LECCIN 1 - DATOS NUMRICOS Hay ciertos datos que deben ser revisados para desempear un trabajo exacto en la contabilidad.

Nmeros Cardinales: Uno de ellos es la pronunciacin de los nmeros cardinales que se considera como uno de los errores comunes en los que aprenden el Ingls. Las terminaciones teen y ty son generalmente confusas cuando son escuchadas. No es lo mismo decir fifteen que fifty (15/50) y thirteen que thirty (13/30) Tal vez no podamos ver la diferencia cuando leemos estas cifras, pero son difciles de identificar cuando las escucha de un americano. Por ello, debemos practicar la diferencia especialmente escuchando el casete y diferencindola una de la otra. Ciento o Cientos: Otro dato importante es el uso de la palabra hundred. En castellano solemos decir tres cientos (300) en plural, pero en Ingls se dice en singular three hundred y no en plural three hundreds como en castellano. La palabra hundreds en plural es usada no para leer un monto sino para expresar aos agrupados en un siglo. Ejemplos: 1900 los mil novecientos (los aos comprendidos entre 1900 y 1999) 1300 los mil trescientos (los aos comprendidos entre 1300 y 1399) Cuando leemos nmeros encontramos que algunas personas usan y despus de las centenas y otras no. La explicacin es que los britnicos usan y y los americanos no. Ejemplos: 367 trescientos y sesenta y siete (britnico) trescientos sesenta y siete (americano)

Clculos: Las operaciones matemticas son parte integral del trabajo del contador. Suma: 4 + 8 = 12 cuatro y ocho son doce Cuatro ms ocho son doce Cuatro sumados a ocho hacen doce

Note las diferentes formas de leer una suma. Las tres son correctas. El primer ejemplo no tiene errores. El resultado siempre va en singular aunque el nmero sea en plural. Resta: 9 3 = 6 O 39=6 nueve menos tres igual seis Nueve quitamos tres igual seis tres restados de nueve igual seis Tres de nueve igual seis. tres veces cinco igual quince Tres por cinco igual quince dieciocho dividido entre seis igual tres

La resta puede hacerse de ambas formas y se lee de acuerdo a ella. Multiplicacin: 3 x 5 = 15

Aqu solo tenemos dos oopciones para leer el smbolo x en ingls: times o by. Divisin: 18 6 = 3 Decir la hora: Hay muchas maneras de dar la hora. Revisaremos y aprenderemos algunas de ellas. La divisin tiene solo una forma de leerla as que es la ms fcil.

a) La hora se lee como se ve o se escribe Ejemplo: 5:09 9:30 1:00 12:15 cinco y nueve nueve y treinta una en punto doce y quince

b) La forma americana. Ejemplo: 1:00 1:05 1:15 1:25 1:30 1:45 1:55 una en punto cinco pasada la una un cuarto pasada la una veinticinco pasada la una media pasada la una (una y media) un cuarto para las dos cinco para las dos

c) La forma britnica Ejemplo: 5:00 5:07 5:15 5:22 5:30 5:45 5:49 cinco en punto siete pasadas las cinco un cuarto pasadas las cinco veintidos pasadas las cinco media pasadas las cinco (cinco y media) un cuarto para las seis nueve para las seis

d) El Reloj de Veinticuatro Horas: Ejemplo: 05:05 10:20 15:30 18:23 20:00 cinco horas cero cinco minutos diez con veinte quince con treinta dieciocho con veititres veinte horas

RESUMEN Dificultad en la terminacin teen y ty de nmeros cardinales. El uso de hundred en ingls es en singular al leer una cifra. hundreds en ingls como un grupo de aos en un siglo. Operaciones: suma, resta, multiplicacin y divisin. Dar la hora: como se ve, la forma Americana, Britnica y reloj de 24 horas. LECCIN 2 - LOS CAMPOS DE LA CONTABILIDAD La contabilidad o Accountancy (como muchos libros se refieren a ella en ingls) es en verdad importante en todo tipo de nenegocio. Por lo tanto, el contador es una persona clave en el crecimiento del negocio. El contador puede desempear diferentes roles de acuerdo al tipo de trabajo y negocio. En una pequea enpresa el nico contador puede hacer todo el trabajo contable por s mismo

como un contador general. En una gran empresa l puede trabajar con otros contadores en un departamento contable. El jefe del departamento sera el contador genral o contralor. Como la contabilidad incluye servicios especializados, el contador debe estar listo para desarrollarse en cualquiera de estos campos. CONTABILIDAD FINANCIERA: est relacionada caon la preparacin de los registros y reportes financieros peridicos. Estos reportes proveen informacin til para los propietarios, gerentes, acreedores, mecado de valores, agencias de gobierno y al pblico en general. La empresas corporativas preparan sus memorias basadas en estos registros financieros para mostrar su rentabilidad a laas partes interesadas. CONTABILIDAD GERENCIAL: Comprende proveer informacin financiera a la gerencia para la operacin eficaz de la compaa. Ayuda a la gerencia proveyendo sugerencias para mejorar en las finanzas del negocio. CONTABILIDAD TRIBUTARIA: Abarca la preparacin de las declaraciones juradas de impuestos para las organisaciones o individuos. Tambin trata con la planeacin triburaria para la compaa, incluyendo formas de ahorar dinero de los impuestos. Los contadores tributarios deben estar familiarizados con las leyes tributarias y deben estar al da en las disposiciones tributarias y en las decisiones judiciales de casos tributarios. CONTABILIDAD DE COSTOS: Determina el costo de los productos del negocio y ayuda a la gerencia a decidir si un producto es rentable para seguir producindolo o no. CONTABILIDAD INTERNACIONAL: Est relacionada con el comercio internacional de las organisaciones comerciales transnacionales. El contador debe estar familiiarizado con leyes, derechos de aduanas y tributos de los diversos pases para tratar con las operaciones internacionales. AUDITORA: Este campo comprende la revisin y evaluacin de todos los registros financieros del negocio. Los auditores internos desempean su trabajo a intervalos regulares. Los auditores externos confiman la exactitud de los registros y reportes financieros. Todo contador internacional debe cumplir con normas profesionales, educacionales y ticas para desempear su trabajo con precisin. En los Estados Unidos de Norteamrica cada contador debe pasar por un examen riguroso provistso por el AICPA. Este dura tres das, y es administrado dos veces al ao. El contador que pasa este examen se le otorga una licencia para ejercer como CPC. El CPC debe comportarse de acuerdo a un cdigo profesional de conducta y probar ser de un alto carcter moral. RESUMEN La contabilidad es muy importante, as como el contador en el crecimiento del negocio. El nico contador en una pequea empresa es llamado el contador general (en general). El contador en jefe (contador general) en una gran corporacin es el contralor. Hay varios campos de la contabilidad: Contabilidad financiera Contabilidad gerencial (administrativa) Contabilidad tributaria Contabilidad de costos Contabilidad internacional Auditora

El AICPA otorga la licencia para ejercer como un CPC en los Estados Unidos. LECCIN 3 - LA ECUACIN CONTABLE

Una herramienta bsica en el proceso de registro es la ecuacin contable. Este representa la situacin financira del negocio. Sus partes bsicas son: activo, pasivo y capital: Activo = Pasivo + Capital ACTIVO: Toda cosa de valor poseda por un negocio y considerada como sus recursos econmicos son conocidos como sus activos. Estos pueden ser: inmuebles, caja, suministros, mobiliario, autombiles, cuentas por cobrar, efectos por cobrar, etc. PASIVO: Todas las deudas y deudas econmicas de un negocio son consideradas pasivos. Estas obligaciones forman el patrimonio de los acreedores de los activos del negocio. Ejemplos de pasivos son: cuentas por pagar, salarios por pagar, eefectos por pagar, impuestos por pagar, etc. CAPITAL: El patrimonio de los dueos de los activos del negocio es llamado capital. Otras paralabras son: patrimonio del dueo, patrimonio de los dueoso patrimonio de los accionistas de acuerdo al tipo de negocio que se est hablando. Ejemplos de cuentas de capital son: capital pagado, dividendos, acciones comunes y ganancias retenidas. El capital es el residuo de los activos menos pasivos, como lo muestra la siguiente ecuacin contable. Capital = Activos Pasivos La ecuacin contable debera estar siempre en balance. Por eso existe la necesidad de llevar toda cuenta en un sistema de partida doble. SISTEMA DE PARTIDA DOBLE: Este est compuesto de dos partes bsicas: una cuenta de dbido y una cuenta de crdito (puede haber una o ms de cada una). Los dbitos generalmente son registrados en la columna izquierda llamanda Debe o DR (registro de dbito) y muestra los incrementos en las cuentas. Los crditos son generalmente registrados en la columna derecha llamanda Haber o CR (registro de crdito). La ecuacin contable puede ser extendida para mostrar una mayor relacin entre todos los elementos fundamentales de la contabilidad. As se puede decir: Activo = Pasivo + Capital + Ingresos Egresos INGRESOS: Los montos obtenidos por la venta de productos y/o servicios por el negocio es conocido como ingresos. Este incrementa los activos del negocio y su capital, pero no sus pasivos. Los ingresos son incrementados por los crditos y disminuidos por los dbitos. Otros tiopos de ingresos son: honorarios, alquiler, comisiones, inters, regalas y dividendos. EGRESOS: La salida de dinero como resultados de las operaciones del negocio son lo que llamamos egresos. Estos disminuyen el capital. Tipos de egresos son: alquiler, slarios, publicidad, servicios pblicos, interses e impuestos. PLAN CONTABLE: Esta es una lista de todas las cuentas usadas en un negocio. En los Estados Unidos, cada negocio tiene su propio plan de cuentas preparado por el contados de acuerdo al tipo y tamao de la empres. Tambin depende de las especificaciones del negocio para llevar las cuentas. El contador prepara el plan de cuentas en la primera pgina del Mayor y le asigna un nmero a cada cuenta que corresponde a su ubicacin dentro del Mayor. Las cuentas son agrupadas de acuerdo a las cuentas del Balance General (activo, pasivo, capital), y a las cuentas del Estado de Ganancias y Prdidas (ingresos y gastos). Los activos son numerados empezando con el 1. Pueden tener unoa, dos o ms cifras de acuerdo al nmero de cuentas que utiliza el negocio. Los pasivos son numerados empezando con el 2, el capital empieza con el 3 y as por el estilo. De esta manera el contados puede incrementar o disminuir las cuentas usadas dependiendo del incremento o disminucin de las operaciones del negocio.

PLAN DE CUENTAS __________________________________________________ Activos 10 12 15 18 19 20 24 25 31 32 41 51 53 55 58 59 RESUMEN La ecuacin contable bsica: activo = pasivo + capital. Los activos son toda cosa de valor poseda por la empresa. Los pasivos son deudas y obligaciones del negocio. El capital es el patrimonio de los dueos del negocio. El sistema de partida doble est compuesto por dos partes: dbitos (incrementos) y crditos (disminuciones) Los ingresos son el resultados de las operaciones de una empresa (la venta de bienes o servicios) Los gastos son los costos de las operaciones de la firma (salida de dinero) El plan de cuentas es la lista de todas las cuentas usadas por una empresa en la primera pgina del libro Mayor. LECCIN 4 - CLASIFICANDO LOS ELEMENTOS Cuando hablamos de clasificacin, nos referimos al del Balance General. Esos elementos clasificacos ayudan a otros a determinar la disponibilidad y demandas de un negocio, y Caja Cuentas por cobrar Suministros de Oficina / tiles de Oficina Equipo de Oficina Depreciacin acumulada Equipo de Oficina Pasivos Cuentas por Pagar Efectos por Pagar Salarios por Pagar Capital Capital de M. Spencer Retiros de M. Spencer Ingresos Ingresos por Servicios Egresos/Gastos Gastos de Salarios Gastos de Alquiler Gastos de Suministros Gastos de Interses Gastos de Servicios Pblicos

pueden comparar al negocio con otras empresas. Su clasificacin est en orden de su relativa liquidez. ACTIVOS: Son comnmente clasificados como: (1) activos corrientes, (2) inversiones, (3) inmueble, maquinaria y equipo y (4) activos intangibles. ACTIVOS CORRIENTES: Estos son el dinero y otros activos que se espera que sean vendidos, consumidos o convertidos en efectivo en un ao o an menos. Ejemplos de cuentas del activo corriente son: caja, cuentas por cobrar, efectos por cobrar (menos de un ao), interses por cobrar y suministros. INVERSIONES: Normalmente las inversiones son de naturaleza a largo plazo; excepto cuando son consideradas una inversin temporal. Estos son recursos no utilizados en las operaciones corrientes del negocio y no ses espera que se conviertan en efectivo en un ao. Ejemplos de cuentas son: acciones y bonos de otras empresas. INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO: Estos son activos a largo plazo usados en las operaciones continuas de la empresa. Estn sujetos a la depreciacin y se espera que sean usados por ms de un ao. Tambin son llamados Activos Fijos. Ejemplos de estas cuentas son: equipo, terreno, inmueble, maquinaria, muebles y enceres. ACTIVO INTANGIBLE: todos los activos que no tienen sustancia fsica estn considerados en esta clasificacin. Ejemplos son: patentes, derechos de autor, marcas comerciales, pluvala y franquicias. PASIVOS: Estn clasificados como pasivos corrientes y no corrientes. Depende del perodo establecido para la obligacin. PASIVO CORRIENTE: son obligaciones establecidas en un perodo menor de un ao. Ejemplos de estas cuentas son: cuentas por pagar, salarios por pagar, sueldos por pagar, prstamos bancarios por pagar, inters por pagar, impuestos por pagar, ingresos no obtenidos y efectos por pagar (si se vencen en un ao o menos). PASIVO NO CORRIENTE: Tambin son conocidos como pasivos a largo plazo porque se van a pagar en un perodo ms largo de un ao. Ejemplos de cuentas son: bonos por pagar, hipotecas por pagar, efectos a largo plazo por pagar y obligaciones de arrendamiento. PATRIMONIO: Esta seccin varia de acuerdo al tipo de organizacin comercial. Por ello en una empresa uni-personal encontraremos solo una cuenta de capital con el nombre del nido propietario y su cuenta correspondiente de retiros. Una sociedad tendr una cuenta de capital por cada uno de los socios y sus cuentas correspondientes de retiros. Mientras que en una corporacin hay una cuenta de Accines Comunes y una cuenta de Ganancias Retenidas. RESUMEN Los elementos fundamentales son clasificados de acuerdo con el Balance General. Los activos son clasificados como: activo corriente, inversiones, inmueble, maquinaria y equipo y activos intangibles. Los activos corrientes son aquellos activos que pueden ser convertidos en efectivo en menos de un ao. Las inversiones son activos a largo plazo como valores y bonos. El inmueble, maquinaria y equipo son activos a largo plazo tambin llamados activo fijo. Los activos intangibles son aquellos que no tienen sustancia fsica pero son de valor para la empresa. Los pasivos son clasificados como: pasivo corriente y no corriente.

Los pasivos corrientes son obligaciones adeudadas en un ao o menos. Los pasivos no corrientes son obligaciones adeudadas a ms de un ao. El patrimonio es una seccin que es clasificada de acuerdo al tipo de empresa. En una corporacin las cuentas son: las cuentas de valores comunes y ganancias retenidas.

LECCIN 5 - TRMINOS ESPECIALES DE CONTABILIDAD BENCHMARKING: Es un proceso que identifica la mejor prctica, aprendindo como se aplica y adaptndola a la organizacin para mejorar su desempeo. BENCHMARK: Es considerado el mejor logro en la comparacin. Puede ser entre los departamentos de la misma compaa o entre otras compaas. INTERVALO DE BENCHMARKING: Es la diferencia entre el benchmark de una actividad o departamento y otros departamentos o compaas. SABER COMO: Se dice del conocimiento de todos los mtodos y procedimientos de un negocio. TABLERO DE CUADRO DE MANDOS: Generalmente abreviado BSC en Ingls. Es un conjunto coherente de medidas de desempelo realizado para cumplir la visin y estrategia de una compaa. TERCERIZACIN: El empleo de una tercera parte para desempear funciones no esenciales de la compaa. RECUPERACIN DE FUNCIN: Se dice cuando termina un contrato de tercerizacin y la compaa toma el control de todas las funciones. SALARIOS: El pago que un trabajador obtiene semanalmente y es por lo general en efectivo, normalmente a obreros. Un salario mnimo es el monto ms bajo permitido por la ley. SUELDOS: El pago que un trabajador recibe cada mes directamente en una cuenta corriente, normalmente a profesionales y oficinistas. Un sueldo bsico es el monto mnimo permitido por la ley. SOBRETIEMPO: Cuando una persona trabaja horas extras adems del tiempo regular. PROPINAS: Una pequea cantidad de dinero que reciben los trabajadores por un servicio. Ejemplo: mozos, meceras, botones, etc. BONO: Dinero adicional que algunos trabajadores reciben cuando alcanzan cierta meta que requiere su compaa . Ejemplo: cuando un vendedor vende ms de cierto monto particular en un ao, obtiene un bono. Hay bonos relacionados con el desempeo que son otorgados a un gerente si ste alcanza ciertos objetivos para la compaa. BENEFICIOS ADICIONALES: Estos son beneficios adicionales obtenidos por derecho adems de un salario o sueldo. Pueden ser un auto de la compaa, pagos por pensin de jubilacin, comidas gratuitas o alojamiento gratis. COMPENSACIN: Una palabra usada para todos los pagos y beneficios que reciben los empleados. Tambin se usa para expresar el dinero y otros beneficios dados a un empleado o gerente si son forzados a dejar la compaa. REMUNERACIN: Una palabra formal usada para expresar pagos y beneficios para los altos ejecutivos. PAGO DE INDEMNIZACIN: el pago aque recibe un trabajador despus de dejar una

compaa, por el tiempo trabajado. RESUMEN Benchmarking identifica la mejor prctica en cualquier campo a ser aplicado en el negocio. El cuadro de mando integral es un conjunto coherente de medidas de desempeo. Tercerizacin es el empleo de otra compaa para desempear funciones no esenciales. Los salarios son pagados semanalmente y los sueldos son pagados mensualmente. Los beneficios complementarios son beneficios adicionales obtenidos adems de la remuneracin. El pago de indemnizacin es recibido luego de dejar una compaa por el tiempo trabajado. LECCIN 6 - EL PROCESO DEL CICLO CONTABLE El proceso del ciclo contable normalmente sigue un perode que puede ser de un mes, un trimestre o un ao. Este perodo es conocido como El Ciclo Contable. Cuando dura un ao, puede ser un periode de un ao calendario (de Enero a Diciembre) o un perodo de un ao financiero (empezando cualquier otro mes excepto Enero). Toda la informacin contable debe ser registrada a fin de determinar su efecto en las operaciones de la compaa. Hay ciertos pasos que se siguen para asegurar la exactitud de la informacin y hallar el efecto de cada transaccin en la situacin financiera del negocio. Estos pasos seguidos durante el perodo contable son: REGISTRAR EN EL DIARIO: Toda transaccin debe ser primero registrada en el Diario diariamente. La informacin es registrada en orden cronolgico e incluye una explicacin de lo que ha ocurrido. MAYORIZAR: La informacin es tranferida del Diario al Mayor a cuentas individuales. BALANCE DE COMPROBACIN: Los registros de las cuentas del Mayor son probados para ver si los dbitos y los crditos estan en balance. HOJA DE TRABAJO: Un formulario preparado mensualmente o cada vez que el contador necesita preparar los estados financieros. Tiene siete columnas, cinco de ellas son secciones de columnas dobles. ASIENTOS DE AJUSTE: Aquellas transacciones que afectarn un perodo futuro deben ser ajustadas para permitir que el Mayor refleje apropiadamente las actividades del perodo corriente. Son preparados al final del periodo contable o cuando sean necesarias. ESTADOS FINANCIEROS: El estado de ganancias y prdidas, el estado de capital y el balance general son preparados usando la informacin de la hoja de trabajo completada. ASIENTOS DE CIERRE: Estos asientos cierran las cuentas del capital temporal al resmen de ingresos y el saldo que resulta cierra el capital permanente. POST-CIERRE DEL BALANCE DE COMPROBACIN: Este es preparado al final del periodo contable para probar que las cuents del Mayor an estn en balance despus del proceso de ajuste. ASIENTOS DE REVERSIN: Estos son craos al inicio del perodo contable para revertir los asientos de ajuste registrados en el perodo anterior que normalmente no llevan un saldo durante el ao.

RESUMEN Hay dos tipos de periodos contables: ao calendario y ao financiero. Registrar en el diario es el registro en el libro Diario. Mayorizar es registrar en el libro Mayor. El balance de comprobacin es la prueba para ver si el Mayor est en balance. La hoja de trabajo es un formulario con informacin para preparar los estados financieros. Los asientos de ajuste son necesarios para saldar las cuentas. Los estados financieros son preparados de la hoja de trabajo completada. Los asientos de cierre son necesarios para cerrar los ajustes. El post cierre del balance de comprobacin verifica si en el proceso el Mayor an est en balance. Los asientos de reversin son registrados al inicio del ciclo.

EXAMEN PARCIAL LECCIN 7 - REGISTRAR EN EL DIARIO Registrar en el diario es el registro de todas las transacciones en el libro Diario. Para poder iniciar con este primer paso, debemos primero conocer el libro con el que vamos a trabajar. EL DIARIO: este es el libro principal de la contabilidad usado en el proceso contable. Tambin es llamado el Diario General o El Libro del Asiento Original. Este libro tiene tres caractersticas especiales: 1) Muestra toda la transaccin y sus efectos en un solo lugar, 2) muestra las transacciones en orden cronolgico, y 3) da una explicacin de lo que ocurri. REGISTRAR EN EL DIARIO: Para ingresar la transaccin en el Diario, como est en orden cronolgico, primero debemos registrar la fecha del asiento en la primera columna de la izquierda. Luego el ttulo de la cuenta de dbido y su monto en la columna del Debe (DR), y el ttulo de la cuenta de crdito (ligeramente en sangra) y sus montos en la columna del Haber (CR). Despus, se escribe una breve explicacin para expresar la informacin que las cuentas anteriormente escritas no expresaron. Ejemplo: El 3 de marzo el negocio compr una nueva computadora al contado a Computers Inc. por $2,000. Marzo 3 Equipo de Oficina Caja Comprado a Computers Inc. Luego de terminar un asiento, se deja un rengln en blanco para escribir el siguiente asiento. Esto se hace con el fin de hacer que el Diario sea fcil de leer. La pgina del Diario en donde la transaccin ha sido ingresada es muy importante para el proceso de mayorizacin. Ser usada con la columna de referencia (Ref.) o tambin llamada Referencia de Mayorizacin (PR) para ayudarnos a hallar las cuentas en el proceso. Eso lo veremos en la siguiente leccin. TIPOS DE DIARIOS: Hay varios otros libros Diario usados en el proceso. Su nombre Diario no es para decir que son lo mismo que el Diaro General, sino para indicar que su registro se 2,000 2,000

hace a diario, como en el Diario General. Estos libros son lo que conocemos como los libros contables, y son como sigue: Registro de Ingreso de Caja: Registra todas los recibos de caja. (dinero o cheque) Registro de Egreso de Caja: Registra todos los pagos hechos por la compaa al contado. (dinero o cheque) Registro de Ventas: Registra todas las ventas realizadas al crdito. Registro de Compras: Registra todas las compras realizadas al crdito. Tambin hay otros Diarios especiales usados de acuerdo a la necesidad del contador para llevar cuentas frecuentes. Ejemplos: Registro de descuentos y devoluciones en ventas Registro de descuentos y devoluciones en compras Caja tabular Libro Caja Registrando en el Diario es registrar las transacciones comerciales en el Diario. Las ventajas del Diario son: muestra la transaccin en un solo lugar, est en orden cronolgico y da una explicacin. El proceso es simple: escribir la fecha, la cuenta y el monto deudor, la cuenta y el monto acreedor, y la glosa, dejando un rengln vaco para separar cada asiento. La columna de referencia se usa para escribir el cdigo de la cuenta cuando se ha mayorizado. El Registro de Ingresos de Caja registra todos los ingresos en caja. El Registro de Egresos de Caja registra todas las salidas de caja. El Registro de Ventas registra todas las ventas al crdito. El Registro de Compras registra todas las compras al crdito. Otros Diarios especiales son: El Registro de Devoluciones y Rebajas en Ventas y en Compras, la Caja Tabulada y el Libro Caja. LECCIN 8 - MAYORIZACIN Y BALANCE DE COMPROBACIN La mayorizacin es transferir todas las cuentas del Diario a cuentas apropriadas del Mayor. Primero aprenderemos del libro Mayor para poder trabajar en l. EL MAYOR: Este es el segundolibro importante usado en el proceso contable. Tambin es llamado el Mayor General o El Libro del Asiento Final. Este libro tiene en su primera pgina el Pland de Cuentas de la empresa. Este indica el orden de las cuentas individuales en el Mayor. Cada cuenta est numerada como el el Plan de Cuentas. La cuenta del Mayor puede ser registrada en la forma de la cuenta T, lo que significa que la cuenta tiene la forma de la letra mayscula T. esta cuenta-T tiene tres partes bsicas: 1) el ttulo de la cuenta , 2) el lado del Debe (izquierda), y 3) el lado del Haber (derecha). Esto es til con fines ilustrativos y de anlisis. Ejemplo: Mayorizemos el ejemplo del registro del Diario.

Otros libros contables que conocemos y usamos son:

RESUMEN

Cuenta del Debe: Equipo de Oficina $2,000 Cuenta del Haber: Caja $2,000 Equipo de Oficina 2,000 Caja 2,000

El formato de cuatro columnas es usado con mayor frecuencia en la prctica porque son ms estructurados, dndo los saldos correctos de las cuentas. Este formato tiene: 1) columna de fecha, 2) columna de explicacin o partida, 3) columna de Referencia, 4) columna del Debe, 5) columna del Haber, y 6) columna de saldo con una columna de Debe y Haber. Ilustremos este formato con el mismo ejemplo: Cuenta del Debe: Equipo de Oficina $2,000 Cuenta del Haber: Caja $2,000 En ocasiones hay un formato de tres columna que se usa en evez del formato de cuatro columnas. La nica diferencia est en la columna del saldo. (no contiene columnas de Debe y Haber) COLUMNA DE REFERENCIA: Estas son muy importantes en el proceso contable. Cuando mayorizamos las cuentas usamos esta columna en el Mayor para registrar el nmero de pgina del Diario en donde se registr la transaccin. Al mismo tiempo, esscribimos el nmero del cdigo de la cuenta en la Columna de Referencia del Diario para mostrar que la cuenta ya ha sido mayorizada. MAYORES AUXILIARES: Estos son usados por la mayora de los negocios para registrar sus cuentas de control. hay dos mayores auxiliares: Registro de Cuentas por Pagar: para registrar todas las deudas de la compaa. Este mantiene un registro de cada uno de los acreedores del negocio. Registro de Cuentas por Cobrar: para registrar todas las deudas de los clientes y lleva un registro de cada cliente de la compaa. BALANCE DE COMPROBACIN: Cuando el proceso de mayorizacin ha terminado al fin del ciclo contable, el balance de comprobacin muestra si las cuentas de Mayor estn en balance. Tambin puede ser preparado en cualquier tiempo del ao. El balance de comprobacin muestra las cuentas enlistadas en orden con sus saldos correspondientes y el total de dbitos debera igualar al total de crditos para verificar su exactitud. RESUMEN El mayor es el libro del asiento final y tiene el plan de cuentas en su primera pgina El registro en el mayor tiene tres diferentes formatos: a) La cuenta T con el ttulo de cuenta, el lado del debe y el lado del haber. b) El formato de cuatro columnas con columnas para la fecha, glosa, referencia, debe, haber y saldo (con una columna doble para el debe y el haber). c) El formato de tres columnas con columna para la fecha, glosa, referencia, debe, haber y saldo (solo una columna). La columna de referencia en el mayor es para escribir la pgina del diario en la cual se halla la transaccin. La columna de referenciaen el diario es para escribir el cdigo de la cuenta mostrando que ya ha sido mayorizada.

Hay dos mayores auxiliares usados en grandes empresas: el Registro de Cuentas por Pagar y el Registro de Cuentas por Cobrar. El balance de comprobacin muestra si las cuentas del mayor estn en balance (cuadran). LECCIN 9 - HOJA DE TRABAJO Y AJUSTES

El proceso contable continua despus de la preparacin del banace de comporbacin con la hoja de trabajo. Aprenderemos como se usa antes de aprender de los asientos de ajuste. HOJA DE TRABAJO: Es un documento de columnas mltriples que provee un resmen de todo el proeceso contable y es muy til para preparar el proceso de ajuste y los estados financieros, cada vez que se requiera. La secuencia para completar la hoja de trabajo es como sigue: Utilizaremos el balance de comprobacin de la leccin ocho. (Se copia el balance de comprobacin en la columna correspondiente de la hoja de trabajo.) Est es el primer paso al preparar la hoja de trabajo, el siguiente paso es la preparacin de los asientos de ajuste. AJUSTES: como el balance de comprobacin no contiene todos los datos completos por muchas razones, los asientos de ajuste se requieren para producir los saldos correctos para los estados financieros. Hay varios tipos de asientos de ajuste: devengados y diferidos. Devengados: Esots son registros de gastos o ingresos antes del establecimiento de caja. No han sido reconocidos durante el registro diario. Algunos ejemplos de acumulaados son: ganancias acumuladas, gastos acumulados, intereses acumulados y sueldos acumulados que no han sido pagados y necesitan ajustes. Ejemplos:
a) La compaa tena que pagar intereses de $200 al inicio del mes de Mayo, peor no pudo

realizarse en ese mes. El ajuste sera: Gastos en intereses Intereses por pagar Para registrar los intereses en efectos por pagar. b) La empresa Cleaning Services Inc. prest servicios al Colegio Happy Faces por $600 en el mes de Junio. El colegio pagar en el mes de Julio. El ajuste sera: Cuenta por cobrar Ingresos por servicios Para acumular los ingresos por servicios. c) La compaa compro$7,000 en suministros al inicio del ao. Un conteo de los suministros disponibles en el mes de Junio indica que en realidad hay $3,000 de suministros disponibles. Osea que $4,000 en suministros han sido agotados. El ajuste sera: Gastos en suministros Suministros Para reconocer los suministros agotados. Diferidos: Son los registros de los pagos por adelantado. Algunas cuentas son pagadas anticipadamente y necesitan ser diferidas de acuerdo al uso o agotamiento de la cuenta pagada de antemano. Ejemplos son: gastos pagados por adelantado (alquiler pagado por $4,000 $4,000 $600 $600 $200 $200

adelantado, seguro pagado por adelantado), y suministros. Otra cuenta usada en la de las Ganancias no Obtenidas que expres la recepcin del dinero antes de proveer un producto o servicio, cuando este es provisto la ganancia es obtenida. Ejemplo:
a) La compaa Excellent Paintors Inc. fue cancelada por anticipado $5,000 por el pintado

de todos los inmuebles de Rich Co. El ajuste sera: Caja $5,000 Ingresos por servicios no obtenidos $5,000 Para diferir la ganancia por servicios no obtenida
b) La compaa pag $1,200 por un ao de seguros. La pliza del seguro expira a razn de

$100 por mes. El ajuste cada mes sera: Gastos de seguros Para registrar el seguro expirado Ajuste de Activos Fijos: Los activos fijos estn sujeto a prdida del valor debido al uso o desgaste. Esto es conocido como Depreciacin. Esta ese reconocida al final del periodo y un gasto es cargado como una Depreciacin Acumulada. Ejemplo:
a) El Equipo de Oficina el Inkas Hotel Inc. se deprecia a una tasa de $50 por mes. El ajuste

$100 $100

Seguro pagado por adelantado

sera: Gastos de Depreciacin Para reconocer la depreciacin del mes.

b) La compaa posee una propiedad que se deprecia a la tasa de $130 por mes. El ajuste

$50 $50

Depreciacin Acumulada-Equip. Ofic.

sera: Gastos de Depreciacin Para registrar la depreciacin del mes. RESUMEN La hoja de trabajo es un formulario de columnas mltiples que ayuda a preparar los estados financieros. El primer paso es copiar todas las cuentas usadas en el mayor con sus cdigos. El segundo paso es copiar el balance de comprobacin del mayor. Antes de continuar con la hoja de trabajo el contador prepara los ajustes. Los ajustes ayudan a producir los saldos correctos para los estados financieros. Los ajustes pueden ser acumulaciones o diferidos. Las acumulaciones son ganancias o gastos no reconocidos en el registro diario. Los diferidos son registros de pagos por anticipado antes de su uso o agotamiento. Los activos fijos se deprecian debido a prdida del valor y necesitan un ajuste. $130 $130 Depreciacin Acumulada Inmueble

LECCIN 10 - COMPLETANDO LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo es una herramienta muy til para los contadores, especialmente para preparar los estados financieros. Cuando registramos el balance de comprobacin sin ajustar es fcil ver las cuentas que necesitan ajuste. Aqu tiene todo el proceso a la vista y puede encontrar errores. Aunque no es parte del sistema contable formas, es un gran dispositivo para el proceso contable. Balance de Comprobacin: Hemos aprendido como llenar la primera columna de la hoja de trabajo. Solo copiamos el balance de comprobacin del Mayor a la hoja de trabajo. Ajustes: Este es el segundo paso. Despus de ajustar las transacciones, stas son registradas en las columnas de ajustes de la hoja de trabajo. (aumente las cuentas necesarias) Balance de Comprobacin Ajustado: Este es el tercer paso. Despus de registrar los ajustes en la hoja de trabajo. Tenemos que corregir el balance de comprobacin con los ajustes para clcular los montos apropiados antes de preparar los estados financieros. Estado de Ganancias y Prdidas: Todas las cuentas que expresan ganancias o gastos son registradas en la columna del Estado de Ganancias y Prdidas. El saldo total muestra si la empresa obtuvo ganancia o prdida. Si la diferencia est en el Debe es una Ganancia Neta. Si est en el Haber es una Prdida Neta. Balance General: Todad las cuentas de balance son transferidas a la seccin del Balance General. El total debe estar en balance con la diferencia de la seccin del Estado de Ganancias y Prdidas. Si la diferencia es una Ganancia Neta, es registrada en el Haber. Si la diferencia es una Prdida Neta, es registrada en el Debe. RESUMEN (No tiene resmen por ser breve la lectura) LECCIN 11 - LTIMOS PASOS Como hemos estado estudiando, el ciclo contable contina despus de la preparacin de la hoja de trabajo con algunos otros pasos. ESTADOS FINANCIEROS: Estos son preparados de la informacin de la hoja de trabajo. Cuando la informacin es transferida, el contador tiene que tomar en consideracin algunos datos importantes. Primero, l tiene que prepara el Estado de Ganancias y Prdidas de la columna correspondiente de la hoja de trabajo. El segundo paso es la preparacin del Estado de Capital o el Estado de Ganancias Retenidas, de acuerdo con el tipo de negocio. Cuando preparamos este estado, el contador tiene que tomar en consideracin las cuentas de capital y de retiros, o las cuentas de dividendos, as como la ganancia o prdida neta. El tercer paso es la preparacin del Balance General de la hoja de trabajo. Pero en esta ocasin, como la cuenta de dividendos ha sido usada en el Estado de Ganancias Retenidas, esta cuenta es cambiada en la preparacin del Balance General como sigue. ASIENTOS DE CIERRE: Estos bsicamente cierran todas las cuentas temporales, tal como los saldos de ingresos, gastos y retiros o dividendos a cero. Esto se hace para llevar solo los saldos de las cuentas permanentes al siguiente perodo. Para cerrar las cuentas de ingresos y gastos se debe crear una nueva cuenta temporal generalmente conocida como Resumen de Ingresos. Por ello, todas estas cuentas son combinadas en solo una cuenta. Este proceso tiene cuatro pasos bsicos a seguir.

1. Registre todas las cuentas de ingresos cerrndolas como dbitos con Resumen de Ingresos como cuenta acreedora. 2. Registre el Resumen de Ingresos como debido y todas las cuentas de gastos como crditos para ser cerrados. 3. Registre el Resumen de Ingresos como dbito y los retiros o Ganancias Retenidas (de acuerdo al tipo de empresa) como crdito para ser cerrada. En caso de las Ganancias Retenidas registre el monto de la Ganancia Neta. 4. Registre el Resumen de Ingresos como cuenta deudora con el capital personal para ser cerrado como un crdito. En caso de Ganancias Retenidas, registre las Ganancias Retenidas como un dbito con los dividendos como una cuenta acreedora. En caso de dividendos, use el monto de los dividendos en ambas cuentas, deudora y acreedora. POST-CIERRE DEL BALANCE DE COMPROBACIN: Luego de mayorizar los asientos de cierre, se prepara un ltimo balance de comprobacin para verificar la exactitud de esta ltima mayorizacin. Esto se hace para verificar el balance del Mayor antes de iniciar el nuevo perodo contable. Por ello, el post-cierre del balance de comprobacin solo contendr las cuentas permanentes que son llevadas hacia el siguiente perodo. ASIENTOS DE REVERSIN: Estos son asientos opcionales que son preparados al inicio del perodo contable. Estos asientos a menudos son usados con las acumulaciones para la conveniencia del contador, para simplificar el registro. RESUMEN

Los estados financieros son preparados de la informacin de la hoja de trabajo. Estos son: Estado de ganancias y prdidas, Estado de capital o Ganancias retenidas y Balance general. Los asientos de cierre son preparados para cerrar todas las cuentas temporales, tal como ganancias, gastos y dividendos en el Resumen de Ingresos. un post cierre del balance de comprobacin es preparado despus de los asientos de cierre para verificar la exactitud del mayor y llevar solo las cuentas permanentes al siguiente perodo. Los asientos de reversin son preparados solo para la conveniencia del contador. LECCIN 12 - SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Toda compaa debe establecer un sistema de control interno para resguardar caja y otros activos. Este control es ms fcil cuando la compaa es una pequea, pero es ms compleja cuando es una gran corporacin. Como los registros contables deben ser exactos y hay la posibilidad de robo por parte de los empleados, este sistema es una gran herramienta si se usa apropiadamente. Hay documentos y registros usados para el control interno. Aqu vamos a aprender sobre algunos de ellos. CONTROLES DE CAJA: Cuando hablamos de caja, se quiere decir por monedas, billetes, cheques, rdenes de pago y dinero en el banco. La caja debe ser controlada en sus recepciones y desembolsos. Por lo tanto, se debe usar algn tipo de recibo o comprobante para controlar los ingresos y salidas de dinero. CUENTA BANCARIA: El depsito de dinero en un banco ayuda a mantener el control mediante esta entidad. El banco usa: tarjetas de comprobacin de firmas, boletas de depsito y estados bancarios para controlar todos los recibos y salidas de dinero. El negocio debe preparar un estado de conciliacin de cuentas bancarias para verificar sus propios registros con el estado bancario.

FONDO DE CAJA CHICA: Este es un pequeo monto de dinero mantenido por toda empresa para pequeos desembolsos regulares. En ingls petty cashier es llamada a la persona a cargo de esta caja. l debe llevar un registro exacto del dinero recibido y entregado. Al hacer esto el lleva un Registro de Caja Chica para registrar todo desembolso evidenciado por un comprobante de caja chica. Cuando este fondo es establecido el encargado o custodio registra el siguiente asiento. Junio 1 Caja chica Caja 150 150

Para establecer el fondo de caja chica. Cuando el desembolso es suficiente para vaciar el fondo o estar cerca a vaciarlo, entonces es necesario reponer el fondo, justificndolo con el siguiente asiento: Junio 20 Gastos de transporte Suministros de oficina Gastos de envo Caja Para reponer el fondo de caja chica. SISTEMA DE COMPROBANTES: Este sistema controla los desembolsos de caja en forma de cheques y el pago de las obligaciones. Aqu las facturas son aprobadas y registradas para el pago. Algunos ejemplos de este sistema incluyen: comprobantes, registro de comprobantes, archivo de comprobantes pendientes de pago, registro de cheques y archivo de comprobantes pagados. COMPROBANTE: Es un documento comercial que contiene toda la informacin necesaria para reconocer el pago de una obligacin. Generalmente es adjuntado a otros documentos comerciales que respaldan este pago. Este es generalmente preparado para todas las cuentas por pagar. REGISTRO DE COMPROBANTES: Este es un diario en el cual todo comprobante es registrado, cuando el comprobante es pagado, es registrado en el Registro de Cheques. ARCHIVO DE COMPROBANTES PENDIENTES DE PAGO: Este archivo registra todos los comprobantes que no han sido pagados an, de acuerdo a la fecha en que se vencen. Este archivo tiene una hendidura para cada da del mes, para hacer ms fcil recordar la fecha de pago. REGISTRO DE CHEQUES: Cuando un cheque es emitido para pagar una obligacin, ste es registrado en este diario. Cada asiento registra un dbito a Comprobantes por Pagar y un crdito a Caja. ARCHIVO DE COMPROBANTES PAGADOS: Despus de haber pagado una factura, la factura se coloca en este otro archivo. Las facturas ahora son ordenadas alfabticamente de acuerdo al nombre del beneficiario del cheque. Por medio de este mtodo, el negocio puede seguir el rastro de los pagos y evita pagar dos veces una obligacin. RESUMEN El sistema de control interno resguarda caja y otros activos del negocio. Los controles de caja se refieren a las monedas, moneda circulante, cheques, rdenes de pago y dinero en el banco. Una cuenta bancaria ayuda a llevar el control por el uso de cheques y estados de cuenta de banco. 50 35 10 95

Un fondo de caja chica mantiene una pequea suma de dinero para todo pequeo desembolso de caja. Un cajero de caja chica maneja un fondo de caja chica y registra cada movimiento en un Registro de caja chica. El sistema de comprobantes controla los desembolsos de caja en forma de cheques. Un comprobante es preparado para reconocer el pago de una obligacin. Un registro de comprobantes registra todo comprobante emitido. El archivo de comprobantes pendientes de pago registra los comprobantes segn la fecha a ser pagados. El registro de cheques registra los comprobantes pagados. El archivo de comprobantes pagados registra cada comprobante pagado en orden alfabtico.