Guas de Formacin y Capacitacin Juvenil II Formulacin y gestin de proyectos juveniles

GUAS DE FORMACIN Y CAPACITACIN JUVENIL II Formulacin y gestin de proyectos juveniles

Primera edicin: diciembre de 2005 C Derechos reservados

Autores: Jos Ezequiel Soto, Mara Estela Lpez, Jess Michel Cun, Hctor Morales Gil de la Torre.

INICIA, COMUNICACIN Y SERVICIOS, S.C. Calle 20 de Agosto No. 35, Planta Alta, Colonia Churubusco, CP. 04120, Mxico, Distrito Federal. Telfono 5336 5591 Correo Electrnico: inicia@inicia.org

Con el auspicio del Programa de Coinversin Social 2005, del Instituto Nacional de Desarrollo Social.

Impreso en Mxico.

CONTENIDOS

Pgina Presentacin Introduccin Gua del Primer Taller: Formulacin de proyectos Gua del Segundo Taller: Gestin de proyectos Gua del Tercer Taller: Evaluacin de proyectos Gua del Cuarto Taller: Sistematizacin de la experiencia 5 7 9 17 23 29

PRESENTACIN PRESENTACIN

En Iztapalapa, la conformacin social, el desordenado crecimiento de la poblacin y una acentuada cultura de la ilegalidad, agrav el rezago social as como todo tipo de desventajas y dificultades para acceder a oportunidades de empleo, trabajo, transporte, vivienda, servicios de salud y educativos; problemas asociados al incremento de los ndices de criminalidad, inseguridad en las calles, mayor consumo de drogas y desintegracin familiar. Ante este panorama, fue urgente la necesidad de desarrollar frmulas que permitieran avanzar en los procesos de democratizacin y descentralizacin, aspectos que promovieron fundamentalmente el desarrollo de las personas y su pleno ejercicio de derechos y deberes, a travs de una ciudadana incluyente y participativa, capaz de plantear alternativas y proyectos de bienestar social. As, en 2002 surge el Programa de Apoyo a las Iniciativas Sociales con el fin de promover la corresponsabilidad ciudadana con las acciones del gobierno Delegacional, a travs del impulso de iniciativas sociales orientadas a fortalecer el desarrollo comunitario. De esta experiencia y como parte de las acciones integrales de los Programas de Jvenes y Mujeres, en el trienio 2003-2006 se implementa el Programa de Apoyo a las Iniciativas Productivas y Sociales, dando un especial nfasis a las iniciativas desarrolladas por jvenes que tuvieran un enfoque productivo, sin perder el impacto social. El presente cuadernillo se elabora como producto del trabajo coordinado entre el Gobierno Delegacional e Inicia, en un esfuerzo por fortalecer la capacidad de los jvenes a travs de la capacitacin y el seguimiento de sus iniciativas. La sistematizacin e implementacin de las tcnicas planteadas en el presente trabajo fueron implementadas con gran xito en el desarrollo del Programa de Apoyo a las Iniciativas Productivas y Sociales. Por ello estamos seguros que los contenidos aqu propuestos sern de gran utilidad para los grupos que los implementen acciones dirigidas hacia el sector juvenil.

Norma Tagle Marroqun Direccin de Promocin del Desarrollo Humano Gobierno de la Delegacin Iztapalapa. Distrito Federal Diciembre de 2005.

INTRODUCCIN
La presente gua ofrece herramientas orientadas a fortalecer la capacidad de accin de los grupos de jvenes que desarrollan proyectos -o que pretenden desarrollarlos- en el contexto de sus localidades. Comprendemos que la capacidad de accin de un grupo cobra sentido cuando, mediante acciones especficas, se desean modificar las situaciones que dificultan el desarrollo individual y colectivo; o, por el contrario, consolidar aquellas que favorecen este proceso. En este caso, a los grupos que pretenden modificar o consolidar dichas situaciones, les denominamos actores sociales. Ahora bien, para que un actor social fortalezca su capacidad de accin, requiere de ciertas condiciones. En primer trmino, es necesario que el grupo de personas que participa de la accin est de acuerdo sobre el o los problemas de la realidad que quiere modificar y sobre las causas que motivan su existencia. Adems, se requiere que el grupo desarrolle relaciones de solidaridad y empata entre sus integrantes, lo cual favorece otro tipo de acuerdos: sobre la motivacin que lo impulsa a actuar ante un problema determinado de su contexto. Por otra parte, la capacidad de accin de un grupo depende de la riqueza y amplitud de las relaciones que sostiene con otras personas, grupos o instituciones; as, los actores sociales existen y les es posible desarrollar sus acciones porque mantienen vnculos con una comunidad, con un sector de poblacin, con instituciones y organizaciones, con personas especficas. Mientras ms amplio sea el abanico de relaciones, mayores son las opciones que tiene el grupo para actuar. Asimismo, el grupo ha de acordar la forma en que va a desarrollar su trabajo y los contenidos que le dar al mismo. De esta manera, los actores sociales tienen un campo de trabajo delimitado, a partir del cual pueden establecer una adecuada divisin de tareas entre sus integrantes y diversas formas para ejercer el liderazgo, para tomar decisiones y para atender sus necesidades cotidianas. Es decir, que, con base en un campo de trabajo elegido, los actores sociales configuran una estructura que favorece su participacin y la mejor realizacin de su proyecto de accin. Dentro de un campo de trabajo especfico se encuentran otros actores, con quienes es posible acordar acciones conjuntas o, por el contrario, se identifican como grupos adversos a la intencionalidad de los actores. Por ello, un actor social que se desarrolla dentro de un campo de trabajo particular, debe acordar cul es la manera en que ha desarrollar sus acciones, que le identifica y distingue del resto de los actores que estn presentes en ese campo de accin; con quines puede establecer vnculos de colaboracin y con quines tiene diferencias importantes. Es decir, que un actor social requiere definir una estrategia propia dentro de un campo de trabajo e identificar tanto a sus aliados como a sus adversarios. Por ltimo, un actor social tiene mejores condiciones para llevar a cabo las transformaciones sociales que se propone cuando tiene claridad sobre el proyecto de futuro que quiere construir, es decir, cuando es capaz de definir para qu hace lo que hace.. Es importante anotar que los acuerdos que favorecen la accin de un grupo se construyen en el medio de una constante dinmica de reflexin y accin. De tal forma, un plan de trabajo que no se alimenta de acciones especficas, de aprendizajes provenientes de prcticas concretas, no fortalece al actor social, pues el actor social se construye por su prctica. Y, por el contrario, un actor social que no reflexiona sobre sus aprendizajes, no construye condiciones para su mejor actuacin. 7

As, los materiales contenidos en la presente gua pretenden motivar la reflexin de grupos juveniles en torno a diversos elementos relacionados con las afirmaciones anteriores. Con base en una hiptesis sobre el desarrollo temporal del proyecto de un actor social, presentamos materiales que favorecen la reflexin de los grupos en torno a sus prcticas: motivan a los asistentes a reflexionar sobre el diseo de sus acciones, vinculndolas con sus intuiciones y expectativas; ofrecen elementos tiles para aquellos grupos que ya se encuentran realizando alguna accin en su comunidad, de manera que se les facilite la observacin de su experiencia y la rendicin de cuentas ante s mismos y ante la comunidad; se promueve el diseo de herramientas que facilitan la evaluacin del desempeo de un proyecto, as como la recuperacin de los principales aprendizajes contenidos en la prctica del grupo. De tal forma, los materiales que proponemos se ubican hipotticamente en el antes, durante y despus de prcticas especficas de un grupo que pretende modificar ciertos aspectos de la realidad en la que se desenvuelve. Adems, suponen una constante reflexin sobre los vnculos entre la dinmica interna del grupo y sus contextos, de manera que la formulacin de un proyecto atiende, a su vez, a las estructuras de organizacin interna del grupo que lo realiza; la evaluacin de una experiencia de trabajo colectivo, mira los resultados logrados para beneficio de la comunidad y los procesos de organizacin interna de los grupos, etctera. Por ltimo, son materiales que tambin promueven la reflexin sobre el proyecto planteado por el grupo y su realizacin concreta, de manera que la idea original se vaya enriqueciendo y reformulando con el paso del tiempo y a partir de los aprendizajes colectivos. La gua contiene, entonces, cuatro talleres. El primero de ellos ofrecer herramientas para la formulacin de dos tipos de proyectos, sociales y productivos; el eje central de este taller gira en torno a los elementos que forman parte de un plan de trabajo y su interrelacin lgica. El segundo taller, ofrece otro conjunto de herramientas: aquellas que facilitan el registro de actividades y resultados alcanzados por el grupo mediante la ejecucin de su proyecto. El tercer taller, por su parte, propone instrumentos para la evaluacin de los resultados alcanzados por el grupo, tanto en lo referente a su dinmica interna como en lo que respecta a sus efectos en la comunidad. Por ltimo, el cuarto taller motiva la reflexin sobre los elementos a tomar en cuenta para llevar a cabo un ejercicio de sistematizacin de la experiencia del grupo; es decir, facilita el dilogo entre los integrantes del proyecto para recuperar los principales aprendizajes contenidos en su prctica, que les permitan reformular el proyecto y plantearse nuevos horizontes. Es importante anotar que algunos de los materiales de apoyo para la realizacin de los talleres contenidos en esta gua de trabajo se encuentran en la tercera de las guas de esta serie, intitulada instrumentos de seguimiento. An as, nuestros lectores encontrarn una descripcin lo suficientemente detallada para implementar estas sesiones de formacin y capacitacin. Por ltimo, nos parece importante mencionar que los contenidos del manual son resultado de una experiencia desarrollada con grupos juveniles de la Delegacin Iztapalapa, Distrito Federal, entre los meses de marzo y diciembre de 2005. Por ello, es evidente que los materiales han de ser enriquecidos y adaptados a las circunstancias de cada contexto particular. Tal es el nimo que motiva la edicin de los mismos; que se promueva, con el pretexto de una propuesta de reflexin y trabajo, el debate sobre la vigencia y promocin de los derechos fundamentales de las y los jvenes en nuestro pas. Mxico, Distrito Federal, a diciembre de 2005. 8

PRIMER TALLER FORMULACIN DE PROYECTOS SOCIALES Y PRODUCTIVOS

I. OBJETIVO GENERAL DEL TALLER
A travs de este taller se busca enriquecer las capacidades reflexivas y tcnicas de las y los jvenes para elaborar proyectos sociales y productivos que sean viables y sostenibles.

II. CONTENIDOS
Formular proyectos juveniles constituye una experiencia que pone en juego una variedad de elementos, desde los aspectos tcnicos de esa actividad, hasta un ejercicio de ciudadana de las y los jvenes. Tal ejercicio, adems, implica ampliar espacios de participacin, replantear las formas de decidir acerca de los problemas y necesidades que afectan a la sociedad, as como suscitar nuevas maneras de solucionar esas necesidades y de involucrar a diversos actores sociales e institucionales en todos las dimensiones que la prctica de las y los jvenes plantea a travs de sus iniciativas. As, la formulacin de iniciativas juveniles, como prcticas que generan alternativas frente a la exclusin, provoca que las y los jvenes se descubran como agentes de cambio, al tiempo que van siendo capaces de instrumentar acciones planificadas y eficaces para afrontar su problemtica y la de nuestro pas. De ah los dos ejes de este taller: el de los valores que orientan las iniciativas y el de los elementos para construir proyectos en el mbito social y/o en el campo econmico.

III. DESARROLLO DEL TALLER

Nota importante: los distintos momentos y pasos de este taller requieren de la adaptacin que ha de realizar quien lo coordine, adaptacin que tiene que ver con tomar en cuenta la situacin especfica del grupo con el que trabaja. As, el taller puede tener, por lo menos, alguna de las siguientes modalidades: la que se realiza cuando el taller se hace con un grupo que posee cierta experiencia en emprender alguna iniciativa y que requiere pensar y enriquecer esa experiencia o formularla de otro modo; por otra parte, la de un grupo que est descubriendo la necesidad y posibilidad de emprender alguna iniciativa y que requiere instrumentos para elaborarla. En uno y otro caso, aunque se planteen las mismas cuestiones, su sentido vara.

PRIMER MOMENTO: integracin grupal

SEGUNDO MOMENTO: Nuestra iniciativa vale En este momento se busca favorecer la reflexin de las y los jvenes acerca del sentido y valor de las iniciativas juveniles. Tal reflexin ampla la que en los talleres anteriores se haca, en el marco de los derechos humanos, para remitir aqu a principios ticos como la democracia, la equidad, la sustentabilidad ambiental y la responsabilidad (Ver, Guas de Formacin y Capacitacin I). . Tiempo estimado: 60 minutos 9

Procedimiento Quien coordina el taller colocar en lugar visible carteles con los textos de cada principio tico, los cuales slo se leern al inicio de este momento: Democracia: participacin incluyente en el diseo de las acciones, en acceso a la informacin relevante, en la distribucin de las responsabilidades; toma de decisiones por mayora; transparencia en la rendicin de cuentas, etctera. Equidad: participacin igualitaria de hombres y mujeres en las acciones, decisiones, responsabilidades y beneficios del proyecto; inclusin de sectores excluidos: personas con discapacidad, indgenas, con preferencia sexual distinta etctera; igualdad de oportunidades para la participacin intergeneracional. Sustentabilidad ambiental: diseo y ejecucin de acciones que consideran el impacto ambiental; que promueven la proteccin de los recursos naturales o el reaprovechamiento de diferentes tipos de desechos, que recuperan el conocimiento de la comunidad para usar los recursos sin depredarlos, que combaten diversas formas de contaminacin, etctera. Responsabilidad social: promocin de la participacin desde la conciencia de derechos; promocin de la colaboracin entre diferentes sectores; interlocucin y colaboracin con las autoridades para llevar adelante el proyecto, dilogo adultos- jvenes para la accin conjunta, acciones de colaboracin con la empresa privada etctera.

A continuacin se forman pequeos grupos en los que se reflexionarn las siguientes preguntas:

Qu utilidad social tienen nuestros proyectos? De qu manera nuestros proyectos son experiencias donde ponemos (o podemos poner) en prctica los principios de democracia, equidad, sustentabilidad y responsabilidad?
En plenaria, los grupos pondrn en comn lo que han estado platicando a propsito de las preguntas anteriores, a travs de la exposicin que har algn integrante de cada grupo. Finalmente se buscar ayudar al grupo a elaborar conclusiones que apliquen al reto de formular y realizar iniciativas sociales o productivas. Material necesario Hojas o papelgrafo para cada grupo Marcadores Cinta adhesiva

TERCER MOMENTO: Armando la iniciativa

Durante este momento se pretende que el grupo identifique las preguntas que requiere pensar y responder para elaborar un proyecto, as como la lgica de las preguntas entre s. De esta manera, el grupo podr: a) formular iniciativas y gestionar recursos para realizarlas; b) tener un marco de referencia para ir evaluando y corrigiendo la realizacin de su proyecto, as como para aprender de su propia experiencia y, c) comunicar su proyecto y rendir cuentas de l. Tiempo estimado: una hora y media

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Procedimiento Se inicia esta parte del taller con una breve reflexin y dilogo colectivo acerca de la necesidad de elaborar cada vez mejores proyectos. Luego se invitar a quienes participan, a llevar a cabo la actividad de armar un rompecabezas. Este consiste en el conjunto de partes o elementos que hay que considerar para elaborar un proyecto, as como la secuencia lgica de dichos elementos. Segn el nmero de participantes, se formarn pequeos grupos de 6 a 8 personas cada uno y se les reparte el material para armar el rompecabezas. La nica indicacin que se dar a los grupos es que el rompecabezas hay que ordenarlo en tres columnas (las que aparecen en los cuadros que estn ms abajo), cuyos encabezados son: PREGUNTA NOMBRE TCNICO SIGNIFICADO As, pues, habr que: ir encontrando las preguntas, nombres y significados que se corresponden entre s y, despus, irn colocando cada tercia segn el orden lgico en el que el grupo considera pueden irse respondiendo las preguntas, en vista de que un proyecto sea claro, adecuado y coherente.
Nota: ms adelante estn los dos cuadros que son la referencia para este ejercicio, uno que se
refiere a iniciativas sociales y otro a proyectos econmicos, los cuales debern ser usados segn las diversas situaciones a las que aludimos en la nota inicial de este taller.

Al concluir el armado del rompecabezas, se invita a los participantes a observar las semejanzas y diferencias entre los trabajos de cada equipo y a dialogar acerca de los motivos por los que cada grupo lo arm de tal o cual modo. Conviene decir aqu que la secuencia que planteamos en los siguientes cuadros es adecuada, pero no rgida. Esto significa que se pueden hacer cambios en el orden de las preguntas o renglones, siempre y cuando no impliquen contradicciones o confusiones que impidan formular un proyecto. En segundo trmino, hay que tener claro que lo importante en este ejercicio est en la argumentacin y apropiacin que, a travs de ella, se logra de los diversos elementos que componen el perfil de un proyecto. Finalmente, se entrega a cada quien una copia de los cuadros completos, los cuales sern tiles como instrumentos de consulta para elaborar iniciativas. Material necesario Rompecabezas (uno para cada equipo que formes) Cinta adhesiva Fotocopia del cuadro completo para cada participante

CUARTO MOMENTO: Apropiacin de lo aprendido

Segn las circunstancias, en este momento puede hacerse algn ejercicio que ponga en prctica lo antes aprendido. Si se trata de grupos que ya realizan algn proyecto, se les puede proponer que traten de pensarlo y ordenarlo segn las categoras y el orden antes mencionados. En el caso de un grupo que est buscando acceder a recursos, en algn medio institucional, la aplicacin puede realizarse con los formatos de ese medio. En cualquier situacin, la cuestin es realizar un ejercicio que ayude a clarificar y a ordenar los elementos necesarios para elaborar un buen proyecto.

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Procedimiento En primer trmino, cada pequeo grupo identificar en algn formato una o dos partes del perfil de un proyecto e ir anotando todas las dudas que le suscite. Ya en plenaria, las dudas se van tratando de esclarecer de manera colectiva. Material necesario Fotocopias de formatos de proyectos Fotocopia del cuadro del armado de iniciativas

QUINTO MOMENTO: evaluacin del taller

Se trata de que las y los jvenes den cuenta de los logros y deficiencias de todo el desarrollo del taller y propongan sugerencias para mejorar los siguientes.

EL ROMPECABEZAS DE LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS

Pregunta generadora Cul es el nombre de nuestro proyecto? Por qu es importante o necesario nuestro proyecto? Para qu queremos Nombre tcnico Tipo de proyecto Justificacin Significado En una frase explicamos qu es lo que vamos a producir: bienes o servicios Explicamos cules son las necesidades que queremos atender con lo que vamos a producir; qu recursos tenemos y qu experiencia o conocimiento hemos desEn una o varias frases explicamos cules son los cam-

Objetivos

Cmo es el producto Anlisis de mercado y Es la descripcin de las caractersticas del bien o sero servicio que ofreceventas vicio que vamos a producir para detallar sus propiedamos? des, destacando de qu manera el producto o servicio El Producto responden a las exigencias del mercado Para quin vamos a Anlisis de mercado y Es la descripcin de las caractersticas de las personas producir el bien o serventas o empresas a quienes ofrecemos nuestro producto; si vicio? tienen mucha o poca capacidad de adquirirlo; si teneLa Demanda mos acceso directo o indirecto a ellos; si pagarn en efectivo o con crdito, si se ubican en el mercado local, regional o nacional etctera. Quin es nuestra competencia? Anlisis de mercado y Es la identificacin de otras personas o empresas que ventas producen lo que nosotros nos proponemos producir; el anlisis de sus fortalezas y debilidades para determiLa Oferta nar las oportunidades que tiene nuestro proyecto ante ellos. 12

A qu precio vende- Anlisis de mercado y Es el clculo que hacemos de los gastos de produccin y remos el producto? ventas comercializacin del bien o servicio y las utilidades que nos permitiran obtener tanto el tipo de clientes a El Precio quienes nos dirigimos como la competencia que tenemos que enfrentar En qu lugar vamos a producir? La Produccin La Localizacin Es la descripcin del lugar donde se va a llevar a cabo el proceso de produccin del bien o donde se brindar el servicio; de sus condiciones de accesibilidad para los proveedores y clientes; de la funcionalidad para el uso que queremos darle. Se refiere a la capacidad de produccin que tenemos: la cantidad de productos que se quieren elaborar, el tiempo o la frecuencia, cuntas personas intervienen, que tipo de tecnologa se usar, etctera

Cunto vamos a producir?

La Produccin El Tamao La Produccin

Cmo vamos a producir?

Es la explicacin de cada uno de los pasos necesarios para la elaboracin de un producto o la venta de un Proceso productivo servicio desde la compra de las materias primas hasta que el producto est terminado La Produccin Requerimientos La Administracin Se refiere a la identificacin de todos los elementos que necesitamos para producir un bien o servicio: materia prima, recursos humanos, recursos materiales.

Qu necesitamos para producir?

Cmo vamos a distribuir las tareas?

Se refiere a la organizacin interna, los puestos y las funciones necesarias para producir el bien o servicio. Asignacin de funcio- Una manera de presentarlo es con un organigrama. nes La Administracin Planeacin Se refiere a proyectar todos los aspectos de la actividad productiva: compras, ventas, proceso productivo, monto de salarios, metas de produccin, etctera. Se refiere a los controles que usaremos para registrar las compras, las ventas, los salarios, los volmenes de produccin, las mermas y en general, cualquier informacin que consideremos importante para nuestro proyecto.

Cmo vamos a planear la produccin?

La Administracin Cmo vamos a llevar un control del proce- Registro de informaso? cin Quin, cundo y cmo se decide? La Administracin

Es la definicin de qu tipo de decisiones le corresponden a todos los participantes del proyecto y cules Toma de decisiones pueden delegarse a alguna comisin o a alguna persona. Se refiere a la previsin que hacemos de los momentos y espacios que nos daremos para analizar la informacin sobre el proyecto y la experiencia que estamos viviendo para mejorar el proceso.

Cmo vamos a aprender y mejorar nuestro proyecto?

Evaluacin

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EL ROMPECABEZAS DE LOS PROYECTOS SOCIALES

Pregunta generadora Cul es el nombre de nuestro proyecto? Por qu es importante o necesario nuestro proyecto? Nombre tcnico Tipo de proyecto Justificacin Significado En una frase explicamos de qu se trata nuestro proyecto

Explicamos cules son las problemticas sociales que priorizamos a partir del conocimiento o diagnstico de la realidad en la que queremos influir y de qu manera pensamos que este proyecto es una solucin a esos problemas Para qu queremos Objetivos En una o varias frases explicamos cules son los camrealizar este proyecbios que queremos provocar en las situaciones de cato? rencia o problema que vive la comunidad o un sector muy especfico de ella, al desarrollar nuestro proyecto Dnde vamos a reali- Ubicacin Localizacin Decimos con la mayor precisin posible los lugares donzar nuestro proyecto? de vamos a desarrollar las acciones: municipio, comunidades, barrios o colonias, etctera. Para quines vamos a realizar nuestro proyecto?

Beneficiarios Directos: personas, grupo (s), organizacin (es) que (directos e indirec- participan en el proyecto y por lo tanto se benefician tos) de l. Indirectos: personas, grupos, organizaciones que van a recibir algn servicio o beneficio como resultado de que el proyecto se ponga en marcha Cundo llevaremos a Duracin Calculamos cunto tiempo nos llevar realizar nuestro cabo nuestro proyecto? proyecto: semanas, meses, aos y si es posible o necesario, mencionamos fechas de inicio y final Qu resultados espe- Metas y /o resultados Detallamos los logros que se puedan medir (metas) que ramos alcanzar al final esperamos alcanzar al realizar las actividades del prode nuestro proyecto? yecto y tambin aquellos logros que no es tan fcil medir o cuantificar, que son logros ms bien cualitativos. Cmo pensamos realiAcciones Presentamos en orden las actividades que tenemos que zar nuestro proyecto? llevar a cabo, de principio a fin en nuestro proyecto. A veces es necesario que estas actividades se presenten en un cronograma, que es un cuadro donde se marca en qu semana o mes se va realizar cada actividad Qu cosas necesitaInventario de Tenemos que prever todo lo que vamos a necesitar: las mos para cumplir con recursos personas que van a colaborar (recursos humanos); las nuestro proyecto? cosas que ocupamos para realizar las actividades (recursos materiales); el dinero que har falta para comprar materiales o pagar servicios (recursos financieros); los conocimientos que son necesarios (recursos informativos). Estos recursos se enlistan

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A la lista de recursos le vamos a poner precio, es decir vamos a cotizar cada uno de los recursos que necesitamos y luego vamos a distinguir, qu es lo que ya tenemos y eso ser nuestra aportacin. Lo que no tenemos, es lo que vamos a buscar con el apoyo de la comunidad, las autoridades, las instituciones como la Iglesia, la escuela, la empresa, etctera Cmo vamos a evaluar Indicadores de resul- Tenemos que decir cules van a ser las seales o las si logramos los resulta- tados y Medios de ve- maneras de comprobar que s cumplimos con los objedos que esperamos? rificacin tivos, que s alcanzamos los resultados en el desarrollo de nuestro proyecto. Cmo podemos asegu- Medios de sostenibili- Las razones por las que estamos seguros que nuestro rar que el proyecto va dad proyecto se va a sostener aunque ya no tengamos ayua durar? da externa Quines somos los Perfil de la organiza- Datos generales de nuestra organizacin o colectivo; que vamos a realizar el cin estructura y funcionamiento: cargos, cmo se toman proyecto? las decisiones, cmo se planifica el trabajo, experiencias anteriores en proyectos.

Cunto cuesta nuestro proyecto?

Presupuesto

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SEGUNDO TALLER GESTIN DE PROYECTOS

I. OBJETIVO GENERAL DEL TALLER
Con este taller pretendemos capacitar a los grupos de jvenes que realizan algn proyecto social o productivo (o que estn por iniciarlo), en el uso de instrumentos que ayudan a desarrollar sus iniciativas y que favorezcan la apropiacin de su experiencia.

II. CONTENIDOS
Llamamos gestin de un proyecto al conjunto de acciones que permiten realizarlo para alcanzar, a travs de su desarrollo, los resultados que se esperan de l. No basta, entonces, con formular un proyecto y obtener apoyo de alguna institucin, sino que toda iniciativa implica un proceso continuo de reflexin y accin, que tiene que ver con diversos factores de la realizacin de los proyectos, como pueden ser los siguientes: la organizacin del grupo, la capacitacin, la administracin, la difusin, la implementacin de las acciones, el seguimiento y las evaluaciones. De aqu que un grupo, una vez formulado el proyecto, requiere de seguirse planteando una serie de preguntas:

Qu dijimos que vamos a hacer? Para qu queremos hacer eso? Cmo dijimos que lo vamos a hacer? En qu tiempo y con qu recursos? Cmo tenemos que organizarnos para cada paso? Cmo vamos a dar a conocer lo que estamos haciendo? Cmo aprender de lo que hemos hecho y de nuestra experiencia?
La cuestin es que un grupo vaya organizndose y previendo lo que necesita para realizar lo que se propone, para administrar los recursos de los que dispone de la mejor manera y para dar un adecuado seguimiento a las actividades que realiza, en vistas de afrontar los problemas que se le presentan y de ir teniendo claridad acerca de sus avances. Se trata, de instrumentos que ayuden a desarrollar un proyecto y que permitan informar acerca de sus logros y dificultades, as como de ir corrigiendo stas ltimas. En sntesis, la buena gestin de una iniciativa consiste en una adecuada relacin entre actividades y reflexin, la cual permite a un grupo ver cmo est trabajando, qu va logrando, cules dificultades se le presentan y cmo resolverlas. De aqu que la gestin de un proyecto se facilite mediante la utilizacin de diversos instrumentos.

III. DESARROLLO DEL TALLER

PRIMER MOMENTO: integracin grupal
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SEGUNDO MOMENTO: organizndonos para la gestin de nuestro proyecto

Lo central en este momento del taller ser brindar a los grupos de jvenes un instrumento que les ayude a tomar decisiones sobre cmo organizarse y establecer reglas que garanticen una relacin solidaria y equitativa entre sus integrantes, para facilitar la realizacin eficaz de sus actividades. Tiempo estimado: 60 minutos Procedimiento Se introduce el tema recordando a los y las jvenes la importancia de tener presentes, durante la ejecucin del proyecto, los objetivos que se han planteado, los resultados que quieren conseguir, las acciones por efectuar y el tiempo en el que las realizarn, as como los recursos que requieren. Se trata, entonces de contar con una especie de brjula que ser til para que el grupo no pierda de vista los elementos esenciales de su iniciativa. En pequeos grupos, si el tamao del grupo lo requiere, se revisar el siguiente formato, en vista de que los grupos analicen su valor e importancia y expresen los interrogantes que les suscita. Este formato, presentado aqu en su esquema de preguntas, lo incluimos en la tercera ga de formacin y capacitacin juvenil Instrumentos de seguimiento. A. Datos de identificacin del proyecto Nombre del grupo: Temtica: Nombre de la/ el representante: Domicilio donde se ejecuta el proyecto: Horario: Nmero de integrantes: Costo total del proyecto: B. Descripcin del proyecto En qu consiste el proyecto? Objetivo general

Resultados esperados

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C. Calendario de actividades Actividad Jun Jul Ago Sep Oct Nov

D. Forma en que nos vamos a organizar: E. Reglamento interno Nos comprometemos a... F. Nombre y firma de las y los Integrantes El apartado E del esquema anterior, se refiere a compromisos que un grupo ha de formular, tanto para organizarse como para realizar las actividades de su proyecto. Sugerimos que, segn las circunstancias de cada taller, dicha cuestin se resuelva mediante la siguiente tcnica: Trabajo en grupos: se forman pequeos grupos y se pide a cada uno que hagan una pequea lista de los derechos y obligaciones que contraen al ser participantes del proyecto y que consideran fundamentales. Plenaria: cada pequeo grupo expresa su lista de derechos y obligaciones. A la vista de todos, las aportaciones Se anotan en un papelgrafo dividido en dos columnas: DERECHOS y OBLIGACIONES. Cuando ya no haya nada por agregar, se concluye el ejercicio viendo las constantes formuladas y los aspectos ms singulares, en vista de llegar a una lista breve y capaz de establecer una buena base organizativa, as como teniendo cuidado de que no ahogue a los grupos. Si los proyectos tienen que ver con financiamiento por parte de instituciones, ser necesario verificar los derechos y obligaciones que dispone la institucin en cuestin. Finalmente puede hacerse una breve mencin acerca de la importancia de reconocernos personas con derechos y obligaciones, as como de la importancia de que las y los jvenes establezcan una relaciones democrticas entre s y con los diversos medios institucionales, sea el gubernamental, las instituciones privadas o las internacionales. Revisado el formato, cada grupo expone en plenaria lo que analiz y las dudas que le hayan surgido. Quien coordina buscar que se efecte un esclarecimiento colectivo en relacin a los comentarios y a las dudas. Dependiendo de las circunstancias, puede programarse un momento para la realizacin de la brjula que se pretende, para compartir y enriquecer lo elaborado o, segn la situacin, dejar esa actividad como un trabajo por realizar cuando a quienes participan les quede claro de qu se trata y qu hay que plantear en l, a fin de que se organicen de manera efectiva.

TERCER MOMENTO: adoptando instrumentos de seguimiento

En este momento se darn a conocer y a analizar otros instrumentos que son importantes para la gestin de proyectos: un registro de actividades, un modelo bsico de contabilidad de recursos y un formato de seguimiento de la experiencia del grupo, los cuales sern tiles a los grupos juveniles 19

para dar seguimiento a sus iniciativas. Se puede seguir aqu el mismo procedimiento que en el momento anterior. Importa que tales instrumentos sean conocidos por todos los grupos y quienes los constituyen, pues as se pueden tener elementos bsicos y comunes, antes de una especializacin o divisin del trabajo que, aunque necesaria, muchas veces genera aislamiento y/o concentracin de poder. En cambio, un conocimiento bsico y comn puede, adems de impedir esos fenmenos, ayudar a establecer dinmicas de entendimiento, corresponsabilidad y ayuda mutua, las cuales han de coexistir con una adecuada divisin de tareas. Tales instrumentos se encuentran en el Manual III, el cual concentra las herramientas de seguimiento para copiarlas y distribuirlas en cada taller.

CUARTO MOMENTO: organizando las relaciones y tareas grupales.

Se pretende en este momento destacar la importancia de la temtica relacionada con las relaciones que se tienen en el interior de los grupos que realizan algn proyecto. Tales relaciones, adems, se vinculan con la ejecucin y reparto de tareas, cuando se trata de ejecutar una iniciativa. Pero la importancia de este tema se halla fuertemente entrelazada con la variedad de grupos y circunstancias de trabajo, por lo que es imposible establecer un procedimiento para enfocarlo. Ms bien, entonces, hacemos una serie de consideraciones que resultan pertinentes y que pueden ser motivo de una lectura y reflexin compartida acerca del siguiente texto:

RELACIONES GRUPALES Y DIVISIN DE TAREAS El tema que ahora centra nuestra atencin tiene que ver con la dinmica interna de los grupos. As, dentro de la organizacin de un grupo es importante distinguir dos elementos muy importantes: La divisin y distribucin de las tareas entre los integrantes del grupo. Las relaciones de liderazgo que intervienen en la toma de decisiones del grupo. En todos los grupos humanos que buscan un objetivo especfico es natural que haya una divisin y distribucin de las tareas y actividades que permiten alcanzar dicho objetivo. Esta distribucin sigue regularmente patrones culturales y sociales, sin embargo, puede ser planificada con otros criterios, si el grupo hace una reflexin profunda de la forma en que sta se realizar. Otro factor importante en los grupos son las relaciones entre los integrantes y los liderazgos que toman algunos de los miembros. Tambin es importante estar conciente de que estos liderazgos pueden representar una ventaja o un obstculo para el ambiente y las actividades del grupo, pudiendo convertirse incluso en nichos de poder nocivos para la dinmica y las actividades del grupo. Resulta importante la reflexin y el anlisis de estos elementos para mantener sanas relaciones entre los integrantes del grupo y lograr una distribucin eficaz y equitativa de las tareas. Aqu sugerimos el anlisis de la distribucin de tareas y de los tipos de liderazgo conforme a tres criterios centrales: la equidad de la participacin entre hombres y mujeres; la equidad de la participacin entre jvenes de menor y mayor edad; la inclusin de la pluralidad de liderazgos y capacidades de los integrantes del grupo. Consideramos que un grupo podr evitar relaciones inequitativas si es conciente de las dinmicas culturales que se contraponen a los criterios antes formulados. De aqu una serie de preguntas que en algn momento de la vida grupal y del desarrollo de su proyecto, hay que formularse: La distribucin de las tareas en el grupo es equitativa? Cada uno de los integrantes comparte responsabilidades de manera semejante con el resto de las personas que integran su grupo?
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Encuentran coincidencias en las tareas y actividades que realizan las mujeres en los diferentes grupos? Cules? Qu coincidencias encuentran en las tareas y actividades que realizan los ms jvenes de cada grupo? Qu patrones culturales se manifiestan en la distribucin de las tareas y actividades? Cules son las ventajas y los riesgos de la manera como se distribuyen las tareas y actividades en el grupo? En relacin a las responsabilidades en el grupo, importa decir que en algunas ocasiones se confunden el principio de igualdad con la creencia de que todas las personas podemos o debemos asumir las mismas tareas y realizar los mismos trabajos. Esto no es cierto. Las personas no valemos unas ms que otras, pero s tenemos habilidades y capacidades diferentes. Por eso, es importante que aprovechemos esas diferencias para sacar el mayor beneficio posible en lugar de ignorarlas y tratarnos como si furamos idnticos. Es muy positivo para un grupo, para el proyecto y para las personas que las tareas o responsabilidades se distribuyan tomando en cuenta lo que mejor sabe hacer cada quien, la capacitacin que cada persona tiene, as como sus posibilidades de dedicacin y tiempo, de compromiso y sus dificultades personales, familiares o de salud, entre otras. No tiene sentido, por ejemplo, que el cargo de tesorera se rote entre las integrantes del grupo si hay una mujer capacitada en ese tema. Si se toman en cuenta esas destrezas individuales se practica la equidad y, sobre todo, se saca el mejor partido a las riquezas del grupo. As pues, resulta necesario evitar algunas actitudes que impidan el desarrollo de las habilidades de todas las personas que participan en un grupo. Algunos consejos para lograr un buen funcionamiento son: En el grupo todas las personas son importantes, la labor de cada quien es fundamental para lograr los objetivos y para que todos puedan participar. Para que el grupo funciones bien, es necesario promover que todos participen y piensen en los dems. Debe quedar claro que es necesario resolver las dificultades y peleas personales, sobre todo impidiendo que se desarrollen como espirales de conflictos, chismes y divisiones que no permiten avanzar al grupo y muchas veces hacen fracasar. La responsabilidad es una cualidad individual y colectiva, indispensable para que el grupo funciones. Slo en casos extremos podemos dejar de cumplir la tarea encomendada. Es importante promover la participacin de todas y todos, y evitar que algunos integrantes crean que no pueden hacer o comprometerse con algo.

QUINTO MOMENTO: evaluacin

Las y los jvenes comentan y expresan sus logros y deficiencias, as como las sugerencias que tienen para mejorar los siguientes talleres. Particularmente, en este segundo taller importa que quede claramente expresado el conjunto de tareas, compromisos y/o temas que han de realizarse, como consecuencia de las actividades y reflexiones que hayan tenido lugar a lo largo de los diversos momentos del encuentro.

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TERCER TALLER CONSTRUYENDO HERRAMIENTAS DE EVALUACIN

I. OBJETIVO GENERAL DEL TALLER
Apoyar a los grupos de jvenes para que desarrollen su capacidad de evaluar los proyectos que han iniciado (o que estn por empezar), de manera que sus iniciativas puedan ser constantemente mejoradas.

II. CONTENIDOS
Evaluar es un proceso integral y continuado de investigacin y anlisis de los cambios que produce, directa o indirectamente, un proyecto y que se materializan en una poblacin, en los participantes del grupo que lo impulsa y en su contexto, a travs del tiempo. La evaluacin, entonces, permite comparar el desarrollo del proyecto, en relacin con los objetivos planteados en l, as como identificar los aspectos que dificultan o favorecen ese desarrollo. Su principal propsito es generar aprendizaje en las y los jvenes que son sus actores. En el taller anterior, se hizo nfasis en los instrumentos que permiten gestionar un proyecto y que son base necesaria para evaluarlo, sea de manera parcial o en su totalidad. As, al evaluar, un grupo puede conocer con precisin qu logr, que no logr y por qu. De aqu la importancia de que los grupos cuenten con elementos para evaluar y puedan aprovecharlos para tomar decisiones. Este taller se centra en la construccin de un conjunto de indicadores, es decir, de elementos que se pueden medir y que aportan informacin relevante sobre lo que se pretende evaluar. Hay muchos tipos de indicadores: las medidas o ndices estadsticos; los nmeros (porcentaje de personas con ciertas caractersticas, por ejemplo); los hechos o sucesos relevantes para la actividad del grupo; las opiniones que se relacionan con la aprobacin de las personas; la percepcin (cmo es visto o sentido algo), etctera. Hay, adems, indicadores que son cuantitativos o duros, es decir, que se refieren cantidades especficas y medibles de un modo que se puede reproducir. Otros son cualitativos, pues se refieren a aspectos que no son cuantificables y que resultan muy significativos. Ambos tipos de indicadores son muy importantes y complementan la informacin disponible para la evaluacin. Pero lo fundamental aqu es que sean los grupos los que diseen los indicadores de sus proyectos de manera colectiva y mediante acuerdos.

III. DESARROLLO DEL TALLER

PRIMER MOMENTO: integracin grupal
SEGUNDO MOMENTO: Necesidad de indicadores Se pretende que los grupos descubran la necesidad y sentido de evaluar para tomar decisiones colectivas, a travs de un ejercicio en el que pongan en prctica las acciones de evaluar y definir indicadores. 23

Tiempo estimado: 60 minutos Procedimiento Trabajo en equipos: se forman equipos de cinco personas y a cada equipo se le reparte un juego de materiales. La actividad a realizar tiene los siguientes pasos: Se pide a los equipos que en los siguientes diez minutos formen 24 cubos que tengan 7 centmetros de lado. Tales cubos se harn de modo que produzcan: tres cubos blancos, tres de color slido, sies cubos bicolores, tres dados, tres con letras y seis decorados al gusto. Adems se les indican algunas reglas de intercambio: los equipos podrn obtener un plumn o una crayola ms, a cambio de 2 cubos terminados; obtendrn unas tijeras extra a cambio de otros dos cubos terminados; y, medio papelgrafo ms, a cambio de tres cubos terminados ms.

Planeacin: se da un tiempo breve para que cada equipo defina las actividades que realizar y a los responsables de ellas. Primer intento: se dan diez minutos para que los equipos lleven a cabo su plan y traten de cumplir el
objetivo de la actividad.

Corte: al trmino de los diez minutos, se pide a los equipos que discutan las dificultades que enfrentaron en esta actividad y que se planteen la siguiente cuestin: Qu pueden hacer para observar esas dificultades y para garantizar que no se presenten en el futuro? Adems, se les pide que elijan un monitor, es decir, una persona que supervise y coordine las actividades, adems de que consideren los siguientes elementos para un nuevo plan:
La distribucin de las tareas. El avance en los resultados. El inventario. Los tiempos. El monitor deber estar atento y siguiendo la manera como funciona el nuevo plan, a lo largo del siguiente intento.

Segundo intento: nuevamente se dan diez minutos para intentar cumplir el objetivo propuesto, pero

ahora segn el nuevo plan y con la ayuda del monitor. Se les pide que lo hagan lo ms rpido posible y se informa al grupo que se registrar el tiempo en el que logren terminar. En plenario se analizar la siguiente pregunta: Cmo mejor el desempeo en el segundo intento y con la funcin del monitor, con lo que observ y coordin? Adems se buscar relacionar el ejercicio hecho con los proyectos juveniles. A continuacin se propondrn algunas categoras cuyo monitoreo, en las iniciativas, puede ser muy til para mejorar los resultados y ayudar a la consecucin de objetivos. Se explica que para organizar un sistema o matriz de indicadores que permita organizar la informacin, requerimos: a) definir los espacios que se privilegiarn para la evaluacin (mbitos); b) identificar los aspectos que, en cada uno de esos espacios, son de inters especfico (dimensiones), y c) asignar a cada uno de los aspectos identificados los indicadores que permitirn su evaluacin. Para que la explicacin tenga mayor claridad, se puede distribuir una copia del ejemplo que viene a continuacin. En l se pueden diferenciar los elementos antes mencionados y su relacin con la construccin de indicadores. La cuestin aqu es que resulten claras y convenientes las nociones. 24

Material necesario para los equipos 2 papelgrafos. Tijeras. Regla. Lpiz. Pegamento. Copia del ejemplo de construccin de indicadores.

TERCER MOMENTO: los indicadores de nuestro proyecto

En este momento se busca que los grupos apliquen la evaluacin por indicadores a su propia iniciativa, definiendo aquellos que son adecuados a su proyecto y tiles para evaluarlo. Tiempo estimado: 60 minutos Procedimiento En primer lugar se explicarn brevemente los ejemplos que a continuacin presentamos, con el fin de que las y los participantes se apropien de la nocin de indicador, as como para tener un referente en cada una de las categoras que utilizaremos. No se profundiza ms, en vista de que los grupos puedan definir sus propios indicadores y no se queden con los que se proponen en los ejemplos. Si se trata de un grupo que realiza un proyecto, la actividad de este momento del taller se centrar, tras la lectura y anlisis de los ejemplos mencionados, en el proyecto de ese grupo. Si se trata de un taller ms amplio, entonces se forman grupos que tengan proyectos similares: por ejemplo, se renen quienes realizan iniciativas sociales, por otro lado, los que hacen algo para vender o los que promueven alguna actividad cultural, etctera. Se elige, en cada pequeo grupo, slo una de las iniciativas para analizar la actividad que ella implica y definir sus indicadores, segn las siguientes categoras: Organizacin interna del grupo (liderazgo, toma de decisiones, distribucin de tareas, comunicacin). Administracin de los recursos (materiales, tiempo, habilidades). Resultados (cumplimiento de metas, aceptacin de su proyecto, efectos).

Importa decir que tales categoras son similares a las que se utilizan en muchos formatos para reportar avances o dificultades, as como para hacer informes que den cuenta de los resultados parciales o totales de un proyecto, o para rendir cuentas del apoyo otorgado a un proyecto. Seleccin de indicadores: la cuestin aqu es que los grupos trabajen solamente una de las iniciativas de quienes integran los equipos y que entre todos colaboren para crear los indicadores de ese proyecto. Cada equipo contar con una copia del ejemplo de indicadores por categora que estn ms adelante, en las pginas finales de este taller. Importa que cada equipo termine el ejercicio y que el resultado tenga el consenso de todos los que participan en la actividad. En plenaria se comparten los resultados del ejercicio anterior, se aclaran dudas y se complementa el trabajo realizado. Es necesario destacar que los elementos que hemos identificado son importantes para clarificar qu es lo que debemos evaluar y monitorear, en vista de darnos cuenta del desempe25

o del grupo y del desarrollo del proyecto. El aprendizaje que el grupo puede obtener de esto es importante para otros proyectos y para la continuidad de su grupo. Material que se requiere Copia del material: indicadores por mbito Papelgrafo

CUARTO MOMENTO: conociendo otros instrumentos

En este ltimo momento del taller, pueden repartirse o analizarse algunos materiales para que el grupo los conozca o los analice. Se trata de materiales que implican una adecuada gestin del proyecto, o sea, aquella que aporte datos e indicadores para evaluar la accin grupal y el desarrollo del proyecto. En el Manual III de esta serie, conformado con instrumentos de seguimiento de iniciativas juveniles, quien coordina encontrar las herramientas que puede seleccionar en este momento, segn las circunstancias y situacin de cada grupo y proyecto. Se trata de cuestionarios para detectar necesidades de los proyectos, as como de un formato para hacer informes que supone registros y una buena elaboracin y monitoreo o seguimiento de indicadores.

INDICADORES PARA LA EVALUACIN DE PROYECTOS, EJEMPLO 1

mbitos Personas Ejemplo:

Dimensiones

Indicadores

Elementos que nos gustara obQu cosas concretas nos permitiran medir servar de su participacin o de su los elementos anteriores? situacin

Las y los jvenes del grupo distribuyen actividades de manera equitativa entre hombres y mujeres. Las y los jvenes conocen y estaConocimiento y disblecen relaciones que garantizan Las y los jvenes del grupo toman decisiones posicin de las y los la vigencia de sus derechos en el colectivamente sobre el destino de sus recurjvenes ante sus sos trabajo derechos fundaLas y los jvenes del grupo asignan das de mentales descanso a los integrantes del grupo Objetivos de las actividades Ejemplo: Capacitar a integrantes del grupo en la ejecucin de proyectos Elementos que permiten observar Qu cosas concretas nos permitiran medir el el avance en su cumplimiento avance en el cumplimiento? Las y los jvenes del grupo acuerdan los objetivos de sus acciones Las y los jvenes del grupo establecen juntos Las y los jvenes del grupo son las acciones necesarias para lograr sus objeticapaces de planear un proyecto vos Las y los jvenes del grupo elaboran juntos el procedimiento para la evaluacin del proyecto 26

INDICADORES PARA LA EVALUACIN DE PROYECTOS, EJEMPLO 2

Categoras

Qu queremos monitorear? Indicador(es) Fuente de informacin

Periodicidad

1. Organizacin interna Distribucin equitativa y condel grupo Estoy a gusto? densada de las tareas en funEs suficiente lo que hago? (liderazgo, toma de decisio- cin de los procesos y metas Lo que hago es til? del proyecto. nes, distribucin de tareas, comunicacin) Cuestionario. Reunin.

Mensual.

2. Administracin de los recursos Cmo son nuestros costos en relacin con nuestros benefi(materiales, tiempo, habilidacios. des de las personas, etc.) Cunto invertimos? Cunto gano? Qu se logra?

Libro de contabilidad.

3. Resultados

Demanda.

(cumplimiento de las metas, aceptacin, efectos) Difusin.

Cuntos clientes o benefiRegistros de asistentes ciarios hemos tenido? o clientes. Cul es su recurrencia? Cmo se enter la gente Encuesta. que llega?

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CUARTO TALLER SISTEMATIZACIN DE EXPERIENCIAS

I. OBJETIVO GENERAL DEL TALLER
Apropiarse de un mtodo para sistematizar los aprendizajes que las y los jvenes adquieren a travs de las iniciativas sociales y productivas que han generado y desarrollado al implementar sus proyectos.

II. CONTENIDOS
La sistematizacin de la experiencia es til a los grupos para fortalecer su accin, pues requiere mirar las oportunidades y lmites que enfrentan, a partir de su trayectoria de trabajo. A diferencia de un ejercicio de evaluacin, el cual consiste en identificar la efectividad del trabajo desarrollado por un grupo, la sistematizacin es un mtodo para clarificar los principales aprendizajes generados durante una etapa de trabajo.

III. DESARROLLO DEL TALLER

A diferencia de los anteriores talleres, en primer lugar presentamos aqu tres fichas de apoyo para realizar una sistematizacin. La primera contiene las orientaciones acerca del qu y del para qu de una sistematizacin de la experiencia. La segunda contiene definiciones sobre la manera de proceder durante un ejercicio de sistematizacin. La tercera describe los pasos del mtodo de sistematizacin de experiencias. En segundo trmino presentamos un esquema bsico para sistematizar mediante una serie ordenada de preguntas. Todos los anteriores elementos se describen de manera ms detallada en el manual de Sistematizacin de experiencias juveniles, cuya referencia aparece en la primera ficha. El uso de las fichas antes indicadas, puede realizarse en dos bloques de un taller, bloques que hay que adaptar a las circunstancias del grupo que participa y a las necesidades que los participantes tienen al momento de sistematizar su experiencia, las que no han de confundirse con las de la evaluacin del proyecto. Un primer bloque sera de estudio y comentarios colectivos acerca de cada una de las fichas. En el segundo bloque, el grupo podra realizar un ejercicio de sistematizacin basndose en alguno de los esquemas de la ltima ficha y esto, tanto para ir dando respuesta a cada pregunta como para buscar maneras de expresar esas respuestas.

FICHA 1: LA SISTEMATIZACIN DE EXPERIENCIAS Y SU UTILIDAD EN LOS PROCESOS SOCIALES

1. Para qu han decidido las y los jvenes realizar un proyecto, es decir una iniciativa social y/o productiva? La participacin organizada de grupos juveniles comienza con una decisin compartida entre sus integrantes, la cual puede orientarse en diversos sentidos: 29

Cambiar las situaciones que obstaculizan su propio desarrollo, individual y colectivo Mejorar las oportunidades que tienen para su propio desarrollo, individual y colectivo Modificar o transformar su realidad: personal, familiar, comunitaria.

Esta decisin y la accin que le sigue convierten a los grupos juveniles en actores sociales. 2. Cmo definimos a un actor social? Un actor social es un grupo de personas que se decide a transformar su realidad personal, familiar y comunitaria mediante acciones especficas y fundadas en la conciencia de que la participacin social es un derecho y un deber de cada persona y a la vez un medio til para la solucin de problemas sociales. La capacidad de accin eficaz de un actor social est en relacin directa con el ejercicio reflexivo que este grupo de personas va haciendo de su accin. Este ejercicio favorece la toma de conciencia sobre las propias capacidades, lmites, oportunidades y maneras de sortear los obstculos que al actor se le van presentando a lo largo de su accin. A este ejercicio, que ayuda a los grupos a ordenar y a pensar crticamente sobre sus acciones para extraer los aprendizajes desde su propia experiencia es a lo que llamamos sistematizacin. 3. Para qu sirve entonces la sistematizacin? Las personas actuamos para cambiar nuestra realidad con fines u objetivos inmediatos pero tambin con otros que son de mediano y largo plazo. Si solo acturamos con fines inmediatos no hara falta la sistematizacin; bastara con la evaluacin, es decir, la respuesta a la pregunta sobre la eficiencia. La sistematizacin ms bien busca responderse sobre la pregunta de la eficacia, es decir, cmo mejorar las capacidades y las posibilidades de conseguir nuestros objetivos de mediano y largo plazo. Sostenemos que muchos grupos de jvenes que se han decidido a emprender alguna iniciativa social o productiva, lo hacen motivados por un sueo y apremiadas por una necesidad; es decir, aparentemente slo lo hacen con objetivos de corto plazo, con motivaciones nicamente personales y/o familiares, y sin embrago, su actuacin puede estar significando, aunque no sea de manera consciente, la posibilidad de resolver problemas sociales de una comunidad, transformando la manera en que las personas se relacionan para enfrentar situaciones que, tal vez, an no han descubierto que son efectos de fenmenos econmicos, polticos y culturales. Entonces, la sistematizacin sirve para provocar una reflexin que parte de lo que el grupo ha venido haciendo, lo cual le permite encontrar la relacin entre los objetivos o intenciones de corto plazo y alcance inmediato (la persona, la familia, el grupo) y aquellos de mediano plazo y alcance amplio (la comunidad y la sociedad) as como clarificar la manera de conseguirlos desde lo que el grupo es y quiere ser y hacer en referencia a las oportunidades y lmites de su propio entorno. En sntesis, la sistematizacin es un mtodo que facilita al grupo la reflexin crtica sobre su experiencia, para sintetizar los principales aprendizajes y saberes derivados de su trabajo, reconocer su identidad como grupo, as como los lmites y capacidades que tiene para llevar adelante la tarea social que se propone.

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FICHA 2: CARACTERISTICAS DEL MTODO PARA LA SISTEMATIZACIN

El mtodo de sistematizacin funciona en base a observar a distancia la experiencia que se ha vivido, el trabajo que se ha desarrollado, las formas en que se ha hecho y lo que se ha logrado; con el fin de comprender de manera nueva quin es el grupo y qu puede hacer. Para lograr esta observacin a distancia es necesario provocar determinados contrastes: a) Entre lo que el grupo pensaba al inicio y lo que piensa ahora, acerca de: Qu problema se quiere resolver? Por qu y para qu? Cmo o de qu manera? Quin es el grupo y para qu existe? Qu resultados ha conseguido con su accin? Qu importancia tienen estos resultados? sus intenciones y los resultados que consigue las maneras en que proyecta trabajar y cmo lo hace en realidad las relaciones que piensa establecer y las que en realidad establece qu tipo de grupo quiere ser y que tipo de grupo es en la realidad

b) Entre lo que el grupo piensa y lo que otros piensan acerca de:

c) Entre lo que el grupo piensa y cuenta de s mismo y lo que hace respecto de:

Para que estos contrastes sean posibles es importante que el grupo reconstruya su historia a travs de: Los recuerdos de las personas que la han protagonizado Los documentos que tenga para testimoniarla (textos, fotos, materiales) Los relatos y opiniones de personas que han sido testigos de la experiencia del grupo.

As, el resultado de la sistematizacin dar al grupo la posibilidad de aprender de su experiencia, es decir resolverse las siguientes preguntas: Qu identifica a mi grupo? Qu hace que nuestro proyecto sea importante? Qu podemos hacer para mejorar nuestro proyecto y sus resultados? Cules son las principales enseanzas que hemos producido con nuestra accin y que nos gustara comunicar a los dems?

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FICHA 3: LOS PASOS DEL METODO PARA SISTEMATIZAR EXPERIENCIAS

Para sistematizar la experiencia de un grupo hay que dar cinco grandes pasos: a) La reconstruccin de su historia b) El anlisis de su experiencia c) La validacin de la interpretacin de su experiencia d) La elaboracin de conclusiones para orientar el futuro de su trabajo e) La difusin de la experiencia La reconstruccin de la historia: El primer paso consiste en recuperar la informacin bsica que ayuda al grupo a rehacer su trayectoria. Para ello, es importante que el grupo recuerde los principales momentos de su experiencia y que reflexione acerca de por qu los considera significativos. Luego deber hacer el esfuerzo de ordenarlos cronolgicamente. Para este paso, el grupo usa primero el relato de sus integrantes y despus, los documentos que testimonian su experiencia. El anlisis de la experiencia: El segundo paso consiste en interpretar lo que ha pasado. Para ello el grupo divide su trayectoria en momentos o etapas tomando en cuenta qu acontecimientos marcan claramente un avance, un retroceso, una manera nueva de hacer algo, una manera distinta de relacionarse entre las y los integrantes, un replanteamiento de objetivos o de actividades, el establecimiento de alianzas con alguien, etctera. Una vez que el grupo ha dividido su trayectoria en distintos momentos o etapas tomando en cuenta los cambios que ha experimentado, a veces producto del entorno, otras veces producto de las relaciones al interior del mismo grupo, y otras veces por el desarrollo del proyecto mismo, puede terminar el anlisis de la experiencia reflexionando sobre algunas preguntas: De acuerdo a nuestra trayectoria a) Cmo presentamos ahora a nuestro grupo? Quines somos y qu finalidad hemos descubierto que queremos tener? Qu formas de trabajar han favorecido el logro de nuestros objetivos y cules lo han estorbado?

b) Cul es el aporte ms importante que nuestro proyecto le hace a la comunidad? c)

d) Qu formas de relacionarnos entre los integrantes del grupo han ayudado a consolidarlo y cules le han estorbado o dificultado? e) Qu relaciones con otras personas e instituciones han sido benficas para nuestro grupo y/o nuestro proyecto y cules han sido perjudiciales? f) Qu limitaciones tenemos ahora para seguir adelante con nuestro proyecto? g) Qu ventajas y oportunidades tenemos ahora para seguir adelante con nuestro proyecto? Validacin del anlisis de la experiencia: Siempre que el grupo hace un anlisis de su experiencia, es muy importante comparar lo que sus integrantes piensan con la opinin de otras personas: de la misma comunidad (que conocen el proyecto) o bien de otros grupos u organizaciones con ms experiencia, de manera que el grupo se enriquezca con la visin de otras personas que pueden ayudarle a descubrir aspectos de su experiencia que no haban advertido cuando la analizaron. Para entablar este dilogo, el grupo tiene que elegir qu aspectos de su experiencia quiere confron32

tar con otros, por ejemplo: qu imagen proyecta el grupo, qu opinan del proyecto, cmo valoran sus resultados, etctera. Adems, tiene que elegir a esos observadores externos de acuerdo con su conocimiento del proyecto y su propia experiencia de trabajo social o comunitario. Tambin se puede pedir a algunas personas de la comunidad que opinen sobre el proyecto y sus resultados; que brinden sugerencias para mejorarlo. Elaboracin de conclusiones: Este paso consiste en comparar las conclusiones a las que el grupo haba llegado en su anlisis de la experiencia con las opiniones y valoraciones que hicieron los observadores externos. La comparacin hace que el grupo se pregunte de nuevo acerca de algunas partes de su experiencia y le ayuda a identificar los aprendizajes. As, al final de este paso, el grupo tendr ms claro: Qu es lo que lo caracteriza como grupo Qu problema quiere resolver Qu formas de trabajo le funcionan bien para ello Qu formas de relacin le ayudan a consolidarse Qu tipo de alianzas o relaciones externas debe fortalecer Qu resultados de su accin puede esperar realistamente Hacia dnde puede proyectar su propia accin en un futuro cercano.

Difusin de la experiencia: Este ltimo paso consiste en hacer visible la existencia del grupo, difundir su accin y sus resultados. Tiene mucha importancia pues, si se hace con creatividad y dirigindose de manera diferenciada a los distintos actores con los que le interesa al grupo tener una relacin o alianza, entonces este paso fortalece la identidad y el proyecto del grupo. En general hay tres tipos de actores que resultan importantes para la difusin de la experiencia: la comunidad, las instituciones y los grupos u organizaciones similares: Cuando hablamos de la comunidad nos estamos refiriendo en primer lugar, a la red de relaciones ms o menos cercanas que las personas que integran el grupo tienen como producto de su vida cotidiana: familia, amigos, compaeros de trabajo, vecinos. En segundo trmino, la comunidad es tambin lo que podemos llamar la sociedad civil o bien la opinin pblica. La difusin de la experiencia hacia la comunidad hace visible la existencia de una fuerza social que es capaz de transformar la realidad aun cuando sea muy adversa. Por ello es importante pensar en formas muy sencillas pero que puedan llegar a mucha gente, por ejemplo, cpsulas radiofnicas, peridicos murales, trpticos, carteles, pequeas historietas, performance, etctera. Cuando hablamos de las instituciones nos estamos refiriendo tanto a las gubernamentales como a las de asistencia privada o a las deportivas y culturales con las que el grupo tenga relacin por su actividad. La difusin de la experiencia hacia las instituciones fortalece al grupo en su identidad, favorece tambin las relaciones que este necesita para hacer avanzar su proyecto y para las instituciones es una forma muy efectiva de derivar aprendizajes que sirven para que realicen mejor su trabajo hacia la sociedad. Por ello es importante presentarles le experiencia de forma escrita, documentada pero tambin respaldada con medios atractivos, por ejemplo un video o bien un folleto que aunque de manera sencilla, pueda dar cuenta de la trayectoria del grupo, de sus acciones y de sus resultados. Cuando hablamos de grupos u organizaciones similares nos referimos a las que realizan actividades 33

sociales y/o productivas que tienen que ver con las del grupo por la semejanza en sus fines y actividades, pero tambin se trata de las organizaciones civiles y/o sociales que existen en el territorio, y de aquellas con las que el grupo puede vincularse por el tipo de proyecto que desarrolla (salud, medio ambiente, derechos humanos, empleo, etctera). La difusin de experiencias hacia las organizaciones similares favorece el intercambio de aprendizajes entre estos actores sociales, lo cual es altamente aprovechable para los grupos en vista de establecer relaciones que sirvan a su propio proyecto. Las Ferias, los Foros, los Encuentros, los Talleres, donde el grupo respalda la presentacin de su experiencia con materiales como trpticos, video, folleto, etc., pueden servir para difundir la experiencia de los grupos.

FICHA 4: ESQUEMAS PARA SISTEMATIZAR LA EXPERIENCIA

Una vez que se han ledo y reflexionado las anteriores fichas, un primer acercamiento a la actividad de sistematizar puede realizarse siguiendo alguno de los dos esquemas que proponemos a continuacin, uno ms largo que el otro, y ambos tiles para lo esencial de sistematizar: aprender de la propia experiencia. Por una parte, puede hacerse una lectura de las preguntas y comentarlas de manera colectiva. Por otra, puede irse haciendo la sistematizacin de un proyecto por pequeos grupos, si el nmero de quienes participan en l es muy amplio, que irn contestando y poniendo en comn las respuestas a cada cuestin. A la vez, se puede ir pensando la manera o formas de transmitir lo que se va expresando como experiencia sistematizada. El esquema inicial, ms largo, puede realizarse hacia el final de un proyecto o ya cuando se tiene un camino recorrido. El segundo, pudiera emplearse junto a momentos de evaluaciones parciales, en vista de que se ejerciten las y los jvenes en la prctica de sistematizar. Quien coordina tendr copias suficientes del esquema a utilizar y hojas adicionales para que el grupo vaya escribiendo ah sus reflexiones. Una vez que se han comentado las respuestas, casi siempre es necesario que alguien o un pequeo equipo se encargue de recogerlas y empezar a darle forma a un escrito que las integre, el cual debe someterse a quienes constituyen el grupo.

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SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA ESQUEMA 1

Con base en las orientaciones que presentamos anteriormente, cada grupo har una reflexin sobre las preguntas que aparecen a continuacin. Es fundamental que la respuesta a cada pregunta sea comentada entre las y los integrantes del grupo y que escriban una sntesis de sus comentarios a cada cuestin. 1. Qu motiv a los integrantes del grupo a emprender juntos un proyecto productivo o social? (Si necesitan ms espacio para su respuesta, podrn anexar las hojas que se requieran).

2. Cul fue el sueo o propsito que motiv al grupo a emprender juntos su proyecto?

3. Cmo presentamos ahora a nuestro grupo? Quines somos y qu finalidad hemos descubierto que queremos tener?

4. Cul es el aporte ms importante que nuestro proyecto le hace a la comunidad?

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5. Qu formas de trabajar han favorecido el logro de nuestros objetivos y cules lo han estorbado?

6. Qu formas de relacionarnos entre los integrantes del grupo han ayudado a consolidarlo y cules le han estorbado o dificultado?

7. Qu relaciones con otras personas e instituciones han sido benficas para nuestro grupo y/o nuestro proyecto y cules han sido perjudiciales?

8. Qu limitaciones tenemos ahora para seguir adelante con nuestro proyecto?

9. Qu ventajas y oportunidades tenemos ahora para seguir adelante con nuestro proyecto?

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SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA ESQUEMA 2

Este esquema, ms breve, puede acompaar evaluaciones parciales del proyecto de un grupo, de manera que sus integrantes vayan aprendiendo a tener la prctica de la sistematizacin de su experiencia. A partir de la trayectoria del grupo durante este tiempo... 1. Cul es el aporte ms importante que nuestro proyecto le hace a la comunidad?

2. Qu formas de trabajar han favorecido el logro de nuestros objetivos y cules lo han estorbado?

3. Qu formas de relacionarnos entre los integrantes del grupo han ayudado a consolidarlo y cules le han estorbado o dificultado?

4. Qu limitaciones tenemos ahora para seguir adelante con nuestro proyecto?

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5. Qu ventajas y oportunidades tenemos ahora para seguir adelante con nuestro proyecto?

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