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SEPA

Single European Payments Area der europische Zahlungsraum

Inhalt
Knnen Sie SEPA? 4 Der lange Weg zum europischen Zahlungsraum 5 SEPA Ambitioniert und visionr 6 berweisungen & Co. Der aktuelle Status Hher, schneller, weiter Die wirtschaftspolitischen Ziele SEPA in der Praxis 7 Abschied von der BLZ nderungen im Zahlungsverkehr IBAN Die Schreckliche Bonbon fr Unternehmen Die SEPA-Lastschrift Zurckhaltende Betriebe, nervse Politik Fnf gute Grnde fr den Einstieg 10 Vorteil 1: Sinkende Kosten Vorteil 2: Optimierungspotenzial Vorteil 3: Effizienter Zahlungsverkehr Vorteil 4: Zuverlssige Liquidittsplanung Vorteil 5: Neue Mrkte Fazit SEPA hat Potenzial Frhzeitig wechseln zahlt sich aus 12 Die richtige Strategie Organisatorische Vorbereitung auf SEPA 13 Die Stammdatenpflege Notwendige Prozessnderungen SEPA und die IT 14 Das SEPA-Format SEPA Eine Chance fr die IT Fazit 15 Teuer, aber das Geld wert

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Knnen Sie SEPA?
Hand aufs Herz, ist Ihr Unternehmen fit fr SEPA? Nein? Das sollte es aber sein. Denn SEPA betrifft auch Sie. Vielleicht noch nicht jetzt, aber sptestens 2014. Dann gibt es vor dem Single European Payments Area (Europischer Zahlungsraum) kein Entkommen mehr. Das gilt brigens auch, wenn Sie gar kein Auslandsgeschft haben. Denn IBAN und BIC werden auch bei Inlandszahlungen Kontonummer und Bankleitzahl verdrngen. Hchste Zeit also, sich mit dem Thema zu beschftigen. Ein kleiner Trost: Sie stehen nicht allein da. Umfragen zufolge, knnen nur wenige kleine und mittelstndische Betriebe mit SEPA etwas anfangen. Wer schnell handelt, kann sich also durchaus Wettbewerbsvorteile sichern. Ganz einfach ist die Umstellung auf den einheitlichen europischen Zahlungsraum allerdings nicht. Schlielich zieht sich der Zahlungsverkehr wie ein roter Faden durch alle zentralen Bereiche betriebswirtschaftlicher Software. Wie hoch der Aufwand tatschlich ausfllt, hngt von den jeweiligen Rahmenbedingungen ab: Wer moderne Standardsoftware einsetzt, profitiert von gnstigen Updates. Bei stark individuellen Systemen kann es hingegen teuer werden. SEPA deshalb als Brsseler Zumutung zu betrachten, wre jedoch zu kurz gedacht. Denn hinter SEPA steckt eine Vision politisch gewollt und mit wirtschaftlichen Vorteilen verbunden. Auf lange Sicht bietet der neue Standard ein enormes Rationalisierungspotenzial. Die erforderlichen Investitionen drften sich fr die meisten Unternehmen daher rasch rentieren. Dieses Whitepaper informiert Sie ber den aktuellen Stand des SEPA-Projekts und die wichtigsten Regeln des europischen Zahlungsraums. Sie erfahren, auf welche Weise Ihr Unternehmen von SEPA profitiert und wie Sie bei der Umstellung am besten vorgehen. Wir wnschen Ihnen viel Spa beim Lesen! Ihr Sage Software Team

Der lange Weg zum europischen Zahlungsraum


In Brssel erkannte man, dass zum europischen Binnenmarkt auch ein einheitlicher Zahlungsverkehr gehrt. Auf Druck der EU-Kommission beriefen die europischen Banken noch im Jahr der Euro-Einfhrung den European Payments Council (EPC) ins Leben. Das Gremium, indem alle groen europischen Banken und Bankverbnde vertreten sind, erarbeitete in den Folgejahren einheitliche Standards und Verfahren. Zustzlich ist der EPC fr die praktische Einfhrung zustndig. Eine enorme Verantwortung, schlielich geht es um ein Volumen von rund 74 Milliarden Zahlungsvorgngen einem Drittel des weltweiten Aufkommens. Den ersten Meilenstein erreichte SEPA 2008 mit der europaweiten Einfhrung der SEPA-berweisung. Erstmals konnten Unternehmen und Verbraucher ein europaweit einheitliches Zahlungsverfahren nutzen. Doch anders als beim Euro, nahmen die wenigsten der 490 Millionen Brger von der bahnbrechenden Errungenschaft (Zitat: Bundesverband der deutschen Banken) Notiz. Das lag vor allem daran, dass die bestehenden nationalen Verfahren weiter bestehen blieben. 2009 folgte die Premiere der SEPA-Lastschrift. Im Moment arbeiten die Kreditinstitute daran, die nationalen Kartensysteme auf die europische Girocard umzustellen. Der Abschied von den nationalen Zahlungssystemen wird das Ende des Prozesses markieren. ber den konkreten Termin wird immer noch gestritten. Daran, dass es soweit kommt, zweifelt jedoch niemand. Zuviel haben Politik und Banken investiert.

Mit der Euro-Einfhrung 1999 und dem Euro-Bargeld seit 2002 rckte Europa zusammen. Seitdem kann man seine Brtchen in Amsterdam, Wien oder Paris kaufen, ohne bndelweise Whrungen mitzufhren oder mit Wechselkursrisiken zu leben. Doch der Segen der Whrungsunion beschrnkte sich lange Zeit nur auf Bargeldzahlungen. Sobald es um berweisungen, Kartenzahlungen oder gar Lastschriften ging, wurde es kompliziert. Die Systembrche im internationalen Zahlungsverkehr trieben nicht nur die Kosten nach oben. Auch die Laufzeiten lagen mitunter bei weit ber einer Woche. Wer europischen Kunden Zahlungen im Lastschriftverfahren anbieten wollte, musste in jedem Land ber mindestens eine Bankverbindung verfgen sofern das Verfahren berhaupt angeboten wurde.

Knnen Sie SEPA?

Der lange Weg zum europischen Zahlungsraum

SEPA Ambitioniert und visionr


Hher, schneller, weiter Die wirtschaftspolitischen Ziele SEPA ist keine Innovation des europischen Bankenwesens. Ohne den Druck der EU-Kommission htte sich vermutlich bis heute nichts an den nationalen Inseln im Zahlungsverkehr gendert. SEPA ist Ausdruck des politischen Willens, den EU-Binnenmarkt im Bankensektor voranzutreiben.Ein wichtiges Ziel ist dabei, bestehende Barrieren schrittweise abzubauen, um den Wettbewerb unter den Kreditinstituten zu befeuern. Knftig wird es fr eine Privatbank mit Sitz in Malta sehr viel einfacher, in Deutschland auf Kundenfang zu gehen. Eine deutsche Dependance mit entsprechender Vernetzung in die nationalen Zahlungssysteme ist dann berflssig. Darber hinaus beseitigt SEPA bestehende Handelshemmnisse. So verzichteten bislang viele Verbraucher und Unternehmen auf europische Einkufe, weil der Zahlungsverkehr zu aufStandarddienste, wie wndig und teuer war. Knftig knnen etwa berweisungen, bei jeder europischen Bank beauftragt werden zu den gleichen Kosten wie inlndische berweisungen. Der intensivere Wettbewerb, so die Hoffnung, fhrt langfristig zu weiter sinkenden Preisen und innovativeren Angeboten.

SEPA in der Praxis


Prfverfahren. Statt wie bisher Empfnger und Kontonummer zu vergleichen, ist knftig nur noch die Kontonummer entscheidend. Mit anderen Worten: Wer bei den 32 Ziffern patzt, aber eine gltige IBAN erwischt, kann sehen wie er sein Geld zurckbekommt. Bonbon fr Unternehmen Die SEPA-Lastschrift Lastschriften waren im internationalen Umfeld bis dato nahe zu ausgeschlossen. Mit SEPA wird das vor allem bei Unternehmen beliebte Verfahren erstmals in ganz Europa mglich. Ebenso wie die berweisung lsst sich auch die Lastschrift ausschlielich in Euro ausfhren. Im Vergleich zum traditionellen deutschen Verfahren, sind die formellen Anforderungen der SEPA-Lastschrift deutlich hher. Bei B-to-C-Zahlungen gelten zum Beispiel folgende Regelungen:  Jeder Zahlungsempfnger bentigt eine gltige Glubiger-Identifikationsnummer. Sie kann bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden.  Jede Lastschrift setzt ein Mandat des Zahlungspflichtigen voraus mit anderen Worten: Eine formlose, schriftliche Vereinbarung. Zu jedem Mandat gehrt eine Mandatsnummer, die beim Zahlungseinzug anzugeben ist. Die Banken sind nicht verpflichtet, die Mandate zu ber prfen.  Zahlungspflichtige sind vor dem Zahlungseinzug ber die Hhe der Lastschrift und den Einzugstermin zu informieren, zum Beispiel anhand einer Rechnung mit Flligkeitsangabe.  Die einzuziehenden Lastschriften mssen der auszahlenden Bank rechtzeitig vorliegen. Bei erst- oder einmaligen Zahlungen gilt eine Frist von fnf Tagen, bei regelmigen Vorgngen gengen zwei Tage.  Nach aktueller Gesetzeslage gelten innerdeutsche Lastschriftgenehmigungen nicht fr das SEPA-Verfahren. Die notwendigen Mandate sind erneut einzuholen.  SEPA-Lastschriften knnen bis zu acht Wochen spter gerechnet vom Abbuchungstag zurckgebucht werden. Fehlt das vorgeschriebene Mandat, verlngert sich die Frist auf 13 Monate.

Heute gehren neben den 27 EU-Lndern auch Norwegen, Island, Liechtenstein und die Schweiz zum SEPA-Zahlungsraum. SEPA standardisiert berweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen. Verbraucher und Unternehmen profitieren nicht nur von einheitlichen Formularen, sondern auch von deutlich geringeren Kosten fr europische Zahlungen. Egal, ob der Transfer an den lokalen Stromanbieter oder den Vermieter der Brorume in Lissabon geht die Kosten bleiben gleich. Einzige Ausnahme: Die Gebhren fr Bargeldabhebungen und Zahlungen mit der Girocard auerhalb des Euro-Raums differieren auch weiterhin. Die Umsetzung der Single European Payments Area geht in den einzelnen Lndern unterschiedlich schnell voran. Whrend beispielsweise Luxemburg und Italien ihre nationalen Zahlungsverfahren bereits umgestellt haben, kann man in Deutschland noch zwischen alter und neuer berweisung whlen. berweisungen & Co. Der aktuelle Status Mit dem Ende nationaler Verfahren werden rund 85 Prozent des europischen Zahlungsverkehrs ber SEPA abgewickelt. Von dieser Vorgabe ist man jedoch derzeit in allen Bereichen weit entfernt:  Der Anteil der SEPA-berweisungen beluft sich in Deutschland auf wenig mehr als ein Prozent. Zum Vergleich: In Belgien sind es mehr als 30 Prozent. Derzeit haben europische berweisungen eine Laufzeit von maximal drei Tagen. Viele Banken unterschreiten die Obergrenze jedoch bereits deutlich. Ab 2012 mssen die Transfers sptestens am nchsten Werktag gutge schrieben werden. Das europische Lastschriftverfahren vor der Einfhrung 2009 von Unternehmensseite vehement gefordert ist bislang ein Flop. Die Nutzung liegt derzeit bei unter einem Prozent. Das Problem: Nach aktueller Gesetzeslage mssen die Einzugsermchtigungen zu laufenden Abbuchungsauftrgen bei der Umstellung auf SEPA erneut eingeholt werden was mit einem enormen brokratischen Aufwand verbunden ist.  Zur Nutzung der Kartensysteme gibt es derzeit keine konkreten Informationen. Die Umstellung von nationalen Verfahren wie der EC-Karte zur europischen Girocard ist in vollem Gang. Ob dies zu Mehrkosten fr Unternehmen und Verbraucher fhrt, ist unklar.

Auf den ersten Blick ndert sich durch SEPA wenig. Schlielich bleiben berweisung, Lastschrift und Karten zahlung erhalten. Hinter den Kulissen ist der europische Zahlungsraum jedoch eine Zsur. Abschied von der BLZ nderungen im Zahlungsverkehr Knftig gibt es nur noch ein Verfahren fr inlndische und europische Transfers. Das drfte vor allem international aktiven Betrieben das Leben erleichtern. Die wohl auffllig sten Neuerungen hren auf die Krzel IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code). Sie lsen beim SEPA-Zahlungsverkehr Kontonummer und Bankleitzahl ab. Die IBAN enthlt neben der Kontonummer auch Informationen zu Staat, Bank und Institution. Sie ist daher deutlich lnger als herkmmliche deutsche Konto nummern. Anders als frher werden bei SEPA inlndische und europische Zahlungen gleich behandelt sowohl mit Blick auf die Laufzeit als auch bei den Gebhren. Einen kleinen Schnheitsfehler gibt es trotzdem: Der SEPA-Zahlungsraum umfasst derzeit 31 Staaten. Lngst nicht alle haben den Euro eingefhrt. Doch andere Whrungen sind bei SEPA nicht vorgesehen. Akzeptiert beispielsweise ein schwedischer Lieferant den Euro nicht, weil er etwa Whrungsrisiken ausschlieen will, muss auf die teure Auslandsberweisung zurckgegriffen werden. IBAN Die Schreckliche Die internationale Kontonummer IBAN kann im schlimmsten Fall bis zu 32 Stellen umfassen. Das Fehlerrisiko liegt damit deutlich hher als bei den vergleichsweise griffigen deutschen Kontonummern. Um SEPA-berweisungen schneller zum Empfnger zu befrdern, vereinfachten die Banken ihr

Vorsicht bei SEPA-berweisungen SEPA-berweisungen sind knftig nicht nur genauso schnell wie inlndische Transfers, auch die Kosten sind gleich hoch. Das Risiko von Tippfehlern trgt allerdings der Absender. Prfen Sie IBAN und BIC lieber doppelt, bevor Sie SEPA-berweisungen auslsen.

Info!

SEPA Ambitioniert und visionr

SEPA in der Praxis

Tipp!
Fr den Zahlungsverkehr zwischen Firmen gibt es eine spezielle B2B-Variante, die auf die Bedrfnisse im Geschftsverkehr zwischen Unternehmen zugeschnitten ist. Zu den wichtigsten Unterschieden gehren dabei: Fr die B2B-Lastschrift muss ein entsprechendes B2B-Mandat vorliegen. Anders als bei der Verbraucher-Lastschrift prfen Banken das Mandat. Zahlungspflichtige mssen es deshalb bei ihrer Hausbank hinterlegen. Fr die Vorlage der Lastschrift gengt eine verkrzte Frist von einem Tag. Eine Rckgabe der Lastschrift ist nur mglich, wenn das erforderliche Mandat fehlt. Ein spterer Widerspruch durch den Zahlungspflichtigen ist nicht vorgesehen. Fr die Rckgabe unautorisierter Lastschriften besteht eine Frist von maximal zwei Tagen. Der richtige Umgang mit SEPA-Lastschriften Die SEPA-Lastschrift wird vor allem fr international aktive Unternehmen den Zahlungsverkehr vereinfachen. Zudem gewhrleistet das Verfahren im Vergleich zum Verkauf auf Rechnung oder per Vorkasse einen kalkulierbaren Kapitalrckfluss. Auf der anderen Seite ist die SEPA-Lastschrift brokratischer als das bekannte deutsche Verfahren. Sie sollten deshalb gengend Zeit fr die Vorbereitung einplanen. Allein wegen seiner Masse bietet der Zahlungsverkehr oft ein enormes Rationalisierungspotenzial. Das offenkundige Desinteresse der Unternehmen bringt Banken und Politik mittlerweile in Zugzwang. Whrend es den einen um die politische Vision des Binnenmarktes geht, haben Europas Kreditinstitute Millionen in den Aufbau der Infrastruktur fr den SEPA-Zahlungsverkehr investiert. Ein dauerhafter Parallelbetrieb mit den nationalen Systemen ist fr sie allein aus wirtschaftlichen Grnden kaum akzeptabel. Die friedliche Koexistenz alter und neuer Zahlungsverfahren sollte nach ursprnglicher Planung Verbrauchern und Betrieben den Wechsel erleichtern. Die vielen Vorteile von SEPA, so die Hoffnung der Initiatoren, wrden automatisch zur Ablsung der nationalen Verfahren fhren marktgetrieben, ohne Zwang. Doch immer mehr Experten bewerten das Konzept als gescheitert. Ohne einen konkreten Endtermin fehle schlicht der Anreiz, Bewhrtes ber Bord zu werfen. Das scheint inzwischen auch die EU zu erkennen und gibt das Prinzip der Freiwilligkeit auf. Nach aktueller Planung soll 2014 der letzte Vorhang fr die nationalen Zahlungssysteme fallen. Das Europische Parlament hat entschieden, dass SEPA 2014 in Kraft treten soll. Fr Unternehmen bedeutet dies: Die Uhr tickt. Die fllige Systemumstellung erfordert eine grndliche Vorbereitung und knnte unter Umstnden technisch anspruchsvoll werden. Wer jetzt handelt, vermeidet Verzgerungen und den Einsatz zustzlicher Ressourcen. Mehr noch: Gerade weil SEPA fr Unternehmen handfeste Vorteile bietet, kann schnelles Handeln zu Wettbewerbsvorteilen fhren.

Zurckhaltende Betriebe, nervse Politik Der hohe Aufwand fr den Austausch bestehender Einzugsgenehmigungen hlt viele Unternehmen davon ab, auf die SEPA-Lastschrift umzusteigen. Das fhrt wiederum dazu, dass sich viele Banken mit der Umsetzung der SEPA-Lastschrift Zeit lassen. Abbuchungen funktionieren heute lngst noch nicht mit jeder Bankverbindung. Etwas besser, aber keinesfalls zufriedenstellend, luft es fr die SEPA-berweisung. Nach Angaben der Europischen Zentralbank hlt SEPA im gesamten Zahlungsraum aktuell einen Anteil von 15 Prozent. Eine insgesamt ernchternde Bilanz. Grund hierfr drfte vor allem die Tatsache sein, dass Unternehmen und Behrden auf die das Gros des berweisungsverkehrs entfllt nur bei internationalen Transfers Kosten sparen. Wer es hauptschlich mit nationalen Zahlungen zu tun hat, fr den rechnet sich eine Systemumstellung nicht. Doch auch die kaum messbare Kommunikation von Politik und Kreditinstituten trgt zur Zurckhaltung bei: Still und heimlich eingefhrt, zog SEPA nicht viel mehr als ein paar Randnotizen im Wirtschaftsteil nach sich und ging zwischen Wirtschafts- und Schuldenkrise vllig unter. In einer Studie der Universitt Regensburg gaben 78 Prozent der kleinen und mittelstndischen Betriebe an, von SEPA noch nie etwas gehrt zu haben. Bei den Mittelstndlern und Grobetrieben war es die Hlfte der Befragten. Die Zurckhaltung der Unternehmen ist berraschend. Schlielich gehren Zahlungen zu den hufigsten Geschftsvorfllen.

Handeln Sie schnell Das Ende der nationalen Zahlungsverfahren wird zum 01.02.2014 kommen. Je nach Unternehmenssituation kann die fllige Anpassung der Geschftsprozesse und IT-Systeme viel Zeit in Anspruch nehmen. Um am Ende nicht zu stark unter Druck zu geraten, sollten sich Firmenchefs und IT-Verantwortliche sptestens jetzt mit dem Thema auseinandersetzen.

Tipp!

SEPA in der Praxis

SEPA in der Praxis

Fnf gute Grnde fr den Einstieg


Komplexitt der Prozesse. Bereiche wie das IntercompanyGeschft lassen sich so effektiver und kostengnstiger abwickeln. Eine ebenso wichtige Rolle spielt der Schulterschluss zwischen Banksystemen und Unternehmenssoftware. Beim SEPA-Zahlungsverkehr werden deutlich mehr Informationen in strukturierter Form mitgeliefert. Hierzu gehren etwa eindeutige Referenzfelder oder die bermittlung des kompletten Verwendungszwecks. Damit knnen zentrale Prozesse wie die Auszifferung eingehender Zahlungen weitgehend auto matisiert werden. Vorteil 3: Effizienter Zahlungsverkehr In Vor-SEPA-Zeiten ging mitunter mehr als eine Woche ins Land, bis Zahlungen eintrafen. Inzwischen haben die Banken nur noch maximal 3-4 Tage Zeit, um die Betrge zu transferieren. Ab 2012 muss alles binnen 24 Stunden erledigt sein. Die Wertstellung erfolgt dabei unmittelbar beim Zahlungseingang. Und noch ein Hinkefu des Auslandszahlungsverkehrs ist mit SEPA Geschichte: Die maximale Zahlungsobergrenze von 50.000 Euro. SEPA-berweisungen lassen sich in unbegrenzter Hhe ausstellen. Ein potenzieller Nutznieer ist der Einzelhandel. Bislang konnten Kunden aus europischen Nachbarlndern lediglich mit EC-Karte plus PIN bezahlen. Das war zwar der Kundschaft egal, fra jedoch wegen der hohen Gebhren einen Teil der ohnehin nicht gerade ppigen Handelsmarge auf. Die SEPA-Lastschrift ist fr den Handel eine Alternative mit deutlich besseren Konditionen. Nach Angaben des Handelsverbands Deutschland belaufen sich die Kosten lediglich auf die Hlfte des PIN-Kartensystems. Vorteil 4: Zuverlssige Liquidittsplanung SEPA gibt Unternehmen die Chance, den kompletten europischen Zahlungsverkehr auf eine Bank und ein Konto zu konzentrieren. Das Ende des Verschiebebahnhofs, ent lastet die Betriebe von aufwndigen Dispositionen. Da nur ein oder wenige Konten mit Liquiditt zu versorgen sind, werden Mittel frei, die im Kerngeschft schlicht besser investiert sind. Die gewonnene Transparenz vereinfacht das betriebliche Finanzmanagement. Hinzu kommen die kurzen Laufzeiten des SEPA-Zahlungsverkehrs. Mithilfe fester Flligkeitstermine lassen sich vor allem die Zahlungseingnge aus SEPA-Lastschriften relativ genau steuern. Das gilt besonders im Firmenkundengeschft, wo verkrzte Rckgabefristen zustzliche Sicherheit in die kurzfristige Finanzplanung bringen. Fazit: SEPA hilft Unternehmen, Kapital zu disponieren selbst wenn das Geld noch gar nicht verfgbar ist. Vorteil 5: Neue Mrkte Fr Unternehmen bedeutet SEPA nicht nur in operativer Hinsicht ein Fortschritt. Der europische Zahlungsraum knnte knftig auch die strategische Ausrichtung beeinflussen. Der Grund: Mit SEPA ist es sehr viel einfacher, europaweit einzukaufen. Und was noch wichtiger ist SEPA bringt Rechtssicherheit in bis dato ungeregelte Bereiche, wie etwa dem grenzberschreitenden Lastschriftverkehr. Schreckten bislang viele kleine und mittelstndische Betriebe wegen des hohen Aufwands vor internationalen Einkufen zurck, wird sich die Situation mit SEPA ndern. Das gilt besonders fr kleine und mittelstndische Betriebe, bei denen das Internet eine zentrale Rolle spielt. Fazit: SEPA hat Potenzial Der europische Zahlungsraum ist ein Paradebeispiel dafr, wie sich mit politischem Gestaltungswillen und visionrem Denken, wirtschaftliche Rahmenbedingungen verbessern lassen und das sowohl in mikro- als auch in makrokonomischer Hinsicht. Kurzfristig hilft SEPA international ttigen Unternehmen, Verwaltungskosten zu senken, Prozesse zu optimieren und schneller zu reagieren. Der Abbau der letzten innereuropischen Handelsschranken wird zu mehr Wettbewerb fhren. Innovative, effiziente Unternehmen bekommen durch SEPA die Chance, neue Kunden im internationalen Umfeld zu gewinnen. Im Ergebnis profitiert Europa von einem breiteren und qualitativ besseren Produkt- und L eistungsangebot.

Mit SEPA sind berweisungen nach Neapel ebenso komfortabel wie etwa nach Leinfelden-Echterdingen. Davon profitieren vor allem Betriebe, die einen Teil ihres Geschfts im europischen Ausland erzielen. Ein Merkmal, das gerade auf die exportorientierte deutsche Wirtschaft zutrifft. Fr sie hat SEPA nicht nur Geschwindigkeitsvorteile, sondern trgt gleichzeitig zur Kostensenkung bei. Vorteil 1: Sinkende Kosten Die meisten Banken bieten SEPA-berweisungen zu den gleichen Konditionen wie inlndische berweisungen an. Zudem tragen beide Parteien ihre Kosten selbst, sodass der berweisungsbetrag ohne Abzge auf dem Konto des Empfngers landet. Das Wirtschaftsmagazin impulse rechnete vor, das ein Unternehmen mit einem Transaktionsvolumen von etwa 100 Vorgngen mit Betrgen zwischen 50.000 und 100.000 Euro, mit SEPA jhrlich mehr als 50.000 Euro Bankgebhren spart. Global betrachtet beluft sich die Entlastung der europischen Betriebe nach An gaben der Europischen Union (EU) auf rund 122 Milliarden Euro jhrlich. Doch das drfte nur der Anfang sein, denn SEPA wird den grenzbergreifenden Wettbewerb der Kreditwirtschaft inspirieren. Da der Standort der Bank fr den Zahlungsverkehr unerheblich ist, knnen Unternehmen zwischen deutscher Sparkasse, italienischer Genossenschaftsbank oder franz sischer Privatbank frei whlen. Damit nicht genug, betreten immer mehr alternative Zahlungsdienstleister die Manege. Experten schtzen die finanzielle Spannbreite einfacher Zahlungsverkehrsdienstleistungen innerhalb Europas auf bis zu 30 Cent pro Vorgang da sollte es gengend Spielraum nach unten geben. Allerdings gehrt das deutsche Zahlungssystem zu den effizienteren, weshalb das Einspar potenzial hierzulande nicht ganz so hoch liegen drfte. Vorteil 2: Optimierungspotenzial Mit SEPA werden zentrale Zahlungsprozesse wie etwa Lastschriften oder berweisungen europaweit vereinheitlicht. Statt sich mit zig verschiedenen lnderspezifischen Varianten auseinanderzusetzen, knnen sich Betriebe auf ein Format und ein Formular konzentrieren. SEPA erlaubt den Unternehmen, die Zahl ihrer Bankverbindungen zu reduzieren bestenfalls auf ein zentrales Konto. Auf diese Weise sinkt die

Die fnf wichtigsten Vorteile von SEPA 1  SEPA senkt die Kosten des europischen Zahlungsverkehrs auf das innerdeutsche Niveau. Zustzlich frdert der gemeinsame Zahlungsraum den Wettbewerb unter den europischen Banken. SEPA standardisiert den europischen Zahlungs 2  verkehr. Dadurch lsst sich die Zahl der Bankverbindungen reduzieren und die Geschftsprozesse optimieren, was zu weiteren Einsparungen fhrt. 3  SEPA-berweisungen werden ab 2012 bereits am nchsten Tag gutgeschrieben. Dadurch verbessert sich die Liquidittslage der Zahlungsempfnger. 4  Krzere Laufzeiten und Neuerungen wie die SEPALastschrift sorgen fr eine zuverlssige Finanz planung. Das hilft, die langfristige Zinsbelastung zu senken. 5  Der vereinfachte europische Zahlungsverkehr senkt Handelsbarrieren. Unternehmen bekommen die Chance, neue Mrkte zu erschlieen und hhere Umstze zu erzielen.

Info!

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Fnf gute Grnde fr den Einstieg

Fnf gute Grnde fr den Einstieg

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Frhzeitig wechseln zahlt sich aus


len Aufwands sind derartige Szenarien jedoch allenfalls bei Freiberuflern und Kleinstbetrieben anzutreffen. Alle anderen Unternehmen kommen an einem mehr oder weniger groen Umstellungsprojekt kaum herum.  Bei minimalistischer Herangehensweise bleiben die Eingriffe auf das allernotwendigste beschrnkt. Es wird lediglich sichergestellt, dass der Betrieb weiterhin am Geschftsverkehr teilnehmen kann. Ziel ist es, SEPA in den Zahlungssystemen zu verankern und die Konteninformationen der Geschftspartner den internationalen Vorgaben anzupassen. Vorhandene Strukturen bleiben hingegen unangetastet.  Alternativ lassen sich SEPA-Projekte perspektivisch angehen. Es geht nicht darum, mit dem geringsten Aufwand Betriebsbereitschaft zu erreichen, sondern die Chancen, die mit SEPA verbunden sind etwa mit Blick auf Kostensenkungen oder Prozessoptimierungen voll auszunutzen. Neben technischen Anpassungen rcken dabei auch organisatorische Reformen in den Mittelpunkt. Gute Beispiele sind hierfr die Konzentration des Cash Managements oder eine weitreichend automatische Verarbeitung der ein- und ausgehenden Zahlungen. Natrlich ist der Projektumfang im zweiten Fall deutlich hher. Doch das gilt auch fr potenzielle Effizienz- und Kostenvorteile. Mehr noch: Das weit hhere Rationalisierungsniveau trgt dazu bei, dass der Return on Investment (ROI) trotz Mehrausgaben schneller erreicht wird als bei der Sparvariante. In der Praxis werden sich die meisten SEPAProjekte in der Mitte bewegen irgendwo zwischen dem minimal erforderlichen und dem maximal mglichen. Als Ergebnis eines wirtschaftlichen Abwgungsprozesses.

Organisatorische Vorbereitung auf SEPA


Mandate (Einzugsermchtigungen) in aller Regel schriftlich unterschrieben vorliegen mssen. Whrend Lastschriften im alten Verfahren quasi sofort nach Einreichung eingezogen werden, sind SEPA-Lastschriften mit einem Flligkeitsdatum zu versehen. Bei der Vorlage sind Fristen zu beachten: Neue Lastschriften mssen mindestens fnf, regelmige minde stens zwei Tage vor Flligkeit vorliegen. Zudem sind Kunden ber Grund, Hhe und Abbuchungstermin vorab zu informieren. Hinzu kommt, dass im Geschft mit Verbrauchern und Firmenkunden unterschiedliche Anforderungen bestehen. Unterm Strich verbessert sich mit der SEPA-Lastschrift die Beweislage. Das geht jedoch mit einem ungleich hheren brokratischen Aufwand einher.

Trotz aller Vorteile wird SEPA von den meisten Unternehmen noch immer wenn berhaupt als Bankenproblem wahrgenommen. Die meisten wissen allenfalls wage, was auf sie zukommt. Noch ist SEPA freiwillig, doch sollten Unternehmen besser schon jetzt damit anfangen, sich vom deutschen Zahlungsverkehr langsam zu verabschieden. SEPA wird sptestens ab 2014 schrittweise zur Pflicht. Zwar bleibt bis dahin noch Zeit, doch ist die Systemumstellung keinesfalls so profan, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Zahlungsinformationen tangieren die unterschiedlichsten Bereiche kaufmnnischer Software. Hierzu gehren etwa Zahlungsverkehr, Controlling, Rechnungs- oder Mahnwesen. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC) rt Firmen deshalb, den Wechsel auf SEPA frhzeitig und systematisch zu planen. Das gilt vor allem, wenn Unternehmen bei Projekten auf externes Know-how angewiesen sind. Frhere Umstellungswellen siehe Euroeinfhrung und Jahr 2000-Umstellung haben gezeigt, dass bei steigender Nachfrage, Experten immer schwerer zu finden sind. Mit Blick auf die Laufzeiten bewertet der Verband rund sechs Monate als realistisch. Schlielich gehe es nicht allein um technische Anpassungen, sondern auch um organisatorische nderungen. So mssten beispielsweise Bankverbindungen aktualisiert und der Zahlungsverkehr in der Start phase besonders grndlich geprft werden. Die Botschaft ist klar: Unternehmen, die jetzt handeln, bleibt genug Zeit, sich an die neuen Spielregeln zu gewhnen. Sie geraten nicht unter Druck, wenn die Politik den Schalter endgltig umlegt. Die richtige Strategie Das ob und wann der SEPA-Umstellung steht also nicht mehr zur Debatte. Wohl aber drfen Unternehmen frei entscheiden, wie sie die Vorlage aus Brssel verwerten. Sie knnten beispielsweise die Chance ergreifen und eine optimistische, auf die Zukunft ausgerichtete Strategie whlen oder sich am absoluten Minimum orientieren gerade genug, um im Geschft zu bleiben. Am einfachsten ist es, wenn Zahlungsverkehr und kaufmnnische Software strikt voneinander getrennt sind. Da ein- und ausgehende Zahlungsstrme in diesem Fall manuell in die Buchhaltung bernommen werden, ist lediglich die Banking-Software anzupassen. Wegen des hohen manuel-

Bei strategischer Betrachtung macht SEPA organisatorische nderungen in mehreren Bereichen erforderlich. Dementsprechend sollte die Projektgruppe nicht nur mit Vertretern der IT, sondern auch mit Experten aus Fachabteilungen wie etwa Rechnungswesen, Treasury oder Controlling besetzt sein. Zunchst geht es darum, die Auswirkungen von SEPA auf die Ablauforganisation und IT-Landschaft zu analysieren und zu beschreiben. Daraus lassen sich spter der Anpassungsbedarf und das Anforderungsprofil des Projekts ableiten. Unter Umstnden ist es sinnvoll, das SEPA-Projekt mit europischen Geschftspartnern und Banken abzustimmen. So lsst sich sicherstellen, dass neue Funktionen und Prozesse auch genutzt werden knnen. Ebenso wichtig ist es, vorhandene Bankverbindungen zu berprfen und den Zahlungsverkehr ggf. zu konzentrieren, um Kosten zu reduzieren. Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu knnen, mssen Unternehmen eine Creditor-IdentifierNumber (SEPA-Glubiger-Identifikationsnummer) bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Die Stammdatenpflege Die nationalen Bankverbindungen der Geschftspartner sind gegen BIC und IBAN auszutauschen. Neben anderen Anbietern offeriert der Zentrale Kreditausschuss der Banken ein Tool, mit dessen Hilfe Unternehmen BIC und IBAN zu einzelnen Kontenverbindungen abfragen knnen. Vor dem Einsatz vollautomatischer Konverter warnen Experten jedoch, da die unterschiedliche Lnge der internationalen Kontonummern hier Schwierigkeiten bereiten knnte. Da die Banken im europischen Zahlungsverkehr Empfnger und Kontonummern nicht mehr abgleichen, bedeuten falsche daten Bankdaten ein erhhtes Geschftsrisiko. Die Konten sollten daher besser mit den Geschftspartnern abgeglichen werden. Eine aufwndige Fleiarbeit, die jedoch auch eine Chance zur Kundenpflege bietet. Es knnen beispielsweise Karteileichen ausgegraben oder ungeklrte Buchhaltungs flle erledigt werden. Ebenso wrde es sich anbieten, auch die neuen Mandate fr die SEPA-Lastschrift einzuholen. Notwendige Prozessnderungen an Whrend die SEPA-berweisungen kaum Prozess passungen nach sich ziehen, sieht es beim SEPA-Lastschriftverfahren anders aus. Das beginnt damit, dass die

Checkliste Organisation 1  Grnden Sie eine Projektgruppe, die mit Ex perten aus jenen Unternehmens bereichen besetzt ist, die mit SEPA in Berhrung kommen. 2  Analysen Sie alle relevanten Zahlungsprozesse. Vergleichen Sie die Ablufe mit den neuen An forderungen des SEPA-Zahlungsverkehrs. Berck sichtigen Sie dabei vor allem die Vorlagen und Fristen der SEPA-Lastschrift. Erstellen Sie auf dieser Basis das Projektprofil. 3  Stimmen Sie die Zeitplanung Ihres SEPA-Projekt gegebenenfalls mit Geschftspartnern ab, um die Optimierungen mglichst schnell zu nutzen. 4  Aktualisieren Sie die Stammdaten Ihrer Kunden und Lieferanten. Am sichersten ist es, IBAN und BIC persnlich per Telefon, Fax oder E-Mail abzu stimmen. 5  Holen Sie die fr das SEPA-Lastschrift verfahren erforderlichen Mandate ein.

Check!

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Frhzeitig wechseln zahlt sich aus

Organisatorische Vorbereitung auf SEPA

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SEPA und die IT


erwarten daher ein dreimal hheres Transaktionsvolumen als frher. Kleine Betriebe mit wenigen Zahlungsvorgngen werden dies kaum registrieren. In mittelstndischen und greren Betrieben kann SEPA hingegen die Performance empfindlich bremsen. Darauf sollten die Systeme nach der Umstellung vorbereitet sein. SEPA Eine Chance fr die IT Gerade in mittelstndischen Unternehmen hat es die IT mit Rationalisierungsprojekten oft schwer. Sie muss nicht nur kritische Crontroller vom ROI berzeugen, sondern Neuer ungen oft auch gegenber der Belegschaft durchsetzen. Diese schwierige Konstellation mndet oft in einer Politik der kleinen Schritte. Chancen fr den groen Wurf gibt es selten anders bei SEPA:  Veraltete Lsungen, die inkompatibel zum SEPA-Format sind und die erforderlichen Prozesse nicht wirtschaftlich abbilden, mssen zwangslufig abgelst werden. IT-Verantwortliche haben dadurch die Chance, langfristig notwendige Investitionen sofort durchzusetzen.  Durch SEPA rcken Bankensysteme und Unternehmenslsungen nher zusammen. Dank der zustzlichen Informationen auf den elektronischen Kontoauszgen lassen sich Buchungen automatisch erstellen und Offene Posten ohne manuelle Eingriffe ausbuchen. Hufig ent fallen zustzliche Banking-Systeme oder Schnittstellen. Die gesamte IT arbeitet effizienter und kostengnstiger.

Kontonummer ist nicht gleich Kontonummer. Die IBAN ist nicht nur deutlich lnger, sie kann auch Buchstaben bein halten. Die wenigsten kaufmnnischen Lsungen meistern dies von Haus aus. Fr die IT bedeutet SEPA daher erhebliche Eingriffe in zentrale Bereiche der Unternehmenssoftware. Allein die Anpassung der Zahlungsformate und Stamm datenfelder ziehen zahlreiche System- und Prozessnderungen nach sich. Die komplette Kommunikation mit den Banken ist auf das XML-Format umzustellen. Erschwerend kommt hinzu, dass Finanzbuchhaltung, Debitorenverwaltung & Co. durch Vorgaben der Finanzbehrden stark reglementiert sind. So mssen Anpassungen etwa mit den Grundstzen ordnungsgemer Buchfhrung und Speiche rung (GoBS) und dem Gesetz zur Digitalen Prfung der Unternehmen (GDPdU) konform gehen. Auch bestehende Schnittstellen wie etwa zum Steuerberater sollten nach der SEPA-Umstellung noch funktionieren. Angesichts der Komplexitt fllt es schwer, pauschale Aussagen zum Anpassungsaufwand zu treffen zu unterschiedlich sind die Rahmenbedingungen. Vergleichsweise glimpflich kommen Unternehmen davon, die mit verbreiteten Standardlsungen bekannter ERP-Anbieter wie etwa Classic Line oder Office Line von Sage arbeiten. Sie knnen mit passenden Updates rechnen, die den Umstellungsaufwand erheblich reduzieren. Weniger komfortabel ist die Ausgangssituation fr individuelle oder stark auf den Betrieb zugeschnittene Systeme. Der hohe Aufwand manueller Anpassungen kann dann sogar Anlass zum S oftwarewechsel bieten. Das SEPA-Format SEPA basiert auf dem Extensible Markup Language (XML)Format. Den rechtlichen Rahmen setzt dabei die ISO-Norm 20022. Datenstruktur und Feldformate werden dabei jedoch nicht bis ins letzte Detail vorgegeben. Die Folge: In den einzelnen europischen Lndern sind zum Teil unterschiedliche SEPA-Dialekte im Umlauf. Dies ist bei Softwareanpassungen im internationalen Umfeld zu bercksichtigen. XML ist ein weit verbreitetes Format und als solches grundstzlich kompatibel mit gngigen kaufmnnischen Lsungen. Trotzdem kann SEPA die eine oder andere Software in die Bredouille bringen: Im Vergleich zum nationalen Zahlungsverkehr werden deutlich mehr Informationen bermittelt. Allein die lngere IBAN umfasst bis zu 32 Stellen. Experten

Fazit
Teuer, aber das Geld wert Ja, SEPA wird Geld kosten und knnte zur Ablsung veralteter Systeme fhren. Und ja, der ROI der erforderlichen Investitionen knnte auerhalb dessen liegen, was Kaufleute als kurzfristig betrachten. Das mag man bedauern. Man kann sich sogar noch eine Zeitlang der Realitt verweigern. Eine Lsung ist das allerdings nicht. Nicht nur, weil SEPA ein unvermeidliches Ereignis ist, sondern auch, weil sich die Umstellung langfristig wirtschaftlich rechnet. SEPA fhrt europaweit zu sinkenden Transaktions kosten. Gleichzeitig bietet der europische Zahlungsraum die Chance, Organisationsstrukturen zu verschlanken und Prozesse effizienter zu gestalten. Unternehmen knnen nicht nur schneller reagieren, sie gewinnen gleichzeitig mehr Spielraum. Mit SEPA wird es sehr viel einfacher, Produkte und Dienstleistungen aus Europa zu beziehen oder dort zu verkaufen. Der endgltige Abschied von den nationalen Zahlungsverfahren ist bereits zum Greifen nahe. Unternehmen und Organisationen, die SEPA bislang ignoriert haben, luft langsam die Zeit davon. Die SEPA-Umstellung muss nicht, aber knnte durchaus den einen oder anderen Fallstrick aufweisen. Besser, man bereitet sich darauf sorgfltig und vor allem rechtzeitig vor und zwar jetzt.

Umstellungsaufwand hngt vom Einzelfall ab Die Kosten fr die SEPA-Umstellung hngen von der organisatorischen Situation und der IT-Landschaft ab. In jedem Fall sind die Anpassungen tiefgreifend, da Zahlungsvorgnge in betriebswirtschaftlichen Anwen dungen eine groe Rolle spielen. Da mehr Informa tionen als bei herkmmlichen inlndischen Zahlungen bertragen werden, knnten Nachbesserungen bei der Systemperformance erforderlich sein. Auf der anderen Seite bietet SEPA die Chance, die Unternehmens-IT umfassend zu moder nisieren.

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SEPA und die IT

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