REGISTRO DE IMVEIS ELETRNICO

Recomendao CNJ 9/2013 em discusso

Resumo

Baixada a Recomendao 9/2013 pelo Conselho Nacional de Justia, seus termos devero ser discutidos no mbito do GT SREI CGJSP, criado pelo Portaria CG 12/2013. Resenha crtica do documento com notas e indicaes.

srgiojacomino@gmail.com

Sergio Jacomino

Registro de Imveis Eletrnico Recomendao CNJ 9/2013 em discusso

Srgio Jacomino

Na condio de membro do GT-SREI-CGJSP, tocou-me secretariar os trabalhos em curso e oferecer elementos para as discusses internas. Aps o advento da Portaria CG 12/2012, de 25 de fevereiro de 2013, foi publicada a Recomendao 9 da Corregedoria Nacional de Justia, sem data, firmada pelo ministro FRANCISCO FALCO, endereada aos serventurios encarregados dos servios de notas e de registro, no sentido de que mantenham cpias de segurana de seu acervo. A fim de proporcionar debates internos, a Resoluo 9, do CNJ, foi submetida a uma avaliao crtica, destacando-se os artigos em comentrios que devero servir de pauta para a prxima reunio do GT SREI-CGJSP. As concluses aqui ventiladas tiveram em mira o Registro de Imveis, especificamente, embora algumas delas pudessem ser estendidas s demais especialidades. Entendo que cada especialidade, em vista de suas particularidades, dever acomodar as disposies desta Recomendao no que couber. SRGIO JACOMINO

Sumrio
Registro de Imveis Eletrnico Recomendao CNJ 9/2013 em discusso ............................... 1 Recomendao CNJ 9/2013 ................................................................................................... 3 Atos normativos - competncia ............................................................................................ 3 Cpias de segurana - Normas estaduais e federais ............................................................. 3 Digitalizao X microfilme custos ....................................................................................... 5 Prospectando os sentidos ..................................................................................................... 7 Titulares ou responsveis .................................................................................................. 7 Mantendo cpias de segurana... ..................................................................................... 7 Cpias de segurana em medias alternativas. .................................................................. 7 Escopo da regra - redao defectiva ................................................................................... 11 Cpias de segurana ou novo livro? .................................................................................... 11 Cpias de segurana ou novo livro - bis? ............................................................................ 12 Backup na nuvem ameaa a dados e privacidade ......................................................... 13 Os dados so pblicos os softwares podem ser proprietrios? ....................................... 14 Repositrios confiveis ....................................................................................................... 16 Concentrao decisria em matria regulamentar ............................................................ 16 Backup remoto soluo institucional ............................................................................... 17 Glossrio .................................................................................................................................. 17

Recomendao CNJ 9/2013

Dispe sobre a formao e manuteno de arquivo de segurana pelos responsveis pelas serventias do servio extrajudicial de notas e de registro.

Atos normativos - competncia

O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIA, Ministro Francisco Falco, no uso de suas atribuies legais e constitucionais;

A competncia para baixar atos regulamentares pelo Conselho Nacional de Justia vem expressamente prevista no art. 103-B, 4, inciso I, da EC 45, de 30.12.2004 1. No mbito de suas atribuies, o CNJ vem baixando atos normativos seja regulamentando preceitos da Lei de Registros Pblicos, seja expedindo recomendaes, provimentos e outros atos normativos destinados ao aperfeioamento das atividades dos rgos do Poder Judicirio, de seus servios auxiliares e dos servios notariais e de registro (Art. 8, incisos X e XX do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justia). Em concluso, parece-nos adequado e perfeitamente constitucional o Corregedor Nacional arrogar-se competncia para baixar atos normativos relativamente aos servios registrais.

Cpias de segurana - Normas estaduais e federais

CONSIDERANDO as notcias de destruio de acervos em decorrncia de acidentes naturais, acarretando a necessidade de restaurao de livros;

A restaurao de livros no Estado de So Paulo conta com expressa previso normativa. Encontramos suas disposies no item 47 do Captulo XIII das Normas de Servio da Corregedoria Geral da Justia de So Paulo 2. Reza o dispositivo:
47. O desaparecimento ou a danificao de qualquer livro dever ser imediatamente comunicada ao Juiz Corregedor Permanente e Corregedoria Geral da Justia.

A constitucionalidade do preceito foi decidida, em deciso originria, sucedida de outras, pelo STF: ADI 3.367-DF, rel. min. CZAR PELUSO. Para uma viso em profundidade do tema, consultar: TEIXEIRA. Nataly Anglica da Cruz. Registro de Imveis Eletrnico - Competncia regulamentar do Poder Judicirio. Breve excurso histrico sobre sua progressiva instituio no Estado de So Paulo. So Paulo: mimeo. 2013. Monografia apresentada Escola Paulista da Magistratura de So Paulo. Conferir tambm: JACOMINO. Srgio. Registro Eletrnico: a nova fronteira do Registro Pblico Imobilirio. Parecer sobre o anteprojeto de regulamentao encaminhado pelo Ministrio da Justia. Sugestes colhidas na reunio de Diretoria do Instituto de Registro Imobilirio do Brasil. So Paulo, 2010, disponvel em http://goo.gl/S005S acesso em 9.3.2013. 2 Provimentos CGJ 5/99 e 39/12. A falta de comunicao de extravio de livros para efeito de sua restaurao representa falta disciplinar punvel, como se verifica no Processo 1.644/1996, parecer de 7.4.1997 de lavra de MARCELO MARTINS BERTHE, aprovado em 8.4 pelo des. MRCIO MARTINS BONILHA.

47.1. Autorizada pelo Juiz Corregedor Permanente, far-se-, desde logo, a restaurao do livro desaparecido ou danificado, vista dos elementos constantes dos ndices, arquivos das unidades do servio notarial e de registro e dos traslados e certides exibidos pelos interessados.

O Conselho Nacional de Justia igualmente prev regras para restaurao de livros dos Registros Pblicos e Notas. Trata-se do Provimento 23, baixado pelo Corregedor Nacional, Francisco Falco 3.
Art. 1 O extravio, ou danificao que impea a leitura e o uso, no todo ou em parte, de qualquer livro do servio extrajudicial de notas e de registro dever ser imediatamente comunicado ao Juiz Corregedor, assim considerado aquele definido na rbita estadual e do Distrito Federal como competente para a fiscalizao judiciria dos atos notariais e de registro, e Corregedoria Geral da Justia. Art. 2 vedada a abertura de nova matrcula para imvel tendo como base apenas certido de matrcula, de transcrio, ou de inscrio expedida pela mesma unidade do servio extrajudicial de registro de imveis em que a nova matrcula ser aberta, sem que se promova a prvia conferncia da existncia e do inteiro teor da precedente matrcula, transcrio ou inscrio contida no livro prprio. Pargrafo nico. Em se tratando de registro anterior de imvel efetuado em outra circunscrio, aplicar-se para a abertura de matrcula o disposto nos artigos 229 e 230 da Lei n 6.015/1973, com arquivamento da respectiva certido atualizada daquele registro. (...) Art. 6 A autorizao para restaurao de livro do servio extrajudicial de notas e de registro, extraviado ou danificado, dever ser solicitada, ao Juiz Corregedor a que se refere o artigo 1 deste Provimento, pelo Oficial de Registro ou Tabelio competente para a restaurao, e poder ser requerida pelos demais interessados. Para nico. A restaurao poder ter por objeto o todo ou parte do livro que se encontrar extraviado ou deteriorado, ou registro ou ato notarial especfico. Art. 7 Uma vez autorizada pelo Juiz Corregedor competente, se for possvel vista dos elementos constantes dos ndices, arquivos das unidades do servio extrajudicial de notas e de registro e dos traslados, certides e outros documentos apresentados pelo Oficial de Registro, ou pelo Tabelio, e pelos demais interessados, a restaurao do livro extraviado ou danificado, ou de registro ou ato notarial, ser efetuada desde logo pelo Oficial de Registro ou pelo Tabelio. Art. 8 Para a instruo do procedimento de autorizao de restaurao poder o Juiz Corregedor competente requisitar, de Oficial de Registro e de Tabelio de Notas, novas certides e cpias de livros, assim como cpias de outros documentos arquivados na serventia.

CONSIDERANDO a necessidade de manuteno de arquivo de segurana, para melhor preservao dos livros e documentos que compem o acervo da serventia;

A Recomendao 9 se inscreve entre as responsabilidades e atribuies do CNJ na regulamentao da Lei 11.977, de 2009. Em vrias passagens da norma h aluso sua ulterior e necessria regulamentao (arts. 37, 38 e 40). Especialmente o art. 40 trata das cpias de segurana de documentos e de livros escriturados de forma eletrnica.

Provimento CNJ 23, de 24.10.2012, DJ de 26.10.2012, baixado pelo Corregedor Nacional, FRANCISCO FALCO.

Veremos nos comentrios abaixo, que forma eletrnica abarca as suas espcies natodigitais e representantes digitais* 4.

Digitalizao X microfilme custos

CONSIDERANDO a existncia de sistemas de informatizao que possibilitam a formao e manuteno de arquivo de segurana em formato eletrnico ou em mdia digital, com custos inferiores ao tradicional sistema de microfilmagem;

Entre as consideranda acha-se a afirmao de que a manuteno de arquivos de segurana em formato eletrnico tem custos inferiores ao tradicional sistema de microfilmagem. Esta premissa discutvel. Dificilmente um bom sistema de gerenciamento de documentos armazenados em meios eletrnicos digno desse nome ser menos custoso que um bom sistema de microfilmagem. Bastaria lembrar que a grande maioria dos cartrios brasileiros domina e mantm a tecnologia da microfilmagem, com reproduo de filmes de segurana armazenados em locais distintos, sem que o domnio dessa tecnologia representasse aolongo do tempo grandes investimentos. Ser assim com bons sistemas de armazenamento em meios eletrnicos ou digitais? Se admitirmos que os repositrios digitais vo acolher os representantes digitais* (documentos simplesmente digitalizados) e os nato-digitais, veremos que a gesto desses repositrios eletrnicos so carssimos. Bastaramos pensar nas sucessivas e necessrias migraes toda vez que o suporte de tais repositrios se modificam. A propsito do tema, assim se manifestou FERNANDO P. MNDEZ GONZLEZ, em entrevista concedida ao Observatrio do Registro, ainda indita:
La tecnologa actual no garantiza la conservacin de la informacin en soporte electrnico. Si las inscripciones se hacen en ese soporte, entonces, cada diez o quince aos hay que hacer volcados masivos de todo el archivo registral a un nuevo soporte para que la informacin no se degrade. Es lo que los tcnicos llaman migracin peridica. Ello plantea tres problemas: (1) Aumentan considerablemente los costes de conservacin de la informacin, adems de manera innecesaria; (2) Se pierden datos porque ningn volcado de datos es fiable al 100%, lo que ningn sistema registral se puede permitir porque significa perder derechos; (3) Es necesario re-firmar el nuevo archivo, Quin se atrever a ello sabiendo que se pierden datos en cada volcado?

A questo central que guarda toda a problemtica de constituio de acervos digitais de documentos de preservao permanente como so os livros e documentos arquivados nos Registros Pblicos a questo da integridade e de autenticidade desses documentos. Nas Diretrizes para a presuno de autenticidade de documentos arquivsticos digitais, anexas Resoluo 37, de 2012, do CONARQ, o tema posto em destaque:
A autenticidade dos documentos arquivsticos digitais ameaada sempre que eles so transmitidos atravs do espao (entre pessoas e sistemas ou aplicativos) ou do tempo (armazenagem contnua ou atualizao/substituio de hardware/software usados para armazenar, processar e comunicar os

Vamos utilizar as expresses consagradas pela cincia documentarista, especialmente as normas tcnicas baixadas pelo CONARQ Conselho Nacional de Arquivos. Vide, a final, glossrio com as expresses aqui utilizadas. Os verbetes so assinalados com o sinal *.

documentos). Como a guarda de documentos arquivsticos digitais inexoravelmente ameaada pela obsolescncia tecnolgica, a presuno da sua autenticidade deve se apoiar na evidncia de que eles foram mantidos com uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantiram a sua identidade e integridade (componentes da autenticidade); ou que, pelo menos, minimizaram os riscos de modificaes dos documentos a partir do momento em que foram salvos pela primeira vez e em todos os acessos subsequentes 5

A gesto do binmio espao-tempo fator de aumento de custos pelas complexas atividades que cercam a conservao dos atributos originais dos documentos arquivados em suportes digitais. Esse fator conhecido como custdia ininterrupta*. O armazenamento de documentos digitais coloca em cena dois elementos prprios dos documentos autenticidade e autenticao 6 com o problema adicional quando a transmisso desse acervo se d no tempo e em razo de mudanas nas plataformas informacionais de base. O mesmo documento j citado aponta para o problema:
Uma boa utilizao da assinatura digital se d quando os documentos digitais so transmitidos no espao, ou seja, entre pessoas, sistemas ou aplicativos, de forma a permitir um ambiente de confiabilidade nas transaes. No Brasil, o valor legal da assinatura digital foi reconhecido. No entanto, as tcnicas de autenticao baseadas em tecnologia no so efetivas para a transmisso dos documentos no tempo, ou seja, quando so armazenados no longo prazo ou quando h atualizao/substituio de hardware, software ou formatos. Isto porque, em virtude do seu objetivo e de sua forma de funcionamento, as assinaturas digitais no podem ser migradas para as novas cadeias de bits resultantes da converso dos documentos para outros formatos de arquivo 7.

Em suma, necessrio, para validar tal premissa, que se conhea em que consistem os sistemas de informatizao que possibilitam a formao e manuteno de arquivo de segurana em formato eletrnico ou em mdia digital. Sem que se proceda dessa maneira, dificilmente se poder afirmar que os sistemas eletrnicos so mais econmicos que o microfilme. Salvo melhor juzo, no o so. Eventualmente, os processos microgrficos sero mais complexos, quando consideramos que qualquer scanner hoje disponvel no mercado pode, em tese, digitalizar documentos com a mesma acurcia exigida pelas normas do CONARQ. Por fim, os acervos microgrficos, com mnimos cuidados devidos, mantido h dcadas nos Servios Registrais sem que se tenha notcia de perda de dados. Trata-se, enfim, de equvocos que nascem da seduo tecnolgica que esse admirvel mundo novo da informtica suscita. RESOLVE: Art. 1. Recomendar aos titulares e aos responsveis pelas delegaes do servio extrajudicial de notas e de registro que mantenham cpias de segurana em
Resoluo 37, de 19.12.2012 - Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de Documentos Arquivsticos Digitais. Disponvel em http://goo.gl/y1xYL acessado em 10.3.2013. 6 A autenticidade rezam as Diretrizes referidas na nota 5 a qualidade de o documento ser verdadeiro, isto , ser exatamente aquele que foi produzido, ao passo que autenticao a declarao da autenticidade feita em um dado momento por uma pessoa autorizada para tal. No o caso de descer a detalhes aqui, mas o autor j foi tentado a buscar a soluo da boa e velha pblica-forma para os documentos mantidos em meio eletrnico que dependam de migrao e autenticao sucessiva. Se necessrio, voltaremos ao tema oportunamente. 7 Id. Ibidem nota 5.
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microfilme, ou arquivo em mdia digital formado por imagens extradas por meio de "scanner", ou fotografia, ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonncia com as normas do ICP-Brasil, ou qualquer outro mtodo hbil, que, em sua fase inicial, dever abranger os livros obrigatrios previstos em lei para as suas respectivas especialidades.

Prospectando os sentidos
Titulares ou responsveis A recomendao se destina a quem se ache frente da Serventia com atribuies legais de direo, administrao e comando (art. 21 da Lei 8.935, de 1994). Mantendo cpias de segurana... O artigo 1 defectivo. Recomenda-se que serventurios mantenham cpias de segurana... mas, do qu? Falta o complemento. A orao final que, em sua fase inicial, dever abranger faz presumir o objeto que no foi enunciado. Alm do que ser abrangido, o que dever ser mantido em cpia? Sabemos que alm dos livros obrigatrios, abrangidos na cpia de segurana, algo mais dever s-lo. Admite-se que se devam manter cpias de segurana tanto de livros como de documentos, como se acha na consideranda. Cpias de segurana em medias alternativas. As cpias podero ser feitas alternativamente nos seguintes meios: a) Microfilmagem. A microfilmagem no apresenta grandes dificuldades para se justificar a sua plena utilizao como recurso de backup para fins de conservao do acervo documental, j que historicamente foi o meio utilizado para tanto. Os fundamentos legais so conhecidos: art. 25 da LRP; art. 1 da Lei 5.433, de 8.5.1968, art. 1 do Decreto 1.799, de 30.1.1996 e art. 41 da Lei 8.935, de 1994. b) Digitalizao - imagens extradas por meios de scanner ou fotografia. A digitalizao oferece uma maior dificuldade para enquadramento legal. A previso poderia se achar no art. 39 e seu pargrafo nico da Lei 11.977, de 2009:
Os atos registrais praticados a partir da vigncia da Lei no 6.015, de 31 de dezembro de 1973, sero inseridos no sistema de registro eletrnico, no prazo de at 5 (cinco) anos a contar da publicao desta Lei. Pargrafo nico. Os atos praticados e os documentos arquivados anteriormente vigncia da Lei n 6.015, de 31 de dezembro de 1973, devero ser inseridos no sistema eletrnico.

O objetivo da recomendao a constituio de um arquivo de segurana para preservao dos livros e documentos que compem o acervo das serventias extrajudiciais tendo em vista os recentes acidentes naturais que acarretaram a necessidade de restaurao de livros.

A primeira questo que se coloca a seguinte: os representantes digitais* devem ser assinados digitalmente? Responde-se com a prpria recomendao: aparentemente, a contrario do 2 do art. 1 -- que excetua da formalidade to somente o livro protocolo --, todos os demais devem ser assinados digitalmente. No teria sentido trasladar o acervo tradicional de livros e documentos para os meios eletrnicos sem a garantia de autenticidade. O conjunto normativo que deve ser agitado para fundamentar o disposto no art. 1 desta Recomendao abrange as Leis 6.015, de 1973, Lei 8.935, de 1994, Lei 11.419, de 2006 e Lei 11.977, de 2009. Conjugando-se o disposto no art. 25 da LRP com os artigos 41 e 46 da segunda, ilumina-se o j citado artigo 39 da ltima lei citada. Vejamos em detalhe. O art. 25 da Lei 6.015/1973 estabelece:
Art. 25. Os papis referentes ao servio do registro sero arquivados em cartrio mediante a utilizao de processos racionais que facilitem as buscas, facultada a utilizao de microfilmagem e de outros meios de reproduo autorizados em lei.

J os artigos 41 e 46 da Lei 8.935, de 1994, rezam:

Art. 41. Incumbe aos notrios e aos oficiais de registro praticar, independentemente de autorizao, todos os atos previstos em lei necessrios organizao e execuo dos servios, podendo, ainda, adotar sistemas de computao, microfilmagem, disco tico e outros meios de reproduo. Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papis, microfilmes e sistemas de computao devero permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de servio notarial ou de registro, que zelar por sua ordem, segurana e conservao.

As leis citadas referem-se a meios de reproduo. Meios so suportes destinados fixao de quaisquer informaes papel, microfilme, discos magnticos ou pticos, dispositivos de memria flash etc. todos so meios de reproduo e poderiam, em tese, servir para acolher os dados e informaes. Mas a Lei de Registros Pblicos imps uma clara condio: autorizou a utilizao de outros meios de reproduo autorizados em lei. Ou seja, a utilizao de quaisquer meios de reproduo deve ser prevista em lei. assim com o microfilme (Lei 5.433, de 1968 e Decreto 1.799, de 1996), o mesmo com a mecanizao do registro (art. 3, 2 da LRP) ou com os documentos eletrnicos assinados digitalmente (art. 10 da MP 2.200-2, de 2001). Dever ser assim com outros meios. Compreende-se que assim seja. A utilizao de quaisquer meios de reproduo, com finalidades conservatrias, a exclusivo talante do serventurio, poderia colocar em risco os dados que, por sua prpria natureza, so de carter pblico e representam uma categoria muito especial de documentos documentos pblicos permanentes, como previsto no art. 8, 3 da Lei 8.159, de 1991, que devem ser preservados indefinidamente. A natureza desses documentos e livros impe aos registradores a sua guarda e conservao (artigos 24 e 26 da LRP e artigos 30 e 46 da Lei 8.935, de 1994). 8

Aqui entra em cena o que poderia, em tese, servir de calo legal e cumprir a regra do art. 25 da LRP no tocante validade jurdica dos representantes digitais*. Tratase do conjunto representado pelos art. 11 e art. 16 da Lei 11.419, de 2006:
Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrnicos com garantia da origem e de seu signatrio, na forma estabelecida nesta Lei, sero considerados originais para todos os efeitos legais. 1 Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos rgos da Justia e seus auxiliares, pelo Ministrio Pblico e seus auxiliares, pelas procuradorias, pelas autoridades policiais, pelas reparties pblicas em geral e por advogados pblicos e privados tm a mesma fora probante dos originais, ressalvada a alegao motivada e fundamentada de adulterao antes ou durante o processo de digitalizao. 2 A arguio de falsidade do documento original ser processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor. 3 Os originais dos documentos digitalizados, mencionados no 2 deste artigo, devero ser preservados pelo seu detentor at o trnsito em julgado da sentena ou, quando admitida, at o final do prazo para interposio de ao rescisria. 4 (VETADO) 5 Os documentos cuja digitalizao seja tecnicamente invivel devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade devero ser apresentados ao cartrio ou secretaria no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de petio eletrnica comunicando o fato, os quais sero devolvidos parte aps o trnsito em julgado.
6 Os documentos digitalizados juntados em processo eletrnico somente estaro disponveis para acesso por meio da rede externa para suas respectivas partes processuais e para o Ministrio Pblico, respeitado o disposto em lei para as situaes de sigilo e de segredo de justia. .... Art. 16. Os livros cartorrios e demais repositrios dos rgos do Poder Judicirio podero ser gerados e armazenados em meio totalmente eletrnico.

O conjunto normativo reproduzido permite tirar algumas concluses: a) Os livros cartorrios e demais repositrios eletrnicos podero ser gerados e armazenados em meio totalmente eletrnico (art. 16). b) O processo judicial poder ser inteira ou parcialmente eletrnico, comportando a juntada de documentos digitalizados (art. 11 e seus pargrafos). c) Os documentos digitalizados podero ser armazenados em meios eletrnicos. d) Os servios extrajudiciais so, por fora constitucional (art. 103-B, EC 45/2004), considerados rgos do Poder Judicirio, abrangidos, portanto, pelo art. 16 da Lei sob comento. Por fim, o j citado art. 39 estabelece o seu escopo e objeto. A lei refere-se a atos registrais praticados a partir de 1976 e atos e documentos arquivados anteriormente data de vigncia da LRP. 9

Os atos registrais praticados a partir da atual LRP abrangem os atos praticados em todos os livros de registro (art. 173 da LRP, para ficarmos to-somente com os livros do Registro de Imveis). J a previso de insero de atos e documentos arquivados anteriormente abrangeria no s os livros, mas a todo o acervo documental a cargo dos Registros de Imveis. Para uma viso ampla do acervo, consultemos o Captulo V - Da Conservao da LRP. Neste captulo encontramos no s referncia aos livros de registro, mas a fichas, documentos, papeis, o que nos d uma noo do complexo documental que se divide e classifica entre os documentos pblicos identificados como correntes, intermedirios e permanentes (art. 8 da Lei 8.159, de 1991. Mas o que se deve entender por insero no sistema de registro eletrnico? O destinatrio da norma dever ser conduzido numa exegese realista. Em primeiro lugar, deve considerar que a Lei no especifica o que deva ser o Registro Eletrnico. Isso dever ser objeto de especificao em regulamento (art. 37, 38, 40 da Lei 11.977, de 2009). Vimos, pelo conjunto normativo citado, que algumas referncias j existem e que devem ser utilizadas como fundamento para uma norma realista que autorize a digitalizao de documentos, livros e papeis, segundo uma classificao rigorosa e metdica, e que esses documentos digitalizados, com a marca de autenticao (assinatura digital do oficial), devero ser acolhidos em repositrios eletrnicos, com a presuno que sustenta ter, tais documentos digitalizados, a mesma fora probante que os originais, que no devem ser destrudos. c) Documento eletrnico assinado digitalmente (ICP-Br). Os documentos assinados digitalmente so os produzidos nos termos do art. 10 da Medida Provisria 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Estes documentos podem ser armazenados em repositrios eletrnicos e oferecem menor grau de complexidade para se sustentar a criao de arquivos de segurana, j que, por sua prpria natureza nato-digitais , militam, a seu favor, os atributos de autenticidade, integridade, confiabilidade e a regra do no-repdio que significa, grosso modo, que o autor no poder negar ou repudiar a assinatura digital aposta no documento eletrnico que se reputa por ele firmado 8. Embora menos complexo que o processo de armazenamento de representantes digitais*, o mesmo problema de transmigrao desses dados, pelos complexos processo e dificuldades que suscita, aqui se renova. No um processo barato e no ser

Diz o art. 10, 1 da MP 2.200-2: As declaraes constantes dos documentos em forma eletrnica produzidos com a utilizao de processo de certificao disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relao aos signatrios, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 Cdigo Civil.

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satisfatoriamente realizado sem um alto investimento que somente um consrcio de cartrios poder, qui, bancar. d) Qualquer outro mtodo hbil. Alm dos anteriores, no se imagina que outro mtodo poderia ser utilizado para realizar a cpia de segurana. A nica hiptese que nos ocorre a utilizao de mtodos especficos para tratamento do acervo documental dos Registros de Imveis, como o SIGAD*, que pode e deve gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais 9. Pargrafo 1. Mediante opo do Tabelio ou do Oficial de Registro, a formao de arquivo de segurana dos Livros de Notas poder abranger os livros escriturados a partir do ano de 1980. O arquivo de segurana dos Livros de Protesto poder abranger os livros escriturados a partir do ano de 1995.

Escopo da regra - redao defectiva

A redao defectiva. Alude a Tabelio ou a Oficial de Registro mas indica livros sob a guarda e conservao to somente de tabelies de notas e de protestadores... No h indicao de livros ou de documentos de Registro de Imveis que pudessem ser conservados a partir de 1980. Ainda que estejamos, aparentemente, fora do escopo da Recomendao, seria o caso de se perguntar: porque a partir de 1980? Os livros lavrados anteriormente a esta data no mereceriam a mesma guarda e conservao? A regra do art. 16 da LRP de clareza meridiana: os livros e papis pertencentes ao arquivo do cartrio ali permanecero indefinidamente. Do mesmo jaez o art. 46 da Lei 8.935, de 1994, e o seu art. 6, II, versando sobre a conservao de documentos pelo tabelio de notas.

Pargrafo 2. O arquivo de segurana dos livros de protocolo de todas as especialidades do servio de notas e de registro poder ser formado por meio informatizado, dispensada a assinatura digital e a reproduo de imagem.

Cpias de segurana ou novo livro?

Uma vez mais preciso reconhecer que a redao no brinda a clareza que deve dimanar de documentos oficiais.

Para maiores detalhes sobre o SIGAD: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil, 2006, disponvel em http://goo.gl/yYBAM, acessado em 10.3.2013.

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Falamos de arquivos de segurana. Teoricamente, o Livro Protocolo estaria abrangido no conjunto indicado no art. 1 desta Recomendao. Mas o seu destaque parece indicar um tratamento diferenciado. Estar a recomendao aludindo substituio do Livro Protocolo, formado pela manuscrio ou por processos mecanogrficos (j tradicionais nas serventias), por modelo inteiramente informatizado? Dispensa-se a assinatura digital e a reproduo de imagem diz a Recomendao. Esta parte final estar a indicar que, formado o Livro Protocolo em meio inteiramente eletrnico, sem necessidade de aposio da firma digital, j no ser necessrio reproduzi-lo em papel e assin-lo como rotineiramente se faz? Em caso positivo, j no estaremos diante de um arquivo de segurana, mas de uma substituio de medium o livro manuscrito e encerrado pelo Oficial (art. 185 da LRP) por outro, digital, sem necessidade de reproduo em papel, nem assinatura eletrnica. Ultrapassada esta questo, a recomendao, embora clara, pode inocular o germe da insegurana jurdica, j que o livro protocolo do Registro de Imveis prova a prioridade e esta gradua e define a preferncia dos direitos reais prior tempore potior iure. A regra da prioridade excludente leva necessidade de comprovar, por meio do nico livro hbil pra isso, a anterioridade no acesso dos ttulos a Registro. Pode se dar, teoricamente, a necessidade de se expedir certido do Livro Protocolo para que se comprove a prenotao de ttulo, a concorrncia contraditria, e a excluso eventual pela regra da prioridade. Como se dar a certido de algo que no autntico? a rectius, autoria consagrada pela regra de encerramento e subscrio pelo Oficial ou escrevente autorizado (arg. do art. 184 e 185 da LRP)? Em concluso, a regra no clara e certamente merece reparos.

Pargrafo 3. O arquivo de segurana dos ndices do Registro Civil de Pessoas Jurdicas, do indicador pessoal do Registro de Ttulos e Documentos (Livro D) e dos indicadores real e pessoal do Registro de Imveis (Livros ns 4 e 5) poder ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reproduo de imagem.

Cpias de segurana ou novo livro - bis?

O mesmo lapso redacional ocorre aqui. Afinal, estamos diante de um arquivo de segurana ou de simples substituio dos livros tradicionais por repositrios eletrnicos? Inclino-me pela segunda. Esta prtica rotineira nos cartrios, que j prescindem de reduo, ao medium cartceo, das anotaes que se fazem eletronicamente e que, por fora da Lei, deveriam ser feitas nos livros tradicionais manuscritos ou por meio de fichas (art. 179 e art. 180 da LRP).

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O problema naturalmente deve ser posto nos seguintes termos: sem a prvia regulamentao do que seja o livro de Registro Eletrnico, que se advinha pela redao do art. 40 da Lei 11.977, de 2009 10, no seria recomendvel a modelagem de novos livros de registro, estendendo o rol do art. 173 da LRP. Aparentemente, estamos diante de recomendaes acerca de requisitos de cpias de segurana e, alm disso, de modelagem de novos livros escriturados de forma eletrnico. Nesse caso, as consideranda desta Recomendao deveriam ser ajustadas para contemplar inteiramente o contedo de seu articulado.

Pargrafo 4. Poder ser dispensada, a critrio do Oficial de Registro, a formao de arquivo de segurana do Livro "D - de registro de proclama" do Registro Civil das Pessoas Naturais.

Registro Civil das Pessoas Naturais. Nada a comentar.

Art. 2. Recomendar que o arquivo de segurana seja atualizado com periodicidade no superior a um ms e que ao menos uma de suas vias seja arquivada em local distinto da serventia, facultado o uso de servidores externos ou qualquer espcie de sistema de mdia eletrnica ou digital.

Backup na nuvem ameaa a dados e privacidade

Uma vez mais somos obrigados a apontar inconsistncias na recomendao. O artigo 2 representa uma sria ameaa integridade e inviolabilidade dos dados registrais e pode ocasionar uma exposio indevida de dados de carter pessoal em meio que, por definio, inseguro. A publicidade registral, em regra aberta a todos (art. 17 da LRP) passa a ser modulada por direitos tutelados pela ordem constitucional como o direito privacidade e intimidade. Os contedos do Registro de Imveis so cognoscveis e no franqueados livremente para escrutnio ilimitado. H que se levar em considerao a legitimidade para requisio de informaes em massa que os modelos de gesto eletrnica da informao propiciam. Ora, facultar o uso de servidores externos, sem que possam ser auditados ou mesmo certificados pela autoridade competente, tal nos parece um risco. Um servidor externo pode localizar-se em So Paulo, ou em Porto Alegre, mas pode, igualmente, situar-se em Hong Kong ou Dallas, ou qualquer outra parte do planeta. As questes que se podem originar de conflitos pelo acesso indevido e utilizao criminosa de informaes registrais, competncia jurisdicional etc., leva a questo a uma dimenso inaudita.
O disposto no dito artigo reza: sero definidos em regulamento os requisitos quanto a cpias de segurana de documentos e de livros escriturados de forma eletrnica.
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Art. 3. Alertar que dever ser formado e mantido arquivo de segurana dos documentos eletrnicos que integrarem o acervo da delegao do servio extrajudicial, mediante "backup" em mdia eletrnica, digital ou outro mtodo hbil sua preservao.

A iterao de expresses como mdia eletrnica, digital ou outro mtodo hbil parece indicar uma distino que no ocorre, em regra, na prtica. Mdia eletrnica ou digital sinonmia. Melhor seria que a Recomendao se louvasse em termos que j se acham definidos na prpria lei. Sirva-nos de exemplo a Lei de Processo Judicial (Lei 11.419, de 2006) que assenta em verba explicativa o que seja meio eletrnico, assinatura digital ou eletrnica, repositrio eletrnico etc. Portanto, melhor seria se a Recomendao pudesse pautar-se por uma terminologia assente em lei ou definida por rgos tcnicos 11. Por fim, considerando-se que o art. 3 refere-se aos documentos eletrnicos no se entende o que possa representar outro mtodo hbil de backup que no utilize a mdia eletrnica...

Art. 4. Alertar que o arquivo de segurana integrar o acervo da respectiva serventia e dever ser transmitido ao novo titular da delegao em caso de extino da delegao anterior, ou ao novo responsvel pela delegao, em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualizao.

Os dados so pblicos os softwares podem ser proprietrios?

O alerta pertinente e leva a importantes reflexes. Os documentos eletrnicos assinados digitalmente ou os representantes digitais* so considerados, lato senso, documentos eletrnicos. Esses documentos na verdade se materializam como sucesso de bits em um meio qualquer eletrnico, ptico etc. As caractersticas singulares desses arquivos levam a uma ordem de consideraes que no devem ser desprezadas pelos gestores dos Servios Registrais. Vale a pena reproduzir o que registram as Diretrizes para a presuno de autenticidade de documentos arquivsticos digitais do CONARQ:
As caractersticas fsicas de documentos digitais, isto , suporte e cadeias de bits neles registradas, podem mudar ao longo do tempo. A mudana de suporte no compromete a autenticidade do documento digital porque, nesse caso, diferentemente dos documentos no digitais, forma e contedo esto desvinculados do suporte. Com relao s cadeias de bits, em primeiro lugar preciso esclarecer que, quando um documento digital salvo, ele desmontado em uma ou mais cadeias de bits que contm os dados de forma, contedo e composio. Algumas estratgias de preservao digital, baseadas na converso de
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O Instituto de Tecnologia da Informao, rgo gestor da ICP-Brasil, disponibiliza em seu site o Glossrio ICP-Brasil, em sua verso 1.2, disponvel em http://goo.gl/HpCqL, acesso em 10.3.2013.

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formatos, implicam alterao das cadeias de bits. Essa alterao deve manter a forma do documento originalmente produzido, e com isso apoiar a autenticidade do documento digital 12.

O risco reside, justamente, na alterao que pode ocorrer nas cadeias de bits. Ao recomendar que no caso de vacncia os dados sejam transmitidos em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualizao no se levou em conta que os sistemas (com utilizao de software e hardware especficos) devam ser auditados e certificados por uma agncia independente indicado pelos Registradores, por suas entidades de classe, ad censura do Poder Judicirio. Lembremo-nos que o Registro Eletrnico foi colocado pela Lei sob a responsabilidade dos Registros de Imveis:
Art. 37. Os servios de registros pblicos de que trata a Lei no 6.015, de 31 de dezembro de 1973, observados os prazos e condies previstas em regulamento, instituiro sistema de registro eletrnico.

Competir aos prprios Registradores instituir o sistema de Registro Eletrnico, como se viu na lei, devendo contar com a regulamentao, indicada vrias vezes no conjunto normativo, a cargo do Poder Judicirio, no mbito de sua competncia 13. No se compreende que a Recomendao no tenha curado de indicar a necessidade de auditoria dos sistemas que geram, atualizam, mantm, veiculam, circulam e eliminam dados que ao final e ao cabo representam informaes de carter pblico e que se acham sob a guarda e tutela dos registradores (art. 24 da LRP). de se reconhecer que o Registro de Imveis, embora seja uma instituio una e indivisvel, cujo exerccio se delega com repartio de atribuies e competncia territorial, no deixa de apresentar assimetrias abissais, como as correies e inspees realizadas pelo prprio CNJ revelaram. No obstante, necessrio caminhar para o sentido de uniformizao procedimental, que envolver, obviamente, aspectos do Registro Eletrnico, em inteira consonncia com a regra de direito formal que atribui a regulao nacional a cargo do rgo competente (art. 22, XXV da CF/1988). No menos certo, finalmente, que a prpria Recomendao sob comento excetua a regulamentao estadual e disso, justamente, que trata este Grupo de Trabalho, institudo pela Portaria CG 12/2013 (art. 5, infra). Fica a recomendao.

Art. 5. Esclarecer que prevalecero as normas e determinaes das Corregedorias Gerais da Justia, dos Juzes Corregedores ou Juzes competentes na forma da organizao local, sobre a formao e guarda de arquivo de segurana, caso existentes.

Vide documento indicado na nota 5. Indico, novamente, os trabalhos de JACOMINO, SRGIO e de TEIXEIRA. NATALY ANGLICA CRUZ citados na nota 1.
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Repositrios confiveis
As Normas de Servio da Eg. Corregedoria Geral da Justia de So Paulo, em reforma recente, cuidaram de dispor sobre a matria. Encontramos a disposio no item 26.1, Captulo XIII das Normas de Servio da CGJSP:
26.1. Quando adotado o arquivamento de documentos sob a forma de microfilme ou em meio digital, o delegado manter cpia de segurana em local diverso da sede da unidade do servio, observado o j disposto neste item

Na expectativa de regulamentao, pela Eg. Corregedoria Geral de Justia de So Paulo, de disposies relativas ao Registro de Imveis Eletrnico, mister a previso de adoo de padres reconhecidos pelos rgos encarregados de regulamentar a gesto arquivstica para digitalizao de documentos e preservao do acervo digital ou tradicional dos Registros de Imveis 14. Trata-se de medida indispensvel para a constituio de um repositrio confivel* que no s abarque os arquivos representados pelos documentos nato-digitais, como para acolhida dos representantes digitais* decorrentes da aplicao da Lei 11.977, de 2009. Alm do legado representado pelo acervo dos Registros de Imveis, necessrio prever a recepo e arquivamento de dados que integram o sistema de Registro Eletrnico em todas as suas dimenses ou mdulos seja na penhora online, no ofcio eletrnico, nos backups remotos, nas imagens de matrculas etc. necessrio escrupuloso estudo para a classificao desse acervo para fins de estabelecer critrios arquivsticos aplicveis a cada espcie de documentos que compem o acervo registral correntes, intermedirios e permanentes, cada qual com um padro pr-estabelecido pela autoridade competente. preciso, portanto, desenvolver uma poltica voltada para os aspectos relacionados com a preservao dos dados para a nossa e para as geraes futuras o que foi feito admiravelmente bem pelos repositrios tradicionais que os Cartrios, como qui nenhuma outra instituio, da tarefa se desincumbiram com eficincia.

Art. 6. Recomendar que, em 90 dias, as Corregedorias Gerais da Justia promovam o levantamento das unidades do servio extrajudicial de notas e de registro que no mantenham, ou no providenciarem nesse perodo o arquivo de segurana, e obtenham informaes sobre as providncias adotadas por essas unidades.

Concentrao decisria em matria regulamentar

A medida nos parece adequada. A ARISP conta com a Central de Servios Eletrnicos Compartilhados e poder oferecer suporte s necessidades dos pequenos Cartrios de Registro de Imveis que no contam com repositrios confiveis* para acolhimento dos representantes digitais* e para os seus dados que compem o Registro Eletrnico.

Recomenda-se a adoo das regras de boas prticas e recomendaes do CONARQ sobre a matria especialmente as Recomendaes para digitalizao de documentos arquivsticos permanentes, disponvel em http://goo.gl/XCWlU, acessado em 11.3.2013.

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Sugerimos que este Grupo de Trabalho possa encarregar-se de direcionar os estudos sobre o processo de formao do repositrio eletrnico confivel a cargo da prpria instituio registral, com base em regras baixadas pelo juzo competente (art. 30, XV, da Lei 8.935, de 1994 c.c. art. 36 da Lei 11.977, de 2009). E que se encarregue o GT de acompanhar a recomendao contida no art. 6 sob comento.

Art. 7. Determinar o encaminhamento de cpia desta Recomendao s Corregedorias Gerais da Justia, inclusive para cincia aos responsveis pelas unidades do servio extrajudicial de notas e de registro e aos Juzes Corregedores, ou Juzes competentes na forma da organizao local para a fiscalizao dos servios extrajudiciais de notas e de registro.

Backup remoto soluo institucional

Sugerimos que o GT encaminhe requisio de informaes Central ARISP de Servios Eletrnicos Compartilhados (correio online) para que se detalhe quantos cartrios aderiram aos servios de backup remoto e quais as condies que a entidade oferece para acolhimento do acervo de todos os Registros de Imveis do Estado de So Paulo. fundamental que os critrios adotados para a observncia das recomendaes baixadas pelo CNJ sejam exaustivamente discutidos interna corporis, com acompanhamento da CGJSP, para que se adotem procedimentos seguros e adequados para a gesto do importante acervo representado pelos dados, livros, documentos, papeis a cargo dos Registrador de Imveis do nosso Estado. Braslia - DF, MINISTRO FRANCISCO FALCO Corregedor Nacional de Justia

Glossrio
Cadeia de custdia ininterrupta: linha contnua de custodiadores de documentos arquivsticos (desde o seu produtor at o seu legitimo sucessor) pela qual se assegura que esses documentos so os mesmos desde o incio, no sofreram nenhum processo de alterao e, portanto, so autnticos 15. Repositrio confivel - A trusted digital repository is one whose mission is to provide reliable, long-term access to managed digital resources to its designated community, now and in the future. Trusted digital repositories may take different forms: some institutions may choose to build local repositories while others may choose to manage the logical and intellectual aspects of a repository while contracting with a third-party provider for its storage and maintenance. Whatever the overall infrastructure, however, to meet expectations all trusted digital repositories must

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Definio que se encontra nas Diretrizes citadas na nota 5.

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accept responsibility for the long-term maintenance of digital resources on behalf of its depositors and for the benefit of current and future users; have an organizational system that supports not only long-term viability of the repository, but also the digital information for which it has responsibility; demonstrate fiscal responsibility and sustainability; design its system(s) in accordance with commonly accepted conventions and standards to ensure the ongoing management, access, and security of materials deposited within it; establish methodologies for system evaluation that meet community expectations of trustworthiness; be depended upon to carry out its long-term responsibilities to depositors and users openly and explicitly; have policies, practices, and performance that can be audited and measured; and meet the responsibilities detailed in papers 16.

Representante digital - (digital surrogate) - Representao em formato de arquivo digital de um documento originalmente no digital. uma forma de diferenci-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato de arquivo digital (born digital) 17. SIGAD - conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao desses. O sucesso do SIGAD depender fundamentalmente da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de documentos 18.

A definio se encontra em Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities. An RLG-OCLC Report. Mountain View: RLG, 2002, disponvel em http://goo.gl/LtaJP acesso em 12.3.2013. 17 Resoluo 31, de 28 de abril de 2010 - Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes. 18 A definio se extraiu de Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil citado na nota 9.
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