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000 Fachhndlern ist Sage einer der Marktfhrer fr betriebswirtschaftliche Software und Services im deutschen Mittelstand. Lsungen von Sage sind speziell fr die Bedrfnisse lokaler Mrkte entwickelt. Sie helfen unseren Kunden vom Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen Mittelstand , ihr Geschft erfolgreicher zu fhren. Sage ist ein Unternehmen der britischen Sage Gruppe, dem mit rund 13.400 Mitarbeitern und 6,3 Millionen Kunden weltweit drittgrten Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services.
Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Strae 8 - 14 60439 Frankfurt am Main Telefon: 069 50007- 6111 Fax: 069 50007-7208 E-Mail: info@sage.de Internet: www.sage.de
Die Sage Software GmbH ist eine Gesellschaft deutschen Rechts mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Sie ist im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main eingetragen unter HRB 55497. Geschftsfhrer sind Peter Dewald und Guy Berruyer. Stand: Juni 2012.
SEPA
Inhalt
Knnen Sie SEPA? 4 Der lange Weg zum europischen Zahlungsraum 5 SEPA Ambitioniert und visionr 6 berweisungen & Co. Der aktuelle Status Hher, schneller, weiter Die wirtschaftspolitischen Ziele SEPA in der Praxis 7 Abschied von der BLZ nderungen im Zahlungsverkehr IBAN Die Schreckliche Bonbon fr Unternehmen Die SEPA-Lastschrift Zurckhaltende Betriebe, nervse Politik Fnf gute Grnde fr den Einstieg 10 Vorteil 1: Sinkende Kosten Vorteil 2: Optimierungspotenzial Vorteil 3: Effizienter Zahlungsverkehr Vorteil 4: Zuverlssige Liquidittsplanung Vorteil 5: Neue Mrkte Fazit SEPA hat Potenzial Frhzeitig wechseln zahlt sich aus 12 Die richtige Strategie Organisatorische Vorbereitung auf SEPA 13 Die Stammdatenpflege Notwendige Prozessnderungen SEPA und die IT 14 Das SEPA-Format SEPA Eine Chance fr die IT Fazit 15 Teuer, aber das Geld wert
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Knnen Sie SEPA?
Hand aufs Herz, ist Ihr Unternehmen fit fr SEPA? Nein? Das sollte es aber sein. Denn SEPA betrifft auch Sie. Vielleicht noch nicht jetzt, aber sptestens 2014. Dann gibt es vor dem Single European Payments Area (Europischer Zahlungsraum) kein Entkommen mehr. Das gilt brigens auch, wenn Sie gar kein Auslandsgeschft haben. Denn IBAN und BIC werden auch bei Inlandszahlungen Kontonummer und Bankleitzahl verdrngen. Hchste Zeit also, sich mit dem Thema zu beschftigen. Ein kleiner Trost: Sie stehen nicht allein da. Umfragen zufolge, knnen nur wenige kleine und mittelstndische Betriebe mit SEPA etwas anfangen. Wer schnell handelt, kann sich also durchaus Wettbewerbsvorteile sichern. Ganz einfach ist die Umstellung auf den einheitlichen europischen Zahlungsraum allerdings nicht. Schlielich zieht sich der Zahlungsverkehr wie ein roter Faden durch alle zentralen Bereiche betriebswirtschaftlicher Software. Wie hoch der Aufwand tatschlich ausfllt, hngt von den jeweiligen Rahmenbedingungen ab: Wer moderne Standardsoftware einsetzt, profitiert von gnstigen Updates. Bei stark individuellen Systemen kann es hingegen teuer werden. SEPA deshalb als Brsseler Zumutung zu betrachten, wre jedoch zu kurz gedacht. Denn hinter SEPA steckt eine Vision politisch gewollt und mit wirtschaftlichen Vorteilen verbunden. Auf lange Sicht bietet der neue Standard ein enormes Rationalisierungspotenzial. Die erforderlichen Investitionen drften sich fr die meisten Unternehmen daher rasch rentieren. Dieses Whitepaper informiert Sie ber den aktuellen Stand des SEPA-Projekts und die wichtigsten Regeln des europischen Zahlungsraums. Sie erfahren, auf welche Weise Ihr Unternehmen von SEPA profitiert und wie Sie bei der Umstellung am besten vorgehen. Wir wnschen Ihnen viel Spa beim Lesen! Ihr Sage Software Team
Mit der Euro-Einfhrung 1999 und dem Euro-Bargeld seit 2002 rckte Europa zusammen. Seitdem kann man seine Brtchen in Amsterdam, Wien oder Paris kaufen, ohne bndelweise Whrungen mitzufhren oder mit Wechselkursrisiken zu leben. Doch der Segen der Whrungsunion beschrnkte sich lange Zeit nur auf Bargeldzahlungen. Sobald es um berweisungen, Kartenzahlungen oder gar Lastschriften ging, wurde es kompliziert. Die Systembrche im internationalen Zahlungsverkehr trieben nicht nur die Kosten nach oben. Auch die Laufzeiten lagen mitunter bei weit ber einer Woche. Wer europischen Kunden Zahlungen im Lastschriftverfahren anbieten wollte, musste in jedem Land ber mindestens eine Bankverbindung verfgen sofern das Verfahren berhaupt angeboten wurde.
Heute gehren neben den 27 EU-Lndern auch Norwegen, Island, Liechtenstein und die Schweiz zum SEPA-Zahlungsraum. SEPA standardisiert berweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen. Verbraucher und Unternehmen profitieren nicht nur von einheitlichen Formularen, sondern auch von deutlich geringeren Kosten fr europische Zahlungen. Egal, ob der Transfer an den lokalen Stromanbieter oder den Vermieter der Brorume in Lissabon geht die Kosten bleiben gleich. Einzige Ausnahme: Die Gebhren fr Bargeldabhebungen und Zahlungen mit der Girocard auerhalb des Euro-Raums differieren auch weiterhin. Die Umsetzung der Single European Payments Area geht in den einzelnen Lndern unterschiedlich schnell voran. Whrend beispielsweise Luxemburg und Italien ihre nationalen Zahlungsverfahren bereits umgestellt haben, kann man in Deutschland noch zwischen alter und neuer berweisung whlen. berweisungen & Co. Der aktuelle Status Mit dem Ende nationaler Verfahren werden rund 85 Prozent des europischen Zahlungsverkehrs ber SEPA abgewickelt. Von dieser Vorgabe ist man jedoch derzeit in allen Bereichen weit entfernt: Der Anteil der SEPA-berweisungen beluft sich in Deutschland auf wenig mehr als ein Prozent. Zum Vergleich: In Belgien sind es mehr als 30 Prozent. Derzeit haben europische berweisungen eine Laufzeit von maximal drei Tagen. Viele Banken unterschreiten die Obergrenze jedoch bereits deutlich. Ab 2012 mssen die Transfers sptestens am nchsten Werktag gutge schrieben werden. Das europische Lastschriftverfahren vor der Einfhrung 2009 von Unternehmensseite vehement gefordert ist bislang ein Flop. Die Nutzung liegt derzeit bei unter einem Prozent. Das Problem: Nach aktueller Gesetzeslage mssen die Einzugsermchtigungen zu laufenden Abbuchungsauftrgen bei der Umstellung auf SEPA erneut eingeholt werden was mit einem enormen brokratischen Aufwand verbunden ist. Zur Nutzung der Kartensysteme gibt es derzeit keine konkreten Informationen. Die Umstellung von nationalen Verfahren wie der EC-Karte zur europischen Girocard ist in vollem Gang. Ob dies zu Mehrkosten fr Unternehmen und Verbraucher fhrt, ist unklar.
Auf den ersten Blick ndert sich durch SEPA wenig. Schlielich bleiben berweisung, Lastschrift und Karten zahlung erhalten. Hinter den Kulissen ist der europische Zahlungsraum jedoch eine Zsur. Abschied von der BLZ nderungen im Zahlungsverkehr Knftig gibt es nur noch ein Verfahren fr inlndische und europische Transfers. Das drfte vor allem international aktiven Betrieben das Leben erleichtern. Die wohl auffllig sten Neuerungen hren auf die Krzel IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code). Sie lsen beim SEPA-Zahlungsverkehr Kontonummer und Bankleitzahl ab. Die IBAN enthlt neben der Kontonummer auch Informationen zu Staat, Bank und Institution. Sie ist daher deutlich lnger als herkmmliche deutsche Konto nummern. Anders als frher werden bei SEPA inlndische und europische Zahlungen gleich behandelt sowohl mit Blick auf die Laufzeit als auch bei den Gebhren. Einen kleinen Schnheitsfehler gibt es trotzdem: Der SEPA-Zahlungsraum umfasst derzeit 31 Staaten. Lngst nicht alle haben den Euro eingefhrt. Doch andere Whrungen sind bei SEPA nicht vorgesehen. Akzeptiert beispielsweise ein schwedischer Lieferant den Euro nicht, weil er etwa Whrungsrisiken ausschlieen will, muss auf die teure Auslandsberweisung zurckgegriffen werden. IBAN Die Schreckliche Die internationale Kontonummer IBAN kann im schlimmsten Fall bis zu 32 Stellen umfassen. Das Fehlerrisiko liegt damit deutlich hher als bei den vergleichsweise griffigen deutschen Kontonummern. Um SEPA-berweisungen schneller zum Empfnger zu befrdern, vereinfachten die Banken ihr
Vorsicht bei SEPA-berweisungen SEPA-berweisungen sind knftig nicht nur genauso schnell wie inlndische Transfers, auch die Kosten sind gleich hoch. Das Risiko von Tippfehlern trgt allerdings der Absender. Prfen Sie IBAN und BIC lieber doppelt, bevor Sie SEPA-berweisungen auslsen.
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Fr den Zahlungsverkehr zwischen Firmen gibt es eine spezielle B2B-Variante, die auf die Bedrfnisse im Geschftsverkehr zwischen Unternehmen zugeschnitten ist. Zu den wichtigsten Unterschieden gehren dabei: Fr die B2B-Lastschrift muss ein entsprechendes B2B-Mandat vorliegen. Anders als bei der Verbraucher-Lastschrift prfen Banken das Mandat. Zahlungspflichtige mssen es deshalb bei ihrer Hausbank hinterlegen. Fr die Vorlage der Lastschrift gengt eine verkrzte Frist von einem Tag. Eine Rckgabe der Lastschrift ist nur mglich, wenn das erforderliche Mandat fehlt. Ein spterer Widerspruch durch den Zahlungspflichtigen ist nicht vorgesehen. Fr die Rckgabe unautorisierter Lastschriften besteht eine Frist von maximal zwei Tagen. Der richtige Umgang mit SEPA-Lastschriften Die SEPA-Lastschrift wird vor allem fr international aktive Unternehmen den Zahlungsverkehr vereinfachen. Zudem gewhrleistet das Verfahren im Vergleich zum Verkauf auf Rechnung oder per Vorkasse einen kalkulierbaren Kapitalrckfluss. Auf der anderen Seite ist die SEPA-Lastschrift brokratischer als das bekannte deutsche Verfahren. Sie sollten deshalb gengend Zeit fr die Vorbereitung einplanen. Allein wegen seiner Masse bietet der Zahlungsverkehr oft ein enormes Rationalisierungspotenzial. Das offenkundige Desinteresse der Unternehmen bringt Banken und Politik mittlerweile in Zugzwang. Whrend es den einen um die politische Vision des Binnenmarktes geht, haben Europas Kreditinstitute Millionen in den Aufbau der Infrastruktur fr den SEPA-Zahlungsverkehr investiert. Ein dauerhafter Parallelbetrieb mit den nationalen Systemen ist fr sie allein aus wirtschaftlichen Grnden kaum akzeptabel. Die friedliche Koexistenz alter und neuer Zahlungsverfahren sollte nach ursprnglicher Planung Verbrauchern und Betrieben den Wechsel erleichtern. Die vielen Vorteile von SEPA, so die Hoffnung der Initiatoren, wrden automatisch zur Ablsung der nationalen Verfahren fhren marktgetrieben, ohne Zwang. Doch immer mehr Experten bewerten das Konzept als gescheitert. Ohne einen konkreten Endtermin fehle schlicht der Anreiz, Bewhrtes ber Bord zu werfen. Das scheint inzwischen auch die EU zu erkennen und gibt das Prinzip der Freiwilligkeit auf. Nach aktueller Planung soll 2014 der letzte Vorhang fr die nationalen Zahlungssysteme fallen. Das Europische Parlament hat entschieden, dass SEPA 2014 in Kraft treten soll. Fr Unternehmen bedeutet dies: Die Uhr tickt. Die fllige Systemumstellung erfordert eine grndliche Vorbereitung und knnte unter Umstnden technisch anspruchsvoll werden. Wer jetzt handelt, vermeidet Verzgerungen und den Einsatz zustzlicher Ressourcen. Mehr noch: Gerade weil SEPA fr Unternehmen handfeste Vorteile bietet, kann schnelles Handeln zu Wettbewerbsvorteilen fhren.
Zurckhaltende Betriebe, nervse Politik Der hohe Aufwand fr den Austausch bestehender Einzugsgenehmigungen hlt viele Unternehmen davon ab, auf die SEPA-Lastschrift umzusteigen. Das fhrt wiederum dazu, dass sich viele Banken mit der Umsetzung der SEPA-Lastschrift Zeit lassen. Abbuchungen funktionieren heute lngst noch nicht mit jeder Bankverbindung. Etwas besser, aber keinesfalls zufriedenstellend, luft es fr die SEPA-berweisung. Nach Angaben der Europischen Zentralbank hlt SEPA im gesamten Zahlungsraum aktuell einen Anteil von 15 Prozent. Eine insgesamt ernchternde Bilanz. Grund hierfr drfte vor allem die Tatsache sein, dass Unternehmen und Behrden auf die das Gros des berweisungsverkehrs entfllt nur bei internationalen Transfers Kosten sparen. Wer es hauptschlich mit nationalen Zahlungen zu tun hat, fr den rechnet sich eine Systemumstellung nicht. Doch auch die kaum messbare Kommunikation von Politik und Kreditinstituten trgt zur Zurckhaltung bei: Still und heimlich eingefhrt, zog SEPA nicht viel mehr als ein paar Randnotizen im Wirtschaftsteil nach sich und ging zwischen Wirtschafts- und Schuldenkrise vllig unter. In einer Studie der Universitt Regensburg gaben 78 Prozent der kleinen und mittelstndischen Betriebe an, von SEPA noch nie etwas gehrt zu haben. Bei den Mittelstndlern und Grobetrieben war es die Hlfte der Befragten. Die Zurckhaltung der Unternehmen ist berraschend. Schlielich gehren Zahlungen zu den hufigsten Geschftsvorfllen.
Handeln Sie schnell Das Ende der nationalen Zahlungsverfahren wird zum 01.02.2014 kommen. Je nach Unternehmenssituation kann die fllige Anpassung der Geschftsprozesse und IT-Systeme viel Zeit in Anspruch nehmen. Um am Ende nicht zu stark unter Druck zu geraten, sollten sich Firmenchefs und IT-Verantwortliche sptestens jetzt mit dem Thema auseinandersetzen.
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Mit SEPA sind berweisungen nach Neapel ebenso komfortabel wie etwa nach Leinfelden-Echterdingen. Davon profitieren vor allem Betriebe, die einen Teil ihres Geschfts im europischen Ausland erzielen. Ein Merkmal, das gerade auf die exportorientierte deutsche Wirtschaft zutrifft. Fr sie hat SEPA nicht nur Geschwindigkeitsvorteile, sondern trgt gleichzeitig zur Kostensenkung bei. Vorteil 1: Sinkende Kosten Die meisten Banken bieten SEPA-berweisungen zu den gleichen Konditionen wie inlndische berweisungen an. Zudem tragen beide Parteien ihre Kosten selbst, sodass der berweisungsbetrag ohne Abzge auf dem Konto des Empfngers landet. Das Wirtschaftsmagazin impulse rechnete vor, das ein Unternehmen mit einem Transaktionsvolumen von etwa 100 Vorgngen mit Betrgen zwischen 50.000 und 100.000 Euro, mit SEPA jhrlich mehr als 50.000 Euro Bankgebhren spart. Global betrachtet beluft sich die Entlastung der europischen Betriebe nach An gaben der Europischen Union (EU) auf rund 122 Milliarden Euro jhrlich. Doch das drfte nur der Anfang sein, denn SEPA wird den grenzbergreifenden Wettbewerb der Kreditwirtschaft inspirieren. Da der Standort der Bank fr den Zahlungsverkehr unerheblich ist, knnen Unternehmen zwischen deutscher Sparkasse, italienischer Genossenschaftsbank oder franz sischer Privatbank frei whlen. Damit nicht genug, betreten immer mehr alternative Zahlungsdienstleister die Manege. Experten schtzen die finanzielle Spannbreite einfacher Zahlungsverkehrsdienstleistungen innerhalb Europas auf bis zu 30 Cent pro Vorgang da sollte es gengend Spielraum nach unten geben. Allerdings gehrt das deutsche Zahlungssystem zu den effizienteren, weshalb das Einspar potenzial hierzulande nicht ganz so hoch liegen drfte. Vorteil 2: Optimierungspotenzial Mit SEPA werden zentrale Zahlungsprozesse wie etwa Lastschriften oder berweisungen europaweit vereinheitlicht. Statt sich mit zig verschiedenen lnderspezifischen Varianten auseinanderzusetzen, knnen sich Betriebe auf ein Format und ein Formular konzentrieren. SEPA erlaubt den Unternehmen, die Zahl ihrer Bankverbindungen zu reduzieren bestenfalls auf ein zentrales Konto. Auf diese Weise sinkt die
Die fnf wichtigsten Vorteile von SEPA 1 SEPA senkt die Kosten des europischen Zahlungsverkehrs auf das innerdeutsche Niveau. Zustzlich frdert der gemeinsame Zahlungsraum den Wettbewerb unter den europischen Banken. SEPA standardisiert den europischen Zahlungs 2 verkehr. Dadurch lsst sich die Zahl der Bankverbindungen reduzieren und die Geschftsprozesse optimieren, was zu weiteren Einsparungen fhrt. 3 SEPA-berweisungen werden ab 2012 bereits am nchsten Tag gutgeschrieben. Dadurch verbessert sich die Liquidittslage der Zahlungsempfnger. 4 Krzere Laufzeiten und Neuerungen wie die SEPALastschrift sorgen fr eine zuverlssige Finanz planung. Das hilft, die langfristige Zinsbelastung zu senken. 5 Der vereinfachte europische Zahlungsverkehr senkt Handelsbarrieren. Unternehmen bekommen die Chance, neue Mrkte zu erschlieen und hhere Umstze zu erzielen.
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Trotz aller Vorteile wird SEPA von den meisten Unternehmen noch immer wenn berhaupt als Bankenproblem wahrgenommen. Die meisten wissen allenfalls wage, was auf sie zukommt. Noch ist SEPA freiwillig, doch sollten Unternehmen besser schon jetzt damit anfangen, sich vom deutschen Zahlungsverkehr langsam zu verabschieden. SEPA wird sptestens ab 2014 schrittweise zur Pflicht. Zwar bleibt bis dahin noch Zeit, doch ist die Systemumstellung keinesfalls so profan, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Zahlungsinformationen tangieren die unterschiedlichsten Bereiche kaufmnnischer Software. Hierzu gehren etwa Zahlungsverkehr, Controlling, Rechnungs- oder Mahnwesen. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC) rt Firmen deshalb, den Wechsel auf SEPA frhzeitig und systematisch zu planen. Das gilt vor allem, wenn Unternehmen bei Projekten auf externes Know-how angewiesen sind. Frhere Umstellungswellen siehe Euroeinfhrung und Jahr 2000-Umstellung haben gezeigt, dass bei steigender Nachfrage, Experten immer schwerer zu finden sind. Mit Blick auf die Laufzeiten bewertet der Verband rund sechs Monate als realistisch. Schlielich gehe es nicht allein um technische Anpassungen, sondern auch um organisatorische nderungen. So mssten beispielsweise Bankverbindungen aktualisiert und der Zahlungsverkehr in der Start phase besonders grndlich geprft werden. Die Botschaft ist klar: Unternehmen, die jetzt handeln, bleibt genug Zeit, sich an die neuen Spielregeln zu gewhnen. Sie geraten nicht unter Druck, wenn die Politik den Schalter endgltig umlegt. Die richtige Strategie Das ob und wann der SEPA-Umstellung steht also nicht mehr zur Debatte. Wohl aber drfen Unternehmen frei entscheiden, wie sie die Vorlage aus Brssel verwerten. Sie knnten beispielsweise die Chance ergreifen und eine optimistische, auf die Zukunft ausgerichtete Strategie whlen oder sich am absoluten Minimum orientieren gerade genug, um im Geschft zu bleiben. Am einfachsten ist es, wenn Zahlungsverkehr und kaufmnnische Software strikt voneinander getrennt sind. Da ein- und ausgehende Zahlungsstrme in diesem Fall manuell in die Buchhaltung bernommen werden, ist lediglich die Banking-Software anzupassen. Wegen des hohen manuel-
Bei strategischer Betrachtung macht SEPA organisatorische nderungen in mehreren Bereichen erforderlich. Dementsprechend sollte die Projektgruppe nicht nur mit Vertretern der IT, sondern auch mit Experten aus Fachabteilungen wie etwa Rechnungswesen, Treasury oder Controlling besetzt sein. Zunchst geht es darum, die Auswirkungen von SEPA auf die Ablauforganisation und IT-Landschaft zu analysieren und zu beschreiben. Daraus lassen sich spter der Anpassungsbedarf und das Anforderungsprofil des Projekts ableiten. Unter Umstnden ist es sinnvoll, das SEPA-Projekt mit europischen Geschftspartnern und Banken abzustimmen. So lsst sich sicherstellen, dass neue Funktionen und Prozesse auch genutzt werden knnen. Ebenso wichtig ist es, vorhandene Bankverbindungen zu berprfen und den Zahlungsverkehr ggf. zu konzentrieren, um Kosten zu reduzieren. Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu knnen, mssen Unternehmen eine Creditor-IdentifierNumber (SEPA-Glubiger-Identifikationsnummer) bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Die Stammdatenpflege Die nationalen Bankverbindungen der Geschftspartner sind gegen BIC und IBAN auszutauschen. Neben anderen Anbietern offeriert der Zentrale Kreditausschuss der Banken ein Tool, mit dessen Hilfe Unternehmen BIC und IBAN zu einzelnen Kontenverbindungen abfragen knnen. Vor dem Einsatz vollautomatischer Konverter warnen Experten jedoch, da die unterschiedliche Lnge der internationalen Kontonummern hier Schwierigkeiten bereiten knnte. Da die Banken im europischen Zahlungsverkehr Empfnger und Kontonummern nicht mehr abgleichen, bedeuten falsche daten Bankdaten ein erhhtes Geschftsrisiko. Die Konten sollten daher besser mit den Geschftspartnern abgeglichen werden. Eine aufwndige Fleiarbeit, die jedoch auch eine Chance zur Kundenpflege bietet. Es knnen beispielsweise Karteileichen ausgegraben oder ungeklrte Buchhaltungs flle erledigt werden. Ebenso wrde es sich anbieten, auch die neuen Mandate fr die SEPA-Lastschrift einzuholen. Notwendige Prozessnderungen an Whrend die SEPA-berweisungen kaum Prozess passungen nach sich ziehen, sieht es beim SEPA-Lastschriftverfahren anders aus. Das beginnt damit, dass die
Checkliste Organisation 1 Grnden Sie eine Projektgruppe, die mit Ex perten aus jenen Unternehmens bereichen besetzt ist, die mit SEPA in Berhrung kommen. 2 Analysen Sie alle relevanten Zahlungsprozesse. Vergleichen Sie die Ablufe mit den neuen An forderungen des SEPA-Zahlungsverkehrs. Berck sichtigen Sie dabei vor allem die Vorlagen und Fristen der SEPA-Lastschrift. Erstellen Sie auf dieser Basis das Projektprofil. 3 Stimmen Sie die Zeitplanung Ihres SEPA-Projekt gegebenenfalls mit Geschftspartnern ab, um die Optimierungen mglichst schnell zu nutzen. 4 Aktualisieren Sie die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten. Am sichersten ist es, IBAN und BIC persnlich per Telefon, Fax oder E-Mail abzu stimmen. 5 Holen Sie die fr das SEPA-Lastschrift verfahren erforderlichen Mandate ein.
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Kontonummer ist nicht gleich Kontonummer. Die IBAN ist nicht nur deutlich lnger, sie kann auch Buchstaben bein halten. Die wenigsten kaufmnnischen Lsungen meistern dies von Haus aus. Fr die IT bedeutet SEPA daher erhebliche Eingriffe in zentrale Bereiche der Unternehmenssoftware. Allein die Anpassung der Zahlungsformate und Stamm datenfelder ziehen zahlreiche System- und Prozessnderungen nach sich. Die komplette Kommunikation mit den Banken ist auf das XML-Format umzustellen. Erschwerend kommt hinzu, dass Finanzbuchhaltung, Debitorenverwaltung & Co. durch Vorgaben der Finanzbehrden stark reglementiert sind. So mssen Anpassungen etwa mit den Grundstzen ordnungsgemer Buchfhrung und Speiche rung (GoBS) und dem Gesetz zur Digitalen Prfung der Unternehmen (GDPdU) konform gehen. Auch bestehende Schnittstellen wie etwa zum Steuerberater sollten nach der SEPA-Umstellung noch funktionieren. Angesichts der Komplexitt fllt es schwer, pauschale Aussagen zum Anpassungsaufwand zu treffen zu unterschiedlich sind die Rahmenbedingungen. Vergleichsweise glimpflich kommen Unternehmen davon, die mit verbreiteten Standardlsungen bekannter ERP-Anbieter wie etwa Classic Line oder Office Line von Sage arbeiten. Sie knnen mit passenden Updates rechnen, die den Umstellungsaufwand erheblich reduzieren. Weniger komfortabel ist die Ausgangssituation fr individuelle oder stark auf den Betrieb zugeschnittene Systeme. Der hohe Aufwand manueller Anpassungen kann dann sogar Anlass zum S oftwarewechsel bieten. Das SEPA-Format SEPA basiert auf dem Extensible Markup Language (XML)Format. Den rechtlichen Rahmen setzt dabei die ISO-Norm 20022. Datenstruktur und Feldformate werden dabei jedoch nicht bis ins letzte Detail vorgegeben. Die Folge: In den einzelnen europischen Lndern sind zum Teil unterschiedliche SEPA-Dialekte im Umlauf. Dies ist bei Softwareanpassungen im internationalen Umfeld zu bercksichtigen. XML ist ein weit verbreitetes Format und als solches grundstzlich kompatibel mit gngigen kaufmnnischen Lsungen. Trotzdem kann SEPA die eine oder andere Software in die Bredouille bringen: Im Vergleich zum nationalen Zahlungsverkehr werden deutlich mehr Informationen bermittelt. Allein die lngere IBAN umfasst bis zu 32 Stellen. Experten
Fazit
Teuer, aber das Geld wert Ja, SEPA wird Geld kosten und knnte zur Ablsung veralteter Systeme fhren. Und ja, der ROI der erforderlichen Investitionen knnte auerhalb dessen liegen, was Kaufleute als kurzfristig betrachten. Das mag man bedauern. Man kann sich sogar noch eine Zeitlang der Realitt verweigern. Eine Lsung ist das allerdings nicht. Nicht nur, weil SEPA ein unvermeidliches Ereignis ist, sondern auch, weil sich die Umstellung langfristig wirtschaftlich rechnet. SEPA fhrt europaweit zu sinkenden Transaktions kosten. Gleichzeitig bietet der europische Zahlungsraum die Chance, Organisationsstrukturen zu verschlanken und Prozesse effizienter zu gestalten. Unternehmen knnen nicht nur schneller reagieren, sie gewinnen gleichzeitig mehr Spielraum. Mit SEPA wird es sehr viel einfacher, Produkte und Dienstleistungen aus Europa zu beziehen oder dort zu verkaufen. Der endgltige Abschied von den nationalen Zahlungsverfahren ist bereits zum Greifen nahe. Unternehmen und Organisationen, die SEPA bislang ignoriert haben, luft langsam die Zeit davon. Die SEPA-Umstellung muss nicht, aber knnte durchaus den einen oder anderen Fallstrick aufweisen. Besser, man bereitet sich darauf sorgfltig und vor allem rechtzeitig vor und zwar jetzt.
Umstellungsaufwand hngt vom Einzelfall ab Die Kosten fr die SEPA-Umstellung hngen von der organisatorischen Situation und der IT-Landschaft ab. In jedem Fall sind die Anpassungen tiefgreifend, da Zahlungsvorgnge in betriebswirtschaftlichen Anwen dungen eine groe Rolle spielen. Da mehr Informa tionen als bei herkmmlichen inlndischen Zahlungen bertragen werden, knnten Nachbesserungen bei der Systemperformance erforderlich sein. Auf der anderen Seite bietet SEPA die Chance, die Unternehmens-IT umfassend zu moder nisieren.
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