DIFL DIRETORIA DE FERROSOS SUL

Controle de Registros
Responsvel Tcnico: Marinna Moselli de Carvalho (GAGIL/GEPCL/DIFL) Pblico-alvo: Emitentes de Registros, Responsveis pelo Arquivamento de Registros

N: PGS 000098 Classificao: Uso Interno

Pg.: 1 de 2 Rev.: 01 - 25/06/2011

Cdigo de Treinamento: NA Necessidade de Treinamento: Sim Palavras-chave: Controle de Registros, Registros, Registros de Garantia

1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes e orientaes para os controles necessrios para identificao, arquivamento, proteo, recuperao, tempo de reteno e disposio aps o tempo de reteno. 2. APLICAO Este procedimento aplicado a toda DIFL. 3. REFERNCIAS

INS-0001-G - Instruo para Gesto de Documentos Normativos REG 000166 - Manual do Sistema Integrado de Gesto EPS 000047 - Registro de Documentos

4. DEFINIES

Registro: So documentos em papel ou meio eletrnico, que tm por finalidade comprovar que um resultado pertinente ao Sistema Gesto foi alcanado ou que uma tarefa definida em padres operacionais (REG, PGS, PRO e EPS) foi executada. Responsvel Tcnico: Pessoa responsvel pelo contedo do documento normativo. Emitente do Registro: Entidade Responsvel pelo preenchimento ou cadastramento do registro Responsvel pelo Arquivamento: Entidade Responsvel pelo arquivamento dos Registros de Garantia.

5. DESCRIO DA ATIVIDADE

A elaborao de Registros de Garantia deve seguir as recomendaes da INS-0001-G

Instruo para Gesto de Documentos Normativos. Registros devem ser legveis, prontamente identificveis e recuperveis. O arquivamento deve ser feito em condies seguras de forma a garantir a preservao e sua pronta disponibilizao.

Especificamente para atendimento NBR ISO IEC 17025:2005, erros porventura levantados

nestes registros, so riscados (nunca apagados, tornados ilegveis ou eliminados) e o valor correto lanado ao lado, seguido da rubrica da pessoa que realizou a correo. Nos dados lanados eletronicamente medidas equivalentes so tomadas para evitar a perda da informao original.

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Controle de Registros

N: PGS 000098 Classificao: Uso Interno

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Vencido o prazo de reteno, a disposio pode ser feita por: picotamento, excluso eletrnica,
incinerao, descarte para lixo (coleta seletiva), arquivo inativo, ou outro meio.

Nos casos de documentos legais, fiscais, mapas informatizados ou em papel, adotados como
Registros de Garantia, no necessrio a codificao/padronizao do formulrio ou cadastro/distribuio pelo SISPAV. Temos como exemplos de registros no cadastrados no SISPAV: Correio eletrnico, atas, relatrios, fotografias, formulrios (planilhas eletrnicas ou fsicas), ou outros adotados pela rea.

As telas de transaes de sistemas corporativos da VALE, tambm so consideradas evidncias

objetivas para o controle de Registro de Garantia e o tratamento referente a tempo de reteno e localizao do arquivo o mesmo dado aos RG.

Todo registro arquivado em base de dados do ambiente VALE deve possuir "backup" para assegurar sua manuteno. Como situao opcional, pode ser feita uma cpia impressa. Exemplo de como relacionar registros no final de um procedimento operacional ou atravs de uma EPS especifica (todas as informaes citadas abaixo so obrigatrias).

Identificao

Armazenamento

Manuteno

Recuperao

Tempo mnimo de Proteo reten o

Forma de descart e final

Caderneta de geologia

Arquivo Tcnico

Arquivo Fsico

Gerncia

Cinco anos

Arquivo Hierarquia de permisso de acesso

Picotamento e Excluso Eletrnica Eliminar arquivo/correio

Anlise crtica de Pasta Pblica da fornecim Backup Gesto Integrada ento de Corporativo no Servidor Vale minrio

Notes ou drive rede

Vigncia do contrato