutivo o responsable o periodo de revisin. Lapso que comprendi la auditora. o Objetivos. Propsitos que se pretende obtener con la auditora o Alcance. Profundidad con la que se audit la organizacin. o Metodologa. Explicacin e las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia. o Sntesis. Explicacin de las tcnicas y procedimientos.

o Conclusiones. informe de aspectos relevantes Documento que se integra con base en un criterio de selectividad. PROPUESTAS DE IMPLEMENTACIN La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para efectuar en forma efectiva a la organizacin, ya que presenta el momento de trasformar las propuestas. Se realiza en tres fases. Preparacin del programa Integracin de recursos Ejecucin el programa PRESENTACIN DEL INFORME. Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditora debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido.

El informe final aprobado se har del conocimiento de: titular de la organizacin rgano de gobierno rgano de control interno niveles directivos mandos medios y nivel operativo grupos de filiacin, corporativo dependencia globalizadora. SEGUIMIENTO:

Despus de seleccionar y presentar la alternativa de tipo de informe congruente con las prioridades definidas y habiendo de verificar los aspectos operativos y lineamientos generales para preparar la propuesta de implementacin, es conveniente concentrarse en el seguimiento. OBJETIVO GENERAL: Establecer lineamientos generales, acciones especficos y criterios para la ejecucin de auditora de seguimiento. LINEAMIENTOS GENERALES:

Definir las reas en las que se comprobar la implementacin, realizar con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas. ACCIONES ESPECFICAS: Recomendaciones programadas: estrategia, asignacin de responsabilidad, factores considerados. Recomendaciones fuera de programa: estrategia, desviaciones, causas, efectos.

CRITERIOS PARA EJECUCIN DE LA AUDITORA DE SEGUIMIENTO: Considerara las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin, entrevistarse antes de la ejecucin de esta auditora, dar prioridad a la comprobacin del cumplimiento en los trminos.

ANALSIS

Para llevar a cabo una auditora administrativa es necesario contar con un marco metodolgico que oriente las acciones en sus diferentes etapas; planeacin, instrumentacin, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone de una serie de componentes indispensables para cumplir con el fin convenido. En la planeacin se establece el objetivo de la auditora, los factores a revisar que incluyen el proceso administrativo y los elementos especficos. En la instrumentacin: se determina como recopilar la informacin a travs de tcnicas de recoleccin como la investigacin documental. En el examen se establece el propsito, el procedimiento, los enfoques de anlisis administrativo, tanto organizacionales como cuantitativos seleccionados, El informe se registra los resultados de la auditora, los aspectos operativos a cordados para orientar su ejecucin. Finalmente en el seguimiento se integra las observaciones y recomendaciones, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones especficas para lo cual se precisa un objetivo.