Los pasos del proceso de capacitacin Este proceso va desde la deteccin de necesidades hasta la evaluacin de resultados.

Primer paso: deteccin de necesidades Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin Tercer paso: definicin de objetivos Cuarto paso: elaboracin del programa Quinto paso: ejecucin Sexto paso: evaluacin de resultados Para elaborar un programa de capacitacin el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar tcnicas adecuadas para este fin elimina las prdidas de tiempo. El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cules son las ms urgentes, o ms importantes, o cules requieren atencin inmediata y cules se tienen que programar a largo plazo. El tercer paso es definir los objetivos de capacitacin, es decir, motivos de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para ms adelante, despus de aplicar el programa, poder evaluar los resultados. El cuarto paso es elaborar el programa de capacitacin. En este momento se determina qu (contenido), cmo(tcnicas y ayudas), cundo (fechas, horarios), a quin (el grupo), quin (instructores), cunto (presupuesto). El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la prctica. El sexto paso es evaluarlos resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y despus de ejecutarlo.

Primer paso: deteccin de necesidades La deteccin de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debera hacer en un puesto y lo que realmente se est haciendo, as como las causas de estas diferencias. En otras palabras una investigacin que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempear adecuadamente las funciones de su puesto. Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto? Qu se debe lograr? Qu se debe hacer? Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto? Qu est logrando? Qu est haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

Conocimientos y habilidades tcnicos que se requieren para el puesto. Habilidades administrativas acerca de cmo organizar el propio trabajo y el de los dems, utilizar los recursos, y lograr los objetivos. Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicacin, de trabajar en equipo, etctera. Habilidades conceptuales como son el anlisis y solucin de problemas. Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la deteccin de necesidades de capacitacin puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa. Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en trminos de productividad y de una manera objetiva y medible. Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el nmero de unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etctera.

Con todo, algunas veces es difcil establecer las necesidades de una manera medible, por ejemplo cuando se habla de comunicacin o de liderazgo. Para llevar a cabo la deteccin de dichas necesidades podemos aplicar diversas tcnicas e instrumentos.

Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cules son las ms urgentes o ms importantes. La manera ms usual de clasificar las necesidades de capacitacin es la siguiente:

Las que tiene una persona. Las que tiene un grupo. Las que tiene un nivel. Las de un puesto. Las que requieren atencin inmediata. Las que requieren solucin a futuro. Las que exigen instruccin sobre la marcha. Las que precisan instruccin fuera del trabajo. Las que la empresa puede resolver por s misma. Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre quin, cundo y cmo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia. Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin necesita qu tipo de capacitacin.

Tercer paso: Definicin de objetivos El tercer paso en un proceso de capacitacin es establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitacin. Este es el momento de fijar que tipo de comportamientos y caractersticas se quieren inculcar en los participantes despus de que el programa haya sido impartido. Lo que se quiere tambien es establecer qu conocimientos se les proporcionar o qu actitudes se buscan. Es necesario establecer con precisin la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera ms clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitir evaluar el rendimiento individual y el programa. Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitacin de una manera especfica y medible. Recuerda que los objetivos te sirven como gua para mantenerte en el camino, no se trata nicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado concreto que est lo ms relacionado posible con el trabajo. Los objetivos deben especificar quin, qu, para cundo, bajo qu condiciones, cmo medirlos, y a qu costo en tiempo y/o dinero. Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista. 1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operacin. 2. Objetivos de desempeo: que buscan mejorar el desempeo individual de los participantes. 3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los participantes. 4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensin de los participantes con respecto a un tema. 5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.

Cuarto paso: Elaboracin del programa Para elaborar un programa de capacitacin se tienen que responder las preguntas:

Qu? (Contenido). Cmo? (Tcnicas y ayudas). Cundo? (Fechas y horarios). A quin? (Destinatarios). Quin? (Instructor). Cunto? (Presupuesto).

Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitacin, el contenido del programa y los objetivos planteados.

Quinto paso: Ejecucin Luego de disear y elaborar el programa de capacitacin debemos llevar a la prctica la ejecucin es decir, ha llegado el momento en el que el instructor, utilizando cierta metodologa y apoyndose en auxiliares didcticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo. En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

Organizar en una secuencia lgica y didctica los contenidos. Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarn. Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etctera. Motivar e involucrar a los participantes. Establecer una buena comunicacin con los participantes. Entender y mantener el control del grupo. Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

Sexto paso: Evaluacin de resultados Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluacin que permitir medir los resultados del programa de capacitacin. La evaluacin debe informar sobre cuatro aspectos bsicos:

La reaccin del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes. El conocimiento adquirido, es decir, qu aprendi y en qu grado. La conducta, es decir, qu comportamientos se modificaron. Los resultados especficos posteriores al curso.

La evaluacin puede hacerse en tres etapas: a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en relacin con los temas que se van a tratar durante el mismo. b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes necesarios. c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos. Por otra parte, tambin debe evaluarse el curso de capacitacin en los siguientes aspectos: actuacin del instructor, instalaciones, tcnicas y auxiliares didcticos, duracin del curso, contenido, servicio de cafetera, el lugar en el que se imparti, etc. Esta retroalimentacin servir para la elaboracin de nuevos programas. Recuerda que lo ms importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la verdadera evaluacin. Por esto, podemos pensar en el seguimiento como una ltima etapa del proceso de capacitacin.

clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin

Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cules son las ms urgentes o ms importantes. La manera ms usual de clasificar las necesidades de capacitacin es la siguiente:

Las que tiene una persona. Las que tiene un grupo. Las que tiene un nivel. Las de un puesto. Las que requieren atencin inmediata. Las que requieren solucin a futuro. Las que exigen instruccin sobre la marcha. Las que precisan instruccin fuera del trabajo. Las que la empresa puede resolver por s misma. Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre quin, cundo y cmo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia. Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin necesita qu tipo de capacitacin.

Ejecucin
Luego de disear y elaborar el programa de capacitacin debemos llevar a la prctica la ejecucin es decir, ha llegado el momento en el que el instructor, utilizando cierta metodologa y apoyndose en auxiliares didcticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo. En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

Organizar en una secuencia lgica y didctica los contenidos. Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarn. Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etctera. Motivar e involucrar a los participantes. Establecer una buena comunicacin con los participantes. Entender y mantener el control del grupo. Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

pasos PARA LA ORGANIZACIN

A continuacin se ofrecen algunas sugerencias sobre los pasos a seguir para la organizacin de los mismos. 1 . DENOMINACIN DEL ACTO Nombre del acontecimiento. 2 . FIJACIN DE FECHA Y HORA Con antelacin suficiente para hacer todos los preparativos, que dependiendo de la envergadura del acto ser de por lo menos 3 meses. 3 . PETICIN DE SALA Se solicitar la sala que se desee utilizar por escrito en la dependencia correspondiente. Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, ser aconsejable reservar la sala el da de la celebracin y el anterior. 4 . EDICIN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc. Gabinete de Imagen y Comunicacin Grfica , hacer el diseo de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelacin. Se deber proporcionar modelos indicando tema, ttulo, fecha, lugar, ponentes, etc, con total precisin. Debe encargarse el trabajo con suficiente antelacin.

5. ENVO DE INVITACIONES Las invitaciones deberan enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias). Deber constar en la invitacin la fecha lmite de confirmacin de asistencia y el telfono, fax o correo electrnico donde hacerlas. 6 . PARTE DE MANTENIMIENTO Se solicitar al servicio de mantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: megafona, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el n de personas que deberan ocuparla, manteles, msica, proyectores, banderas, pendn, etc.). 7 . COLABORACIONES Si es necesaria la colaboracin en el acto de personal de apoyo se solicitar a travs del Gabinete de Protocolo que en funcin del tipo de acontecimiento proporcionar el personal adecuado. 8 . PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto: 1 . Invitacin al acto: Entregar la invitacin personalmente o a su secretara con 2 semanas de antelacin

Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y autoridades que van a asistir.

Si la invitacin se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento de su secretara para que conste en su agenda (es imprescindible). 2 . Asistencia de autoridades. Cuando en los actas a celebrar est prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al del rector, los organizadores de los mismos deberan ponerse en contacto con el gabinete de protocolo de esta universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente un programa. 3 . Da del acto: Un cuarto de hora antes del comienzo del acto, los organizadores de mayor rango irn a recoger al rector a su despacho para acompaarle hasta el saln donde se vaya a celebrar. El rector o persona en quien delegue deber tener en la mesa presidencial un guin del desarrollo del acto, y de los momentos en los que habr de intervenir.

9. OFICINA DE COMUNICACIN Si se desea dar difusin al acontecimiento que se va a celebrar, deber ponerse en contacto con la Oficina de Comunicacin por lo menos una semana antes. Persona de contacto: D. M Rosa Garca Mirasierras, directora Telfono: 965903477. Ubicacin: Edificio de Servicios Generales y Rectorado E-mail: Gabipremsa@ua.es 10 . SERVICIO DE JARDINERA Se aconseja poner en conocimiento del servicio de jardinera, el acontecimiento que se va a celebrar y si se van a hacer recorridos o visitas para que lo tengan todo preparado. Persona de Contacto: D. Jos Luis Romero Lamaignere Telfono-Fax:: 965209180. E-mail:jlromeu@arrakis.es 11 . CONTRATACIN DE MENS Si hay comer o cenar despus del acontecimiento hay que reservarla con por lo menos una semana de antelacin indicando el nmero de comensales. Se debe ir al saln para conocer la distribucin de las tablas, y organizar el protocolo..

12 . ASISTENCIA DE TUNAS A ACTOS Ponerse en contacto con el Vicerectorado de Extensin Universitaria para solicitar la asistencia de las mismas. 13 . CONTRATACIN DEL TALLER DE IMAGEN Si se desea la grabacin del acto y/o fotos del mismo, se pueden obtener contratando los servicios del Taller de Imagen.

14 . ORNAMENTACIN El Gabinete de Protocolo podr asesorar sobre la ornamentacin de las diferentes salas: manteles, carteles para tablas presidenciales, ornamentos florales, banderas, disposicin de agua en la mesa.