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Excel2007 Avanzado: Herramientas Practicas


[Escribirelsubttulodeldocumento]

KarenOlivo

Contenido
ExcelAvanzado2007:UnaperspectivaPreliminar................................................................... 3 FuncionalidadesAdicionalesdeExcel2007.............................................................................. 4 AcomodandosuExcel............................................................................................................... 5 MovilizareInmovilizarPaneles................................................................................................. 5 EntrandoyEditandodatos........................................................................................................ 5 UtilizandoelcomandoPaste..................................................................................................... 6 InsertandoHojasdeCalculo ...................................................................................................... 7 FiltrosyOrganizacindedatosenExcel.................................................................................. 7 OrdenarDatosdeAZ................................................................................................................ 7 FiltrosdeDatos......................................................................................................................... 8 AnalizandoDatosutilizandoSubtotales,ConsolidacionesyTablas..........................................9 CreacindeSubtotales............................................................................................................. 9 AgrupandoyDesagrupandoCeldas........................................................................................ 10 FormulasyFuncionesdeExcel............................................................................................ 11 ConstruyendoFormulas........................................................................................................ 11 VinculandoCeldasdeOtrasHojasdeClculoyotroslibros...................................................12 CreacindeTablaDinmicayGrficosDinmicos.................................................................13 CreandoReportesaPartirdeunaTablaDinmica.................................................................14 EstilosdelaTablaDinmica.................................................................................................... 16 CambiandolavisualizacindelaTablaDinmica................................................................... 16 CreandoGrficosDinmicos................................................................................................... 17 GlosariodeFuncionesMsImportantes:FuncionesLgicas....Error!Marcadornodefinido. FuncionesMatemticasyTrigonomtricas...............................Error!Marcadornodefinido. FuncionesdeTexto.................................................................... Error!Marcadornodefinido.

ExcelAvanzado2007:UnaperspectivaPreliminar
Excel es una herramienta poderosa de anlisis cuantitativo de datos que nos permite desarrollar anlisis de mltiples datos en un espacio reducido y en poco tiempo, debido a sus mltiples funciones. En lo siguiente desarrollamos una gua de sencillo acceso para obtener los mayores beneficios de esta herramienta. Primero antes de iniciar a describir el programa detallaremos una serie de comandos base para navegar en la interfaz de la hoja de calculo, con los cuales trabajaremos a lo largo de todo este curso. Para ir a Celda A1 Columna A de la Fila correspondiente Ultima Celda Utilizada en una hoja de Calculo ltima fila de los datos Primera Columna de los datos Ultima Columna de los datos Prxima Hoja de Calculo Hoja de Calculo Anterior Seleccionar Celdas Fuente: Excel 2007 Beyond the Manual Presiona Ctrl + Home Home Ctrl + End Ctrl + Flecha de abajo Ctrl + Flecha Izquierda Ctrl + Flecha Derecha Ctrl + Page Down Ctrl + Pag Up Shift + Flecha Izq, Derecha

En lo siguiente presentamos una tabla resumen adicional de las funciones bsicas en accesos rpidos para facilitar el manejo de la herramienta igualmente
Para hacer Seleccionar una columna o varias columnas activas Seleccionar una o varias filas activas Insertar una Fila Insertar una Columna Eliminar una fila en una hoja de Calculo Eliminar una columna Esconder una Columna Mostrar una Columna escondida Esconder una fila Mostrar una fila escondida Undo Copiar Pegar Crear una Hoja Nueva Fuente: Excel 2007 Beyond the Manual Presiona Ctrl + Tabla Espaciadora Ctrl + Tabla Espaciadora Ctrl + + Ctrl + Barra Espaciadora, luego Ctrl + + Ctrl + Ctrl + Barra Espaciadora, Luego Ctrl + Ctrl + 0 Ctrl + Shift + 0 Ctrl + 9 Ctrl + Shift+9 Ctrl + Z Ctrl + c Ctrl + v Ctrl + f11

FuncionalidadesAdicionalesdeExcel2007
Dentro de los adicionales considerados en Excel 2007 se encuentra el botn de Windows el cual encierra todas las funcionalidades del botn archivo del menu de la versin 2003 como observamos.

Las opciones de Excel tambin se encuentran aqu dentro y es donde se habilitan tanto los add ins como las opciones adicionales de men. Referente a las diversas opciones del men a diferencia de Excel 2003 estan desplegados en pestaas integradas

Que como observamos despliega las opciones en el orden de utilizacin mas frecuente de los comandos en el programa.

AcomodandosuExcel
Si trabaja muy a menudo con bases de datos muy extensas , probablemente no quiera ver siempre toda la informacin junta y este interesado en comparar diferentes columnas y hojas de calculo de sus datos. Para desarrollar estas actividades de una forma mas sencilla se han desarrollado las aplicaciones de movilizacin e inmovilizacin de paneles presentes tanto en 2003 como en 2007.

MovilizareInmovilizarPaneles
Para desarrollar esta funcin, seleccione la pestaa de vista en la parte superior de la hoja de clculo. 1. Seleccione la pestaa vista de la hoja de calculo 2. Seleccione la columna a inmovilizar 3. En la ventana inmovilizar paneles clickee en inmovilizar paneles, como se muestra en la figura siguiente:

Fuente: Excel 2007, Beyond the Manual Para movilizar los paneles nuevamente, 1. Clickee inmovilizar paneles en la pestaa de vista del men superior 2. Selecciona inmovilizar paneles en el men. Automticamente se movilizaran los paneles seleccionados.

EntrandoyEditandodatos
Para digitar datos basta con entrar a la interfaz de la hoja de calculo e iniciar los clculos a travs de la barra de formulas. En lo siguiente presentamos una serie de accesos rpidos para estas funciones adems de los del men de herramientas de la barra superior

Para Realizar esto Seleccionar varias celdas Copiar Contenido de una celda Pegar Contenido en una celda Entrar la Fecha del dia en una celda

Presione Shift + Flecha de Direccion Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + ;

Entrar la hora del momento en una Ctrl + Shift + ; celda Fuente: Excel 2007, Beyond the Manual

UtilizandoelcomandoPaste
El comando paste es una aplicacin compatible con la versin 2003 del Excel y en 2007 se encuentra ubicado en la barra principal de herramientas en la pestaa inicio. Para seleccionar la informacin presente en una celda se utiliza el click derecho y se selecciona copiar, se va a la celda donde se desea pegar la informacin y se utiliza el click derecho y se selecciona pegar,sin embargo en muchas ocasiones solo deseamos copiar la informacin con algunas caractersticas por lo que en lo siguiente mostramos el desglose de opciones del comando paste de una celda a otra. Una vez seleccionado el click derecho en la nueva celda se selecciona pegado especial y obtenemos la siguiente ventana:

Donde seleccionamos como deseamos pegar, en el caso en el que solo nos interesan los valores generados, utilizamos, valores o en el caso de los formatos utilizamos solo las opciones que nos interesen.

InsertandoHojasdeCalculo
Para insertar nuevas hojas de clculo a un libro en Excel adicionales a las tres configuradas inicialmente se utiliza regularmente la barra inferior entre las hojas con la siguiente apariencia:

Donde clickeamos en el ultimo botn que automticamente nos genera una hoja nueva, o podemos utilizar el comando Shift + f1, para generar una hoja nueva, para editar el nombre de la hoja, se hace click derecho sobre sheet1 y se coloca un nuevo nombre a la hoja, asi como puede seleccionarse un color para identificarla de una forma ms sencilla.

FiltrosyOrganizacindedatosenExcel
Los filtros en Excel son una funcionalidad con la cual todos estn familiarizados de una forma sencilla adems de las funciones de ordenar ambas presentes en la versin 2003 de este programa.

OrdenarDatosdeAZ
Esta opcin se encuentra dentro de la pestaa de inicio y se identifica por los siguientes iconos, donde podemos identificar ordenar de manera alfabetica ascendente y de manera alfabetica descendente como podemos organizar de una manera especifica que determinemos conveniente.

Para establecer un orden personalizado seguimos los siguientes pasos. 1. Clickeamos sobre ordenar y seleccionamos ordenado personalizado. El cuadro de dialogo se ver como el siguiente:

2. Selecciona un encabezado de campo de la lista del cuadro de dialogo de ordenar. 3. De las opciones de ordenar, seleccione, valores, color de la celda, o el icono de celda. 4. Escoja la opcin apropiada para el order de la lista. 5. Clickee aadir nivel en caso de necesitarlo 6. Entre los subsiguientes criterios necesarios para organizar. 7. Clickee en opciones para abir las opciones de ordenar e identifique la orientacin de la ordenacin de izquierda a derecha. 8. Cuando termine de determinar todos los factores seleccione OK.

FiltrosdeDatos
Los filtros de datos a diferencia del comando ordenar nos permite ver solo los datos que nos interesan dentro de un conjunto indeterminado de los mismos. Este comando permite aplicar filtros automticos a varias o a todas las columnas de un conjunto de datos, el comando se encuentra dentro de la pestaa de datos del Excel y permite a la vez ordenar antes de aplicar el filtro a los datos como se muestra a continuacin. Cuando se selecciona la opcin de filtro se despliega un men como el que sigue. La lista generada permite al mismo tiempo crear filtros temporales que muestren los datos de acuerdo a la fecha de ingreso de los datos, como se muestra a continuacin.

AnalizandoDatosutilizandoSubtotales,ConsolidacionesyTablas
En este acpite analizaremos datos contables a travs de las aplicaciones de aglomeracin y creacin de conjuntos de datos.

CreacindeSubtotales
La forma ms conveniente de crear subtotales en grupos de datos de ventas y/o conjuntos de datos de carcter contable es la siguiente: 1. Ordene los datos en orden alfabtico de tal forma que los valores asignados a un individuo que se repiten formen grupos 2. Clickee en el botn de subtotal en la pestaa de daros, y se abrir la siguiente ventana.

3. Selecciona la columna quien ser la base de la suma de la tabla 4. Seleccione la funcin que desea utilizar para la columna resumen 5. De la lista de Aadir Subtotal seleccione las columnas que quiere incluir en la columna resumen 6. Cuando finalice de seleccionar presin OK, Excel organizara la data de la forma siguiente.

AgrupandoyDesagrupandoCeldas
Para agrupar adicionalmente las columnas de la tabla de datos e insertar columnas resumen de informaciones de series seleccione el comando agrupar del grupo de subtotal para obtener la siguiente apariencia del documento.

FormulasyFuncionesdeExcel
En lo siguiente haremos una rapida revision de la bateria de formulas y sentencias que componente excel 2007. Excel tiene alrededor de 300 funciones auto construidas categoras que incluyen: Financieras Logicas Texto Dia y Hora Busqueda y Referencia Matematica y Trigonometra Informacion Bases de Datos Estadistica Ingenieria Cubos dentro de varias

Obviamente seria poco practico cubrir todas las formulas presentes en el programa , de todas formas daremos una mirada profunda de los diversos grupos de formulas y las funciones mas utilizadas.

ConstruyendoFormulas
Las formulas en excel pueden variar en extensin, complejidad y utilizacin, sin embargo, existen una serie de smbolos basicos que nos permiten insertar las mismas en la barra de formulas del programa, en lo siguiente una descripcin de los mas importantes.
Operador + * / ^ % & = > < >= <= <> Nombre Adicion Sustracion Multiplicacion Division Negativos Exponenciacion Porcentaje Concatenacion Igual a Mayor que Menor que Mayor o Igual que Menor o Igual que No es igual Ejemplo = 5+6 = 7-2 =8*3 =9/3 =-5 =4^3 =%6 =Room & 10 =11=12 = 11>12 = 11<12 =11>=12 =11<=12 =11<>12| Resultado 11 5 24 3 -5 64 0.06 Room 10a Falso Falso Verdadero Falso Verdadero Verdadero

Adicionalmente a los operadores numricos detallados anteriormente, cuando se esta trabajando con nmeros y texto puede incluir operadores de referencia para combinar referencias de celdas o rangos. La tabla siguiente muestra los operadores de referencia que pueden utilizarse en Excel. Operador : (colon) Nombre Rango Refiere a Ejemplo Todas las celdas A1:E6 entre dos I,e. Todas las referencias celdas entre A1 y E6 La interseccin A1:E6, C3:G8 entre dos grupos Todas las celdas de celdas entre A1 y E6 y todas las celdas entre C3 y G8

(space)

Interseccin

Tip: Si una celda contiene una formula cuyo valor no cambia, puedes convertir la formula al valor mediante un doble click en la celda, presiona f9 y luego presiona enter. Si desea convertir mltiples formulas a sus respectivos valores, puede utilizar tambin pegado especial.

VinculandoCeldasdeOtrasHojasdeClculoyotroslibros
Cuando se construyen formulas complejas en una hoja de clculo es muy comn que necesitemos informaciones o datos de un libro u hoja de clculo base , lo cual no solo nos permite automatizar los procesos sino reducir la carga de informacin de los libros de Excel. Si realizamos una referencia dentro del mismo libro, aparecer en la celda un formato similar al siguiente: =SHEET2!A1+B2 Si la hoja ya tiene un nombre como por ejemplo Jan Sales, la formula ser como la siguiente: =Jan SalesA1+B2 En el caso de que se este realizando la referencia de otro libro que no este abierto debemos escribir la ruta completa del libro y la celda de referencia : =C:/My Documents/[January 2006]Sheet 2!A1+B2 Otra opcion cuando no se conoce la ruta del libro es abrirlo y hacer la referencia manual.

CreacindeTablaDinmicayGrficosDinmicos
Las tablas dinmicas deben su nombre dada la forma tan sencilla y practica en la que permiten manejar los datos, dado que permite intercambiar filas y columnas con mucha facilidad. Esta habilidad de esta funcin de cambiar de lugar los datos con rapidez, puede facilitarle la implementacin de importantes predicciones o subtotales utilizando un formato de presentacin mas amigable y accesible. La mejor forma de ver el proceso es a travs de un ejemplo. En la siguiente tabla mostramos un juego de datos de una universidad y su numero de alumnos.

En la siguiente tabla mostramos entonces como se visualiza la tabla luego de aplicarle el formato de tabla dinmica, y organizndola por facultad y modalidad de estudios.

En la siguiente tabla presentamos los mismos datos con una ordenacin diferente. En esta ocasin la facultad se est utilizando como la etiqueta de las columnas. El nfasis en esta ordenacin es como estn distribuidos los estudiantes entre las facultades de acuerdo a su estatus.

Finalmente en la siguiente tabla utilizamos la misma data distribuida solamente a nivel de su formacin previa. En esta tabla la modalidad es el filtro de la informacin lo que implica que podemos generar diferentes reportes a partir de ese filtro.

CreandoReportesaPartirdeunaTablaDinmica
Las tablas dinmicas son muy sencillas de crear en Excel, para generarla utilizamos los siguientes pasos: 1. Si desea crear una tabla dinmica utilizando datos dentro de Excel, seleccione una celda en un rango o la tabla que desea convertir a dinmica. 2. Seleccione la pestaa de insertar y clickee el botn de crear tabla dinmica, la ventana generada ser la siguiente.

3. Entre el rango de datos de la tabla que desea analizar, si esta organizada en la tabla con un nombre introduzca el nombre de la misma en la pestaa. 4. Seleccione donde quiere localizar la tabla dinmica, si en la misma hoja de trabajo, en cuyo caso especifique la celda de inicio, o en otra hoja de trabajo. 5. Seleccione OK. y en una hoja nueva, segn sea su seleccin, aparecer el panel de detalles en una hoja de trabajo nueva o en la misma hoja. La Ventana generada ser similar a la siguiente.

Aadimos con el mouse los tems de la tabla general que deseamos que aparezcan en la tabla dinmica para generar los diversos reportes.

EstilosdelaTablaDinmica
Como en las tablas de Excel, las tablas dinmicas se pueden beneficiar en el 2007 con una serie es estilos de las diversas galeras que permiten crear formatos consistentes de reporte y filtros, para aplicarle un estilo determinado a su tabla dinmica en Excel realice lo siguiente: 1. Seleccione la pestaa diseada debajo de tabla dinmica como la figura siguiente:

2. Utilice las Flechas Hacia Arriba y Hacia Abajo para movilizarse entre las opciones de configuracin y la galera de estilos. 3. Si desea colocar algn estilo como predeterminado, seleccione el click derecho y elija colocar como predeterminado. 4. Seleccione el formato deseado y presione enter.

CambiandolavisualizacindelaTablaDinmica
Excel 2007 adicionalmente permite resumir la tabla dinmica de manera automtica de forma compacta y amplia, para seleccionarla seleccione dentro de opciones de tabla dinmica la pestaa de diseo y seleccione diseo del informa para seleccionar la forma ampliada.

CreandoGrficosDinmicos
En lo siguiente mostramos el grafico dinmico una vez terminado elaborado en base a los datos del ejercicio 1.

Para crear un grafico dinmico siga los siguientes pasos: 1. Seleccione una celda en el rango o la tabla de la que desea crear el grafico dinmico. 2. Seleccione la pestaa insertar del men superior y en tabla dinmica seleccione crear grafico dinmico. 3. Entre el rango de datos donde desea colocar el grafico, si desea utilizar informaciones de otro libro, seleccione use un conexin de datos externos. 4. Seleccione donde desea colocar el grafico dinmico seleccionando colocar en una nueva hoja de clculo. 5. Seleccione OK. Y una plantilla vaca de creacin de grficos dinmicos se colocara en su ubicacin designada. 6. Aada los campos que le interese que aparezcan en el mismo.

Si ya ha creado previamente una tabla dinmica el procedimiento es diferente, para crear un grafico de una tabla dinmica existente el procedimiento es el siguiente: 1. Seleccione una celda en la tabla dinmica en la que quieres crear el grafico. 2. Selecciona la pestaa de opciones de la tabla dinmica en el men principal, y clickee en grafico dinmico para insertar la plantilla de grafico como en el diagrama anterior. 3. Seleccione la categora de grafico que desea crear y clickee OK. Un grafico dinmico se insertara para incluirle variables de la tabla de datos como desee.