SOFTLAND LTDA.

Recursos Humanos

Manual del Usuario

(Versin 4.201)

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Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. 7 de Lnea 1247 - Fono: 3889000 Fax: 2355432 - Providencia - Santiago Chile. (0109)

INDICE

INDICE
Parte I. Antecedentes Generales
I. Introduccin .......................................................................................................................... I-1
Caractersticas bsicas del Sistema...........................................................................................................................I-1 Uso de la Documentacin...........................................................................................................................................I-1 Convenciones .............................................................................................................................................................I-1 Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual..................................................................................I-2

Parte II. Descripcin de los Procesos del Sistema

1. Dentro del sistema ................................................................................................................ 1-1
1.1 Creando una empresa ........................................................................................................................................... 1-1 1.2 Seleccionando una empresa ................................................................................................................................. 1-4 1.3 Eliminando una empresa ....................................................................................................................................... 1-7 1.4 Respaldo/Recuperacin Base de Datos................................................................................................................ 1-8 1.5 Desbloquear Empresa ......................................................................................................................................... 1-13 1.6 Instalar Datos Demo ............................................................................................................................................ 1-16 1.7 Verificacin de Estructura de la Base de Datos .................................................................................................. 1-17 1.8 Muestra Estructura de la Base de Datos............................................................................................................. 1-18 1.9 Desinstalar Proteccin......................................................................................................................................... 1-21 1.10 Salida del sistema.............................................................................................................................................. 1-22

2. Seguridad .............................................................................................................................. 2-1

2.1 Permisos de Usuario ............................................................................................................................................. 2-1 2.2 Permisos de Perfiles.............................................................................................................................................. 2-6 2.3 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 2-9 2.4 Cambio de Password........................................................................................................................................... 2-10 2.5 Usuario................................................................................................................................................................. 2-11 2.6 Definicin de Seguridad de Password................................................................................................................. 2-12 2.7 Asigna Restricciones ........................................................................................................................................... 2-16 2.8 Restricciones por Bodega.................................................................................................................................... 2-18 2.9 Restricciones por rea de Negocio ..................................................................................................................... 2-19 2.10 Restricciones por Caja....................................................................................................................................... 2-21 2.11 Consulta Log de Transacciones ........................................................................................................................ 2-23 2.12 Auditora de E/S Procesos................................................................................................................................. 2-25 2.13 Seguridad Sodatos MDB ................................................................................................................................... 2-27

3. Bases ................................................................................................................................... 3-1

3.1 Parmetros ..........................................................................................................................................................3-1 3.2 Definicin Datos Empresa ...................................................................................................................................3-3 3.3 Migracin desde DOS..........................................................................................................................................3-7 3.4 Captura Tratos Plataforma 7 Softland ...............................................................................................................3-12 3.5 Reparar Bases de Datos ...................................................................................................................................3-15 3.6 Convertir Base de Datos....................................................................................................................................3-15 3.7 Tablas ................................................................................................................................................................3-16

Recursos Humanos

4.Remuneraciones .................................................................................................................. 4-1

4.1 Ficha ....................................................................................................................................................................4-1 4.1.1 Mantencin de Fichas ...............................................................................................................................4-2 4.1.2 Cambio Cdigo de Fichas del Personal ..................................................................................................4-11 4.1.3 Captura de Fichas ...................................................................................................................................4-14 4.1.4 Vigencia ...................................................................................................................................................4-16 4.1.5 Listado Paramtrico del Personal ...........................................................................................................4-17 4.1.6 Tablas ......................................................................................................................................................4-24 4.2 Modelo de Clculo .............................................................................................................................................4-25 4.2.1 Modelo de Clculo...................................................................................................................................4-26 4.2.2 Definicin Constantes del Mes ................................................................................................................4-30 4.2.3 Variables Exigidas por el Sistema...........................................................................................................4-32 4.2.4 Tabla de Impuesto nico.........................................................................................................................4-37 4.3 Valores del Mes .................................................................................................................................................4-38 4.3.1 Preparacin Nuevo Mes de Trabajo........................................................................................................4-38 4.3.2 Ingreso por Ficha.....................................................................................................................................4-39 4.3.3 Ingreso por Variable ................................................................................................................................4-40 4.3.4 Operar Variable por un Valor...................................................................................................................4-42 4.3.5 Distribucin por Centro de Costo ............................................................................................................4-44 4.3.6 Captura Valores Mensuales ....................................................................................................................4-45 4.4 Clculo de Remuneraciones..............................................................................................................................4-47 4.5 Pagos Directos ..................................................................................................................................................4-49 4.5.1 Definicin Formulario para Pagos ...........................................................................................................4-49 4.5.2 Emisin Formularios de Pagos................................................................................................................4-52 4.5.3 Detalle Billetes.........................................................................................................................................4-55 4.5.3.1 Tabla de Detalle Billetes y/o Monedas.........................................................................................4-55 4.5.3.2 Listado de Pago con Detalle Billetes............................................................................................4-56 4.5.4 Listado Depsitos en Banco....................................................................................................................4-59 4.5.5 Emisin de Cheques ...............................................................................................................................4-62 4.5.5.1 Diseo Formato Cheques ............................................................................................................4-62 4.5.5.2 Cheques para el Personal............................................................................................................4-65 4.5.5.2.1 Emisin de Cheques.......................................................................................................4-65 4.5.5.2.2 Eliminacin de Cheques .................................................................................................4-69 4.5.5.3 Cheques para las AFP .................................................................................................................4-70 4.5.5.3.1 Emisin de Cheques .........................................................................................................4-70 4.5.5.3.2 Eliminacin de Cheques....................................................................................................4-74 4.5.5.4 Cheques para las ISAPRES ........................................................................................................4-75 4.5.5.4.1 Emisin de Cheques .........................................................................................................4-75 4.5.5.4.2 Eliminacin de Cheques....................................................................................................4-78 4.6 Pagos Electrnicos ............................................................................................................................................4-79 4.6.1 Traspaso a CCAF Va Internet ................................................................................................................4-79 4.6.1.1 CCAF Los Andes..........................................................................................................................4-80 4.6.1.2 CCAF (Otras) ...............................................................................................................................4-83 4.6.2 Bancos.....................................................................................................................................................4-86 4.6.2.1 Banco Crdito e Inversiones ........................................................................................................4-86 4.6.2.2 Banco de Chile .............................................................................................................................4-90 4.6.2.3 Banco Santander Santiago ..........................................................................................................4-93 4.6.2.4 Banco Citibank .............................................................................................................................4-99 4.6.2.5 BancoEstado ..............................................................................................................................4-102 4.6.2.6 Banco BBVA...............................................................................................................................4-105 4.6.2.7 Banco Scotiabank ......................................................................................................................4-108 4.6.3 Previred .................................................................................................................................................4-111 4.7 Boletas de Honorarios .....................................................................................................................................4-119 4.7.1 Definicin Formulario Boleta Honorarios...............................................................................................4-119 4.7.2 Emisin de Boletas de Honorarios ........................................................................................................4-123 4.7.3 Elimina / Anula Boletas de Honorarios..................................................................................................4-126 4.7.4 Libro de Honorarios ...............................................................................................................................4-129 4.8 Contabilizacin ................................................................................................................................................4-131 4.8.1 Definicin Comprobantes ......................................................................................................................4-131 4.8.2 Contabilizacin ......................................................................................................................................4-136

INDICE 4.9 Rentas Accesorias...........................................................................................................................................4-138 4.9.1 Clculo de Rentas Accesorias ..............................................................................................................4-138 4.9.2 Eliminacin de Rentas Accesorias ........................................................................................................4-142 4.9.3 Informe de Rentas Accesorias ..............................................................................................................4-143 4.10 Certificados de Renta/Declaraciones Juradas ..............................................................................................4-145 4.10.1 Tabla I.P.C...........................................................................................................................................4-145 4.10.2 Emisin de Certificados de Renta .......................................................................................................4-146 4.10.3 Emisin de Declaracin Jurada...........................................................................................................4-154 4.10.4 Emisin de Declaracin Jurada Consolidada......................................................................................4-158 4.10.5 Captura Certificados de Renta ............................................................................................................4-162 4.10.6 Captura Boletas de Honorarios ...........................................................................................................4-165 4.10.7 Declaraciones Juradas SENCE ..........................................................................................................4-166 4.11 Consultas .......................................................................................................................................................4-168 4.11.1 Valores por Variables ..........................................................................................................................4-168 4.11.2 Valores por Persona............................................................................................................................4-170 4.12 Informes .........................................................................................................................................................4-172 4.12.1 Modelo de Clculo...............................................................................................................................4-172 4.12.2 Formularios para Entrada de Datos ....................................................................................................4-175 4.12.3 Libro de Remuneraciones ...................................................................................................................4-178 4.12.4 Informes Varios ...................................................................................................................................4-181 4.12.5 Distribucin por Centro de Costo ........................................................................................................4-187 4.12.6 Foliador nico Nacional (FUN) ...........................................................................................................4-192 4.12.7 Planilla (Leyes Sociales y Otros).........................................................................................................4-194 4.12.7.1 Planilla AFP..............................................................................................................................4-194 4.12.7.1.1 Planilla AFP con Seguro de Cesanta ...........................................................................4-195 4.12.7.1.2 Planilla AFP Cot. Voluntarias, Depsitos y Aportes ......................................................4-201 4.12.7.2 Planilla ISAPRE........................................................................................................................4-207 4.12.7.3 Planilla INP...............................................................................................................................4-211 4.12.7.4 Planilla Caja Compensacin ....................................................................................................4-215 4.12.8 Informe para el INE .............................................................................................................................4-219

5. Trabajo a Tratos .................................................................................................................. 5-1

5.1 Creacin de Tratos/Procesos ..............................................................................................................................5-1 5.2 Mano de Obra Calificada .....................................................................................................................................5-7 5.3 Ingreso de Tratos Efectuados............................................................................................................................5-10 5.3.1 Ingreso por Persona ................................................................................................................................5-10 5.3.2 Ingreso por Fecha ...................................................................................................................................5-13 5.4 Clculo de Tratos para Liquidacin ...................................................................................................................5-15 5.5 Limpieza de Tratos ............................................................................................................................................5-18 5.6 Informes .............................................................................................................................................................5-19 5.6.1 Liquidacin de Tratos por Persona .........................................................................................................5-19 5.6.2 Tratos Efectuados en un Perodo...........................................................................................................5-22

6. Administracin del Personal.............................................................................................. 6-1

6.1 Contratos y Finiquitos ..........................................................................................................................................6-1 6.1.1 Emisin de Contratos ................................................................................................................................6-2 6.1.2 Emisin de Finiquitos ..............................................................................................................................6-10 6.2 Certificado de Antigedad .................................................................................................................................6-19 6.2.1 Formato Certificado .................................................................................................................................6-19 6.2.2 Emisin Certificado..................................................................................................................................6-21 6.3 Vacaciones ........................................................................................................................................................6-24 6.3.1 Asignacin de Vacaciones Adicionales...................................................................................................6-24 6.3.2 Solicitud de Vacaciones ..........................................................................................................................6-27 6.3.3 Asignacin de Vacaciones Solicitadas....................................................................................................6-30 6.3.4 Consulta Calendario de Vacaciones .......................................................................................................6-35

Recursos Humanos 6.3.5 Informes...................................................................................................................................................6-38 6.3.5.1 Ficha de Vacaciones ......................................................................................................................6-38 6.3.5.2 Matriz de Planificacin....................................................................................................................6-43 6.3.5.3 Provisin de Vacaciones ................................................................................................................6-47 6.4 Cuentas Corrientes............................................................................................................................................6-49 6.4.1 Tipos de Prstamos.................................................................................................................................6-49 6.4.2 Ingreso de Prstamos .............................................................................................................................6-51 6.4.3 Consultas.................................................................................................................................................6-54 6.4.3.1 Cuenta Corriente por Persona........................................................................................................6-54 6.4.3.2 Cuenta Corriente por Tipos de Prstamos .....................................................................................6-58 6.5 Control Licencias Mdicas.................................................................................................................................6-62 6.5.1 Licencias Mdicas ...................................................................................................................................6-62 6.5.2 Informes...................................................................................................................................................6-71 6.5.2.1 Licencias por Trabajador ................................................................................................................6-71 6.5.2.2 Licencias Recibidas ........................................................................................................................6-73 6.5.2.3 Historial Rentas Imponibles y Descuentos Legales .......................................................................6-75 6.5.3 Parmetros Licencias Mdicas ...............................................................................................................6-77 6.5.4 Tablas ......................................................................................................................................................6-79 6.5.4.1 Tipos Licencias Mdicas ................................................................................................................6-79 6.5.4.2 Especialidades Mdicas .................................................................................................................6-81 6.5.4.3 Diagnsticos ...................................................................................................................................6-82

7. Control de Asistencia ......................................................................................................... 7-1

7.1 Grupos de Trabajo y Turnos................................................................................................................................7-1 7.1.1 Definicin Grupos de Trabajo y Turnos.....................................................................................................7-2 7.1.2 Asignacin de Personas a Turnos ............................................................................................................7-8 7.2 Justificacin de Ausentismos.............................................................................................................................7-11 7.3 Autorizacin de Sobretiempo.............................................................................................................................7-14 7.4 Marcaciones Manuales......................................................................................................................................7-17 7.5 Asignacin de Variables de RRHH....................................................................................................................7-20 7.6 Conexin con Relojes........................................................................................................................................7-21 7.6.1 Captura Eventos desde Reloj..................................................................................................................7-21 7.6.2 Captura Eventos desde Archivo..............................................................................................................7-24 7.6.3 Traspaso de Fichas a Reloj.....................................................................................................................7-27 7.7 Informes .............................................................................................................................................................7-30 7.7.1 Libro de Asistencia General ....................................................................................................................7-30 7.7.2 Asistencia por Persona............................................................................................................................7-33 7.7.3 Informe de Gestin ..................................................................................................................................7-36 7.7.4 Ausentismos y Atrasos ............................................................................................................................7-39 7.7.5 Auditora ..................................................................................................................................................7-42 7.8 Parmetros ........................................................................................................................................................7-45 7.9 Tablas ................................................................................................................................................................7-47 7.9.1 Relojes.....................................................................................................................................................7-47 7.9.2 Festivos ...................................................................................................................................................7-50 7.9.3 Tipos Ausentismos Justificados ..............................................................................................................7-53 7.10 Generacin y Limpieza Ao de Trabajo Control de Asistencia .......................................................................7-56

8. Evaluacin de Desempeo................................................................................................. 8-1

8.1 Registro de Eventos ............................................................................................................................................8-1 8.2 Listado Paramtrico de Eventos..........................................................................................................................8-3 8.3 Tipos de Eventos .................................................................................................................................................8-4

9. Sucursales........................................................................................................................... 9-1

INDICE

Parte III. Descripcin de los Procesos del Sistema

Apndice A. Operacin bsica ............................................................................................. A-1
A.1 Botones .............................................................................................................................................................. A-1 A.2 Menes............................................................................................................................................................... A-7 A.3 Barra de Estado ................................................................................................................................................. A-9 A.4 Manejo de Matrices ............................................................................................................................................ A-9 A.5 Teclas de Acceso Rpido................................................................................................................................. A-10

Apndice B. Barras de Herramientas ................................................................................... B-1

B.1 1 Barra de Herramientas................................................................................................................................... B-1 B.2 2 Barra de Herramientas................................................................................................................................... B-2 B.3 3 Barra de Herramientas................................................................................................................................... B-6 B.4 4 Barra de Herramientas................................................................................................................................... B-7

Apndice C. Administrador de Base de Datos SQL............................................................ C-1 Apndice D. TABLAS Recursos Humanos
Centros de Costo ...................................................................................................................................................... D-2 reas de Negocio ..................................................................................................................................................... D-5 Atributos.................................................................................................................................................................... D-6 Cdigo INE................................................................................................................................................................ D-8 Ciudades................................................................................................................................................................... D-9 Comunas................................................................................................................................................................. D-10 Regin..................................................................................................................................................................... D-11 Provincia ................................................................................................................................................................. D-13 Tipos de Eventos .................................................................................................................................................... D-15 Estudios Superiores................................................................................................................................................ D-16 Cargos .................................................................................................................................................................... D-17 AFP ......................................................................................................................................................................... D-18 Isapres .................................................................................................................................................................... D-21 Cajas de Compensacin......................................................................................................................................... D-22 Bancos/Sucursales ................................................................................................................................................. D-23 Impuesto nico ....................................................................................................................................................... D-25 Detalle de Billetes y/o Monedas ............................................................................................................................. D-28 IPC .......................................................................................................................................................................... D-29 Monedas y Equivalencias ....................................................................................................................................... D-30 Relojes .................................................................................................................................................................... D-34 Festivos................................................................................................................................................................... D-37 Tipos Ausentismos Justificados.............................................................................................................................. D-40

INTRODUCCION

I-1

I. Introduccin
Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado Recursos Humanos para ambiente Windows. Este software de amplia cobertura, permite al usuario facilitar y agilizar la operatoria del Pago de Remuneraciones, Control de Prstamos, Vacaciones, Rentas Accesorias, generacin de Contratos y Finiquitos en fin todo lo que respecta a la Administracin del Personal de la empresa, a travs de herramientas adecuadas y ptimas. As tambin, obtener en forma oportuna la informacin de gestin que se requiere para el manejo de la empresa. Es un sistema amigable, que utiliza todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionando al usuario no especializado en computacin, una serie de herramientas que le permitirn aplicar con notoria facilidad su experiencia profesional a los objetivos que ms competen a su empresa.

Caractersticas Bsicas del Sistema

Migracin automtica desde Plataforma 7 de Softland. Seguridad a nivel de definiciones para perfiles de usuarios. Ficha completa de cada empleado, con sus datos personales, cargas familiares, previsin, eventos en que ha participado, capacitaciones efectuadas, atributos asignados, vacaciones, prstamos, etc. Permite manejar la informacin a nivel de Areas de Negocios y Centros de Costo. Asignacin y control de vacaciones y permisos de los empleados, con su respectiva historia de ausentismos, licencias mdicas, etc. Permite la asignacin de vacaciones adicionales. Permite generar solicitudes de vacaciones, las cuales pueden ser aprobadas o rechazadas segn corresponda. Permite emitir un informe de Planificacin de vacaciones del personal dentro de un perodo determinado. Frmula la clculo del personal totalmente paramtrica, basada en los Haberes, Descuentos y Parmetros definidos por el usuario, segn los requerimientos de la Empresa y las frmulas que los relacionan. 2 aos de informacin en lnea. Control de la cuenta corriente de los empleados. Clculo de las remuneraciones accesorias. Permite la creacin de tablas de atributos y eventos, los cuales pueden ser asignados posteriormente a los empleados. Generacin de reportes utilizando datos de las remuneraciones y/o informacin existente en la ficha de los empleados, lo cual depender de las necesidades del usuario. Mantiene historia laboral. Generacin de Contratos y Finiquitos del personal. Captura informacin generada desde el Sistema de Tratos Plataforma 7.

Uso de la Documentacin
La documentacin de Recursos Humanos, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en Lnea, que podr ser accesado directamente desde el sistema. El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos. Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos. Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas que trae consigo este sistema.

Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:

Referencias Generales del Sistema.

Captulo I. Aborda aspectos generales de la Introduccin.

I-2

Descripcin de los Procesos del Sistema.

Captulos 1 al 2. Comprenden la descripcin de los procesos que permiten llevar a cabo la Instalacin, puesta en marcha y el control de ingreso al sistema. Captulos 3 en adelante. Describen paso a paso la aplicacin de cada uno de los procesos manejados por el sistema.

Apndices.
Apndices A y B. Contienen la descripcin de los Comandos, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema. Apndice C. Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos. Apndice D. Permite el ingreso y mantencin de las Tablas utilizadas en el sistema.

Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual

Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por los Apndices, luego el captulo I y continuar en forma progresiva con la lectura de los otros captulos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-1

1. Dentro del sistema

Estando dentro de la pantalla inicial de cualquier sistema Softland, la nica opcin que se activa (aparece en color negro) en la Lnea de Men (ver Apndice A.2 Menes), es Empresa, la cual permite llevar a cabo los procesos: Seleccionar y Crear empresas, Respaldar y Recuperar Bases de Datos, Instalar Datos Demo, adems de Salir del sistema. Una empresa corresponde a un rea del disco, donde se registrar toda la informacin manejada a travs de este sistema, por lo tanto para su correcto funcionamiento se debe crear al menos una empresa o directorio de trabajo. Para seleccionar cualquier opcin de la Lnea de men que se encuentre activa, debe ubicar el indicador del mouse sobre ella (Ej.: EMPRESA) y hacer clic. Al ingresar a cualquier sistema Softland, usted dispondr de una serie de Herramientas, que pueden o no ser propias del sistema que est en uso y, cuya descripcin y forma de operar se describe detalladamente en el apndice B, de este manual.

Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten informacin. De no ser as Produccin no funcionar.

1.1 Creando una empresa

Objetivo Permitir la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos donde quedar almacenada la informacin necesaria, para llevar a cabo los procesos asociados a este sistema. Si usted requiere crear una empresa en SQL, le solicitamos referirse al Apndice C, antes de continuar. Operatoria desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), se Al seleccionar la opcin Crear desde el men Empresa o el botn despliega la pantalla dependiendo del sistema que haya adquirido, indicar la siguiente informacin Nombre que dar a la empresa (directorio), largo mximo 16 caracteres alfanumricos, luego seleccionar la base de datos bajo la cual manejar la informacin (slo versin ERP): MSDE o SQL (para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta descripcin), seleccione el equipo que usar como servidor de la base de datos, seleccione en qu Pas desea crear la empresa. Finalmente, seleccione la unidad en que desea generar la empresa y haga clic en el botn OK. Ver Figura N 1.

1-2 Figura N 1

Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que requerir para operar con la empresa en cuestin. Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna, Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre). Ver Figura N 2 Figura N 2

Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-3

Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.

Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas. Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se activarn o desactivarn distintas opciones del sistema. Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.

1-4

1.2 Seleccionando una empresa

Objetivo Elegir la empresa donde desea trabajar. Cada vez que usted ingrese al sistema o que elija la opcin Seleccionar, se desplegarn en pantalla los nombres de las empresas que usted ha creado ("1.1 Creando una empresa"), para que elija aquella en que requiere trabajar. Sr. Usuario: En sistemas Pyme, slo permitir seleccionar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la proteccin de Base de Datos.

Operatoria desde la 3 Barra de Herramientas (ver Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1. Figura N 1

Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado. Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir. De continuar, el sistema restringe el acceso solicitando el Usuario y la Password, de quin ingresar (Figura N 2), dando las alternativas de seguir con el proceso a travs de OK, o cancelar con el botn Salir. Figura N 2

Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver Figura N 6).

DENTRO DEL SISTEMA

1-5

Importante al realizar un Cambio de Versin

Si el sistema detecta que su empresa requiere de un cambio de versin, chequear si existen en la misma unidad, otras empresas con este sistema que requieran ser actualizadas. Si existen ms empresas, el sistema consultar si desea actualizar adicionalmente alguna de ellas, tal como se muestra en la siguiente pantalla: (ver Figura N 3). Sr. Usuario: Los cambios de versin podrn ser realizados slo por el usuario Softland. Figura N 3

Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la Figura N 4. Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente. Figura N 4

La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el check Selecciona todas las empresas. Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser validada por el sistema para realizar la actualizacin. Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin de las empresas seleccionadas y Salir el sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.

1-6 Sr. Usuario: Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML con el nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da de la generacin del archivo). Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5): Figura N 5

Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla: Figura N 6

Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.

DENTRO DEL SISTEMA

1-7

1.3 Eliminando una Empresa

Objetivo Permite eliminar el rea de datos (directorios y archivos) y la base de datos relacionada a la empresa. Sr. Usuario: En sistemas Pyme, slo permitir eliminar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la proteccin de Base de Datos. Operatoria Tras elegir la opcin Eliminar del men Empresa, se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1. Figura N 1

Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura N2. Figura N2

Al optar por No regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionar Si (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de Datos seleccionada. Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje: El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa. Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.

Consideraciones:
Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresa seleccionada. Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL.

1-8

1.4 Respaldo/Recuperacin Base de Datos

Objetivo Este proceso le permitir respaldar y/o recuperar bases de datos. Respaldar Base de Datos, genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de datos, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da, fecha que obtiene el sistema desde Windows al momento de generar el respaldo. Este archivo quedar almacenado en el rea de respaldos (...MSSQL\Backup). Recuperar Base de Datos, recupera solamente los respaldos generados a travs del proceso Respaldo de Base de Datos, proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles. Se solicita NO manipular el nombre del respaldo de la base de datos, esto porque NO ser reconocido como un respaldo vlido. Slo sern recuperados los respaldos generados por los sistemas Softland. Operatoria Al seleccionar esta opcin, elija mediante el botn de opciones el proceso que desea llevar a cabo. Ver Figura N 1. Figura N 1

Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso.

Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin, el sistema desplegar la siguiente pantalla (ver Figura N 2).

DENTRO DEL SISTEMA

1-9

Figura N 2

En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha de cada campo. Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3). Figura N 3

Si Ud. est trabajando con un sistema Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un sistema Advanced o Unlimited ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente. El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos; Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4.

1-10 Figura N 4

Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd). Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica. Figura N 5

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo. En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente mensaje.

Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3. Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-11

Sr. Usuario: Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de los Sistemas.
A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto de resguardar la informacin de sus registros. El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo se denomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo, transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa a denominarse ahora Padre. Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo: Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.

Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de respaldo por un perodo de 6 meses. Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1. De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos. Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.

Cuadro N 1
LUNES SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5 SEMANA 6 SEMANA 7 SEMANA 8 SEMANA 9 SEMANA 10 SEMANA 11 SEMANA 12 SEMANA 13 SEMANA 14 SEMANA 15 SEMANA 16 SEMANA 17 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 MARTES Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 MIRCOLES Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 JUEVES Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 VIERNES Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 8 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 9 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 10 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 11 Cinta N 5

1-12
SEMANA 18 SEMANA 19 SEMANA 20 SEMANA 21 SEMANA 22 SEMANA 23 SEMANA 24 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 12 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 13

A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.

Cuadro N 2
LUNES SEMANA 25 SEMANA 26 SEMANA 27 SEMANA 28 SEMANA 29 SEMANA 30 SEMANA 31 SEMANA 32 SEMANA 33 SEMANA 34 SEMANA 35 SEMANA 36 SEMANA 37 SEMANA 38 SEMANA 39 SEMANA 40 SEMANA 41 SEMANA 42 SEMANA 43 SEMANA 44 SEMANA 45 SEMANA 46 SEMANA 47 SEMANA 48 SEMANA 49 SEMANA 50 SEMANA 51 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 Cinta N 1 MARTES Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 Cinta N 2 MIRCOLES Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 Cinta N 3 JUEVES Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 Cinta N 4 VIERNES Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 8 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 9 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 10 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 11 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 12 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7 Cinta N 13 Cinta N 5 Cinta N 6 Cinta N 7

Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs. Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio, eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno anual. Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una copia resguardada. Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-13

1.5 Desbloquear Empresa

Objetivo Permite desbloquear una empresa eliminando los registros de bloqueo de uno o ms Sistemas Softland. Sr. Usuario: Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el proceso Seguridad.

Operatoria Seleccione la opcin Desbloquear Empresa desde el Men Empresa, el sistema desplegar la pantalla Seleccin de Empresas, en la cual debe seleccionar la empresa que desea desbloquear. Ver Figura N 1. Figura N 1

Una vez seleccionada presione OK, posteriormente el sistema solicitar el Usuario y la Password, tal como se muestra a continuacin:

A continuacin se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

1-14 Figura N 2

Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un proceso exclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes botones:

Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al dar clic enva el siguiente mensaje: Seor Usuario: Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3 Figura N 3

DENTRO DEL SISTEMA

1-15

Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al ejecutarlo, enva el siguiente mensaje: Seor Usuario: Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Este botn permite desbloquear un usuario conectado al sistema. Al ejecutarlo, enva el siguiente mensaje: Seor Usuario: Este proceso limpiar el registro que est grabado del usuario XXXXX del sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si est realmente conectado, por lo tanto dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Regresa a la pantalla anterior.

Abandona el proceso.

1-16

1.6 Instalar Datos Demo

Objetivo Permite realizar la instalacin de los datos demo para MSDE. Sr. Usuario: - Para crear empresas Demo, necesita tener instalado el motor de bases de datos de Microsoft MSDE. Operatoria Tras elegir la opcin, el sistema desplegar un mensaje solicitando confirmar la creacin de una empresa de demostracin (Demo) en su disco local. Al optar por continuar, se dar inicio al proceso de instalacin, crendose automticamente la Base de Datos y el Area de Datos, Verificando adems las conexiones con diversas tablas que registra el sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1

El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de respaldo de MSDE. En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la continuidad del proceso.

DENTRO DEL SISTEMA

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1.7 Verificacin de Estructura de la Base de Datos

Objetivo Permite al usuario verificar la estructura de la base de datos del sistema. Operatoria Se elige la opcin Verificacin de Estructura de la Base de Datos desde el men Empresa, tras lo cual se muestra en pantalla la figura N 1, permitiendo el proceso de anlisis de estructura de base de datos que consta de las etapas de: Anlisis de Tablas, Vistas y Procedimientos de la de Base de Datos. Figura N 1

Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. En ese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelo de datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2. Figura N 2.

El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros analistas de soporte para su evaluacin. Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

1-18

1.8 Muestra Estructura de la Base de Datos

Objetivo Permite mostrar la Estructura de la Base de Datos que contiene las opciones de seleccin y matrices apropiadas para entregar la informacin. Operatoria Al seleccionar la opcin Muestra la Estructura de la Base de Datos del men Empresa, el sistema presenta la siguiente pantalla (ver figura N 1): Figura N 1

En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este caso representada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a la seleccin (al lado derecho de la pantalla). Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin. Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son: Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas. Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices. Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves. Las otras dos opciones son las siguientes: Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista. Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir un Procedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.

DENTRO DEL SISTEMA

1-19

Figura N 2

Figura N 3

Figura N 4

1-20 Figura N 5

Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 se

muestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn. Figura N 6

Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

DENTRO DEL SISTEMA

1-21

1.9 Desinstalar Proteccin

Objetivo Este proceso desinstala y desactiva la proteccin registrada va Internet, con el objeto de disponer de ella en una nueva instalacin del sistema. Importante: - Este proceso slo podr ser ejecutado, seleccionando una empresa con el usuario principal Softland. - Slo estar disponible para equipos con conexin a Internet.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar la proteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1. Figura N 1

Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2. Figura N 2

Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir y retornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3. Figura N 3

1-22

1.10 Salida del Sistema

Objetivo Permitir la salida desde este sistema al ambiente Windows, para desarrollar otra actividad. Operatoria Para llevar a cabo este proceso, seleccione la opcin Salir, del men Empresa o el botn Salir Herramientas. desde la 3 Barra de

Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en especial, el sistema confirma la salida.

SEGURIDAD

2-1

2. Seguridad
Objetivo Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema. A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema, por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso. Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla: La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND). La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar permisos de acceso a determinados procesos del sistema. La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios. Cambio de password del Usuario Principal.

El proceso de Seguridad, se activa solamente cuando existe una empresa seleccionada. Operatoria , desde la primera Barra de Heramientas Al seleccionar la opcin Seguridad o la flecha que aparece en el botn Llave (Ver en Apndice B), se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N 1): Figura N 1

2.1 Permisos por Usuario

Objetivo Crear usuarios que tengan acceso al sistema y a la vez asignarle los permisos necesarios para la operacin en los distintos procesos.

- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema. - Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema Softland. Operatoria Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios a Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario (mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre (PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).

2-2 Figura N 1

Importante
Sr Usuario: Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para la generacin y envo de documentos electrnicos. El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE. A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos del sistema. Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se presenta a continuacin (que corresponde al sistema de Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta: Figura N 2

SEGURIDAD

2-3

Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil: Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario, sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador Francisco Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas por otro digitador. Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).

En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado izquierdo de cada una de las alternativas: Global: Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como en la columna "Asignado", podrn ser parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un realizados por l. Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios procesos del sistema. Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario. Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas que sean elegidas irn apareciendo con un en la columna "Asignado". Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos correspondientes. De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil, para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales. Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado, siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles. Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a consultar. Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un en la columna "Asignado".

Usuario:

Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2). A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).

2-4 Figura N 3

En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo 2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.

Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados". El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.

Quitar Asignacin de Perfiles

Para quitar una asignacin de perfil al usuario, marque el perfil correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seleccione el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de perfiles, selecciona el botn con la doble flecha a la derecha.

Carpeta Firma
Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda ser incorporada en los documentos que lo requieran. Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio. Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en definicin. La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.

SEGURIDAD Figura N 4

2-5

Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva. En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual le permite acceder a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al captulo 2.4 Cambio de Password. Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 6) pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B). Figura N 6

En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el botn Aplicar. Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos. Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir.

2-6

2.2 Permisos por Perfiles

Objetivo Crear perfiles basados en permisos de ingreso a procesos que son comunes a varios usuarios. La nica persona autorizada a modificar los Permisos por Perfiles, es el Usuario Principal. Operatoria Al ingresar por primera vez a este proceso, se despliega la ventana Detalle de Perfiles, tal como muestra la Figura N 1. En ella indicar el cdigo del perfil a crear (mximo 8 caracteres) y su descripcin (mximo 40 caracteres). Dado que la forma de proceder ante este proceso es comn a cualquier sistema Softland, tomaremos como ejemplo el sistema Inventario y Facturacin: Supongamos que todas las personas que estn autorizadas para generar Guas de Despacho, pertenecern al perfil MGD, todos los que estn autorizados para generar las Facturas, pertenecern al perfil MFA y as sucesivamente. Figura N 1

Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un en seal de su seleccin. Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente. Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.

SEGURIDAD Figura N 2

2-7

Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3). Figura N 3

Asignacin de Usuarios a un Perfil Para asignar Usuarios al perfil, se elige el deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que indica a la izquierda, borrndose automticamente el usuario de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados". El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los usuarios de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados"; es decir, asigna de una sola vez todos los usuarios al perfil en definicin. Quitar Asignacin de Usuarios Para quitar una asignacin de usuario al perfil, se marca el usuario correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y se selecciona el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de usuarios, selecciona el botn con la doble flecha a la derecha. Para dar por finalizado este proceso de "Definicin de perfiles", se selecciona el botn Salir, quedando el perfil con los usuarios y permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de perfiles (Ver Figura N 4) definidos, pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminarlos, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).

2-8 Figura N 4

En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando el cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el botn Aplicar. Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles. Para salir de este proceso se elige el botn Salir.

SEGURIDAD

2-9

2.3 Permisos por Procesos

Objetivo Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles. La nica persona autorizada para dar permisos por proceso es el Usuario Principal. Operatoria Al ingresar a esta opcin se abre una ventana con la lista de procesos del sistema, donde tendr que sealar si la visualizacin se efectuar por Usuarios o por Perfiles, y si en ella tendr que aparecer slo los usuarios o perfiles con permisos asignados, o todos. Ver Figura N 1. Figura N 1

Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con los perfiles o usuarios, donde el (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada. se activar (aparecer) o se Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo desactivar (desaparecer). Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.

Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l. Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede. 2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso, haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado. 3. Finalizada la seleccin salga del proceso. En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la derecha del campo Mostrar slo con Permisos.

2-10

2.4 Cambio de Password

Objetivo Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios. En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin. - La password puede ser modificada solamente al usuario que est activo al momento de elegir esta opcin. Para cambirsela a otro usuario, primero se debe activar el usuario deseado (Captulo 2.5 Usuario) y luego ingresarle la nueva password en este proceso. (Un usuario est activo cuando aparece en la Barra de Estado que se despliega en la parte inferior de la pantalla, ver Apndice A.3). - Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password estando en Contabilidad y Presupuestos, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema Softland. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con el nombre del usuario y se solicita la password original. Una vez que sta es ingresada, el sistema pasa a solicitar la nueva password, la cual debe ser ingresada dos veces con el fin de verificar que se ingres correctamente. (Ver Figura N 1). Figura N 1

Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin cambiar la password. El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.

SEGURIDAD

2-11

2.5 Usuario
Objetivo Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario tenga asignados. Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla (Apndice A.3).

Operatoria Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver Figura N 1. Figura N 1

Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en pantalla, y lo vuelve a solicitar.

2-12

2.6 Definicin de Seguridad de Password

Objetivo Mediante este proceso el administrador podr definir restricciones para la generacin de usuarios y password. Operatoria Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde deber parametrizar la siguiente informacin. Ver Figura N 1. Figura N 1

Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este check bdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10). Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeo b que preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres tales como $ % = ?, etc.) Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar: - Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland. - El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitar el cambio de password. - El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr hacer uso de sus password anteriores. - El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio. Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar: - El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que el usuario sea bloqueado por el sistema. - Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que el sistema detecte que usuarios no han usado su login. Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registrados en el sistema. Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el sistema seguir operando como antes.

SEGURIDAD El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.

2-13

Al presionar OK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser as desplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.

Sr. Usuario: Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:

2-14 Al presionar S, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionar No, el sistema no se le permitir logearse. Importante: El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera, el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse. Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser bloqueado y no se le permitir logearse. Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le permitir logearse. Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha del sistema. El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.

Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente: Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcin mientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:

Al ingresar una nueva password, el sistema realizar las siguientes validaciones: Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar y desplegar el siguiente mensaje:

Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula, nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:

SEGURIDAD

2-15

Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad de Password. Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar que se cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:

Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password. Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones, bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en la pantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.

Icono parpadeante que indica que el usuario se encuentra bloqueado.

Texto informativo sobre el motivo de bloqueo del usuario.

El botn de bloqueo slo se habilitar cuando el usuario seleccionado no este bloqueado.

El botn de desbloqueo slo se habilitar cuando el usuario seleccionado este bloqueado.

2-16

2.7 Asigna Restricciones

Objetivo Este proceso permite restringir el acceso de los usuarios a las distintas reas de Negocios y Cuentas Contables que registra el Plan de Cuentas que maneja la empresa. El usuario que tiene restringido el acceso a una determinada Area de Negocios o a una Cuenta Contable no podr consultar y/o emitir informes asociados a ella. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana (ver Figura N 1), dividida en 2 carpetas, dentro de las cuales deber ingresar la siguiente informacin. Figura N 1

Carpeta Area de Negocio

Dentro de esta carpeta se despliegan las reas de Negocios manejadas por la empresa (Apndice D. Tablas). Para restringir la visualizacin de un rea de Negocios a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo y seleccionarlo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Una vez indicado el nombre, posicinese en la columna Restringe, frente al Area de Negocios a considerar y haga doble clic, tras en seal de Restringido lo cual el sistema dejar un

Carpeta Plan de Cuentas

Esta carpeta se encuentra activa slo en Contabilidad y Presupuestos. La manera de restringir un plan de cuentas se realiza de la misma manera que en la carpeta anterior, posicinese en la columna Restringe frente al cdigo a considerar y haga doble clic para seleccionarlo.

SEGURIDAD Figura N 2

2-17

Para abandonar y dejar registrada la restriccin presione el botn Salir.

2-18

2.8 Restricciones por Bodega

Objetivo Restringe a un usuario el ingreso de documentos y emisin de Libro de Ventas en la las bodegas que le hayan sido restringidas. Los informes y Consultas (excepto el Libro de Ventas) siempre podrn ser emitidos para todas las Bodegas. No existe restriccin al respecto. Operatoria Para restringir la visualizacin de una Bodega a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo y seleccionarlo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura N 1. Una vez indicado el nombre del usuario, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las bodegas que maneja la empresa. en Posicinese en la columna Restringe, frente a la Bodega a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una seal de Restringido. Figura N 1

Junto a la informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro, Guardar graba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro del sistema de Inventario y Facturacin, en los cuales el usuario seleccionado no tendr acceso. Ver Figura N 2. Figura N2

Si la empresa ha sido creada a travs del sistema de Puntos de Venta, en el listado de los procesos restringidos aparecern tambin los procesos restringidos para el usuario en este sistema. Seleccionando el botn Salir, regresar a la pantalla anterior.

SEGURIDAD

2-19

2.9 Restricciones por Area de Negocio

Objetivo Restringe el acceso a un usuario a las distintas reas de negocio que maneja la empresa. Operatoria El sistema despliega una pantalla solicitando indicar el usuario al cual le aplicar las restricciones, el nombre podr digitarlo directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura N 1. Indicado el nombre, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las reas de negocio que maneja la empresa. Posicinese en la columna Restringe, frente al Area de Negocios a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una en seal de Restringido, lo que significa que el usuario no podr acceder a esa Area de Negocios dentro de los procesos del sistema. Figura N 1

Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro, Guardar graba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro de los sistemas de Cuentas Corrientes Proveedores y Tesorera y Ordenes de Compra Softland, a los cuales el usuario no podr acceder con el o las reas de Negocio restringidas. Ver Figura N 2.

2-20 Figura N 2

Seleccionando el botn Salir, regresar a la pantalla anterior.

SEGURIDAD

2-21

2.10 Restricciones por Caja

Objetivo Restringe el acceso a un usuario a las distintas Cajas que maneja la empresa. Operatoria El sistema despliega una pantalla solicitando indicar el usuario al cual le aplicar las restricciones, el nombre podr digitarlo directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura N 1. Figura N 1

Indicado el nombre, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las Cajas que maneja la empresa. Posicinese en la columna Restringe, frente a la Caja a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una en seal de Restringido, lo que significa que el usuario no podr acceder a esa Caja dentro de los procesos del sistema. Ver Figura N 2 Figura N 2

Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro, Guardar graba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro del sistema de Puntos de Venta Softland a los cuales el usuario no podr acceder en la o las Cajas restringidas. Ver Figuras N 3.

2-22 Figura N 3

Los procesos en los cuales usted no podr usar ninguno de los cdigos seleccionados en el Sistema Puntos de Venta son: Definicin de Caja, Egreso de Caja, Ingreso de Caja, Consulta e Impresin Arqueo de Caja y Apertura y Cierre de Caja.

SEGURIDAD

2-23

2.11 Consulta LOG de Transacciones

Objetivo Permite consultar las tablas Log de transacciones y el detalle de stas con la configuracin de despliegue de esta informacin respectivamente de los sistemas Softland. Operatoria Al ingresar este componente verificar la cantidad de tablas Log que tiene definido el sistema, en caso de tener ms de una se mostrara el listado de opciones para que se defina cual se desea consultar, ejemplo: Figura N 1

Al seleccionar el registro de transacciones que se desea consultar, se desplegar la pantalla con los filtros definidos para esta tabla log que ayudar al usuario realizar la bsqueda de un determinado registro. Ver Figura N 2. Figura N 2

Luego de seleccionar los filtros deseados, seleccione el botn OK, tras lo cual se mostrar la informacin que cumpla con las condiciones. Ver Figura N 3.

2-24 Figura N 3

Seleccione la opcin Imprimir tabla ubicada en la parte superior de la pantalla, para enviar a impresin la informacin desplegada.

SEGURIDAD

2-25

2.12 Auditora de E/S Procesos

Objetivo Este proceso permite auditar la Entrada y Salida de los usuarios a los distintos procesos del sistema. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla en la cual deber indicar los filtros necesarios para efectuar la consulta, tal como se solicita a continuacin. Ver Figura N 1 Figura N 1

Opciones de Consulta:
Sistemas: Procesos por sistemas: Usuarios por sistemas: Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto el sistema muestra el que est corriendo. Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, por defecto el sistema muestra Todos. Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistema muestra Todos.

Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn .

Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultar tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

2-26 Figura N 2

En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, Proceso Fecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado. Sr. Usuario: El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.
Excel permite Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y enviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formato correspondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.

SEGURIDAD

2-27

2.13 Seguridad Sodatos MDB

Objetivo Este proceso le permite a usted proteger y desproteger el archivo SODATOS.MDB con Password. El archivo SODATOS.MDB es utilizado por algunos procesos de los sistemas Softland para acceder a la informacin de la base de datos en Consultas e Informes de manera eficiente. Sr. Usuario: Esta opcin estar disponible slo para el usuario Softland, el que posee los permisos y privilegios para operar en este proceso. Operatoria Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una pantalla (Figura N 1), donde se muestra el objetivo, ventajas y desventajas del proceso. Figura N 1

Importante:
Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Seor Usuario: Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta caracterstica. Sistemas - Contabilidad y Presupuestos - Produccin - HelpDesk - Inventario y Facturacin - Cotizaciones y Notas de Venta - Ordenes de Compra - Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera - Recursos Humanos - Punto de Venta y Sucursales - Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas. Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2

2-28

Figura N 2

Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistema solicitar confirmar la password por segunda vez. Seor Usuario: La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.

Importante:
Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, se recomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motor SQL Server y no MSDE, tal como se muestra a continuacin: Seor Usuario: Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al cambio de la Sodatos:MDB. Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos? Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al dar Aceptar, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden los vnculos. Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados. Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareas que se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de proteger efectivamente la seguridad del sodatos.

SEGURIDAD

2-29

Al seleccionar Quitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que est expuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin Seor Usuario: Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin. Est seguro? El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios para grabar los cambios y eliminar la password al archivo.

Al seleccionar Generar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica en . Este archivo contendr todas las disco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn tablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra la siguiente imagen: Figura N 3

Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password.. Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella. Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.

Sr. Usuario: El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo. Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

2-30

Figura N 4

Al finalizar, el sistema desplegar un mensaje confirmando la generacin exitosa del archivo.

BASES

3-1

3. Bases
Objetivo Permitir la definicin de una serie de parmetros que corresponden a la forma en que se administrarn los Recursos Humanos de la Empresa, as como tambin mantener actualizados los antecedentes de sta, por parte del usuario. Adems podr llevar a cabo la Migracin de datos desde el Sistema de Sueldo Plataforma 7 (DOS) y permitir el ingreso de todas aquellas tablas que son de uso comn dentro de la operacin del sistema. Cuando esta opcin es seleccionada, se presenta un men de bajada (ver Figura N 1), con las opciones que se describen a travs de todo este captulo: Figura N 1

Para el correcto manejo del sistema, es obligatorio definir los Parmetros que mercarn la base del funcionamiento de la empresa despus de haber instalado el sistema y antes de llevar a cabo cualquier otro proceso.

3.1 Parmetros
Objetivo Definir los parmetros que marcarn la base de funcionamiento de la empresa. Los parmetros son atributos que permiten definir el contexto sobre el cual se manejar la empresa. De aqu se establecer si ciertas operaciones sern o no manejadas en los procedimientos de Recursos Humanos. Operatoria Al ingresar a Parmetros se presenta una pantalla con los parmetros que desde aqu podrn ser definidos (ver Figura N1): Figura N1

3-2

Recursos Humanos

Maneja rea de Negocios/Centro de Costo: A travs de este parmetro podr indicar, seleccionado la caja de chequeo que precede a cada opcin, si se requerir obtener informacin del personal (remuneraciones, prstamos, consultas, etc.), a nivel de reas de Negocios y/o Centro de Costo. Cuando estos parmetros estn activos, las diferentes reas de Negocios y Centro de Costo que maneja la empresa se definen en el proceso Personal/Tablas o Bases/Tablas (ver Apndice D. Tablas puntos reas de Negocio y Centro de Costo).

Si se manejan Centros de Costo, stos podrn dividirse hasta en 3 niveles de clasificacin, para ello se debe indicar el nmero de niveles a considerar y el largo de cada segmento. Por ejemplo, si se manejan 2 niveles, se debe indicar el largo que tendr el primer nivel y el largo del segundo. Maneja Tratos: Permite indicar si la empresa maneja y controla la mano de obra en base a tratos contratados con su personal. Indique el largo mximo que ser utilizado para los distintos cdigos de Proceso/Trato y mano de Obra Calificada (mximo permitido 20 caracteres). Una vez creados Proceso/Trato o Mano de Obra Calificada aparecer deshabilitado el ingreso de estos datos, lo cual impacta al sistema de Produccin en la mantencin de parmetros, puesto que el ingreso de estos parmetros del largo del cdigo de Procesos/Tratos y Mano de Obra es comn para ambos sistemas. Sigla del ROL del Contribuyente: Corresponde a la sigla del Rol nico del contribuyente, que vara segn el pas en que se est trabajando. Por ejemplo en Chile RUT, Argentina QUIT, etc. Rut maneja Dgito Verificador: Este parmetro permite indicar si el Rol nico del contribuyente maneja o no dgito verificador. Comportamiento como: Permite establecer el comportamiento que tendr la empresa, ya sea como Central o como Sucursal. Esta opcin se define previamente en el captulo 1.1 Creando una Empresa, pudiendo ser modificada slo si su definicin inicial fue como Central. N Das de Vacaciones Anuales a asignar por defecto en la ficha: Permite indicar el nmero de das de vacaciones anuales a asignar por defecto a los empleados de la empresa. Si desea modificar este nmero, seleccione el botn Barra de Herramientas, al momento de grabar los cambios, el sistema desplegar el siguiente mensaje: ubicado en la 2

Sr. Usuario: Se detect que ha cambiado el valor del N Das de Vacaciones Anuales a asignar por defecto en la ficha. Si lo desea, este nuevo valor puede ser asignado automticamente a todas las fichas donde el valor actual, para el XX/XXXX, es igual al valor anterior definido en la Mantencin de Parmetros. Desea reemplazar el valor de das de vacaciones de la ficha por el nuevo valor a partir del mes actual de proceso (XX/XXXX)?. Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

BASES

3-3

3.2 Definicin Datos Empresa

Objetivo Permitir el ingreso de los datos de la empresa en que se est trabajando, es decir, modificar cualquier antecedente de sta o del representante legal. Adems, permite el ingreso de los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana dividida en 3 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la siguiente informacin. Ver Figura N 1. Figura N1

Datos Empresa
Permite ingresar los datos de la empresa en que se est trabajando; es decir: (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna, Apartado Postal, Provincia, Cdigo Postal, Ciudad, Regin, Pas, Fax, Fecha inicio actividad, la cual podr ser digitada directamente o seleccionada desde el botn . Finalmente, seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha de la imagen Factura Electrnica, podr indicar si la empresa es emisor de documentos electrnicos, tras seleccionar este check, se validar que el ambiente de trabajo sea apto para la emisin de estos documentos; si lo es, habilitar la carpeta Datos de envo de documentos electrnicos; de lo contrario se desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario Para emitir documentos electrnicos, deber tener instalado el Software Microsoft. NET Framework 1.1 + Microsoft.NET Framework 1.1. Hot Fix; de lo contrario, el sistema detectar que no tiene el ambiente de trabajo necesario para la emisin de estos documentos y lo informar por pantalla, sugirindole contactarse con su Administrador de Sistemas o con nuestro Departamento de Soporte Softland, tal como se muestra en la siguiente figura.

3-4 Figura N 2

Recursos Humanos

Datos Representante Legal

Permite ingresar los datos personales del representante legal de la empresa (RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre). Ver Figura N 3. Figura N 3

Datos de Envo de Documentos Electrnicos

Permite ingresar los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos: Cdigo Actividad Econmica, son definidos por SII y los podr digitar directamente o seleccionar desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, el sistema validar que se ingrese un cdigo como mnimo, Nombre Sucursal la cual es asignada por el SII, e-Mail DTE casilla electrnica de la empresa, donde sern recibidos los documentos electrnicos y confirmaciones o rechazos de documentos enviados y el sito Web. Adems deber indicar mediante el botn de opciones, si el emisor se encuentra en etapa de Certificacin (donde emite documentos de pruebas a SII para certificacin Figura N 4) o de Produccin (dnde se encuentra autorizado para emitir documentos electrnicos Figura N 5). Sr . Usuario Para el envo de documentos electrnicos, es necesario que ingrese todos los datos solicitados; de lo contrario el sistema no le permitir que grabe la informacin y desplegar un mensaje indicando los datos que se requieran.

BASES

3-5

Etapa de Certificacin
En esta etapa deber indicar la Fecha de Resolucin donde el SII autoriza al contribuyente para realizar dichas operaciones. Figura N 4

Etapa de Produccin
En esta etapa deber indicar la Fecha y Nmero de Resolucin por medio de la cual SII autoriza al contribuyente a emitir documentos electrnicos. Adems se habilitar el botn Forma de envo de los DTE, el cual tras ser seleccionado levantar una nueva ventana Ver Figura N 6. Figura N 5

3-6 Figura N 6

Recursos Humanos

En esta pantalla, podr definir seleccionando el botn de opciones la forma de envo de los documentos a SII, pudiendo ser: Facturas por Lotes, Facturas en Lnea, Notas de Crdito y Notas de Dbito (de una a una o por Lotes). Seleccione el botn OK, para almacenar la seleccin de envo de DTE al SII.

Importante Si seleccion por Lotes, debe tener presente lo siguiente: Todo documento electrnico debe ser transmitido al SII en el momento de ser generado. En el caso de traslado de mercaderas, debe ser enviado a SII antes de que el ejemplar impreso sea utilizado para realizar el transporte. En los procesos de facturacin masiva, se deben transmitir tan pronto se complete el proceso correspondiente. En el caso de no existir transporte de productos asociado al documento electrnico, este podr ser transmitido en un plazo no mayor a 12 horas desde su generacin. (Esta informacin es un extracto del documento publicado por SII que puede ser obtenido de http://www.sii.cl/factura_electronica/modelo_operacin.pdf)

Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que anule los cambios y regrese al men principal.

BASES

3-7

3.3 Migracin desde DOS

Objetivo Este proceso permite capturar informacin generada desde el sistema de Remuneraciones DOS. Para efectuar la migracin es necesario crear, en Recursos Humanos, una nueva empresa (ver Captulo 1.1 Creando una empresa) y en ella llevar a cabo este proceso, ya que de hacerlo sobre una empresa con informacin de Recursos Humanos, al momento de migrar todos los datos que all existan sern eliminados. Operatoria Estando en la empresa a la cual se migrarn los datos, ir al men Bases y seleccionar desde all la opcin Migrador desde DOS, tras lo cual se presentar la pantalla de la Figura N 1, donde tendr que sealar el rea de datos desde donde se leern los archivos de texto, cuya informacin ser migrada a esta empresa. Figura N 1

Si la empresa ERP seleccionada tuviese informacin, al dar clic en el botn Siguiente, esta informacin se perder o quedar inconsistente. Indicado el rea de datos a capturar, seleccionar el botn Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N 2. Figura N 2

3-8

Recursos Humanos

Dentro de esta pantalla deber indicar la siguiente informacin. Traspasa Historia desde Sueldos Plataforma 7, si la caja de chequeo ha sido seleccionada, la informacin a capturar ser a contar del mes anterior indicado como nuevo Mes/Ao/Proceso hacia atrs (hasta 24 meses). Adems, las tablas Constantes e Impuestos repetirn la misma informacin por cada mes traspasado. Posteriormente deber indicar las variables que tiene definidos los siguientes datos en la Plataforma 7 de Tipo Certificado, Honorario Bruto y Sueldo Bruto, el ingreso de esta informacin podr digitarla directamente, o bien seleccionarla desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, ubicado a la derecha de cada opcin. Finalmente, sugiere el mes y ao de proceso actual, donde se debe indicar el requerido por el usuario para el nuevo sistema.

Si el proceso DOS detecta problemas en las variables declaradas para el Clculo Automtico, el sistema desplegar un mensaje solicitando resolver la situacin en Sueldos Plataforma 7, antes de Migrar nuevamente. El sistema generar el archivo MigraSUXXXX.html en el rea de la empresa para visualizar los problemas detectados. Consideraciones: La variable Honorario Bruto, en su sistema de Sueldos Plataforma 7 debe ser nueva o no tener valores asignados. Esto debido a que se llenar con valores calculados en el proceso de desglose de la variable Total Ganado, variable que el sistema Plataforma 7 utiliza para guardar en conjunto los conceptos de Honorario Bruto con Sueldo Bruto y que en el sistema ERP, deben almacenarse por separado. Las variables Honorario Bruto y Sueldo Bruto no pueden ser iguales. En ella se activan los botones Atrs, para regresar a la pantalla anterior; Siguiente, para continuar con el proceso (ver Figura N 3 o Cancelar para abandonarlo. Figura N 3

Dado que en la captura se pueden o no incluir reas de Negocios, en esta pantalla tendr la opcin de activar o desactivar el campo Captura las rea de Negocios generadas desde Remuneraciones DOS.

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Al optar por capturar reas de Negocios, tendr que especificar aquella que ser utilizada para el traspaso, seleccionndola desde la lista que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo, teniendo en cuenta que esta rea deber existir en Contabilidad y Presupuestos. El rea de negocios aqu sealada ser aquella que asignar el sistema automticamente a todas las fichas capturadas desde DOS que no tengan un rea de Negocios asociada. Al continuar, se presenta una nueva pantalla (Figura N 4) donde tendr que sealar si se capturan o no, los Centros de Costo que fueron generados en Remuneraciones DOS. Esto dado que al tener instalado Contabilidad y Presupuestos los Centros de Costo tendrn que ser equivalentes en ambos sistemas. Figura N 4

Si dentro de la captura se consideran los Centros de Costo, entonces se presenta una ventana con la lista de ellos en Sueldos Plataforma 7, para que se ingrese su equivalente en Contabilidad y Presupuestos. Ver Figura N 5. Figura N 5

La equivalencia se ingresa haciendo clic en la columna de Centro de Costo Windows, frente al centro de costo al cual se le ingresar la equivalencia y desde la lista que se despliega se elige el correspondiente. Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso(ver Figura N 6).

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Figura N 6

Al hacer clic en el botn Terminar, se proceder a capturar la informacin de todas las tablas que estaban en el rea de datos seleccionada por usted. Ver Figura N 7. Cualquier informacin que exista en esta empresa al momento de la captura, ser totalmente reemplazada por la que viene en las tablas seleccionadas. Figura N 7

Finalizado el proceso de migracin, el sistema lo informa por pantalla tal como se muestra en la Figura N 8, e indica el nombre del archivo html que contiene el detalle de los datos traspasados dando la opcin de poder editarlo.

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Figura N 8

Al seleccionar Yes (SI) se levanta una pgina Html con el archivo MigraSUXXXX.html, el cual contiene el detalle de los datos traspasados e incluso informar los posibles errores que podra detectar el sistema durante la migracin, para que sean corregidos, al optar por NO regresa al men principal del sistema.

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3.4 Captura Tratos Plataforma 7 SOFTLAND

Objetivo Permite capturar informacin generada desde el sistema de Tratos Plataforma 7. Consideraciones: Previamente se debe migrar la Base de Datos del sistema de Sueldos que es comn con Tratos Plataforma 7. Los cdigos de Fichas creadas en Recursos Humanos ERP, deben coincidir con las creadas en los sistemas de Tratos y Sueldos Plataforma 7. Los cdigos de las Variables asociadas en Recursos Humanos deben existir en los sistemas de Tratos y Sueldos Plataforma 7. Las Variables que se asocian en la captura son de tipo Valor y Numrica.

Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla, donde debe indicar el rea donde se encuentran los datos del sistema de Tratos Plataforma 7. Cundo se realiza la captura de datos por segunda vez, el sistema sugerir el rea usada la primera vez.

Figura N1

Para continuar con la captura seleccione el botn Siguiente (Figura N2), de lo contrario Salir para abandonar el proceso.

BASES Figura N 2

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En ella deber indicar la siguiente informacin: Rango de Fichas: Ingrese el rango de fichas desde/hasta a considerar para la captura de tratos (fichas comunes para los Sistemas de Sueldos y Tratos). Esta informacin podr ser digitada directamente o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, ubicado a la derecha de cada campo. Seleccin Mes: Indique el mes preparado en Recursos Humanos donde dejar los valores capturados, esta informacin podr ser digitada directamente o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegadas, ubicado a la derecha del campo.

Rango de Fechas: Indique un rango de fechas desde/hasta a considerar en la captura de informacin desde el proceso de Tratos Plataforma 7. Valores sern: Indique mediante la seleccin del botn de opciones si los valores capturados sern sumados o reemplazados a los existentes en Recursos Humanos ERP (por defecto el sistema siempre sugerir que sern reemplazados).

Ingresado los parmetros solicitados podr optar por los siguientes botones: Atrs regresa a la pantalla anterior, Siguiente contina con el proceso de captura (ver Figura N 3) y Salir abandona el proceso.

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Figura N 3

Dentro de esta ventana se listar la informacin dependiendo de los parmetros ingresados. La columna Variable Sueldo ser modificable y podr ser digitada o seleccionada desde el botn de bsqueda, ubicado a la derecha de cada campo. Al optar por el botn Capturar, el sistema dar inicio el proceso de captura y traspaso de valores, reemplazando o sumando los valores a las variables de Sueldos definidas segn corresponda. Finalizado el proceso, el sistema informar a travs de un mensaje el trmino exitoso del proceso, tal como se muestra en la siguiente figura; de lo contrario se generar en el rea de datos (DOS) un archivo Loger explicando las causas de los errores generados. Si no existen datos a migrar desde el Sistema de Tratos, se enva un mensaje indicndolo. Figura N 4

Al selecciona el botn OK, regresar al men principal del sistema.

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3.5 Reparar Base de Datos

Objetivo El objetivo de esta opcin, es reparar cualquier posible dao que se haya producido en su Base de Datos.

Por razones de seguridad y de evitar un trmino anmalo de este proceso, deber realizarse en forma exclusiva, por lo tanto no podr haber ningn usuario utilizando el sistema al momento de reparar la Base de Datos. Operatoria Para llevarlo a cabo, tendr que seleccionar la opcin y el sistema comenzar a trabajar. Usted se dar cuenta que ha finalizado el proceso cuando en vez del reloj de arena, aparezca nuevamente la flecha.

3.6 Convertir Base de Datos

Opcin no implementada en esta versin.

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3.7 Tablas
Objetivo El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que son de uso comn dentro de la operacin del sistema (Clientes, Productos, Centros de Costo, Cargos, Pas Ciudad, Comuna, etc), los cuales sern manejados a modo de Tablas de datos. Los datos ingresados a travs de las tablas, se podrn acceder en cualquier momento n forma rpida y eficiente, desde cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente. Operatoria Dado que varias Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland ERP, hemos generado una lista alfabtica de ellas, la cual se puede acceder a travs de Tablas. Figura N1

Dado que la forma de operar en la mayora de las Tablas de datos es estndar, le solicitamos referirse al Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual, donde se describen en forma detallada las Tablas que manejan los sistemas Softland ERP.

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4. Remuneraciones
Objetivo Este proceso le permitir mantener los antecedentes de los empleados, en cuanto a su ficha personal, datos laborales, forma de pago, previsin, atributos asociados y cargas. Adems se podr llevar el control respecto a la Vigencia del personal en la empresa, un historial de los eventos en que ha participado y tambin realizar consultas especficas acerca de cada uno de ellos, as como emitir informes en relacin a los eventos asociados al personal y datos incluidos en las fichas, contemplar todas las operaciones relativas al clculo de la planilla de Remuneraciones y la emisin de los informes, adems de la contabilizacin de los movimientos efectuados. Tambin, mediante este proceso, se podrn imprimir los Informes proporcionados por el sistema, realizar Consultas por empleado o por variable, en relacin a los valores que stas poseen, definir formatos para la impresin de Boletas de Honorarios para su posterior emisin y generacin del Libro de Honorarios. Operatoria Al seleccionar este proceso se presenta un men de bajada (ver Figura N 1), con las opciones que se describen a continuacin. Figura N1

La descripcin de dichos procesos se entrega a continuacin a travs de este captulo.

4.1. Ficha
Objetivo Mantener todos los antecedentes del personal ordenados en carpetas de informacin, de tal manera que el usuario pueda acceder a ella en forma gil y rpida, pudiendo llevar carpetas con datos personales, laborales, con la forma de pago de Remuneraciones, previsionales, de atributos asociados de sus cargas familiares y vacaciones. Adems permite modificar el cdigo de fichas del personal y la captura de informacin correspondiente a las fichas del personal desde sistemas externos. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada, cuyas opciones se detallan a continuacin (ver Figura N 1). Figura N 1

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4.1.1. Mantencin de Fichas

Objetivo Mantener todos los antecedentes del personal ordenados en carpetas de informacin, de tal manera que el usuario pueda acceder a ella en forma gil y rpida, pudiendo llevar carpetas con datos personales, laborales, con la forma de pago de Remuneraciones, previsionales, de atributos asociados de sus cargas familiares y vacaciones. Los antecedentes aqu ingresados, permitirn al usuario emitir informes y realizar consultas especficas acerca de distintos tpicos. Si la empresa seleccionada es sucursal, no podr agregar informacin a las tablas que pueden ser mantenidas desde este proceso: AFP, Isapre, INE, Cargos, rea de Negocios, Centros de Costos y Atributos. En caso de ingresar un cdigo inexistente el sistema le advertir a travs de un mensaje, que no puede agregar informacin a la tabla deseada. Operatoria Al ingresar a este proceso por primera vez, se despliega la pantalla de la Figura N1, en blanco con el cursor activo en el campo FICHA, esperando a que se ingrese un empleado. Esta pantalla se divide en dos partes que son: Encabezamiento, que comprende el ingreso del cdigo del empleado, su nombre y ao de proceso, y Carpetas donde se clasifican los antecedentes del mismo. Figura N1

Procedimiento a seguir en el ingreso de antecedentes del personal

Los datos bsicos para el ingreso de un nuevo empleado son: Ao: Ficha: Se debe indicar el mes y ao de proceso. Al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo, se presentan los meses del ao, pudiendo elegir el correspondiente. Corresponde a un cdigo nico con el cual se identifica al empleado en la empresa. Este cdigo tiene capacidad para 10 caracteres alfanumricos (nmeros y letras).

El campo Nombre est reservado para la consulta, ya que en la ficha Personal se ingresan los nombres separados de los apellidos. En la ficha del empleado tambin se podr incorporar su fotografa, la cual debe estar digitalizada y en formato BMP, y debe encontrarse grabada en el subdirectorio FOTOS, bajo el directorio de DATOS, ya que es all donde la busca el sistema. Para incorporarla, se ubica el indicador del mouse sobre el cuadro donde debe aparecer y se hacen 2 click seguidos. Al hacerlo se presenta la lista de archivos de fotos registradas. Ver Figura N2.

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Figura N2

Para elegir la foto deseada, se ubica el indicador del mouse sobre el nombre de archivo correspondiente y se pulsa el botn izquierdo dos veces seguidas. Con esto se presenta la foto en pantalla, pudiendo verificar si efectivamente pertenece al empleado en cuestin. Si todo est conforme, se selecciona el botn OK y la foto aparece en la ficha; de lo contrario se cancela el proceso. Ingresados los antecedentes del encabezado de la ficha, se ingresan los datos en cada una de las Carpetas: Para pasar de una Carpeta a otra, se selecciona la pestaa que aparece en la parte superior de la ficha con el nombre que la identifica.

Carpeta Personal:

En esta Carpeta se deben ingresar o seleccionar todos los antecedentes personales del empleado que se est creando, los cuales se clasifican de la siguiente forma: A) Informacin que se ingresa directamente: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre, RUT, Direccin, Telfonos, Fax, Nacionalidad, E-Mail y Sitio Web del empleado. Para ello se ingresa el dato en el campo correspondiente y se pulsa Enter. B) Informacin que se selecciona desde una Tabla: Corresponde a todos los campos que aparecen con un botn de listas desplegables al lado derecho (Comuna, Ciudad, Estudios), los cuales podrn ser solicitados desde la lista, ubicando el indicador del mouse sobre el deseado y pulsando el botn izquierdo del mismo.

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En caso que el antecedente a ingresar no exista dentro de la Tabla, podr ser creado directamente, ingresando su cdigo, pulsando Enter y respondiendo en forma afirmativa a la consulta que se despliega en pantalla (ver ejemplo en Figura N3). Figura N3

Al Agregar un antecedente en una Tabla, se presenta la pantalla de la Tabla correspondiente, en modo Agrega y a la espera del ingreso del nuevo dato. El procedimiento a seguir a partir de este momento, se describe en el Apndice D Tablas de este manual, donde aparece la forma de ingreso y mantencin de cada una de las Tablas manejadas en este sistema. Los datos correspondientes a campos de este tipo tambin podrn ser ingresados directamente.

C) Informacin de Fechas: En este caso se ingresa la fecha de nacimiento digitndola en formato Da, Mes o Ao (con 4 dgitos). D) Informacin en base a Cajas de Chequeo: La Situacin militar al da, se encuentra en este caso. Para indicar que est al da se selecciona la Caja de Chequeo que est al lado izquierdo de este campo. Ver Apndice A.1 Botones. E) Informacin en base a Botones de Seleccin: Los antecedentes Estado Civil y Sexo se seleccionan en base a informacin presentada en pantalla. Para ello se ubica el indicador del mouse sobre el botn de opciones (Estado Civil o Sexo) y se pulsa el botn izquierdo del mismo. Ver Apndice A.1 Botones. En esta carpeta tambin podr quedar registrada la firma del empleado (que debe haber sido digitalizada y grabada en formato BMP), para ello habr que seguir el mismo proceso que para la incorporacin de la fotografa, es decir se selecciona el cuadro de la firma y se hace click dos veces sobre l, luego se elige la firma desde la lista presentada en pantalla. Ingresada toda la informacin en la Carpeta Personal, se debe seleccionar el botn Grabar, tras lo cual el sistema registrar los antecedentes en la base de datos y activar las carpetas restantes.

Carpeta Laboral:

En esta Carpeta se deben ingresar o seleccionar todos los antecedentes de tipo laboral, relacionados con el empleado en definicin, los cuales se clasifican de la siguiente forma:

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Sr. Usuario Al seleccionar el check Pertenece a Rol Privado, implicar que los Valores de esta ficha es reservada, con lo cual los Informes y Consultas asociadas, slo podrn ser vistos por el usuario administrador, o por el usuario que tenga los permisos necesarios. A) Informacin que se selecciona desde una Tabla: Corresponde a todos los campos que aparecen con un botn de bsqueda al lado derecho. Cargo, rea de Negocio, Centro de Costos, Estado, INE y Tipo Mano de Obra al cual pertenece la ficha (campo opcional), estos campos podrn ser solicitados desde la lista, ubicando el indicador del mouse sobre el deseado y pulsando el botn seleccionar. En caso que el antecedente a ingresar no exista dentro de la Tabla, podr ser creado tal como se indica en el punto B, de la Carpeta Personal. Sr Usuario: Al dejar en estado inactiva la ficha, se podrn eliminar los valores de las variables para el mes seleccionado (mmm/yyyy), el sistema solicitar confirmar la eliminacin. Al modificar el estado de una ficha de Inactiva a Activa, el sistema consultar: desea traer los valores de las variables desde el ltimo mes vigente mmm/yyyy al mes mmm/yyyy, y reemplazar los valores actuales?. Slo se copiarn los valores de tipo valor, sin limpieza automtica y que se encuentren vigentes en ambos perodos. B) Informacin de Fechas: En este caso se encuentran la Fecha de Inicio para el Clculo de Vacaciones, la Fecha de ingreso del empleado a la empresa, la Fecha del Primer Contrato, la Fecha del Contrato que se encuentra vigente en este momento, Fecha de Trmino de Contrato (opcional, dato informativo) y Fecha Certificado Vacaciones Progresivas, esta fecha permitir calcular los das de vacaciones adicionales por aos de servicio que le corresponde al empleado. Para modificar cualquiera de ellas, basta con ubicarse en el campo correspondiente y efectuar el cambio, o bien a travs del botn .

C) Informacin que se ingresa directamente: En este caso se encuentran los campos: cantidad de aos que estuvo el empleado con otro empleador, si los tuviera, N de Das de Vacaciones (indique el N de das de vacaciones anuales que le corresponden al empleado, al modificar el N de das se desplegar la siguiente pantalla).

Dentro de esta pantalla, deber indicar seleccionando el botn de opciones si al modificar el N de Das de Vacaciones de la ficha en el mes/ao XX/XX/XXXX desea que actualice: - Desde el mes/ao XX/XXXX (el sistema propone el mes y ao en el cual se est trabajando) en adelante (hasta el ltimo mes inclusive). - A partir de mes/ ao de inicio de clculo de vacaciones (XX/XXXX) de la ficha. Indicada la opcin, seleccione el botn Grabar. Adems, Nmero de Tarjeta Control Horario, el cual se usa slo en caso que la empresa registre los horarios del personal a travs de un Reloj Control (No aplica a Control Horario de Softland). D) Informacin en base a Cajas de Chequeo: El sistema emite 3 tipos de certificados de renta, los cuales se asocian al cliente seleccionndolo a travs de la caja de chequeo que aparece al lado izquierdo de cada certificado, de tal manera que pueda ser impreso posteriormente. Tanto el campo Fecha Inicio Clculo Vacaciones, como el de Aos con Otro Empleador, son utilizados para el clculo de vacaciones legales, as como para el clculo de los das adicionales por ao de servicio. Ingresada toda la informacin en la Carpeta Laboral, se debe seleccionar el botn OK, para que quede registrada en la base de datos del sistema.

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Carpeta Pago:

A travs de esta carpeta, se indica la forma en que se realizarn los pagos al empleado en cuestin. Forma de Pago: A travs del botn de seleccin se elige la forma en que se le realizarn los pagos al empleado. El sistema otorga 4 alternativas que son: Efectivo, Cheque, Vale Vista o Depsito. Al optar por pago con Vale Vista, seale el tipo de Vale Vista a entregar (Entregado en Mesn, Enviado por Correo o Entregado a Empresa), haga clic en el botn de listas desplegables para elegir la opcin deseada. Adems, deber indicar el Banco y Sucursal a considerar, tal como se muestra en la siguiente figura:

Al optar por pago con Depsito, seale el tipo de depsito a considerar (Cuenta Corriente, CrediChile, Chequera Electrnica BECH o Cuenta VISTA), haga clic en el botn de listas desplegables para elegir la opcin deseada. Adems, deber indicar el Banco, Sucursal y el Nmero de Cuenta Corriente del empleado, pudiendo solicitar el banco y la sucursal a travs del botn de bsqueda que aparece junto a este campo, tal como se muestra en la siguiente figura:

Dependiendo de la Forma de Pago que haya seleccionado al empleado, ste aparecer en los distintos Informes de Pago: - Detalle de Billetes - Emisin de Cheques - Listado de Depsitos en Banco - Pago de Remuneraciones (Traspasos Electrnicos, Bancos) Ingresada toda la informacin de la Ficha de Pago, se debe seleccionar el botn Grabar, para que queden registrados en la base de datos del sistema.

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Carpeta Previsin:

A travs de esta carpeta se ingresan todos los antecedentes previsionales de los empleados. Dependiendo de las instituciones previsionales a las que pertenezca, ste aparecer en las planillas correspondientes, y de acuerdo a los porcentajes informados se le efectuarn los clculos de las imposiciones, en forma automtica, en el Proceso de Remuneraciones en el men Clculo de Remuneraciones. Cuando la AFP es seleccionada, aparecen los valores asociados a sta, pudiendo mantenerlos o modificarlos slo desde el ltimo mes calculado en adelante. Tambin se podr indicar si el empleado tiene o no % Adicional Seguro, y el monto correspondiente a la cotizacin previsional voluntaria, la cual podr ser ingresada en pesos, UF o como % de alguna variable. Para el caso de la Isapre, al elegir la deseada, se debe indicar el Valor a Cotizar, que puede ser en $, % o UF, o bien una combinacin de ellos. Adems en caso que el empleado cotice el 2% adicional, deber indicarse mediante la seleccin de la caja de chequeo ubicada a la izquierda de la opcin Uso Ley N 18.566, donde mediante el botn de opciones deber indicar si el ingreso se efectuar en pesos (ingreso obligado por la nueva Ley) o en % porcentaje (ingreso segn Ley antigua) Dependiendo de la forma en que la informacin se ingresa en esta carpeta, se clasifica como: A) Informacin que se selecciona desde una Tabla: Al igual que en los casos anteriores, esta informacin puede ser obtenida desde el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de los campos AFP, Isapre, Caja de Compensacin. En caso que el antecedente a ingresar no exista dentro de la Tabla, podr ser creado tal como se indica en el punto B de la Carpeta Personal. Los antecedentes generales de estas entidades se ingresan en el proceso Personal, Tablas, y el procedimiento a seguir se describe en el Apndice D Tablas, al final de este manual, en los puntos respectivos. B) Informacin que se ingresa directamente: En este caso se encuentran los Montos a cotizar y los porcentajes adicionales. Para ello se ingresa la informacin en el casillero correspondiente y luego se pulsa Enter. C) Informacin en base a Cajas de Chequeo: En este caso se encuentran, tanto para la AFP, como para la Isapre, las cajas que permiten indicar si se consideran o no los porcentajes Adicionales. Para ello se ubica el indicador del mouse sobre la caja de chequeo correspondiente y se selecciona el botn izquierdo del mismo. Al estar seleccionada aparece con una X dentro, de lo contrario aparece en blanco.

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Carpeta de Atributos:

En esta Carpeta se le ingresan al empleado ciertas caractersticas o atributos (Fsicas, Psicolgicas, Intelectuales y Generales), que permitirn identificarlo y diferenciarlo del resto del personal en un determinado momento. A un empleado se le podrn asignar varios atributos, por lo que el sistema da la alternativa de ir agregando uno a uno los cdigos correspondientes. Estos cdigos de atributos pueden ser obtenidos a travs del botn de listas desplegables que se encuentra al lado derecho del campo, as como tambin pueden ser creados desde aqu al no existir en la Tabla de Atributos. En este caso se debe responder en forma afirmativa a la consulta que confirma si se desea Agregar el Atributo, ante lo cual se presenta la Tabla correspondiente (ver Apndice D. Tablas, en el punto Atributos al final de este manual). Cada vez que se incorpora o modifica un atributo, se deber indicar su valor, tal como se muestra en el ejemplo de la Figura: "Talla Camisa" 40, "Talla Falda/Pant." 44, etc, donde se llevan las medidas del personal para los uniformes que proporciona la empresa. Una vez que todos los atributos han sido indicados se selecciona el botn Cancela, tras lo cual se presenta la lista de ellos y se activa la 2 Barra de Herramientas. Ver Apndice B. Barras de Herramientas. La pantalla que se presenta en este punto, es la misma que aparece al ingresar a esta opcin cuando se han asociado Atributos al empleado con anterioridad.

Carpeta de Cargas:

A travs de esta Carpeta se ingresan una a una las cargas familiares y todos los antecedentes relacionados con ellas, en cuanto a: Fecha de nacimiento, nombre, tipo (Invlida, Maternal o Simple), sexo y vnculo (Hijo(a), Cnyuge, otros). Adems se debe sealar la vigencia que tendr la carga (Fecha de inicio y trmino). Esto puede ser utilizado por ejemplo, en casos de mayora de edad, donde el empleado deja de percibir la carga familiar por sus hijos mayores de 18 aos, a menos que se documente que se encuentran estudiando. Dado que una persona puede tener varias cargas, el sistema presenta la ficha en modo Agrega, donde se deben ir ingresando los datos de cada una de ellas por separado. Una vez indicados todos los datos, se selecciona el botn Grabar, tras lo cual la carga pasa a formar parte de la lista desplegada en pantalla y el sistema contina en modo Agrega. Tanto el Tipo de carga, como el Sexo y el Vnculo, podrn ser obtenidos seleccionando el botn de listas desplegables y eligiendo de ella la correspondiente. En el caso de las fechas, se hace clic en el campo correspondiente y se ingresa la fecha.

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Carpeta Documentos:

Dentro de esta carpeta podr agregar, actualizar o eliminar archivos que pueden ser asociados a la ficha del empleado. Estos podrn ser de texto, planillas de clculo, grficos, etc.. y al momento de ser elegidos sern abiertos en el software con que fueron creados. El sistema trae predefinidos como ejemplo dos descripciones: Currculum y Organigrama, las cuales no podrn ser eliminadas, pero si les podr asociar un archivo, indicando la ruta en donde se encuentra. Por ejemplo, si tiene almacenado el currculum del empleado en el directorio F:\currculum\Alpez.doc. Entonces deber hacer clic en el campo Ruta de Archivo frente a Currculum y cuando aparezca la lupa, seleccionar el botn Modificar ubicado en la 2 Barra de Herramientas, para indicar la ruta del directorio y nombre del archivo en que se encuentra. Para asociar nuevos archivos a esta carpeta, deber seleccionar el botn Agregar ubicado en la 2 Barra Herramientas, tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N4), donde deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 4

Descripcin:

Ingrese el nombre o descripcin del archivo, con un largo mximo de 60 caracteres.

Seleccionar Archivo: Indique el directorio y nombre del archivo a asociar. Esto podr ser digitado directamente, o bien ser obtenido desde el directorio a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo, el cual despliega la ventana estndar de seleccin de archivos.

Carpeta Control Horario:

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Dentro de esta carpeta podr asociar a la ficha de personal en mantencin, un reloj determinado y la vigencia que tendr (fecha inicio y trmino). Estas fechas podrn ser digitadas directamente, o bien ser seleccionadas desde el botn . Importante: Si la fecha de inicio y trmino ingresada al Reloj, est entre los meses de proceso preparado, ste tendr estado Vigente; de lo contrario, quedar marcado en rojo indicando que no est vigente. El sistema validar que el N de Ficha Reloj ingresada, se encuentre disponible y no est asignada a otra ficha; de lo contrario se desplegar un mensaje advirtindolo. Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar, tras lo cual la carga pasa a formar parte de la lista desplegada en pantalla, y el sistema contina en modo Agrega. Sr Usuario: Al modificar o Agregar Relojes a una ficha con vigencias que incluyan meses liquidados, los clculos de remuneraciones del sistema podran quedar inconsistentes. Por lo tanto, para mantener la consistencia de los valores, se recomienda realizar nuevamente el clculo de remuneraciones para los meses involucrados en el cambio Desea continuar y grabar los datos? Una vez definida la informacin dentro de las carpetas, seleccione el botn OK, tras lo cual es almacenada en el sistema y es presentada en una lista con la 2 Barra de Herramientas activa. Ver Apndice B, Barras de Herramientas La pantalla que se presenta en este punto, es la misma que aparece al ingresar a esta opcin.

Procedimiento a seguir en la modificacin de antecedentes del personal:

Para realizar la modificacin de cualquier antecedente de un empleado, se debe ingresar el cdigo de ficha que le corresponde, ya sea directamente o bien eligindolo desde la lista desplegable, que aparece al seleccionar la flecha del lado derecho del casillero Ficha. Al presentarse todos sus antecedentes en pantalla, se selecciona el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, pudiendo llevar a cabo los cambios correspondientes. Para finalizar se podr optar por la opcin Grabar, si todo est conforme y si se desea continuar en este procedimiento, Cancela si se desea anular la modificacin efectuada o Salir para grabar los cambios y salir del procedimiento.

Procedimiento a seguir en la eliminacin de antecedentes del personal:

Para eliminar el registro completo de un empleado, se debe ingresar el cdigo de ficha que le corresponde, ya sea directamente o bien eligindolo desde la lista desplegable, que aparece al seleccionar la flecha del lado derecho del casillero Ficha. Al presentarse todos sus antecedentes en pantalla, se selecciona el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se podr optar por la opcin OK, para eliminar la ficha y continuar en este procedimiento, Cancela para anular la eliminacin y continuar en este procedimiento o Salir para salir del procedimiento sin considerar la eliminacin. Es importante tener claro que al eliminar una ficha, se elimina TODA la informacin histrica del empleado, por lo que se recomienda dejar al empleado como No Vigente (Captulo "Vigencia") y as mantener la informacin para su posterior emisin de certificados.

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4.1.2. Cambio Cdigo de Fichas del Personal

Objetivo Permite modificar el cdigo de fichas del personal en forma individual o masiva, manteniendo toda su informacin original.

Importante
Sr. Usuario: Los cambios de cdigo de Fichas efectuados en una Sucursal, slo sern modificados en la Central en forma automtica, siempre y cuando el RUT y Cdigo de Ficha histrica coincidan con los registros que maneja la Central. No podr realizar el proceso Cambio de Ficha, si el sistema advierte que existen otros formularios abiertos simultneamente (Ej.: Ficha de Personal, Clculo de Remuneraciones, etc.), o si existe (n) otro(s) usuario(s) conectado(s) a la Base de Datos, ya que es un proceso exclusivo. Si el proceso no se completa debido a una falla tcnica externa (Ej.: corte de luz), al ingresar nuevamente al sistema, se desplegar una mensaje, para continuar con el proceso en forma automtica. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde podr definir los parmetros para realizar el proceso. Ver Figura N 1. Figura N 1

Se aplica a rea de Negocios y Centro de Costo: Indique el rea de Negocios y Centros de Costo a considerar (slo si la empresa maneja estos parmetros), pudiendo ser uno especfico o todos los que maneja el sistema. Al considerar uno podr ser digitado directamente, o bien seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estado: Indique mediante el botn de listas desplegables, el estado de las fichas a considerar pudiendo ser: Vigente, Inactivo, Finiquitado o Todos.

Todos los filtros para la seleccin de fichas, se realizan sobre el mes de proceso en la empresa. A continuacin podr realizar el cambio de cdigo de 2 formas: Masivo e Individual.

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Cambio Masivo: Seleccionando esta opcin podr realizar el cambio de los cdigos para las fichas que comiencen con alguna codificacin determinada, es decir reemplazar los caracteres indicados por unos nuevos. Importante: El cambio en forma masiva no podr superar los 10 caracteres, de lo contrario no se realizar el cambio y quedar en blanco la columna Nueva Ficha, tal como se muestra en el siguiente ejemplo: Ejemplo: Comienzan con ADM por VENTAS Ficha actual Nueva ficha ADM0001 VENTAS0001 ADM0002 VENTAS0002 ADM0003 VENTAS0003 ADM00011 Cambio Individual: Al seleccionar esta opcin, el sistema mostrar todas las fichas que cumplan con los filtros anteriormente indicados Para realizar la seleccin de uno de ellos, se deber hacer clic sobre la ficha deseada y luego seleccionar el botn Agregar>. En caso que se desee considerar a todos los empleados, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar a uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos. Si desea buscar un registro dentro de la lista de antecedentes que se muestra en pantalla, seleccione el botn de listas desplegables e indique si la bsqueda ser por Ficha o Nombre. A continuacin digite el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y seleccione el botn Aplicar. Indicadas las fichas a considerar, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (Figura N 2), o Salir para abandonarlo. Figura N 2

Dentro de esta pantalla, se mostrarn todas las fichas de personal que desea modificar, posicinese en la columna Nueva Ficha y realice el cambio de cdigo, el cual no podr superar un largo mximo de 10 caracteres.

REMUNERACIONES

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Recuerde: - Slo se consideran como valores vlidos, para la columna Nueva ficha, cdigos que no existan en la empresa. - El cambio ficha del personal afecta todos los meses preparados en la empresa. Finalizados los cambios, seleccione el botn OK para grabar las modificaciones realizadas, el sistema informar a travs de un mensaje el trmino exitoso del proceso generando un archivo (HTM) en el rea de datos con el detalle de los cambios realizados, tal como se muestra en la siguiente figura:

Al seleccionar el botn SI (Aceptar), el sistema levantar una pgina HTM que muestra el detalle de los cambios realizados.

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Recursos Humanos

4.1.3. Captura Fichas

Objetivo Capturar informacin correspondiente a las fichas del personal desde sistemas externos (formatos: txt, csv, tab y asc), para que sea reconocida por Recursos Humanos. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde tendr que sealar el directorio y nombre del archivo a capturar y, una vez que ste sea ledo indicar el tipo de delimitadores utilizados en su estructura. Ver Figura N 1. Figura N 1

El directorio y nombre del archivo puede ser digitado directamente en el campo Nombre Archivo, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Para el caso de los delimitadores, stos se eligen a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de cada uno de ellos. Adems podr seleccionar a travs del botn de opciones la cantidad de registros a mostrar. En esta pantalla se activa el botn Imprimir, el cual le permitir llevar a cabo la emisin de la estructura que deber tener el archivo que se captura. Al seleccionarlo, se presenta una ventana con la estructura, pudiendo grabarla o imprimirla. Para salir de ella, bastar con cerrar la ventana y regresar a la pantalla de la Captura de Fichas del Personal, ya sea para continuar con el proceso o para efectuarle modificaciones al archivo que ser capturado. Para continuar con el proceso, tendr que seleccionar el botn Siguiente, el cual da paso a la pantalla de "Anlisis del Archivo Previo a la Captura", donde el sistema informa si los datos contenidos, podrn o no ser capturados y los motivos por los cuales podr o no ser llevada a cabo esta operacin. Si el sistema detecta que la cantidad de campos que contiene el archivo no corresponde a lo indicado en la Estructura, o que un campo tiene un tipo diferente (debiera ser de texto y es numrico), lo informa en este momento para que se hagan las correcciones respectivas en el archivo y as poder efectuar la captura. En este momento tambin podr revisar la estructura (botn Imprimir), regresar a la pantalla anterior (Atrs) o bien Salir del proceso. Ver Figura N 2

REMUNERACIONES Figura N 2

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De lo contrario, si su archivo cumple con la cantidad de registros y sus tipos estaban correctamente definidos, entonces el sistema le informa que puede continuar con la captura. Ver Figura N 3 Figura N 3

Al optar por el botn Capturar, el sistema efecta el proceso y al finalizar, entrega el resultado de la captura en el archivo "Loger.txt", de tal forma que al existir alguna inconsistencia en los datos, stas puedan ser corregidas. Ver Figura N 4. Figura N 4

Finalizado el proceso y si todo est conforme, tendr que cerrar el archivo Loger.txt y luego cerrar el proceso a travs del botn
Salir.

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Recursos Humanos

4.1.4 Vigencia
Objetivo Permite conocer el estado del personal dentro de la empresa, es decir los empleados que estn Vigentes, Inactivos o Finiquitados. Operatoria Al ingresar a este proceso por primera vez, se despliega la pantalla de la Figura N1, con la lista del personal. Figura N1

Cada vez que se ingresa un empleado nuevo, al verificar su estado, ste aparecer como Vigente a partir del mes de ingreso y hasta el final del perodo, y cambiar a Inactivo o Finiquitado, cuando corresponda. Para cambiar el estado, se selecciona el botn Modificar que aparece en la 2 Barra de Herramientas y luego se hace clic sobre la celda que forma la interseccin entre el empleado con el mes en definicin. Figura N2

Sr Usuario: Al dejar en estado inactiva la ficha, se podrn eliminar los valores de las variables para el mes seleccionado (mmm/yyyy), el sistema solicitar confirmar la eliminacin. Al modificar el estado de una ficha de Inactiva a Activa, el sistema consultar: desea traer los valores de las variables desde el ltimo mes vigente mmm/yyyy al mes mmm/yyyy, y reemplazar los valores actuales?. Slo se copiarn los valores de tipo valor, sin limpieza automtica y que se encuentren vigentes en ambos perodos. Una vez indicado el estado en que se encuentra el empleado, se selecciona el botn Salir, para dar trmino al proceso.

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4.1.5 Listado Paramtrico del Personal

Objetivo Permitir la generacin de informes, con el formato y la informacin que el usuario estime convenientes. Dichos informes podrn ser almacenados y se podrn acceder en el momento que se requiera. Operatoria Al ingresar a este proceso podra ocurrir que no existan formatos definidos, por lo que se presentar la pantalla de la Figura N1, o que hayan formatos predefinidos y que se presente la pantalla de la Figura N6. Figura N1

Creando un nuevo formato para informe de personal

Para llevar a cabo este procedimiento, se debe ingresar la siguiente informacin: Tipo de Informe: Este campo permite indicar si el informe se considerar para el Global de la empresa, Slo las reas de Negocios, Slo los Centros de Costo o ambos (reas de Negocios y Centros de Costo). Para ello se utiliza el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo. Se debe indicar en este campo el nombre que tendr el informe.

Ttulo:

Especificaciones del listado: Para cualquier informe que se genere, esta opcin proporciona 15 columnas de datos, y para cada una de ellas se debe indicar: Ttulo: Corresponde al nombre con el cual se identificar la columna de datos. Al seleccionarla, se activa el cursor pudiendo ingresar el texto. Campo: Corresponde al campo que deber aparecer impreso en la columna, el cual tendr relacin con el ttulo definido para sta. Al elegir este dato, se presenta una ventana con los distintos campos que podrn ser seleccionados y las variables que corresponden a cada uno de ellos. Ver Figura N2.

4-18 Figura N2

Recursos Humanos

Estos campos son: Personal: Corresponde a los antecedentes personales de cada empleado: Ficha, Nombres, Rut, Direccin, Banco, etc. Variables: Corresponde a las variables definidas en el modelo de clculo: Fondo de Pensiones, A Pagar Salud, Sueldo Base, etc. Atributos: Corresponde a los atributos que pueden ser asignados a los empleados: Color de pelo, Estatura, Color de Ojos, etc. Para elegir el campo correspondiente, se debe seleccionar el botn de opciones (Personal, Variables o Atributos) que los precede y en la lista desplegada marcar el deseado. Si todo est conforme elegir el botn OK. Formato: Permite indicar el largo del campo, ya que su tipo (Texto, Nmero o Fecha) est asociado a la definicin efectuada al crear la variable. Ver Figura N3. Figura N3

Si se selecciona un campo Numrico, se podr optar por incluir o no, variables en 0 "Cero" Totales: En caso que la columna sea de tipo numrica se podr indicar si al final de sta aparecern los totales. Esto se determina a travs del botn de listas desplegables que aparece al elegir este dato. Ver Figura N4. Figura N4

REMUNERACIONES Donde: No totaliza: Suma: Promedio: Contador:

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No calcula totales Suma los valores de cada lnea. Calcula el promedio de los valores de cada lnea. Cuenta la cantidad de datos de la columna.

Borrar el contenido de una columna: Si se incorpor una columna que no corresponde, habr que pulsar dos veces seguidas el botn izquierdo del mouse (rpidamente), tras lo cual la columna completa queda en otro color. A continuacin pulsar la tecla SUP o DEL, y confirmar la eliminacin. Cambiar la ubicacin de una columna: Para desplazar el contenido de una columna a otra, se debe pulsar el botn izquierdo del mouse sobre la celda donde aparece el nmero de la columna (Ej.: Columna 2), y sin soltarlo desplazar la columna a la posicin deseada. Cuando esto ocurre la columna toma otro color y el indicador del mouse se presenta como una flecha que indica a la derecha e izquierda. Ordenamiento: Indicados los campos a considerar en el informe, stos se presentan en una ventana, que aparece bajo el ttulo Ordenamiento, desde la cual habr que seleccionar aquellos (mximo 3) en base a los cuales se ordenar la informacin. Para elegirlos se selecciona el campo y luego la flecha que indica a la derecha. En caso de elegir un campo errneo se efecta el proceso inverso, marcando el que corresponda y eligiendo la flecha a la izquierda. El criterio de ordenamiento puede ser ascendente o descendente en base a los campos incluidos. Adems los datos a imprimir podrn ser condicionados por otros factores que se definen a travs de frmulas ingresadas mediante el botn EDITAR. Cuando este botn es elegido, se presenta la pantalla (ver Figura N5) de Edicin de Frmula. Figura N5

Condicin:

La forma de operar de la opcin EDITAR es similar a la indicada en el proceso "Modelo de Clculo". Ejemplo: Para condicionar que el informe imprima el personal de la empresa cuyo Cdigo de estudios es 04, habr que ingresar una frmula similar a: ({FcodEstudios}=004) Donde la variable {FcodEstudios} es la que registra el cdigo de los estudios de cada empleado y se toma de la columna Ficha.

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Recursos Humanos

Es importante aclarar que para efectos de condicionar la informacin a imprimir slo se ocupan los operadores matemticos, las comparaciones y los comparadores lgicos, no teniendo sentido el "IF...THEN..." e "IF... THEN... ELSE", como tambin, recordar que los datos de tipo Alfanumricos van entre comillas. Una vez que la frmula ha sido ingresada y se ha validado, se selecciona el botn OK para salir y el sistema incluir la frmula especificada. Finalizada la definicin del formato del informe, se selecciona el botn OK, con lo cual el sistema lo almacena de tal forma que pueda ser utilizado las veces que sea necesario. Despus de grabarlo, se podr optar por la seleccin del botn Cancelar, que sale del formato desplegando en pantalla la ventana con la lista de formatos existentes hasta ese momento. Ver Figura N6. Figura N6

Cuando esta pantalla es desplegada se activa la 2 Barra de Herramientas, a travs de la cual se podrn agregar nuevos formatos, modificar y/o eliminar formatos existentes. Para emitir el informe se debe elegir el formato y luego seleccionar el botn Imprimir, tras lo cual se presenta una pantalla (Figura N7) donde se definen los rangos de reas de Negocios, Centros de Costo y Fichas a considerar, adems del mes de proceso. Si se desea considerar Todos los rangos, basta con seleccionar la caja de chequeo que aparece al lado izquierdo de esta misma palabra. Una vez que todo est conforme, se selecciona el botn OK y en la pantalla se activa el botn Imprimir donde se podr seleccionar el dispositivo de impresin, cuya explicacin se describe en detalle en el Apndice B de este manual. Figura N7

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Al seleccionar el botn Excel, el sistema abrir Microsoft Excel permitiendo visualizar en una planilla la informacin solicitada, la cual podr exceder de los 150 caracteres permitidos en la impresin en papel. Ver Figura N 8. Figura N 8

Para salir de Excel seleccione la opcin Archivo, Salir, esto lo dejar en la pantalla anterior. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

Seleccionando un Informe Existente

Al ingresar a este proceso cuando se han creado Informes Varios con anterioridad, se presenta la pantalla de la Figura N6 y el procedimiento a seguir de ah en adelante es el mismo que all se describe.

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Informe Tipo de Pago de los Empleados

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe Tipo de Pago de los Empleados Area de Negocio Centro de Costo : : Todas las Areas de Negocios Todos los Centros de Costos Fecha: Pgina: Mes de Proceso 20/01/2000 1 Febrero 2000

FICHA

TIPO DE PAGO

COD. BCO.

BANCO

CTA. CTE N

AD001 AD002 AD003 AD004 AD005 AD006 AD007 AD100 : GE001 GE002 GE100 :: VE001 VE002 VE003 VE004 VE005 VE006 VE007 VE100 VE200

C E E E C E C D : C E D : C D C C C C C D D 02 01 BHIF - MANUEL MONTT CITIBANK - HUERFANOS 43-000-4322-2 0-703942-01-7 02 BHIF - MANUEL MONTT 43-000-3594-7 02 BHIF - MANUEL MONTT 43-000-3545-6 01 CITIBANK - HUERFANOS 0-703927-01-7

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4.1.6 Tablas
Objetivo El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso y mantencin de todos aquellos antecedentes que son de uso comn dentro de la operacin del sistema (Clientes, Productos, Centros de Costo, Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc.), los cuales sern manejados a modo de Tablas de datos. Los datos ingresados a travs de las tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, sin tener que memorizarlos o tener que digitarlos, desde cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que desde aqu se podrn acceder: Figura N1

Dado que la forma de operar en la mayora de las Tablas de datos es estndar, le solicitamos referirse al Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual, donde se describen en forma detallada las Tablas que maneja el sistema de Recursos Humanos Softland ERP.

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Recursos Humanos

4.2. Modelo de Clculo

Objetivo Esta es una de las opciones de mayor importancia dentro del sistema, ya que permite crear el modelo de remuneraciones en el cual se basar el sistema para llevar a cabo el proceso de clculo, es decir, definir de qu variables va a estar compuesta la liquidacin y cmo stas van a estar relacionadas entre s. El sistema permite que el usuario defina con gran flexibilidad, todas las variables, creando los Haberes, Descuentos y Parmetros de la forma que quiera la empresa, y relacionadas entre s mediante frmulas. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se presenta un men con las opciones que podrn ser llevadas a cabo y que se describen a continuacin a lo largo de este captulo. (Ver figura N1). Figura N1

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4.2.1. Modelo de Clculo

Objetivo Esta opcin permite estructurar el modelo de clculo de remuneraciones que requiere la empresa, creando las distintas variables a utilizar y definindolas como Haberes, Descuentos y Parmetros. Generalidades Dado que este sistema es totalmente paramtrico, el usuario puede definir cada una de las variables segn sus propias necesidades, clasificndolas en: Haberes : Descuentos : Parmetros : Todos los ingresos que percibe el empleado, por cualquier concepto. Todos aquellos montos que rebajan el sueldo del empleado. Todos aquellos valores independientes que se utilizan en el clculo de Haberes y Descuentos.

Estos Ttulos de "Haberes, Descuentos y Parmetros", se utilizan slo con el fin de ordenar al usuario, ya que en las distintas frmulas que se generan existe la libertad de efectuarles cualquier operacin matemtica a cada uno de ellos. Por cada tipo de variable, el sistema acepta un mximo de 999 definiciones, con el siguiente formato: H001...H999 D001...D999 P001...P999 Por ejemplo se puede tener: H001 = Sueldo Base H002 = Horas Extras 50% D001 = Fondos de Pensiones D002 = Adicional Seguro P001 = # Horas Extras P002 = # Das Trabajados Independientemente de las variables que se creen para el clculo de la remuneraciones en la empresa, el sistema exige que se creen ciertas variables que se utilizan tanto en la emisin de planillas de AFP, INP, Cajas de Compensacin, etc., como en algunos clculos automticos que realiza el sistema. La definicin de estas variables se efecta en el proceso Definicin Constantes del Mes, cuyo procedimiento se explica este manual. Es importante revisar la opcin Variable exigidas por el sistema, para tener en claro las variables mnimas que requiere el sistema y por lo tanto crearlas. Operatoria Al ingresar a este proceso por primera vez o cuando no se han definido datos de clculo, se presenta una pantalla en modo Agrega, donde se podrn ir creando cada una de las variables. Ver Figura N1. Figura N1

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Creando una Nueva Variable

Por cada variable que se defina, habr que indicar sus atributos de la siguiente forma: 1.- Especificar el Tipo: Haber, Descuento o Parmetro, a travs del botn de seleccin correspondiente. 2.- Indicar el Nmero que le corresponder. Por ejemplo: Si se crea una variable de tipo Descuento y luego se elige el nmero 006, la variable ser D006. Este nmero el sistema lo ingresa en forma correlativa. 3.- Determinar el Formato de la variable en definicin (Texto, Numrico o Fecha), seleccionndolo desde la lista que se presenta al elegir el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este casillero. Cuando el formato es de tipo numrico, se debe indicar el nmero de enteros y decimales a considerar. 4.- Sealar la Vigencia de la variable, que podr ser Permanente o Semipermanente: Permanente, significa que el valor de esta variable ser considerado siempre en los clculos donde est presente. Semipermanente (ver Figura N2), estas variables son de duracin definida, para ellas habr que indicar el tiempo de Vigencia (rango Desde/Hasta) y aunque tengan algn valor, este no ser considerado en los clculos fuera de la vigencia indicada. Figura N2

5.- Indicar si la variable es una Frmula o un Valor: Valor: En este caso bastar con elegir el botn de seleccin y luego OK, para que la variable sea almacenada y considerada en los clculos. Para ingresarle los valores a cada uno de los empleados en esta variable, se debe acceder al proceso Valores Mes, Ingreso por Variable, cuyo procedimiento se describe en este manual. Frmula: En este caso se presenta una ventana donde se debe sealar el Mes y Ao de proceso a partir del cual se crea la frmula, luego elegir el botn Editar para ingresar la frmula propiamente tal. Ver Figura N3. Figura N3

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Las frmulas pueden ser creadas en base a los datos que se tienen en el sistema y que se presentan en la parte superior de esta pantalla, en forma de columnas, donde se agrupan segn su origen: Variables: En esta columna se despliega la lista de variables definidas en el sistema, a travs de esta opcin, como Haberes, Descuentos y Parmetros. Constantes: Corresponde a valores constantes que pueden ser utilizados en las frmulas, los cuales se ingresan en el proceso Modelo de Clculo, Definicin Constantes del Mes. Ficha: Presenta una lista con cada uno de los antecedentes que aparecen en la ficha del empleado. Atributo: Presenta un listado de los atributos ingresados en la Tabla de Atributos. Operador: Presenta una lista de operadores que podrn ser utilizados en las frmulas: operadores aritmticos (+, -, *, /, ^), Comparaciones (>, <, = , <>, >=, <=), Lgicos (and, or), Otros (if then, if then else, suma, promedio). Cuando las listas de estos antecedentes sean muy extensas, se podr hacer uso de las barras de desplazamiento para subir o bajar en los listados. La informacin que aparece en las columnas se podr acceder ubicando el indicador del mouse sobre la deseada y pulsando dos veces seguidas el botn izquierdo del mismo. Es importante destacar que en las comparaciones con campos Alfanumricos la informacin debe ir entre comillas. Ej: P003 = "Ojos Verdes".

Creando una frmula

Las frmulas se ingresan en la ventana que aparece en blanco bajo el ttulo Frmula y deben ser validadas al finalizar, con el botn Validar, esto sirve para chequear que haya sido bien ingresada, es decir que su sintaxis sea la correcta. En las frmulas se pueden utilizar operadores matemticos comunes, como son la suma (+), resta (-), divisin (/), multiplicacin (*) y exponenciacin (^), as como tambin comparadores (=, <, >, <>, >= y <=) y condicionadores lgicos. Tanto las comparaciones, como las condiciones, deben ser efectuadas bajo el concepto de pregunta respuesta: IF...Then o IF ...Then...Else. - Las comparaciones deben ir entre parntesis. - Al utilizar IF... Then, se deber finalizar la secuencia de instruccin con un punto y coma (;).

Para una mejor comprensin acerca de las frmulas, se presentan a continuacin algunos ejemplos: 1) Frmula para el clculo de Horas Extras al 50% {P001}*{P002}*0,5 Donde P001, es la variable correspondiente nmero de horas extras del empleado y P002 el valor de la hora extra. 2) Asignacin de un bono especial de $5.000 para los empleados con un hijo, $10.000 para los con 2 hijos y $15.000 para quienes tienen 3 o mas, valor que quedar en la variable H061. En este caso habr que usar el operador IF... THEN... ELSE, que permite preguntar si ocurre el primer caso (empleado con un hijo), el 2 (empleado con 2 hijos), o el 3 (empleado con 3 o ms hijos) y asignarle a la variable el valor correspondiente. if ({FnumCargasSimples}=1) then 5000 else if ({FnumCargasSimples}=2) then 10000 else if ({FnumCargasSimples} >= 3) then 15000

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En este ejemplo se tiene la variable {FnumCargasSimples}, que corresponde a aquella que almacena el nmero de cargas y ha sido tomada de la columna "Ficha". Si esta variable es igual a 1, entonces en H061, quedarn $5.000, de lo contrario, si es igual a 2, quedarn $10.000 y si es mayor o igual a 3, quedarn $15.000. Una vez que la frmula ha sido ingresada y validada, se selecciona el botn OK para salir de la pantalla de Edicin de Frmulas. Para finalizar el ingreso de la nueva variable se selecciona el botn OK, tras lo cual se despliega en una lista en la pantalla. Todas las variables que vayan siendo creadas irn apareciendo en esta lista, y junto a ella se activar la 2 Barra de Herramientas, permitiendo Agregar nuevas variables o Modificar y/o Eliminar variables existentes, de acuerdo a los procedimientos explicados en el Apndice B. Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso cuando se han definido variables con anterioridad. Ver Figura N4. Figura N4

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4.2.2 Definicin Constantes del Mes

Objetivo El concepto de CONSTANTES, manejado por este sistema, consiste en una serie de variables que tienen un cierto valor fijo para todos los empleados, las cuales pueden ser utilizadas por el usuario dentro de sus frmulas. El sistema trae predefinidas 5 constantes, que podrn ser modificadas cuando experimenten cambios. As tambin, el usuario podr crear y mantener nuevas constantes de acuerdo a las necesidades de la empresa. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta una lista de las constantes predefinidas, donde se podrn Agregar nuevas, Modificar las existente y/o Eliminar las creadas por el usuario, procedimientos que se efectan a travs de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B). Ver Figura N1. Figura N1

Cmo Agregar una nueva Constante?

Para agregar una constante, se selecciona el botn Agrega, desde la 2 Barra de Herramientas y luego se indica su Cdigo, Descripcin y Formato, el cual puede ser Numrico, de Texto o de Fecha. Si es numrico se debe indicar el nmero de enteros y decimales a considerar.

Cmo Modificar una Constante?

Para llevar a cabo este proceso, se elige la variable y luego el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, con lo cual se despliegan los datos de la variable en la pantalla, pudiendo modificar slo la descripcin. Las variables que vienen predefinidas no podrn ser modificadas.

Cmo Eliminar una Constante?

Este proceso se efecta seleccionando la variable y luego el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. A continuacin se confirma la eliminacin. Las constantes predefinidas no podrn ser eliminadas.

Cmo Ingresar o Modificar el Valor de una Constante?

En ambos casos se debe elegir el botn Valores, que aparece junto al botn Salir. Cuando esto ocurre, se presenta una nueva pantalla donde lo primero que se debe hacer es elegir el mes en el que quedarn registrados los montos que sern ingresados o modificados. A continuacin se ingresan los valores respectivos. Ver Figura N2.

4-30 Figura N2

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Finalizado el ingreso o modificacin se selecciona el botn OK dejando los valores registrados en el sistema, en el mes indicado. Para regresar a la pantalla anterior presione el botn Salir.

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4.2.3 Variables Exigidas por el Sistema

Objetivo Con el fin de ayudar al usuario en su definicin de variables, el Sistema de Recursos Humanos, realiza una serie de clculos automticos en el Proceso de Clculo. Para ello requiere que se indiquen tanto los cdigos de las variables que sern tomadas como base para dichas operaciones, as como aquellas en las cuales quedarn los resultados de los clculos efectuados. Las variables donde quedarn los resultados de los clculos efectuados, debern ser creadas con los atributos de "Permanente" y "Valor" y no se les debern ingresar valores ya que el sistema los generar. A su vez podrn ser ocupadas en el modelo de clculo de la empresa, segn se estime conveniente. El ingreso de estas variables es obligatorio, pero no as su uso, es decir que deben ingresarse pero eso no significa que tengan que usarse como parte de una frmula, dado que esto depender exclusivamente del modelo de clculo de la empresa. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), dividida en 4 carpetas donde se debe sealar, en cada lnea, la variable correspondiente. Figura N1

Carpeta Liquidacin Mensual

Variables desde las cuales se obtendr informacin: Base Tributable: En esta variable se deber crear una frmula, que incluya todos los haberes y descuentos que forman el monto tributable, ya que esta variable ser utilizada por el sistema para el clculo automtico del Impuesto a la Renta. En esta variable se deber crear una frmula con todos los haberes imponibles, teniendo en consideracin que cuando el sistema automticamente efecte el clculo, verificar que el monto resultante no exceda al tope en UF indicado en la variable "Lmite Imponible en UF" (Ver captulo Constantes del Mes), ya que de ser as tomar como valor el monto tope. Si el resultado no excede al tope, quedar en esta variable el monto obtenido. Si en ciertas operaciones se requiere el uso del Total de Haberes Imponibles sin tope, deber crear para ello una variable especfica en el "Modelo de Clculo.

Base Imponible:

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Recursos Humanos

Base Imponible Licencia:

El usuario deber ingresar el monto base imponible que ser de cargo de la Isapre. Si la suma de la Base Imponible Empresa (ya truncada) ms la Base Imponible Licencia supera las 60 UF, el sistema deja en la variable "Base Imponible", el tope imponible menos la Base Imponible Licencia.

Das por Cuenta Empleado:

Corresponde a los das que son de cargo del empleado para el pago de la Isapre. Normalmente ser equivalente al N de das trabajados, salvo cuando el empleado haya tenido una Licencia, en cuyo caso se ingresan los das que no cubre la Licencia. Corresponde a los das que sern de cargo de la ISAPRE en el pago del monto pactado, en caso de licencia.

Das por Cuenta Licencia:

Variables donde se dejar informacin: Impuesto a la Renta: A Pagar Salud (Isapre): Corresponde a la variable donde quedar el impuesto a la Renta una vez que sea calculado por el sistema, utilizando para ello la Base tributable. En esta variable quedar el porcentaje de Salud Mnimo, calculado por el sistema segn la Base imponible, monto pactado por el empleado y el porcentaje mnimo de salud indicado en la constante C005, descontando el 2% adicional si le corresponde. Este clculo se efecta slo para los empleados afiliados a ISAPRES. Para el clculo de esta variable, se consideran slo aquellos empleados que tengan activo en su ficha de Previsin, el 2% Adicional a Isapre. Aqu se distinguen dos casos: a) Para los empleados que tienen fijo, por convenio con la Isapre, un porcentaje del 2% Adicional, lo cual se indica en la ficha, se les calcula este porcentaje directamente sobre la Base Imponible. b) Para quienes tienen activo el 2% adicional, pero no han acordado un porcentaje fijo, el sistema les calcula lo que les corresponde dependiendo de su Base Imponible y sus Cargas familiares. Fondo de Pensiones: Adicional Seguro: INP: Pactado Proporcional Isapre: Corresponde al Monto Pactado por el empleado con la Isapre. Ser de cargo de la Isapre cuando el empleado tenga licencia. Esto se calcula en base a: "Total Pactado", ponderado por el Factor "Base Imponible Licencia" sobre "Base Imponible Total". Dos Porciento Real ISAPRE: En esta variable quedar el monto real que va a la ISAPRE, es decir, se considera una cantidad tal que cumpla justo con lo pactado, a no ser que el empleado est sujeto a Plan Colectivo (Ver Captulo Clculo de Remuneraciones), en cuyo caso se pagar a la ISAPRE el 2% completo. Base Imponible INP: Corresponder a la Base imponible topeada a 60 UF, pero considerando la UF del mes anterior. Slo se permitir el ingreso de variables numricas - permanente valor. En esta variable quedar el resultado del clculo que se obtiene del % de cotizaciones al fondo de pensiones (empleados que cotizan en AFP) multiplicado por la Base Imponible. El resultado que queda en esta variable corresponde al % de cotizacin para el Adicional Seguro (empleados que cotizan en AFP) multiplicado por la Base Imponible. Esta variable se considera slo para los empleados que estn en el INP y se calcula con el porcentaje de cotizacin indicado en la Ficha, multiplicado por la Base Imponible.

2% Adicional ISAPRE:

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Carpeta Contratos Adicionales (disponible slo en versin ERP)

Esta carpeta se habilitar slo si selecciona la caja de chequeo Tiene contratos adicionales para el mes. Sr. Usuario: Recuerde que Ud. puede manejar hasta 3 contratos adicionales por trabajador en forma mensual, para lo cual deber detallar la siguiente informacin.

Variables desde las cuales se obtendr informacin: Base Imponible C/Tope 90 U.F. Trabajador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr la Base imponible con tope de 90 UF Trabajador, de cada mes, con la cual se realiz el clculo del Seguro de Cesanta trabajador. Su ingreso es opcional y slo se exigir que sean variables de tipo numrico. Base Imponible C/Tope 90 U.F. Empleador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr la Base imponible con tope de 90 UF Empleador, de cada mes, con la cual se realiz el clculo del Seguro de Cesanta empleador. Su ingreso es opcional y Slo se exigir que sean variables de tipo numrico. % Aporte Trabajador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr el % aportado por el Trabajador. Su ingreso es opcional y slo permitir la seleccin de variables del tipo numrico. % Aporte Empleador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr el % aportado por el Empleador. Su ingreso es opcional y slo permitir la seleccin de variables del tipo numrico. Variables donde se dejar Informacin Lquido a Pago: Corresponder al Sueldo Lquido del contrato. Su ingreso es opcional y slo se permitir el ingreso de variables numricas - permanente valor. Monto aportado por el trabajador del contrato adicional. Su ingreso es opcional y , slo se permitir el ingreso de variables numricas - permanente valor.. Seguro Cesanta Aporte Empleador: Monto aportado por el empleador del contrato adicional. Su ingreso es opcional y se validar que la variable seleccionada sea de tipo numrico - permanente valor.

Seguro Cesanta Aporte Trabajador:

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Recursos Humanos

Carpeta Rentas Accesorias (disponible slo en versin ERP)

Variables desde las cuales se obtendr informacin: Base Imponible C/Tope 90 U.F. Trabajador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr la Base imponible con tope de 90 UF Trabajador, de cada mes, con la cual se realiz el clculo del Seguro de Cesanta trabajador. Su ingreso es opcional y slo se exigir que sean variables de tipo numrico. Base Imponible C/Tope 90 U.F. Empleador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr la Base imponible con tope de 90 UF Empleador, de cada mes, con la cual se realiz el clculo del Seguro de Cesanta empleador. Su ingreso es opcional y Slo se exigir que sean variables de tipo numrico. % Aporte Trabajador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr el % aportado por el Trabajador. Su ingreso es opcional y slo permitir la seleccin de variables del tipo numrico. % Aporte Empleador Seg. Cesanta: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendr el % aportado por el Empleador. Su ingreso es opcional y slo permitir la seleccin de variables del tipo numrico. Variables donde se dejar Informacin de las Rentas Accesorias Renta Accesoria Lquida: En esta variable se registrar el monto total a repartir menos las leyes sociales y el impuesto nico por concepto de rentas accesorias. En esta variable se registrar la parte imponible de las rentas accesorias repartidas. Base Tributable Renta Accesoria: En esta variable se registrar el total de rentas accesoria repartidas menos las leyes sociales por concepto de rentas accesorias. Impuesto nico Renta Accesoria: En esta variable se registrar el monto a pagar de impuesto nico por concepto de rentas accesorias. Cotizacin Salud Renta Accesoria: En esta variable se registrar el monto a pagar a ISAPRE por concepto de rentas accesorias. Cotizacin Fondo de Pensiones Renta Accesoria: En esta variable se registrar el monto a pagar a AFP por concepto de rentas accesorias.

Base Imponible Renta Accesoria:

REMUNERACIONES Cotizacin Seguro Renta Accesoria:

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En esta variable se registrar el monto a pagar a AFP por seguro por concepto de renta accesoria. Cotizacin INP Renta Accesoria:En esta variable se registrar el monto a pagar a INP por concepto de rentas accesorias. Seguro Cesanta aporte trabajador Renta Accesoria: En esta variable se registrar el valor del seguro de cesanta aporte del trabajador por concepto de renta accesoria Seguro Cesanta aporte empleador Renta Accesoria: En esta variable se registrar el valor del seguro de cesanta aporte del empleador por concepto de renta accesoria. Base imponible INP Renta Accesoria: Corresponder a la Base imponible topeada a 60 UF, pero considerando la UF del mes anterior. Slo se permitir el ingreso de variables numricas - permanente valor.

Carpeta Certificados de Renta

Variables desde donde se obtendr informacin para Certificados de Renta: Honorarios Brutos: Participacin o Asignacin Bruta: Sueldo Bruto: Cotizacin Previsional: En esta variable se registrar el valor bruto correspondiente a los honorarios. Corresponde a la variable, donde el sistema registra las utilidades a las que tiene derecho un socio por su aporte de participacin en la empresa. Corresponde a la variable donde se registra el total ganado por el empleado. Se debe indicar la variable que contiene el resultado de la Cotizacin Previsional (AFP, ISAPRE, INP).

Dado que estas variables pueden ser modificadas mes a mes, es necesario que antes de definirlas, se indique claramente el mes y ao que corresponden. En caso de no hacerlo, el sistema asumir las variables del mes anterior. Para ingresar la variable, se debe ubicar el indicador del mouse en la celda blanca que aparece al lado derecho y pulsar el botn izquierdo del mismo, acto seguido se activa un botn de listas desplegables que al ser seleccionado presenta la lista de variables existentes, desde la cual habr que elegir la que corresponda a lo solicitado. Para registrar el ingreso y/o modificacin de variables, presione el botn Grabar y luego se sale con Cancelar.

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Recursos Humanos

4.2.4. Tabla de Impuesto nico

Objetivo La descripcin y aplicacin de este proceso, se detalla en el Apndice D, al final de este manual, en el captulo Impuestos en Recursos Humanos.

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4.3. Valores del Mes

Objetivo Este proceso tiene por funcin, actualizar mensualmente la informacin del sistema, ya que, permite el ingreso de datos a aquellas variables definidas como valor, modificar masivamente los datos de una variable especfica, como tambin, preparar el ambiente de trabajo para un nuevo mes. Adems permite la distribucin de variables asociadas a un empleado en los distintos centros de costo y la captura de informacin de valores mensuales. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega el men de la Figura N1, en donde la funcin de cada una de las opciones presentadas se explica a travs de este captulo. Figura N1

4.3.1 Preparacin nuevo mes de trabajo

Objetivo Dado que el sistema maneja perodos de hasta dos aos en lnea, se ha creado esta opcin que permite ir activando los distintos meses, en la medida que van siendo requeridos. El ltimo mes preparado ser el que sugiere el sistema en todas las opciones como "Mes de Proceso". Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla con todos los meses del perodo (dos aos). En ella habr que elegir el mes requerido, ubicando el indicador del mouse sobre l y pulsando el botn izquierdo del mismo. Ver Figura N1. Figura N1

La nomenclatura de los meses ser la siguiente: - Ao y signo $ : Meses activos - Ao y $$ : Meses en que se ha efectuado alguna vez el Proceso de Clculo de Remuneraciones, ver Captulo 5.3. - Slo ao : Meses que an no han sido preparados. Una vez elegido el mes, se selecciona en botn OK y de inmediato se presenta en pantalla una barra donde van apareciendo los porcentajes de avance durante la preparacin de los archivos del sistema. Al finalizar, aparece el nuevo mes de trabajo con el signo $, bajo el ao. En caso de no desear continuar con este proceso se elige el botn Cancela.

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Recursos Humanos

4.3.2 Ingreso por Ficha

Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los valores de las distintas variables definidas en el sistema a un empleado especfico. Operatoria Al ingresar a este proceso se debe indicar el mes en que se desea registrar los valores, el cdigo o nombre del empleado a considerar, el cual podr ser digitado directamente o bien ser obtenido a travs del botn de bsqueda que se encuentra al lado derecho de esta caja. Posteriormente se presenta el check, marcado por defecto, para la opcin Considera slo fichas vigentes. El sistema mostrar slo las fichas vigentes al mes y ao en consulta, pudiendo el usuario cambiar el filtro y no marcar el check donde se desplegarn todas las fichas, sin importar su estado al mes de consulta. Adems, deber indicar el tipo de variables a desplegar (Todos, Haberes, Descuentos o Parmetros, a travs del botn de listas desplegables) e indicar si se desea que aparezcan slo aquellas con atributo de "Valor" y/o las que son "Frmula". Indicada la informacin, el sistema desplegar la lista de variables en pantalla. Ver Figura N1. Figura N1

A las variables definidas como "Frmula", no se les ingresan valores, ya que los clculos son efectuados por el sistema, de acuerdo a las frmulas que fueron asignadas. En este caso solamente podrn ser consultadas. En caso que la lista de variables sea muy extensa, existe la alternativa de buscar variables por cdigo o por nombre. Para ello se posiciona el indicador del mouse en uno de los dos casilleros (el pequeo para el cdigo y el grande para el nombre), que aparecen bajo la palabra "Desplegar" y all ingresar aqul que se desea buscar. Para hacer cualquier modificacin a los valores de las variables, se utilizar el botn Modificar que aparece en la 2 Barra de Herramientas (Ver apndice B). En la lista de variables, los valores se ingresan en la columna "Contenido".

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4.3.3 Ingreso por Variable

Objetivo Permitir el ingreso de valores a las variables definidas como VALOR en el proceso Modelo de Clculo. Operatoria Al ingresar a este proceso se debe elegir el tipo de variables a desplegar (Todos, Haberes, Descuentos o Parmetros, a travs del botn de listas desplegables), indicar si se desea que aparezcan slo aquellas con atributo de "Valor" y/o las que son "Frmulas" y finalmente sealar el mes en que se desea registrar los valores. Para agilizar la bsqueda de una variable en particular digite el cdigo o parte del nombre en el recuadro en blanco, posteriormente seleccione el botn Buscar. Ver figura N1. Figura N1

A las variables definidas como "Frmula", no se les ingresan valores, ya que los clculos son efectuados por el sistema, de acuerdo a las frmulas que fueron asignadas. En este proceso solamente podrn ser consultadas. Una vez seleccionada la variable a la cual se le ingresar informacin, presione el botn OK, posteriormente habr que indicar el grupo de empleados a los cuales les ser aplicable el ingreso de valores de esta variable (Ver Figura N2), a travs de la seleccin del rea de Negocios y/o Centro de Costos y/o Cargo, del personal a considerar. Figura N2

Estos tres antecedentes (reas de Negocios, Centros de Costo y Cargo) podrn ser digitados directamente, o bien ser obtenidos desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de estos campos. Si se requieren todas las reas de Negocios, los Centros de Costos y los Cargos, basta con dejar estos campos en blanco.

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Recursos Humanos

Posteriormente se presenta el check, marcado por defecto, para la opcin Considera slo fichas vigentes. El sistema mostrar slo las fichas vigentes al mes y ao en consulta, pudiendo el usuario cambiar el filtro y no marcar el check donde se desplegarn todas las fichas, sin importar su estado al mes de consulta. Una vez condicionado el grupo de empleados, habr que seleccionar la forma en que se ingresarn los valores, que puede ser Individual o Masiva. Individual: Luego de elegir esta forma, el sistema desplegar la lista de empleados que cumplen con los requisitos. Ver Figura N3. Figura N3

Para ingresar los valores, se debe seleccionar el botn Modificar, de la 2 Barra de Herramientas (Ver apndice B) y, luego ingresar el monto correspondiente a cada empleado, en la columna Valor. En caso que la lista de empleados sea muy extensa, existe la alternativa de buscarlos, por cdigo o por nombre. Para ello se posiciona el indicador del mouse en uno de los dos casilleros (el pequeo para el cdigo y el grande para el nombre), que aparecen bajo el "Cargo" y all se ingresa aqul que se desea buscar. Masiva: En este caso se despliega un recuadro bajo el campo Ingreso, donde se debe indicar el monto que deber quedar en la variable de todos los empleados que cumplan con la condicin. Una vez ingresado el monto, el sistema presenta la lista de empleados en la pantalla, a continuacin elegir el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas, para que el valor sea asociado a cada empleado. Ver Figura N4. Figura N4

En caso que la lista de empleados sea muy extensa, existe la alternativa de buscarlos, por cdigo o por nombre. Para ello se posiciona el indicador del mouse en uno de los dos casilleros (el pequeo para el cdigo y el grande para el nombre), que aparecen bajo el "Cargo" y all se ingresa aqul que se desea buscar. En ambos casos para finalizar se elige el botn Salir.

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4.3.4 Operar Variable por un Valor

Objetivo Cambiar en forma masiva el valor de una variable, utilizando el operador matemtico que corresponda. Por ejemplo, aumentar el Sueldo Base en un 5% al personal de produccin. Operatoria Al igual que en el proceso anterior, al ingresar a esta opcin se presenta una pantalla donde se condicionan los tipos de variables que se desea considerar (Todas, Haberes, Descuentos o Parmetros), adems se indica si se incluyen slo las de valor o tambin las de frmulas y por ltimo se seala el mes sobre el cual quedarn registrados los valores. Una vez que esto es indicado, se elige la variable y se selecciona el botn OK, tras lo cual se presenta la pantalla donde se podr condicionar el grupo de empleados a incluir (opcional), indicando el rea de Negocios a la que pertenecen, el Centro de Costo y el Cargo. Ver Figura N 1. Figura N1

Para realizar la seleccin de uno de ellos, se deber hacer clic sobre la ficha deseada y luego seleccionar el botn Agregar>. En caso que se desee considerar a todos los empleados, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar a uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos. Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), Anterior para regresar a la pantalla anterior o Salir para abandonarlo. Figura N 2

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Recursos Humanos

Como ingresar la operacin?

Como se puede observar en la parte superior derecha de esta figura, se presenta un recuadro con los operadores matemticos y los conceptos Borrar y Variables, pues es aqu donde se ingresa la operacin. Ejemplos: a.- Para incrementar el sueldo base de los empleados que estn en la lista, en un 5%, en este recuadro habr que elegir el botn Variable, con lo cual se presenta {H001} que corresponde a la variable que se est modificando, luego elegir el botn * y finalmente ingresar 1.05. En pantalla se presentar as:

Esto significa que tomar el valor actual que tiene cada empleado en esta variable, y lo multiplicar por 1.05. b.- En caso que se desee, por ejemplo, reemplazar el valor actual de una variable por otro, simplemente no se escoge el botn "Variable" (ya que no depender del valor actual) y se ingresa slo el valor por el que se reemplazar.

Esto significa que la variable en definicin tomar el valor 45000. En caso de cometer algn error, se usa el botn Borrar. Finalizado el ingreso de la operacin, se selecciona el botn Modificar de la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se lleva a cabo, empleado por empleado, el clculo indicado, mientras en pantalla se presentan los cambios que se estn efectuando. Ver Figura N2. Figura N2

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Salir.

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4.3.5 Distribucin por Centro de Costo

Objetivo Permite distribuir todas las variables asociadas a un empleado (Ficha), en %, en los distintos Centros de Costo, en el mes y ao seleccionado. Por ejemplo: Puede ser utilizado cuando un empleado durante un mes, prest servicio en distintos Centros de Centros de la empresa. Esta opcin se activa solamente si el sistema maneja Centros de Costo. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde lo primero que deber indicar es el mes/ao a considerar para la distribucin. Figura N 1

Indicado el mes y ao, defina los rangos de reas de Negocios y de Cargos a considerar. Si desea incluir Todos los rangos, basta con seleccionar la caja de chequeo que aparece al lado izquierdo de esta misma palabra. Para continuar con el proceso elija el botn Siguiente, tras lo cual se desplegar la Figura N 2, de lo contrario abandone con el botn Cancelar. Figura N 2

Dentro de esta ventana deber indicar los siguientes parmetros: Ordenado Por: Se debe sealar el criterio de ordenamiento en base al cual se desplegar la informacin, ya sea por Ficha o por Nombre.

4-44 Orden:

Recursos Humanos Indique mediante la seleccin del botn de opciones, el criterio de ordenamiento, el cual podr ser en forma ascendente o descendente en base a los campos incluidos.

Para continuar con el proceso, seleccione el botn Siguiente (ver Figura N3), Atrs para retroceder a la Figura anterior; de lo contrario abandonar el proceso mediante el botn Cancelar. Figura N 3

Aqu deber seleccionar la o las fichas a considerar en la distribucin de los Centros de Costo. Esta seleccin se realiza haciendo un clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Agregar>. En caso que desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa <Eliminar; mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Una vez elegidas las fichas o empleados a considerar en la distribucin, tendr que seleccionar el botn Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual se presenta una nueva pantalla (ver Figura N4), donde deber indicar el porcentaje en que se har la distribucin de las variables por cada Centro de Costo. Figura N 4

Dentro de esta pantalla se desplegarn las fichas, a las cuales se les asignar la distribucin de porcentajes por centros de costo, estos ltimos aparecen representados por las columnas 001, 002, 003,.. conforme al N de Centro de Costo que maneje su empresa. El ingreso por cada Centro de Costo, se realiza haciendo clic sobre la celda en que debe ir el porcentaje e ingresndolo, la suma de los porcentajes ir apareciendo en la columna Total y no podr exceder a 100%. En caso que este total sea inferior al 100%, el sistema asumir la diferencia asignndola directamente al Centro de Costo asociado a la variable en cuestin. Cabe destacar que cuando una Ficha tiene asociado un Centro de Costo, la celda que representa a dicho Centro, aparece en otro color y no puede ser modificada, ni tampoco se le puede ingresar un valor. Una vez ingresados los porcentajes a considerar, seleccione el botn Guardar para registrar la informacin para su posterior centralizacin y contabilizacin. Para salir de este proceso tendr que optar por la seleccin del botn Cancelar.

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4.3.6 Captura Valores Mensuales

Objetivo Permite capturar informacin de los valores mensuales de variables asociadas a las fichas que se encuentran incluidas en Recursos Humanos. Previo a realizar este proceso, verifique que su computador se encuentra configurado conforme a lo indicado en la Gua de Instalacin captulo Configuracin Regional. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde lo primero que tendr que sealar es el mes y ao donde se almacenarn los valores de las variables. Ver Figura N 1. Figura N 1

Posteriormente indique mediante el botn de opciones, si el archivo a capturar es de Texto o una Planilla de Clculo Excel, el sistema solicitar indicar el directorio y nombre del archivo, el cual puede ser digitado directamente en el campo Nombre Archivo, as como tambin podrn ser obtenido a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Al optar por la captura de un archivo de texto, el sistema solicitar indicar el tipo de delimitadores de columnas a considerar, stos se eligen a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de cada uno de ellos. Al optar por captura de un archivo Excel, deber indicar el nombre de la hoja de clculo a capturar. A continuacin podr sealar a travs de la seleccin del botn de opciones, la cantidad de registros a mostrar. Cualquiera sea la forma del archivo a capturar, se activarn en la parte inferior de la pantalla los siguientes botones:
Imprimir Estructura:

Permite conocer la estructura que tendr que tener el archivo que se captura. Al elegirlo se abre una pgina HTML que muestra dicha estructura. Da inicio al proceso de captura de valores desde el archivo seleccionado.

Capturar:

Para continuar con el proceso, tendr que seleccionar el botn Capturar, el cual da paso a una pantalla donde el sistema informa si los datos en el contenido, podrn o no ser capturados y los motivos por los cuales podr o no ser llevada a cabo esta operacin. Si el sistema detecta que la cantidad de campos que contiene el archivo no corresponde a lo indicado en la Estructura, o que un campo tiene un tipo diferente (debiera ser de texto y es numrico), lo informa en este momento para que se hagan las correcciones respectivas en el archivo as poder efectuar la captura. Ver Figura N 2.

4-46 Figura N 2

Recursos Humanos

De lo contrario, si su archivo cumple con la cantidad de registros y sus tipos estaban correctamente definidos, el sistema da inicio a la captura entregando el resultado en el archivo Loger.txt, de tal manera que al existir alguna inconsistencia en los datos, stas puedan ser corregidas. Consideraciones: La Ficha a capturar debe existir en la base de datos de Recursos Humanos. La variable a capturar debe existir en la base de datos y se debe conocer su tipo (texto, numrica o fecha). El mes/ao debe coincidir con el mes de proceso. Si la variable es semipermanente, el mes/ao debe estar dentro del perodo seleccionado. El delimitador de decimales deber ser punto (.) El monto no debe venir con separador de miles. Si el valor es fecha, debe tener formato: dd/mm/aaaa Si el valor es texto, no debe llevar los caracteres (,).

Finalizado el proceso y si todo est conforme, tendr que cerrar el archivo Loger.txt y luego cerrar el proceso a travs del botn Salir.

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4.4. Clculo de Remuneraciones

Objetivo Realizar el proceso de Clculo de Planilla Mensual, a travs del cual el sistema lleva a cabo todos los clculos automticos internos y de las variables definidas como frmulas. Sr. Usuario: Antes de ejecutar este proceso, se recomienda contar con un respaldo de la Base de Datos. En caso de un trmino anormal, deber recuperar su respaldo. Operatoria Para llevar a cabo este proceso se debe indicar primero, el mes a considerar posteriormente ingresar la siguiente informacin: Ver Figura N1. Figura N1

reas de Negocios y Centro de Costo: Sealar si se consideran Todas las reas de Negocio y Centro de Costo o uno especifico. En este ltimo caso se ingresa directamente el cdigo o la descripcin del rea y Centro de Costo deseado, o bien se selecciona desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas Desplegables. Para elegir Todos, se hace clic en la caja de chequeo que aparece a la derecha de cada campo. Variable Convenio Colectivo: Esta variable es de uso exclusivo para el clculo del 2% adicional ISAPRE. Funciona de la siguiente manera: Su valor ser "1" para quienes tengan Convenio Colectivo y 0 para quienes no lo tengan. En caso que el empleado tenga Convenio Colectivo, se le entregar a la ISAPRE el 2% completo aunque se pase del monto pactado, de lo contrario se le entregar a la ISAPRE slo el monto pactado. Al seleccionar el check Control Horario, el sistema realizar el clculo de marcaciones de fichas, dentro del rango de fechas Desde/Hasta indicadas. Una vez que se han condicionado los parmetros, el sistema solicita la seleccin de empleados desde la lista de "Personal a Seleccionar" a la lista "Personal Seleccionado", para esto se elige el empleado y luego el botn Agregar>, en caso que se desee considerar a todos los empleados habr que elegir el botn Todos>>. Por el contrario, si desea sacar a un empleado de la lista de seleccionados se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos. Finalizado el ingreso y mantencin de la informacin, podr optar por los siguientes botones:

Presenta la ayuda para los operadores de Suma y Promedio. Operador SUMA Sintaxis: Suma {{Variable},n}

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Recursos Humanos Argumentos: {Variable}: Variable a sumar, debe ser numrica n: Cantidad de meses anteriores a considerar para la suma de la variable, debe ser un nmero entre 1 y 23 Descripcin: Suma de los n ltimos meses anteriores de la variable {Variable} Ejemplo: Variable D001, cuyos valores son MES MONTO 01 2.000 02 3.000 03 4.000 04 5.000, {Mes en clculo} Si en la Frmula se tiene: Suma {{D001},2}. Quiere decir que se sumarn los 2 ltimos meses anteriores, es decir el 03 y 02 dando como resultado 7.000 Consideraciones Especiales: Si no existe valor para la variable {Variable} en un mes n, se asume cero. Ejemplos de esto son: Mes n no est preparado, la ficha no tiene valor para la variable {Variable} en el mes n, la ficha o la variable no est vigente en el mes n, etc. Operador PROMEDIO Sintaxis: PROMEDIO {{Variable},n} Argumentos: {Variable}: Variable a sumar, debe ser numrica n: Cantidad de meses anteriores a considerar para obtener el promedio de la variable, debe ser un nmero entre 1 y 23 Descripcin: promedio aritmtico de los n meses anteriores de la variable {Variable} Ejemplo: Variable D001, cuyos valores son: MES MONTO 01 2.000 02 3.000 03 4.000 04 5.000, {Mes en clculo} Si en la Frmula se tiene: PROMEDIO {D001,3}. Quiere decir que se requiere el valor del promedio de D001 de los 3 ltimos meses anteriores al de clculo, como estamos calculando el mes 04, se promedia el mes 03, 02 y 01 dando 9.000/3 = 3.000 Consideraciones Especiales: Tener menos meses preparados de los indicados en la frmula. En este caso la cantidad de meses n pasa a ser la cantidad de meses que la empresa tenga preparados. La ficha o la variable no est vigente para todos los meses indicados en la frmula {n}. En esta caso la cantidad de meses n pasa a ser la cantidad de meses en que tanto la ficha como la variable estn vigentes. Al seleccionar este botn, el sistema verifica que cuenta con todos los antecedentes necesarios para llevar a cabo esta operacin. Si todo est conforme, se efecta el Clculo de las Remuneraciones, de lo contrario el sistema despliega un mensaje que informa la carencia de informacin, de manera que sea ingresada y que se pueda efectuar nuevamente el proceso. Si se est efectuando el Clculo de Remuneraciones y cancela el proceso, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: El sistema se encuentra en este momento, en el proceso de Clculo de Liquidacin, si usted cancela este proceso sus datos quedarn inconsistentes, deber volver a realizar este proceso Est seguro de cancelar el proceso?. Si est efectuando el Clculo de Remuneraciones y el proceso detecta que existen formularios que incluyen al operador PROMEDIO para una cantidad de meses anteriores que superan el mes preparado factible de considerar, el sistema lo advertir por pantalla indicando si desea continuar el promedio se calcular sobre 1 mes. Abandona el proceso y regresa al men principal del sistema.

REMUNERACIONES

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4.5. Pagos Directos

Objetivo Permite emitir diferentes documentos de pago asociados al clculo de la planilla mensual, as como tambin realizar la elisin del listado de los depsitos en bancos y el detalle de billetes, adems de permitir la emisin de cheques para los diversos pagos de cotizaciones.

Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones:

4.5.1 Definicin Formulario para Pagos

Objetivo Permitir la definicin y mantencin del Formato para la impresin de Comprobantes de Pago, el cual ser utilizado por el sistema al momento de emitir dichos comprobantes (Sueldos, Comprobantes de Pago). Este proceso funciona directamente con Excel 97 (Office 97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con dicho sistema, ya que de lo contrario no podr definir formatos. Operatoria Al ingresar a esta opcin se encontrar con un formato que viene predefinido y con botones activos en la 2 Barra de Herramientas (Figura N 1). En la medida que se vayan creando nuevos formatos, stos irn apareciendo tambin en esta pantalla. Figura N 1

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Recursos Humanos

Agregando un Nuevo Formato

En caso que requiera agregar un nuevo formato, deber seleccionar el botn Agregar desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el sistema desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2. Figura N 2

En ella deber ingresar el nombre con el cual se identificar el nuevo formato, cuyo largo mximo podr ser de 15 caracteres alfanumricos, adems de una descripcin asociada. Tambin podr indicar si desea mostrar en el comprobante las variables cuyo valor es cero, lo cual se efecta seleccionando la caja de chequeo que precede a esta opcin. Indicada la informacin podr optar por los siguientes botones: Atrs para retroceder a la pantalla anterior, o por Formato, el cual tras ser seleccionado abre automticamente el Microsoft Excel y, junto a l dos archivos uno que lleva el nombre que fue indicado en el campo "Nombre Formato" y otro que se denomina Colilla (con distintas extensiones). El primero que se presenta en pantalla que para efectos de descripcin en el manual llamaremos "Formato", es aquel que contiene el Comprobante de Pago propiamente tal (ver Figura N3), el segundo (Colilla1.txt, que llamaremos "Base"), que se accede desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que forman el formato del Comprobante de Pago (ver Figura N4). Figura N3

REMUNERACIONES Figura N 4

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Cmo modificar el formato de un Comprobante de Pago?

Si el formato que viene predefinido en el sistema no le acomoda, podr modificarlo de acuerdo a sus necesidades, utilizando siempre como base los antecedentes que provee el archivo Colilla1.txt que hemos denominado Base (Figura 2), ya que all se presentan los campos estndares para este tipo de documentos. Para llevar a cabo este proceso habr que: 1 2 3 4 5 6 En el archivo Base, hacer clic en la Columna B, sobre el campo a incluir en el Formato del Comprobante de Pago. Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar, del men de Excel. Ir al archivo que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana de Excel. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer clic en botn derecho del mouse. Elegir la opcin Pegado Especial. En la ventana desplegada (Figura N5) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato del Comprobante de Pago. Figura N5

De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Comprobante de Pago quede acorde con lo deseado. En caso que requiera eliminar un campo bastar, que ubique el indicador del mouse sobre l y pulse la tecla SUP. Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, cerrar el archivo grabando los cambios en caso que se hayan realizado modificaciones. Esto cerrar tambin el Excel, dejndolo en la pantalla principal de Recursos Humanos.

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Recursos Humanos

4.5.2 Emisin Formularios de Pagos

Objetivo Generar comprobante de Pago de Remuneraciones, el cual puede ser solicitado para el Global de la empresa, para algn rea de Negocios y/o Centros de Costos especfico o bien para un empleado en particular. Este comprobante puede ser utilizado para cualquier pago que se efecte, por ejemplo: anticipo, bono, Sueldo lquido mensual, etc. El formato que Ud. utilice para la generacin de los comprobantes, depender de lo que haya definido en el proceso Formato, descrito en el Captulo Definicin Formularios de Pago. Este proceso opera con Excel 97 (Office 97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con dicho sistema, ya que de lo contrario no podr emitir Comprobantes. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla donde se deben indicar los parmetros a considerar en la emisin de Comprobantes de Pago. Ver Figura N1. Figura N1

Dentro de esta pantalla, deber indicar lo siguiente: Seleccione mediante el botn de opciones para indicar si considerar en la emisin del informe un Mes/Ao de proceso o un Rango de meses. Al seleccionar Un Mes, deber indicar el mes y ao a considerar. El sistema propone siempre el ltimo mes preparado. Al seleccionar Rango Meses, deber seleccionar slo los meses Desde/Hasta que se encuentren preparados. Adems podr indicar mediante el botn de opciones, si desea imprimir juntos los de un mismo empleado, es decir imprimir agrupadas las liquidaciones por ficha, desde el primer hasta el ltimo mes seleccionado o Imprimir por mes, es decir Imprime las liquidaciones mes a mes. Formato: Ordenado por...: Seale el formato a considerar para la emisin del informe, definido anteriormente en la opcin Definicin Formulario para Pago. Se debe sealar el criterio de ordenamiento en base al cual se emitirn los Comprobantes de Pago, el que deber ser por Ficha o Nombre.

REMUNERACIONES

4-53

Para continuar con el proceso se elige el botn Siguiente, tras lo cual se desplegar la Figura N2, de lo contrario se abandona con el botn Cancelar. Figura N2

Dentro de esta pantalla, debe indicar seleccionando la caja de chequeo el Rol de los empleados a incluir en la emisin de comprobantes, pudiendo ser: Rol General o Rol Privado (este ltimo implica que la informacin de sus valores es reservada). Adems, tendr que sealar si la emisin de los Comprobantes de Pago se realizar para el global de la empresa, para un grupo masivo o un grupo selectivo; debiendo elegir la opcin conforme a lo siguiente: Global Empresa, si se desea emitir todos los comprobantes del personal de una vez. Al optar por esta alternativa, tendr que seleccionar el botn OK y luego el botn Imprimir que se presenta en la 2 Barra de Herramientas. Debe tener presente que al optar por la emisin por pantalla, el sistema se conectar con Excel y mostrar el primer Comprobante de Pago. Para continuar con los restantes deber seleccionar el botn Cerrar, con lo cual el sistema regresar a Recursos Humanos tomar automticamente el comprobante siguiente y lo desplegar en Excel y as sucesivamente. Masivo, permite condicionar la emisin en base a reas de Negocios y/o Centros de Costo. Tras elegir esta alternativa tendr que seleccionar el botn Siguiente, con lo cual se desplegar una nueva ventana donde podr optar por considerar todas las reas de Negocios y/o Centros de Costos, o alguna en particular, en este ltimo caso tendr que hacer uso del botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos y desde la lista presentada, elegir el rea de Negocios y/o el Centro de Costo deseado. A continuacin elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Selectivo: a travs de esta alternativa se emiten comprobantes de pago a un empleado en particular o a un grupo de ellos. Al optar por esta opcin se presenta la pantalla donde tendr que indicar si en la emisin de los comprobantes se consideran todas las reas de Negocios y/o Centros de Costo, o una en particular, al igual que en la emisin Masiva. A continuacin tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar. Tras esto se despliega la pantalla con la lista de empleados, para que se elija desde all aquellos a los cuales les sern emitidos comprobantes. Para seleccionar a los empleados tendr que hacer clic sobre el deseado y luego sobre el botn Agregar>. Los empleados elegidos irn apareciendo en la lista de Fichas Seleccionadas. En caso que se desee considerar a todos los empleados de la lista, tendr que elegir el botn Todos>>. Para quitar a uno de la lista de seleccionados, tendr que usar el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos.

4-54 Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Excel, tras solicita confirmar el nombre del archivo generado, o bien ingresar uno nuevo. A herramienta y desplegar el resultado del informe, permitiendo hacer uso de todas proporciona, Atrs regresa a la pantalla anterior, OK activa el botn Imprimir en la Cancelar abandona el proceso.

Recursos Humanos ser seleccionado el sistema continuacin levantar esta las opciones que Microsoft 2 Barra de Herramientas y

Tras activarse el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas, podr optar por emitir el informe, ya sea por pantalla o a travs de la Impresora. A continuacin se presenta un ejemplo de un Comprobante de Pago:

Ejemplo de Formulario de Pago

FECHA: MES: EMPRESA DEMO - SOFTLAND 10.100.100-1 FECHA: MES: 17/10/2007 Marzo 2007

17/10/2001 Marzo 2007

LIQUIDACIN DE REMUNERACIONES

FICHA: AFP: ISAPRE:

AD002 SANTA MARIA BANMEDICA

NOMBRE: RUT: C.C.: AREA NEG.:

PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS 012.636.699-K ADMINISTRACION CASA MATRIZ

SUELDO BASE SUELDO MES GRATIF. LEGAL BONOS IMPONIB. HORAS EXTRAS VIATICO COMISION VTAS. H. IMPONIBLES H. N/IMPONIB. TOTAL HABERES

214.374 214.374 53.438 0 0 0 0 299.312 56.470 355.782

DIAS TRABAJADOS DIAS LICENCIA DIAS A CTA. EMP. B. IMPONIBLE LIC. COLACION MOVILIZACION ASIG. FAMILIAR B. IMPONIBLE B. TRIBUTABLE

30 0 0 0 28.500 24.900 3.070 299.312 241.186

FDO. PENSIONES ADIC. SEGURO AFP OBLIGATORIO AHORRO AFP C. ADIC. AFP SALUD INP LEYES SOCIALES IMPTO. UNICO ANTICIPOS PRESTAMOS

29.931 7.243 37.174 0 0 0 20.952 58.126 0 0 0

LIQUIDO DEL MES

286.512

Monto en palabras: Doscientos Ochenta y Seis Mil Quinientos Doce******************************************************** DECLARO RECIBIR CONFORME LA CANTIDAD DETALLADA EN ESTA COLILLA DE SUELDOS, Y NO TENGO CARGO NI COBRO ALGUNO DE FORMULAR

__________________________ V. B

_____________________________ Firma Trabajador

REMUNERACIONES

4-55

4.5.3 Detalle Billetes

Objetivo Permite el ingreso y mantencin de la tabla de Detalle de Billetes y/o Monedas y la generacin de un informe con el detalle de billetes que se necesita para el pago de las remuneraciones que se efectan en efectivo a los empleados. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presenta un submen e bajada (ver Figura N1) que muestra a modo de opciones, los procesos que desde aqu podrn ser llevados a acabo y cuya aplicacin se describe a continuacin. Figura N1

4.5.3.1 Tabla Detalle Billetes y/o Monedas

Objetivo La descripcin y aplicacin de este proceso, se detalla en el Apndice D al final de este manual (captulo Detalle de Billetes/Monedas).

4-56

Recursos Humanos

4.5.3.2 Listado de Pago con Detalle Billetes

Objetivo Generar un informe con el detalle de billetes que se necesita para el pago de las remuneraciones que se efectan en efectivo a los empleados. El sistema genera un informe con el total de billetes y monedas requeridas, tanto por empleado como un total final, con el fin de que sean solicitados en el banco y que posteriormente se utilicen para distribuir las monedas y billetes en los sobres de pago a los empleados. Este informe podr ser emitido para cualquier pago que se efecte, por ejemplo: Anticipo, Bono, Sueldo Lquido Mensual, etc. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla donde se ingresan los parmetros que condicionan el informe. Ver Figura N1. Figura N1

Dichos parmetros son: Mes/Ao: Variable a Pagar: Se debe indicar el mes y ao a considerar. El sistema propone siempre el ltimo mes preparado. Se debe indicar la variable considerar en el pago. Por ejemplo: H100 Lquido a Pago, H009 Bono Turno, etc.

Indicados los parmetros, se selecciona el botn Siguiente para continuar con el proceso (Ver Figura N2), de lo contrario se abandona con el botn Cancela. Figura N2

REMUNERACIONES De la lista de monedas presentada, habr que elegir aquellas que se usarn para el pago en efectivo a los empleados. La eleccin se realiza haciendo clic sobre monedas que se requieren. El sistema asigna un sobre las monedas y/o billetes seleccionados. Ordenado por...: Permite indicar si el informe aparecer impreso por Ficha o Nombre de los empleados.

4-57

Indicados los parmetros se selecciona el botn Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar la Figura N3. En ella tendr que especificar si el informe ser emitido para el Global de la empresa, para un grupo Masivo o para un grupo Selectivo. Figura N3

Global Empresa, tendr que optar por esta alternativa en caso que se desee emitir el informe para todos los empleados. Masivo, permite condicionar la emisin en base a reas de Negocios y/o Centros de Costo. Tras elegir esta alternativa, tendr que seleccionar el botn Siguiente, con lo cual se desplegar una nueva ventana donde podr optar por considerar a todas las reas de Negocios y/o Centros de Costos, o alguna en particular. En este ltimo caso tendr que hacer uso del botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos y desde la lista presentada elegir el rea de Negocios y/o el Centro de Costo deseado. Selectivo, a travs de esta alternativa se podr emitir un informe para un empleado en particular o para un grupo de ellos. Al optar por esta alternativa se presenta la pantalla donde tendr que indicar si para la emisin del informe se consideran todas las reas de Negocio y/o Centros de Costo o una en particular, al igual que en la emisin masiva. A continuacin tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar. Tras esto se despliega la lista de los empleados para que se elija desde all aquellos que sern incluidos en el informe. Los empleados elegidos irn apareciendo en la lista de fichas seleccionadas.

Deber seleccionar mediante el botn de opciones, la orientacin y el tamao del papel que considerar para la emisin de este informe, esto variar segn la impresora que usted est utilizando conforme a lo siguiente: Adems, deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal. Al finalizar elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Estando activo el botn Imprimir, podr otra por emitir el informe al Monitor, la Impresora o a Disco. A continuacin se presenta un ejemplo de este Informe de Detalle de Billetes:

4-58

Recursos Humanos

Informe Ejemplo de Detalle de Billetes

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 DETALLE DE BILLETES
Ficha Nombres 10.000 5.000 2.000 1.000 500 100 50 10 1 Montos ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO 11 1 1 1 4 6 113.146,00 AD002 PEREZ MALDONADO RICARDO AD003 ESPINOZA VERGARA ELENA AD004 DIAZ MATURANA JOSE AD005 ROSAS SUARZO ELIZABETH AD006 JOFRE QUIROZ FERNANDO AD007 TAPIA MUOZ EDUARDO 6 11 20 7 28 10 : : : : 1 1 : : : : 1 2 : : : : 1 1 1 1 1 1 : : : : : : : : 1 1 1 3 1 2 4 4 1 : : : : 3 4 3 1 4 3 : : : : 9 6 4 6 2 67.832,00 111.140,00 206.739,00 70.916,00 287.944,00 109.586,00 : : : :

Fecha : 01/02/2000 Pgina : 1 Mes : Febrero 2000

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------TOTALES 406 18 28 15 13 59 12 76 145 ES UN TOTAL DE 4.234.906

REMUNERACIONES

4-59

4.5.4 Listado Depsitos en Banco

Objetivo Generar un listado de depsitos en Banco/Sucursal, con los empleados a los cuales se les paga bajo esta modalidad. El listado podr ser emitido para cualquier pago que se efecte a travs de depsitos, por ejemplo: Anticipo, Bono, Sueldo Lquido Mensual, etc. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla donde se ingresan los parmetros que condicionan el Listado de Depsitos. Ver Figura N1. Figura N1

Dichos parmetros son: Mes/Ao: Variable a Pagar: Tipo de Emisin: Se debe indicar el mes y ao a procesar. El sistema propone siempre el ltimo mes preparado. Se debe indicar la variable a considerar en el pago. Por ejemplo: H100 Lquido a Pago, H009 Bono Turno, etc. Detalle: En este caso aparece por cada Banco/Sucursal el detalle de cada empleado, con el Monto y N de cuenta, de tal forma que se cuente con la informacin necesaria para hacer el depsito. Totales por Banco: En este informe aparecen slo los totales a depositar en cada Banco/Sucursal. Ordenado por: Permite indicar si el informe aparecer impreso por Ficha o por Nombre de los empleados.

Para continuar con el proceso, seleccione el botn Siguiente, tras lo cual se desplegar la Figura N2, de lo contrario para abandonarlo seleccione el botn Cancela.

4-60 Figura N2

Recursos Humanos

Dentro de esta ventana deber seleccionar si el listado de depsitos banco ser Global Empresa, Masivo o Selectivo. Global Empresa, tendr que optar por esta alternativa en caso que se desee emitir el informe para todos los empleados. Luego de optar por esta opcin tendr que elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Masivo, permite condicionar la emisin en base a reas de Negocios y/o Centros de Costo. Tras elegir esta alternativa, tendr que seleccionar el botn Siguiente, con lo cual se desplegar una nueva ventana donde podr optar por considerar a todas las reas de Negocios y/o Centros de Costos, o alguna en particular. En este ltimo caso tendr que hacer uso del botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos y desde la lista presentada elegir el rea de Negocios y/o el Centro de Costo deseado. A continuacin elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Selectivo, a travs de esta alternativa se podr emitir un informe para un empleado en particular o para un grupo de ellos. Al optar por esta alternativa se presenta la pantalla donde tendr que indicar si para la emisin del informe se consideran todas las reas de Negocio y/o Centros de Costo o una en particular, al igual que en la emisin masiva. A continuacin tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar. Tras esto se despliega la lista de los empleados para que se elija desde all aquellos que sern incluidos en el informe. Para seleccionar empleados tendr que hacer clic sobre el deseado y luego sobre el botn Agregar. Los empleados elegidos irn apareciendo en la lista de fichas seleccionadas. Al finalizar elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Estando activo el botn Imprimir, podr otra por emitir el informe al Monitor, la Impresora o a Disco. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

REMUNERACIONES

4-61

Listado de Depsitos en Bancos

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Listado de Depsito en Bancos (Detalle) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Banco: 01 CITIBANK - HUERFANOS

Fecha: Pgina:

21/01/2001 1

Ficha Nombres Cuenta Corriente Monto -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO 10204030-k 20.300 AD002 PEREZ MALDONADO RICARDO 1020340 20.300 AD003 ESPINOZA VERGARA ELENA 102050 20.300 AD004 DIAZ MATURANA JOSE 102060 20.300 AD005 ROSAS SUARZO ELIZABETH 102070 20.300 AD006 JOFRE QUIROZ FERNANDO 102080 20.300 AD007 TAPIA MUOZ EDUARDO 102090 20.300 Total Banco 01 142.100

4-62

Recursos Humanos

4.5.5 Emisin de Cheques

Objetivo Permite la emisin o eliminacin de cheques generados para los pagos del personal de la empresa o de cotizaciones. Adems permite indicar el formato y las variables que debern aparecer en los cheques. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada que muestra las diferentes emisiones de cheques que podr realizar, los cuales se describen a travs de este captulo. Ver Figura N1. Figura N1

4.5.5.1 Diseo Formato Cheques

Objetivo Permite registrar diversos diseos de formatos de cheques y su posterior emisin. Este proceso se conecta directamente con Microsoft Excel, por lo tanto es requisito que ste se encuentre instalado en el computador donde se llevar a cabo esta operacin. Operatoria Al ingresar a este proceso se pueden dar dos instancias: que no existan formatos definidos y se despliegue la pantalla de la Figura N1 o que se hayan definido formatos y se despliegue la pantalla con la lista de ellos, tal como se muestra en la Figura N 2. Figura N1

Para agregar un nuevo formato al sistema, lo primero que deber ingresar es el nombre con el cual ser identificado. Una vez indicado presione el botn OK, tras lo cual el sistema se conecta directamente con Microsoft Excel, y junto a l dos archivos que llevan el nombre de SWCHEQUE01 (con distintas extensiones). El primero que se presenta en pantalla (SWCHEQUE01.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos "Formato), es aquel que contiene el cheque propiamente tal (ver Figura N2), el segundo (SWCHEQUE01.csv)que llamaremos "Base"), que se accede desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que forman el formato del cheque (ver Figura N3).

REMUNERACIONES Figura N2

4-63

Figura N3

Cmo modificar el formato de un Cheque?

Si el formato que viene predefinido en el sistema no le acomoda, podr modificarlo de acuerdo a sus necesidades, utilizando siempre como base los antecedentes que provee el archivo SWCHEQUE.csv que hemos denominado Base (Figura 3), ya que all se presentan los campos estndares para este tipo de documentos. Para llevar a cabo este proceso habr que: 1 2 3 4 5 En el archivo Base, hacer clic en la Columna B, sobre el campo a incluir en el Formato del Cheque. Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar, del men de Excel. Ir al archivo que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana de Excel. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer clic en botn derecho del mouse. Elegir la opcin Pegado Especial.

4-64

Recursos Humanos

En la ventana desplegada (Figura N4) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato del Cheque. Figura N4

De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Cheque quede acorde con lo deseado. En caso que requiera eliminar un campo bastar, con que ubique el indicador del mouse sobre l y pulse la tecla SUP. Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, cerrar el archivo SWCHEQUE01.xls, grabando los cambios en caso que se hayan realizado modificaciones. Esto cerrar tambin el Excel, dejndolo en Recursos Humanos en la pantalla principal del proceso Definicin Formato de Cheque presentando una lista con los formatos ingresados (ver Figura N5), dentro de la cual se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas donde podr Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Figura N5

Para abandonar e proceso se utiliza el botn Salir.

REMUNERACIONES

4-65

4.5.5.2 Cheques para el Personal

Objetivo Permite la emisin y eliminacin de cheques destinados al personal de la empresa. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las alternativas de emisin y eliminacin de cheques. Ver Figura N1. Figura N 1

4.5.5.2.1 Emisin de Cheques

Objetivo Emitir cheques de pago al personal ya sea que se encuentren o no bajo esta forma de pago. Los cheques podrn ser emitidos para cualquier pago que se efecte, por ejemplo: Anticipo, Bono, Sueldo Lquido Mensual, etc. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla donde se ingresan los parmetros que condicionan la emisin de cheques. Ver Figura N1. Figura N1

Aqu tendr que sealar el mes y ao a considerar y la variable para la cual se emitirn cheques. Adems podr indicar si dentro de la emisin se consideran slo las fichas con forma de pago "Cheque" o todas, sin importar la modalidad de pago que tengan asociadas los empleados. Esto se consigue activando o desactivando el botn de chequeo que aparece a la izquierda de esta opcin. Indicados los parmetros a considerar, podr optar por la seleccin del botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N2), o abandonarlo a travs del botn Cancelar.

4-66

Recursos Humanos

Figura N2

Lo primero que deber seleccionar dentro de esta ventana, es si la impresin corresponder a cheques o a un informe de pago; es decir, si es por CHEQUE, el sistema imprimir los documentos (cheques) directamente en la impresora; por el contrario, si es por INFORME DE PAGO el sistema imprimir un listado con la lista de las personas a quienes se le debe pagar. A continuacin y si su seleccin fue Cheque, tendr que definir los siguientes parmetros: Formato de cheque: El sistema asume el formato estndar, aunque Ud. podr optar por otro formato, a travs de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha de esta campo.

Ciudad Emisin Cheque: Corresponde a la ciudad donde ser emitido el cheque. Este antecedente podr ser digitado directamente, o bien podr obtenerse desde la lista de ciudades que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Fecha Emisin Cheque: Corresponde a la fecha que registrar el cheque al momento de ser impreso.

Cuenta Contable Banco: Corresponde a la cuenta del Plan de Cuentas a la cual se asociar el cheque. Este campo podr ser digitado directamente, o bien seleccionado desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Este campo se activa solamente si se est trabajando con conexin a Contabilidad y Presupuestos, ya que la cuenta aqu especificada ser usada al momento de efectuar la Contabilizacin. Presupuesto de Caja: Corresponde a la cuenta de presupuesto de caja que se considerar Este campo podr ser digitado directamente, o bien seleccionado desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Corresponde al nmero del primer cheque que ser emitido, ya que a partir de all se mantendr la correlatividad.

N del Primer Cheque:

En caso de haber optado por el Informe de Pago solamente tendr que sealar la Cuenta Contable Banco y el N de Primer Cheque. Cualquiera haya sido el tipo de seleccin (Cheque o Informe), seleccione el botn Siguiente (ver Figura N3) para continuar con el proceso, o de lo contrario presione el botn Cancelar para abandonarlo.

REMUNERACIONES

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Figura N3

Al seleccionar el dispositivo, el sistema confirmar si se desea o no grabar los cheques emitidos. El que sean grabados permitir hacer la centralizacin respectiva al momento de hacer el proceso de Contabilizacin (Captulo Contabilizacin). Global Empresa, tendr que optar por esta alternativa en caso que se desee emitir el informe para todos los empleados. Luego de optar por esta opcin tendr que elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Masivo, permite condicionar la emisin en base a reas de Negocios y/o Centros de Costo. Tras elegir esta alternativa, tendr que seleccionar el botn Siguiente, con lo cual se desplegar una nueva ventana donde podr optar por considerar a todas las reas de Negocios y/o Centros de Costos, o a alguna en particular en este ltimo caso tendr que hacer uso del botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos y desde la lista presentada elegir el Area de Negocios y/o el Centro de Costo deseado. A continuacin elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Selectivo, a travs de esta alternativa se podr emitir un informe para un empleado en particular o para un grupo de ellos. Al optar por esta alternativa se presenta la pantalla donde tendr que indicar si para la emisin del informe se consideran todas las reas de Negocio y/o Centros de Costo o una en particular, al igual que en la emisin masiva. A continuacin tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar, tras esto se despliega la lista de los empleados para que se elija desde all aquellos que sern incluidos en el informe. Para seleccionar empleados tendr que hacer clic sobre el deseado y luego sobre el botn Agregar. Los empleados elegidos irn apareciendo en la lista de fichas seleccionadas. Permite indicar si los cheques o el listado de cheques aparecer ordenado por Ficha o Nombre de los empleados

Ordenado por...:

Una vez especificados los parmetros, habr que elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas, el cual le permitir dar inicio a emisin ya sea del Informe o de los Cheques. Si lo que se emiten son cheques, slo se activar la impresora; mientras que si se emite el listado, se activan las opciones de emitirlo al monitor, al disco o a la impresora. A continuacin se presenta un ejemplo de Cheques emitidos y otro de un Informe de Pago: Para salir de esta proceso tendr que optar por la seleccin del botn Cancelar.

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Recursos Humanos

Informe Ejemplo de Emisin de Cheques

__________________________________________________________________________________________________________ 67.832 | | 67.832*** | | 02/02/2000 | | Santiago 02 Febrero 2000 | | | | AGUILA RIOSECO LAURA AGUILA RIOSECO LAURA | | sesenta y siete mil ochocientos treinta y dos ******** ******** ******** | | ******** ******** | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------111.140 | | 111.140*** | | 02/02/2000 | | Santiago 02 Febrero 2000 | | | | AZA LAGOS GERMAN AZA LAGOS GERMAN | | ciento once mil ciento cuarenta ******** ******** ******** ******** ******** | | ******** | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------206.739 | | 206.739*** | | 02/02/2000 | | Santiago 02 Febrero 2000 | | | | FERREIRA PIZARRO GONZALO FERREIRA PIZARRO | | doscientos seis mil setecientos treinta y nueve ******** ******** ******** GONZALO | | ******** ******** | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------: : :

Informe para Emisin de Cheques Personal

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe para Emisin de Cheques Personal (Por Area de Negocio) Seleccin de todas las Areas de Negocio y todos los Centros de Costos Cuenta Contable Banco: 1-2-2-01 BANCO DE CHILE Variable: H100 LIQUIDO A PAGAR -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Area de Negocio Ficha Nombres N Cheque Total a Pagar -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------001 CASA MATRIZ AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO 1000 532,914 AD007 PERALTA EGUIGUREN TERESA 1002 204,782 DE001 JOFRE MATURANA RICARDO 1004 353,852 DE002 QUIROGA SALAS CARLOS 1005 391,459 GE001 LAMAS OTERO MARIA DEL CAR 1008 173,274 VE001 TORRES BENAVIDES LIDIA 1009 422,130 VE003 PAREDES SUAZO JOSE 1010 200,168 VE004 CRUZ ALAMOS PEDRO 1011 179,414 VE005 MUOZ PAREDES LILIAN 1012 199,764 Total Area de Negocio 002 EL CAAMO AD005 ROSAS SUAZO ELIZABETH BO002 SILVA MONTEALEGRE SEGISM DE004 PRIETO NUEZ ALEJANDRO DE005 OTERO FUENTES JOSEFINA VE006 SOLIS PEA CARMEN L. VE007 SALINAS FREIRE JORGE VE008 DITTBORN MATURANA MARIA 2,657,757 Fecha: Pgina: 02/02/2000 1

1001 1003 1006 1007 1013 1014 1015 Total Area de Negocio TOTAL

480,627 305,389 338,852 372,161 203,351 201,780 201,780 2,103,940 4,761,697

REMUNERACIONES

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4.5.5.2.2 Eliminacin de Cheques

Objetivo Permite la eliminacin de cheques destinados al personal, ya sea para el Global de la empresa o en forma Masiva. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una ventana, dentro de la cual debern ser ingresados los parmetros que condicionarn la eliminacin. Ver Figura N1. Figura N1

Mes/Ao:

Se debe indicar el mes y ao a considerar para la eliminacin.

Cuenta Contable Banco: Indique la cuenta contable que ser asociada a la eliminacin de cheques. Esta cuenta puede ser digitada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo. Indicados el mes y la cuenta contable, el sistema solicitar seleccionar si la eliminacin considerar el Global de la empresa o bien en forma Masiva, para este ltimo deber indicar el rea de Negocios y Centro de Costo a considerar. Una vez especificados todos los parmetros solicitados, se despliega la lista de cheques posibles de ser eliminados y se activa el botn Eliminar en la 2 Barra de Herramientas, el que tendr que ser elegido luego de seleccionar el cheque a eliminar. Para cancelar el proceso y regresar a la pantalla anterior, presione el botn Salir.

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Recursos Humanos

4.5.5.3 Cheques para las AFP

Objetivo Esta opcin permite la generacin u eliminacin de cheques destinados al pago de cotizaciones de AFPs del personal. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada, con las siguientes opciones: Figura N 1

4.5.5.3.1 Emisin Cheques AFP

Objetivo Generar los cheques directamente para el pago de los Fondos de Pensiones y/o Fondos de Cesanta o un listado con los montos a pagar, en el caso de emitir cheques a mano. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla donde se ingresan los parmetros que condicionan la Emisin de Cheques para la AFP. Ver Figura N1. Figura N1

Dichos parmetros son: Mes/ao: Corresponde al mes y ao a considerar para la Emisin de los cheques o del Informe de Pagos.

Posteriormente, indique mediante la seleccin en la caja de chequeo, si generar cheque para el Fondo de Pensiones y/o Fondos de Cesanta

REMUNERACIONES Si opt por Cheque Fondos de Pensiones, las variables necesarias para generar el o los cheques, se obtienen directamente de la Planilla de Cotizacin Obligatoria, Ahorro Voluntario y Seguro de Cesantay de la Planilla de Cotizacin Voluntaria, Depsitos Convenidos y Aportes de Indemnizacin, por este motivo es importante que usted haya definido previamente todas las variables en las respectivas Planillas de AFP. Mediante la seleccin del botn de opciones, podr optar por: - Generar 2 cheques, uno por cada Planilla - Genera 1 cheque para las dos Planillas - Slo Planilla Cot. Obligatoria, Ahorro y Seguro Cesanta - Slo Planilla Cot. Voluntaria, Depsitos y Aportes Si opt por Generar Cheque Fondos de Cesanta, las variables necesarias para generar el Cheque para los Fondos de Cesanta, se obtienen directamente de la Planilla de Cotizacin Obligatoria, Ahorro Voluntario y Seguro de Cesanta. Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N2), de lo contrario se abandona con el botn Cancelar. Figura N2

4-71

Lo primero que deber seleccionar dentro de esta ventana, es si la impresin corresponder a cheques o a un informe de pago; es decir, si es por CHEQUE, el sistema imprimir los documentos (cheques) directamente en la impresora; por el contrario, si es por INFORME DE PAGO el sistema imprimir un listado con la lista de las personas a las cuales deber efectuarles el pago de AFP. A continuacin y si su seleccin fue Cheque, tendr que definir los siguientes parmetros: Formato de cheque: El sistema asume el formato estndar, aunque Ud. podr optar por otro formato, a travs de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Ciudad Emisin Cheque: Corresponde a la ciudad donde ser emitido el cheque. Este antecedente podr ser digitado directamente o bien podr obtenerse desde la lista de ciudades que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Fecha Emisin Cheque: Corresponde a la fecha que registrar el cheque al momento de ser impreso.

Cuenta Contable Banco: Corresponde a la cuenta del Plan de Cuentas a la cual se asociar el cheque. Este campo podr ser digitado directamente, o bien seleccionado desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Este campo se activa solamente si se est trabajando con conexin a Contabilidad y Presupuestos, ya que la cuenta aqu especificada ser usada al momento de efectuar la Contabilizacin.

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Recursos Humanos

Presupuesto Caja:

Corresponde a la cuenta de presupuesto de caja que se considerar en la emisin del informe. Este campo podr ser digitado directamente, o bien seleccionado desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Corresponde al nmero del primer cheque que ser emitido, ya que a partir de all se mantendr la correlatividad.

N del Primer Cheque:

En caso de haber optado por el Informe de Pago solamente tendr que sealar la Cuenta Contable Banco y el N de Primer Cheque. Cualquiera haya sido el tipo de seleccin (Cheque o Informe), seleccione el botn Siguiente (ver Figura N3) para continuar con el proceso, o de lo contrario presione el botn Cancelar para abandonarlo. Figura N3

Dentro de esta ventana deber indicar el rango de AFPs a considerar (Desde/Hasta), cuyos cdigos podrn ser ingresados directamente o bien elegidos desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. Indicado el rango, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N4. Figura N4

REMUNERACIONES Dentro de esta ventana deber seleccionar el rea de Negocio y el Centro de Costo a considerar en la emisin del informe, estos datos podrn ser digitados directamente, o bien seleccionarlos desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda, de lo contrario seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha del campo podrn ser seleccionadas todas las reas de Negocio y todos los Centros de Costo ingresados en el sistema. Una vez especificados los parmetros, habr que elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas, el cual le permitir dar inicio a emisin ya sea del Informe o de los Cheques. Si lo que se emiten son cheques, slo se activar la impresora; mientras que si se emite el listado, se activan las opciones de emitirlo al monitor, al disco o a la impresora. A continuacin se presenta un ejemplo de cheques emitidos y del Informe de Pagos:

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Informe Ejemplo de Cheques Emitidos a AFP

_____________________________________________________________________________________________________ 417.972 | | 417.972*** | | 04/02/2002 | | Santiago 4 Febrero 2002 | | | | AFP SANTA MARA | | AFP SANTA MARA | | cuatrocientos diez y siete mil novecientos setenta y dos ******** ******** | | ******** ********

___________________________________________________________________________________________ 86.775 04/02/2002 AFP MAGISTER | | | | | | | | | | | | | | | | | | 86.775*** Santiago 04 Febrero 2002 AFP MAGISTER ochenta y seis mil setecientos setenta y cinco ******** ******** ******** ******** ********

___________________________________________________________________________________________

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Recursos Humanos

Informe ejemplo de pagos en AFP

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: Pgina: Mes de Proceso:

04/02/2002 1 Febrero 2000

Informe para emisin de cheques AFP

(Por Area de Negocio) Seleccin de todas las Areas de Negocio y todos los Centros de Costo Cuenta Contable Banco: 1-2-2-01 BANCO DE CHILE

Rango de AFP Desde SANTA MARIA Hasta CUPRUM __________________________________________________________________________________________________________ Cdigo Nombre AFP Area de Negocio N Cheque Total a Pagar __________________________________________________________________________________________________________ 01 SANTA MARIA CASA MATRIZ LOCAL COMERCIAL 2 1 Total AFP 02 PROVIDA CASA MATRIZ LOCAL COMERCIAL 537.818 314.211 852.029

3 4 Total AFP

491.704 157.097 648.801

TOTAL

1.500.830

4.5.5.3.2 Eliminacin Cheques AFP

Objetivo Permite la eliminacin de cheques destinados al pago de AFP. Operatoria El procedimiento a seguir para la eliminacin de cheques AFP es similar a la Eliminacin Cheques del Personal, con la diferencia de que para su seleccin puede considerar determinadas reas de Negocios y Centros de Costo.

REMUNERACIONES

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4.5.5.4 Cheques para las ISAPRES

Objetivo Esta opcin permite la emisin o eliminacin de cheques destinados al pago de cotizaciones de ISAPRE. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada, con las siguientes opciones: Figura N 1

4.5.5.4.1 Emisin Cheques ISAPRE

Objetivo Generar los cheques directamente para el pago de cotizaciones de ISAPRE o un listado con los montos a pagar, en el caso de emitir cheques a mano. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla donde se ingresan los parmetros que condicionan la Emisin de Cheques para la ISAPRE. Ver Figura N1. Figura N1

Dichos parmetros son: Mes/ao: Corresponde al mes y ao a considerar para la emisin de los Cheques o del Informe de Pago.

Variable Total a Pagar Isapre: En este campo se debe sealar la variable que contiene el monto Total a Pagar a la Isapre, la cual puede ser digitada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda, ubicado a la derecha del campo.

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Recursos Humanos

Indicados estos dos antecedentes, seleccione el botn Siguiente, de aqu en adelante el proceso a seguir es similar al descrito en el captulo anterior (Emisin Cheques AFP), por lo tanto le recomendamos seguir los pasos all sealados, de lo contrario se abandona con el botn Cancela. A continuacin se presenta un ejemplo de cheques emitidos y del Informe de Pagos:

Informe Ejemplo de Cheques emitidos a Isapres

__________________________________________________________________________________________________________ | | 352.450*** | | 04/02/2002 | | Santiago 04 Febrero 2002 | | | | | | PROMEPART | | PROMEPART | | trescientos cincuenta y dos mil cuatrocientos cincuenta ******** ******** | | ******** ******** __________________________________________________________________________________________________________ | | 47.075*** | | 04/02/2002 | | Santiago 04 Febrero 2002 | | | | | | BANMEDICA | | BANMEDICA | | cuarenta y siete mil setenta y cinco ******** ******** ******** ******** | | ******** ******** __________________________________________________________________________________________________________ | | 365.672*** | | 04/02/2002 | | Santiago 04 Febrero 2002 | | | | COLMENA GOLDEN | | COLMENA GOLDEN | | trescientos sesenta y cinco mil seiscientos setenta y dos ******** ******** | | ******** ******** __________________________________________________________________________________________________________ 365.672 47.075 352.450

: : : :

: : : :

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Informe Ejemplo de Pagos en Isapre

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 10/02/2002 DEMOSTRACION 1 PROVIDENCIA Proceso : Febrero 2000 SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: Pgina: Mes de

Informe para emisin de cheques Isapre (Por Area de Negocio) Seleccin de todas las Areas de Negocio y todos los Centros de Costo Cuenta Contable Banco: 1-2-2-01 BANCO DE CHILE Hasta COLMENA GLODEN

Rango de ISAPRE Desde BANMEDICA

Cdigo Nombre ISAPRE Area de Negocio 01 BANMEDICA CASA MATRIZ EL CAAMO CIGNA CASA MATRIZ EL CAAMO CONSALUD CASA MATRIZ

N de Cheque

Total a Pagar

1 2 Total Isapre

319,617 59,809 379,426 81,960 169,828 251,788 57,622 57,622

02

3 4 Total Isapre

03

5 Total Isapre

TOTAL

688,836

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Recursos Humanos

4.5.5.4.2 Eliminacin Cheques ISAPRE

Objetivo Permite la eliminacin de cheques destinados al pago de Isapre. Operatoria El procedimiento a seguir para la eliminacin de cheques AFP es similar a la Eliminacin Cheques del Personal, con la diferencia de que para su seleccin puede considerar determinadas reas de Negocios y Centros de Costo.

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4.6 Pagos Electrnicos

Objetivo Este proceso le permitir traspasar informacin a las distintas Cajas de Compensacin va Internet. Adems, podr generar archivos de exportacin para el Pago de Remuneraciones y Cotizaciones, a travs de distintas entidades. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada, con las siguientes opciones:

4.6.1 Traspaso a CCAF Va Internet

Objetivo Este proceso le permitir traspasar informacin a las distintas Cajas de Compensacin Va Internet. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada, con las siguientes opciones:

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Recursos Humanos

4.6.1.1 CCAF Los Andes

Objetivo Permite generar un archivo de traspaso para el pago de las cotizaciones a la Caja de Compensacin Los Andes, el cual ser enviado directamente va Internet. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla, donde lo primero que deber indicar es el mes y ao para el traspaso de informacin. A la derecha de la pantalla se encuentra habilitado el Logo Institucional, el cual tras ser seleccionado levantar la pgina Web de la Caja de Compensacin Los Andes. (ver Figura N 1). Figura N1

A continuacin, seleccione mediante el botn de opciones el tipo de planilla a generar, los cuales son: Remuneraciones, Trabajo Pesado o Depsitos Convenidos. Posteriormente, indique si el traspaso de informacin ser realizado en forma Global, es decir generar el archivo con todos los trabajadores de la empresa o en forma Masiva, donde seleccionar al personal sobre la base del rea de Negocio y Centros de Costo a los cuales pertenecen. A continuacin y dependiendo del tipo de planilla a generar, deber ingresar una a una las variables que contendrn la informacin requerida por la Caja de Compensacin, el sistema informar la condicin de la variable pudiendo ser: opcional o exigida. Consideracin: - Estas variables deben haber sido creadas previamente en el Modelo de Clculo. Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Permite realizar las validaciones necesarias dependiendo del tipo de planilla a generar, antes de iniciar el proceso de traspaso de informacin. Ver Figura N 2

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Figura N 2

Seleccione el botn Iniciar Validacin para dar comienzo a la validacin de datos, desplegando en pantalla un informe con posibles errores encontrados, Imprimir permite imprimir un archivo html que muestra el detalle de las validaciones realizadas o Volver regresa a la pantalla anterior.

Permite visualizar la informacin que ser traspasada a la Caja de Compensacin. Luego de seleccionar el tipo de archivo e ingresar la informacin solicitada, el sistema le mostrar la vista previa del traspaso a CCAF Va Internet. (Ver Figura N 3). Figura N 3

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Recursos Humanos

Permite conocer la estructura que tendr el archivo que ser enviado a la Caja de Compensacin, el cual al ser abrir una pgina HTML que mostrar dicha estructura. Consideraciones: El archivo de Depsitos Convenidos slo ser generado para los trabajadores que tengan Depsito Convenido y/o Aporte de Indemnizacin y/o Cotizacin Voluntaria, y las fichas a lo menos deben tener valores en las variables ingresadas en los campos: Depsito Convenido y/o Aporte (Cuenta Indemnizacin) y/o Cotizacin Voluntaria (Trabajador INP), esta ltima para trabajadores que son de AFP, se ingresa como dato en la creacin de fichas carpeta previsin, seccin Monto Cotizacin Previsional Voluntaria. Archivo Seguro de Cesanta, las fichas a lo menos deben tener valores en las variables ingresadas para los campos: Remuneracin Imponible, Seguro de Cesanta (esta variable se encuentra en el formulario Planilla AFP con Seguro de Cesanta). El Monto Cotizacin Adicional, se calcular siempre y cuando el trabajador este en Isapre. El Monto Pactado debe ser cero (0) si el trabajador se encuentra en FONASA. Si al generar el archivo de depsitos convenidos el sistema detecta una ficha que pertenece al sistema antiguo de previsin, y que est enviando su depsito Convenido y/o cotizacin voluntaria a una AFP y no indic a cual, el sistema le reportar la situacin con un mensaje.

Una vez ingresadas las variables podrn optar por el botn OK o Salir, el primero dar inicio al proceso y el segundo permitir abandonarlo. Cada vez que se realice el proceso se generar un archivo bajo el rea de datos de la empresa, el cual corresponde al que debe enviar a la Caja de Compensacin, el sistema lo informar por pantalla, tal como se muestra en la siguiente figura. Figura N 4

Finalizado el proceso, el sistema desplegar un mensaje informando si desea conectarse al sitio web de la CCAF Los Andes. Ver Figura N 5. Figura N 5

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4.6.1.2 CCAF (Otras)

Objetivo Permite generar un archivo de traspaso para el pago de las cotizaciones en distintas Cajas de Compensacin (Ej.: 18 Septiembre, La Araucana, Los Hroes), el cual ser enviado directamente va Internet. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla, donde lo primero que deber indicar es el mes y ao para el traspaso de informacin. A continuacin deber sealar la Caja de Compensacin para la cual se generar el archivo, que se obtiene al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo, el sistema desplegar a la derecha el Logo Institucional, el cual tras ser seleccionado levantar la pgina Web de la Caja de Compensacin seleccionada. (ver Figura N 1). Figura N1

Dependiendo de la Caja de Compensacin seleccionada, el sistema habilitar los tipos de archivos o pagos a los que podr optar, los cuales son: Remuneraciones, Gratificaciones, Seguro de Cesanta y/o Depsitos Convenidos, slo se habilitar el ingreso de rango de fechas al indicar tipo de pago por Gratificaciones. Seleccione mediante el botn de opciones, si el traspaso de informacin ser realizado en forma Global, es decir generar el archivo con todos los trabajadores de la empresa o en forma Masiva, donde seleccionar al personal sobre la base del rea de Negocio y Centros de Costo a los cuales pertenecen. A continuacin ingrese una a una las variables que contendrn la informacin requerida por la Caja de Compensacin y el tipo de pago seleccionado. Consideracin: - Estas variables deben haber sido creadas previamente en el Modelo de Clculo. Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

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Recursos Humanos

Permite realizar las validaciones necesarias dependiendo del tipo de pago a considerar, antes de iniciar el proceso de traspaso de informacin. Ver Figura N 2 Figura N 2

Seleccione el botn Iniciar Validacin para dar comienzo a la validacin de datos, desplegando en pantalla un informe con posibles errores encontrados, Imprimir permite imprimir un archivo html que muestra el detalle de las validaciones realizadas o Volver regresa a la pantalla anterior.

Permite visualizar la informacin que ser traspasada a la Caja de Compensacin. Luego de seleccionar el tipo de archivo e ingresar la informacin solicitada, el sistema le mostrar la vista previa del traspaso a CCAF Va Internet. (Ver Figura N 3). Figura N 3

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Si Ud. requiere conocer la estructura que tendr el archivo que ser enviado a la Caja de Compensacin, tendr a su disposicin el botn Lista Estructura, el cual al ser abrir una pgina HTML que mostrar dicha estructura. Una vez sealadas las variables podr optar por los botones OK para dar inicio al proceso o Salir para abandonarlo. Consideraciones: El archivo de Depsitos Convenidos slo ser generado para los trabajadores que tengan Depsito Convenido y/o Aporte de Indemnizacin y/o Cotizacin Voluntaria, y las fichas a lo menos deben tener valores en las variables ingresadas en los campos: Depsito Convenido y/o Aporte (Cuenta Indemnizacin) y/o Cotizacin Voluntaria (Trabajador INP), esta ltima para trabajadores que son de AFP, se ingresa como dato en la creacin de fichas carpeta previsin, seccin Monto Cotizacin Previsional Voluntaria. El archivo de Gratificaciones, las fichas a lo menos deben tener valores en las variables ingresadas para los campos: Monto Gratificacin y/o Monto Remuneraciones Seguro de Cesanta. Archivo Seguro de Cesanta, las fichas a lo menos deben tener valores en las variables ingresadas para los campos: Remuneracin Imponible, Seguro de Cesanta (esta variable se encuentra en el formulario Planilla AFP con Seguro de Cesanta). El Monto Cotizacin Adicional, se calcular siempre y cuando el trabajador este en Isapre. El Monto Pactado debe ser cero (0) si el trabajador se encuentra en FONASA. Una vez ingresadas las variables podrn optar por el botn OK o Salir, el primero dar inicio al proceso y el segundo permitir abandonarlo. Cada vez que se realice el proceso se generar un archivo bajo el rea de datos de la empresa, el cual corresponde al que debe enviar a la Caja de Compensacin respectiva, , tal como se muestra en la siguiente figura de ejemplo. Figura N 4

Finalizado el proceso, el sistema desplegar un mensaje informando si desea conectarse al sitio web de la CCAF seleccionada. Ver Figura N 5. Figura N 5

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Recursos Humanos

4.6.2 Bancos
Objetivo Presenta un submen con los distintos Bancos a los cuales podr conectarse, permitiendo generar archivos para realizar las Cancelaciones de Cotizaciones y Pago de Remuneraciones.

4.6.2.1 Banco Crdito e Inversiones

Objetivo Permite generar un archivo con los antecedentes necesarios para efectuar las cancelaciones de Cotizaciones Previsionales y Pago de Remuneraciones, a travs del Banco de Crdito e Inversiones (BCI). Antes de ingresar a este proceso deber verificar que bajo el rea de programas exista el directorio TRANSFER (SOFTLAND\PROGRAMA\TRANSFER). Esta carpeta con los archivos es proporcionado por el banco, si Ud. no cuenta con el, por favor comunquese directamente con la mesa de ayuda del BCI. Es necesario que verifique que uno de los archivos se llame OFPAGO.TAB.

Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla donde deber indicar la siguiente informacin (ver Figura N 1): Figura N1

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Remuneracin del mes/ao: Indique el mes y ao a considerar para el envo de informacin, el sistema sugerir el ltimo mes preparado. Dentro de esta pantalla podr optar por generar el archivo, considerando el Pago de Cotizaciones o el Pago de Remuneraciones:

Pago de Cotizaciones
Lo primero que deber indicar es si el archivo a generar contemplar todas las fichas o un rango de ellas. Al optar por un rango tendr que sealar el grupo desde/hasta a considerar. Posteriormente deber ingresar las variables que exige el sistema, previamente definidas en el Modelo de Clculo, para la generacin del archivo. Para esto seleccione el botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo y elija las variables correspondientes.

Pago de Remuneraciones
Al optar por esta opcin el sistema solicitar la siguiente informacin (ver Figura N 2): Figura N 2

Primero tendr que sealar el cdigo del banco BCI, luego escoger en la opcin Considera, Todos los empleados sin importar el banco o bien Slo los empleados que van al Banco de Crdito e Inversiones. El paso siguiente es considerar Todas las Fichas o un Rango de ellas. En caso de optar por un rango, tendr que indicar el grupo desde/hasta a considerar. Cualquiera haya sido el caso, para continuar deber indicar: Fecha de Pago: Nmero del Pago: Ingrese la fecha a considerar para el pago. Ingrese un nmero con el cual identificar el pago. Este campo no es obligatorio.

Variable Lquido a Pagar: Ingrese la variable a considerar para realizar el proceso de Pago de Remuneraciones. Esta variable puede ser digitada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo.

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Recursos Humanos

Ya sea que Ud. este pagando Cotizaciones o Remuneraciones, una vez ingresada la informacin solicitada, podr optar por los siguientes botones:

Con este botn usted tendr la opcin de poder ver los datos que sern enviados al Banco. Al presionar el botn usted visualizar la informacin de las Remuneraciones (ver Figura N 3), o de las Cotizaciones (ver Figura N 4), dependiendo de lo que haya seleccionado. Figura N 3

Figura N 4

Permite listar y conocer la estructura de los archivos (HTML) a generar, ya sea para el Pago de Remuneraciones, o bien para el pago de Cotizaciones. Este botn se activar slo si al generar el archivo, opta por Pago de Cotizaciones, tras lo cual al ser seleccionado desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 5.

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Figura N 5

En ella, deber ingresar los distintos porcentajes utilizados tanto en la Caja de Compensacin como en la Mutual. Indicado esto seleccione el botn OK para registrar la informacin.

Permite dar inicio al proceso, el sistema validar que exista toda la informacin necesaria para poder generar el archivo de Pago de Cotizaciones o Remuneraciones y solicitar indicar la ubicacin donde quedar grabado. El sistema sugerir el rea de datos de la empresa y el nombre del archivo Ctddmmaa.bci para el Pago de Cotizaciones y Pgddmmaa.bci para el Pago de Remuneraciones

Abandona el proceso, regresando al men principal, sin generar los archivos.

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Recursos Humanos

4.6.2.2 Banco de Chile

Objetivo Permite generar un archivo con los antecedentes necesarios para efectuar las cancelaciones de Cotizaciones Previsionales y Pago de Remuneraciones a travs del Banco de Chile. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema despliega una pantalla donde deber indicar la siguiente informacin (ver Figura N 1): Figura N1

Remuneracin del mes/ao: Indique el mes y ao a considerar para el envo de informacin, el sistema sugerir el ltimo mes preparado.

Pago de Cotizaciones
Al optar por esta opcin, deber indicar si el pago es para todas las fichas o para un rango de ellas, si su opcin es por rango, deber indicar desde/hasta a considerar en el envo. Posteriormente deber asociar todas las variables exigidas, previamente definidas en el Modelo de Clculo y con sus valores respectivos producto de la Liquidacin del Periodo que se est pagando.

Pago de Remuneraciones
Al seleccionar esta alternativa deber indicar la siguiente informacin: Banco de Chile: Indique el cdigo de identificacin que registra el Banco dentro de la Superintendencia de Bancos, los cuales fueron definidos previamente en el men Tablas, proceso Bancos/Sucursales.

Al hacer clic en el logo del banco ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, podr conectarse a la pgina Web del Banco de Chile. Tipo de Pago: Seleccione mediante el botn de opciones, si el pago corresponde a la Remuneracin Mensual o a Anticipo de Sueldo. Cualquiera sea la alternativa seleccionada, indique si el archivo a generar incluir todas las fichas con depsito, sin importar si sta tiene asociado otro banco, o generar el archivo slo con las fichas que tengan asociado el cdigo Banco de Chile.

A continuacin deber indicar si el pago es para todas las fichas o para un rango de ellas, si su opcin es por rango, indique desde/hasta a considerar en el envo.

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Fecha de Pago: Cdigo Convenio: Nmero Nmina: Nombre Nmina:

El sistema asume por defecto la fecha del da, la cual puede ser modificable. Indique el cdigo del convenio sostenido con la entidad. Nmero correspondiente a la nmina que se est enviando al Banco. Indique el nombre que se asignar a la nmina, la cual ser enviada al Banco.

Variable Lquido a Pagar: Se debe indicar la variable a considerar en el pago. Cualquiera sea la forma de pago a considerar para el envo del archivo, se encuentran activos los siguientes botones.

Al seleccionar este botn y dependiendo del pago a considerar, el sistema sugiere el lugar de destino y nombre del archivo, ya sea Remunera.txt para el pago de remuneraciones o Insti.txt y Perso.txt para el pago de cotizaciones. Generado el archivo, el sistema desplegar una ventana dando la posibilidad de incluir las fichas cuyo valor sea igual o menor a cero (slo si el archivo corresponde a Pago de Remuneraciones), y conectarse al sitio Web del Banco de Chile.

Permite realizar las validaciones necesarias sobre los datos, antes de iniciar el proceso de generacin de archivos. Al presionarlo, se desplegar una nueva pantalla. (Ver Figura N2). Figura N 2

Dependiendo de la forma de pago y del archivo a generar, el sistema realizar las validaciones correspondientes. Junto a esto encontrar los botones: Inicio que permite dar comienzo a la validacin de datos, desplegando en pantalla un informe con posibles errores encontrados, Imprimir permite imprimir un archivo html con el detalle de las validaciones realizadas.

Permite listar y conocer la estructura del archivo, ya sea para el pago de remuneraciones o bien para el pago de cotizaciones.

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Recursos Humanos

Al seleccionar este botn usted tendr disponible una previsualizacin del pago de remuneraciones o bien para el pago de cotizaciones, cualquiera sea el caso, el sistema le presentar la siguiente pantalla. (Ver Figura N 3). Figura N 3

Regresa a la pantalla anterior.

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4.6.2.3 Banco Santander Santiago

Objetivo Permite generar un archivo con los antecedentes necesarios para efectuar las cancelaciones de Cotizaciones Provisionales, Pago de Remuneraciones a travs del Banco Santander Santiago y generar un archivo para el portal del Banco. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla donde deber definir la siguiente informacin (ver Figura N1): Figura N1

Dentro de esta pantalla podr enviar un archivo con la informacin necesaria para ser enviada para el Pago de Remuneraciones o Cotizaciones. Remuneracin del mes/ao: Indique el mes y ao a considerar para el envo de informacin, el sistema sugerir el ltimo mes preparado. rea de Negocio: Permitir indicar filtros para las fichas a considerar de rea de negocios, es decir, si se consideran todas las fichas de una rea de negocio en particular, o todas fichas sin importar su rea asociada. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan reas de negocio. Usted podr indicar filtros para las fichas a considerar, a nivel de Centro de Costo, es decir, si se consideran todas las fichas de un Centro de Costo en particular o todas fichas sin importar su Centro de Costo asociado. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan Centros de Costo.

Centro de Costo:

Al hacer clic en el logo del banco ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, podr conectarse a la pgina Web del Banco Santander Santiago. Rango de Fichas: Indique mediante la seleccin del botn de opciones si se considerarn todas las fichas o un rango de ellas en el envo del archivo.

4-94

Recursos Humanos

Incluye Empleados del: Permite considerar las fichas de acuerdo a Rol General y/o Rol Privado. Por defecto, el sistema trae seleccionado Rol General. El usuario podr filtrar fichas con Rol Privado slo si posee permisos para ver los valores de las fichas del Rol privado, de lo contrario aparecer deshabilitado y chequeado por defecto Rol General. Importante: El Empleado del Rol Privado implica que la informacin de sus valores es Reservada. Junto a esta informacin, se encuentran activas las siguientes carpetas:

Pago de Remuneraciones
Dentro de esta carpeta tendr que sealar: Banco Santander Santiago: Indique el cdigo definido para el Banco Santander en la opcin Remuneraciones/Tablas. Este cdigo podr ser digitado directamente, o seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Considera: Indique mediante el botn de opciones, si considerar en la emisin del archivo a: Todos los empleados sin importar el Banco, Slo los empleados que van al Banco Santander Santiago o Slo los empleados que no son del Banco Santander Santiago.

Variable Lquido a Pagar: Ingrese la variable Lquido a Pagar para realizar el proceso de Pago de Remuneraciones, la cual podr ser digitada directamente, o bien ser seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo.

Al seleccionar este botn usted podr tener una previsualizacin de la informacin a enviar. Ver Figura N 2. Figura N 2

Es necesario verificar que los cdigos de la Identificacin del Banco en la Superintendencia hayan sido ingresado para cada uno de los Bancos (el ingreso de la Identificacin del Banco en la Superintendencia se realiza desde el Mantenimiento de Bancos/Sucursales, men Personal, Tablas). En caso contrario arrojar un mensaje advirtiendo al Usuario de la Situacin.

REMUNERACIONES

4-95

Portal
Dentro de esta carpeta, deber ingresar informacin para la conexin con el portal del banco, donde el empleado podr ingresar y consultar informacin confidencial de las remuneraciones, certificados de renta, antigedad, total haberes, etc. El proceso genera un archivo plano segn la estructura indicada, el que debe ser enviado al banco para que los empleados puedan hacer uso de esta informacin. Previamente la empresa debe tener un convenio con el banco para tal efecto, y cada empleado debe contar con su clave de acceso al portal. Figura N 3

Banco Santander Santiago: Indique el cdigo definido para el Banco Santander en la opcin Remuneraciones/Tablas. Este cdigo podr ser digitado directamente, o seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Considera: Indique mediante el botn de opciones, si considerar en la emisin del archivo a: Todos los empleados sin importar el Banco, Slo los empleados que van al Banco Santander Santiago o Slo los empleados que no son del Banco Santander Santiago.

Incluye: Detalle de Pagos y Vacaciones Permite seleccionar variables tipo haberes y descuentos para incluirlas tanto en la vista como en el archivo generado para el banco, este detalle es para cada ficha. Tambin incluye informacin de vacaciones como das pendientes, periodo de las ltimas vacaciones, etc. Concepto de Pago: Corresponde al tipo de pago que se generar, por defecto el combo mostrar Remuneracin Mensual y podr seleccionar los siguientes tipos: Remuneracin Mensual, Anticipo, Bono, Vitico, Gratificacin, Aguinaldos, Honorarios, Otros Pago. Corresponde a la fecha en que se genera el archivo, el sistema sugerir la fecha del da, la cual podr ser . modificada manualmente, o a travs del botn

Fecha de Proceso:

Fecha de Pago Nmina: Corresponde a la fecha en que el trabajador recibir su remuneracin, el sistema sugerir el ltimo da . del mes, el cual podr ser modificado manualmente, o a travs del botn Dar aviso de pago al E-Mail del Empleado: Al seleccionar este check, el sistema automticamente dar aviso del pago al E-Mail del empleado registrado en la ficha del trabajador.

Pago de Cotizaciones
Dentro de esta carpeta, deber ingresar la informacin (Ver figura N 4):

4-96 Figura N 4

Recursos Humanos

Deber asociar todas las variables exigidas, previamente definidas en el Modelo de Clculo y con sus valores respectivos, producto de la Liquidacin del Periodo que se est pagando.

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N 5) donde deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 5

La informacin solicitada, tanto para la Mutual de Seguridad, como para la Caja de Compensacin no son de ingreso obligatorio, por lo que no sern exigidos para el envo del archivo. No as el cdigo de la actividad econmica de la empresa y la regin de la misma. Sea cual sea el pago a considerar para el envo del archivo, estn activos los siguientes botones:

Al seleccionar este botn usted podr tener una vista previa de las Cotizaciones. Ver figura N 6. El cdigo del Banco corresponder al cdigo ingresado en la tabla Bancos/Sucursales, opcin Identificacin del Banco en la Superintendencia.

REMUNERACIONES Figura N 6

4-97

En la informacin que se presenta en la vista previa de Pago de Cotizaciones, se mostrar el encabezado del archivo y por defecto se mostrar el detalle del Registro de los Funcionarios. Tambin podr seleccionar el detalle de los Registros que corresponden a los movimientos de la Caja de Compensacin, AFP e Isapres. (Ver figura N 7). Figura N 7

Usted podr visualizar y chequear que los valores que corresponden a cada columna sean los correctos.

Permite listar y conocer la estructura del archivo, ya sea para el pago de remuneraciones o bien para el pago de cotizaciones.

Al seleccionar este botn, el sistema validar que exista toda la informacin necesaria para poder generar el archivo. El sistema sugerir el nombre del archivo xxxxxM00.CIT para el Pago de Remuneraciones o ddmmaaaa.SAN para el Pago de Cotizaciones, solicitando indicar el rea de destino. Generado el archivo, el sistema desplegar una ventana dando la posibilidad de incluir las fichas cuyo valor sea igual o menor a cero (slo si el archivo corresponde a Pago de Remuneraciones), y conectarse al sitio Web del Banco Santander Santiago.

Abandona el proceso regresando al men Remuneraciones.

4-98

Recursos Humanos

Seor Usuario:
Portal Remuneraciones es una herramienta que proporciona el Banco Santander Santiago en conjunto con el Servicio de Pago de Remuneraciones permitiendo a la empresa publicar y dejar disponible a sus empleados, informacin que apoya la gestin de Recursos Humanos. Beneficios: - Permite acceder a la informacin completa y confidencial de las Remuneraciones en cualquier momento y lugar. - Mantiene los pagos histricos realizados a los empleados de la Empresa. - Mejora la comunicacin con los empleados a travs de su sistema de envo de solicitudes. Al conectarse al Portal, se levantar la siguiente pgina, donde deber indicar su Rut y Clave Secreta, tal como se muestra en la siguiente imagen: Figura N 8

Una vez ingresada la clave secreta y seleccionado el botn Ingresar, podr: Consultar Pagos, Generar Certificados (Antigedad, Renta), Ingreso de Solicitud de Vacaciones, Gestin de Mensajes, Distribucin de Email por Centro de Costo, etc.

REMUNERACIONES

4-99

4.6.2.4 Banco Citibank

Objetivo Permite generar un archivo con los antecedentes necesarios para efectuar el Pago de Remuneraciones a travs del Banco Citibank. Para la generacin del archivo se necesita que cada Banco tenga ingresado la Identificacin del Banco en la Superintendencia, men Personal/Tablas, opcin Bancos/Sucursales. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla donde deber definir la siguiente informacin (ver Figura N1): Figura N1

Remuneracin del mes/ao: Indique el mes/ao preparado y liquidado desde el cual se obtendrn los valores asociados a las fichas, el sistema sugerir el ltimo mes preparado.

Pago Remuneraciones
Indique el cdigo del Citibank, el cual puede ser digitado directamente o seleccionado desde la ayuda que despliega el contenido de la tabla de Bancos/Sucursales, luego escoger en la opcin Considera, Todos los empleados con depsito sin importar el banco o bien Slo los empleados con depsito en Banco Citibank. Al hacer clic en el logo del banco ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, podr conectarse a la pgina Web del Citibank. rea de Negocio: Permitir indicar filtros para las fichas a considerar de rea de negocios, es decir, si se consideran todas las fichas de un rea de negocio en particular o todas fichas sin importar su rea asociada. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan reas de negocio. Usted podr indicar filtros para las fichas a considerar, a nivel de Centro de Costo, es decir, si se consideran todas las fichas de un Centro de Costo en particular o todas fichas sin importar su Centro de Costo asociado. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan Centros de Costo.

Centro de Costo:

4-100 Rango de Fichas:

Recursos Humanos Indique mediante la seleccin del botn de opciones si se considerarn todas las fichas o un rango de ellas a incluir en la generacin del archivo.

N Cuenta Corriente a Debitar: Permite indicar el N de la Cuenta Corriente en la cual se debitar el total de las remuneraciones a pagar. Este valor es exigido por el banco y es de tipo numrico. N Secuencia de Pago: Permitir indicar el N de secuencia para la transaccin a realizar. Este valor es exigido por el banco y no debe repetirse de un archivo a otro, por lo cual el proceso ira almacenando en forma secuencial el valor de dicho campo. Fecha de Pago: Permitir indicar la fecha efectiva del pago. Por defecto desplegar el ltimo da del mes a procesar, el cual puede ser modificado a travs del botn .

Variable Lquido a Pagar: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendrn los valores asociados a cada ficha para el pago de remuneraciones. Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Permite listar un archivo html y conocer la estructura del archivo a emitir para el pago de remuneraciones.

Permite realizar las validaciones necesarias sobre los datos, antes de iniciar el proceso de generacin de archivos. Al presionarlo, se desplegar una nueva pantalla. (Ver Figura N2). Figura N 2

El sistema realizar las siguientes validaciones: Direccin Trabajador, se informar la ficha que no tiene direccin o ciudad ingresada, Tipo de Depsito al indicar en la ficha que se paga la remuneracin con depsito para el Banco Citibank debe tener seleccionado Cuenta Corriente. Existencia de informacin para generar archivo, el sistema verificar la existencia de informacin dependiendo de los parmetros ingresados. Junto a esto encontrar los botones: Iniciar Validacin que permite dar comienzo a la validacin de datos, desplegando en pantalla un informe con posibles errores encontrados, Imprimir permite imprimir un archivo html que muestra el detalle de las validaciones realizadas o Volver regresa a la pantalla anterior.

REMUNERACIONES

4-101

Al seleccionar este botn usted tendr disponible una previsualizacin de los datos a generar para el Banco Citibank, el sistema le presentar la siguiente pantalla. (Ver Figura N 3). Las fichas que contengan algn tipo de error, parmetros mal ingresados o sin informacin, no sern consideradas en la vista previa ni en la generacin del archivo para Pago de Remuneraciones. Figura N3

Permite dar inicio al proceso, el sistema validar que exista toda la informacin necesaria para poder generar el archivo de Pago de Remuneraciones, el cual por defecto quedar grabado en el rea de datos de la empresa con el nombre CitiRemMMYYYY.txt, donde MM y YYYY corresponden al mes y ao procesado. Tal como se muestra en la siguiente ventana. Figura N 4

Al seleccionar el botn OK (Aceptar), el sistema desplegar una nueva ventana dando la posibilidad de conectarse al sitio Web del Citibank.

Abandona el proceso, regresando al men principal sin generar el archivo.

4-102

Recursos Humanos

4.6.2.5 Banco Estado

Objetivo Permite generar un archivo con los antecedentes necesarios para efectuar el Pago de Remuneraciones a travs del Banco Estado. Para la generacin del archivo se necesita que cada Banco tenga ingresado la Identificacin del Banco en la Superintendencia, men Personal/Tablas, opcin Bancos/Sucursales. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla donde deber definir la siguiente informacin (ver Figura N1): Figura N1

Remuneracin del mes/ao: Indique el mes/ao preparado y liquidado desde el cual se obtendrn los valores asociados a las fichas, el sistema sugerir el ltimo mes preparado.

Pago Remuneraciones
Indique el cdigo del BancoEstado, el cual puede ser digitado directamente o seleccionado desde la ayuda que despliega el contenido de la tabla de Bancos/Sucursales, luego escoger en la opcin Considera, Todos los empleados con depsito sin importar el banco o bien Slo los empleados con depsito en Banco Estado. Al hacer clic en el logo del banco ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, podr conectarse a la pgina Web del BancoEstado. rea de Negocio: Permitir indicar filtros para las fichas a considerar de rea de negocios; es decir, si se consideran todas las fichas de un rea de negocio en particular o todas fichas sin importar su rea asociada. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan reas de negocio. Usted podr indicar filtros para las fichas a considerar a nivel de Centro de Costo; es decir, si se consideran todas las fichas de un Centro de Costo en particular o todas fichas sin importar su Centro de Costo asociado. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan Centros de Costo.

Centro de Costo:

REMUNERACIONES Rango de Fichas:

4-103 Indique mediante la seleccin del botn de opciones si se considerarn todas las fichas o un rango de ellas a incluir en la generacin del archivo.

Cdigo de Convenio: Permite indicar el cdigo numrico (largo mximo 10) de convenio asignado por el banco. Fecha de Pago: Permitir indicar la fecha efectiva del pago. Por defecto desplegar el ltimo da del mes a procesar, el cual debe ser modificado a una fecha posterior a la actual, a travs del botn .

Variable N Cuenta de Cargo Empresa: Permite indicar la variable desde la cual se obtendr el N de la Cuenta en la cual se carga el monto a liquidar. Este N de Cuenta corresponde a la cuenta de la Empresa y se solicita como variable debido a que puede existir ms de una cuenta de cargo que maneje con el Banco Estado. Variable Lquido a Pagar: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendrn los valores asociados a cada ficha para el pago de remuneraciones. Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Permite listar un archivo html y conocer la estructura del archivo a emitir para el pago de remuneraciones. Permite realizar las validaciones necesarias sobre los datos, antes de iniciar el proceso de generacin de archivos. Al presionarlo, se desplegar una nueva pantalla. (Ver Figura N2). Figura N 2

El sistema realizar las siguientes validaciones: Rut Empresa, se informar si no est definido el Rut en los datos de la empresa, Tipo de Depsito al indicar en la ficha que se paga la remuneracin con depsito para el Banco Estado debe tener seleccionado Cuenta Corriente y/o Chequera Electrnica BECH. N de Cuenta, el sistema verificar el N de cuenta si en la ficha est definido pago con depsito, Largo Cuenta Banco Estado se validar que el N de cuenta corriente o de chequera electrnica no tenga ms de 11 nmeros, Existencia de Informacin para generar archivo, el sistema verificar la existencia de informacin dependiendo de los parmetros ingresados.

4-104

Recursos Humanos Junto a esto encontrar los botones: Inicio que permite dar comienzo a la validacin de datos, desplegando en pantalla un informe con posibles errores encontrados, Imprimir permite imprimir un archivo html que muestra el detalle de las validaciones realizadas.

Al seleccionar este botn usted tendr disponible una previsualizacin de los datos a generar para el Banco Estado, el sistema le presentar la siguiente pantalla. (Ver Figura N 3). Las fichas que contengan algn tipo de error, parmetros mal ingresados o sin informacin, no sern consideradas en la vista previa ni en la generacin del archivo para Pago de Remuneraciones. Figura N3

Permite dar inicio al proceso, el sistema validar que exista toda la informacin necesaria para poder generar el archivo de Pago de Remuneraciones, el cual por defecto quedar grabado en el rea de datos de la empresa con el nombre CONVENIO.txt. Tal como se muestra en la siguiente ventana. Figura N 4

Al seleccionar el botn OK (Aceptar), el sistema desplegar una nueva ventana dando la posibilidad de conectarse al sitio Web del BancoEstado. Abandona el proceso, regresando al men principal sin generar el archivo.

REMUNERACIONES

4-105

4.6.2.6 Banco BBVA

Objetivo Permite generar un archivo con los antecedentes necesarios para efectuar el Pago de Remuneraciones a travs del Banco BBVA. Para la generacin del archivo se necesita que cada Banco tenga ingresado la Identificacin del Banco en la Superintendencia, men Personal/Tablas, opcin Bancos/Sucursales. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla donde deber definir la siguiente informacin (ver Figura N1): Figura N1

Remuneracin del mes/ao: Indique el mes/ao preparado y liquidado desde el cual se obtendrn los valores asociados a las fichas, el sistema sugerir el ltimo mes preparado.

Pago Remuneraciones
Indique el cdigo del Banco BBVA, el cual puede ser digitado directamente o seleccionado desde la ayuda que despliega el contenido de la tabla de Bancos/Sucursales, luego deber escoger seleccionando el botn de opciones si Considera, Slo los empleados que van al Banco BBVA, Slo los empleados con depsito en otros Bancos o bien Todos los empleados con depsito sin importar el Banco y los empleados con Vale Vista del Banco BBVA. Al hacer clic en el logo del banco ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, podr conectarse a la pgina Web del BBVA. rea de Negocio: Permitir indicar filtros para las fichas a considerar a un rea de negocios; es decir, si se consideran todas las fichas de un rea de negocio en particular o todas las fichas sin importar su rea asociada. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan reas de negocio. Usted podr indicar filtros para las fichas a considerar a nivel de Centro de Costo; es decir, si se consideran todas las fichas de un Centro de Costo en particular o todas fichas sin importar su Centro de Costo asociado. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan Centros de Costo.

Centro de Costo:

4-106

Recursos Humanos

Variable Lquido a Pagar: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendrn los valores asociados a cada ficha para el pago de remuneraciones. Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Permite listar un archivo html y conocer la estructura del archivo a emitir para el pago de remuneraciones.

Permite realizar las validaciones necesarias sobre los datos, antes de iniciar el proceso de generacin de archivos. Al presionarlo, se desplegar una nueva pantalla. (Ver Figura N2). Figura N 2

El sistema realizar las siguientes validaciones: Tipo de Pago, verificar que el Vale Vista tenga asociado un cdigo de Banco, RUT del Abonado, Nombre del Abonado y N de Cuenta, el sistema verificar el N de cuenta si en la ficha est definido pago con depsito. Junto a esto, encontrar los botones: Iniciar Validacin que permite dar comienzo a la validacin de datos, desplegando en pantalla un informe con posibles errores encontrados, Imprimir permite imprimir un archivo html con el detalle de las validaciones realizadas y Volver para regresar a la pantalla anterior.

Al seleccionar este botn usted tendr disponible una previsualizacin de los datos a generar para el Banco BBVA, el sistema le presentar la siguiente pantalla. (Ver Figura N 3). Las fichas que contengan algn tipo de error, parmetros mal ingresados o sin informacin, no sern consideradas en la vista previa ni en la generacin del archivo para Pago de Remuneraciones.

REMUNERACIONES Figura N3

4-107

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

Permite dar inicio al proceso, el sistema validar que exista toda la informacin necesaria para poder generar el archivo de Pago de Remuneraciones, el sistema propondr el nombre y almacenamiento del archivo a generar ABONOBBVA.txt, el cual podr ser modificado segn se requiera. Finalizado el proceso, se desplegar una ventana con la informacin del archivo generado, tal como se muestra a continuacin. Figura N 4

Al seleccionar el botn Aceptar, el sistema desplegar una nueva ventana dando la posibilidad de conectarse al sitio Web del BBVA, y levantar una pgina HTML con la informacin generada.

Abandona el proceso, regresando al men principal sin generar el archivo.

4-108

Recursos Humanos

4.6.2.7 Banco Scotiabank

Objetivo Permite generar un archivo con los antecedentes necesarios para efectuar el Pago de Remuneraciones a travs del Banco Scotiabank. Para la generacin del archivo se necesita que cada Banco tenga ingresado la Identificacin del Banco en la Superintendencia, men Personal/Tablas, opcin Bancos/Sucursales. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla donde deber definir la siguiente informacin (ver Figura N1): Figura N1

Remuneracin del mes/ao: Indique el mes/ao preparado y liquidado desde el cual se obtendrn los valores asociados a las fichas, el sistema sugerir el ltimo mes preparado.

Pago Remuneraciones
Indique el cdigo del Banco Scotiabank, el cual puede ser digitado directamente o seleccionado desde la ayuda que despliega el contenido de la tabla de Bancos/Sucursales, luego deber escoger seleccionando el botn de opciones si Considera, Slo los empleados con depsito en Banco Scotiabank, Slo los empleados con depsito en otros Bancos o bien Todos los empleados con depsito sin importar el Banco. Al hacer clic en el logo del banco ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, podr conectarse a la pgina Web del Banco Scotiabank. rea de Negocio: Permitir indicar filtros para las fichas a considerar a un rea de negocios; es decir, si se consideran todas las fichas de un rea de negocio en particular o todas las fichas sin importar su rea asociada. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan reas de negocio. Usted podr indicar filtros para las fichas a considerar a nivel de Centro de Costo; es decir, si se consideran todas las fichas de un Centro de Costo en particular o todas fichas sin importar su Centro de Costo asociado. Opcin slo habilitada para las empresas que manejan Centros de Costo.

Centro de Costo:

REMUNERACIONES Rango de Fichas:

4-109

Indique mediante la seleccin del botn de opciones si se considerarn todas las fichas o un rango de ellas a incluir en la generacin del archivo.

Cdigo de Convenio: Permite indicar el cdigo numrico (largo mximo 5) de convenio asignado por el banco. Nombre Empresa o Identificador: Indique el nombre de la empresa o del identificador (largo mximo 6 caracteres alfanumricos) que permite identificar el envo de datos. Fecha de Proceso: Fecha en que se generar el archivo, el sistema sugerir la fecha del da en que se est procesando, el cual . podr ser modificado a travs del botn Permite indicar la fecha efectiva del pago. Por defecto desplegar el ltimo da del mes a procesar, el cual . debe ser modificado a una fecha posterior a la actual, a travs del botn

Fecha de Pago:

Variable Lquido a Pagar: Permitir indicar la variable desde la cual se obtendrn los valores asociados a cada ficha para el pago de remuneraciones. Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Permite listar un archivo html y conocer la estructura del archivo a emitir para el pago de remuneraciones.

Permite realizar las validaciones necesarias sobre los datos, antes de iniciar el proceso de generacin de archivos. Al presionarlo, se desplegar una nueva pantalla. (Ver Figura N2). Figura N 2

El sistema realizar las siguientes validaciones: RUT Empresa, Cdigo Convenio verificar que la empresa tenga N de convenio, Fecha de Proceso, Fecha de Pago verificar que sea una fecha vlida y que sea mayor que la fecha de proceso, RUT Empleado e Informa fichas vigentes con Monto de Pago en cero y que forma de pago sea Depsito. Junto a esto, encontrar los botones: Iniciar Validacin que permite dar comienzo a la validacin de datos, desplegando en pantalla un informe con posibles errores encontrados, Imprimir permite imprimir un archivo html con el detalle de las validaciones realizadas y Volver para regresar a la pantalla anterior.

4-110

Recursos Humanos

Al seleccionar este botn usted tendr disponible una previsualizacin de los datos a generar para el Banco Scotiabank, el sistema le presentar la siguiente pantalla. (Ver Figura N 3). Las fichas que contengan algn tipo de error, parmetros mal ingresados o sin informacin, no sern consideradas en la vista previa ni en la generacin del archivo para Pago de Remuneraciones. Figura N3

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

Permite dar inicio al proceso, el sistema validar que exista toda la informacin necesaria para poder generar el archivo de Pago de Remuneraciones, el sistema propondr el nombre y almacenamiento del archivo a generar PERSCOTIAN.txt, el cual podr ser modificado segn se requiera. Finalizado el proceso, se desplegar una ventana con la informacin del archivo generado, tal como se muestra a continuacin. Figura N 4

Al seleccionar el botn Aceptar, el sistema desplegar una nueva ventana dando la posibilidad de conectarse al sitio Web del Banco Scotiabank.

Abandona el proceso, regresando al men principal sin generar el archivo.

REMUNERACIONES

4-111

4.6.3 Previred
Objetivo Permite generar un archivo para efectuar el pago de imposiciones previsionales, a travs de Previred. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema advertir a travs de un mensaje la importancia que deber tener en asociar los cdigos de las tablas de AFP, Isapre y CCAF registradas en su Base de Datos, con los que tiene Previred. Este mensaje se debe a que Previred utiliza cdigos que podrn ser diferentes a los que Ud. maneja en su empresa. Informado esto se desplegar una pantalla, donde deber ingresar la siguiente informacin (ver Figura N 1): Figura N1

Remuneraciones del Mes/Ao: Ingrese el mes y ao a considerar para la generacin del archivo, el sistema sugerir el ltimo mes abierto y liquidado. Incluye Empleados del: Permite considerar las fichas de acuerdo a Rol General y/o Rol Privado. Por defecto, el sistema trae seleccionado Rol General. El usuario podr filtrar fichas con Rol Privado slo si posee permisos para ver los valores de las fichas del Rol privado, de lo contrario aparecer deshabilitado y chequeado por defecto Rol General. Importante: El Empleado del Rol Privado implica que la informacin de sus valores es Reservada. Tipo Pago: Seleccione mediante el botn de opciones si el tipo de Pago ser de Remuneraciones o de Rentas Accesorias. Sr. Usuario: Las Rentas Accesorias se informarn como concepto de gratificaciones a Previred. rea de Negocio y Centro de Costo: Indique mediante la seleccin del botn de chequeo, si considerar en el informe Todas(os) las reas de Negocio y Centros de Costo o un Rango de ellas(os). Si opt por un rango, digite el rea de Negocio y/o Centro de Costo a considerar, o bien seleccione desde la lista que se despliega al presionar el botn de bsqueda, ubicado a la derecha de cada campo.

4-112

Recursos Humanos

Posteriormente deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones, si se incluirn Todas las Fichas o un Rango determinado de ellas. Adems, deber indicar las variables a considerar, el sistema exigir en forma obligatoria las variables: Tipo de Trabajador, Tramo Asignacin Familiar, Nacionalidad, Contrato Adicional (0=No; 1=Si). En caso que el sistema no maneje estas variables, debern ser creadas en el Modelo de Clculo, ya que de lo contrario no podr llevar a cabo este proceso. Para los trabajadores que operan con la nueva Ley de Fondos de Pensiones y seguro de Cesanta, deber tener en consideracin la creacin de las siguientes variables: - Datos INP Renta Imponible Desahucio, Tasa Cotizacin Desahucio Ex Caja de Previsin. - Institucin Autorizada Ahorro Previsional Voluntario (distinta al AFP del afiliado). - Cotizacin Depsitos Convenidos (distinta AFP afiliado). Nmero de FUN: Indique el nmero de folio del formulario a enviar.

A continuacin, si la empresa se encuentra asociada a una Caja de Compensacin, seleccione la caja de chequeo que precede a la opcin Adherido a CCAF. El sistema solicitar indicar el porcentaje a considerar para el pago de la Caja de Compensacin. Mutual de Seguridad: Ingrese el nombre de la Mutual a considerar en el pago (Sin Mutual, ACHS, Mutual, IST). Sucursal Pago Mutual: Ingrese el cdigo de la sucursal a considerar en el pago correspondiente a la Mutual.

Seor Usuario: Con el fin de facilitar el ingreso y centralizar la informacin en un solo proceso: A partir de la versin 004.201, los movimientos del Personal se deben registrar en la opcin Movimiento del Personal que se encuentra bajo el men Remuneraciones/Valores del Mes. Las variables definida por Ud. Para movimiento del personal: - Cdigo Movimiento del Personal > [P0XX] - Fecha Inicio Movimiento > [P0XX] - Fecha Fin Movimiento > [P0XX] - RUT Entidad Pagadora Subsidio > [P0XX] Ya no se usarn en este proceso. Junto con esta informacin estarn activos los siguientes botones:

Permite realizar las validaciones necesarias sobre los datos, antes de iniciar el proceso de generacin de archivos. Al presionarlo, se desplegar una nueva pantalla (ver Figura N2)

REMUNERACIONES Figura N 2

4-113

Dentro de esta pantalla podr optar por los siguientes botones: Iniciar Validaciones, el cual al ser elegido permitir realizar las validaciones correspondientes a los datos que se enviarn a Previred y desplegar en pantalla un informe con posibles errores encontrados; Imprimir permite imprimir el informe de errores con el detalle de las validaciones realizadas en un archivo html. El sistema validar los siguientes datos: - Que el Tipo de Trabajador sea 0 (Activo-no pensionado), 1 (Pensionado y cotiza), 2 (Pensionado y no cotiza), 3 (Activo > 60 65-nunca pensionado). - Que el Cdigo Movimiento Personal sea (0 sin movimiento, 1 contratacin, 2 retiro, 3 subsidio, 4 permiso sin goce de sueldo, 5 incorporacin en el lugar de trabajo, 6 accidente de trabajo). - Si el Cdigo de movimiento es 1,3,4,5 6, debe llevar fecha de inicio. - Si el Cdigo de movimiento es 2,3,4, 6, debe llevar fecha de trmino. - Que las fechas de inicio y trmino de los movimientos de personal, sea igual al mes y ao que se est declarando. - Si se informa que el cdigo de movimiento es 3 (subsidio) debe tener el RUT de la entidad pagadora del subsidio. - Que exista el cdigo de la institucin (AFP, Isapre, INP, Mutual, CCAF, etc.) para informar el valor o monto de pago asociado a la institucin. - Si existe un valor en el Monto de la Asignacin Familiar, debe tener definido el Tramo de la Asignacin y la Cantidad de cargas. - Que exista Renta Imponible Seguro de Cesanta en caso de existir Aporte Empleador Seguro de Cesanta.

Permite conocer la estructura que tendr el archivo que ser enviado a Previred, al seleccionarlo se abrir una pgina HTML que mostrar dicha estructura. La estructura del archivo en la cual se indica la cantidad de Columnas, el largo de cada una y los ttulos se grabaran en el archivo PreviEstru.txt que estar ubicado en el rea de programa.

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar una nueva pantalla, donde deber asociar los cdigos utilizados por Previred, respecto a los mantenidos en las tablas de Isapres, AFP y Caja de Compensacin de su empresa (ver Figura N3).

4-114 Figura N 3

Recursos Humanos

Debe tener presente que la variable del sistema (Hx, Dx o Px), que contiene el cdigo de AFP, Isapre, CCAF y Cdigo Seguro de Cesanta debe corresponder al cdigo de la tabla en el sistema. Softland se encargar de realizar la equivalencia con Previred.

Permite visualizar la informacin que ser traspasada a Previred. Ver Figura N 4. Figura N 4

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver. Ingresada la informacin podr optar por los botones Volver y OK para dar inicio al proceso, validando que exista toda la informacin necesaria para poder generar el archivo, de no estar completa, el sistema desplegar un mensaje de advertencia deteniendo el proceso. De lo contrario, si todo est conforme, el sistema solicitar el directorio donde quedar grabado el archivo, sugiriendo su nombre Previred_Remun.txt o Previred_Gratif.txt dependiendo del tipo de pago considerado y el rea de datos de la empresa. Para abandonar el proceso seleccione el botn Salir. Concluida la generacin del archivo, el sistema desplegar la siguiente ventana (ver Figura N5):

REMUNERACIONES Figura N 5

4-115

En ella se encuentran activos los siguientes botones:

Permite volver a la pantalla principal y salir de la opcin Previred.

Muestra una pantalla HTML en la que se indica al usuario los pasos a seguir para enviar el archivo y como conectarse con la pgina www.Previred.com. Ver Figura N 6. Sr. Usuario: Previo al envo del archivo, deber Registrarse para obtener su clave secreta de acceso (Siga las instrucciones descritas en la pgina de Previred. Una vez que se ha registrado en Previred, deber indicar su Rut y Clave Secreta, tal como se muestra en la siguiente imagen. Figura N 6

Una vez ingresada la clave secreta y seleccionado el botn Ingresar, se levantar la siguiente pgina:

4-116 Figura N 7

Recursos Humanos

Dentro de esta pgina, deber seleccionar el recuadro Empresas, tras lo cual se levantar la siguiente pgina (Figura N 8): Figura N 8

En ella, deber seleccionar la opcin Remuneraciones, tras lo cual se levantar la siguiente imagen:

REMUNERACIONES Figura N 9

4-117

Seleccione la opcin Agregar Nmina de Trabajadores para agregar la nmina que desea enviar a Previred, se levantar una ventana de seleccin, donde deber seleccionar la opcin Ingreso Electrnico (ver Figura N 10). Figura N 10

Sr: Empleador: 1. Ingreso Manual mediante esta opcin usted ingresa manualmente los datos previsionales de cada uno de sus trabajadores. 2. Ingreso Electrnico con esta opcin usted carga electrnicamente, mediante un archivo plano TXT, los datos previsionales de sus trabajadores. Al seleccionar esta opcin, el sistema levantar una nueva pantalla (ver Figura N 11).

4-118

Recursos Humanos

Figura N 11

En ella, deber ingresar los datos correspondientes a la nmina que desea enviar, es decir: Nombre, Tipo (Remuneraciones o Gratificaciones) el cual podr ser seleccionado a travs del botn de despliegue, Perodo de Remuneraciones desde y hasta a considerar (slo si seleccion tipo de nmina Gratificaciones), Tipo de Formato (recomendado Estndar por Posicin 78-105 campos) y el Archivo que gener, pudiendo ser digitado directamente, o bien seleccionado al optar por el botn Examinar. Sr. Usuario: Si Previred detecta errores dentro del archivo, lo advertir por pantalla a travs de un mensaje, dando la posibilidad de revisar en detalle la descripcin, dato enviado y dato esperado de cada error.

Finalmente, si la generacin del archivo est correcto, deber seleccionar el botn Ingresar para enviar nmina a Previred. Una vez enviado el archivo, Previred le avisar en forma inmediata, el resultado de recepcin del archivo.

REMUNERACIONES

4-119

4.7 Boletas de Honorarios

Objetivo Permite la definicin y mantenimiento de formatos para la impresin de Boletas de Honorarios. Adems podr emitir, eliminar y/o Anular Boletas de Honorarios de acuerdo a un mes y ao seleccionado. Finalmente, le permitir emitir el Libro de Honorarios. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un men de bajada, donde la funcin de cada una de las opciones presentadas se explica a travs de este captulo. (Ver Figura N 1). Figura N 1

4.7.1 Definicin Formulario Boleta Honorarios

Objetivo Permite definir y/o modificar los formatos de Boletas de Honorarios, los cuales sern utilizados en la impresin de las mismas. Este proceso funciona directamente con Excel 97 (Office97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con dicho sistema, ya que de lo contrario no podr definir formatos. Operatoria Al ingresar a este proceso por primera vez se despliega un formulario, donde lo primero que deber indicar es el nombre con el cual identificar el nuevo formato, cuyo largo mximo podr ser de 15 caracteres alfanumricos. (Ver Figura N 1). El sistema verificar que el nombre ingresado no exista; de existir, se desplegar un mensaje informndolo y solicitando ingresar otro nombre. A continuacin ingrese una descripcin asociada al formato, cuyo largo mximo podr ser de 60 caracteres alfanumricos. Adems, podr ingresar una descripcin correspondiente a la Boleta de Honorario, la cual podr ser utilizada por defecto al momento de realizar la impresin de dicho formato, a travs del proceso Emisin de Boletas de Honorarios.

4-120

Recursos Humanos

Figura N1

Ingresada la informacin podr optar por el siguiente botn: Formato, el cual tras ser seleccionado levanta automticamente Microsoft Excel junto con dos archivos, uno que lleva el nombre que fue indicado en el campo Nombre Formato y otro que se denomina SwForBoletaHon (con distintas extensiones). El primero que se presenta en pantalla que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato, es aquel que contiene la Boleta de Honorarios propiamente tal con extensin XLS (ver Figura N 2), el segundo SwForBoletaHon con extensin TXT, que llamaremos Base se accede desde la opcin Ventana de Excel, muestra los campos o antecedentes que forman el formato de la Boleta de Honorarios (ver Figura N 3). Figura N 2

REMUNERACIONES

4-121

Figura N 3

Cmo modificar el formato de una Boleta de Honorarios?

Si el formato que viene predefinido en el sistema no le acomoda, podr modificarlo de acuerdo a sus necesidades, utilizando siempre como base los antecedentes que provee el archivo SwForBoletaHon.txt que hemos denominado Base (Figura N 3), ya que all se presentan los campos estndares para este tipo de documento. Para llevar a cabo este proceso habr que: 1.- En el archivo Base, se debe seleccionar el campo que desea incluir en el formato de la Boleta de Honorarios. Los campos que aparecen con XXXXX en el archivo, corresponden al resultado de la celda que se encuentra inmediatamente a su izquierda en el archivo Base, al momento de imprimir la boleta. 2.- Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar, del men de Excel. 3.- Ir al archivo que contiene el Formato, eligiendo desde la opcin Ventana de Excel. 4.- Ubicarse en el lugar donde se incorporar el campo y hacer clic en botn derecho del mouse. 5.- Elegir la opcin Pegado Especial. 6.- En la ventana desplegada (Figura N 4) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato de la Boleta de Honorarios. No se debe modificar el archivo TXT ni grabarlo en caso que Microsoft Excel haga la consulta, ya que de hacerlo puede provocar inconsistencia en la informacin que reciba el archivo XLS.

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Figura N4

De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Boleta de Honorarios quede acorde con lo deseado. En caso que requiera eliminar un campo, bastar que ubique el indicador del mouse sobre l y pulse la tecla SUPR. Finalizada la definicin del nuevo formato y si todo est conforme, debe cerrar el archivo grabando los cambios del Formato en caso que se hayan realizado modificaciones. Esto cerrar tambin el Excel, dejndolo en la pantalla principal del proceso (ver Figura N 5), donde se listarn los formatos creados. Figura N 5

Dentro de esta pantalla se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr agregar un nuevo formato, modificar y/o eliminar uno existente. Para abandonar este proceso, seleccione el botn Salir desde la 2 Barra de Herramientas.

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4.7.2 Emisin de Boletas de Honorarios

Objetivo Permite la generacin de Boletas de Honorarios, las cuales pueden ser solicitadas para el Global de la empresa, en forma Masiva o bien para un empleado en particular. El formato que Ud. utilice para la generacin de Boletas de Honorarios, depender de lo que haya definido en el proceso Formato, descrito en el proceso Definicin Formulario Boleta de Honorarios. Este proceso funciona directamente con Excel 97 (Office97) o cualquier versin superior, por lo tanto es necesario contar con dicho sistema, ya que de lo contrario no podr emitir Boletas de Honorarios. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla, donde se deben indicar los parmetros necesarios para la emisin de Boletas de Honorarios. Ver Figura N 1. Figura N 1

Dichos parmetros son: Mes/Ao: Formato: Indique el mes y ao a considerar, el cual puede ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables. El sistema propone siempre el ltimo mes preparado. Seale el formato a considerar para la emisin de la Boleta de Honorarios, el cual fue definido en el proceso Definicin Formulario Boleta Honorarios y puede ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables. Indique mediante la seleccin del botn de opciones el criterio de ordenamiento en base al cual se emitirn las Boletas de Honorarios, pudiendo ser por: Ficha o Nombre.

Ordenado Por:

Para continuar con el proceso se elige el botn Siguiente, tras lo cual se presenta una pantalla (Figura N 2), de lo contrario se abandona con el botn Cancelar.

4-124 Figura N 2

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Dentro de esta pantalla deber indicar el nmero de la primera Boleta que imprimir, junto a esto y seleccionando la caja de chequeo que se ubica a la derecha del campo podr reemplazar las boletas existentes cuando el nmero se repita con las nuevas boletas que se emitirn. Adems, deber indicar las variables donde se encuentra el Monto Bruto, Tasa de Retencin y Monto de Retencin, debido que estos valores deben ser grabados para ser utilizados por el Libro de Honorarios. Finalmente, el sistema desplegar la descripcin definida en el proceso Definicin Formulario Boleta de Honorarios, la cual puede ser mantenida o modificada segn se requiera. Para continuar con el proceso se elige el botn Siguiente, tras lo cual se presenta una pantalla (ver Figura N 3), de lo contrario podr regresar a la pantalla anterior seleccionando el botn Atrs, o bien abandonar el proceso con el botn Cancelar. Figura N3

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Dentro de esta pantalla tendr que sealar si la emisin de la Boleta de Honorarios se realizar para el global de la empresa, para un grupo masivo o un grupo selectivo. Dichos parmetros son: Global Empresa, si desea emitir la Boleta para todos los empleados de la empresa. Al optar por esta alternativa, tendr que seleccionar el botn OK y luego el botn Imprimir que se presenta en la 2 Barra de Herramientas. Masivo, permite condicionar la emisin en base a reas de Negocios y/o Centros de Costo. Tras elegir esta alternativa tendr que seleccionar el botn Siguiente, con lo cual se desplegar una nueva ventana donde podr optar por considerar todas las reas de Negocio y/o Centros de Costo o alguna en particular, en este ltimo caso tendr que hacer uso del botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos y desde la lista presentada, elegir el rea de Negocios y/o el Centro de Costo deseado. A continuacin elegir el botn OK, tras lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Selectivo, a travs de esta alternativa se emiten Boletas de Honorarios a un empleado en particular o a un grupo de ellos. Al optar por esta opcin se presenta la pantalla donde tendr que indicar si en la emisin de la Boleta de Honorario se consideran todas las reas de Negocios y/o Centro de Costo, o una en particular, al igual que en la emisin Masiva. A continuacin tendr que seleccionar el botn Siguiente, para continuar. Tras esto se despliega la pantalla con la lista de empleados, para que se elija desde all aquellos a los cuales les sern emitidas la Boletas de Honorarios. Para indicar la cantidad de copias a imprimir, podr digitar directamente en el recuadro del campo N de copias a Imprimir; o bien, ingrese el nombre a travs de las flechas de Incremento/Decremento . Para seleccionar a los empleados tendr que hacer clic sobre el deseado en la columna Fichas Disponibles y luego sobre el botn Agregar>. Los empleados elegidos irn apareciendo en la columna de Fichas Seleccionadas. En caso que se desee considerar a todos los empleados de la lista, tendr que elegir el botn Todos>>. Para quitar a uno de la lista de seleccionados, tendr que usar el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos. Al finalizar elegir el botn OK, con lo cual se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas. Cualquiera sea la opcin elegida, se activar en la parte inferior de la pantalla el botn: Excel, que le permitir enviar las Boletas de Honorarios de las fichas seleccionadas a un archivo Excel. El sistema propondr el nombre del archivo, el cual puede ser modificado segn Ud. lo requiera; al confirmar el nombre, el sistema le informar la ruta donde qued el archivo.

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4.7.3 Elimina / Anula Boletas de Honorarios

Objetivo Permite eliminar y/o anular Boletas de Honorarios de acuerdo a un mes y ao seleccionado, las cuales fueron generadas en el proceso 5.9.2 Emisin de Boletas de Honorarios.

Operatoria Al ingresar a esta opcin, se presenta una pantalla donde deber indicar el mes de proceso a considerar, el cual podr ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables. Adems podr realizar la bsqueda en la matriz por: Ficha, N de Boleta, Rut o Nombre, seleccionando el botn de listas desplegables. (Ver Figura N 1). Figura N1

Donde : Mes de proceso : Buscar : Permite seleccionar el Mes/Ao de las boletas de honorarios a mostrar. Este botn permite realizar la bsqueda en la matriz de acuerdo a la seleccin del combo y el texto digitado, una vez encontrado el primer registro cambiar el nombre del botn a Siguiente, esto para buscar el siguiente registro que cumpla con el dato a buscar. Indicados los parmetros de bsqueda, el sistema desplegar la informacin, la cual podr ser ordenada en forma ascendente o descendente seleccionando el ttulo de la columna y pulsando el botn izquierdo del mouse.

Para seleccionar una a una las boletas de Honorarios a Eliminar, haga clic en la caja de chequeo que antecede la columna Estado, si desea eliminar todos los documentos desplegados, seleccione la caja de chequeo ubicada en la parte inferior de la pantalla Seleccionar todas. Indicados los documentos, seleccione el botn Eliminar ubicado en la 2 Barra de Herramientas o pulse la tecla F4, el sistema solicitar a travs de un mensaje confirmar la eliminacin. Estado: Es el campo de matriz que muestra el estado de la boleta, el cual ser Anulada o Vigente.

Los dems datos corresponden a la informacin de las boletas, como su Ficha, N de Boleta, Rut del Cliente y su Nombre. El botn Anular Boletas permite anular las boletas de honorarios que se encuentran seleccionadas. Para Seleccionar una boleta que se desea anular, tiene que hacer clic en la caja de chequeo que antecede la columna Estado y luego seleccionar el botn Anular Boletas. En el caso de querer anular todas las boletas, seleccione el cuadro de chequeo que dice Seleccionar todas.

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- Si usted presiona el botn Anular sin seleccionar una boleta el sistema presentar un cuadro de dilogo diciendo que No existen boletas seleccionadas para ser anuladas.

- Si por el contrario, usted ya tiene boletas seleccionadas enviar el mensaje diciendo que, El anular las boletas significa dejar todos los valores de monto bruto, tasa de retencin y Monto de retencin en cero.Esta seguro de anular la(s) boleta(s)? Si su respuesta es No, vuelve a la pantalla anterior con el estado original. Si su respuesta es Si, el sistema procede a dejar los valores de la boleta en cero y marcar la boleta como Anulada manteniendo los datos del cliente (Rut, Nombre y N de Boleta), en la matriz para conservar la historia de la boleta (ver Figura N 2). Sin embargo deja los valores de la boleta en cero y aparece Anulada sin datos, en el Libro de Honorarios. Figura N 2

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir desde la 2 Barra de Herramientas. A continuacin se muestra un ejemplo del informe del Libro de Honorarios con boletas anuladas.

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EMPRESA DEMO - SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Ordenado por N Boleta Rango Areas de Negocio : Desde 001-AREA 001 POR DEFINIR Rango Centros de Costo : Desde 001-ADMINISTRACION Rango de Fichas : Desde AD001-LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. Nmero de Boleta 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 006.324.337-K 008.944.220-6 008.021.300-K 006.433.875-7 007.212.354-9 008.993.550-4 008.325.700-8 007.772.335-8 006.943.321-9 007.548.235-3 007.492.220-1 007.103.889-0 006.974.300-5 010.945.399-4 010.161.241-4 006.993.235-5 008.397.994-1 007.889.556-K 005.021.112-6 Rut Nombre Anulada ESPINOZA VERGARA ELENA DIAZ MATURANA JOSE G. ROSAS SUAZO ELIZABETH JOFRE QUIROZ FERNANDO D. PERALTA EGUIGUREN TERESA DEL CARMEN TAPIA MUOZ EDUARDO E. Anulada SILVA MONTEALEGRE SEGISMUNDO J. NAVARRETE GONZALEZ PEDRO JOFRE MATURANA RICARDO QUIROGA SALAS CARLOS D. PERALTA CAMUS JOSE PRIETO NUEZ ALEJANDRO OTERO FUENTES JOSEFINA G. FLORES VILLALOBOS JOAQUIN H. LAMAS OTERO MARIA DEL CARMEN GUERRERO SALAS CARLOS G. MARTINEZ DE LA FUENTE ENRIQUE P. FERNANDEZ AVENDAO JUAN JOSE TRIVIO GONZALEZ ENRIQUE Hasta 004-AREA NUEVA 004 Hasta 022-C.COSTO 022 AGREGADO Hasta HO002-TRIVIO GONZALEZ ENRIQUE Monto Bruto 0 256,000 524,600 500,000 850,100 365,200 256,500 0 158,920 568,200 658,300 895,200 788,900 562,400 533,500 245,600 123,500 154,879 452,154 350,000 408,000 Tasa Retencin(%) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Libro de Honorarios Febrero de 2000

Recursos Humanos

Fecha : Pgina :

14/09/2004 1

Monto Retenido 0 25,600 52,460 50,000 85,010 36,520 25,650 0 15,892 56,820 65,830 89,520 78,890 56,240 53,350 24,560 12,350 15,488 45,215 35,000 40,800

Total Pagado 0 230,400 472,140 450,000 765,090 328,680 230,850 0 143,028 511,380 592,470 805,680 710,010 506,160 480,150 221,040 111,150 139,391 406,939 315,000 367,200 480,150

Total General

8,651,953

865,195

7,786,758

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4.7.4 Libro de Honorarios

Objetivo Permite emitir el informe del Libro de Honorarios, el cual registra las Boletas de Honorarios generadas en el proceso 5.9.2 Emisin de Boletas de Honorarios. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla, donde deber indicar el mes de proceso, el cual podr seleccionar desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables. Adems, al seleccionar la caja de chequeo que antecede a la opcin Prefoliado, se indicar que el papel a utilizar est prefoliado, por lo que el sistema al momento de emitir el informe no imprimir los datos de la empresa. Ver Figura N 1. Figura N1

Posteriormente indique los parmetros a considerar en la emisin del informe: Ordenado por: Seleccione mediante el botn de opciones, si desea que el informe se muestre ordenado por: N de Boleta, Rut o por Nombre. Rango de reas de Negocio; Rango de Centros de Costo; Rango de Fichas: Indique mediante la seleccin del botn de opciones, si considerar en el informe Todas(os) las reas de Negocio, Centros de Costo y Fichas o un Rango de ellas(os). Si opt por un rango, digite desde/hasta a considerar, o bien seleccinelos desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda, ubicado a la derecha de cada campo.

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Ingresada la informacin, debe seleccionar el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas, donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o pantalla. A continuacin se muestra un ejemplo del informe del Libro de Honorarios.

Ejemplo Libro de Honorarios

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Rango Areas de Negocio Rango Centro de Costo Rango de Fichas Fecha Pgina Libro de Honorarios Febrero de 2000 Ordenado por N Boleta Hasta 002 AREA 002 POR DEFINIR Hasta 003 DESARROLLO Hasta AD100 TAPIA MUOZ EDUARDO E. : : 08/06/2004 1

: Desde 001 AREA 001 POR DEFINIR : Desde 001 ADMINISTRACION : Desde AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J.

Nmero de Boleta 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Rut 006.794.703-7 012.636.699-k 010.945.399-4 010.161.241-4 006.993.235-5 008.397.994-1 007.103.889-0 006.974.300-5 007.889.556-K 005.021.112-6

Nombre LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS ESPINOZA VERGARA ELENA DIAZ MATURANA JOSE G. ROSAS SUAZO ELIZABETH JOFRE QUIROZ FERNANDO FERNANDEZ AVENDAO JUAN JOSE TRIVIO GONZALEZ ENRIQUE PERALTA EGUIGUREN TERESA DEL TAPIA MUOZ EDUARDO E. Total General:

Monto Bruto 0 0 0 0 0 0 350,000 408,000 0 0 758,000

Tasa Retencin (%) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Monto Retenido 0 0 0 0 0 0 35,000 40,800 0 0 75,800

Total Pagado 0 0 0 0 0 0 315,000 367,200 0 0 682,200

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4.8 Contabilizacin
Objetivo Presenta las opciones necesarias para efectuar el procedimiento de Contabilizacin de las Remuneraciones del personal. Este proceso estar activo solamente si se encuentra conectado a Contabilidad y Presupuestos. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega el siguiente submen:

4.8.1 Definicin Comprobantes

Objetivo Permite definir comprobantes contables, manejar Tipo de Documentos independiente del tipo de comprobante. As como tambin dar la opcin de la repeticin de las Cuentas Contables en la definicin del comprobante. Es necesario contar con la presencia del Sistema de Contabilidad y Presupuestos para el uso de las tablas de Documentos. Operatoria Al ingresar a este proceso podrn darse las siguientes condiciones: Que no existan Comprobantes Tipo definidos con anterioridad. Que existan Comprobantes creados con anterioridad, los cuales se desplegarn en una lista, pudiendo Agregar nuevos, Modificar, Imprimir y/o Eliminar uno de los existentes.

En todos los casos se podr hacer uso de la 2 Barra de Herramientas, con la diferencia de que cuando no existan comprobantes definidos con anterioridad, slo aparecer activo el botn Agrega.

Ingreso de un Nuevo Comprobante

Cuando se ingresa a esta opcin, se despliega una ventana en modo Agrega, a la espera del ingreso de la informacin requerida para su registro (Ver Figura N 1): Figura N1

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Recursos Humanos

Descripcin: Tipo: Caractersticas:

Ingrese la descripcin a travs de la cual ser identificado el Comprobante de contabilizacin. Ingrese el tipo de comprobante, el cual podr ser: Ingreso, Egreso o Traspaso. Para su ingreso seleccione el botn de listas desplegables ubicado a la derecha del campo. Corresponde al motivo por el cual se genera el comprobante. Para su ingreso seleccione el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Si la caracterstica elegida es "Comprobante de Pago Empleados", tendr que sealar los parmetros que se detallan a continuacin; de lo contrario, slo bastar con continuar a travs del botn Grabar. Forma de Pago a Usar: Se debe sealar si la forma de pago a utilizar ser la de cada empleado (la indicada en su ficha), o una especfica para el comprobante, lo cual se logra a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de estos campos. Al optar por "Usar una forma de pago para el comprobante", tendr que sealar si la forma de pago se efectuar en efectivo, cheque o depsito (ver Figura N2). Figura N 2

Variable de Pago: Corresponde a aquella en que se encuentran ingresados los valores que sern contabilizados. El campo variable se activa cuando se selecciona la caracterstica Comprobante de Pago Empleados. La variable puede ser digitada directamente, as como puede ser obtenida desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Indicada esta informacin podr optar por Grabar los antecedentes ingresados o por Cancelar el proceso. Al grabar, el comprobante pasa a formar parte de la lista de comprobantes. Ver Figura N3.

REMUNERACIONES Figura N3

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Dentro de esta pantalla se encuentra activo el botn Detalle, el cual permite ingresar el detalle de movimientos (ver Figura N4). Para ello se elige el Comprobante y luego este botn. Figura N4

Para ingresar la informacin a la matriz debe ubicarse primero en el campo Cuenta y digitar el cdigo, o bien, obtenerlo desde el recibo de sueldo que se muestra al pulsar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo. Luego deber continuar ingresando datos en los campos restantes y seleccionar el botn OK. Para el Comprobante de pago Empleados que tenga seleccionado como forma de pago Cheque, el sistema no permite ingresar el cdigo de una cuenta, porque los datos los obtiene de la emisin de cheques, si usted hace clic en botn de listas desplegables de cuentas, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

4-134 Det (Detalle):

Recursos Humanos Ser la ltima columna de la matriz donde usted deber hacer un clic en el cuadro de chequeo, lo que significa que cuando se vea la informacin en el sistema de contabilidad aparecer el detalle de todos y cada uno de los movimientos que contiene y no slo el total de ellos, al efectuar la contabilizacin se imputar a la misma cuenta tantos movimientos como empleados hayan. Para el caso de los movimientos pre-definidos que hacen mencin a los cheques y las cuentas que manejan auxiliares estos NO definen detalle ya que tiene que detallar obligadamente cada movimiento. Esta columna se agrega cada vez que se seleccione una cuenta contable que maneje presupuesto de caja, el cual slo ser exigido si la cuenta maneja ste atributo como exigido. Cuando se seleccione una cuenta con presupuesto caja por centro de costo, a esta no se le exigir la distribucin por centro de costo, pero los comprobantes de todas maneras quedaran vigentes. Permitir el ingreso de una descripcin para el movimiento en seleccin. En el caso de los comprobantes definidos como de PAGO y slo cuando la forma de pago sea Efectivo o Depsito la Descripcin saldr predeterminada Pago Efectivo o Depsito y no podr ser modificada. Podr seleccionar la variable o frmula que ser utilizada en un comprobante, despus de elegir una cuenta contable tendr que pasar a la columna del Debe o Haber segn corresponda, para seleccionar las variables correspondientes, haciendo clic en el botn de listas desplegables, que mostrar un listado con el cdigo y la descripcin de las variables de pago, las que deber seleccionar y luego de hacer un clic en la celda de la derecha, el sistema mostrar un listado con las posibles operaciones a realizar, las que pueden ser: A Sumar, A Restar o Elimina. Por otro lado Si usted prefiere, podr elegir tantas variables como necesite con su respectiva operacin para as completar la frmula correspondiente, y luego hacer un clic en OK para guardarlo y volver a la pantalla anterior, donde s us mltiples variables en una columna aparecern entre parntesis los cdigos de las variables, separados con un signo ms (+), todas las variables que se seleccionaron a sumar y despus aparecern las variables a las que se les dijo a restar, separadas con un signo menos (-). En el caso de los comprobantes definidos como de PAGO, aparecern indicados bajo la columna del Haber y slo cuando la forma de pago sea Efectivo o Depsito no podr ser modificada. El Doble clic sobre cualquiera de estas columnas desplegar una matriz como muestra la figura N 5, para la seleccin de las variables a SUMAR y/o RESTAR (debe verificar que si se eligen Variable a Restar siempre debe existir al menos una variable a Sumar). El ingreso de una de las opciones Debe y Haber excluye la otra. Figura N 5

Presupuesto de Caja:

Descripcin:

Debe/Haber :

Matriz de Variables: Botn Cancelar: Botn OK:

Muestras las variables definidas en el sistema y que pueden ser seleccionadas para la edicin de una operatoria (Variable a Sumar, Restar o Elimina). Cancela la operacin, en su defecto cierra la ventana. Permite confirmar las modificaciones y grabar los cambios.

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn OK.

REMUNERACIONES

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Modificando el Encabezado de un Comprobante Existente

Para modificar un comprobante, primero hay que seleccionarlo (ver Figura N2) y luego elegir el botn Modificar que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). Una vez que esto ocurre, la informacin del comprobante podr ser modificada ubicando el indicador del mouse en el lugar correspondiente y luego haciendo el cambio requerido. Al finalizar elegir el botn Grabar para registrar los cambios en el sistema.

Modificando el Detalle de un Comprobante Existente

Para efectuar este proceso debe hacer clic sobre el comprobante y luego sobre el botn Detalle. A continuacin tendr que hacer clic sobre el campo a modificar y realizar el cambio. Una vez efectuadas las modificaciones, seleccione el botn OK para que la informacin sea almacenada.

Eliminando un Comprobante
Para eliminar un comprobante, primero hay que seleccionarlo (ver Figura N2) y luego elegir el botn Eliminar que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). Una vez que esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin a travs de una consulta. Si la respuesta es afirmativa el comprobante es eliminado en forma definitiva, de lo contrario permanece tal como estaba.

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Recursos Humanos

4.8.2 Contabilizacin
Objetivo Permite realizar la centralizacin de las remuneraciones mensuales a Contabilidad y Presupuestos. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema despliega la Figura N1, donde lo primero que deber indicar, es la nombre de la empresa de destino en la cual se registrarn los comprobantes, posteriormente ingrese los siguientes parmetros: Figura N1

Mes/Ao Liquidacin:

Indique el mes a considerar para la liquidacin, este mes puede ser seleccionado desde la lista que se despliega al presionar el botn de despliegue.

Fecha de Contabilizacin: Ingrese la fecha a considerar para la contabilizacin. Este ingreso deber ser en formato dd/mm/aaaa. N Primer Comprobante: Corresponde a un nmero correlativo nico, con el cual se identificar el comprobante, es propuesto por el sistema y puede ser mantenido o modificado por uno superior al ofrecido por el sistema. Generacin por rea de : Indique mediante una seleccin del botn de opciones que aparece a la derecha de las alternativas, s el Negocios comprobante contable ser emitido a todas las reas de Negocio, o bien a una rea en particular. Al optar por esta ltima, se activa el campo rea de Negocio, donde tendr que indicar aquella que ser considerada para la contabilizacin. Tipo Documento usado en Contabilidad: Ingrese el tipo de documento que se asocia en Contabilidad y Presupuestos a los cheques. Este ingreso se realiza digitando directamente el Tipo de Documento, o seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que se activar seleccionando Comprobantes de Pago, AFP o ISAPRE. Por otro lado este campo no se activa si el Comprobante es de Provisin. Concepto Flujo Efectivo: Indique el concepto de Flujo Efectivo que ser asociado a las cuentas contables que manejen atributo de Flujo Efectivo. Este ingreso se realiza digitando directamente el concepto, o seleccionndolo desde . la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda Este campo se habilitar slo si la seleccin del comprobante es: Pago, AFP o ISAPRE. Si la cuenta contable a utilizar maneja Tipo de Documento, deber ingresar fecha de emisin y fecha de vencimiento en el cuadro de dilogo que el sistema presenta solicitando esta informacin, mientras realiza el proceso de verificacin de datos para la Contabilizacin.

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Movimiento Auxiliares:

Seleccione mediante el botn de opciones si el comprobante contable ser emitido por Cdigo o Rut del auxiliar. Este campo se activa solamente cuando el Comprobante es de Provisin o de Pago.

Seleccin de Comprobante: Seleccione a travs del botn de opciones el tipo de comprobante a contabilizar, el cual puede ser de: Provisin, AFP, ISAPRE o de Pago. Adems, deber sealar el comprobante para la contabilizacin, indicando su Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen en blanco bajo los tipos de comprobantes. Tambin podr efectuar su ingreso a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de ellos. De acuerdo al comprobante seleccionado, el sistema desplegar el tipo de ste (Ingreso, Egreso o Traspaso). Adems, podr asignar el Nmero Interno para los comprobantes que genere el proceso. Si en los parmetros de Contabilidad no est marcada la opcin Chequea Duplicidad de Numeracin Interna, podr contabilizar en las distintas reas de negocio con el mismo nmero interno; de lo contrario, si chequea Duplicidad e ingresa un nmero que est ocupado, el sistema lo advertir por pantalla a travs de un mensaje solicitando ingresar un nmero que no haya usado. En caso de producirse valores negativos: Usted podr optar por no contabilizarlos, o bien, por traspasarlos al sistema de contabilidad cambiando los valores negativos del Debe al Haber o del Haber al Debe segn corresponda, para dejar los valores positivos. La opcin no se traspasan, aparecer seleccionada por defecto. Finalmente deber seleccionar en la caja de chequeo, si considerar la matriz de distribucin de Centros de Costo, es decir si el sistema separar los montos de las variables de acuerdo al porcentaje que le corresponda a cada Centro de Costo al momento de contabilizar los montos. Indicados los parmetros solicitados, presione el botn OK, tras lo cual se generar el comprobante contable que contiene la Centralizacin de las Remuneraciones del mes seleccionado. Es importante considerar que si Ud. maneja variables con decimales y la moneda base maneja slo enteros, al momento de contabilizar el sistema detectar comprobantes descuadrados, ya que esto genera diferencias en los totales. Todo lo anterior, dado que el sistema pueda ser utilizado en otros pases donde si se opera con decimales. Para abandonar este proceso y regresar al men de Remuneraciones, presione el botn Salir.

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Recursos Humanos

4.9. Rentas Accesorias

Objetivo Mediante esta opcin podr realizar el clculo y la eliminacin de rentas accesorias, las cuales corresponden por ejemplo: a reparticin de utilidades generadas por la empresa. Operatoria Al seleccionar este proceso se presenta un men de bajada (ver Figura N 1), con las opciones que se describen a continuacin. Figura N1

La descripcin de dichos procesos se entrega a continuacin a travs de este captulo.

4.9.1. Clculo de Rentas Accesorias

Objetivo Permite realizar el clculo de rentas accesorias de la empresa. Antes de realizar este proceso, deber crear en el Modelo de Clculo (captulo Modelo de Clculo), las siguientes variables de tipo numrico-permanente-valor. - Renta Accesoria Lquida - Base Imponible Renta Accesoria - Base Tributable Renta Accesoria - Impuesto nico Renta Accesoria - Cotizacin Salud Renta Accesoria - Cotizacin Fondo de Pensiones Renta Accesoria - Cotizacin Seguro Renta Accesoria - Cotizacin INP Renta Accesoria - Renta Accesoria Bruta - Anticipo Renta Accesoria Posteriormente tendr que asociarlas a las variables exigidas. Operatoria Al ingresar a esta opcin, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin, para el clculo de Rentas Accesorias:

REMUNERACIONES Figura N 1

4-139

Descripcin: Fecha Otorgamiento:

Ingrese una referencia correspondiente a la Renta Accesoria, con un largo mximo de 120 caracteres. Indica la fecha en que se va a otorgar la Renta Accesoria, con formato mm/yyyy, el sistema sugiere la fecha del ltimo mes liquidado o preparado, la cual podr ser modificada o mantenida segn se requiera. Esta fecha podr ser una anterior a la ltima siempre que no hayan Rentas Accesorias otorgadas en meses superiores. Ingrese la variables desde donde se obtendr el Monto Bruto a entregar a cada empleado. Este ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda, ubicado a la derecha de la opcin. Indique el valor de la U.T.M. a considerar en los clculos, el sistema desplegar esta informacin correspondiente al mes sugerido. El cual podr ser mantenido o modificado segn se requiera.

Variable Monto Bruto:

Valor U.T.M.:

Variables Anticipo Rentas Accesorias: Indique la variable desde donde se obtendrn, los anticipos correspondientes a las Rentas Accesorias Perodo a Considerar: Indique el perodo Desde/Hasta (Inicio y Trmino) a considerar en el clculo de la Renta Accesoria, slo meses liquidados. El mes de trmino, deber ser siempre menor a la Fecha de Otorgamiento, slo podr ser igual si ste se encuentra liquidado. Permite indicar mediante el botn de opciones, el concepto a rebajar en las Rentas Accesorias. Leyes Sociales e Impuestos Slo impuestos

Descuenta:

Indicados todos los parmetros solicitados, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), de lo contrario se abandona con el botn Salir.

4-140

Recursos Humanos

Figura N 2

Dentro de esta pantalla deber seleccionar la o las fichas del personal a considerar para el clculo, las fichas se desplegarn en pantalla dependiendo de la rea de Negocios y Centro de Costo considerado, los cuales podrn ser uno en particular o todos los registrados en el sistema, para esto ltimo seleccione la caja de chequeo ubicada a la derecha de cada opcin. La seleccin del personal se realiza haciendo un clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. El sistema desplegar slo las fichas que se encuentren vigentes al mes en que se otorga la Renta Accesoria. En caso que Ud. requiera pagar Rentas Accesorias a un empleado que est inactivo o finiquitado en ese mes, puede cambiar su condicin a vigente, otorgar la Renta Accesoria y luego volverlo a su condicin anterior. Indicada la informacin podr optar por: regresar a la pantalla anterior, a travs del botn Anterior, o bien optar por el botn OK, el cual tras ser elegido el sistema desplegar una pantalla de advertencia. Ver Figura N 3. Figura N 3

De continuar con el proceso, el sistema dar inicio al clculo de Rentas Accesorias, desplegando un mensaje en pantalla luego de finalizado el proceso (ver Figura N 4), de lo contrario al optar por No, se abandonar regresando a la pantalla N 2.

REMUNERACIONES Figura N 4

4-141

Para regresar al men principal, seleccione el botn Aceptar.

4-142

Recursos Humanos

4.9.2. Eliminacin de Rentas Accesorias

Objetivo Mediante este proceso podr realizar la eliminacin de las Rentas Accesorias otorgadas en un mes en particular. Operatoria Al ingresar a esta opcin, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde se listarn las Rentas Accesorias otorgadas. Adems, al seleccionar la lupa ubicada a la derecha de la fecha de otorgamiento, podr consultar el detalle y la descripcin de la Renta Accesoria seleccionada. Figura N 1

Slo podrn ser eliminadas las Rentas Accesorias marcadas con rojo y que corresponden a las ltimas otorgadas en un mes determinado, las cuales al ejecutar este proceso quedan en cero(0). Dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones:
OK:

Da inicio al proceso de Eliminacin de Rentas Accesorias, el cual tras ser elegido el sistema desplegar una pantalla de advertencia, tal como se muestra en la Figura N 2 Abandona el proceso, regresando al men principal. Figura N 2

Salir:

De continuar con el proceso, el sistema dar inicio a la eliminacin de las Renta Accesoria seleccionada, desplegando al finalizar un mensaje de xito del proceso; de lo contrario, al optar por No se abandonar el proceso regresando a la pantalla N 1.

REMUNERACIONES

4-143

4.9.3. Informe de Rentas Accesorias

Objetivo Emite un informe para el anlisis de los montos otorgados por concepto de Rentas Accesorias. Operatoria Al ingresar a esta opcin, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber seleccionar los filtros a considerar en el informe. Figura N 1

Filtrar por Renta Accesoria Permitir filtrar el informe sobre la base de las Rentas Accesorias otorgadas, de acuerdo al Rango Fechas de Otorgamiento indicado. A continuacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2). Figura N 2

Dentro de esta pantalla, se desplegarn todas las Rentas Accesorias que cumplan con la condicin de Rango Fechas de Otorgamiento, desde donde podr seleccionar haciendo clic a en la caja de chequeo una o varias Rentas Accesorias para ser consideradas en el informe. Filtro por Fichas Permitir filtrar el informe sobre la base de las Fichas incluidas en las Rentas Accesorias otorgadas, de acuerdo al Rango Fechas de Otorgamiento indicado. A continuacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3).

4-144 Figura N 3

Recursos Humanos

Para realizar la seleccin de uno de ellos, se deber hacer clic sobre la ficha deseada y luego seleccionar el botn Agregar>. En caso que se desee considerar a todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar a uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos. Cualquiera sea el filtro indicado para emitir el informe, seleccione el botn OK, tras lo cual el sistema traspasa la informacin a una Planilla Excel, permitiendo hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel proporciona, tal como se muestra en la siguiente figura. Figura N 4

Para salir de esta pantalla, seleccione desde el men Archivo, Salir.

REMUNERACIONES

4-145

4.10 Certificados de Renta/Declaraciones Juradas

Objetivo Permite la emisin de Certificados de Renta y Declaraciones Juradas, permitiendo adems la captura desde sistemas externos Contabilidad y Presupuestos de Boletas de Honorarios y Certificados de Renta Emitidas en Contabilidad y Presupuestos. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada, con las siguientes opciones:

4.10.1 Tabla I.P.C.

Objetivo La descripcin y aplicacin de este proceso, se detalla en el Apndice D al final de este manual (captulo I.P.C. Mensual).

4-146

Recursos Humanos

4.10.2 Emisin de Certificados de Renta

Objetivo Permite generar los Certificados de Renta, ya sea a modo Informativo para su revisin u Oficial para dejarlos grabados y posteriormente generar las Declaraciones Juradas. Adems, podr generar certificados provisorios para el ao posterior al ao tributario habilitado, que sern considerados en las declaraciones juradas provisorias, y as poder verificar sus certificados y declaraciones antes de ser enviados al SII con las validaciones del SII correspondiente al ao tributario anterior.

Importante:
Al seleccionar un ao distinto a los aos habilitados y distinto del ao inmediatamente posterior, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Seor Usuario: Esta versin de Sueldos est preparada para emitir Certificados de Renta slo para los aos XXXX XXXX y Certificados de Renta Provisorios para el ao XXXX. Comunquese con su Ejecutivo Comercial para actualizar su Sistema al fono 3889000 a travs de nuestra pgina Web www.softland.cl. Existen tres tipos de certificados que son: 1.- Sueldos, Pensiones, Jubilaciones y Otras 2.- Honorarios 3.- Honorarios y Participaciones S.A. Estos Certificados podrn ser emitidos a los empleados de la empresa, a persona externa o a proveedores, segn corresponda. Para el caso de los Certificados a personas externas, el sistema considerar los antecedentes capturados a travs del proceso Captura Certificados de Renta; mientras que para el caso de los Proveedores considerar los datos capturados desde Contabilidad y Presupuestos, a travs del proceso Captura de Boletas de Honorario. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta la pantalla de la Figura N 1, donde tendr que sealar el ao para el cual se emitir el Certificado y el tipo de Certificado a emitir. Sr. Usuario: Si usted est emitiendo un Certificado de Renta Provisorio, el sistema lo advertir con un mensaje en la parte inferior derecha de la pantalla inicial, tal como se muestra a continuacin: Figura N1

El ao podr ser elegido a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo, mientras que el Tipo de certificado se elige haciendo clic sobre el botn de opciones que aparece a su izquierda.

REMUNERACIONES

4-147

Sr. Usuario, si usted seleccion el ao posterior al ao tributario habilitado, el sistema desplegar un mensaje informando que sern emitidos los certificados de renta en carcter de Provisorios, tal como se muestra a continuacin:

Por cada tipo de Certificado que sea seleccionado se presentarn en pantalla antecedentes adicionales, los cuales sern explicados al momento de describir la forma de operar con cada uno de ellos. Para la correcta emisin de estos Certificados, se deben haber definido y asociado las Variables Exigidas por el Sistema.

Sueldos, Pensiones, Jubilaciones y Otras

Al optar por este tipo de Certificado, tendr que sealar si stos sern emitidos al personal de la empresa o a personas que prestan servicios externos. Para elegir una de ellas, tendr que seleccionar el botn de opciones que aparece a su izquierda. Cualquiera sea el caso, podr dar continuidad al proceso a travs del botn Siguiente, de lo contrario se abandona con el botn Cancela. Si lo que emite son Certificados para el personal, entonces se desplegar la pantalla donde tendr que ingresar las variables que son requeridas para emitir el certificado: Mayor Retencin (ingreso obligatorio), Renta Exenta y/o No Gravada (ingreso optativo) y Rebaja por Zonas Externas Franquicia D.L. 889 (ingreso optativo), y podrn ser digitadas directamente, o bien ser obtenidas desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha de cada campo. Ver Figura N 2 Figura N2

Indicada esta variable presione el botn Siguiente para continuar con el proceso, el cual desplegar la lista de los empleados, para que seleccione desde all aquellos a los cuales les sern emitidos los Certificados (ver Figura N3). Si lo que emite son Certificados para personas externas, entonces se desplegar directamente la pantalla con la lista de ellos (similar a la Figura N 3, pero con datos externos), para que se elijan aquellos a los cuales se les emitirn los certificados.

4-148 Figura N3

Recursos Humanos

Cualquiera haya sido el caso (personal interno o externo), dentro de esta pantalla deber seleccionar la o las fichas a considerar en la emisin del certificado. Esta seleccin se realiza haciendo un clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. En este momento se activan los botones Atrs, Siguiente y Cancelar. Una vez elegidas las fichas o personas a las cuales se les emitirn los Certificados, tendr que seleccionar el botn Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual se presenta una nueva pantalla con los antecedentes que condicionarn los certificados. Ver Figura N4. Sr. Usuario: Si usted est emitiendo un certificado provisorio, el sistema omitir la siguiente pantalla. Figura N4

En esta ventana tendr que sealar si el Certificado a emitir es nuevo o existente y conforme a esto, sealar los parmetros solicitados por el sistema. Cualquiera sea la opcin indicada, al momento de seleccionar el botn Siguiente, el sistema desplegar la pantalla para la seleccin de la modalidad de pago para las Rentas Accesorias, donde deber indicar la forma en que sern informados los montos calculados por concepto de Rentas Accesorias otorgadas en el ao tributario a informar en la emisin de Certificados de Sueldos, Pensiones, Jubilaciones y Otras, es decir, se informarn los montos de las Rentas Accesorias en cada uno de los meses en que fue distribuida cada renta, o se informarn las Rentas Accesorias en el mes que se pago.

REMUNERACIONES

4-149

Sr. Usuario: Recuerde que todos los Certificados de Renta de la empresa deben ser emitidos utilizando las mismas opciones, por lo cual si ya emiti certificados utilizando una de estas opciones, el resto ser emitido utilizando los mismos parmetros. En caso que se desee modificar la opcin para informar los Certificados, deber eliminar todos los Certificados de Sueldos, Pensiones, Jubilaciones y Otras existentes y volver a generarlos bajo la nueva opcin.

Certificado Nuevo:
Bajo esta modalidad usted podr: Grabar e Imprimir Certificados, ya sean Oficiales o Informativos. Certificado Informativo, tal como su nombre lo indica, podr ser utilizado para verificar informacin y chequear que todo est correcto, antes de generar el Certificado Oficial. Un Certificado Informativo podr ser emitido la cantidad de veces que se requiera. Al optar por esta alternativa y continuar con el botn Siguiente, pasar a una ventana donde tendr que sealar el RUT del Representante Legal, su Nombre y una Glosa que aparecer al pie del Certificado, la cual es opcional. Ingresados estos antecedentes, seleccionar el botn Terminar para que se lleve a cabo la generacin del Certificado conforme a lo especificado en la pantalla anterior. Cuando el Certificado sea desplegado en pantalla, podr hacer uso de los botones que se presentan en la parte superior de sta, y que se describen en el Apndice B en la 2 Barra de Herramientas, junto al botn Imprimir (a pantalla). Certificado Oficial, podr ser grabado, impreso o bien ser traspasado a una planilla Excel y no podr ser reemitido, a menos que sea eliminado bajo la opcin de Certificado Existente. Este tipo de Certificado ser el que se utilice para la Declaracin Jurada. Al optar por esta alternativa y continuar a travs del botn Siguiente, pasar a una ventana donde tendr que sealar el Nmero del primer correlativo, el sistema sugiere siempre el ltimo correlativo + 1, es decir el nmero que llevar el primer Certificado Oficial generado, el RUT del Representante Legal, su Nombre y una Glosa que aparecer al pie del Certificado, la cual es opcional. Sr. Usuario: si est emitiendo un certificado Provisorio, el campo Nmero Primer Correlativo estar deshabilitado y el sistema entregar el nmero en forma correlativa.

Importante:
Cada vez que vuelva a emitir certificados Provisorios, el sistema consultar si desea eliminar todos los Certificados Provisorios existentes de su tipo, de no ser as slo se eliminarn los Certificados existentes de su tipo para las fichas seleccionadas. Los Certificados de Renta Provisorios sern generados a travs de Excel. No se podrn generar certificados provisorios, para aos en los cuales existan certificados no provisorios u originales.

Ingresados estos antecedentes, seleccione el botn Terminar para que se lleve a cabo la grabacin y generacin del Certificado. Cuando el Certificado sea desplegado en pantalla, podr hacer uso de los botones que se presentan en la parte superior de sta, y que se describen en el Apndice B en la 2 Barra de Herramientas, junto al botn Imprimir (a pantalla).

Certificado Existente
Bajo esta modalidad usted podr Eliminar e Imprimir Certificados existentes. Para Eliminar Certificados, tendr que elegir esta alternativa y luego el botn Terminar, tras lo cual el sistema confirmar la eliminacin de los Certificados emitidos para las personas sealadas. Para Imprimir Certificados, tendr que elegir esta alternativa y luego el botn Terminar, tras lo cual se presentar la pantalla con el o los certificados, donde se opera de la misma forma que se indic anteriormente en la emisin de un Certificado Informativo. Cuando el Certificado sea desplegado en pantalla, podr hacer uso de los botones que se presentan en la parte superior de sta, y que se describen en el Apndice B en la 2 Barra de Herramientas, junto al botn Imprimir (a pantalla). A continuacin se presenta un ejemplo de este Certificado:

4-150

Recursos Humanos

Ejemplo de Certificado de Sueldos, Pensiones, Jubilaciones y Otras

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 CERTIFICADO SOBRE SUELDOS, PENSIONES O JUBILACIONES Y OTRAS RENTAS SIMILARES Certificado N 1

SANTIAGO,26 de Enero de 2006 El empleador, Habilitador o Pagador EMPRESA DEMO - SOFTLAND certifica que al Sr(a). LOPEZ MARTINEZ, ALBERTO J. Rut N 006.794.703-7 en su calidad de empleado dependiente, jubilado, pensionado o montepiado, segn corresponda, durante el ao 1999, se le han pagado las rentas que se indican y sobre las cuales se le practicaron las retenciones de impuestos que se sealan:

Perodo

Sueldo, Jubilacin o Pensin Bruta

Cotizacin Previsional de cargo del trabajador o Pensionado

Renta Imponible afecta al Impto nico de 2da. Categora Impuesto nico Retenido

Mayor Retencin de Impuesto nico Solicitada Art 88 Renta Total Exenta y/o No Gravada Rebaja por Zonas Extremas (Franquicia D.L. 889) Factor de Actualizaci n Renta Afecta al Impto nico de 2 Categora Impuesto nico Retenido

Montos Actualizados Mayor Retencin Impuesto Solicitada ART. 88 Renta Total Exenta y/o No Gravada Rebaja por Zonas Extremas (Franquicia D.L. 889)

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

522,000 522,000 534,000 534,000 534,000 4,645,800 4,645,800 4,645,800 4,645,800 4,645,800 4,655,800 4,755,800 35,286,600

90,675 90,675 93,093 93,093 93,093 204,321 204,321 204321 204,321 204,321 204,321 204,321 1,890,876

390,824 390,824 401,246 401,246 401,246 4,440,458 4,440,458 4,440,458 4,440,458 4,440,458 4,440,458 4,440,458 33,188,592

0 0 244 244 244 967,675 967,675 967,675 967,675 967,675 967,675 967,675 6,739,903

90,675 90,675 93,337 93,337 93,337 1,171,996 1,171,996 1,171,996 1,171,996 1,144,478 1,148,478 1,188,478 8,630,779

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1.040 1.043 1.044 1.038 1.029 1.026 1.022 1.015 1.012 1.002 1.000 1.000

406,457 407,629 418,901 416,493 412,882 4,555,910 4,538,148 4,507,065 4,493,743 4,449,339 4,450,458 4,550,458 33,607,484

0 0 255 253 251 992,835 988,964 982,190 979,287 942,037 944,157 984,157 6,814,386

94,302 94,574 97,444 96,884 96,044 1,202,468 1,197,780 1,189,576 1,186,060 1,146,767 1,148,478 1,188,478 8,738,854

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

ERNESTO A. 010.100.100-8 --------------------------------------------------------Nombre, N Rut y firma del Empleador, Habilitado o Pagador o del Representante Legal en su caso.

REMUNERACIONES

4-151

Certificado de Honorarios
Este certificado es obtenido por el sistema desde la Variable Histrica de Retencin de Impuestos y de la Variable de Total Ganado. Al optar por este certificado, deber indicar si la emisin del certificado de honorarios ser realizada para Empleados de la empresa, personal externo a ella o para Proveedores. Sr. Usuario: Si tiene instalado el Sistema de Contabilidad y Presupuestos podr indicar si desea incluir las Boletas de Honorarios emitidas a travs de ese sistema. Si lo que emite son Certificados para el personal, entonces se desplegar la pantalla donde tendr que sealar la variable de Retencin de Impuestos, la cual puede ser digitada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo. Ver Figura N 6. Indicada esta variable presione el botn Siguiente para continuar con el proceso, el cual desplegar la lista de los empleados, para que seleccione desde all aquellos a los cuales les sern emitidos los Certificados. Figura N6

Si lo que emite son Certificados para personas externas o para proveedores, entonces se desplegar directamente la pantalla con la lista de ellos, para que se elijan aquellos a los cuales se les emitirn los certificados.

El procedimiento a seguir de aqu en adelante es el mismo que se indic en los Certificados de Sueldos, Pensiones, Jubilaciones y Otras, a partir de la seleccin de fichas. A continuacin se presenta un ejemplo del Certificado de Honorarios:

4-152

Recursos Humanos

Ejemplo de Certificado de Honorarios

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 CERTIFICADO DE HONORARIOS Certificado N 1

SANTIAGO, 26 de Enero de 2006 La empresa, sociedad o institucin (excepto las sociedades annimas que utilizan el modelo de certificado N 2) segn corresponda, EMPRESA DEMO - SOFTLAND, certifica que al Sr (a). MARIA I. BOLTERS Rut N 5.402.356-1, durante el ao 2005, se le han pagado las siguientes rentas por concepto de Honorarios y sobre las cuales se le practicaron las retenciones de impuestos que se sealan:

Perodo

Honorario Bruto

Retencin de Impuestos

Factor de Actualizacin

Montos Acumulados Honorario Bruto Retencin de Impuestos

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

1,409,300 3,200,000 1,600,000 1,200,000 1,409,300 1,409,300 1,409,300 1,409,300 1,409,300 1,409,300 1,409,300 1,409,300 18,683,700

140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 140,930 1,691,160

1.0400 1.0430 1.0440 1.0380 1.0290 1.0260 1.0220 1.0150 1.0120 1.0020 1.0000 1.0000

1,465,672 3,337,600 1,670,400 1,245,600 1,450,170 1,445,942 1,440,305 1,430,439 1,426,212 1,412,119 1,409,300 1,409,300 19,143,059

146,567 146,990 147,132 146,285 145,017 144,592 144,030 143,044 142,622 141,212 140,930 140,930 1,729,351

ERNESTO A. 010.100.100-8 --------------------------------------------------------Nombre, RUT y firma del Dueo o Representante Legal de la Empresa, Sociedad o Institucin segn corresponda

Certificado de Honorarios y Participacin S.A.

Este certificado es obtenido desde las Variables Participacin o Asignacin y de Impuesto Retenido. Al optar por este tipo de Certificado, tendr que sealar si stos sern emitidos al personal de la empresa o a personas que prestan servicios externos. Para elegir una de ellas tendr que seleccionar el botn de opciones que aparece a su izquierda. Cualquiera sea el caso, podr dar continuidad al proceso a travs del botn Siguiente, de lo contrario se abandona con el botn Cancela. Si lo que emite son Certificados para el personal, entonces se desplegar la pantalla donde tendr que sealar las variables para Renta Bruta: Participacin o Asignacin e Impuesto Retenido: Honorarios, Remuneracin Directores Tasa 10%, Remuneracin Directores Tasa 20%. Ver Figura N7.

REMUNERACIONES Figura N7

4-153

Estas variables pueden ser digitadas directamente, o bien ser obtenidas desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha de cada campo. Indicada esta variable presione el botn Siguiente para continuar con el proceso, el cual desplegar la lista de los empleados, para que seleccione desde all aquellos a los cuales les sern emitidos los Certificados. Si lo que emite son Certificados para personas externas, entonces se desplegar directamente la pantalla con la lista de ellos, para que se elijan aquellos a los cuales se les emitirn los certificados.

El procedimiento a seguir de aqu en adelante es el mismo que se indic en los Certificados de Sueldos, Pensiones, Jubilaciones y Otras, a partir de la seleccin de fichas. A continuacin se presenta un ejemplo del Certificado de Honorarios y Participacin S.A.

Ejemplo de Certificado de Honorarios y Participaciones

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 CERTIFICADO SOBRE HONORARIOS Y PARTICIPACIONES O ASIGNACIONES A DIRECTORES PAGADOS POR SOCIEDADES ANONIMAS
SANTIAGO, 26 de Enero de 2006 La Sociedad Annima EMPRESA DEMO - SOFTLAND, certifica que al Sr (a). ESPINOZA VERGARA, ELENA Rut N 010.945.399-4, durante el ao 2005, le han pagado las siguientes rentas por concepto de Honorarios y Participaciones o Asignaciones a Directores, segn corresponda, sobre las cuales se le practicaron las retenciones de impuesto que se sealan:

Certificado N 1

Renta Bruta Perodo Participacin Honorarios Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 225,000 200,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 425,000 o Asignacin 550,000 450,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1,000,000

Impuesto Retenido Factor de Participacin o Honorarios 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Asignacin 319,247 231,135 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 550,382 1.0400 1.0430 1.0440 1.0380 1.0290 1.0260 1.0220 1.0150 1.0120 1.0020 1.0000 1.0000 Actualizacin Honorario 22,500 120,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 142,500 Renta

Montos Actualizados Impuesto Retenido Participacin o Asignacin 55,000 270,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 325,000 Honorario 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Participacin o Asignacin 31,925 138,681 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 170,606

ERNESTO A. 010.100.100-8 --------------------------------------------------------Nombre, RUT y firma del Dueo o Representante Legal de la Empresa, Sociedad o Institucin segn corresponda

4-154

Recursos Humanos

4.10.3 Emisin de Declaracin Jurada

Objetivo Este proceso permite emitir los Certificados N 1887 de Declaracin Jurada Anual sobre Rentas, Art. 42 N 1 y de Retenciones de Impuesto nico de la Ley de la Renta y N 1879 de Declaracin Jurada Anual sobre Retenciones Efectuadas. Ambas Declaraciones Juradas podrn ser emitidas en papel a modo informativo o generar un archivo para ser enviado va Internet al SII. Adems, podr emitir Declaraciones Juradas Provisorias que no contempla las nuevas validaciones del SII para el nuevo ao tributario, con el fin de avanzar y optimizar la informacin antes de ser enviada al SII. La informacin que aparecer en ellos, ser obtenida por el sistema desde los Certificados de Renta emitidos en el proceso anterior, o bien a travs de informacin capturada directamente en Captura de Declaraciones de Renta. Operatoria Al ingresar se presenta una pantalla que detalla una serie de consideraciones que debe tener presente antes de emitir una Declaracin Original. Al proseguir se presenta la pantalla donde tendr que indicar el tipo de Declaracin Jurada (1887 - 1879) y el tipo de informe a emitir, el cual puede ser Original o Rectificatorio. Ver Figura N 1. Sr. Usuario: Si usted est emitiendo una Declaracin Jurada Provisoria, el sistema lo advertir con un mensaje en la parte inferior derecha de la pantalla inicial. Figura N1

Cualquiera de las declaraciones se elige haciendo clic sobre el botn de opciones que aparece a su izquierda y segn sea el tipo de informe elegido, ser el proceso a seguir y los parmetros que se activarn.

Certificado Original
Corresponde a aqul que se emite por primera vez. Basta con elegir esta opcin para que se presente una ventana informando una serie de consideraciones respecto al nmero de Folio, que se deben tener en cuenta frente a un informe Original. Consideraciones al emitir una Declaracin Original El nmero de folio para una Declaracin Original siempre es uno (1). El nmero de folio de la Declaracin no puede ser modificado por usted. Al momento de emitir la Declaracin 1, se eliminarn las declaraciones previamente emitidas. Para continuar con este procedimiento, tendr que sealar el Ao de la Declaracin y luego elegir el botn Siguiente (ver Figura
N2).

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Sr. Usuario, si usted seleccion el ao posterior al ao tributario habilitado, el sistema desplegar un mensaje informando que ser emitida la Declaracin Jurada en forma Provisoria, ya que no contempla las nuevas validaciones del SII para el ao tributario, tal como se muestra a continuacin:

El tipo de informe emitido ser por defecto Original y ser generado va Excel para su visualizacin y no grabar informacin alguna en su base de datos.

Importante:
Si selecciona un ao distinto del ao tributario habilitado o distinto del ao inmediatamente posterior a ste, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Seor Usuario: Esta versin de Sueldos est preparada para emitir Declaraciones Juradas (1887-1879) slo para el ao 2008 y provisorio para el ao 2009. Comunquese con su Ejecutivo Comercial para actualizar su Sistema al fono 3889000 o a travs de nuestra pgina Web www.softland.cl.

Figura N 2

Dentro de esta pantalla tendr que sealar los antecedentes del declarante: Comuna, Correo Electrnico, Nmero de Telfono y Nmero de Fax. El correo electrnico del declarante ser utilizado por el SII para devolver informacin va e-mail en caso de detectar algn error en la Declaracin Jurada (este es un dato obligatorio).

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Recursos Humanos

En este momento se encuentran activos los botones: Atrs para volver a la pantalla anterior, Cancelar, para anular el proceso y Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N 3. Sr. Usuario: Si usted est emitiendo Declaraciones Juradas Provisorias, el sistema omitir la siguiente pantalla. Figura N 3

Dentro de esta pantalla podr optar: Generar el archivo para Internet, el cual ser emitido para ser enviado al SII. Al optar por esta opcin y luego elegir el botn Terminar, el sistema genera dos archivo, el primero contiene informacin que es chequeada en base a una rutina del SII y cuyo resultado es informado a travs de un documento que se abre en pantalla. El segundo archivo con extensin ZIP contiene la informacin que deber enviar va Internet a travs de la pgina del SII; el que estar encargado de validar la informacin e informar a travs de un correo los errores que se detecten en su Declaracin. Para los dos archivos que se generan cuando el proceso ha sido exitoso, se despliega una ventana informando el nombre y la ruta de los archivos que se han generado, tal como se muestra a continuacin:

. Ver Declaracin Jurada, genera un informe con los antecedentes que sern enviados al SII, de tal forma que el contribuyente revise todos los antecedentes y posteriormente genere el archivo para la Internet. Al optar por esta alternativa podr optar por Va pantalla, el informe se presenta y junto a l los botones que le permitirn imprimirlo y desplazarse a travs de sus pginas (ver Apndice B, en la 2 Barra de Herramientas), o Va Excel el cual traspasa la informacin a una Planilla Excel, donde podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona.

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Vista Previa de la informacin, permite desplegar una vista previa va Excel, con la estructura y detalle del archivo a enviar al SII (opcin habilitada slo para las Declaraciones Juradas del ao tributario, es decir deshabilitada para las Declaraciones Provisorias).

Certificado Rectificatorio
Es aquel que se emite cuando se requiere efectuar modificaciones a la informacin indicada en el original. Sr. Usuario. Al emitir Declaraciones Juradas Provisorias no es factible emitir una Declaracin rectificatoria. Al elegir esta opcin, tendr que indicar el Folio y el RUT de la Declaracin emitida anteriormente, de tal forma que pueda ser asociado a la rectificacin. Ambos antecedentes son propuestos por el sistema y pueden ser mantenidos o modificados. A continuacin tendr que seleccionar el botn Siguiente para continuar con el proceso y en la pantalla que se despliegue, mantener o modificar los antecedentes del Declarante conforme a sus requerimientos y continuar de la misma forma que se indic para la Declaracin Original.

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Recursos Humanos

4.10.4 Emisin de Declaracin Jurada Consolidada

Objetivo Este proceso permite emitir la Declaracin Jurada Anual Consolidada N 1887 sobre Rentas, Art. 42 N 1 y de Retenciones de Impuesto nico de la Ley de la Renta y N 1879 de Declaracin Jurada Anual sobre Retenciones Efectuadas. Ambas Declaraciones Juradas podrn ser emitidas en papel a modo informativo o generar un archivo para ser enviado va Internet al SII. Adems, dentro de este proceso podr emitir las Declaraciones Juradas Consolidadas Provisorias que no contempla las nuevas validaciones del SII para el nuevo ao tributario, con el fin de avanzar y optimizar la informacin antes de ser enviada al SII. La informacin que aparecer en ellos, ser obtenida por el sistema desde los Certificados de Renta emitidos en cada empresa seleccionada en el proceso Emisin de Certificados de Renta. Operatoria Al ingresar a esta opcin, se presenta una pantalla donde deber seleccionar e indicar las empresas que desea consolidar en su Declaracin Jurada (mnimo 2 empresas). Para esto, haga clic a frente a la caja de chequeo de la empresa que desea considerar El sistema trae seleccionada la empresa centralizadora de informacin, la cual no podr ser desmarcada. A continuacin, se detalla una serie de requisitos que debe cumplir para poder generar la Declaracin Jurada Consolidada: Tener sus Certificados de Rentas generados. Los correlativos de los Certificados de Renta, no deben estar repetidos entre las empresas a Consolidar (Excepto para Certificados Provisorios). No debe existir RUT repetido entre las distintas empresas a Consolidar. La versin del Sistema en la Empresa, debe ser la misma que la versin de la empresa centralizadora. La tabla de IPC de cada una de las empresas a Consolidar debe tener los mismos valores. Sr. Usuario: Si usted est emitiendo una Declaracin Jurada Provisoria, el sistema lo advertir con un mensaje en la parte inferior derecha de la pantalla inicial. Figura N 1

Importante: Las empresas a considerar no deben ser de tipo Sucursal, ya que los certificados de la Sucursal deben ser emitidos por la Central. Para considerar todas las empresas, seleccione la caja de chequeo ubicada en la parte inferior de la pantalla que precede la opcin.

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Al seleccionar el botn OK, el sistema dar inicio al proceso, realizando las validaciones necesarias para continuar. Si el sistema detecta alguna inconsistencia en los datos lo advertir con un mensaje por pantalla, dando la posibilidad de levantar una pgina HTML, la cual quedar almacenada en el directorio de datos de la empresa bajo el nombre Logerddmaaaa.html, donde podr consultar la informacin. Ver Figura N 2. Figura N 2

Al proseguir, se presenta la pantalla donde tendr que indicar el tipo de Declaracin Jurada (1887 - 1879) y el tipo de informe a emitir, el cual puede ser Original o Rectificatorio. Ver Figura N 3. Sr. Usuario: Si usted est emitiendo una Declaracin Jurada Provisoria, el sistema lo advertir con un mensaje en la parte inferior derecha de la pantalla inicial. Figura N3

Cualquiera de las declaraciones se elige haciendo clic sobre el botn de opciones que aparece a su izquierda y segn sea el tipo de informe elegido, ser el proceso a seguir y los parmetros que se activarn. Importante Al emitir Declaraciones Juradas Provisorias, el tipo de informe ser generado por defecto Original y va Excel para su visualizacin y no es factible emitir una Declaracin rectificatoria. Sr. Usuario, si usted seleccion el ao posterior al ao tributario habilitado, el sistema desplegar un mensaje informando que ser emitida la Declaracin Jurada en forma Provisoria, ya que no contempla las nuevas validaciones del SII para el ao tributario, tal como se muestra a continuacin:

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Recursos Humanos

El tipo de informe emitido ser por defecto Original y ser generado va Excel para su visualizacin y no grabar informacin alguna en su base de datos.

Importante:
Si selecciona un ao distinto del ao tributario habilitado o distinto del ao inmediatamente posterior a ste, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Seor Usuario: Esta versin de Sueldos est preparada para emitir Declaraciones Juradas (1887-1879) slo para el ao 2008 y provisorio para el ao 2009. Comunquese con su Ejecutivo Comercial para actualizar su Sistema al fono 3889000 o a travs de nuestra pgina Web www.softland.cl.

Declaracin Original
Corresponde a aqul que se emite por primera vez. Basta con elegir esta opcin para que se presente una ventana informando una serie de consideraciones respecto al nmero de Folio, que se deben tener en cuenta frente a un informe Original. Consideraciones al emitir una Declaracin Original El nmero de folio para una Declaracin Original siempre es uno (1). El nmero de folio de la Declaracin no puede ser modificado por usted. Al momento de emitir la Declaracin 1, se eliminarn las declaraciones previamente emitidas. Para continuar con este procedimiento, tendr que sealar el Ao de la Declaracin y luego elegir el botn Siguiente (ver Figura N4). Figura N 4

Dentro de esta pantalla tendr que sealar los antecedentes del declarante: Comuna, Correo Electrnico, Nmero de Telfono y Nmero de Fax.

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El correo electrnico del declarante ser utilizado por el SII para devolver informacin va e-mail en caso de detectar algn error en la Declaracin Jurada (este es un dato obligatorio). En este momento se encuentran activos los botones: Atrs para volver a la pantalla anterior, Cancelar, para anular el proceso y Siguiente para continuar con el proceso. Ver Figura N 5. Sr. Usuario: Si usted est emitiendo Declaraciones Juradas Provisorias, el sistema omitir la siguiente pantalla. Figura N 5

Dentro de esta pantalla podr optar: Generar el archivo para Internet, el cual ser emitido para ser enviado al SII. Al optar por esta opcin y luego elegir el botn Terminar, el sistema genera dos archivo, el primero contiene informacin que es chequeada en base a una rutina del SII y cuyo resultado es informado a travs de un documento que se abre en pantalla. El segundo archivo con extensin ZIP contiene la informacin que deber enviar va Internet a travs de la pgina del SII; el que estar encargado de validar la informacin e informar a travs de un correo los errores que se detecten en su Declaracin. Para los dos archivos que se generan cuando el proceso ha sido exitoso, se despliega una ventana de dilogo donde el sistema informa el nombre y directorio de los archivos que se generan. Ver Declaracin Jurada, genera un informe con los antecedentes que sern enviados al SII, de tal forma que el contribuyente revise todos los antecedentes y posteriormente genere el archivo para la Internet. Al optar por esta alternativa podr optar por Va pantalla, el informe se presenta y junto a l los botones que le permitirn imprimirlo y desplazarse a travs de sus pginas (ver Apndice B, en la 2 Barra de Herramientas), o Va Excel el cual traspasa la informacin a una Planilla Excel, donde podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona. Vista Previa de la informacin, permite desplegar una vista previa va Excel, con la estructura y detalle del archivo a enviar al SII (opcin habilitada slo para las Declaraciones Juradas del ao tributario, es decir deshabilitada para las Declaraciones Provisorias).

Declaracin Rectificatoria
Es aquel que se emite cuando se requiere efectuar modificaciones a la informacin indicada en el original. Al elegir esta opcin, tendr que indicar el Folio de la Declaracin emitida anteriormente, de tal forma que pueda ser asociado a la rectificacin. Ambos antecedentes son propuestos por el sistema. A continuacin tendr que seleccionar el botn Siguiente para continuar con el proceso y en la pantalla que se despliegue, mantener o modificar los antecedentes del Declarante conforme a sus requerimientos y continuar de la misma forma que se indic para la Declaracin de Original.

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Recursos Humanos

4.10.5 Captura Certificados de Renta

Objetivo Capturar informacin correspondiente a Certificados de Renta desde sistemas externos (formatos: txt, csv, tab y asc), para que sea reconocida por Recursos Humanos, para la posterior generacin de las Declaraciones Juradas. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde tendr que sealar el ao para el cual se emitirn los Certificados de Renta y el Tipo de Certificado a capturar (ver Figura N 1). Figura N 1

En esta pantalla se activa el botn Imprimir, el cual le permitir llevar a cabo la emisin de la estructura que deber tener el archivo que se captura. Al seleccionarlo, se presenta una ventana con la estructura, pudiendo grabarla o imprimirla. Para salir de ella, bastar con cerrar la ventana y regresar a la pantalla de la Captura de Certificados, ya sea para continuar con el proceso o para efectuarle modificaciones al archivo que ser capturado. Para continuar con el proceso, tendr que seleccionar el botn Siguiente, el cual da paso a la pantalla de donde se indica el directorio y nombre del archivo a capturar. Una vez que este haya sido ledo, tendr que indicar el tipo de delimitadores utilizados en su estructura (ver Figura N 2). Figura N 2

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Seleccione a travs del botn de opciones el Tipo de Archivo a Capturar, pudiendo ser: Archivo Texto o Archivo Excel. El directorio y nombre del archivo puede ser digitado directamente en el campo Nombre Archivo, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Para el caso de los delimitadores, stos se eligen a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de cada uno de ellos (Tab, Pto. y Coma, Coma u Otro). Para continuar con el proceso, tendr que seleccionar el botn Siguiente, el cual da paso a la pantalla de "Anlisis del Archivo Previo a la Captura", donde el sistema informa si los datos en l contenido podrn o no ser capturados, y los motivos por los cuales podr o no ser llevada a cabo esta operacin. Si el sistema detecta que la cantidad de campos que contiene el archivo no corresponde a lo indicado en la Estructura, o que un campo tiene un tipo diferente (debiera ser de texto y es numrico), lo informa en este momento para que se hagan las correcciones respectivas en el archivo y as poder efectuar la captura. En este momento tambin podr revisar la estructura (botn Imprimir), regresar a la pantalla anterior (Atrs) o bien Salir del proceso. Ver Figura N 3. Figura N 3

De lo contrario, si su archivo cumple con la cantidad de registros y sus tipos estaban correctamente definidos, entonces el sistema le informa que puede continuar con la captura (ver Figura N 4). Figura N 4

Al optar por el botn Capturar, el sistema efecta el proceso y si al finalizar detecta errores en los datos, entonces entrega el resultado de la captura en el archivo "Loger.txt", de tal forma que al existir alguna inconsistencia en los datos, stas puedan ser corregidas (ver Figura N 5).

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Recursos Humanos

Figura N 5

Finalizado el proceso y si todo est conforme, tendr que cerrar el archivo Loger.txt y luego cerrar el proceso a travs del botn Salir.

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4.10.6 Captura Boletas de Honorarios

Objetivo Este proceso permite capturar los documentos de empleados y proveedores que van al Libro de Honorarios emitidos en el Sistema de Contabilidad, los cuales podrn ser utilizados en los Certificados de Honorarios. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), donde deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones, el ao a considerar para la captura de Boletas de Honorarios emitidas. A continuacin seleccione el botn Capturar, tras lo cual el sistema comenzar la captura de todos los documentos que van al Libro de Honorarios. Figura N1

Al finalizar y si todo est conforme, se presenta una ventana indicando que la captura ha sido exitosa; de lo contrario, el sistema enva un mensaje informando el motivo por el cual no pudo ser realizada. Posteriormente y si el resultado de la captura fue exitoso, podr efectuar la emisin de los Certificados de Honorarios respectivos. Al presionar el botn Aceptar, el sistema regresa a la pantalla de la Figura N 1. Para salir del proceso, presione el botn Salir.

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4.10.7 Declaracin Jurada SENCE

Objetivo Permite emitir el formulario de Declaracin Jurada Anual Notarial sobre retencin y pago de cotizaciones previsionales, para efectos del beneficio de la Franquicia Tributaria establecida en la Ley N 19.518. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), donde lo primero que deber indicar es el ao de la Declaracin Jurada a emitir, el cual podr ingresar a travs del botn de listas desplegables para completar la seccin A y C del formulario. Figura N1 . Adems, solicitar la informacin

Informacin del declarante

El sistema desplegar la siguiente informacin: Razn Social, Direccin, Comuna, Regin, Correo Electrnico (slo si posee), Cdigo de rea, Telfono y Fax podrn ser modificados todos los campos para la declaracin a emitir, excepto Razn Social y Direccin. Si el declarante no tiene correo electrnico, deber seleccionar la caja de chequeo No tiene; de lo contrario, el sistema lo solicitar obligatoriamente.

Datos relativos al tamao de la empresa segn N de trabajadores y Volumen de ventas

Dotacin anual de Trabajadores: Al seleccionar el botn de listas desplegables , el sistema desplegar una lista con la dotacin de trabajadores contratados que registra en el ao de la declaracin, seleccione la que desea considerar. Al selecciona el botn , el sistema desplegar el siguiente mensaje: Se propone el promedio de trabajadores vigentes en el ao XXXX Volumen de ventas de la empresa en UF: Mediante la seleccin del botn de listas desplegables anual en UF que maneja la empresa. , se desplegar una lista donde deber indicar el volumen de ventas

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Finalmente, seleccione el botn OK, para la emisin del formulario, el sistema validar que exista toda la informacin solicitada, de lo contrario, lo advertir por pantalla y no podr continuar con la declaracin. A continuacin se muestra ejemplo del formulario de declaracin Jurada SENCE:

Ministerio del Trabajo y Previsin Social Servicio Nacional de Capacitacin y Empleo - SENCE

Declaracin Jurada Anual Notarial sobre retencin y pago de cotizaciones previsionales, para efectos del beneficio de la Franquicia Tributaria establecida en la Ley N 19.518.
Seccin A: Identificacin del declarante ( Persona Natural o Jurdica que efectu las retenciones y pagos previsionales) Rol nico Tributario Nombre o razn social Domicilio postal Correo Electrnico Comuna Fono Regin Fax

Seccin B: Datos relativos a los montos retenidos y pagados a las instituciones de previsin y seguridad social Nombre de la institucin previsional (inp-afp) R.U.T. Institucin previsional Monto anual cotizacin fondo de pensiones pagadas.

Nombre de la institucin previsional (Fonasa-Isapre)

R.U.T. Institucin previsional

Monto anual cotizacin fondo de salud pagadas .

Monto Total Anuales Remuneraciones Imponible Pagadas ($) Seccin C: Datos relativos al tamao de la empresa segn N de trabajadores y Volumen de ventas. Dotacin anual de trabajadores Volumen de ventas de la empresa en UF De 1 a 9 trabajadores De 10 a 49 trabajadores De 50 a 199 trabajadores Ms de 200 trabajadores Debe marcar con una X segn corresponda en ambas clasificaciones. Hasta 2.400 U.F. De 2.401 a 25.000 U.F. De 25.001 a 100.000 U.F. Ms de 100.000 U.F.

Por el presente instrumento, el que suscribe, representante legal de la empresa individualizada, declara bajo juramento que ha pagado correspondientes a los trabajadores en el ejercicio comercial del ao anterior, y que los datos registrados en este documento son fidedignos.

las cotizaciones previsionales y de salud

FIRMA DEL CONTRIBUYENTE O REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE DEL CONTRIBUYENTE O REPRESENTANTE LEGAL FIRMA Y TIMBRE NOTARA R.U.T. DEL CONTRIBUYENTE O REPRESENTANTE LEGAL

Fecha

de

de

200_

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Recursos Humanos

4.11 Consultas
Objetivo Conocer el valor que han tenido ciertas variables a travs del tiempo, ya sea en forma Global o por rea de Negocio, as como ejemplo estudiar para un empleado en particular la variacin que han experimentado sus Remuneraciones. Al seleccionar esta opcin se presenta un submen con las siguientes opciones: Operatoria Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con los siguientes procesos (ver Figura N 1). Figura N1

4.11.1. Valores por Variables

Objetivo Conocer el valor que han tenido ciertas variables a travs de un perodo, ya sea para el global de la empresa, como para una rea de Negocios especfica. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega la pantalla de la Figura N1, donde se debe indicar el rea de Negocios y el perodo a considerar en la consulta. Figura N1

Esta consulta podr ser efectuada para un rea de Negocios en particular, la cual podr ser elegida desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de Listas Desplegables, o para el global de la empresa, haciendo clic en la caja de chequeo ubicada abajo del rea de Negocio. Tambin habr que indicar el perodo a considerar donde el sistema sugiere el ltimo mes preparado, pudiendo mantenerlo o modificarlo.

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Seleccin de Variables a considerar en la Consulta

A travs de este cono de seleccin de variables, se podrn indicar todas aquellas que se desean consultar. Ver Figura N2. Figura N2

Para realizar la seleccin de una de ellas, se deber hacer clic sobre la variable deseada y luego seleccionar el botn Agregar>. En caso que se desee considerar a todas las variables habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar a uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos. Una vez elegidas todas las variables, se selecciona el botn OK, con lo cual se regresa a la pantalla anterior (Figura N1), donde habr que elegir nuevamente OK para que se presenten las variables con los valores correspondientes en el rango de meses indicado. Ver Figura N3. Figura N3

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Salir.

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Recursos Humanos

4.11.2. Valores por Persona

Objetivo Conocer el valor que ha tenido un empleado durante un rango de meses en las distintas variables de Remuneraciones. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla donde se debe sealar el cdigo de la Ficha a consultar, el cual puede ser digitado directamente o bien obtenido desde la lista de cdigos que se presenta al elegir el botn de listas desplegables. Acto seguido se presenta el nombre y cargo del empleado. A continuacin se debe sealar el rango de meses a considerar en la consulta. Ver Figura N1. Figura N1

Seleccin de Variables a considerar en la Consulta

A travs de este cono de seleccin de variables, se podrn indicar todas aquellas que se desean consultar. Ver Figura N2. Figura N2

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Para realizar la seleccin de una de ellas, se deber hacer clic sobre la variable deseada y luego seleccionar el botn Agregar>. En caso que se desee considerar a todas las variables habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar a uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn <<Todos. Cuando las variables han sido elegidas, se selecciona el botn OK y el sistema regresa a la pantalla anterior, donde nuevamente se debe elegir OK para que se presente la informacin correspondiente. Ver Figura N3. Figura N3

que permite graficar la informacin. Para ello se debe contar con un perodo de al menos En este caso se activa el botn dos meses y con un mximo de 4 variables a comparar. Para seleccionar una variable a graficar se hace clic sobre la deseada y luego se elige el botn Grfico. Para seleccionar ms de una variable en un rango continuo, se deber usar la tecla Shift ( ) y hacer clic sobre ella; mientras que para elegir variables alternadas tendr que hacer clic sobre cada una de ellas manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Elegidas las variables, se selecciona el botn Grfico, para que ste sea desplegado en pantalla. Ver Figura N4. Figura N4

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

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Recursos Humanos

4.12 Informes
Objetivo Proporcionar un men de opciones mediante el cual se podrn emitir diversos informe en relacin a: Modelo de Clculo diseado, Planillas de imposiciones, as como la generacin de reportes de acuerdo a las necesidades del usuario. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta el siguiente submen:

4.12.1 Modelo de Clculo

Objetivo Generar un informe con todas las variables creadas en el sistema, es decir los Haberes, Descuentos y Parmetros, con sus respectivos atributos, con el fin de conocer el modelo de clculo con que se est trabajando. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta una ventana donde lo primero que deber indicar es el mes y tipo de variable a imprimir (ver Figura N1). Figura N1

Deber seleccionar mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier otra impresora en forma horizontal.

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4-173

Luego se debe seleccionar el botn OK, para que se lleve a cabo la emisin, el cual activar el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas (Ver en Apndice B), pudiendo imprimir el informe en el monitor, la impresora o realizar la emisin al disco. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

Informe Ejemplo de Haberes

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Listado de Haberes Fecha Pgina : : 31/01/2001 1

Nro. Cdigo

Descripcin

Formato

Vigencia

Desde

Hasta

Tipo

Frmula

Limpieza

1 2

H001 H003

SUELDO BASE ASIGNACION FAMILIAR

Numrico(10,2) Numrico(10,2)

Permanente Permanente

01/01/1980 01/01/1980

31/12/2000 31/12/2000

Valor Frmula ({P042} ({FnumCargasSimples}+ {FnumCargasInvalidas} + {FnumCargasInvalidas}+ {FnumCargasMaternales})

3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

H004 H010 H014 H015 H016 H017 H018 H019 H020 H021 H022 H023 H013 H002

ASIGNACION COLAC GRATIFICACION MES BONO TURNO MTO. BONIFICACION MONTO GRATIFIC GRATIFIC. LIQUIDA BASE IMPON. GRAT. PRSTAMO EN UF PRSTAMO PESOS HONORARIO BRUTO PART. O ASIG. BRUTA BASE TRIBUT.GRAT. SUELDO BASE MENS HORAS EXTRAS 50%

Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2)

Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente

01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980

31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000

Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Frmula Frmula ({H001}/30)* {P002} ((((({H001}/30)* 28)/192)*1.5)* {P001})

18 19

H006 H007

COMISION VENTAS BASE IMPONIBLE

Numrico(10,2) Numrico(10,2)

Permanente Permanente

01/01/1980 01/01/1980

31/12/2000 31/12/2000

Frmula Frmula

{P003}* 0.01 {H013}+{H002}+ {H006}+{H014}+ {H010}

20

H008

BASE TRIBUTABLE

Numrico(10,2)

Permanente

01/01/1980

31/12/2000

Frmula

{H013}+{H002}+ {H006}+{H014}{D010}

21

H009

TOTAL HABERES

Numrico(10,2)

Permanente

01/01/1980

31/12/2000

Frmula

{H013}+{H002}+ {H003}+{H004}+ {H005}+ {H006}+ {H014}+{H015}+ {H019}+ {H020}

22 23

H011 H012

BASE IMP SIN GRAT. LIQUIDO A PAGO

Numrico(10,2) Numrico(10,2)

Permanente Permanente

01/01/1980 01/01/1980

31/12/2000 31/12/2000

Frmula Frmula

{H007}- {H010} {H009}- {D012}

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Recursos Humanos

Informe Ejemplo de Descuentos

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Listado de Descuentos Fecha Pgina : : 31/01/2001 1

Nro. Cdigo Descripcin

Formato

Vigencia

Desde

Hasta

Tipo

Frmula

Limpieza

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

D015 D016 D017 D018 D019 D020 D021 D022 D023 D008 D010 D009 D001 D002 D003 D005 D006 D007 D011 D013 D014 D015

CUENTA DE AHORRO A.F.P A CUENTA DE GRATIFICACION COTIZ. SALUD GRATIFICACION COTIZ. FONDO GRATIFICACION

Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2)

Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente

01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980 01/01/1980

31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000 31/12/2000

Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Frmula {P021} Frmula {P022}* {C001} Frmula {D003} Frmula {D001}+ {D002}+ {D005}+ {D011} Frmula If ({H013}>=120000) then Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Frmula {FmontocotizvoluntAFP} Frmula {D010}+ {D006}+ {D007}+ {D009}+ {D014}+015}+{D022}+{D023}+ D003}

COTIZ. SEGURO GRATIFICACION Numrico(10,2) IMPUESTO UNICO GRATIF. COTIZAC.INP GRATIFICACION CUOTA EN PESOS CUOTA EN UF TOTAL IMPUESTOS LEYES SOCIALES DESCUENTO ESPECIAL FONDO DE PENSIONES AD. SEGURO IMP.UNICO A PAGAR SALUD ANTICIPO PRESTAMO I.N.P. 2% ADIC. ISAPRE COTIZ. VOLUNTARIA A.F.P. TOT.DESCTOS. Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2) Numrico(10,2)

Informe Ejemplo de Parmetros

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha Pgina : : 31/01/2001 1

Listado de Parmetros
Nro. Cdigo Descripcin Formato Vigencia Desde Hasta Tipo Frmula Limpieza

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

P001 P002 P003 P005 P006 P016 P017 P018 P019 P020 P021 P022 P025 P026 P027 P029 P030 P032 P035 P036 P037 P038 P039 P041 P040 P042 P043 P044 P045 P046 P047 P048 P049 P050 P051

# HORAS EXTRAS Numrico(10,2) # DIAS TRABAJADOS Numrico(10,2) MONTO DE VENTAS Numrico(10,2) % ADICIONAL SEGURO Numrico(10,2) PACTADO PROPORCIONAL ISAPRENumrico(10,2) CODIGO MOVIMIENTO AFP Numrico(10,2) FECHA INICIO AFP Fecha FECHA TERMINO AFP Fecha RUT ENTIDAD PAGADORA Numrico(10,2) CODIGO MOVIMIENTO ISAPRE Numrico(10,2) CUOTA PRESTAMO EN PESOS Numrico(10,2) CUOTA PRESTAMO EN UF Numrico(10,2) VALOR CARGA FAMILIAR SIMPLE Numrico(10,2) VALOR CARGA FAMILIAR INVALIDANumrico(10,2) VALOR CARGA FAMILI. MATERNAL Numrico(10,2) CODIGO MOVIMIENTO CAJA COMP. TIPO DE COTIZACION Numrico(10,2) % MIN. SALUD Numrico(10,2) BASE IMPONIBLE LICENCIA Numrico(10,2) CONVENIO COLECTIVO ISAPRE Numrico(10,2) MESES DE SERVICIO Numrico(10,2) AOS DE SERVICIO Numrico(10,2) VALOR CARGA FAMILIAR 1TRAMONumrico(0,0) VALOR CARGA FAMILIAR 3TRAMONumrico(10,2) VALOR CARGA FAMILIAR 2 TRAMO Numrico(10,2) VALOR CARGA FAMILIAR 4 TRAMO Numrico(10,2) VALOR CARGA FAMILIAR Numrico(10,0) FECHA INICIO ISAPRE Fecha FECHA TERMINO ISAPRE Fecha FECHA CAJA COMPENSACION Fecha FEC TERM. CAJA COMPENSACION Fecha RENTA ACCESORIA GRATIF. Numrico(10,2) RENTA ACCESORIA BONO PROD. Numrico(10,2) RENTA ACCESORIA BONO PART. Numrico(10,2) DIAS DEL MES Numrico(10,0

Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Numrico(10,2) Permanente 01/01/1980 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000 Permanente 01/01/1980 31/12/2000

Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Frmula {P042} *{FnumCargasSimples} Frmula {P042}* ({FnumCargasInvalidas} * 2) Frmula {P042} *{FnumCargasMaternales} 31/12/2000 Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Frmula if ({H007} > 0) then Frmula if ({H007} > 175349) then Frmula if ({H007} > 85999) then Frmula if ({H007} > 365999) then Frmula {P039}+{P040}+{P041}+{P042} Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor

REMUNERACIONES

4-175

4.12.2 Formularios para Entrada de Datos

Objetivo Generar listados con informacin de los empleados y ttulos de columnas, donde los valores irn en blanco de tal forma que puedan ser llenados manualmente, con el fin de facilitar la recopilacin de informacin y el posterior ingreso de los datos al sistema. Los formatos podrn quedar grabados, de tal forma que puedan ser usados peridicamente. Operatoria Al ingresar a este proceso, podr ocurrir que no existan formatos definidos, por lo que se presentar la pantalla de la Figura N1, o que hayan formatos predefinidos por lo que se presenta la pantalla de la Figura N2. Figura N1

Creando un Nuevo Formato

Para llevar a cabo este procedimiento, se debe ingresar la siguiente informacin: Formato: Variables a considerar: Dado que se crear un formato nuevo, se debe ingresar en este campo, el nombre con el cual se identificar dicho formato, de tal manera que pueda ser utilizado posteriormente. Las variable aqu sealadas se usan con el fin de tomar los nombres de las variables y ponerlos como ttulos en las columnas del informe. Para indicar variables, se selecciona la columna Cdigo o Descripcin y luego el botn de listas desplegables, desde donde se elige la variable deseada. Se debe sealar el criterio de ordenamiento de la informacin en el informe, el cual podr ser por Ficha o Nombre.

Ordenado por:

Cuando todo ha sido definido, se selecciona el botn Grabar, con lo cual quedar registrado el nuevo formato en el sistema. Una vez grabado, se podr optar por el botn Cancela, que sale del formato desplegando en pantalla la ventana con la lista de formatos existentes hasta ese momento. Ver Figura N2.

4-176 Figura N2

Recursos Humanos

Cuando esta pantalla es desplegada, se activa la 2 Barra de Herramientas, a travs de la cual se podrn agregar nuevos formatos, modificar y/o eliminar formatos existentes. Para emitir el informe se debe elegir el formato y luego seleccionar el botn Imprimir, tras lo cual se presenta una pantalla (Figura N3) donde deber indicar el mes a considerar y definir los rangos de reas de Negocios, Centros de Costo y Fichas a considerar, pudiendo ser ingresadas en forma masiva o bien selectiva. Deber seleccionar mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier otra impresora en forma horizontal. Una vez que todo est conforme, se selecciona el botn OK y en la pantalla se activa el botn Imprimir en la 2 Barra de Herramientas, donde se podrn seleccionar los distintos dispositivos de impresin, cuya explicacin se describe en detalle en el Apndice B de este manual. Figura N3

En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe.

Seleccionando un Formato Existente

Al ingresar a este proceso cuando se han creado formatos con anterioridad, se presenta la pantalla de la Figura N2 y el procedimiento a seguir de ah en adelante es el mismo que all se describe.

REMUNERACIONES

4-177

Informe Ejemplo para Formularios de Entrada de Datos

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 31/01/2001 Pgina: 1

Haberes
Ficha Nombre COLACION SUELDO HORAS MOVILIZACION ASIGNACION. VENTAS ASIGNACION ASIGNACION COMISION BASE EXTRAS 50% FAMILIAR

AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO

__________

__________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

__________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

__________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

__________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

__________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

AD002 PEREZ MALDONADO RICARDO __________ AD003 ESPINOZA VERGARA ELENA AD004 DIAZ MATURANA JOSE G. AD005 ROSAS SUARZO ELIZABETH AD006 JOFRE QUIROZ FERNANDO __________ __________ __________ __________

AD007 PERALTA EGUIGUREN TERESA __________ AD100 TAPIA MUOZ EDUARDO __________

4-178

Recursos Humanos

4.12.3 Libro de Remuneraciones

Objetivo Permitir la generacin y emisin del informe del Libro de Remuneraciones con el formato y la informacin que el usuario estime conveniente. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una ventana donde lo primero que deber indicar es el mes a considerar para la emisin del informe: (ver Figura N1). Figura N1

Indicado el mes, deber definir los rangos de reas de Negocios, Centros de Costo y Fichas a considerar. Si se desea considerar Todos los rangos, basta con seleccionar la caja de chequeo que aparece al lado izquierdo de esta misma palabra. Especificaciones del Informe: Para generar este informe, el sistema proporciona 15 columnas de datos, dentro de las cuales la 1 y 2 vienen predefinidas por el sistema, identificando el nombre y el RUT de cada empleado, estas 2 columnas no podrn ser eliminadas y slo podr ser modificado el largo del formato de la columna 1. A partir de la 3 columna y para cada una de ellas se debe indicar: Ttulo: Corresponde al nombre con el cual se identificar la columna de datos. Al seleccionarla, se activa el cursor pudiendo ingresar el texto.

Campo: Corresponde al campo que debe aparecer impreso en la columna, el cual equivale a la variable que lo representa. Al elegir este dato, se presenta una ventana con las distintas variables que podrn ser seleccionadas, las cuales fueron definidas en el captulo Modelo de Clculo. Ver Figura N2.

REMUNERACIONES Figura N 2

4-179

Formato: Permite indicar el largo del campo, ya que su tipo (Texto, Nmero o Fecha) est asociado a la definicin efectuada al crear la variable. Ver Figura N 3. Si el formato corresponde a Nmero, se podr indicar si se suprimen aquellos que tengan valor igual a cero (0). Figura N 3

Totales: En caso que la columna sea de tipo numrico, se podr indicar si al final de sta aparecern los totales. Esto se determina a travs del botn de listas desplegables que aparece al elegir este dato. Ver Figura N 4. Figura N4

Donde: No totaliza: Suma: Promedio: Contador: No calcula totales. Suma los valores de cada lnea. Calcula el promedio de los valores de cada lnea. Cuenta la cantidad de datos de la columna.

Borrar el contenido de una columna: Si se incorpor una columna que no corresponde, habr que pulsar en el ttulo ubicado en la parte superior de la columna, tras lo cual la columna completa queda en otro color. A continuacin pulsar la tecla SUP o DEL, y confirmar la eliminacin.

4-180

Recursos Humanos

Cambiar la ubicacin de una columna: Para desplazar el contenido de una columna a otra, se debe pulsar el botn izquierdo del mouse sobre la celda donde aparece el nmero de la columna (Ej.: Columna 2), y sin soltarlo desplazar la columna a la posicin deseada. Cuando esto ocurre la columna toma otro color y el indicador del mouse se presenta como una flecha que indica a la derecha e izquierda. Adems dentro de esta pantalla, podr indicar si el informe se emite en papel prefoliado o no, a travs de la caja de seleccin que aparece en el centro inferior de sta. Una vez que todo est conforme, se activar la 2 Barra de Herramientas donde podr optar por la seleccin de los siguientes botones:

Permite seleccionar el dispositivo de impresin, cuya explicacin se describe en detalle en el Apndice B de este manual.

Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir, el cual podr exceder de los 150 caracteres permitidos para la impresin en hoja carta. Abandona el proceso, regresando al men principal. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe.

Informe Ejemplo Libro de Remuneraciones

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Libro de Remuneraciones Fecha Pgina Mes de Proceso : 31/01/2001 : 1 :Febrero 2000

Fichas Area de Negocio Centro de Costo Total Trabajadores

: Todas las Fichas : Todas las Areas de Negocios : Todos los Centros de Costos : 38

Nombre BUSTAMANTE ROJAS FRANCISCO CRUZ ALAMOS PEDRO DIAZ MATURANA JOSE G. DITTBORN MATURANA MARIA ELIZA ESPINOZA VERGARA ELENA FERNNDEZ AVENDAO JUAN JOSE FLORES VILLALOBOS JOAQUIN H. GOMEZ LEPE FRANCISCO E. GONZALEZ SILVA DAGOBERTO R. GUERRERO SALAS CARLOS G. HERNNDEZ BOCAZ PATRICIO E. JOFRE MATURANA RICARDO JOFRE QUIROZ FERNANDO D. LAGOS ULLOA FELIPE D. LAMAS OTERO MARIA DEL CARMEN LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. MARTINEZ DE LA FUENTE ENRIQUE MATTA CUMMINGS JORGE F. MATURANA VARGAS ENRIQUE D. MUOZ PAREDES LILIAN : : :

Rut 006.599.817-3 008.224.331-3 010.161.241-4 008.106.302-8 010.945.399-4 007.103.889-0 007.772.335-8 007.000.243-4 006.001.200-8 007.548.235-3 008.103.889-9 008.021.300-K 008.397.994-1 007.005.203-2 006.943.321-9 006.794.703-7 008.205.339-5 008.033201-7 007.457.445-9 007.998.656-9 : : :

Anticipo 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 0 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 20,000 0 20,000 20,000 20,000 : : :

REMUNERACIONES

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4.12.4 Informes Varios

Objetivo Permitir la generacin de informes con el formato y la informacin que el usuario estime convenientes. Dichos informes podrn ser almacenados y se podrn acceder en el momento que se requiera. Operatoria Al ingresar a este proceso podr ocurrir que no existan formatos definidos, por lo que se presentar la pantalla de la Figura N1, o que hayan formatos predefinidos por lo que se presenta la pantalla de la Figura N2. Figura N1

Creando un nuevo informe

Para llevar a cabo este procedimiento, se debe ingresar la siguiente informacin: Tipo de Informe: Ttulo: Este campo permite indicar si el informe se considerar para el Global de la empresa, Slo las Areas de Negocios, Slo los Centros de Costo o ambos (Areas de Negocios y Centros de Costo). Para ello se utiliza el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo. Se debe indicar en este campo el nombre que tendr el informe.

Especificaciones del listado: Para cualquier informe que se genere, esta opcin proporciona 15 columnas de datos, y para cada una de ellas se debe indicar: Ttulo: Corresponde al nombre con el cual se identificar la columna de datos. Al seleccionarla, se activa el cursor pudiendo ingresar el texto.

Campo: Corresponde al campo que deber aparecer impreso en la columna, el cual tendr relacin con el ttulo definido para sta. Al elegir este dato, se presenta una ventana con los distintos campos que podrn ser seleccionados y las variables que corresponden a cada uno de ellos. Ver Figura N2.

4-182 Figura N2

Recursos Humanos

Estos campos son: Personal: Corresponde a los antecedentes personales de cada empleado: Ficha, Nombres, Rut, Direccin, Banco, etc. Variables: Corresponde a las variables definidas en el modelo de clculo: Fondo de Pensiones, A Pagar Salud, Sueldo Base, etc. Atributos: Corresponde a los atributos que pueden ser asignados a los empleados: Color de pelo, Estatura, Color de Ojos, etc. Para elegir el campo correspondiente, se debe seleccionar el botn de opciones (Personal, Variables o Atributos) que los precede y en la lista desplegada marcar el deseado. Si todo est conforme elegir el botn OK. Formato: Permite indicar el largo del campo, ya que su tipo (Texto, Nmero o Fecha) est asociado a la definicin efectuada al crear la variable. Ver Figura N3. Si el formato corresponde a Nmero, se podr indicar si se suprimen aquellos que tengan valor igual a cero (0). Figura N3

Totales: En caso que la columna sea de tipo numrico, se podr indicar si al final de sta aparecern los totales. Esto se determina a travs del botn de listas desplegables que aparece al elegir este dato. Ver Figura N4. Figura N4

REMUNERACIONES Donde: No totaliza: Suma: Promedio: Contador:

4-183

No calcula totales Suma los valores de cada lnea. Calcula el promedio de los valores de cada lnea. Cuenta la cantidad de datos de la columna.

Borrar el contenido de una columna: Si se incorpor una columna que no corresponde, habr que pulsar dos veces seguidas el botn izquierdo del mouse (rpidamente) en el ttulo de la columna, tras lo cual la columna completa queda en otro color. A continuacin pulsar la tecla SUP o DEL, y confirmar la eliminacin. Cambiar la ubicacin de una columna: Para desplazar el contenido de una columna a otra, se debe pulsar el botn izquierdo del mouse sobre la celda donde aparece el nmero de la columna (Ej.: Columna 2), y sin soltarlo desplazar la columna a la posicin deseada. Cuando esto ocurre la columna toma otro color y el indicador del mouse se presenta como una flecha que indica a la derecha e izquierda. Ordenamiento: Indicados los campos a considerar en el informe, stos se presentan en una ventana, que aparece bajo el ttulo Ordenamiento, desde la cual habr que seleccionar aquellos (mximo 3) en base a los cuales se ordenar la informacin. Para elegirlos se selecciona el campo y luego la flecha que indica a la derecha. En caso de elegir un campo errneo se efecta el proceso inverso, marcando el que corresponda y eligiendo la flecha a la izquierda. El criterio de ordenamiento puede ser ascendente o descendente en base a los campos incluidos.

Condicionar los Datos a Imprimir: Adems los datos a imprimir podrn ser condicionados por otros factores que se definen a travs de frmulas ingresadas mediante el botn Editar. Cuando este botn es elegido, se presenta la pantalla (ver Figura N5) de Edicin de Frmula. Figura N5

La forma de operar de la opcin EDITAR es similar a la indicada en el proceso "Modelo de Clculo. Ejemplo: Para condicionar que el informe imprima el personal de la empresa cuyo Cdigo de estudios es 04, habr que ingresar una frmula similar a: ({FcodEstudios}=004) Donde la variable {FcodEstudios} es la que registra el cdigo de los estudios de cada empleado y se toma de la columna Ficha. Es importante aclarar que para efectos de condicionar la informacin a imprimir slo se ocupan los operadores matemticos, las comparaciones y los comparadores lgicos, no teniendo sentido el "IF...THEN..." e "IF... THEN... ELSE".

4-184

Recursos Humanos

Una vez que la frmula ha sido ingresada y si todo est conforme, se selecciona el botn OK para salir y el sistema incluir la frmula al momento de hacer los clculos del mes. Finalizada la definicin del formato del informe, se selecciona el botn OK, con lo cual el sistema lo almacena de tal forma que pueda ser utilizado las veces que sea necesario. Una vez grabado, se podr optar por la seleccin del botn Cancela, que sale del formato desplegando en pantalla la ventana con la lista de formatos existentes hasta ese momento. Ver Figura N6. Figura N6

Cuando esta pantalla es desplegada se activa la 2 Barra de Herramientas, a travs de la cual se podrn agregar nuevos formatos, modificar y/o eliminar formatos existentes. Para emitir el informe se debe elegir el formato y luego seleccionar el botn Imprimir, tras lo cual se presenta una pantalla (Figura N7) donde se definen los rangos de Areas de Negocios, Centros de Costo y Fichas a considerar, adems del mes de proceso. Si se desea considerar Todos los rangos, basta con seleccionar la caja de chequeo que aparece al lado izquierdo de esta misma palabra. En esta pantalla tambin se podr indicar si el informe se emite en papel prefoliado o no, a travs de la caja de seleccin que aparece en el centro inferior de sta. Figura N7

Una vez que todo est conforme, podr optar por la seleccin de los siguientes botones:

REMUNERACIONES

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Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir, el cual podr exceder de los 150 caracteres permitidos para la impresin en hoja carta. Ver Figura N 8. Activa el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas, donde podr seleccionar el dispositivo de impresin, cuya explicacin se describe en detalle en el Apndice B de este manual. Abandona el proceso regresando a la pantalla anterior. Figura N 8

Para salir de Excel seleccione la opcin Archivo, Salir, esto lo dejar en la pantalla anterior. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este Informe, solicitado para los Centros de Costo.

Seleccionando un Informe Existente

Al ingresar a este proceso cuando se han creado Informes Varios con anterioridad, se presenta la pantalla de la Figura N6 y el procedimiento a seguir de ah en adelante es el mismo que all se describe.

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Recursos Humanos

Informe Ejemplo de Informes Varios

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 INFORME DE REMUNERACIONES Fecha : 31/01/2001 Pgina : 1

FICHA

NOMBRE

LEYES SOCIALES TOTAL DESCUENTOS SUELDO BASE 32.460,00 41.508,00 38.500,0 67.660,00 39.960,00 80.480,00 58.064,00 54.814,00 0,000,00 0,000,00 44.500,00 59.578,00 44.500,00 22.139,00 37.217,00 621.380,00 55.687,00 99.808,00 41.500,00 73.260,00 88.110,00 112.656,00 81.664,00 68.414,00 180.000,00 180.000,00 48.100,00 63.178,00 58.100,00 35.739,00 40.817,00 867.033,00 220.000,00 225.000,00 150.000,00 280.000,00 225.000,00 400.000,00 180.000,00 0,00 0,00 0,00 180.000,00 180.000,00 80.000,00 180.000,00 180.000,00 3.120.000,00

TOTAL HABERES 168.833,00 167.640,00 152.640,00 280.000,00 160.140,00 400.000,00 180.000,00 180.000,00 0,00 0,00 180.000,00 180.000,00 180.000,00 180.000,00 180.000,00 2.589.253,00

ADM1 TRUJILLO LOPEZ JOSE ADM2 AGUILA RIOSECO LAURA ADM3 AZA LAGOS GERMAN ADM4 FERREIRA PIZARRO GONZALO ADM5 GUTIERREZ CAMPOS MANUEL ADM6 GUTIERREZ AHUMADA MARCELO COM1 FREDES LOPEZ JAIME A. COM2 AVILA RIOSECO SANDRA CON2 MAURA RIOSECO SANDRA CON3 OAIZA LAGOS TUBURCIO FOR2 GALDAMES CRDENAS JOS FOR3 TORRES ALFARO LEONARDO FOR5 LIENAN RUIZ LUIS RIP1 RIP2 PAREDES RIOSECO JULIA HENRIQUEZ LAGOS RENE

REMUNERACIONES

4-187

4.12.5 Distribucin por Centro de Costo

Objetivo Permite generar informe por Centros de Costo en base a los antecedentes ingresados en el proceso Distribucin por Centro de Costo. Los formatos de los informes podrn quedar grabados, de tal forma que puedan ser usados peridicamente. Operatoria Al ingresar a este proceso cuando no se han grabado formatos de informes, se presenta una pantalla donde deber indicar mediante el botn de opciones, si este se emitir en forma detallada o resumida. Ver Figura N1. De lo contrario, si al ingresar existe registro de formatos creados, se desplegar la lista de ellos junto a las opciones: Agregar, Modificar y/o Eliminar, as como de emitir el informe (ver Figura N 2). Figura N1

Figura N 2

Creando un nuevo formato para el Informe de Distribucin por Centro de Costo

Si Ud. Ingresa por primera vez a crear un formato (Figura N 1), o si seleccion el botn Agregar para crear uno nuevo, entonces tendr que indicar si el informe se emitir el Detalle o Resumen. Si opt emitir el informe en detalle, adems podr incluir o no en la impresin los cdigos correspondientes a las fichas de los empleados. Para esto seleccione la caja de chequeo que aparece a la izquierda de la opcin.

4-188

Recursos Humanos

Para continuar con el proceso se elige el botn Siguiente, tras lo cual se desplegar la Figura N 3, de lo contrario se abandona con el botn Salir, ubicado en la 2 Barra de Herramientas. Figura N 3

De continuar, tendr que ingresar la siguiente informacin: Ttulo: Tipo de Informe: Indique en este campo el nombre que tendr el informe. Muestra el tipo de informe elegido: Detalle o Resumen.

Especificacin Listado Para generar este informe, el sistema proporciona 15 columnas de datos dentro de las cuales, dependiendo si el informe es en Detalle o Resumido, vendrn predefinidas algunas columnas. Por ejemplo, si Ud. Opt por un informe en Detalle, que incluye Cdigo de Ficha, entonces la 1 columna aparecer asignada al nombre y la 2 al cdigo de la Ficha. Si opt por el informe en Resumen entonces aparecer la columna Centro de Costo. En las columnas restantes y conforme a los antecedentes que Ud. requiera incluir en el informe, tendr que indicar: Ttulo: Corresponde al nombre con el cual se identificar la columna de datos. Al seleccionarla, se activa el cursor pudiendo ingresar el texto.

Campo: Corresponde a la variable que debe aparecer impresa en la columna. Al hacer clic sobre este campo, se presenta una ventana con las distintas variables que podrn ser seleccionadas, las cuales fueron definidas en el captulo 5.1.1 Modelo de Clculo. Ver Figura N4. Figura N 4

REMUNERACIONES

4-189

Formato: Permite indicar el largo del campo, ya que su tipo (Texto, Nmero o Fecha) est asociado a la definicin efectuada al crear la variable. Ver Figura N 5. Si el formato corresponde a Nmero, se podr indicar si se suprimen aquellos que tengan valor igual a cero (0). Figura N 5

Totales: En caso que la columna sea de tipo numrica, se podr indicar si al final de sta aparecern los totales. Esto se determina a travs del botn de listas desplegables que aparece al elegir este dato. Ver Figura N 6. Figura N6

Donde: No totaliza: Suma: Promedio: Contador:

No calcula totales. Suma los valores de cada lnea. Calcula el promedio de los valores de cada lnea. Cuenta la cantidad de datos de la columna.

Borrar el contenido de una columna: Si se incorpor una columna que no corresponde, habr que pulsar en el ttulo ubicado en la parte superior de la columna, tras lo cual la columna completa queda en otro color. A continuacin pulsar la tecla SUP o DEL, y confirmar la eliminacin. Cambiar la ubicacin de una columna: Para desplazar el contenido de una columna a otra, se debe pulsar el botn izquierdo del mouse sobre la celda donde aparece el nmero de la columna (Ej.: Columna 2), y sin soltarlo desplazar la columna a la posicin deseada. Cuando esto ocurre la columna toma otro color y el indicador del mouse se presenta como una flecha que indica a la derecha e izquierda. Finalizada la definicin del formato del informe se selecciona el botn Guardar, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el sistema almacena la informacin de tal forma que pueda ser utilizada las veces que sea necesario. Despus de grabarlo, se podr optar por la seleccin del botn Cancelar, que sale del formato desplegando en pantalla la ventana con la lista de formatos existentes hasta ese momento. Ver Figura N 7. Figura N 7

4-190

Recursos Humanos

Cuando esta pantalla es desplegada se activa la 2 Barra de Herramientas, a travs de la cual se podrn agregar nuevos formatos, modificar y/o eliminar los existentes. Para emitir el informe se debe elegir el formato y luego seleccionar el botn Imprimir, tras lo cual se presenta una pantalla (Figura N 8), donde deber definir el mes de proceso y los rangos de Centros de Costo y Fichas a considerar. Si se desea considerar todos los rangos, basta con seleccionar la caja de chequeo que aparece al lado izquierdo de esta misma palabra. Figura N 8

Una vez que todo est conforme, podr optar por los siguientes botones:

Permite seleccionar el dispositivo de impresin, cuya explicacin se describe en detalle en el Apndice B de este manual.

Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir, el cual podr exceder de los 150 caracteres permitidos para la impresin en hoja carta.

Abandona el proceso, regresando al men principal.

En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe, en forma detallada considerando cdigo de ficha.

REMUNERACIONES

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Informe Ejemplo Distribucin por Centro de Costo

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha : 31/01/2001 Pgina : Mes de Proceso: 1 2

Distribucin por Centro de Costo

Centro de Costo: Todos los Centros de Costos

Nombre

Cdigo

Iisapre

AFP

Centro de Costo:

001

ADMINISTRACION AD004 AD003 HO001 AD006 AD001 PA002 AD007 AD002 AD005 AD100 HO002 0 21,665 0 0 36,710 0 16,830 0 22,122 48,200 0 145,527 24,240 17,902 0 23,810 66,027 0 30,270 32,447 39,788 70,202 0 304,686

DIAZ MATURANA JOSE G. ESPINOZA VERGARA ELENA FERNNDEZ AVENDAO JUAN JOFRE QUIROZ FERNANDO D. LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. MARTINEZ DE LA FUENTE ENRIQUE PERALTA EGUIGUREN TERESA PEREZ MALDONADO RICARDO ROSAS SUAZO ELIZABETH TAPIA MUOZ EDUARDO TRIVIO GONZALEZ ENRIQUE Totales por Centro de Costo 11 Fichas

Centro de Costo:

002

VENTAS VE004 VE008 VE200 VE100 VE002 VE005 VE003 VE007 VE006 VE001 10 Fichas : : : 0 13,358 64,996 64,996 54,763 13,183 0 13,358 13,533 22,773 260,960 : : : 0 23,585 116,901 114,765 98,494 23,276 0 23,585 24,339 40,958 465,903 : : :

CRUZ ALAMOS PEDRO DITTBORN MATURANA MARIA LAGOS ULLOA FELIPE MATTA CUMMING JORGE MATURANA VARGAS ENRIQUE MUOZ PAREDES LILIAN PAREDES SUAZO JOSE SALINAS FREIRE JORGE SOLIS PEA CARMEN TORRES BENAVIDES LIDIA Totales por Centro de Costo : : :

4-192

Recursos Humanos

4.12.6 Foliador Unico Nacional (FUN)

Objetivo Emitir hojas foliadas de tal forma que puedan ser timbradas por el S.I.I. La Foliacin Unica Nacional (FUN), permite realizar la impresin de hojas con los antecedentes de la empresa y el nmero de folio y, si se desea se puede incluir el Representante Legal. Dado que es una Foliacin Unica, no se imprimen los ttulos de los informes. En los Informes Varios, al imprimir el sistema consulta si se usar papel Pre-Foliado, ya que en este caso puede ser usado para el "Libro de Remuneraciones". Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla donde se debe indicar el rango "desde/hasta" de folios a imprimir, si se incluye o no el Representante Legal, y el tipo de papel a utilizar, el cual podr ser seleccionado haciendo clic en el botn de opciones ubicado a la izquierda de cada opcin. Ver Figura N1. Figura N1

Indicada la informacin, seleccione el botn OK para llevar a cabo la impresin, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

REMUNERACIONES

4-193

Informe Ejemplo de Folios

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1

FOLIO: Repres. Legal R.U.T.

0000000001

: UNDURRAGA TORREALBA, GUSTAVO FELIPE : 6315218-6

: : :

: : :

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 FOLIO: Repres. Legal R.U.T. 0000000002

: UNDURRAGA TORREALBA, GUSTAVO FELIPE : 6315218-6

: : :

: : :

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-1 FOLIO: Repres. Legal R.U.T. 0000000003

: UNDURRAGA TORREALBA, GUSTAVO FELIPE : 6315218-6

: : :

: : :

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4-194

Recursos Humanos

4.12.7 Planillas (Leyes Sociales y Otros)

Objetivo Presenta un submen de las distintas planillas de cotizaciones que podrn ser emitidas a travs de este proceso: AFP, ISAPRE, INP, Cajas de Compensacin.

4.12.7.1 Planillas AFP

Objetivo Genera distintas planillas de AFP, ya sea con Seguro de Cesanta, o bien con Cotizaciones Voluntarias, Depsitos y Aportes de Indemnizacin, segn la norma de AFP vigente. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen de bajada, con las siguientes opciones:

Los procesos Planilla AFP con Seguro de Cesanta y Planilla AFP con Cotizaciones Voluntarias, Depsitos y Aportes de Indemnizacin, previo a su desarrollo tendr que crear una serie de variables que son necesarias para el funcionamiento de dichos procesos, las cuales son detalladas en los captulos respectivos.

REMUNERACIONES

4-195

4.12.7.1.1 Planillas AFP con Seguro de Cesanta

Objetivo Genera la planilla con el detalle de las Cotizaciones previsionales obligatorias, Depsitos de Ahorro Voluntario (Ley 19.768), Fondos de Pensiones y Seguro de Cesanta (Ley 19.728), permitiendo separar las Remuneraciones de las Gratificaciones. Operatoria Al seleccionar este informe se presenta una pantalla donde se ingresan una serie de antecedentes que permiten condicionar la informacin a imprimir (ver Figura N1). Figura N1

AFP:

Corresponde al cdigo de la AFP para la cual se emitir la planilla. Se puede digitar directamente o seleccionarla desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo o bien, considerar Todas mediante la seleccin de la Caja de Chequeo que aparece al lado derecho de la AFP

Cdigo de Actividad: Corresponde al cdigo de la actividad desarrollada por la empresa, el cual es determinado por la AFP. Remuneraciones separadas de Gratificaciones: A travs de la seleccin de la caja de chequeo se indica si las Remuneraciones aparecern juntas o separadas de las Gratificaciones. En caso de elegirlas separadas, habr que indicar las variables en que se encuentra la Gratificacin del Mes y la Base Imponible sin Gratificacin. Imprimir Cartula: Esta caja de chequeo permite indicar si se desea imprimir la cartula con el resumen de las imposiciones a la AFP.

A continuacin, seleccione mediante el botn de opciones que precede cada opcin, el ttulo que llevar la planilla de la AFP, el cual puede ser: Planilla de Pago de Cotizaciones o Planilla de Declaracin y NO Pago, segn corresponda.

Antecedentes Generales:
Gratificaciones: Tipo: Se debe indicar el rango Desde/Hasta, de gratificaciones a considerar en el informe. Corresponde a la forma en que se pagar la cotizacin, la cual puede ser Normal (al da), Atrasada o Adelantada. El tipo de pago puede ser obtenido seleccionado el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo.

4-196 Fecha de Pago: Se debe indicar la fecha en que ser pagada la cotizacin.

Recursos Humanos

Remuneraciones del mes/ao: Se debe indicar el mes al cual corresponde el pago de la cotizacin. Global Empresa o Masivo: La planilla de cotizaciones de AFP, podr ser emitida en forma Global (para toda la empresa) o masiva, segn el botn de opciones que sea elegido. En este ltimo caso habr que indicar adems el Area de Negocios y/o el Centro de costos a considerar. Descripcin 1 y 2: El sistema propone 2 descripciones, las cuales podrn ser mantenidas o modificadas, de acuerdo a las necesidades. Las descripciones aparecern impresas en las Cartulas y en las Hojas de Detalles.

Indique en que variables se encuentra lo siguiente: En la lista que aparece habr que indicar en qu variables se encuentra la informacin necesaria para la generacin de la planilla, las cuales dependen si se ha elegido imprimir las Remuneraciones separadas de las Gratificaciones o juntas. Adems, como se puede observar en esta pantalla con respecto al sistema de cotizaciones antiguo, aqu tendr que indicar las variables orientadas al Seguro de Cesanta, las cuales corresponden a: Remuneracin Imponible Seguro Cesanta Cotizacin afiliado Seguro Cesanta Cotizacin Empleados Seguro Cesanta Cdigo AFP para Seguro de Cesanta (Trabajador INP)

Y cuyo ingreso y definicin se efecta en el proceso Modelo de Clculo. En el caso de trabajadores de INP que envan sus fondos para el Seguro de Cesanta a una AFP, como no tienen indicada una AFP en su ficha, tendr que indicar en la variable AFP para Seguro de Cesanta (Trabajadores INP), el cdigo de la AFP a la cual enviarn sus fondos, para que sean incluidos en el informe de la AFP correspondiente. Como una forma de apoyar la creacin de las nuevas variables, a continuacin se presentan ejemplos prcticos de su definicin y configuracin:

Ejemplo Prctico para la creacin de las nuevas variables

Aplicacin para empleados con Seguro de Cesanta
H150: Remuneracin Imponible para Seguro de Cesanta:
Vigencia: Permanente Tipo de Variable: Frmula Es importante aclarar que en esta frmula se debe condicionar que los empelados tengan este pacto con el empleador, y que la suma de haberes que se consideren tenga un tope de 90 UF Supongamos que la variable H140 tiene la suma de haberes que conforman la Base Imponible a considerar para el Seguro de Cesanta, la variable H141 tiene los haberes indicados en H140, pero truncados a 90 UF y la variable P140 tiene la marca si el empleado est sujeto o no al Seguro Cesanta. En el P140 deber haber un 1 si est sujeto al seguro y un 0 si no lo est. Las frmulas seran: H141 = if ({H140}>(90*{c001})) then (90*{c001}) else ({H140}) H150 = if ({P140} =1) then {H141}; (C001 es la constante con el valor de la UF)

P350: % Cotizacin empleado Seguro Cesanta

Vigencia: Permanente Tipo de Variable: Valor Se deber ingresar el % de seguro de cesanta a cotizar por el empleado. Este ser de un 0,6% si el empleado tiene contrato indefinido

REMUNERACIONES

4-197

D260: Cotizacin empleado Seguro Cesanta

Vigencia: Permanente Tipo de Variable: Frmula D260 = H150 * P350/100

P351: % Cotizacin empleador Seguro Cesanta

Vigencia: Permanente Tipo de Variable: Valor Se deber ingresar el % de Seguro de Cesanta a cotizar por el empleador. Este ser de un 2,4% si el empleado tiene contrato indefinido, o de un 3% si el empleado tiene contrato a plazo fijo.

P380: % Cotizacin empleador Seguro Cesanta

Vigencia: Permanente Tipo de Variable: Frmula P380 = H150 * P351/100

Aplicacin para empleados que coticen en INP pero que enven su Seguro de Cesanta a una AFP
P352: AFP para Seguro Cesanta trabajador INP
Vigencia: Permanente Tipo de Variable: Valor Se deber ingresar el cdigo de la AFP donde el trabajador INP enviar su Seguro de Cesanta

Aplicacin para empleados que tengan Depsitos Convenidos:

H100: Depsitos Convenidos:
Vigencia: Permanente (si se da todos los meses) Tipo de Variable: Valor Se deber ingresar el valor del Depsito Convenido de cada empleado que corresponda.

Aplicacin para empleados que coticen en INP pero que enven una Cotizacin Voluntaria a una AFP:
D200: Cotizacin Voluntaria en AFP de trabajador INP
Vigencia: Permanente (si se da todos los meses) Tipo de valor: Valor (si es un valor en $) Formato: Numrico Se deber ingresar el valor del depsito convenido de cada empleado que corresponda.

Aplicacin para empleados que coticen en INP pero que enven una Cotizacin Voluntaria y/o un Depsito Convenido a una AFP
P300: Institucin Autorizada trabajador INP
Vigencia: Permanente Tipo de valor: Valor Formato: Texto Se deber ingresar el cdigo de la AFP de cada trabajador INP donde enviar su Depsito Convenido y/o Cotizacin Voluntaria Imprimir en: Seleccione mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.

Cuando la informacin haya sido ingresada, podr optar por el botn OK, para que la informacin sea registrada. Al finalizar el sistema informa la generacin exitosa del archivo. Tras elegir este botn, se activa en la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir, permitiendo emitir el informe en la impresora, el monitor o a disco. El siguiente informe presenta un ejemplo de la Planilla de AFP con Seguro de Cesanta, solicitado bajo las siguientes condiciones: Todas las AFPs, con cartula y con las Remuneraciones y las gratificaciones juntas. Cuando este informe es solicitado por pantalla, se presentan distintas ventanas con la informacin, las que podrn ser visualizadas una a una haciendo clic sobre el botn que se presenta en la parte superior izquierda de la pantalla.

4-198 Planilla de AFP con Seguro de Cesanta

A.F.P. ISANTA MARIA PLANILLA DE PAGOS DE COTIZACIONES PREVISIONALES Y DEPOSITOS DE AHORRO VOLUNTARIO FONDO DE PENSIONES Y SEGURO DE CESANTIA (Slo para Trabajadores Dependientes) SECCION I - IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR (1) Nombre o razn social EMPRESA DEMO - SOFTLAND (4) Direccin Comuna 7 DE LINEA # 1247 PROVIDENCIA (6) Nombre Representante Legal LEON LABRA, ERNESTO A. (3) Cdigo actividad (2) R.U.T. 132453 10.100.100-1 Ciudad Regin (5) Telfono SANTIAGO METROPOLITA 2356788 (7) R.U.T. (8) Cambios en Rep. Legal 10.101.101-81

Recursos Humanos

SECCION II - DETALLE DE COTIZACIONES Y DEPOSITOS DE AHORRO VOLUNTARIO DETALLE EN HOJAS ANEXAS SECCION III - RESUMEN DE COTIZACIONES Y DEPOSITOS DE AHORRO VOLUNTARIO SUBSECCION III.1 FONDO DE PENSIONES SUBSECCION III.3 FONDO DE CESANTIA DETALLE Cd. VALORES DETALLE Cd. VALORES Cotizacin Obligatoria 01 885,082 Cotizacin Afiliado 11 63,8402 Depsitos Cta. Ahorro 02 63,000 Cotizacin Empleador 12 38,100 Subtotal Fondo 03 1,040,082 Subtotal Fondo 13 101,940 + Reajuste Fondo 04 + Reajuste Fondo Cesanta 14 + Intereses Fondo 05 + Intereses Fondo Cesanta 15 Total a Pagar Fondo Pensiones 1,040,082 Total a Pagar Fondo Cesanta 20 101,940 SUBSECCION III.2 AFP DETALLE Cd. VALORES + Recargo 20% intereses 56 + Costas de Cobranzas 57 Total a Pagar A.F.P. 60 SECCION IV ANTECEDENTES GENERALES REMUNERACIONES DEL MES PERIODO 02 2000 N Afiliados informados Fdos. de Pensiones 20 GRATIFICACIONES Desde Hasta SUBSECCION III.4 A.F.C. DETALLE + Costas de cobranzas Totral a Pagar A.F.C. Cd. 67 70 VALORES

N Afiliados informados Fdos. de Cesanta

Total Remuneraciones Fondo de Pensiones 7,030,022 Total Gratificaciones Fondo de Pensiones Total Remuneraciones Fondo de Cesanta 1,070,000 Total Gratificaciones Fondo de Cesanta 0 NORMAL 1 (x) ATRASADA 2( ) ADELANTADA 3( ) N Hojas Anexas Fecha de Pago: 17/10/2002

SECCION V ANTECEDENTES SOBRE EL PAGO FONDO DE PENSIONES Efectivo Cheque CHEQUE NOMINATIVO A FONDO PENSIONES Ch/Nro Bco. Plaza FONDO DE CESANTIA Efectivo Cheque CHEQUE NOMINATIVO A FONDOS D CESANTIA Ch/Nro Bco. Plaza A.F.P. Efectivo Cheque CHEQUE NOMINATIVO A.F.P. Ch/Nro. Bco.

SANTA MARIA Plaza

A.F.C. Efectivo Cheque CHEQUE NOMINATIVO A AFC CHILE S.A. Ch/Nro. Bco.

Plaza

Declaro bajo juramento que los datos consignados son expresin fiel de la realidad --------------------------------------------------------------------------------FIRMA DEL EMPLEADOR O REPRESENTANTE LEGAL

V B RECEPCION Y CALCULO

V B Y TIMBRE CAJERO

(Contina en pgina siguiente)

REMUNERACIONES

4-199

PLANILLA DE PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES Y DEPOSITOS DE AHORRO Y VOLUNTARIO FONDO DE PENSIONES Y SEGURO DE CESANTIA
A.F.P. SANTA MARIA PLANILLA DE PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES Y DEPOSITOS DE AHORRO VOLUNTARIO FONDO DE PENSIONES Y SEGURO DE CESANTIA

RUT EMPLEADOR

10.100.100-1

NOMBRE O RAZON SOCIAL:

EMPRESA DEMO Softland SEGURO DE CESANTIA REMUNERACION IMPONIBLE COTIZACION COTIZACION AFILIADO EMPLEADOR

_________IDENTIFICACIN DEL AFILIADO____________ # DE SEC. RUT o C.I. NOMBRE REMUNERACIN IMPONIBLE

FONDO DE PENSIONES COTIZACION. OBLIGATORIA CUENTA DE AHORRO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

006.599.817-3 010.945.399-4 007.103.889-0 007.772.335-8 007.000.243-4 006.001.200-8 008.103.889-9 008.397.994-1 007.005.203-2 006.943.321-9 006.794.703-7 008.205.339-5 007.492.220-1 007.457.445-9 008.944.220-6 007.109.560-6 007.889.556-K 012.636.699-K 006.993.235-5 006.324.337-K

BUSTAMANTE ROJAS FRANCIS ESPINOZA VERGARA ELENA FERNANDEZ AVENDAO JUAN FLORES VILLALOBOS JOAQUIN GOMEZ LEPE FRANCISCO GONZALEZ SILVA DAGOBERTO HERNANDEZ BOCAZ PATRICIO JOFRE QUIROZ FERNANDO LAGOS ULLOA FELIPE LAMAS OTERO MARIA DEL C. LOPEZ MARTINEZ ALBERTO MARTINEZ DE LA FUENTE ENR MARTINEZ DE LA FUENTE ENR MATURANA VARGAS ENRIQUE NAVARRETE GONZALEZ PEDRO PAREDES SUAZO JOSE PERALTA EGUIGUREN TERESA PEREZ MALDONADO RICARDO ROSAS SUAZO ELIZABETH SILVA MONTEALEGRE SEGISM

547,667 142,186 182,146 281,870 368,011 189,115 928,520 215,255 524,435 928,520 782,323 217,656 240,432 257,719 316,031 389,490

68,952 17,902 22,933 35,487 46,332 23,810 116,901 27,101 66,027 116,901 98,494 27,403 30,270 32,447 39,788 49,037

18,000 20,000

15,000 10,000

0 102,000 0 0 0 108,000 0 105,000 0 0 100,000 0 0 0 0 172,000 106,000 101,000 104,000 0

0 11,000 0 0 0 1,500 0 12,500 0 0 10,000 0 0 0 0 1,720 1,300 10,500 12,000 1,600

0 100 0 0 0 700 0 400 0 0 800 0 0 0 0 17,200 500 900 300 0

TOTAL PAGINA

6,511,376 819,785

63,000 898,000 63,000 819,785 898,000

62,120 20,900 62,120 20,900

TOTAL ACUMULADO

6,511,376

NUMERO DE AFILIADOS TOTALES ACUMULADOS DE AFILIADOS

18 18

Declaro fielmente que los datos considerados son expresin fiel de la realidad

1.- Contrataciones 2.- Retiros 3.- Subsidios por incapacidad laboral

(Contina en pgina siguiente)

4-200
(viene de pgina anterior)

Recursos Humanos

Folio N

POR CONCEPTO DE REMUNERACIONES DE

MOV. DE REGISTROS DEL PERSONAL COD. FECHA. INICIO FECHA TRMINO RUT ENTIDAD PAGADORA DE SUBSIDIO

MES AO 02 2000

01/02/2000

1.- Contrataciones 2.- Retiros 3.- Subsidios por incapacidad laboral

REMUNERACIONES

4-201

4.12.7.1.2 Planillas AFP Cot. Voluntaria, Depsitos y Aportes

Objetivo Permite generar la planilla de AFP de pago de Cotizaciones voluntarias, depsitos y aportes de indemnizacin, permitiendo separar las remuneraciones de las gratificaciones. Operatoria Al seleccionar este informe se presenta una pantalla donde se ingresan una serie de antecedentes que permiten condicionar la informacin a imprimir (ver Figura N1). Figura N1

AFP:

Corresponde al cdigo de la AFP para la cual se emitir la planilla. Se puede digitar directamente o seleccionarla desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo o bien, considerar Todas mediante la seleccin de la Caja de Chequeo que aparece al lado derecho de la AFP

Cdigo de Actividad: Corresponde al cdigo de la actividad desarrollada por la empresa, el cual es determinado por la AFP. Remuneraciones separadas de Gratificaciones: A travs de la seleccin de la caja de chequeo se indica si las Remuneraciones aparecern juntas o separadas de las Gratificaciones. En caso de elegirlas separadas, habr que indicar las variables en que se encuentra la Gratificacin del Mes y la Base Imponible sin Gratificacin. Imprimir Cartula: Esta caja de chequeo permite indicar si se desea imprimir la cartula con el resumen de las imposiciones a la AFP.

A continuacin, seleccione mediante el botn de opciones que precede cada opcin, el ttulo que llevar la planilla de la AFP, el cual puede ser: Planilla de Pago de Cotizaciones o Planilla de Declaracin y NO Pago, segn corresponda.

Antecedentes Generales:
Gratificaciones: Tipo: Se debe indicar el rango Desde/Hasta, de gratificaciones a considerar en el informe. Corresponde a la forma en que se pagar la cotizacin, la cual puede ser Normal (al da), Atrasada o Adelantada. El tipo de pago puede ser obtenido seleccionado el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo.

4-202

Recursos Humanos

Fecha de Pago:

Se debe indicar la fecha en que ser pagada la cotizacin.

Remuneraciones del mes/ao: Se debe indicar el mes al cual corresponde el pago de la cotizacin. Global Empresa o Masivo: La planilla de cotizaciones de AFP, podr ser emitida en forma Global (para toda la empresa) o masiva, segn el botn de opciones que sea elegido. En este ltimo caso habr que indicar adems el Area de Negocios y/o el Centro de costos a considerar. Descripcin 1 y 2: El sistema propone 2 descripciones, las cuales podrn ser mantenidas o modificadas, de acuerdo a las necesidades. Las descripciones aparecern impresas en las Cartulas y en las Hojas de Detalles.

Informacin a Imprimir: En la lista que aparece habr que indicar en que variables se encuentra la informacin necesaria para la generacin de la planilla, las cuales dependen si se ha elegido imprimir las Remuneraciones separadas de las Gratificaciones o juntas. Adems, como se puede observar en esta pantalla con respecto al sistema de cotizaciones antiguo, aqu tendr que indicar las variables orientadas al Aporte de Indemnizacin, las cuales corresponden a: Depsito Convenido Cotizacin Voluntaria (trabajador INP) Institucin Autorizada (trabajador INP) Remuneracin imponible (Cta. Indemnizacin) Tasa Pactada (Cta. Indemnizacin) N Perodos Anteriores (Cta. Indemnizacin) Fecha Desde (perodos anteriores) Fecha Hasta (perodos anteriores)

Y cuyo ingreso y definicin se efecta en el proceso Modelo de Clculo. En el caso de trabajadores de INP que envan depsitos convenidos y/o Cotizaciones Voluntarias a una AFP, como no tienen indicada una AFP en su ficha, debern en la variable Institucin autorizada trabajador INP, indicar el cdigo de la AFP para que sean incluidos en el informe de la AFP correspondiente. Como una forma de apoyar la creacin de las nuevas variables, a continuacin se presentan ejemplos prcticos de su definicin y configuracin:

Ejemplo Prctico para la creacin de las nuevas variables

Para empleados que tengan Cuenta de Indemnizacin
H101: Base Imponible Aporte Indemnizacin
Vigencia: Permanente Tipo de Valor: Frmula Es importante aclarar que en esta frmula se debe condicionar que los empelados tengan este pacto con el empleador, y que la suma de haberes que se consideren, tenga un tope de 90 UF. Supongamos que la variable H98 tiene la suma de haberes que conforman la Base Imponible a considerar para el Aporte de Indemnizacin, la variable H99 tiene los haberes indicados en H98, pero truncados a 90 UF y la variable P99 tiene la marca si el empleado est sujeto o no al Aporte de indemnizacin. En el P99 deber haber un 1 si est sujeto al Aporte y un 0 si no lo est. Las frmulas seran: H99 = if ({H98}>(90*{c001})) then (90*{c001}) else ({H98}) H101 = if ({P99} =1) then {H99};

REMUNERACIONES

4-203

P301: Tasa Pactada Indemnizacin

Vigencia: Permanente Tipo de Valor: Valor Es importante tener en consideracin que esta tasa no puede ser inferior al 4,11% y que los aportes menores al 8,33 % estn exentos de tributo

P302: N de Perodos Anteriores (aportes de indemnizacin que corresponden a perodos anteriores a la fecha de suscripcin del pacto) Vigencia: Semipermanente (indicar el mes en que se va a informar) Tipo de Valor: Valor Se deber ingresar el nmero de perodos anteriores que se est informando P303: Fecha DESDE perodos anteriores(aportes de indemnizacin que corresponden a perodos anteriores a la fecha de suscripcin del pacto) Vigencia: Semipermanente (indicar el mes en que se va a informar) Tipo de valor: Fecha Se deber indicar la fecha Desde del perodo anterior que se est informando P304: Fecha HASTA perodos anteriores (aportes de indemnizacin que corresponden a perodos anteriores a la fecha de suscripcin del pacto) Vigencia: Semipermanente (indicar el mes en que se va a informar) Tipo de valor: Fecha Se deber indicar la fecha Hasta del perodo anterior que se est informando
En el caso de indicar aportes de indemnizacin correspondientes a perodos anteriores, se registrar esta informacin en una lnea adicional, para el empelado en cuestin y se tomar la remuneracin imponible correspondiente a la ltima remuneracin mensual, con tope mximo de 90 U.F. La tasa de los perodos anteriores, deber estar informa en el mes anterior en la variable Tasa Pactada Indemnizacin.

Importante: Las nuevas variables creadas, debern ser incorporadas en las frmulas actuales que tenga creadas, como la Base Tributable, Total de Descuentos, etc, en la medida que interfieran en ellas.

Imprimir en:

Seleccione mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.

Cuando la informacin haya sido ingresada, podr optar por el botn OK, para que la informacin sea registrada. Al finalizar el sistema informa la generacin exitosa del archivo. Tras elegir este botn, se activa en la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir, permitiendo emitir el informe en la impresora, el monitor o a disco. El siguiente informe presenta un ejemplo de la Planilla de AFP con Cotizaciones Voluntarias, Depsitos y Aportes de Indemnizacin, solicitado bajo las siguientes condiciones: Todas las AFPs, con cartula y con las Remuneraciones y las gratificaciones juntas. Cuando este informe es solicitado por pantalla, se presentan distintas ventanas con la informacin, las que podrn ser visualizadas una a una haciendo clic sobre el botn que se presenta en la parte superior izquierda de la pantalla.

4-204

Recursos Humanos Planilla de AFP con Cotizacin Voluntaria, Depsitos y Aportes de Indemnizacin

A.F.P.

SANTA MARIA PLANILLA DE PAGOS DE COTIZACIONES VOLUNTARIAS, DEPOSITOS CONVENIDOS Y APORTES DE INDEMNIZACIN FONDOS DE PENSIONES (Slo para Trabajadores Dependientes)

SECCION I - IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR (1) Nombre o razn social EMPRESA DEMO - SOFTLAND (4) Direccin Comuna 7 DE LINEA # 1247 PROVIDENCIA (6) Nombre Representante Legal LEON LABRA, ERNESTO A.

(3) Cdigo actividad (2) R.U.T. 132453 10.100.100-1 Ciudad Regin (5) Telfono SANTIAGO METROPOLITANA 2356788 (7) R.U.T. (8) Cambios en Rep. Legal 10.101.101-81

SECCION II - DETALLE DE COTIZACIONES, DEPOSITOS Y APORTES DETALLE EN HOJAS ANEXAS SECCION III RESUMEN DE COTIZACIONES, DEPOSITOS Y APORTES SUBSECCION III.1 FONDO DE PENSIONES DETALLE Cd. VALORES Cotizacin Voluntaria 01 92,000 Depsito Convenido 02 33,000 Aporte Indemnizacin 03 0 Subtotal Fondo 04 125,000 + Reajuste Fondo 05 + Intereses Fondo 06 Total a Pagar Fondo 125,000 TOTAL REMUNERACIONES TOTAL GRATIFICACION 9,434,022

SUBSECCION III.2 A.F.P. DETALLE + Recargo 20% intereses + Costas de Cobranzas Total a Pagar A.F.P.

Cd. 56 57 60

VALORES ( ) ( ) ( )

SECCION IV ANTECEDENTES GENERALES REMUNERACIONES DEL MES PERIODO 02 2000 GRATIFICACIONES Desde Hasta NORMAL ATRASADA ADELANTADA N Afiliados informados 46 Fecha de Pago: 17/10/2002 1 (x) 2( ) 3( ) N Hojas Anexas

SECCION V ANTECEDENTES SOBRE EL PAGO FONDO DE PENSIONES Efectivo Cheque CHEQUE NOMINATIVO A FONDO PENSIONES Ch/Nro Bco. Plaza A.F.P. Efectivo Cheque CHEQUE NOMINATIVO A.F.P. Ch/Nro. Bco.

SANTA MARIA Plaza

Declaro bajo juramento que los datos consignados son expresin fiel de la realidad --------------------------------------------------------------------------------FIRMA DEL EMPLEADOR O REPRESENTANTE LEGAL

V B RECEPCION Y CALCULO

V B Y TIMBRE CAJERO

(Contina en pgina siguiente)

REMUNERACIONES PLANILLA DE AFP CON COTIZACIONES VOLUNTARIA, DEPOSITOS Y APORTES DE INDEMNIZACIN

A.F.P. SANTA MARIA PLANILLA DE PAGO DE COTIZACIONES VOLUNTARIAS, DEPOSITOS CONVENIDOS Y APORTES DE INDEMNIZACIN FONDOS DE PENSIONES

4-205

RUT EMPLEADOR

10.100.100-1

NOMBRE O RAZON SOCIAL:

EMPRESA DEMO Softland

_____IDENTIFICACIN DEL AFILIADO______ # DE SEC. RUT o C.I. NOMBRE

__________________________________________________________________FONDO DE PENSIONES____ ______________CUENTA DE INDEMNIZACION REMUNERACIN IMPONIBLE COTIZACION. VOLUNTARIA DEPOSITO CONVENIDO REMUNERACION IMPONIBLE REGIMEN PREVISIONAL TASA PACTADA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

006.599.817-3 006.599.817-3 010.945.399-4 010.945.399-4 007.103.889-0 007.103.889-0 007.772.335-8 007.772.335-8 007.000.243-4 007.000.243-4 006.001.200-8 006.001.200-8 008.103.889-9 008.103.889-9 008.397.994-1 008.397.994-1 007.005.203-2 007.005.203-2

BUSTAMANTE ROJAS FRANCIS BUSTAMANTE ROJAS FRANCIS ESPINOZA VERGARA ELENA ESPINOZA VERGARA ELENA FERNANDEZ AVENDAO JUAN FERNANDEZ AVENDAO JUAN FLORES VILLALOBOS JOAQUIN FLORES VILLALOBOS JOAQUIN GOMEZ LEPE FRANCISCO GOMEZ LEPE FRANCISCO GONZALEZ SILVA DAGOBERTO GONZALEZ SILVA DAGOBERTO HERNANDEZ BOCAZ PATRICIO HERNANDEZ BOCAZ PATRICIO JOFRE QUIROZ FERNANDO JOFRE QUIROZ FERNANDO LAGOS ULLOA FELIPE LAGOS ULLOA FELIPE

547,667 142,186

0 3,000 0

182,146 281,870

0 0 9,000

368,011 189,115 928,520

0 6,000 0

0 0 102,000 102,000 0 0 0 0 0 0 108,000 108,000 0 0 105,000 105,000 0 0

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1 2 2 2 2 2 2

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

TOTAL PAGINA

2,639,515 0

18,000 630,000 18,000 0 630,000

TOTAL ACUMULADO

2,639,515

NUMERO DE AFILIADOS TOTALES ACUMULADOS DE AFILIADOS

8 8

Declaro fielmente que los datos considerados son expresin fiel de la realidad

(Contina en pgina siguiente)

4-206
(viene de pgina anterior)

Recursos Humanos

Folio N

_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Perodos anteriores a la fecha del pacto APORTE N PERIODOS DESDE HASTA INDEMNIZACION

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

REMUNERACIONES

4-207

4.12.7.2 Planilla ISAPRE

Objetivo Generar tanto el listado de detalle de pago de cotizaciones previsionales y depsitos voluntarios, segn los requerimientos de la ISAPRE, as como la cartula respectiva. Operatoria Al seleccionar este informe se presenta una pantalla donde se ingresan una serie de antecedentes que permiten condicionar la informacin a imprimir (ver Figura N 1). Figura N1

ISAPRE:

Corresponde al cdigo de la ISAPRE para la cual se emitir la planilla. Se puede digitar directamente o seleccionarla desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo o bien, considerar Todas mediante la seleccin de la Caja de Chequeo que aparece al lado derecho de la ISAPRE. Esta caja de chequeo permite indicar si se desea imprimir la cartula con el resumen de las imposiciones a la ISAPRE.

Imprimir cartula:

Rango de gratificaciones: Si se han considerado pagos de gratificaciones en el mes, se debe indicar el perodo "desde/hasta" de vigencia de la gratificacin. Tipo de pago: Corresponde a la forma en que se pagar la cotizacin, la cual puede ser Normal (al da), Atrasada o Adelantada. El tipo de pago puede ser obtenido seleccionando el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo. Se debe indicar la fecha en que ser pagada la cotizacin.

Fecha de Pago:

Remuneracin del mes: Se debe indicar el mes al cual corresponde el pago de la cotizacin. Global empresa o masivo: La planilla de cotizaciones de ISAPRE, podr ser emitida en forma Global (para toda la empresa) o Masiva, segn el botn de opciones que sea elegido. En este ltimo caso habr que indicar adems el rea de Negocios y/o el Centro de costos a considerar. Imprimir en: Seleccione mediante el botn de opciones el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.

4-208

Recursos Humanos

Informacin a imprimir: En la lista que aparece habr que indicar en que variables se encuentra la informacin necesaria para la generacin de la planilla. Para ingresar las variables, se debe ubicar el indicador del mouse en el casillero que aparece en blanco y pulsar el botn izquierdo, acto seguido se presenta el botn de lista desplegables donde aparecen las variables que podrn ser elegidas. Ingresados todos estos parmetros podr optar por la seleccin de los siguientes botones:

Permite generar un archivo de texto con la misma informacin que registra la planilla de ISAPRE, el cual podr ser utilizado para el pago directo de la planilla va EDI. Ver Figura N 2 El archivo que se genera quedar almacenado en el directorio de datos de la empresa bajo el nombre EDIISA.TXT. Figura N 2

Cuando la informacin haya sido ingresada, podr optar por el botn OK, para que la informacin sea registrada. Al finalizar el sistema informa la generacin exitosa del archivo. Tras elegir este botn, se activa en la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir, permitiendo emitir el informe en la impresora, el monitor o a disco. El siguiente informe presenta un ejemplo de la Planilla de ISAPRE. Cuando este informe es solicitado por pantalla se presentan distintas ventanas con la informacin, las que podrn ser visualizadas una a una haciendo clic sobre el botn que se presenta en la parte superior izquierda de la pantalla.

REMUNERACIONES

4-209

Planilla de ISAPRE
ISAPRE BANMEDICA PLANILLA DE DECLARACION Y PAGO COTIZACIONES DE SALUD A ISAPRES

SECCION A - IDENTIFICACION DEL EMPLEADOR (1) Nombre o razn social (2) R.U.T. EMPRESA DEMO - SOFTLAND 10.100.100-1 (4) Direccin Comuna Ciudad Regin (5) Telfono 7 de Lnea 1247 Providencia Santiago Metropolitana 2356788 (6) Nombre Representante Legal (7) R.U.T. (8) Cambios en Rep. Legal Gutirrez Campos, Manuel Enrique 10.477.642-6 SECCION B - DETALLE DE COTIZACIONES IDENTIFICACION DEL AFILIADO Nro .Rut o # Sec C.I. 1 2 Nombres MONTO INT IMPON. 3 7% SALUD 4 LEY N 18.566 5 COTIZ. TOTAL A TOTAL ADIC. PAGAR PACTADO 6 7 SERVICIOS COD 8 9 FECHA INICIO 10 FECHA TERMINO dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa 11

DETALLE EN HOJAS ANEXAS

TOTAL ACUMULADO 370.984 8.442

5.299.784 48.201

379.426

SECCION C - ANTECEDENTES DE LA COTIZACION GRATIFICACIONES DESDE : (1) Base Imponible : 3.115.000 HASTA : 1. DETALLE DE COTIZACION DECLARADA Y OTROS

SECCION D - ANTECEDENTES GENERALES

2. ANTECEDENTES SOBRE EL PAGO

DETALLE Cd.

VALORES Efectivo ( ) _________________________________________ Cotizacin Legal 01 218.05 Cotiz. Art. N Ley 18.566 02 0 Cotiz. Adicional Volunt. 03 134.400 Total Cotizacin a Pagar 04 352.450 + Reajuste Fondo 05 + Intereses Fondo 06 Sub-Total 07 Total a Pagar 08 352.450

Cheque ( ) CHEQUE NOMINATIVO A ISAPRE BANMEDICA CHEQUE N : BANCO : (1) NORMAL 1 ( ) PLAZA : (2) ATRASADA (3) ADELANTADA (4) FECHA DE PAGO 10/05/1997

2( ) 3( )

(5) N AFILIADOS 32 (6) PERIODO DE PAGO 04 1997 (7) N HOJAS ANEXAS 1

Declaro bajo juramento que los datos consignados son expresin fiel de la realidad

V B RECEPCION Y CALCULO V B Y TIMBRE CAJERO

________________________________________________________________

FIRMA DEL EMPLEADOR O REPRESENTANTE LEGAL

4-210

Recursos Humanos

Informe Ejemplo de Detalle Anexo Trabajadores para Isapres

BANMEDICA

R.U.T. EMPLEADOR ----------------------------------------10.100.100-1 -----------------------------------------

NOMBRE O RAZON SOCIAL -------------------------------------------------------------------EMPRESA DEMO - SOFTLAND --------------------------------------------------------------------

MES 01

AO 2000

DETALLE DE COTIZACIONES --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------IDENTIFICACION DEL AFILIADO MOV. DEL PERSONAL -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------# DE RUT O C.I. #INT. NOMBRE MONTO 7% LEY N COTIZ. TOTAL A TOTAL SERVICIOS COD. FECHA FECHA

SECUENIMPONIBLE SALUD 18.566 ADIC. PAGAR PACTADO INICIO TERMINO CIA ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 000.000.001-9 TORRES ALFARO LEONARDO 222.500 15.575 0 15.925 31.500 31.500 0 01/01/1990 01/01/2000 2 098.000.800-2 LIENAN RUIZ LUIS 222.500 15.575 0 0 15.575 156 0 01/01/1990 01/01/2000 3 083.278.238-6 FREDES LOPEZ JAIME A. 222.500 15.575 0 15.925 31.500 31.500 0 01/01/1990 01/01/2000 4 076.373.786-1 AVILA RIOSECO SANDRA 222.500 15.575 0 12.425 28.000 28.000 0 01/01/1990 01/01/2000 5 073.478.348-K URZA LAGOS TUBURCIO 222.500 15.575 0 15.925 31.500 31.500 0 01/01/1990 01/01/2000 6 087.934.874-9 RIQUELME PIZARRO GABRIEL 222.500 15.575 0 19.425 35.000 35.000 0 01/01/1990 01/01/2000 7 010.161.241-4 FERNANDEZ ULLOA RENE 222.500 15.575 0 24.425 40.000 40.000 0 01/01/1990 01/01/2000 8 011.266.966-3 GALDAMES CRDENAS JOS 222.500 15.575 0 0 15.575 156 0 01/01/1990 01/01/2000 9 081.461.700-9 RIDOLFI PIZARRO GABRIEL 222.500 15.575 0 19.425 35.000 35.000 0 01/01/1990 01/01/2000 10 079.566.720-2 TRUJILLO LOPEZ JOSE 161.333 11.293 0 0 11.293 11.2930 11 094.954.000-6 AGUILA RIOSECO LAURA 206.300 14.441 0 0 14.441 0 0 01/01/1990 01/01/2000 12 095.000.000-7 AZA LAGOS GERMAN 192.500 13.475 0 0 13.475 0 0 01/01/1990 01/01/2000 13 098.001.200-K FERREIRA PIZARRO GONZALO 322.500 22.575 0 0 22.575 0 0 01/01/1990 01/01/2000 14 098.000.400-7 CAMPOS LOPEZ JAIME A. 222.500 15.575 0 15.925 31.500 31.500 0 01/01/1990 01/01/2000 15 098.000.000-1 MAURA RIOSECO SANDRA 222.500 15.575 0 0 15.575 156 0 01/01/1990 01/01/2000 16 098.000.600-K LOAIZA LAGOS TUBURCIO 222.500 15.575 0 15.925 31.500 31.500 0 01/01/1990 01/01/2000 17 010.477.642-6 GUTIERREZ CAMPOS MANUEL 200.000 14.000 4.000 3.754 21.754 21.754 0 01/01/1990 01/01/2000 : : : : : : : : : : : : _____________________________________________________________________________________________________________ TOTAL PAGINA 6.822.633 477.584 4.000 261.629 743.213 553.951

____________________________________________________________________________________________________ TOTAL ACUMULADO 6.822.633 4.000 743.213 477.584 261.629 553.951 ___________________________________________________________________________________________________

REMUNERACIONES

4-211

4.12.7.3 Planilla INP

Objetivo Prestar el apoyo necesario para generar la cartula, y el anexo de trabajadores de la planilla de cotizaciones del Instituto de Normalizacin Previsional. Operatoria Al seleccionar esta opcin, se presenta una ventana con 2 carpetas (ver Figura N 1), dentro de las cuales deber ingresar los siguientes parmetros. Figura N1

Carpeta Planilla INP

En ella, deber ingresar: Remuneraciones del Mes/Ao: Corresponde al mes y ao a considerar para la emisin de Planilla INP, por defecto presentar el ltimo mes preparado.

Cdigo de Actividad: El sistema despliega el cdigo de actividad econmica correspondiente a la empresa. Slo Trabajadores INP: Al seleccionar esta opcin, el anexo de trabajadores slo incluir las fichas en INP; en caso contrario el anexo incluir las fichas que estn en AFP e INP, generando un nico informe de anexo de trabajadores. Remuneraciones: Al optar por esta opcin, nos presentar el valor almacenado en la variable exigida en el sistema Base Imponible, de acuerdo al perodo seleccionado en la opcin Remuneraciones del mes/ ao, para la cartula y anexo. Al optar por esta opcin, nos presentar el valor contenido en la variable que ser solicitada en la matriz Descripcin de Variables en el punto Remuneracin Imponible concepto de Gratificaciones, para la cartula y anexo. Adems esta seleccin no incluir los valores asociados a las cargas familiares y disminuir la cantidad de variables solicitadas en la matriz de descripcin de variables. Las opciones que se habilitarn con esta seleccin son, Legal o Voluntaria, independiente de lo seleccionado, el sistema solicitar indicar el rango de fechas desde/hasta y el ingreso de estos parmetros ser obligatorio para este tipo de planilla.

Gratificaciones:

4-212

Recursos Humanos

rea de Negocio: Centro de Costo:

Indique el rea de negocio a considerar para el filtro de la emisin de planilla, el cual puede ser uno especfico o considerar a todos los existentes. Indique el centro de costo a considerar para el filtro de la emisin de planilla, el cual puede ser uno especfico o considerar a todos los existentes.

Descripcin de Variables: El sistema mostrar las variables dependiendo del tipo de planilla a emitir (Remuneraciones o Gratificaciones). Dentro de esta matriz deber ingresar los cdigos de las variables requeridas, las cuales fueron definidas en el Modelo de Clculo. Slo se pueden asignar variables de tipo numricas en la matriz. Imprimir Resumen de Cartula Al seleccionar esta opcin, genera el resumen en la cartula, el cual vara dependiendo de los parmetros ingresados en la carpeta CCAF / Mutual. Imprimir en: Seleccione mediante el botn de opciones el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.

Carpeta CCAF/Mutual
Operatoria Esta carpeta tiene por objetivo complementar la emisin de planilla INP tanto en su anexo como cartula. La carpeta se divide en cuatro secciones (ver Figura N 2), que describiremos a continuacin Figura N2

Slo si son ingresados los porcentajes sern realizados los clculos que presenta el anexo y cartula del INP Adherido a CCAF: Al seleccionar la caja de chequeo se habilitara la opcin Nombre CCAF donde deber ingresar la descripcin de la CCAF correspondiente a su empresa, adems los informes obtenidos no presentarn ningn valor referente a la asignacin familiar cuando esta opcin este seleccionada.

REMUNERACIONES

4-213

Afiliados a Fonasa: % Fonasa: % Ex-Caja Empart: % Ex-Caja SSS: Afiliados a Isapre: % Ex-Caja Empart: % Ex-Caja SSS: Mutual : Adherido a Mutual:

Debe ingresar el porcentaje Cotizaciones a informar para Fonasa Debe ingresar el porcentaje Cotizaciones a informar para Ex caja Empart (Afiliados a Fonasa) Debe ingresar el porcentaje Cotizaciones a informar para Ex-caja S.S.S. (Afiliados a Fonasa) Debe ingresar el porcentaje Cotizaciones a informar para Ex caja Empart (Afiliados a Isapre) Debe ingresar el porcentaje Cotizaciones a informar para Ex-caja S.S.S. (Afiliados a Isapre) Al seleccionar la caja de chequeo se habilitar la opcin Nombres Mutual donde deber digitar la Mutual correspondiente a su empresa.

% Cotizacin accidente del trabajo Debe ingresar el porcentaje de cotizacin accidente del trabajo, slo estar habilitado cuando no esta seleccionada la opcin adherida a Mutual y corresponder al % de la remuneracin imponible que ser presentado en el anexo de trabajadores en la columna (Accidentes del trabajo) Cuando la informacin haya sido ingresada, podr optar por el botn OK, para que la informacin sea registrada. Tras Elegir el botn OK, se activa en la 2 barra de Herramientas el botn Imprimir, permitiendo emitir el informe a impresora, pantalla o disco. PLANILLA INP

4-214

Recursos Humanos

Informe Ejemplo Slo Anexo Trabajadores

REMUNERACIONES

4-215

4.12.7.4 Planilla Caja Compensacin

Objetivo Generar el informe para la Caja de Compensacin, pudiendo elegir entre dos formatos de planillas, segn los requerimientos de informacin de cada Caja de compensacin. Operatoria Al ingresar, el sistema despliega una pantalla con 2 carpetas, donde deber ingresar la informacin necesaria para generar el informe respectivo (ver Figura N 1). Figura N1

Carpeta Planilla CCAF

En ella deber ingresar la siguiente informacin: Caja de Compensacin: Se puede seleccionar una Caja de Compensacin especfica, a travs del botn de listas desplegables o bien, considerar Todas mediante la seleccin de la Caja de Chequeo que aparece al lado derecho de este campo. A travs del botn de seleccin que aparece al lado izquierdo de estos campos, se indica el tipo de planilla a emitir. La nica diferencia entre ambas, radica en que la planilla de tipo B, incluye el Familiar Retroactivo. Corresponde a la fecha en que se llevar a cabo la emisin.

Planilla Tipo A o B:

Fecha del Informe:

Perodo de Cotizaciones: Corresponde al mes y ao a cotizar. Por Concepto de Gratificaciones: A travs de la seleccin de la Caja de Chequeo se indica si la Planilla de Caja de Compensacin se emite (caja con X) o no (caja en blanco) por concepto de Gratificaciones. Si este concepto es elegido, se agregan a la lista de variables solicitadas, las de Base imponible sin Gratificacin y Gratificacin del mes. Global empresa o masivo: La planilla de la Caja de Compensacin, podr ser emitida en forma Global (para toda la empresa) o masiva, segn el botn de opciones que sea elegido. En este ltimo caso habr que indicar adems el Area de Negocios y/o el Centro de costos a considerar.

4-216

Recursos Humanos

Informacin a imprimir: En la lista que aparece habr que indicar en que variables se encuentra la informacin necesaria para la generacin de la planilla, las cuales dependen si se ha elegido imprimir la planilla por Concepto de Gratificaciones o no. Para ingresar las variables, se debe ubicar el indicador del mouse en el casillero que aparece en blanco y pulsar el botn izquierdo, acto seguido se presenta el botn de lista desplegables donde aparecen las variables que podrn ser elegidas. Imprimir Resumen de Cartula Al chequear esta opcin, se activa la carpeta Resumen Cartula, dentro de la cual deber ingresar una serie de parmetros para generar la hoja de resumen respectiva. Imprimir en: Seleccione mediante el botn de opciones el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.

Carpeta Resumen Cartula

Permite generar una hoja de resumen con el fin de confeccionar la cartula de la Caja de Compensacin.

En ella, deber ingresar los siguientes parmetros: Gratificaciones: Indique el rango Desde/Hasta, de gratificaciones a considerar en el informe, en formato dd/mm/aaaa.

Posteriormente, mediante la seleccin del botn de opciones, indique el tipo de gratificacin a considerar (Legal o Voluntaria). Luego tras la seleccin de la caja de chequeo que precede la opcin, indique si la empresa se encuentra adherida a una Mutual. Si est adherida, ingrese el nombre correspondiente, digitndolo directamente en recuadro correspondiente. Finalmente deber ingresar las tasas de cotizacin correspondiente a empleados que cotizan en AFP sin Isapre o en Rgimen Antiguo sin Isapre. Cuando la informacin haya sido ingresada, podr optar por el botn OK, para que la informacin sea registrada. Tras elegir el botn OK, se activa en la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir, permitiendo emitir el informe en la impresora, el monitor o a disco. A continuacin se presenta un ejemplo de la Planilla tipo A, solicitada por concepto de gratificaciones, para el global de la empresa y ordenado por ficha:

REMUNERACIONES

4-217

Informe Ejemplo de Planilla de Caja de Compensacin Planilla de Caja de Compensacin A

C.C.A.F. JAVIERA CARRERA DECLARACION Y PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES NOMBRE O RAZON SOCIAL : EMPRESA DEMO - SOFTLAND RUT EMPLEADOR : 10.100.100-1 PERIODO COTIZACIONES MES 02 AO 2000

ASIGNACION FAMILIAR MONTO GRATIFICACIONES # NOMBRE SEXO M/F R.U.T. AOA) REGIMENB) A.F.P.C) ISAPRED) ISAPRE NAC. ANTIGUO C/A.F.P REG.ANT. DIAS TRAB. N CARGAS S IM MONTO ASIG.FAM MOVIMIENTO COD FECHA

1 BUSTAMANTE ROJAS F. 2 CRUZ ALAMOS PEDRO 3 DIAZ MATURANA JOSE

M 006.599.817-3 M 008.224.331-3 M 010.161.241.4

1959 1956 1969 1965 1965 1965 1960 1955 1980 1954 1976 1980 1958 1959 1958 1960 1959 1965 1961 1985

0 155.000 0 0 0 0 0 147.312 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 160.292 0 0 0 246.047 0 150.188 332.188 0 153.292 0 0 0 0 0 0 0 181.833

511.844 0 0 155.000 124.275 146.323 0 0 0 0 372.104 0 892.697 197.344 491.000 892.697 892.697 746.500 152.500 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 :

30 30 30 30 15 30 30 20 30 30 30 30 30 15 28 30 30 30 30 30

1 0 2 0 1 1 1 2 1 2 1 1 0 2 2 2 2 2 0 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 6.140 0 522 3.070 3.070 4.093 3.070 2.086 0 3.070 0 1.043 0. 0 0 0 0 3.070 :

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

4 DITTBORN MATURANA M. M 008.106.302-8 5 ESPINOZA VERGARA ELE F 010.945.399-4 6 FLORES V. JOAQUIN H. M 007.772.335-8

7 GOMEZ LEPE FRANCISCO M 007.000.243-4 8 GONZALEZ SILVA DAGOB. M 006.001.200-8 9 GUERRERO SALAS CARLO M 007.548.235-3 10 HERNANDEZ BOCAZ PATR F 008.103.889-9 11 JOFRE MATURANA RICAR M 008.021.300-K 12 JOFRE QUIROZ FERNANDO M 008.397.994-1 13 LAGOS ULLOA FELIPE 14 LAMAS OTERO MARIA M 007.005.203-2 F 006.943.321-9

15 LOPEZ MARTINEZ ALBERT M 006.794.703-7 16 MARTINEZ DE LA FUENTE M 007.492.220-1 17 MATTA CUMMING JORGE M 008.033.201-7 18 MATURANA VARGAS ENRI M 007.457.445-9 19 MUOZ PAREDES LILIAN M 007.998.656-9 20 NAVARRETE G. PEDRO M 008.944.220-6 : TOTAL PAGINA

302.312 1.223.840

5.574.981 0 5.574.981 1.223.840 0

24 0 24 0

0 29.234 0 29.234

TOTAL GENERAL

302.312

A continuacin se presenta un ejemplo de la Planilla tipo B, solicitada por concepto de gratificaciones, para el global de la empresa y ordenado por nombre:

4-218

Recursos Humanos

Informe Ejemplo de Planilla de Caja de Compensacin Planilla de Caja de Compensacin B

C.C.A.F. JAVIERA CARRERA DECLARACION Y PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES NOMBRE O RAZON SOCIAL : EMPRESA DEMO - SOFTLAND RUT EMPLEADOR : 10.100.100-1 PERIODO COTIZACIONES MES 02 AO 2000

MONTO GRATIFICACIONES # NOMBRE SEXO M/F R.U.T. AO A) REGIMEN NAC. ANTIGUO B) A.F.P.

ASIGNACION FAMILIAR N CARGAS MOVIMIENTO S IM MONTO ASIG.FAM COD FECHA

C) ISAPRE D) ISAPRE DIAS C/A.F.P REG.ANT. TRAB.

1 BUSTAMANTE ROJAS F. 2 CRUZ ALAMOS PEDRO 3 DIAZ MATURANA JOSE 4 DITTBORN MATURANA M. 5 ESPINOZA VERGARA ELE 6 FLORES V. JOAQUIN H. 7 GOMEZ LEPE FRANCISCO 8 GONZALEZ SILVA DAGOB. 9 GUERRERO SALAS CARLO 10 HERNANDEZ BOCAZ PATR 11 JOFRE MATURANA RICAR 12 JOFRE QUIROZ FERNANDO 13 LAGOS ULLOA FELIPE 14 LAMAS OTERO MARIA 15 LOPEZ MARTINEZ ALBERT 16 MARTINEZ DE LA FUENTE 17 MATTA CUMMING JORGE 18 MATURANA VARGAS ENRI 19 MUOZ PAREDES LILIAN 20 NAVARRETE G. PEDRO

M M M M F M M M M F M M M F M M M M M M

006.599.817-3 008.224.331-3 010.161.241.4 008.106.302-8 010.945.399-4 007.772.335-8 007.000.243-4 006.001.200-8 007.548.235-3 008.103.889-9 008.021.300-K 008.397.994-1 007.005.203-2 006.943.321-9 006.794.703-7 007.492.220-1 008.033.201-7 007.457.445-9 007.998.656-9 008.944.220-6

1959 1956 1969 1965 1965 1965 1960 1955 1980 1954 1976 1980 1958 1959 1958 1960 1959 1965 1961 1985

0 35.823 0 0 0 0 0 23.882 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 35.823 0 0 0 35.823 0 35.823 35.823 0 35.823 0 0 0 0 0 0 0 35.823

35.823 0 0 35.823 17.911 35.823 0 0 0 0 35.823 0 35.823 17.911 33.435 35.823 35.823 35.823 35.823 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

30 30 30 30 15 30 30 20 30 30 30 30 30 15 28 30 30 30 30 30

1 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 2 0 0 1 0 0 2 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 2 0 0 2 0 0 2 0 0 2 0 0 2 0 0 0 0 0 1 0 0

0 0 6.140 0 522 3.070 3.070 4.093 3.070 2.086 0 3.070 0 1.043 0. 0 0 0 0 3.070

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

: :

: :

: :

TOTAL PAGINA

59.705 214.938

391.664 0 391.664 214.938 0

24 0 24 0

0 29.234 0 29.234

TOTAL GENERAL

59.705

REMUNERACIONES

4-219

4.12.8 Informe para el INE

Objetivo Generar el informe para el Instituto Nacional de Estadsticas, con informacin totalizada por categora de empleado, segn los requerimientos de esta entidad. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta la pantalla de la Figura N1, donde se debe sealar: mes y ao de proceso, cdigos de las variables donde se encuentra la informacin requerida por el informe y cdigos del INE a considerar. Figura N1

Los cdigos de las variables podrn ser obtenidos seleccionando la celda que aparece en blanco al lado derecho de cada variable y luego a travs del botn de listas desplegables elegir el cdigo correspondiente. Los Cdigos del INE, corresponden a aquellos que vienen en el Informe INE, y permiten determinar las categoras de los empleados dentro de la empresa. En la ficha de cada empleado, en la "Carpeta Laboral" se asigna a cada persona el cdigo INE, de acuerdo a su categora, con el fin de que sea considerado en este informe. Seleccione mediante el botn de opciones, la orientacin y el tamao del papel que considerar para la emisin de este informe, esto variar segn la impresora que usted est utilizando conforme a lo siguiente: Adems, deber indicar el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal. Cuando la informacin haya sido ingresada, podr optar por el botn OK para que la informacin sea registrada. Tras elegir este botn, se activa en la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir, permitiendo emitir el informe en la impresora, el monitor o a disco. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

4-220

Recursos Humanos

Informe Ejemplo para el INE

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina 02/02/2000 1

INFORME PARA I.N.E.

REMUNERACION GRUPO 1 GRUPO 2 CUADRO 1 NUMEROS DE TRABAJADORES Nmero de trabajadores 0 7

GRUPO 3 7

GRUPO 4 13

TOTAL 27.00

CUADRO 2 MONTOS DE LAS COMPONENTES EN EL MES DE REFERENCIA Sueldos Base 0.00 6.756.667.00 2.088.333.00 2.319.500.00 Otros sueldos y salarios ... 0.00 0.00 0.00 0.00 Sueldos y salarios por funciones 0.00 0.00 0.00 0.00 ocasionales Incentivos y premios pagados al 0.00 0.00 150.000.00 0.00 trabajador Pagos por trato slo 0.00 0.00 0.00 0.00 trabajadores de l Pagos por horas extraordinarias 0.00 119.875.00 39.230.00 47.995.00 Comisiones pagadas por ventas 0.00 0.00 0.00 0.00 Reembolsos de gastos del 0.00 0.00 0.00 0.00 trabajador por Participaciones, gratificaciones 0.00 0.00 0.00 0.00 y pagos Pagos en especies y gastos de 0.00 0.00 0.00 0.00 vivienda d Subsidios traspasados por el 0.00 0.00 0.00 0.00 empleador Pagos directos al trabajador por 0.00 0.00 0.00 0.00 seguridad Aportes patronales por seguros 0.00 0.00 0.00 0.00 para sus Gastos para los serv. de bien y 0.00 0.00 0.00 0.00 de capacitacin del trabajador Indemnizaciones por termino de la 0.00 0.00 0.00 0.00 relacin de trabajo Otros costos de la mano de obra 0.00 0.00 0.00 0.00 TOTAL 0.00 6.876.542.00 2.277.563.00 2.367.495.00 CUADRO 3 MONTOS DE LAS DEDUCCIONES EN EL MES DE REFERENCIA Deducciones legales obligatorias 0.00 987.398.00 535.843.00 622.758.00 de las remuneraciones CUADRO 4 NUMEROS DE HORAS PAGADAS EN EL MES DE REFERENCIA Horas pagadas ordinarias 0.00 0.00 0.00 Horas pagadas extraordinarias 0.00 0.00 0.00 TOTAL 0.00 0.00 0.00

11.164.500.00 0.00 0.00 150.000.00 0.00 207.100.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 11.521.600.00 2.145.999.00

0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 0.00

TRABAJO A TRATOS

5-1

5. Trabajo a Tratos
Objetivo Incorporar el manejo de Tratos en el Sistema de Recursos Humanos (SW), permitiendo crear tratos e ingresarlos por personas o fechas, y adems efectuar el clculo para la liquidacin. Tambin nos permite obtener informes de la liquidacin de tratos por ficha o por perodo, adems de efectuar una limpieza de tratos liquidados.

Figura N 1

5.1 Creacin de Tratos/Procesos

Objetivo Permite realizar la definicin de tratos o procesos que involucra la fabricacin de un producto en particular.

Para el ingreso de los tiempos permite un mximo de 24 horas Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla en modo agrega (ver Figura N1), donde deber ingresar la siguiente informacin: Figura N 1

5-2 Cdigo:

Recursos Humanos Ingrese un cdigo alfanumrico de largo definido en parmetros, para la identificacin del trato. Si el cdigo existe, el sistema traer la informacin del trato, permitiendo modificar o eliminar la informacin. De lo contrario, si no existe deber indicar lo siguiente. Ingrese la descripcin del trato, permitiendo un largo de 60 caracteres

Descripcin:

Adems se encuentra habilitado el siguiente botn: Al seleccionar este botn, se despliega una ventana con todos los procesos o tratos que han sido creados, permitiendo a partir de la seleccin de uno de ellos crear uno nuevo. Tambin este proceso, permite reemplazar el que se est ingresando por lo que el sistema solicitar confirmacin e ingreso del cdigo nuevo al grabar. Indicada la informacin, el sistema habilitar las siguientes carpetas: Sr. Usuario: Si usted no cuenta con el sistema de Produccin, aparecer desactivada la carpeta Mquinas.

Estndares de Tiempo y Produccin

El tiempo del proceso y la cantidad de produccin debe estar acorde a la cantidad base que se defina en la receta en que se ocupe este proceso. En caso de estar procesando el Sistema de Produccin Softland.

Dentro de esta carpeta deber ingresar la siguiente informacin: Tiempo disponible por da: Ingrese el tiempo disponible por da que tiene el proceso (Horas/Minutos en formato HH:MM). Tiempo que demora el Proceso: Ingrese el tiempo que demorar el proceso (Horas/Minutos/Segundos en formato HH:MM:SS). Si fuera calculado, se obtiene de la divisin del tiempo disponible por da/nro. de procesos por da. Al ingresar el tiempo disponible por da o el tiempo que demora el proceso, el sistema validar que el tiempo de demora no sea superior al tiempo disponible por da. De ser as, se desplegar un mensaje informando que el tiempo que demora el proceso no puede ser superior al tiempo disponible, por lo que el sistema no permitir continuar con el proceso hasta no corregir el valor ingresado. N de Procesos por da: Campo informativo que corresponde al Tiempo disponible por da dividido por el Tiempo que demora el proceso.

TRABAJO A TRATOS Cantidad de Produccin por Procesos: Ingrese la cantidad estndar de producto que se obtiene de un proceso.

5-3

Unidad Medida de lo Producido: Ingrese la unidad de medida de la produccin obtenida en el proceso. Podr ser digitada directamente, o bien ser seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.

Mquinas
Esta carpeta se habilitar slo si existen datos del sistema de Produccin (DW) en el rea de Recursos Humanos (SW), de lo contrario aparecer deshabilitada. La informacin ingresada ser usada en el sistema de Produccin.

Lo primero que deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones, es si requiere mquinas o no. Si selecciona SI, entonces podr definir las mquinas que va a utilizar en el proceso. Para ello, deber digitar directamente el cdigo de la mquina, o bien seleccionarlo desde la lista que se despliega al optar por el botn de listas desplegables, los cuales fueron generados en el Sistema de Produccin captulo Definicin de Mquinas. Una vez ingresado el cdigo, el sistema desplegar automticamente la descripcin de sta. Para eliminar cualquier mquina que no desee utilizar, lo primero que deber seleccionar es el botn Modificar ubicado en la 2 Barra de Herramientas, posteriormente seleccione la lnea y pulse el botn derecho del mouse o utilice el botn Supr.

Mano de Obra
Dentro de esta carpeta, deber definir la mano de obra calificada que se asocia en la mantencin de Procesos/Tratos en el sistema de Produccin, o en el ingreso Tratos/Procesos en el sistema de Recursos Humanos.

5-4 Deber indicar la siguiente informacin:

Recursos Humanos

Requiere Mano de Obra: Seleccione mediante el botn de opciones, si requiere utilizar mano de obra calificada dentro del Trato en Recursos Humanos, o el proceso en el sistema de Produccin. Emite Ticket: Seleccione mediante el botn de opciones si emitir ticket en la orden (parmetro vlido slo para el Sistema de Produccin).

Controla Cantidades Producidas por Persona: Seleccione mediante el botn de opciones, si controlar cantidades producidas por persona (parmetro vlido slo para el Sistema de Produccin). Ingresada la informacin, el sistema desplegar el Cdigo de la Mano de Obra Calificada y N de personas que utilizarn el proceso de determinada mano de obra, el cual puede ser modificado.

Ms Informacin

Dentro de esta carpeta podr agregar, actualizar o eliminar link a archivos que pueden ser asociados al proceso. Descripcin Documento: Ingrese la descripcin del documento que desea asociar, pudiendo ser alfanumrico con un largo mximo de 60 caracteres. Ubicacin del Documento: Deber indicar el path, o la ruta del documento asociado.

TRABAJO A TRATOS

5-5

RRHH

Dentro de esta carpeta deber indicar la parametrizacin del Trato: Frmula para Pago del Trato: Para ingresar una frmula para la definicin de tratos, seleccione el botn Editar, tras lo cual desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2 Figura N 2

Las frmulas se ingresan en la ventana que aparece en blanco bajo el ttulo Frmula y deben ser validadas al finalizar, con el botn Validar, esto sirve para chequear que haya sido bien ingresada, es decir que su sintaxis sea la correcta. Una vez que la frmula ha sido ingresada y validada, se selecciona el botn OK para salir de la pantalla de Edicin de Frmula. Importante Cuando el Trato tenga asociada una Mano de Obra, slo se debe asociar Cantidad Producida (TQ) o Tiempo Trabajado (TT), segn como est definido la mano de Obra Calificada. Si el trato an no tiene incorporado la Mano de Obra se debe ingresar una variable de Recursos Humanos que tenga asociado el valor del trato..

5-6

Recursos Humanos

Valor Trato: Seleccione mediante el botn de opciones si el Valor Trato ser Estndar, Real Da o utilizar una Variable de RRHH, si selecciona esta ltima opcin, el sistema solicitar indicar la variable a considerar, pudiendo ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Esta variable deber tener las siguientes caractersticas: Permanente de tipo Valor y formato Numrico. Al seleccionar Valor Trato Estndar o Real Da, el sistema lo asocia al costo indicado en la mano de obra asociada al Trato. Variable de Sueldo donde se asignar el clculo: Ingrese la variable a considerar, pudiendo ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda Esta variable deber ser Permanente de tipo Valor y formato Numrico, y no deber estar asignada a prstamos, rentas accesorias o variables exigidas por el sistema. Importante: A esta variable se le asigna valor al momento de realizar el proceso, Clculo de Remuneraciones del men de Remuneraciones. La frmula slo acepta constantes de formato numrico, por lo tanto: - La ficha y atributos no sern aceptados y se encontrarn deshabilitados - Los operadores slo sern aritmticos y lgicos.

Una vez ingresada toda la informacin solicitada, seleccione desde la 2 Barra de Herramientas el botn Guardar.

Modificando un Trato
Seleccionado el trato a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). A continuacin realizar las modificadas requeridas.

Eliminando un Trato
Seleccionado el trato a eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), el cual se describe al final de este manual. Slo podrn ser eliminados los tratos que no se encuentren con movimientos asociados en el sistema de Recursos Humanos/Tratos, el sistema lo advertir por pantalla a travs de un mensaje. Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.

TRABAJO A TRATOS

5-7

5.2 Mano de Obra Calificada

Objetivo Permite realizar la definicin y mantencin de la tabla de mano de obra calificada. Operatoria Al ingresar a esta opcin se despliega una pantalla en modo agrega (ver Figura N1), dentro de la cual deber indicar la siguiente informacin: Figura N 1

Mano de Obra Calificada

Cdigo: Ingrese el cdigo bajo el cual se identificar la mano de obra, con un largo mximo de 20 caracteres alfanumricos. Este largo fue definido con anterioridad en el proceso Parmetros. Corresponde a la descripcin o nombre propiamente tal de la mano de obra que se est definiendo, con un largo mximo de 60 caracteres alfanumricos.

Descripcin:

Unidad de Medida para Costo:

Deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones, la unidad de medida para el costo de la mano de obra, pudiendo ser por tiempo o cantidad producida (forma de pago a la mano de obra calificada). Si ha seleccionado por tiempo, deber indicar si es en Horas o Minutos. Costo Estndar: Ingrese un costo estndar para la mano de obra, por unidad de medida. Este costo se ocupa al generar un trato con valor costo estndar en el sistema de Recursos Humanos.

N de Personas Disponibles: Ingrese la cantidad de personas disponibles para esta mano de obra. Cantidad horas por da Persona: Ingrese la cantidad de horas disponible por da de la mano de obra que se tiene.

5-8

Recursos Humanos

Carpeta Costos Reales

Dentro de esta carpeta deber definir el costo real que tendr la mano de obra calificada en un determinado perodo; para esto, digite las fechas desde/hasta a considerar en formato dd/mm/aaaa y el costo real ($) del perodo. Para agregar nuevos perodos y costos seleccione el botn Modificar, tras lo cual se habilitar una nueva grilla para el ingreso de informacin.

Sr. Usuario La informacin ingresada de los costos reales de la Mano de Obra en un perodo, se procesa al generar un trato con valor real da en su frmula, y en la fecha que tiene costo real asociado a la mano de obra en el sistema de Recursos Humanos, tambin se utiliza en el proceso de Revalorizacin de Ordenes de Fabricacin, para obtener una valorizacin real de cada Orden. En caso de estar procesando el Sistema de Produccin Softland. Para eliminar costos reales que no desee utilizar, seleccione la lnea y pulse el botn derecho del mouse o utilice el botn Supr.

Carpeta Ms Informacin
Dentro de esta carpeta podr agregar, actualizar o eliminar links a archivos que pueden ser asociadas a manos de obra calificada.

Descripcin Documento: Ingrese la descripcin del documento que desea asociar, pudiendo ser alfanumrico con un largo mximo de 60 caracteres. Ubicacin del Documento: Deber indicar el path, o la ruta del documento asociado. Una vez ingresada toda la informacin solicitada, seleccione desde la 2 Barra de Herramientas el botn Guardar.

TRABAJO A TRATOS

5-9

Modificando Mano de Obra Calificada

Seleccionado la mano de obra a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). A continuacin podr modificar toda la informacin exceptuando el cdigo y la unidad de medida de la mano de obra, es decir, cambiar de tiempo a cantidad y viceversa.

Eliminando Mano de Obra Calificada

Seleccionado la mano de obra a eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). Slo podrn ser eliminadas las manos de obra que no se encuentren asociadas a un proceso o trato, el sistema lo advertir por pantalla a travs de un mensaje.

Imprimiendo mano de Obra Calificada

Seleccionado la mano de obra a imprimir, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), tras lo cual podr emitir el informe a impresora, a pantalla o a disco. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRATIVA 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA 10.100.100-8 SANTIAGO

Costos Reales de Mano de Obra

Fecha Pgina

: :

20/07/2005 1

Cdigo: Descripcin: Unidad Medida:

MAN09 TRATO POR CANTIDAD Tiempo N Personas Disponibles: 1 Costo Estndar $ 1.00:

Fecha Desde 01/01/2000 01/07/2000

Fecha Hasta 30/06/2000 31/12/2000

Costo Perodo $ 10,000 8,000

Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.

5-10

Recursos Humanos

5.3 Ingreso de Tratos Efectuados

Objetivo Permite el ingreso de tratos efectuados por persona y por fecha. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla con las siguientes alternativas (ver Figura N1):

Figura N 1

5.3.1 Ingreso por Persona

Objetivo Permite realizar el ingreso de tratos por persona o ficha Consideraciones: - No se podrn ingresar tratos a una ficha que se encuentre en estado finiquitado o inactivo, o bien la fecha ingresada no est preparada en el mes de proceso de Recursos Humanos.

Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), donde deber indicar la siguiente informacin: Figura N 1

Ingreso
Ficha: Indique la ficha de la persona a la cual desea ingresarle tratos. Esta ficha podr ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.

Tratos Asociados a: Seleccione mediante el botn de opciones, si ingresar una fecha o varias fechas por cada trato. Al optar por una fecha, el sistema solicitar indicar la fecha a considerar, la cual ser asumida para todos los tratos ingresados.

TRABAJO A TRATOS

5-11

Junto a esta informacin, se encuentra activa la 2 Barra de herramientas, donde podr: Agregar Tratos a la grilla, modificar o eliminar los existentes.

Agregando un Trato
Al optar por este botn, el sistema despliega una nueva pantalla (ver Figura N 2), donde deber indicar la siguiente informacin: Figura N2

Fecha:

El sistema solicitar ingresar una fecha, slo si anteriormente seleccion que el trato a ingresar ser asociado a Varias Fechas, de lo contrario, asumir la fecha indicada. Ingrese el trato que desea asociar a la ficha. Esta informacin podr ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.

Trato:

Cantidad (Q) o Tiempo (T): Dependiendo de la frmula definida para el trato, deber indicar la cantidad o tiempo a considerar.

Factor:

Indique el factor a considerar slo si en la frmula esta declarado, si no ingresa esta informacin, el sistema asumir factor 1.

Ingresada la informacin, seleccione el botn OK para registrarla en el sistema y se muestre en la grilla. Ver Figura N 3 Figura N 3

5-12

Recursos Humanos

Modificando un Trato
Al optar por este botn, slo podr modificar la cantidad o Tiempo y el Factor del trato. Adems, si el trato se encuentra calculado, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: El Trato XXXX que est modificando ya fue liquidado en el mes XX/XXXX, se recomienda NO alterar su informacin, de lo contrario el Trato quedar no liquidado y disponible para ser considerado en la opcin Clculo de Tratos para liquidacin. Desea confirmar la modificacin?

Eliminando un Trato
Al optar por este botn podr eliminar slo los tratos que no se encuentren liquidados, de lo contrario el sistema lo advertir por pantalla indicando que los tratos liquidados slo podrn ser eliminados por el proceso Limpieza de Tratos.

TRABAJO A TRATOS

5-13

5.3.2 Ingreso por Fecha

Objetivo Permite realizar el ingreso de tratos por una fecha determinada. Consideraciones: - No se podrn ingresar tratos a una ficha que se encuentre en estado finiquitado o inactivo, o bien la fecha ingresada no est preparada en el mes de proceso de Recursos Humanos.

Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), donde deber indicar la siguiente informacin: Figura N 1

Ingreso
Fecha: Indique la fecha a considerar para el ingreso del nuevo trato. Esta fecha podr ser digitada directamente, o bien ser seleccionada desde el botn .

Tratos Asociados a:Mediante la seleccin del botn de opciones, deber indicar si se ingresar un trato o varios tratos por fecha. Al optar por un trato, el sistema solicitar indicar el trato a considerar, el cual podr ser ingresado directamente, o bien seleccionado desde la lista de tratos que se despliega al optar por el botn de bsqueda. Si el sistema detecta que el trato ingresado maneja factor, podr indicarlo como factor sugerido, el cual posteriormente podr ser modificado. Junto a esta informacin, se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr: Agregar Tratos a la grilla, modificar o eliminar los existentes.

Agregando un Trato
Al optar por este botn, el sistema despliega una nueva pantalla (ver Figura N 2), donde deber indicar la siguiente informacin:

5-14 Figura N 2

Recursos Humanos

Trato:

Esta opcin estar habilitada, slo si anteriormente seleccion que el trato a ingresar ser asociado a varios tratos, de lo contrario asumir el trato indicado en la pantalla anterior. Indique la ficha del empleado a considerar en el trato. Esta informacin podr ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.

Ficha:

Cantidad (Q) o Tiempo (T): Dependiendo de la frmula definida para el trato, deber indicar la cantidad o tiempo a considerar. Factor: Indique el factor a considerar slo si en la frmula esta declarado, si no ingresa esta informacin, el sistema asumir factor 1.

Ingresada la informacin, seleccione el botn OK para registrarla en el sistema y se muestre en la grilla. Ver Figura N 3. Figura N 3

Modificando un Trato
Al optar por este botn, slo podr modificar la cantidad o Tiempo y el Factor del trato. Adems, si el trato se encuentra calculado, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: El Trato XXXX que est modificando ya fue liquidado en el mes XX/XXXX, se recomienda NO alterar su informacin, de lo contrario el Trato quedar no liquidado y disponible para ser considerado en la opcin Clculo de Tratos para liquidacin. Desea confirmar la modificacin?

Eliminando un Trato
Al optar por este botn podr eliminar slo los tratos que no se encuentren liquidados, de lo contrario el sistema lo advertir por pantalla indicando que los tratos liquidados slo podrn ser eliminados por el proceso Limpieza de Tratos.

TRABAJO A TRATOS

5-15

5.4 Clculo de Tratos para Liquidacin

Objetivo Permite realizar el clculo de tratos para liquidacin. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), donde deber indicar el mes/ao en que se liquidarn los Tratos, esta informacin podr ser seleccionada desde la lista de meses preparados que se muestra al optar por el botn de listas desplegables, y el rango de fechas desde/hasta a considerar para el clculo de los tratos efectuados. Estas fechas deben estar en un mes preparado, pudiendo ser digitadas directamente, o bien seleccionadas desde el botn Figura N1 .

Importante:
El Mes/Ao en que se liquidarn los Tratos NO debe tener Rentas Accesorias, de ser as, el sistema enviar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: No se puede volver a liquidar Tratos en un mes que presenta clculo de Rentas Accesorias. Si necesita volver a liquidar el mes, deber antes, eliminar las Rentas Accesorias que afectan el mes y posteriormente realizar el proceso de Clculo de Tratos para Liquidacin. Ingresada la informacin, seleccione el botn OK, tras lo cual se puede dar dos situaciones: Que en el rango de fechas seleccionado No existan Tratos ya liquidados, por lo cual, el proceso realizar la operacin de clculo. Que en el rango de fechas seleccionado Si existan Tratos ya liquidados, por lo cual el proceso ofrecer las siguientes alternativas a considerar. Ver Figura N 2.

5-16

Recursos Humanos

Figura N 2

Alternativas a considerar: Slo Tratos pendientes de liquidar y realizados entre 99/99/9999 y 99/99/9999, indica que slo se calcularn los Tratos que se encuentren en el rango de fechas ingresado y no estn liquidados. Requilidar lo pendiente y lo liquidado en mm/aaaa, indica que se tomarn todos los tratos que no estn liquidados, adems los tratos que hayan sido liquidado en el mismo mes de proceso y que estn en el rango de fechas seleccionado. Reliquidar todos los Tratos realizados, aunque hayan sido liquidados en cualquier Mes, indica que tomar todos los tratos que estn en el rango de fechas seleccionado, ya sea pendientes o liquidados sin importar en que mes fueron liquidados dejando el clculo en el mes y ao indicado.

Importante
En el caso de que el tipo valor, ya sea Real Da, Estndar o de una Variable RRHH no tenga informacin, el sistema generar en el rea de datos un archivo HTML con todos los Tratos con problemas, tal como lo indica el siguiente mensaje, y es de responsabilidad del usuario su eliminacin cuando ya no lo requiera. Figura N 3

TRABAJO A TRATOS

5-17

Al seleccionar el botn S, el sistema levantar una pgina HTML permitindole visualizar el archivo generado cada vez que se ejecute el clculo y encuentre problemas, tal como se presenta en la siguiente pantalla. Ver Figura N 4 Figura N 4

5-18

Recursos Humanos

5.5 Limpieza de Tratos

Objetivo Permite limpiar los Tratos que se encuentren en el Rango de Fechas ingresado. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), donde deber ingresar el rango de fechas (Desde/Hasta) a considerar para la eliminacin de Tratos. Estas fechas podrn ser digitadas directamente, o bien ser seleccionadas desde el botn . Figura N 1

Da inicio al proceso de limpieza, tras finalizar y si no existen tratos pendientes de liquidar regresar a la pantalla principal del sistema, de lo contrario, se desplegar una ventana informando que existen Tratos pendientes de liquidar en el rango de fechas ingresado, el sistema generar en el rea de datos un Loger editable con lo pendiente. Tal como se muestra en la siguiente pantalla: Figura N 2

Al seleccionar el botn S, el sistema levantar una pgina HTML, permitindole visualizar el archivo generado. Cancela el proceso regresndolo a la pantalla principal del sistema.

TRABAJO A TRATOS

5-19

5.6 Informes
Objetivo Dentro de este captulo podr emitir los informes de Liquidacin de Tratos por Persona y Tratos efectuados en un determinado Perodo. Operatoria Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada (ver Figura N 1), cuyo procedimiento se explica detalladamente a travs de este captulo. Figura N 1

5.6.1 Liquidacin de Tratos por Persona

Objetivo Permite generar un comprobante de los Tratos registrado por persona, en un rango de fechas determinada. Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), en la cual deber ingresar los parmetros que condicionarn el informe: Figura N 1

Rango de Fechas:

Ingrese el rango de fechas de inicio y trmino a considerar en la emisin del informe. Estas fechas podrn ser digitadas directamente, o bien seleccionadas desde el botn .

Detalle Ordenado por: Seleccione mediante el botn de opciones, el ordenamiento que tendr el informe al momento de imprimir, pudiendo ser por: Ficha o Nombre. Imprimir en: Seleccione mediante el botn de opciones, el formato en que se emitir el informe, el cual puede ser realizado en una impresora carro ancho de matriz de punto, o en cualquier impresora en forma horizontal.

5-20 Adems, podr indicar el nmero de copias a imprimir.

Recursos Humanos

Por ltimo, deber indicar la forma de emisin del informe, pudiendo ser. Global Empresa, Masivo o Selectivo. Global Empresa, se emitir la informacin para toda la empresa, segn el rango de fechas ingresado y el orden seleccionado. Masivo, permite condicionar la emisin en base a reas de Negocios y/o Centros de Costo, donde podr optar por considerar todas las reas de Negocio y/o Centros de Costo o alguna en particular, en este ltimo caso tendr que hacer uso del botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos y desde la lista presentada, elegir el rea de Negocios y/o el Centro de Costo deseado. Selectivo, al optar por esta opcin, el sistema adems de solicitar indicar el rea de Negocios y Centro de Costo, solicitar indicar las fichas a considerar en el informe, el sistema mostrar slo las fichas vigentes de acuerdo a la fecha hasta indicada. Si usted selecciona Masivo o Selectivo e indica rea de Negocio y/o Centro de Costo, las personas que se considerarn sern las que estn asociadas a esas reas de Negocio y/o centro de Costo en el mes Hasta del rango de fechas. Finalizado el ingreso de los parmetros, seleccione el botn OK, tras lo cual el sistema calcular la informacin y habilitar el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas, donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea a pantalla, impresora o a disco.

Importante
En el caso de que el tipo valor, ya sea Real Da, Estndar o de una Variable RRHH no tenga informacin, el sistema generar en el rea de datos un archivo Html con todos los Tratos con problemas, tal como lo indica el siguiente mensaje, y es de responsabilidad del usuario su eliminacin cuando ya no lo requiera. Sr. Usuario: Al generar el informe, el sistema ejecuta un clculo temporal de los tratos slo para el informe. Figura N 2

Al seleccionar el botn S, el sistema levantar una pgina HTML permitindole visualizar el archivo generado, tal como se presenta en la siguiente pantalla. Ver Figura N 3

TRABAJO A TRATOS Figura N 3

5-21

A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME DE LIQUIDACION DE TRATOS

EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO

Liquidacin de Tratos
Desde 01/01/2000 Hasta 30/03/2000

Fecha Pgina

: :

29/08/2003 1

Ficha rea de Negocios Centro de Costo

AD002 Todas Todos

PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS

Nota: La columna Mes/Ao Liquidacin contiene el mes en el cual el trato fue considerado en la Liquidacin de Sueldos.

Trato

Unid. Med

Fecha

Valor (QoT)

Factor

Valor Unit

Total $

Mes/Ao Liq

PR008 PR003 TRA99 PR001

DESARMADO DE PARKAS VIEJAS PLANCHAD DE PRENDAS ARMADO POR CANTIDAD ARMADO DE CAMISAS OVERLOCK

C.U. C.U. C.U. C.U.

01/02/2000 12/02/2000 12/02/2000 28/02/2000

01:00 1.0000 9,991 02:00

1.00 1.00 1.00 1.00 Total $

0.00 0.00 2.00 0.00

10.000 25.000 19.982 2.000 56.982

02/2000 02/2000 02/2000 02/2000

5-22

Recursos Humanos

5.6.2 Tratos Efectuados en un Perodo

Objetivo Permite emitir un informe de tratos efectuados dentro de un rango de fechas determinadas. Importante Se considerarn todos los tratos del perodo, hayan o no sido liquidados en un mes en particular. Si existen Tratos que no han sido liquidados, se proceder a calcular para efectos de ser presentados en este informe. El clculo del Trato cuando tiene asociado Variables de RRHH, ya sea en su Frmula y/o en su Valor Trato, se realizar con los valores correspondientes al Mes de ejecucin del Trato.

Operatoria Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (ver Figura N1), en la cual deber ingresar los parmetros que condicionarn el informe: Figura N 1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas de inicio y trmino a considerar en la emisin del informe. Estas fechas podrn ser digitadas directamente, o bien seleccionadas desde el botn Tipo de Informe: .

Indique mediante la seleccin del botn de opciones, si el informe se emitir resumido o en forma detallada.

Seleccin de Trato: En este campo podr indicar el Trato a considerar en la emisin del informe, el cual podr ser digitado directamente, o bien seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Si desea considerar todos los tratos que registra e sistema, selecciona la caja de chequeo que precede la palabra Todos. Finalizado el ingreso de los parmetros, seleccione el botn OK, tras lo cual el sistema calcular la informacin y habilitar el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas, donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea a pantalla, impresora o a disco.

Importante
En el caso de que el tipo valor, ya sea Real Da, Estndar o de una Variable RRHH no tenga informacin, el sistema generar en el rea de datos un archivo Html con todos los Tratos con problemas, tal como lo indica el siguiente mensaje, y es de responsabilidad del usuario su eliminacin cuando ya no lo requiera. Sr. Usuario: Al generar el informe, el sistema ejecuta un clculo temporal de los tratos slo para el informe.

TRABAJO A TRATOS Figura N 2

5-23

Al seleccionar el botn S, el sistema levantar una pgina HTML permitindole visualizar el archivo generado, tal como se presenta en la siguiente pantalla. Ver Figura N 3 Figura N 3

A continuacin se muestran 2 ejemplos de este informe (Resumen y Detalle).

INFORME DE TRATOS EFECTUADOS EN UN PERIODO

EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO Rango Fechas Trato Desde 01/01/2000 Todos los Tratos Hasta 30/04/2000

Tratos Efectuados en un Perodo

(Resumen)

Fecha Pgina

: :

01/08/2005 1

Trato

Unid. Med

Valor (Q o T)

Valor Total

PRO01 PRO08 TRA88 TRA99 TRAMA

ARMADO DE CAMISAS OVERLOCK DESARMADO DE PARKAS VIEJAS TRATO COSTO REAL TIEMPO ARMADO POR CANTIDAD TRATO CON MAQUINA

C.U. C.U. C.U. C.U. C.U.

14:09 98:03 01:00 03:00 01:00

14,100 980,100 44,400 99,900 33,300

Total General $

1.171,800

5-24

Recursos Humanos

INFORME DE TRATOS EFECTUADOS EN UN PERIODO

EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA 10.100.100-1 SANTIAGO

Tratos Efectuados en un Perodo

(Detalle de Empleados)

Fecha Pgina

: :

01/08/2005 1

Rango Fechas Trato

Desde 01/01/2000 Todos los Tratos

Hasta 30/04/2000

Trato Ficha PRO01 AD002 AD007 Nombre ARMADO DE CAMISAS OVERLOCK

Unid. Med. Valor (Q o T) C.U. 02:03 12:00 2,000 12,100 14,100 Valor Total

PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS PERALTA EGUIGUREN TERESA DEL CARMEN Total

PRO08 AD002 AD003 AD100

DESARMADO DE PARKAS VIEJAS

C.U. 62:01 24:00 12:00 620.100 240.000 120.000 980,100

PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS ESPINOZA VERGARA ELENA TAPIA MUOZ EDUARDO E. Total

TRA88 VE100

TRATO COSTO REAL TIEMPO MATTA CUMMINGS JORGE F.

C.U. 01:00 Total 44.400 44,400

TRA99 AD007 VE200

ARMADO POR CANTIDAD

C.U. 02:00 01:00 66.600 33.300 99,900

PERALTA EGUIGUREN TERESA DEL CARMEN LAGOS ULLOA FELIPE D. Total

TRAMA VE008

TRATO CON MAQUINA

C.U. 01:00 33.300 33,300

DITTBORN MATURANA MARIA ELIZA Total

Total General $

1.171.800

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-1

6. Administracin del Personal

Objetivo Permite llevar un completo control acerca de la Administracin del Personal, ya sea emisin de Contratos y Finiquitos, Vacaciones (asignacin, solicitud e informes), Cuentas Corrientes (prstamos y consultas de cuentas corrientes) y Control de Licencias Mdicas (generacin de licencias mdicas, informes por trabajador, licencias recibidas, historial rentas y descuentos legales, parmetros y mantencin de tablas). Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones:

6.1 Contratos y Finiquitos

Objetivo Permite realizar la mantencin de formatos de Contratos y Finiquitos de trabajo y su posterior emisin. Se podrn mantener distintos tipos de formatos de acuerdo a los requerimientos de la empresa.

Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

6-2

Recursos Humanos

6.1.1 Emisin de Contratos

Objetivo Permite realizar la mantencin de formatos de Contratos de trabajo y su posterior emisin y/o renovacin de los mismos. Se podrn mantener distintos tipos de formatos de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Este proceso funciona en conjunto con Microsoft Word, por lo tanto es requisito que ste se encuentre instalado en el computador donde se llevar a cabo esta operacin.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar si la emisin del documento se efectuar en forma Selectiva, para un empleado en particular o Masiva, para un grupo de ellos. Sr. Usuario Tenga presente que la informacin de valores de variables, AFP, Isapre, etc., se obtendr de acuerdo a la fecha seleccionada del primer contrato o contrato vigente. Si la fecha en la actualidad no existe dentro de los 24 meses que maneja el Sistema, no mostrar esta informacin. Figura N1

Sea cual sea la opcin elegida se podr optar, por continuar con el proceso a travs de la seleccin del botn Siguiente o por abandonarlo a travs del botn Cancelar. Estos botones, adems del botn atrs (que se usa para volver a la pantalla anterior) sern utilizados a lo largo de todo el proceso de emisin de Contrato. De continuar con el proceso, se darn las siguientes alternativas a considerar: 1.- Si se emite o renueva un "Contrato en forma Selectiva", entonces se presenta la ventana de la Figura N2, en ella habr que indicar el mes/ao preparado que utilizar como filtro para el despliegue de las fichas, adems deber contemplar un rea de Negocios y un Centro de Costo especfico, o si se consideran Todos ellos. Luego se indicar si el Contrato ser emitido por primera vez (Fecha Primer Contrato) o si se emitir una renovacin de l (Fecha Renovacin). 2.- Si se emite o renueva un "Contrato en forma Masiva", entonces adems de indicar la misma informacin del punto anterior, se debe sealar la Fecha a partir de la cual se crearn o renovarn los contratos. Esta fecha no debe ser superior al ltimo mes preparado, y ser la que quede registrada en las Fichas de los empleados.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Figura N2

6-3

En el caso de optar por un centro de Costo y/o rea de Negocios especfico, habr que deshabilitar el botn de chequeo "Todos" y luego digitar el cdigo o la descripcin directamente, o bien obtenerlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones) que aparece a la derecha del campo. En caso de optar por considerar Todos los Centros de Costos y/o reas de Negocios, habr que verificar que el botn de chequeo que aparece a la izquierda de la opcin Todos se encuentre activo. Junto a esta informacin deber indicar el estado de las fichas que considerar en la emisin del contrato, haga clic en la caja de chequeo que antecede a cada opcin para seleccionar el o los estados a considerar, pudiendo ser: Vigentes, Inactivas, Finiquitadas o Todas. Ingresados los parmetros, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. Si opt por Fecha Primer Contrato se desplegar la pantalla de la Figura N 3; de lo contrario, si opt por Fecha Renovacin Contrario mostrar la pantalla de la Figura N 4. Figura N3

En ella se ingresan los cdigos de las variables requeridas, las cuales fueron definidas en el Modelo de Clculo. Ellas podrn ser digitadas directamente, o bien podrn ser seleccionadas a travs del botn de bsqueda que se encuentra al lado derecho de cada campo. Ingresadas las variables solicitadas para la emisin de Contratos, seleccione el botn Siguiente para continuar el proceso. Luego se desplegar la siguiente ventana (Figura N4):

6-4 Figura N4

Recursos Humanos

Dentro de esta ventana se podr crear, actualizar, eliminar y/o emitir un Contrato.

Creando un Contrato de Trabajo

A travs de esta opcin podr crear el documento, tal como se hara en Word, debiendo incluir en l antecedentes de los empleados que quedarn definidos como datos variables que se actualizarn automticamente, segn los antecedentes del empleado al cual le sean emitidos. Al elegir esta opcin se desplegar una nueva ventana donde deber indicar la ruta o directorio y nombre bajo el cual quedar almacenado el contrato (Figura N5). Figura N5

Una vez definida la ruta o directorio donde quedar almacenado el documento, haga clic derecho en la ventana blanca que est bajo el campo "Buscar en", con lo cual aparecer un men de barra tal como se muestra en la siguiente figura:

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Figura N6

6-5

En l haga clic sobre la opcin Nuevo, la cual desplegar otro men donde deber elegir la opcin "Documento de Microsoft Word", tal como se muestra en la siguiente Figura: Figura N7

Cuando en la pantalla aparezca "Nuevo Documento de Microsoft Word", borre el texto y digite el nombre que le pondr a su documento, manteniendo la extensin ".Doc" y pulse Enter. A continuacin haga clic sobre el nombre ingresado y seleccione la opcin "Abrir" (Open) y espere hasta que se active la pantalla de Word (Figura N 8):

6-6 Figura N8

Recursos Humanos

Es en este momento donde se digita el contenido del contrato, teniendo en cuenta que en cada lugar donde vaya un antecedente del empleado, deber hacer uso del botn "Insertar Campo de Comb" (que aparece bajo la barra de herramientas de Word), para incorporar al documento un antecedente que ser variable y que se actualizar por si solo, cada vez que se emita un Contrato a un empleado. Estos datos variables se conocen como campos, y se despliegan en una lista cada vez que se hace clic sobre el botn "Insertar Campo de Comb". Para seleccionar uno de ellos, basta con ubicar el indicador del mouse sobre el deseado y hacer clic sobre l. Los campos incorporados de esta forma, se presentan en pantalla entre signos << >>, tal como se muestra a continuacin: <<Rut empresa>>, <<RaznSocial_Empresa>>, <<Giro_Empresa>>, etc Cualquier variable que deba ser incorporada dentro del contrato, tendr que ir entre [ ], y precedida por el tipo de variable (H, haber; D descuentos, P parmetros y A atributo), por ejemplo [P05] para parmetros. Un caso concreto lo podemos apreciar, por ejemplo en las variables de Sueldo Base Movilizacin, Colacin, etc., tendr que digitarlos entre corchetes, conforme a los cdigos asignados en el Modelo de Clculo 6.1.1 Ej.: [H001], [H002], etc. Si Ud. requiere incluir el monto en palabras, tendr que anteponer una letra P al nombre de la variable (Ej.: [PH001]). En pgina siguiente se presenta un ejemplo de un Contrato:

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-7

Informe Ejemplo de Formato para un Contrato de Trabajo

CONTRATO DE TRABAJO EN SANTIAGO, A FechaIngreso_Trabajador ENTRE RazonSocial_Empresa , REPRESENTADA POR SU GERENTE GENERAL DON ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE , DE PROFESION INGENIERO CIVIL CEDULA IDENTIDAD 7.492.220-1 , AMBOS DOMICILIADOS EN CALLE SEPTIMO DE LINEA 1247, DE LA COMUNA DE PROVIDENCIA, EN ADELANTE EL EMPLEADOR, Y POR OTRA DON Nombre_TrabajadorApellidoPaterno_TrabApellidoMaterno_Trab; CHILENO/A , NACIDO EL FechaNacimiento_Trab ; DE PROFESION Estudios_Trabajador, DOMICILIADO EN CALLE Direccion_Trabajador, Comuna_Trabajador, Ciudad_Trabajador, CEDULA DE IDENTIDAD N Rut_Trabajador, PROCEDENTE DE SANTIAGO, EN ADELANTE EL TRABAJADOR, SE HA CONVENIDO EL SIGUIENTE CONTRATO DE TRABAJO: PRIMERO: EL TRABAJADOR SE COMPROMETE A PRESTAR SERVICIOS COMO Cargo_Trabajador , EN EL ESTABLECIMIENTO DENOMINADO RazonSocial_Empresa , UBICADO EN SANTIAGO, CALLE Direccion_Empresa, Y EN CUALQUIER OTRA DEPENDENCIA QUE EL EMPLEADOR INDIQUE , YA SEA DENTRO DE LA CIUDAD DE SANTIAGO, O FUERA DE ESTA. AMBAS PARTES ACUERDAN QUE, POR LA NATURALEZA DEL OBJETO DE LA EMPRESA EMPLEADORA, CONSISTENTE EN LA COMERCIALIZACION Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS PARA LA OPERACIN DE LAS EMPRESAS, EL DESPLAZAMIENTO O TRASLADO DEL TRABAJADOR ES NECESARIO PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES, RAZON POR LA CUAL SE ENTENDERA POR LUGAR DE TRABAJO TODA ZONA GEOGRAFICA QUE COMPRENDE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. EN CONSECUENCIA, EL TRABAJADOR DEBERA DESEMPEAR SUS LABORES EN CUALQUIER DEPENDENCIA QUE EL EMPLEADOR LE SEALE, DENTRO O FUERA DE SANTIAGO. SEGUNDO: LA JORNADA DE TRABAJO SERA DE 42.5 HORAS, DISTRIBUIDA SEGN EL SIGUIENTE HORARIO: DE LUNES A VIIERNES DE 08:30 HORAS A LAS 13:00 HORAS Y DE 14:30 HORAS A 18:30 HORAS, EL EMPLEADOR SE RESERVA EL DERECHO A MODIFICAR LA JORNADA DE TRABAJO PREVIA COMUNICACIN AL TRABAJADOR. EN TODO CASO, TODAS LAS MODIFICACIONES SEALADAS DEBERAN REALIZARSE CON ESTRICTO APEGO A LAS NORMAS LABORALES VIGENTES. TERCERO: EL TRABAJO SE EFECTUARA POR MES. CUARTO: EL EMPLEADOR SE COMPROMETE A REMUNERAR AL TRABAJADOR EN LA FORMA QUE SE INDICA: SUELDO BASE : [H001] BONO ESCOLARIDAD: [H003] GRATIFICACION : [H005] BONO PUNTUALIDAD : [H007] BONO IMPONIBLE : [H009] DADAS LAS FUNCIONES QUE TIENE QUE DESEMPEAR EL TRABAJADOR, EL EMPLEADOR CANCELARA AL TRABAJADOR UNA ASIGNACION MOVILIZACION DE VEITICUATRO MIL NOVECIENTOS PESOS), EN RAZON DE LOS GASTOS QUE DEBE EFECTUAR POR ESTE CONCEPTO. LA EMPRESA CANCELARA UNA ASIGNACION COLACION DE $ 28.500.- (VEITIOCHO MIL QUINIENTOS PESOS) QUINTO: EL PRESENTE CONTRATO TENDRA UNA DURACION INDEFINIDA, PUDIENDO PONERSE TERMINO AL CONTRATO DE CONFORMIDAD A LA LEGISLACION VIGENTE. SEXTO: EL PRESENTE CONTRATO SE SUSCRIBE EN DOS EJEMPLARES, QUEDANDO UNO EN PODER DEL TRABAJADOR Y UNO EN LA EMPRESA. $24.900.- (

------------------------------------------FIRMA EMPRESA

---------------------------------------FIRMA TRABAJADOR C.I. NRut_Trabajador

Finalizada la creacin del Contrato se abandona Word a travs de la seleccin de la opcin Archivo y luego Salir.

Actualizando un Contrato de Trabajo

Estando en la pantalla de la Figura N4, podr elegir el Contrato a modificar, a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo que se presenta sobre la opcin "Crear Contrato de Trabajo". Indicado el nombre, se elige la opcin "Actualizar Contrato de Trabajo", tras lo cual se abrir el documento en Word, pudiendo hacer las modificaciones respectivas. Al finalizar, abandonar el documento a travs de las opciones Archivo, Salir y cuando el sistema consulte si se graban los cambios aceptar el proceso.

Eliminando un Contrato de Trabajo

Funciona de manera similar a la opcin anterior. Lo primero que deber seleccionar es el documento a eliminar, una vez identificado, elegir el botn de Eliminar, tras lo cual el sistema confirmar la eliminacin. De responder en forma afirmativa el documento ser borrado.

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Recursos Humanos

Emitiendo un Contrato de Trabajo

Para llevar a cabo este proceso, se selecciona primero el documento en base al cual se realizar la emisin, y luego el botn Siguiente, tras lo cual podr ocurrir: 1.- Si se est emitiendo un "Contrato Selectivo", se presentar una pantalla que da paso a la seleccin de la ficha de l o los empleados para los cuales se emitir el documento (Figura N 9). Figura N9

La seleccin se efecta marcando la ficha deseada y luego eligiendo el botn Agregar, con lo cual la ficha elegida, pasa de la lista de "Fichas Disponibles" a la lista de "Fichas Seleccionadas". En esta ventana tambin se dispone de los botones "Todos>>" que selecciona todas las fichas, "<Eliminar" que saca una ficha seleccionada y la devuelve a Ficha Disponibles y el botn "<<Todos", que anula la seleccin de todas las Fichas. Para continuar se elige el botn Siguiente, tras lo cual se presenta la pantalla de la Figura N10, donde aparecen las Fichas elegidas con la fecha que llevar el Contrato, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn de listas desplegables y que quedar registrada en la Ficha del empleado. Figura N10

Junto a la lista de Fichas se activan las alternativas: Actualizacin Individual y Actualizacin Masiva. La primera se usa para emitir Contratos con distintas fechas para cada empleado; mientras que la segunda, solicita la fecha que ser utilizada para los contratos de todos los empleados elegidos, a los cuales se les emitir el documento. Una vez indicada la informacin requerida por el sistema, se elige el botn Emisin, el cual se enlaza a MS-Word, generando l o los documentos, de acuerdo a lo solicitado.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-9

Esta operacin tarda unos instantes, lo cual se aprecia en el indicador del mouse que aparece con el reloj de arena. Los pasos a seguir de aqu en adelante, se explican despus del punto 2, ya que son comunes a cualquier tipo de documento que se emita. 2.- Si se est emitiendo "Contrato Masivo", en esta pantalla se activa de inmediato el botn Emisin, el cual lleva a cabo el enlace con MS-Word, generando los documentos, segn lo solicitado. En ambos casos (selectivo o masivo), despus de que se efecta el enlace con MS-Word, se presenta en pantalla el documento referenciado al primer empleado al cual le fue emitido. Para visualizar los Contratos restantes, en caso que sean ms de uno, se usan los atributos propios de Word para desplazarse lnea por lnea o pgina por pgina. Este enlace generar un slo documento que contendr todos los Contratos emitidos, de acuerdo a la o las fichas seleccionadas, si se hizo en forma "Selectiva", o a todas las Fichas que cumplieron con las condiciones de la emisin "Masiva". En este momento se podr optar por: Imprimir el documento, usando la opcin estndar de Word para dicha operacin o por Salir del documento. En la creacin de este documento participan 3 archivos, de ah que al intentar salir, el sistema confirma la grabacin de cada uno de ellos. Esta grabacin es opcional, ya que el formato base ya existe. En la Ficha del empleado quedar registrada la fecha aqu ingresada, como "Fecha de Ingreso" y su estado ser "Vigente". Para dar por finalizado el proceso, se cierra MS-Word y luego si se desea, se sale del proceso Contrato a travs del botn Cancelar. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de Contrato, basado en el ejemplo de este documento, presentado anteriormente:

Informe Ejemplo de un Contrato de Trabajo

CONTRATO DE TRABAJO

EN SANTIAGO, A 01 / 01 / 1999 ENTRE EMPRESA DEMO - SOFTLAND, REPRESENTADA POR SU GERENTE GENERAL DON ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE , DE PROFESION INGENIERO CIVIL CEDULA IDENTIDAD 7.492.220-1 , AMBOS DOMICILIADOS EN CALLE SEPTIMO DE LINEA 1247, DE LA COMUNA DE PROVIDENCIA, EN ADELANTE EL EMPLEADOR, Y POR OTRA DON ALBERTO J.LOPEZMARTINEZ; CHILENO/A , NACIDO EL 02 / 10 / 1958 ; DE PROFESION CONTADOR AUDITOR, DOMICILIADO EN CALLE LOS ALAMOS 3321, LA PINTANA, SANTIAGO, CEDULA DE IDENTIDAD N '006.794.703-7, PROCEDENTE DE SANTIAGO, EN ADELANTE EL TRABAJADOR, SE HA CONVENIDO EL SIGUIENTE CONTRATO DE TRABAJO: PRIMERO: EL TRABAJADOR SE COMPROMETE A PRESTAR SERVICIOS COMO , EN EL ESTABLECIMIENTO DENOMINADO EMPRESA DEMO - SOFTLAND, UBICADO EN SANTIAGO, CALLE 7 DE LINEA 1247, Y EN CUALQUIER OTRA DEPENDENCIA QUE EL EMPLEADOR INDIQUE , YA SEA DENTRO DE LA CIUDAD DE SANTIAGO, O FUERA DE ESTA. AMBAS PARTES ACUERDAN QUE, POR LA NATURALEZA DEL OBJETO DE LA EMPRESA EMPLEADORA, CONSISTENTE EN LA COMERCIALIZACION Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS PARA LA OPERACIN DE LAS EMPRESAS, EL DESPLAZAMIENTO O TRASLADO DEL TRABAJADOR ES NECESARIO PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES, RAZON POR LA CUAL SE ENTENDERA POR LUGAR DE TRABAJO TODA ZONA GEOGRAFICA QUE COMPRENDE LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. EN CONSECUENCIA, EL TRABAJADOR DEBERA DESEMPEAR SUS LABORES EN CUALQUIER DEPENDENCIA QUE EL EMPLEADOR LE SEALE, DENTRO O FUERA DE SANTIAGO. SEGUNDO: LA JORNADA DE TRABAJO SERA DE 42.5 HORAS, DISTRIBUIDA SEGN EL SIGUIENTE HORARIO: DE LUNES A VIIERNES DE 08:30 HORAS A LAS 13:00 HORAS Y DE 14:30 HORAS A 18:30 HORAS, EL EMPLEADOR SE RESERVA EL DERECHO A MODIFICAR LA JORNADA DE TRABAJO PREVIA COMUNICACIN AL TRABAJADOR. EN TODO CASO, TODAS LAS MODIFICACIONES SEALADAS DEBERAN REALIZARSE CON ESTRICTO APEGO A LAS NORMAS LABORALES VIGENTES. TERCERO: EL TRABAJO SE EFECTUARA POR MES. CUARTO: EL EMPLEADOR SE COMPROMETE A REMUNERAR AL TRABAJADOR EN LA FORMA QUE SE INDICA: SUELDO BASE : BONO ESCOLARIDAD: GRATIFICACION : BONO PUNTUALIDAD : BONO IMPONIBLE : 480.000 24.000 33.435 2.500 2.900 $24.900.- (

DADAS LAS FUNCIONES QUE TIENE QUE DESEMPEAR EL TRABAJADOR, EL EMPLEADOR CANCELARA AL TRABAJADOR UNA ASIGNACION MOVILIZACION DE VEITICUATRO MIL NOVECIENTOS PESOS), EN RAZON DE LOS GASTOS QUE DEBE EFECTUAR POR ESTE CONCEPTO. LA EMPRESA CANCELARA UNA ASIGNACION COLACION DE $ 28.500.- (VEITIOCHO MIL QUINIENTOS PESOS) QUINTO: EL PRESENTE CONTRATO TENDRA UNA DURACION INDEFINIDA, PUDIENDO PONERSE TERMINO AL CONTRATO DE CONFORMIDAD A LA LEGISLACION VIGENTE. SEXTO: EL PRESENTE CONTRATO SE SUSCRIBE EN DOS EJEMPLARES, QUEDANDO UNO EN PODER DEL TRABAJADOR Y UNO EN LA EMPRESA.

------------------------------------------FIRMA EMPRESA

---------------------------------------FIRMA TRABAJADOR C.I. N'006.794.703-7

6-10

Recursos Humanos

6.1.2 Emisin de Finiquitos

Objetivo Permite realizar la mantencin de formatos de Finiquitos de trabajo y su posterior emisin. Se podrn mantener distintos tipos de formatos de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Este proceso funciona en conjunto con Microsoft Word, por lo tanto es requisito que ste se encuentre instalado en el computador donde se llevar a cabo esta operacin. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde habr que indicar si la emisin del documento se efectuar en forma Selectiva, para un empleado en particular o Masiva, para un grupo de ellos. Sr. Usuario: Tenga presente que la informacin de valores de variables AFP, Isapres, etc., se obtendr de acuerdo a la fecha seleccionada del finiquito. Si la fecha en la actualidad no existe dentro de los 24 meses que maneja el Sistema, no mostrar esta informacin. Figura N1

1.- Si se emite un "Finiquito en forma Selectiva", habr que indicar si se considera slo un rea de Negocios y/o Centro de Costo especfico o si se consideran todos ellos. Adems para mostrar las fichas de acuerdo al rea de negocio y/o centro de costo especfico deber ingresar el mes/ao deseado o preparado Ver Figura N 2. 2.- Si se emiten "Finiquitos en forma Masiva", entonces adems de indicar la misma informacin del punto anterior, habr que sealar la Fecha de Finiquito. Esta fecha ser la que quedar registrada en la ficha del empleado. Sea cual sea la opcin elegida, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso o por abandonarlo a travs del botn Cancelar. Estos botones, adems del botn atrs (que se usa para volver a la pantalla anterior) sern utilizados a lo largo de todo el proceso para la emisin de Finiquito.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Figura N2

6-11

En estos casos, al optar por un Centro de Costo y/o rea de Negocios especficos, habr que deshabilitar el botn de chequeo "Todos" y luego digitar el cdigo o la descripcin directamente, o bien obtenerlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda (Ver Apndice A.1 Botones) que aparece a la derecha del campo. En caso de optar por considerar Todos los Centros de Costos y/o reas de Negocios, habr que verificar que el botn de chequeo que aparece a la izquierda de la opcin Todos se encuentre activo. El mes/ao preparado podr ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables ubicado a la derecha del campo. Ingresados todos los parmetros solicitados para la emisin de este documento, continuar el procedimiento a travs de la seleccin del botn Siguiente, tras lo cual se desplegar la siguiente ventana de la Figura N3. Figura N3

6-12

Recursos Humanos

Dentro de esta pantalla deber ingresar los cdigos de las variables requeridas, las cuales fueron definidas en el Modelo de Clculo. Ellas podrn ser digitadas directamente, o bien podrn ser seleccionadas a travs del botn de bsqueda que se encuentra al lado derecho de cada campo. Adems, seleccionando la caja de chequeo podr considerar en el finiquito algn valor promedio o suma de n meses (se activa slo si existe ms de un mes preparado). El sistema activar el botn Seleccionar Variables, el cual tras ser seleccionado mostrar slo las variables de tipo numricas definidas en el sistema (proceso Modelo de Clculo captulo 5.1.1). Ver Figura N 4. Figura N 4

La seleccin se efecta marcando la variable deseada para realizar el clculo y luego eligiendo el botn Agregar, con lo cual la variable elegida pasa de la lista de "Variables Disponibles" a la lista de "Variable Seleccionadas". En esta ventana tambin se dispone de los botones "Todos>>" que selecciona todas las variables, "<Eliminar" que saca una variable seleccionada y la devuelve a Variables Disponibles y el botn "<<Todos", que anula la seleccin de todas las variables. Al optar por el botn Guardar, el sistema regresa a la pantalla anterior desplegando en la matriz a modo de consulta las variables seleccionadas. Para incluir estas variables en su finiquito, debe poner [Xvariable] para promedio, ejemplo: [XH001]; y para suma [Svariable], ejemplo: [SH001]. N de meses promedio o suma que requiere: Se habilita slo si ha seleccionado el check Considera en el finiquito algn valor promedio o suma de n meses y deber ingresar el nmero de meses a considerar para el clculo promedio o suma que requiere (mnimo 2 y mximo 12 meses), el sistema informar a travs de un mensaje si la cantidad de meses ingresados excede el nmero de meses preparados en el sistema. Considerar X meses a partir de: Se habilita slo si ha seleccionado el check Considera en el finiquito algn valor promedio o suma de n meses y deber indicar el mes desde el cual se iniciar el clculo de nmero de meses ingresados. Ejemplo: Si ingresa Enero como mes de partida y anteriormente indic que el N de meses de promedio o suma requerido es 4, el sistema realizar el clculo para los meses de: Enero, Febrero, Marzo y Abril. Importante: No podr seleccionar meses superiores al mes de proceso. Ingresadas las variables solicitadas, seleccione el botn Siguiente para continuar el proceso, tras lo cual se desplegar la siguiente ventana. Ver Figura N5.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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Figura N5

Dentro de esta ventana se podr crear, actualizar, eliminar y/o emitir un Finiquito.

Creando un Finiquito de Trabajo

A travs de esta opcin podr crear el documento, tal como se hara en Word, debiendo incluir en l antecedentes de los empleados que quedarn definidos como datos variables que se actualizarn automticamente, segn los antecedentes del empleado al cual le sean emitidos. Al elegir esta opcin se desplegar una nueva ventana donde deber indicar la ruta o directorio y nombre bajo el cual quedar almacenado el Finiquito (Figura N6). Figura N6

Una vez definida la ruta o directorio donde quedar almacenado el documento, haga clic derecho en la ventana blanca que est bajo el campo "Buscar en", con lo cual aparecer un men de barra, tal como se muestra en la siguiente figura:

6-14 Figura N7

Recursos Humanos

En l haga clic sobre la opcin Nuevo, la cual desplegar otro men donde deber elegir la opcin "Documento de Microsoft Word", tal como se muestra en la siguiente Figura: Figura N8

Cuando en la pantalla aparezca "Nuevo Documento de Microsoft Word", borre el texto y digite el nombre que le pondr a su documento, manteniendo la extensin ".Doc" y pulse Enter. A continuacin haga clic sobre el nombre ingresado y seleccione la opcin "Abrir" (Open) y espere hasta que se active la pantalla de Word (Figura N9):

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Figura N9

6-15

Es en este momento donde se digita el contenido del Finiquito, teniendo en cuenta que en cada lugar donde vaya un antecedente del empleado, deber hacer uso del botn "Insertar Campo de Comb" (que aparece bajo la barra de herramientas de Word), para incorporar al documento un antecedente que ser variable y que se actualizar por si solo, cada vez que se emita un Finiquito a un empleado. Estos datos variables se conocen como campos y se despliegan en una lista cada vez que se hace clic sobre el botn "Insertar Campo Comb". Para seleccionar uno de ellos, basta con ubicar el indicador del mouse sobre el deseado y hacer clic sobre l. Los campos incorporados de esta forma se presentan en pantalla entre los signos << >>, tal como se muestra a continuacin: <<Rut_Empresa>>, <<Direccin_Empresa>>, <<Ficha_Trabajador>>, etc. Cualquier otro antecedente que se desee incorporar, por ejemplo las variables de Sueldo Base, Movilizacin, Colacin, etc., tendr que digitarlos entre corchetes, conforme a los cdigos asignados en el Modelo de Clculo (Captulo 5.1.1) Ej.: [H001], [H002], etc. A continuacin en pgina siguiente se presentan un ejemplo de Finiquito:

6-16

Recursos Humanos

Informe Ejemplo de Formato para un Finiquito

FINIQUITO DE TRABAJO EN SANTIAGO, A FechaFiniquito_Trabajador , ENTRE ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE CON DOMICILIO EN SANTIAGO, CALLE Direccion_Empresa - Comuna_Empresa Y DON Nombre_Trabajador ApellidoPaterno_Trab ApellidoMaterno_Trab , SE ACUERDA EL SIGUIENTE FINIQUITO : PRIMERO: DON Nombre_Trabajador ApellidoPaterno_Trab ApellidoMaterno_Trab , DECLARA HABERLE PRESTADO SERVICIOS A ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE , EN CALIDAD DE Cargo_Trabajador , DESDE EL FechaPrimerContrato_Trab , HASTA EL FechaFiniquito_Trabajador , FECHA ESTA ULTIMA DE TERMINACION DE SUS SERVICIOS POR LA SIGUIENTE CAUSA, DE ACUERDO A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 159 INCISO 2 DEL CODIGO DE TRABAJO (RENUNCIA VOLUNTARIA DE PARTE DEL TRABAJADOR). SEGUNDO: DON Nombre_Trabajador ApellidoPaterno_Trab ApellidoMaterno_Trab , DECLARA RECIBIR EN ESTE ACTO, A SU ENTERA SATISFACCION, DE PARTE DE ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE. LAS SUMAS QUE A CONTINUACION SE INDICAN, POR LOS SIGUIENTES CONCEPTOS: INDEMNIZACION VOLUNTARIA: TERCERO: DON Nombre_Trabajador ApellidoPaterno_Trab ApellidoMaterno_Trab , DEJA CONSTANCIA QUE DURANTE TODO EL TIEMPO QUE LE PRESTO SERVICIOS A DON ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE., RECIBIO DE ESTA, CORRECTA Y OPORTUNAMENTE EL TOTAL DE LAS REMUNERACIONES CONVENIDAS, DE ACUERDO CON SU CONTRATO DE TRABAJO, CLASE DE TRABAJO EJECUTADO, PAGO DE SIGNACIONES FAMILIARES AUTORIZADAS POR LA RESPECTIVA INSTITUCION DE PREVISION, HORAS EXTRAORDINARIAS CUANDO LAS TRABAJO, Y QUE NADA SE LE ADEUDA POR LOS CONCEPTOS ANTES MENCIONADOS NI POR NINGUNO OTRO, SEA DE ORIGEN LEGAL O CONTRACTUAL DERIVADO DE LA PRESTACION DE SUS SERVICIOS, Y MOTIVO POR EL CUAL, NO TENIENDO RECLAMO NI CARGO ALGUNO QUE FORMULAR EN CONTRA DE ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE LE OTORGA EL MAS AMPLIO Y TOTAL FINIQUITO, DECLARACION QUE FORMULA LIBRE Y ESPONTANEAMENTE , EN PERFECTO Y CABAL CONOCIMIENTO DE CADA UNO Y DE TODOS SUS DERECHOS. PARA CONSTANCIA FIRMAN LAS PARTES EL PRESENTE FINIQUITO EN DOS EJEMPLARES, QUEDANDO UNO DE ELLOS EN PODER DEL EMPLEADOR Y EL OTRO EN PODER DEL TRABAJADOR.

-----------------------------------------FIRMA TRABAJADOR RUT:Rut_Trabajador

--------------------------------------FIRMA EMPLEADOR RUT:Rut_Representante

Finalizada la creacin del Finiquito se abandona Word a travs de la seleccin de la opcin Archivo y luego Salir.

Actualizando un Finiquito de Trabajo

Estando en la pantalla de la Figura N4, podr elegir el Finiquito a modificar a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha del campo que se presenta sobre la opcin "Crear Finiquito de Trabajo". Indicado el nombre, se elige la opcin "Actualizar Finiquito de Trabajo", tras lo cual se abrir el documento en Word, pudiendo hacer las modificaciones respectivas. Al finalizar, abandonar el documento a travs de las opciones Archivo, Salir y cuando el sistema consulte si se graban los cambios aceptar el proceso.

Eliminando un Finiquito de Trabajo

Funciona de manera similar a la opcin anterior. Lo primero que deber seleccionar es el documento a eliminar, una vez identificado, elegir el botn de Eliminar, tras lo cual el sistema confirmar la eliminacin. De responder en forma afirmativa el documento ser borrado.

Emitiendo un Finiquito de Trabajo

Para llevar a cabo este proceso, se selecciona primero el documento en base al cual se realizar la emisin, y luego el botn Siguiente, tras lo cual podr ocurrir:

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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1.- Si se est emitiendo un "Finiquito Selectivo", se presentar una pantalla que da paso a la seleccin de la ficha de l o los empleados para los cuales se emitir el documento (Figura N10). Figura N10

La seleccin se efecta marcando la ficha deseada y luego eligiendo el botn Agregar, con lo cual la ficha elegida pasa de la lista de "Fichas Disponibles" a la lista de "Fichas Seleccionadas". En esta ventana tambin se dispone de los botones "Todos>>" que selecciona todas las fichas, "<Eliminar" que saca una ficha seleccionada y la devuelve a Ficha Disponibles y el botn "<<Todos", que anula la seleccin de todas las Fichas. Para continuar se elige el botn Siguiente, tras lo cual se presenta la pantalla de la Figura N11, donde aparecen las Fichas elegidas con la fecha que llevar el Finiquito, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn de listas desplegables y que quedar registrada en la Ficha del empleado. Figura N11

Junto a la lista de Fichas se activan las alternativas: Actualizacin Individual y Actualizacin Masiva. La primera se usa para emitir Finiquitos con distintas fechas para cada empleado; mientras que la segunda, solicita la fecha que ser utilizada para los finiquitos de todos los empleados elegidos, a los cuales se les emitir el documento.

6-18

Recursos Humanos

Una vez indicada la informacin requerida por el sistema, se elige el botn Emisin, el cual se enlaza a MS-Word, generando l o los documentos, de acuerdo a lo solicitado. Esta operacin tarda unos instantes, lo cual se aprecia en el indicador del mouse que aparece con el reloj de arena. Los pasos a seguir de aqu en adelante se explican despus del punto N2, ya que son comunes a cualquier tipo de documento que se emita. 2.- Si se est emitiendo "Finiquito Masivo", en esta pantalla se activa de inmediato el botn Emisin, el cual lleva a cabo el enlace con MS-Word, generando los documentos de acuerdo a lo solicitado. En ambos casos (Selectivo o Masivo), despus de que se efecta el enlace con MS-Word y se presenta en pantalla el documento referenciado al primer empleado al cual le fue emitido. Para visualizar los Finiquitos restantes, en caso que sean ms de uno, se usan los atributos propios de Word para desplazarse lnea por lnea o pgina por pgina. Este enlace generar un slo documento que contendr todos los Finiquitos emitidos, de acuerdo a la o las fichas seleccionadas, si se hizo en forma "Selectiva", o a todas las Fichas que cumplieron con las condiciones de la emisin "Masiva". En este momento se podr optar por: Imprimir el documento, usando la opcin estndar de Word para dicha operacin o por Salir del documento. En la creacin de este documento participan 3 archivos, de ah que al intentar salir, el sistema confirma la grabacin de cada uno de ellos. Esta grabacin es opcional, ya que el formato base ya existe. Si el documento emitido fue un Finiquito, en la ficha del empleado quedar registrada la fecha aqu ingresada como "Fecha Finiquito" y el estado ser "Finiquitado".

Para dar por finalizado el proceso, se cierra MS-Word y luego si se desea, se sale del proceso Finiquito a travs del botn Cancelar. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de Finiquito, basado en el ejemplo de este documento, presentado anteriormente:

Informe Ejemplo de un Finiquito

FINIQUITO DE TRABAJO EN SANTIAGO, A 31 / 12 / 9999 , ENTRE ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE CON DOMICILIO EN SANTIAGO, CALLE 7 DE LINEA 1247 - PROVIDENCIA Y DON MARIA ELIZA DITTBORN MATURANA , SE ACUERDA EL SIGUIENTE FINIQUITO : PRIMERO: DON MARIA ELIZA DITTBORN MATURANA , DECLARA HABERLE PRESTADO SERVICIOS A ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE , EN CALIDAD DE , DESDE EL 14 / 08 / 1999 , HASTA EL 31 / 12 / 9999 , FECHA ESTA ULTIMA DE TERMINACION DE SUS SERVICIOS POR LA SIGUIENTE CAUSA, DE ACUERDO A LO DISPUESTO EN EL ARTICULO 159 INCISO 2 DEL CODIGO DE TRABAJO (RENUNCIA VOLUNTARIA DE PARTE DEL TRABAJADOR). SEGUNDO: DON MARIA ELIZA DITTBORN MATURANA , DECLARA RECIBIR EN ESTE ACTO, A SU ENTERA SATISFACCION, DE PARTE DE ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE. LAS SUMAS QUE A CONTINUACION SE INDICAN, POR LOS SIGUIENTES CONCEPTOS: INDEMNIZACION VOLUNTARIA: TERCERO: DON MARIA ELIZA DITTBORN MATURANA , DEJA CONSTANCIA QUE DURANTE TODO EL TIEMPO QUE LE PRESTO SERVICIOS A DON ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE., RECIBIO DE ESTA, CORRECTA Y OPORTUNAMENTE EL TOTAL DE LAS REMUNERACIONES CONVENIDAS, DE ACUERDO CON SU CONTRATO DE TRABAJO, CLASE DE TRABAJO EJECUTADO, PAGO DE SIGNACIONES FAMILIARES AUTORIZADAS POR LA RESPECTIVA INSTITUCION DE PREVISION, HORAS EXTRAORDINARIAS CUANDO LAS TRABAJO, Y QUE NADA SE LE ADEUDA POR LOS CONCEPTOS ANTES MENCIONADOS NI POR NINGUNO OTRO, SEA DE ORIGEN LEGAL O CONTRACTUAL DERIVADO DE LA PRESTACION DE SUS SERVICIOS, Y MOTIVO POR EL CUAL, NO TENIENDO RECLAMO NI CARGO ALGUNO QUE FORMULAR EN CONTRA DE ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE LE OTORGA EL MAS AMPLIO Y TOTAL FINIQUITO, DECLARACION QUE FORMULA LIBRE Y ESPONTANEAMENTE , EN PERFECTO Y CABAL CONOCIMIENTO DE CADA UNO Y DE TODOS SUS DERECHOS. PARA CONSTANCIA FIRMAN LAS PARTES EL PRESENTE FINIQUITO EN DOS EJEMPLARES, QUEDANDO UNO DE ELLOS EN PODER DEL EMPLEADOR Y EL OTRO EN PODER DEL TRABAJADOR.

-----------------------------------------FIRMA TRABAJADOR RUT:'008.106.302-8

--------------------------------------FIRMA EMPLEADOR RUT:10.6395

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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6.2 Certificado de Antigedad

Objetivo A travs de este proceso, podr crear y mantener distintos formatos para la emisin de Certificados de Antigedad.

Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

6.2.1 Formato Certificado

Objetivo Permitir crear y mantener distintos formatos Word de certificados de antigedad, los que podrn ser grabados en la base de datos. Operatoria Al ingresar a este proceso se desplegar una pantalla en modo agrega, donde deber seleccionar el botn Barra de Herramientas o pulsar la tecla [F7].
Agregar desde la 2

Agregando un Formato de Certificado de Antigedad

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin: Figura N 1

Nombre Formato: Descripcin Formato:

Digite el nombre del formato a crear, largo mximo 15 caracteres alfanumrico (ingreso obligatorio). Ingrese la descripcin del formato, largo mximo 60 caracteres alfanumrico (ingreso obligatorio).

Seleccionar Plantilla desde Disco: Permite seleccionar un documento Word existente desde cualquier directorio, el cual ser considerado como plantilla. Al elegir esta opcin, se desplegar una nueva ventana donde deber indicar la ruta o directorio y nombre bajo el cual est almacenado la plantilla del certificado.

6-20 Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:

Recursos Humanos

Al seleccionar este botn, el sistema se conectar con Microsoft Word. Ver Figura N 3 Figura N 3

Dentro de la pgina desplegada, deber digitar el contenido del Certificado y hacer uso del botn Insertar Campo de Combinacin (que aparece bajo la barra de herramientas de Word), para incorporar los antecedentes de la Empresa, Representante Legal, Trabajador y Encargado de Remuneraciones. Estos datos variables se conocen como campos, y se despliegan en una lista cada vez que se hace clic sobre el botn Insertar Campo de Combinacin. Para seleccionar uno de ellos, basta con ubicar el indicador del mouse sobre el deseado y hacer clic sobre l. Los campos incorporados de esta forma, se presentan en pantalla entre signos << >>, tal como se muestra a continuacin: <<Rut empresa>>, <<RaznSocial_Empresa>>, <<Giro_Empresa>>, etc Finalizada la creacin del Certificado se abandona Word a travs de la seleccin de la opcin Archivo y luego Salir.

Al seleccionar este botn se almacenar la plantilla en la base de datos y regresar al men principal del sistema.

Al presionar este botn, el sistema chequear si la informacin fue grabada, de lo contrario enviar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Se han detectado cambios que no han sido grabados Desea Grabar?

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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6.2.2 Emisin Certificado

Objetivo Permite emitir certificados de antigedad, donde el usuario podr seleccionar el formato deseado, e indicar si la emisin ser masiva o selectiva. Operatoria Al ingresar a este proceso se desplegar una pantalla, donde deber indicar la siguiente informacin. Ver Figura N1. Figura N1

Lo primero que deber indicar es un formato para emitir el certificado, el cual podr ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. A continuacin, deber indicar seleccionando la caja de chequeo el Rol de los empleados a incluir en la emisin del certificado, pudiendo ser: Rol General y/o Rol Privado (este ltimo implica que la informacin de sus valores es reservada). Adems, debe indicar el mes desde donde se rescatarn los valores de las variables. Junto a esta informacin deber indicar el estado de las fichas que considerar en la emisin del certificado de antigedad, haga clic en la caja de chequeo que antecede a cada opcin para seleccionar el o los estados a considerar, pudiendo ser: Vigentes, Inactivas, Finiquitadas o Todas. Finalmente, seleccione si la emisin del certificado ser por Ficha, Selectivo o Masivo.

Emitiendo un Certificado de Antigedad

La emisin del Certificado, podr ser efectuada por: Ficha, Selectivo o en forma Masiva, tras lo cual podr ocurrir: Si est emitiendo un Certificado por Ficha, el sistema solicitar la ficha del empleado a considerar, el cual podr ser digitado directamente o seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Finalmente, seleccione el botn Emisin el cual se enlaza a MS-Word, generando el documento de acuerdo a lo solicitado.

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Recursos Humanos

Si se est emitiendo un "Certificado Selectivo", se habilitar el botn Siguiente, el cual tras ser seleccionado desplegar una nueva pantalla dando paso a la seleccin de un rea de Negocios y/o Centro de Costo, tal como se muestra en la siguiente figura: Figura N 2

Si opt por un rea de Negocios y/o Centro de Costo en particular, el sistema solicitar indicar el que desea considerar, pudiendo ser digitado directamente o seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. A continuacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, el sistema desplegar una nueva figura: Figura N 3

La seleccin se efecta marcando la ficha deseada y luego eligiendo el botn Agregar>, con lo cual la ficha elegida, pasa de la lista de "Fichas Disponibles" a la lista de "Fichas Seleccionadas". En esta ventana tambin se dispone de los botones "Todos>>" que selecciona todas las fichas, "<Eliminar" que saca una ficha seleccionada y la devuelve a Ficha Disponibles y el botn "<<Todos", que anula la seleccin de todas las Fichas. Una vez indicada la informacin requerida por el sistema, se elige el botn Emisin, el cual se enlaza a MS-Word, generando l o los documentos, de acuerdo a lo solicitado. Esta operacin tarda unos instantes, lo cual se aprecia en el indicador del mouse que aparece con el reloj de arena.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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Si se est emitiendo un "Certificado Masivo", el sistema desplegar la pantalla de seleccin de reas de Negocio y/o Centros de Costo a considerar y activar el botn Emisin, el cual lleva a cabo el enlace con MS-Word, generando los documentos, segn lo solicitado.).

En este momento se podr optar por: Imprimir el documento, usando la opcin estndar de Word para dicha operacin o por Salir del documento.

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Recursos Humanos

6.3 Vacaciones
Objetivo Permite llevar un completo control acerca de las vacaciones del personal de su empresa: asignar vacaciones adicionales, generar solicitudes de vacaciones las cuales podrn ser aprobadas o rechazadas, consultar dentro del calendario las vacaciones que registra el personal y emitir informes con informacin correspondiente a la ficha de vacaciones, a la matriz de planificacin y Provisin de vacaciones en un determinado perodo. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

6.3.1 Asignacin de Vacaciones Adicionales

Objetivo Permite el ingreso de vacaciones adicionales a un empleado en particular. A travs de esta opcin podr efectuar el ingreso de todos aquellos das de vacaciones adicionales a los das legales. Por ejemplo: canjear el trabajar un da festivo por uno de vacaciones, canjear el trabajar un da de fin de semana por uno de vacaciones, etc. Operatoria Al ingresar a este proceso se desplegar una pantalla, donde lo primero que deber ingresar es la ficha del empleado al cual se le asignarn vacaciones adicionales, esta informacin puede ser digitada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Ver Figura N1. Figura N1

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-25

Indicada la ficha del empleado, el sistema desplegar el Area de Negocio y el Centro de Costo que tiene asociado, conjuntamente a esta informacin se activa la 2 Barra de Herramientas donde podr Agregar, Modificar o Eliminar das de vacaciones asignadas.

Agregar Das de Vacaciones

Al seleccionar esta opcin, el sistema desplegar la siguiente ventana (Figura N 2): Figura N2

En ella tendr que ingresar la fecha en que le son asignadas las vacaciones, el N de das que le corresponden y el motivo por el cual se le asignan. Una vez que todos los antecedentes han sido ingresados y si todo est conforme se selecciona el botn Grabar, tras lo cual el sistema almacena la informacin y queda a la espera de otro ingreso. Si no desea continuar ingresando das de vacaciones se selecciona el botn Cancela, tras lo cual se presenta la lista de ellos, tal como se muestra en la Figura N3. La pantalla que se despliega en este momento es la misma que se presenta cada vez que se selecciona un empleado que tiene das de vacaciones adicionales otorgados con anterioridad. Figura N 3

6-26

Recursos Humanos

En esta pantalla se encuentra activo el botn Das, a travs del cual podr conocer a una fecha determinada, el total de das de vacaciones, el N de das tomados y el saldo de vacaciones, tanto legales como proporcionales a la fecha de consulta. Ver Figura N4. Figura N4

En esta pantalla se activa el botn Volver, que permite regresar a la pantalla anterior, y tambin el botn de bsqueda junto al campo Das Tomados, el cual al ser seleccionado despliega la Ficha de Vacaciones del empleado, tal como se muestra en la siguiente figura:. Figura N5

Para abandonar el proceso, se selecciona el botn Salir hasta llegar a la pantalla deseada.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-27

6.3.2 Solicitud de Vacaciones

Objetivo Permite registrar las solicitudes de vacaciones del personal, las cuales pueden ser aprobadas o rechazadas en el proceso Asignacin de Solicitudes dependiendo de la necesidad de la empresa. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (ver Figura N1), donde lo primero que tendr que sealar es la ficha del empleado para el cual ser registrada la solicitud de vacaciones. Figura N1

El cdigo de la Ficha puede ser digitado directamente, o bien ser obtenido desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha del campo. Una vez ingresada la ficha, el sistema desplegar el Area de Negocio y Centro de Costo al cual pertenece el empleado. Dentro de esta pantalla se encuentra activo el botn Das, el cual permite consultar la cantidad de das de vacaciones legales o proporcionales que tiene el empleado a una fecha determinada. Adems se activa la 2 Barra de Herramientas que le permitir Agregar, Modificar o Eliminar solicitudes de vacaciones.

Agregando Solicitudes de Vacaciones

Al seleccionar este botn desde la barra de herramientas, se despliega una ventana en modo Agrega, dentro de la cual deber ingresar la siguiente informacin (ver Figura N 2):

6-28 Figura N2

Recursos Humanos

Fecha Desde: Fecha Hasta: Das Hbiles: Observacin:

Indique la fecha en formato (dd/mm/aaaa), a partir de la cual se iniciar el perodo de vacaciones del empleado. Indique la fecha de trmino (dd/mm/aaaa) del perodo de vacaciones. El sistema desplegar esta informacin dependiendo de las fechas Desde/Hasta ingresadas anteriormente, pudiendo mantenerla o modificarla. Se debe ingresar aqu el motivo por el cual el empleado solicita tomar los das de vacaciones.

Finalmente habr que indicar, si se desea o no enviar un e-mail con la solicitud de aprobacin de las vacaciones, lo que se consigue a travs de la activacin de la caja de chequeo que aparece a la izquierda de esta opcin (Enviar Correo). Los correos slo podrn ser enviados si se dispone de Microsoft Outlook. Ingresados todos los campos se selecciona el botn Grabar. Si se encuentra seleccionada la opcin Enviar Correo, el sistema abre el correo electrnico con la solicitud de vacaciones con los das solicitados y fechas correspondientes, debiendo indicar la direccin de la o las personas a las cuales les ser enviado luego se registra la informacin en el sistema; si no est activa esta opcin, el sistema registra los datos de inmediato.

Modificando una Solicitud

Slo se podrn modificar solicitudes que se encuentren el estado Solicitado. Habiendo elegido la ficha del empleado al cual se le modificar la solicitud de vacaciones, hacer clic sobre aquella que ser cambiada y luego elegir el botn Modificar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el sistema desplegar la misma pantalla de la Figura N2, donde podrn ser modificados la cantidad de das hbiles y la observacin.

Eliminando una Solicitud

Al igual que en caso anterior, slo se podrn eliminar solicitudes que se encuentren en estado Solicitado. Habiendo elegido la ficha del empleado al cual se le eliminar una solicitud de vacaciones, hacer clic sobre aquella que ser eliminada y luego sobre el botn Eliminar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el sistema desplegar la siguiente ventana de la Figura N3, donde a travs del botn eliminar podr borrar definitivamente la solicitud.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-29

Figura N3

Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.

6-30

Recursos Humanos

6.3.3 Asignacin de Vacaciones Solicitadas

Objetivo Permite rechazar o aprobar solicitudes de vacaciones solicitadas por el personal, en el proceso Solicitud de Vacaciones. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema solicitar los parmetros que condicionarn la bsqueda de la o las solicitudes de vacaciones que sern aprobadas o rechazadas. Ver Figura N1. Figura N1

Dentro de esta pantalla, lo primero que se debe sealar es si la bsqueda se efectuar en forma Masiva, es decir para toda la empresa o en forma Individual, para una ficha en particular. Bsqueda Masiva: En este caso tendr que sealar si se considerarn todas las reas de Negocio y Centros de Costo, a travs de la seleccin del botn de chequeo que aparece a la derecha de estos campos, o bien seleccionar uno en especial quitando la seleccin del botn de chequeo e ingresando el cdigo del rea de Negocios y Centro de Costo, ya sea digitndolo directamente o bien obteniendo a travs del botn de bsqueda que aparece junto a estos campos. A continuacin, podr sealar un Grupo de Anlisis en caso que requiera programar vacaciones entre personas, que por ejemplo, no deben tener vacaciones simultneas. Los Grupos de Anlisis se crean directamente a travs de este proceso, debiendo para ello ingresar un cdigo o una descripcin y luego responder en forma afirmativa a la consulta que confirma la creacin (ver Figura N2).

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Figura N2

6-31

Al continuar la creacin, el sistema solicita el cdigo o la descripcin, segn corresponda y luego la despliega en el campo respectivo. Para indicar los empleados que formarn el grupo, tendr que elegir el botn Grupo que se presenta a la derecha de este campo, el cual despliega la pantalla de la figura N3. Figura N3

Para ingresar los empleados seleccione el botn Agregar que se presenta activo en la 2 Barra de Herramientas, y desde la lista desplegada seleccione los empleados que formarn parte del grupo (ver Figura N4). Figura N4

6-32

Recursos Humanos

La seleccin se efecta en forma individual haciendo clic sobre el deseado y luego sobre el botn Agregar. Al finalizar se opta por el botn Grabar para que el grupo quede registrado en el sistema, tras lo cual la lista de ellos es desplegada en pantalla. Para regresar a la pantalla de Asignacin de Solicitudes se elige el botn Volver. En caso de requerir eliminar un Grupo de Anlisis, tendr que elegir el grupo y luego el botn Grupo y en la pantalla desplegada (Figura N3), activar el botn de chequeo que aparece a la izquierda del campo "Eliminar Grupo de Anlisis" y luego elegir el botn Volver, tras lo cual el sistema confirma su eliminacin. Indicados los antecedentes hasta aqu solicitados, tendr que sealar en el campo "Slo", si se consideran solamente las vacaciones Solicitadas, Asignadas, Anuladas o Todas, para ello tendr que elegir el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo y desde all elegir el estado a considerar, tras lo cual se despliegan los antecedentes en pantalla (Figura N5). Adems tendr que sealar la fecha hasta la cual se considerarn los antecedentes. Figura N5

Para modificar el estado de cualquier registro, tendr que ubicarse en la columna "Estado", en la fila correspondiente a la ficha en cuestin y luego seleccionar el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se presenta la ventana de actualizacin (ver Figura N6). Figura N6

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-33

Dentro de esta pantalla, podr modificar las fechas Desde/Hasta consideradas en la peticin de vacaciones, conjuntamente al cambio de fechas, el sistema modificar los das hbiles solicitados. Adems podr actualizar el estado en que se encuentra la solicitud, la cual podr ser asignada o anulada segn corresponda. Finalmente habr que indicar si se desea o no enviar un e-mail con la asignacin o anulacin de las vacaciones, lo cual se consigue a travs de la activacin de la caja de chequeo que aparece a la izquierda de esta opcin (Enviar Correo). Los correos slo podrn ser enviados si se dispone de Microsoft Outlook. Ingresados todos los antecedentes, se elige el botn Grabar. Si se encuentra activa la opcin de Enviar Correo, el sistema abre el correo electrnico con las fechas asignadas o anuladas, donde tendr que indicar la o las personas a las que tendr que ser enviado, quedando registrada la informacin. Si no est activa la opcin del despacho del correo, el sistema registra de inmediato la informacin. Para eliminar una asignacin tendr que seleccionar la Ficha en cuestin, y luego elegir el botn Eliminar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se presenta la ventana con los antecedentes que sern eliminados (ver Figura N7). Figura N7

En ella se activan los botones: Cancelar, para abandonar la eliminacin dejando todo tal como estaba, Salir para dejar el proceso de Asignacin de Solicitudes y Eliminar para borrar la asignacin elegida. Bsqueda Individual: En este caso tendr que sealar la Ficha del empleado al cual se le efectuar la asignacin de las vacaciones, ya sea digitando su cdigo o bien obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Elegida la Ficha, tendr que indicar en el campo "Slo" si se considerarn slo las vacaciones Solicitadas, Asignadas, Anuladas o Todas, a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Tambin tendr que sealar la fecha a la cual se considerarn los antecedentes. El procedimiento a seguir de aqu en adelante es el mismo que se detalla a partir de la Figura N5. Estando en la pantalla con los antecedentes (ver Figura N1), ya sea que hayan sido solicitados en forma Masiva o Individual, se activan los siguientes botones:

Permite visualizar en forma esquemtica las vacaciones registradas al personal en sus diferentes estados (Solicitadas, Asignadas, Anuladas). Ver Figura N8.

6-34

Recursos Humanos

Figura N8

Este botn que se activa tanto en esta pantalla como en la anterior, permite consultar la cantidad de das de vacaciones legales o proporcionales que tiene disponible un empleado a una fecha determinada. Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-35

6.3.4 Consulta Calendario de Vacaciones

Objetivo Permite la consulta esquemtica de las vacaciones que registra el personal, ya sean: Solicitadas, Asignadas, Anuladas o Todas. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N1, donde se ingresa informacin que condiciona la consulta: Figura N1

rea de Negocio:

Indique el rea de Negocio a considerar en la consulta. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todas las reas mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de la opcin. Indique el Centro de Costo a considerar en la consulta. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todos los Centros de Costo mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de la opcin. Indique la ficha del empleado a considerar para la consulta, este ingreso puede ser digitado directamente, o bien ser obtenido desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo. Permite efectuar la consulta por Grupos de Anlisis, pudiendo por ejemplo: controlar que no se den vacaciones simultneas a personas de un mismo departamento. Los Grupos de Anlisis se crean directamente a travs de este proceso, debiendo para ello ingresar un cdigo o una descripcin y luego responder en forma afirmativa a la consulta que confirma la creacin (ver Figura N2)

Centro de Costo:

Ficha:

Grupo de Anlisis:

6-36 Figura N2

Recursos Humanos

Al continuar la creacin del sistema solicita el cdigo o la descripcin, segn corresponda y luego la despliega en el campo respectivo. Para indicar los empleados que formarn el grupo, tendr que elegir el botn Grupo que se presenta a la derecha de este campo, el cual despliega la pantalla de la figura N3. Figura N3

Para ingresar los empleados seleccione el botn Agregar que se presenta activo en la 2 Barra de Herramientas, y desde la lista desplegada seleccione los empleados que formarn parte del grupo (ver Figura N4).

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Figura N4

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La seleccin se efecta en forma individual haciendo clic sobre el deseado y luego sobre el botn Agregar. Al finalizar se opta por el botn Grabar para que el grupo quede registrado en el sistema, tras lo cual la lista de ellos es desplegada en pantalla. Para regresar a la pantalla de Asignacin de Solicitudes se elige el botn Volver. En caso de requerir eliminar un Grupo de Anlisis, tendr que elegir el grupo y luego el botn Grupo y en la pantalla desplegada (Figura N3), activar el botn de chequeo que aparece a la izquierda del campo "Eliminar Grupo de Anlisis" y luego elegir el botn Volver, tras lo cual el sistema confirma su eliminacin. Slo: Este campo permite indicar si la consulta de solicitudes considerar las: Solicitadas, Asignadas, Anuladas o a Todas. Para ello se utiliza el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo.

Finalizado el ingreso de los campos, el sistema desplegar la informacin solicitada. Ver Figura N5. Figura N5

Dentro de esta pantalla se encuentra activo el botn Das, el cual permite consultar la cantidad de das de vacaciones legales o proporcionales que tiene el empleado a una fecha determinada. Para desplazarse a travs de los meses, se utilizan las flechas de desplazamiento que aparecen a la derecha e izquierda del mes/ao. Para desplazarse a travs de los das del mes, se utiliza la barra de desplazamiento que aparece en la parte inferior derecha, sobre los botones Das y Salir. Finalizada la consulta, se abandona el proceso a travs del botn Salir.

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Recursos Humanos

6.3.5 Informes
Objetivo Permite emitir informes concernientes a las fichas con las vacaciones asignadas al personal, adems de imprimir va Excel una matriz para su posterior planificacin. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones, las cuales se describen a continuacin:

6.3.5.1 Ficha de Vacaciones

Objetivo Imprimir las fichas del personal con las vacaciones asignadas registradas hasta una fecha en particular. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N1) donde se solicitar ingresar los parmetros necesarios para la emisin del informe. Figura N1

Dentro de esta pantalla, lo primero que se debe sealar es si la bsqueda se efectuar en forma Masiva, es decir para toda la empresa o en forma Individual, para una ficha en particular.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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Bsqueda Masiva: En este caso tendr que sealar si se considerarn todas las reas de Negocio y Centros de Costo, a travs de la seleccin del botn de chequeo que aparece a la derecha de estos campos, o bien seleccionar uno en especial quitando la seleccin del botn de chequeo e ingresando el cdigo del rea de Negocios y Centro de Costo, ya sea digitndolo directamente o bien obteniendo a travs del botn de bsqueda que aparece junto a estos campos. A continuacin podr sealar un Grupo de Anlisis, en caso que requiera emitir un informe por un grupo de anlisis especfico. Los Grupos de Anlisis se crean directamente a travs de este proceso, debiendo para ello ingresar un cdigo o una descripcin y luego responder en forma afirmativa a la consulta que confirma la creacin (ver Figura N2) Figura N2

Al continuar la creacin, el sistema solicita el cdigo o la descripcin, segn corresponda y luego la despliega en el campo respectivo. Para indicar los empleados que formarn el grupo, tendr que elegir el botn Grupo que se presenta a la derecha de este campo, el cual despliega la pantalla de la figura N3. Figura N3

Para ingresar los empleados seleccione el botn Agregar que se presenta activo en la 2 Barra de Herramientas, y desde la lista desplegada seleccione los empleados que formarn parte del grupo (ver Figura N4).

6-40 Figura N4

Recursos Humanos

La seleccin se efecta en forma individual haciendo clic sobre el deseado y luego sobre el botn Agregar. Al finalizar se opta por el botn Grabar para que el grupo quede registrado en el sistema, tras lo cual la lista de ellos es desplegada en pantalla. Para regresar a la pantalla de Ficha de Vacaciones se elige el botn Volver. En caso de requerir eliminar un Grupo de Anlisis, tendr que elegir el grupo y luego el botn Grupo y en la pantalla desplegada (Figura N3), activar el botn de chequeo que aparece a la izquierda del campo "Eliminar Grupo de Anlisis" y luego elegir el botn Volver, tras lo cual el sistema confirma su eliminacin. Indicada la informacin hasta aqu solicitada, tendr que sealar la fecha hasta la cual se considerarn los antecedentes, e indicar si la emisin considerar los das legales de vacaciones que posee el personal, o bien los das proporcionales dependiendo del perodo de trabajo considerado, para esto seleccione el botn de opciones ubicado a la izquierda de cada campo. A continuacin, seleccionando la caja de chequeo que antecede cada opcin, indique el o los tipos de personal a considerar en el informe, pudiendo ser: Personal sin Vacaciones Asignadas, Finiquitados y/o Inactivos. Finalmente, podr definir el tipo de informe a emitir, pudiendo ser: Detallado o en Resumen. Bsqueda Individual: En este caso tendr que sealar la Ficha del empleado al cual se le efectuar la asignacin de las vacaciones, ya sea digitando su cdigo o bien obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Elegida, tendr que sealar la fecha a la cual se considerarn los antecedentes y finalmente seleccionar si la emisin considerar los das legales de vacaciones que posee el personal, o bien los das proporcionales dependiendo del periodo de trabajo considerado, para esto seleccione el botn de opciones ubicado a la izquierda de cada campo.

Estando en la pantalla con los antecedentes (Figura N1), ya sea que haya sido en forma Masiva o Individual, en la parte inferior de la pantalla se encuentra activo el siguiente botn:

Permite consultar la cantidad de das de vacaciones legales o proporcionales que tiene disponible un empleado a una fecha determinada. Una vez ingresados los campos requeridos, el sistema desplegar la informacin correspondiente, y a su vez activar el botn Imprimir que se encuentra en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor. Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir. En pgina siguiente se presentan 2 ejemplos de este informe, uno en Detalle y otro en Resumen:

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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INFORME FICHA DE VACACIONES

EMPRESA DEMO-SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina: 27/03/2006 1

Informe Ficha de Vacaciones al 16/01/2001

Das Legales Detalle

Ficha Nombre

AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J.

Fecha de Ingreso

: 01/01/1999

Fecha Inicio Clculo : 01/12/1999

Detalle de Vacaciones Asignadas Desde Hasta Das Observacin

08/01/2001

19/01/2001

12

Vacaciones Descanso

Total

Das Legales

50.00 12 38.00

Total Das de Vacaciones Asignadas Total de Vacaciones Disponibles

------------------------------------------------------Firma del Trabajador Rut: 006.794.703-7

6-42

Recursos Humanos

INFORME FICHA DE VACACIONES

EMPRESA DEMO-SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina: 27/03/2006 1

Informe Ficha de Vacaciones al 16/01/2001

Das Legales Resumen

Ficha

Nombre

Fecha Ingreso

Fecha Inicio Clculo

Aos con Otro Empleador

Das Vacaciones 50.00 90.00 90.00 90.00 90.00 90.00 : : : : : : : : :

Das Asignados 12.00 50.00 80.00 0 0 0 : : : : : : : : :

Das Disponibles 38.00 40.00 10.00 90.00 90.00 90.00 : : : : : : : : :

AD001 AD002 AD004 AD005 AD006 AD007 : : : : : : : : :

LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. PEREZ MALDONADO RICARDO DIAZ MATURANA JOSE ROSAS SUAZO ELIZABETH JOFRE QUIROZ FERNANDO PERALTA EGUIGUREN TERESA : : : : : : : : :

01/01/1999 02/03/1999 15/09/1999 12/05/1999 12/12/1999 01/02/2000 : : : : : : : : :

01/12/1999 10/10/1999 01/11/1999 01/06/1999 01/12/2000 01/12/2000 : : : : : : : : :

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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6.3.5.2 Matriz de Planificacin

Objetivo Este proceso en conjunto con Microsoft Excel permite imprimir una matriz de planificacin de las vacaciones del personal dentro de un rango de fechas. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde lo primero que deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones, es el tipo de informe a requerir, pudiendo ser de vacaciones o de das que disponen cada empleado. Figura N1

Informe de Vacaciones
Al optar por esta opcin, deber ingresar la siguiente informacin: Indique el informe de vacaciones a considerar: solicitadas o asignadas, lo cual se realizar seleccionando la caja de chequeo que antecede cada opcin. Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas Desde/Hasta a considerar para la consulta de vacaciones, ya sean asignadas, solicitadas o ambas.

Slo Informe Das Disponibles

Al optar por esta opcin, deber ingresar la siguiente informacin: Das Disponibles Hasta: Ingrese la fecha a considerar para emitir el informe de das proporcionales y legales que registra, en formato dd/mm/aaaa. Cualquiera sea el tipo de informe a emitir, adems de lo anteriormente ingresado, deber indicar la siguiente informacin: Incluye Personal: Area de Negocio: Seleccione el tipo de personal a considerar en el informe, pudiendo ser: personal Finiquitado y/o Inactivo Indique el Area de Negocio a considerar en la consulta. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todas las reas mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de la opcin.

6-44

Recursos Humanos

Centro de Costo:

Grupo de Anlisis:

Indique el Centro de Costo a considerar en la consulta. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todos los Centros de Costo mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de la opcin. Permite efectuar la consulta por Grupos de Anlisis, pudiendo por ejemplo: controlar que no se den vacaciones simultneas a personas de un mismo departamento. Los Grupos de Anlisis se crean directamente a travs de este proceso, debiendo para ello ingresar un cdigo o una descripcin y luego responder en forma afirmativa a la consulta que confirma la creacin (ver Figura N2) Figura N2

Al continuar la creacin del sistema solicita el cdigo o la descripcin, segn corresponda y luego la despliega en el campo respectivo. Para indicar los empleados que formarn el grupo, tendr que elegir el botn Grupo que se presenta a la derecha de este campo, el cual despliega la pantalla de la figura N3. Figura N3

La seleccin se efecta en forma individual haciendo clic sobre el deseado y luego sobre el botn Agrega>. Al finalizar se opta por el botn Grabar para que el grupo quede registrado en el sistema, tras lo cual la lista de ellos es desplegada en pantalla. Ver Figura N4.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL Figura N 4

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En caso de requerir eliminar un Grupo de Anlisis, tendr que activar el botn de chequeo que aparece a la izquierda del campo "Eliminar Grupo de Anlisis" y luego elegir el botn Salir, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, el sistema solicita confirmar la eliminacin. Finalmente, deber indicar mediante la seleccin del botn de opciones, si la emisin considerar los das legales de vacaciones que posee el personal, o bien los das proporcionales dependiendo del perodo de trabajo considerado. Una vez sealados los parmetros requeridos, se deber presionar el botn Imprimir ubicado en la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea por impresora con formato Excel o por monitor. (Ver Informe ejemplo en pgina siguiente):

6-46

Recursos Humanos

Informe Ejemplo de la Matriz de Vacaciones

MATRIZ DE VACACIONES SOLICITADAS-ASIGNADAS Grupo de Anlisis: GRUPO DE PROYECTOS Rango de Fechas: Desde 01/01/2001 Hasta 31/12/2002 Das de Vacaciones Legales

NOMBRE

TIPO

DIAS

SEMANA

SEMANA

SEMANA

SEMANA

SEMANA

17-Ene-2000 23-Ene-2000

24-Ene-2000 30-Ene-2000

31-Ene-2000 06-Feb-2000

07-Feb-2000 13-Feb-2000

14-Feb-2000 20-Feb-2000

LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J Asignadas PEREZ MALDONADO RICARDO Solicitadas ESPINOZA VERGARA ELENA ROSAS SUAZO ELIZABETH JOFRE QUIROZ FERNANDO Solicitadas Solicitadas Solicitadas

30 15 15 15 15

AAAAAAAAA

AAAAAAA __SSS SSSSSSS SSS

__SSS

SSSSSSS

SSSSS _SSSS ___AAA SSSSSSS AAAAAAA SSS AAA

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-47

6.3.5.3 Provisin de Vacaciones

Objetivo Permite la mantencin y modificacin de un informe para calcular las provisiones por vacaciones de los empleados. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N1) donde usted podr ingresar los parmetros necesarios para la emisin del informe. Figura N 1

En ella deber ingresar la siguiente informacin: Mes/Ao a efectuar el clculo: Permite seleccionar la fecha a calcular. Da por mes para calcular valor diario: El sistema sugiere 21 das, sin embargo el valor mnimo es uno y el mximo es de 31 das. Variable a Considerar como Base mensual del Clculo: Usted podr digitar directamente estas variables o seleccionarlas desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda, ubicado a la derecha del campo. Variable Normal: Permite seleccionar la variable que se considera como Base mensual del clculo, la cual se grabar slo cuando se emita el informe. Variable Comisiones: Usted podr seleccionar o ingresar directamente la variable que se considerar para las comisiones, la cual se grabar slo cuando se emita el informe. El sistema presentar en pantalla los Meses a considerar para comisiones. Los meses se mostrarn a partir del Mes/Ao en que se efecta el clculo, hacia atrs.

reas de Negocio: Permite seleccionar un rango de rea de negocios a provisionar o todas. Centros de Costos: Permite seleccionar un rango de centros de costos a considerar en la provisin o todos.

6-48

Recursos Humanos

Grabar das provisionales en variable: Esta opcin usted podr seleccionarla con un clic en el cuadro de chequeo, tras lo cual deber seleccionar una variable, donde se asignarn los das que le corresponde a cada ficha. Botn Imprimir: Permite la impresin del informe el cual debe ser como el siguiente:
EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA 10.100.100-8 SANTIAGO

Informe Provisin de Vacaciones Proporcionales

Al 02-2000
Fecha : Pgina : 19/05/2004 1

reas de Negocio : 001 AREA 001 POR DEFINIR Centros de Costos : 001 ADMINISTRACION Das mes para considerar valor diario : 21

Hasta : 004 AREA NUEVA 004 Hasta : 022 C.COSTO 022 AGREGADO

Vacaciones Nombre Ficha Disponibles(Das) Del Ao

Variable Normal H090

Variable Comisin H004

Monto a Provisionar $

PATRICIO E. HERNANDEZ BOCAZ Total Centro de Costo : 007 PRODUCCION Centro de Costo : 012 GERENCIA CARLOS G. GUERRERO SALAS ENRIQUE P. MARTINEZ DE LA FUENTE MARIA DEL CARMEN LAMAS OTERO Total Centro de Costo : 012 GERENCIA Total Area de Negocio : 001 AREA 001 POR DEFINIR Area de Negocio : 002 AREA 002 POR DEFINIR Centro de Costo : 001 ADMINISTRACION ELIZABETH ROSAS SUAZO FERNANDO D. JOFRE QUIROZ Total Centro de Costo : 001 ADMINISTRACION Centro de Costo : 002 VENTAS CARMEN L. SOLIS PEA FELIPE D. LAGOS ULLOA JORGE T. SALINAS FREIRE MARIA ELIZA DITTBORN MATURANA Total Centro de Costo : 002 VENTAS

PR099

1.25 7.24

368,011 1,412,810

0 0

21,905 118,077

GE002 GE100 GE001

1.25 2.42 2.42 6.09 46.6

186,011 928,520 215,255 1,329,786 7,633,161

0 0 0 0 683,631

11,072 107,001 24,806 142,879 973,442

AD005 AD006

2.42 2.42 4.84

316,031 189,115 505,146

0 0 0

36,419 21,793 58,212

VE006 VE200 VE007 VE008

2.42 2.42 0 0 4.84

193,323 928,520 190,823 190,823 1,503,489

10,999 0 231,597 986,764 1,229,360

23,546 107,001 0 0 130,547

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-49

6.4 Cuentas Corrientes

Objetivo A travs de este proceso se podr dar inicio al Proceso de Cuentas Corrientes que contempla los tipos de prstamos existentes en una empresa y que pueden ser otorgados al personal. Operatoria Al seleccionar esta opcin se presentan las alternativas que permitirn llevar a cabo los procesos mencionados en el objetivo, y que se describen a continuacin a lo largo de este captulo: Figura N1

6.4.1. Tipos de Prstamos

Objetivo Permite la codificacin y mantencin de los distintos tipos de prstamos que otorga la empresa al personal. Operatoria Al ingresar a este proceso, cuando an no se han definidos tipos de prstamos, se presenta la pantalla de la Figura N1 en modo Agregar, en la cual deber ingresar la siguiente informacin: Figura N1

Descripcin Moneda

: :

Corresponde al nombre con el cual se identificar el tipo de prstamo. Habr que indicar aqu, el cdigo o la descripcin de la moneda en que ser valorizado el tipo de prstamo en definicin. Cualquiera de estos antecedentes podr ser digitado directamente, o bien ser obtenido desde la lista que se despliega al presionar el botn de bsqueda.

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Recursos Humanos

Monto Tope

Corresponde al monto mximo que podr darse en prstamo, valorizado en la moneda indicada. Corresponde a la variable donde quedar almacenado el monto solicitado en prstamo por cada empleado. Esta variable podr haber sido creada con anticipacin en el proceso Modelo de Clculo, as como podr crearse directamente a travs de esta opcin. De encontrarse creada, podr ser obtenida desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos, o bien digitada directamente. En caso que no se encuentre registrada, habr que digitarla directamente y responder en forma afirmativa a la consulta que se despliega en pantalla, debiendo seguir los mismos pasos que se indican el Modelo de Clculo. Corresponde a la variable, donde quedar el monto de la cuota del prstamo que tendr que pagar el empleado, una vez que el prstamo le haya sido otorgado, el cual depender del monto, N de cuotas y moneda en que se solicit. Esta variable ser utilizada por el sistema, para hacer el descuento correspondiente al momento de hacer la liquidacin del empleado que lo haya solicitado. Esta variable al igual que la anterior, podr ser creada en el Modelo de Clculo o directamente desde esta opcin.

Variable en que se incorpora el monto a ser Otorgado:

Variable en donde se dejar el valor de la cuota:

Ingresada la informacin se selecciona el botn Grabar, tras lo cual el tipo de prstamo queda registrado en el sistema, pudiendo continuar con el ingreso de otro tipo de prstamo o bien, seleccionar el botn Cancela para salir del modo Agregar. En este caso se despliega la lista con los tipos de prstamos ingresados hasta ese momento. Ver Figura N2. Figura N2

A partir de esta pantalla se activa la 2 Barra de Herramientas, pudiendo Agregar nuevos prstamos a la lista o bien Modificar y/o Eliminar los existentes. En caso que la lista de Tipos de Prstamos sea muy extensa, se podr hacer uso de la bsqueda, ya sea por descripcin o moneda. En cualquiera de los dos casos, habr que ingresar el antecedente respectivo en el campo correspondiente que aparece en blanco sobre la lista de tipos de prstamo. Finalizado el proceso se sale de l a travs de la seleccin del botn Salir.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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6.4.2. Ingreso de Prstamos

Objetivo Ingresar prstamos al personal, con su respectiva fecha de otorgamiento, monto y nmero de cuotas, adems de permitir consultar el detalle de cuotas y el estado en que stas se encuentran (Vigente, Postergada o Cancelada). Operatoria Al ingresar se presenta la pantalla de la Figura N1, donde se sealan los antecedentes del personal que solicita prstamos, con su respectivo detalle. Figura N1

Lo primero que se debe indicar es el Cdigo de Ficha o Nombre del empleado que est solicitando el prstamo, ya sea digitando directamente su cdigo o nombre, o bien, obtenindolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. Si el empleado solicita por primera vez un prstamo, se activa inmediatamente una ventana en modo Agregar en la parte inferior de la pantalla (tal como muestra la Figura N 1), en la cual habr que ingresar el siguiente detalle: Prstamo: Corresponde al tipo de prstamo solicitado por el empleado. Se debe ingresar su cdigo, ya sea digitndolo directamente o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al elegir el botn de bsqueda. El sistema despliega automticamente la moneda asociada al Tipo de Prstamo, la cual fue definida en el proceso Tipos de Prstamos.

Moneda:

Fecha de Otorgamiento: Se ingresa la fecha correspondiente al momento en que el prstamo es otorgado al empleado. Monto: Corresponde al monto del prstamo solicitado por el empleado. El sistema propone siempre el monto tope asociado al Tipo de Prstamo, el cual ser mantenido al pasar al campo siguiente o bien ser modificado al ingresar un nuevo monto. Ingresar la fecha en que vencer la primera cuota del prstamo, la cual podr ser digitada como un pago directo o bien descontada desde la liquidacin del empleado en forma automtica, si no se ha efectuado el pago directo. Esta fecha se ingresa en formato mes/ao (mm/aaaa). Deber indicar el N de cuotas en las que el empleado cancelar el prstamo.

Primer vencimiento:

N Cuotas:

Una vez ingresados los campos requeridos podr consultar el Detalle de Cuotas, a travs de la seleccin del botn que lleva este mismo nombre (ver Figura N2).

6-52 Figura N2

Recursos Humanos

En la pantalla desplegada, el sistema entrega informacin detallada acerca de cada una de las cuotas de pago del prstamo: N de Cuota, Fecha de Vencimiento, Estado en que se encuentra, Monto a pagar, Fecha de pago y Monto pagado. Este mismo botn de Detalle de Cuotas, es el que se utiliza para ingresar el pago directo de cuotas, es decir el pago efectuado por el empleado directamente y no descontado desde su liquidacin. Por este motivo, los campos Estado, Monto, Fecha de Pago y Monto Pagado, son modificables, es decir que el usuario del sistema podr ingresar informacin directamente en ellos. Al finalizar tendr que seleccionar el botn Grabar, para que la informacin sea almacenada.

Cmo Cancelar o Postergar una Cuota?

Para llevar a cabo cualquiera de estos procesos, se debe estar en el Detalle de Cuotas, luego se elige la celda que se encuentra entre el nmero de la cuota a pagar y la columna Estado. Cuando esto ocurre, se activa dentro de la celda elegida, un botn de listas desplegables, que al ser seleccionado presenta tres opciones: Postergada, Vigente o Cancelada. La opcin Vigente, indica que el pago an esta vigente y que no ha sido cancelado. La opcin Postergada, indica que la cuota ser cancelada en una fecha posterior a la indicada por el sistema. En este caso la cuota postergada deber ser ingresada en forma directa. La opcin Cancelada, permite pagar la cuota directamente. Al optar por esta opcin se presenta una ventana donde se ingresan la Fecha de Pago y Monto a Cancelar. Al finalizar se podr dar por ingresada la cancelacin a travs del botn Aceptar o por anular la operacin a travs del botn Cancelar. Slo se podrn cancelar cuotas continuas, es decir la cuota siguiente a la ltima cancelada. Para salir del Detalle de Cuotas, se selecciona el botn Volver, regresando as a la pantalla anterior. Para que el prstamo quede registrado se debe seleccionar el botn Grabar, tras lo cual se despliega en una lista en pantalla y la ventana Agregar contina activa a la espera del ingreso de otro prstamo al mismo empleado. Para finalizar el ingreso de prstamos se selecciona el botn Cancela, quedando la pantalla con los datos del empleado, el listado de prstamos solicitados y el monto adeudado hasta ese momento. Esta pantalla es la misma que se presenta cada vez que se selecciona un empleado que tiene prstamos otorgados con anterioridad. Junto a esta pantalla tambin se activa la 2 Barra de Herramientas, a travs de la cual se podrn Agregar prstamos y Modificar y/o Eliminar un prstamo al empleado que se encuentra en pantalla y la 3 Barras de Herramientas, a travs de la cual se podr emitir un informe de los prstamos solicitados por el empleado.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-53

Modificando un prstamo
Para realizar esta operacin, se elige el prstamo en la lista desplegada y luego el botn Modificar, tras lo cual se presentan los antecedentes que podrn ser modificados. La forma de operar dentro de este proceso es similar al ingreso de un prstamo, salvo por la opcin Repactado, que aparece activa y que permite hacer una repactacin de la deuda. El repactar un prstamo har que el prstamo actual sea cerrado con saldo en 0, en estado Repactado, debiendo agregar un nuevo prstamo por el monto de la deuda a repactar, es decir se cierra el prstamo anterior y se abre un nuevo prstamo por la diferencia.

Eliminando un prstamo
Para realizar esta operacin, se elige el prstamo en la lista desplegada y luego el botn Eliminar, tras lo cual se presentan los antecedentes del prstamo. No se podrn eliminar prstamos que hayan sido repactados o que se encuentren con cuotas pagadas.

Emitiendo un Informe de Prstamos

Para realizar esta operacin, se elige el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (monitor, impresora o disco) y luego se inicia la impresin en el dispositivo sealado. En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe.

Para dar por finalizado el proceso de Prstamos, se selecciona el botn Salir.

Informe Ejemplo de Prstamos Solicitados por un Empleado

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 17/03/2001 Pgina: 1

Prstamos

Nombre: LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J.

Prstamo: PRESTAMO EN U.F. PRESTAMO EN $

Fecha Otorg.: Moneda: 26/02/2000 31/01/2000 Unidad Fomento Peso Chileno

Estado: No Pagado No Pagado

Monto: 10,00 600.000,00

6-54

Recursos Humanos

6.4.3 Consultas
Objetivo A travs de este proceso podr realizar consultas acerca del estado de la cuenta corriente del personal, conociendo uno a uno los prstamos solicitados, adems la cuenta corriente de la empresa por tipo de prstamo. Operatoria Al ingresar se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

6.4.3.1 Cuenta Corriente por Persona

Objetivo Consultar el estado de la cuenta corriente del personal, llegando a conocer cada uno de los prstamos solicitados por un determinado empleado, la fecha en que le fue otorgado, el tipo de prstamo, la moneda, el monto total, la fecha de trmino y el saldo actual, adems del detalle de las cuotas. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde se debe sealar el cdigo o nombre del empleado a consultar, ya sea digitndolo directamente u obtenindolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos, el sistema despliega la fecha de consulta y solicita a travs del botn de opciones, si se consideran Todos los prstamos que hayan sido solicitados por el empleado o Slo aquellos que se encuentran con Saldo distinto de cero (0). Ver Figura N1. Figura N1

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-55

Ingresados estos antecedentes, se presenta una pantalla con la informacin acerca de los prstamos solicitados por el empleado. Ver Figura N2. Figura N2

La informacin desplegada corresponde a: fecha de otorgamiento del prstamo, tipo de prstamo, moneda en que se valoriz, monto total solicitado, fecha de trmino de descuento de cuotas y saldo por pagar, tanto en la moneda en que fue solicitado como en Pesos. Adems, en la parte inferior de la pantalla se presenta el Total de Saldo en Pesos, que equivale a la suma de todos los saldos que estn pendientes de cancelar, por parte del empleado. A su vez, en esta ventana se encuentra activo el botn Detalle, el cual permite consultar detalladamente las cuotas en que se est cancelando el prstamo. Para llevar a cabo este proceso, se elige el prstamo a consultar y luego se selecciona el botn Detalle, tras lo cual se presenta una pantalla similar a la de la Figura N3, donde aparece cada una de las cuotas con su respectiva Fecha de Vencimiento, Fecha de Pago (para aquellas que hayan sido canceladas), Monto a cancelar, Estado en que se encuentra la cuota (Cancelada, Vigente o Postergada), y el Monto de la cuota en pesos. En caso que un prstamo haya sido repactado, las cuotas que hayan quedado impagas producto de la situacin, aparecern en estado "Repactada". Esto significa que a partir de la primera de estas cuotas el prstamo queda cerrado, debiendo existir un nuevo prstamo por la diferencia del monto repactado. Figura N3

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Recursos Humanos

Tanto dentro de esta pantalla, como en la anterior se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, la cual permite emitir un informe, ya sea en Resumen (todos los prstamos) o Detallado (detalle de cuotas), de la Cuenta Corriente del empleado que est activo en este momento, a travs del monitor, la impresora o disco. En las pginas siguientes, se presentan dos informes ejemplo, uno en Resumen y otro en Detalle. Para salir de esta opcin, habr que seleccionar el botn Volver o Salir, segn corresponda al proceso que se est ejecutando.

Informe Ejemplo Cuenta Corriente por Persona (Resumen)

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 01/03/2001 Pgina: 1

Resumen de Cuenta Corriente por Persona

Ficha Nombre

: AD001 : LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J.

Fecha

Prstamo

Moneda

Monto Total

Fecha Trmino

Saldo

Saldo en Pesos

31/01/2000 26/02/2000

PRESTAMO EN $ PRESTAMO EN U.F.

Peso Chileno Unidad Fomento

600,000.00 10.00

30/06/2000 26/12/2000

600.000.00 9.00

600.000.00 126.000.00

Total Saldo en Pesos:

726.000.00

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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Informe Ejemplo Cuenta Corriente por Persona (Detalle)

EMPRESA DEMO-SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 01/02/2001 Pgina: 1

Detalle de Cuenta Corriente por Persona

Ficha: AD001 Nombre:LOPEZ MARTINES ALBERTO J. Moneda: Peso Chileno Monto: 600.000

Prstamo: Fecha de Otorgamiento:

PRESTAMO EN $ 31/01/2000

N Cuota 1 2 3 4 5 6

Fecha Vcto. 28/02/2000 28/03/2000 28/04/2000 28/05/2000 28/06/2000 28/07/2000

Fecha Pago

Monto 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000

Estado V V V V V V

Monto Cancelado 0 0 0 0 0 0 0

Forma de Pago

Monto Cancelado ($)

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Recursos Humanos

6.4.3.2 Cuenta Corriente por Tipos de Prstamos

Objetivo Consultar la Cuenta Corriente de la empresa por Tipo de Prstamo, considerando todas las Areas de Negocios, Centros de Costo y Tipos de Prstamos o slo algunos de ellos. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla donde lo primero que deber indicar es el rango de fechas Desde/Hasta a considerar para la consulta de prstamos, posteriormente se deber sealar el Area de Negocios, Centro de Costo y Tipo de Prstamo a considerar en la consulta. Ver Figura N1. Figura N1

En cualquiera de los 3 casos (rea de Negocios, Centros de Costo, Tipo de Prstamo), se podr optar por seleccionar Todos los antecedentes, eligiendo el cuadro de chequeo que aparece arriba de cada una de estas opciones, o bien, seleccionar un antecedente especfico desde la lista que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos. Finalmente a travs del botn de seleccin de opciones, se debe sealar si se incluyen Todos los prstamos otorgados o Slo aquellos con Saldo. Ingresada la informacin que condiciona la consulta, se selecciona el botn Prstamos, tras lo cual se presenta la pantalla con la lista de prstamos que cumplen con lo solicitado. Ver Figura N2. Figura N2

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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Dentro de esta pantalla se encuentra activo el botn Detalle, mediante el cual seleccionando la ficha de un empleado podr consultar el detalle del prstamo solicitado, as como: el tipo de prstamo, fecha de otorgamiento, monto total, saldo y saldo en pesos, tal como se muestra en la Figura N3. Figura N3

En esta pantalla y al igual que la anterior, tambin se activa el botn Detalle, el cual permite, despus de haber seleccionado un tipo de prstamos, conocer el detalle de la cuotas en cuanto a: fecha de vencimiento, fecha de pago, monto a cancelar, monto cancelado, y estado en que se encuentra cada una de ellas. Ver Figura N4. Figura N4

Tanto a nivel de esta pantalla como en las dos anteriores (Figura N2 y Figura N3), se activa la 2 Barra de Herramientas, la cual permite emitir un informe del Estado de la Cuenta Corriente por empleado, por los prstamos otorgados a uno de ellos o por el detalle de cuotas de uno de los prstamos del empleado, ya sea al disco, el monitor o en la impresora. A continuacin se presentan un informe ejemplo, para cada uno de los casos recin mencionados:

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Recursos Humanos

Informe Ejemplo del Estado de la Cuenta Corriente por Empleado

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 01/02/2001 Pgina: 1

Cuenta Corriente por Tipo de Prstamo

Centro de Costo: Area de Negocio: Tipo de Prstamo: Todos Todas Todos Desde: Ficha Nombre Saldo en Pesos 01/01/2000 Hasta: 31/12/2000

AD004 BO002 DE004 DE006 VE001 VE004

DIAZ MATURANA JOSE G. SILVA MONTEALEGRE SEGISMUNDO J. PRIETO NUEZ ALEJANDRO FLORES VILLALOBOS JOAQUIN H. TORRES BENAVIDES LIDIA CRUZ ALAMOS PEDRO

43,334 144,000 120,000 186,667 150,000 80,000 724,001

Informe Ejemplo de Prstamos Otorgados a un Empleado

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 01/02/2001 Pgina: 1

Cuenta Corriente por Tipo de Prstamo

Todos lo Prstamos Otorgados

Ficha: Nombre: Area de negocio: Centro de costo:

AD004 DIAZ MATURANA JOSE G. Todas Todos Desde: 01/01/2000 Hasta: 31/12/2000

Fecha Otorgamiento

Prstamo

Monto Total

Saldo

Saldo en Pesos

14/01/2000

PRESTAMO EN $

65,000.00

43.334.00

43,334

Total Saldo en Pesos:

43,334

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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Informe Ejemplo del Detalle de Cuotas

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 01/02/2001 Pgina: 1

Detalle de Cuenta Corriente por Tipo de Prstamo

Ficha: Nombre: Area de negocio: Centro de costo: Moneda: Monto:

AD004 DIAZ MATURANA JOSE G. Todas Todos Peso Chileno 600,000.00 Desde:

Prstamo: Fecha Otorgamiento:

PRESTAMO EN $ 14-01-2000

01/01/2000 Hasta:

31/12/2000

N Cuota

Fecha de Vencimiento

Fecha Pago

Monto

Estado

Monto Cancelado ($)

Forma de Pago

1 2 3 4 5 6

31-01-2000 29-02-2000 29-03-2000 29-04-2000 29-05-2000 29-06-2000

31-01-2000 29-02-2000

10,833.00 10,833.00 10,833.00 10,833.33 10,833.33 10,835.00

C C V V V V

10,833 10,833 0 0 0 0

Automtico Automtico

Monto Total:

65,000.00

Monto Cancelado ($)

21,666

6-62

Recursos Humanos

6.5 Control Licencias Mdicas

Objetivo Permite llevar el control de las Licencias Mdicas, ingresndolas, emitiendo informes por trabajador, licencias recibidas, historial rentas y descuentos legales, asociando parmetros relacionados y tablas que se ocupan.

Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

6.5.1 Licencias Mdicas

Objetivo Permite el ingreso y mantencin de licencias mdicas ingresadas al sistema, asociadas de los empleados o fichas del sistema.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar o seleccionar el cdigo de la ficha del empleado al cual desea ingresar la informacin de la licencia mdica, o bien muestra las licencias de la ficha seleccionada. Figura N1

Desde la 2 Barra de Herramientas podr Agregar nuevas licencias mdicas Modificar o Eliminar las existentes, de acuerdo a los permisos definidos para cada usuario. El botn Detalle, permite desplegar la Licencia Mdica seleccionada en modo consulta. Este botn estar habilitado slo si el usuario tiene permisos para consultar Licencias Mdicas.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-63

Agregando Licencias Mdicas a una Ficha

Para agregar una licencia mdica a una ficha, seleccione el botn desde la 2 Barra de Herramientas tras lo cual se desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 2) que utiliza las mismas secciones del Formulario de Licencias Mdicas. Figura N 2

En ella, deber indicar la siguiente informacin: A.1 IDENTIFICACIN DEL TRABAJADOR N Licencia: Ficha: R.U.T: Indique el nmero identificador de la licencia mdica, campo exigido con largo mximo de 15 caracteres. Ficha a la cual asociar la Licencia Mdica. El sistema desplegar el RUT y el dgito verificador de la ficha seleccionada.

Fecha Emisin: Ingrese la fecha de emisin de la licencia, por defecto el sistema mostrar le fecha actual del sistema, la cual podr ser modificada a travs del botn Fecha Inicio: o ingresndola manualmente.

Ingrese directamente, o a travs del botn la fecha de inicio del reposo para la licencia, el sistema validar que la ficha se encuentre vigente a la fecha ingresada y si es anterior a la fecha de contrato vigente, en cuyo caso lo advertir por pantalla a travs del siguiente mensaje:

Sr. Usuario: La fecha inicio reposo dd/mm/yyyy es anterior a la fecha del contrato vigente dd/mm/yyyy Est seguro de continuar?

Importante:
Si la licencia tiene marcado el check Traspasa Informacin a variables del Modelo de Clculo, Carpeta INF. ADICIONAL, el sistema validar que la fecha de inicio del reposo sea mayor o igual a la del mes de proceso del sistema (ltimo mes preparado). Esto con el fin de evitar que las Licencias incorporadas al clculo de remuneraciones, lleguen a ser consideradas en un mes sin que las Licencias hayan sido consideradas en el clculo del mes de inicio de estas.

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Recursos Humanos Sr. Usuario: La Fecha Inicio Reposo dd/mm/yyyy no puede ser anterior al ltimo mes preparado mm/yyyy. Nota: Hay que tener presente que para el clculo de los valores de las licencias mdicas, en un mes x, cuya fecha de inicio corresponde a un mes anterior al clculo, se consideran valores del mes anterior, por lo cual se hace necesario que la Licencia haya sido considerada en los procesos de clculo anteriores. En el caso que la Fecha de Inicio de la licencia corresponda a un mes ya liquidado, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: El mes de inicio de la Licencia Mdica (mm/yyyy) ya se encuentra liquidado Ser de su responsabilidad el realizar la reliquidacin del mes para que la licencia sea considerada en el clculo de remuneraciones. Est seguro de continuar? Si No

Si la licencia NO tiene marcado el check Traspasa Informacin a variables del Modelo de Clculo Traspasa Informacin a variables del Modelo de Clculo: Si se marca est opcin, se realizarn bsicamente las mismas validaciones que la fecha de inicio, es decir, se validar que la fecha de inicio de la licencia sea mayor o igual a la del mes de proceso del sistema (ltimo mes preparado). Esto con el fin de evitar tener Licencias sin todos los meses calculados. Sr. Usuario: Para que una licencia pueda traspasar informacin a las variables del Modelo de Clculo, la Fecha Inicio Reposo (dd/mm/yyyy) no puede ser anterior al ltimo mes preparado mm/yyyy. En el caso que la Fecha de Inicio de la licencia corresponda a un mes ya liquidado, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: El mes de inicio de la Licencia Mdica (mm/yyyy) ya se encuentra liquidado Ser de su responsabilidad el realizar la reliquidacin del mes para que la licencia sea considerada en el clculo de remuneraciones. Est seguro de continuar? Si No

N de Das:

Ingrese el nmero de das de duracin de la licencia, campo numrico exigido con un rango vlido de 1 a 99.

Fecha Trmino: Fecha calculada por el sistema dependiendo de la fecha de inicio del reposo y el nmero de das de la licencia. Edad: Diagnstico: Edad del empleado correspondiente a la ficha seleccionada, el sistema desplegar esta informacin. Diagnstico asociado a la licencia. Este campo podr ser digitado directamente o seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, campo opcional. Sr. Usuario: Si el diagnstico no existe en la tabla, se podr crear desde esta opcin. Sexo: Sexo del empleado de la ficha, el sistema desplegar esta informacin.

Junto a esta informacin, se encuentran activas las siguientes carpetas:

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-65

SECCIN A.2
Corresponde a la informacin que identifica al hijo. Fecha Nacimiento: Ingrese la fecha de nacimiento de hijo en formato dd/mm/yyyy. Este ingreso podr ser digitado directamente o seleccionado a travs del botn , campo opcional.

Apellido Paterno, Materno y Nombres: Digite los apellidos y nombres que identifican al hijo, largo mximo 20 caracteres alfanumricos, campos opcionales. R.U.T: Digite el RUT que identifica al hijo.

SECCIN A.3
Dentro de esta carpeta se indicar la informacin correspondiente al tipo de licencia.

Tipo de Licencia:

Seleccione desde la lista que se despliega, el tipo de licencia que desea vincular a la ficha, los cuales vienen predefinidos en el sistema en el proceso Tablas/Tipos de Licencia, campo de ingreso exigido, donde viene definido si descuenta o no das bajo cierta cantidad de das de reposo.

Recuperabilidad Laboral: Seleccione mediante el botn de opciones la recuperabilidad laboral del empleado tras el reposo destinado. Inicio Trmite de Invalidez: Seleccione mediante el botn de opciones si dar o no inicio al trmite de invalidez a causa del diagnstico mdico de la licencia. Fecha del Accidente del Trabajo o del Trayecto: Si corresponde a una licencia producto de un accidente de trabajo o del trayecto, el sistema solicitar indicar la fecha, hora, minutos y confirmar si fue durante el trayecto. Fecha de la Concepcin: Indique la fecha de la concepcin, digitndola directamente o seleccionndola desde el botn .

SECCIN A.4
Dentro de esta carpeta, deber ingresar la informacin concerniente a las caractersticas del reposo.

6-66

Recursos Humanos

Reposo Laboral:

, el tipo de reposo asignado a la licencia, Seleccione desde la lista que se despliega al optar por el botn pudiendo ser: Reposo Laboral Total o Reposo Laboral Parcial. Al seleccionar este ltimo, el sistema habilitar el campo Jornada donde deber indicar la que desea considerar (A=Maana, B=Tarde o C=Noche) y el horario desde/hasta para justificar el ausentismo parcial. , el lugar en el que efectuar el reposo (1= Seleccione desde la lista que se despliega al optar por el botn Su Domicilio, 2=Hospital o 3=Otro Domicilio). Al seleccionar 3=Otro Domicilio, el sistema habilitar campo para justificar e indicar el domicilio, texto con largo mximo de 60 caracteres, campo opcional.

Lugar de Reposo:

Direccin: Calle, N, Dpto., Comuna: Digite informacin correspondiente a la direccin del empleado donde realizar el reposo (Calle, N, Dpto. y Comuna), texto con largo mximo 120 caracteres. El sistema propondr la direccin registrada en la ficha. Telfono (personal o de contacto): El sistema desplegar el N de telfono que registra en la ficha, el cual podr ser modificable si se desea.

SECCIN A.5
Dentro de esta carpeta, podr ingresar en forma opcional la informacin que identificar al profesional.

Apellido Paterno, Materno y Nombres: Digite el apellido Paterno, Materno y Nombres del profesional responsable en la emisin de la licencia, largo mximo de los campos 20 caracteres. Especialidad: , la especialidad que identifica al Seleccione desde la lista que se presenta al optar por el botn profesional, las cuales fueron ingresadas con anterioridad en el proceso Tablas/Tipos de Especialidades.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-67

Tipo Profesional:

Seleccione desde la lista que se presenta al optar por el botn , el tipo de profesional (1=Mdico, 2=Dentista o 3=Matrona). Estos tipos vienen predefinidos el sistema, tal como se muestra en el formulario de licencias mdicas. Indique el RUT del profesional

R.U.T:

Registro Colegio Profesional: Cdigo del registro colegio asignado al profesional, largo mximo 20 caracteres Correo Electrnico: Correo electrnico del profesional, si lo posee. Telfono: Nmero telefnico del especialista que emite la licencia mdica.

Direccin: Calle, N, Dpto., Comuna: Direccin del especialista que emite la licencia mdica (Calle, N, Dpto. y Comuna), texto con largo mximo 120 caracteres. Fax: Nmero de Fax que registra el especialista.

SECCIN C.1
Dentro de esta carpeta, podr ingresar en forma opcional la informacin que identificar al empleador.

Razn Social: RUT: Telfono:

Campo de texto con un largo mximo de 60 caracteres. El sistema propondr razn social de la empresa pudiendo ser modificada (opcional). Campo de texto con un largo mximo de 20 caracteres. El sistema propondr el RUT de la empresa (opcional). Campo de texto con un largo mximo de 30 caracteres. El sistema propondr el telfono de la empresa (opcional).

Fecha Recepcin Licencia por el Empleador: Indica la fecha de recepcin licencia por el empleado (ingreso opcional). Lugar donde cumple funciones el trabajador. Direccin: Comuna: El sistema propondr direccin de la empresa, la cual podr ser modificada segn se requiera (ingreso opcional largo mximo de 60 caracteres). El sistema propondr comuna de la empresa, la cual podr ser modificada segn se requiera (ingreso opcional con largo mximo de 30 caracteres).

6-68 Ciudad:

Recursos Humanos El sistema propondr ciudad de la empresa, la cual podr ser modificada segn se requiera (ingreso opcional con largo mximo de 30 caracteres).

Actividad Laboral: Desplegar todos los registros de actividades laborales (ingreso opcional). Ocupacin: Otra Ocupacin: Desplegar todos los registros de las ocupaciones (ingreso opcional). Campo habilitado slo si se indica como ocupacin: 19 = OTRO ESPECIFICAR (ingreso opcional con un largo mximo de 30 caracteres).

SECCIN C.2
Dentro de esta carpeta, podr ingresar la identificacin del Rgimen Previsional.

Fecha Recepcin Licencia por la CCAF: Indique la fecha de recepcin de la licencia por la caja de compensacin (ingreso opcional). Esta fecha podr . ser digitada directamente o seleccionada desde el botn Calidad del Trabajador: Ingreso opcional, desplegar todos los registros que registra el sistema para indicar a qu sector pertenece. Rgimen Previsional: El sistema desplegar esta informacin a partir de la ficha del empleado (1=D.L 3501 INP ; 2=D.L 3500 AFP). Su ingreso es opcional y podr ser modificado segn se requiera. Cdigo: Campo Texto con largo mximo de 10 caracteres (ingreso opcional).

Letra (Caja Prev.): Campo Texto con largo mximo de 10 caracteres (ingreso opcional). Nombre Int. Prev.: El sistema propondr el nombre de la institucin segn los datos de la Ficha del empleado (INP para las fichas del rgimen antiguo, Nombre AFP para las fichas en AFP). Texto con largo mximo de 60 caracteres (ingreso opcional). Seguro de Desempleo Trabajador Afiliado a AFC: Indique a travs del botn de opciones, si el trabajador se encuentra afiliado a la Administradora de Fondos de Cesanta (AFC). Contrato Duracin Indefinida: A travs del botn de opciones, seleccione si el contrato de seguro de cesanta es de duracin indefinida.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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Fecha Primera Afiliacin Entidad Previsional: Ingreso opcional, fecha primera afiliacin del empleado en una entidad previsional. Esta fecha podr ser digitada directamente o seleccionada desde el botn Fecha Contrato de Trabajo: El sistema desplegar esta informacin a partir de la ficha del empleado. Subsidio Licencia: Continuacin: El sistema desplegar a partir de la seleccin del botn de listas desplegables, todos los registros de las entidades que deben pagar el subsidio o mantener la remuneracin. Seleccione mediante el botn de opciones (Si/No), si corresponde a una continuacin de licencia, por defecto el sistema muestra seleccionado No.

Nombre Entidad Pagadora del Subsidio: Indique el nombre de la entidad pagadora del subsidio (campo texto con largo mximo de 60 caracteres, ingreso opcional).

INF. ADICIONAL
Dentro de esta carpeta, podr ingresar Informacin Adicional a la Licencia Mdica.

Resolucin Licencia: Indique a travs del botn de opciones la resolucin de la licencia (Aprobada o Rechazada). Causa Rechazo: Habilitado slo para Licencia Rechazada. Dentro de este campo podr digitar la causa del rechazo de la licencia (largo mximo de 60 caracteres). Traspasa Informacin como Justificacin de Ausentismo: Al seleccionar este campo podr traspasar como justificacin de ausentismo al mdulo Control de Asistencia, el perodo de la licencia ingresada como licencia mdica. Tipo Ausentismo: Seleccione el tipo de ausentismo asociado a la licencia. Por defecto el sistema desplegar el Tipo de Ausentismo indicado en los parmetros de la Licencia (Tipo Ausentismo por Defecto), el cual podr ser modificado al optar por el botn de bsqueda, seleccionando otro desde la tabla de ausentismo del mdulo Control de Asistencia. Incluye Licencia en el Clculo de Remuneraciones: Al seleccionar este campo, podr indicar: Das no Cubiertos por la Institucin de Salud: Habilitado slo cuando la Licencia Traspasa Informacin a variables del Modelo de Clculo. El sistema propondr el Nro de das que descuenta de acuerdo al Tipo de Licencia (Tabla Tipos de Licencia), siempre que el Nro de das de la Licencia este bajo los das de licencia ingresados. El valor aqu ingresado siempre debe ser menor o igual al Nro de Das de la Licencia dentro de un rango (0 a 100). N de Meses Anteriores a Considerar Para la Renta Imponible de la Licencia: Habilitado slo cuando la Licencia Traspasa Informacin a variables del Modelo de Clculo. El sistema propondr el Nro de Meses de acuerdo al Tipo de Licencia (Tabla Tipos de Licencia), el cual podr ser modificado dentro del rango vlido de 1 a 23 meses.

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Recursos Humanos

Modificando Licencias Mdicas a una Ficha

Para modificar una licencia mdica, primero hay que seleccionarla y luego elegir el botn Modificar que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, la informacin de la licencia mdica podr ser modificada exceptuando la identificacin del empleado y el nmero de licencia. Al finalizar elegir el botn Guardar para grabar la licencia mdica con los cambios indicados.

Eliminando Licencias Mdicas a una Ficha

Para Eliminar una licencia mdica, primero hay que seleccionarla y luego elegir el botn Eliminar que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B, al final de este manual). Una vez que esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin a travs de una consulta. Si la respuesta es afirmativa, la licencia mdica es eliminada en forma definitiva, de lo contrario permanece tal como estaba. Adems, si defini el parmetro Traspasa informacin como justificacin de ausentismo, el sistema eliminar las inasistencias ingresadas por el perodo de la licencia.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-71

6.5.2 Informes
Objetivo Permite la emisin de informes de licencias mdicas por trabajador, recibidas y la emisin del historial de rentas imponibles y descuentos legales.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

6.5.2.1 Licencias por Trabajador

Objetivo Permite emitir informes con las Licencias Mdicas asociadas a una ficha o empleado de la empresa.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar la informacin que condicionar el informe: Figura N1

Ficha:

Ingrese el cdigo de la ficha del empleado a considerar en el informe. Podr digitar el cdigo directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.

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Recursos Humanos

Rango de Fechas de Inicio Licencias: Indique el rango de fechas desde/hasta a considerar en el informe. Estas fechas podr se digitadas directamente o seleccionadas desde el botn . Estado Licencias: Seleccione mediante la caja de chequeo si considerar Licencias Aprobadas, Rechazadas o ambas en el informe.

Una vez ingresados los campos requeridos, se habilitarn en la 2 Barra de Herramientas los siguientes botones: Imprimir

donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor y Excel permite traspasar la informacin a una Planilla Excel, donde podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la informacin conforme a sus necesidades. Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir.

A continuacin se presenta un ejemplo de este informe: INFORME LICENCIAS POR TRABAJADOR

EMPRESA SOFTLAND DEMO DEMOSTRACIN 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Ficha AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. Rango Fecha de Inicio: 01/01/2008 al 25/08/2008 Estado: Aprobadas

Informe Licencias por Trabajador

Fecha Pgina

: :

25/08/2008 1

N Licencia

Estado Licencia

Tipo Licencia

Diagnstico

Fecha Inicio

Fecha Trmino

Total Das Licencia

Total Das No Pagados Por la Licencia

123456

Aprobada

1 = ENFERMEDAD O ACCIDENTE COMUN

11/08/2008

17/08/2008 Totales

7 7

0 0

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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6.5.2.2 Licencias Recibidas

Objetivo Permite emitir informes con las Licencias Mdicas recibidas para un rango de fechas determinado.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar la informacin que condicionar el informe: Figura N1

Rango de Fechas de Inicio Licencias: Permite ingresar el perodo desde/hasta a considerar para obtener las licencias mdicas recibidas. Estas . fechas podrn ser ingresadas directamente o a travs del botn Estado Licencia: Seleccione a travs de la caja de chequeo si incluir en el informe las licencias aprobadas, rechazadas o ambas. Por defecto el sistema traer seleccionada slo las aprobadas.

Incluye Empleados del: Permite considerar las fichas de acuerdo a Rol General y/o Rol Privado. Por defecto el sistema trae seleccionado Rol General. El usuario podr filtrar fichas con Rol Privado slo si posee permisos para ver los valores de las fichas del Rol Privado, de lo contrario aparecer deshabilitado y chequeado por defecto Rol General. Importante: El Empleado del Rol Privado implica que la informacin de sus valores es Reservada.

6-74

Recursos Humanos

Imprimir en: Filtros:

Seleccione mediante el botn de opciones si el manejo de impresiones se har por Matriz de Punto Papel Ancho o a travs de Impresin Horizontal. Permite filtrar las fichas a considerar para la obtencin de las licencias mdicas, por: rea de Negocios (slo si la empresa maneja rea de negocio), Centro de Costo (slo si la empresa maneja centro de costo), Tipo de Licencia y Diagnsticos, la seleccin podr considerar todos los registros que maneja el sistema o uno en particular. ,

Una vez ingresados los campos requeridos, se habilitarn en la 2 Barra de Herramientas los siguientes botones: Imprimir

Excel permite traspasar la donde tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor y informacin a una Planilla Excel, donde podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la informacin conforme a sus necesidades. Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir.

A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME LICENCIAS RECIBIDAS

EMPRESA SOFTLAND DEMO DEMOSTRACIN 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8

Informe Licencias Recibidas

Fecha : 25/08/2008 Pgina : 1

Rango Fechas de Inicio: 01/09/2007 al 30/09/2007 rea de Negocio: Todas Centro de Costo: Todas

N Licencia Diagnstico

Ficha Estado Licencia

Fecha Inicio

Fecha Trmino

rea de Negocio Tipo de Licencia

Total Das Licencia

Centro de Costo Total Das No Pagados por la Licencia

Alberto Marcelo Orellana Castillo 1-19451245 Aprobada 01/09/2007 08/09/2007

Administracin Enfermedad o Accidente Comn 8

001 3

Descripcin del Diagnstico Alberto Marcelo Orellana Castillo 1-19451245 Aprobada 21/09/2007 28/09/2007 Administracin Enfermedad o Accidente Comn 8 001 3

Descripcin del Diagnstico

Cantidad de Licencias: 002 Totales: 16 6

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6.5.2.3 Historial Rentas Imponibles y Descuentos Legales

Objetivo Permite emitir un informe con la historia de 1 o varios meses anteriores de las Remuneraciones Imponibles y Descuentos legales asociadas a un empleado. Sr. Usuario: Antes de emitir este informe, deber tener definida y poblada la variable exigida Das Trabajados para todos los meses anteriores al mes en que desea obtener el informe. Para poblar la variable debe ir al men de Remuneraciones/Modelo de Clculo/Variables Exigidas/Liquidacin Mensual. Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar la informacin que condicionar el informe: Figura N1

Mes/Ao: Ficha:

Por defecto, el sistema mostrar el ltimo mes preparado en la empresa. Indique la ficha sobre la cual se realizar la consulta de las variables a incluir en el informe. A travs del botn de bsqueda, el sistema mostrar todas las fichas de acuerdo al mes/ao indicado. Adems, seleccionando la caja de chequeo Considera Slo Fichas Vigentes podr filtrar las fichas a considerar de acuerdo a su estado al mes/ao indicado.

Considerar n Meses Anteriores: Permite indicar la cantidad de meses anteriores al mes/ao indicado, que sern considerados en el informe. Por defecto se ofrecer 1 mes. El nmero mximo de meses a considerar estar dado por la cantidad de meses anteriores al mes/ao indicado que se encuentren disponibles en la empresa, lo que implica que el rango vlido para los meses anteriores ir de 1 a 23. En el caso de las empresas que se encuentren en el primer mes de trabajo, el informe no podr ser generado, desplegndose el siguiente mensaje: Sr. Usuario: No existen meses anteriores para generar el Informe Histrico Slo Meses sin Licencia: Permite indicar si desea que la informacin a incluir de los meses anteriores, sea filtrada slo para meses sin licencia mdica para la ficha indicada. Por defecto estar marcado. En este punto es importante recordar que una ficha tiene licencia en un mes x, cuando la variable indicada como Variable Exigidas Das Trabajados, tenga un valor distinto de 30 (Variables Das trabajados <> 30 => Licencia). desplegar el siguiente mensaje: El botn

6-76

Recursos Humanos

Se define como Mes sin Licencia cuando en ese mes, el valor de la variable exigida Das Trabajados es igual al valor de la variable Das del Mes (definida en Parmetros de Licencias Mdicas) o bien igual a 30 si la variable Das del Mes no est definida. Incluye Empleados del: Permite considerar las fichas de acuerdo a Rol General y/o Rol Privado. Por defecto el sistema trae seleccionado Rol General. El usuario podr filtrar fichas con Rol Privado slo si posee permisos para ver los valores de las fichas del Rol Privado, de lo contrario aparecer deshabilitado y chequeado por defecto Rol General. Empleado del Rol Privado implica que la informacin de sus valores es Reservada. Imprimir en: Seleccione mediante el botn de opciones si el manejo de impresiones se har por Matriz de Punto Papel Ancho o a travs de Impresin Horizontal.

Junto a esta informacin, se encuentran activas las siguientes carpetas:

Variables Remuneraciones Imponibles

Desplegar todas las variables de tipo numricas y permanentes, para que sea el usuario quien seleccione marcando la columna Selecciona, las variables a incorporar como Variables Remuneraciones Imponibles en el Informe.

Variables Descuentos Legales

Desplegar todas las variables que podrn ser incorporadas en el informe como Variables Descuentos Legales.

Ingresados los campos requeridos, se habilitarn en la 2 Barra de Herramientas los siguientes botones: Imprimir

, donde

tendr las opciones de emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor y Excel permite traspasar la informacin a una Planilla Excel, donde podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la informacin conforme a sus necesidades. Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir, tas lo cual el sistema consultar si desea guardar el formato para futuras emisiones del Informe Historial de Rentas Imponibles.

A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME HISTORIAL RENTAS IMPONIBLES Y DESCUENTOS LEGALES

EMPRESA SOFTLAND DEMO DEMOSTRACIN 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8

Informe Historial Rentas Imponibles y Descuentos Legales Ficha: AD001 Roberto Crdova Espinoza Slo meses sin licencia: S Remuneraciones Imponibles VARIABLE BONOS MENSUALES IMPONIBLES VARIABLE OTROS MONTOS IMPONIBLES Descuentos Legales VARIABLE CON DESCUENTOS LEGALES OTRA VARIABLE CON DESCUENTOS LEGALES MAYO/2007 999,999,999.99999 999,999,999.99999 MAYO/2007 999,999,999.99999 999,999,999.99999 JUNIO/2007 999,999,999.99999 999,999,999.99999 JUNIO/2007 999,999,999.99999 999,999,999.99999

Fecha : 25/08/2008 Pgina : 1

JULIO/2007 999,999,999.99999 999,999,999.99999 JULIO/2007 999,999,999.99999 999,999,999.99999

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

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6.5.3 Parmetros Licencias Mdicas

Objetivo Permite el ingreso y mantencin de las variables a utilizar para el concepto de Licencias Mdicas en el Clculo de Remuneraciones.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde deber definir las variables desde donde se obtendr informacin para los clculos, y adems en las cuales el proceso de Clculo de Remuneraciones, dejar los resultados de sus clculos y as el usuario las use como estime conveniente en su modelo de datos. Figura N1

Mes/Ao: Indica el mes y ao al cual pertenecen las variables que se muestran en la grilla. El sistema mostrar el ltimo mes preparado que est manejando. Importante: Es conveniente recordar que esta parametrizacin es mensual y que aunque el proceso de preparacin de un nuevo mes traspasar las variables al nuevo mes preparado, el usuario podr modificar su definicin tal cual se hace con las variables exigidas del sistema A continuacin, deber indicar las variables desde donde se obtendr y dejar la informacin de los clculos de Licencias Mdicas. Tipo de Ausentismo por Defecto: indique el tipo de ausentismo que ser propuesto para las Licencias Mdicas que traspasan informacin como justificacin de ausentismo. Al seleccionar el botn Importante, el sistema levantar una pgina Html conteniendo el texto de ayuda sobre las consideraciones del proceso al incorporar la Licencia Mdica al proceso de clculo.

6-78

Recursos Humanos

Clculo de Licencias Mdicas

Requisitos:
Para que el proceso de Clculo de Remuneraciones pueda realizar el clculo de Licencias Mdicas del mes, se requiere que: Estn parametrizadas y pobladas todas las variables solicitadas en Parmetros Licencias Mdicas, con excepcin de la variable Das del Mes que si no est parametrizada se asume 30 das. Dado que el clculo de los valores requiere de informacin de meses anteriores (como el caso de la Base Imponible licencias consideradas), se validar que dicha informacin se encuentre parametrizada, en caso que no lo est se abortar el clculo y dar aviso de la situacin.

Definiciones: Das Totales licencias consideradas:

Es la suma de los das ingresados en cada una las licencias a incluir en el proceso de clculo del mes.

Das Totales no Pagados por las licencias consideradas

Corresponde a la suma de los das no cubiertos por la Institucin de salud (das a descontar), indicados en cada una de las licencias a incluir en el proceso de clculo del mes.

Das Totales pagados por las licencias consideradas

Son los Das Totales de las licencias consideradas menos los Das Totales no Pagados por las licencias consideradas. Das por cuenta de licencia en el mes de clculo y Das no pagados por la licencia en el mes de clculo. Corresponden a los das que pagar la institucin de salud por concepto de Licencia Mdica y los das no cubiertos por la institucin de salud en el mes de clculo.

Base imponible licencias consideradas

Para el clculo de la Base imponible licencias consideradas el proceso considera el N de Meses Anteriores a Considerar para la Renta Imponible de la Licencia indicado en la Licencia Mdica, considerando slo aquellos en que se trabaj el mes completo. Consideraciones: En el caso que la licencia sea de tipo Maternal, adems se considera el Promedio de la Base Imponible de los 3 meses anteriores al sptimo mes que precede al inicio de la licencia. En el caso de que no se cumpla la condicin de encontrar N meses completos hacia atrs, se toman slo los meses existentes. En caso de NO existir meses anteriores que cumplan con la condicin, se informa 0 (CERO) como valor promedio.

ltima Base Imponible Seguro Cesanta (tope 90 UF) mes completo

Esta informacin de requiere para el clculo del % de cargo del empleador, y para determinarla, se busca hacia atrs el primer mes completo de trabajo que se encuentre. Consideraciones: Si no existe un mes que cumpla esta condicin, se asigna 0 (CERO) en la variable "ltima Base Imponible Seguro Cesanta (tope 90 UF) mes completo" Si existe un mes que cumpla la condicin, se tomar el valor de la variable parametrizada como "Variable donde guarda Base Imponible Seguro Cesanta (tope 90 UF)" y se asignar este valor en variable "ltima Base Imponible Seguro Cesanta (tope 90 UF) mes completo".

IMPORTANTE Se entender por Mes de Trabajo Completo, cuando el trabajador cumple con la condicin de que los Das trabajados (variable parametrizada en Variables Exigidas) es igual a Das del mes (variable parametrizada en Parmetros Licencias Mdicas), o a 30 si no est parametrizada esta ltima variable.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-79

6.5.4 Tablas
Objetivo Permite la mantencin de las tablas de tipos de licencias mdicas, especialidades y de diagnsticos.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde Figura N1

6.5.4.1 Tipos Licencias Mdicas

Objetivo Permite la mantencin de los tipos de licencias mdicas.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde trae los tipos de licencias mdicas predefinidos por el sistema. Figura N1

Dentro de esta pantalla, se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr modificar o imprimir un tipo de licencia mdica. Al seleccionar el botn Modificar, el sistema desplegar una nueva pantalla (Ver Figura N 2), donde lo nico que no podr modificar es el cdigo y descripcin del tipo de licencia.

6-80 Figura N 2

Recursos Humanos

Seleccionando el check Descuenta Das, podr indicar la cantidad de das de licencia a descontar (ingreso numrico entre 0 y 100) y bajo n das de licencia. Este ltimo nmero no puede ser menor a los Das a Descontar. Considera x Meses Haca Atrs para el Clculo de Base Imponible Licencia: Permite indicar la cantidad meses haca atrs que se considerarn para el clculo de la Base Imponible Licencia, slo para las Licencias Mdicas asociadas a este tipo (ingreso numrico con rango entre 0 y 23). Al seleccionar el botn , el sistema desplegar el siguiente mensaje: En el caso de Licencias Maternales (Tipo 3), para el Clculo de la Base Imponible Licencia, adems se consideran los 3 meses anteriores al sptimo mes que precede al inicio de la licencia mdica. Realizadas las modificaciones, seleccione el botn Guardar para grabar los cambios y regresar a la pantalla principal. Al seleccionar el botn Imprimir , podr emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor.

Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe: INFORME TIPOS DE LICENCIAS MEDICAS

EMPRESA DEMO-SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina: 29/07/2008 1

Tipos de Licencias Mdicas

Cdigo

Descripcin

Descuenta Das

Das a Descontar

Descuenta Bajo X das

N Meses Anterior B. Imponible Licencia

1 2 3 4 5 6 7

1 = ENFERMEDAD O ACCIODENTE COMUN 2 = PRORROGA MEDICINA PREVENTIVA 3 = LICENCIA MATERNAL PRE Y POST NATAL 4 = ENFERMEDAD GRAVE HIJO MENOR DE 1 AO 5 = ACCIDENTE DEL TRABAJO O DEL TRAYECTO 6 = ENFERMEDAD LABORAL 7 = PATOLOGA DEL EMBARAZO

NO NO NO NO NO NO NO

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

1 1 1 1 1 1 1

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

6-81

6.5.4.2 Especialidades Mdicas

Objetivo Permite la mantencin de las Especialidades Mdicas que sern utilizadas en la Licencias Mdicas.

Operatoria Al seleccionar esta opcin, se despliega una ventana (ver Figura N1) donde deber ingresar el cdigo (largo mximo 15 caracteres alfanumricos) y la descripcin (largo mximo 60 caracteres alfanumricos) para especificar una nueva especialidad mdica dentro del sistema. Figura N1

Desde la 2 Barra de Herramientas estarn activos los siguientes botones: el sistema e Imprimir

Grabar para guardar el ingreso del nuevo registro en

, podr emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor.

Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME TABLA DE ESPECIALIDADES MEDICAS

EMPRESA DEMO-SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina: 29/07/2008 1

Tabla de Especialidades Mdicas

Cdigo 001 002 003 004

Descripcin PEDIATRA BRONCO PULMONAR MEDICINA GENERAL MATRONA

6-82

Recursos Humanos

6.5.4.3 Diagnsticos
Objetivo Permite la mantencin de los Diagnsticos Mdicos que sern utilizados en la Licencias Mdicas.

Operatoria Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana (ver Figura N1), donde deber el cdigo (largo mximo 15 caracteres alfanumricos) y la descripcin de la tabla a crear (largo mximo 60 caracteres alfanumricos). Figura N1

Desde la 2 Barra de Herramientas estarn activos los siguientes botones: el sistema e Imprimir

Grabar para guardar el ingreso del nuevo registro en

, podr emitir el informe, ya sea al disco, por impresora o por monitor.

Para abandonar el proceso se utiliza el botn Salir. A continuacin se presenta un ejemplo de este informe: INFORME TABLA DIAGNOSTICOS

EMPRESA DEMO-SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: Pgina: 29/07/2008 1

Tabla de Diagnstico

Cdigo 001 002 003 004

Descripcin BRONQUITIS DERMATITIS TENDINITIS ULCERAS

CONTROL DE ASISTENCIA

7-1

7. Control de Asistencia
Objetivo Permite llevar la Planificacin y Control de Asistencia del personal de su empresa, dando la posibilidad de definir grupos y turnos de trabajo, de acuerdo a la jornada laboral de la empresa. Este software permite programar las jornadas de trabajo de su personal y calcular rpidamente los ausentismos, atrasos sobretiempos, etc., a travs de la conexin directa con el equipo de reloj control. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

7.1. Grupos de Trabajo y Turnos

Objetivo Permite definir Grupos de Trabajo y sus respectivos Turnos y efectuar la asignacin de empleados a los grupos de trabajos definidos, as como tambin, realizar los cambios de personal en los grupos de trabajos y/o turnos. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega un submen con las siguientes opciones: Figura N1

7-2

Recursos Humanos

7.1.1 Definicin Grupos de Trabajo y Turnos

Objetivo Permite definir, modificar, consultar o eliminar grupos de trabajo y sus respectivos turnos. Operatoria Al seleccionar este proceso, podr ocurrir que la pantalla desplegada se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos grupos de trabajo y turnos, Modificar y/o Eliminar los existentes.

Agregando un nuevo Grupo de Trabajo y Turnos

Seleccione el botn Agregar ( N 1. ), ubicado en la 2 Barra de Herramientas, el sistema desplegar la siguiente ventana. Ver Figura Figura N 1

En ella, deber definir: Grupo de Trabajo: Corresponde al cdigo con el cual se identificar el grupo de trabajo. Tiene un largo mximo de 4 caracteres alfanumricos. Descripcin: Corresponde al nombre que se le dar al grupo de trabajo, el cual podr tener un largo mximo de 60 caracteres alfanumricos.

Seleccione el botn OK para grabar la informacin y regresar a la pantalla inicial del proceso, donde se listarn uno a uno los grupos de trabajo que ha definido, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 2. Figura N 2

CONTROL DE ASISTENCIA

7-3

Adems, dentro de esta pantalla se encuentra activo el botn Turnos del Grupo, el cual tras ser seleccionado, desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 3. Figura N 3

En ella, podr definir los turnos al grupo seleccionado. Para esto, haga clic en el botn Agregar ( Herramientas, tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Figura N 4

) ubicado en la 2 Barra de

7-4

Recursos Humanos

En ella deber indicar: Turno: Trabaja: Ingrese el cdigo y descripcin del nuevo turno a definir Defina seleccionando la o las cajas de chequeo que preceden a cada opcin, si el trabajador trabajar: Sbados, Domingos y/o Festivos. Al seleccionar esta ltima opcin, el sistema deshabilitar la caja de chequeo Acepta Calendario. Ingrese la duracin de das a considerar en el turno, el cual no podr ser menos de 1 ni superior a 365. Esta informacin determina la definicin de las entradas y salidas del turno.

Duracin:

Fecha de Inicio: Ingrese la fecha de inicio del turno, la cual podr ser digitada directamente, o bien ser seleccionada a travs del botn .

Al seleccionar la caja de chequeo que precede a la opcin Acepta Calendario, el sistema considerar que el turno ser regido por la definicin de festivos estndar para el Ao de Trabajo. Esta opcin estar deshabilitada si seleccion que se trabajar en das festivos. Horario/Diurno/Nocturno: Ingrese el horario diurno desde/hasta a considerar en el turno, los cuales debern ser ingresados en formato HH:MM, el horario nocturno se calcular por defecto segn lo ingresado en el horario diurno. Estas opciones estarn habilitadas slo si ha definido en la opcin Parmetros que el horario Diurno/Nocturno considerar turnos; de lo contrario aparecer deshabilitada. Horas extras permitidas en las siguientes situaciones: Indique seleccionando la o las cajas de chequeo, en qu condiciones se aceptar las horas extras dentro del turno, pudiendo ser: Antes de la primera entrada, Entre salidas y entradas, Despus de la ltima salida y/o Das libres. Cualquiera sea la o las opciones a considerar, el sistema solicitar indicar el tope de horas diurnas y nocturnas en formato hh:mm con tope de 24 horas. Mrgenes para Considerar: Ingrese los mrgenes a considerar dentro del turno en formato hh:mm para los Atrasos en la primera entrada, Atrasos en entradas, para entradas intermedias, Adelantos de salidas, en salidas intermedias y Adelanto en la ltima salida con tope de 24 horas. Estas opciones estarn habilitadas slo si ha definido en la opcin Parmetros que se considerar turnos; de lo contrario aparecer deshabilitada. Mrgenes para No considerar sobretiempo: Ingrese los mrgenes para los cuales no considerar como sobretiempo dentro del turno, ya sea: Antes de la primera entrada, Antes de una entrada intermedia, Despus de una salida intermedia o Despus de la ltima salida, en formato hh:mm con tope de 24 horas. Estas opciones estarn habilitadas slo si ha definido en la opcin Parmetros que se considerar turnos; de lo contrario aparecer deshabilitada.

Finalmente, seleccione el botn OK para grabar la informacin ingresada y generar el calendario, tras lo cual se despliega la pantalla con el turno definido para el grupo de trabajo seleccionado (ver Figura N 5), o Cancelar para abandonar el proceso.

CONTROL DE ASISTENCIA Figura N 5

7-5

Dentro de esta pantalla, se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevos turnos, Modificar o Eliminar los existentes: Al eliminar el turno, se perdern las asociaciones de las fichas a este turno, se debe confirmar su eliminacin. Adems, podr optar por:

Este botn se habilitar slo cuando se den las siguiente condiciones del Grupo/Turno (No Trabaja Festivos y No Acepta Calendario). El objetivo de este botn es establecer que el Grupo/Turno tendr excepciones con respecto al calendario, el sistema desplegar la siguiente figura. Figura N 6

Dentro de esta pantalla, se listarn los das festivos del ao que fueron definidos en el men Tablas, proceso Festivos. Seleccione el o los das a considerar como da laboral y NO como Festivo para el Grupo /Turno. Para esto haga clic a en la caja de chequeo ubicada en la columna Sel.

7-6

Recursos Humanos

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar una nueva ventana (ver figura N 6), donde podr definir las entradas y salidas del turno seleccionado. Figura N 6

Dentro de esta pantalla, deber definir seleccionando el botn de opciones, si el nmero de Entradas y Salidas ser distinta por da e indicar el nmero de entrada y salidas a considerar por da. Al optar por E/S distintas por da, deber seleccionar en la columna Sel, haciendo clic a en la caja de chequeo el da a considerar. Al optar por E/S iguales por da, se habilita el ingreso del N de E/S por da, debiendo marcar en la columna Sel, haciendo clic a en la caja de chequeo los das a los que quiere definir igual horario. Adems, estar activo el botn Seleccionar Todo, permitiendo seleccionar todos los das que muestra el sistema.

Cualquiera sea la opcin considerada, seleccione el siguiente botn:

Permite definir las Entradas y Salidas (ver Figura N 7) Dentro de esta pantalla, el sistema indicar el nmero de da slo si la seleccin ha sido individual; de lo contrario aparecer en blanco, y el nmero de E/S a considerar, este campo podr ser modificado slo si las E/S son distintas por da. Adems, deber ingresar el detalle de las horas en las columnas de Entrada y Salida para cada evento del turno. Finalmente, seleccione el botn OK para aceptar lo ingresado.

CONTROL DE ASISTENCIA

7-7

Figura N 7

Consideraciones:
Si se selecciona ms de un da y tiene N de Entradas y Salidas distinto, no podr realizar el proceso en forma masiva por tener N de E/S distintas, por lo cual deber realizarlo en forma individual. Al seleccionar das con igual N de Entradas y Salidas pero con distintos horarios, no podr modificar esta definicin por tener definido distinto a horarios, por lo cual, deber realizarlo en forma individual. Al momento de grabar un turno o al volver de definicin de Entradas y Salidas, el sistema generar el calendario, se informar a travs de un mensaje.

7-8

Recursos Humanos

7.1.2 Asignacin de Personas a Turnos

Objetivo Permite efectuar la asignacin de empleados a los grupos de trabajos definidos, as como tambin, realizar los cambios de personal en los grupos de trabajos y/o turnos. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde deber ingresar la siguiente informacin:

Importante:
Las personas que se considerarn sern las vigentes al ltimo mes preparado [XXX/XXXX], y si corresponde que estn asociadas en ese perodo al rea de Negocio y/o Centro de Costo seleccionados. Figura N1

Fecha Inicio:

Ingrese la fecha de inicio a considerar como filtro de fichas, el sistema sugerir el primer da del mes preparado, el que puede ser modificado directamente, o bien a travs del botn .

rea de Negocio/Centro de Costo: Indique el rea de Negocio y Centro de Costo a considerar para el ingreso de asignacin de personas a turnos. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. A continuacin, deber seleccionar la o las fichas a considerar para el ingreso de asignacin de personas a turnos. Esta seleccin se realiza haciendo un clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones Volver, regresa a la pantalla Asignacin de Personas a Turnos y Traer procede a recuperar la informacin de los Grupos/Turnos registrados que cumplan con el filtro definido, tal como se muestra en la siguiente figura.

CONTROL DE ASISTENCIA Figura N 2

7-9

Dentro de esta pantalla se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr agregar, modificar o eliminar las fichas seleccionadas, el grupo de trabajo y turno, tal como se muestra en la siguiente pantalla: Figura N 3

Dentro de esta pantalla se listarn las fichas seleccionadas para registrar Grupo/Turno, por defecto todas las fichas se mostrarn seleccionadas en la columna Sel, para desmarcar una de ellas, haga doble clic frente a la que no desea considerar. A continuacin, deber indicar el Grupo de Trabajo al que pertenece el empleado y el Turno correspondiente, segn el grupo de trabajo al que pertenece. Esta informacin podr ser digitada directamente, o bien ser seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Ingresada la informacin, seleccione el botn OK para registrarla en el sistema y se muestre en la grilla, donde podr asignar turnos a fichas de empleados, modificar o eliminar los existentes. Ver Figura N 4

Sr. Usuario: En caso que se detecte alguna incompatibilidad en la asignacin de datos, el sistema lo advertir con un mensaje por pantalla dando la posibilidad de levantar una pgina HTML, la cual quedar almacenada en el directorio de datos de la empresa bajo el nombre LogerDMAAAA.html, donde podr consultar los errores detectados.

7-10 Figura N 4

Recursos Humanos

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.

CONTROL DE ASISTENCIA

7-11

7. 2 Justificacin de Ausentismos
Objetivo Permite ingresar los permisos de inasistencia que se otorgan a los empleados, para que sean considerados como tales y no como una ausencia sin justificacin en los informes. Operatoria Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde deber indicar los filtros necesarios para realizar este proceso:

Importante:
Las personas que se considerarn sern las vigentes al ltimo mes preparado [XXX/XXXX], y si corresponde que estn asociadas en ese perodo al rea de Negocio y/o Centro de Costo seleccionados. Figura N1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar como filtro de fichas, el sistema sugerir el primer da del mes preparado y como ltimo da la fecha actual del proceso, las cuales pueden ser modificadas directamente, o bien a travs del botn . rea de Negocio Centro de Costo: Indique el rea de Negocio y Centro de Costo a considerar para el ingreso masivo de ausentismos. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. A continuacin deber seleccionar la o las fichas a considerar para el ingreso de ausentismos. Esta seleccin se realiza haciendo un clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones Volver, regresa a la pantalla Justificacin de Ausentismos y Traer procede a recuperar la informacin de ausentismos registrados que cumplan con el filtro definido, tal como se muestra en la siguiente figura.

7-12 Figura N 2

Recursos Humanos

Dentro de esta pantalla se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr agregar el tipo de ausentismo y el rango de hora desde/hasta a considerar. Ver Figura N 3 Figura N3

El sistema listar las fichas consideradas para registrar ausentismos, por defecto todas las fichas se mostrarn seleccionadas en la columna Sel, para desmarcar una de ellas, haga doble clic frente a la que no desea considerar. A continuacin, deber indicar: el Tipo de Ausentismo, los cuales fueron definidos en el proceso Tipos de Ausentismos Justificados (captulo 9.3 de este manual), pudiendo ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda y la Hora Desde/Hasta que registra el ausentismo del empleado en formato hh:mm. Ingresada la informacin, seleccione el botn OK el sistema proceder a ingresar el ausentismo a todas las fichas seleccionadas en el rango de fechas y horas indicadas, Esta informacin ser desplegada en la grilla, tal como se muestra en la siguiente Figura.

CONTROL DE ASISTENCIA

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Figura N4

Junto a la informacin desplegada, se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr agregar nuevas justificaciones de ausentismo, modificar o eliminar las existentes. Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir desde la 2 Barra de Herramientas.

7-14

Recursos Humanos

7. 3 Autorizacin de Sobretiempo
Objetivo Permite autorizar horas de sobretiempo al personal, dentro de un determinado perodo.

Importante
Las personas que se considerarn sern las vigentes al ltimo mes preparado (XXX/XXXX). Y si corresponde, que estn asociadas en ese perodo al rea de Negocio y/o Centro de Costo seleccionados. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N 1), dnde deber indicar los filtros necesarios para realizar este proceso: Figura N1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar como filtro de fichas, el sistema sugerir el primer da del mes preparado y como ltimo da la fecha actual. Estas fechas pueden ser modificadas directamente, o bien a travs del botn . rea de Negocio/Centro de Costo: Indique el rea de Negocio y Centro de Costo a considerar. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. A continuacin deber seleccionar la o las fichas a considerar para la autorizacin de sobretiempo. Esta seleccin se realiza haciendo un clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones Volver, regresa a la pantalla Autorizacin de Sobretiempo y Traer procede a recuperar la informacin registrada que cumplan con el filtro definido, tal como se muestra en la siguiente figura.

CONTROL DE ASISTENCIA

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Figura N 2

Junto al listado de fichas que cumplen con el filtro indicado, se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde seleccionando el botn Agregar, podr registrar los sobretiempos. Sr Usuario: Las horas autorizadas de sobretiempo prevalecen sobre la definicin del turno del trabajador

Figura N 3

Por defecto todas las fichas se mostrarn seleccionadas en la columna Sel, para desmarcar una de ellas, haga doble clic frente a la que no desea considerar.

7-16

Recursos Humanos

A continuacin, deber indicar: el Tope Horas Diurnas y Nocturnas a permitir de sobretiempo del empleado en formato hh:mm, donde no se puede exceder de 24 horas. Sr. Usuario: Si en el rango que se est ingresando sobretiempo, ya existen registros para alguna Ficha, Fecha u Horas, el proceso NO reemplazar lo existente, el sistema generar un loger con todos los sobretiempos que no pudieron ser ingresados, dando la posibilidad de ser editado. Ingresada la informacin, seleccione el botn OK, el sistema proceder a ingresar la autorizacin de sobretiempo a todas las fichas seleccionadas en el rango de fechas y horas diurnas y nocturnas indicadas. Esta informacin ser desplegada en la grilla, tal como se muestra en la siguiente Figura. Figura N 4

Junto a esta informacin, se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, donde podr agregar nuevas autorizaciones de sobretiempo, modificar o eliminar las existentes. Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir desde la 2 Barra de Herramientas.

CONTROL DE ASISTENCIA

7-17

7.4 Marcaciones Manuales

Objetivo Permite el ingreso y consulta ya sea por ficha o por fecha de eventos de entrada y salida en forma manual. Operatoria Al ingresar a este proceso se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde lo primero que deber definir, seleccionando e botn de opciones, es si las marcaciones manuales se realizarn por Ficha o por Fecha. Figura N1

Marcacin por Ficha

Al optar por esta opcin, deber indicar la ficha a considerar, la cual podr ser digitada directamente, o bien ser seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, ubicado a la derecha del campo y el Rango de Fecha desde/hasta a considerar.

Marcacin por Fecha

Al optar por esta opcin, deber indicar la fecha a considerar, el sistema mostrar la fecha vigente del sistema, la cual podr ser modificada directamente, o bien ser seleccionada desde el botn . A continuacin seleccione mediante el botn de opciones si el ingreso de fichas ser todas las que registre el sistema o un rango de ellas, al optar por esta ltima ingrese desde/hasta a considerar. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Cualquiera sea la opcin seleccionada, indicada la informacin, seleccione el botn OK para continuar con el proceso (ver Figura N 2).

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Recursos Humanos

Figura N 2

Dentro de esta pantalla se mostrarn las fichas o fechas, dependiendo del rango seleccionado. Para agregar un nuevo evento, seleccione la ficha o fecha a considerar y haga clic en el botn Agregar ubicado en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se desplegar una ventana solicitando ingresar la siguiente informacin: Figura N 3

Tipo de Evento: Seleccione mediante el botn de opciones, si el tipo de evento a ingresar es de Entrada o de Salida. Reloj: Indique el Reloj que se encuentra asociado a la ficha seleccionada. El ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Esta informacin fue definida en el proceso Mantencin de Fichas, carpeta Control Horario. Digite la hora de marcacin, en formato hh:mm

Hora:

Seleccione el botn OK para grabar los datos ingresados. Esta informacin ser desplegada en la grilla de eventos, tal como se muestra en la siguiente Figura.

CONTROL DE ASISTENCIA Figura N 4

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Junto a la informacin ingresada, se encuentra activa la 2 Barra de Herramientas, dentro de la cual podr optar por Agregar nuevos eventos a la fecha o ficha seleccionada, Modificar los eventos ingresados (slo podr modificar el reloj seleccionado) o Eliminar un evento. Para abandonar del proceso seleccione el botn Salir.

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Recursos Humanos

7. 5 Asignacin de Variables de RRHH

Objetivo Permite asignar las variables de Recursos Humanos, donde se vaciarn los clculos para los diferentes conceptos que se manejan. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde lo primero que deber indicar es el mes de proceso preparado donde se dejarn asignados los distintos conceptos de Control Horario. Figura N1

A continuacin, deber asignar las variables de Recursos Humanos, las cuales fueron definidas en el proceso Modelo de Clculo (captulo 5.1.1. de este manual) frente a los conceptos calculados por control horario. Estas variables podrn ser ingresadas directamente, o bien ser seleccionadas desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables. La asignacin de variables ser mensual, por tal razn, el proceso Preparacin Nuevo Mes de Trabajo, ir generando la informacin para cada nuevo mes generado por el usuario.

Validaciones del Sistema

La variable de Recursos Humanos debe ser Permanente de tipo Valor y formato Numrico La variable de Recursos Humanos no debe esta ocupada en las variables exigidas, Rentas Accesorias, Prstamos ni Tratos. No es exigible que se asignen variables a los conceptos. Las variables no pueden se iguales entre si. ) ubicado en la 2 Barra de Herramientas.

Finalizado el ingreso de variables, seleccione el botn Guardar (

CONTROL DE ASISTENCIA

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7.6 Conexin con Relojes

Objetivo Permite realizar la generacin y captura traspaso de eventos desde Reloj y Archivo. Adems, traspasar hacia el reloj seleccionado los datos, ya sea desde las fichas del personal o de sus tarjetas. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega un submen con las siguientes opciones, las cuales se describen a continuacin: Figura N1

7.6.1 Captura Eventos desde Reloj

Objetivo Permite capturar los eventos de Entradas y Salidas reales, efectuadas por el personal que se encuentra asignado en el Reloj seleccionado. Esto puede ser a nivel de una Empresa o Multiempresa, segn corresponda. Operatoria Al ingresar a este proceso se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), solicitando indicar el Reloj desde donde capturar los eventos. Sr. Usuario: Si no cuenta con el proceso de conexin fsica del reloj, no podr realizar la captura de eventos desde ese Reloj, por lo tanto deber conectarlo y proceder a la captura nuevamente. Figura N1

Seleccione la opcin de captura de Eventos, dependiendo de si el Reloj es de uso dedicado a la empresa (Monoempresa), o bien es compartido entre empresas (Multiempresa). Si opta por Monoempresa y el reloj seleccionado est definido como Multiempresa, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Este reloj esta marcado como Multiempresa, por lo tanto no puede ejecutar el proceso de captura de eventos desde reloj como Monoempresa.

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Recursos Humanos

Al optar por Multiempresa, el sistema desplegar una nueva pantalla (Figura N 2), donde deber seleccionar las Empresas a capturar desde su Reloj, para esto haga doble clic en la caja de chequeo que precede a la empresa a considerar. Las empresas que cumplen con la condicin como Multiempresa aparecern todas seleccionadas sin posibilidad de modificarlas. Al elegir por Multiempresa y el reloj seleccionado est definido como Monoempresa, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Este reloj esta marcado como Monoempresa, por lo tanto no puede ejecutar el proceso de captura de eventos desde reloj como Multiempresa.

Importante: - Las empresas desplegadas en la matriz de seleccin son aquellas que tienen el reloj marcado como MultiEmpresa y adems, tienen el mismo Cdigo, Marca y Modelo de Reloj. - Las Bases de Datos de las empresas que usan el reloj comn, deben estar en igual versin.

Figura N 2

A continuacin, tanto para la seleccin MonoEmpresa o MultiEmpresa, deber seleccionar el botn OK para dar inicio a la captura de eventos. Sr. Usuario: Recuerde que debe cumplir con los siguientes requisitos para poder realizar la captura: - No debe existir N de Ficha Reloj repetido entre las distintas empresas a Capturar. - La versin del Sistema en la Empresa, debe ser la misma que la versin de la empresa centralizadora. El proceso ejecutar los comandos necesarios para conectarse con el software proporcionado por el fabricante del reloj, para proceder a vaciar la informacin a un archivo con el siguiente formato: Tipo de Evento, N de Ficha Fecha y Hora. Finalizado el vaciado de informacin, el sistema proceder a capturar los eventos de Entrada y Salida, tal como se muestra en la siguiente figura: Sr. Usuario: Si el sistema detecta errores en el proceso de Captura de Eventos Multiempresa, desplegar el siguiente mensaje: En la Captura de Eventos Multiempresa se han detectado errores, lo cual quedaron registrados en el archivo C:\Softland\Programa\SW\Logerddmaaaa.html. Desea ver el archivo de errores en este momento?

CONTROL DE ASISTENCIA

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Figura N 3

Finalizada la captura, el sistema desplegar un mensaje con el resultado de la operacin realizada, tal como se muestra a continuacin: Figura N 4

Al seleccionar el botn Finalizar, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario se ha generado un archivo con el resumen de la captura en la siguiente direccin: C:\Softland\Datos\SWRELOJA\ErrCapEventosAAAAMMDDHHMMSS.html Desea visualizar el archivo generado? La informacin que contendr el archivo ser: Reloj, Eventos Capturados, Eventos rechazados y Fecha de captura. Adems, se mostrar el detalle de los Eventos rechazados y la causa.

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Recursos Humanos

7.6.2 Captura Eventos desde Archivo

Objetivo Permite capturar eventos de Entradas y Salidas desde un archivo externo, que proviene de un software de comunicacin de cualquier reloj control dedicado a la empresa (MonoEmpresa), o bien es compartido entre empresas (MultiEmpresas) y que debe tener o ser renombrado con la extensin txt. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla, donde deber indicar el reloj que tiene asociada las fichas, donde quedarn los eventos a capturar. Ver Figura N1. Figura N1

A continuacin, deber indicar mediante el botn de opciones, si el archivo a capturar es Texto o definido en Excel. Luego debe indicar la ruta y nombre del archivo que contiene la informacin a capturar, el cual podr ser digitado directamente, as como tambin podr ser obtenido a travs del botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Al optar por la captura de un archivo de texto, el sistema solicitar indicar el tipo de delimitador de columnas a considerar, stos se eligen a travs de la seleccin del botn de opciones que aparece a la izquierda de cada uno de ellos. Al optar por captura de un archivo Excel, deber indicar el nombre de la hoja de clculo a capturar. El sistema le sugerir la primera hoja del archivo. Tambin podr elegir entre mostrar todos los registros, o bien, seleccionar la opcin que dice, Hasta 10 registros solamente (recomendada). Cualquiera sea la forma del archivo a capturar, se activarn en la parte inferior de la pantalla los siguientes botones: Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2), Salir para abandonar el proceso. Adems podr optar por el siguiente botn: Vista de requisitos de campos a Capturar: Que permite conocer la estructura que deber tener el archivo que se captura. Al elegirlo se abre una pgina HTML que muestra dicha informacin. Figura N 2

CONTROL DE ASISTENCIA

7-25

Dentro de esta pantalla, deber indicar a qu campo corresponde cada una de las columnas de su archivo a capturar, lo cual se efecta mediante el botn de listas desplegables ubicado a la derecha de la columna. Adems, dentro del listado existen campos exigidos y no exigidos, donde, si los campos son exigidos y no corresponden a ninguna de las columnas de su archivo, deber indicar el valor a asignar en la columna Valor Fijo o valores posibles a considerar. Al seleccionar el botn Capturar, el sistema desplegar una pantalla (Figura N 3), donde deber seleccionar la opcin de captura de Eventos a considerar, dependiendo si el reloj es e uso dedicado a la empresa (MonoEmpresa), o bien es compartido entre empresas (MultiEmpresa). Figura N 3

Al optar por el botn MonoEmpresa, el sistema efecta el proceso y proceder a generar, procesar y capturar los eventos, validando que la ficha est asociada al reloj seleccionado, de finalizar la captura en forma exitosa, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr Usuario: Se ha generado un archivo con el resumen de la captura en la siguiente direccin: C:\Softland\Datos\SWRELOJ1\ErrCapEventosAAAAMMDDHHMMSS.html Desea visualizar el archivo generado? Al elegir Monoempresa y el reloj seleccionado est definido como Multiempresa, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Este reloj esta marcado como Multiempresa, por lo tanto no puede ejecutar el proceso de captura de eventos desde reloj como Monoempresa. Si durante el proceso de captura, el sistema detecta alguna inconsistencia en los datos, el sistema lo advertir con un mensaje por pantalla dando la posibilidad de levantar una pgina HTML, la cual quedar almacenada en el directorio de datos de la empresa bajo el nombre ErrCapEventos.html donde podr consultar la informacin. Ver Figura N 4. Figura N 4

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Recursos Humanos

Al optar por el botn MultiEmpresa, el sistema realizar una bsqueda de las empresas a considerar en la captura, las cuales sern desplegadas en una nueva pantalla (ver Figura N 5). Las empresas que cumplen con la condicin como Multiempresa aparecern todas seleccionadas sin posibilidad de modificarlas. Sr. Usuario: Recuerde que debe cumplir con los siguientes requisitos para poder realizar la captura: - No debe existir N Ficha Reloj repetido entre las distintas empresas a Capturar. - La versin del Sistema en la Empresa debe ser la misma que la versin de la empresa centralizadora.

Figura N 5

Al elegir por Multiempresa y el reloj seleccionado est definido como Monoempresa, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Este reloj esta marcado como Monoempresa, por lo tanto no puede ejecutar el proceso de captura de eventos desde reloj como Multiempresa. Las empresas desplegadas en la matriz son aquellas que tienen el reloj marcado como MultiEmpresa y adems, tienen el mismo Cdigo, Marca y Modelo de Reloj. Dentro del listado, deber seleccionar la empresa a considerar, para lo cual haga clic en la caja de chequeo que precede a la empresa. A continuacin, seleccione el botn OK para dar inicio al proceso, el sistema proceder a generar, procesar y capturar los eventos, validando que las fichas estn asociadas al reloj seleccionado, de finalizar la captura en forma exitosa, el sistema desplegar un mensaje informando por pantalla y generando en el rea de datos un archivo con el resultado de la captura.

CONTROL DE ASISTENCIA

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7.6.3 Traspaso de Fichas a Reloj

Objetivo Permite traspasar hacia el reloj seleccionado todas las fichas asociadas a l (Mantencin de Fichas, carpeta Control Horario), a nivel de una Empresa o MultiEmpresa, generando un archivo para capturar desde el reloj, o bien traspasar las fichas directamente al reloj seleccionado compatible con el software. Operatoria Al ingresar a este proceso, se desplegar una pantalla (ver Figura N 1), donde el sistema solicitar indicar el reloj a considerar para el traspaso de las fichas que tiene asociada, los cuales fueron definidos anteriormente en el proceso Mantencin de Relojes. Esta informacin podr ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista de que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Recuerde que debe cumplir con los siguientes requisitos para poder realizar la captura: - No debe existir N Ficha Reloj repetido entre las distintas empresas a Capturar. - La versin del Sistema en la Empresa debe ser la misma que la versin de la empresa centralizadora. Figura N1

A continuacin, seleccione mediante el botn de opciones si traspasar las fichas a un archivo o realizar el traspaso directamente al reloj seleccionado. Finalmente, seleccione la opcin de traspaso de Fichas, dependiendo si el reloj es de uso dedicado a la empresa (MonoEmpresa), o bien es compartido entre empresas (MultiEmpresa). Al seleccionar traspaso a Mono Empresa y el reloj est definido como MultiEmpresa, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Este reloj est marcado como MultiEmpresa, por lo tanto no puede ejecutar el traspaso de fichas como MonoEmpresa. Si seleccion el botn MultiEmpresa, el sistema realizar una bsqueda de las empresas que podr considerar en el traspaso, y desplegar en pantalla las empresas que tienen definido el mismo Cdigo, Marca y Modelo de Reloj, tal como se muestra en la siguiente Figura: Al seleccionar traspaso a MultiEmpresa y el reloj est definido como Mono Empresa, el sistema desplegar el siguiente mensaje: Sr. Usuario: Este reloj est marcado como MonoEmpresa, por lo tanto no puede ejecutar el traspaso de fichas como MultiEmpresa.

7-28 Figura N 2

Recursos Humanos

A continuacin, independientemente si seleccion MonoEmpresa o MultiEmpresa la forma de operar es la siguiente: Al optar por Traspasar Fichas a Archivo, el sistema dar inicio a la generacin de un archivo fichas.txt en el rea de datos, con las fichas asociadas al reloj seleccionado, tal como se muestra en la siguiente figura. Figura N 3

Finalizada la generacin del archivo, se desplegar un mensaje indicando la cantidad de nombres que contiene el archivo generado con las fichas asociadas al reloj. Ver Figura N 4 Figura N 4

Al seleccionar el botn S, el sistema levantar una pgina HTML permitiendo visualizar la cantidad de fichas que contiene el archivo generado, tal como se presenta en la siguiente pantalla. Ver Figura N 5

CONTROL DE ASISTENCIA Figura N 5

7-29

Al finalizar, el sistema informar la generacin del archivo Fichas.Txt, el cual contiene la informacin que debe ser traspasada a su Reloj Control, e indicar la direccin y rea donde se encuentra ubicado. Ver Figura N 6. Figura N 6

Al optar por Traspasar Fichas a Reloj, el sistema validar que est trabajando con el Reloj Microcomm o Genera, de ser as realizar el traspaso directamente al Reloj con la siguiente informacin N de Ficha Reloj, Fecha de Inicio y Trmino Reloj y Nombre Ficha, de lo contrario, desplegar un mensaje indicando que no existen fichas asociadas al Reloj seleccionado, cualquier otro que sea. En caso que el reloj Microcomm no se encuentre fsicamente conectado, el sistema enviar un mensaje indicndolo, tal como se muestra en la siguiente figura:

Sr. Usuario:

Cuando el reloj Genera no est conectado, el sistema desplegar la siguiente ventana:

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Recursos Humanos

7.7 Informes
Objetivo Permite emitir informes de Libro de Asistencia General, Asistencia por Persona, Informe de Gestin, Ausentismos y Atrasos y finalmente podr emitir el informe de Auditora. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega un submen con las siguientes opciones, las cuales se describen a continuacin: Figura N1

7.7.1 Libro de Asistencia General

Objetivo Permite emitir un informe con todas las marcaciones de entradas y salidas efectuadas diariamente a nivel de rea de negocio, centro de costo y grupo de trabajo, en un determinado rango de fechas. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N1) donde se solicitar ingresar los parmetros necesarios para la emisin del informe.

Importante:
Las personas que se considerarn, sern las vigentes al ltimo mes preparado (XXX/XXXX). Y si corresponde, que estn asociadas en ese perodo al rea de Negocio y/o Centro de Costo seleccionados.

Figura N1

CONTROL DE ASISTENCIA

7-31

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar para la emisin del informe, el sistema sugerir el primer y ltimo da del mes preparado, las cuales pueden ser modificadas directamente, o bien a travs del botn . rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo: Indique el rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo a considerar para la emisin del informe. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todas las rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de cada opcin. Indique N E/S: Indique la cantidad de eventos de Entrada y Salida que desea imprimir, el mnimo a considerar es 1 y el mximo 9. Dependiendo de lo seleccionado, el informe se emitir con orientacin vertical (hasta 6 eventos) u horizontal (7 a 9 eventos). Figura N 2

Dentro de esta pantalla, el sistema listar las fichas vigentes que cumplan con los parmetros indicados. Para seleccionar la o las fichas a considerar en el informe, haga un clic sobre la deseada y luego seleccione el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Adems, en la parte inferior podr indicar el nmero de copias a imprimir. Seleccionadas las fichas se activan los botones Atrs, permitiendo regresar a la pantalla anterior y OK, el cual tras ser seleccionado activa el botn Imprimir, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, pudiendo imprimir el informe en el monitor, la impresora o realizar la emisin al disco. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

7-32

Recursos Humanos

Informe Libro de Asistencia General

EMPRESA DEMO - SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Libro de Asistencia General Desde 01/02/2000 Hasta 03/02/2000 Fecha Pgina : : 16/01/2006 1

Ficha

Nombre

Horas Presen

Ent 1

Sal 1

Ent 2

Sal 2

Area de Negocio Centro de Costo

: :

001 001

AREA 001 POR DEFINIR ADMINISTRACION

Mar 01/02/2000 AD001 AD002 AD003 AD004 AD007 LOPEZ MRTINEZ ALBERTO J. PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS ESPINOZA VERGARA ELENA DIAZ MATURANA JOSE G. PERALTA EGUIGUREN TERESA 11:37 08:54 14:09 08:45 08:30 08:53 09:01 08:51 10:15 08:30 20:30 13:39 23:00 13:40 13:00 15:10 14:30 20:30 18:30 15:02 19:18

Mie 02/02/2000 AD001 AD002 AD003 AD004 AD007 LOPEZ MRTINEZ ALBERTO J. PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS ESPINOZA VERGARA ELENA DIAZ MATURANA JOSE G. PERALTA EGUIGUREN TERESA 11:37 08:54 14:09 08:45 08:30 08:53 09:01 08:51 10:15 08:30 20:30 13:39 23:00 13:40 13:00 15:10 14:30 20:30 18:30 15:02 19:18

Jue 03/02/2000 AD001 AD002 AD003 AD004 AD007 LOPEZ MRTINEZ ALBERTO J. PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS ESPINOZA VERGARA ELENA DIAZ MATURANA JOSE G. PERALTA EGUIGUREN TERESA 11:37 08:54 14:09 08:45 08:30 08:53 09:01 08:51 10:15 08:30 20:30 13:39 23:00 13:40 13:00 15:10 14:30 20:30 18:30 15:02 19:18

CONTROL DE ASISTENCIA

7-33

7.7.2 Asistencia por Persona

Objetivo Permite emite el Libro de Asistencia de Entradas y Salidas por cada persona en un perodo determinado. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N1) donde se solicitar ingresar los parmetros necesarios para la emisin del informe.

Importante:
Las personas que se considerarn sern las vigentes al ltimo mes preparado (XXX/XXXX). Y si corresponde, que estn asociadas en ese perodo al rea de Negocios y/o Centro de Costo seleccionados.

Figura N1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar para la emisin del informe, el sistema sugerir el primer y ltimo da del mes preparado, las cuales pueden ser modificadas directamente, o bien a travs del botn . rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo: Indique el rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo a considerar para la emisin del informe. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todas las rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de cada opcin. Seleccione Columnas a Imprimir: Seleccione las columnas a considerar en la emisin del informe. Para esto haga clic a en la caja de chequeo ubicada a la izquierda de cada opcin. Indique N E/S: Indique la cantidad de eventos de Entrada y Salida que desea imprimir, el mnimo a considerar es 1 y el mximo 9.

7-34 Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2). Figura N 2

Recursos Humanos

Dentro de esta pantalla, el sistema listar las fichas vigentes que cumplan con los parmetros indicados. Para seleccionar la o las fichas a considerar en el informe, haga un clic sobre la deseada y luego seleccione el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Adems, en la parte inferior podr indicar el nmero de copias a imprimir. Seleccionadas las fichas se activan los botones Atrs, permitiendo regresar a la pantalla anterior y OK, el cual tras ser seleccionado activa el botn Imprimir, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, pudiendo imprimir el informe en el monitor, la impresora o realizar la emisin al disco. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

CONTROL DE ASISTENCIA

7-35

Informe Asistencia por Persona

EMPRESA DEMO - SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Asistencia por Persona Desde 01/02/2000 Hasta 29/02/2000 N = Da Normal - FL = Da Festivo o Libre Fecha Pgina : : 16/01/2006 1

rea de Negocio Centro de Costo Nombre Cargo

: 001 : 001

AREA 001 POR DEFINIR ADMINISTRACION Ficha AD001 Fecha Ingreso: 01/01/1999 R.U.T. 006.794.703-7

: LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. : ANALISTA SISTEMAS

Fecha

Ent 1

Sal 1 13:30 13:30 15:00 13:29

Ent 2 14:00 14:00 15:30 15:00

Sal 2 19:00 18:00 22:00 22:00

Horas Presencia 11:30 9:30 16:20 12:29

Horas Trabaj 08:30 08:30

Horas Diurna 08:30 08:30

Horas Atraso

Sob N Diurno 01:00

Sob FL Diurno

Horas Faltant

Ausentismo

Mar 01/02/2000 Mie 02/02/2000 Jue 03/02/2000 Vie 04/02/2000 Sab 05/02/2000 Dom 06/02/2000 Lun 07/02/2000 Mar 08/02/2000 Mie 09/02/2000 Jue 10/02/2000 Vie 11/02/2000 Sab 12/02/2000 Dom 13/02/2000 Lun 14/02/2000 Mar 15/02/2000 Mie 16/02/2000 Jue 17/02/2000 Vie 18/02/2000 Sab 19/02/2000 Dom 20/02/2000 Lun 21/02/2000 Mar 22/02/2000 Mie 23/02/2000 Jue 24/02/2000 Vie 25/02/2000 Sab 26/02/2000 Dom 27/02/2000 Lun 28/02/2000 Mar 29/02/2000

07:00 08:00 06:00 08:00

08:00 08:00

08:00 08:10 14:00 08:00 08:00

12:10 12:29 18:00 13:00 12:30

14:00 14:00

24:00 18:30

14:10 08:49 04:00

08:10 08:19 04:00

08:10 08:19 04:00 00:10

06:00 00:30

08:00

00:20 00:11 04:30

14:00 14:00

18:00 22:10

09:00 12:40

08:00 08:00

07:55 07:45 07:45 08:00 08:05

12:35 12:25 12:33 13:00 12:45

14:00 14:00 14:05 14:30 14:10

18:30 18:55 19:30 18:55 18:15

09:10 09:35 10:13 09:25 08:45

08:30 08:25 08:25

08:30 08:25 08:25 00:05

00:30 00:55 01:30 08:00 08:00 00:05 00:05

08:00 08:00 07:55 08:15 08:30

12:35 13:00 13:50 12:45 14:00

14:05 14:15 14:10 14:20 14:01

18:45 18:35 23:55 23:00 18:35

09:15 09:20 15:40 13:10 10:04

08:25 08:15 08:20

08:25 08:15 08:20

00:05 00:15 00:10

00:45 00:35 05:55 08:00 08:00

00:05 00:15 00:10

08:00 08:00

18:00 13:29 15:00 22:00

10:00 12:29

08:30

08:30 08:00 00:30

Totales Totales das trabajados: Total das ausentes: 29 0

327:19

104:19

104:19

001:05

020:05

144:00

006:11

000:00

____________________ V B Jefe Directo

_____________________ V B Trabajador

7-36

Recursos Humanos

7.7.3 Informe de Gestin

Objetivo Permite emitir un informe con el resumen de totales de un perodo o informacin diaria de Horas Trabajadas, Atrasos, Salidas, Sobretiempos, Horas Faltantes, Ausentismo, etc., a nivel de Detalle de Personas, rea de Negocios, Centro de Costo o Grupo de Trabajo, para un determinado rango de fechas. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N1) donde se solicitar ingresar los parmetros necesarios para la emisin del informe.

Importante:
Las personas que se considerarn sern las vigentes al ltimo mes preparado (XXX/XXXX). Y si corresponde, que estn asociadas en ese perodo al rea de Negocio y/o Centro de Costo seleccionados.

Figura N1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar para la emisin del informe, el sistema sugerir el primer y ltimo da del mes preparado, las cuales pueden ser modificadas directamente, o bien a travs del botn . Seleccione la caja de chequeo a para indicar si desea emitir el informe con Detalle de Personas. rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo: Indique el rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo a considerar para la emisin del informe. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todas las rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de cada opcin.

CONTROL DE ASISTENCIA

7-37

Seleccione Columnas a Imprimir: Seleccione la o las columnas a considerar en la emisin del informe. Para esto haga clic a en la caja de chequeo ubicada a la izquierda de cada opcin. El sistema validar que por lo menos exista un concepto seleccionado para continuar con la emisin del informe. Tipo de Informe: Seleccione mediante el botn de opciones el tipo de informe a emitir, pudiendo ser: Totales del Perodo o Informacin Diaria.

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2). Figura N 2

Dentro de esta pantalla, el sistema listar las fichas vigentes que cumplan con los parmetros indicados. Para seleccionar la o las fichas a considerar en el informe, haga un clic sobre la deseada y luego seleccione el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Adems, en la parte inferior podr indicar el nmero de copias a imprimir. Seleccionadas las fichas se activan los botones Atrs, permitiendo regresar a la pantalla anterior y OK, el cual tras ser seleccionado activa el botn Imprimir, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, pudiendo imprimir el informe en el monitor, la impresora o realizar la emisin al disco. Adems podr emitir la informacin a travs de Excel. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

7-38

Recursos Humanos

Informe de Gestin
EMPRESA DEMO - SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe de Gestin Desde 01/02/2000 Hasta 29/02/2000 (Detalle Personas/Totales Perodo) N = Da Normal FL = Da Festivo o Libre Fecha Pgina : : 16/01/2006 1

Ficha

Horas Presen

Horas 1

Trabaj Diurna

Trabaj Noctur

Horas Atraso

Salida Adelan

Sob N Diurno

Sob N Noctur

Sob FL Diurno

Sob FL Noctur

Horas Faltan

Ausent

Total Total Total

AD001 LOPEZ MARTINEZ ALBERTO PEREZ MALDONADO RICARDO LUIS DIAZ MATURANA JOSE G.

194:50 327:19 029:00

105:55 104:16 007:00

105:55 104:19 007:00

000:00 000:00 000:00

004:35 001:05 001:30

000:00 000:36 000:00

010:30 020:05 000:00

000:00 000:00 000:00

024:00 144:00 008:00

000:00 005:00 000:00

004:35 006:11 103:30

000:00 000:00 102:00

CONTROL DE ASISTENCIA

7-39

7.7.4 Ausentismos y Atrasos

Objetivo Permite emitir un informe sobre los ausentismos y atrasos del personal. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N1) donde se solicitar ingresar los parmetros necesarios para la emisin del informe.

Importante:
Las personas que se considerarn sern las vigentes al ultimo mes preparado (XXX/XXXX). Y si corresponde, que estn asociados en ese perodo al rea de Negocio y/o Centro de Costo seleccionados.

Figura N1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar para la emisin del informe, el sistema sugerir el primer y ltimo da del mes preparado, las cuales pueden ser modificadas directamente, o bien a travs del botn . rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo: Indique el rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo a considerar para la emisin del informe. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todas las rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de cada opcin. Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2).

7-40

Recursos Humanos

Figura N 2

Dentro de esta pantalla, el sistema listar las fichas vigentes que cumplan con los parmetros indicados. Para seleccionar la o las fichas a considerar en el informe, haga un clic sobre la deseada y luego seleccione el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Adems, en la parte inferior podr indicar, seleccionando la caja de cheque si desea realizar salto de pgina por cada ficha y el nmero de copias a imprimir. Seleccionadas las fichas se activan los botones Atrs, permitiendo regresar a la pantalla anterior y OK, el cual tras ser seleccionado activa el botn Imprimir, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, pudiendo imprimir el informe en el monitor, la impresora o realizar la emisin al disco. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

CONTROL DE ASISTENCIA

7-41

Informe de Horas de Ausentismos y Atrasos

EMPRESA DEMO - SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe de Horas de Ausentismos y Atrasos Desde 01/02/2000 Hasta 29/02/2000 Fecha Pgina : : 16/01/2006 1

rea de Negocio Centro de Costo Ficha

: 001 : 001 : AD001

AREA 001 POR DEFINIR ADMINISTRACION LOPEZ MARTINEZ ALBERTP J.

Fecha

Atrasos Primera Entrada

Entre E/S

Adelanto Ultima Salida

Horas Ausentismo (*)

Total Horas Atrasos Ausentismo

Justificacin

Mar 01/02/2000 Mar 02/02/2000 Mar 03/02/2000 Mar 04/02/2000 Mar 07/02/2000 Mar 08/02/2000 Mar 09/02/2000 Total 00:00 00:00 00:00

08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 59:30

08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 08:30 59:30

08:30 13:00 TRABAJO EN TERRENO 08:30 13:00 TRABAJO EN TERRENO 08:30 13:00 TRABAJO EN TERRENO 08:30 13:00 TRABAJO EN TERRENO 08:30 13:00 TRABAJO EN TERRENO 08:30 13:00 TRABAJO EN TERRENO 08:30 13:00 TRABAJO EN TERRENO

(*) Horas Ausentismo corresponden a da completo sin una marcacin

7-42

Recursos Humanos

7.7.5 Auditora
Objetivo Permite emitir un informe de las marcaciones de entradas y salidas por cada persona en un perodo determinado, con el objeto de mostrar los eventos que han sido modificados manualmente. Operatoria Al ingresar a este proceso el sistema desplegar una pantalla (ver Figura N1) donde se solicitar ingresar los parmetros necesarios para la emisin del informe.

Importante:
Las personas que se considerarn sern las vigentes al ultimo mes preparado (XXX/XXXX). Y si corresponde, que estn asociados en ese perodo al rea de Negocio y/o Centro de Costo seleccionados.

Figura N1

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar para la emisin del informe, el sistema sugerir el primer y ltimo da del mes preparado, las cuales pueden ser modificadas directamente, o bien a travs del botn . rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo: Indique el rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo a considerar para la emisin del informe. Esta informacin se puede digitar directamente, o seleccionarse desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo. Tambin se podrn considerar Todas las rea de Negocio, Centro de Costo y Grupo de Trabajo mediante la seleccin de la Caja de Chequeo ubicada a la derecha de cada opcin. Ordenado por: Indique N E/S: Seleccione mediante el botn de opciones si el informe ser ordenado por Ficha o por Fecha. Indique la cantidad de eventos de Entrada y Salida que desea imprimir, el mnimo a considerar es 1 y el mximo 9. Dependiendo de lo seleccionado, el informe se emitir con orientacin vertical (hasta 6 eventos) u horizontal (7 a 9 eventos).

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 2).

CONTROL DE ASISTENCIA

7-43

Figura N 2

Dentro de esta pantalla, el sistema listar las fichas vigentes que cumplan con los parmetros indicados. Para seleccionar la o las fichas a considerar en el informe, haga un clic sobre la deseada y luego seleccione el botn Agregar>. En caso que se desee considerar todas las fichas, habr que elegir el botn Todos>>. Para sacar una ficha de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas todas se usa el botn <<Todos. Adems, en la parte inferior podr indicar el nmero de copias a imprimir. Seleccionadas las fichas se activan los botones Atrs, permitiendo regresar a la pantalla anterior y OK, el cual tras ser seleccionado activa el botn Imprimir, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, pudiendo imprimir el informe en el monitor, la impresora o realizar la emisin al disco. En pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

7-44

Recursos Humanos

Informe de Auditora
EMPRESA DEMO - SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Informe de Auditora Desde 01/02/2000 Hasta 29/02/2000 Fecha Pgina : : 16/01/2006 1

rea de Negocio Centro de Costo Nombre Cargo

: 001 : 001

AREA 001 POR DEFINIR ADMINISTRACION Ficha AD001 Fecha Ingreso: 01/01/1999 R.U.T. 006.794.703-7

: LOPEZ MARTINEZ ALBERTO J. : ANALISTA SISTEMAS

Fecha

Ent 1

Sal 1

Ent 2

Sal 2

Mar 01/02/2000 Mie 02/02/2000 Jue 03/02/2000 Vie 04/02/2000 Sab 05/02/2000 Dom 06/01/2000 Lun 07/02/2000 Mar 08/02/2000 Mie 09/02/2000 Jue 10/02/2000 Vie 11/02/2000 Sab 12/02/2000 Dom 13/01/2000 Lun 14/02/2000 Mar 15/02/2000 Mie 16/02/2000 Jue 17/02/2000 Vie 18/02/2000 Sab 19/02/2000 Dom 20/01/2000 Lun 21/02/2000 Mar 22/02/2000 Mie 23/02/2000 Jue 24/02/2000 Vie 25/02/2000 Sab 26/02/2000 Dom 27/01/2000 Lun 28/02/2000 Mar 29/01/2000

M08:00 M08:30 M08:10 M07:00 M08:00 M06:00 M08:00 M07:30 M06:30 M08:00 M08:10 M14:00 M08:00 M08:00 M08:00 M08:00 M07:55 M07:45 M07:45 M08:00 M08:05 M08:08 M08:05 M08:00 M08:00 M07:55 M08:15 M08:30 M08:00

M12:30 M12:30 M12:30 M13:30 M13:30 M15:00 M13:29 M12:30 M13:00 M12:10 M12:29 M18:00 M13:00 M12:30 M12:45 M15:00 M12:35 M12:25 M12:33 M13:00 M12:45 M12:33 M12:35 M12:35 M13:00 M13:50 M12:45 M14:00 M12:45

M14:00 M15:00 M14:10 M14:00 M14:00 M15:30 M15:00 M14:30 M14:00 M14:00 M14:00

M20:00 M22:00 M20:25 M19:00 M18:00 M22:00 M22:00 M18:30 M20:00 M24:00 M18:30

M14:00 M14:00 M14:00 M16:00 M14:00 M14:00 M14:05 M14:30 M14:10 M14:00 M14:00 M14:05 M14:15 M14:10 M14:20 M14:01 M14:01

M18:00 M22:10 M18:30 M20:00 M18:30 M18:55 M19:30 M18:55 M18:15 M19:25 M19:01 M18:45 M18:35 M23:55 M23:00 M18:35 M18:36

A: E/S capturada desde Archivo R: E/S capturada desde Reloj F: E/S forzada M: E/S generada manualmente

______________________ V B Jefe Directo

______________________ VB Trabajador

CONTROL DE ASISTENCIA

7-45

7.8 Parmetros
Objetivo Permite definir los parmetros necesarios para trabajar con Control Horario. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla (ver figura N 1), donde deber definir la siguiente informacin: Figura N1

Da Laboral:

Hora de Inicio y Trmino del da laboral, viene predefinido por el sistema y ser desde las 00:00 a las 24:00.

Cierre de Da Laboral: Seleccione mediante el botn de opciones si definir el cierre del da laboral en forma automtica, es decir cuando un trabajador no realice la marcacin de salida, el reloj generar automticamente una Salida a las 24:00 y una Entrada a las 00:00, o No automtico para lo cual el sistema solicitar indicar horas de espera para cerrar da, sino se encuentra evento de Salida.

Consideracin:
Si la marcacin sobrepasa el margen indicado, se generar una Salida a las 24:00 y una entrada a las 00:00; de lo contrario, quedar slo la Salida ejecutada por la persona. Ejemplo: Da 01 Entrada 1 08:30 Salida 1 13:01 Entrada 2 17:50, si la siguiente marcacin que corresponde a una Salida es a las 08:29, y el margen corresponde a 10:00 hrs, quedar de la siguiente manera: Da 01 Entrada 1 08:30 Salida 1 13:01 Entrada 2 17:50 Salida 2 24:00 Da 02 Entrada 1 00:00 Salida 1 08:29 Por el contrario, si la Salida es a las 01:02, quedara de la siguiente manera: Da 01 Entrada 1 08:30 Salida 1 13:01 Entrada 2 17:05 Salida 2 01:02

7-46

Recursos Humanos

Horario Diurno / Nocturno: Seleccione mediante el botn de opciones si desea que el horario sea en forma Global o por Turno. Al optar por Global, el sistema solicitar indicar el horario diurno desde/hasta a considerar en formato hh:mm, el sistema calcular el horario nocturno, a partir de los ingresado en el horario diurno. Al optar por Turno, el sistema solicitar la informacin al momento de crear cada turno en la opcin Definicin de Trabajos de Grupos y Turnos. Consideraciones para eventos lmite de fechas Desde / Hasta: Si un evento (Entrada/Salida) tiene Entrada en un da y Salida en otro se considerar el evento dentro del: Da de la Entrada o del Da de a Salida, seleccione mediante el botn de opciones la opcin a considerar. Mrgenes para considerar. Seleccione la o las cajas de chequeo que preceden a los mrgenes de tiempo de holgura que desea considerar para: Atraso en la primera entrada, Atrasos en entradas, para entradas intermedias, Adelantos de salidas y/o Adelanto en la ltima salida. Cualquiera sea la opcin seleccionada, deber indicar si considerar un Margen General o por Turno. Al optar por General, el sistema solicitar el margen de tiempo de holgura a considerar en los atrasos de entrada y adelanto de salidas, este tiempo deber ser ingresado en formato hh:mm y ser vlido para todos los turnos creados y por crear. Al optar por Turno, el sistema solicitar la informacin al momento de crear cada turno en la opcin Definicin de Trabajos de Grupos y Turnos. Mrgenes para no considerar: Seleccione la o las cajas de chequeo que preceden a los mrgenes que desea dar para no considerar sobretiempo, pudiendo ser: Sobretiempo antes de la primera entrada, Sobretiempo antes de una entrada intermedia, Sobretiempo despus de una salida intermedia y/o Sobretiempo despus de la ltima salida. Cualquiera sea la opcin seleccionada, deber indicar si considerar el Margen General o por Turno. Al optar por General, el sistema solicitar el margen de tiempo deseado en formato hh:mm y ste ser vlido para todos los turnos creados y por crear. Al optar por Turno, el sistema solicitar la informacin al momento de crear cada turno en la opcin Definicin de Trabajos de Grupos y Turnos. Indicados los parmetros, seleccione el botn Guardar ( definida. ) desde la 2 Barra de Herramientas para grabar la informacin

CONTROL DE ASISTENCIA

7-47

7.9 Tablas
Objetivo Permite definir, modificar, eliminar o enviar a impresin los distintos relojes que se manejarn en la empresa, los das que sern festivos y los tipos de ausentismos justificados. Operatoria Al ingresar a este proceso, se despliega un submen con las siguientes opciones, las cuales se describen a continuacin: Figura N1

7.9.1 Relojes
Objetivo Permite definir, modificar, eliminar o enviar a impresin los distintos relojes que se manejarn en la empresa, e indicar la ubicacin fsica en la que se encuentra cada uno de ellos, y la puerta de comunicacin correspondiente. Operatoria Al seleccionar la tabla de Relojes, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando un Reloj
Al seleccionar el botn agregar, el sistema desplegar una nueva ventana (ver Figura N 1). Figura N 1

7-48

Recursos Humanos

En ella, deber indicar la siguiente informacin: Cdigo Reloj: Ubicacin: Reloj: Ingrese el cdigo que identifica el reloj. Indique el lugar fsico donde se encuentra el reloj. Seleccione mediante el botn de opciones, si el reloj ser definido como: MonoEmpresa: significa que el reloj es de uso exclusivo de esta empresa. MultiEmpresa: significa que este reloj es de uso compartido entre todas las empresas que tengan registrado este mismo Cdigo de Reloj, Marca Modelo y que est definido como Multiempresa.

Puerta de Comunicacin: Indique el puerto de comunicacin del computador al que se encuentra conectado el reloj. Maneja Ao: Seleccione mediante el botn de opciones, si el ao se maneja con dos o cuatro dgitos en la fecha que entregar el reloj.

Marca Modelo Reloj: Indique la marca y modelo del reloj a considerar para la conexin de informacin. Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Reloj pasa a formar parte de la base de datos del sistema, y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2 Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Relojes, dejando todo tal como estaba. Figura N 2

En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Reloj. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Reloj o Ubicacin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Reloj deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Reloj
Solo podr modificar la Ubicacin, Puerta de Comunicacin y la Cantidad de Dgitos del Ao. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente.

CONTROL DE ASISTENCIA

7-49

Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Reloj
Estando en la pantalla con la lista de Relojes, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Reloj seleccionado es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo datos de la Tabla

Estando en la pantalla con la lista de Relojes, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Tabla de Relojes
EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Fecha: Pgina: 05/09/2000 1

Tabla de Relojes
Reloj A B 1 2 Ubicacin Puerta Principal Puerta Posterior Reloj1 Reloj Puerto COM1: COM1: COM2: COM2: Dgitos Ao 4 4 4 4

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

7-50

Recursos Humanos

7.9.2 Festivos
Objetivo Permite definir, modificar, eliminar o enviar a impresin todos aquellos das que sern festivos del ao para el personal de la empresa.

Recomendaciones:
Antes de realizar este proceso, definir en el proceso Parmetros (captulo 10.8 de este manual) los mrgenes de tolerancia para adelantos, atrasos y sobretiempos, debido a que la generacin de festivos acta sobre cada uno de los turnos que hayan sido definidos. Antes de Agregar o Eliminar un Festivo, verifique que no tenga Eventos de Entrada o Salida ingresados.

Operatoria Al seleccionar la tabla de Festivos, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando un Festivo
Al seleccionar el botn agregar, el sistema desplegar una nueva ventana (ver Figura N 2). Figura N 2

En ella, deber indicar la siguiente informacin: Fecha: Indique la fecha correspondiente al feriado del ao, la cual podr ser digitada directamente, o bien seleccionada a travs del botn Motivo: .

Ingrese la descripcin del feriado, largo mximo 60 caracteres alfanumricos.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Feriado pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2 Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Festivos, dejando todo tal como estaba.

CONTROL DE ASISTENCIA Figura N 2

7-51

En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Feriado. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre la Fecha o el Motivo, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Feriado deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Feriado
Solo podr modificar el motivo del feriado. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Feriado
Estando en la pantalla con la lista de Feriados, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Reloj seleccionado es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo datos de la Tabla

Estando en la pantalla con la lista de Festivos, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

7-52

Recursos Humanos

Tabla de Festivos
EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Fecha: Pgina: 05/09/2000 1

Tabla de Festivos
Festivo 01/01/2006 14/04/2006 15/04/2006 12/06/2006 26/06/2006 Motivo Ao Nuevo Semana Santa Semana Santa CorpusChristi Santoral Catlico

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

CONTROL DE ASISTENCIA

7-53

7.9.3 Tipos Ausentismos Justificados

Objetivo Permite definir, modificar, eliminar o enviar a impresin tipos de ausentismos. Operatoria Al seleccionar la tabla de tipos de ausentismo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando un Tipo de Ausentismo

Al seleccionar el botn agregar, el sistema desplegar una nueva ventana (ver Figura N 2). Figura N 2

En ella, deber indicar la siguiente informacin: Cdigo: Descripcin: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el tipo de ausentismo a definir. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 4. Representa al nombre o descripcin del tipo de ausentismo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Tipo de Ausentismo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2 Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Ausentismos, dejando todo tal como estaba.

7-54 Figura N 2

Recursos Humanos

En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Tipo de Ausentismo. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Tipo de Ausentismo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Tipo de Ausentismo

Solo podr modificar la descripcin del tipo de ausentismo. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Tipo de Ausentismo

Estando en la pantalla con los Tipos de Ausentismos creados, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Reloj seleccionado es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo datos de la Tabla

Estando en la pantalla con la lista de Tipos de Ausentismos, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.

CONTROL DE ASISTENCIA

7-55

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Tabla de Tipos de Ausentismos

EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Fecha: Pgina: 05/01/2006 1

Tabla de Tipos de Ausentismos

Cdigo DEMO ENFE LICE PERM TRAB TRAM VIAJ Descripcin DEMOSTRACIN OFICINA DE CLIENTE ENFERMEDAD SIN LICENCIA LICENCIA MEDICA PERMISO POR ENFERMEDAD TRABAJO EN TERRENO TRAMITES PERSONALES VIAJE DE TRABAJO

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

7-56

Recursos Humanos

7.10 Generacin y Limpieza Ao de Trabajo Control de Asistencia

Objetivo Permite realizar la generacin de un nuevo Ao de Trabajo, actualizar el Calendario para un ao existente y limpiar los Eventos existentes de Entrada y Salida de un ao de trabajo. Operatoria Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (ver Figura N 1), donde podr optar por las siguientes opciones: Figura N1

Botn habilitado slo si opera como Central. Permite generar el calendario de trabajo, el sistema desplegar una ventana solicitando indicar el ao de proceso.

Sr. Usuario: No podr generar el calendario, si anteriormente no ha definido los turnos a considerar en el ao de proceso (captulo 10.1 de este manual), el sistema lo advertir por pantalla. Botn habilitado slo si opera como Central. Permite actualizar el calendario de los grupos/turnos que estn definidos, donde estarn las horas a trabajar y las distintas Entradas y Salidas definidas en cada turno por cada da del ao en proceso. Elimina los eventos y calendario del ao seleccionado. Abandona el proceso.

EVALUACIN DE DESEMPEO

8-1

8. Evaluacin de Desempeo
Objetivo Dentro de este proceso podr llevar un historial del empleado, en cuanto a los distintos eventos en que ha participado, generar informes del personal asociados a eventos en que hayan participado los empleados dentro de un perodo e ingresar tipos de Eventos o sucesos (cursos de capacitacin, seminarios, ferias, etc.) en los que podrn participar en un momento dado, los distintos empleados de la empresa. Operatoria Al seleccionar este proceso se presenta un men de bajada (ver Figura N 1), con las opciones que se describen a continuacin. Figura N1

La descripcin de dichos procesos se entrega a continuacin a travs de este captulo.

8.1. Registro de Eventos

Objetivo Permite llevar un historial del empleado, en cuanto a los distintos eventos en que ha participado, indicando en cada caso la fecha en que ocurri y una descripcin de lo que se estime necesario grabar. Esto es muy til por ejemplo, cuando se tienen conversaciones de evaluaciones de desempeo, as como para llevar un historial de los cursos tomados por el empleado, etc. Operatoria Al ingresar a este proceso por primera vez, se presenta una pantalla donde se debe indicar el cdigo de la ficha a la cual se le ingresarn los eventos. Una vez que sta es indicada, se despliega una ventana en modo Agrega, donde se sealan uno a uno los eventos asociados al empleado. Ver Figura N1. Figura N1

8-2

Recursos Humanos

Para ingresar un Evento tendr que sealar la fecha en que fue realizado, ya sea manteniendo la que proporciona el sistema o digitando la nueva. A continuacin ingresar el evento, digitndolo directamente o bien, obtenindolo desde la lista de Eventos que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este campo. Finalmente se selecciona el botn Grabar, para que quede registrado en la ficha del empleado en cuestin. Si el evento a Agregar NO se encuentra definido en el sistema, se debe ingresar su descripcin y cuando en pantalla aparezca el mensaje que confirma si se desea Agregar, responder en forma afirmativa. Cuando esto ocurre se presenta la pantalla de la Tabla de Eventos, a la espera del ingreso del nuevo cdigo (Ver Apndice D. Tablas, en el punto correspondiente a Eventos, ya que el procedimiento a seguir es el mismo que all se indic). En la medida que los eventos van siendo asignados al empleado, se van desplegando en una lista en la pantalla, la cual permanece al cancelar el modo Agrega. En este momento se activa la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B. Barras de Herramientas), que permite Agregar, Modificar o Eliminar eventos al empleado que est en pantalla. Ver Figura N2. Figura N2

Esta es la misma pantalla que aparece al ingresar a cualquier ficha a la cual se le hayan definido eventos con anterioridad y el procedimiento a seguir es el mismo. Ya sea que se desee Modificar o Eliminar Eventos en una Ficha, se presenta una pantalla similar a la de la Figura N1, con la informacin del evento correspondiente.

EVALUACIN DE DESEMPEO

8-3

8.2 Listado Paramtrico de Eventos

Objetivo Generar informes del personal asociados a eventos en que hayan participado los empleados dentro de un perodo. Por ejemplo: Emitir un reporte de todos los empleados que hayan participado en Cursos de Capacitacin entre el 01/01/90 y el 31/12/96. Los Eventos se crean en el proceso Tipos de Eventos, que aparece en el men Remuneraciones, Tablas, que se describe en el Apndice D Tablas y se asocian a los empleados en el proceso Registro de Eventos del men Remuneraciones. Operatoria La operatoria de este proceso es similar a la indicada en el proceso Listado Paramtrico del Personal, por lo tanto solicitamos referirse a l para continuar. La nica salvedad que este informe tiene con respecto al de Personal es que adems se debe sealar el Tipo de Evento y el rango de fechas a considerar, para hacerlo selectivo. (Ver Figura N1). Figura N1

A continuacin se presenta un informe ejemplo:

Informe Listado Paramtrico de Eventos

EMPRESA DEMO - SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 CAPACITACION DEL PERSONAL (Fecha Desde : 01/01/2000 rea de Negocio Centro de Costo Cdigo Ficha VE001 VE002 VE003 VE004 VE005 VE006 VE007 VE100 VE200 : : Nombre TORRES BENAVIDES LIDIA MATURANA VARGAS ENRIQUE PAREDES SUAZO JOSE R. CRUZ ALAMOS PEDRO MUOZ PAREDES LILIAN SOLIS PEA CARMEN L. SALINAS FREIRE JORGE T. MATTA CUMMINGS JORGE F. LAGOS ULLOA FELIPE D. Todas las reas de Negocio Todos los Centros de Costo Sueldo Base 275.000 720.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 1.560.000 1.350.000 Fecha Hasta : 22/02/2000) Fecha Pgina Mes de Proceso : 31/01/2001 : 1 : Febrero 2000

8-4

Recursos Humanos

8.3 Tipos de Eventos

Objetivo Permite la codificacin y mantencin de los tipos de Eventos o sucesos (cursos de capacitacin, seminarios, ferias, etc.) en los que podrn participar en un momento dado, los distintos empleados de la empresa. Esto permitir llevar un historial de lo ocurrido con el empleado durante su vida laboral. El ingreso de los eventos en que hayan participado los empleados, se efecta en la opcin Registro de Eventos, que se presenta en el men Evaluacin de Desempeo. Operatoria El procedimiento a seguir para el ingreso de Eventos, es el mismo que se explica en el Captulo Centros de Costo. Les solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo para los Eventos tiene un largo mximo de 3 caracteres alfanumricos y la Descripcin de 40.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Tabla de Tipos de Eventos

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: Pgina:

08/09/2000 1

TIPOS DE EVENTOS
Cdigo 001 002 003 004 005 006 Descripcin TECNICAS DE VENTAS MANEJO DE WINDOWS CURSO DE SEGURIDAD CURSO DE ATENCIN TELEFONICA CURSO DE AUDITORIAS COMPUTACIONALES CURSO DE CONTABILIDAD BASICA

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

SUCURSALES

9-1

9. Sucursales
Objetivo Permite la captura y traspaso de informacin, tanto desde la central a las diferentes sucursales, como de las sucursales a la central. - Para la Central, cada vez que un cdigo de tabla (ej. AFP) sea eliminado en la central y se traspase a la sucursal, este cdigo ser eliminado de la sucursal (si previamente ya haba sido traspasado), al momento de realizar la captura de informacin generada en la central. - Para la Sucursal, al capturar los cheques generados en la sucursal se verificar que las cuentas asociadas a los cheques existan en el plan de cuentas de la central. De no ser as, no se capturar el cheque y se generar un archivo de logger de errores explicando el problema. Operatoria Al ingresar se despliega una pantalla, con 2 carpetas, donde podr optar por: - Exportar datos a Sucursales, si se encuentra en la Central, o a la Central si se encuentra en una Sucursal.- Importar desde sucursales si se encuentra en la Central, o desde la Central si se encuentra en una Sucursal. Ver Figura N 1. Figura N 1

Segn donde se encuentre trabajando, en la Central o Sucursal, variar el ttulo de estas carpetas, pero su aplicacin ser similar en ambos casos.

Carpeta Exportar a Sucursales

Permite el traspaso de informacin desde la central a las sucursales que cuentan con Recursos Humanos remoto y viceversa. Dentro de esta carpeta deber seleccionar el mes/ao en el cual se encuentra la informacin que desea exportar, el cual se obtiene desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.

9-2

Recursos Humanos

Consideraciones:
Lo primero que deber verificar es que la versin de la Base de Datos enviada desde la central, corresponda a la versin de la Base de Datos que est manejando la sucursal. Chequear que por lo menos haya un mes preparado; de no ser as, el sistema desplegar un mensaje indicando la situacin y no se podr continuar con la exportacin. Las tablas que por ficha manejan valores para los 24 meses del perodo de Remuneraciones, se traspasarn todos los campos. En la sucursal podr crear las fichas que desee, an cuando la central no haya enviado todava el Modelo de Clculo. En la tabla de Variables por Persona se traspasar informacin slo de los dos ltimos meses. La Tabla de Cheques traspasar informacin de los dos ltimos meses preparados, verificando si el presupuesto caja que trae existe en la central. Adems, el sistema comprobar si la cuenta de la central exige presupuesto de caja o no. Si no existe el presupuesto en la central an al ser exigido y el archivo de traspaso no lo trae, esta informacin no ser traspasada. Se traspasar la tabla que considerar una nueva carpeta llamada Ms Informacin, la cual es capturada por la Central, esta tabla contiene toda la informacin de los archivos de la carpeta.

El sistema traspasar a las sucursales las siguientes tablas: Parmetros, reas de Negocios, Centros de Costos, Impuestos, AFP, Isapres, Caja de Compensacin, INE, Atributos, Banco/Sucursal, Monedas y Equivalencias, Ciudades, Comunas, Eventos, Estudios Superiores, Cargos, Detalle de Billetes/Monedas, Modelo de Clculo, Constantes del Mes, Variables exigidas por el Sistema y Tipos de Prstamos. Se asumir el mes de trabajo actual de Recursos Humanos para el traspaso de valores de las tablas de Constantes del Mes y de Variables Exigidas. Indicado el mes y ao, podr optar por continuar con el proceso mediante la seleccin del botn Iniciar Exportacin (ver Figura N 2), o bien por abandonarlo a travs del botn Salir. Figura N 2

Dentro de esta pantalla deber indicar si el destino de la informacin ser un directorio de datos o un correo electrnico: Exportar a un Directorio Al optar por esta alternativa, tendr que indicar el directorio hacia el cual se realizar el traspaso de los datos, que posteriormente se enviarn a la sucursal o a la central segn corresponda, ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que se presenta a la derecha de este campo.

SUCURSALES

9-3

A continuacin podr optar por volver a la pantalla Anterior, avanzar a la Siguiente, o bien Cancelar el proceso, a travs de la seleccin de los botones respectivos. Al continuar se lleva a cabo la exportacin de los datos, desplegndose una pantalla donde el sistema va presentando un informe que muestra todos los archivos que estn siendo traspasados. Al finalizar se presenta una ventana indicando el trmino del proceso. Para cerrarla, tendr que elegir el botn Aceptar, quedando la pantalla del informe con el resultado del traspaso (ver Figura N3). Figura N 3

La informacin aqu desplegada, podr ser enviada al Block de Notas a travs del botn Enviar a..., desde donde podr ser almacenada para su uso posterior, ya sea para anlisis o consultas. Al trmino de la exportacin por esta va, tendr que elegir el botn Finalizar. Traspaso al Correo Permite enviar por correo un archivo con los datos a traspasar. Al optar por esta alternativa, tendr que sealar la direccin de correo (e-mail) a la cual ser enviado, y luego seleccionar el botn Siguiente. Tras lo anterior se abre Outlook mostrando el destinatario y el archivo atachado para que sean enviados. Finalizado el envo, se presenta un mensaje indicando que la exportacin ha terminado. Para salir de ella tendr que seleccionar el botn Aceptar, con lo cual se despliega la ventana con el Resultado de la Exportacin, al igual que en el caso del traspaso a un directorio y el proceso a seguir es exactamente igual.

Carpeta Importar desde Sucursales o desde la Central

Este proceso opera en forma inversa al anterior, es decir permite capturar informacin proveniente desde las distintas sucursales que cuentan con Recursos Humanos remoto en la central, y capturar informacin proveniente de la central en las sucursales.

9-4

Recursos Humanos

Al optar por esta carpeta, el sistema advertir que previo a iniciar el proceso, deber respaldar la informacin con el fin de contar con ella ante un trmino anormal. Una vez respaldada la informacin, podr optar por continuar con el proceso mediante la seleccin del botn Iniciar Importacin, o por abandonarlo a travs del botn Salir.

Consideraciones:
Al capturar la tabla de impuestos y la tabla de constantes del mes en la Central, deber verificar si hay diferencias entre la informacin que ella maneja y la de la sucursal. Si hay diferencias, se grabar un mensaje en el loger de errores indicando el problema, la informacin de estas tablas no se graba en la central, slo se usa para verificar la consistencia de la informacin entre la sucursal y la central. De la tabla Variables de Fichas, se eliminar la informacin de los meses que vienen informados como parmetros y que corresponden a los dos ltimos meses preparados de la central, procediendo a capturar toda la informacin que fue generada en la sucursal. Si uno de los meses que viene como parmetro corresponde a uno de los dos ltimos meses preparados de la central, slo ese mes se capturar.

De continuar, el sistema vuelve a confirmar si cuenta con el respaldo. Una respuesta negativa lo regresa a la pantalla anterior, mientras que una afirmativa har que se presente la pantalla de seleccin de archivos (ver Figura N 4), donde tendr que indicar el directorio y nombre del archivo a capturar, el cual fue generado al momento de efectuar la exportacin. Figura N 4

Si luego de haber efectuado esta operacin todo est conforme, se despliega una ventana que muestra los antecedentes de la empresa. Ver Figura N 5

SUCURSALES Figura N 5

9-5

Esta ventana se presenta slo a modo de consulta, ya que no podr ser modificada. Desde aqu podr optar por Cancelar el proceso o continuar a travs de la seleccin del botn Siguiente, donde tendr que reconfirmar la importacin. Adems, tendr la opcin de indicar si al capturar desea o no que los registros que se repitan, sean reemplazados por los recuperados, lo que se consigue a travs de la seleccin del botn de chequeo que aparece bajo los antecedentes del Representante Legal. De continuar, el sistema lleva a cabo la lectura de los datos a importar, presentando una barra que va mostrando el estado de avance de la importacin. Al finalizar se despliega una ventana con el Resultado de la misma (ver Figura N 6). Figura N 6

En caso que una base de datos haya sido recuperada con error, al hacer clic sobre ella se despliega el detalle del error en la ventana que aparece bajo la lista de tablas y adems se activa el botn Enviar a, el cual tras ser elegido, genera un documento con el detalle respectivo, de tal forma que pueda ser almacenado para su posterior anlisis y solucin. Al salir de la ventana donde se describe el error, el sistema regresa a la pantalla del Resultado de la Importacin, donde tras pulsar el botn Finalizar se despliega la carpeta de importacin, en la cual tendr la opcin de salir del proceso o bien efectuar el proceso de insercin de los datos, lo cual significa que los antecedentes capturados sern insertados a los existentes en Recursos Humanos.

9-6

Recursos Humanos

El sistema desplegar un mensaje solicitando respaldar la informacin, con el fin de contar con ella ante un trmino anormal. Finalizado el proceso, sea cual sea el resultado de la captura, el sistema lo informa a travs de un mensaje en el monitor Para abandonar este proceso, seleccione el botn Salir.

APENDICE A

A-1

Apndice A. Operacin Bsica

Este Apndice est destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos smbolos (o botones) que aparecen en las pantallas de los sistemas Softland, el cmo operar frente a los mens de opciones que en ellos se presentan y la descripcin de los parmetros que aparecen en la Lnea de Estado de un sistema. El modo de operar con los smbolos y mens en cualquiera de los sistemas Softland es similar, pero los resultados obtenidos obviamente sern acordes al sistema que est en uso, por esta razn hemos utilizado variados ejemplos de los distintos sistemas que conforman esta lnea.

A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones. Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc. Dentro de ellos tenemos:

Caja de chequeo

Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta. Cuando la Caja de Chequeo est desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando est activa aparece con un "a" o con una "X", tal como se muestra en estas figuras. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace click sobre el botn izquierdo del mismo. Un ejemplo de este botn puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha Cliente", donde la seleccin de esta caja permitir clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado, Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Ficha de Productos" de Inventario y Facturacin, donde un tem podr ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la siguiente figura:

A-2

Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe elegir slo una de ellas. Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic sobre el botn izquierdo del mismo. Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como muestra la siguiente figura:

Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y Presupuestos, donde este botn se utiliza para indicar varios parmetros, como son: tipo de Plan de Cuentas, cantidad de reas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un Rango de ellas.

APENDICE A

A-3

Flechas Incremento/Decremento

Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo. Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a considerar en el informe.

Botn de Listas Desplegables

A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin, para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos. Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo. Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.

A-4 Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este botn.

Barras de desplazamiento

Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente. Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente figura:

Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.

APENDICE A

A-5

Botn de Registro Seleccionado

Este botn se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista de datos. Para seleccionar un registro, se hace click sobre l y este botn se desplaza automticamente al registro elegido. En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botn aparecer slo en el primero de ellos. Es importante tener en cuenta que la seleccin de varios registros continuos se efecta manteniendo pulsada la tecla Shift ( ), mientras se hace clic sobre el primer y ltimo registro del rango a considerar. Para el caso de la seleccin de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl ( ), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar. Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorera, podr seleccionar cualquier Auxiliar y este botn aparecer automticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente figura:

Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos, donde podrn ser seleccionadas una o ms variables, ya sean continuas o alternadas:

A-6

Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn. Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su izquierda.

Para abandonar la bsqueda, se utiliza el botn Salir.

Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la siguiente figura:

Adems, seleccionando el botn de opciones podr considerar si desea que la bsqueda comience con el cdigo o descripcin ingresado, o bien que contenga parte de ellos en la bsqueda, junto a esto se encuentran activos los siguientes botones:

Muestra los siguientes cdigos una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por". Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.

APENDICE A

A-7

Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.

Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente. Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo realizar la Seleccin del Registro requerido.

Botones no implementados por el momento.

Regresa a la pantalla anterior.

Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2 Barra de Herramientas.

A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede acceder para llevar a cabo distintos procesos en un sistema Softland. La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar. Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.

Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento. A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas Softland:

A-8 Contabilidad y Presupuestos

Clientes y Cobranzas

Proveedores y Tesorera

Inventario y Facturacin

Recursos Humanos

Cotizaciones y Notas de Venta

Puntos de Venta Sucursales

Ordenes de Compras

Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.

APENDICE A

A-9

A.3 Barra de Estado

Esta Barra de Estado se presenta en la parte inferior de todos los sistemas Softland y permite mantenerse informado acerca de la empresa sobre la cual est trabajando, el directorio en el cual se encuentra y el nombre del usuario que est activo.

A.4 Manejo de Matrices

Las matrices son una especie de planillas que nos presentan la informacin organizada en filas y columnas. En muchas de ellas, Ud. podr realizar diferentes funciones, tal como se muestra en la siguiente Figura.

Caractersticas que presentan las matrices:

Seleccin de una fila o una columna completa Ordenamiento alfabtico o numrico, ascendente o descendente. A una fila seleccionada, pulsado el botn derecho y dependiendo del proceso y sistema en que se encuentre podr: agregar, modificar, eliminar, consultar, exportar, imprimir o ver la informacin desplegada.

A-10

A.5 Teclas de Acceso Rpido

CONTROLES GENRICOS
CONTROL Texto doble Control de Teclado En cualquier parte donde aparezca el control de la figura y desee buscar un registro coloque parte de la descripcin (o buscar en blanco) y luego presione F3 o Control + B. -Para avanzar campo a campo TAB -Para retroceder campo a campo MAYUS+TAB -Para avanzar al Siguiente, avanzar al botn siguiente y presionar BARRA ESPACIADORA -Para aceptar el registro seleccionar debe presionar ALT+S -Si desea otras opciones de bsqueda presionar ALT+O -Para abandonar la bsqueda presionar ALT+V

ComboBox, en cualquier parte donde aparezca un objeto como este, al estar posicionado sobre l se despliegan sus datos presionando las teclas ALT+Flecha Abajo, una vez desplegados se puede seleccionar con las teclas Flecha Arriba o Flecha Abajo, cuando ya se est posicionado sobre el registro que se requiere se presiona ENTER.

Teclas de desplazamiento y acceso a Men

ALT o F10: ALT+letra subrayada en el men: ALT+Barra espaciadora: ALT+F4: Seleccionar el men de la ventana Activa Para moverse dentro del men se hace con las flechas (derecha, izquierda, arriba y abajo) Selecciona la opcin de Men subrayada con dicha letra Mostrar el men de Sistema de la ventana activa Cerrar la ventana activa

APENDICE A

A-11

PROCESOS
MANTENCIN DE BOLETAS PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado Accin Para avanzar entre campo y campo. TAB o ENTER: Para retroceder entre campo y campo. SHIFT+TAB: Para acceder a un botn que tiene un letra subrayada Ejemplo: se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D Agrega un nuevo documento Modifica un documento seleccionado en modo consulta Elimina un documento seleccionado en modo consulta Imprime el documento seleccionado Graba el documento seleccionado Salir de la mantencin de Boletas Para grabar e ingresar los pagos del documento Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

F7: F2: F4: F11 o ALT+I: F12: F9: ESC:

Seleccionar Cdigo de Producto Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC. Aplicar un descuento lineal Para desplegar los Tipos de Tarjeta presionar Alt+Flecha abajo, una vez que se despliegan seleccionar con flecha arriba o flecha abajo. Para seleccionar Tipo de Tarjeta de Crdito

A-12

MANTENCIN DE FACTURAS - PUNTO DE VENTAS

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo. Ejemplo: Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Salir se debe presionar Alt + S Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + M Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Imprimir se debe presionar Alt + I Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y F7: F2: F4 F11 o ALT+I: F12: F9: ESC: Barra espaciadora, habilita el check Buscadores : F3, F8, Control B ( Para todas estas alternativas ) Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Agrega un nuevo documento Modifica un documento seleccionado en modo consulta Elimina un documento seleccionado en modo consulta Imprime el documento seleccionado Graba el documento seleccionado Salir de la mantencin de Facturas - Para grabar e ingresar los pagos del documento - Salir de las opciones anexas

APENDICE A Alt + Flecha Abajo ( Para todas estas alternativas ) Estado Factura

A-13

Cdigo Producto Consulta Stock

Consulta Stock

Cuando el producto maneje: Pieza, color, partida, vencimiento.

Aplicar descuento

Para seleccionar tipo de tarjeta

A-14

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - PUNTO DE VENTAS

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Alt + fecha hacia abajo: Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo.

Buscador: Control + B ( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check Esc: Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-15

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - PUNTO DE VENTAS

Control de Teclado Para avanzar entre campo y campo. TAB o ENTER: Para retroceder entre campo y campo. SHIFT+TAB: Alt + fecha hacia abajo: ( para todas estas opciones ) Accin

Buscador Control + B ( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Barra espaciadora, habilita el check Esc: F2: para modificar detalle Para salir de las opciones anexas

A-16

EMISIN VALES DE VENTA - PUNTO DE VENTAS

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Buscador Control + B Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo.

Alt + fecha hacia abajo: ( para todas estas opciones )

Consulta Productos

Consulta Stock

Aplicar descuento F2 para modificar detalle Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT + Letra subrayada. F7: F2: F4: F11: F12: F9:

Para acceder al botn Descuento se debe presionar Alt + D Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O Agregar un nuevo documento Modificar un documento seleccionado en modo consulta Elimina un documento Imprime el documento seleccionado Graba el documento seleccionado Salir de la mantencin de Vales de ventas

APENDICE A

A-17

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - INVENTARIO Y FACTURACION

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Alt + fecha hacia abajo: Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo.

Buscador Control + B ( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check Esc: Para salir de las opciones anexas

A-18

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - INVENTARIO Y FACTURACION

Control de Teclado Para avanzar entre campo y campo. TAB o ENTER: Para retroceder entre campo y campo. SHIFT+TAB: Alt + fecha hacia abajo: ( para todas estas opciones ) Accin

Buscador Control + B ( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C Barra espaciadora, habilita el check Esc: F2 para modificar detalle Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-19

MANTENCIN DE FACTURAS INVENTARIO Y FACTURACION

Control de Teclado Para avanzar entre campo y campo. TAB o ENTER: Para retroceder entre campo y campo. SHIFT+TAB: Buscador Control + B ( para todas estas opciones ) Accin

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn

Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada

Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N Para acceder al botn Cancelar se debe presionar Alt + C

Barra espaciadora, habilita el check Alt + fecha hacia abajo ( para todas estas opciones )

Aplicar descuento F2 para modificar detalle

A-20

MANTENCIN DE COMPROBANTES CONTABLES

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT + TAB: Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo. Por ejemplo: - Para grabar el comprobante contable ALT + G: - Para grabar el comprobante contable e imprimir ALT + I: - Para buscar documentos pendientes de pago ALT +B: F9 (Botn de la Toolbar) Salir de Comprobante Contable: F7 (Botn de la Toolbar) Agregar un Comprobante Contable: F11 (Botn de la Toolbar) F2 (Botn de la Toolbar) F4 (Botn de la Toolbar) Para ingresar con el teclado ALT + Fecha Hacia Bajo Imprimir un Comprobante Contable: Modificar un Comprobante Contable: Eliminar un Comprobante Contable: Ejemplos: - rea de Negocio: - Mes de Trabajo: - Periodo Contable: - Tipo de Comprobante: - Descripcin Comprobante: - Cuenta Contable:

- Flujo de Efectivo (Solo Cta. Con este atributo):

- Descripcin Movimientos Cuenta Contable:

F3 ALT + Letra en detalle del Comprobante:

- Ingreso a Bsqueda de Comprobantes - Aceptar: - Cancelar:

APENDICE A

A-21

MANTENCIN DE NOTAS DE VENTA

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo. Ejemplo: Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC. Aplicar un descuento lineal F2: Para modificar el detalle del Producto

COTIZACIONES DE NOTAS DE VENTA

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo. Ejemplo: Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC. Aplicar un descuento lineal F2: Para modificar el detalle del Producto

A-22

MANTENCIN DE ORDENES DE COMPRA

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Para acceder a un botn que tiene una letra subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada. Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo. Ejemplo: Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo Seleccionar Cdigo de Producto Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente ESC. Para asignar un centro de costo lineal presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo. Seleccionar centro de costo lineal F2: Para modificar el detalle del Producto

Aplicar un descuento lineal

SOLICITUD DE ORDENES DE REQUISICIN

Control de Teclado TAB o ENTER: SHIFT+TAB: Accin Para avanzar entre campo y campo. Para retroceder entre campo y campo. Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto F7: F2: F12: F4: F9:

Agregar una Solicitud requisicin Modificar Solicitud requisicin Graba Solicitud requisicin Eliminar Solicitud requisicin Salir de la opcin

APENDICE B

B-1

Apndice B. Barras de Herramientas

Este Apndice est destinado a describir lo que son las Barras de Herramientas y su aplicacin. Para comenzar, diremos que las Barras de Herramientas aparecen en todos los sistemas de la lnea Softland y corresponden a un grupo de botones que se clasifican segn las operaciones que llevan a cabo. La mayora de estas herramientas representan procesos del sistema que se pueden acceder a travs de opciones de men, pero que mediante estas herramientas se efectan de una manera ms directa. Existen tres Barras de Herramientas que son comunes a todos los sistemas de la lnea Softland y, una cuarta que es propia de cada uno de ellos. Las herramientas que son comunes, pueden ser utilizadas por ejemplo, para consultar informacin acerca del sistema que est siendo utilizado, realizar operaciones con los registros de datos y para crear o abrir una empresa; mientras que las que son propias de cada sistema le servirn por ejemplo, para: Consultar el stock de un determinado producto en Inventario y Facturacin, Consultar una Nota de Venta en Cotizaciones y Notas de Venta, Emitir un Balance Tributario en Contabilidad y Presupuestos, Emitir Boletas en Puntos de Venta Sucursales, etc. Los botones de cualquier Barra de Herramientas de un software Softland estarn activos cuando sean desplegados a todo color; mientras que estarn desactivados cuando se presenten en color gris. Dado lo prctico que resulta su utilizacin, a continuacin describimos una a una estas Barras y los botones que forman parte de ellas:

B.1 1 Barra de Herramientas

Esta Barra aparece en la parte superior de la pantalla, cargada un tanto a su derecha. Los botones que en ella aparecen permiten realizar aplicaciones variadas, las cuales son descritas a continuacin:

Llave:

Se activa solamente cuando se ha seleccionado una empresa. Esta herramienta puede ser utilizada de dos formas, una directamente haciendo clic sobre la parte donde aparece la llave y otra sobre la flecha que indica hacia abajo. Bajo estos dos casos podr: 1. 2. Realizar la Definicin de Usuarios. Presentar las opciones que permiten administrar la Seguridad de acceso al sistema.

Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "2. Administracin de Seguridad".

B-2

Calculadora:

Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir pulsar Alt + F4.

Informacin del Sistema:

Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn "Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en caso de solicitar soporte acerca de su sistema. Para salir se usa el botn OK.

Ayuda:

Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.

Conexin WEB:

Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del acceso a Internet.

B.2 2 Barra de Herramientas

Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso o impresin de datos. La aplicacin de estos botones es la siguiente:

APENDICE B

B-3

Imprimir:

Esta herramienta permite emitir informacin, ya sea al disco, pantalla o impresora. Al hacer clic sobre la imagen de la impresora que aparece dentro de este botn, el sistema asume una impresin directa al papel; mientras que al elegir la flecha indica hacia abajo que aparece a la derecha de este mismo botn, se podr optar por la emisin del informe a la Pantalla, el Disco o la Impresora. Al elegir la opcin Imprimir a Pantalla, el informe se visualiza en el monitor, tal como se muestra en la (Figura 1). Figura 1

Cualquier informe de la lnea Softland que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta. Los botones que aparecen en esta ventana son:

Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la direccin de aquel que se seleccione.

Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.

Cierra el informe, regresando a la pantalla anterior. Ampla o disminuye el tamao del informe que se est visualizando en pantalla. Tiene tres tamaos: grande, mediano y pequeo.

B-4

Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir. Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que el proceso sea realizado. En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan definidos como encabezados. Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin (Figura 2). Figura 2

Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows: Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias. Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y 1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal. Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar", donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado (Ver Figura 3). Figura 3

Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas.

APENDICE B

B-5

Correo Electrnico:

Esta herramienta permite la conexin con Microsoft Outlook

Excel:

Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.

Agrega:

Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin. Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la siguiente Figura:

Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro. Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir, Cancelar o Volver.

Modifica:

Esta herramienta permite modificar registros de datos. Para llevar a cabo este proceso, se selecciona aqul registro que va ser modificado y luego se elige este botn. A continuacin se presenta el registro con los campos de datos, para que se efecten los cambios requeridos. Para finalizar la modificacin y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual el cambio queda registrado en el sistema Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir, Cancelar o Volver.

B-6

Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos. Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema Softland que est en uso.

Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya sea nueva o modificada.

Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.

B.3 3 Barra de Herramientas

Se presenta al lado superior izquierdo de la pantalla. A travs de ella podr acceder a los siguientes botones:

Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 1 de este manual. Ver la siguiente Figura:

APENDICE B

B-7

Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema Softland en que se est trabajando. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el Captulo 3 de este manual. Ver la siguiente Figura:

B.4 4 Barra de Herramientas

La cuarta Barra de Herramientas aparece slo en algunos sistemas Softland, y es propia de cada uno de ellos, es decir que dispone de botones orientados a procesos especficos por cada sistema, aunque en algunos casos hay botones que son comunes. El objetivo de esta Barra es permitir un acceso rpido a determinados procesos, ya que basta con hacer un clic sobre el botn deseado y el proceso es activado inmediatamente. A continuacin presentamos las distintas Barras de Herramientas, de los sistemas Softland:

Contabilidad y Presupuestos

Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Auxiliares.

B-8

Comprobantes:

Accede directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Comprobantes.

Consulta de Resultados:
Accede la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Clasificado y Estado de Resultado.

Equivalencias:

Accede la ventana de Monedas, permitiendo el ingreso de registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Monedas y Equivalencias que aparece en el men Digitacin Tablas, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Monedas y Equivalencias.

Balance Tributario:

Accede la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo. Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance Tributario.

Libro Mayor:
Accede la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro. Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro Mayor, Caja.

Libro Diario:

Accede la ventana del Libro Diario, permitiendo la emisin de dicho Libro. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Libro Diario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de Comprobantes.

APENDICE B

B-9

Inventario y Facturacin

Ficha del Producto

Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Inventario y Facturacin.

Consulta de Stock:

Accede directamente la ventana Consulta por Stock de producto. Este botn cumple la misma funcin de la opcin por Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe en el Captulo por Stock del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Entrada:
Accede la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Salida:
Accede la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.

Factura en Lnea:
Accede la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.

Facturacin por Lotes:

Accede la ventana Asistente de Facturacin, permitiendo facturar por Lotes todas aquellas Guas de Despacho pendientes de ser facturadas. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Facturacin por Lotes que aparece en el men Ventas, la cual se describe en el Captulo Facturacin por Lotes del manual de Inventario y Facturacin.

B-10

Ficha de Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs del cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.

Cotizaciones y Notas de Venta

Ficha del Producto:

Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Cotizaciones:
Despliega la ventana de ingreso de Cotizaciones. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Nota de Venta:
Despliega la ventana de ingreso de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Consulta Stock:
Accede directamente la ventana Consulta de Stock Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Formulario 2:
Botn no implementado en esta versin.

Formulario 3:
Botn no implementado en esta versin.

APENDICE B

B-11

Estado de Cuenta Clientes:

Despliega directamente la ventana del Estado de Cuenta de Clientes. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Estado de Cuenta de Clientes que aparece en el Men de Consultas, la cual se describe en el Captulo Estado de Cuenta de Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Clientes:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros, descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Recursos Humanos

Fichas

Permite el acceso al proceso Fichas, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Fichas que aparece en el men Ficha, descrita en el Captulo Personal del manual de Recursos Humanos.

Ingreso por Ficha

Acciona el acceso al proceso Ingreso por Ficha con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso por Ficha que aparece en el men Valores Mes, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Ingreso de Prstamos

Permite el acceso al proceso Ingreso de Prstamos, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Prstamos que aparece en el men Ingreso de Prstamos, descrita en el Captulo Cuentas Corrientes del manual de Recursos Humanos.

B-12

Clculo de Remuneraciones

Permite el acceso al proceso de Clculo de Remuneraciones, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clculo de Remuneraciones que aparece en el men Remuneraciones, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Formulario de Pago

Permite el acceso al proceso Emisin Formulario de Pago, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Formulario de Pago que aparece en el men Pagos, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Boletas de Honorarios

Permite el acceso al proceso Emisin de Boletas de Honorarios. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Boletas de Honorarios que aparece en el men Boletas de Honorarios, descrita en el Captulo Remuneraciones, permitiendo la generacin de Boletas de Honorarios, las cuales pueden ser solicitadas para el Global de la empresa, en forma Masiva o bien para un empleado en particular.

Emisin de Cheques

Permite el acceso al proceso Emisin de Cheques, con todas sus opciones. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Cheques que aparece en el men Pagos, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Cumpleaos...

Permite conocer los Cumpleaos del personal por Da, Semana o Mes vigente. Usted podr enviar un mensaje de saludo a quien o quienes estn de cumpleaos. El mensaje se define a travs del botn Definicin Mensaje y luego al hacer clic dentro de la celda de Nuevo e-Mail, podr despacharlo. Adems usted cuenta con la opcin de enviar un correo informativo en forma grupal, por ejemplo, informando los cumpleaos del mes a todo el personal de la empresa, a un rea determinada, etc., a travs del botn e-mail Global.

Puntos de Venta Sucursales

Boleta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Boletas. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

APENDICE B

B-13

Factura:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Facturas. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Vale de Venta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Vales de Venta. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Clientes:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Apertura y Cierre de Caja:

Permite el acceso al proceso de Apertura y Cierre de Caja. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Apertura y Cierre de Caja que aparece en el men Cajas, descrita en el Captulo Apertura y Cierre de Caja del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Administracin de Impresin:
Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos, descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Ordenes de Compras

Ordenes de Compra:
Permite el acceso al proceso de Ordenes de Compras. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.

Proveedores:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares. Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros, descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.

B-14

Productos:
Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos. Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.

Aprobacin/Desaprobacin Manual:
Botn no implementado en esta versin.

Activo Fijo

Ficha de Activo:
Permite la generacin de Fichas de Activos de la empresa, lo que le permitir llevar un exhaustivo control acerca de las ubicaciones y traslados de los activos.

Consulta de Activo Fijo:

Permite consultar los activos registrados en el sistema, en base a su estado (Vigente, de baja o ambos).

Planificacin de Mantenciones por Activo Fijo:

Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos.

Planificacin por Tipo de Mantencin:

Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos, donde deber seleccionar uno de los tipos de mantencin ingresados en la opcin de ingreso de tipo de mantenciones.

Mantenciones Realizadas por Activo:

Permite ingresar las mantenciones realizadas a un Activo Fijo.

APENDICE C

C-1

Apndice C. Administrador Base de Datos SQL

Antes de crear la empresa en su sistema Softland, usted tendr que crear una base de datos SQL, conforme a lo siguiente: Los pasos 1, 2 y 3 deben realizarse en el servidor de datos en forma exclusiva. 1.2.Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log de transacciones. Crear un login y un usuario Softland que acceda a la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas, triggers, ndices, etc. Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos. Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4 respectivamente. 3.4.En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada. El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource. Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.

Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra Area de Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas Softland en SQL Server. Solicite la atencin de uno de nuestros Ejecutivos Comerciales al: 3889000

APENDICE D. TABLAS

D-1

Apndice D. Tablas
Objetivo Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas de la lnea Softland ERP. La Tablas de datos son aquellas que permiten ingreso de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos procesos de un sistema Softland ERP. Por ejemplo: Centros de Costo, Monedas y Equivalencias, Categoras de Auxiliares, Unidades de Medida, Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc. Los datos ingresados a travs de estas Tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde cualquier proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente. Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland ERP, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada en alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten. Para tener acceso a una Tabla, basta con seleccionar en el men correspondiente, segn el sistema Softland ERP que est en uso, la opcin TABLA y dentro de la lista presentada, la deseada.

D-2

Centros de Costo
Objetivo Permitir el ingreso, mantencin e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa. Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin. Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.

Operatoria Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando Centros de Costo a la Tabla

Estando dentro de la opcin de Centros de Costo, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 1 Figura N 1

En ella tendr que indicar: Cdigo: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el Centro de Costo. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo indicado en la opcin Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos. Es proporcionado por el sistema, en segn lo establecido en la opcin Bases Parmetros.

Descripcin: Nivel:

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2.

APENDICE D. TABLAS Figura N 2

D-3

Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Centros de Costo, dejando todo tal como estaba. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Centro de Costo

Solo podr modificar la Descripcin de un Centro de Costo. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando Centros de Costo

Estando en la pantalla con la lista de Centros de Costo, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Centro de Costo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo Centros de Costo

Estando en la pantalla con la lista de Centros de Costo, podr efectuar la Impresin de todos ellos, de uno en particular, de un rango o un grupo alternado. Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades: Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Centros de Costo. Al elegir uno especfico y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellos, seleccione el primero y al momento de elegir el ltimo, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic.

D-4

Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.) A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Centros de Costo

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: 05/09/2000 Pgina: 1

Centros de Costo
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 Descripcin Administracin Ventas Desarrollo Investigacin Anlisis Control de Calidad Produccin Marketing Recursos Humanos Publicidad Mantencin Gerencia Cierre de Periodo

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-5

Areas de Negocio
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de las Areas de Negocios que maneja la empresa. Los sistemas Softland ERP, poseen la facultad de manejar tanto en forma separada como consolidada, la gestin de cada una de las Areas de Negocio de una empresa, as como tambin le permite disponer del manejo de Centros de Costo, cuya finalidad se explica en este Apndice. Se entiende por Area de Negocio, entidades que si bien es cierto estn bajo el mismo RUT, se manejan separadas, ya sea por que estn en diferente ubicacin fsica (Ej.: Sucursal) o porque se requiere controlar su gestin en forma totalmente aparte (El.: Proyectos). Esto significa que cada transaccin que se haga en un Area de Negocios se contabiliza independientemente, de echo lo comprobantes contables son separados por Area de Negocio. Este proceso aparece activo en el men de Tablas, solamente cuando se ha indicado que se trabajar con Areas de Negocios, en el proceso Bases Parmetros (ver captulo 3.1 Parmetros del manual de Contabilidad y Presupuestos). Si la empresa maneja Areas de Negocios, los comprobantes contables se efectuarn por Area de Negocios..

Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centro de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo de las Areas de Negocio tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.

A modo de ejemplo, presentamos a continuacin un informe de Grupos obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Areas de Negocios

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: 05/09/2000 Pgina: 1

Areas de Negocio
Cdigo 001 002 Descripcin CASA MATRIZ LOCAL COMERCIAL

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

D-6

Atributos
Objetivo Permitir la codificacin y mantencin de Tipos de Atributos o caractersticas del personal (Fsicas, Sicolgicas y Generales), los cuales se asignan a los empleados, permitiendo, por ejemplo generar informes para: identificar un grupo de empleados que cumpla con ciertos atributos, otorgar valores en el clculo de la planilla de los empleados dependiendo de uno varios atributos especficos, etc. El valor que toma cada atributo en cada empleado, se ingresa en la ficha del empleado en la Carpeta Atributo (Ver Captulo 4.1, del Manual de Recursos Humanos). Operatoria Al seleccionar la tabla de Atributos, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando Atributos a la Tabla

Una vez dentro de la opcin de Atributo, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes, debiendo indicar el Cdigo, Descripcin y Formato del Atributo. El formato de los Atributos puede ser: Numrico (Ej.: N de hijos), Fecha (Ej.: fecha en que realiz el servicio militar), y Texto (Ej.: Caractersticas Descriptivas). Si el formato del tipo de Atributo es Texto, se debe indicar su largo, es decir el nmero de caracteres del que dispondr. Si es Numrico, se debe indicar el nmero de dgitos para el entero y para los decimales.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual el nuevo Atributo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 1. Figura N 1

APENDICE D. TABLAS

D-7

Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Cancelar, sin haber grabado, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Atributos. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Atributo. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Atributo deber hacer clic sobre ella, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Atributo
Estando en la pantalla con la lista de Atributos, podr llevar a cabo la modificacin de alguno de alguno de ellos, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana con los datos, donde podr efectuar la modificacin requerida. Una vez efectuada la modificacin tendr que seleccionar el botn Grabar, para que sta sea considerada; de lo contrario, podr hacer uso del botn Cancelar, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando Atributos
Estando en la pantalla con la lista de Atributos, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, la AFP es eliminada, de Cancelar, es dejada tal como estaba. Un Atributo no podr ser eliminado si se encuentra asociado a la Ficha de algn empleado.

Imprimiendo Atributos
Estando en la pantalla con la lista de Atributos, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Tabla de Atributos

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENC0IA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

Informe de Atributos
Cdigo Atributo 0001 0002 0003 0004 0005 0006 0007 Cdigo Atributo PUNTUALIDAD CLASE LIC. CONDUC. GRUPO SANGUINEO OPERA MAQUINAS IDIOMAS OPERA COMPUT. ENF. IMPORTANTES

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

D-8

INE
Objetivo Permite el ingreso y mantencin de los cdigos otorgados por el Instituto Nacional de Estadsticas (INE), para su informe de Estadsticas Laborales. Dichos cdigos se asocian a los empleados en su ficha en la Carpeta Laboral y tambin se utilizan al momento de emitir el informe para esta entidad (ver Captulo Informe para el I.N.E. en manual de Recursos Humanos). Operatoria El procedimiento a seguir para el ingreso de Cdigos I.N.E., es el mismo que se explica en el Captulo Centros de Costo. Les solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo del I.N.E tiene un largo mximo de 4 caracteres numricos y la Descripcin de 30 alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Tabla de Cdigos I.N.E.

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENC0IA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

INE
Cdigo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Descripcin PERSONAL DIRECTIVO PROFESIONALES TECNICOS PERSONAL ADMINISTRATIVO TRAB. DE SERV. PERS. Y DE PROTEC. EMPL. DE COMERCIO Y DEMOST. TRABAJADORES CALIFICADOS OPER. Y MONTAD. DE INST. Y MAQ. TRABAJADORES NO CALIFICADOS

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-9

Ciudad
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Ciudades, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin. El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los campos son alfanumricos. Las Regiones viene predefinidas en el sistema.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Ciudades
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: 05/09/2000 Pgina: 1

Ciudades
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 Descripcin Arica Antofagasta Iquique La Serena Via Del Mar Santiago Talca Concepcin Osorno Regin Primera Segunda Primera Cuarta Quinta Metropolitana Sptima Octava Dcima

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-10

Comuna
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de las Comunas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados en Recursos Humanos. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin. El Cdigo de las Comunas tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los campos son alfanumricos. Las Regiones viene predefinidas en el sistema.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Comunas
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: 05/09/2000 Pgina: 1

Comunas
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 Descripcin Las Condes Santiago Providencia Puente Alto Estacin Central Vitacura La Pintana Independencia La Granja Regin Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana Metropolitana

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-11

Regin
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de las Regiones, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados del sistema. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar los siguientes campos: Los campos que se ingresan son: Cdigo y Descripcin. El Cdigo de las Regiones tiene un largo mximo de 4 caracteres numricos y la Descripcin de 40 caracteres alfanumricos.

Indicados los campos, se activar la 2da Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Regiones, Modificar, Eliminar o Imprimir el listado de ellas.

Modificando una Regin

Slo podr modificar la Descripcin de una Regin. Para ello, seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el botn y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar en la ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.

Eliminando una Regin

Seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el botn que desea eliminar y luego seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la Regin es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.

Imprimiendo una Regin

Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Regiones ingresadas al sistema. Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-12

Informe de Regiones
EMPRESA SOFTLAND DEMO DEMOSTRACIN 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Regin Cdigo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Descripcin Primera Segunda Tercera Cuarta Quinta Sexta Sptima Octava Novena Dcima Undcima Duodcima Metropolitana

Fecha: Pgina:

11/12/2007 1

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-13

Provincia
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de las Provincias, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados del sistema. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin: Los campos que se ingresan son: Cdigo, Descripcin y Regin. El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 5 caracteres y la Descripcin de 50. En ambos casos los campos son alfanumricos. Las Regiones vienen predefinidas en el sistema.

Indicados los campos, se activar la 2 Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Provincias, Modificar, Eliminar o Imprimir el listado de ellas.

Modificando una Provincia

Slo podr modificar la Descripcin y la Regin de una Provincia. Para ello, seleccione la Provincia desde la lista que se presenta al optar por el botn y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar en la ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.

Eliminando una Provincia

Seleccione la Provincia desde la lista que se presenta al optar por el botn que desea eliminar y luego seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la Provincia es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.

Imprimiendo una Provincia

Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Provincias ingresadas al sistema. Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-14

Informe de Provincias

EMPRESA SOFTLAND DEMO DEMOSTRACIN 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8

Fecha: Pgina:

11/12/2007 1

Provincia

Cdigo 011 012 013 021 022 023 031 032 033 041 042 043 044 051 052 053

Descripcin Iquique Arica Parinacota Antofagasta El Loa Tocopilla Copiap Chaaral Huasco Elqui Choapa Limar Illapel Valparaso Isla de Pascua Los Andes

Regin Primera Primera Primera Segunda Segunda Segunda Tercera Tercera Tercera Cuarta Cuarta Cuarta Cuarta Quinta Quinta Quinta

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-15

Tipos de Eventos
Objetivo Permite la codificacin y mantencin de los tipos de Eventos o sucesos (cursos de capacitacin, seminarios, ferias, etc.) en los que podrn participar en un momento dado, los distintos empleados de la empresa. Esto permitir llevar un historial de lo ocurrido con el empleado durante su vida laboral. El ingreso de los eventos en que hayan participado los empleados, se efecta en la opcin Registro de Eventos, que se presenta en el men Evaluacin de Desempeo. Operatoria El procedimiento a seguir para el ingreso de Tipos de Eventos, es el mismo que se explica en el Captulo Centros de Costo. Les solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo para los Eventos tiene un largo mximo de 3 caracteres alfanumricos y la Descripcin de 40.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Tabla de Tipos deEventos

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

TIPOS DE EVENTOS
Cdigo 001 002 003 004 005 006 Descripcin TECNICAS DE VENTAS MANEJO DE WINDOWS CURSO DE SEGURIDAD CURSO DE ATENCIN TELEFONICA CURSO DE AUDITORIAS COMPUTACIONALES CURSO DE CONTABILIDAD BASICA

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

D-16

Estudios Superiores
Objetivo Permitir la codificacin y mantencin de los Estudios Superiores, que sern asignados, segn corresponda, a cada uno de los empleados en su ficha personal. El mantener registrada esta informacin, permitir por ejemplo, clasificar al personal segn sus estudios, condicionar variables del Pago de Sueldos al Tipo de estudios, etc. Operatoria El procedimiento a seguir para el ingreso de Estudios Superiores, es el mismo que se explica en el Captulo Centros de Costo. Les solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo para los Estudios Superiores tiene un largo mximo de 3 caracteres alfanumricos y la Descripcin de 40.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Estudios Superiores

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

Estudios Superiores
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 Descripcin CONTADOR CONTADOR AUDITOR INGENIERIA COMERCIAL INGENIERIA CIVIL INGENIERIA EN INFORMATICA LEYES TECNICO PROFESIONAL DISEO INDUSTRIAL INGENIERIA EN EJECUCION ADMINISTRACION PUBLICA ADMINISTRACION Y FINANZAS

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-17

Cargos
Objetivo Permitir el ingreso y mantencin de los cdigos de Cargos (Ejemplo: Gerente de adquisiciones, Jefe de Produccin, Secretaria, etc.) que sern asignados a los contactos de los Auxiliares, en sus respectivas fichas, y a los empleados en Recursos Humanos. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo del Cargo tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Cargos
EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha: 05/09/2000 Pgina: 1

Cargos
Cdigo 001 002 003 004 005 006 007 008 Descripcin Programador Analista Sistemas Digitador Aux. Contabilidad Cobrador Cajero Gerente General Gerente Contralor

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-18

AFP
Objetivo El objetivo de este proceso es permitir la codificacin y mantencin de las distintas AFPs, a las que podrn pertenecer los empleados de la empresa, con sus respectivos antecedentes, para la emisin de las planillas de imposiciones. La AFP se asigna al empleado directamente en su ficha, en la Carpeta Previsin (ver Captulo 4.1, del Manual de Recursos Humanos). Operatoria Al seleccionar la tabla de AFPs, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando AFPs a la Tabla

Una vez dentro de la opcin de AFP, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes (Figura N 1), debiendo indicar:

Antecedentes Generales:
Comprende los datos de identificacin general de la AFP, su Cdigo, Nombre, RUT, Direccin, Comuna, Ciudad, Telfono, Fax, % Fondo de Pensiones y % Adicional Seguro.

Antecedentes del Contacto:

Corresponde a los datos de la persona con la cual se relaciona la empresa en la AFP, su Apellido paterno y materno, nombre, telfono y RUT. Figura N 1

APENDICE D. TABLAS

D-19

Es importante destacar que los campos Comuna y Ciudad, disponen de un botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de la caja de ingreso, lo que permite obtener la informacin desde la lista que se despliega al seleccionarlo. Estos datos tambin pueden ser ingresados directamente, con lo cual el sistema verifica su existencia en la base de datos, ya que en caso de ingresar informacin que no se encuentra registrada permite crearla directamente desde este proceso, de ah que al detectar un nuevo antecedente confirma su creacin. En este caso una respuesta negativa rechaza el dato y el sistema queda a la espera de un nuevo ingreso, de lo contrario despliega una pantalla en modo Agrega correspondiente al dato ingresado (Comuna o Ciudad) y solicita la informacin pertinente, para lo cual se puede consultar en este captulo la Tabla de datos correspondiente. Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual la nueva AFP pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 2. Figura N 2

Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Salir, sin haber grabado, con lo cual regresar a la lista de AFPs. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar una determinada AFP. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir una AFP deber hacer clic sobre ella, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando una AFP

Estando en la pantalla con la lista de AFPs, podr llevar a cabo la modificacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana con los datos, donde podr efectuar la modificacin requerida. Una vez efectuada la modificacin tendr que seleccionar el botn Grabar, para que sta sea considerada; de lo contrario, podr hacer uso del botn Salir, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando AFPs
Estando en la pantalla con la lista de AFPs, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, la AFP es eliminada, de Cancelar, es dejada tal como estaba. Una AFP no podr ser eliminada si se encuentra asociada a la Ficha de algn empleado.

D-20

Imprimiendo AFPs
Estando en la pantalla con la lista de AFPs, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Tabla de AFPs

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENC0IA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

Informe de AFPs
Cdigo Afp 01 02 03 04 05 06 07 08 Nombre Afp SANTA MARIA PROVIDA HABITAT CUPRUM APORTA FOMENTA MAGISTER PLANVITAL SUMA-BANSANDER

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-21

ISAPRE
Objetivo El objetivo de este proceso es permitir el ingreso y mantencin de las distintas ISAPRES y sus antecedentes, las cuales sern asignadas a los empleados en su ficha, en la Carpeta Previsin. Operatoria El procedimiento a seguir para el ingreso de ISAPRES, es el mismo que se explica en el Captulo Centros de Costo. Les solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son: Cdigo, Nombre, RUT, Direccin, Comuna, Ciudad, Telfono, Fax, adems de los antecedentes del contacto: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres, RUT, Telfono. El Cdigo de la ISAPRE tiene un largo de 3 caracteres alfanumricos, el Nombre 40, el RUT 20, la Direccin 40, y el Telfono y Fax 20 caracteres numricos. La Comuna y Ciudad pueden ser digitadas directamente, as como tambin podrn ser obtenidas a travs del botn de listas desplegables que a aparece a la derecha de estos campos. Todos los antecedentes del contacto tienen un largo de 20 caracteres alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Tabla de ISAPRES

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENC0IA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

Informe de Isapres
Cdigo Isapre 01 02 03 04 05 06 07 Nombre Isapre BANMEDICA CIGNA CRUZ BLANCA CONSALUD CONSALUD COLMENA GOLDEN VIDA TRES

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

D-22

Caja de Compensacin
Objetivo Permitir la codificacin y mantencin de las distintas Cajas de Compensacin con que trabajar la empresa. En la ficha de cada empleado, en la Carpeta Previsin, se ingresa la Caja de Compensacin a la cual est adherido. Operatoria El procedimiento a seguir para el ingreso de Cajas de Compensacin, es el mismo que se explica en el Captulo Centros de Costo. Les solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin. El Cdigo de la Caja de Compensacin tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Tabla de Cajas de Compensacin

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENC0IA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

Caja de Compensacin
Cdigo 01 Descripcin C.C.A.F. JAVIERA CARRERA

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-23

Bancos/Sucursales
Objetivo Permitir la codificacin y mantencin de los Bancos/Sucursales, con los cuales trabajar la empresa para el pago de las Remuneraciones a travs de Depsitos en los Bancos. Para los empleados cuya forma de pago se efecta va Depsito en Banco o Vale Vista, habr que indicar en su ficha, en la Carpeta Pago, el Banco/Sucursal en el cual tendr que ser efectuado el depsito. Operatoria El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente: Los campos que se ingresan son el Cdigo, RUT, Nombre, Identificacin del Banco en la Superintendencia, Identificacin Casilla. El Cdigo del Banco tiene un largo mximo de 2 caracteres alfanumricos, el RUT 20, el nombre 40, la Identificacin de la Superintendencia 10 y la Casilla 10.

Junto a esta informacin, se encuenta activo el botn Sucursal, el cual tras ser seleccionado desplegar una nueva pantalla, donde podr agregar sucursales al banco seleccionado.

D-24

) ubicado en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual se Para incluir una sucursal, seleccione el botn Agregar ( habilitarn los campos para que digite el cdigo y descripcin de la sucursal, ingresados los datos seleccione el botn
Grabar ( Salir (

) para que stos queden registrados en el sistema, para salir del modo agregar, deber seleccionar el botn ).

Importante El Cdigo y Nombre de la sucursal deben ser los mismos que el Banco a definido. Le recomendamos consultar esta informacin directamente enel Banco que est definiendo. Slo si existen sucursales creadas, se habilitarn en la 2 Barra de Herramientas los botones: Modificar ( ) y Eliminar

( ), al seleccionar ste ltimo botn, el sistema confirmar la eliminacin de la sucursal y slo ser eliminada si sta no est asociada a alguna ficha; de ser as, se desplegar un mensaje indicando que no puede ser eliminada.

Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.) A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:

Informe de Bancos y Sucursales

EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENC0IA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: Pgina:

19/07/2005 1

Informe de Bancos y Sucursales

Cdigo Banco Nombre Banco Rut Banco Cdigo SBIF Casilla Banco /----------------------------Sucursales----------------------------Cdigo Descripcin

01 02 03 04 05 06

CITIBANK HUERFANOS BHIF - MANUEL MONTT BCI CENTRO CHILE PROVIDENCIA BOSTON - MAIPU EDWARDS VITACURA

00.000.001-9 89.700.200-0 89.800.200-K 88.900.200-K 88.300.520-9 88.300.200-K

123 111 100 222 555 255

12356 212 1010 2680 6321 2525

001 001 001 001 001 001

HUERFANOS MANUEL MONTT CENTRO PROVIDENCIA MAIPU VITACURA

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-25

Impuesto Unico
Objetivo Permite el ingreso y mantencin de la Tabla de Tramos para el clculo del Impuesto Unico. Debe tener presente que ANTES de ingresar a este proceso debe haber definido el nmero de tramos a considerar, para ello tendr que ir al proceso Definicin Constantes del Mes que se encuentra bajo la opcin Modelo de Clculo, del Mdulo Remuneraciones, (Recursos Humanos) e indicar all el valor de la Constante Nmero de Tramos de la Tabla Impuestos. Operatoria Si al seleccionar esta tabla no ha indicado el N de tramos, se presentar una ventana con los ttulos, pero stos no podrn ser ingresados, ya que el nmero de tramos es cero. Si el Nmero de tramos es igual o superior a uno, al seleccionar esta tabla podr ocurrir que se despliegue una ventana en modo "Agrega" debido a que an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros (Figura N 1) y se desee Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Figura N 1

Para este caso, el procedimiento a seguir es el mismo que se describe mas adelante, en el punto "Agregando Impuestos a la Tabla". En caso contrario, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual se podrn llevar a cabo los procedimientos mencionados anteriormente y que se describen a continuacin:

Agregando Impuestos a la Tabla

Una vez dentro de la opcin de Impuestos, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes de un Tramo (ver Figura N 2), debiendo indicar: el Tope Mnimo y Mximo, el Porcentaje y la Cantidad a rebajar, para cada uno de los tramos del mes.

D-26 Figura N 2

El tope mnimo de un tramo, corresponder al mximo del tramo anterior. El sistema al momento de efectuar el clculo del impuesto nico, chequear y tomar el tramo anterior en caso que el resultado coincida con el valor mximo, si el resultado es mayor tomar el tramo siguiente. Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual el nuevo Tramo pasa a formar parte de la tabla de impuestos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 3. Se podr ingresar tantos Tramos, como se haya indicado en el proceso Definicin Constantes del Mes. Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Cancelar, sin haber grabado, el cual al ser elegido sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Tramos. Para elegir un Tramo deber hacer clic sobre l, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Tramo
Estando en la pantalla de Impuestos con la lista de Tramos, podr llevar a cabo la modificacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana con los datos, donde podr efectuar la modificacin requerida. Una vez efectuada la modificacin tendr que seleccionar el botn Grabar, para que sta sea considerada; de lo contrario, podr hacer uso del botn Cancelar, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando Tramos
Estando en la pantalla de Impuestos, con la lista de Tramos, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Tramo es eliminado, de Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo Tramos
Estando en la pantalla con la lista de Tramos, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

APENDICE D. TABLAS

D-27

Informe Tabla de Impuestos

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENC0IA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

Tabla de Impuestos
Mes: $Enero 2000 Tope Mnimo 0.00 10.00 30.00 50.00 70.00 90.00 120.00 Tope Mximo 10.00 30.00 50.00 70.00 90.00 120.00 999,999.00 Porcentaje 0.00 0.05 0.10 0.15 0.25 0.35 0.45 Cantidad de Rebajar 0.00 0.60 2.10 4.60 11.60 20.60 32.60 1 2 3 4 5 6 7 Tramo

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

D-28

Detalle de Billetes y/o Monedas

Objetivo Permite el ingreso y mantencin de Detalle de Billetes en los cuales se desagregar el monto lquido, que ser pagado a los empleados que en su Ficha (Carpeta de Pago) registren como forma de pago: Pago en Efectivo. Esto tambin es utilizado en el informe de Detalle de Billetes, opcin que se encuentra bajo el men Remuneraciones, Pago, en Recursos Humanos. Operatoria Para Ingresar y /o Modificar el detalle de Billetes y/o Monedas, basta con ubicar el indicador del mouse en la celda correspondiente, ingresar el detalle o efectuar la modificacin y luego seleccionar el botn Grabar. Para eliminar un valor se deber ubicar sobre l y borrarlo utilizando la tecla "Supr". Luego seleccionar el botn Grabar. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Detalle de Billetes y Monedas

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACION PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1

Fecha: 08/09/2000 Pgina: 1

Detalle de Billetes y/o Monedas

1 5 10 50 100 500 1,000 2,000 5,000 10,000 20,000

Para salir del proceso, seleccionar el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-29

I.P.C. Mensual
Objetivo Permite el ingreso y mantencin de los factores de I.P.C., que sern utilizados por el sistema en el clculo de Correccin Monetaria, de todas las cuentas que tengan asignado como atributo Correccin Monetaria por IPC. Estas tablas son manejadas anualmente, por lo tanto los factores del I.P.C., deben ser ingresados mes a mes, y sern los equivalentes para corregir los saldos de cada mes a diciembre del ao en curso. Operatoria Al ingresar se presenta una ventana (ver Figura N 1) donde se debe elegir el ao, y luego en la tabla de factor del I.P.C. mensual, se deber ir ingresando el valor correspondiente a la apertura y a cada mes. Figura N 1

El proceso de Correccin Monetaria tomar directamente el factor aqu ingresado, para corregir los saldos de apertura y de cada mes a diciembre del ao en curso. Al finalizar el ingreso y si todo est conforme seleccionar el botn OK, y luego Cancela para salir. Si al salir no se ha pulsado OK, el sistema confirma si se desean grabar los datos, o simplemente cancelar sin considerar la informacin ingresada.

D-30

Monedas y Equivalencia
Objetivo Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias. Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas ERP, tales como: los documentos de venta al momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin Monetaria por Moneda. Operatoria Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura N 1 Figura N 1

El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este caso se identifica con el smbolo $. Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados. La Moneda Base no podr ser eliminada.

Agregando Monedas a la Tabla

Una vez dentro de esta opcin, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 2 Figura N 2

APENDICE D. TABLAS En ella tendr que indicar: Cdigo: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Moneda. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 2 caracteres. Descripcin: Smbolo: Dec. Inf.: Dec. Venta:

D-31

Representa al nombre o descripcin de la Moneda propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos. Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual aparecern los montos en los informes, pantallas, etc. Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2). Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios (mximo 5).

Moneda Banco Central: Seleccione desde el listado que se presenta al hacer clic en el botn de bsqueda, el cdigo que maneja el Banco Central para identificar el tipo de moneda ingresada. Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, con lo cual la nueva Moneda pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 1. Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Monedas. En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar una determinada Moneda. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir una Moneda deber hacer clic sobre l, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn Equivalencias. Al elegirlo se despliega la ventana de la Figura N 3. Figura N 3

En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes. Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el correspondiente y digitando el valor. Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir.

D-32

Modificando una Moneda

Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la modificacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana con los datos, donde podr modificar todos los antecedentes desplegados, salvo el cdigo. Ver Figura N 4 Figura N 4

Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.

Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba. No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha moneda.

Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un grupo alternado. Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades: Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos de Monedas. Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido. Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos. Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer clic. Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.) A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:

APENDICE D. TABLAS

D-33

Informe de Monedas

EMPRESA DEMO SOFTLAND 7 DE LINEA 1247 DEMOSTRACIN PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-1 Fecha:10/01/2000 Pgina: 1

Monedas
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo Descripcin Smbolo Decimales --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------01 02 03 04 Peso Chileno Dlar Unidad de Fomento Unidad Tributaria Mensual

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

D-34

Relojes
Objetivo Permite definir, modificar, eliminar o enviar a impresin los distintos relojes que se manejarn en la empresa, e indicar la ubicacin fsica en la que se encuentra cada uno de ellos, y la puerta de comunicacin correspondiente. Operatoria Al seleccionar la tabla de Relojes, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando un Reloj
Al seleccionar el botn agregar, el sistema desplegar una nueva ventana (ver Figura N 2). Figura N 2

En ella, deber indicar la siguiente informacin: Cdigo Reloj: Ubicacin: Ingrese el cdigo que identifica el reloj. Indique el lugar fsico donde se encuentra el reloj.

Puerta de Comunicacin: Indique el puerto de comunicacin del computador al que se encuentra conectado el reloj. Maneja Ao: Seleccione mediante el botn de opciones, si el ao se maneja con dos o cuatro dgitos en la fecha que entregar el reloj.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Reloj pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2 Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Relojes, dejando todo tal como estaba.

APENDICE D. TABLAS Figura N 2

D-35

En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Reloj. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Reloj o Ubicacin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Reloj deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Reloj
Solo podr modificar la Ubicacin, Puerta de Comunicacin y la Cantidad de Dgitos del Ao. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Reloj
Estando en la pantalla con la lista de Relojes, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Reloj seleccionado es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo datos de la Tabla

Estando en la pantalla con la lista de Relojes, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-36

Tabla de Relojes
EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Fecha: Pgina: 05/09/2000 1

Tabla de Relojes
Reloj A B 1 2 Ubicacin Puerta Principal Puerta Posterior Reloj1 Reloj Puerto COM1: COM1: COM2: COM2: Dgitos Ao 4 4 4 4

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-37

Festivos
Objetivo Permite definir, modificar, eliminar o enviar a impresin todos aquellos das que sern festivos del ao para el personal de la empresa.

Recomendaciones:
Antes de realizar este proceso, definir en el proceso Parmetros (captulo 10.8 de este manual) los mrgenes de tolerancia para adelantos, atrasos y sobretiempos, debido a que la generacin de festivos acta sobre cada uno de los turnos que hayan sido definidos. Antes de Agregar o Eliminar un Festivo, verifique que no tenga Eventos de Entrada o Salida ingresados.

Operatoria Al seleccionar la tabla de Festivos, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando un Festivo
Al seleccionar el botn agregar, el sistema desplegar una nueva ventana (ver Figura N 2). Figura N 2

En ella, deber indicar la siguiente informacin: Fecha: Indique la fecha correspondiente al feriado del ao, la cual podr ser digitada directamente, o bien seleccionada a travs del botn Motivo: .

Ingrese la descripcin del feriado, largo mximo 60 caracteres alfanumricos.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Feriado pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2 Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Festivos, dejando todo tal como estaba.

D-38 Figura N 2

En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Feriado. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre la Fecha o el Motivo, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Feriado deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Feriado
Solo podr modificar el motivo del feriado. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Feriado
Estando en la pantalla con la lista de Feriados, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Reloj seleccionado es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo datos de la Tabla

Estando en la pantalla con la lista de Festivos, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas. A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

APENDICE D. TABLAS

D-39

Tabla de Festivos
EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Fecha: Pgina: 05/09/2000 1

Tabla de Festivos
Festivo 01/01/2006 14/04/2006 15/04/2006 12/06/2006 26/06/2006 Motivo Ao Nuevo Semana Santa Semana Santa CorpusChristi Santoral Catlico

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

D-40

Tipos Ausentismos Justificados

Objetivo Permite definir, modificar, eliminar o enviar a impresin tipos de ausentismos. Operatoria Al seleccionar la tabla de tipos de ausentismo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su mantencin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando un Tipo de Ausentismo

Al seleccionar el botn agregar, el sistema desplegar una nueva ventana (ver Figura N 2). Figura N 2

En ella, deber indicar la siguiente informacin: Cdigo: Descripcin: Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el tipo de ausentismo a definir. Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 4. Representa al nombre o descripcin del tipo de ausentismo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres alfanumricos.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Tipo de Ausentismo pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2 Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la ventana Agregar y regresa a la lista de Ausentismos, dejando todo tal como estaba.

APENDICE D. TABLAS Figura N 2

D-41

En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Tipo de Ausentismo. Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones). Para elegir un Tipo de Ausentismo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.

Modificando un Tipo de Ausentismo

Solo podr modificar la descripcin del tipo de ausentismo. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la modificacin correspondiente. Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Tipo de Ausentismo

Estando en la pantalla con los Tipos de Ausentismos creados, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De Aceptar, el Reloj seleccionado es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo datos de la Tabla

Estando en la pantalla con la lista de Tipos de Ausentismos, podr efectuar la Impresin seleccionando el botn Imprimir y el dispositivo a considerar. Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.

D-42

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Tabla de Tipos de Ausentismos

EMPRESA DEMO SOFTLAND DEMOSTRACION 7 DE LINEA 1247 PROVIDENCIA SANTIAGO 10.100.100-8 Fecha: Pgina: 05/01/2006 1

Tabla de Tipos de Ausentismos

Cdigo DEMO ENFE LICE PERM TRAB TRAM VIAJ Descripcin DEMOSTRACIN OFICINA DE CLIENTE ENFERMEDAD SIN LICENCIA LICENCIA MEDICA PERMISO POR ENFERMEDAD TRABAJO EN TERRENO TRAMITES PERSONALES VIAJE DE TRABAJO

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.