LEY N 1178 SAFCO SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL I.

INTRODUCCION Dentro el amplio campo de los ocho sistemas que crea y regula la Ley 1178, se tiene este sistema de control, que de forma eficiente permite detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas y preventivas correspondientes. Por lo que la funcin fundamental del Sistema de Control Gubernamental se torna hacia la consecucin de los objetivos nacionales; la credibilidad de la rendicin de cuentas por el uso de los recursos pblicos; la prevencin, deteccin y correccin de la omisin de irregularidades; y por ltimo la evaluacin de la gestin a la luz de las polticas gubernamentales. Todas las entidades pblicas deben tener inmerso dentro sus procedimientos administrativos y operativos, los controles internes necesarios a fin de detectar de manera temprana las fallas y hacer las correcciones. II. DEFINICION Segn nuestro estudio y la norma pertinente (Articulo 13 de la Ley 1178), se tiene que el Sistema de Control Gubernamental es: Un conjunto de principios, polticas, normas, procesos y procedimientos con el propsito de: Mejorar la eficiencia y eficacia en la captacin y uso de los recursos del Estado; Generar informacin confiable, til y oportuna para la toma de decisiones; Promover que todo servidor pblico asuma plena responsabilidad de sus actos y que las autoridades o ejecutivos rindan cuenta de los resultados de su gestin; y Fortalecer la capacidad administrativa. III. OBJETIVOS

Es un sistema regulado por la ley 1178, este sistema de control gubernamental tiene por objetivo coadyuvar a la consecucin de los objetivos del Estado, en el marco de las polticas y proyectos gubernamental. Para lograr este fin, el control gubernamental debe mejor la eficacia y eficiencia en la captacin y uso de los recursos pblicos, as como la confiabilidad de la informacin que se genera dentro de launa institucin pblica, conocer todos los procedimientos, para que todos los servidor y servidoras pblicas rindan cuenta de forma oportuna y confiable de su desempeo y los resultado de su gestin, as como contar con una capacidad para identificar e impedir el manejo inadecuado de los recursos del estado. Los objetivos del Sistema de Control Gubernamental son el de MEJORAR: La eficacia y eficiencia en la captacin y uso de los recursos pblicos y en las operaciones del Estado. Esto quiere decir lograr la administracin eficaz y eficiente de los recursos pblicos, para estos las entidades deben programar, organizar y principalmente controlar el uso de los recursos del estado, haciendo nfasis en los resultados obtenidos en la gestin y los recursos invertidos. La confiabilidad de las informaciones generadas obre el uso de los recursos pblicos. Para este caso se deber generar informacin confiable, oportuna logros de los objetivos de la gestin. Los procedimiento para que toda autoridad y ejecutivos rinda cuenta oportuna de los resultados de su gestin. Estos procedimientos se refieren a que todo servidor pblico, sin distincin de jerarqua tiene que asumir plena responsabilidad por el desempeo de sus
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transparente de toda la administracin pblica, principalmente en el tema de

funciones, rendir cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos pblicos sino tambin de la forma y resultado de su aplicacin. La capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado. Esto quiere decir que se tiene que implantar de forma adecuada de funcionamiento de sistemas administrativos en las entidades pblicas, para que se pueda desarrollar la capacidad administrativa en el sector pblico y de esa forma impedir o identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del estado. El sistema de control gubernamental busca mejorar pero tambin EVALUAR los resultados de la gestin, respetando las polticas de estado ya definida por el Sistema Nacional de Planificacin e Inversin Pblica. IV. IMPLEMENTACION Sistemas Para Controlar la Gestin del Sector Pblico El Control Gubernamental que se aplica sobre el funcionamiento de los sistemas de administracin de los recursos pblicos est integrado por el Sistema de Control Interno y el Sistema de Control Externo. El Sistema de Control Interno en las Entidades Pblicas es un proceso que involucra a todo el personal de una Entidad, se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la M.A.E. A. Control Interno Previo Los procedimientos de control interno previo se aplicarn por todas las unidades de la entidad antes de la ejecucin de sus operaciones y actividades o de que sus actos causen efecto. Comprende la verificacin del cumplimiento de las normas que los regulan y los hechos que los respaldan, as como de su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la entidad.
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Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamentales La Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin N CGR 1/070/2000 emiti estas normas de control interno para las entidades gubernamentales en Bolivia. Estos principios requieren necesariamente definir la naturaleza del control interno, que es el diseo de actividades para minimizar los riesgos en cumplimiento de objetivos institucionales, y los recursos humanos que sean capaces, responsablemente, de ejecutar este proceso de control. Los principios que fueron parmetros bsicos para la formulacin de las normas establecidas son: Naturaleza del control interno Calidad de Control Interno Responsabilidad Jerarqua de los controles Criterio y juicio personal y profesional.

Las Normas generales se han desarrollado segn los componentes del proceso de control interno y se refiere a: Ambiente de Control Evaluacin de Riesgos Actividades de Control Informacin y Comunicacin Supervisin o Monitoreo.

Estas normas son como reglas, que tienen como base los principios, que establece los aspectos a los que se debe ajustar un proceso de control interno el cual es parte integrante del control gubernamental. De las normas generales se derivan las normas bsicas, las mismas contribuyen a un mejor entendimiento.

En el documento presentado por la CGE presentan en numeracin de cuatro dgitos; la seccin 1000 comprende a los principios y la seccin 2000 a las normas generales y bsicas de Control Interno, y son las siguientes Seccin (1000): Principios de Control Interno a) b) c) d) e) f) (1100) Naturaleza del Control Interno (1200) Calidad del Control Interno (1300) Responsabilidad (1400) Jerarqua de los Controles (1500) Criterio y Juicio personal y profesional Seccin (2000) Normas Generales y Bsicas de

Control Interno
1. Aplicacin del Sistema de Control Interno en la Mutual de Seguros del

Polica (MUSEPOL). La Mutual de seguros del Polica desarrolla sus actividades a travs de los aportes del sector activo y el sector pasivo de la Polica. Sus actividades principales son las siguientes: 1.- Otorgar prestaciones por concepto de retiros por jubilacin 2.- Otorgar prstamos a los aportantes 3.- Otorgar Bonos Complementarios A Continuacin explicamos cmo se aplica el Control Interno Previo en la Otorgacin de Prstamos:

Todas las unidades y todo el personal est involucrado para lograr uno de los objetivos institucionales que es la (EFICIENCIA) : Eficiencia en la otorgacin de prstamos para la satisfaccin de los aportantes, en un plazo de 7 das
2. Procedimientos para realizar este control interno en el proceso de

prstamos: - Todos, los procedimientos se desarrollan de acuerdo al manual de Otorgacin de prestaciones desde la solicitud a la emisin del cheque - Debe otorgarse el prstamo a la persona que se presente fsicamente en la Institucin.
- El prstamo beneficia al socio como a la Entidad.

- Revisin de documentos del solicitante (debe corroborar la autenticidad de los documentos) - El plan de pagos debe ser acorde a la realidad y a las posibilidades de pago del solicitante. - La firma de contrato con tres garantes. - La emisin correcta del cheque - Entrega PERSONAL del cheque 3. Importancia del Control Interno previo en la ltima etapa
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- El control al momento de la entrega del cheque es de tal importancia, para evitar que terceras personas puedan aprovecharse con el cobro de un cheque ajeno, por ejemplo en caso de personas que posean el mismo nombre. - Tambin es importante el contacto con la persona para evitar la anulacin de cheques que derivar en otros gastos administrativos. - Como apreciamos en los puntos anteriormente descritos vemos que en cada tarea, por muy pequea que aparente tambin requiere control y en cada actividad para realizar las tareas, tambin se requiere el control necesario al momento de ejecutarlas. - Si el control se realiza al momento de realizar las actividades lograremos los objetivos propuestos para cumplir la Misin y Llegar a la Visin que tiene un Entidad. B. Control Interno Posterior.Segn el Decreto Supremo 23215, en su Artculo 12, seala que el Control interno posterior, esta: a cargo de los responsables superiores comprende los procedimientos de control incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos, manuales y procedimientos administrativos y operativos de la entidad, para ser aplicados por los responsables superiores sobre los resultados de las operaciones bajo su directa competencia. Por lo que deben realizar el control interno posterior.

La mxima autoridad ejecutiva (MAE) y los responsables superiores

de la entidad.

La unidad de Auditora interna (en caso de que por el tamao de la

entidad se requiera la existencia de esta unidad).

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El responsable superior debe:

Verificar que los resultados que est alcanzando la unidad bajo su

directa competencia corresponden a lo que se programo, tanto en calidad como en cantidad. LA AUDITORIA INTERNA.el Decreto Supremo 23215, en su Artculo 13, seala que la Auditora Interna: Comprende los procedimientos de control posterior establecidos y aplicados por una unidad especializada de cada entidad para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administracin e informacin general y de los instrumentos de control interno incorporados en ellos, examinar los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad y analizar los resultados y eficiencia de las operaciones realizadas. La Unidad de Auditora Interna debe cumplir, con lo siguiente: Evaluar la eficacia de los sistemas de Administracin y de control interno y el grado de cumplimiento con las normas que los regulan. Determinar la confiabilidad de los registros y estados financieros. Analizar los resultados y la eficiencia de las operaciones. La Auditora interna debe remitir sus informes: A la mxima autoridad colegiada, si la hubiere

A la Mxima Autoridad del ente que ejerce tuicin sobre la entidad auditada A la Contralora General del Estado.

C. CONTROL EXTERNO POSTERIOR Es un proceso de retroalimentacin (feed back) que se nutre de los resultados obtenidos para compararlos con ciertos parmetros o criterios preestablecidos. Se efecta con carcter posterior a las operaciones.

El Control Externo Posterior es independiente, competente e imparcial y en cualquier momento puede examinar las operaciones o actividades ya realizadas por las entidades pblicas. Los propsitos del Control Externo Posterior son: Aumentar la eficacia de los Sistemas de Administracin y Control Interno, mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad del Sistema de Informacin Gerencial (registros contables, operativos y estados financieros) contribuir al incremento del grado de eficiencia y economa de las operaciones e informar a las autoridades competentes, cuando fuere el caso, sobre los resultados de las auditoras realizadas. El Control Externo Posterior se aplica por medio de la Auditora Externa de operaciones ya ejecutadas. La Ley 1178 establece que los ejercen el control externo posterior son: La Contralora General del Estado Entidades que ejercen tuicin respecto de otras Profesionales Independientes y Firmas de Auditoria El sistema de control externo posterior aplica por medio de la auditoria de las operaciones ya ejecutadas. Los tipos de Auditoria que se realizan en el ejercicio del Control Gubernamental:
Auditora Financiera

Auditoria Operacional
Auditora Ambiental

Auditoria Especial Auditoria de Proyectos de Inversin Publica Las formas que pueden ser auditadas las actividades una Entidad. Separadamente, es decir Cada actividad por separado.
De forma combinada, dos o ms actividades.

Integralmente, es decir, todas las actividades segn la programacin previamente establecida.

Para implantar el Sistema de Control Gubernamental establecido por la Ley 1178 dentro de la Mutual de Seguros de la Polica (MUSEPOL) tenemos que seguir los siguientes pasos mnimos: 1. La Auditoria en el ejemplo citado Dentro del funcionamiento de la entidad que ponemos como ejemplo, el MUSEPOL, tienen como principales actividades las siguientes: Prestaciones por fallecimiento, retiros, jubilacin Bono Semestral Prestamos con Garantas La principal actividad que realiza nuestra institucin es la de otorgar Prstamos con Garantas, para lo cual resulta de mucha necesidad determinar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de dicha actividad, adems de contribuir a la economa y eficacia de las operaciones que se realizan para otorgar los prestamos, para lo cual se deber iniciar una Auditoria Especial que deber ser solicitada por la Unidad Financiera que se constituye en la Unidad Solicitante que es la encargada de elaborar los Trminos de Referencia. Los resultados de esta auditora sern prioritarios a las autoridades de nuestra institucin para la toma de decisiones, adems de la implantacin de las recomendaciones. 2. PROCESO DE CONTRATACIN DE LA AUDITORIA ESPECIAL Para la contratacin de una firma de auditora se debe iniciar proceso de contratacin bajo la modalidad que corresponda segn el precio referencial de la misma, adems, mencionar que este proceso no se rige por las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios sino por una normativa especial emanada por el rgano Rector del Sistema de Control Gubernamental que es la Contralora General del Estado.

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Una vez realizado dicho proceso se contara con una firma auditora que podr dar inicio a la auditoria contratada. 3. INICIO DE LA AUDITORIA ESPECIAL A LA CUENTA PRESTAMOS CON GARANTAS Una vez contratada la Firma Auditora, se debe dar inicio a la auditoria especial cumpliendo los Trminos de Referencia, para lo cual la empresa contratada solicitar toda la documentacin de referencia a la Cuenta a ser auditada. La Firma Auditora contratada dentro del cronograma propuesto deber entregar un informe preliminar o borrador, este informe debe ser puesto a consideracin y revisin de las autoridades de nuestra institucin, para posteriormente hacer notar sus observaciones que sern discutidas con la Firma Auditora para ser expuestas en un informe final. 4. ENTREGA DEL INFORME FINAL DE LA AUDITORIA ESPECIAL La entrega del Informe Final de la auditoria especial constituye la ltima actuacin de la Firma Auditora contratada, para lo cual dicho informe debe ser puesto en conocimiento de las principales autoridades de nuestra institucin, adems que debe ser remitido a la Contralora General del Estado para su conocimiento.

5. IMPLANTACIN

DE

RECOMENDACIONES

Y/O

EJECUCIN

DE

RESPONSABILIDADES Forma parte del informe final las Recomendaciones realizadas por la Firma Auditora, adems determinar si hay indicios de Responsabilidades generadas, si las hubiera. En caso que se haya determinado responsabilidades estas pues den ser: civiles, penales, administrativas y ejecutivas.

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Es de responsabilidad de la Mxima Autoridad Ejecutiva (MAE) implantacin del cumplimiento obligatorio de las recomendaciones realizadas a travs del informe final de la Auditoria Especial, instruyendo el cumplimiento de las mismas a los diferentes funcionarios de la institucin y realizando el seguimiento respectivo. D. ORGANO RECTOR La Contralora General es la Institucin tcnica que ejerce la funcin de control de la administracin de las entidades pblicas y de aquellas en que el Estado tenga participacin o inters econmico. La Contralora est facultada para determinar indicios de responsabilidad administrativa, civil y penal. Las atribuciones bsicas que tiene la Contralora General del Estado son: Dirigir y supervisar la implantacin del Control Gubernamental. Elaborar y emitir la normatividad bsica de Control Gubernamental interno y externo. Tiene facultades para examinar informacin con el fin de: Ejercitar el Control Externo Posterior. Evaluar la eficacia del Sistema de Control Interno. Supervigilar la normativa de los sistemas contables del Sector Pblico. Promover el establecimiento de los Sistemas de Contabilidad y Control Interno, de esta manera se constituye en la mxima autoridad de auditora del estado. Finalmente tiene atribuciones para: Conducir los programas de capacitacin y especializacin de servidores pblicos en el manejo de los sistemas que regula la Ley N 1178.
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Las facultades principales que tiene la Contralora General del estado para ejercer el Control Externo Posterior, son: Examinar en cualquier momento los registros y operaciones realizadas por las entidades sujetas al control gubernamental. Conocer los programas, labores que realizan las auditoras internas o externas. Contratar los servicios de Auditoras externas si es que es necesario. Cualquier informe realizado por la Auditora Interna o Externa debe ser enviado inmediatamente a la Contralora. En caso de incumplimiento de los plazos y condiciones la Contadura puede ordenar el congelamiento de las cuentas corrientes bancarias de la entidad y/o la suspensin de entrega de fondos por los tesoros del Estado. Recomendar la suspensin o destitucin del principal ejecutivo o de la Direccin colegiada. La Contralora puede demandar por daos econmicos al Estado y actuar en procesos administrativos, coactivos fiscales, civiles y penales. Aunque normalmente estas acciones corresponden a la entidad afectada. Al Contralor General del Estado, se lo elige por dos tercios de votos de los presentes de la Asamblea Legislativa Plurinacional, mediante convocatoria pblica previa a travs de concurso pblico. ste ejercer sus funciones por un periodo de seis aos sin posibilidad de una nueva designacin.

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