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Manuel des dcaissements

Banque africaine de dveloppement

Manuel des dcaissements

Tous droits rservs Groupe de la Banque africaine de dveloppement. Avertissement : Le Manuel des dcaissements prsente les politiques et procdures de dcaissement de la Banque africaine de dveloppement. Les documents de politiques et procdures de la Banque mentionns dans le prsent Manuel sont accessibles sur notre site web http://www.afdb.org et peuvent galement tre obtenus en nous crivant ladresse loandisbursements@afdb.org. Le prsent Manuel nexamine pas de faon exhaustive tous les documents, politiques et procdures mentionns. Le lecteur est invit consulter le document de rfrence pour en connatre la teneur. Le prsent Manuel ne constitue pas un document contractuel ou juridique. Il ne cre pas de droits juridiques, lesquels sont noncs exclusivement dans les accords juridiques conclus avec la Banque, et ne doit pas tre utilis pour interprter de tels droits.

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Acronymes

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Acronymes

BAD BIC CEP DSP DTS ERD FAD FAE FAPA FEF FFBC FSN GR IAEAR IBAN LC MPP NEPAD OE PAR PMR PNB PRI UC

Banque africaine de dveloppement Code didentification bancaire Cellule dexcution du projet Document de stratgie pays Droit de tirage spcial tat rcapitulatif des dpenses Fonds africain de dveloppement Facilit africaine de leau Fonds dassistance au secteur priv en Afrique Facilit en faveur des tats fragiles Fonds forestier du bassin du Congo Fonds spcial du Nigeria Garantie de remboursement en milieu rural Numro de compte bancaire international Lettre de crdit Mcanisme de financement de la prparation des projets Nouveau partenariat pour le dveloppement de lAfrique Organe dexcution Prt dappui aux rformes Pays membre rgional Produit national brut Pays revenu intermdiaire Unit de compte Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement

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Table des matires

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Table des matires

1.

Le Groupe de la Banque africaine de dveloppement 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Objectif du Groupe de la Banque africaine de dveloppement La Banque africaine de dveloppement (BAD) Le Fonds africain de dveloppement (FAD) Le Fonds spcial du Nigeria (FSN) Les critres de financement

1 1 1 2 2 2 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 8 8 8 9 9 9 10 10 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 14 14 15 15

Table des matires

2.

Le cycle de projet 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Le document de stratgie pays Identification Prparation Evaluation Ngociation et approbation du Conseil Signature et entre en vigueur Excution et supervision Achvement du projet valuation rtrospective

3.

Politiques en matire de dcaissement 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Accords Conditions gnrales Accords juridiques Acquisition de biens, travaux et services Annulations Suspension des dcaissements Lettre de dcaissement

4.

Procdures de dcaissement 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 Entre en vigueur Conditions pralables au premier dcaissement et autres conditions Personnes habilites signer les demandes de dcaissement Financement rtroactif Dpenses ligibles Catgories de dpenses Rallocation des ressources du prt Pices justificatives Monnaie de dcaissement Taux de change applicables aux dcaissements Transmission des demandes de dcaissement Remboursements Contrats

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4.14 4.15 4.16 5.

Rfrences bancaires Dcaissements lapproche de la date de clture Honoraires daudit de clture

16 16 16 19 19 21 24 29 29 32 32 32 32 32 32 33 33 33 34 35

Mthodes de dcaissement 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 Introduction Remboursement des dpenses effectues par lemprunteur Paiement au titre dune garantie de remboursement (GR) Fonds de roulement ou compte spcial Paiement direct Dcaissement des prts dappui budgtaires/ prt lappui des rformes

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6.

Gestion financire 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 Capacit de gestion financire Gestion comptable Normes et pratiques comptables valuation du systme comptable Etats financiers du projet Rapports financiers Tenue des comptes et classement Conservation des documents Rapports des dcaissements Audit

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Table des matires

Liste des figures Figure 1: Le cycle de projet Liste des tableaux Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet 6 14 19 20 23 27 30 Tableau 4.1: Sources de financement et devises respectives Tableau 5.1: Mthodes de dcaissement Tableau 5.2: La mthode de Remboursement Documents requis Tableau 5.3: La mthode de Garantie de remboursement Documents requis Tableau 5.4: La mthode du compte spcial - Documents requis Tableau 5.5: La mthode du paiement direct - Documents requis Liste des annexes Annexe 1: Liste des bureaux dans les pays rgionaux Annexe 2: Pays membres de la BAD Annexe 3: Etats participants au FAD Annexe 4: Exemple de lettre de dcaissement Annexe 5: Exemple de lettre dsignant les Signataires autoriss Annexe 6: Formulaire A1-Demande de dcaissement Annexe 7 : Formulaire A2-Etat rcapitulatif des dpenses Annexe 8 : Formulaire A3-Budget prvisionnel dactivits Annexe 9 : Formulaire B1-Demande de garantie de remboursement Annexe 10 : Formulaire B2-Exemple de garantie de remboursement Annexe 11 : Demande dapprobation damendement la lettre de crdit Annexe 12 : Exemple dtat de rapprochement des avances au compte spcial 38 39 40 41 44 45 48 50 52 54 56 57 4

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Prface

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Prface

Le Manuel des dcaissements (le Manuel) prsente les politiques, les directives, les pratiques et les procdures en matire de dcaissement du Groupe de la Banque africaine de dveloppement (BAD). Il sert doutil de rfrence pour le personnel de la Banque, les emprunteurs , les agences dexcution , les cofinanciers, les fournisseurs et dautres parties contractantes en ce qui concerne llaboration, le traitement et la gestion des dcaissements pour une excution efficiente et efficace des projets. Le Manuel complte les documents suivants:

Laccord portant cration de la Banque Les accords de prts ou les protocoles daccord Les conditions gnrales applicables aux accords de prts, de garanties et de dons La politique relative aux dpenses ligibles au financement des oprations du Groupe de la Banque Les rgles et procdures pour lAcquisition de Biens et de Travaux Les rgles et procdures pour lutilisation des consultants

La politique de recouvrement des arrirs sur les prts du Groupe de la Banque Les directives en matire dlaboration de rapports financiers et daudit des projets Les directives du Groupe de la Banque relatives lannulation des prts Les directives en matire de gestion financire et danalyse financire des projets La lettre de dcaissement Le rapport dvaluation de projet

Prface

Les principes et les procdures dcrits dans ce Manuel sappliquent aux projets et programmes dinvestissement publics ou garantie par lEtat qui sont financs en totalit ou en partie par les ressources du Groupe de la Banque. Ils sappliquent galement aux fonds spciaux, aux fonds fiduciaires financs par les bailleurs de fonds et administrs par la Banque et aux oprations cofinances pour lesquelles un partenaire au dveloppement a demand la Banque dadministrer les dcaissements. Le prsent Manuel remplace tous les manuels prcdents et est applicable immdiatement. Il est disponible sur le site web de la Banque (http://www.afdb.org). Il sera mis jour de faon rgulire pour reflter les opinions des utilisateurs, les leons tires et lvolution des politiques et pratiques relatives ladministration des dcaissements. Le Dpartement du contrle financier est charg de la pertinence, du bien-fond des dispositifs de dcaissement et de lapprobation des demandes de dcaissement pour les financements octroys ou administrs par la Banque. Pour obtenir de plus amples renseignements vous pouvez visiter notre site web: www.afdb.org, ou prendre contact avec notre bureau (voir annexe 1), ou nous contacter ladresse suivante: Division des dcaissements Dpartement du controle financier Banque africaine de dveloppement Avenue du ghana / BP. 323 1002 Tunis belvdere / Tunisie Fax : +216 71 25 20 53 Email : loandisbursements@afdb.org

Emprunteur(s) dans le Manuel est utiliss pour dsigner soit emprunteurs et/ou donataires. Le terme organe dexcution (OE) est utilis de faon interchangeable avec Cellule dExcution du Projet (CEP). Lemprunteur dsigne un organe dexcution qui devient une CEP. 3 Prt dans ce Manuel est utilis pour dsigner dons sauf si le contexte prcise autrement.
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Prface

Chapitre 1

Le Groupe de la Banque africaine de dveloppement

Le Groupe de la BAD

1. Le Groupe de la Banque africaine de dveloppement


1.1 Objectif du Groupe de la Banque africaine de dveloppement

Le Groupe de la BAD

L a mission du groupe de la Banque africaine de dveloppement qui comprend la Banque africaine de dveloppement (BAD), le Fonds africain de dveloppement (FAD) et le Fonds spcial du Nigeria (FSN) est de promouvoir le dveloppement conomique et social de ses pays membres rgionaux (PMR). Pour ce faire, la Banque :

Mobilise des ressources pour le financement des projets et programmes ; Entreprend seule ou en participation, la slection, ltude et la prparation des projets, des entreprises et des activits tendant ce dveloppement ; Fait la promotion de linvestissement de capitaux publics et privs en Afrique; et Fournit lassistance technique qui peut tre ncessaire en Afrique pour ltude, la prparation, le financement et lexcution de projets et programmes de dveloppement.

Bien que le FAD et le FSN soient juridiquement et financirement distincts de la BAD, ils sont administrs par le mme personnel et leurs oprations sont soumises aux mmes standards de performance que ceux de la BAD. 1.2 La Banque africaine de dveloppement (BAD)

LAccord portant cration de la BAD a t adopt Khartoum en 1963 et mis en vigueur en 1964. La Banque a officiellement commenc ses oprations en 1967. A la suite dun amendement apport lAccord en 1982, le capital de la BAD a t ouvert des pays non rgionaux. Ses ressources proviennent des ressources ordinaires et des ressources spciales. Les ressources ordinaires sont: Les actions souscrites du capital autoris par ses 77 pays membres (voir lAnnexe 2), dont une partie est appelable ; Les fonds reus en remboursement des prts BAD ; Les fonds obtenus par emprunt sur les marchs financiers internationaux ; Le revenu gnr des prts de la BAD ; et Dautres revenus reus par la Banque, par exemple le revenu provenant de placements.

LArticle 8 de lAccord portant cration de la BAD autorise linstitution crer, administrer et grer des fonds spciaux conformment ses objectifs et fonctions. En vertu de ces dispositions, le Fonds africain de dveloppement (FAD) a t cr avec des tats non africains en 1972 et le Fonds spcial du Nigeria (FSN) avec le gouvernement nigrian en 1976. Les autres fonds spciaux de la Banque sont : Facilit africaine de leau (FAE) Fonds forestier du bassin du Congo (FFBC) Facilit en faveur des tats fragiles (FEF) Fonds dassistance au secteur priv en Afrique (FAPA) Fonds pour lEnvironnement Mondial (FEM) Fonds pour les pays revenu intermdiaire (PRI) NEPAD - IPPF Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement en milieu rural (IAEAR)
4 Lexpression Groupe de la Banque se rapporte la Banque africaine de dveloppement (BAD), au Fonds africain de dveloppement (FAD) et au Fonds spcial du Nigeria (FSN). Lorsque le cas ne concerne quune de ces institutions, cela est prcis.

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Chapitre 1

Le Groupe de la BAD

Les fonds spciaux sont rgis par les politiques et procdures de dcaissement de la Banque, tel que dcrit dans leurs manuels doprations respectifs. 1.3 Le Fonds africain de dveloppement (FAD)

Le Groupe de la BAD

LAccord portant cration du FAD, qui comprend la BAD et les tats participants, a t sign en Algrie en 1972 et est entr en vigueur en 1973. Le FAD fournit une assistance aux pays en dveloppement faible niveau de revenu par habitant par le biais de don et de prts des conditions concessionnelles. Les ressources du FAD proviennent des contributions et des reconstitutions priodiques des 26 tats non africains participants (voir lAnnexe 3). Les reconstitutions des ressources du Fonds interviennent normalement tous les trois ans, sauf dcision contraire des tats participants. Lligibilit dun pays aux ressources FAD dpend essentiellement de la situation conomique observe dans le pays, value sur la base du PNB par habitant et de la capacit rembourser la dette. 1.4 Le Fonds spcial du Nigeria (FSN)

1.5

Les critres de financement

Eligibilit Les critres doctroie des prts sont fonction des sources de financement. Lligibilit dun PMR une des trois sources de financement dpend essentiellement de la situation conomique du pays value sur la base du produit national brut (PNB) par habitant et de sa capacit assurer le service de la dette. Ainsi, les PMR sont classs en trois catgories : la catgorie A (pays FAD exclusivement), la catgorie B (pays ligibles la fois aux ressources BAD et aux ressources FAD) et la catgorie C (pays exclusivement BAD). Monnaie dengagement Pour le financement BAD, le prt est libell dans une des monnaies demprunt de linstitution savoir le dollar EU, leuro, le yen et le rand sud-africain, au choix de lemprunteur. Les prts et les dons du FAD et du FSN sont libells en units de compte (UC). Lunit de compte est gale un droit de tirage spcial (DTS) du Fonds montaire international(FMI).

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Chapitre 1

Le FSN a t cr la suite dun accord sign entre le Gouvernement nigrian et la BAD en 1976 et est entr en vigueur la mme anne. Laccord initial a expir en 2006. Aprs deux prorogations provisoires dune anne chacune, laccord a t prorog pour une nouvelle priode de 10 ans en 2008. Le FSN appuie les efforts de dveloppement des pays membres rgionaux du Groupe de la Banque, en particulier les plus ncessiteux dentre eux. Ses ressources sont intgralement constitues des contributions du gouvernement nigrian et du revenu gnr par ses oprations.

Le cycle de projet

Chapitre 2

Le cycle de projet

2. Le cycle de projet

L es projets financs par le Groupe de la Banque sont labors et grs selon un cycle. Il sagit dune succession dtapes qui vont de lidentification lvaluation rtrospective, en vue de la ralisation dobjectifs spcifiques conformes au plan de dveloppement du pays concern et la stratgie de la Banque.

Figure 1 Le cycle de projet

Le cycle de projet

Les principales dates du cycle de projet figurent au tableau 2.1. 2.1 Le document de stratgie pays

La Banque collabore avec chaque pays membre rgional emprunteur pour la formulation dune stratgie de dveloppement et dun programme oprationnel dcrit dans un document de stratgie pays (DSP). Lors de la prparation du DSP, la Banque procde une analyse et des tudes conomiques pluridisciplinaires en consultation troite avec le gouvernement, les diffrentes parties prenantes dans le pays et les partenaires au dveloppement. Le DSP procde une analyse globale des secteurs susceptibles de bnficier des concours de la Banque. Il oriente les interventions de linstitution dans les pays et constitue le principal instrument de la concertation sur les stratgies avec les pays. 2.2 Identification

En se basant sur le DSP, la Banque, en concertation avec le pays concern, introduit dans sa rserve de projets, les projets jugs ralisables et justifis aux plans technique, socioconomique, financier et environnemental.

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Chapitre 2

Le cycle de projet

2.3

Prparation

La prparation du projet incombe lemprunteur qui peut demander lassistance technique ou financire de la Banque. Au cours de cette tape, le PMR mne des tudes et des estimations visant dfinir les objectifs, les composantes, les activits, les produits et les rsultats attendus du projet. Ces tudes visent confirmer si les objectifs du projet du point de vue technique, environnemental, conomique, financier, institutionnel et social sont ralisables selon un calendrier, un cadre institutionnel, et un plan dexcution dfinis. La Banque dtermine, au cours de cette tape, les conditions de succs du projet en se basant sur les impacts positifs attendus aux plans : conomique, financier, social et environnemental. 2.4 Evaluation

Le cycle de projet

La Banque est responsable de lvaluation du projet. Durant cette tape, elle examine les tudes techniques, environnementales, conomiques, financires5, institutionnelles et sociales menes lors de ltape de la prparation. Lvaluation aboutit la prparation du rapport dvaluation du projet sur lequel se fonde la dcision de financement de la Banque ainsi que les documents juridiques. 2.5 Ngociation et approbation du Conseil

Au cours des ngociations officielles, la Banque et lemprunteur saccordent sur le contenu du rapport dvaluation du projet, du projet daccord (ou les accords) juridique(s), et du projet de lettre de dcaissement. Aprs les ngociations, la Banque soumet la proposition de financement au Conseil pour approbation. 2.6 Signature et entre en vigueur

Une fois le prt approuv, les reprsentants autoriss de lemprunteur et de la Banque signent les accords juridiques. Lorsque lemprunteur remplit les conditions gnrales et spcifiques dentre en vigueur, la Banque dclare lentre en vigueur des accords juridiques. 2.7 Excution et supervision

Lemprunteur est responsable de lexcution du projet; il doit rendre compte priodiquement de son tat davancement et fournir des tats financiers annuels audits. La Banque, son tour, supervise le projet afin de sassurer des progrs raliss et que les fonds dcaisss sont utiliss aux fins prvues de manire conomique, efficiente et efficace. 2.8 Achvement du projet

Lemprunteur prpare et soumet la Banque un rapport dachvement donnant sa propre apprciation sur lexcution du projet, les avantages qui en dcouleront, la performance de divers intervenants, le niveau de ralisation des objectifs, les leons en tirer et les mesures prises pour garantir la durabilit des ralisations. La Banque prpare aussi son propre rapport dachvement visant valuer les objectifs atteints; les ralisations et les impacts significatifs ; les chances de durabilit du projet ; la performance de la Banque et de lemprunteur ; ainsi que les leons tires de lexcution. 2.9 valuation rtrospective

Aprs la prparation des rapports dachvement par lemprunteur et la Banque, la Banque mne une mission dvaluation rtrospective ayant pour but de mesurer les ralisations du projet par rapport aux objectifs initiaux. Cette mission examine la prparation, la conception, valuation et lexcution du projet, les cots et les avantages ainsi que les rsultats par rapport aux objectifs initiaux. Lvaluation rtrospective rend galement compte des leons tires du projet en vue de renforcer lefficacit de laide au dveloppement et damliorer les pratiques et procdures de la Banque.
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Comprend une valuation de la capacit institutionnelle de lemprunteur et de ladquation des systmes de gestion financire.

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Chapitre 2

Le cycle de projet

Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet Date Date dapprobation Dfinition Date laquelle lautorit comptente la Banque approuve loctroi du prt Date laquelle lemprunteur et la Banque signent laccord juridique. Cette date marque le dbut du calcul de la commission dengagement, au besoin, et lchancier de remboursement. Date laquelle la Banque notifie lemprunteur quil a satisfait les conditions dentre en vigueur de laccord juridique. Date laquelle la Banque notifie lEmprunteur quil a remplit toutes les conditions pralables au premier dcaissement. Pour les projets ligibles un financement rtroactif, date antrieure la date de laccord juridique telle que mentionn dans ledit laccord, partir de laquelle les paiements sont ligibles au remboursement. Date mentionne dans le document juridique aprs laquelle la Banque met fin au droit de lemprunteur deffectuer des retraits du compte du prt. Lemprunteur peut solliciter une prorogation de la date de clture en fournissant une justification approprie au moins six mois avant cette date. Les dpenses effectues aprs la date de clture ne peuvent pas tre finances par les ressources du prt. La Banque peut accepter pendant une dure limite (nexcdant pas trois mois) aprs la date de clture de couvrir des dpenses pour lachat des biens, ou des travaux effectus ou des services effectus avant ou la date de clture. Dates auxquelles lemprunteur effectue les paiements au titre du service de la dette (commissions et principal) la Banque. Ces dates sont arrtes au moment des ngociations, gnralement sur base semestrielle, et prcises dans laccord juridique.

Date de signature

Le cycle de projet

Date dentre en vigueur

Date du premier dcaissement

Date de financement rtroactif

Date de clture

Date limite du dernier dcaissement

Date de remboursement

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Chapitre 2

Politiques en matire de dcaissement

Chapitre 3

Politiques en matire de dcaissement

3. Politiques en matire de dcaissement

Politiques de dcaissement

3.1

Accords

L es dispositions de lAccord portant cration de la Banque6 noncent trois principes de base en matire de dcaissement au titre de projets de dveloppement.

Article 17(d): Le produit d'un prt, d'un investissement ou d'une autre opration de financement entreprise dans le cadre des oprations ordinaires de la Banque, servira l'acquisition uniquement dans les pays membres, des biens et services qui y sont produits sous rserve des cas o le Conseil d'administration dcide d'autoriser l'acquisition des biens et services dans un pays non membre ou produits par un pays non membre, si des circonstances particulires rendent commode une telle acquisition, comme par exemple lorsqu'un pays non membre fournit la Banque des fonds importants

Depuis le 1er novembre 2008, le Fonds africain de dveloppement permet aux entreprises et aux particuliers de tous les pays de fournir des biens, des travaux et des services dans le cadre de projets quil finance. Les ressources engages dans les oprations de la Banque africaine de dveloppement et du Fonds spcial du Nigeria sont utilises pour lacquisition de biens et de travaux, y compris les services connexes, fournis par les soumissionnaires provenant des pays membres.

Article 17(g): Lorsque la Banque accorde un prt direct, elle n'autorise l'emprunteur tirer sur les fonds que pour couvrir les dpenses relatives au projet, au fur et mesure quelles sont effectues Article 17(h): La Banque prend des dispositions pour s'assurer que le produit dun prt quelconque consenti ou garanti par elle est employ exclusivement aux fins auxquelles ledit prt a t accord, en donnant aux considrations d'conomie et de rendement limportance qui leur est due Conditions gnrales

3.2

Les prts et dons du groupe de la Banque sont rgis par les Conditions gnrales applicables aux accords de prts, de garanties et de dons de la Banque africaine de dveloppement et du Fonds africain de dveloppement. Les Conditions gnrales, qui font partie intgrante de laccord juridique, couvrent entre autres les domaines suivants :

Le remboursement et le paiement des intrts et autres charges ; Lutilisation des monnaies ; Le dcaissement des ressources ; Lannulation et la suspension ; Lexigibilit anticipe ; Lexcution du projet ; Lopposabilit ; Lentre en vigueur, les conditions oprationnelles et lextinction ; Dautres clauses juridiques.

Au cas o une disposition dun accord juridique est en contradiction avec les dispositions des conditions gnrales, cest la disposition de laccord juridique qui prvaut.

Les mmes principes de base sont noncs lArticle 15 de lAccord portant cration du Fonds africain de dveloppement.

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Chapitre 3

Politiques en matire de dcaissement

Politiques de dcaissement

3.3

Accords juridiques

Le principal document juridique concernant un projet ou un programme financ par le Groupe de la Banque est un accord sign par lemprunteur et la Banque qui prcise les conditions spcifiques du prt. Il sagit de laccord de prt dans le cas des prts, et du protocole daccord pour les dons. Lorsque la Banque octroie un prt une entit du secteur public autre que ltat membre, elle conclut galement un accord de garantie avec le pays membre ou, conformment aux rgles applicables, avec une autre entit acceptable, qui sera ainsi considre comme garant. Les accords juridiques noncent les conditions spcifiques, notamment, les points suivants entre autres : La monnaie et le montant du financement ; Les activits spcifiques pour lesquelles des dpenses peuvent tre engages ; Les conditions financires et les modalits de remboursement, si applicable ; Linformation financire fournir et les exigences en matire daudit ; Les dispositions relatives lacquisition des biens et services ; Les conditions de dcaissement applicables ; Les dates importantes dans le cycle de projet.

Laccord juridique peut tre amend soit sur avis lemprunteur, soit par accord mutuel entre la Banque et lemprunteur. Un amendement qui modifie de manire significative les conditions initiales approuves peut exiger lapprobation du Conseil dadministration. 3.4 Acquisition de biens, travaux et services

Lacquisition de biens et services finance par la Banque est rgie par les Rgles et procdures de la Banque pour la fourniture des biens et travaux, et aux Directives de la Banque pour l'utilisation des services de consultants. Les dispositions dacquisition spcifiques un projet donn sont nonces dans laccord juridique et sajoutent ces rgles. Le respect de ces rgles et procdures constitue une obligation contractuelle de lemprunteur et contribue une bonne excution du projet et facilite les dcaissements. La responsabilit de lexcution du projet, de lattribution et de ladministration des contrats incombe lemprunteur. La Banque supervise les activits relatives lattribution des contrats menes par lemprunteur conformment aux dispositions de laccord juridique et comme prcis dans le plan dacquisition du projet. 3.5 Annulations

Les Conditions gnrales et les directives relatives lannulation des prts de la Banque africaine de dveloppement et du Fonds africain de dveloppement prcisent les conditions et les procdures qui sappliquent aux annulations. Avant lannulation, la Banque sassure quil nexiste pas de demandes de dcaissement en instance ou dengagement pris et que les contrats financs par les ressources du prt qui nont pas t entirement dcaisss ont t annuls de faon rgulire. La Banque nannulera aucun montant pour lequel elle aura conclu un engagement spcial pour couvrir les lettres de crdit, sauf si le texte de cet engagement prvoit le contraire. Les commissions dengagement, sil y a lieu, continuent de saccumuler au-del de la date de clture mentionne dans laccord de prt, mme si cette date na pas t proroge. Seule lannulation de la portion non utilise du prt met fin la commission dengagement.

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Chapitre 3

Politiques en matire de dcaissement

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Politiques de dcaissement

3.6

Suspension des dcaissements

La Banque peut suspendre les dcaissements si lemprunteur ne respecte pas les conditions mentionnes dans laccord de prt ou dans les conditions gnrales. La suspension peut sappliquer un ou plusieurs prts ou des composantes spcifiques. Lannulation des dcaissements entre en vigueur la date laquelle la dcision est prise et reste en vigueur jusqu la date laquelle les facteurs qui lont motive cessent de se produire et la notification par la Banque du retrait total ou partiel de la suspension. Dans le cas de manquements lis au service de la dette, la Banque suspend les dcaissements lis tous les prts octroys au pays membre ou garantis par celui-ci. La Politique en matire de recouvrement des arrirs sur prts prvoit les divers types de sanctions et des exemptions. 3.7 Lettre de dcaissement

Dans certains projets, plusieurs agences dexcution ainsi que lemprunteur peuvent participer la mise en uvre du projet et envoyer des demandes de dcaissements la Banque. Il incombe lemprunteur de veiller ce que toutes les entits participant au projet reoivent une copie de la lettre de dcaissement signe. La Banque peut, la suite de consultations avec lemprunteur, mettre une lettre de dcaissement rvise tenant compte des modifications apportes aux modalits de dcaissement pendant lexcution du projet.

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Chapitre 3

La lettre de dcaissement (voir lAnnexe 4) fournit aux emprunteurs et aux agences dexcution des instructions spcifiques relatives aux dcaissements concernant un prt donn. Un projet de lettre de dcaissement est accept de commun accord par la Banque et lemprunteur lors des ngociations. Aprs la signature de laccord de prt, la Banque envoie lemprunteur une lettre de dcaissement signe.

Procdures de dcaissement

Chapitre 4

Procdures de dcaissement

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Procdures de dcaissement

4. Procdures de dcaissement

Lemprunteur est responsable de lexcution des projets et des programmes conformment tous les accords. La Banque, quant elle, suit lexcution du projet/programme pour sassurer de sa conformit aux accords, aux rgles et procdures dcrites dans le prsent Manuel et dans dautres documents et directives. 4.1 Entre en vigueur

La Banque dclare lentre en vigueur de laccord de prt aprs que lemprunteur ait satisfait aux conditions stipules dans ledit accord et dans les conditions gnrales. 4.2 Conditions pralables au premier dcaissement et autres conditions

Outre les conditions dentre en vigueur, le prt peut tre assorti de conditions de premier dcaissement et de conditions applicables aux dcaissements ultrieurs. Les documents soumis doivent tre des originaux ou des copies certifies conformes et acceptables par la Banque. Ces conditions figurent galement dans laccord juridique. 4.3 Personnes habilites signer les demandes de dcaissement

Lemprunteur doit dsigner, avant le dbut des dcaissements, la(les) personne(s) autorise(s) signer les demandes de dcaissement et fournir leur(s) spcimen(s) de signature la Banque. Il doit indiquer clairement cette occasion (voir lAnnexe 5) le nombre et/ou la combinaison de signatures devant figurer sur toute demande de dcaissement. Sauf indication contraire, la dsignation entre en vigueur partir de la date laquelle la Banque reoit la lettre de lemprunteur. Les personnes dsignes par le reprsentant autoris de lemprunteur signent les demandes de dcaissement. Les documents joints ces demandes, tels que les tats rcapitulatifs des dpenses et les programmes dactivits et budgets doivent tre contresigns par le coordonnateur du projet. Lemprunteur peut fournir une autorisation gnrale habilitant une ou plusieurs personnes signer les demandes de dcaissement pour tous les prts du pays. Si les signataires autoriss changent au cours de lexcution du projet, lemprunteur est tenu den aviser la Banque dans les meilleurs dlais et de lui transmettre les signatures des nouvelles personnes dsignes. 4.4 Financement rtroactif

En gnral, les dpenses effectues avant la date de signature de laccord juridique ne sont pas admissibles au financement. Toutefois, sur la base dun accord pralable entre la Banque et lemprunteur, une clause spciale dans laccord de prt autorisant le financement de certaines dpenses effectues avant la date de signature peut tre ajoute pour faciliter lexcution du projet. Cette clause indique le montant du financement rtroactif, la catgorie de dpense concerne et la date partir de laquelle les dpenses peuvent tre considres comme admissibles au financement. 4.5 Dpenses ligibles

Aux termes des Conditions gnrales, les dpenses ligibles au financement du prt sont les cots raisonnables des biens, travaux et services ncessaires la ralisation du projet et acquis conformment aux conditions de laccord juridique.

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Chapitre 4

Procdures de dcaissement

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Procdures de dcaissement

Les dpenses non ligibles englobent :


4.6

Les lments non prvus dans les catgories de dpenses dans les accords juridiques. Les lments acquis de faon non-conforme aux procdures dacquisition de la Banque. Les paiements effectus avant la signature des accords juridiques ou, avant la date indique dans laccord juridique pour le financement rtroactif. Les paiements effectus au titre de dpenses engages aprs la date de clture. Les dpenses pour lesquelles la Banque na pas reu de pices justificatives satisfaisantes ou appropries. Catgories de dpenses

Les catgories de dpense sont fonction de la nature de la dpense que le projet est appel engager au cours de la priode du prt. Elles permettent de suivre et de grer les dpenses lies aux activits du projet. Elles sont indiques dans le rapport dvaluation, le document juridique et la lettre de dcaissement du projet. Les dcaissements sont effectus dans la limite des montants allous chaque catgorie. Toute modification apporte la liste des biens et services doit recevoir au pralable lapprobation de la Banque. Lorsquune catgorie ncessite plus de financement quinitialement prvu, lemprunteur doit obtenir laccord pralable de la Banque avant dengager de nouvelles dpenses ou de soumettre une demande de dcaissement au titre de cette catgorie de dpense. 4.7 Rallocation des ressources du prt

Les ressources du prt ne sont utilises quaux fins pour lesquelles elles ont t octroyes. Les dcaissements ne peuvent pas tre directement imputs la rubrique non allou prvue dans laccord de prt. Toutefois, la Banque peut, la demande de lemprunteur, approuver la rallocation des ressources non alloues ou non engages dune catgorie une autre catgorie ligible pour la ralisation des objectifs du projet. 4.8 Pices justificatives

La Banque dtermine les types de pices justificatives soumettre par lemprunteur en fonction de la mthode de dcaissement utilise. Ces pices justificatives peuvent inclurent : (i) un tat rcapitulatif des dpenses ligibles encourues pendant une priode donne, (ii) des documents tels que les factures, avis de dbit ou relevs bancaires, reus de versement, bordereaux dexpdition tels que les connaissements, chques, traites encaisses, lettres de crdit excutes et approbation pralable ou non objection de la Banque. Le type de pice requise est arrt au cours des ngociations et reflte les circonstances spcifiques du projet et les mthodes de dcaissement retenues. 4.9 Monnaie de dcaissement

Pour les prts BAD, la Banque dcaisse dans la monnaie dengagement du prt. Pour les prts FAD libells en UC, la Banque dcaisse dans une des monnaies suivantes : le dollar des tats-Unis, leuro, le yen japonais, la livre sterling et le rand sud-africain, selon le choix de lemprunteur. Pour le FSN, tous les dcaissements se font en dollars des tats-Unis. Le tableau 4.1 rcapitule les monnaies dengagement, de dcaissement et de paiement pour les diffrentes sources de financement de la Banque.

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Les paiements sont effectus uniquement dans les devises du contrat. Tableau 4.1 Sources de financement et devises respectives Source de financement Prt BAD Don BAD Prt FAD ADF Grant FSN Facilit africaine de leau (FAE) Fonds forestier du basin du Congo (FFBC) Fonds d'assistance au secteur priv en Afrique (FAPA) Facilit en faveur des tats fragiles (FEF) Fonds pour lEnvironnement Mondial (FEM) Fonds pour les pays revenu intermdiaire (PRI) IPPF du NEPAD Devise de dcaissement USD, EUR, JPY, GBP et Mme que la devise RAND dengagement Devise dengagement UAC UAC UAC UAC EUR EUR USD UAC USD UAC USD Choix de la Banque USD, EURO, JPY et GBP Choix de la Banque USD EUR EUR USD USD et EUR USD USD et EUR USD Devise de rglement/Contrat Sans restrictions Sans restrictions Sans restrictions Sans restrictions Sans restrictions EUR EUR USD USD et EUR USD USD et EUR USD

Initiative pour lalimentation en eau et lassainissement en EUR milieu rural (IAEAR) 4.10

EUR

EUR

Taux de change applicables aux dcaissements

La Banque peut tre appele acheter la devise demande laide dune autre devise. Dans ce cas, elle achte la devise au taux de change donn par la banque vendeuse. 4.11 Transmission des demandes de dcaissement

Le Dpartement du contrle financier, qui est galement reprsent dans les bureaux rgionaux et nationaux de la Banque (voir lAnnexe 1), est seul habilit recevoir et traiter les demandes de dcaissements. La Banque doit recevoir loriginal de la demande de dcaissement (les photocopies, les tlcopies et les documents scanns ne sont pas accepts) sign par le reprsentant dment autoris. La demande doit tre tablie en utilisant les formulaires appropris et comporter toutes les informations requises. Les formulaires des demandes de dcaissement sont fournis sur demande ou disponibles en ligne ladresse http://www.afdb.org.
Devise dengagement: Monnaie dans laquelle est libell le prt ou le don. Devise de dcaissement : Monnaie que la Banque utilise pour acheter la devise rclame par lemprunteur sur la demande de dcaissement. Le service de la dette seffectue dans la monnaie de dcaissement. 9 Devise de rglement/contrat: Monnaie dans laquelle a t pay ou doit tre pay les biens et services.
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La Banque vrifie toute information imprcise contenue dans les demandes de dcaissement. Dans les cas o elle ne russit pas clarifier une situation dans un laps de temps raisonnable, elle peut approuver la demande avec un montant rduit ou retourner la demande sans paiement lemprunteur. Numrotation des demandes de dcaissement Pour faciliter lidentification, la demande de dcaissement doit comprendre au plus 4 chiffres et tre numrote par ordre chronologique quelque soit la mthode de dcaissement utilise (exemple 0001, 0002, etc.). Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, lOE doit attribuer un code didentification de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe, exemple 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ 9999XYZ, etc. Lorsquun projet comporte la fois un prt et un don, les demandes de dcaissements pour chacun des deux instruments doivent avoir leur propre numro chronologique. Lorsque des justificatifs de dpenses sont soumis sans une demande de rapprovisionnement, la demande doit tre numrote de faon squentielle avec un maximum de 4 chiffres suivis de la mention JUS. Processus de paiement et de notification Ds lapprobation de la demande de dcaissement, la Banque donne des instructions ses banques dpositaires pour effectuer le paiement sur le compte du bnficiaire. Ces instructions sont normalement transmises par message SWIFT. A la fin de chaque mois, la Banque envoie lemprunteur un tat des dcaissements confirms. Cette information est galement disponible sur demande. 4.12 Remboursements

La Banque peut demander lemprunteur le remboursement des montants dcaisss pour les raisons suivantes :

Avances au compte spcial non justifies dans un dlai raisonnable; Fonds non utiliss dans le compte spcial et qui ne sont plus requis pour lexcution du projet; Montants dcaisss cause dune erreur de lemprunteur et qui nauraient pas d tre dcaisss; Montants dcaisss cause dune erreur de la Banque et qui nauraient pas d tre dcaisss; Dpenses juges non ligibles au financement selon les termes du prt ou du don; et Dclaration de passation de march non conforme aprs que des paiements aient dj t effectus au titre du contrat mis en cause.

Les montants rembourss sont verss sur un compte indiqu par la Banque. La Banque se rserve le droit dannuler le montant rembours ou de crditer le compte du prt pour des dpenses inligibles. 4.13 Contrats

Les dcaissements sont effectus dans le cadre de contrats conclus entre lemprunteur et les fournisseurs uniquement aprs examen, approbation et notification de la non objection de la Banque et ce conformment aux rgles applicables la passation de contrats, ainsi quaprs rception dune copie signe du contrat. En principe, le paiement est effectu dans la monnaie dans laquelle les biens et les services ont t facturs. Ds rception de la demande de dcaissement, qui contient les instructions de lemprunteur, la Banque effectue les paiements au bnficiaire dans les limites du montant approuv. Si le contrat est payable en plusieurs monnaies, une demande de dcaissement distincte sera requise pour chaque monnaie de rglement et, si ncessaire, le taux de change utilis aux fins de paiement doit tre indiqu.

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Dans le cadre dun contrat, les dcaissements effectus selon une mthode donne doivent continuer de seffectuer avec cette mme mthode pour toutes les demandes ultrieures, moins que la Banque ne le dcide autrement. Lorsque cela est ncessaire dans le cadre dun contrat, les garanties bancaires pour lavance et les garanties de bonne fin doivent tre libelles dans la monnaie du rglement conformment au contrat sign entre le projet et le bnficiaire. Lemprunteur doit veiller la validit des garanties davance et des garanties de bonne fin et sassurer quelles sont modifies ou proroges, le cas chant. Les remboursements des retenues de garantie10, dans le cadre de contrats, doivent tre effectus la fin de la priode de garantie ou de mise en service ou sur prsentation dun procs-verbal de rception dress par le projet. Nonobstant, la retenue de garantie peut tre rembourse contre une garantie bancaire irrvocable fournie lorgane dexcution par lentrepreneur ou le fournisseur, notamment lorsque le remboursement des retenues de garantie doit survenir plus de trois mois aprs la date de clture du projet. Les garanties doivent tre mises par une banque ou un tablissement financier agr dans le pays o il exerce. Lorsquune garantie est mise par une institution financire non bancaire, elle doit tre accompagne de pices appropries confirmant que cette institution est autorise effectuer de telles oprations. Dans le cadre de lexcution dun contrat, les dpassements de cot attribuables la hausse des prix ou des alas physiques peuvent ncessiter ltablissement dun avenant au contrat initial. Tous les avenants sont soumis au mme processus dapprobation que le contrat initial. 4.14 Rfrences bancaires

Banque du bnficiaire : le nom du titulaire du compte, le nom et adresse complte de la banque du bnficiaire, le numro de compte du bnficiaire, lIBAN (sil y a lieu) et le code SWIFT, doivent figurer sur la demande de dcaissement. Correspondant bancaire de la banque du bnficiaire : un rglement en faveur dun bnficiaire, effectu dans un pays dans lequel la monnaie de la demande na pas cours lgal, exige le recours un correspondant de la banque du bnficiaire. Le nom de ce correspondant, son adresse complte, son code SWIFT et le numro de compte doivent figurer sur la demande de dcaissement. 4.15 Dcaissements lapproche de la date de clture

La date de clture du prt est fonction de la date dachvement du projet. Toutes les dpenses admissibles doivent avoir t effectues avant cette date. Lemprunteur bnficie normalement de trois mois supplmentaires aprs la date de clture pour soumettre des demandes de dcaissement et des pices justificatives pour les dpenses effectues la date de clture ou avant celle-ci. Sil y a des raisons de penser que le projet ne sera pas achev la date de clture, une demande de prorogation officielle doit tre transmise la Banque au moins six mois avant la date de clture. 4.16 Honoraires daudit de clture

La Banque autorisera des dcaissements pour le rglement des honoraires daudit de clture du projet si lemprunteur a conclu un contrat prix global forfaitaire pour laudit final avant la date de clture. Ledit audit doit tre effectu et soumis la Banque dans les six mois suivant la date de fin de lanne fiscale. Le paiement final aux auditeurs est subordonn lapprobation du rapport par la Banque.

10 Retenue de garantie: Fonds retenus sur le contrat par lemprunteur dans lattente de lachvement de faon satisfaisante jusqu la fin de la priode de garantie ou jusqu une autre date tablie.

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Afin dacclrer le traitement des demandes de dcaissement, les emprunteurs doivent : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Sassurer que les conditions relatives lentre en vigueur et au premier dcaissement ont t remplies; Remplir les formulaires conformment aux instructions donnes; Sassurer que les demandes de dcaissement ont t signes par les personnes habilites signer; Sassurer que les noms et les dsignations des personnes autorises sont lisibles sur la demande; Indiquer le numro du prt ou du don appropri dont les ressources financeront les montants demands; Indiquer les numros de contrat BAD imputer sur ltat rcapitulatif des dpenses (ERD) ; Transmettre les originaux des demandes au Directeur du Dpartement du contrle financier ou au reprsentant rsident du bureau national mentionn dans la lettre de dcaissement; Transmettre une copie du contrat concern ainsi que de tous les avenants Sassurer que la formulation, la devise, le montant et la priode de validit des garanties des avances et des garanties de bonne fin sont conformes aux termes du contrat; Soumettre les demandes dans une seule monnaie; Joindre les pices justificatives appropries en anglais ou en franais. Si ces pices sont tablies dans une langue autre que langlais et le franais, elles doivent tre traduites en anglais ou en franais; Sassurer que la facture comporte linstruction de paiement complte (cest--dire le nom de la banque, la succursale, ladresse de la banque, le numro de compte (lIBAN pour les paiements dans la zone euro) ainsi que le code SWIFT/BIC du bnficiaire; Sassurer que la banque correspondante est mentionne lorsque la devise demande na pas cours lgal dans le pays du bnficiaire; Sassurer que linformation donne dans la demande est conforme celle qui figure sur les pices justificatives; Sassurer de la disponibilit des ressources pour la catgorie de dpenses concerne; Sassurer que tout changement apport aux catgories de dpense et la liste des biens et services a t approuv par la Banque; Sassurer que les rapports daudit exigs ont t envoys la Banque et approuvs par celle-ci. Donner les renseignements concernant la personne qui soccupe du projet (numros de tlphone et de tlcopie et adresse lectronique)

13. 14. 15. 16. 17. 18.

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Chapitre 4

Mthodes de dcaissement

Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

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5. Mthodes de dcaissement

Mthodesde dcaissement

5.1

Introduction

La Banque propose quatre mthodes de dcaissement. Elle dcaisse selon une ou plusieurs de ces mthodes. Les mthodes choisies sont arrtes au cours des ngociations en se fondant sur les caractristiques du projet, les catgories de dpenses financer, et la capacit de lorgane dexcution grer les ressources du projet. Sous rserve de lapprobation pralable de la Banque, il est possible de changer, au cours de lexcution du projet, les mthodes de dcaissement choisies et dutiliser plus dune mthode de dcaissement. Pour toutes ces mthodes de dcaissement, la Banque dcaisse les fonds conformment aux instructions reues de lemprunteur.

Tableau 5.1 Mthodes de dcaissement Nature de la dpense Monnaie locale, petits achats, travaux de gnie civil de petite envergure. Petites et nombreuses dpenses ; dpenses de formation ; dpenses dexploitation et petits travaux Acomptes sur les travaux; acomptes sur les honoraires des consultants ; achat de biens/quipement Mthode de dcaissement recommande Remboursement Description Pour les dpenses ligibles dj effectues et payes par lemprunteur sur ses ressources propres La Banque effectue une avance du compte du prt au compte spcial aux fins exclusives du financement de sa part de dpenses ligibles. La Banque, la demande de lemprunteur, paie directement un bnficiaire dsign.

Compte spcial

Paiement direct

Financement des importations des biens

La Banque fournit une garantie irrvocable pour le remboursement une banque commercial des montants verGarantie de remboursess ou verser un bnficiaire contre ment une lettre de crdit. Il sagit dun engagement spcial tel que dfini dans les conditions gnrales.

5.2

Remboursement des dpenses effectues par lemprunteur

Cette mthode consiste rembourser lemprunteur ou au projet tous les types de dpenses autorises effectues et prfinances par lemprunteur ou lorgane dexcution sur ses propres ressources. Lorsque la transmission de lensemble des documents pose un problme pratique, la Banque peut accepter de limiter la justification de la demande un tat rcapitulatif des dpenses, sign par les personnes autorises et par le responsable du projet. Pour accepter des demandes de dcaissement sur la base dun tat rcapitulatif des dpenses, lemprunteur ou lorgane dexcution du projet doit (i) avoir dmontr une capacit administrative, financire et comptable suffisante pour prparer et maintenir des dossiers de dpenses; (ii) avoir mis en place un systme de contrle interne adquat ; et (iii) avoir pris des dispositions appropries pour des audits rguliers et indpendants des dpenses du projet. Dans ltat rcapitulatif des dpenses, lemprunteur certifie que les dpenses ont t effectues et rgles conformment aux termes et conditions de laccord juridique et que les livres comptables et les justificatifs sont bien conservs et sont disponibles aux fins dexamen par la Banque et/ou les auditeurs indpendants.

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement
Documents requis par lemprunteur Formulaire A1 (demande distincte pour chaque monnaie) (voir lAnnexe 6) Formulaire A2 (voir lAnnexe 7) Pices justificatives Obligatoires : Justificatif de paiement indiquant le montant, la date et le bnficiaire du paiement; Attestation de la banque indiquant le taux de change appliqu lopration, si la monnaie de rglement est diffrente de la monnaie de la demande Autres pices (tel que convenu avec la Banque ou exig par le contrat):

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Procdure suivre par lemprunteur

1. Remplit et signe la demande de dcaissement (Formulaire A1) 2. Remplit et signe ltat rcapitulatif des dpenses (formulaire A2 voir lAnnexe 7) 3. Joint les pices justificatives, tel que convenu avec la Banque

Tableau 5.2 La mthode de remboursement Documents requis

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Copie du contrat (avec la premire demande de paiement) Bon de commande Copie de la garantie bancaire pour toute lavance Copie de la caution pour la retenue de garantie Copie de la facture Copie du certificat de paiement Copie du connaissement Copie du bon de livraison PV de rception provisoire PV de rception dfinitif Copie du certificat de la fin du dlai pour la leve des rserves Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du rapport/de ltude

Mthodes de dcaissement

Pour lapprobation et le dcaissement des prts secondaires (lignes de crdit) 4. Remplit et signe la demande dcaissement (Formulaire A1) 5. Remplit et signe ltat rcapitulatif des dpenses appropri (formulaire A2) 6. Annexe les pices justificatives, tel que convenu avec la Banque

La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

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Mthodes de dcaissement

5.3

Paiement au titre dune garantie de remboursement (GR)

La Banque, la demande de lemprunteur, sengage titre irrvocable rembourser la banque confirmatrice dsigne, les paiements effectus un fournisseur au profit duquel une lettre de crdit (LC) a t mise. Une fois que la Banque a mis une garantie de remboursement, toutes les crances reues la date dexpiration ou avant cette date sont honores. La garantie de remboursement expire trois mois aprs lexpiration de la lettre de crdit sauf si la date de clture du prt est antrieure cette date. La Banque nmettra ni ne prorogera une garantie de remboursement si la date dexpdition ou dexpiration de la lettre de crdit est ultrieure la date de clture du prt. Les garanties de remboursement ne sont gnralement pas mises dans la monnaie nationale de lemprunteur, tant donn quelles visent exclusivement faciliter limportation de biens trangers. Limite de la garantie de remboursement La Banque a pour politique de conserver suffisamment de ressources dans le compte du prt pour honorer entirement toutes les garanties de remboursement en vigueur. Elle examine de temps autre la clause limitative de ses engagements spciaux et les augmente au besoin, si les ressources non engages du prt sont disponibles. Les emprunteurs qui demandent des garanties de remboursement indiquent sur la demande (voir annexe 9) quils acceptent, compte tenu de la limitation des engagements dcoulant de ces garanties, que la Banque utilise tout montant non engag du prt pour honorer le paiement au titre dune garantie de remboursement. Si cette portion non engage est insuffisante, lemprunteur doit, une fois inform par la Banque, prendre des dispositions pour honorer dans les meilleurs dlais les appels de fonds de la banque dtenant la garantie. Commissions, frais et intrts Lemprunteur prendra toutes les dispositions ncessaires pour le paiement des commissions et des frais relatifs aux lettres de crdit garanties par la Banque. mission de la garantie de remboursement La Banque met la garantie de remboursement dans la monnaie de la lettre de crdit en faveur de la banque confirmatrice mentionne dans la lettre de crdit. Pour toute demande accepte, la Banque transmet loriginal de la garantie la banque confirmatrice par courrier ordinaire et par message SWIFT (MT 799). Une copie de la garantie est envoye lemprunteur et/ou lorgane dexcution pour information. Acceptation de la garantie de remboursement La premire demande de paiement faite par la banque confirmatrice dans le cadre dune garantie de remboursement constitue une acceptation des conditions de la garantie mise par la Banque. Demande de remboursement faite par les banques confirmatrices Immdiatement aprs avoir effectu un paiement au titre dune lettre de crdit, la banque confirmatrice adresse par message SWIFT (MT 742 ou MT 799) une demande de remboursement la Banque.

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Chapitre 5

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Mthodes de dcaissement

Paiement la banque confirmatrice Sur rception de la demande de paiement, la Banque paie par SWIFT la banque confirmatrice dans la monnaie de la lettre de crdit. Modification des termes de la lettre de crdit Il peut tre ncessaire de modifier les termes de la lettre de crdit couverte par la garantie de la Banque. Dans ce cas, lEmprunteur est tenu dinformer la Banque de toutes les modifications souhaites. Laccord pralable de la Banque est ncessaire pour les modifications qui portent sur:

Le montant de la lettre de crdit; La description et la quantit des biens fournis; et Le bnficiaire

Le Tableau 5.3 rcapitule les procdures et les documents requis pour la mthode de garantie de remboursement.

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Chapitre 5

Si la Banque approuve les modifications, elle confirme son accord la banque confirmatrice par message SWIFT.

Mthodes de dcaissement
Procdure pour la Banque Documents requis Procdure pour la banque confirmatrice

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Procdure suivre par lemprunteur

A. DEMANDE DMISSION DUNE GARANTIE DE REMBOURSEMENT Formulaire B1 (voir Annexe 9) Pices fournir

Table 5.3 La mthode de garantie de remboursement Documents requis

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1. Remplit et signe une demande de garantie 3. Reoit le formulaire B1 remde remboursement (formulaire B1); plit ainsi que les pices justifica2. Joint les pices justificatives chaque de- tives y affrentes. mande de RG

Copie de la LC mise par la


banque mettrice en faveur dun fournisseur avec date dexpiration valide;

Copie du contrat

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B. MISSION ET ACCEPTATION DE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT 1. met une GR (B2) (voir An- 2. Accepte par SWIFT la nexe 10) en faveur de la banque GR mise confirmatrice.

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C. MODIFICATION DE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT SUITE A UNE MODIFICATION DE LA LETTRE DE CREDIT

Demande dapprobation de
modification (voir lAnnexe 11)

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1. Reoit la modification apporte la LC ve- 4. Informe lemprunteur et la nant de la banque mettrice banque confirmatrice par mes2. Remplit une demande dapprobation de sage SWIFT, cette modification 3. Joint les pices justificatives

Copie de la LC modifie

D. SOUMISSION DES CRANCES DE LA BANQUE CONFIRMATRICE CONTRE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT 2. Banque paie la banque confirmatrice 1. Soumet la Banque une MT 742 ou MT 799. demande de paiement selon le modle MT742 ou MT 799.

Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

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Mthodes de dcaissement

5.4

Fonds de roulement ou compte spcial

Introduction La mthode du fonds de roulement ou mthode du compte spcial consiste octroyer des avances lemprunteur pour le financement des dpenses juges ligibles par la Banque. Lobjectif principal de cette mthode de dcaissement est daider lemprunteur ou lorgane dexcution faire face ses besoins en monnaie locale ou en devises, de sassurer dune disponibilit de ressources dune faon permanente et de bnficier dune certaine flexibilit au plan de la ralisation de certaines composantes du projet. Les projets pour lesquels un compte spcial a t autoris doivent tre dots: (i) de procdures administratives, financires et comptables adquates, (ii) de mcanismes de contrle interne satisfaisants, et (iii) sengager faire raliser un audit rgulier et indpendant du compte spcial. Choix de la banque pour louverture dun compte spcial En gnral, les comptes spciaux sont ouverts dans des banques commerciales, mais dans certaines circonstances ils peuvent tre ouverts la banque centrale. La banque qui abrite le compte spcial doit tre financirement solide et en mesure:

Dexcuter des oprations de change et des oprations en monnaie nationale; Doffrir une vaste gamme de services bancaires ; Deffectuer rapidement de nombreuses oprations; De fournir des relevs de compte mensuels aux dtenteurs de comptes

Monnaie du compte spcial Le compte spcial est tenu dans une monnaie approprie pour les dpenses que lemprunteur/projet entend effectuer. Tout risque de change est assum par lemprunteur. Ouverture de sous-comptes Eu gard aux besoins spcifiques des projets dcentraliss, il peut savrer ncessaire douvrir plusieurs comptes pour assurer la flexibilit dans lexcution du projet. Des assurances devront tre donnes la Banque quant lexistence de mcanismes de contrle et de suivi des comptes dcentraliss et ltablissement dun tat de rapprochement avec le compte spcial principal dans lequel sont verss les dcaissements de la Banque. Nature des dpenses financer par le compte spcial Le compte spcial doit tre utilis exclusivement pour le financement de la part des dpenses du projet quassume la Banque et finance gnralement les dpenses rcurrentes. Si la Banque estime quun paiement sur le compte spcial nest pas justifi ou a t effectu au titre de dpenses non ligibles, elle demandera lemprunteur de fournir des renseignements complmentaires pour la dpense en cause et/ou de rembourser le montant de la dpense dans le compte spcial ou sur le compte de la Banque qui lui aura t communiqu.

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Chapitre 5

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Mthodes de dcaissement

Gestion du compte La gestion du compte spcial doit rpondre aux exigences suivantes :

Le compte doit recevoir exclusivement les ressources du prt et ne doit recevoir ni les fonds de contrepartie ni dautres ressources. Toute drogation cette disposition devra tre dcide pendant les ngociations et mentionne dans laccord de prt ; Le compte spcial ne peut tre utilis aux fins de nantissement et aucune facilit de dcouvert ne peut tre autorise sur ce compte ; Le compte spcial peut tre un compte rmunr et lemprunteur peut utiliser les intrts gnrs, conformment aux procdures en vigueur dans le pays, pour couvrir les frais de gestion du compte. Toutefois, les fonds ne peuvent pas tre transfrs du compte spcial des fins de placement ; Lemprunteur est responsable de tous les fonds dcaisss au compte spcial, y compris les montants qui peuvent avoir t transfrs aux sous comptes.

A lappui de la demande davance initiale ou de la reconstitution des ressources du compte spcial, lemprunteur est tenu de prsenter un programme de travail annuel ainsi quun budget prvisionnel des activits du projet (voir annexe 8) pour une priode allant jusqu six mois ou comme convenu au cours des ngociations et mentionn dans la lettre de dcaissement. Le budget prvisionnel dactivits et le programme de travail annuel doivent obtenir lapprobation pralable de la Banque. Reconstitution des ressources du compte spcial Les ressources du compte spcial ne peuvent tre reconstitues que pendant la priode de dcaissement du prt ou du don condition que lavance prcdente ait t justifie jusqu 50 % et que les autres avances antrieures aient t entirement justifies. Si le projet ncessite plus de deux reconstitutions entre les audits annuels, un audit intrimaire du compte spcial et des tats de dpenses y affrents ainsi quune opinion des auditeurs peuvent tre exigs. La dernire reconstitution aura lieu au plus tard 6 mois avant la date de clture. Justification de lutilisation de lavance La justification des dpenses, comprenant la demande, ltat rcapitulatif des dpenses et le cas chant les pices justificatives des dpenses, peut tre soumise aussi souvent que possible, mais au moins tous les six mois, sauf sil a t convenu autrement. Les justifications peuvent ne pas tre accompagnes dune demande de reconstitution des ressources. Les pices justificatives soumettre avec les demandes par le projet sont prcises au cours des ngociations ou pendant lexcution du projet. Lemprunteur veille ce que tous les fonds avancs soient justifis dans les trois mois suivant la date de clture.

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Chapitre 5

Programme de travail et budget prvisionnel dactivits

Mthodes de dcaissement

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Mthodes de dcaissement

Pices justificatives Dpendamment de la nature des dpenses financer et/ou de la fiabilit du systme de gestion financire de lemprunteur, celui-ci peut tre dispens de soumettre certaines pices justificatives la Banque. La Banque se rserve le droit de demander des pices justificatives et/ou de mener des vrifications sur les dpenses effectues partir du compte spcial. Suspension des reconstitutions La Banque peut suspendre la reconstitution du compte spcial pour les raisons suivantes :

La Banque suspend le prt; Les tats financiers audits nont pas t reus dans les six mois suivant la fin de lexercice; Les rapports daudit ou les missions de la Banque font tat dirrgularits importantes au plan de lutilisation du compte spcial ou des faiblesses significatives du mcanisme de contrle interne.

Pendant toute la dure de la suspension, des fonds supplmentaires ne seront pas verss dans le compte spcial. Toutefois, les fonds disponibles dans le compte spcial peuvent continuer tre utiliss pour rgler les dpenses ligibles. Liquidation finale des avances et du solde du compte spcial Tout solde non utilis/non justifi doit tre rembours par lemprunteur la Banque dans les 3 mois suivant la date de clture, dans la monnaie du compte spcial. Le non-respect de cette exigence peut entraner la suspension de lutilisation de la mthode du compte spcial pour tout nouveau projet dans le pays. Le Tableau 5.4 rcapitule les procdures et les documents requis pour la mthode du compte spcial.

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement
Documents requis par lemprunteur Formulaire A1 (voir lAnnexe 6) Formulaire A3 (voir lAnnexe 8)

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Procdure suivre par lemprunteur A. AVANCE INITIALE BAD AU COMPTE SPCIAL

1. Remplit et signe la demande de dcaissement de fonds (Formulaire A1) 2. Remplit un budget prvisionnel dactivits (Formulaire A3)

Tableau 5.4 La mthode du compte spcial - Documents requis

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B. JUSTIFICATION OU RECONSTITUTION DU COMPTE SPCIAL Formulaire A1 (voir lAnnexe 6) Formulaire A2 (voir lAnnexe 7) Formulaire A3 (voir lAnnexe 8) Pices justificatives Obligatoires : tat de rapprochement du compte spcial(voir lAnnexe 12) Relev bancaire du compte spcial Relev bancaire des sous comptes.

1. Remplit et signe la demande de dcaissement de fonds (Formulaire A1) 2. Remplit et signe ltat rcapitulatif des dpenses (Formulaire A2)

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3. Prpare ltat de rapprochement du compte spcial et joint les relevs bancaires (y compris ceux des sous comptes) 4. Joint les pices justificatives tel que convenu avec la Banque 5. Rembourse les montants non approuvs dans le compte spcial

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Autres pices (tel que convenu avec la Banque ou exig par le contrat): Copie du contrat (avec la premire demande de paiement) Bon de commande Copie de la garantie bancaire pour toute lavance Copie de la caution pour la retenue de garantie Copie de la facture Copie du certificat de paiement Copie du connaissement Copie du bon de livraison PV de rception provisoire PV de rception dfinitif Copie du certificat de la fin du dlai pour la leve des rserves Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du rapport/de ltude La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Mthodes de dcaissement

Chapitre 5

Mthodes de dcaissement
Documents requis par lemprunteur Formulaire A1 (voir lAnnexe 6) Formulaire A2 (voir lAnnexe 7) Pices justificatives Obligatoires : tat de rapprochement (voir lAnnexe 15) Relev bancaire du compte spcial Relev bancaire des sous comptes Autres pices (tel que convenu avec la Banque ou exig par le contrat):

Procdure suivre par lemprunteur

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C. JUSTIFICATION FINALE OU REMBOURSEMENT DU SOLDE DES AVANCES

Tableau 5.4 La mthode du compte spcial - Documents requis (suite)

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1. Remplit et signe la demande de dcaissement (Formulaire A1) 2. Remplit et signe ltat des dpenses appropri (Formulaire A2): 3. Prpare ltat de rapprochement du compte spcial et joint les relevs bancaires (y compris ceux des sous-comptes) 4. Joint les pices justificatives comme convenu avec la Banque 5. Rembourse dans les meilleurs dlais dans le compte du prt tout montant restant dans le compte spcial aprs la date de clture du prt.

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Copie du contrat (avec la premire demande de paiement) Bon de commande Copie de la garantie bancaire pour toute lavance Copie de la caution pour la retenue de garantie Copie de la facture Copie du certificat de paiement Copie du connaissement Copie du bon de livraison PV de rception provisoire PV de rception dfinitif Copie du certificat de la fin du dlai pour la leve des rserves Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du rapport/de ltude

Mthodes de dcaissement

La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Chapitre 5

Mthodes de dcaissement

29

Mthodes de dcaissement

5.5

Paiement direct

Introduction Le paiement direct est une mthode de dcaissement qui consiste effectuer un dcaissement la demande de lemprunteur en faveur de lun des bnficiaires suivants :

Un fournisseur, pour des biens fournis ou fournir; Un entrepreneur ou un consultant, pour des travaux ou des services fournis ou fournir; Un sous-traitant oprant dans le cadre dun contrat pour lequel la Banque a donn son avis de nonobjection.

Les paiements directs rsultent des termes et conditions contenues dans le contrat sign entre le Project et le fournisseur/contractant/consultant. Le Tableau 5.5 rcapitule les procdures et les documents requis dans le cadre de la mthode de paiement direct. 5.6 Dcaissement des prts d'appui budgtaire/prts l'appui des rformes

Les prts d'appui budgtaire/prts lappui des rformes sont des instruments de financement dcaissement rapide qui accompagnent les rformes stratgiques et institutionnelles. La Banque dcaisse ces instruments en une ou plusieurs tranches, chacune sur la base de la ralisation des conditions prtablies et de la conformit celles-ci. Seul le formulaire A1 est exig pour le dcaissement des prts d'appui budgtaire/prts l'appui de rformes.

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Chapitre 5

Mthodes de dcaissement
Documents requis par lemprunteur Formulaire A1 (voir lAnnexe 6) Formulaire A2 (voir lAnnexe 7) Pices justificatives Obligatoires :

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Procdure suivre par lemprunteur

Tableau 5.5 La mthode de paiement direct - Documents requis

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1. Remplit et signe le formulaire A1 de demande de dcaissement en utilisant une demande distincte par monnaie. 2. Remplit et signe ltat des dpenses appropri (Formulaire A2). 3. Joint les pices justificatives

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Copie du contrat (avec la premire demande de paiement) Bon de commande Copie de la garantie bancaire pour toute lavance Copie de la caution pour la retenue de garantie Original de la facture Original du certificat de paiement Copie du connaissement Original ou copie certifie du bon de livraison Original ou copie certifie PV de rception provisoire Original ou copie certifie PV de rception dfinitif Original ou copie certifie du certificat de la fin du dlai pour la leve des rserves Lettre du projet/avis de la Banque indiquant lacceptation du rapport/de ltude La Banque se rserve le droit de demander dautres pices justificatives au besoin.

Mthodes de dcaissement

Chapitre 5

Gestion financire

Chapitre 6

Gestion financire

32

6. Gestion Financire

6.1

Capacit de gestion financire

Gestion Financire

L a Banque value laptitude des dispositifs de gestion financire et de passation de marchs de lemprunteur. Ces dispositifs visant garantir lutilisation efficace et efficiente des ressources du projet comprennent : (i) le contrle du budget, (ii) le contrle interne, (iii) la comptabilit, (iv) les flux de trsorerie, (v) les rapports financiers, et (vi) laudit externe. Lorsque la Banque juge que ces dispositifs sont satisfaisants, elle sappuie sur ceux-ci pour sassurer que les ressources du prt sont utilises aux fins prvues. Si la Banque relve des insuffisances, elle demande lemprunteur de prendre des mesures appropries pour attnuer les risques dus aux insuffisances et peut rviser ou modifier les procdures de dcaissement et de passation de marchs pour rduire limpact de ces faiblesses. 6.2 Gestion comptable

6.3

Normes et pratiques comptables

Les normes et pratiques comptables peuvent diffrer dun pays lautre, mais indpendamment du systme adopt, la comptabilit du projet doit respecter les principes dune gestion transparente et fournir de manire exhaustive les informations suivantes :


6.4

La comptabilisation des fonds du projet. Ces fonds incluent les ressources du prt ou du don octroyes par la Banque et dautres ressources provenant de cofinanciers et de fonds de contrepartie; Prsentation des dpenses et des informations relatives aux composantes finances par la Banque. valuation du systme comptable

Durant les phases de prparation/valuation du projet, la Banque doit sassurer que lemprunteur a mis en place un systme comptable appropri et que la structure de gestion du projet dispose de capacits adquates en matire de gestion financire et comptable. La Banque doit aussi sassurer de lexistence dun manuel de procdures comptables et dun mcanisme de contrle interne adquat. 6.5 Etats financiers du projet

Les tats financiers du projet prpars par lorgane de gestion comprennent : Pour tous les projets

Un tableau de ressources (fonds provenant de la Banque, fonds de contrepartie et, sil y a lieu, fonds provenant de cofinanciers) et des emplois (dpenses effectues la fois pour lexercice en cours et dpenses cumules la date dtablissement de ltat) montrant distinctement les ressources octroyes par la Banque, les fonds de contrepartie et les fonds provenant de cofinanciers, ainsi que les soldes de trsorerie;

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Chapitre 6

Les accords de prt et les protocoles daccord exigent de lemprunteur quil : (i) tienne une comptabilit et prpare les tats financiers des projets et programmes financs sur les ressources de la Banque, (ii) labore et mette en uvre un manuel de procdures comptables, administratives et financires. Ces comptes et tats financiers doivent justifier lutilisation qui est faite des fonds dcaisss et doivent tre tablis selon les normes comptables en vigueur.

Gestion financire

33

Un tat du compte spcial; Des notes aux tats financiers dcrivant les normes comptables applicables et une analyse dtaille des comptes principaux.

Pour les projets gnrateurs de revenu

Gestion Financire

En plus de linformation requise ci-dessus mentionn, le projet doit soumettre :

Un bilan montrant les fonds cumuls du projet, les soldes bancaires et autres actifs et engagements du projet la fin de chaque exercice; Un compte de rsultat de lexercice; et Un tat des flux de trsorerie montrant les flux financiers au cours de chaque exercice.

Annexe aux tats financiers Tous les projets sont tenus de fournir dans une annexe aux tats financiers linformation suivante :

Un tat de rapprochement entre le montant Reu de la Banque et celui qui a t dcaiss par la Banque. Le rapprochement de comptes doit indiquer les mthodes de dcaissements utiliss (compte spcial, paiement direct, garantie de remboursement, remboursement) par rapport ceux qui sont recommands dans le rapport dvaluation et la lettre de dcaissement; Une liste exhaustive de tous les actifs immobiliss acquis avec dates, valeur et condition des biens. Rapports financiers

6.6

Lemprunteur est tenu de communiquer de faon rgulire et exhaustive les tats comptables et financiers du projet. Ces informations doivent prsenter de manire dtaille et exhaustive les diffrentes utilisations des ressources du prt. Les systmes financiers et les tats financiers peuvent varier selon la nature du projet, linstrument de prt et le pays. La Banque peut ne pas exiger un modle standard, mais elle veillera ce que les rapports soumis son examen ou sa vrification soient suffisamment dtaills. 6.7 Tenue des comptes et classement

Lemprunteur doit tenir jour et prserver les documents et les pices justificatives du projet et de les rendre accessibles au besoin aux experts de la Banque. 6.8 Conservation des documents

Les Conditions gnrales exigent que lemprunteur conserve tous les documents lis au prt pour permettre aux auditeurs externes ou aux reprsentants de la Banque de les examiner. Ces documents doivent tre conservs de faon tre aisment accessibles.

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Chapitre 6

Gestion financire

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Les originaux des pices suivantes doivent tre conservs Documents dappel doffres, dappels doffres, rapport dvaluation) Contracts Factures (consultants, entrepreneurs et fournisseurs) Attestations dorigine Documents dexpdition ou dimportation Certificats dinspection Procs-verbal de rception pour biens et services Attestations dachvement Cautions de bonne fin Garanties de restitution davance Pices comptables pour les dpenses courantes Rapports priodiques Aide-mmoires Relevs bancaires Livres comptables

Gestion Financire

6.9

Rapports des dcaissements

Rapport Etat des dcaissements confirms Liste des contrats/sous projets

Description Dtaille les dcaissements effectus entre deux dates spcifiques Liste des contrats approuvs par la Banque pour un prt/don Dcaissements/engagements effectus sur un contrat ainsi que le solde du contrat Reflte les dcaissements enregistrs sur chaque catgorie de dpenses et le solde de la catgorie Indique les dcaissements sur un prt/don ainsi que le solde disponible Reflte les avances effectues au compte spcial et les justificatifs approuvs par la Banque

Dtails de dcaissement par contrat

Etat des catgories de dpenses

Etat rcapitulatif du prt

Rapport du Compte spcial ou Fonds de roulement

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Chapitre 6

La Banque veillera mettre la disposition de lemprunteur tous les rapports de dcaissements et toute autre information pour quil soit rgulirement inform de la situation des prts. Ces rapports et dautres informations permettront le rapprochement des comptes des projets et deffectuer les corrections ncessaires. Les rapports disponibles la Banque sont:

Gestion financire

35

6.10

Audit

Les Conditions gnrales applicables aux accords de prt et aux accords de garantie exigent que les comptes du projet soient audits chaque anne conformment aux normes comptables gnralement admises. Lauditeur est tenu, conformment aux termes de rfrence pour les audits externes des projets financs par la Banque, de mener entre autres un examen exhaustif des documents pertinents, de revoir le mcanisme de contrle financier

Gestion Financire

interne en vue didentifier les insuffisances et les faiblesses qui pourraient affecter lefficacit de la gestion du projet et ainsi de formuler une opinion sur la qualit des tats financiers. Il doit galement sassurer que les ressources sont utilises uniquement aux fins pour lesquelles elles ont t octroyes. Lemprunteur doit faire auditer les comptes du projet ou programme par des auditeurs qualifis et indpendants qui rpondent aux critres tablis par la Banque. Dans certains pays, lorsque laudit est confi au Bureau de lauditeur gnral sous la tutelle de ltat, la Banque peut approuver la dsignation de ce Bureau condition que cela soit convenu lors de lvaluation du projet et de la ngociation du prt, et que laudit soit men conformment parvenir la Banque dans un dlai maximal de six mois aprs la clture de lexercice auquel ils se rapportent. Le non-respect de cette exigence entrane la suspension immdiate des reconstitutions du compte spcial. Le compte spcial ainsi que lensemble des activits du projet (y compris les fonds de contrepartie) doivent tre audits la clture de lexercice. Les termes de rfrence requirent de lauditeur quil examine les documents lis lutilisation du compte spcial pour sassurer que : i) les demandes de reconstitution des ressources (tats des dpenses) prsentes sont conformes aux donnes du projet; ii) les contrles internes et les procdures utiliss pour la prparation de ces demandes sont suffisamment fiables pour justifier les reconstitutions; et iii) les biens et services financs sur les ressources du compte spcial ont t rceptionns par le projet. Dans certains cas et selon la nature de linstitution bnficiaire et de linstrument utilis, la Banque peut demander un audit de linstitution dans son ensemble, avec une sparation des comptes du projet ou un audit spar. Si lemprunteur ne fournit pas des tats financiers audits acceptables conformment laccord de prt, la Banque suspend lutilisation des tats rcapitulatifs des dpenses comme pice justificative pour les dcaissements ainsi, que toutes avances au compte spcial jusqu ce que lemprunteur soumette des tats audits acceptables. La Banque peut galement suspendre tous les dcaissements. Si les tats financiers audits laissent voir des faiblesses significatives dans le contrle interne, notamment des preuves insuffisantes quant lutilisation des fonds pour le rglement des dpenses ligibles, la Banque peut suspendre les dcaissements jusqu ce quelle soit convaincue que l'emprunteur et l'organe d'excution ont pris des mesures correctrices appropries.

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Chapitre 6

aux termes de rfrence de la Banque. Les tats financiers audits, le rapport de lauditeur et la direction doivent

Annexes

Annexes

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Liste des bureaux de la BAD


Bureau de lEthiopie Ethiopia Country Office (ETFO) 7th and 8th Floor, Get-House Building, Kirkos Sub-City, Kebele 20/21, House N 056 P.O Box 25543 Code 1000 Addis Ababa, Ethiopia Tel: +251 115 546 336 Fax: +251 115 546 335 Bureau de Sierra Leone Sierra Leone Country Office (SLFO) 5th & 6th floor, Bishop Building 13 Lamina Sankoh Street, PMP335 Freetown, Sierra Leone Tel. +232 76541328 Bureau du Soudan Sudan Country office (SDFO) Higleig Petroleum Tower, 7th Floor Plot 499 Square 65, East-Second Khartoum, Sudan Tel: 249 922 735 071 Bureau du Maroc Bureau National du Maroc (MAFO) Immeuble Espaces les Lauriers, 1er Etage Avenues Annakhil/Mehdi Ben Barka/Hay Riad BP 592 Rabat Chellah Rabat, Maroc Tel: (212) 537565937 / 537713826-7 Fax: (212) 537565935 Bureau du Mozambique Mozambique Regional Office (MZFO) 3rd floor, JAT 4 Building, Zedequias Maganhela, 267 Maputo, Mozambique Tel: (258) 21326409 Fax (258) 21315600 Bureau de la Tanzania Tanzania Country Office (TZFO) 5th Floor International House, Garden Avenue P.O. Box 6024 Dar Es Salaam, Tanzania Tel: (+255) 22 2125281/2/6 Fax: (+225) 22 2125283 Bureau de lOuganda Uganda Country Office (UGFO) 14th Floor, Crested Towers Building Hannington Road P.O. Box 28509 Kampala Uganda Tel: (+256-414) 236 166/7 Fax: (+256-414) 234 011 Bureau du Mali Bureau National de Bamako (MLFO) 3e & 4e tages, Immeuble Investim Btiment B, Quartier du Fleuve BP 2950 Bamako, Mali Tel: (223) 222 28 85 ou 222 28 72 Fax: (223) 222 29 13

Bureau de lAlgrie Bureau National de lAlgrie (DZFO) Commune Hydra Paradou 3, rue Hamdani Lahcne, Daira Birmouradrais Alger, Algrie

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Annexe 1 : Liste des bureaux dans les pays rgionaux

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Bureau du Burkina Faso Bureau National du Burkina Faso (BFFO) Immeuble Administratif et Technique de l' ARTEL 5eme Etage Ouagadougou, Burkina Faso Tel: +226 50375750/51/5 Fax: +226 50375749 Bureau du Gabon Bureau Rgional du Gabon (GAFO) Immeuble Saint Georges, Quartier Kalikak B.P. 4075 Libreville, Gabon Tel: +241 76 85 76/+241 76 85 79 Fax: +241 76 85 77 Bureau du Ghana Ghana Country Office (GHFO) Heritage Tower, 7th Floor Accra, Ghana Tel: (233) 21 66 28 40, (233) 21 66 28 18 Fax: (233) 21 66 28 55 Bureau du Kenya Kenya Country Office (KEFO) 12th FLOOR, LANDMARK PLAZA Argwings Kodhek Road, Upper Hill Nairobi, Kenya Tel: +254 20 2712925/6/8 Fax: +254 20 2712938 Bureau du Nigeria Nigeria Country Office (NGFO) Plot 813 Lake Chad Crescent, Maitama District Tel: +234 9 4133261/ 4133262 Fax: +234 9 413 3260 / +1 321 956 3851 Bureau du Rwanda Bureau National du Rwanda (RWFO) Immeuble BCDI 8 Avenue de la Paix BP 7329 Kigali , Rwanda Tel: +(250) 50 42 97/50 Fax: +(250) 50 42 98 Bureau de Madagascar Bureau National de Madagascar (MGFO) 9me tage, Immeuble Fitaratra, Ankorondrano. Rue Ravoninahitriniarivo, BP 1718 Analakely Antananarivo 101, Madagascar Tel: (261) 2022 643 61, 202264189 Fax: (261) 2022 642 32 Bureau de Malawi Malawi Country Office (MWFO) 2nd Floor, Kangombe House, Box 30732 City Centre, Lilongwe, Malawi Tel: (+265) 0 1 77 44 60-62/64 Fax: (+265) 0 1 77 44 69

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Bureau du Cameroun Bureau National du Cameroun (CMFO) Immeuble No 1067 bis Rue 1750 Nouvelle Route Bastos, Yaound, Cameroun Tel: +237 22 20 27 61 Fax: +237 22 20 27 64

38

Bureau du Tchad Bureau National du Tchad (TDFO) Immeuble BCC, 2eme etage Avenue Charles de Gaulle BP 193, NDjamena, Tchad Tel: (235) 52 46 79/ 52 45 5 Fax: (235) 52 49 96

Annexes

Bureau de la RDC Bureau Rgional de la R. D. Congo (CDFO) Immeuble de la BCDC (Banque de Commerce du Congo) Boulevard du 30 Juin - Kinshasa NRC Kinshasa 340/ Kinshasa I Rpublique Dmocratique du Congo Tel: +243 815 560 291 Fax: +243 815 560 294

Bureau de la Zambia Zambia Country Office (ZMFO) Pyramid Plaza 746B Church Road Cathedral Hill P O Box 51449 Ridgeway, Lusaka, Zambia Tel: (260) 21 1257868/869/874 Fax: (260) 21 1257872 Bureau du Sngal Immeuble Coumba, Route de Ngor Zone 12, Quartier des Almadies, BP 50544 - CP 18524 Dakar, Senegal Tel: (+221) 33.820.08.88/(+221) 33.869.75.44 Fax: (+221) 33.820.09.99

Bureau de lEgypte Egypt Country Office (EGFO) 72B Al Maahad Al Eshteraky St. Heliopolis Cairo / Egypt Tel: (202) 22563790 - 22563791 Fax: (202) 22563792

Annexe 1

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Annexe 2 : Pays membres de la BAD

Pays membres de la BAD

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Annexe 2

Pays membres rgionaux 1 Afrique du Sud 2 Algrie 3 Angola 4 Benin 5 Botswana 6 Burkina Faso 7 Burundi 8 Cameroun 9 Cap Vert 10 Rpublique Centrafricaine 11 Comores 12 Congo 13 Cte dIvoire 14 Rpublique Dmocratique du Congo 15 Djibouti 16 Egypte 17 Erythre 18 Ethiopie 19 Gabon 20 Gambie 21 Ghana 22 Guine 23 Guine-Bissau 24 Guine-Equatoriale 25 Kenya 26 Lesotho 27 Liberia

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53

Libye Madagascar Malawi Mali Mauritanie Maurice Maroc Mozambique Namibie Niger Nigria Ouganda Rwanda So Tom & Prncipe Sngal Seychelles Sierra Leone Somalie Soudan Swaziland Tanzanie Tchad Togo Tunisie Zambie Zimbabwe

Pays membres non rgionaux 1 Allemagne 2 Arabie Saoudite 3 Argentine 4 Autriche 5 Belgique 6 Brsil 7 Canada 8 Chine 9 Core 10 Danemark 11 Espagne 12 Etats-Unis dAmrique 13 Finlande 14 France 15 Inde 16 Italie 17 Japon 18 Kowet 19 Norvge 20 Pays Bas 21 Portugal 22 Royaume-Uni 23 Sude 24 Suisse

Annexes

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Annexe 3 : Etats Participants au FAD

tats Participants au FAD

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Afrique du Sud Allemagne Arabie Saoudite Argentine Autriche Belgique Brsil Canada Chine

10 11 12 13 14 15 16 17 18

Core Danemark Emirats Arabes-Unis Espagne Etats-Unis dAmrique Finlande France Inde Italie

19 20 21 22 23 24 25 26

Japon Kowet Norvge Pays Bas Portugal Royaume-Uni Sude Suisse

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Annexe 3

Annexes

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Annexe 4 : Exemple de lettre de dcaissement

1.

Introduction

Lettre de dcaissement

Laccord de prt susvis ayant t sign, nous avons lhonneur de vous prciser ci-aprs, les procdures applicables au dcaissement des fonds du compte de prt, ds lentre en vigueur dudit prt. A moins que le contexte lexige autrement, les termes dfinis dans laccord de prt sont utiliss dans la prsente lettre. 2. Entre en vigueur du prt

Le premier dcaissement ne pourra tre effectu que lorsque vous aurez satisfait toutes les conditions pralables, conformment aux dispositions prvues dans les sections XXX et YYY de laccord de prt dune part, et dans les sections 12.01 et 12.02 des Conditions Gnrales applicables aux accords de prt et aux accords de garantie de la BAD/FAD dautre part, pouvant tre amendes de temps autre (ci-aprs dsignes conditions gnrales ) 3. Personne(s) habilite(s) signer les demandes de dcaissement

Afin dviter toute interruption dans le processus de dcaissement, une nouvelle lettre de dsignation des signataires autoriss doit tre envoye la Banque dans le cas dun changement de personnes habilites signer les demandes de dcaissement. 4. Date de clture des dcaissements

Laccord de prt a fix la date limite du dernier dcaissement au [date de clture]. Toutefois, des paiements pourront tre autoriss sur une priode de trois (3) mois maximum, pour le rglement des dpenses (biens, travaux et services) effectues avant ou la date de clture. Toute demande ventuelle de prorogation devra tre soumise la Banque au moins six (6) mois avant lexpiration du dlai fix. 5. Liste des catgories de dpenses

Les dpenses couvrir par les ressources du prt doivent correspondre lune des catgories suivantes : En millions [Monnaie du prt] Catgories de dpenses Cot en devises Cot en monnaie locale Cot total

Toute modification au niveau de cette liste ou des affectations de fonds correspondantes est subordonne lapprobation pralable de la Banque. 6. Audit des comptes

Conformment aux conditions gnrales, lemprunteur doit faire auditer les comptes du projet/ programme chaque anne, conformment aux rgles daudit en vigueur. LEmprunteur doit donc recourir un cabinet externe daudit remplissant les critres de la Banque pour laudit des tats financiers du projet. Le rapport daudit doit tre soumis la Banque, au plus tard, six (6) mois aprs la clture de lexercice comptable y relatif. Lauditeur devra entre autres : Examiner les transactions et lutilisation du compte spcial;

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Annexe 4

Une lettre mentionnant la/les personnes habilite/s signer les demandes de dcaissement ainsi que ses/leurs spcimens de signatures, devront tre transmis la Banque avant tout dcaissement de fonds dans le cadre du prsent accord de prt. Lannexe 5 du Manuel des dcaissements prsente un modle de lettre de dsignation des signataires autoriss.

Annexes

42

Lettre de dcaissement

7.

Vrifier tous les tats certifis de dpenses utiliss par le projet comme base de demandes de retrait de fonds la Banque ; Dterminer lligibilit des dpenses conformment aux dispositions de laccord de prt et du rapport dvaluation et identifier toute dpense inligible ; Examiner le mcanisme du contrle interne et identifier les anomalies et les points faibles spcifiques dudit systme de contrle interne et formuler des recommandations en vue de leur amlioration ; formuler une opinion sur le respect des politiques du Groupe de la Banque formuler une opinion sur la qualit et la fiabilit des tats financiers. Mthode(s) de dcaissement

Les mthodes de dcaissement suivantes, sont expliques en dtail au chapitre 5 du Manuel des dcaissements et sont applicables pour les retraits de fonds: Mthode I Remboursement Mthode II Garantie de remboursement Mthode III Fonds de roulement /Compte spcial Mthode IV Paiement direct Tout recours une autre mthode de dcaissement est subordonn lautorisation pralable de la Banque.

[LEmprunteur] ouvrira [X] compte/s spcial/aux en devises et/ou [X] compte/s spcial/aux en monnaie locale [X] sur lesquels seront virs les fonds dcaisss au titre du prt. Les dpenses devront tre ligibles selon laccord de prt et couvrir un programme de travaux de (X) mois approuv par la Banque. Toute avance ne doit pas dpasser la part budgte des dpenses correspondant (X) mois dactivits et ligibles au financement de la Banque par le biais du compte spcial, ou [X]% du montant du prt. Les avances verses sur le compte spcial doivent tre entirement justifies dans un dlai maximum de [X] mois. La reconstitution du compte spcial sera conditionne par la justification hauteur de 50% minimum pour ce qui concerne la toute dernire avance et 100% pour les avances antrieures. La dernire reconstitution doit intervenir au plus tard six (6) mois avant la date limite du dernier dcaissement. Les tats rcapitulatifs des dpenses et toutes autres pices justificatives doivent tre rgulirement audits conformment au paragraphe 6. Le non respect de lune quelconque des prcdentes dispositions entranera la suspension immdiate des reconstitutions du compte spcial. LEmprunteur devrait sassurer que toutes les sommes verses sur le compte spcial sont utilises et justifies avant la date limite du dernier dcaissement. Aprs cette date, lEmprunteur doit reverser immdiatement la Banque, toute avance non encore justifie ou tout solde encore disponible sur le compte spcial. 9. Conservation des documents

Les Conditions gnrales exigent de lEmprunteur quil garde en lieu sr toutes les pices (contrats, bons de commande, factures, effets reus et autres documents), attestant lligibilit des dpenses engages. Ces pices doivent tre mises la disposition des reprsentants de la Banque ou des auditeurs externes commis sur demande pendant au moins [X] ans aprs lachvement du projet. 10. Transmission des demandes Toute demande dument remplie, signe et accompagne des pices justificatives doit tre adresse au : (ladresse concerne) 11. Monnaie de dcaissement Conformment au choix de devises tel que nonc la section XXX de laccord de prt, et indpendamment de la monnaie effective de paiement au bnficiaire, tous les dcaissements seront libells en [monnaie].

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Annexe 4

8.

Compte spcial (si la Mthode III est autorise)

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Lettre de dcaissement

Toute demande de dcaissement doit porter sur des montants payables en une seule monnaie. Si lEmprunteur souhaite que les dcaissements soient effectus en deux ou plusieurs monnaies, il doit tablir une demande distincte pour chaque monnaie. Toute demande portant sur des paiements effectuer dans plusieurs monnaies ne sera pas traite. 12. Banque du bnficiaire Les demandes de retrait doivent indiquer avec prcision le nom et ladresse complets du bnficiaire, le nom et ladresse de sa banque, le numro de compte et, le cas chant, le code IBAN et le code SWIFT/ SORT/FEDWIRE de la banque du bnficiaire. 13. Banques correspondantes Lorsque le montant dcaisser est exprim dans une devise autre que celle qui a cours lgal dans le pays du bnficiaire, le nom et ladresse complets de la banque correspondante de celle du bnficiaire, le numro du compte ouvert par la banque du bnficiaire chez son correspondant et le code SWIFT/SORT/FEDWIRE de ce dernier doivent figurer sur la demande. 14. Service de la dette/ Remboursement

15. Sanctions pour cause darrirs sur prts LEmprunteur doit sassurer que les paiements dus au Groupe de la Banque au titre du service de la dette (commissions dengagement, commissions de service, intrts et principal) dans le cadre de tous les prts qui lui ont t accords, ou garantis par lui, sont effectus lchance. Si la Banque ne reoit pas les paiements dus lchance, elle prendra des mesures de sanctions, qui peuvent aller au-del de la simple suspension des dcaissements, et ce, conformment aux dispositions relatives la Politique de la Banque en matire de recouvrement des arrirs sur prts . 16. Causes de retard dans le traitement des demandes de dcaissement Au nombre des principales causes de retard dans le traitement des demandes de dcaissement, on peut citer labsence de contrat, labsence de signature/s autorise/s ou la non-notification des changements y affrents ou encore labsence de pices justificatives. Nous osons croire que tout sera mis en uvre pour viter ces retards. 17. Conclusion La plupart des questions abordes dans la prsente lettre sont examines en dtail dans le Manuel des dcaissements, qui contient des indications prcises sur la manire de remplir les formulaires de demande de dcaissement. Nous voquons ces directives pour mettre en vidence leur importance dans le processus de dcaissement. Nous vous invitons faire procder une tude minutieuse du Manuel des dcaissements, notamment par les agents chargs de ladministration des prts. Veuillez diffuser la prsente lettre auprs du personnel impliqu dans lexcution du projet, y compris les comptables. Pour nous permettre de rpondre avec clrit, nous vous prions dindiquer le numro de prt dans toutes vos correspondances, la Banque, relatives ce prt. Nous restons votre disposition pour toute question relative aux procdures de dcaissement.

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Annexe 4

Les dates dchance pour le paiement des intrts et du principal sont fixes au [JJ MMMM] et au [JJMMMM]. Pour permettre lEmprunteur de prendre les dispositions ncessaires pour le paiement ponctuel la date dchance, la Banque lui enverra des factures, environ six semaines avant cette date. La Banque doit tre informe de tout paiement effectu en guise de remboursement du prt. Ladite note dinformation doit indiquer la monnaie et le montant du paiement, la banque payeur , la date de valeur, les rfrences du prt concern ainsi que le nom de la banque et le numro du compte ayant reu le paiement.

Annexes

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Dsignation des signataires

Annexe 5 : Exemple de lettre dsignant les Signataires autoriss


[En-tte de lettre de lemprunteur] Le Directeur Dpartement du Contrle financier Banque africaine de dveloppement. BP 323 Tunis Monsieur, Prt numro AAAABBBXXXXXX En vertu de la section X.X des Conditions gnrales applicables au prt et aux accords de garantie, toute personne dont le spcimen de signature authentifie apparait ci-dessous est autorise au nom de lEmprunteur, signer les demandes de dcaissement dans le cadre de prt :

Ministre de .. Spcimen Signature

Mr XXXX YYYY Secrtaire gnral Spcimen Signature

Mr XXXX YYYY Chef de Projet Ministre de Spcimen Signature Les prsentes signatures remplacent toute notification prcdente de signatures autorises pour signer les demandes de dcaissement dans le cadre de ce prt/don. Salutations distingues

Ministre des Finances (Reprsentant officiel de lEmprunteur)

Note : Dans le cas o la demande de dcaissement doit tre signe par plus dune personne officiellement autorise, la lettre dautorisation doit clairement le spcifier. Si la demande require des signatures combines, la signature dun reprsentant de chaque groupe est requise et doit tre clairement indiqu dans la lettre.

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Annexe 5

Mr XXXX YYYY

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Annexe 6 : Formulaire A1: Demande de dcaissement

Formulaire A1

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Annexe 6

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Formulaire A1

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Annexe 6

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Instructions pour remplir la demande de dcaissement Formulaire A1 1. 2. 3. 4. 5. Demande type: Slectionner la mthode de dcaissement objet de la demande. Numro du prt/don : Transcrire les 13 chiffres indiqus dans laccord de prt /le protocole de don. Titre du projet: indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don. Autres sources de financement: Lorsquun projet est financ par des sources autres que celles de la BAD, du FAD et du NTF, indiquer le nom du co financier. Numrotation des demandes: Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec un maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la mthode de dcaissement utilise. Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code didentification de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ 9999XYZ, etc.). 6. 7. 8. Date de signature des accords de financement et nom de lemprunteur/donataire tel quil apparait dans laccord de prt /le protocole de don. Devises et montant de la demande de dcaissement ; montant des justificatifs des avances antrieures Informations sur le bnficiaire: Le nom et ladresse complte du bnficiaire du paiement. Le nom et ladresse de la Banque du bnficiaire, le numro de compte du bnficiaire, le code banque et le code swift de sa banque. Pour le paiement en Europe donner lidentit bancaire complte (IBAN). 9. Correspondant bancaire: Dans le cas o la monnaie de paiement nest pas celle du pays o est situe la banque du bnficiaire, indiquer le nom et ladresse complte de son correspondant dans le pays dans lequel, la monnaie cours lgal. 10. 11. 12. 13. Informations sur lemprunteur: Fournir des informations sur le bnficiaire (nom et adresse). Informations sur lAgence dExcution: fournir des informations telles que le nom, contact, tlphone, email. Signataires autoriss: Fournir aussi bien le nom que le titre des signataires autoriss et faire signer la demande par ces signataires. Date: indiquer la date de ltablissement de la demande de dcaissement.

Formulaire A1

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Annexe 6

joints la prsente demande.

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Annexe 7 : Formulaire A2: Etat Rcapitulatif des Dpenses

Formulaire A2

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Annexe 7

Annexes

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Instruction pour remplir lEtat rcapitulatif des dpenses Formulaire A2 Le formulaire A2 intitul " Etat Rcapitulatif des Dpenses "doit accompagner le formulaire A1 dans le cadre des mthodes de remboursement, du compte spcial et de paiement direct. 1. 2. 3. Type de demande : Slectionner la mthode utilise. Numro du prt/don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur laccord de prt /le protocole de don. Numrotation des demandes: Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec un maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc), quelque soit la mthode de dcaissement utilise. Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code

Formulaire A2

didentification de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ 9999XYZ, etc.). 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Titre du projet: Indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don. Catgorie ou sous-projet: Indiquer le numro et le titre de la catgorie de dpenses laquelle la Devises: Indiquer la devise de la demande. Contractant/fournisseur/prestataire de services : Indiquer le nom complet et ladresse. Description: Se conformer la description des biens /services/travaux mentions sur la facture ou le dcompte. Pays dorigine: Indiquer le pays dorigine des biens /services objet de la facture. Le pays ou les biens ont t produits ou les services effectus, que ce soit de ltranger ou sur le march local. Rfrences du contrat: Indiquer les rfrences du contrat ou du bon de commande. Montant du Contrat: Indiquer le montant total du contrat ou du bon de commande. Part financer par la Banque. Montant dj pay par la Banque. Rfrence N et date : Indiquer le numro de la facture ainsi que la date. Montant demand : Indiquer le montant payer par la Banque. Le montant demand doit tre hors taxes, et le cas chant les dductions doivent tre faites. Date de paiement: Cette colonne doit tre remplie pour la mthode de remboursement ou la mthode du compte spcial. Indiquer la date du paiement effectu par lemprunteur/donataire. Preuve de paiement: Si le paiement est en liquide, joindre les reus. Si le paiement est effectu par chque/transfert, indiquer le numro de chque ou davis doprations. Les reus des fournisseurs doivent porter leur cachet officiel. 18. 19. 20. Paiement sur cette page: Indiquer le montant total sur cette page. Cumul des pages prcdentes: indiquer le montant total des pages prcdentes. Total gnral: Indiquer le montant total de toutes les pages des tats rcapitulatifs des dpenses. Ce montant devrait correspondre au total demand pour la catgorie mentionne dans le point 5 de lEtat Rcapitulatif des dpenses.

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Annexe 7

dpense doit tre impute.

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Annexe 8 : Formulaire A3: Budget prvisionnel dactivits

Formulaire A3

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Annexe 8

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Instructions pour remplir du budget prvisionnel du programme dactivits - Formulaire A3 Le formulaire A3 intitul "Budget prvisionnel d'activits" doit accompagner le formulaire A1 et/ou le formulaire A2 dans le cadre de la Mthode du compte spcial. 1. 2. 3. Demande type: Slectionner le type davance. Numro du Prt/Don : Indiquer les 13 chiffres qui apparaissent sur laccord de prt /le protocole de don. Numrotation des demandes : Les demandes doivent tre numrotes chronologiquement avec un maximum de 4 chiffres (exemple. 0001, 0002, etc.), quelque soit la mthode de dcaissement utilise. Lorsquun projet a plus dun organe dexcution, le coordonnateur doit attribuer un code didentification

Formulaire A3

de 3 caractres alphabtiques pour chaque organe. Exemple: 0001ABC 9999ABC; 0001XYZ 9999XYZ, etc.). 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Titre du Projet : Indiquer le titre du projet tel quil apparat sur laccord de prt /le protocole de don. Catgorie ou sous-projet: Indiquer le numro et le titre de la catgorie de dpenses laquelle la Devises : Indiquer la devise de la demande. Priode dutilisation de lavance : Les avances au compte spcial doivent couvrir une priode nexcdent pas 6 mois. Description prcise des biens et services. Quantit : Indiquer les quantits prvues. Pays dorigine : Indiquer le pays dorigine des biens /services acqurir. Montant total : Indiquer le montant Total pour chaque activit. Portion du budget financ par la Banque: Indiquer le montant financ par la Banque. Montant demand : indiquer le montant demander la Banque. Date dapprobation par la Banque: Indiquer la date laquelle cette activit t approuve par la Banque. Total dpenses prvisionnelles sur cette page : Indiquer le montant total sur cette page. Cumul des pages prcdentes: Indiquer le montant total des pages prcdentes. Total gnral: Indiquer le montant total de toutes les pages des tats rcapitulatifs des dpenses prvisionnelles pour la catgorie.

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Annexe 8

dpense doit tre impute.

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Annexe 9: Formulaire B1: Demande de Garantie de Remboursement

Formulaire B1

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Annexe 9

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Formulaire B1

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Annexe 9

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Annexe 10 : Formulaire B2: Exemple de Garantie de Remboursement


Nous vous adressons, ci-joint, copie de la lettre de crdit que, croyons-nous savoir, vous tes disposs notifier et/ou confirmer pour le compte de : En faveur de : Dun montant de : Venant expiration le : A la demande de : Attendu que vous acceptez le prsent document et les dispositions quil contient, nous nous engageons irrvocablement par la prsente : a) vous rembourser tout paiement vers au bnficiaire ou sur lordre du bnficiaire, en vertu de la lettre de crdit et conformment ses dispositions ; vous verser les montants dus au bnficiaire en vertu des documents ngocis par vous-mmes et conformment aux dispositions de la lettre de crdit, auquel cas vous vous engagez effectuer le paiement en faveur ou lordre du bnficiaire ds rception de notre versement ; effectuer les paiements demands dans les meilleurs dlais et, en aucun cas, plus de 30 jours aprs que nous aurons reu une demande cet effet, conformment aux dispositions dcrites cidessous ; La prsente garantie est valable jusquau JJMMAAAA et est assujettie aux conditions et modalits ci-aprs :

Formulaire B2

b)

c)

d)

1. Vous notifierez et/ou confirmerez la lettre de crdit et vous nous informerez, dans les meilleurs dlais, de tout changement de banque ngociatrice. 2. Vous vous engagez nous faire parvenir, dans les meilleurs dlais, des exemplaires de tous les amendements de la lettre de crdit. Lesdits amendements sont assujettis aux conditions additionnelles suivantes : a) Aucun amendement portant sur la valeur de la garantie, la description ou la quantit des biens, ainsi que sur le bnficiaire ne pourra entrer en vigueur avant que vous nayez reu notre approbation crite. b) Aucun amendement portant sur la prorogation de la date dexpiration de la lettre de crdit au-del de la date de validit de la prsente garantie ne pourra entrer en vigueur, avant que vous nayez reu notre approbation crite. 3. Si la lettre de crdit nest pas libelle dans la monnaie de votre pays, vous nous notifierez le nom et ladresse du correspondant bancaire dans le pays de ladite monnaie qui recevra les fonds pour votre compte. 4. Nous ne serons tenus de vous payer que si nous recevons une demande tablie par SWIFT (AFDBCIAB) ou exceptionnellement par tlex test ou par courrier reu dans les 30 jours suivant la ngociation des documents. Dans le cadre de cet engagement spcial, nous ne serons redevables envers aucune partie autre que vous. 5. Nous naurons aucune obligation votre gard en ce qui concerne les intrts, commissions, autres charges ou dpenses relatifs la lettre de crdit.

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Annexe 10

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6. Vous vous engagez, ds que la lettre de crdit aura t annule, que sa validit aura expir ou que le dernier paiement aura t effectu au titre de la lettre de crdit, nous informer, dans les meilleurs dlais, par lentremise de lEmprunteur, en nous indiquant le montant de toute annulation. 7. Le prsent engagement est mis au titre dun accord de prt avec la Banque africaine de dveloppement. Etant entendu que ledit financement est limit, nous ne serons pas obligs de vous rembourser au-del du montant cumul de la contrepartie de lquivalent, dtermin par nous la date desdits paiements, soit ..... Notre Emprunteur a convenu quau cas ou, du fait de la prsente clause restrictive, nous ne pourrions dcaisser la totalit du montant ncessaire pour vous rgler, nous pourrions notre discrtion, prlever les fonds manquants sur toute fraction non engage du compte pour couvrir tout dficit. Au cas ou cela serait insuffisant pour couvrir le dficit, nous notifierons lEmprunteur la diffrence couvrir. Aprs rception de notre notification, il est de la responsabilit de lEmprunteur, de prendre les mesures ncessaires pour un rglement immdiat des paiements dus. 8. Votre acceptation de la prsente demande de garantie nous sera communique soit par SWIFT (AFDBCIAB). 9. Votre premier avis de paiement au titre de la prsente garantie de remboursement constitue votre acceptation des conditions de ladite garantie et que nous pouvons effectuer les paiements demands. Sign par: Signatures autorises MESSAGE SWIFT DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT Suivant les termes et conditions de notre garantie de remboursement qui forment un acte contractuel unique avec les prsentes et feront l'objet d'une transmission par courrier, nous nous engageons irrvocablement vous rembourser tout paiement se rapportant aux lments suivants: 1. N DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT : 2. N DU PRET : 3. TITRE DU PROJET : 4. LETTRE DE CREDIT N : 5. BANQUE EMETTRICE : 6. BANQUE CONFIRMATRICE : 7. BENEFICIAIRE DE LA LETTRE DE CREDIT : 8. MONTANT DE LA GARANTIE : EQUIVALENT DANS LA DEVISE DU PRET 9. DATE D'EXPIRATION DE LA GARANTIE : Veuillez nous communiquer votre acceptation de cette garantie de remboursement par Swift (AFDBCIAB).

Formulaire B2

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Annexe 10

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Amendement la lettre de crdit

Annexe 11 : Demande dapprobation damendement la lettre de crdit


Date Prt No Lettre de crdit GR No. Au: Le Directeur :__________________________ :__________________________ :__________________________ :__________________________

Dpartement du contrle financier Banque africaine de dveloppement B 323 Tunis 1002 A lAttention : Division des dcaissements, dpartement du contrle financier (FFCO) Messieurs: Demande dapprobation damendement la lettre de crdit Nous sollicitons votre approbation formelle pour lamendement de: Indiquer ce qui fait lobjet de lamendement dans la LC spcifi par la lettre de crdit (numro) couverte par la Garantie de Remboursement de la BAD numro F XX 20XXNNNN. Une copie de la lettre de crdit amende est jointe. A notre avis, lamendement propos est ncessaire et raisonnable. Par consquent, nous vous prions de bien vouloir notifier la banque commerciale de votre approbation. _______________________________________________ (Nom de lEmprunteur)

_______________________________________________ (Nom/Titre/Signature des Signataires Autoriss)

_____________________________________________ (Nom/Titre/Signature des Signataires Autoriss)

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Annexe 11

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Annexe 12: Exemple dtat de rapprochement du compte spcial


Etat du compte spcial (CS) Nom du pays Numro de prt /don

Etat de rapprochement

Au 30 juin 2007 Dollars EU 1 2 3 /i

Solde davances non liquides au 31 dc. 06 /ii Plus: Cumul des carts inexpliqus /iii Avances reues pendant la priode 31 dc. 2006- 31 mar. 2007 Moins: Remboursements du CS pendant la priode 31 dc. 2006 - 31 mar. 2007 Montant justifier des avances au CS ce jour 176,666.67

31.966,66 13.767,87 176.666,67 222.401,20

4 5

222.401,20

6 7 8 9 10 11

Solde de clture du CS au 31 mar. 07 /iv Plus: Montant des dpenses ligibles payes pendant le trimestre /v Frais bancaires (prlevs sur le CS) Moins: Intrt perus (verss au CS) Total des advances justifies Ecarts (5) - (10) expliquer /vi NOTES 219,393.33 -

700,00 219.933,33 220.633,33 220.633,33 1.767,87

/i: /ii: /iii: /iv: /v: /vi:

Nous assumons que le CS est en dollars des EU. Saisir le montant indiqu la ligne 6 du rapport prcdent dat du 31 dc.06 et sur le relev bancaire du compte spcial au 31 dc. 06. Saisir le montant indiqu la ligne 11 du rapport prcdent (dat du 31 dc. 06) --- Toute diffrence doit tre explique. Saisir le solde de clture du CS indiqu sur le relev bancaire au 31 mar.07. Total des dpenses ligibles BAD payes pendant le trimestre. Tout cart doit tre expliqu dans une note spare. Ces carts incluent les dpenses ligibles payes par le projet mais non encore dbites au CS ; les montants pays par la Banque mais non encore crdits au CS du projet, etc.

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Annexe 12

Groupe de la Banque africaine de dveloppement. Avertissement : Le Manuel des dcaissements prsente les politiques et procdures de dcaissement de la Banque africaine de dveloppement. Les documents de politiques et procdures de la Banque mentionns dans le prsent Manuel sont accessibles sur notre site web http://www.afdb.org et peuvent galement tre obtenus en nous crivant ladresse loandisbursements@afdb.org. Le prsent Manuel nexamine pas de faon exhaustive tous les documents, politiques et procdures mentionns. Le lecteur est invit consulter le document de rfrence pour en connatre la teneur. Le prsent Manuel ne constitue pas un document contractuel ou juridique. Il ne cre pas de droits juridiques, lesquels sont noncs exclusivement dans les accords juridiques conclus avec la Banque, et ne doit pas tre utilis pour interprter de tels droits.

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