Sinadi 1

SINADI
SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES
IPCE INSTRUCTIVO PARA COMUNICACIONES ESCRITAS

REVISIN: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-OP-04-98 Operacionales FECHA:15-1-98
INSPECCIN DE EQUIPOS O INSTALACIONES
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a la inspeccin de equipos, instalaciones o procesos y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes: - Inspeccin de Equipos - Inspeccin de Instalaciones - Inspeccin de Procesos
ESTRUCTURA DEL INFORME

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II III IV Memorando de Remisin Cubierta Portada Hoja de presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Antecedentes Mtodos de Inspeccin Resultados de la Inspeccin Anlisis de los Resultados
V VI VII
Conclusiones Recomendaciones Anexos
DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional; en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es muy importante su cuidadosa elaboracin segn el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
OBJETIVO
No se har referencia recomendaciones.
conclusiones,
resultados
Responda brevemente (30 palabras) las siguientes preguntas: - De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?
RESUMEN
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.
LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en el cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (hoja de presentacin). I. ANTECEDENTES Presente una breve resea del historial del equipo, instalacin o proceso inspeccionado, sealando inspecciones o reparaciones previas y cualquier otra informacin de hechos anteriores que permitan al lector una mejor comprensin de cuerpo de informe. II. METODOS DE INSPECCION Describa el o los mtodos de inspeccin utilizados, sealando para cada uno la siguiente informacin: III. Mtodo Parmetros o estndares Equipos utilizados Otros
RESULTADOS DE LA INSPECCION Presente los resultados numricos o no obtenidos con la aplicacin del o los mtodos de inspeccin. Use ayudas grficas tales como tablas, grficos, diagramas, fotografas, etc. para complementar esta parte.
IV.
ANALISIS DE LOS RESULTADOS Presente el anlisis, interpretacin, o explicacin de los resultados obtenidos, incluyendo comparaciones con estudios similares, patrones o estndares. Esta informacin es la base para la formulacin de las conclusiones y recomendaciones que se incluirn ms adelante. Complemente con las ayudas grficas necesarias.
V.
CONCLUSIONES Incluya las inferencias, opiniones o apreciaciones lgicamente desprendidas de los resultados y de su interpretacin. En esta clase de informe las conclusiones pueden ser: - Interpretativas - Diagnsticas - Proyectivas
VI.
RECOMENDACIONES Indique lo ms precisamente posible las acciones que se sugiere para corregir o mejorar la situacin inspeccionada.
VII. ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario (grfico o no), que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-AM-01-98 Anlisis para mejoras o cambios FECHA: 15-01-98
SELECCIN DE CONTRATISTAS, FABRICANTES O SUPLIDORES
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a evaluaciones previas para seleccin de contratistas, fabricantes o suplidores, as como tambin los informes para solicitud tanto de inicio de proceso licitatorio como de adjudicacin directa. Los tipos de informes que abarca son los siguientes: - Seleccin de contratistas, fabricantes o suplidores - Solicitud de inicio de proceso licitatorio - Solicitud de inicio de proceso de adjudicacin directa

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: Memorando de Remisin Portada Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido
I II
III IV V VI VII
Justificacin Descripcin del proceso A Objetivo B Tipo de proceso C Duracin D Grupo E Criterios de Seleccin Empresas seleccionadas u oferentes Anlisis de Ofertas Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Este informe siempre debe ir acompaado del memorando de remisin. Ver formato OE-2 de las Especificaciones sobre Otros Escritos. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
No har referencia recomendaciones.
conclusiones, (30
resultados aprox.)
o las
Debe responder brevemente siguientes preguntas:
palabras
- De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?
Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. - LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en el cual comienzan. I. ANTECEDENTES Presente una breve resea de la historia de la situacin a la cual se refiere el informe y presente las razones (econmicas, ambientales, operacionales, estratgicas, etc.) que hacen necesario la ejecucin de los trabajos, proyectos, fabricacin o adquisicin. Esta parte est destinada a permitirle al lector una mejor comprensin del cuerpo del informe. II. DESCRIPCION DEL PROCESO DE SELECCION A Objetivo del proceso a realizar Responda brevemente (aprox. 30 palabras) las siguientes preguntas: - De qu se trata el proceso? - Qu comprende el proceso? - Para qu es el proceso? Tipo de Proceso Indique el tipo de proceso (si es licitacin o adjudicacin directa) y bajo qu reglamento se realiza. Duracin Especifique en cunto tiempo o para cundo se tiene previsto se realice el o los trabajos. Grupo Especifique a qu grupo deben pertenecer las empresas a participar en el proceso segn el Registro Auxiliar de Contratistas (RAC) de PDVSA.
Criterios de Seleccin Enumere los criterios de seleccin que se tomarn o se tomaron en cuenta para la seleccin de empresas oferentes. Como ejemplo de criterios se citan: - Capacidad tcnica - Capacidad financiera - Inscripcin en el RAC de PDVSA - Experiencia - Estimado Pequiven vs. Oferta
III.
EMPRESAS SELECCIONADAS U OFERENTES En el caso de inicio de proceso licitatorio o de adjudicacin directa, y si es el caso, presente la empresa o empresas que se incluirn en el proceso. Para el caso de Seleccin de Contratista, Fabricante o Suplidor, presente una breve descripcin de los aspectos ms resaltantes de las empresas que presentaron sus ofertas (haga nfasis en las fortalezas que tengan relacin directa con la actividad o trabajo a realizar).
IV.
ANALISIS DE OFERTAS En el caso de solicitud de inicio de proceso se justificar el por qu de las empresas escogidas. En el caso de seleccin de contratista, fabricante o proveedor, presente un anlisis de las ofertas recibidas, siguiendo los criterios de evaluacin sealados anteriormente. Complemente con una tabla de comparacin o matriz de evaluacin.
V.
CONCLUSIONES Para el caso de solicitud de inicio de licitacin resaltar la justificacin e importancia del proceso en las condiciones solicitadas. Para el caso de seleccin de contratista presentar la(s) opinin(es) considerada(s) ms convenientes para la empresa.
VI.
RECOMENDACIONES Para el caso de solicitud de inicio de licitacin solicitar formalmente el inicio del proceso sealando bajo qu reglamento y cundo. Para el caso de seleccin de contratista solicitar formalmente la contratacin de la empresa seleccionada especificando lapsos, condiciones y cualquier modificacin o aclaratoria que deba hacerse en las condiciones de la oferta.
VII.
ANEXOS Incluya cualquier documentacin del proceso o de las empresas que sirva de soporte o ampliacin a la informacin contenida en el informe.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-AM-02-98
FECHA:
19-01-98
Anlisis para mejoras o cambios
EVALUACION O ESTUDIO TCNICO ECONMICO
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a anlisis evaluaciones tcnicas, econmicas y tcnico-econmicas de equipos, contratos, ofertas, cambios, reemplazo o conservacin de equipos, procedimientos operacionales o administrativos y casos similares. Los tipos de informes que abarca son los siguientes: Evaluacin o Estudio Tcnico-Econmico Evaluacin de Contratos o Proyectos Seleccin de Equipos Seleccin de Materiales Anlisis de Ofertas Resumen Tcnico-Econmico Oportunidades de mejoras Mejoras y Cambios Operacionales Mejoras y Cambios en Sistemas y Procedimientos Reemplazo o Conservacin de Equipos Acciones Derivadas de Informes de Auditora

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II III IV V VI VII VIII IX Memorando de Remisin Portada Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Antecedentes Situacin Actual Propuesta Justificacin de la Propuesta Estudio Tcnico Estudio Econmico Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional puede usarse el formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
No har referencia recomendaciones. Debe responder
conclusiones, (30
resultados aprox.)
o las
brevemente
palabras
siguientes preguntas: - De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?
Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. - LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin) I. ANTECEDENTES Presente una breve resea de la historia de situacin, contrato, equipos, material u oferta a la cual se refiere el informe. Esta parte est destinada a permitirle al lector una mejor comprensin del cuerpo del informe. II. SITUACION ACTUAL La descripcin de la situacin actual puede descomponerse en dos partes: A Descripcin del proceso dentro del cual se encuentra el equipo, o con el cual se relaciona el contrato, proyecto, materiales u oferta. El grado de detalle depender del conocimiento que tenga el lector sobre el proceso. Complemente con diagramas, cuadros, esquemas de flujo ou otras ayudas grficas. B Evaluacin del proceso; es decir, indicacin de las debilidades, fallas u oportunidades de mejora que se identificaron. Completamente con diagramas, cuadros, esquemas de flujo ou otras ayudas grficas.
III.
DESCRIPCION DE LA PROPUESTA Presente brevemente la descripcin de lo que se propone, indicando toda la informacin que caracterice el equipo, cambio, sistema, etc. que se est planteando para mejorar la situacin actual.
IV.
JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA Incluir las razones que motivan el planteamiento de la propuesta. Estas razones pueden ser de uno o varios de los tipos sealados a continuacin: Operacionales Tcnicas Ambientales Estratgicas
V.
ESTUDIO TECNICO Presente ampliamente el anlisis econmico que permita decidir sobre la propuesta, incluyendo los siguientes ttulos: A B - Caracterizacin (qu se va a hacer?) - Comparacin y seleccin de opciones tcnicas
C - Anlisis del impacto sobre operaciones, ambiente, personal, etc. D E - Cuantificacin (cmputos mtricos, volumtricos, etc.) - Plan de ejecucin
Complemente con los grficos, diagramas o esquemas adecuados. VI. ESTUDIO ECONOMICO Presente ampliamente el anlisis econmico que permita decidir sobre la propuesta, incluyendo los siguientes ttulos: A B C - Inversin requerida (Bs. y $) - Plan de desembolsos - Evaluacin econmica: tasa interna de retorno, tiempo de pago, anlisis de sensibilidad.
Debe complementarse con los cuadros, grficos y esquemas necesarios. VII. CONCLUSIONES Plasme aqu el resultado lgico de los estudios tcnico y econmico, indicando si es o no conveniente desarrollar la propuesta. Adems debe contener consideraciones sobre los efectos o consecuencias de desarrollarla o no. En esta clase de informes las conclusiones pueden ser: VI. Evaluativas Diagnsticas Proyectivas
RECOMENDACIONES Indique lo ms precisamente posible las acciones que se sugiere para desarrollar o no (segn sean las conclusiones) la propuesta.
VII.
ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario, que no sea parte del cuerpo del informe, pero pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-AP-01-98 Anlisis de Problemas FECHA: 19-01-98
FALLAS O PROBLEMAS OPERACIONALES
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a anlisis de fallas o problemas operacionales y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes: Fallas Fallas Fallas Fallas por Corrosin por Fatiga de Materiales Mecnicas o Incidentes Operacionales

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II Memorando de Remisin Cubierta (Opcional) Portada (Opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Descripcin del Proceso Antecedentes
III IV V VI VII
Descripcin de la falla o problema operacional Anlisis Causa - Efecto Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, ver formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es muy importante su cuidadosa elaboracin segn el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
conclusiones,
resultados
Debe responder brevemente (30 palabras aprox.) las siguientes preguntas: - De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?
Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al
lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.
- LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubica despus de la Hoja de Presentacin. I. DESCRIPCION DEL PROCESO Describa el proceso o partes del sistema donde ocurri la falla o problema. Incluya en esta parte planos, diagramas de flujo, esquemas, fotografas u otras ayudas grficas que permitan al lector visualizar o comprender mejor la situacin. Indique la operacin o procedimiento que se realiza en el equipo, instalacin o proceso. II. ANTECEDENTES Describa las condiciones ocurrencia de la falla. existentes previamente a la
Indique las fallas o problemas anteriores, historial del equipo o hechos que hayan afectado en alguna oportunidad anterior al equipo, instalacin o proceso. Se refiere, por ejemplo, a modificaciones, cambios de produccin, trabajos de mantenimiento, etc. III. DESCRIPCION DE LA FALLA O PROBLEMA A. Falla o Problema Ocurrido. Describa lo ms explcitamente posible lo observado en las operaciones, lugar, hora y fecha, equipos e instalaciones y las acciones tomadas al instante. Complemente con las ayudas grficas adecuadas fotografas, esquemas, diagramas, etc. B. Consecuencias Describa en forma completa los daos materiales (equipos e instalaciones), efectos en la produccin, daos a terceros, daos ambientales y cuando sea pertinente, costos imputables al evento. Complemente con las ayudas grficas adecuadas fotografas, esquemas, diagramas, etc.
C. Hechos Adicionales Indique cualquier otro hecho o informacin que ayude al lector a comprender la falla o problema. IV. ANALISIS CAUSA - EFECTO Presente todas las posibles causas que de acuerdo al anlisis realizado pudieran haber influido en la falla. Puede usar para ello la herramienta Diagrama de Ishikawa, (Causa-Efecto o Espina de Pescado), grfico de corrida, flujograma, diagrama de proceso o diagrama de Pareto, segn sea el caso. Fundamente suficientemente cada posible causa sealada. V. CONCLUSIONES Plasme aqu los resultados lgicos del anlisis realizado describiendo, por ejemplo, la causa(s) principal(es) de la falla o problema operacional. VI. RECOMENDACIONES Seale lo ms precisamente posible las acciones que se requieren, derivadas de las conclusiones. De ser posible, indique fechas y responsables de la accin propuesta. VII. ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario, que no sea parte del cuerpo del informe, pero pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

ACCIDENTES MAYORES
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes al anlisis de accidentes mayores y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes: - Lesiones al personal - Daos a materiales o instalaciones - Daos al ambiente

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: Memorando de remisin Cubierta (opcional) Portada Hoja de presentacin Objetivo Resumen
Lista de Contenido Datos Bsicos A Lugar, fecha y hora B Descripcin del proceso relacionado con el accidente C Descripcin de los equipos o instalacin y productos involucrados D Antecedentes II El Accidente y sus consecuencias A Descripcin del accidente B Lesionados C Daos materiales D Daos ambientales E Duracin y costo de la reparacin III Acciones que siguieron al evento IV Anlisis V Conclusiones VI Recomendaciones VII Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Siga las especificaciones del formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
conclusiones,
resultados
Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. - LISTA DE CONTENIDO Debe presentar todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. I. DATOS BASICOS A Lugar, fecha y hora Indique el sitio exacto donde ocurri el evento, la ubicacin de la instalacin y el rea operacional. Inmediatamente despus indique fecha y hora del accidente. Descripcin del proceso relacionado con el accidente Describa en un mximo de 200 palabras las caractersticas del proceso o instalacin, de los equipos y del personal involucrados. Incluya en esta parte planos, esquemas, fotografas, etc. C D Descripcin de los equipos o instalacin y productos involucrados o afectados en el accidente. Antecedentes Describa las operaciones que se realizaban, su propsito
y como se realizaban. Incluya cualquier informacin sobre hechos o situaciones anteriores al accidente que faciliten su comprensin. II. EL ACCIDENTE Y SUS CONSECUENCIAS A Descripcin del Accidente Describa explcitamente el accidente y sus consecuencias. Presente una relacin cronolgica de los eventos ocurridos y cualquier cincunstancia que ayude a la comprensin del accidente. Mximo 200 palabras. Incluya grficos, dibujos o fotografas que faciliten la captacin de la informacin. Lesionados Indique (en mximo 100 palabras) las personas de la empresa, del contratista o de terceros que sufrieron lesiones, incluyendo la siguiente informacin: Clasificacin Edad Tiempo de servicio Tiempo en ocupacin actual Nivel de educacin Tipo de lesin Parte del cuerpo afectado C Daos materiales Describa los materiales, equipos e instalaciones que sufrieron daos y tiempo estimado de reparacin, o reemplazo y seale prdidas de produccin y descripcin de daos a terceros. Mximo 100 palabras. Daos ambientales Describa cualquier alteracin del ambiente ocurrido como consecuencia del evento. Mximo 100 palabras. Duracin y Costo de la Reparacin Indique los costos imputables al evento; como gua pueden citarse: . Daos materiales . Prdidas a consecuencia del evento . Daos a terceros
III.
ACCIONES QUE SIGUIERON AL EVENTO
Describa las acciones tomadas inmediatamente despus de ocurrir el evento para evitar daos mayores, para prestar primeros auxilios, o para controlar la situacin e informar de ella.
IV.
ANALISIS Establezca condiciones, hechos o situaciones en las cuales se encontraban los equipos y/o el personal involucrado con el accidente. Realice un anlisis causa-efecto para clarificar los factores o causas que pudieron intervenir en la ocurrencia del accidente.
V.
CONCLUSIONES Indique las causas del accidente, de manera siguiente: - Inmediatas: Son las causas directas - Bsicas: Son las causas indirectas o de origen - Fallas de Control: Son de carcter administrativos Otras conclusiones derivadas del accidente, cuando sea necesario.
VI.
RECOMENDACIONES Seale las sugerencias de acciones, derivadas de las conclusiones, para evitar la repeticin de eventos similares e indique el Departamento o Gerencia responsable de la accin y la fecha de completacin. No se deben incluir acciones disciplinarias.
VII. ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario, que no sea parte del cuerpo del informe, pero pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

SITUACIONES ESPECIALES
ALCANCE
Este instructivo cubre los aspectos bsicos para la elaboracin de informes sobre situaciones o problemas especiales no comprendidos en otras clasificaciones del SINADI. Los tipos de informes que abarca son los siguientes: Problemas Problemas Problemas Problemas de Impacto Ambiental con Contratistas o Terceros ocasionados por fenmenos naturales de salud en el trabajo

I Memorando de remisin Cubierta Portada Hoja de presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Datos Bsicos
II
Situacin A Descripcin B Consecuencias III Anlisis de la situacin IV Conclusiones V Recomendaciones VI Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN, utilice el formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
conclusiones,
resultados
Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y
tomar decisiones sobre ella.
- LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. I. DATOS BASICOS Escriba aqu el lugar, fecha hora del evento, unidad, comunidad, personal o empresa involucradas en la situacin. II. SITUACION A Descripcin de la situacin Detalle todo lo relacionado con la ocurrencia de la situacin o evento en orden cronolgico. Describa todas las circunstancias, hechos y el entorno, a fin de ayudar a aclarar o entender mejor la situacin. Complemente con grficos, dibujos, fotografas y otras ayudas grficas adecuadas. Consecuencias Seale las consecuencias derivadas de la situacin. Considere los siguientes sub-ttulos (segn el caso): III. Operacionales Ambientales Materiales Econmicas De oportunidad Comunitarias Recursos Humanos
B.
ANALISIS DE LA SITUACION Desarrolle un anlisis de la situacin planteada. Considere todas las posibles causas y los hechos asociados para determinar las ms probables. Puede utilizar herramientas de anlisis tales como: Anlisis Causa-Efecto o Diagrama de Pareto.
IV.
CONCLUSIONES Plasme aqu el resultado lgico del desarrollo del anlisis, indicando las causas que originaron la situacin planteada y posibles consecuencias.
V.
RECOMENDACIONES Indique lo ms precisamente posible las acciones tomadas, en proceso o que se considere deban tomarse, para controlar las consecuencias de la situacin y prevenir su repeticin.
VI.
ANEXOS Si fuese necesario dar informacin adicional o complementaria distinta a la presentada en el cuerpo del informe, inclyala al final como anexo.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-OP-07-98 Operacionales
FECHA:
23-01-98
EVALUACIN DE EVENTOS ESPECIALES
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes de evaluacin de organizacin y resultados de eventos especiales realizados en el Complejo El Tablazo. Eventualmente puede utilizarse para evaluar la asistencia de eventos tcnicos. Los informes que abarca son los siguientes: Evaluacin Evaluacin Evaluacin Evaluacin de de de de Eventos Tcnicos Intercambios Deportivos Asistencia a eventos Tcnicos Otros Eventos

I II Memorando de Remisin (opcional) Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de presentacin Objetivo Resumen Lista de contenido Descripcin del evento Anlisis del evento
III IV V VI
A. Aspectos Tcnicos B. Aspectos Organizativos Evaluacin del Evento Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse utilice el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es muy importante su cuidadosa elaboracin segn el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
No
se har referencia recomendaciones.
conclusiones,
resultados
Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. - LISTA DE CONTENIDO Es opcional, use en caso de informes extensos. Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan.
I.
DESCRIPCION DEL EVENTO Presente una caracterizacin del evento sealando el nombre, lugar, duracin, la justificacin del mismo, los objetivos y los patrocinadores.
II.
ANALISIS DEL EVENTO A Aspectos Tcnicos En el caso de los eventos tcnicos debern sealarse las actividades, trabajos, ponencias, mesas redondas, plenarias y reas involucradas. En el caso de eventos deportivos debern sealarse las competencias realizadas, nmero de participantes y reas involucradas, resmenes de medallas y tablas por especialidades y cualquier otro aspecto resaltante. B Aspectos Organizativos Para los Intercambios Tcnicos, Deportivos u otro tipo de eventos, deber sealarse en esta parte todo lo referente a los integrantes del Comit Organizador, comisiones, grupos de trabajo y cronograma de actividades. Tambin deber presentarse una relacin detallada de la organizacin del evento en lo relativo a logstica, nmero de participantes en las comisiones y costos del evento, tales como: transporte, alimentacin y cualquier otro servicio utilizado.
III.
EVALUACION DEL EVENTO En esta parte deber presentarse la informacin relativa al cumplimiento de los objetivos planteados en el evento. Se debern evaluar los costos, la asistencia, el cumplimiento de las actividades (ponencias, trabajos, competencias, etc.), cumplimiento del cronograma, etc.
IV.
CONCLUSIONES Presente la opinin, basada en la evaluacin, sobre la justificacin del evento. Igualmente destacar las razones que contribuyeron al logro o no de los objetivos.
V.
RECOMENDACIONES Se deben detallar las sugerencias o proposiciones que se deriven de la realizacin del evento, aspectos a mejorar en futuras ocasiones y otras ideas derivadas de la evaluacin.
VI.
ANEXOS Incluya material complementario que pudiera servir de ampliacin o respaldo al cuerpo del informe, tales como: programas, lista de asistentes, reseas de prensa y otros.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-OP-06-98 Operacionales FECHA: 23-01-98
EVALUACIN DE CONTRATISTA O FABRICANTE
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a la evaluacin de empresas contratistas o fabricantes de bienes o servicios y comprende los siguientes informes: - Evaluacin de empresas fabricantes de partes o equipos - Evaluacin de empresas contratistas - Comparacin de varias empresas fabricantes o contratistas

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II III IV V Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de contenido Datos Bsicos Antecedentes Metodologa de Evaluacin Resultados Obtenidos Conclusiones
VI VII
Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin segn el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
conclusiones, (30 palabras
resultados aprox.)
o las
- Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. LISTA DE CONTENIDO Debe presentar todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin). I. DATOS BASICOS Presente el nombre y direccin de la empresa, la persona contacto de la misma, el sector industrial al cual pertenece, los productos que elabora y las capacidades de produccin de cada rengln; fuerza laboral; tipos de procesos de fabricacin. Indique si la empresa ha sido evaluada por INTEVEP y los resultados. Seale si la empresa ha tenido actividades en el Complejo o en la Industria Petrolera y Petroqumica. En caso de que se trate de una empresa de servicios, indicar las facilidades y/o limitaciones con las que cuenta para llevar a cabo los servicios solicitados. II. ANTECEDENTES Presente las razones por las cuales se requiere de los servicios de este tipo de empresa. III. METODOLOGIA DE EVALUACION Describa la metodologa usada para evaluar los procesos de fabricacin de la empresa, tales como: Metodologa INTEVEP, COVENIN, ISO-9000. IV. RESULTADOS Presente todos los resultados de las evaluaciones realizadas, los valores de la capacidad real de produccin y las disponibilidades de la empresa para un perodo determinado. En caso de evaluar varias empresas del
mismo tipo, presente una matriz comparativa que permita visualizar los distintos resultados de cada una facilitando as su comparacin y evaluacin en conjunto. Separe en los ttulos que sean necesarios. Use ayudas grficas tales como: fotos, tablas, grficos, etc., para facilitar la presentacin de los resultados. VI. CONCLUSIONES Presente sus opiniones sobre los resultados de la evaluacin; especficamente seale si la empresa est en condiciones de producir correctamente el equipo o servicio deseado. En caso de comparar varias empresas, analice las ventajas y desventajas de cada una de ellas. En esta clase de informe las conclusiones pueden ser: Evaluativas o Interpretativas. VI. RECOMENDACIONES Sugiera las acciones a tomar como producto de la evaluacin. Seale en qu casos se puede usar la empresa; los aspectos a mejorar para ser utilizacin en la fabricacin de otros equipos o partes o para la prestacin del servicio particular; cules cambios deben hacerse en la empresa para lograr una evaluacin favorable, la necesidad de hacer otra evaluacin y en qu momento. VII. ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario (grfico o no), que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

REVISION: CDIGO: FAMILIA: CLASE: 00 IPCE-OP-05-98 Operacionales FECHA: 23-01-98
INSPECCIN DE MATERIALES Y EQUIPOS EN FBRICA
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a la inspeccin de materiales y equipos en el lugar donde se producen o fabrican y comprende los siguientes informes: Inspeccin Inspeccin Inspeccin Inspeccin Inspeccin Inspeccin Inspeccin de de de de de de de Equipos Mecnicos Equipos Elctricos Equipos Electromecnicos Equipos de Instrumentacin y Control Tubulares Vlvulas y Accesorios otros materiales y equipos

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Datos Bsicos
II III IV V. VI VII VIII
Antecedentes Plan de Aseguramiento de Calidad Situacin Actual Resultados y Anlisis Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin segn el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
resultados aprox.)
o las
- Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. LISTA DE CONTENIDO Debe presentar todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin). I. DATOS BASICOS Seale la caracterizacin o especificaciones del equipo o material, identificacin del fabricante o proceso de manufactura. Indique tambin el por qu se requiere el equipo o material. II. ANTECEDENTES Brevemente presente la cronologa desde el inicio de la fabricacin hasta el momento de la inspeccin, reseando el diseo y responsabilidades de inspeccin. III. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Describa el programa de actividades, procedimientos de control y requerimientos de ensayos necesarios para el aseguramiento de la calidad del producto en cada fase del proceso de fabricacin. IV. SITUACION ACTUAL Seale la fase del proceso de fabricacin en que se encuentra el equipo o el avance en la produccin del material. Complemente con las ayudas grficas adecuadas: grfico de barras, fotografas, etc.
V.
RESULTADOS Y ANALISIS Seale especficamente el cumplimento o progreso del proceso y aclare cualquier desviacin en trminos: - Tiempo - Costos - Calidad (desempeo) - Otras variables Especifique y documente cualquier cambio o modificacin de diseo o tcnicas de construccin o de manufactura. De haberse discutido situaciones particulares indique las soluciones o acuerdos alcanzados con el fabricante.
VI.
CONCLUSIONES De acuerdo a la evaluacin realizada, mencione si el equipo, material o parte inspeccionada cumple con las especificaciones respectivas (tiempo, costo, calidad) y si se acepta o rechaza. Las conclusiones en esta clase de informe pueden ser: - Interpretativas - Evaluativas - Diagnsticas - Proyectivas
VII.
RECOMENDACIONES Presente soluciones, inmediatas o a futuro, con respecto al proceso realizado y las acciones a tomar para garantizar su cumplimiento
VIII. ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario (grfico o no), que no sea parte del cuerpo del informe, para que pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-AM-03-98 Anlisis para Mejoras o Cambios FECHA: 23-01-98
INSPECCIN DE SEGURIDAD E HIGIENE
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a la inspeccin de seguridad. Comprende los siguientes tipos de informes: Inspecciones de Seguridad Inspecciones Girasol Auditoras de Higiene Anlisis de Riesgos Operacionales o Riesgos Mayores

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II III IV Memorando de Remisin Cubierta Portada Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Antecedentes Mtodos de Inspeccin Resultados de la Inspeccin Anlisis de los Resultados
V VI VII
Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional; en caso de requerirse use el formato Especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante ser cuidadosa en la elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
OE-2 de las
conclusiones,
resultados
Responda brevemente (30 palabras) las siguientes preguntas: - De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?
Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. - LISTA DE CONTENIDO
Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en el cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (hoja de presentacin). I. ANTECEDENTES Presente una breve resea del historial del equipo, instalacin o proceso inspeccionado, sealando inspecciones o reparaciones previas y cualquier otra informacin de hechos anteriores que permitan al lector una mejor comprensin de cuerpo de informe. II. METODOS DE INSPECCION Describa el o los mtodos de inspeccin utilizados, sealando para cada uno la siguiente informacin: III. Mtodo Equipos de inspeccin utilizados Parmetros o estndares Otros
RESULTADOS DE LA INSPECCION Para cada uno de los equipos o procesos inspeccionados, presente los resultados numricos o no obtenidos con la aplicacin del o los mtodos de inspeccin. Use ayudas grficas tales como tablas, grficos, diagramas, fotografas, etc. para complementar esta parte.
IV.
ANALISIS DE LOS RESULTADOS Para cada uno de los equipos o procesos inspeccionados, presente el anlisis, interpretacin, o explicacin de los resultados obtenidos, incluyendo comparaciones con estudios similares, patrones o estndares. Esta informacin es la base para la formulacin de las conclusiones y recomendaciones que se incluirn ms adelante. Complemente con las ayudas grficas necesarias.
V.
CONCLUSIONES Incluya las inferencias, opiniones o apreciaciones lgicamente desprendidas de los resultados y de su interpretacin. En esta clase de informe las conclusiones pueden ser: - Interpretativas - Diagnsticas - Proyectivas
VI.
RECOMENDACIONES Indique lo ms precisamente posible las acciones que se sugiere para corregir o mejorar la situacin inspeccionada.
VII. ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario (grfico o no), que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-PO-01-98 Pre-Operacionales FECHA: 15-01-98
PLAN DE GESTIN
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a planes de gestin anuales, trimestrales o mensuales, as como los planes a mediano plazo. Comprende los siguientes tipos de informes: - Plan a Mediano Plazo - Plan Maestro

Los informes de esta clase podrn tener las siguientes partes, segn corresponda: I II III IV Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Lista de Contenido -Objetivo -Resumen Compendio Ejecutivo Anlisis Ambiental Lineamientos Corporativos y Funcionales Orientaciones Estratgicas de PEQUIVEN
V.
VI
Plan Estratgico del Complejo A Plan de Inversiones B Plan Operacional C Plan de Gastos D Plan de Recursos Humanos E Plan Tecnolgico F Planes Complementarios G Aspectos Claves H Cuantificacin de los Requerimientos. Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones para Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
resultados aprox.)
o las
Debe responder brevemente siguientes preguntas: Resumen
De qu se trata el informe? Para qu se hace el informe? Por qu se hace el informe?
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y
recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin). I. COMPENDIO EJECUTIVO Resume todo lo que engloba el informe, describiendo brevemente cada una de las secciones contenidas en el informe, en el mismo orden que aparecen y sealando los ttulos. Tiene por finalidad dar una visin resumida pero clara de los aspectos considerados en el plan a mediano plazo, as como los resultados esperados del mismo. No debe ser mayor de cinco pginas y debe incluir grficos o tablas que condensen informacin. II. ANALISIS AMBIENTAL Contiene el diagnstico del entorno del petroqumico a nivel internacional y nacional. negocio
A.-Nivel Internacional puede considerar los siguientes aspectos: -Visin Geopoltica y Econmica -Situacin Petroqumica Mundial -Tendencias en Demanda y Calidad B.-Nivel Nacional: -Situacin Econmica -Escenarios, potencial -Mercado Interno de Productos -Produccin Nacional
-El Complejo El Tablazo en el marco de PEQUIVEN
III.
LINEAMIENTOS CORPORATIVOS Y FUNCIONALES Seale esquemticamente los distintos agrupndolos en los siguientes ttulos: A. Posicionamiento estratgico corporativo Presentar las estrategias de PDV para el mediano plazo de acuerdo a las guas corporativas de planificacin que emite anualmente PDV. Sumarizar, adicionalmente, los objetivos generales dentro de los cuales se enmarcar la gestin del Complejo El Tablazo. B. Lineamientos especficos del Complejo El Tablazo De acuerdo con las guas corporativas de PDV, mencionar los lineamientos especficos del Complejo El Tablazo. C. Lineamientos Financieros Paridad Cambiaria Premisas de Inflacin Tasa de Rentabilidad Depreciacin Tasa Nominal ISLR Lineamientos financieros generales lineamientos,
IV.
ORIENTACION ESTRATEGICA DE PEQUIVEN Presentar los objetivos del Complejo El Tablazo para el perodo contemplado en el Plan, especificando las estrategias para el logro de dichos objetivos.
V.
PLAN ESTRATEGICO DEL COMPLEJO EL TABLAZO Presentar el Plan Estratgico del Complejo El Tablazo para el perodo, acorde con las estrategias definidas. Use los siguientes ttulos: A Plan de Inversiones Presentar la estructura de la cartera global de inversiones del Complejo para el perodo del plan de
acuerdo a las estrategias establecidas.
Para cada estrategia, clasificar los proyectos: En progreso Nuevos En etapa de planificacin
Incluir una descripcin breve de cada uno de los proyectos mejores considerados en el plan. Indicar tambin la rentabilidad de cada proyecto y la rentabilidad global de la cartera de proyectos. B Plan Operacional 1. Bases Indicar las bases consideradas para la elaboracin del plan para los prximos XX aos: - Escenarios de precios - Limitaciones operacionales - Proyeccin de la demanda del mercado interno por producto. - Compromisos de exportacin 2. Paradas Programadas Presentar en un cuadro la planificacin de paradas de planta por mantenimiento o por proyectos de mejoras de las unidades de produccin. 3. Volumen de Produccin Presentar las tablas de produccin a manejar para cada producto en el perido del plan. C Plan de Gastos Presentar las variaciones de gastos operacionales por efecto de la ejecucin del plan de inversiones y del plan operacional del perodo. Indicar las bases generales consideradas para elaborar el plan de gastos as como las explicaciones sobre variaciones significativas.
Plan de Recursos Humanos Presentar las variaciones previstas en relacin a fuerza-hombre efectiva del Complejo, durante los prximos X aos. Sealar las bases generales consideradas para elaborar la proyeccin de personal, as como las explicaciones sobre variaciones significativas.
Plan de Tecnologa Presentar el Plan de Tecnologa que se ha planteado en el Complejo para desarrollar el plan a mediano plazo. Indicar las acciones concretar definidas a lo largo del perodo para alcanzar las metas fijadas por el Complejo en materia de evolucin tecnolgica.
Planes Complementarios Presentar en forma resumida los planes complementarios del Complejo para el mediano plazo en las reas de Materiales, Suministro, Aseguramiento de la Calidad, Proteccin Integral, Ingeniera, Ambiente y otros.
Aspectos Claves Resaltar los aspectos claves que requiera especial atencin por el Complejo durante el perodo, para asegurar el logro de las metas sealadas en el plan.
Cuantificacin de los Requerimientos Presentar los requerimientos tcnicos, operacionales, fsicos, ambientales, y otros, necesarios para el cumplimiento de los objetivos del plan.
VI.
ANEXOS Incluir informacin (grfica o de texto) que no sea indispensable en el cuerpo del informe pero que pueda ampliar algn detalle, clculo, etc. Igualmente pueden incluirse copia de todos los formatos corporativos de PDV que se preparan como parte del ejercicio de planificacin a mediano plazo.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-OE-02-98 Otros Escritos FECHA: 23-01-98
MEMORANDOS, CORREO ELECTRONICO. ALCANCE
CIRCULARES
CARTAS
Este instructivo cubre los requerimientos bsicos para la elaboracin de las distintas versiones de memorandos y circulares. Tambin se presentan los correspondientes a las cartas. Las comunicaciones que abarca son las siguientes: Nota Interna MI (Memorando Interno) MI-CONFIDENCIAL (Memorando interno confidencial) Circular Cartas Correo Electrnico
DESCRIPCION
I. NOTA INTERNA Uselo para presentar o solicitar informacin breve sobre un asunto muy especfico. Se debe usar internamente dentro de una misma gerencia o rea. No requiere codificacin. El modelo de Nota interna se muestra en el formato OE-2 inserto en ms adelante.
II.
MI (MEMORANDO INTERNO) Uselo para presentar o solicitar informacin breve sobre un asunto importante y especfico. Debe usarse cuando sea de gerencia a gerencia. Requiere ser codificada, para ello utilice el Sistema de Codificacin de Correspondencia a la cual se accesa a travs del profs numeral. El modelo de MI se muestra en el formato OE-2 inserto en la pgina siguiente.
III.
MI-CONFIDENCIAL (Memorando Interno Confidencial) Uselo para presentar o solicitar informacin breve sobre un asunto importante, especfico y confidencial. Se entender aqu por confidencial aquella informacin que requiere cierto nivel de proteccin, ya que su exposicin a personal no autorizado puede traducirse en algn dao a las operaciones y a la seguridad de la organizacin. Debe usarse cuando sea de gerencia a gerencia. Requiere ser codificada; para ello utilice el Sistema de Codificacin de Correspondencia al cual se accesa a travs del profs-numeral. El formato gua OE-2 que se presenta en la pgina siguiente.
IV.
CIRCULAR Usela para presentar informacin breve sobre un asunto especfico dirigida a un grupo de personas (un rea, una gerencia, gerentes o a todo el personal). Requiere ser codificada; para ello utilice el Sistema de Codificacin de Correspondencia al cual se accesa a traves del profs-numeral El formato OE-2 que se presenta en la pgina siguiente.
FORMATO OE-02-01 MODELO GENERAL DE MEMORANDO
PEQUIVEN
Lugar y Fecha NOTA INTERNA MI-XX-CZ MI-CONFIDENCIAL CC-XX-CZ Nmero Correlativo PARA: DE: ASUNTO: (Nombre y Cargo) (Nombre y Cargo) (Frase breve que de una idea del contenido o tema)
Use el ttulo correspondiente
TEXTO
Nombre y Firma del Emisor Iniciales en maysculas/iniciales en minsculas del redactor / del transcriptor cc: (con copia) usar en caso de enviar copia a otras personas, indicando nombres y cargos.
V.
CARTA Usela para comunicarse con otra empresa u organizacin distinta de PEQUIVEN El Tablazo, para presentar o solicitar informacin breve sobre un asunto importante y especfico. Debe ser firmada por niveles gerenciales. Requiere ser elaborado en papel membrete con el logo Pequiven y ser CODIFICADO; para ello utilice el Sistema de Codificacin de Correspondencia al cual se accesa a travs del profs-numeral-miscelneos.
El formato gua es el OE-3 que se presenta a continuacin: VI. CORREO ELECTRNICO (C.C.MAIL) El Correo Electrnico no es un tipo de escrito; es un medio o canal a travs del cual puede transmitirse cualquiera de los escritos del SINADI. Sin embargo, el mayor uso del Correo Electrnico es para el envo de escritos tales como memorandos (en cualquiera de sus versiones) y reportes. En esos casos debe crearse en el computador el formato adecuado (por ejemplo OE-02-01) y segn el resto de las indicaciones.
FORMATO OE-02-02 MODELO GENERAL DE CARTA
PETROQUIMICA DE VENEZUELA, S.A. UNIDAD DE NEGOCIO OLEFINAS Y PLANTICOS COMPLEJO EL TABLAZO . LOS PUERTOS DE ALTAGRACIA ESTADO ZULIA - VENEZUELA
P E Q U IV E N
Lugar y Fecha (CODIGO)
Seor(a) XXXX Cargo Unidad o Gerencia
Ciudad
TEXTO
Atentamente, (Nombre, Firma y Cargo del Emisor)
cc: Iniciales de la Gerencias a las que se les enviaron copia de la Carta

APARTADO DE CORREO N 159 . TELEX: 62370 PQTAB-VC - FAX: (061) 908161
SINADI

PERIDICO DE GESTIN
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes peridicos de rendicin de cuentas de la gestin realizada, y comprende los siguientes informes: - Resumen Anual de Operaciones - Resumen Trimestral de Operaciones - Resumen Mensual de la Gerencia X

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Alcance del Informe Resultados Obtenidos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo con el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
resultados aprox.)
o las

- Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, aspectos relevantes, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.
LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin).
I.
ALCANCE DEL INFORME Sealar el perodo o lapso sobre el cual se informa. En el caso que el informe sea solo parcial, indicar el aspecto considerado (p. ej. Ejecucin Presupuestaria, Aspectos Relevantes, Jusitifcacin de variaciones, etc.).
II.
RESULTADOS OBTENIDOS Los aspectos a incluir dependen de la Gerencia que emite el informe. En cada caso se debe presentar informacin de avance en relacin a los objetivos y metas de gestin sealados en el Plan Anual de la Gerencia. Complete la informacin usando grficos o tablas, y analice los aspectos relevantes de cada una de ellas. Determine los Indices de Gestin y comprelos con los establecidos (en caso de que se disponga de ellos). Analice las desviaciones y haga la justificacin correspondiente. A continuacin se indican los principales aspectos que pueden ser incluidos segn la Gerencia que emite el informe. A. Complejo El Tablazo 1 2 3 4 5 6 7 Aspectos Relevantes Aspectos Operacionales Aspectos de Calidad Aspectos de Recursos Humanos Aspectos Relacionados con la Comunidad Aspectos de Informtica Otros Aspectos
B. Gerencia Tcnica 1 Aspectos Relevantes 2 Estado de presupuesto de inversiones por proyecto 3 Actividades por rea (IP, Laboratorio, Telecomunicaciones) 4 Estudios de Ingeniera 5 Aspectos Resaltantes 6 Aspectos Financieros
7 Aspectos de Recursos Humanos 8 Aspectos de Seguridad C. Gerencia de Mantenimiento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aspectos Relevantes Indicadores Principales Aspectos de Seguridad Aspectos de Recursos Humanos Aspectos Financieros Mantenimiento de Equipos Mantenimiento Preventivo Apoyo a otras reas Anexos Indicadores generales Ahorros Otros
D. Gerencia de Materiales 1 2 3 4 Aspectos Relevantes Compras y nacionalizacin de materiales Convenios de materiales Procura para programas de inversiones y paradas de plantas. 5 Movimientos de materiales 6 Programa de desincorporaciones 7 Mejoras y equipamiento de almacenes 8 Inventarios 9 Ventas 10 Procesos de Pago E Gerencia de Plantas 1 Aspectos Relevantes 2 Produccin y Rendimientos, PNR 3 Indices Operacionales de Procesamiento 4 Factor de Servicio y de las Unidades 5 Consumo de Materiales y Prdidas 6 Aspectos de Calidad 7 Consumo de Energa 8 Indices Financieros 9 Recursos Humanos 10 Aspectos de Seguridad
Gerencia de Proyectos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aspectos Relevantes Avance fsico de Proyectos Avance Financiero Proyectos Desfasados Proyectos Cancelados Proyectos Concluidos Proyectos en Progreso Situacin de Contrataciones Situacin de Procura de Materiales
Gerencia de Suministros 1 Aspectos Relevantes 2 Procesos de pago 3 Utilizacin de servicios y suministros
Gerencia de Proteccin Integral 1 2 3 4 5 6 7 Aspectos Relevantes Indices de seguridad Areas de Atencin Explicacin de desviaciones Ejecucin financiera Estadstica de accidentes Logros
I.
Gerencia de Recursos Humanos 1 2 3 4 5 6 Aspectos Relevantes Estadsticas de Gestin Programas de RRHH Avance de Programas Resultados/Logros Situaciones Organizacionales (reas de atencin)
J.
Gerencia de Finanzas Los aspectos sern indicados por la Gerencia
K. Gerencia Legal Los aspectos sern indicados por la Gerencia L. Gerencia de Servicios Industriales
Los aspectos sern indicados por la Gerencia M. Gerencia de Mejoramiento de la Gestin Los aspectos sern indicados por la Gerencia N. Gerencia de Asuntos Pblicos Los aspectos sern indicados por la Gerencia O. Gerencia Mdica Los aspectos sern indicados por la Gerencia
SINADI

REVISION: CDIGO: FAMILIA: CLASE: 00 IPCE-OP-02-98 Operacionales FECHA: 23-01-98
CIERRE DE PARADA DE PLANTA O EQUIPOS
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a paradas programadas de plantas o equipos a su culminacin

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II III IV V Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Antecedentes Resultados Obtenidos Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las Especificaciones de Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
resultados aprox.)
o las

- Resumen
Presente en forma breve (aprox.) 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.
LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin). I. ANTECEDENTES Seale los objetivos claves de la parada y los trabajos relevantes, tomados del Plan de Ejecucin de la Parada. Indique tambin las estrategias claves y premisas para la planificacin de dicha parada. II. RESULTADOS OBTENIDOS Presente la informacin separada por cada planta o equipo en particular. Use un ttulo especfico para cada uno y seprelo en los siguientes subttulos:
A. Planta XXX 1. Condicin inicial de planta o equipo 2. Trabajos y ensayos efectuadas 3. Condicin final de la planta o equipo, analice la situacin integral de cada planta o equipo. 4. Anlisis de Desviaciones, presente con la ayuda de tablas y grficos la siguiente informacin: - Desviacin en cuanto al tiempo (avance fsico) - Variaciones de presupuesto (justificacin) - Problemas de procura - Problemas en los procesos de licitaciones, contrataciones o ejecuciones de contratos. - Otras desviaciones (Proteccin Integral, Horas-Persona, Seguridad, etc.). B. Planta YYY 1. ... 2. ...
III.
CONCLUSIONES Para cada planta o equipo analizados plantee su opinin, apreciacin o inferencias sobre los resultados de la parada, y el grado de xito logrado. En esta clase de informe las conclusiones pueden ser: Interpretativas Evaluativas Diagnsticas Proyectivas
IV.
RECOMENDACIONES Para cada planta o equipo indique lo ms precisamente posible las acciones que se sugieren sobre la base de las conclusiones anteriores, con el fin de mejorar la situacin presente o para orientar la ejecucin de futuras paradas de plantas o equipos.
V.
ANEXOS De ser necesario utilice este ttulo para agrupar material complementario (grfico o no) que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-OE-03-98 Otros Escritos FECHA: 23-01-98
MINUTAS
ALCANCE
Este instructivo cubre elaboracin de minutas. los requerimientos bsicos para la
Las minutas que abarca son las siguientes: - Minuta de reunin interna - Minuta de reunin con terceros
DESCRIPCION
Suministre en la minuta, la siguiente informacin: A. CARACTERISTICAS GENERALES DE LA REUNION - Escriba el nmero, fecha de realizacin, lugar y objetivo de la reunin. - El nombre y la unidad, departamento, seccin o gerencia a la cual pertenece quien elabora la minuta, as como tambin el nombre y la organizacin de cada asistente a la reunin. La firma de los asistentes ser obligatoria cuando sea de una reunin con terceros o una reunin interna formal.
- Los nombres de las personas y gerencias a quienes se les enviar (distribuir)copia de la minuta, segn lo acordado en la reunin. B. ASPECTOS TRATADOS Identifique los asuntos clasifquelos en tres grupos: 1 Informacin General Ubique en este grupo toda informacin suministrada o solicitada, durante la reunin, pero que no requiri decisin. 2 Seguimiento de Decisiones Anteriores Ubique en este grupo de descripcin de las actividades realizadas y sus logros, de acuerdo a las decisiones de reuniones anteriores. 3 Aspectos Acordados Describa aqu los nuevos aspectos tratados que requirieron toma de decisiones indicando la persona o unidad responsable de ejecutarlos y la fecha esperada de su realizacin. A continuacin se presenta el formato gua OE-03--01. tratados correlativamente y
FORMATO OE-03-01 MODELO GENERAL DE MINUTA
MINUTA REUNION N FECHA:

OBJETIVO :
LUGAR:
HORA:
PREPARADA POR: ASISTENTES
ORGANIZACION:
ASPECTOS TRATADOS Y ACORDADOS
RESPONSABLE
DISTRIBUCION
ANEXOS
FORMATO OE-03-01
(Continuacin)
ASPECTOS TRATADOS Y ACORDADOS
Pg. ___ de ___ RESPONSABLE
SINADI

AVANCE DE PROYECTOS
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes al avance o terminacin de proyectos cuyo monto y complejidad amerite de un informe detallado. - Avance de Proyectos - Terminacin de Proyectos

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II III IV V VI Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Estado Actual del Proyecto Anlisis de Cumplimiento Correccin de Desviaciones Conclusiones Recomendaciones Anexos

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-3 de las Especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es muy importante su cuidadosa elaboracin segn el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
resultados aprox.)
o las

- Resumen
Presente en forma breve (aprox.) 120 palabras la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella.
LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin). I. ESTADO ACTUAL Presente una descripcin de la situacin consolidada del proyecto. Complemente con el formato EG-1 de las Especificaciones Generales OP-0301 incluido ms adelante. Deben cubrirse estos aspectos: II. Avance Fsico Avance Financiero Estado de la Procura Estado de las Licitaciones o Contrataciones Otros aspectos: RRHH, Proteccin Integral, Seguridad, Logstica, etc.
ANALISIS DE CUMPLIMIENTO Evale las desviaciones o situaciones particulares que se presentan en el proyecto y complemente con los formatos necesarios (OP-03-01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08 incluidos ms adelante). Estas desviaciones pueden ser (use un ttulo para cada tipo de desviacin): Desviacin en cuanto a avance fsico Variaciones de presupuesto Problemas en la procura Problemas en los procesos de licitacin, contrataciones o ejecuciones de contratos - Otras desviaciones
III.
CORRECCION DE DESVIACIONES Presente detalladamente las opciones para mejorar o solventar las desviaciones ocurridas y la forma de como estas acciones sern instrumentadas o llevadas a la prctica. Use un ttulo para cada tipo de correccin.
IV.
CONCLUSIONES Presente las causas de las desviaciones habidas. Seale si en el proyecto se cumplirn las metas de tiempo, costo, calidad, desempeo y seguridad. Indique tambin cules seran las consecuencias que se derivan de la situacin actual de avance y las tendencias que se han observado. En esta clase de informe, las conclusiones pueden ser: Evaluativas Interpretativas Diagnsticas Proyectivas
V.
RECOMENDACIONES Seale acciones especficas que se sugieren ejecutar para solucionar o disminuir el impacto de las situaciones o problemas planteados. Al cierre del proyecto seale los aspectos relevantes que conviene tener presentes en proyectos futuros.
VI.
ANEXOS Utilice este ttulo para agrupar material complementario (grfico o no) que no sea parte del cuerpo del informe, pero que puede ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
FORMATO OP-03-01. ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO
FORMATO OP-03-02. AVANCE FISICO
FORMATO OP-03-03. ESTADO DE LA INGENIERIA DEL PROYECTO
FORMATO OP-03-04. CURVA "S" DE... (INDIQUE LA VARIABLE)
FORMATO OP-03-05. ESTADO DE LA PROCURA
FORMATO OP-03-06. ESTADO DE LA CONTRATACION
FORMATO OP-03-07. ESTADO DE LA CONSTRUCCION
FORMATO OP-03-08. PLAN DE DESEMBOLSO (MMBs)
SINADI

REVISION: CDIGO: FAMILIA: CLASE: 00 IPCE-PO-03-98 Pre-Operacionales FECHA: 19-01-98
GUAS OPERACIONALES
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a Guas Operacionales y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes: - Presupuesto Volumtrico - Instructivo para Paradas de Plantas o Equipos - Lineamientos para Formulacin de Presupuesto

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: I II Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen Lista de Contenido Alcance Premisas (Metodologa)
III IV V
Forma de Implementacin Resultados Esperados Anexos (Opcional)

- MEMORANDO DE REMISIN Ver formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es muy importante su cuidadosa elaboracin de acuerdo al formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
(30
palabras
aprox.)
las

- Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar
despus del Objetivo y Resumen (Hoja de Presentacin). I. ALCANCE Seale la cobertura que tiene la Gua en trminos de lapsos, reas, personas o departamentos a quienes concierne o tienen que ver con ella. II. PREMISAS Presente la base de clculo o premisas que se plantean para el aspecto particular del informe (p. ej. lineamientos corporativos, premisas macroeconmicas, premisas de trabajo, supuestos, etc.). III. FORMA DE IMPLEMENTACION Segn sea el caso se estructurar esta seccin para la circunstancia particular. Los siguientes ttulos se presentan frecuentemente: IV. Descripcin del proceso o trabajo Organizacin del trabajo Cronograma de aplicacin Distribucin de responsabilidades Recursos requeridos Forma de clculo Planes especficos
RESULTADOS ESPERADOS Establezca las salidas ms importantes que se desean obtener con la aplicacin de esta gua. Precise tambin las acciones que se sucederan a la aplicacin de la gua, por ejemplo; si se revisarn los resultados de su aplicacin en el lapso previsto, si se modificar sobre la marcha o cualquier aspecto relevante a su implementacin.
V.
ANEXOS Algunos informes de esta clase pueden requerir anexos. Si este es el caso utilice este ttulo para agrupar material complementario (grfico o no) que no sea parte del cuerpo del informe, pero que pueda ser til como referencia, respaldo o ampliacin de la informacin principal.
SINADI

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-PO-02-98 Pre-Operacionales FECHA: 19-01-98
PROYECTO DE PLANES Y PRESUPUESTO
ALCANCE
Este instructivo cubre la preparacin de informes referentes a la presentacin del proyecto de presupuesto y consiguientemente comprende los siguientes tipos de informes: Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto de de de de Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto del Complejo de Gerencia de Departamento de Proyecto Especial
En los tipos mencionados se puede incluir el Presupuesto de Operaciones y el Presupuesto de Inversiones conjuntamente, o manejarlos por separado.

Los informes de esta clase tendrn las siguientes partes: Memorando de Remisin Cubierta (opcional) Portada (opcional) Hoja de Presentacin Objetivo Resumen
I II III IV V VI VII VIII IX
Lista de Contenido Perodo o Alcance Bases de formulacin Aspectos resaltantes Presupuesto de Operaciones Presupuesto de Inversin Resultados esperados Conclusiones Recomendaciones (opcional) Anexos (opcional)

- MEMORANDO DE REMISIN Es opcional, en caso de requerirse use el formato OE-2 de las especificaciones sobre Otros Escritos. - CUBIERTA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-1 de las Especificaciones Generales. - PORTADA Es opcional, en caso de justificarse use el formato EG-2 de las Especificaciones Generales. - HOJA DE PRESENTACIN Es muy importante su cuidadosa elaboracin segn el formato EG-3 de las Especificaciones Generales.
Objetivo
conclusiones, (30
resultados aprox.)
o las
palabras
- Resumen
Presente en forma breve (aprox. 120 palabras) la informacin ms importante sobre el contenido, conclusiones y recomendaciones del informe. Este resumen debe permitir al lector comprender la situacin a la que se refiere el informe y tomar decisiones sobre ella. LISTA DE CONTENIDO Presente todos los ttulos de primer y segundo orden del informe con indicacin de la pgina en la cual comienzan. Se ubicar despus de la Hoja de Presentacin (Objetivo y Resumen). I. PERIODO O ALCANCE Seale el lapso que cubre el presupuesto que se presenta. Indique tambin si se trata de un presupuesto integral o parcial, detallado o sumario y si es primera aproximacin o se trata de una revisin de uno previo. II. BASES DE FORMULACION (Opcional) - Presente los lineamientos o guas financieras, operativos o estratgicos sobre los cuales se basa el presupuesto. En el caso de que utilice lineamientos distintos a los que en general dicta la Gerencia de Finanzas, seale los criterios adicionales o estimaciones tomadas en consideracin. III. ASPECTOS RESALTANTES Para complementar la justificacin del presupuesto presente aqu los objetivos de la gerencia, departamento o proyecto. Presente la informacin fundamental que sustenta la estimacin presupuestaria que se presenta. En tal sentido, indique las acciones mayores, proyectos, ampliaciones o disminuciones de fuerza-hombre, recursos especiales, etc., que en base a las metas que se han considerado, se requieren incluir dentro del presupuesto.
IV.
PRESUPUESTO DE OPERACIONES Presente el presupuesto de operaciones siguiendo las instrucciones emanadas de la Gerencia de Finanzas. Complemente con los cuadros o grficos adecuados.
V.
PRESUPUESTO DE INVERSIONES Presente el presupuesto de inversiones siguiendo las instrucciones emanadas de la Gerencia de Finanzas. Complemente con los cuadros o grficos adecuados.
VI.
RESULTADOS ESPERADOS En base al grado de certidumbre utilizado en la formulacin del presupuesto, seale su apreciacin en cuanto a posibles desviaciones que se pudieren presentar o por el contrario su grado de cumplimiento. Complemente con los cuadros o grficos adecuados.
VII.
CONCLUSIONES Seale su opinin sobre el grado de precisin del presupuesto. En esta clase de informes las conclusiones pueden ser: - Evaluativas o - Interpretativas
VIII. RECOMENDACIONES (Opcional) En caso de considerarlo necesario, sugiera acciones para corregir o garantizar el cumplimiento del presupuesto presentado. IX. ANEXOS (Opcional) Si requiere aadir algn soporte adicional para justificar sus estimaciones presupuestarias, incluirlo en este ttulo.
SINADI

REVISION: CDIGO: FAMILIA: CLASE: 00 IPCE-AP-03-98 Anlisis de Problemas FECHA: 15-01-98
INCIDENTES
ALCANCE
Este instructivo presenta los requerimientos bsicos para llenar el formato de Anlisis de Incidente.
DESCRIPCION INCIDENTE.
DEL
FORMATO
DE
ANALISIS
DE
El formato de anlisis de incidente deber llevar el logotipo de Pequiven arriba y a la izquierda; en el centro, el ttulo Anlisis de Incidente as como tambin el nombre de la gerencia la cual emite el informe. Al lado derecho llevar el nmero o cdigo del formato segn asignacin de cada unidad. Los otros elementos que se indicarn en el formato son: 1. Fecha y hora del incidente 2. Lugar y sitio especfico donde ocurri el incidente 3. Departamento o Gerencia donde ocurri (involucrada) 4. Llene el recuadro N 1 Descripcin del evento. Describa brevemente lo ocurrido resaltando los hechos ms importantes o trascendentales.
5. Llene el recuadro N 2 Causas inmediatas. Enumere las causas inmediatas, es decir, las que generaron directamente la ocurrencia del incidente. 6. Llene el recuadro N 3 Causas Bsicas, enumere las causas que sin ser directas, segn lo observado e investigado, favorecen o promueven la ocurrencia del incidente. 7. Llene el recuadro N 4 Causas de Fondo. Enumere, segn lo investigado o lo consultado, las causas de fondo, es decir, las condiciones presentes en el lugar o en los procesos que se consideran como propiciadoras del incidente. 8. Llene el recuadro N 5 Acciones tomadas. Enumere las acciones tomadas y por tomar ante el incidente y las personas y unidades responsables de ejecutarlas para subsanar, remediar o evitar la futura ocurrencia (o la repeticin del incidente).
9. El formato debe ser firmado por el Supervisor, Superintendente y el Gerente del rea donde ocurri el incidente.
PEQUIVEN
ANLISIS DE INCIDENTE
COMPLEJO EL TABLAZO
PIZ-XXX XX-XX
FECHA Y HORA:_______________________ LUGAR Y SITIO ESPECIFICO: __________________________________________________________________________________________________________________ DEPARTAMENTO Y GERENCIA: _______________________________________________________________________________________________________________ (1) DESCRIPCION DEL EVENTO (5) CAUSAS DE FONDO
(2) CAUSAS INMEDIATAS
(3) CAUSAS BASICAS (4) CAUSAS DE FONDO
FIRMAS:
_____________
SUPERVISOR
______________
SUPERINTENDENTE
_____________
GERENTE
Formulario No.
INFORME DE ANALISIS DE FALLA DE EQUIPOS

PEQUIVEN
(1)
IDENTIFICACION DEL EQUIPO:
Anlisis de Falla de Equipos

UBICACION:
FECHA PARADA:
CAUSA PROBABLE DE FALLA:
EFECTO SOBRE OTROS EQUIPOS U OPERACONES:
EQUIPO DE REPUESTO
INICIADO POR:
FECHA:
(2)
ESTA SECCION SERA COMPLETADA POR EL SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO

CAUSA DE LA FALLA:
ORDEN N
FECHA INICIO:
FECHA COMPLETACION
SUBCONTRATADO EN SITIO TALLER
HORAS TOTALES
ACCION TOMADA PARA CORREGIR LA FALLA:
FIRMA RECOMENDACIONES PARA PREVENIR FALLAS SIMILARES
FIRMA
FIRMA
FIRMA
SINADI

REVISIN: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-OE-01-98 Otros Escritos FECHA:15-1-98
REPORTES
ALCANCE
Este instructivo presenta los requerimientos bsicos para la elaboracin de un tipo de escrito menor, diferente del Informe, que se utiliza frecuentemente en El Complejo y que son muy importantes para el flujo de informacin operacional.
DESCRIPCION
Por reporte se entiende un escrito distinto del Informe, que es breve y que presenta cuenta de una actividad o trabajo, sin mucha elaboracin sobre los datos; donde prevalece el enfoque enumerativo o descriptivo y con ausencia de anlisis, interpretaciones, opiniones o recomendaciones. Con frecuencia se elaboran en formatos o planillas. Tambin pueden llamarse Relaciones. Si el escrito a preparar no se ajusta a esta descripcin posiblemente se trate entonces de un informe y debe consultarse la Especificacin correspondiente. ESTRUCTURA La estructura de los Reportes es muy variada, y con el propsito de mejorar su utilidad se presentan lineamientos generales sobre su estructura. Todo reporte deber estar estructurado en dos o tres partes que son: I. Encabezado II. Cuerpo
III. Anexos (Ver el formato anexo) I. EL ENCABEZADO El reporte deber llevar arriba y a la izquierda el Logotipo de Pequiven. En el centro, el ttulo y al lado derecho, llevar el nmero o cdigo del formato EG-1 de las Especificaciones Generales segn asignacin de cada unidad. Los elementos que debern encabezar al reporte son: II. Ttulo del Reporte y nmero o cdigo (cuando corresponda) Lugar y fecha. En algunos casos se indicar el horario, especialmente en los reportes de produccin. Nombre, cargo y unidad a quien va dirigido Nombre, cargo y unidad de quien elabor o emite el reporte El asunto, el cual es una frase breve que da una idea exacta del contenido del reporte.
EL CUERPO Contiene la informacin que se presentar. Puede ser en forma de texto, grficos o en tablas. Por definicin, el reporte generalmente lleva una o dos pginas. De ser necesario, se podrn presentar algunos comentarios precisos cuando se quiera explicar algn dato o informacin, contenido en una ayuda grfica.
III. ANEXOS De ser necesario algn material de soporte o ampliacin al cuerpo del reporte se incluir como anexo. No debe incluirse material superfluo.
FORMATO OE-01-01 MODELO GENERAL DE REPORTE

TITULO LUGAR Y FECHA: PARA: DE: ASUNTO: DESDE: COPIAS: CODIGO: HASTA:
TEXTO Y AYUDAS GRAFICAS

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SINADI

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

IPCE INSTRUCTIVO PARA COMUNICACIONES ESCRITAS

INSPECCIN DE EQUIPOS O INSTALACIONES

ESTRUCTURA DEL INFORME

Conclusiones Recomendaciones Anexos

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No se har referencia recomendaciones.

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

SELECCIN DE CONTRATISTAS, FABRICANTES O SUPLIDORES

ESTRUCTURA DEL INFORME

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No har referencia recomendaciones.

Debe responder brevemente siguientes preguntas:

- De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-AM-02-98

Anlisis para mejoras o cambios

EVALUACION O ESTUDIO TCNICO ECONMICO

ESTRUCTURA DEL INFORME

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No har referencia recomendaciones. Debe responder

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

FALLAS O PROBLEMAS OPERACIONALES

ESTRUCTURA DEL INFORME

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No har referencia recomendaciones.

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

ESTRUCTURA DEL INFORME

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No har referencia recomendaciones.

ACCIONES QUE SIGUIERON AL EVENTO

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

ESTRUCTURA DEL INFORME

Situacin A Descripcin B Consecuencias III Anlisis de la situacin IV Conclusiones V Recomendaciones VI Anexos

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No har referencia recomendaciones.

tomar decisiones sobre ella.

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

REVISION: 00 CDIGO: FAMILIA: CLASE: IPCE-OP-07-98 Operacionales

EVALUACIN DE EVENTOS ESPECIALES

ESTRUCTURA DEL INFORME

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

se har referencia recomendaciones.

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

EVALUACIN DE CONTRATISTA O FABRICANTE

ESTRUCTURA DEL INFORME

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No se har referencia recomendaciones.

conclusiones, (30 palabras

Debe responder brevemente siguientes preguntas:

- De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

INSPECCIN DE MATERIALES Y EQUIPOS EN FBRICA

ESTRUCTURA DEL INFORME

II III IV V. VI VII VIII

DESCRIPCION DE LAS PARTES DEL INFORME

No se har referencia recomendaciones.

conclusiones, (30 palabras

Debe responder brevemente siguientes preguntas:

- De qu se trata el informe? - Para qu se hace el informe? - Por qu se hace el informe?

SISTEMA DE NORMALIZACION Y ADMINISTRACION DE INFORMES

INSPECCIN DE SEGURIDAD E HIGIENE

Pg. _ de _ RESPONSABLE