VICEMINI5TERIO DE GE5TIN IN5TITUCIONAL

OFICINA DE APOYO A LA ADMINI5TRACIN DE LA EDUCACIN

UNIDAD DE ORGANIZACIN Y METODO5
MINI8TERIO DE EDUCACION
2005
GUA PARA LA FORMULACIN DEL REGLAMENTO
DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES de LAS
DIRECCIONES REGIONALES DE EDUCACIN y
unidades de gestin educativa local







2005, Oficina de Apoyo a la Administracin de la Educacin
Calle Van de Velde 160,
San Borja, Lima 41




Javier Sota NadaI
Ministro de Educacin


HeIenn Chvez Depaz
Viceministra de Gestin nstitucional


Ramiro SierraIta Tineo
Jefe de la Oficina de Apoyo a la Administracin de la Educacin


Obcis VIchez PeraIes
Jefe de la Unidad de Organizacin y Mtodos





Equipo Tcnico : Flormarina Guardia Aguirre
Erick Min Ubills
David Espino Murrugarra
Yuliana Espinoza Arana


Diseo de contenido : Roco J. Livia Alba


Correccin de estiIo : Federico Ortiz Agurto



PRESENTACIN


SOPORTE TCNICO
1. Concepto.
2. Utilidad.
3. Caractersticas.


BASE LEGAL


FORMULACIN
1. Criterios generales para la formulacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF).
2. Criterios de diseo para la formulacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF).
3. El nforme Tcnico


MODIFICACIN


CONTENIDO DEL ROF
1. Esquema de presentacin.
2. Determinacin de funciones.
3. rganos que conforman los niveles organizacionales.


APROBACIN


DIFUSIN


GLOSARIO
CONTENDO


La Oficina de Apoyo a la Administracin de la
Educacin, a travs de la Unidad de
Organizacin y Mtodos, ha elaborado el
documento denominado "Gua para la
Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones de
las Direcciones Regionales de Educacin y Unidades de
Gestin Educativa Local, a fin de establecer orientaciones que
deben observar las Direcciones Regionales de Educacin y las
Unidades de Gestin Educativa Local en la elaboracin y
aprobacin de dicho Reglamento.

La presente Gua desarrolla en su contenido, el concepto de
Reglamento de Organizacin y Funciones, utilidad,
caractersticas y base legal; asimismo, brinda las
orientaciones tcnicas y pasos para la formulacin,
modificacin, aprobacin, difusin y finalmente se presenta la
terminologa bsica empleada.

El Reglamento de Organizacin y Funciones es un instrumento
tcnico-normativo de gestin institucional, que contiene la
estructura orgnica, funciones y relaciones funcionales de los
rganos de una entidad que le permitan desarrollarse al
servicio de los aprendizajes de los estudiantes. Para el caso
de las Direcciones Regionales de Educacin y Unidades de
Gestin Educativa Local, este instrumento debe ser elaborado
en el contexto de la Ley Nro. 28044, Ley General de
Educacin, el Decreto Supremo Nro. 009-2005-ED,
Reglamento de la Gestin del Sistema Educativo y el proceso
de descentralizacin y modernizacin de la gestin educativa.



San Borja, septiembre de 2005

PRE8ENTACON
1. Concepto

El Reglamento de Organizacin y
Funciones (ROF) es un instrumento
t cni co-normat i vo de Gest i n
nstitucional, que formaliza la estructura
orgnica de una entidad orientada al
logro de sus objetivos. Contiene la naturaleza, la
finalidad, funciones generales y funciones especficas de
las unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y
responsabilidades.

Asimismo, el Reglamento de Organizacin y Funciones,
tipifica las atribuciones de los cargos directivos y
especifica la capacidad de decisin y jerarqua del cargo
as como el desarrollo organizacional para adecuarse a
los nuevos desafos.

Este instrumento de gestin contiene por tanto, los
siguientes elementos de la organizacin:

Estructura orgnica.
Funciones.
Relaciones funcionales previstas, y
Atribuciones especficas.


2. UtiIidad

El Reglamento de Organizacin y Funciones debe ser
empleado como un instrumento de gestin para
est abl ecer campos f unci onal es, pr eci sar
responsabilidades y como un medio para efectuar el
seguimiento a las nstituciones Educativas.
8OPORTE TECNCO
El Reglamento de Organizacin y Funciones de las
Direcciones Regionales de Educacin (DRE) y Unidades
de Gestin Educativa Local (UGEL) no ser empleado
para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las
contenidas en el Reglamento de la Gestin del Sistema
Educativo, salvo que exista una disposicin legal que
faculte en tal sentido, tampoco se utilizar para crear
nuevos cargos. Slo deber formalizar las unidades
orgnicas que se consideren necesarias y que se
encuentren justificadas tcnicamente .


3. Caractersticas

El Reglamento de Organizacin y Funciones tiene las
siguientes caractersticas:

Contiene informacin pertinente, concreta y clara.

Es funcional para permitir su fcil manejo,
identificacin y actualizacin.

Presenta una estructura, segn se requiera en ttulos,
captulos y artculos, teniendo en cuenta el desarrollo
del esquema bsico recomendado por la Oficina de
Apoyo a la Administracin de la Educacin - Unidad
de Organizacin y Mtodos.





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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones




Ley Nro. 28044, Ley General de Educacin.

Ley Nro. 27658, Ley Marco de Modernizacin de la
Gestin del Estado.

Ley Nro. 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin.

Ley Nro. 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y
su modificatoria, Ley N 27902.

Decreto Supremo Nro. 009-2005-ED, Reglamento de la
Gestin del Sistema Educativo.


BA8E LEGAL


La conduccin del proceso de
formulacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones de las
Di recci ones Regi onal es de
Educacin y las Unidades de
Gest i n Educat i va Local ,
corresponde a la Direccin de Gestin nstitucional de la
Direccin Regional de Educacin en coordinacin con la
Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial.


1. Criterios generaIes para Ia formuIacin deI
RegIamento de Organizacin y Funciones

El proceso de formulacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones se ejecutar teniendo en
cuenta los siguientes criterios:

Las necesidades contempladas en el Plan
Estratgico Sectorial Multianual - PESEM, el Proyecto
Educativo Regional, el Proyecto Educativo Local y el
Plan nstitucional.

Adecuada configuracin y coordinacin de rganos y
funciones, as como de sus cargos y sus requisitos,
evaluando en forma permanente su rediseo
organizacional.

Lineamientos de gestin que agilicen la toma de
decisiones, supervisen el uso racional de los recursos
del Estado, promuevan la generacin de ingresos
propios y la rendicin de cuentas.

FORMULACON
Mejora de la eficiencia y eficacia de la Direccin
Regional de Educacin y Unidades de Gestin
Educativa Local en trminos de costos, calidad de
servicios y de productos y pertinencia.


2. Criterios de diseo para Ia formuIacin deI
RegIamento de Organizacin y Funciones.

La formulacin del Reglamento de Organizacin y
Funciones de las Direcciones Regionales de Educacin y
Unidades de Gestin Educativa Local deber tomar en
cuenta los siguientes criterios de diseo de la
Administracin Pblica:

a) Sujecin a lo establecido en la Ley General de
Educacin, el Reglamento de la Gestin del Sistema
Educativo y estar en concordancia con el proceso de
modernizacin de la gestin del Estado, as como
orientarse en un contexto de uso racional de los
recursos disponibles.

b) Disear la estructura orgnica con criterios de
simplicidad y flexibilidad, que permita el cumplimiento
de los fines de las nstancias de Gestin Educativa
Descentralizada con mayores niveles de eficiencia y
una mejor atencin a los ciudadanos.

c) Considerar el principio de especializacin, conforme
al cual, se deben integrar las funciones afines y
eliminar posibles conflictos de competencia y
cualquier duplicidad de funciones en sus rganos y
dependencias o con otras entidades de la
Administracin Pblica.


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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
d) Desarrollo de los niveles organizacionales y
jerrquicos, hasta el segundo nivel, considerando los
rganos que se encuentren debidamente justificados
conforme al estudio tcnico que elabore la Direccin
de Gestin nstitucional:








e) Evitar estructuras piramidales complejas que
alarguen las cadenas de mando.

f) Posibilitar flexibilidad de accin para que la entidad
pueda adecuarse a sus necesidades y nuevos
desafos, y ser empleado como un instrumento de
gestin institucional.

g) Precisar responsabilidades y ser un medio para
efectuar el proceso de seguimiento educativo
(monitoreo, supervisin, evaluacin y control).

h) Consignar una estructura organizacional que permita
orientarse a una gestin por resultados.


3. EI Informe Tcnico

La elaboracin del Reglamento de Organizacin y
Funciones, deber sustentarse en un nforme Tcnico
elaborado por la Direccin de Gestin nstitucional de la
Direccin Regional de Educacin, el mismo que
contendr lo siguiente:

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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
NIVELES
ORGANIZACIONALES
NIVELES
JERRQUICOS
1er. NVEL DRECCN
2do. NVEL RGANOS DE LNEA
RGANOS DE
ASESORAMENTO Y
RGANOS DE APOYO.
a) La simplificacin y optimizacin de procesos, con
detalle y justificacin de cada uno y su
especializacin. Debe incorporarse, de ser el caso, el
anlisis de costos por tercerizacin de determinadas
labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo
de la entidad.

b) Un anlisis que acredite que el Reglamento de
Organizacin y Funciones propuesto se articula con
las necesidades contempladas en el Proyecto
Educativo Regional, el Proyecto Educativo Local y el
Plan nstitucional de la Entidad considerando las
acciones de desarrollo que pretende alcanzar en el
corto, mediano y largo plazo.

c) Una descripcin que sustente que el Reglamento de
Organizacin y Funciones de la Direccin Regional
de Educacin y Unidades de Gestin Educativa
Local, est articulado con los proyectos educativos
institucionales, de modo que siendo una instancia de
gestin descentralizada, relieve a la primera y
principal instancia de gestin.

d) Una exposicin de la interrelacin de la entidad con
otras entidades pblicas respecto de sus funciones y
acorde con el mbito de sus competencias.

e) Un anexo con el detalle de las diferencias en la
estructura organizacional respecto del Reglamento de
Organizacin y Funciones vigente de ser el caso, y la
sustentacin respectiva.

f) El organigrama vigente y el propuesto.



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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones




La modificacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones deber
efectuarse en los siguientes casos:



a) Por modificacin del Plan Estratgico Sectorial Multianual -
PESEM, Proyecto Educativo Regional y Proyecto
Educativo Local, debidamente aprobados y vinculados a
una simplificacin de procesos que ameriten una
integracin de rganos y/o unidades orgnicas.

b) Por modificacin del Plan nstitucional de la entidad
vinculada a una simplificacin de procesos que ameriten
integracin de rganos o unidades orgnicas.

c) Por existencia de un proceso de rediseo organizacional
de la entidad conforme a Ley.

d) Por modificacin de su Ley de creacin que conlleve una
afectacin de la estructura orgnica.
MODFCACON

El Reglamento de Organizacin y
Funciones contendr ttulos, captulos y
artculos teniendo en cuenta los rubros
y metodologa que se detallan a
continuacin:


1. Esquema de presentacin

TtuIo primero: De Ias Disposiciones GeneraIes

En este rubro se detallar la Naturaleza Jurdica,
Finalidad, Objetivos y Funciones Generales de la
DRE y las UGEL, de acuerdo con las precisiones
siguientes:

NaturaIeza jurdica: Caractersticas de la
personera jurdica de la entidad conforme a las
disposiciones legales de organizacin y
funciones.

FinaIidad: Es la misin para la cual ha sido

creada la entidad. Dicha misin se asocia a los
procesos principales que desarrolla la Direccin
Regional de Educacin o la Unidad de Gestin
Educativa Local.

Objetivos: Los propsitos que la nstitucin
pretende alcanzar en el corto, mediano o largo
plazo, en cumplimiento de su finalidad
permanente.

Funciones generaIes: Enunciado de acciones
fundamentales que debe realizar la entidad en
forma permanente para lograr su finalidad y
objetivos establecidos.
CONTENDO DEL ROF
TtuIo segundo: De Ia Estructura Orgnica

La estructura orgnica para la DRE y UGEL se
establecer teniendo como referencia los artculos
Nros. 48 y 57 del Decreto Supremo
Nro. 009-2005-ED, Reglamento de la Gestin del
Sistema Educativo. La estructura contiene los
rganos de Direccin, Participacin, Control,
Asesoramiento, Apoyo y Lnea.

Direccin RegionaI de Educacin

a. rgano de direccin: Direccin Regional
de Educacin.
b. rganos de Inea: Direccin de Gestin
Pedaggica y Direccin de Gestin
nstitucional.
c. rgano de asesoramiento: Oficina de
Asesora Jurdica.
d. rgano de participacin: Consejo
Participativo Regional de Educacin.
e. rgano de apoyo: Oficina de
Administracin, nfraestructura y
Equipamiento.
f. rgano de controI: Oficina de Control
nstitucional.

Unidad de Gestin Educativa LocaI

a. rgano de direccin: Direccin de la
Unidad de Gestin Educativa Local
b. rganos de Inea: rea de Gestin
Pedaggica y rea de Gestin nstitucional.
c. rgano de asesora: rea de Asesora
Jurdica.
d. rgano de participacin: Consejo
Participativo Local de Educacin.
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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
Nros. 48 y 57 del Decreto Supremo
e. rgano de apoyo: rea de Gestin
Admi ni st r at i va, nf r aest r uct ur a y
Equipamiento.
f. rgano de controI: Oficina de Control
nstitucional.

El diseo de la estructura orgnica se har de
manera simplificada, flexible, descentralizada y
participativa. Se debe asegurar la coherencia de las
disposiciones administrativas y la subordinacin de
stas a las decisiones de carcter pedaggico.

Se desarrollarn captulos para cada rgano, as
como, subcaptulos de ser el caso. En esta parte se
describir la estructura organizacional, las funciones
y atribuciones, as como la interrelacin interna y
externa de cada uno de los rganos y unidades
orgnicas.


TtuIo tercero: De Ias reIaciones institucionaIes y
dems rganos

Se especificar la facultad que tiene la Direccin
Regional de Educacin y la Unidad de Gestin
Educativa Local, de mantener relaciones con otras
entidades de la Administracin Pblica cuyos
objetivos sean concurrentes o complementarios a
los fines que persigue la entidad.


TtuIo cuarto: DeI rgimen IaboraI y econmico

Se debe consignar el rgimen laboral conforme a
Ley, as como los recursos con que contar la
Direccin Regional de Educacin y la Unidad de
Gestin Educativa Local, con precisin de sus
fuentes, as como el origen de su patrimonio.
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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
TtuIo quinto: De Ias disposiciones
compIementarias

Considerar todas aquellas disposiciones que
permitan la mejor implementacin o aplicacin de la
estructura orgnica descrita en el Reglamento de
Organizacin y Funciones.

Anexo

Organigrama conteniendo la estructura orgnica.


2. Determinacin de funciones

Las funciones se determinan a partir de la finalidad y de
los objetivos, en forma tal que se delimiten los campos de
accin de las diferentes reas funcionales cuidando de no
incurrir en omisiones, interferencias o yuxtaposiciones.

La definicin, finalidad y funciones generales de la
Direccin Regional de Educacin y la Unidad de Gestin
Educativa Local, estn establecidas en los artculos
Nros. 73, 74, 76 y 77 de la Ley Nro. 28044, Ley
General de Educacin y en los artculos Nros. 45, 46,
54 y 56 del Decreto Supremo Nro. 009-2005-ED,
Reglamento de la Gestin del Sistema Educativo. A partir
de estas funciones generales se determinarn las
funciones especficas de los rganos de la Direccin
Regional de Educacin y de la Unidad de Gestin
Educativa Local siguiendo las siguientes pautas:

a) Las funciones que se determinen deben permitir que
lo rganos cumplan con las metas de planeamiento
estratgico, diseo organizacional, direccin,
coordinacin, ejecucin y seguimiento de sus
actividades.
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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
b) Las funciones asignadas a cada rea funcional deben
ser homogneas y concordantes con los objetivos
determinados para cada unidad orgnica; asimismo,
deben permitir el cumplimiento de las disposiciones
vigentes.

c) La determinacin de las funciones debe ser el
resultado de un anlisis de diagnstico situacional de
acuerdo con el informe tcnico.


3. rganos que conforman Ios niveIes
organizacionaIes


Direccin

Estar conformada por quienes integran el primer nivel
organizacional de la entidad. La Direccin incluye,
cuando corresponda, al equipo de Trmite Documentario
y al de magen nstitucional.

rganos de Inea

Los rganos de lnea son aquellas unidades tcnico-
normativas que formulan y proponen las normas y
acciones de poltica de alcance regional o local, sobre la
materia de su competencia y supervisan su cumplimiento.

Consejos Participativos

Los rganos de participacin de la Direccin Regional de
Educacin y la Unidad de Gestin Educativa Local, son el
Consejo Participativo Regional de Educacin (COPARE)
y el Consejo Participativo Local de Educacin (COPALE),
respectivamente.
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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
Su definicin, conformacin y funciones estn
establecidas en los artculos 49, 50, 58, 59 y 60 del
Reglamento de Gestin del Sistema Educativo.

rganos de asesoramiento

Los rganos de asesoramiento son los encargados de
brindar asesora a los rganos de la Direccin Regional
de Educacin y a la Unidad de Gestin Educativa Local
en determinados conocimientos especializados. Por
ejemplo el rea de Asesora Jurdica:

La creacin de otros rganos de asesoramiento se
decidir de acuerdo con la naturaleza, complejidad y
volumen de funciones y su disponibilidad presupuestal y
siempre que se encuentren debidamente justificadas
acorde con el estudio tcnico.


rganos de apoyo

Los rganos de apoyo son aquellos que brindan soporte
al quehacer de la institucin, concentran las acciones de
coordinacin y ejecucin de los sistemas horizontales de
administracin.

Son los que administran recursos, sean humanos,
materiales o financieros, constituyen los sistemas
auxiliares.

La creacin de otros rganos de apoyo se decidir de
acuerdo con la naturaleza, complejidad, volumen de
funciones y su disponibilidad presupuestal, siempre que
se encuentren debidamente justificadas de conformidad
con el estudio tcnico.

Asimismo, son responsables de orientar, coordinar y
evaluar el desarrollo de la educacin de acuerdo a los
niveles y modalidades del sistema educativo.
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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
Proporcionan orientacin y asistencia tcnico-pedaggica
a las nstituciones Educativas y participan en la
formulacin de la poltica educativa nacional.

rgano de ControI

El rgano de Control nstitucional es el rgano
conformante del Sistema Nacional de Control, mantiene
dependencia funcional y administrativa de la Contralora
General de la Repblica.

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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones

Para la aprobacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones de la Direccin
Regional de Educacin y Unidades de
Gestin Educativa Local, se debe
elaborar un expediente que contenga:


El Proyecto de Reglamento de Organizacin y Funciones,
debidamente visado por la Direccin de Gestin
nstitucional, as como por el rea de Asesora Jurdica.
El nforme Tcnico con el organigrama propuesto y;
El nforme Legal.


El expediente deber ser remitido para opinin tcnica a la
Oficina de Apoyo a la Administracin de la Educacin - Unidad
de Organizacin y Mtodos.

Con la opinin favorable de esta Oficina del Ministerio de
Educacin, el expediente ser enviado a la Gerencia Regional
de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial
del Gobierno Regional para su aprobacin por Ordenanza
Regional.




APROBACON


El Reglamento de Organizacin y
Funciones aprobado podr ser
publicado con el texto ntegro y el
organi grama en un di ari o de
circulacin regional o el diario oficial
El Peruano. Su publicacin deber
realizarse tambin, en el portal
electrnico del Gobierno Regional,
conforme a la Ley de Transparencia y
Acceso a la nformacin Pblica.



Deber distribuirse copia del Reglamento de Organizacin y
Funciones a las siguientes entidades y oficinas:

Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial.
Gerencia Regional de Desarrollo Social.
Direccin Regional de Educacin.
Direcciones de Lnea, Apoyo y Asesoramiento.
Oficina de Control nstitucional.
Oficina de Apoyo a la Administracin de la Educacin del
Ministerio de Educacin - Unidad de Organizacin y
Mtodos.

DFU8ON
Atribucin
Facultad conferida expresamente a quien ejerce un cargo
para resolver o tomar decisin sobre cualquier acto
administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio
de sus funciones.

Cargo
Es el elemento bsico de una organizacin. Se deriva de
la clasificacin prevista en el CAP de acuerdo con la
naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad
que ameritan el cumplimiento de requisitos y
calificaciones para su cobertura.

Estructura orgnica
Es un conjunto de rganos interrelacionados
racionalmente entre s para cumplir funciones
preestablecidas que se orientan en relacin a objetivos
derivados de la finalidad asignada a la entidad.

Funciones
Enunciado de acciones que deben realizar los rganos y
las unidades orgnicas en forma permanente,
conducentes a alcanzar los objetivos de la entidad y las
metas de su gestin administrativa.

NaturaIeza jurdica
Caractersticas de la personera jurdica de la entidad
conforme a las disposiciones legales de organizacin y
funciones.

rgano
Son las unidades de la organizacin que conforman la
estructura orgnica de la entidad.

Organigrama
Es la representacin grfica externa mediante smbolos
convencionales de la estructura orgnica de la entidad.
GLO8ARO
Organizacin
Asociacin de personas regulada por un conjunto de
normas en funcin a determinados fines.

rganos de Inea
Son aquellas unidades tcnico-normativas que formulan y
proponen las normas y acciones de poltica sobre la
materia de su competencia y supervisan su cumplimiento;
estn diseadas desde los objetivos de la entidad.

rganos de apoyo
Son aquellos que brindan soporte al quehacer de la
entidad, concentran las acciones de coordinacin y
ejecucin de los sistemas horizontales de gestin.

rgano de asesoramiento
Son los encargados de brindar asesora a las entidades en
determinados conocimientos especializados.

PIaza
Es el cargo con dotacin presupuestal que se considera
para las remuneraciones de personal permanente o
eventual. La plaza debidamente prevista en el presupuesto
institucional permite habilitar los cargos contemplados en el
CAP. Las plazas se encuentran consideradas en el
Presupuesto Analtico de Personal.

RegIamento de Organizacin y Funciones - ROF
Es el documento tcnico-normativo de gestin institucional
que formaliza la estructura orgnica de la entidad orientada
al esfuerzo institucional y al logro de su finalidad y
objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad y
las funciones especficas de los rganos y unidades
or gni cas, est abl eci endo sus rel aci ones y
responsabilidades.

Unidad orgnica
Es la unidad de organizacin en que se dividen los rganos
contenidos en la estructura orgnica de la entidad.
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Gua para la formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones
MINI5TERIO DE EDUCACIN