Practica 4

Modificando un Formulario Temas a Practicar

1. Como Modificar la estructura de un Formulario 2. Como Colocar un Autoformato a un Formulario 3. Como Modificar informacin de una tabla a travs de un Formulario 4. Como Buscar y Modificar informacin en un Formulario 5. Como Crear Macros en Access 6. Configurar una Macro para inicie al abrir la Base de Datos (autoexec) 7. Como Crear una Macro para Abrir un Formulario al iniciar la Base de Datos

1. Inicie Access 2007 2. Abra la Base de Datos Agencia de Colocacin de Empleo (botn de Office Abrir) 3. Del Panel de la izquierda haga doble clic en el Formulario Aspirantes para que se muestre en pantalla

Vamos a cambiar el acomodo del formulario

1. Haga clic en el botn Vista de Diseo de la esquina inferior derecha 2. De los botones de arriba busque y haga clic en el botn Seleccionar Todo 3. Haga clic en la ficha Organizar 4. Haga clic en el botn Quitar 5. Comprima el panel de la izquierda presionando el botn << 6. Haga clic en el fondo del formulario para romper la seleccin debajo de Disponibilidad para viajar 7. Haga clic el campo foto, note que est formado por una etiqueta y un control, la etiqueta es la que dice Foto y el control este vacio. 8. Trate de mover ambos etiquetas y control y adems cambie su tamao dejando el diseo del formulario como se muestra a continuacin. Podr tambin bajar la barra Pie de Formulario para ganar ms espacio.

20

9. Presione el botn Vista Formulario de la esquina inferior derecha para ver como quedo su Formulario

Ajustando el tamao de la foto al tamao del control

Ahora lo que haremos es que la foto se ajuste al tamao del control para ello: 1. Haga clic en el botn Vista Diseo (esquina inferior derecha) 2. Haga clic derecho en el control de la foto (no en la etiqueta) 3. Seleccione la opcin Propiedades 4. Del panel de la derecha haga clic en la ficha Formato 5. Haga clic en la propiedad Modo de cambiar el tamao y cambie de Zoom a Extender 6. Presione el botn Vista Formulario y observe el cambio, presione la tecla Av. Pag para avanzar al siguiente registro

Colocando un Autoformato
Ahora vamos a cambiar el diseo General del formulario cambiando la presentacin 1. Haga clic en el botn Vista de Diseo 2. Cierre la Hoja de Propiedades que se encuentra en el panel de la derecha presionando el botn X 3. Haga clic en la Ficha Diseo 4. Haga clic en el botn Seleccionar Todo 5. Haga clic en la Ficha Organizar 6. Haga clic en el botn Autoformato 7. Seleccione la opcin Opulento 8. Haga clic en el botn Vista Formulario de la esquina inferior derecha

21

9. Coloque ahora el Autoformato que a usted ms le guste y revise como se ve en Vista Formulario.

Modificando los datos desde el formulario

Ahora realizaremos modificaciones a los datos utilizando el Formulario 1. Haga clic el botn Vista de Formulario 2. Localice el Registro de Leticia Gonzlez 3. Observe que en el formulario tambin puede hacer cambios por ejemplo imaginemos que existe un error en la Grado Mximo de Estudios de Leticia Gonzlez ahorita dice que es secundaria cmbiela a Medio Superior, 4. Tambin cambie la fecha de nacimiento a 15/02/70 5. Cambie adems en Descripcin agregue adems de estudios adicionales de computacin, Ingles al 90% 6. Cambie en Estado Civil coloque Divorciado. 7. Observe en la parte inferior derecha de la pantalla aparece el siguiente control.

8. Este control nos permite movernos entre los registros, pruebe el funcionamiento de cada uno de estos botones

Cambie los Datos de los registros como se inca a continuacin

Para el registro de Vernica Alcal.... En Grado Mayor de Estudios cambie a Maestra Fecha de nacimiento a 18/05/65 Descripcin coloque Ingles al 90% y francs al 60% Estado Civil coloque Casado Hijos 1 Direccin cambia a Av. Lpez Mateos 8000 Telfono es 36177080 Para el registro de Julia Moreno..... En Grado Mayor de Estudios cambie a Superior Fecha de nacimiento a 02/04/71 Descripcin coloque Ingles al 90% y Computacin Administrativa Estado Civil coloque Viudo Hijos 3 Direccin cambia a Av. Nios Hroes 544

22

Telfono es 31456978 Sueldo Deseado $15000.00 Para el registro de Carlos Flores..... Grado Mayor de Estudios cambie a Doctorado Fecha de nacimiento a 16/09/70 Estado Civil coloque Viudo Hijos 8 Direccin cambia a Av. La Paz 563 Telfono es 36519834 Sueldo Deseado $235000.00

Guardar Cerrar y Abrir el Formulario...

Vamos a guardar el formulario para ello.... 1. Haga clic en el botn Guardar de la esquina superior izquierda.

Vamos a Cerrar el formulario para ello.... 2. Haga clic en el botn de Cerrar del Formulario

Vamos a Abrir el formulario para ello.... 3. En el panel de la izquierda haga clic en el botn >> para que se muestre este panel 4. Haga doble clic en el Formulario Aspirantes (no en la tabla Aspirantes, el formulario viene en color tinto, la tabla en color azul)

Buscar Informacin
Nosotros sabemos que nuestra informacin a penas llega a los 12 registros y localizar uno en especifico es muy fcil sin embargo cuando la informacin empiece a crecer en el orden de los miles de registros localizar uno en especifico sera complicado sin una tcnica que nos ayude.. Access cuenta con varios sistemas de localizacin de informacin uno de ellos es el botn de Buscar para utilizar esta tcnica .... Imaginemos que queremos llegar al registro de Enrique Zamora para ello... 1. Haga clic en el botn de Buscar, este botn tiene la figura de unos binoculares.

23

2. Aparecer una ventana de buscar y remplazar en la parte de Buscar escriba Enrique y en la parte de Buscar en seleccione Aspirantes 3. Presione el botn de la derecha Buscar siguiente la computadora lo llevara al primer nombre que ella encuentre que sea Enrique si no es el que usted necesita presione el botn de Buscar Siguiente Access le indicara si es el ultimo 4. Presione el botn Cancelar para cerrar la ventana de Buscar y Remplazar

Buscar Informacin y editar informacin del formulario....

Vamos a realizar la siguiente prctica 1. Localice el registro de Mnica Acosta con la herramienta de Buscar. 2. Cambie la informacin como se muestra

Domicilio cambia a Av. Mariano Otero 582 Telfono cambia a 12546987 Grado Mximo de estudios cambia a Superior Estado civil cambia a Divorciado En Hijos cambia a 3 En Sueldo Deseado cambia a $12,000.00

3. Localice el registro de Enrique Zamora con la herramienta de Buscar. 4. Cambie la informacin como se muestra

Domicilio cambia a Isla Cozumel 175 Telfono cambia a 36254178 Grado Mximo de estudios cambia a Superior Estado civil cambia a Viudo En Sueldo Deseado cambia a $15,000.00

5. Localice el registro de Jimmy Salcedo con la herramienta de Buscar. 6. Cambie la informacin como se muestra

Domicilio cambia a Av. Guadalupe 500 Telfono cambia a 12591783 Estado civil cambia a Divorciado En Sueldo Deseado cambia a $20,000.00

24

Descripcin Experiencia en Matemticas avanzadas Diplomado en Matemticas Infinitas Especialidad en Nmeros imaginarios nivel Ax2 Disponibilidad para viajar Si

7. Localice el registro el registro de Karla Ontiveros con la herramienta de Buscar. 8. Cambie la informacin como se muestra

Domicilio cambia a Av. de los Cubos 452 Telfono cambia a 14523791 Grado Mximo de estudios cambia a Superior Estado civil cambia a Viudo En Hijos cambia a 2 En Sueldo Deseado cambia a $15,000.00 Descripcin Ingles al 90% Diplomado en Turismo Nivel 2 Francs al 80% Diplomado en Sobrecargo en Aviacin Disponibilidad para viajar Si

9. Localice el registro de Jorge Carrillo con la herramienta de Buscar. 10. Cambie la informacin como se muestra

Domicilio cambia a Av. Patria 450 Telfono cambia a 13652100 Estado civil cambia a Casado En Hijos cambia a 1 En Sueldo Deseado cambia a $9,000.00 Descripcin Ingles al 90% Experiencia en manejo de Camiones 2 toneladas Diplomado en Mecnica de Emergencia Disponibilidad para viajar Si

11. Localice el registro de Santiago Rosas con la herramienta de Buscar. 12. Cambie la informacin como se muestra

25

Domicilio cambia Av. de las Rosas 45 Telfono cambia a 14545362 Grado Mximo de estudios cambia a Maestra Estado civil cambia a Casado En Hijos cambia a 1 En Sueldo Deseado cambia a $20,000.00 Descripcin Ingles al 90% Ingles al 90% Conocimiento de Computacin Administrativa Diplomado en Redes capa OSI Disponibilidad para viajar Si

13. Localice el registro de Mayra Brcenas con la herramienta de Buscar. 14. Cambie la informacin como se muestra

Domicilio cambia Av. Pablo Neruda 800 Telfono cambia a 16345781 Grado Mximo de estudios cambia a Doctorado En Hijos cambia a 2 En Sueldo Deseado cambia a $18,000.00 Descripcin Ingles al 90% Experiencia en Redes de Fibra de Vidrio Diplomado en Materiales pticos de velocidad de transmisin mayor a la luz Disponibilidad para viajar No

15. Localice el registro de Luis Reinoso con la herramienta de Buscar. 16. Cambie la informacin como se muestra

Domicilio cambia Av. Amricas 600 Telfono cambia a 36178056 Grado Mximo de estudios cambia a Superior En Hijos cambia a 3 En Sueldo Deseado cambia a $9,000.00 Disponibilidad para viajar No

17. Guarde su Formulario presionando el botn de Guardar

26

18. Cierre su Formulario 19. Cierre su Base de Datos Agencia de Colocacin de empleo 20. Cierre Access.

Una macro sencilla.....

Normalmente una persona trabaja con una computadora en modo interactivo, eso significa que yo doy una instruccin a la computadora y espero a que ella la ejecute, yo observo esa ejecucin y posteriormente doy otra instruccin que la computadora ejecuta, y as sucesivamente.

Otro modo de trabajar es conocido como automtico en el que se planea un programa, lo que queremos que la computadora haga, uno o varias acciones, yo las escribo en un programa y le digo a la computadora todo lo que veas en ese programa ejectalo totalmente sin pararte hasta que lo termines.

Access tiene 2 maneras de programarse una es a travs de mdulos en lenguaje Visual Basic y la manera ms sencilla es a travs de Macros.

No es el momento de entrar a fondo a las macros pero si nos servira de mucho para este ejercicio ver cmo funciona una macro sencilla

Se trata de lo siguiente yo quiero que antes de que se abra la base de Datos Agencia de Colocacin de Empleos aparezca un mensaje de bienvenida sencillo para ello...

1. Inicie Access 2007 2. Abra la Base de Datos Agencia de Colocacin de Empleos 3. Haga clic en la ficha Crear 4. Haga clic en el botn Macro 5. Aparecer una pantalla cuadriculada con 3 Columnas la columna Accin, la columna argumentos y la columna comentario 6. En la columna de Accin haga clic en el cuadro de lista desplegable y seleccione la accin CuadroMsj. 7. Presione enter para pasar a Argumentos y djelo como esta 8. Presione enter para pasar a Comentario y escriba Mensaje de bienvenida 9. En la parte de Abajo existe una rea que dice Argumentos de Accin con 4 opciones para configurar el Cuadromsj, (cabe recordar que cada accin tendr ms o menos Argumentos) 10. Colquese en Mensaje y escriba Bienvenido al Sistema de Colocacin de Empleo 11. Colquese en Bip y djelo en si (para que haga un sonido al iniciarse el mensaje)

27

12. En tipo seleccione informacin (esto se refiere al Estilo del cuadro) 13. En Titulo djelo vaci, lo que pasa es que el cuadro de mensaje puede tener un titulo pero por ser una simple mensaje no nos conviene.

Macro Autoexec....
La macro puede ejecutarse cuando se abra la Base de Datos siempre y cuando se guarde con el nombre de Autoexec vamos a hacerlo... 1. Presione el botn de guardar y colquele e nombre Autoexec y presione el botn de Aceptar.

Vamos a hacer la prueba sale

1. Cierre la ventana de diseo de la macro 2. Cierre la base de Datos Agencia de Colocacin de Empleos y Cierre tambin Access 3. Inicie Access 2007 4. Abra nuevamente la Base de Datos Agencia de Colocacin de Empleos, que tal eh? Presione Aceptar

Una macro para abrir el formulario y maximizarlo...

Ahora despus del mensaje de Bienvenida vamos a hacer que se abra el formulario pero que nada ms se pueda ver los datos que no se puedan modificar y que el Formulario aparezca maximizado Sale? 1. Haga clic derecho en el panel de la izquierda en la macro Autoexec y seleccione la opcin Vista Diseo 2. Haga clic en el segundo rengln de la cuadricula debajo de la accin Cuadromsj y seleccione la opcin Abrir Formulario 3. En la parte de abajo seleccione en nombre del formulario, Aspirantes 4. En Vista deje Formulario 5. Y en modo de Datos seleccione Solo Lectura 6. Pase a la tercera fila de la macro debajo de Abrir Formulario y seleccione la accin maximizar para ver la macro maximizada 7. Guarde la macro presionando el botn Guardar 8. Cierre la macro 9. Cierre la base de Datos 10. Vuelva abrirla 11. Acepte el mensaje de bienvenida 12. Trate de cambiar algn dato en el formulario Que paso? 13. Cierre la base de Datos 14. Cierre Access

28