MAESTRIA EN ADMINISTRACION Y DIRECCIN DE PROYECTO

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

INTEGRANTES:
Mercado Escalante Jorge

PARTE 1: MARCAR LA RESPUESTA Y SUSTENTAR: 1. El Anlisis de los Interesados es: A) B) C) D) El tercer proceso de la Gestin de las Comunicaciones. La salida del segundo proceso de la Gestin de las Comunicaciones. La herramienta del primer proceso de la Gestin de las Comunicaciones. Ninguna de las Anteriores. Sustento: Dentro del proceso Identificar a los interesados: Herramientas, tenemos el Anlisis de los Interesados y el Juicio de Expertos. El Anlisis de los interesados es un proceso que consiste en recopilar y analizar de manera sistemtica las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar qu intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. 2. El trmino inters en el contexto de la Matriz Poder Inters significa: A) B) C) D) La autoridad del interesado. La preocupacin sobre los resultados o efectos del Proyecto. La posibilidad de originar cambios. Ninguna de las Anteriores. Sustento: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podra generar, y clasificarlos para definir una estrategia de abordaje. La Matriz poder/inters agrupa a los interesados basndose en su nivel de autoridad (poder) y su nivel de preocupacin (inters) con respecto a los resultados del proyecto. 3. Un periodista de un diario local solicita va correo electrnico una entrevista con el Gerente del Proyecto a fin de obtener su opinin respecto a los daos medioambientales que le atribuyen a la ejecucin del Proyecto. El Gerente del Proyecto delega la respuesta al Jefe de Comunicaciones, quien: A) B) C) D) Escribe al diario una carta solicitando las pruebas de lo referido por el periodista. Consulta con el Sponsor como proceder. Consulta el Plan de Gestin de Comunicaciones. Prepara una respuesta minimizando las acusaciones y acepta va telefnica la entrevista. Sustento: Planificar las comunicaciones responde a las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cuando la necesitar, cmo le ser proporcionada y por quin. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin varan ampliamente.

4. En el mes 4 del desarrollo del Proyecto, el Alcalde de la localidad circundante solicita que la Gerencia del Proyecto acuda a una actividad oficial en representacin de la Organizacin. El Gerente de Proyecto:

A) Se niega en definitiva por considerar que su presencia podra implicar un respaldo Poltico a la Gestin del Alcalde. B) Consulta el Plan de Gestin de Comunicaciones. C) Consulta al Jefe de Comunicaciones. D) Consulta a la Gerencia Ejecutiva Sustento: El objetivo de la presencia del Gerente de Proyecto a la actividad es la distribucin de informacin. Distribuir la informacin consiste en poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo al plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de direccin. 5. La Matriz Empata Accesibilidad es una salida de:

A) B) C) D)

Identificar a los interesados. Planificar las Comunicaciones. Distribuir la Informacin. No Aplica. Sustento: La matriz mencionada no aplica en las salidas de los procesos, lo que se tiene es una Matriz de Anlisis de los Interesados como salida del proceso Identificar a los Interesados.

PARTE 2: PREGUNTAS RESPECTO AL DESARROLLO DEL CASO Y LAS LECTURAS: 6. Luego de Revisar los conceptos de la seccin Why People Fail to Comunicate Clearly, enumere los cinco(05) ejemplos de razones por las que se falla en las comunicaciones y elabore un ejemplo para uno (solo para uno) de los mencionados casos. Las Razones por las cuales se falla en la comunicacin: A) La Falta de Tiempo y la Planificacin. B) Mensajes de la Competencia C) Las diferencias en conocimientos, perspectivas, necesidades, expectativas, prioridades, estado, cultura y gnero.

D) Supuestos E) Temores

EJEMPLO DE MENSAJES QUE COMPITEN: Jorge Mercado, inicia sus labores diarias, brindando la charla de seguridad de 5 minutos diarias, segn Decreto. Luego de compartir opiniones, casos, ejemplos del tema tratado, todos los trabajadores, se retiran a sus reas de trabajo para iniciar sus labores. Jorge Mercado revisa su correo y encuentra 20 correos que tiene que atender con urgencia, mientras lee cada uno de sus correos y elabora las respuestas, llaman a su telfono para hacerle presente que una de las chancadoras del proceso sufri un problema con el eje, por lo cual Jorge se comunica con el departamento de mantenimiento para dar solucin, mientras Jorge conversa con el departamento de mantenimiento, entra a la oficina Alvaro Torres(Jefe de Metalurgia), solicitando una verificacin en sus reportes enviados el da anterior, en ese momento Jorge escucha por la radio Sweet Child oMine (cancin de los GunsN Roses), grupo del cual es fantico, lo cual le crea una distraccin y olvida lo que Alvaro Torres le solicit, luego recibe una llamada del Gerente Comercial solicitando una informacin de Ventas realizadas(anlisis de minerales), Jorge revisa su sistema para enviar esta respuesta cuando de pronto entra Roger Villegas(El gato), para comunicar que se acab un insumo muy importante del proceso, por lo cual tiene que solicitar de inmediato, mientras est realizando algunos apuntes, El Gato cuenta un chiste que irremediablemente roba una sonrisa a Jorge, lo cual le vuelve a distraer. Despus de un tiempo, Jorge se da cuenta que no pudo captar todos los mensajes y pedidos solicitados debido a toda la secuencia de mensajes que le llegaron. Jorge debe tratar de captar los mensajes ms relevantes y tiles durante sus labores, y se le puede recomendar tener un asistente que lo apoye con los mensajes recibidos diariamente.

7. En Referencia al Caso desarrollado en el Curso. Considere que la Institucin a la que pertenece es un rgano del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, con reporte directo al Ministro. Asuma usted el papel de Sponsor y brinde al Gerente de Proyecto 03 recomendaciones para el manejo correcto de las comunicaciones. Cada una de las Recomendaciones debe apuntar a un interesado clave. Como Sponsor del Proyecto, puedo brindar las siguientes recomendaciones al Gerente de Proyecto para el correcto manejo de las comunicaciones: A) Conocer al Pblico Promotor del Proyecto: Conocer al pblico promotor del proyecto, permitir al SPONSOR crear un agradable ambiente de trabajo, impulsarlos e influir ms an en la importancia del Proyecto y as crear un efecto cascada con otros interesados. B) Mantener su Mensaje simple y especfico con el Pblico Opositor: Poder dar a conocer de manera simple y especfica sobre la importancia y efectos del

proyecto al pblico opositor, permitir que la informacin no sea distorsionada o malinterpretada, aqu vienen a tallar las habilidades de comunicacin del Gerente de Proyecto. C) Elegir el Momento y el Lugar de Reunin con las Principales Autoridades: Para el Gerente de Proyecto ser de gran importancia conocer el Plan de Gestin de Comunicaciones y as poder identificar cuando dnde y cmo debe realizarse la comunicacin y su difusin, identificar las necesidades de informacin hacia las autoridades (Alcalde, Gobierno Regional, Presidente, etc.)