Requisito para el adecuado acondicionamiento de los envos de documentos Acuerdo 060 de 2001:

ARTICULO DCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales. Ver el Concepto del Archivo General de la Nacin 500636 de 2005 ARTICULO DCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales va fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarn, teniendo en cuenta la informacin que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retencin documental, para la respectiva radicacin en la unidad de correspondencia, la cual se encargar de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administracin. Las entidades que utilizan para la impresin de los fax, papel qumico, debern reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad. ARTICULO DCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrnico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrnico, reglamentarn su utilizacin y asignarn responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrn el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Objetos frgiles Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frgiles, por eso sus envos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque. Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mnima de acondicionamiento de 50mm. Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. Colocar los bienes frgiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. El objeto deber estar almohadillado por todos lados. No considere que basta con poner etiquetas de Frgil y Trtelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Slo sirven como fuente de informacin.

Reglas generales Escoja el tamao del embalaje en funcin del contenido. Las cajas semivacas es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. Utilice cajas de cartn corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartn de doble capa, idneo para pesos grandes. Asegrese de que los lquidos sean embalados en contenedores antigoteo, acompaados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plstico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede daar otros objetos a su alrededor. Utilice tubos triangulares, y no cilndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. Proteja sus discos de datos (CD o DVD), cintas de audio y video, colocando material de almohadillado suave alrededor. Rellene la direccin con claridad, utilice letras maysculas cuando escriba a mano, para facilitar su lectura al personal de correos. Si reutiliza una caja, quite toda etiqueta y cinta adhesiva. Asegrese que la caja est en buen estado. No selle en demasa su embalaje. Recuerde que todos los envos pueden ser abiertos por las autoridades aduaneras para su inspeccin. No utilice cinta de celofn o cuerda para sellar su envo.

2) Evala los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectan en la empresa: * REGISTRO DE RECIBO Y DESPACHO: En la empresa donde trabajo las comunicaciones se reciben, se verifica su procedencia, se radica y se procede a entregar a la persona a la cual va remitida. Se deja constancia de entrega en el libro de control de entrega de correspondencia. El anterior procedimiento se lleva a cabo da a da en la entidad y su uso ha sido de gran contribucin para el manejo de documentacin y utilizacin de informacin futura. Para el despacho de la correspondencia se deja copia de la comunicacin remitida y / o soporte gua de envo si es correo certificado NOMBRE: GLORIA ACOSTA ACOSTA ACTIVIDAD: RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA FECHA: MARZO 28 DE 2011