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MANUAL BSICO
Manual Bsico P6
NDICE
CAPTULO l. PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT P6 ................................................................................... 1 Qu es Primavera Enterprise? ........................................................................................................................ 1 P6 proporciona Estructura de la Empresa (EPS) ....................................................................................... 2 Lo nuevo en P6 .......................................................................................................................................... 2 Barras de Herramientas de P6 .......................................................................................................................... 3 Barra de Navegacin (Navigation Bar) ..................................................................................................... 3 Barra Gua (Directory Bar) ......................................................................................................................... 3 Barra de Actividades (Activity Toolbar)..................................................................................................... 4 Barra de Opciones (Command Bar) .......................................................................................................... 5 Los datos globales contra los datos del proyecto actual .......................................................................... 5 Barra de Estado ......................................................................................................................................... 5 Manejo de la informacin disponible para las actividades (Vistas en la parte inferior) .................................. 6 Uso de Asistentes (Wizards) ............................................................................................................................. 6 CAPTULO 2. ESTRUCTURANDO UN PROYECTO ............................................................................................... 9 Definir su Enterprise Project Structure (EPS) .................................................................................................... 9 Establezca su estructura de EPS..............................................................................................................10 Mostrar u ocultar detalles en EPS ...........................................................................................................10 Copiar un proyecto en otro EPS ..............................................................................................................10 Eliminar un proyecto en EPS ...................................................................................................................10 Organizational Breakdown Structure (OBS), Vista General ............................................................................11 Establecer el OBS ....................................................................................................................................11 Niveles de Seguridad en OBS ..................................................................................................................12 Establezca la Estructura de OBS ..............................................................................................................12 Propiedades del Proyecto ...............................................................................................................................12 Definir las preferencias de usuario .........................................................................................................13 Definir el formato como se mostrar el tiempo .....................................................................................14 Especificar un formato para fechas ........................................................................................................14 CAPTULO 3. TRABAJAR CON PROYECTOS ..................................................................................................... 15 Crear un proyecto nuevo con el asistente ......................................................................................................15 Abrir un Proyecto............................................................................................................................................16
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Abrir un proyecto cuando inicia P6 ........................................................................................................ 16 Abrir un proyecto desde P6 ya iniciado ................................................................................................. 16 Especificar un proyecto por default ....................................................................................................... 17 Definir un Proyecto What-If ........................................................................................................................... 17 Confirmar datos en P6 ................................................................................................................................... 18 Refrescar datos en P6 .................................................................................................................................... 18 Copiar y pegar en el proyecto ........................................................................................................................ 18 Eliminar un proyecto ...................................................................................................................................... 18 CAPTULO 4. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) ...................................................................................19 Usar WBS para planear en top-down............................................................................................................. 19 Usar milestones en WBS ................................................................................................................................ 19 Tipos de Status WBS ...................................................................................................................................... 20 1. Los elementos planeados de WBS ..................................................................................................... 20 2. Los Elementos Activos de WBS .......................................................................................................... 20 3. Status Inactivo de WBS....................................................................................................................... 20 4. Elementos WBS What-lf ..................................................................................................................... 20 Ver WBS ......................................................................................................................................................... 21 Agregar un elemento de WBS ................................................................................................................ 21 Editar un elemento WBS ........................................................................................................................ 21 Asignar milestones a WBS ...................................................................................................................... 22 Determinar el status de un elemento WBS............................................................................................ 22 Moverse en WBS chart ........................................................................................................................... 22 Cambiar la vista WBS chart .................................................................................................................... 23 Cambiar la tabla desplegada en WBS ..................................................................................................... 23 Copiar y pegar elementos WBS .............................................................................................................. 23 Borrar un elemento de WBS .................................................................................................................. 24 CAPTULO 5. CDIGOS DE PROYECTO ............................................................................................................25 Crear cdigos de proyecto ............................................................................................................................. 25 Crear cdigos de proyecto ............................................................................................................................. 26 Asignar cdigos de proyecto y valores .......................................................................................................... 26 Borrar cdigos de proyecto ........................................................................................................................... 27 Borrar los valores de cdigo de proyecto ...................................................................................................... 27 CAPTULO 6. CDIGO DE RECURSOS ..............................................................................................................29
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Crear cdigos de recurso ................................................................................................................................29 Crear los valores de cdigo de recurso...........................................................................................................30 CAPTULO 7. CDIGO DE ACTIVIDADES ......................................................................................................... 31 Cdigos de actividad y valores........................................................................................................................31 Crear cdigos globales de actividad ...............................................................................................................31 Crear los valores globales de cdigo de actividad ..........................................................................................32 Asignar cdigos de actividad y valores a actividades .....................................................................................32 Cambiar cdigos de actividad y asignacin de valores ...................................................................................33 Quitar a la actividad cdigos y valores de actividades ...................................................................................33 CAPTULO 8. CALENDARIOS .......................................................................................................................... 35 Crear un Calendario de Proyecto....................................................................................................................35 Editar un calendario de proyecto ...................................................................................................................36 Definir el horario de trabajo para varios das .........................................................................................36 Borrar un calendario de proyecto ..................................................................................................................37 Ver las asignaciones de un calendario ............................................................................................................37 Crear un calendario global ..............................................................................................................................37 Editar un calendario global .............................................................................................................................38 Borrar un calendario global ............................................................................................................................38 Especificar un calendario global por default ..................................................................................................38 Crear un calendario del recurso .....................................................................................................................38 Ver la asignacin de calendario de recurso ....................................................................................................39 CAPTULO 9. ACTIVIDADES ........................................................................................................................... 41 Herramientas tiles a las actividades .............................................................................................................41 Duracin de la actividad .................................................................................................................................42 Tipo de actividad.............................................................................................................................................42 Actividad dependiente de la tarea .........................................................................................................42 Actividad dependiente del recurso .........................................................................................................43 Actividad tipo Milestone .........................................................................................................................43 Actividad nivelada por el esfuerzo ..........................................................................................................43 Fechas de la actividad .....................................................................................................................................43 Agregar actividades en la Tabla de Actividades .............................................................................................44 Definir el tipo de actividad ......................................................................................................................44 Definir el tipo de duracin de la actividad ..............................................................................................45
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Definir el tipo de porcentaje completado .............................................................................................. 46 Cambiar una actividad de WBS ...................................................................................................................... 46 Asignar un calendario a una actividad ........................................................................................................... 46 Duracin de la actividad ................................................................................................................................ 47 Insertar el comienzo y fin de la actividad ...................................................................................................... 47 Ligar las actividades ....................................................................................................................................... 48 Las relaciones ......................................................................................................................................... 48 Finish to start (FS)................................................................................................................................... 48 Finish to finish (FF) ................................................................................................................................. 48 Start to start (SS) .................................................................................................................................... 49 Start to finish (SF) ................................................................................................................................... 49 Crear relaciones en el Diagrama de Gantt ..................................................................................................... 49 Ver las relaciones de la actividad en Detalles de Actividad ........................................................................... 50 Cambiar la relacin con un antecesor ........................................................................................................... 50 Editar las relaciones en el Diagrama de Gantt ............................................................................................... 50 Quitar el antecesor de una relacin .............................................................................................................. 50 Ver las relaciones en el Diagrama de Gantt ................................................................................................... 51 Definir milestones .......................................................................................................................................... 51 Ver valores de holgura en actividades ........................................................................................................... 51 Ver Resumen de Actividades ......................................................................................................................... 52 Copiar y pegar actividades en la Tabla de Actividades .................................................................................. 52 Modificar el porcentaje de avance fsico de las actividades .......................................................................... 52 CAPTULO 10. RECURSOS ..............................................................................................................................53 Recursos Primarios......................................................................................................................................... 53 Ver los recursos ...................................................................................................................................... 53 Agregar un recurso ................................................................................................................................. 53 Asignar calendarios a recursos ...................................................................................................................... 54 Copiar y pegar un recurso .............................................................................................................................. 54 Borrar un recurso ........................................................................................................................................... 55 Desplegar detalles del recurso ....................................................................................................................... 55 Tipo de clasificacin del trabajo para recursos .............................................................................................. 55 Dar de alta los precios del recurso ................................................................................................................. 55 Notas para recursos en actividades ............................................................................................................... 56
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CAPTULO 11. ROLES .................................................................................................................................... 57 Ver los roles ....................................................................................................................................................57 Agregar un rol .................................................................................................................................................57 Asignar roles a actividades .............................................................................................................................58 Ver los roles para una actividad especfica.....................................................................................................58 Asignar roles a recursos en la ventana de Recursos .......................................................................................58 Asignar roles a recursos en el cuadro de dilogo de roles .............................................................................58 Borrar un rol ...................................................................................................................................................59 Quitar roles de actividades .............................................................................................................................59 Revisar las unidades de Mano de obra para actividades ...............................................................................59 Modificar unidades de Maquinaria para actividades .....................................................................................60 Modificar el costo de Mano de obra para actividades ...................................................................................60 Modificar los costos de Maquinaria para actividades ....................................................................................61 CAPTULO 12. MANIPULAR PROYECTOS. ...................................................................................................... 63 Presupuestos en P6 ........................................................................................................................................63 Seguimiento y anlisis de presupuestos .................................................................................................63 Establecer Presupuestos .........................................................................................................................64 Introducir cambios en presupuestos ......................................................................................................64 Comparar presupuestos y variaciones ....................................................................................................64 Lneas de Base ................................................................................................................................................64 Crear una Lnea de Base ..........................................................................................................................65 Asignar el Tipo de Lnea de Base .............................................................................................................66 Escoger una Lnea de Base Actual ...........................................................................................................66 Modificar una Lnea de Base ...................................................................................................................67 Restaurar una Lnea de Base para el proyecto abierto ...........................................................................67 Crear un Tipo de Lnea de Base...............................................................................................................67 CAPTULO 13. PROGRESO DEL PROYECTO ..................................................................................................... 69 Actualizar el progreso para todas las actividades ..........................................................................................69 Actualizar el progreso para actividades individuales .....................................................................................69 Actualizar el progreso del proyecto ................................................................................................................70 CAPTULO 14. ACTIVITY NETWORK (PERT) .................................................................................................... 71 Principales usos de PERT ................................................................................................................................71 Para hacer a PERT ms efectivo ......................................................................................................................71
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Mostrar PERT ................................................................................................................................................. 71 Ver detalles de actividad en PERT .................................................................................................................. 72 Personalizar la vista de PERT ......................................................................................................................... 72 Reorganizar la disposicin de PERT ............................................................................................................... 72 Cambiar la apariencia de PERT ...................................................................................................................... 73 CAPTULO 15. HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION ...................................................................75 Agrupar y clasificar actividades...................................................................................................................... 75 Agrupar actividades por campo ............................................................................................................. 75 Ordenar las actividades .......................................................................................................................... 76 Formato de las bandas de agrupamiento .............................................................................................. 76 Mostrar o esconder los datos de actividades sin categorizar ................................................................ 76 Mostrar ttulos en las bandas ................................................................................................................. 76 Filtrar datos .................................................................................................................................................... 76 Filtros de P6 por defecto ........................................................................................................................ 77 Crear un filtro ......................................................................................................................................... 78 Combinar filtros...................................................................................................................................... 78 Cambiar un filtro del Diagrama de Gantt ............................................................................................... 78 Borrar filtros ........................................................................................................................................... 79 Resumen de actividades ................................................................................................................................ 79 Cmo P6 resume los datos ..................................................................................................................... 79 Mostrar gran total .................................................................................................................................. 80
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Qu es Primavera Enterprise?
Un software de administracin de proyectos que da la posibilidad de presupuestar, elaborar un plan, administrar ese plan y manejar mltiples proyectos; optimizar los lmites del recursos y compartirlos; controlar los cambios; mover proyectos en el tiempo y modificar el presupuesto. Proporciona interfaces personalizables, escalables y herramientas flexibles, y la integracin fcil con software de administracin de proyecto; inclusive, Primavera le permite la exportacin e importacin de software de versiones anteriores de Primavera y Microsoft Project. Primavera Project Planner versin 6 incluye la planificacin de multi-proyectos y software de control, construido en Visual Net y bases de datos relacional de Server de Microsoft SQL 2005. Primavera es una excelente herramienta en administracin de proyectos y recursos, o se puede usar en unin con otros productos de Primavera, incluyendo el Progress Reporter, Portfolio Analyst y Methodology Management. P6 da a su organizacin facilidades para almacenar y manejar sus proyectos desde una ubicacin central. P6 soporta y maneja las estructuras (WBS) de corte de trabajo, las estructuras (OBS) de la organizacin, campos y cdigos definidos por el usuario, planificacin de rutas de mtodo crtico (CPM), y nivelacin de recurso.
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Lo nuevo en P6
La estructura (EPS) del proyecto de la empresa organiza y resume todo el proyecto dentro de la jerarqua de Empresa para subir o bajar presupuestos, obtener el anlisis del recurso y el costo, y el control de la organizacin global de la estructura (OBS) para el control de datos. Los nuevos tipos de recursos adicionados a los tradicionales mano de obra y materiales, como son la maquinaria y los gastos indirectos (expenses) permiten establecer un diccionario para presupuestar de forma fcil recursos para la tarea cuando usted desarrolla proyectos en P6. Usted tiene tambin el control completo sobre la distribucin del presupuesto por planes y marcas gastadas mensualmente, y por roles. Los datos totales y el resumen de tiempo distribuido se calculan y son presentados en intervalos de tiempo pre-definido a demanda de participantes del proyecto; se pueden ver los valores de resmenes ms recientes para todo proyecto en Enterprise. Los roles se pueden definir con un nivel especfico para ser asignados y para ser manejados como recursos; los roles permiten tambin la planificacin a nivel de empresa del recurso basada en roles y requerimientos. Primavera versin 6 proporciona calendarios por hora y con posibilidad de manejar cambios de estado cada 30 minutos, los calendarios son de gran importancia durante el nivelado y distribucin del recurso. Automticamente schedule reprograma y nivela cuando se asignan as los parmetros. Los costos se calculan y almacenan en mayor cantidad, pues los costos del proyecto se basan en unidades de precios de recurso y diferenciados por tipo de recurso, lo que automticamente calcula los costos del proyecto. Programacin de avances con peso en distintas fases de la actividad, los avances por pasos (steps) calculan el porcentaje completado de una actividad basado en valores asignados a cada etapa de la actividad. El diseador de reportes da la posibilidad de personalizar los reportes con los campos usados en el proyecto o usar unos pre-definidos. Cambio global permite a usuarios a realizar cambios globales a los datos de todas las actividades y recursos, tal como cdigos, duraciones, recursos, calendarios, etc. En resumen y a diferencia de Project de Microsoft, P6 permite a los usuarios manejar los datos de Proyecto sin tener que usar otras aplicaciones.
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Barras de Herramientas de P6
Barra de Navegacin (Navigation Bar)
Por defecto la barra se encuentra desactivada; sin embargo, resulta ser de mucha utilidad al inicio, para familiarizarnos con el sistema. Para activarla, seleccione del men View la opcin Toolbars Navigation Bar Use la Barra de Navegacin para moverse entre ventanas abiertas, para mostrar y ocultar la Barra de Gua (Directory Bar), y para abrir la Ayuda para la ventana actual o cuadro de dilogo. Los iconos que muestra la barra son los siguientes: Back: Despliega la ltima ventana abierta. Forward: Despliega la siguiente ventana abierta. Home: Regresa a la ventana de inicio. Dir.: Muestra/oculta la barra Gua. Help: Ayuda
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Como se observa, la Barra de Actividades viene agrupada por bloques. En el primer bloque tenemos los mens Imprimir (Print) y Presentacin Preliminar (Print Preview). Ms adelante nos muestra las opciones de visualizacin de la parte superior de la pantalla de Primavera: Tabla de Actividades (Activity Table), Diagrama de Gantt (Gantt Chart), Lneas de Relaciones (Relationships Lines) y Red de Actividades (Activity Network). El siguiente bloque controla las opciones de visualizacin de la parte inferior de la pantalla, con las siguientes opciones: Detalles de la Actividad (Activity Details), Tabla de Uso de las Actividades (Activity Usage Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Activity Usage Profile), Tabla de Uso de los Recursos (Resource Usage Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Resource Usage Profile), Secuencia de Actividades (Trace Logic) y Mostrar/Ocultar Panel Inferior (Show/Hide Bottom Layout). En otro bloque se muestran las opciones de visualizacin de las Barras (Bars), Columnas (Columns) y Escala de Tiempo (Timescale). Las opciones de Filtros (Filters) y Agrupacin (Group and Sort) se encuentran a continuacin, seguidas del Planificador (Schedule), Nivelacin de Recursos (Level Resources) y el Indicador de Progresos (Progress Spotlight). Finalmente, se encuentran 3 opciones de Zoom: Acercar (Zoom In), Alejar (Zoom Out) y Obtener el Mejor Ajuste (Zoom To Best Fit). Tip Mueva el ratn sobre cada icono para visualizar su descripcin. Esta opcin se activa desde el Men View en la opcin de Hint Help.
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Barra de Estado
La barra de Estado es una barra del mensaje en el fondo de la ventana P6 que muestra una descripcin de la orden escogida de men, el nombre de la vista, el filtro actual y algunos otros mensajes.
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P6 incluye asistentes para ayudarlo a: Crear proyectos Establecer preferencias administrativas fijas Agregar actividades Agregar recursos Crear informes Importar proyectos Exportar proyectos Verificar proyectos Realizar bsquedas en proyectos
Los asistentes se activan de forma automtica al crear una tarea o un recurso usando las opciones de la barra de opciones (a la derecha de la pantalla). Otros asistentes estn disponibles cuando usted escoge la opcin aplicable de men, por ejemplo, las preferencias administrativas fijas estn en Men Admin Admin Preferences.
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2. Click en Delete
3. Click Yes para confirmar. Tip Cundo usted borra un nodo de EPS, P6 quita tambin todos los proyectos en esa rama de la estructura. Para guardar proyectos en una rama antes borrarlo, copiar y pegar primero esos proyectos a otra rea de la estructura.
Establecer el OBS
El OBS se mantiene como una jerarqua separada y global, por lo que usted tiene la flexibilidad de asignar sus tareas de OBS y sus cambios de responsabilidades a travs del ciclo de vida del proyecto. Usted puede querer crear su OBS para emparejar cada nodo de EPS y el proyecto se estableci en el EPS. Usted podra emparejar inicialmente los nombres de OBS a los nombres del EPS y sus proyectos, como es mostrado en el ejemplo siguiente:
Estructura EPS HR System ACME Contractors, Inc. Capital Projects New Construction Mayor Plant Retrofits Information Technologies Projects
Estructura OBS <HR System Manager> <ACME Contractors Manager> <Capital Projects Manager> <New Const. Manager> <Mayor Plant Manager> <Information Tech. Manager>
Y asignar a usuarios, por sus nombres de login, a los elementos de OBS para otorgar el acceso a las reas correspondientes de EPS o proyectos. El tipo del acceso otorgado a un usuario es determinado por el perfil de seguridad de proyecto asignado al usuario. Los perfiles de la seguridad son establecidos en la caja del dilogo Security Profiles Admin Security Profiles, y se asignan a los usuarios en la caja de dilogo Users (Men Admin Users).
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Para configurar las propiedades de proyecto, ir al Men Enterprise Projects, en la pestaa de Defaults.
El calendario que encontramos al inicio es un Estndar de 5 das y 8 horas diarias "Standard 5 Days Workweek. La codificacin para las actividades inicia con A1000 y continan con incrementos de 10. Mostrar ventana detalles Usted puede desplegar detalles de informacin para muchos elementos dentro de P6, por ejemplo, los proyectos, los recursos, las actividades, el riesgo. Para desplegar detalles, haga click en la barra de Display Options, entonces escoge la opcin Details. Para ventanas que incluyen botones y layouts, por ejemplo, la ventana de Proyectos, haga click en Display Options Bar, seleccione la opcin Button Layout, escoja la opcin Details. Nota En la ventana de Actividades, haga click en la barra Layout Options para desplegar los detalles.
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11. Click en Startup Filters para establecer la informacin que se presentar filtrada al inicio de P6, considerando que si la informacin se presenta completa (sin filtros) tardar ms tiempo en iniciar el programa.
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2. Seleccionar con
4. Escribir una identificador de proyecto (un cdigo o un nombre representativo, sin espacios, de hasta 20 caracteres) y un nombre (sin limitantes de espacio ni caracteres), para el proyecto nuevo.
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5. Se especifica una fecha planeada del comienzo para el proyecto y si el proyecto es de planeacin con fecha de terminacin se selecciona la segunda caja. 6. Escoger un director responsable de la estructura de OBS.
7. Seleccionar una tasa de pago para los recursos nuevos. Esta versin incluye la posibilidad de incluir varias tarifas para recursos nuevos, que pueden variar su asignacin por horarios distintos, por unidades distintas o por el trabajo mismo a un precio cambiado. 8. En el siguiente paso se puede definir si se crear un proyecto basado en una metodologa previamente definida en la aplicacin de Primavera Methodology Management, en nuestro caso seleccionamos No. Notas Para moverse entre diferentes ventanas de asistente, click en Prev o Next.
Abrir un Proyecto
Abrir un proyecto cuando inicia P6
1. Comience P6 y escriba su nombre de login y password. 2. Por default, P6 abre la ltima vista con la cual usted estuvo trabajando. Si dej abierto un proyecto, P6 lo cargar al inicio. 3. Si no hay ningn proyecto abierto, desde la caja de dilogo Open Project, click al proyecto o nodo EPS que desea abrir, click Open. Usted tambin puede abrir mltiples proyectos al mismo tiempo (se seleccionan usando Control + Click en cada proyecto que desee abrir).
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Dependiendo de la seguridad o la manera en que otros usuarios han abierto el proyecto, algunas de las opciones no estarn disponibles. 4. Para ver la lista de usuarios que estn trabajando actualmente en el proyecto escogido, Click Users. 5. Click Open. Nota Cundo usted abre un proyecto desde la caja de dilogo Open Project, cualquier proyecto actualmente abierto en P6 es cerrado. Para abrir mltiples proyectos al mismo tiempo, Control + Click en cada proyecto que se quiere abrir en la caja de dilogo Open Project. Slo un usuario puede tener a la vez el acceso Exclusivo a un proyecto. Cundo usted abre un proyecto en el modo Exclusivo, otros usuarios slo lo pueden abrir en modo Read-Only.
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Confirmar datos en P6
P6 trabaja en conjunto con una base de datos, donde se guardan directamente los cambios que vamos haciendo a los proyectos. En virtud de que las modificaciones se hacen directamente a la base de datos, no existe aqu el famoso Control + Z o deshacer. Sin embargo, en ocasiones el programa no realiza los cambios de inmediato. Si queremos asegurarnos de que todas las instrucciones y cambios que hemos introducido recientemente se hayan guardado en P6, ir al men File Commit Changes o presione la tecla F10. Los cambios que se confirman se escriben en la base de datos inmediatamente. Cerrando P6 tambin se confirman automticamente los cambios.
Refrescar datos en P6
Use el comando Refresh Data para desplegar la versin ms actual de datos del proyecto, inclusive los cambios hechos al proyecto por otros usuarios. Seleccione el men File Refresh Data o presione F5.
Eliminar un proyecto
Seleccione Enterprise Projects, seleccione el proyecto que desea eliminar, luego seleccione Edit Delete. Nota Cundo usted borra un nodo de EPS, todos los proyectos debajo de ste se borran tambin.
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En el siguiente ejemplo, varios milestones se han definido para calcular el avance del WBS de Infraestructura Provisional. Cuando el primer milestone, con un peso de 2/10 es completado, el porcentaje de avance es igual a 20 %. Cundo usted marca el segundo milestone completado, el porcentaje de avance se incrementa a 40% (4/10). Completando el tercer milestone, el porcentaje de avance se incrementa a 50 %. Cuando el cuarto milestone, con un peso de 5/10 es completado, se obtiene un avance del 100%, con lo que se completa el WBS.
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Ver WBS
Seleccione Project WBS. Para ver el WBS como un grfico, seleccione View Show on Top Chart View. Para ver el WBS como tabla en formato de columnas, seleccione View Show on Top WBS Table. Para ver el WBS como tabla en formato de columna y barras en escala de tiempo, seleccione View Show on Top Gantt Chart. Para ver los detalles de cada WBS, seleccione Project WBS, luego seleccione View Show on Bottom WBS Details. Tip Usted puede escoger tambin las mismas rdenes de View dando click en los iconos correspondientes de la seccin WBS de P6.
Status seleccione un tipo para determinar accesibilidad para progresos de actividades dentro de WBS. Anticipated Dates introducir las fechas esperadas de comienzo y fin para el elemento de WBS. Estas fechas se reemplazan con las fechas verdaderas del comienzo y el fin una vez el proyecto est en camino. 4. Para que P6 calcule el porcentaje de completado basado en milestones de WBS, click en la etiqueta WBS Milestones.
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Para cambiar la posicin del elemento en el WBS, Click a los botones de Flechas apropiados. Nota que el nmero mximo de niveles de WBS se pone en la etiqueta Data Limits de la caja del dilogo de Admin Preferences. 3. Click en el men View Show on Bottom WBS Details para ver o modificar la informacin de las etiquetas General y WBS Milestones. Tip Usted tambin puede editar directamente alguna informacin de WBS en la tabla de WBS con doble click a la informacin que usted quiere cambiar.
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Zoom In amplifica la vista. Zoom Out reduce el tamao de los elementos en la vista. Zoom to Best Fit ajusta la informacin para ajustar a la ventana.
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1. Men Enterprise Project Codes. 2. Click en Modify. 3. Click Add, entonces escriba el cdigo del proyecto y su descripcin. 4. En el campo Max Length, especifique el nmero mximo de caracteres para los valores de cdigo de proyecto. 5. Click Close.
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1. Escoja Enterprise Project Codes. 2. Escoja el cdigo de proyecto para el cual usted quiere crear un valor. 3. Click Add. 4. Escriba el nombre del valor. 5. Escriba la descripcin del valor. 6. Click Close. Tip Para cambiar el orden en que los cdigos se listan, usar las flechas de la parte inferior derecha.
1. Escoja Enterprise Projects, entonces escoja el proyecto al que usted quiere asignar un cdigo y el valor. 2. Click en la etiqueta de Cdigos. 3. Click Assign. 4. Escoja el cdigo de proyecto.
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5. Usted slo puede asignar un valor por cdigo. 6. Click el botn Assign, entonces click en el botn Close. Tips Para cambiar el cdigo de valor, double-click al cdigo en la caja de asignar nuevo cdigo. Para quitar un cdigo de proyecto, escoja el cdigo y click Remove.
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1. Escoja Enterprise Resource Codes. 2. Click Modify. 3. Click Add, entonces escriba el nombre del cdigo del recurso. 4. En el campo de Max Length, especifique el nmero mximo de caracteres para los valores de cdigo de proyecto. 5. Click Close. Tip Para cambiar el orden en el cual se listan los cdigos de recurso, haga click en las flechas de direccin en la parte inferior derecha de esa ventana.
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1. Escoja Enterprise Resource Codes. 2. Escoja el cdigo del recurso para lo cual usted quiere crear un valor. 3. Click Add. 4. Escriba el nombre del valor y la descripcin. 5. Click Close.
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1. Seleccione Enterprise Activity Codes. 2. Seleccione Global. 3. En la seccin Cdigo de Actividad, click Modify. 4. Click Add, entonces escriba el nombre del cdigo global de la actividad. 5. En el campo Max Length, especifique el nmero mximo de caracteres para los valores de cdigo de actividad. 6. Click Close.
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Tip Para cambiar la orden en el cual se listan los cdigos globales de actividad, click en flechas Arriba o Abajo.
1. Seleccione Enterprise Activity Codes. 2. Seleccione Global. 3. Escoja el cdigo de actividad para el cual usted quiere crear un valor, entonces click Add. 4. Escriba el nombre del valor. 5. Escriba la descripcin del valor. 6. Click Close. Tips Usted puede definir el nmero mximo de niveles en la estructura de cdigo de actividad en la pestaa de Lmites de Datos de la caja del dilogo de Admin Preferences.
1. Men Project Activities, entonces escoja la actividad a que usted quiere asignar un cdigo y el valor. 2. Click en la etiqueta de Cdigos. 3. Click Assign.
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4. Escoja el cdigo de la actividad que quiere asignar. Usted slo puede asignar un valor por actividad. 5. Click Assign y click Close. Nota Se pueden asignar cdigos globales de actividad a cualquier actividad. Usted slo puede asignar cdigos de actividad de proyecto a actividades en el proyecto donde los cdigos se crearon.
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CAPTULO 8. CALENDARIOS
En P6, usted puede crear y asignar calendarios a cada recurso y cada actividad. Estos calendarios definen los das laborales y el horario disponible en cada da laboral. Usted puede especificar tambin los das de descanso obligatorio por ley, las vacaciones de la organizacin, el horario de trabajo especfico de proyecto y los das de vacaciones del recurso. P6 usa calendarios para planificar las actividades, para seguimiento y para nivelar recursos. Si una actividad o un recurso asignado a ella tienen un calendario asignado, la duracin de la actividad depender de estos calendarios. P6 maneja 3 tipos de calendario: global, del recurso y del proyecto. Calendario Global es el que pueden usar todos los proyectos como base. Calendarios del proyecto es un grupo separado de calendarios para cada proyecto. Los calendarios del recurso se usan para cada recurso con horarios distintos de trabajo. Se pueden asignar calendarios de recurso o calendarios globales a los recursos, y se pueden asignar calendarios globales o calendarios de proyecto a actividades. P6 permite que usted asocie el recurso y actividades a calendarios globales. Si se hacen los cambios a un calendario global, P6 aplica sus cambios a todos los calendarios del recurso y el calendario de proyecto asociados al calendario global modificado.
1. Seleccione Enterprise Calendars, entonces escoja Project. 2. Elija el proyecto al que usted quiere agregar un calendario, entonces click Add. 3. Seleccione el calendario que servir de base para copiar al calendario nuevo de proyecto y click en el botn Select.
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4. Escriba el nombre del nuevo calendario. 5. Click Modify para editar el calendario nuevo.
1. Men Enterprise Calendars. 2. Seleccione el calendario que usted quiere editar y click en Modify. 3. La opcin de Total work hours/day nos permite determinar la cantidad de horas que se trabajan por da laboral sin llegar al detalle de cmo se ejecutan esas horas. La opcin de Detailed work hours/day permite indicar el horario de trabajo en el da que se seleccione, en el ejemplo el 30 de abril.
2. Con click arrastrando seleccione los das a los que se aplicar el horario, si son das separados se puede oprimir la tecla <ctrl> + click a cada da. 3. En el grfico de Horas de trabajo seleccionar de igual forma arrastrando las horas que se requieren como laborales y click en Work.
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4. De igual manera, si se requiere dejar horarios sin trabajar, se seleccionan y se oprime Non-work. Tips Para aplicar el mismo cambio a un da laborable especfico en el mes mostrado, haga click en la etiqueta de la columna del da laborable y se seleccionan todos los das a la vez (por ejemplo, la columna Mon selecciona todos los das lunes del mes mostrado).
4. Si el calendario tiene asignadas tareas, se mostrar la ventana para solicitar como se tratarn las actividades de ese calendario. 5. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario que usted escoja, haga click en la opcin Select Replacement Calendar, click OK y seleccione un calendario de reemplazo. 6. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global, escoja Link to Default Global Calendar y click OK.
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4. Escriba el nombre nuevo de calendario. 5. Click en Modify si desea editar el calendario nuevo.
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CAPTULO 9. ACTIVIDADES
Las actividades son los elementos fundamentales del trabajo de un proyecto. Ellos son el nivel ms bajo de una estructura (WBS) de corte de trabajo y son la subdivisin ms pequea de un proyecto que concierne directamente al director de proyecto. Aunque usted pueda dividir las actividades en pasos, un recurso primario de la actividad es tpicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de los pasos de la actividad, mientras el director de proyecto es tpicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de la actividad completa.
P6 permite que usted defina la informacin siguiente para una actividad: Activity ID and name, que sirven para identificar y describir la actividad Fechas de comienzo y fin de la actividad El calendario de la actividad
Tambin se puede definir el tipo de actividad, el tipo de duracin y porcentaje completado, el calendario que se aplicar a una actividad y si una actividad es un milestone.
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Los steps, que dividen la actividad en unidades ms pequeas. La estructura de Work Breakdown (WBS).
Duracin de la actividad
P6 sincroniza automticamente la duracin, el trabajo, as como las unidades de recurso no laborales y las unidades del recurso/tiempo para actividades usando la siguiente ecuacin: Duration = Units / (Resource Units / Time) O lo que es lo mismo: Trabajo = Unidades * Duracin Sin embargo, debido a que son tres las variables se implican (duracin, unidades y unidades del recurso/tiempo), cuando usted cambia el valor de una variable, P6 altera el valor de una segunda variable para equilibrar la ecuacin. El Tipo de Duracin de una actividad permite que usted controle cmo P6 sincroniza estas variables cuando una de las variables de ecuacin se cambia. La tabla siguiente lista el valor que es cambiado automticamente por P6 para sincronizar las variables cuando el valor de una de las variables se cambia.
Tipo de la Duracin de la actividad
Fixed units Fixed duration Fixed units/time
Tipo de actividad
El tipo de actividad controla la forma como P6 calcula la duracin de una actividad y sus fechas de inicio y terminacin. P6 maneja cuatro tipos de actividad: Task dependent (Dependiente de la tarea) Resource dependent (Dependiente del recurso) Milestone (Sin duracin, una sola fecha fija) Level of effort (Nivelado por el esfuerzo) Se asigna el tipo de actividad en el formulario de tareas en la pestaa de general; por default, al inicio las actividades son de tipo Task Dependent.
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Use este tipo de actividad cuando mltiples recursos se asignan a una misma actividad para trabajar juntos.
Fechas de la actividad
La tabla siguiente define los tipos de fechas de la actividad que estn disponibles en P6 y cmo se pueden usar para planear y planificar su proyecto. Fecha
Start
Definicin
Para un proyecto sin comenzar, es la fecha actual del comienzo de la actividad. Cuando se inicia el proyecto pero no la actividad, es la fecha planeada de inicio y si la actividad ya est en progreso, se convierte en la fecha real de inicio. La fecha en que la actividad se comienza realmente. La fecha posible ms temprana de trabajo restante para que la actividad pueda comenzar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.
Fecha
Finish
Definicin
Para un proyecto sin comenzar, es la fecha actual del fin de la actividad. Cuando un proyecto ya est iniciado, es la fecha planeada del fin cuando la actividad no ha comenzado, la fecha restante del fin cuando la actividad est en el progreso, y en la fecha verdadera del fin una vez la actividad se completa. La fecha en que la actividad se termina realmente. La fecha posible ms temprana en que la actividad puede terminar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.
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Fecha
Late Start
Definicin
Fecha
Definicin
La ltima fecha posible de trabajo restante Late La ltima fecha posible en que la actividad debe para que inicie la actividad sin retrasar la Finish terminar sin retrasar la fecha de fin de fecha de fin de proyecto. Esta fecha es proyecto. Esta fecha es calculada por el calculada por el scheduler de proyecto basado scheduler de proyecto basado en relaciones de en relaciones de actividad, en limitaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la horario y en la disponibilidad del recurso. disponibilidad del recurso. Planned Para una actividad sin comenzar, es la fecha Planned Para una actividad sin comenzar, es la fecha en Start en que la actividad se planifica para Finish que la actividad se planifica para terminar. Esta comenzar. Esta fecha se pone igual a la fecha fecha se pone igual a la fecha temprana del fin temprana del comienzo por el scheduler de por el scheduler de proyecto pero puede ser proyecto, pero puede ser actualizado actualizado manualmente por el usuario. Esta manualmente por el director de proyecto. fecha no es cambiada por el scheduler de Esta fecha no es cambiada por el scheduler de proyecto despus de que la actividad se ha proyecto despus de que la actividad se ha comenzado. comenzado. Remaining La fecha de trabajo restante en el que la Remaining La fecha el trabajo restante en el que la Start actividad se planifica para comenzar. Esta Finish actividad se planifica para terminar. Esta fecha fecha es calculada por el scheduler de es calculada por el scheduler de proyecto pero proyecto pero puede ser actualizada puede ser actualizada manualmente por el manualmente por el usuario. Antes de que la usuario. Antes de que la actividad comience, el actividad comience, el Comienzo Restante es Fin Restante es el mismo que el Fin Planeado. el mismo que el Comienzo Planeado. Expected La fecha en que se espera que la actividad Constraint La fecha lmite para un evento dentro de una Finish termine segn el recurso primario. Date actividad, siempre y cuando le sea aplicable. Tpicamente, esta fecha la da el recurso Dependiendo del tipo de limitacin, esta fecha primario. Cuando planifica su proyecto, usted podra ser una fecha de comienzo o una fecha puede elegir Fechas Esperadas de de fin. Por ejemplo, si la limitacin es un Fin, la terminacin. fecha de limitacin es la fecha en que la actividad debe terminar. Si la actividad no tiene una limitacin, este campo debe estar vaco.
Nota Una A aparece despus de que el valor del Comienzo o el Fin indican que el valor es el Comienzo Verdadero (Actual Start) o el Fin Verdadero (Actual Finish). Un * aparece despus que el valor del Comienzo o el Fin indican que hay una limitacin (Constrain) de Comienzo o de Fin en esta actividad.
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3. Escoja un tipo de la actividad: o o o o Para indicar que los recursos de la actividad se planifican segn el calendario de la actividad, escojan el Dependiente de la Tarea. Para indicar que cada uno de los recursos de la actividad se planifica segn su propio calendario, escojan el Dependiente del Recurso. Para indicar que la duracin de la actividad es dependiente en sus actividades del antecesor y/o el sucesor, escoge el Nivelado por el Esfuerzo. Para indicar que la actividad marca el principio o el fin de una etapa mayor en el proyecto, escoja Start Milestone o Finish Milestone.
Notas Las actividades tipo milestone no tienen tareas basadas en tiempo, costos, ni recursos. P6 no reconoce las duraciones para actividades de tipo milestone.
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4. Elija el calendario que usted quiere asignar a la actividad escogida, entonces click el botn Select.
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Duracin de la actividad
1. Elija Project Activities. 2. Escoja la actividad cuya duracin quiere insertar o modificar, entonces click a la etiqueta Status. Para ingresar la duracin original de la actividad, en el campo Original escriba la cantidad de tiempo seguido por la unidad de tiempo, ejemplo 5d (cinco das). Para ingresar la duracin real para la actividad, en el campo Actual escriba la cantidad de tiempo seguido por la unidad de tiempo. Slo se puede capturar la duracin real para las actividades que se completan. Para ingresar la duracin restante para la actividad, en el campo Remaining escriba la cantidad de tiempo seguido por su unidad de tiempo. Slo se puede capturar la duracin restante para las actividades que estn en progreso. Para ingresar el tiempo de terminacin para la actividad, en el campo At Complete escriba la cantidad de tiempo seguido por la unidad de tiempo. Slo se puede insertar el tiempo de terminacin para las actividades que estn en progreso. Tips P6 calcula de nuevo automticamente el valor de tiempo y perodo que usted escriba segn el calendario de proyecto y las unidades de tiempo definidos por su administrador de sistema. Para considerar las abreviaciones disponibles de unidades de tiempo, vaya al Men Admin Admin Preferences, click a la etiqueta de Perodos de tiempo.
Para escribir la fecha real de comienzo de la actividad, marque la opcin Started (iniciamos primero la actividad) y escriba la fecha verdadera del comienzo en el campo Started o click fecha. Para escribir la fecha proyectada de fin de la actividad, en el campo Finished click fecha. para escoger una
y escoja una
Para escribir la fecha real de terminacin de la actividad, marque la opcin Finished (al marcar finished, automticamente de marcar la opcin started) y escriba la fecha verdadera de la terminacin en el campo Finished o click para escoger una fecha.
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Nota Cundo usted escribe una fecha de inicio o de fin para una actividad, dependiendo de su ubicacin en el proyecto, un cuadro de dilogo puede mostrar una delimitacin (constraint). Para aceptar esta delimitacin, click Yes en el cuadro de dilogo. Si usted especifica las fechas de inicio y/o terminacin sin aplicar delimitaciones (las delimitaciones posibles son: Debe Comenzar En o Debe Terminar En), las fechas que usted escribe se pueden cambiar cuando el proyecto se planifica.
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Actividad 2
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Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Actividad 2
2. Click sostenido al botn de ratn al arrastrar a la actividad del sucesor. Libere el botn de ratn. P6 crea la relacin en el mapa de Gantt: en el ejemplo sera de Revisin Ing. Preliminar a Ajustes al Diseo. Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relacin finish to start. Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relacin finish to finish. Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relacin start to finish.
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Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relacin start to start. Tips Si ninguna lnea de relacin se muestran en el Diagrama de Gantt, d click en el botn de la barra de actividades (parte superior del tabla de la vista de Gantt). Esta opcin tambin se encuentra en el botn de opciones del dilogo de Barras de Gantt activando la opcin de Show Relationships. Una ventana se muestra mientras usted arrastra la lnea de relacin entre dos actividades, para decirle qu clase de relacin se crear cuando usted libere el botn del ratn.
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2. Escoja la actividad a la que quiere quitar una relacin de antecesor, d click a la etiqueta de Relationships. 3. Escoja el antecesor que quiere quitar. Para ver informacin del antecesor de la actividad antes quitar la relacin, d click a Go To. 4. Click Remove y confirme. Tips Si las etiquetas de Antecesores y Sucesores no se muestran, haga click derecho en cualquiera de las etiquetas de Detalles de la Actividad y seleccione Customize Activity Details o seleccione el men View Bottom Layout Options y agregue las etiquetas faltantes.
Definir milestones
1. Elija Project Activities. 2. Escoja la actividad que quiere definir como un milestone y click en la etiqueta General. 3. En el campo de Tipo de Actividad, seleccione Milestone. Nota Los milestones no pueden tener duracin, costos basados en tiempo ni recursos asignados.
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Nota P6 calcula automticamente la holgura libre y total cada vez que usted planifica el proyecto. Usted no puede redactar un valor de holgura de la actividad directamente.
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Recursos Primarios
P6 permite que usted asigne recursos primarios a actividades. Un recurso primario es tpicamente el recurso responsable de coordinar el trabajo en una actividad. El recurso primario actualiza tambin la fecha del comienzo de la actividad, la fecha del fin y la fecha final esperada. Adems, si una actividad tiene recursos no laborales (materiales o equipos), el recurso primario puede ser tambin responsable de informar las horas de los recursos materiales y equipos. Con la excepcin de recursos no laborales, todos los otros recursos son responsables de informar sus propias horas para actividades asignadas.
Agregar un recurso
1. Men Enterprise Resources. 2. Click Add. Se abre el asistente de Creacin de Recursos. Siga los pasos en cada cuadro de dilogo para crear el recurso. 3. En el formulario de Detalles de Recursos se puede modificar o agregar informacin del recurso.
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Nota Para usuarios expertos en el manejo de los recursos se recomienda darlos de alta con la tecla <Insert> y llenar la informacin en el formulario de Recurso.
Busque el calendario para cambiar, si es un calendario de recurso ya creado dar click a la barra de Display y elegir la opcin Resource Calendars. 4. Escoja el calendario que quiera asignar y d click al botn Select.
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Precaucin Si usted marca la opcin Do Not Show This Window Again en el cuadro de dilogo de Copy Resource Options, P6 retiene en memoria lo que se haya definido en este cuadro de dilogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicacin.
Borrar un recurso
1. Men Enterprise Resources. 2. Escoja el recurso que usted quiere borrar, entonces d click en Del/Merge. 3. Si el recurso que usted quiere borrar tiene actividades u otros datos asociados, se mostrar un cuadro de dilogo. Para borrar el recurso y reasignar otro recurso, escoja el Recurso para Reemplazar. Para borrar el recurso sin reasignar sus datos asociados, escoger Delete Selected Resource.
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6. Escriba las unidades mximas de recurso y su costo seguido por un slash (/) y la duracin apropiada de tiempo. 7. El nmero mximo de Unidades/Tiempo depende del tipo de recurso; en el caso de mano de obra y maquinaria, se expresa en porcentaje, y en el caso de materiales, se expresa en unidades/medida de tiempo. Es posible configurar el programa para que tambin la mano de obra y la maquinaria puedan expresarse en unidades/medida de tiempo, para ello hay que ir al men Edit User Preferences, en la etiqueta Time Units seleccionar la opcin Show as units/duration (4h/d). Por ejemplo, si un recurso se asigna un lmite de 8 horas/da, pero para una actividad en particular usted slo le asigna dos horas/da, esta informacin puede representarse de dos maneras: como 2h/d o como 25 por ciento (ya que slo es asignado a esta tarea para dos de sus ocho horas por da). Para permitir que el recurso tenga horas de tiempo extraordinario, click a la etiqueta de Detalles y marcar la opcin de Tiempo Extra, en el campo del Factor de Tiempo Extraordinario, escriba el nmero por el cual el precio del recurso se debe multiplicar para determinar el precio del tiempo extraordinario del recurso (el precio estndar * el factor de tiempo extraordinario = el precio de tiempo extraordinario). Nota Las unidades disponibles de tiempo son minutos, horas, das, semanas, meses, y aos. Su administrador del sistema debe poner la abreviacin para cada unidad en el cuadro de dilogo de Preferencias del men Admin.
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Para considerar slo los roles que existen en el proyecto abierto, elija Filter By Current Projects Roles. Para ver todos los roles, elija Filter By AII Roles.
Agregar un rol
1. Elija Enterprise Roles. 2. Click Add.
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3. Click en la etiqueta General, y escribir el ID del rol. 4. Escriba el nombre del rol. 5. Escriba una descripcin de las responsabilidades del rol.
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Borrar un rol
1. Men Enterprise Roles. 2. Escoja el rol que quiere borrar, click Del/Merge. 3. Si el rol est asignado actualmente, debe elegir entre reemplazar el rol o borrarlo. Tip Si el rol que usted quiere borrar no se muestra en la ventana, d click en la barra Display, seleccione Filter By All Roles.
En el campo Presupuestado (Budgeted) aparece el nmero de unidades (recursos mano de obra) que previamente asignamos a la actividad; si se desea se pueden cambiar en este campo las unidades de trabajo asignadas. En el campo Real (Actual) aparecen las unidades que realmente se estn ejecutando en la actividad. Este campo slo puede tener valor si las actividades estn completadas o en progreso. En el campo Restante (Remaining) se encuentran las unidades restantes de mano de obra para completar la actividad. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las Restantes siempre sern las mismas.
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Tips P6 calcula de nuevo automticamente el valor de tiempo y perodo que usted captura segn el periodo de tiempo definido por su administrador de sistema. Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin Admin Preferences, y click a Time Periods.
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El Budget Log lo ayuda a seguir los cambios del presupuesto como van ocurriendo. El Presupuesto Actual (presupuesto original ms cambios aprobados de presupuesto) y el Presupuesto Propuesto (presupuesto original ms aprobacin y presupuesto pendiente de aprobacin) incorporan estos cambios para que usted tenga informacin reciente y exacta del presupuesto para cada proyecto o nodo de EPS. Usted puede registrar el gasto mensual de fondos presupuestado, dar seguimiento a las cantidades no aplicadas y apegarse al presupuesto mensual que se plane en cada proyecto a cualquier nivel del EPS.
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Establecer Presupuestos
1. Men Enterprise Projects. 2. Escoja el nodo de EPS/proyecto para el cual usted quiere establecer presupuestos, click en la pestaa Budget Log. 3. Escriba una estimacin de la cantidad presupuestada que se requiere para este proyecto en el campo Presupuesto Original (Original Budget), incluyendo financiamientos.
Lneas de Base
Antes de empezar con el seguimiento de la ejecucin de los trabajos en la realidad, se debe crear un plan de Lnea de Base. Una Lnea de Base es una copia completa de un plan de proyecto que se puede comparar con el plan actual para evaluar el progreso. Dentro de P6, se puede mostrar la Lnea de Base en el grfico y columnas asociadas a fechas y costos de la Lnea de Base. El plan ms sencillo es una copia completa o fotografa del proyecto original ideal. ste proporciona un blanco contra el que usted puede rastrear un costo de proyecto, el avance y el desempeo. Cundo usted crea una Lnea de Base, puede guardar una copia del proyecto actual para usarlo como Lnea de Base o puede Elegir otro proyecto para usarlo contra el proyecto actual.
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P6 proporciona la capacidad de guardar un mximo de 3 Lneas de Base por proyecto. A pesar del nmero de Lneas de Base que puede guardar para un proyecto, slo se puede escoger una como Lnea de Base actual con propsitos de comparacin. P6 incluye una opcin para que usted especifique cul Lnea de Base quiere usar para la comparacin. Para ayudarlo a clasificar y utilizar mltiples Lneas de Base para un solo proyecto, usted puede asignar a cada Lnea de Base un nombre que refleje su propsito; por ejemplo, Lnea de Base de planificacin inicial, de proyecto completo, o de mitad del proyecto. El administrador P6 o el coordinador de controles de proyecto definen los tipos disponibles de Lnea de Base. Las Lneas de Base no existen como proyectos separados que usted pueda abrir. Para copiar o modificar una Lnea de Base primero debe desligarse de su proyecto actual, separndolo como un proyecto independiente, slo entonces se puede trabajar con este proyecto restaurado de Lnea de Base como se hace con cualquier otro proyecto en el EPS.
3. Click Add. 4. Elija guardar una copia del proyecto actual como una nueva Lnea de Base, click OK. Si usted elije convertir otro proyecto, escoja el proyecto en el cuadro de dilogo de seleccin de Proyecto, entonces click al botn Select. 5. Seleccione el tipo de representacin de informacin de esta Lnea de Base, como por ejemplo Plan inicial. Notas Cundo usted guarda una copia del proyecto actual como una nueva Lnea de Base, P6 le asigna por defecto el nombre del proyecto y un sufijo de -Bx, donde x iguala 1 para la primer Lnea de Base que usted guarda para un proyecto, 2 para el segundo, etctera. Usted puede cambiar este nombre, eligiendo el que le sirva para saber qu informacin contiene, como puede verse en el ejemplo de arriba.
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Cuando usted elige convertir en Lnea de Base un proyecto distinto al actual, este proyecto no puede estar abierto ni tener asignadas Lneas de Base. El nombre del proyecto convertido se usa como nombre de la Lnea de Base. Tip Antes de convertir un proyecto en Lnea de Base, si usted quiere seguir teniendo acceso a l debe hacer primero una copia. Una vez que usted convierte un proyecto en Lnea de Base, ya no est disponible. Usted puede restaurar una Lnea de Base para hacerla disponible nuevamente como un proyecto separado en la jerarqua de proyectos (ver la seccin Restaurar una Lnea de Base).
3. Para poner una Lnea de Base como el primario, secundario o terciario y poderlos graficar conjuntamente en Gantt, seleccione los campos correspondientes.
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Para actualizar las actividades con tipo de Duracin %completado, click en el campo Remaining y escriba el nmero restante de tiempo que se necesita para completar la actividad escogida. Cuando usted planifica o aplica real, la duracin real se calcula como la suma de tiempo que ha trabajado desde la fecha real de inicio hasta la fecha actual (para las actividades en progreso) o hasta la fecha real de fin (para actividades completadas), usando calendarios de actividades. Para actualizar las actividades de tipo Physical percent complete, escriba el porcentaje fsico completo y la duracin restante para la actividad. Si los recursos se asignan, usted debe actualizar tambin en cada recurso las unidades reales. 3. Repita los pasos anteriores para cada actividad que usted quiera actualizar.
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Mostrar PERT
Elija View Show on Top Activity Network.
en la ventana de actividades.
Para esconder la barra izquierda y mostrar solo PERT, arrastre la barra de divisin que separa los paneles derechos del izquierdo completamente a la izquierda.
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4. Escoja una disposicin de la caja de actividad entre la lista de opciones predefinidas. P6 muestra el ejemplo de configuracin de la caja de la actividad de acuerdo a las opciones elegidas. 5. Para una vista previa de los cambios realizados, click OK y en el siguiente dilogo Apply.
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En P6 puede organizar las actividades agrupando por uno o por ms tipos de datos, inclusive la fase, el departamento, persona responsable, las fechas, la holgura total, campo de usuario responsable y otros. Los datos agrupados permiten visualizar las actividades que tienen algo en comn. Usted puede organizar adems su disposicin usando clasificacin para arreglar el orden de las actividades. Si usted usa ambos, agrupar y clasificar, para organizar su disposicin, los artculos se agrupan primero y despus se clasifican.
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Filtrar datos
Un filtro limita temporalmente los proyectos o las actividades que aparecen en pantalla, segn los criterios que usted establece. Por ejemplo, usted puede mostrar solamente proyectos o actividades que se planificaron para
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comenzar durante las prximas tres semanas. Use los filtros suministrados con P6 o cree sus propios filtros. Aplique uno o ms filtros a la vez para cambiar la forma como se despliega la informacin.
Parameter
Activity Status Critical Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Activity Status Activity Type Longest Path Activity Type Activity Type Total Float New Feedback Project Status Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals
Is
Yes
Value
Completed Finish On Finish On or Before Finish On or After Mandatory Finish Finish On Finish On or Before Finish On or After Mandatory Finish Start On Start On or Before Start On or After Mandatory Start Start On Start On or Before Start On or After Mandatory Start In Progress Level of Effort Yes Start Milestone Finish Milestone 0.0d Yes What If 77
In Progress Level of Effort Longest Path Milestone Negative Float New Feedback to Review Non What-If
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Filter Name
Non Critical Normal Not Started Status to Review
Parameter
Critical Activity Type Activity Type Activity Status Review Status Equals Equals Equals Equals
Is
Is not equal to Yes
Value
Task Dependent Resource Dependent Not Started For Review
Crear un filtro
1. Elija Project Activities, despus elija View Filters. 2. Click New, entonces escriba el nombre del nuevo filtro. 3. Haga Click en el campo del parmetro y escoja una opcin de datos. 4. Doble click en el campo de criterio. Especifique un valor. 5. Para agregar mltiples criterios al filtro, click Add. En la fila nueva, click en el campo Parameter y seleccione un nuevo valor. Doble click al campo Is y seleccione otro criterio de filtro. Especifique un valor y haga click en OK. Tip Para hacer este filtro disponible a todos los usuarios P6, debe seleccionarlo y hacer click en Make Global, en el cuadro de dilogo de Filtros.
Combinar filtros
Combine los filtros existentes para ajustar las actividades que desee mostrar. Use cualquier combinacin de filtros por defecto, globales o definidos por el usuario. Por ejemplo, combine los filtros Crtico y Milestone para ver las actividades crticas de tipo milestone. 1. Elija Project Activities, despus elija View Filters. 2. Marque la opcin de cada filtro que usted quiera aplicar. 3. Elija All o Any selected filter para determinar cmo aplicar los criterios. 4. Click Apply.
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Borrar filtros
1. Elija Project Activities, despus elija View Filters. 2. Escoja el filtro que quiera borrar y haga click en Delete. Nota Usted slo puede borrar los filtros definidos por el usuario, a menos que se le hayan otorgado los derechos de borrar filtros globales.
Resumen de actividades
Cundo usted agrupa por algn campo de proyecto o cualquier cdigo asignado, usted puede resumir fcilmente o "contraer" los datos de las actividades para simplificar su presentacin. Click en los smbolos ms (+) y menos (-) a la izquierda de cualquier banda que agrupa para expandir o desplegar la informacin. Usted tambin puede dar doble click a las bandas para mostrar o esconder los detalles. Para mostrar ambas, tanto la informacin resumida como la detallada, usted puede desplegar o contraer los grupos individuales y entonces mostrar un suma general a la cabeza de la vista. Nota P6 tambin le permite resumir los valores de cada nivel del proyecto y los almacena en la base de datos P6 para su anlisis y para la creacin de reportes. Ms adelante vemos los detalles.
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Si usted muestra la duracin real, P6 calcula la informacin como sigue: Earliest Actual Start - Data Date (para actividades sin fecha real de terminacin) Earliest Actual Start - Latest Actual Finish (todas las actividades en el resumen deben tener una fecha real de terminacin)
Holgura: Usted puede basar la holgura total de la informacin resumida en las fechas de inicio, de terminacin o en la mayora de las fechas crticas. Esta opcin se puede configurar en el men Tools Schedule Options, en la etiqueta General, en el campo Compute Total Float as. Si usted basa la holgura en fechas de inicio y todas las actividades tienen asignado el mismo calendario, la holgura total es la diferencia en periodos de trabajo entre las fechas del ms temprano inicio tardo y el ms temprano inicio temprano. Por fechas de terminacin, P6 usa las fechas del ltimo fin tardo y del ltimo fin temprano para calcular la holgura total. La holgura ms crtica es la holgura total ms baja encontrada en las actividades detalladas de cada grupo de resumen. Si todas actividades no tienen asignado al mismo calendario, P6 se basa en el calendario global por defecto para definir la holgura total. Avance: La medida ms sencilla para determinar el porcentaje de avance usa la duracin para comparar la cantidad de tiempo restante para completar las actividades a su duracin original. En este caso, P6 usa el siguiente criterio para cada grupo resumido: [(Resumen de la duracin original Resumen de la duracin restante) / Resumen de la duracin original] * 100.
1. Elija Project Activities, despus elija View Group and Sort. 2. Seleccione los datos por los que usted quiere agrupar. Marque la opcin Show Grand Totals en la parte superior del cuadro de dilogo.
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