LA ADMINISTRACIN EN LA UNIDAD DE INFORMACIN, NUEVO PUNTO DE VISTA: EL USUARIO.

KATHERINE MEJA JARAMILLO

ENSAYO

PROFESOR BRIAN MANUEL GARCA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGA MEDELLN 2013

LA ADMINISTRACIN EN LA UNIDAD DE INFORMACIN, NUEVO PUNTO DE VISTA: EL USUARIO.

Aun con las diferencias entre propuestas terminolgicas de lo que debera denominarse Administracin, Gestin y Direccin, es pertinente para este texto tratarlo como Administracin, en un total acuerdo con la definicin de Koontz Weihrich1 como: El proceso de disear y mantener un ambiente en el cual las personas trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas. Para un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, tecnolgicos, econmicos y de informacin, las U.I. (unidades de informacin) se han permeado de aspectos de la Administracin que le permitan alcanzar servicios y productos de mejor calidad, tanto para sus clientes-usuarios internos como para sus clientesusuarios externos. Las crecientes expectativas y necesidades, las nuevas tecnologas, la constante produccin, recopilacin y distribucin, y la comunicacin constante que tenemos con una sociedad ms afanosa, exigen a las U.I. una manera eficiente de cumplir su misin de acceso a la informacin y generacin de nuevo conocimiento, por lo cual debe ser consciente y capaz para preparar un conjunto de decisiones para la accin futura, dirigido al logro de objetivos a travs de los medios ms apropiados2, basado en los diferentes tipos de informacin que se recolectan diariamente de su comunidad; esta informacin de fuentes primarias y secundarias sirve de base para un mejor entendimiento de la relacin que se tiene con los clientes-usuarios, respondiendo adecuadamente, y en acuerdo a los planes tcticos y estratgicos previamente establecidos. Dentro de las U.I. la administracin es transversal a los diferentes roles, estn fuertemente ligados an cuando cada perfil se describa individualmente, la capacidad de organizacin y adecuada gestin de cada uno, ayuda a identificar las fortalezas y debilidades en relacin con las variables de satisfaccin de los clientes-usuarios, y la capacidad de la U.I. y sus servicios. La universalidad, del quehacer administrativo, interesa para que los grupos logren eficientemente las metas de la institucin, junto con otros rasgos de finalidades prcticas como el valor instrumental, la unidad temporal donde todas las partes se interrelacionan, la flexibilidad de adaptarse a las necesidades propias de cada

KOONTZ, H. y WEIHRICH, H. Elementos de Administracin. Citado por REYES PACIOS LOZANO, Ana La admininstracin de las Unidades de Informacin: una aproximacin a su concepto y evolucin. Madrid : Servicio de Publicaciones U.C.M, 1997, Documentacin de las Ciencias de la Informacin, Vol. 20, pgs. 226248.
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IVANCEVICH, Jhon M.; DONNELLY, James H.; GIBSON, James L. Management: principles and functions. Citado por CGNOLI, Roberto V. Administracin de bibliotecas. Buenos Aires: EB publicaciones, 1996

organizacin, la especificidad y la interdisciplinariedad, afn disciplinas y ciencias relacionadas con la eficacia del trabajo. Para hablar entonces de la Administracin de Unidades de Informacin, hemos de ver esto desde un enfoque sistmico. La U.I. no es tampoco excepcin a la aplicacin de la Teora General de Sistemas, como un sistema abierto que cumple con: estar constantemente influenciada recprocamente con el ambiente, asumir aspecto homeosttico, posible por ajustes dinmicos y la autorregulacin, y un aspecto entrpico en tanto es capaz de cambiar y volver a su estado original. Ella es a su vez un subsistema del subsistema educativo, interactuando con el aprendizaje, la investigacin, la educacin continua, la alfabetizacin, la capacitacin, etc. y consecuentemente subsistema del sistema de comunicacin social, que integra el sistema poltico, el sistema cultural, el sistema social, y el sistema econmico, con los cuales (subsistema y sistema) se interrelaciona a nivel de estructuras, procesos y funciones que relativos a como ellos ejercen su administracin, toma recursos y los transforma en resultados que van revitalizando las propias partes, posibilitando lograr las metas y propsitos a travs de la voluntad y como resultado de la planeacin, aspecto reforzado con la definicin de Lowell3 cuando escribe sobre las bibliotecas y otros centros de informacin como organizaciones y sistemas abiertos, entidades de servicio que desempean funciones de provisin y gua con metas, objetivos y estructuras funcionales dependientes de entidades mayores sujetas a presiones externas. La U.I. a su vez posee diferentes subsistemas que convergen en la satisfaccin de necesidades de sus clientes-usuarios y que son relativos a las operaciones que ejercen, as se hallan subsistemas administrativos (planificacin, presupuesto recursos fsicos) y subsistemas bibliogrficos (formacin y desarrollo de colecciones, catalogacin, almacenamiento, marketing, comunicacin, prstamo, difusin, etc.) ambos importantes al momento de entender la U.I. como organizacin que recibe insumos los transforma y los reintegra en servicios y productos, y que hace parte de la administracin bibliotecaria, en tanto es una organizacin que busca eficacia, eficiencia y cumplimiento de objetivos, y que debe dominar las funciones de planificacin, organizacin y control con el conjunto de habilidades humanas, tcnicas y conceptuales. No es en vano que con la limitacin de recursos, problema en el que se incide en la literatura biblioteconmica, deba pensarse en otras ciencias y disciplinas que ayuden a generar soluciones y mejoras en cuanto al uso ptimo de recursos, ms, cuando la dinmica repercute en la sociedad. Es necesario que en el desempeo se exija una inmediatez, como primer paso, la planificacin elemento clave de anlisis para prever posteriores vas de accin, alternativas, consecucin de la misin y los objetivos, no obstante requerir del
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LOWELL, A.M. Organizational Structure of Libraries. Citado por PREZ PULIDO, Margarita y HERRERA MORILLAS, Jos Luis. Teora y nuevos escenarios de la Biblioteconoma. 2 ed. Buenos Aires: Alfagrama, 2006.

mayor esfuerzo, a veces puede ser visto como perder el tiempo en el futuro y es deber enfatizar en este aspecto para procurar la solidez de los dems procesos, pero ms importante debe ser visto como el primer paso para mirar las situaciones como posibles oportunidades de cambio y generacin de servicios y productos ms eficientes, claro est, dentro de las caractersticas especficas, sus necesidades y demandas. No todos los modelos pueden ser aplicables estrictamente, pero es una ventaja este aspecto porque segn el cambio es viable evaluar los aspectos que deben ser interferidos, sin quebrantar las dems estructuras, es un proceso diario, de tiempo, responsabilidad, recopilacin de informacin y flexibilidad. Se realiza paralelamente a la vivencia compleja que se tiene frente a lo fsico como a lo humano, implicando en ello la comunicacin activa. Es trascendental una comunicacin entre la comunidad y la U.I., la U.I y su personal, el personal y la comunidad, ayudando a potenciarla, reevaluarla y realimentarla directamente en las acciones que se realizan, y fundamentalmente, establecer prioridades, para procurar la satisfaccin de necesidades informacionales. A su vez por este medio se forja el Marketing y la evaluacin, Marketing desde el sentido de preocuparse por conocer las necesidades de los clientes-usuarios, adoptar sus puntos de vista y de acuerdo, segmentarlos, para conocer su necesidad o reajustarla, promocionarle actividades generales y de su propio inters y dems. La satisfaccin del consumidor permite dar ms rendimiento, cambiar la imagen, aumentar la demanda, la visibilidad positiva, un mayor impacto, basndose en la interaccin y anlisis en las condiciones de la comunidad, y las polticas de distribucin y promocin de productos, servicios y recursos. Evaluar igualmente proporciona conocer la adecuacin, el rendimiento, las debilidades, las fortalezas; permite determinar la eficiencia, la eficacia, la utilidad y la relevancia de los servicios, productos, procesos y tcnicas propios de la U.I. Es clave la confluencia entre la comunicacin, la planificacin, el marketing y la evaluacin a cada paso de la realidad a que se enfrenta la U.I. con la sociedad y con sus clientes-usuarios. No obstante cabe reincidir en que la planificacin, organizacin, ejecucin y control, respecto U.I. con su dinmica y su contexto, se realizan en mayor o menor medida de acuerdo a sus especificidades. El enfoque y el modo de ponerlas en marcha va acorde al nivel de responsabilidad que puedan asumir cada uno de los profesionales que hacen parte de los diferentes procesos, requiere liderazgo y un fuerte compromiso del personal. Si bien todo se rene para satisfacer al cliente-usuario, la finalidad de comprenderlos de forma que se alineen necesidades y expectativas con sus deseos, es el objetivo que todos los profesionales de la informacin realizan. El cliente-usuario es el protagonista de todo el sistema, al cual se le debe procurar garantizar el acceso a la informacin y la utilizacin de recursos, para ello es una funcin de inclusin donde la U.I utiliza sus instrumentos informativos y bibliogrficos para mediar y procurar la satisfaccin de necesidades informacionales. En este punto emerge la relevancia de tener una buena

comunicacin y mediacin a travs de los diferentes servicios y recursos, la U.I es tambin parte de la formalizacin de tcnicas y herramientas que valoren la actividad de sus clientes, los medios de comunicacin juegan un papel muy importante pero la finalidad de todo esto es la autonoma del cliente-usuario fsica y virtualmente, sin querer decir que esto reemplazara las funciones del personal ya que la eficacia ser conocer necesidades e interesar al cliente-usuario en recurrir a los instrumentos que lo ayuden a conciliar necesidades y expectativas a travs de una comunicacin asertiva. Resulta entonces una actividad articulada la aplicacin de las funciones y tcnicas administrativas con la dinmica de la U.I., que dispone servicios que forman a sus clientes-usuarios internos y externos los cuales con el cumplimiento de objetivos y metas, permiten a generarle un impacto mayor, una integracin y definicin ms clara en la sociedad y en sus dinmicas.

BIBLIOGRAFA

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LOZANO REYES PACIOS, Ana. La admininstracin de las Unidades de Informacin: una aproximacin a su concepto y evolucin. Madrid: Servicio de Publicaciones U.C.M, 1997, Documentacin de las Ciencias de la Informacin, vol. 20, pgs. 226-248.

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