Notes explicatives relatives au questionnaire dautovaluation de lOEA

Lobjectif de lautovaluation de lOEA est de vous aider valuer les conditions remplir pour obtenir le statut dOEA et de fournir aux autorits douanires des informations vous concernant et concernant votre entreprise qui ne figurent pas dans votre demande. Les informations fournies par loprateur conomique en rponse au questionnaire dautovaluation de lOEA peuvent galement tre utilises dans le cadre de lattribution dune autre autorisation pour laquelle le respect de certains ou de lensemble des critres OEA est exig. Ces notes vous apportent des indications sur les rponses fournir et des prcisions sur les normes auxquelles les autorits douanires prtendent que vous vous conformiez et dont vous devez prouver le respect afin dobtenir lautorisation OEA.

1. Ce questionnaire a t tabli sur la base des dispositions des rglements (CEE) n 2913/92 et (CE) n 2454/93 et de leurs modifications successives, ainsi que des lignes directrices OEA (document TAXUD/2006/1450 du 29 juin 2007). Il simplifie et acclre le processus de demande OEA, et combine la seconde partie des lignes directrices OEA avec les annexes obligatoires mentionnes dans les notes explicatives du formulaire de demande (annexe 1 quater des DAC).

Les autorits douanires recommandent donc vivement aux oprateurs conomiques dutiliser ce questionnaire afin de vrifier leur capacit satisfaire aux critres OEA. Le questionnaire, combin au formulaire de demande, permet galement aux autorits douanires dobtenir une bonne vue densemble des activits du demandeur, ce qui contribuera acclrer la procdure. Les oprateurs sont invits par consquent remplir correctement le questionnaire et rpondre toutes les questions qui se rvlent pertinentes au regard de leur activit. Vous trouverez des informations supplmentaires sur lOEA en consultant le site web Europa de la Commission europenne et le site web de ladministration douanire de votre pays. Veuillez noter qu'une lecture attentive de la rglementation applicable et des lignes directrices OEA de la Commission europenne est un pralable important l'laboration de votre demande. 2. Le questionnaire doit tre prsent lautorit douanire comptente avec la demande de certificat OEA (les modalits de prsentation dpendront des moyens dont dispose lautorit douanire concerne). Pour toute question ou commentaire relatifs au questionnaire ou la demande, il vous est recommand de contacter lautorit douanire comptente avant le dpt de votre dossier. 3. Le questionnaire rpertorie dans les diffrentes sections les principaux aspects qui peuvent tre utiles ladministration douanire. Cependant, certains aspects ne concernent pas tous les acteurs de la chane dapprovisionnement. Ces aspects peuvent galement varier selon le type de certificat demand par votre socit. Vous ntes pas tenu de rpondre aux questions qui ne sont pas pertinentes au regard de

votre entreprise. En pareil cas, veuillez indiquer la mention sans objet, accompagne dun bref commentaire explicatif. Vous pouvez, par exemple, faire rfrence la place que vous occupez dans la chane dapprovisionnement ou au type de certificat que vous demandez. Veuillez consulter le tableau spcifique qui figure la partie 3 des lignes directrices OEA pour savoir quelles sont les questions qui concernent les diffrents acteurs de la chane dapprovisionnement.

Si des simplifications ou autres autorisations douanires attestant que vous remplissez un ou plusieurs critres OEA vous sont dj accordes, il suffit de les mentionner. Si votre socit dtient des certificats ou dispose de rapports dexpertise ou de toute autre conclusion rendue par un expert (par exemple, examens de votre situation conomique, certificats internationaux, etc. Pour de plus amples informations, voir la section correspondante des lignes directrices OEA) qui couvrent totalement ou partiellement les critres requis, veuillez lindiquer dans votre rponse la question concerne. Veuillez noter quil ne sagit pas dune exigence, mais que le fait de disposer dun de ces documents pourrait apporter des informations utiles ladministration douanire et donc acclrer la procdure.
noter galement que toutes les questions n'appellent pas ncessairement une rponse de tous les tats membres. Cela dpend de l'accs ou non de ladministration douanire de ltat membre concern linformation demande (dans des bases de donnes, par exemple). Cet aspect concerne principalement les sections 2 et 4. Lautorit douanire comptente vous indiquera si cela est le cas dans votre tat membre.

4. Veuillez noter que les rponses aux questions ne sont pas considres individuellement, mais dans le cadre dun processus dvaluation globale portant sur le critre concern. Une rponse insatisfaisante une seule question naboutit pas ncessairement au refus du statut dOEA si les autres rponses laissent entendre que le critre est rempli (dans sa globalit). 5. Les conditions et critres applicables pour lobtention dun certificat OEA sont les mmes pour tous les oprateurs. Cependant, ladministration douanire prendra en considration la taille de votre entreprise (PME petites et moyennes entreprises), son statut juridique, sa structure, vos principaux partenaires commerciaux ainsi que votre secteur dactivit. Cela signifie que les mesures prendre en vue de remplir les diffrents critres peuvent varier dun oprateur lautre en fonction, par exemple, de la taille de son entreprise, sans pour autant remettre en cause le principe du respect des exigences en question. 6. La certification OEA repose sur les mmes principes que les autres normes internationales et ne peut tre accorde que si lentreprise respecte des normes assurant la qualit de son fonctionnement interne. Vous tes tenu de mettre en place des procdures dassurance qualit dans vos locaux, tant en ce qui concerne les questions douanires que, le cas chant, la scurit et la sret. Lors des visites effectues dans vos locaux, votre socit devra dmontrer ladministration douanire lexistence de procdures de gestion interne adaptes en matire douanire et/ou de scurit et de sret, ainsi que lexcution de contrles internes appropris afin de sassurer du fonctionnement correct de ces procdures. Les politiques et/ou les directives internes doivent tre documentes sur support lectronique ou papier. Elles doivent tre connues au sein de lorganisation, mises disposition de tous les utilisateurs concerns et, bien entendu, mises jour en permanence.

Par consquent, il importe avant tout de vous assurer de vos procdures internes dassurance qualit. Les rponses formules dans le questionnaire prsent avec la demande devraient tablir une synthse des procdures et des directives internes que vous avez labores, de manire donner ladministration douanire une vue densemble de votre activit. Afin de pouvoir remplir le questionnaire et vous prparer au processus daudit relatif au statut dOEA, tous les principaux dpartements de votre entreprise intervenant dans la chane dapprovisionnement (douanes, logistique, comptabilit, informatique, achats, ventes, scurit, services qualit, etc.) devront participer la dmarche.
7. Les politiques ou directives internes de votre entreprise relatives au domaine douanier et/ou la scurit et la sret peuvent tre mentionnes dans vos rponses. Si vous procdez ainsi, indiquez le titre ou le numro de rfrence du document concern et conservez-le en vue dun audit sur place de ladministration douanire. Afin dacclrer la procdure, vous pouvez galement joindre ces documents au questionnaire (les modalits de prsentation dpendront des moyens dont dispose lautorit douanire comptente concerne).

8. Le questionnaire rempli et les pices justificatives requises ainsi que le formulaire de demande
doivent tre prsents sous forme lectronique (de prfrence) ou par crit lautorit douanire comptente.

9. Les informations communiques dans le cadre de la procdure de demande sont soumises la lgislation en matire de protection des donnes et seront traites confidentiellement. Section I Informations concernant lentreprise (article 5 bis du CDC, article 14 bis et suivants et annexe 1 quater des DAC; lignes directrices OEA, partie 2, section I, I.2.1). Cette section a principalement pour but de donner lautorit douanire une vue densemble de lentreprise. Les informations demandes peuvent tre formules en termes gnraux et servent fournir un instantan de lentreprise la date de la demande. Si les informations demandes sont dj en possession de lautorit douanire comptente, veuillez lindiquer dans le formulaire et prciser la date de leur prsentation.
Sous-section 1.1 Indications gnrales concernant lentreprise 1.1.1 Pour les questions a et b, veuillez indiquer les rfrences du certificat et de la demande (nom et numro EORI, autorit douanire de dlivrance et numro denregistrement). Pour la question a, ne mentionnez que les actionnaires impliqus dans les activits ou les prises de dcision quotidiennes de lentreprise. La personne responsable des questions douanires est : a) une personne employe directement par votre entreprise ou que vous avez dsigne pour vous reprsenter dans le cadre des formalits douanires (par exemple un commissionnaire en douane), ou b) la ou les personnes charges de vous reprsenter (reprsentant lgal) dans les questions lies la lgislation douanire; il sagira davous, de conseillers juridiques, davocats etc., employs directement par votre entreprise ou que vous avez dsigns pour vous reprsenter pour ce qui a trait aux questions juridiques relevant du domaine douanier. 1.1.4 Indiquez, dans la mesure du possible, le code NACE rv. 2 (classification statistique des activits conomiques) correspondant vos activits commerciales. Une dfinition de la chane dapprovisionnement internationale est fournie dans les lignes directrices OEA, TAXUD/2006/1450, partie I, section IV.

1.1.2

1.1.3

1.1.5

Donnez des prcisions sur les sites concerns par des activits douanires (si plus de cinq sites sont concerns par ce type dactivits, veuillez ne dtailler que les cinq principaux dentre eux et indiquer ladresse des autres sites dans lesquels sexercent de telles activits).

Si de nouveaux sites venaient tre concerns par des activits douanires au cours de la procdure de demande du certificat OEA, veuillez fournir des informations compltes leur sujet. 1.1.6 Cette question vise dterminer si vous entretenez des relations commerciales (changes de marchandises et non de services) avec les entreprises avec lesquelles vous tes associ. Par exemple, lensemble de vos achats seffectue auprs de votre socit mre tablie aux tatsUnis, ou bien vous importez des marchandises pour le compte dentreprises associes dans les tats membres et les distribuez auprs de ces entreprises. Vous devez fournir cet gard des informations compltes au cours du processus dautorisation. cet gard, il convient de fournir un organigramme dtaill indiquant les diffrents secteurs ou dpartements de votre entreprise, leurs tches/responsabilits et la chane de gestion. Si cela nest pas dj indiqu aux questions 1.1.2 b et c, veuillez prciser le nom complet, ladresse, la date de naissance et le numro national didentification (par exemple, le numro de carte nationale didentit ou le numro national dassurance).

1.1.7

1.1.8

Les procdures doivent mettre en vidence les mesures visant pallier labsence temporaire ou de courte dure de personnels-cls, comme le directeur responsable des affaires douanires ou le commis aux importations, en prcisant comment et par qui leurs responsabilits habituelles sont couvertes. 1.1.9 Indiquez le nombre (approximatif) demploys recenss au moment de la prsentation de votre demande. Si votre entreprise ne dispose pas dun service douanes ou de personnel spcialis en questions douanires, indiquez sans objet. Voir la question 1.1.3 qui couvre galement ce sujet.

1.1.10

1.1.11 Accord pour la diffusion des informations relatives aux OEA sur le site Internet de la DG TAXUD Pour tous les types de certificats, si vous souhaitez que votre nom apparaisse sur la liste des oprateurs conomiques agrs publie sur le site Internet de la DG TAXUD, vous devez donner votre accord par crit. Si vous ne donnez pas votre consentement, vous bnficierez toujours des avantages du statut d'OEA, cependant votre nom ne sera pas visible par le public sur le site Internet de la DG TAXUD. Si vous donnez votre accord, vous avez le droit de le retirer tout moment. Dans ce cas, vous tes automatiquement retir de la liste mentionne ci-dessus. Vous avez galement le droit de donner votre consentement tout moment aprs que le certificat vous a t dlivr. Toute modification de votre consentement peut tre effectue sur demande crite adresse votre autorit douanire comptente. La signature du consentement doit imprativement tre appose par la personne qui a la capacit de signer au nom de l'oprateur conomique. 1.1.12 Accord pour l'change d'informations lies aux OEA Laccord en vue de la reconnaissance mutuelle n'est ncessaire que pour les certificats OEA/F ou OEA/S. Pour que la reconnaissance mutuelle fonctionne, il est impratif que les services des douanes des partenaires commerciaux aient connaissance de leurs oprateurs conomiques agrs respectifs. cette fin, changer des informations lies aux OEA est essentiel. Par exemple, la validit du statut d'OEA est un lment ncessaire de l'change d'informations. Les donnes seront strictement changes aux fins de la mise en uvre de la reconnaissance mutuelle des programmes OEA. Votre accord pour l'change dinformations lies votre statut dOEA avec des services douaniers de pays tiers dans le cadre des accords de reconnaissance mutuelle sera gnral, c'est--dire quil ne sera pas li des pays tiers spcifiques. Toutefois, en vertu de la lgislation europenne relative la protection des donnes, les autorits douanires europennes ne peuvent changer des informations

concernant votre statut dOEA quaprs une valuation du niveau de protection des donnes fournies par les pays tiers concerns visant s'assurer qu'ils offrent un niveau de protection adquat. Si vous prfrez ne pas donner votre consentement, vos coordonnes OEA ne seront changes avec aucun de nos pays partenaires dans le cadre de la reconnaissance mutuelle et vous ne pourrez pas bnficier des avantages prvus dans les accords de reconnaissance mutuelle. Si vous donnez votre accord, vous avez galement le droit de le retirer tout moment en adressant une demande crite l'autorit douanire comptente. Toutefois, le retrait de votre accord relatif l'change des informations lies votre statut OEA se traduira galement par le retrait des avantages associs la reconnaissance mutuelle. Le retrait sera galement gnral, ce qui signifie que les informations concernant votre statut OEA ne seront plus changes avec aucun de nos pays partenaires dans le cadre de la reconnaissance mutuelle. Vous avez galement le droit de donner votre consentement tout moment aprs que le certificat vous a t dlivr. Vous devez fournir deux accords explicites et distincts, le premier pour la publication de vos informations sur Internet, le second en vue de la reconnaissance mutuelle. La signature du consentement doit tre appose par la personne habilite signer au nom de l'oprateur conomique. 1.1.13 - Pour que l'change d'informations sur les OEA soit possible, l'UE a besoin, le cas chant, de transcrire1 les donnes du statut OEA dans les 26 lettres simples de l'alphabet (Latin 1). Vous devez en informer vos partenaires commerciaux dans les pays tiers, afin que ceux-ci utilisent la translittration du nom et l'adresse de votre entreprise dans leurs contacts avec les autorits douanires (dclarations en douane par exemple). Certains pays ne sont pas en mesure d'utiliser le mme jeu de caractres que celui qui est utilis dans l'UE. Les lettres de l'alphabet cyrillique, les caractres spcifiques tels que les accents au-dessus ou au-dessous des lettres ou les lettres ne figurant pas dans l'alphabet des 26 lettres simples (Latin 1) ne peuvent pas, en effet, tre utiliss dans leurs systmes informatiques [La liste des caractres autoriss est accessible l'adresse: http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf (# x0020-x007E #)]. Merci donc de bien vouloir entrer dans cette case vos informations (nom, rue, numro, code postal et la ville) sous leur forme transcrite. Si vous ne donnez pas votre accord sur l'change d'informations relatif aux OEA ou si vous dposez seulement une demande de certificat OEA-C, vous n'tes pas tenu de remplir cette case.

Sous-section 1.2 Volume dactivit 1.2.1 Si vous tes une nouvelle entreprise et que vous comptez moins de trois ensembles de comptes annuels complets, veuillez fournir des informations sur les exercices que vous avez complts. Si votre activit est trop rcente pour produire un tat comptable complet, indiquez sans objet. 1.2.2 Veuillez indiquer lemplacement de ces installations de stockage (si vous utilisez plus de cinq sites, prcisez lemplacement des cinq principaux dentre eux, le nombre total de sites utiliss et tous les sites situs dans dautres tats membres). 1.2.3 Les commissionnaires en douane/reprsentants tiers doivent inclure toutes les dclarations effectues en leur nom et pour le compte dautrui. Exemple: Importation Nombre valeur 2200 9,6 Mio EUR 2500 10,3 Mio EUR 2400 10,2 Mio EUR Exportation Nombre/ valeur 400 2,6 Mio EUR 350 2,2 Mio EUR 340 2,1 Mio EUR Transit Nombre valeur 150 0,8 Mio EUR 100 0,4 Mio EUR 100 0,5 Mio EUR

2007 2008 2009

1

Faire correspondre un systme d'criture un autre, lettre par lettre par exemple faire correspondre le systme UE (latin) au systme japonais (kanji)

1.2.4 Les commissionnaires en douane/reprsentants tiers doivent inclure tous les montants de droits de douane acquitts travers leurs moyens de paiement ou ceux de leurs clients. Exemple: Droits de douane 300 Mio EUR 400 Mio EUR 380 Mio EUR Accises 1,75 Mio EUR 1,87 Mio EUR 1,85 Mio EUR TVA 2,32 Mio EUR 2,12 Mio EUR 2,10 Mio EUR

2007 2008 2009

1.2.5 Sont prendre en considration les modifications futures attendues qui pourraient affecter lorganisation de lentreprise, le respect des critres OEA ou lvaluation des risques dans la chane dapprovisionnement. Il peut sagir, par exemple, de changements dans le personnel-cl, de modifications de votre systme comptable, de louverture de nouveaux sites, de lattribution de nouveaux contrats de logistique, etc. Sous-section 1.3 Informations et statistiques 1.3.1 Pour les questions b) et c), dans lhypothse o votre (vos) partenaire (s) est (sont) soumis actuellement un audit OEA, veuillez prciser le type de certificat demand et les rfrences de la demande (nom et numro EORI, autorit douanire de dlivrance et numro denregistrement).

1.3.2 Pour la question a, veuillez indiquer le nom et la position du membre du personnel responsable du classement de vos marchandises ou, le cas chant, le nom du tiers auquel vous faites appel. En ce qui concerne les questions b) et d), si vous utilisez notamment les services dun tiers, comment vous assurez-vous que les tches qui lui ont t confies ont t effectues correctement et selon vos instructions? Pour la question b, prcisez si vous tenez un fichier des produits dans lequel chaque article est li un code de marchandises et les taux de droits et de TVA applicables sont indiqus. Pour la question c, si des procdures dassurance qualit sont mises en uvre, vous aurez prouver, lors de la visite des auditeurs douaniers, quelles sont rgulirement et entirement rvises, et que tout changement intervenu est document et communiqu au personnel concern. Pour la question d, veuillez indiquer comment, par qui et avec quelle frquence les classements sont rviss et le fichier produits et tout autre document associ sont mis jour. Prcisez comment vous communiquez les changements intervenus aux personnes concernes, par exemple le commissionnaire en douane ou le personnel de vente. Pour la question e, indiquez galement si vous utilisez des RTC. Au cours du processus daudit, vous pourrez avoir prsenter: des informations concernant vos articles, ou bien une liste ou un fichier des produits prcisant le code de marchandises et le taux de droits applicables, des sources documentaires ou autres informations utiles, par exemple un tarif jour ou dautres informations techniques que vous utilisez habituellement pour le classement de vos marchandises,

1.3.3. (a) Indiquez le nom et le poste du membre du personnel responsable de ltablissement de la valeur en douane des marchandises ou, le cas chant, le nom du tiers auquel vous faites appel.

1.3.3. (b) et (d), si vous faites appel un tiers, comment vous assurez-vous que les tches qui lui ont t confies ont t effectues correctement et selon vos instructions? 1.3.3. (b) Les procdures dassurance qualit doivent inclure, notamment, la ou les mthodes dvaluation utilises, le mode dtablissement des dclarations de la valeur en douane et leur prsentation au moment requis, le mode de dtermination de la valeur en douane et de la TVA, les modalits de prise en compte du cot du transport et de lassurance, les redevances et frais de licence en rapport avec les marchandises importes, payables directement ou indirectement par lacheteur titre de condition de vente, les dispositions en vertu desquelles une partie des recettes de toute revente, cession ou utilisation ultrieure revient directement ou indirectement au vendeur, les cots supports par lacheteur (sans tre inclus dans le prix) en raison de commissions ou de courtage (hors commissions dachat) ou les cots supports en ce qui concerne les conteneurs, les emballages, les marchandises et/ou les services fournis gratuitement ou un cot rduit par lacheteur en vue de la production et de la vente lexportation de marchandises importes. 1.3.3. (c), si des procdures dassurance qualit sont mises en uvre, vous aurez prouver, lors de la visite des auditeurs douaniers, quelles sont rgulirement et entirement rvises, et que tout changement intervenu est document et communiqu au personnel concern. 1.3.4 Les mesures internes vises la question b) doivent normalement comprendre des procdures permettant de vous assurer que: le pays exportateur est en droit daccorder une prfrence et que les marchandises bnficient dun taux de droit prfrentiel; les prescriptions en matire de transport direct/non-manipulation sont respectes; un certificat valide et original ou une dclaration sur facture sont disponibles lorsquune prfrence tarifaire est demande; le certificat ou la dclaration sur facture sappliquent aux marchandises livres et que les rgles dorigine sont respectes; lutilisation du certificat/de la dclaration sur facture par reproduction est impossible; la demande dune prfrence tarifaire limportation est prsente au cours de la priode de validit du certificat/de la dclaration sur facture; les originaux des certificats/dclarations sur facture sont conservs dans un lieu sr et scuris en tant que partie intgrante de la piste daudit.

Pour la question c), votre approche doit prendre en considration les moyens dassurer que: les marchandises remplissent les conditions requises pour bnficier dune prfrence lexportation, par exemple le respect des rgles dorigine; tous les documents, calculs, valuations de cots, descriptions de procdures servant ltablissement de lorigine prfrentielle et la dlivrance dun certificat/dune dclaration sur facture sont conservs dans un lieu sr et scuris en tant que partie intgrante de la piste daudit; les documents requis, par exemple le certificat ou la dclaration sur facture, sont signs et tablis dans les dlais par un membre autoris du personnel; des dclarations sur facture ne sont pas tablies pour les exportations de valeur moyenne ou leve, sauf autorisation de ladministration douanire; les certificats non utiliss sont conservs dans un lieu sr et scuris, et que les certificats sont prsents comme requis aux services douaniers lors de lexportation de marchandises.

1.3.5 Indiquez, le cas chant: le nom des pays hors UE; et/ou

le nom et ladresse des fabricants dont les marchandises sont soumises des droits antidumping ou compensateurs.

Section II Antcdents en matire de respect de la rglementation (article 5 bis du CDC, article 14 nonies des DAC, lignes directrices OEA, partie 2, section II, I.2.2).
NB: en vertu de larticle 14 nonies des dispositions dapplication du code des douanes communautaire (rglement de la Commission (CEE) n 2454/93), les antcdents en matire de respect des exigences douanires de votre entreprise et des personnes identifies aux questions 1.1.2, 1.1.3 et 1.1.8 seront apprcis sur la base des trois dernires annes prcdant la prsentation de la demande. Au cours de cette priode, vous ne devrez pas avoir commis dinfractions graves ou rptes la rglementation douanire. Nanmoins, les antcdents en matire de respect de la rglementation peuvent tre considrs comme satisfaisants si les infractions revtent une importance ngligeable par rapport au nombre ou au volume des oprations ou activits douanires et ne sont pas de nature susciter des doutes quant votre niveau global de conformit. cet gard, les autorits douanires prendront en considration: les irrgularits/erreurs de manire globale et sur une base cumulative, leur frquence, afin dtablir sil existe un problme systmatique, le fait que la fraude est due une ngligence ou a un caractre intentionnel, le fait que vous avez volontairement communiqu aux autorits douanires les erreurs ou irrgularits que vous avez releves, le fait que vous avez pris des mesures correctrices pour prvenir ou limiter les erreurs dans le futur.

2.1 a) Exemples dinfractions la rglementation douanire qui ont t dtectes: 1. mars septembre 2006 utilisation dun code monnaie incorrect pour des importations en provenance de Chine ayant entran une dclaration excessive dun montant de 5 500 EUR de droits de douane et de TVA. 2. dcembre 2006 omission de prsentation de la dclaration trimestrielle relative au rgime suspensif de perfectionnement actif. Si vous avez commis plusieurs infractions, indiquez leur nombre total et donnez un rsum succinct des principaux motifs de vos erreurs. 2.1 b) Exemples de mesures dassurance qualit prises en rponse aux deux cas exposs ci-dessus au point 2.1a) : 1. 6.10.2006 modification du systme informatique, de manire prvenir la validation des entres dans le systme pralablement lexcution dun contrle sur la monnaie dclare. 2. Prsentation de la dclaration manquante. Rvision des procdures relatives au rgime suspensif de perfectionnement actif afin dy inclure des contrles de gestion trimestriels. Communication des nouvelles procdures au personnel concern. Vos procdures dassurance qualit doivent normalement prvoir: la nomination au sein de votre entreprise dune personne de contact charge de communiquer aux autorits douanires ou dautres services publics les irrgularits ou les erreurs dtectes, y compris en cas de soupon dactivit criminelle, les conditions dapplication et de documentation des contrles (y compris leur frquence) portant sur la prcision, lexhaustivit et la ponctualit de lenregistrement et de la tenue des critures, en ce qui concerne, par exemple, la transmission de dclarations aux autorits

douanires ou autres autorits administratives ou le respect des conditions relatives loctroi dagrments/dautorisations, le recours un dispositif daudit interne pour tester vos procdures et vous assurer de leur validit, les modalits de communication au personnel des prescriptions respecter ou des changements intervenus, la frquence des rvisions futures, les contrles de gestion visant sassurer de lapplication des procdures.

2.2 Exemples: Mai 2006 rejet dune demande dentrept douanier en raison de labsence dun besoin conomique. Juin 2007 retrait dune autorisation de la procdure de domiciliation suite au manquement persistant lobligation de prsentation de la dclaration complmentaire. Le refus/la suspension/le retrait dun agrment/dune autorisation douanire nentranera pas ncessairement le rejet de votre demande OEA.

Section III Systme comptable et logistique (article 5 bis du CDC, article 14 decies des DAC, lignes directrices OEA, partie 2, I.2.3).
Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 decies, points a et b, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez disposer dun systme comptable permettant aux services douaniers deffectuer des contrles par audit. Afin que lautorit douanire puisse effectuer les contrles voulus, vous devez lui permettre laccs physique ou lectronique vos critures. Laccs lectronique nest pas une condition indispensable pour satisfaire cette exigence. Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 decies, point c, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez galement disposer dun systme ou de processus logistiques qui distinguent les marchandises communautaires des marchandises non communautaires, bien que cette condition ne soit pas requise dans le cadre dun certificat OEA Scurit et sret. Il y a lieu de noter quil sagit l de la seule diffrence entre les exigences remplir pour un certificat Scurit et sret et celles requises pour un certificat Simplifications douanires/scurit et sret. Sous-section 1: piste daudit ou de contrle Un grand nombre dentreprises et dorganisations ont besoin dune piste de contrle dans leurs systmes automatiss pour des raisons de scurit. Une piste de contrle est un processus qui renvoie chaque criture sa source afin den vrifier lexactitude. Une piste de contrle complte vous permettra de retracer les activits oprationnelles, lies au flux de marchandises et de produits entrants, en cours de traitement et quittant la socit. Une piste de contrle complte conserve galement un historique des donnes qui permet de les retracer depuis leur entre dans leur fichier jusqu leur sortie. Le systme comptable doit normalement comprendre: le grand-livre gnral, le grand-livre des ventes, le grand-livre des achats, les actifs, les comptes de gestion.

Le systme logistique doit normalement comprendre: le traitement des ordres de vente, le traitement des ordres dachat, la fabrication,

les inventaires de stock et dentrept, lexpdition/le transport, la liste des fournisseurs/des clients.

3.1 Votre piste de contrle doit comprendre: les ventes, les achats et les ordres dachat, le contrle dinventaire, le stockage (et les mouvements entre les sites de stockage), la fabrication, les ventes et les ordres de vente, les dclarations en douane et la documentation douanire, lexpdition, le transport, la comptabilit, notamment la facturation, les notes de crdit et de dbit, les transferts de fonds/les paiements.

Sous-section 3.2: Systme comptable 3.2.1 Indiquez si vous utilisez: a) les matriels suivants: un seul ordinateur personnel (PC) indpendant, plusieurs PC relis en rseau, un systme informatique fond sur un serveur, un systme utilisant un ordinateur de grande taille, autres; c) des logiciels ou des programmes informatiques qui permettent lordinateur dinstaller et dexcuter les applications informatiques utilises par les entreprises, par exemple Windows, UNIX, etc. d) les systmes ou logiciels suivants (indiquer le nom du fournisseur): un progiciel de gestion intgr (PGI), un logiciel combinant les applications comptables et logistiques, un logiciel dexploitation spcialement conu pour les petites et moyennes entreprises, un logiciel dvelopp par ou pour votre entreprise.

NB: au cours du processus dautorisation, vous devrez fournir des lments attestant: ltendue de linformatisation, la plate-forme disponible et le systme dexploitation qui y est install, la dissociation des fonctions entre dveloppement, essais et oprations, la dissociation des fonctions entre les utilisateurs, les modalits de contrle de laccs aux diffrentes parties du systme, les ventuelles adaptations apportes au progiciel, la liste des comptes du grand-livre, si le systme fait appel des comptes provisoires de vrification, les modalits denregistrement du passif des droits dimportation/accises/droits de TVA dans le grand-livre, si vous procdez par lots, si la comptabilit matires est lie la comptabilit financire, les modalits de gestion de vos critures, dans lhypothse o celles-ci sont tenues par une socit de services informatiques extrieure.

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3.2.3 Si les activits, par exemple llaboration de donnes permanentes ou la saisie de donnes dans le systme, sont rparties entre plusieurs sites, veuillez prciser la nature des activits pour chacun dentre eux.

Sous-section 3.3 Systme de contrle interne En vertu de larticle 14 decies, point d, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez disposer dune organisation administrative qui corresponde au type et la taille de votre entreprise et qui soit adapte la gestion des flux de marchandises, et dun systme de contrle interne permettant de dceler les transactions illgales ou irrgulires. 3.3.1 Lors de la visite des auditeurs, vous aurez prouver que vos procdures sont rgulirement et entirement rvises, et que tout changement intervenu est document et communiqu au personnel concern.

3.3.2 Il peut sagir, par exemple, des audits suivants: audit de votre entreprise effectu en interne ou par votre socit mre, audits externes raliss par des clients, des comptables/auditeurs indpendants, les services douaniers ou dautres services publics.

Vous devrez en outre mettre tout rapport existant disposition des services douaniers lors de leur visite de vos installations, et apporter la preuve de ladoption de mesures correctrices pour remdier aux insuffisances constates. 3.3.3 Les donnes permanentes ou fichiers principaux fournissent des informations essentielles sur votre activit, comme le nom et ladresse des clients, des fournisseurs, les fichiers de produits contenant une description des marchandises, les codes et lorigine des marchandises, etc. Sous-section 3.4 Flux de marchandises 3.4.1 Vos procdures denregistrement doivent inclure, lors de larrive des marchandises: lordre dachat, la confirmation de lordre, lexpdition et le transport des marchandises, les exigences en matire de pices justificatives, le transport des marchandises de la frontire vos locaux ou aux locaux de votre client, la rception des marchandises dans vos locaux ou dans les locaux de votre client, le paiement/rglement, des dispositions tablissant de quelle manire, quand et par qui les marchandises sont inscrites dans la comptabilit matires; lors de lentreposage des marchandises: la dsignation prcise dun site de stockage des marchandises, le stockage scuris des marchandises dangereuses/toxiques, un enregistrement du stock en valeur et/ou en volume, lexistence et la frquence des procdures dinventaire, si les locaux dun tiers sont utiliss pour le stockage des marchandises, les dispositions relatives notamment au rapprochement entre votre comptabilit matires et la sienne, lutilisation ventuelle dun site temporaire pour le stockage des marchandises; au cours du processus de fabrication : ltablissement de lordre de fabrication, le prlvement des marchandises en stock et la livraison depuis lentrept, le processus de fabrication, les responsabilits du personnel et les relevs conservs, les codes des formules de fabrication, linscription dans la comptabilit matires du produit manufactur et des stocks non utiliss, lutilisation de mthodes de fabrication standard pour la production;

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et lors de lexpdition des marchandises : la rception de lordre du client et ltablissement de lordre de fabrication ou dachat, la communication lentrept de lordre de vente/de sortie des marchandises, les instructions dlivres un tiers si les marchandises sont entreposes dans un site externe, le prlvement des marchandises, les modalits demballage, la mise jour de la comptabilit matires (comment, quand et par qui). 3.4.2 Vos procdures de vrification et de contrle qualit doivent inclure, lors de larrive des marchandises: le rapprochement entre lordre dachat et les marchandises reues, les dispositions relatives au renvoi ou au refus des marchandises, les modalits de comptabilisation et de compte rendu des livraisons insuffisantes ou excdentaires, les dispositions relatives lidentification et la modification des entres incorrectes dans la comptabilit matires, lidentification des marchandises non communautaires dans le systme; lors de lentreposage des marchandises: lenregistrement et le contrle du stock, la distinction entre les marchandises UE et les marchandises hors UE (non applicable pour le certificat Scurit et sret), lenregistrement des mouvements de marchandises entre des locaux situs lintrieur dune mme installation ou dune installation lautre, les dispositions permettant de contrler la casse, la dgradation ou la destruction de marchandises, ainsi que les pertes et les variations de stock; au cours du processus de fabrication: le suivi et les contrles de gestion du processus de fabrication, par exemple ltablissement de taux de rendement, les modalits de traitement des irrgularits, des variations, des dchets, des sous-produits et des pertes dans le processus de fabrication, le contrle qualit des produits manufacturs et lenregistrement des rsultats, le stockage scuris des marchandises dangereuses; et lors de lexpdition des marchandises: les bordereaux denvoi/de collecte, le transport des marchandises auprs de vos clients ou la frontire en vue de leur (r)exportation, ltablissement des factures de vente, les instructions au commissionnaire en douane en ce qui concerne lexportation (la rexportation) de marchandises et ltablissement/la mise disposition/le contrle des pices justificatives, laccus de rception ou la preuve de lexpdition des marchandises, linspection, le comptage et lenregistrement dans la comptabilit matires des marchandises en retour, le paiement et les notes de crdit, le traitement des irrgularits, des livraisons insuffisantes et des variations. Sous-section 3.5 Procdures douanires Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 decies, point e, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez, le cas chant, disposer de procdures satisfaisantes de gestion des licences et des autorisations relatives aux mesures de politique commerciale ou aux changes de produits agricoles; Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 decies, point g, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez veiller sensibiliser le personnel

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 la ncessit dinformer les autorits douanires en cas de difficult se conformer aux exigences et dtablir les contacts appropris afin dinformer les autorits douanires de telles situations. 3.5.1 Si vous tes un importateur, un exportateur ou un entreposeur, vous devez prvoir dans vos procdures les lments suivants: des modalits visant assurer lexhaustivit, lexactitude et le dpt dans les dlais des dclarations en douane prsentes en votre nom, y compris lexcution de contrles de gestion, la prsentation ou la mise disposition des pices justificatives, les coordonnes mises jour (nom et adresse) des commissionnaires en douane ou des tiers sollicits, les modalits de slection des commissionnaires en douane, notamment la vrification de leur crdibilit et de leur aptitude professionnelle avant leur nomination, les circonstances dans lesquelles ils interviennent, des contrats dtaillant leurs responsabilits, y compris le mode de reprsentation retenu directe ou indirecte, les modalits visant la communication votre commissionnaire en douane dinstructions claires et non ambigus, les modalits de transmission des pices justificatives votre commissionnaire en douane (par exemple licences, certificats, etc.), et celles concernant leur prsentation, dtention ou renvoi, la conduite tenir par le commissionnaire en douane en cas de doute sur les instructions fournies, les contrles ou vrifications de lexactitude et de lexcution dans les dlais des tches confies votre commissionnaire en douane, les modalits de communication votre commissaire en douane derreurs ou de modifications dans les oprations apures, le traitement des irrgularits, la communication volontaire des erreurs constates aux autorits douanires.

Si vous agissez en qualit de reprsentant tiers, vos procdures doivent prvoir les lments suivants: des contrats dtaillant vos responsabilits, y compris le mode de reprsentation retenu directe ou indirecte, des modalits visant assurer lexhaustivit, lexactitude et le dpt dans les dlais des dclarations en douane prsentes en votre nom, y compris lexcution de contrles de gestion, la prsentation ou mise disposition rapide des pices justificatives, les modalits de communication votre personnel des clauses contractuelles et des exigences des clients, la conduite que vous adoptez en cas de doute sur les instructions du client ou de communication dinformations errones, les modalits dintervention en cas de dtection derreurs/de modifications dans les oprations apures, la communication volontaire des erreurs constates aux autorits douanires.

3.5.2 Lorsque ces instructions sont documentes, vous aurez prouver, lors de la visite des auditeurs douaniers, quelles sont rgulirement et entirement rvises, et que tout changement intervenu est document et communiqu au personnel concern. 3.5.3 Si vous disposez de procdures pour ladministration des licences et des autorisations, vous aurez prouver, lors de la visite des auditeurs douaniers, quelles sont rgulirement et entirement rvises, et que tout changement intervenu est document et communiqu au personnel concern. Sous-section 3.6 Procdures de sauvegarde, de restauration, de secours et darchivage

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Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 decies, point f, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez disposer de procdures satisfaisantes darchivage et de recherche des critures et des informations de lentreprise et de protection contre la perte de donnes.

3.6.1 Vos procdures doivent dfinir le type de support sur lequel les donnes sont stockes, le format (logiciel) de stockage des donnes, et tablir si et quel stade les donnes sont comprimes. En cas de recours un tiers, veuillez indiquer les dispositions adoptes ainsi que la frquence et la localisation de toute forme de sauvegardes et darchivages. 3.6.3 En cas de rponse positive, veuillez indiquer comment vous vous assurez de la disponibilit long terme des donnes enregistres (fiabilit des supports), et de la disponibilit du matriel et des logiciels.

Sous-section 3.7 Protection des systmes informatiques Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 decies, point h, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez avoir pris des mesures adaptes de scurit des technologies de linformation, telles que pare-feu et logiciels antivirus, afin de protger votre systme informatique contre toute intrusion non autorise et de scuriser votre documentation. 3.7.1 Les mesures vises la question a) doivent inclure les lments suivants: un plan de scurit actualis dcrivant les mesures mises en place afin de protger votre systme informatique contre tout accs illicite et contre toute destruction dlibre ou perte dinformations, le cas chant, des dtails concernant lexploitation de systmes multiples dans diffrents sites et les dispositifs de contrle correspondants, les responsables de la protection et de lexploitation du systme informatique de la socit (cette responsabilit ne doit pas se limiter une seule personne, mais tre partage entre plusieurs personnes mme de contrler leurs actions respectives), des dtails sur les pare-feu et les logiciels antivirus, un plan de continuit des oprations/de reprise aprs sinistre applicable en cas dincident, des procdures de sauvegarde en cas de dfaillance du systme, y compris la restauration de tous les programmes et donnes concerns. En ce qui concerne la question b), veuillez indiquer la frquence des tests anti-intrusion sur votre systme, les modalits denregistrement des rsultats et celles de traitement des incidents en cas daltration de la scurit du systme. 3.7.2 Vos procdures en matire de droits daccs doivent inclure les lments suivants: les modalits de dlivrance des autorisations daccs et le niveau daccs au systme informatique (laccs aux informations sensibles devrait tre limit au personnel autoris modifier ou complter les donnes), le format des mots de passe, la frquence de leur changement et le nom de la personne qui les dlivre, et la suppression/conservation/mise jour des donnes utilisateurs. Sous-section 3.8 Scurit de la documentation 3.8.1 Les mesures que vous avez prises doivent normalement prvoir: lenregistrement et la sauvegarde des documents, y compris leur numrisation ou mise sur microfiche, et la limitation de leur accs, un plan de scurit actualis dcrivant les mesures appliques afin de protger les documents contre tout accs non autoris ainsi que contre toute destruction dlibre ou perte, le classement et le stockage sr et scuris des documents, y compris les responsabilits pour leur traitement, le traitement des incidents compromettant la scurit des documents.

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3.8.2 Les mesures que vous avez prises doivent tenir compte des lments suivants: les tests de votre systme contre tout accs non autoris et lenregistrement des rsultats, un plan de continuit des oprations/reprise aprs sinistre applicable en cas dincident, la documentation relative aux mesures correctrices adoptes la suite de tout incident rel.

Section IV Solvabilit financire (article 5 bis du CDC, article 14 undecies des DAC, lignes directrices OEA, partie 2, section IV, I.2.4).
On entend par solvabilit une situation financire saine, suffisante pour vous permettre de remplir vos obligations compte tenu, notamment, des caractristiques du type de votre activit commerciale. Votre solvabilit financire sera value sur les trois dernires annes. Si vous tes tabli depuis moins de trois ans, elle sera juge sur la base des critures et informations disponibles (voir question 4.3). Ces critures ne doivent concerner que lentit juridique faisant la demande OEA. Toute information dont vous avez connaissance qui pourrait affecter votre solvabilit dans un avenir prvisible doit tre indique dans votre rponse la question 4.4. 4.1 Veuillez fournir des dtails concernant toute procdure dinsolvabilit, de faillite ou de liquidation contre votre socit ou votre patrimoine social engage au cours des trois dernires annes. 4.2 Les preuves ou informations requises peuvent concerner galement tout passif ou provision exigible, la position courante des actifs nets ou la position des actifs nets et le montant des actifs immatriels. Dans certaines circonstances, il est habituellement admis quune entreprise puisse avoir des actifs nets ngatifs lorsque, par exemple une entreprise est cre par une maison mre des fins de recherche et de dveloppement et que le passif peut tre couvert par un prt de la socit parente ou dun tablissement financier. Dans de telles circonstances, les avoirs ngatifs nets peuvent ne pas constituer un indicateur rvlant la capacit de lentreprise rembourser ses dettes lgales. Nanmoins, nous pouvons exiger un complment de preuve, tel quun engagement du prteur, la rfrence une garantie accorde par une socit parente ou une lettre de crdit bancaire afin de satisfaire ce critre, ou encore, si vous tes le propritaire unique dune association, une liste de tous les capitaux personnels employs pour soutenir la solvabilit de lentreprise.

NB: Afin de dterminer votre solvabilit financire, les autorits douanires peuvent exiger la prsentation de vos comptes annuels jour. Au cours de leur visite, elles pourront avoir examiner des copies de vos ensembles complets ou de vos relevs de comptes annuels portant sur les trois dernires annes. Elles pourront galement demander examiner vos comptes de gestion les plus rcents afin dobtenir un tableau aussi actuel que possible de votre situation financire

Section V Exigences en matire de scurit et de sret (article 5 bis du CDC, article 14 duodecies des DAC, lignes directrices OEA, partie 2, section I, I.2.5) Note:
Cette section couvre les critres de scurit et sret remplir pour obtenir le statut dOEA. Elle doit tre complte uniquement si vous faites la demande dun certificat OEA Scurit et sret (OEAS) ou dun certificat OEA combin Simplifications douanires/Scurit et sret (OEA-F). Lautovaluation de ce critre doit porter sur tous les locaux dans lesquels le demandeur exerce des activits douanires. Vous devez faire preuve dun niveau lev de sensibilisation aux questions de scurit et de sret, sur le plan interne et dans le cadre de vos activits commerciales avec les clients, les fournisseurs et les prestataires de services externes, compte tenu de votre rle dans la chane dapprovisionnement.

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Les critres abords dans cette section ne doivent pas tre confondus avec les exigences en matire de sant et de scurit (voir les lignes directrices OEA).

Toutes les procdures mentionnes dans cette section devraient tre normalement suffisamment dtailles a) pour permettre didentifier clairement la personne responsable et son (ses) supplant(s), et b) pour permettre aux supplants doprer de la manire indique par le responsable. Toutes les procdures doivent tre documentes et mises disposition des autorits douanires lors de leur audit des critres OEA; elles feront toujours lobjet dune vrification sur place. Les documents que vous devez prsenter, en particulier en rponse aux questions 5.1.1a) et b), devront prciser: votre rle dans la chane dapprovisionnement, la nature et la taille de votre entreprise; et les risques et menaces auxquelles est expose votre entreprise.

5.1 AUTOEVALUATION 5.1.1 a) Les autorits douanires sattendent ce que vous ayez effectu une valuation documente des risques et des menaces ou que vous ayez confi cette tche une socit de scurit dont vous utiliseriez les services. Labsence de prsentation de cette valuation lors de notre visite peut entraner une recommandation automatique de rejet de la demande. Lvaluation des risques et menaces doit porter sur tous les locaux dans lesquels vous exercez des activits douanires. Elle a pour objet didentifier les risques et les menaces susceptibles de voir le jour sur le segment de la chane dapprovisionnement au sein duquel vous oprez, dune part, et dexaminer les mesures en place afin de rduire les risques et les menaces au minimum, dautre part. Elle doit couvrir lensemble des risques affectant la scurit de votre rle au sein de la chane dapprovisionnement et doit inclure, par exemple les menaces physiques pesant sur les installations et les marchandises; les risques budgtaires; les clauses contractuelles relatives vos partenaires commerciaux dans la chane dapprovisionnement.

Une telle valuation doit examiner les lments suivants: les marchandises que vous traitez; les installations et btiments utiliss pour lentreposage, la fabrication, etc.; le personnel, notamment les procdures de recrutement et le recours du personnel temporaire et la sous-traitance; le transport, le chargement et le dchargement des marchandises; le systme informatique, les critures et les documents comptables; les incidents de scurit rcemment signals dans lun de ces domaines. Vous devez par ailleurs fournir des lments attestant la frquence des rvisions et des mises jour du document et tablir dans vos procdures les modalits de notification des incidents et la frquence des rvisions futures. Vous aurez galement dmontrer aux autorits douanires comment et quel moment le personnel et les personnes visitant votre entreprise sont informs de vos procdures.

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5.1.1 b) Labsence de prsentation dun plan de scurit ou dune valuation des risques et menaces lors de notre visite peut entraner linterruption anticipe de laudit ou le rejet de la demande. Un programme de rvision du plan de scurit prvoyant lenregistrement des modifications signes et dates par le responsable doit tre mis en place.

5.1.2 Vous devez dcrire au minimum cinq des principaux risques perus que vous avez recenss. Ces risques doivent avoir t apprcis dans le cadre de votre valuation des risques et menaces en tenant compte de la probabilit de leur survenue, de leurs consquences et de toute ventuelle contre-mesure prendre. Quelques exemples: trafic de marchandises illicites; contamination de produits; altration de marchandises destines lexportation; accs non autoris, etc.

5.1.3 Dcrivez brivement les processus dlaboration, de mise en uvre, de suivi et de rvision des mesures de scurit, en en identifiant le responsable. La responsabilit gnrale de lensemble des dispositifs de scurit devrait revenir une seule personne, occupant un poste suffisamment lev dans votre organisation et dote de lautorit ncessaire pour mettre en uvre, au moment voulu, les mesures de scurit qui simposent. Si vous faites appel des services de scurit externes, le responsable doit se charger des questions contractuelles et sassurer quun accord de niveau de service appropri a t mis en place dans le respect des critres OEA ressortant des questions de cette section.

Le responsable doit tre en mesure dexpliquer et de mettre en place des procdures appropries pour llaboration, la rvision et la mise jour de lensemble des dispositifs de scurit. Il devrait normalement tre charg de llaboration des documents requis aux questions 5.1.1 a) et b). Les procdures en question devraient tre suffisamment dtailles pour permettre toute personne remplaant le responsable dassumer ses responsabilits et dexercer les fonctions requises.

5.1.4 Si dans de nombreux cas, les mesures de scurit mises en place dans chaque site ont un caractre spcifique, une harmonisation des procdures rgissant llaboration, la mise en uvre, le suivi et la rvision de ces mesures serait souhaitable dans lensemble des installations. En labsence de procdures harmonises, le nombre dinspections sur le terrain pourrait augmenter.

5.1.5 (a) et (b) Vous devez disposer de procdures documentes susceptibles daider et dencourager le personnel et les personnes visitant votre entreprise signaler tout incident ayant trait la scurit, par exemple laccs non autoris, le vol, lutilisation de personnel non contrl. Vos procdures doivent prciser les modalits de notification des incidents, y compris lindication du lieu o ils se sont produits et de la personne contacter. Elles doivent galement prvoir des modalits denqute et de rapport et identifier le responsable de ces fonctions.

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En cas de rponse ngative, veuillez indiquer de quelle manire et selon quelles chances vous vous proposez de remdier cette lacune. Si votre rponse est Oui, veuillez expliquer comment les instructions de scurit sont communiques au personnel et les moyens utiliss pour vous assurer quil en a pris connaissance. Vous devez galement expliquer comment les instructions de scurit sont portes la connaissance des visiteurs. Voir galement la question 5.2.2. Il y a lieu de ne pas confondre les instructions de scurit avec toute ventuelle instruction requise en matire de sant et scurit et dexpliquer clairement cette distinction au personnel et aux visiteurs.

5.1.6(a) et (b) Il sagit dincidents ayant trait la sret de la chane dapprovisionnement et non daccidents sanitaires lis la scurit des produits. Exemples: pertes constates dans un entrept; scells rompus; dispositifs contre la manipulation endommags.

Si des incidents se sont produits, nous nous attendons ce que vous ayez rvis et modifi vos procdures de scurit afin dy intgrer les mesures correctrices appropries. Il vous sera galement demand de fournir des lments attestant la manire dont ces modifications auront t communiques par la suite votre personnel et aux visiteurs. Si, la suite dune rvision de vos procdures de scurit et sret, des modifications sont intervenues, elles doivent tre consignes dans un registre des rvisions en indiquant la date et la (les) partie(s) rvise(s).

5.1.7 (a) et (b) Vous devez vous assurer que vous dtenez les originaux des documents, car il se peut que notre agent dinspection vous les demande. Les agents dinspection tiendront compte de la certification concerne lors de leur audit. Exemples: agent habilit (certificat et rapport dvaluation); certification TAPA (certificat et rapport dvaluation); certification ISO (certificat et manuel qualit).

5.1.8 Vous devez fournir dans votre rponse des dtails concernant, par exemple, les substances chimiques dangereuses, les marchandises de haute valeur ou les produits soumis accise dont vous faites commerce en prcisant sil sagit de marchandises que vous traitez rgulirement ou occasionnellement. Exemple: emballages spciaux; exigences de stockage spcifiques.

Voir galement le point 5.5.1 (processus en matire de transport).

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5.1.9 (a) et (b) Indiquez dans votre rponse le nom et ladresse de la ou des socits concernes, le nombre dannes exerces pour votre compte en tant que socit de scurit et prcisez si elle(s) vous fournit (fournissent) dautres services.

Si la socit a procd une valuation des risques, veuillez confirmer dans votre rponse que les risques ventuellement identifis ont t repris dans votre valuation des risques et menaces vise la question 5.1.1 (a). Les documents doivent mentionner la (les) date(s) laquelle (auxquelles) lvaluation a t ralise et celle(s) de la mise en uvre des mesures ventuellement recommandes. Les documents devront tre mis notre disposition lors de notre visite.

5.1.10 Votre rponse doit dtailler les exigences imposes par vos clients ou votre compagnie dassurance et les marchandises soumises des dispositions particulires en ce qui concerne, par exemple, lemballage ou le stockage. Si les marchandises et les exigences concernes sont trs nombreuses, il vous suffit den donner un rsum. Elles seront examines en dtail lors de notre visite.

5.2 ACCES AUX INSTALLATIONS 5.2.1 (a) et (b) Vous devez fournir une brve description de la procdure mise en uvre en indiquant, le cas chant, si vos sites font lobjet de mesures daccs spcifiques. Si la demande concerne une installation multisites, il pourra savrer utile den fournir une description gnrale ou une reproduction de la configuration densemble. Vos procdures doivent galement indiquer les personnes ayant un droit daccs en prcisant quelles zones, quels btiments et quels locaux elles peuvent accder, ainsi que le dispositif de contrle des accs (par exemple claviers ou cartes magntiques). Les restrictions en matire daccs doivent tenir compte de lvaluation des risques et menaces vise la question 5.1.1a. Les dispositifs mis en place doivent tre capables didentifier et de surveiller les tentatives daccs illicite. Dcrivez les moyens utiliss pour identifier le personnel comme, par exemple, la carte didentit.

5.2.2 (a) et (b) Veuillez confirmer les informations fournies en vous rfrant lvaluation des risques et menaces vise aux questions 5.1.1 (a) et (b). Vous devez galement prciser si vous entretenez une coopration avec dautres agences de scurit ou forces de police qui ont connaissance de ces questions. Veuillez galement faire rfrence votre rponse la question 5.1.5 et ses notes explicatives.

5.2.3 Un plan du site devrait tre mis la disposition de lagent dinspection. Bien quun plan ne soit pas requis, toute illustration fournie sera de nature faciliter la prparation de laudit et permettra de rduire le temps de visite de la ou des installations. Si un tel plan est disponible, il peut comprendre ou consister en une image satellite/internet du site.

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Toute image ou tout plan prsent doit tre dat ou clairement identifiable par tout autre moyen, afin dassurer une piste daudit pour la demande de statut OEA.

5.2.4 Vous porterez une attention particulire aux socits implantes sur votre site en tant que simples locataires et qui ne fournissent pas votre entreprise ou noprent pas pour son compte. Les locataires peuvent poser des problmes particuliers sur le plan de la scurit et toute disposition concernant, par exemple, laccs ou loccupation spare de votre site doit tre brivement dcrite.

Voir galement la section 5.13.

5.3 SECURITE PHYSIQUE

Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 duodecies, paragraphe 1, point a, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez vous assurer que les btiments utiliss dans le cadre des oprations couvertes par le certificat sont construits en matriaux qui rsistent aux tentatives daccs illicite et fournissent une protection contre les intrusions illicites.
Les btiments doivent tre construits dans des matriaux qui rsistent aux tentatives daccs illicite et fournissent une protection contre les intrusions illicites. Il doit exister des mesures de contrle adaptes pour empcher laccs non autoris aux installations, aux aires de fabrication et dexpdition, aux quais de chargement, aux zones de fret et aux bureaux. De telles mesures dpendront de la taille et de la nature de lentreprise, du type de marchandises traites, etc.

5.3.1 (a) (b) et (c) Il sagit des limites extrieures visibles de vos installations, par exemple les cltures et les portails. Toutes les fentres, portes et cltures internes et externes devraient tre protges au moyen, par exemple, de dispositifs de verrouillage ou encore de mesures alternatives de surveillance et de contrle des accs, telles que systmes dalarme antivol ou de tlvision en circuit ferm intrieurs/extrieurs. (a)-(c) Des dtails sur les modalits de contrle du respect de ces procdures, la frquence des contrles sur les btiments et les cltures, les modalits de notification et de traitement des incidents de scurit doivent figurer dans les documents requis aux questions 5.1.1. (a) ou (b). Veuillez indiquer la rfrence au paragraphe, la section ou la page (rvision/date) correspondante du document.

5.3.2 (a) et (b) Vous devez tablir une liste de tous les accs, de prfrence en vous appuyant sur le plan du site; signalez toute sortie de secours relie des escaliers; faites la distinction entre les accs destins au chargement/dchargement et les accs de service, les comptoirs daccueil du public, les aires de repos des chauffeurs; indiquez lemplacement des gurites ou postes de travail des gardes de scurit.

Votre description des moyens dobservation de vos accs doit prciser, selon le systme de tlvision circuit ferm utilis (par exemple, camras fixes ou balayage horizontal/vertical/zoom), comment ces accs sont contrls et si les reprises sont utilises titre proactif ou ractif.

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En plus des contrles effectus sur les accs extrieurs, vous devez galement dcrire les contrles raliss sur les accs lintrieur de vos installations y compris, le cas chant, lorsque ces installations sont partages Prcisez si vos installations oprent 24h sur 24 7 jours sur 7 (par exemple, en cas de travail post), ou uniquement durant les heures ouvrables habituelles.

5.3.3 Le cas chant, dcrivez galement les gnrateurs ou dispositifs de secours mis en place pour garantir la continuit de lclairage en cas de coupure dlectricit locale et prcisez leurs modalits de maintenance.

5.3.4 Comment les cls sont-elles identifies et quelles sont les procdures mises en place pour prvenir toute utilisation abusive et rpondre aux pertes? Il doit exister des procdures visant limiter au seul personnel autoris laccs aux cls de btiments, de sites, de salles, de zones protges, de meubles de rangement, de coffre-fort, de vhicules et dquipements verrouills. Vos procdures doivent galement prciser: lendroit spcifiquement dsign pour la conservation des cls; la personne responsable du contrle de la scurit des cls; lenregistrement de la date/heure laquelle les cls ont t prises, en prcisant par qui et

pour quel motif, et ont t restitues; les modalits prvues en cas de perte ou de non-restitution des cls.

Donnez des dtails sur les procdures de verrouillage et indiquez, le cas chant, les titulaires des cls principales chargs de la fermeture du soir des installations et de leur rouverture le jour ouvrable suivant. Dtaillez les autres dispositifs de verrouillage utiliss tels que les cls radiocommandes (par exemple, pour actionner distance la barrire dun parking) et prcisez qui ils ont t confis.

5.3.5 (a) (b) (c) et (d) Vos procdures doivent prvoir: les modalits relatives au contrle/ lenregistrement des visiteurs qui se rendent dans vos installations en vhicule priv; les modalits relatives au contrle des vhicules du personnel dans vos installations; des parcs de stationnement spcifiques pour les visiteurs et le personnel situs distance des zones scurises telles que les quais de chargement, afin dviter tout vol, obstruction ou interfrence; le contrle du respect des exigences en matire de stationnement. (a) Prcisez si les vhicules des visiteurs et du personnel sont stationns sparment. Vous devez fournir des dtails sur tout autre vhicule ayant un accs temporaire linstallation/aux installations, par exemple les taxis ou les bus pour le personnel.

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(b) Vous devez veiller la mise en place de procdures garantissant que les autorisations sont rgulirement rvises et mises jour, afin de tenir compte des changements de vhicule par le personnel. Veuillez prciser si le personnel dispose dun permis de stationnement et dcrire le dispositif dentre/de sortie du parc de stationnement, par exemple une barrire carte magntique (c) Dcrivez les mthodes ou procdures utilises pour le contrle des vhicules lorsque, par exemple, les barrires sont surveilles pendant les heures de pointe afin de contrler le talonnage et de sassurer que tous les vhicules sont convenablement contrls. (d) Dcrivez les rglements crits rgissant le stationnement des vhicules et indiquez comment le personnel en est inform. Prcisez si de tels rglements ont t pris en compte dans lvaluation de la scurit.

5.4 UNITS DE FRET Afin de satisfaire au critre nonc larticle 14 duodecies, paragraphe 1, point c, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, les mesures concernant la manutention des marchandises doivent comprendre la protection contre lintroduction, la substitution ou la perte de matriels et laltration dunits de fret.

Les units de fret sont, par exemple, les conteneurs, les citernes, les camionnettes, les camions, les vhicules, les canalisations etc. destins au transport de vos marchandises. Des procdures permettant dexaminer lintgrit de lunit de fret avant le chargement doivent tre appliques. Les coordonnes des propritaires/fournisseurs des units de fret devront nous tre fournies lors de notre visite. 5.4.1 Lintgrit des units de fret doit tre garantie, par exemple, par leur surveillance permanente ou par leur conservation dans un lieu sr ferm cl, ou encore par leur inspection avant lusage. Seules des personnes convenablement identifies et autorises doivent avoir accs aux units de fret. Les procdures que vous avez mises en place doivent prvoir: les modalits de contrle de laccs aux lieux o sont stationnes les units de fret; un accs limit aux seules personnes autorises; les modalits visant assurer la surveillance permanente des units, par exemple, la dsignation de personnel responsable et de supplants. 5.4.2 Les procdures que vous avez mises en place doivent prvoir: lidentification dune personne responsable laquelle sont signals les incidents; les modalits de signalement et denregistrement des incidents; les mesures prendre, notamment linformation des services de police/des cadres de direction; la rvision et la modification des procdures existantes; la notification au personnel de toute modification des procdures.

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Les justificatifs de ces contrles devront tre prsents lors de notre visite.

5.4.3 (a) et (b) Dcrivez le type de scell utilis ainsi que la ou les normes laquelle ou auxquelles ils rpondent. Indiquez le nom du fabricant et dcrivez la procdure de dlivrance des scells ainsi que celle relative lenregistrement de leur dlivrance, de leur utilisation et de leur enlvement. Prsentez en dtail les procdures applicables en cas de rupture ou daltration des scells.

5.4.4 Selon lunit de fret utilise, une procdure dinspection en sept points doit tre applique (y compris lunit de traction): paroi avant ct gauche ct droit plancher plafond/toit portes intrieures/extrieures extrieur/train datterrissage.

5.4.5 (a) (b) et (c) Une maintenance doit tre assure rgulirement et pas seulement en cas de dommage ou dincident. Si la maintenance est assure lextrieur ou en dehors de la supervision du personnel de votre entreprise, lintgrit de lunit de fret doit tre vrifie lors de sa restitution. Les procdures que vous avez mises en place doivent inclure: lobligation faite votre personnel de vrifier lintgrit des units de fret lors de leur

restitution; la nature des contrles effectuer, en prcisant quand et par qui ils sont excuts; les modalits dinformation du personnel sur vos procdures; les contrles de gestion et leur frquence afin de sassurer que les units de fret sont

rexamines.

Indiquez si vous vrifiez systmatiquement toutes les units de fret pralablement lacceptation dune cargaison entrante ou au chargement de marchandises livrer et si ces procdures ont t intgres dans les documents mentionns aux questions 5.1.1 (a) et (b).

5.5 PROCEDURES EN MATIERE DE TRANSPORT 5.5.1 (a) (b) (c) et (d)

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Le processus de transport couvre les mouvements de marchandises importes et exportes entre vos locaux et la frontire, lintrieur de lUnion europenne et entre diffrents sites. Vous devez numrer tous les modes de transport utiliss vers ou partir de vos locaux en passant par la chane dapprovisionnement internationale. Dcrivez le moyen de transport utilis. Si vous faites appel des prestataires externes, veuillez galement vous rfrer la section 5.13 (services extrieurs).

5.6 EXIGENCES NON FISCALES

Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 duodecies, paragraphe 1, point d, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez mettre en place, le cas chant, des procdures permettant dassurer la gestion des licences dimportation et/ou dexportation lies des interdictions ou des restrictions et de distinguer ces marchandises dautres marchandises.
5.6.1 (a) et (b) Cette section complte la section 3.5.3 et couvre des exigences non fiscales. Prsentez en dtail les processus et procdures permettant didentifier la personne charge de sassurer de lexistence des licences et de prendre les mesures ncessaires lorsquelles sont manquantes. Dcrivez tout dispositif de scurit supplmentaire que vous avez d ventuellement mettre en place pour le traitement des marchandises double usage.

5.7 MARCHANDISES ENTRANTES

Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 duodecies, paragraphe 1, point b, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez mettre en place des mesures de contrle adaptes pour empcher laccs non autoris aux aires dexpdition, aux quais de chargement et aux zones de fret.
5.7.1 (a) et (b) Ces procdures devraient couvrir lensemble des tapes comprises entre le moment o la commande est passe jusqu la livraison dans la chane dapprovisionnement internationale. Des procdures documentes doivent mettre en vidence le mouvement des marchandises et des documents correspondants et identifier les autres parties intresses, comme les fournisseurs, les emballeurs, les transporteurs, etc.

5.7.2 Lorsque des dispositions relatives des mesures de scurit ont t conclues avec des fournisseurs nationaux et/ou de lUnion europenne et de pays tiers, le personnel doit en tre inform et des procdures doivent tre instaures afin de vrifier lapplication de ces dispositions. Vous devez dcrire la procdure par laquelle les employs sont informs des mesures de scurit, prciser la frquence des formations de remise niveau et prvoir les justificatifs ncessaires que vous devrez mettre disposition de lagent dinspection ou prsenter loccasion de tout rexamen du statut dOEA. Les procdures que vous avez mises en place doivent galement prvoir: la dsignation du collaborateur responsable de laccueil du chauffeur et des marchandises lors de leur arrive,

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la tenue dun calendrier prvisionnel des arrives de marchandises, le traitement des arrives de marchandises imprvues, lenregistrement des documents de transport et des documents douaniers accompagnant les marchandises,

la comparaison des marchandises aux documents de transport et aux documents douaniers, la vrification de lintgrit des scells, lenregistrement de lexcution et des rsultats des contrles, lobligation de notifier larrive des marchandises aux autorits douanires, afin de leur permettre deffectuer des contrles,

le pesage/comptage et le pointage des marchandises par rapport aux listes de chargement et aux ordres dachat,

le contrle de qualit, le marquage correct des marchandises avant leur entre dans le stock afin de permettre leur identification,

lidentification et le signalement des non-conformits ou des dfauts de qualit, et la notification de la rception des marchandises au dpartement des achats et ladministration.

Le contenu des dispositions vises peut dpendre, par exemple, de la valeur leve des marchandises que vous traitez ou du risque quelles comportent. Ces dispositions peuvent concerner lexigence pour les marchandises: darriver dans ltat o elles se trouvaient lorsquelles ont quitt le fournisseur; de demeurer scelles en permanence; dtre conformes aux prescriptions en matire de sret ou de scurit.

Les procdures instaures doivent prvoir: la communication de telles dispositions au personnel responsable de la rception des marchandises afin quil sache comment se conduire, notamment en cas de dtection dune irrgularit; la rvision et la mise jour rgulires de ces procdures; les contrles de gestion/de surveillance pour sassurer que le personnel respecte ces prescriptions.

5.7.3 (a) et (b) Lors de larrive dunits de fret scelles, des mesures doivent tre mises en place pour garantir le traitement correct des scells. Ces mesures peuvent comporter un contrle visuel afin de sassurer que a) le scell est effectivement intact et b) rien ne prouve son altration. Une fois que le contrle

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visuel sest rvl satisfaisant, la personne autorise peut procder une vrification physique en exerant une pression approprie sur le scell afin de sassurer quil est encore intact. 5.7.4 Pas dexplication ncessaire 5.7.5 Le type de marchandises que vous traitez ne permet pas forcment leur comptage, pesage ou quantification. Vous devez dcrire toute autre procdure adopte pour la prise en compte des marchandises entrantes et en dmontrer la conformit.

5.7.6 Les procdures instaures doivent tablir: de quelle manire et sur la base de quels documents, quand et par qui les marchandises reues sont encodes dans ladministration des stocks; la vrification des marchandises par rapport aux listes de chargement et aux ordres dachat; lenregistrement des marchandises dans le stock, dans les meilleurs dlais la suite de larrive des marchandises. 5.7.7 (a) et (b) Une sparation des fonctions doit exister entre la commande des marchandises (achat), la rception (entrept), lencodage des marchandises dans le systme (administration) et le paiement de la facture. Cette sparation des fonctions dpendra de la taille et de la complexit de lentreprise.

5.8 STOCKAGE DES MARCHANDISES Cette sous-section concerne uniquement le stockage de marchandises faisant partie intgrante dune chane dapprovisionnement internationale. 5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 et 5.8.5 Les procdures mises en place doivent prvoir: une aire affecte au stockage des marchandises qui est la fois sre et scurise et clairement connue du personnel de contrle; un accs laire de stockage uniquement rserv au personnel autoris; des inventaires rguliers; le contrle des marchandises entrantes, les transferts vers dautres installations, les enlvements permanents et temporaires; les mesures prendre en cas de constatation dirrgularits, de non-conformits, de pertes ou de vols; la manutention et le traitement des marchandises et leur retour dans le stock; le cas chant, la sparation des diffrents types de marchandises, par exemple marchandises communautaires, non communautaires, biens de grande valeur, marchandises dangereuses;

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la tenue et la mise jour rapides des critures de stock, y compris lindication de lemplacement des marchandises;

le traitement de tous les aspects lis la scurit physique de linstallation de stockage.

Les normes de scurit applicables dpendront de la nature des marchandises ainsi que de la taille et de la complexit de lentreprise, qui peut aller dune pice unique dans un immeuble de bureaux une grande organisation multisites oprant dans plusieurs tats membres.

5.9 PRODUCTION DES MARCHANDISES Cette sous-section couvre uniquement la production de marchandises faisant partie dune chane dapprovisionnement internationale. Ne rpondez aux questions 5.9.1 5.9.4 que si elles sappliquent votre activit. La production dans ce contexte peut concerner une gamme dactivits allant de la fabrication partir de matires premires lassemblage de pices achetes.

5.9.1 (a) et (b) Indiquez dans votre description si le personnel affect la production est employ plein temps par votre entreprise ou sil sagit de personnel fourni par une agence de travail temporaire. Dcrivez la zone destine la production dans vos installations et indiquez si possible son emplacement sur une copie du plan du site. Voir galement les notes relatives la question 5.2.3.

5.9.2 tayez votre rponse par une rfrence la partie correspondante de lvaluation des risques et menaces vise aux questions 5.1.1 (a) et (b). Tout contrle de conformit doit tre accompagn dun justificatif appropri dment sign et dat.

5.9.3 Prcisez si des dispositifs technologiques permettant de garantir lintgrit de lemballage sont utiliss (par exemple, contrle du poids ou vidosurveillance, etc.). Dcrivez en outre les processus de scurisation des colis individuels et les mthodes de groupage des colis, par exemple sur palettes. Prcisez quel moment le destinataire est identifi (adresse/pays) et de quelle manire ces informations sont vrifies.

5.9.4 Votre description doit faire tat de tout accord contractuel/accord de niveau de service conclu avec un tiers. Ces documents seront examins par lagent dinspection. La question concerne galement le groupage de colis.

5.10 CHARGEMENT DES MARCHANDISES 5.10.1 (a) et (b) et 5.10.2 (a) (b) et (c)

Du personnel doit tre affect la supervision du chargement des marchandises, afin dviter que les marchandises puissent tre charges ou laisses sans surveillance. Les procdures que vous avez mises en place doivent prvoir:

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 la dsignation des collaborateurs chargs de recevoir le chauffeur et de charger les marchandises; la prsence permanente du personnel dsign; une procdure prvoyant, par exemple, la nomination de supplants en cas dindisponibilit du personnel dsign; linterdiction de tout chargement en labsence du personnel autoris; le pesage, le comptage, le pointage et le marquage des marchandises; le traitement des non-conformits et des irrgularits; lapposition de scells et leur enregistrement dans des documents ou registres, afin de sassurer quils sont utiliss bon escient, quils rpondent aux normes fixes et quils sont appliqus conformment aux prescriptions lgales; lenregistrement dans vos critures des documents de transport et des documents douaniers accompagnant les marchandises; la comparaison des marchandises aux documents de transport et aux documents douaniers qui les accompagnent; lenregistrement de lachvement et des rsultats des contrles; lobligation de notification du dpart des marchandises aux autorits douanires afin de leur permettre deffectuer des contrles; la notification du dpart des marchandises au dpartement Vente et ladministration; des dispositions tablissant de quelle manire (sur la base de quels documents), quand et par qui les marchandises charges sont enregistres dans la comptabilit matires; la vrification des marchandises par rapport aux listes de chargement et aux ordres de vente; lenregistrement de la sortie du stock des marchandises, ds que possible aprs leur dpart; laccus de rception des marchandises et la notification de toute irrgularit par vos clients; le cas chant, la preuve de lexportation.

5.10.3 Cette section ne vous concerne que si des exigences spcifiques ont t convenues avec vos clients, par exemple, la ncessit de sceller, emballer et tiqueter toutes les marchandises selon certaines modalits pour leur passage aux rayons X. Dans ce cas, le personnel doit tre inform de ces dispositions et les procdures que vous avez mises en place doivent prvoir des contrles de gestion/de surveillance afin de vous assurer que le personnel applique les exigences convenues. Ces procdures doivent tre rgulirement rvises et mises jour.

Voir galement la rponse la question 5.1.10.

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5.10.7 Veuillez accompagner les rponses fournies dans cette section dune rfrence la partie correspondante de lvaluation des risques et menaces dcrite aux questions 5.1.1. (a) et (b). Les irrgularits constates peuvent concerner les renvois de marchandises par la clientle, lemploi de conducteurs non autoriss et la rupture de dispositifs contre la manipulation.

5.11 EXIGENCES IMPOSEES EN MATIERE DE SECURITE AUX PARTENAIRES COMMERCIAUX Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 duodecies, paragraphe 1, point e, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez avoir pris des mesures permettant didentifier avec prcision vos partenaires commerciaux, de faon scuriser la chane dapprovisionnement internationale. Vos partenaires commerciaux peuvent tre soit vos fournisseurs (de biens et de services), soit vos clients. 5.11.1 (a) et (b) Vous nengagerez votre responsabilit que pour la partie de la chane dapprovisionnement dont vous avez la charge et pour les marchandises places sous votre contrle. Seule la conclusion daccords contractuels entre les partenaires commerciaux permet dassurer la scurit de la chane dapprovisionnement. Les exigences imposes vos fournisseurs peuvent prvoir, par exemple, le marquage, le scellement, lemballage et ltiquetage particuliers ou le passage aux rayons X de toutes les marchandises, et leur conformit aux normes internationales en vigueur. Lorsque de telles exigences sont dfinies, les procdures mises en place doivent prvoir: dans la mesure du possible, des visites rgulires dans les locaux de vos fournisseurs pour

vrifier le respect des exigences imposes; la communication de ces dispositions votre personnel afin quil puisse en contrler le respect

lors de larrive des marchandises; les dispositions concernant la notification par votre personnel des irrgularits/incidents; des contrles de gestion/de surveillance pour vous assurer que le personnel opre dans le

respect des dispositions arrtes; les mesures correctrices prises la suite de la constatation de toute infraction ces dispositions; la rvision et la mise jour rgulires des procdures.

Notre agent dinspection sattendra pouvoir consulter toute preuve documentaire dont vous disposez pour justifier votre rponse, et notamment la liste des contrles effectus. Cette liste sera examine lors de notre visite.

5.11.2 Des preuves documentaires doivent tre fournies lappui de votre rponse. Notre agent dinspection sattendra pouvoir consulter toute preuve documentaire dont vous disposez pour justifier votre rponse, et notamment la liste des contrles effectus. Cette liste sera examine lors de notre visite.

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5.11.3 Des preuves documentaires doivent tre fournies lappui de votre rponse. Notre agent dinspection sattendra pouvoir consulter toute preuve documentaire dont vous disposez pour justifier votre rponse, et notamment la liste des contrles effectus. Cette liste sera examine lors de notre visite.

De telles violations, ainsi que la rvision approprie des procdures et toute mesure adopte en supplment doivent figurer dans la documentation mentionne aux questions 5.1.1 (a) et (b).

5.12 SECURITE DU PERSONNEL

Afin de vous conformer au critre nonc larticle 14 duodecies, paragraphe 1, points f et g, des dispositions dapplication du code des douanes communautaire, vous devez: a) avoir effectu, dans la mesure o la lgislation le permet, une enqute de scurit concernant les ventuels futurs employs appels occuper des postes sensibles sur le plan de la scurit, et procder un contrle priodique de leurs antcdents; b) veiller ce que le personnel concern participe activement des programmes de sensibilisation aux questions de scurit.
5.12.1 (a) (b) (c) Votre politique de recrutement doit reflter les exigences en matire de scurit dcoulant de votre valuation des risques. Les procdures mises en place doivent prvoir: le contrle des antcdents des futurs et actuels employs affects ou transfrs des postes sensibles pour la scurit; la recherche et la prise de rfrences lors du recrutement; la dtermination des postes de scurit critique et lexcution des contrles ncessaires lidentification des condamnations prescrites/non prescrites; lobligation pour les employs dinformer leur chef de service des contraventions/librations sous caution, procdures judiciaires et/ou condamnations en cours; la suppression de laccs informatique et la restitution du permis de scurit en cas de dpart ou de licenciement du personnel; lobligation pour les employs de rvler lexistence de tout autre emploi.

Tout contrle de conformit doit faire lobjet dune inscription dment paraphe et date sur une liste des contrles effectus.

5.12.2 (a) et (b) Des procdures doivent tre dfinies dans les documents viss aux questions 5.1.1. (a) et (b). Elles doivent prvoir des modalits pour la vrification des antcdents des nouveaux employs avant leur recrutement et un processus de formation initiale et professionnelle intgrant les instructions en matire de scurit de lentreprise. Tous les nouveaux employs sont tenus de confirmer par leur signature quils ont compris ces instructions. Les procdures doivent galement couvrir les mesures prendre en cas de transfert demploys des zones sensibles sur le plan de la scurit.

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5.12.3 (a) (b) (c) et (d) Tous les membres du personnel doivent bnficier dune formation adapte en matire de scurit et de sret, concernant notamment les procdures de scurit, la dtection des intrusions/altrations, la notification des incidents et les risques inhrents la chane dapprovisionnement internationale. La responsabilit de la formation du personnel doit tre confie une unit ou un groupe de personnes (internes ou externes). Il y a lieu de mettre jour la formation en cas de modifications et de tenir un registre rpertoriant toutes les activits de formation.

Tout ventuel prestataire de services externe doit tre soumis un accord de niveau de service appropri. Voir galement la question 5.13.1.

5.12.4 (a) et (b) Lentreprise doit dfinir des exigences en matire de scurit en ce qui concerne le recours au personnel temporaire. Les procdures tablies doivent comprendre: les contrats passs avec les agences demploi dtaillant les niveaux des contrles de scurit exigs pour le personnel avant et aprs leur recrutement; le recours aux seules agences connues qui satisfont aux exigences dfinies; des normes de scurit similaires pour le personnel temporaire et le personnel permanent (voir la note relative la sous-section 5.12.1). Vous devrez mettre disposition lensemble de ces contrats lors de notre visite. Le personnel temporaire devrait faire lobjet dun niveau de contrle quivalent celui du personnel permanent. Comme il est courant quun tel personnel soit procur par des agences de travail temporaire, un accord de niveau de service devrait tre conclu avec ces organismes (voir galement la section 5.13) et des procdures devraient tre prvues afin de vous assurer que les dispositions de laccord sont respectes par la socit et portes dans vos critures.

5.13 SERVICES EXTERIEURS Si certains services sont externaliss (transport, vigiles, nettoyage et maintenance, etc.), les critres de scurit doivent tre intgrs dans les accords contractuels conclus avec les entreprises externes. 5.13.1 (a) (b) et (c) (a)-(b) Vous devrez mettre disposition, lors de notre visite, lensemble des contrats et des accords de niveau de service que vous avez conclus avec les prestataires de services externes en ce qui concerne les contrles didentit des employs et toute autre question. Une liste de lensemble des socits concernes prcisant le type de services quelles fournissent vous sera demande au cours de notre visite.

(c) Dcrivez la manire dont vous surveillez lexcution du contrat, traitez les irrgularits et rvisez les procdures. Votre rponse doit contenir une rfrence la partie correspondante de lvaluation

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des risques et menaces vise aux questions 5.1.1 (a) et (b). Tout contrle de conformit doit faire lobjet dune documentation approprie dment signe et date.

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