DIOC - Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul CONTROLE DE REGISTROS

N: PRO-004324 Classificao: USO INTERNO Pg.: 1 de 3 Rev: 01 12/04/2011

Responsabilidade Tcnica: Luzia Costa - GAQOY Cdigo de Treinamento: Pblico-alvo: Todos os colaboradores dos Palavras-chave: Registro laboratrios do Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul

1. OBJETIVO Estabelece sistemtica para identificao, armazenamento, proteo, recuperao, tempo de reteno e descarte dos registros do Sistema de Gesto dos Laboratrios do Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul. 2. APLICAO Laboratrios do Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul. Deve ser obedecido por todos os colaboradores envolvidos com o escopo do Sistema de Gesto. 3. REFERNCIAS INS 0001-G Instruo para Gesto de Documentos Normativos (GLOBAL) POL 0007-G Poltica de Segurana da Informao PGS 000423 Manual do Sistema de Gesto dos Laboratrios do Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul. PRO 000001 Diretrizes Operacionais para os Usurios do SISPAV PRO 004360 Transferncia de dados e validao de software. RG 000644 Controle de Registros dos Laboratrios RG 000688 Lista Mestra de Registros Externos 4. DEFINIES Registro: documento que fornece evidncia objetiva de atividades realizadas ou resultados obtidos. Armazenamento: arquivamento de registros aps a utilizao dos mesmos, dentro do prazo estabelecido ( 1 dia til do ms subseqente). 5. DESCRIO 5.1. IDENTIFICAO DOS REGISTROS Os registros da qualidade identificados nos processos dos laboratrios do Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul encontram-se relacionados no RG 000644 Controle de Registros dos Laboratrios. Quando um RG, uma vez preenchido, for utilizado para registrar atividades realizadas ou resultados obtidos, o registro gerado identificado na referida tabela por meio do ttulo e do cdigo do respectivo RG.

DIOC - Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul CONTROLE DE REGISTROS

N: PRO-004324 Classificao: USO INTERNO Pg.: 2 de 3 Rev: 01 12/04/2011

5.2. UTILIZAO DOS FORMULRIOS PARA REGISTROS (RGs) Os formulrios para registros so distribudos nas reas de trabalho de acordo com os pontos de uso. Os registros no podem ser preenchidos a lpis. Quando ocorrem erros nos registros, cada erro deve ser riscado, no devendo ser apagado, tornado ilegvel e nem eliminado e o valor correto deve ser colocado ao lado. Todas as alteraes em dados dos registros devem ser assinadas ou rubricadas pela pessoa que fizer a correo. Os registros no podem sofrer qualquer rasura ou alterao nos dados de formatao. Os registros tm que ser preenchidos na sua integridade. Caso um campo no tenha necessidade de ser preenchido este deve ser invalidado com um trao. Existe a verificao peridica dos registros de ensaios conforme o PRO 004360 Transferncia de dados e validao de software.

5.3. ARMAZENAMENTO, PRESERVAO E PROTEO DOS REGISTROS O local e a forma de armazenamento para cada um dos registros encontram-se definidos no RG 000644 Controle de Registros dos Laboratrios. Como forma de assegurar a efetiva proteo dos registros do Sistema, aqueles mantidos em meio fsico (papel) so armazenados em pastas e/ou caixas armazenadas em arquivos ou armrios em locais cobertos e de fcil acesso. Para os registros mantidos em meio eletrnico localizados em drive da rede da VALE (I:\Cobre_Planejamento_Qualidade_Geral\Laboratrio ou I:\Porto_Operacao\Coordenacao COBRE) a DITI realiza backup no final do dia, onde podemos recuperar qualquer registro que estava neste drive nos dias que antecederam. A forma de armazenamento e manuteno facilita o acesso e recuperao dos registros, protegendo-os contra danos, extravios ou deteriorao. A confidencialidade das informaes e dados contidos nos registros assegurada pela poltica de confidencialidade e Termo de Compromisso estabelecidos no item 4.2.1.1 do PGS 000423 e pelo controle de acesso de pessoas externas. 5.4. RECUPERAO No RG 000644 Controle de Registros dos Laboratrios encontra-se definida a forma de indexao de cada um dos registros relacionados, que assegura que os registros sejam prontamente recuperveis aps seu arquivamento. 5.5. TEMPOS DE RETENO Os tempos de reteno dos registros esto definidos no RG 000644 Controle de Registros dos Laboratrios e so determinados em funo da importncia desses registros para o monitoramento das atividades do Sistema de Gesto, exigncias legais eventualmente envolvidas ou requisitos e exigncias dos clientes. 5.6. DESCARTE DOS REGISTROS Aps o tempo de reteno previsto no RG 000644 Controle de Registros dos Laboratrios, os registros so descartados conforme definido na mesma tabela.

DIOC - Departamento de Operao do Cobre Atlntico Sul CONTROLE DE REGISTROS

N: PRO-004324 Classificao: USO INTERNO Pg.: 3 de 3 Rev: 01 12/04/2011

5.7. REGISTROS EXTERNOS Os registros de origem externa, utilizados pelo SG, so mantidos e controlados atravs de lista mestra especfica (RG 000688 Lista Mestra de Registros Externos). So exemplos desses documentos: certificados de calibrao, certificados de anlises, Guia de trfego, FISPQs, Ficha de Emergncia). 6. HISTRICO DE REVISES

DATA 24/08/2010

REVISO 00

NATUREZA DAS MODIFICAES Emisso Inicial Migrao do SISPAD para SISPAV Revises: - Incluso do Histrico de Revises, Alteraes do seqencial dos documentos do sistema de Gesto dos Laboratrios da DIOC no corpo do Documento. - Incluso do item de verificao de registros. - Incluso de referncias.

12/04/2011

01