Sistema de automatizacin de oficina

Tambin llamado OAS (Office Automation Systems); consiste en aplicaciones destinadas para ayudar al administrador en sus labores diarias en la oficina, se utilizan distintos software para los procesos que cada rea posee, como las hojas de clculo, los editores de presentaciones y los clientes por correo electrnico. Otros conceptos segn administradores pueden ser: BAIR (1985) "La ofimtica es la utilizacin de ordenadores (Microcomputadoras o simplemente computadoras) en la oficina como soporte a los trabajadores de la informacin, que no son especialistas en ordenadores".

ELLI y NUTT (1980) "La utilizacin de tecnologa para mejorar la realizacin de funciones de oficina".

OLSON y LUCAS (1982) "La automatizacin de oficinas se refiere a la utilizacin de sistemas integrados de ordenadores y comunicaciones, como soporte a los procedimientos administrativos en un entorno de oficina"

Se habla de sistemas integradores, pero se sugiere la idea de procedimientos administrativos son rutinarios, lo cual es limitativo. Cada autor utilizar tecnologa o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qu son estos trminos, ampliando los trminos o reducindolos. Desde una perspectiva tecnolgica, el proceso ofimtico suele medirse por la capacidad de combinacin del repertorio concreto de tipos de informacin y de herramientas y la integracin de tecnologas y herramientas, haciendo funcionales las actividades de una oficina. La ofimtica es una ms de las relaciones ms tecnologa-individuo-sociedad. complejas del tringulo:

Objetivo de la automatizacin de oficina

El objetivo de la automatizacin de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a travs de mltiples tecnologas, estas dan apoyo al desempeo de las actividades realizadas dentro de una compaa

Modelos de OAS
El software ms utilizado para las OAS es Microsoft Office en cualquiera de sus versiones. Este software, perteneciente a la compaa Microsoft, funciona oficialmente bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac Os. Existen otros tipos de software disponibles para cualquier usuario que se distribuyen libremente, algunas de ellas son: Star Office Open Office Koffice Gnome Office.

En la actualidad, con la aparicin de la Web estn liderando las aplicaciones online que cumplen con las mismas funciones que los OAS de escritorio, pero disponibles para ser utilizados en algn portal de Internet. Estas presentan la ventaja de que un usuario puede trabajar con sus propios documentos desde cualquier ordenador conectado a Internet, en estos sistemas suele ser muy fcil compartir documentos, facilitando as el trabajo colectivo.

Suites Ofimticas

StarOffice Este software representa una alternativa adquirible de gran productividad debido a que su ejecucin se realiza en varios sistemas operativos de los cuales podemos incluir Solaris, Linux y
Microsoft Windows.

Este paquete proporciona un interfaz fcil de utilizar gracias a su amplio contenido en aplicaciones como por ejemplo procesador de textos, hojas de datos, presentaciones y bases de datos.

Apache Open Office Es una suite ofimtica de cdigo abierto y distribucin gratuita el cual contiene herramientas tales como procesador de textos hoja de

clculo, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos su uso es disponible para varias plataformas entre las cuales se encuentran Microsoft Windows, GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X.

Su capacidad de soporte al momento de almacenar archivos es numeroso el cual se incluye como predeterminado el formato estndar ISO/IEC Open Document , es capaz de soportar 110 idiomas desde febrero del 2010; permite importar y exportar documentos en diferentes formatos de archivo Su capacidad permite leer y grabar los formatos de fichero de Microsoft Office tiene la capacidad de guardar documentos en otros formatos entre los cuales estn RTF, TXT, Microsoft Office XML y OpenOffice.org XML.

KOffice Se denomina un suite ofimtica la cual es de cdigo abierto para KDE el cual proporciona un conjunto amplio de aplicaciones y funcionalidad se encuentra combinado con una baja demanda de recursos esta suite es multilenguaje el cual utiliza el formato de documentos OASIS OpenDocument, esta tambin es capaz de trabajar con
ficheros de otras suites la cual no permite macros en sus documentos pero se tiene la opcin de crear scripts para KOffice usando DCOP. El objetivo de KOffice es el soporte total del formato de documentos abierto OpenDocument este trabaja con otras suites como Apache Open Office.

Gnome Office Consiste de mltiples aplicaciones y herramientas ya que es de uso libre y gratuita mantiene una similitud con Microsoft Office con la diferencian de que Gnome Office es gratuito en cuanto a uso se refiere. Adems es una coleccin de aplicaciones ya que la integracin no la completa.

Libre Office Es una suite libre y gratuita la cual fue diseada para correr bajo Microsoft Windows Mac OS X y sistemas GNU/Linux; este cuenta con un
procesador de texto, un editor de hojas de clculo, un gestor de presentaciones, un gestor de base de datos, un editor de grficos vectoriales y un editor de frmulas matemticos.

Adems de escribir los documentos en un formato estndar permite a la vez importar y exportar documentos en distintos formatos, este puede exportar los documentos directamente a los formatos.

Actualizacin de Software de Oficina

Hoy en da la industria de cmputo ofrece una gran variedad de software que permiten a la empresa ser ms productiva y eficiente, slo es cuestin de escoger exactamente lo que se necesita. Las actualizaciones de software incluyen revisiones, revisiones rpidas y paquetes de servicio. Un paquete de servicio es una actualizacin peridica que corrige los problemas con una versin en particular de un producto. Las revisiones y revisiones rpidas son actualizaciones que se liberan rpidamente para corregir problemas de seguridad y estabilidad con un sistema o un producto de software. El desafo principal al administrar las actualizaciones es determinar cules de las muchas actualizaciones disponibles son apropiadas de acuerdo con las necesidades y vulnerabilidades del entorno. Considere los siguientes lineamientos: a) Las Actualizaciones crticas se deben instalar de inmediato para proteger el entorno. stas incluyen actualizaciones que resuelven los riesgos de explotaciones, virus y gusanos recin descubiertos. b) Algunas actualizaciones ayudan a elevar el rendimiento o estabilidad y hacen que la experiencia del usuario final sea mejor, pero es posible que no se consideren crticas para la seguridad del entorno. c) Algunas actualizaciones pueden causar problemas si no son compatibles con un producto de software o dispositivo de hardware

existente. Se recomienda que pruebe las actualizaciones no crticas

fuera de las horas hbiles antes de implementarlas de manera permanente.

Los mtodos principales para instalar actualizaciones en empresas pequeas son: Utilizar el servicio Windows Update. Utilizar el servicio Software Update que ofrece el proveedor de la solucin o que se implement en el entorno de la pequea empresa.

Servicio Windows Update

Windows Update es un servicio que ofrece Microsoft para mantener actualizados los sistemas y aplicaciones. El servicio Windows Update se puede utilizar para descargar elementos tales como reparaciones de seguridad, actualizaciones crticas y los archivos y controladores de ayuda ms recientes. Es una funcin integrada de la familia de productos Windows XP y Windows Server 2003. El servicio Windows Update es el mtodo menos caro; sin embargo, se debe utilizar cuando no haya disponibles otras opciones. Todos los sistemas de PC de oficinas o sucursales pequeas se deben configurar para descargar y aplicar las actualizaciones automticamente. Los servidores tambin se deben configurar para descargar las actualizaciones de manera automtica. Sin embargo, las actualizaciones se deben aplicar a los sistemas de servidor slo despus de que el administrador del sistema las haya revisado y probado.

Servicio Software Update

Mantener actualizado el software puede ser muy complicado y se puede convertir en un gasto administrativo elevado para una empresa pequea y en un problema para los dueos del negocio. Un proveedor de soluciones, que ya est familiarizado con el entorno de la pequea empresa, puede ofrecer soporte y servicios para las actualizaciones de software. El proveedor de la solucin debe haber establecido procesos para recibir e implementar actualizaciones de software. Para mantener seguro el entorno de la empresa pequea, los proveedores de la solucin deben crear y ofrecer servicios para lo siguiente: Auditar la oficina pequea para las actualizaciones de software aplicables. Evaluar y autorizar las actualizaciones de software disponibles. Implementar las actualizaciones de software autorizadas en la pequea empresa de manera oportuna, precisa y eficiente. Dar seguimiento a la implementacin de actualizaciones en mltiples oficinas pequeas. Microsoft Software Update Servicie (SUS) desempea un rol importante en la administracin y distribucin de actualizaciones de software crticas que resuelven las vulnerabilidades de seguridad y otros problemas de estabilidad conocidos con los sistemas operativos Microsoft Windows. SUS puede proporcionar actualizaciones para los sistemas operativos Windows 2000, Windows XP y Windows Server 2003.

La siguiente figura muestra una de las opciones que puede adoptar un proveedor de soluciones para proporcionar actualizaciones de software a oficinas pequeas. Las aplicaciones y tecnologas que apoyan las tareas administrativas son: 1. Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinnimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word. 2. Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa as como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro. 3. Hojas electrnicas: Paquete que permite trabajar con datos numricos en una hoja electrnica de clculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar grficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony. 4. Software estadstico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una frmula compleja de estadstica o por aprender algn lenguaje de programacin. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System. 5. Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y grficas, dependiendo de sus necesidades. Algunas aplicaciones son: Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tuner Byte Antivirus. Impresoras: Existen distintos sistemas de impresin: matricial, lser e inyeccin de tinta. En este caso no importa el tamao de su empresa, las compaas de cmputo estn trabajando para ofrecerle la solucin adecuada a sus requerimientos.

TRANSMISION ELECTRONICA
En este caso, estos elementos son de suma importancia ya que son consideradas como verdaderas armas competitivas, ya que estos permiten tener un mejor respaldo con los clientes, como para poder estar en contacto con ellos en cualquier momento, estos elementos de oficina han adquirido un verdadero valor estratgico para las empresas. Entre estos elementos existen: TELEFONOS: Estos son una herramienta esencial en el mundo de los negocios, ya que nos permite mantener una comunicacin bastante amplia con el cliente. De estas herramientas varan los modelos como: Telfonos Fijos y Telfonos mviles.

CONMUTADORES: El conmutador telefnico es el primer contacto que tiene el cliente con su empresa y que, por ende, cada llamada que entra o sale de su compaa es una oportunidad de negocio, reafirmemos que la importancia de los conmutadores de voz en su empresa es vital. La funcin del conmutador telefnico consiste en compartir los recursos que se tienen a nivel de lneas pblicas con las diferentes extensiones.

Hoy en da existen:

Conmutadores multilnea: Estos son los que soportan sistemas de 65 telfonos para brindar mucha ms atencin de llamadas multilnea a los clientes.

PBX; Estos son conmutadores que soportan desde 30 hasta 10 mil lneas. Este tipo de PBX maneja voz y datos as como conectividad de redes de rea local, telefona inalmbrica y servicios de informacin para empresas cuyos requerimientos de comunicacin pueden variar significativamente.

Centrales telefnicas: Son centrales que manejan trfico de voz mayor a 10 mil lneas telefnicas. Como su nombre lo indica, el objetivo de estos aparatos es centralizar una serie de servicios en los cuales van a estar conectados a equipos multilneas o PBX.

Correo de voz: Este es un servicio de mensajera telefnica o de facsmil, por medio del cual se pueden dejar mensajes grabados al titular del aparato, durante las 24 horas del da, los 365 das del ao. E-mail: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rpidamente mediante sistemas de comunicacin electrnicos. Estos tambin son conocidos como mensajes electrnicos o cartas electrnicas. CTI: (Computer Telephony Integration; Integracin de Telefona Computacional): Es una tecnologa que permite la integracin y gestin de los diferentes canales de comunicacin entre cliente y empresa.

Los tres beneficios ms altos de la telefona computacional en la empresa son: 65% de los empleados responden a las preguntas de los llamadores (clientes), con informacin consistente y correcta. 56% de los empleados gana un margen competitivo.

48% de los empleados incrementa la productividad del staff por medio de la automatizacin de funciones.

Colegio de Informtica IMB-PC

5to bachillerato con orientacin comercial Mara Antonia Salasar

Sistema de automatizacin de oficina

Sunem Albeo Juan Carlos Sicaja Heidy Barillas Steven Manzo Jennifer Zamora Brian Interiano Oscar Florian Hctor Garza Luis Miguel Pulex Christian Vsquez