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2008 Micro Application 20-22, rue des Petits-Htels 75010 Paris 1re dition - Septembre 2008
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ISBN : 978-2-300-015014
MICRO APPLICATION 20-22, rue des Petits-Htels 75010 PARIS Tl. : 01 53 34 20 20 Fax : 01 53 34 20 00 http://www.microapp.com
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1501
Avant-propos
Destine aux professionnels, la collection Guide des Experts repose sur une mthode essentiellement pratique et riche en exemples. Les explications, donnes dans un langage clair et prcis, sappuient sur des exemples concrets et permettent de matriser toutes les fonctionnalits des logiciels de bureautique. En n de chaque ouvrage, le lecteur trouvera une srie de FAQ pour rpondre toutes ses questions.
Conventions typographiques
An de faciliter la comprhension des techniques dcrites, nous avons adopt les conventions typographiques suivantes :
j gras
: menu, commande, bote de dialogue, bouton, onglet. : zone de texte, liste droulante, case cocher, bouton
j italique
radio.
j
saisir.
j
Met laccent sur un point important, souvent dordre technique quil ne faut ngliger aucun prix.
Sommaire
Chapitre 1
1.1. 1.2.
1.3.
1.4.
Excel 2007 en quelques mots ................................... 11 Travailler avec des donnes en grande quantit ............. 14 Les filtres et les sous-totaux ...................................... 15 Les formules complexes ........................................... 18 Les apports des tableaux croiss dynamiques .............. 21 Crer un tableau crois dynamique .............................. 21 Utiliser un tableau crois dynamique ............................ 23 Souvrir linformatique dcisionnelle ......................... 28 tre toujours plus ractif ........................................... 28 Les outils dcisionnels ............................................. 29 Larchitecture dun systme dinformatique dcisionnelle ... 29
Chapitre 2
2.1.
31
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
Organiser les donnes ............................................ 32 Faire un audit des donnes initiales .............................. 32 Reconfigurer les donnes ......................................... 33 Crer un tableau crois dynamique ............................ 41 Lenvironnement de travail ........................................ 42 Les diffrents types de champs .................................. 45 Btir une premire analyse ........................................ 46 Modifier la fonction de synthse des champs de valeurs .... 48 Renommer les champs ............................................ 50 Affiner lorganisation du tableau ................................ 52 Rorganiser les champs ........................................... 52 Afficher ou masquer le dtail ...................................... 55 Ajouter ou supprimer des sous-totaux .......................... 56 Ajouter un filtre de rapport ......................................... 59 Mettre en forme les valeurs ........................................ 62 Modifier rapidement lapparence du tableau ................... 68 Grer les donnes .................................................. 71 Afficher le dtail des donnes ..................................... 71 La notion de cache ................................................. 72 Intgrer de nouvelles donnes .................................... 73 Cas pratique : statistiques commerciales ..................... 75
Sommaire
Chapitre 3
3.1.
79
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
Filtrer les donnes ................................................. 80 Filtrer laide dune liste de valeurs .............................. 80 Supprimer un filtre .................................................. 85 Utiliser des critres plus labors ................................ 85 Trier un tableau crois dynamique .............................. 91 Trier rapidement un tableau crois ............................... 92 Trier selon un ordre particulier .................................... 96 Trier manuellement ................................................. 97 Modier laffichage des champs de valeurs .................. 99 Diffrence par rapport ............................................ 100 Diffrence en % par rapport ..................................... 104 % de ................................................................. 104 Rsultat cumul par ............................................... 105 % par ligne ......................................................... 106 % par colonne ..................................................... 107 % du total ........................................................... 108 Index ................................................................. 109 Grouper les valeurs dun champ danalyse .................. 109 Grouper des dates ................................................ 110 Grouper des valeurs numriques ............................... 117 Grouper des donnes de type texte ............................ 119 Ajouter des lments calculs ................................. 121 Les limitations lies aux lments calculs ................... 123 Modifier ou supprimer un lment calcul .................... 123 Ajouter des champs calculs ................................... 124 Les limitations lies aux champs calculs ..................... 126 Modifier ou supprimer un champ calcul ...................... 127 Afficher les formules .............................................. 127 Cas pratique : analyses de rentabilit ........................ 128 Calculer le chiffre daffaires par rgion/famille de produits . 128 Calculer la marge par rgion/famille de produits ............. 129 Visualiser le "poids" de chaque rgion/famille de produits . 130
Chapitre 4
4.1.
133
Mettre en forme avec les styles automatiques ............. 134 Utiliser la galerie des styles ...................................... 134 Personnaliser les styles .......................................... 136 Utiliser les thmes ................................................. 138
Sommaire
4.2. Ajuster les paramtres de prsentation ...................... 140 Longlet Disposition et mise en forme .......................... 141 Longlet Totaux et filtres .......................................... 143 Longlet Affichage ................................................. 144 Longlet Impression ............................................... 145 Utiliser les mises en forme conditionnelles .................. 147 Appliquer des mises en forme conditionnelles un tableau crois ................................................ 147 Utiliser les mises en forme conditionnelles prdfinies ..... 150 Crer des rgles de mise en forme conditionnelle personnalises ..................................................... 158 Grer les rgles de mise en forme conditionnelle ............ 165
4.3.
Chapitre 5
5.1.
169
5.2.
5.3.
Crer un graphique crois dynamique ....................... 170 Crer partir des donnes brutes .............................. 170 Crer partir dun tableau crois dynamique ................. 174 Modier lapparence dun graphique crois dynamique . 177 Modifier lapparence gnrale dun graphique crois dynamique .......................................................... 177 Modifier en dtail lapparence des axes ....................... 181 Modifier lapparence des lments dun graphique crois . 182 Modifier lapparence dune donne dun graphique crois . 183 Utiliser simultanment deux types de graphiques ........... 183 Ajouter un axe secondaire ....................................... 184 Lisser les angles des graphiques en courbes ................. 185 Excentrer des secteurs dans les graphiques en secteurs ou en anneaux ..................................................... 186 Modifier laffichage dun graphique crois 3D ................ 187 Cas pratique : pyramide des ges ............................. 188
Chapitre 6
193
6.1.
Quelques notions de base ...................................... 194 Les objets ........................................................... 194 Les procdures .................................................... 198 Les variables ....................................................... 200 Les instructions fondamentales ................................. 205
Sommaire
6.2. Lditeur Visual Basic ............................................ 211 Afficher longlet Dveloppeur .................................... 211 Lenvironnement ................................................... 212 Manipuler les tableaux croiss dynamiques ................ 216 Crer un tableau crois dynamique ............................ 216 Modifier la structure dun tableau crois dynamique ........ 222 Modifier laffichage des champs de donnes ................. 224 Ajouter un champ de colonne ................................... 226 Changer la disposition du rapport .............................. 227 Trier les donnes ................................................... 229 Afficher le dtail .................................................... 229 Crer un champ de page et afficher les pages ............... 230 Grouper des valeurs .............................................. 231 Cas pratique : analyses de production ....................... 235 Ouverture du fichier et cration du tableau crois ........... 235 Construction du tableau crois ................................. 237 Cration des classeurs de restitution des analyses .......... 238
6.3.
6.4.
Chapitre 7
7.1. 7.2.
FAQ
241
Pourquoi utiliser un tableau crois dynamique ? ........... 242 Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003 ? ..................................................... 243 La barre doutils Tableau crois dynamique ................... 244 La barre doutils Graphique crois dynamique ............... 248 7.3. Quelles sont les limites des tableaux croiss ? ............. 249 7.4. Comment ractiver le "glisser-dposer" des champs dans un tableau ? ................................................. 250 7.5. Comment mettre jour automatiquement les donnes dun tableau crois dynamique ? .............. 250 7.6. Comment masquer les valeurs derreur ? ................... 251 7.7. Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun ltre de rapport ? ........................................... 252 7.8. Comment transformer un tableau crois dynamique en valeurs ? ........................................................ 254 7.9. Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ? ...... 255 7.10. Comment accder des donnes provenant dAccess ? . 260 7.11. Comment accder des donnes provenant dautres sources ? ................................................ 263
Chapitre 8
Index
265
Chapitre 1
Tous les utilisateurs dExcel savent quil est bien plus quune "supercalculatrice". Cest certes un outil de calcul trs puissant, mais cest aussi un outil de prsentation des donnes, que ce soit sous forme de tableaux ou de graphiques, un outil de simulation et danalyse, etc. Il est souvent utilis, bien que cela ne soit pas sa vocation initiale, comme outil de gestion de base de donnes. En effet, compte tenu de sa grande souplesse, il est tout fait possible de stocker des donnes dans des feuilles de calcul, qui deviennent alors de vraies "mini-bases de donnes". Excel dispose dailleurs de nombreuses fonctionnalits permettant dexploiter et danalyser ces donnes : tri, ltres, soustotaux, etc. Mais les tableaux croiss dynamiques sont sans conteste la fonctionnalit la plus performante et la plus souple. Ils permettent dobtenir rapidement un tableau de synthse partir de plusieurs milliers dinformations. De plus, lutilisateur bncie dune grande souplesse dans la construction des tableaux car Excel permet de modier leur structure de faon simple et conviviale. partir dune feuille de calcul contenant le dtail des commandes de diffrents vendeurs, les tableaux croiss dynamiques permettent de rpondre aux questions suivantes, entre autres :
j j j j j j
Quel est le montant des commandes pour chaque vendeur ? Quel est le montant des commandes par vendeur dans un pays particulier ? Quel est le classement des vendeurs pour les montants des commandes ? Qui sont les cinq premiers vendeurs du classement ? Quelles ont t les performances des vendeurs pour un trimestre particulier ? Quelles sont les variations de rsultat de chaque vendeur sur un trimestre ?
Dans ce chapitre, vous allez dcouvrir le principe des tableaux croiss dynamiques et leur cas dapplication. An de bien montrer tout leur apport, nous allons, dans un premier temps, faire comme sils nexistaient pas ! En dautres termes, vous allez raliser des tableaux de synthse sans les utiliser puis refaire le mme travail en les utilisant et mettre en vidence les gains de productivit et de souplesse quils permettent. Enn, nous largirons notre propos linformatique dcisionnelle. Les tableaux croiss dynamiques peuvent en effet tre
Chapitre 1
considrs comme une bonne introduction cette branche de linformatique, en pleine expansion. Mais tout dabord, disons quelques mots sur les changements majeurs oprs dans la version 12 dExcel, dite aussi "Excel 2007".
Figure 1.1
Ces onglets sont associs aux galeries qui vous proposent de choisir parmi un ensemble de rsultats potentiels, plutt que de spcier des paramtres dans des botes de dialogue (voir Figure 1.2). Une fonction daperu instantan permet de visualiser directement, sur le document, leffet dune modication ou dune mise en forme lorsque vous dplacez le pointeur de votre souris sur les rsultats proposs dans une galerie. Excel 2007 recle bon nombre dautres nouveauts :
Chapitre 1
Figure 1.2 j
Les feuilles de calcul comprennent dsormais 1 048 576 lignes (contre 65 536 auparavant) et 16 384 colonnes (contre 256 auparavant). Cela multiplie la capacit de stockage dune feuille par 1 024. Les colonnes sont prsent "numrotes" de A XFD. Le tri des donnes a t considrablement amlior. Vous pouvez dsormais trier selon 64 critres (contre 3 auparavant) et mme trier selon la couleur. Le ltre automatique est lui aussi plus performant, dans la mesure o vous pouvez, entre autres, spcier plusieurs critres sur une mme colonne. La fonction de mise en forme conditionnelle, dj trs performante, subit une vritable rvolution. Cette fonction permet didentier encore plus facilement les tendances, les valeurs extrmes dun ensemble de donnes laide de nuances de couleurs, de barres de donnes et mme dicnes. Bon nombre de conditions "classiques" sont dj prdnies et il suffit de les slectionner dans une galerie pour les appliquer.
Chapitre 1
Figure 1.3 j
Les thmes, dj en service dans dautres applications, font leur apparition dans Excel. Un thme est un ensemble prdni de couleurs, de polices de caractres, deffets de remplissage qui peuvent tre appliqus une feuille de calcul. Les thmes permettent damliorer lhomognit de la prsentation des donnes. Laffichage en mode Page est dsormais accessible dans Excel. Ce mode daffichage vous permet de crer vos tableaux Excel en visualisant en mme temps le format dimpression. Vous pouvez directement accder len-tte et au pied de page. La cration et la mise en forme des graphiques ont t considrablement simplies et enrichies. La bibliothque de graphiques prdnis a t trs largement remanie et tendue. La cration et la manipulation des tableaux croiss dynamiques ont galement fait lobjet de simplications. Le tri et le ltrage des donnes ont t notamment amliors. Les listes de donnes, qui avaient fait leur apparition dans Excel 2003, sont remplaces par les tables dont lutilisation est plus souple et qui prsentent des fonctionnalits nouvelles, comme la possibilit dajouter des colonnes calcules.
Chapitre 1
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Le nouveau format de chiers est appel Microsoft Office Open XML. Ainsi les classeurs Excel 2007 ont pour suffixe .xlsx. Ce nouveau format est fond sur les formats XML et ZIP. Il autorise une meilleure intgration des donnes externes et permet de rduire la taille des classeurs. Si Excel 2007 permet douvrir sans problmes les chiers crs avec les versions prcdentes, il faudra en revanche installer des mises jour sur ces versions pour ouvrir les chiers enregistrs au format Microsoft Office Open XML. Excel 2007 vous permet galement denregistrer vos classeurs au format PDF ou XPS. Vous crez ainsi rapidement des versions de vos tableaux non modiables, simples mettre en ligne et transmettre par e-mail.
Figure 1.4
Chapitre 1
Pour les utilisateurs qui sont dj quelque peu familiariss avec les tableaux croiss dynamiques, il peut paratre saugrenu denvisager dutiliser dautres fonctionnalits pour mener bien cette tche ! Ce dtour a toutefois le mrite de bien montrer la puissance de cet outil en termes de souplesse et de productivit.
1 Crez tout dabord une nouvelle feuille dans le classeur. 2 Dans la feuille contenant les donnes, activez le ltre automatique en cliquant sur le bouton Filtrer du groupe Trier et filtrer de longlet Donnes. 3 Cliquez sur le bouton ch de la colonne Exercice et choisissez lanne 2007. Validez par OK.
Figure 1.5
Chapitre 1
5 Copiez ensuite la slection ([Ctrl]+[C]) et collez-la sur la feuille vierge pralablement cre. Le reste du travail sera effectu sur cette feuille. 6 Il sagit tout dabord de sassurer que les donnes sont bien tries par rgion. Pour cela, slectionnez la cellule A2 et cliquez sur le bouton Trier et filtrer du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Trier de A Z. 7 Vous allez prsent dnir des sous-totaux dans la base de donnes. Il sagira de totaliser, pour chaque rgion, le contenu de la colonne CA. Pour cela, cliquez sur le bouton Sous-total du groupe Plan de longlet Donnes. 8 Dans la bote de dialogue Sous-total, slectionnez le champ Rgion dans la zone chaque changement de, puis Somme dans la zone Utiliser la fonction et enn cochez CA dans la liste Ajouter un sous-total . Une fois ces choix effectus, cliquez sur OK.
Figure 1.6
9 Nous pourrions ventuellement en rester l, mais noublions pas que le but est un tableau de synthse avec seulement les totaux par rgion. Il faut donc poursuivre notre labeur. Dans un premier temps, nous allons ger les valeurs obtenues en slectionnant tout le tableau ([Ctrl]+[A]), en le copiant ([Ctrl]+[C]) et enn en le collant sur lui-mme sous forme de valeurs (cliquez sur le bouton Coller du groupe Presse-papiers de longlet Accueil, puis choisissez Coller des valeurs).
16 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 1
10 Il faut maintenant supprimer le plan cr suite la mise en place des sous-totaux. Pour cela, cliquez sur le bouton Dissocier du groupe Plan de longlet Donnes et slectionnez Effacer le plan.
Figure 1.7
11 Il faut maintenant regrouper les lignes de synthse en dbut de tableau. Pour cela, cliquez sur le bouton Trier et filtrer du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Trier de Z A.
Figure 1.8
12 Supprimez la ligne Total gnral, puis toutes les lignes contenant les donnes dtailles. Supprimez ensuite toutes les colonnes vides.
Figure 1.9
13 Si vous tes puriste, vous pouvez supprimer la mention "Total" se trouvant dans lintitul de la rgion. Pour cela, cliquez sur le bouton Rechercher et slectionner du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Remplacer. Il suffit de remplacer "Total" par rien.
Chapitre 1
Figure 1.10
Figure 1.11
Il ne reste plus qu esprer que la demande nvolue pas. Si, par exemple, il savre ncessaire dintgrer un sous-total par catgorie de produit, tout sera refaire !
Chapitre 1
Nous allons utiliser une technique, peut-tre plus proche de "lesprit" des tableaux croiss dynamiques. Dans un premier temps, nous allons construire l"ossature" du tableau, puis le remplir avec les valeurs correspondantes.
1 Crez tout dabord une nouvelle feuille dans le classeur. 2 Pour construire la structure du tableau de synthse, il faut tout dabord identier la liste des valeurs uniques de la colonne Rgion. Pour cela, nous allons utiliser le ltre dit "avanc". Cliquez sur le bouton Avanc du groupe Trier et filtrer de longlet Donnes. 3 Dans la bote de dialogue Filtre avanc, slectionnez Copier vers un autre emplacement. Cliquez ensuite dans la zone Plage et slectionnez la colonne A de la base de donnes. La zone de critre doit demeurer vide. Cliquez dans la zone Copier dans et slectionnez la cellule K1 de la feuille active. Pour terminer, cochez Extraction sans doublon pour obtenir la liste des valeurs uniques de la colonne Rgion. Validez par OK.
Figure 1.12
4 Slectionnez la plage de cellules K1:K6 contenant les noms des rgions. Coupez ([Ctrl]+[X]) et collez ([Ctrl]+[V]) cette plage de cellules dans la feuille vierge prcdemment cre.
Chapitre 1
Figure 1.13
5 En toute rigueur, il faudrait utiliser le mme mode opratoire pour les valeurs des annes, mais nous savons que le tableau ne contient que 2006 et 2007. 6 Pour remplir le tableau, nous allons utiliser de faon un peu particulire la fonction Sommeprod. Cette fonction effectue le produit ligne ligne des valeurs des plages fournies en argument, puis calcule la somme de lensemble des produits. Vous exploiterez le fait que la valeur logique VRAI correspond la valeur numrique 1, et la valeur logique FAUX la valeur numrique 0, pour intgrer des plages qui seront en fait des tests sur diffrents critres. 7 En C5, la formule est donc =SOMMEPROD((Donnes!
$A$2:$A$4221=$B5)*(Donnes!$E$2:$E$4221=C$4) *Donnes!$H$2:$H$4221).
Figure 1.14
En fait, lorsque vous crivez Donnes!$A$2:$A$4221=$B5, le rsultat est une plage qui contient 1 lorsque la valeur de la colonne A est gale au contenu de B5, et 0 sinon. De mme avec Donnes!$E$2:$E$4221=C$4. Ainsi, lorsque ces plages sont multiplies par Donnes!$H$2:$H$4221, le rsultat est une plage qui contient la valeur des ventes lorsque les critres sont respects, et 0 sinon. Sommeprod calcule la somme des valeurs de cette plage, cest--dire la somme des cellules de la colonne H pour lesquelles la
20 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 1
cellule situe sur la mme ligne dans la colonne A contient la rgion choisie et la cellule situe sur la mme ligne dans la colonne E contient lanne choisie.
8 Il reste ensuite tendre la formule lensemble du tableau. Vous aurez not au passage lutilisation des rfrences absolues et mixtes, qui permettent de remplir le tableau partir dune seule formule (saisie en C5). 9 Aprs un peu de mise en forme, voici le tableau dnitif :
Figure 1.15
Le rsultat est conforme aux attentes, mais il est ncessaire de matriser le ltre avanc, ainsi que lutilisation dune fonction un peu exotique !
Chapitre 1
2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux.
Figure 1.16
3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique.
Figure 1.17
slectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Vous pouvez modier cette proposition. Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique sur une nouvelle feuille.
Chapitre 1
Nous ne dtaillerons pas ici les autres options de cration. Nous aurons tout loisir dy revenir dans les prochains chapitres.
Figure 1.18
Nous allons prsent dcrire le volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Un champ est un ensemble de donnes de mme type. Les champs sont crs partir des colonnes de la plage de donnes spcie lors de la cration. Dans notre cas, nous avons neuf champs (Rgion,
LE GUIDE DES EXPERTS 23
Chapitre 1
Figure 1.19
Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique comprend galement quatre "zones de dpt".
Figure 1.20
Chapitre 1
1 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Rgion. Sans autre intervention de votre part, Excel a positionn ce champ dans la zone tiquettes de lignes et mis jour le tableau en consquence. Le champ Rgion tant de type texte, Excel a considr quil sagissait dun champ dit "danalyse" (qui conditionne la structure du tableau).
Figure 1.21
2 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ CA. Aussitt, le tableau est complt avec le total des chiffres daffaires par rgion. Le champ CA tant numrique, Excel a considr quil sagissait dun champ de valeur (qui dtermine le contenu du tableau). 3 Le rsultat nest pas tout fait satisfaisant dans la mesure o le total du chiffre daffaires amalgame les annes 2006 et 2007. Il faut donc ajouter un champ de ltre, en loccurrence le champ Exercice. Pour cela, il suffit de faire glisser le champ Exercice depuis la liste des champs jusque dans la zone Filtre du rapport. Une zone de liste apparat alors au-dessus du tableau.
Chapitre 1
Figure 1.22
4 Dans cette liste, il suffit de choisir lanne 2007. Validez ensuite par OK. Le tableau est prsent satisfaisant.
Figure 1.23
Il faudrait certes mettre en forme les valeurs pour obtenir un rsultat tout fait satisfaisant. Nous verrons commet procder dans les prochains chapitres. Nous allons prsent obtenir rapidement la rponse la deuxime demande, savoir le tableau double entre prsentant le total des ventes par rgion pour les annes 2006 et 2007.
Chapitre 1
Faites glisser le champ Exercice depuis la zone Filtre du rapport vers la zone tiquettes de colonnes.
Figure 1.24
Figure 1.25
Pour terminer, supposons que vous souhaitiez ajouter le dtail par famille de produits dans chaque rgion. Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Famille.
Figure 1.26
Chapitre 1
Avec cet exemple simple, vous avez pu dcouvrir l"esprit" des tableaux croiss dynamiques et mesurer quel point ils permettent de gagner en productivit dans llaboration de synthse en tous genres.
Quelle activit gnre le plus de bnces ? Quel est le circuit de distribution le plus performant ? Quels sont les taux de perte dans chaque atelier ? Quelle est la marge sur ce chantier ?
De gnrer des rapports et des graphiques. De naviguer dans linformation selon le principe du "drill down" (du global vers le dtail).
Chapitre 1
j j j
De pratiquer du reporting "par exception". On pourra ainsi dnir le niveau de performances attendu sur certains critres et mettre en vidence, avec un code couleur, les performances insuffisantes. De trier les rsultats obtenus selon le niveau de performances. Deffectuer des simulations. De diffuser les analyses par messagerie lectronique, dalimenter un intranet, etc.
Collecter les donnes. Il sagit des outils dits "ETL" (Extract, Transform and Load). Les systmes dinformations sont souvent constitus dapplications juxtaposes et qui ne partagent pas les mmes formats de donnes. La vocation des outils ETL est dhomogniser les donnes obtenues partir de ces diffrentes applications an de les rendre cohrentes et exploitables.
Chapitre 1
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Stocker les donnes. Lanalyse dcisionnelle requiert souvent des requtes complexes. Il est donc ncessaire daccder rapidement des donnes homognes : cest le rle du data-warehouse (littralement "entrept de donnes"). Distribuer les donnes. An doptimiser le diffusion de linformation, il est plus pertinent de la mettre disposition du plus grand nombre, sous forme par exemple dun portail dcisionnel. Exploiter les donnes. Lexploitation des donnes peut tre ralise selon plusieurs niveaux : des analyses ponctuelles laide de donnes structures sous forme de cubes OLAP, des tudes plus nes laide dalgorithmes de data-mining, des tableaux de bord visant piloter les performances laide dindicateurs, etc.
Chapitre 2
Dans ce chapitre, nous allons vraiment entrer dans le "vif du sujet". Dans un premier temps, nous nous attacherons dcrire les principes respecter dans lorganisation des donnes analyser. En effet, mme si les tableaux croiss dynamiques sont des outils dune remarquable souplesse, il nen demeure pas moins ncessaire dorganiser de faon rigoureuse les donnes. Par la suite, nous dcrirons les diffrents lments qui structurent un tableau crois dynamique : champ de ligne, champ de colonne, champ de valeur. La bonne comprhension de ces notions va trs largement conditionner la qualit et la pertinence des analyses produites. Enn, nous traiterons dun point fondamental : lactualisation des donnes. Les tableaux croiss dynamiques doivent tenir compte des ventuelles modications dans les donnes analyses.
Chapitre 2
Les donnes doivent tre prsentes en colonnes. La premire ligne de chaque colonne doit contenir les tiquettes de colonnes. Les lments dune mme colonne doivent tre de mme nature (nombre, texte). Les donnes ne doivent surtout pas inclure de lignes ni de colonnes vides. Il ne doit pas y avoir de sous-totaux. Avant de crer un tableau crois dynamique, il est prfrable de supprimer tous les soustotaux. Il ne doit pas y avoir de ltres. Avant de crer un tableau crois dynamique, il est prfrable de supprimer tous les ltres.
Chaque colonne sera considre comme un champ dont le nom sera ltiquette de chaque colonne.
Cellules fusionnes
Dans lexemple suivant, les donnes sont inutilisables car les colonnes (champs) Rgion et Ville contiennent des cellules fusionnes (voir Figure 2.1). Pour des raisons de prsentation et de lisibilit, lauteur de ce document a prfr, plutt que de rpter la mme information plusieurs fois, fusionner les cellules correspondantes et inscrire une seule fois la rgion ou la ville concerne. Si cela facilite la lecture du tableau, cela complique son exploitation au moyen dun tableau crois dynamique ! Cest pourtant un grand classique. Nous allons voir comment y remdier :
Chapitre 2
Figure 2.1
Figure 2.2
Chapitre 2
Les cellules ont bien t "dfusionnes", mais des cellules vides ont t cres. Il faut donc les remplir avec la bonne information.
3 Slectionnez la colonne A. Cliquez sur le bouton Rechercher et slectionner du groupe Edition de longlet Accueil, puis choisissez Slectionner les cellules.
Figure 2.3
4 Dans la bote de dialogue Slectionner les cellules, choisissez Cellules vides puis validez par OK. Cela a pour effet de slectionner uniquement les cellules vides de la plage de donnes initiale. 5 Pour remplir les cellules vides, nous allons utiliser une formule. La cellule active tant A3, cliquez dans la barre de formule et saisissez =A2.
Figure 2.4
6 Validez par [Ctrl]+[] pour mettre jour lensemble des cellules slectionnes.
Chapitre 2
Figure 2.5
7 Rptez la mme squence doprations pour la colonne B. 8 Slectionnez les colonnes A et B et copiez leur contenu ([Ctrl]+[C]). Cliquez ensuite sur le bouton Coller du groupe Presse-papiers de longlet Accueil et choisissez Coller des valeurs. 9 Vos donnes sont maintenant exploitables avec un tableau crois dynamique.
Figure 2.6
Chapitre 2
Figure 2.7
Nous allons prsent rorganiser les donnes de faon optimale pour une exploitation laide dun tableau crois dynamique.
1 Insrez une colonne vide aprs le champ Ville (colonne D). 2 En D1, saisissez Anne. 3 En D2, saisissez 2005, puis double-cliquez sur la poigne de recopie de faon remplir la colonne. 4 En E1, saisissez CA. 5 Slectionnez A2:C2, puis appuyez sur la touche [Maj]. Tout en maintenant [Maj] enfonce, appuyez successivement sur [Fin] puis sur []. Vous slectionnez ainsi lensemble des valeurs des champs Rgion, Ville et Famille. 6 Appuyez sur [Ctrl]+[C] pour copier.
Chapitre 2
7 Slectionnez A2, puis appuyez sur la touche [Fin], puis [], de faon atteindre la n du tableau. 8 Slectionnez la premire cellule vide de la colonne A, puis collez les valeurs copies ([Ctrl]+[C]). 9 Dans la premire cellule vide de la colonne D, saisissez 2006. Double-cliquez sur la poigne de recopie de faon complter la colonne.
Figure 2.8
10 Slectionnez F2, puis appuyez sur la touche [Maj]. Tout en maintenant [Maj] enfonce, appuyez successivement sur [Fin] puis sur []. Vous slectionnez ainsi lensemble des valeurs du CA pour 2006. 11 Appuyez sur [Ctrl]+[C] pour copier. 12 Slectionnez E2, puis appuyez sur la touche [Fin], puis [], de faon atteindre la n du tableau. 13 Slectionnez la premire cellule vide de la colonne E, puis collez les valeurs copies ([Ctrl]+[C]). 14 Supprimez la colonne F.
Chapitre 2
Figure 2.9
Le traitement prcdent peut savrer fastidieux, surtout sil faut rorganiser un grand nombre de colonnes (douze mois, par exemple). La macro suivante vous fera gagner un temps prcieux pour raliser ce type de traitement :
Sub Reorganiser_Donnees() Nb_Col = CLng(InputBox("Nombre de colonnes traiter:")) Nom_Champ1 = InputBox("Champ crer:") Nom_Champ2 = InputBox("Champ de valeur:") Set Plage = Range("A1").CurrentRegion Nb_ligne = Plage.Rows.Count - 1 Nb_Col_Tot = Plage.Columns.Count If Nb_Col > Nb_Col_Tot Then Exit Sub Columns("A:A").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col).Select Selection.Insert Shift:=xlToRight
Chapitre 2
ActiveCell.Value = Nom_Champ1 ActiveCell.Offset(1, 0).Value = ActiveCell .Offset(0, 1).Value ActiveCell.Offset(1, 0).Select Selection.AutoFill Destination:=Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(Nb_ligne - 1, 0)) For i = 1 To Nb_Col - 1 Range("A2", Range("A2").Offset(Nb_ligne - 1, Nb_Col_Tot - Nb_Col - 1)).Copy Range("A1").End(xlDown).Offset(1, 0).Select ActiveSheet.Paste Valeur = Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot Nb_Col + 2).Value Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col) .End(xlDown).Offset(1, 0).Select ActiveCell.Value = Valeur Selection.AutoFill Destination:=Range(ActiveCell, ActiveCell .Offset(Nb_ligne - 1, 0)) Range("A2").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 2) .Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(Nb_ligne 1, 0)).Copy Range("A2").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 1) .End(xlDown).Offset(1, 0).Select ActiveSheet.Paste Columns("A:A").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 2) .Select Selection.Delete Shift:=xlToLeft Next i Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 1) .Value = Nom_Champ2 End Sub
Cette macro agit sur la feuille active. Les donnes doivent tre places partir de la colonne A. Les colonnes retraiter doivent se situer la n et ne concerner quun seul champ de valeur. Dans notre exemple, il sagit de crer le champ Anne et de regrouper les valeurs du champ Chiffre daffaires, partir des trois dernires colonnes (intitules 2006, 2007 et 2008).
Chapitre 2
Il faut donc rpondre 3 la premire question ("Nombre de colonnes traiter"), puis Anne la deuxime question ("Champ crer"), puis CA la troisime question ("Champ de valeur").
1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules qui contient les donnes analyser. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableau.
Figure 2.10
3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique.
Figure 2.11
Chapitre 2
slectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Vous pouvez modier cette proposition. Utiliser une source de donnes externes permet dutiliser des bases de donnes, des donnes gurant sur Internet, etc. Cliquez sur le bouton Choisir la connexion pour rechercher la source de donnes. Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique sur une nouvelle feuille. Feuille de calcul existante cre le tableau crois dynamique sur une feuille existante. Vous pouvez choisir lemplacement prcis sur la feuille voulue.
4 Dans notre cas, il nest pas utile de modier les paramtres proposs. Validez par OK.
Donnes sources
Lors de la cration dun tableau crois dynamique partir dune plage de cellules, Excel vous propose de choisir la plage de cellules dans laquelle se trouvent les donnes. Linconvnient est que cette plage est ge pour toute la dure de vie du tableau crois dynamique. En dautres termes, si vous ajoutez des lignes votre base de donnes, ce qui est relativement frquent, celles-ci ne seront pas incluses dans le tableau crois dynamique. Toutefois, nous verrons dans la suite de ce chapitre plusieurs mthodes pour contourner cette limitation.
Lenvironnement de travail
Une nouvelle feuille de calcul a t cre. Elle est vierge, mais un emplacement est rserv au tableau crois dynamique. De plus, le volet Liste de champs de tableau crois dynamique est affich droite de la feuille de calcul. Enn, deux onglets contextuels ont fait leur apparition, Options et Cration, permettant de modier le contenu et lapparence du tableau crois dynamique (voir Figure 2.12). Nous allons prsent dcrire le volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Un champ est un ensemble de donnes de mme type. Les champs sont crs partir des colonnes de la plage de donnes spcie lors de la cration. Dans notre cas, nous avons neuf champs (Rgion, Ville, Famille, Produit, Exercice, Trimestre, Mois, CA et Unit) correspondant aux colonnes de notre plage de donnes (voir Figure 2.13).
42 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 2
Figure 2.12
Figure 2.13
Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique comprend galement quatre "zones de dpt".
Chapitre 2
Figure 2.14
Vous pouvez modier lorganisation du volet Liste de champs de tableau crois dynamique laide du bouton situ en haut droite. Il donne accs plusieurs possibilits dorganisation de la liste des champs et des zones de dpt.
Figure 2.15
Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique disparat lorsque vous slectionnez une cellule situe hors du tableau crois, de mme que les deux onglets contextuels Options et Cration. Pour les faire rapparatre, il suffit de slectionner une cellule du tableau crois.
Chapitre 2
Afficher le volet
Si le volet Liste de champs de tableau crois dynamique napparat pas lorsque vous slectionnez une cellule du tableau crois, cliquez sur le bouton Liste des champs du groupe Afficher/Masquer de longlet contextuel Cration. Cliquez nouveau sur ce bouton pour masquer en permanence ce volet.
Si nous ajoutons une dimension supplmentaire dans lanalyse, savoir lanne, il faudra ajouter un nouveau champ danalyse. Pour des raisons de facilit de lecture, il sera prfrable davoir un tableau double entre : la famille en ligne et lanne (Exercice) en colonne.
j j
Chapitre 2
j
Il est bien entendu possible davoir plusieurs champs de lignes (Famille, Produit), plusieurs champs de colonnes (Exercice, Trimestre, Mois) et plusieurs champs de valeurs (CA, Units).
1 Cochez la case situe en regard du champ Famille dans la liste des champs. Aussitt le champ est plac dans la zone tiquettes de lignes et le tableau crois est mis jour. 2 Il suffit maintenant dajouter le champ de valeur CA. Pour cela, cochez la case situe en regard de ce champ.
Figure 2.16
En deux clics, vous avez pu construire un tableau crois rpondant la question pose. Comment Excel a-t-il pu "deviner" o positionner les diffrents champs ? Le champ Famille tant de type texte, Excel la considr doffice comme un champ danalyse et la plac en champ de ligne. Le champ CA tant de type numrique, Excel la considr comme un champ de valeur. De plus, par dfaut Excel applique la fonction Somme aux champs de valeurs si bien que les cellules du tableau sont remplies avec la somme des chiffres daffaires par famille de produits.
Cellule vide dans les donnes
Si, dans les donnes sources du tableau crois, un champ numrique renferme une ou plusieurs cellules vides, ce dernier ne sera pas
Chapitre 2
considr comme un champ de type numrique et ne sera donc pas positionn doffice comme un champ de valeur.
Nous allons affiner notre analyse en ajoutant la dimension du temps : il sagit dajouter le champ danalyse Exercice notre tableau, pour obtenir le chiffre daffaires par famille et par an.
1 Cochez la case situe en regard du champ Exercice dans la liste des champs. Aussitt le champ est plac dans la zone tiquettes de lignes et le tableau crois est mis jour.
Figure 2.17
2 Il semble que le rsultat ne soit pas vraiment satisfaisant ! En effet, Excel a considr le champ Exercice comme un champ de valeur car il est de type numrique. Il la donc plac doffice dans la zone Valeurs, avec le champ CA. 3 Pour remdier cet inconvnient, il suffit de slectionner le champ Exercice dans la zone Valeurs (il apparat sous la dsignation Somme de Exercice), puis de le dplacer dans la zone tiquettes de colonnes.
Figure 2.18
Chapitre 2
Figure 2.19
Le champ Somme de CA 2 a fait son apparition. Cela ne nous apporte rien de plus. Il faut modier la fonction de synthse an de faire apparatre la moyenne.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ Somme de CA 2 ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs. 2 Slectionnez ensuite Paramtres des champs de valeurs dans le menu contextuel. 3 Sous longlet Synthse par de la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, slectionnez Moyenne, puis validez par OK (voir Figure 2.20).
Le tableau crois est instantanment mis jour (voir Figure 2.21).
Chapitre 2
Figure 2.20
Figure 2.21
Vous noterez au passage quil est possible dafficher simultanment plusieurs champs de valeurs dans un mme tableau crois. Supposons maintenant que nous souhaitions compter le nombre de lignes de donnes pour chaque famille. Pour cela, faites glisser le champ Famille depuis la liste des champs vers la zone Valeurs. Automatiquement, Excel attribue ce champ de valeur la fonction de synthse Nombre, qui permet de compter le nombre de valeurs. Le champ Famille tant de type texte, Excel ne peut lui attribuer la fonction de synthse Somme, qui naurait pas de sens dans ce cas. Plus gnralement, Excel affecte systmatiquement la fonction de synthse Nombre aux champs de valeurs non numriques.
Figure 2.22
Chapitre 2
Pour changer rapidement de fonction de synthse, cliquez du bouton droit sur une des valeurs du champ ou sur ltiquette du champ dans le tableau. Slectionnez ensuite la commande Synthtiser les donnes par, puis choisissez la fonction approprie.
Fonction
Description Somme des valeurs Nombre de donnes Moyenne des valeurs Plus grande valeur Plus petite valeur Produit de toutes les valeurs Nombre de donnes numriques (contrairement Nombre, qui compte tous les types de valeurs) cart type des donnes, considres comme un chantillon de population cart type des donnes Variance des donnes, considres comme un chantillon de population Variance des donnes
Somme Nombre Moyenne Max Min Produit Chiffres Ecartype Ecartypep Var Varp
Chapitre 2
valeurs (Somme de CA, Nombre de Famille). Vous pouvez modier ces noms pour les rendre plus explicites.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ renommer (champs de lignes, de colonnes ou de valeurs) ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans lune des zones de dpt du volet. 2 Slectionnez Paramtres de champs ou Paramtres des champs de valeurs dans le menu contextuel. 3 Saisissez le nouveau nom du champ dans la zone Nom personnalis de la bote de dialogue Paramtres de champs ou Paramtres des champs de valeurs.
Figure 2.23
En rgle gnrale, il est plus frquent de renommer les champs de valeurs. Dans notre exemple, Somme de CA devient CA total et Moyenne de CA devient CA moyen.
Figure 2.24
Chapitre 2
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ Nombre de famille ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs. 2 Slectionnez ensuite Supprimer le champ dans le menu contextuel.
Le tableau crois est instantanment mis jour.
Autres mthodes
Pour supprimer un champ, vous pouvez galement cliquer sur son nom dans la zone de dpt dans laquelle il se trouve, puis le faire glisser hors du volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Vous pouvez aussi dslectionner la case se trouvant en regard de son nom dans la liste des champs. Dans le cas des champs de valeurs, si vous utilisez cette possibilit, tous les champs de valeurs drivs de ce champ seront supprims. Dans notre exemple, si vous dslectionnez CA, les champs CA total et CA moyen disparatront.
Comme nous lavons dj vu, vous avez plusieurs possibilits pour ajouter un champ danalyse :
j
Si cest un champ de type texte, cochez la case situe en regard de son nom dans la liste des champs. Le champ sera ajout aux champs de lignes, dans la zone tiquettes de lignes.
Chapitre 2
Cliquez sur son nom, puis faites-le glisser dans la zone de dpt tiquettes de lignes ou tiquettes de colonnes.
Nous allons ajouter le champ de ligne Rgion en cochant la case situe en regard de son nom.
Figure 2.25
Lorsque le volume de donnes devient important, linteractivit de la mise jour du tableau crois peut savrer pnalisante. En effet, chaque fois que vous ajoutez un champ au tableau, Excel doit retraiter lensemble des donnes pour mettre jour le tableau. Si le volume de donnes est important, il peut scouler un temps assez long entre les mises jour. Il est possible de dsactiver la mise jour automatique en cochant la case Diffrer la mise jour de la disposition.
Figure 2.26
Une fois tous les champs ajouts, il faudra cliquer sur le bouton Mettre jour pour obtenir laffichage du tableau crois.
Chapitre 2
Dans notre exemple, le champ Rgion est dun niveau infrieur au champ Famille : pour chaque famille, on peut visualiser le dtail par rgion. Il est possible de modier cette hirarchie en dplaant le champ Rgion dans la zone tiquettes de lignes.
j j
Cliquez sur le champ Rgion et faites-le glisser avant le champ Famille. Ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ Rgion et slectionnez Monter dans le menu contextuel.
Figure 2.27
Figure 2.28
Chapitre 2
1 Slectionnez une cellule quelconque du tableau crois. 2 Cliquez sur le bouton Effacer du groupe Actions de longlet contextuel Options et slectionnez Effacer tout.
Vous pouvez dsormais repartir sur de bonnes bases !
Figure 2.29
Vous avez la possibilit de ne pas afficher ces boutons en utilisant le bouton bascule Boutons +/ du groupe Afficher/Masquer de longlet contextuel Options.
Il existe dautres mthodes pour afficher ou masquer le dtail dun champ de ligne :
Chapitre 2
j j
Double-cliquez sur une valeur du champ pour afficher ou masquer le dtail correspondant. Cliquez du bouton droit sur une valeur du champ et slectionnez Dvelopper/Rduire dans le menu contextuel. Vous avez alors la possibilit dafficher ou de masquer le dtail pour la valeur slectionne ou pour le champ entier. Cliquez sur le bouton Dvelopper le champ entirement ou Masquer le champ entirement du groupe Champ actif de longlet contextuel Options pour effectuer lopration correspondante.
Figure 2.30
totaux.
j Afficher tous les sous-totaux au bas du groupe
: insre une ligne en bas du groupe correspondant la valeur du champ de ligne et affiche les sous-totaux (voir Figure 2.32).
Chapitre 2
Figure 2.31
: cest le choix par dfaut. Les sous-totaux sont affichs sur la mme ligne que la valeur du champ de ligne correspondante.
Figure 2.33
Vous avez galement la possibilit de contrler encore plus nement la dnition des sous-totaux.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ concern. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres de champs.
Chapitre 2
3 Dans la bote de dialogue Paramtres de champs, slectionnez longlet Sous-totaux et filtres. 4 Dans la rubrique Sous-totaux, vous avez la possibilit de slectionner :
Automatique : choix par dfaut, le sous-total sadapte la fonction de synthse de chaque champ de valeur. Aucun : masque les sous-totaux. Personnalis : permet de choisir une ou plusieurs fonctions dans la liste. Cliquez sur une fonction pour la slectionner. Cliquez nouveau pour la dslectionner.
Figure 2.34
Figure 2.35
Chapitre 2
Lorsque vous choisissez loption Personnalis, les sous-totaux sont positionns systmatiquement en bas du groupe.
Fonction
Description Somme des valeurs Nombre de donnes Moyenne des valeurs Plus grande valeur Plus petite valeur Produit de toutes les valeurs Nombre de donnes numriques (contrairement Nombre, qui compte tous les types de valeurs) cart type des donnes, considres comme un chantillon de population cart type des donnes Variance des donnes, considres comme un chantillon de population Variance des donnes
Somme Nombre Moyenne Max Min Produit Chiffres Ecartype Ecartypep Var Varp
Chapitre 2
Figure 2.36
Nous souhaitons conserver cette mme structure, tout en ayant la possibilit de consulter les donnes relatives une seule famille de produits. La rponse ce besoin passe par la mise en place dun ltre de rapport.
1 Cliquez sur le champ Famille dans la liste des champs. 2 Faites-le glisser dans la zone Filtre du rapport.
Le champ Famille a fait son apparition au-dessus du tableau crois.
Figure 2.37
Il suffit de cliquer sur le petit bouton ch pour faire apparatre la liste des valeurs du ltre, puis de choisir la valeur dsire.
Figure 2.38
Chapitre 2
En validant le choix par OK, vous provoquez la mise jour du tableau crois.
Figure 2.39
Si vous cochez la case Slectionner plusieurs lments situe en bas de la liste de choix, vous avez la possibilit de choisir plusieurs valeurs en cochant la case qui apparat en regard de chacune des valeurs du ltre.
Critre de ltre
Si vous choisissez une seule valeur pour le ltre, cette dernire sera affiche au-dessus du tableau crois. En revanche, si vous slectionnez plusieurs valeurs, seule la mention "(Plusieurs lments)" apparatra.
Pour utiliser nouveau lintgralit des donnes, slectionnez (Tous) dans la liste de choix, puis validez. Il est bien sr possible de combiner plusieurs ltres de rapport. Il suffit pour cela de placer les noms des champs correspondants dans la zone Filtre du rapport. Dans ce cas, tous les ltres se combinent au moyen de loprateur logique ET. Pour supprimer un champ de ltre :
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ de ltre ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Filtre du rapport. 2 Slectionnez ensuite Supprimer le champ dans le menu contextuel.
Chapitre 2
Autres mthodes
Pour supprimer un champ, vous pouvez galement cliquer sur son nom dans la zone Filtre du rapport, puis le faire glisser hors du volet Liste de champs de tableau crois dynamique. Vous pouvez aussi dslectionner la case se trouvant en regard de son nom dans la liste des champs.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau crois contenant une valeur du champ CA total ou cliquez sur le bouton ch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs. 2 Slectionnez Paramtres des champs de valeurs dans le menu contextuel. 3 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, cliquez sur le bouton Format de nombre. 4 Vous accdez alors longlet Nombre de la bote de dialogue Format de cellule. 5 Pour cet exemple, slectionnez le format Montaire sans dcimale (voir Figure 2.40). 6 Validez par OK.
Le gain de lisibilit est indniable ! (voir Figure 2.41)
Chapitre 2
Figure 2.40
Figure 2.41
Chapitre 2
Le format Nombre
Avec le format Nombre, vous mettez en forme les valeurs numriques en spciant :
j j j
le nombre de dcimales afficher ; la prsence de sparateurs de milliers ; le format des valeurs ngatives.
Le format Montaire
Le format Montaire constitue un cas particulier de format numrique pour la mise en forme des montants en devise. Il comprend :
j j j j
le la le le
nombre de dcimales afficher ; prsence de sparateurs de milliers ; symbole de la devise ; format des valeurs ngatives.
Le format Comptabilit
Le format Comptabilit est un driv du format Montaire. Il obit toutefois des rgles plus strictes :
j j j
Les nombres sont aligns un caractre du bord de la cellule. Les valeurs nulles sont remplaces par un tiret. Les signes moins () sont aligns gauche.
Le format Heure
Le format Heure permet dafficher les heures au format hh:mm:ss.
Chapitre 2
Le format Pourcentage
Avec le format Pourcentage, vous mettez en forme les entres numriques sous forme de pourcentages, en spciant le nombre de dcimales afficher.
Le format Fraction
Le format Fraction permet de reprsenter des nombres dcimaux avec :
j j
leur partie entire ; leur partie dcimale reprsente sous forme de fraction.
Le format Scientique
Le format Scientifique permet de reprsenter les nombres en notation exponentielle. -1.2450 E 03 signie 1,2450 10^03, soit 1 245.
Le format Personnalis
Pour dnir correctement les formats qui vous conviennent, il est ncessaire de matriser la syntaxe du pseudo-langage qui sert codier leur dnition.
Tableau 2.3 : Signication des codes de formats
Code de format
Signication Espace rserv pour un chiffre. Les zros non signicatifs ne sont pas affichs. Espace rserv pour un chiffre. Affiche les zros non signicatifs si un nombre possde moins de chiffres quil ny a de zros dans le format. Espace rserv pour un chiffre. Ajoute des espaces pour les zros non signicatifs de chaque ct du sparateur dcimal en vue daligner les sparateurs dcimaux. Il est galement possible dutiliser ? pour les fractions composes dun nombre variable de chiffres. Sparateur dcimal. Excel multiplie le nombre par 100 et ajoute le symbole %.
# 0
Virgule
Chapitre 2
Signication Sparateur de milliers. Deux espaces conscutifs divisent le nombre affich par 1 000, trois espaces le divisent par 1 million. Si un format contient un zro (0) ou un symbole numrique (#) droite du code de lexposant, Excel affiche le nombre au format scientique et insre un E ou un e. Le nombre de 0 ou de signes # droite du code dtermine le nombre de chiffres compris dans lexposant. E ou e insre un signe moins pour les exposants ngatifs. E+ ou e+ insre un signe moins pour les exposants ngatifs et un signe plus pour les exposants positifs. Affiche le caractre indiqu. Pour reproduire dans toute la largeur de la colonne le caractre suivant dans le format, insrez un astrisque (*) dans le format de nombre. Par exemple, entrez 0* pour faire suivre un nombre dun nombre suffisant de tirets an de remplir la cellule. Pour crer un espace correspondant la largeur dun caractre dans le format de nombre, insrez un caractre de soulignement (_) suivi du caractre en question. Par exemple, lorsque vous faites suivre un caractre de soulignement de parenthses fermantes (_)), les nombres positifs sont aligns correctement par rapport aux nombres ngatifs qui sont entre parenthses. Pour afficher la fois du texte et des nombres dans une cellule, mettez le texte entre guillemets (" ") ou faites-le prcder dune barre oblique inverse (\). Si la cellule contient du texte, insrez le caractre @ dans la section o vous souhaitez afficher le texte entr dans la cellule. Affiche les mois sous la forme 112. Affiche les mois sous la forme 0112. Affiche les mois sous la forme jandc. Affiche les mois sous la forme janvierdcembre. Affiche les mois sous la forme de la premire lettre du mois.
E E+ e e+
F 5 $ + - / () : (espace)
"texte"
Chapitre 2
Code de format
Signication Affiche les jours sous la forme 131. Affiche les jours sous la forme 0131. Affiche les jours sous la forme dimsam. Affiche les jours sous la forme dimanchesamedi. Affiche les annes sous la forme 0099. Affiche les annes sous la forme 19009999. Affiche les heures sous la forme 023. Affiche les heures sous la forme 0023. Affiche les minutes sous la forme 059. Affiche les minutes sous la forme 0059. Affiche les secondes sous la forme 059. Affiche les secondes sous la forme 0059. Affiche les heures sous la forme 4 am. Affiche lheure sous la forme 4:36 pm. Affiche lheure sous la forme 4:36:03 p. Affiche le temps coul en heures, par exemple 25.02. Affiche le temps coul en minutes, par exemple 63:46. Affiche le temps coul en secondes. Affiche les fractions dune seconde. Affiche dans la couleur spcie le contenu de la cellule. Les couleurs possibles sont : Noir, Cyan, Vert, Magenta, Rouge, Blanc, Jaune ou CouleurN (N variant de 1 56).
j jj jjj jjjj aa aaaa h hh m mm s ss H AM/PM h:mm AM/PM h:mm:ss A/P [h]:mm [mm]:ss [ss] h:mm:ss.00 [Couleur]
Chapitre 2
Code de format
Signication Pour dnir des formats de nombres qui ne sont appliqus que si le nombre satisfait une condition spcie, placez la condition en question entre crochets. Une condition se compose dun oprateur de comparaison (=, >, <, <=, <=, <>) et dune valeur. Par exemple, le format suivant affiche les nombres infrieurs ou gaux 100 dans une police rouge et les nombres suprieurs 100 dans une police bleue : [Rouge][<=100];[Bleu][>100].
[condition]
De plus, chaque format personnalis peut tre compos de plusieurs sections ou parties (quatre au maximum), spares par des pointsvirgules, dont la logique est la suivante :
j j
Si votre format personnalis ne contient quune partie, elle sera applique aux valeurs positives, nulles et ngatives. Si votre format personnalis contient deux parties, la premire sera applique aux valeurs positives et nulles, la deuxime aux valeurs ngatives. Si votre format personnalis contient trois parties, la premire sera applique aux valeurs positives, la deuxime aux valeurs ngatives et la troisime aux valeurs nulles. Si votre format personnalis contient quatre parties, la quatrime partie sappliquera aux entres de texte.
Chapitre 2
pouvez accder rapidement trois types dorganisations pour votre tableau crois :
j Afficher sous forme compacte
: cest la forme par dfaut lors de la cration du tableau. Les intituls des champs de lignes et de colonnes ne sont pas affichs. Les listes tiquettes de lignes et tiquettes de colonnes prsentent les valeurs du champ de ligne ou de colonne slectionn. Les champs de lignes sont condenss en une seule colonne.
: les intituls de tous les champs de lignes et de colonnes apparaissent intgralement. Chaque champ de ligne est affich dans une colonne indpendante.
: ctait la prsentation par dfaut dans les prcdentes versions dExcel. La forme tabulaire est une forme drive du mode Plan prcdent. Les sous-totaux des champs de lignes sont toutefois placs en bas de chaque groupe.
Chapitre 2
Figure 2.44
Le bouton Lignes vides du groupe Disposition de longlet Cration permet dinsrer une ligne vide la n de chaque lment dun champ de ligne. Les cases cocher du groupe Options de style du tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration permettent dajuster lapparence du tableau crois :
j En-ttes de lignes j j j
permet dafficher ou non la mise en forme attribue len-tte des lignes. En-ttes de colonnes permet dafficher ou non la mise en forme attribue len-tte des colonnes. Lignes bandes permet de griser une ligne sur deux. Colonnes bandes permet de griser une colonne sur deux.
Figure 2.45
Chapitre 2
Figure 2.46
Si vous souhaitez consulter le dtail des donnes qui ont conduit ce rsultat, il vous suffit de double-cliquer sur la cellule contenant le rsultat. Une feuille est cre instantanment. Elle contient un tableau de donnes regroupant toutes les lignes de donnes ayant permis daboutir au rsultat affich dans le tableau crois.
Figure 2.47
Chapitre 2
Vous pouvez bien entendu procder de mme pour lensemble des valeurs du tableau crois.
La notion de cache
Lorsque vous crez un tableau crois dynamique, Excel cre une copie des donnes et enregistre cette copie dans le cache de tableau crois dynamique. Le cache est une partie de la mmoire de votre ordinateur destine recevoir la copie des donnes, pour permettre un accs plus rapide. La consquence logique de ce processus est que les donnes initiales sont dissocies du tableau. De ce fait, si les donnes sont modies, le tableau crois nest pas remis jour automatiquement : il faut lactualiser. Lactualisation revient remettre en cohrence les donnes copies dans le cache et les donnes sources.
Cliquez du bouton droit et slectionnez Actualiser dans le menu contextuel. Ou cliquez sur le bouton Actualiser du groupe Donnes de longlet contextuel Options.
Dans les deux cas, le tableau crois sera remis jour pour tenir compte des ventuelles modications des donnes.
Chapitre 2
Avec Excel 2007, cette possibilit nest plus offerte de faon explicite. Toutefois, en copiant un tableau crois existant et en le collant un autre emplacement, vous crez un nouveau tableau crois qui partagera le cache initial. Vous pouvez rpter lopration autant de fois que ncessaire. Lorsque vous actualiserez lun des tableaux, tous les autres seront actualiss en mme temps.
1 Slectionnez une cellule du tableau. 2 Cliquez sur le bouton Changer la source de donnes du groupe Donnes de longlet contextuel Options. 3 Dans la bote de dialogue Modifier la source de donnes du tableau crois dynamique, slectionnez la nouvelle plage de donnes.
Figure 2.48
Chapitre 2
Figure 2.49
1 Slectionnez une cellule de la plage de cellules qui contient les donnes. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Tableau du groupe Tableaux. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau, vriez que la plage de cellules propose correspond bien vos donnes. 4 Validez par OK.
Chapitre 2
Il vous reste ensuite crer votre tableau crois de faon habituelle. Lors de la cration, cest le nom du tableau qui apparatra, et non la rfrence la plage de cellules.
Figure 2.50
Les nouvelles lignes saisies seront prises en compte lors de la prochaine actualisation.
Figure 2.51
Chapitre 2
champs de lignes : Catgorie, Produit ; champs de valeurs : Montant, Remise ; champs de ltres : Anne, Client.
1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules qui contient les donnes analyser. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique. 4 Dans notre cas, il nest pas utile de modier les paramtres proposs. Validez par OK. 5 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Catgorie et du champ Produit. Ils sont ainsi automatiquement placs en champs de lignes. 6 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard du champ Montant et du champ Remise. Ils sont ainsi automatiquement placs en champs de valeurs.
Figure 2.52
Chapitre 2
7 La fonction de synthse Somme est attribue par dfaut au champ Remise. Il faut la remplacer par la fonction Moyenne. Pour cela, il suffit de cliquer du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ et de slectionner Paramtres des champs de valeurs. 8 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, slectionnez la fonction de synthse Moyenne, puis modiez le nom du champ en saisissant % de remise dans la zone Nom personnalis. 9 Cliquez ensuite sur le bouton Format de nombre et slectionnez le format Pourcentage. 10 Validez par OK. 11 Nous allons prsent mettre en forme le champ Somme de Montant. Pour cela, cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ et slectionnez Paramtres des champs de valeurs. 12 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, modiez le nom du champ en saisissant CA total dans la zone Nom personnalis. 13 Cliquez ensuite sur le bouton Format de nombre et slectionnez le format Montaire. Rduisez 0 le nombre de dcimales. 14 Validez par OK.
Figure 2.53
Chapitre 2
Le tableau est presque termin, il reste toutefois positionner les champs de ltres.
1 Dans la liste des champs, slectionnez le champ Anne et faites-le glisser dans la zone de dpt Filtres du rapport. 2 Faites de mme pour le champ Client. 3 Dans la liste de choix associe au champ de ltre Anne, slectionnez la valeur 2007.
Figure 2.54
Le tableau est quasiment nalis. Toutefois, dans sa demande initiale, le responsable commercial souhaitait consulter " la demande" le dtail par produit. Il convient donc de masquer le dtail du champ Catgorie.
1 Dans le tableau, slectionnez une cellule contenant une valeur du champ de ligne Catgorie. 2 Cliquez sur le bouton Rduire le champ entirement du groupe Champ actif de longlet contextuel Options. 3 Pour consulter le dtail par produit, il suffira de cliquer sur lun des boutons +, associs chacune des valeurs du champ Catgorie.
Figure 2.55
Chapitre 3
Jusqu prsent, nous avons pu apprhender la souplesse avec laquelle il est possible de crer une analyse, de la modier, dajouter un nouveau paramtre, etc. Dans ce chapitre, nous allons aborder diffrentes fonctionnalits permettant daffiner encore le traitement des donnes dans un tableau crois dynamique. Grce au ltre et au tri des donnes, vous pourrez restreindre laffichage aux donnes dun champ, mettre en vidence les valeurs les plus leves, etc. La possibilit de grouper les valeurs dun champ de ligne ou de colonne sous forme dintervalles ou de priodes permet davoir une vision plus synthtique des donnes, de mieux dtecter les tendances. Vous dcouvrirez galement comment reprsenter facilement les donnes sous forme de pourcentages, de diffrences par rapport dautres donnes, etc. de faon mieux visualiser le poids de chaque valeur dans un ensemble. Enn, nous dcrirons comment ajouter des champs et des lments calculs qui permettront de faire des regroupements, des simulations et dautres calculs partir des donnes initiales.
Chapitre 3
nous disposions dun tableau crois prsentant le chiffre daffaires pour tous les produits dune entreprise.
Figure 3.1
Nous voulons restreindre laffichage aux produits ARMOIRE, CAISSON et ETAGERES. Pour cela, nous allons tout simplement ltrer le tableau crois en utilisant la liste des valeurs du champ de ligne Produit.
Figure 3.2
2 Toutes les valeurs du champ Produit sont coches, ce qui signie quelles sont affiches. Pour restreindre laffichage aux trois produits voulus, il est prfrable de dslectionner la case situe
Chapitre 3
en regard de (Slectionner tout), ce qui a pour effet de dslectionner lensemble des cases cocher de la liste. 3 Cochez les cases situes en regard de ARMOIRE, CAISSON et ETAGERES.
Figure 3.3
Figure 3.4
Le tableau crois est mis jour et le total du chiffre daffaires est ractualis pour tenir compte des seules lignes affiches. Vous pouvez noter que le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes affiche un symbole indiquant quun ltre est actif. Ce symbole est galement apparu ct du champ Produit dans la liste des champs.
Chapitre 3
Figure 3.5
1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Dans la mesure o deux champs de lignes sont affichs, une liste de choix a fait son apparition : elle permet de slectionner le champ sur lequel doit sappliquer le ltre. Il convient donc de slectionner Ville.
Figure 3.6
Chapitre 3
Si vous avez pris le soin de slectionner, dans le tableau crois, une cellule contenant une valeur du champ dsir (en loccurrence Ville), ce dernier sera slectionn doffice lorsque vous cliquerez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes.
3 Ds lors, les valeurs du champ Ville font leur apparition. La dmarche est alors la mme que celle mise en uvre pour le champ Produit : dslectionnez la case (Slectionner tout), puis cochez les cases correspondant aux villes dsires (AMIENS, BORDEAUX, MONTPELLIER et NANTES).
Figure 3.7
Dans notre exemple, le tableau est affich sous forme compacte (forme par dfaut). Dans ce cas, tous les champs de lignes sont affichs dans une mme colonne. Il existe deux autres formes daffichage : le mode Plan et la forme tabulaire. Dans ce cas, chaque champ de ligne est affich dans une colonne, chaque champ possde son propre bouton ch.
Figure 3.8
Chapitre 3
Pour plus dinformations sur les diffrents modes daffichage, reportez-vous au chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques.
Supprimer un ltre
Pour supprimer un ltre, il existe plusieurs possibilits. Nous allons, par exemple, supprimer le ltre associ au champ Ville.
j
Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ, puis, dans le menu contextuel, slectionnez Filtrer puis Effacer le filtre de "Ville". Ou, dans la liste des champs du tableau crois, cliquez sur le petit bouton ch associ au champ Ville et slectionnez Effacer le filtre de "Ville". Ou encore, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. Slectionnez le champ Ville dans la liste de choix et slectionnez Effacer le filtre de "Ville".
Chapitre 3
Figure 3.9
Le premier objectif est de limiter laffichage aux cinq produits les plus vendus.
1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Slectionner Filtres sappliquant aux valeurs, puis 10 premiers.
Figure 3.10
3 Dans la bote de dialogue Filtre des 10 premiers, ajustez 5 le nombre dlments afficher pour le champ CA total.
Chapitre 3
Figure 3.11
Figure 3.12
Notez au passage quil est possible de spcier le champ de valeur sur lequel agir (CA total ou Quantits), via une liste de choix.
Filtres combins
Il est possible de combiner les ltres agissant sur les valeurs et les ltres agissant sur les champs de lignes (ou de colonnes). Par exemple, dans notre tableau qui affiche dsormais les cinq premiers produits, il est possible dajouter un ltre supplmentaire, agissant sur les intituls des produits.
1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Slectionner Filtres sappliquant aux tiquettes, puis Commence par.
Filtre sappliquant aux tiquettes
Le terme "tiquettes" signie ici que le ltre portera sur les valeurs prises par le champ de ligne (ici Produit), et non sur les valeurs calcules partir du champ de valeur (ici CA total et Quantits).
Chapitre 3
3 Dans la bote de dialogue Filtres sappliquant aux tiquettes, saisissez C dans la zone de texte prvue cet effet. 4 Validez par OK.
Figure 3.13
Vous pouvez constater que le produit CAISSON a fait son apparition, alors quil ne faisait pas partie des cinq produits ayant le plus fort chiffre daffaires. En fait, le critre sur les champs de lignes (ou de colonnes), dni laide de Filtres sappliquant aux tiquettes, est "prioritaire" sur le critre dni sur le champ de valeur laide de Filtres sappliquant aux valeurs. Ainsi, tous les produits commenant par "C" sont affichs, puis parmi eux, on restreint laffichage aux cinq premiers. Dans ce cas, comme il ny en a que deux, le deuxime ltre est inoprant. Pour supprimer ces ltres :
j
Si vous souhaitez supprimer en une seule fois les ltres sappliquant aux tiquettes et aux valeurs, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Effacer le filtre de "Produits". Si vous souhaitez supprimer le ltre sappliquant uniquement aux tiquettes, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Filtres sappliquant aux tiquettes, puis Effacer le filtre. Si vous souhaitez supprimer le ltre sappliquant uniquement aux valeurs, cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Filtres sappliquant aux valeurs, puis Effacer le filtre.
Nous allons complexier quelque peu la donne en ajoutant un champ de ligne supplmentaire notre tableau : le dtail par Ville. Ainsi, pour chaque produit, nous disposons du dtail des chiffres daffaires et des quantits vendues par ville. Nous allons afficher uniquement les produits dont le chiffre daffaires dpasse 1 950 000 euros. Ensuite, nous
Chapitre 3
restreindrons notre affichage aux seules villes dans lesquelles plus de 12 500 units ont t vendues.
1 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 2 Slectionnez le champ Produit dans la liste de choix. 3 Slectionnez Filtres sappliquant aux valeurs, puis Suprieur . 4 Dans la bote de dialogue Filtres sappliquant aux valeurs (Produit), slectionnez CA total, puis saisissez 1950000 dans la zone de texte prvue cet effet.
Figure 3.14
5 Validez par OK. 6 Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. 7 Slectionnez le champ Ville dans la liste de choix. 8 Slectionnez Filtres sappliquant aux valeurs, puis Suprieur . 9 Dans la bote de dialogue Filtres sappliquant aux valeurs (Ville), slectionnez Quantits, puis saisissez 12500 dans la zone de texte prvue cet effet. Notez au passage que le titre de la bote dialogue indique entre parenthses le champ sur lequel sapplique le ltre. 10 Validez par OK.
Figure 3.15
Chapitre 3
Le tableau crois affiche dsormais les produits pour lesquels le chiffre daffaires total est suprieur 1 950 000 euros, et pour ces seuls produits, les villes dans lesquelles les ventes sont suprieures 12 500 units. Lordre dans lequel vous dnissez les ltres est trs important. En effet, le rsultat aurait t compltement diffrent si vous aviez dabord dni les ltres sur les quantits, puis sur le chiffre daffaires. Si on se limite aux seules villes dans lesquelles plus de 12 500 units ont t vendues, aucun produit natteint le seuil des 1 950 000 euros et les ltres produisent un tableau vide.
Affichage de lordre des ltres
Vous pouvez obtenir une information prcieuse en survolant le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes : une info-bulle apparat et indique les critres de ltres, ainsi que leur ordre de priorit.
Figure 3.16
: les valeurs slectionnes sont utilises comme critre de ltre. Cela revient cocher les cases correspondantes dans la liste des valeurs obtenue dun clic sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois. Masquer les lments slectionns : fonctionnalit inverse de la prcdente.
Chapitre 3
Filtres chronologiques
Les ltres applicables aux valeurs dun champ de ligne (ou de colonne) lorsque celles-ci sont de type date sont les suivants : Est gal , Avant, Aprs, Entre, Demain, Aujourdhui, Hier, La semaine prochaine, Cette semaine, La semaine dernire, Le mois prochain, Ce mois, Le mois dernier, Le trimestre prochain, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Lanne prochaine, Cette anne, Lanne dernire, Anne ce jour (depuis le dbut de lanne), Toute les dates de cette priode (trimestre, mois). Dans ce cas, la commande Filtres sappliquant aux tiquettes est remplace par Filtres chronologiques.
Chapitre 3
Figure 3.17
Par dfaut, ce tableau est tri selon le champ de ligne Ville, par ordre alphabtique.
Cliquez sur le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois, puis slectionnez Trier de Z A. Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau qui contient une valeur du champ Ville et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier de Z A. Slectionnez une cellule du tableau qui contient une valeur du champ Ville, puis cliquez sur le bouton Trier de Z A du groupe Trier de longlet contextuel Options.
Vous avez galement la possibilit de trier le tableau selon les champs de valeurs. Par exemple, pour trier le tableau crois prcdent selon les chiffres daffaires de 2006 dcroissants :
1 Slectionnez une cellule du tableau contenant une valeur du chiffre daffaires pour 2006.
92 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 3
2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier du plus grand au plus petit.
Figure 3.18
Vous avez galement la possibilit de cliquer sur le bouton Trier du plus grand au plus petit du groupe Trier de longlet contextuel Options.
Intitul des commandes de tri
de
j j
Les intituls des commandes et des boutons de tri sadaptent aux types donnes auxquels ils sappliquent : Donnes de type texte : lordre croissant correspond Trier de A Z et lordre dcroissant correspond Trier de Z A. Donnes numriques : lordre croissant correspond Trier du plus petit au plus grand et lordre dcroissant correspond Trier du plus grand au plus petit. Donnes de type date : lordre croissant correspond Trier du plus ancien au plus rcent et lordre dcroissant correspond Trier du plus rcent au plus ancien.
Chapitre 3
Figure 3.19
Vous pouvez remarquer que les rgions sont tries par ordre alphabtique (cest lordre de tri par dfaut), mais quau sein de chaque rgion, les villes conservent le tri initial, par ordre dcroissant de chiffres daffaires en 2006. Pour trier les villes par ordre dcroissant de chiffres daffaires en 2007 :
1 Slectionnez une cellule contenant le chiffre daffaires 2007 pour lune des villes. 2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier du plus grand au plus petit.
Nous allons prsent, tout en conservant le tri prcdent, trier les rgions par ordre dcroissant de chiffres daffaires en 2007.
1 Slectionnez une cellule contenant le chiffre daffaires 2007 pour lune des rgions. 2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Trier dans le menu contextuel. Slectionnez ensuite Trier du plus grand au plus petit.
Chapitre 3
Figure 3.20
Les diffrentes oprations de tri se "cumulent", vous pouvez ainsi progressivement rorganiser le tableau crois selon vos besoins. Les ordres de tri attribus aux diffrents champs demeurent tant que vous ne leur en attribuez par un nouveau. Ainsi, mme si vous modiez la structure du tableau (ajout ou suppression de champs de lignes ou de colonnes), les villes resteront tries par ordre dcroissant de chiffres daffaires tant que vous ne modierez pas cet ordre.
Impact de lactualisation du tableau sur lordre de tri
Par dfaut, lorsque le tableau est actualis, il est automatiquement retri pour tenir compte des ventuels changements dans lordre des donnes. Toutefois, il est possible de dsactiver ce tri automatique pour chacun des champs ; les valeurs seront remises jour mais ne seront pas tries, cest donc lordre dni avant la ractualisation qui perdurera. 1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ modier (par exemple Rgion), puis slectionnez Options de tri supplmentaires.
Figure 3.21
Chapitre 3
1 Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Options Excel. 2 Dans la bote de dialogue Options Excel, slectionnez la catgorie Standard, puis cliquez sur le bouton Modifier les listes personnalises. 3 Dans la zone Listes personnalises, slectionnez Nouvelle liste. 4 Dans la zone Entre de la liste, saisissez les noms des rgions dans lordre voulu en appuyant sur [] aprs chacun dentre eux. 5 Cliquez sur Ajouter.
Figure 3.22
Chapitre 3
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Rgion, puis slectionnez Options de tri supplmentaires. 2 Dans la bote de dialogue Trier, cliquez sur Autres options. 3 Dslectionnez la case Trier automatiquement chaque fois que le rapport est actualis. 4 Dans la liste Premire cl de lordre de tri, slectionnez la liste personnalise. 5 Validez par OK.
Figure 3.23
Pour ractiver le tri classique par ordre alphabtique, il faut slectionner nouveau Normal dans la liste Premire cl de lordre de tri.
Trier manuellement
Il existe une dernire possibilit pour trier un tableau crois : le tri dit "manuel". Nous disposons maintenant dun tableau qui regroupe les ventes de produits par rgion.
Chapitre 3
Par dfaut, les produits sont tris par ordre alphabtique. Pour diverses raisons, nous souhaitons faire apparatre le produit TABLE au dbut du tableau. Pour cela, il suffit de saisir TABLE en dbut de la colonne des produits.
Figure 3.24
Figure 3.25
Vous pouvez dplacer la cellule contenant la valeur souhaite laide de la souris. Par exemple, pour faire apparatre la rgion SUD en dbut de tableau, il suffit de dplacer la cellule contenant SUD gauche de la colonne EST.
Figure 3.26
Chapitre 3
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. 3 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 4 La liste de choix Afficher les valeurs vous permet daccder aux diffrents modes daffichage.
Figure 3.27
Normal : affiche les donnes en valeur absolue. Diffrence par rapport : affiche les donnes comme la diffrence par rapport la valeur de llment de base dans le Champ de base. % de : affiche les donnes sous forme de pourcentage de la valeur de llment de base dans le Champ de base.
Chapitre 3
Diffrence en % par rapport : affiche les donnes comme la diffrence en pourcentage par rapport la valeur de llment de base dans le Champ de base. Rsultat cumul par : affiche les donnes pour des lments successifs dans le Champ de base sous forme de total cumul. % par ligne : affiche les donnes de chaque ligne ou catgorie
sous forme de pourcentage du total de la ligne ou de la catgorie. % par colonne : affiche toutes les donnes de chaque colonne ou srie sous forme de pourcentage du total de la colonne ou de la srie. % du total : affiche les donnes sous forme de pourcentage du total gnral de toutes les donnes ou du rapport. Index : calcule les donnes selon la formule ((Valeur dans la cellule) (Total gnral))/((Total gnral de la ligne) (Total gnral de la colonne)). Nous allons prsent illustrer par un exemple chaque type daffichage.
Figure 3.28
Chapitre 3
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Diffrence
par rapport.
4 Slectionnez Exercice dans la zone Champ de base et 2006 dans la zone lment de base.
Figure 3.29
Si vous choisissez un champ de base qui nest pas affich sur le tableau crois, vous obtiendrez la valeur derreur #N/A. Cela est valable pour tous les types daffichages ncessitant le choix dun champ de base.
Figure 3.30
Chapitre 3
Dans la zone lment de base, nous aurions pu choisir (prcdent) la place de 2006. Pour cet exemple, cela na pas de consquence. En revanche si dans notre tableau, il y avait eu une anne 2008, nous aurions eu les valeurs suivantes :
j j j
2006 : pas de valeur ; 2007 : valeur de 2007 valeur de 2006 ; 2008 : valeur de 2008 valeur de 2007.
2006 : pas de valeur ; 2007 : valeur de 2007 valeur de 2006 ; 2008 : valeur de 2008 valeur de 2006.
Lexemple suivant va vous permettre de mieux apprhender limpact du choix du champ de base pour le calcul de la diffrence. Dans ce tableau, sont prsents les chiffres daffaires mensuels par produits pour les annes 2006 et 2007.
Figure 3.31
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Diffrence
par rapport.
Chapitre 3
4 Slectionnez Mois dans la zone Champ de base et (prcdent) dans la zone lment de base. 5 Validez par OK.
Figure 3.32
Pour chaque produit et chaque anne, on obtient la diffrence en valeur entre le mois et le mois prcdent. Il est ainsi possible de visualiser la progression du chiffre dun mois lautre. Nous allons prsent modier le champ de base du calcul.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Diffrence
par rapport.
4 Slectionnez Exercice dans la zone Champ de base et (prcdent) dans la zone lment de base. 5 Validez par OK.
Figure 3.33
Chapitre 3
Pour chaque mois de lanne 2007, on obtient la variation par rapport au mme mois de lanne prcdente.
Figure 3.34
En 2007, le chiffre daffaires du produit ARMOIRE a diminu de 2,52 % par rapport 2006.
% de
Il sagit ici dexprimer une valeur en pourcentage dune valeur de rfrence. Le tableau suivant prsente le chiffre daffaires par produit et par rgion.
Figure 3.35
Chapitre 3
La rgion IDF est place en premier car cest la rgion "rfrence" de lentreprise. Nous allons prsent exprimer chaque chiffre daffaires en pourcentage de la valeur correspondante de la rgion IDF.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez % de. 4 Slectionnez Rgion dans la zone Champ de base et IDF dans la zone lment de base. 5 Validez par OK.
Figure 3.36
Le chiffre daffaires du produit CAISSON dans la rgion EST reprsente 37,04 % du chiffre daffaires du mme produit en rgion IDF.
Figure 3.37
Chapitre 3
Nous allons afficher le chiffre cumul depuis janvier pour les annes 2006 et 2007.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez Rsultat
cumul par.
Figure 3.38
% par ligne
Ce mode daffichage permet de visualiser le poids des diffrentes valeurs dune ligne dun tableau. Le tableau suivant prsente le chiffre daffaires par produit et par rgion.
Figure 3.39
Chapitre 3
Nous allons visualiser la part de chaque rgion dans le chiffre daffaires de chaque produit.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 3 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez % par ligne. 4 Validez par OK.
Figure 3.40
% par colonne
Ce mode daffichage permet de visualiser le poids des diffrentes valeurs dune colonne dun tableau. Le tableau suivant prsente le chiffre daffaires par famille/produit et par rgion.
Figure 3.41
Chapitre 3
Nous allons reprsenter la part de chaque famille/produit dans le chiffre daffaires total dune rgion. Le mode opratoire est strictement identique au prcdent la diffrence prs quil faut slectionner % par colonne la place de % par ligne.
Figure 3.42
La famille ACCESSOIRE reprsente 37,77 % du chiffre daffaires de la rgion EST et le produit DECORATION en reprsente 8,81 %.
% du total
Ce mode daffichage permet de visualiser le poids des diffrentes valeurs dun tableau. partir du mme tableau que dans lexemple prcdent, nous allons reprsenter la part de chaque famille/produit/rgion dans le chiffre daffaires total. Le mode opratoire est strictement identique au prcdent la diffrence prs quil faut slectionner % du total la place de % par colonne.
Figure 3.43
Chapitre 3
La famille ACCESSOIRE pour la rgion SUD reprsente 9,5% du chiffre daffaires total. Le produit ARMOIRE pour la rgion IDF reprsente 2,92 % du chiffre daffaires total. La famille ACCESSOIRE reprsente 36,70 % du chiffre daffaires total. La rgion OUEST reprsente 18,89 % du chiffre daffaires total.
Index
Ce mode daffichage est issu dun calcul quelque peu "sotrique". La valeur ainsi obtenue est cense reter limportance de la valeur au sein dune colonne.
Figure 3.44
Nous souhaitons obtenir une synthse des montants des commandes pour une priode donne. Nous allons donc construire un tableau crois dynamique que nous allons structurer de la faon suivante :
j
Chapitre 3
j
Figure 3.45
Malheureusement, le rsultat (conforme nos choix) nest pas la hauteur de nos attentes ! En effet, le champ Date de commande est beaucoup trop dtaill pour tre utilis tel quel comme un champ de ligne. Quelles sont alors les solutions notre problme ? Il peut tre envisageable dajouter une colonne notre base de donnes initiale : le mois de commande. Mais cela ncessiterait une saisie supplmentaire, ou, si les donnes sont extraites dun logiciel de gestion commerciale, un traitement prliminaire ( laide de formules de calcul) avant la ralisation du tableau crois. Dans les deux cas, cela engendre une surcharge de travail, voire des risques derreur. Heureusement, Excel a dj la solution : il est possible de grouper les valeurs dun champ de ligne (ou de colonne) selon des priodes pour les dates, selon des intervalles pour les valeurs numriques. Il est mme possible de grouper des donnes de type texte.
Chapitre 3
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper. 3 Dans la bote de dialogue Grouper, slectionnez Mois dans la zone Par.
Figure 3.46
Notez quil est possible de spcier la date partir de laquelle doit dbuter le regroupement (zone Dbut) et la date laquelle le regroupement doit sarrter (zone Fin). Par dfaut, les valeurs proposes sont respectivement la date la plus ancienne et la date la plus rcente du champ slectionn.
Figure 3.47
Chapitre 3
Dsormais, lorsque vous utiliserez le champ Date commande, ses valeurs apparatront systmatiquement groupes par mois. Pour annuler le groupement, il faut utiliser la commande Dissocier du menu contextuel.
Accs la fonctionnalit de groupement
Vous pouvez galement accder la fonctionnalit de groupement laide des boutons Grouper la slection et Dissocier du groupe Groupe de longlet contextuel Options.
Le rsultat semble satisfaisant au premier abord, mais y regarder de plus prs, un dfaut subsiste. En effet, le regroupement est fond uniquement sur le mois ; or nos donnes contiennent des dates des annes 2006 et 2007. Dans ce tableau, les valeurs du chiffre daffaires correspondant janvier 2006 et janvier 2007 ont t additionnes, de mme pour les autres mois. Cela nest donc pas correct. Il faut modier le groupement effectu pour y inclure la notion danne.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Date commande. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper. 3 Dans la bote de dialogue Grouper, slectionnez Mois et Anne dans la zone Par. 4 Validez par OK (voir Figure 3.48).
Le rsultat est nettement plus pertinent : les dates des annes 2006 et 2007 sont dsormais spares et les valeurs des chiffres daffaires correspondant aux diffrents mois sont dsormais cohrentes. Vous pouvez constater que la liste des champs a t modie : le champ
Annes a fait son apparition et il est plac doffice dans la zone de dpt tiquettes de lignes (voir Figure 3.49).
Chapitre 3
Figure 3.48
Figure 3.49
Chapitre 3
En fait, il sagit dun champ "virtuel" obtenu partir du champ Date commande. La base de donnes initiale na bien entendu pas t modie. Mais ce champ fait dsormais partie du cache du tableau crois dynamique. Pour plus de dtails sur les caches, consultez le chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques. Vous pouvez lutiliser comme nimporte quel autre champ, indpendamment du champ Date commande. Par exemple, nous allons le dplacer dans la zone de dpt tiquettes de colonnes.
Figure 3.50
Avant de continuer, il est prfrable de renommer le champ Annes, par exemple en Annes commande. En effet, si vous groupez un autre champ de date, par exemple Date livraison, vous obtiendrez un nouveau champ "virtuel" nomm Annes2. Ds lors, il sera difficile de les identier et des confusions pourront se produire. Pour une meilleure lisibilit de vos tableaux croiss, ayez le rexe de renommer ces champs ds leur cration.
Figure 3.51
Chapitre 3
Si vous crez plusieurs tableaux croiss partir de la mme base de donnes, les champs "virtuels" issus du groupement de champs de dates apparatront dans la liste des champs de tous les tableaux croiss ainsi crs. Si vous modiez le nom dun de ces champs comme conseill, ces modications ne seront prises en compte que dans le tableau crois dans lequel elles auront t effectues. Dans les autres tableaux croiss, les champs continueront sappeler Annes.
Si vous effectuez un groupement par trimestre, vous obtiendrez un champ "virtuel" Trimestres, selon le mme principe que pour un groupement par anne. Vous pouvez combiner les groupements par anne, trimestre et mois.
1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Date livraison. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper. 3 Dans la bote de dialogue Grouper, dslectionnez Mois et slectionnez Jours dans la zone Par. 4 Ajustez le nombre de jours 7 (voir Figure 3.52). 5 Validez par OK.
Aussitt, les dates sont groupes par priode de 7 jours. Le dbut de la premire priode est la premire valeur du champ Date livraison, en loccurrence le 7 janvier 2006. Or cette date correspond un samedi. Il est dusage de faire dbuter la semaine au lundi ou au dimanche. Il faut donc modier les paramtres du groupement de faon faire dbuter le groupement au lundi prcdent, soit le 2 janvier 2006 (voir Figure 3.53).
Chapitre 3
Figure 3.52
Figure 3.53
Figure 3.54
Chapitre 3
Il nest pas possible de combiner un groupement par jour avec les autres types de groupements (anne, trimestre, mois).
1 partir des donnes initiales, il sagit de crer un tableau crois prsentant le chiffre daffaires en fonction du prix unitaire du produit (champ de ligne : Prix unitaire, champ de valeur : Montant).
Figure 3.55
Lventail des prix est tel que ce tableau ne nous permet pas de nous faire une ide de limportance des gammes de produits. Il faut donc grouper par intervalle le champ Prix unitaire.
Chapitre 3
2 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur du champ Prix unitaire. 3 Dans le menu contextuel, slectionnez Grouper.
Figure 3.56
4 An dobtenir des intervalles plus lisibles, il est prfrable dajuster les paramtres Dbut et Fin (ici 0 et 270). Le paramtre Par permet de xer lamplitude de chaque intervalle. 5 Validez par OK.
Figure 3.57
Chapitre 3
Figure 3.58
1 Slectionnez les cellules contenant les valeurs Nord-Est et NordOuest du champ Rgion. 2 Cliquez du bouton droit et slectionnez Grouper.
Figure 3.59
Un champ nomm Rgion2 a fait son apparition dans la liste des champs et est plac dans la zone de dpt tiquettes de lignes. Il contient les valeurs Groupe1, Sud-Est et Sud-Ouest.
Figure 3.60
Chapitre 3
3 Slectionnez les cellules contenant les valeurs Sud-Est et SudOuest du champ Rgion. Pour cela, utilisez la touche [Ctrl] car les cellules ne sont plus contigus. 4 Cliquez du bouton droit et slectionnez Grouper.
Figure 3.61
5 Slectionnez la cellule contenant la valeur Groupe1 du nouveau champ Rgion2 et saisissez NORD dans la barre de formule. Validez par []. 6 Rptez lopration pour la valeur Groupe2, que vous transformerez en SUD. 7 Renommez le champ Rgion2 en Secteur. 8 Faites glisser le champ Rgion hors du tableau crois.
Figure 3.62
utilisant la mme base de donnes. Les modications dintitul ne seront pas prises en compte dans ces autres tableaux croiss.
Supprimer le champ issu du groupement
Pour dissocier ce groupement, il suffit de slectionner les valeurs du champ regroup (ici NORD et SUD) dans le tableau crois, puis de cliquer du bouton droit et de slectionner Dissocier dans le menu contextuel. Cela aura pour effet de supprimer le champ "virtuel" Secteur.
Chapitre 3
Figure 3.63
Il est possible de construire, laide de formules de calcul, de nouveaux lments partir des lments existants. Cela vous permettra, par exemple, de rassembler plusieurs lments. partir de lexemple prcdent, nous allons construire deux nouveaux lments pour le champ Trimestre : Semestre 1 et Semestre 2. Ces deux lments vont permettre de regrouper respectivement les valeurs des trimestres 1 et 2, puis 3 et 4.
1 Slectionnez une cellule contenant une valeur (un lment) du champ Trimestre. 2 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 3 Slectionnez lment calcul. 4 Dans la bote de dialogue Insrer un lment calcul dans "Trimestre", saisissez Semestre 1 dans la zone Nom. 5 Vriez que le champ Trimestre est bien slectionn dans la zone Champs. 6 Effacez le contenu de la zone Formule, puis saisissez =. 7 Double-cliquez sur llment 1 du champ Trimestre. 8 Saisissez +. 9 Double-cliquez sur llment 2 du champ Trimestre (voir Figure 3.64). 10 Cliquez sur Ajouter. 11 Rptez les tapes 4 9 avec les lments 3 et 4, an de crer llment Semestre 2.
LE GUIDE DES EXPERTS 121
Chapitre 3
Figure 3.64
Figure 3.65
Les lments Semestre 1 et Semestre 2 ont fait leur apparition dans le tableau. Vous pouvez remarquer que le total gnral est faux. En effet, les valeurs sont comptes en double. Pour rtablir une valeur correcte, il faut masquer les valeurs correspondant aux lments qui ont t regroups. Pour cela, il faut utiliser le bouton ch de la liste droulante tiquettes de lignes du tableau crois et masquer les lments 1, 2, 3 et 4. Le rsultat est dsormais satisfaisant.
Chapitre 3
Figure 3.66
Pour construire vos lments calculs, vous pouvez utiliser des fonctions telles que Somme, Moyenne, Si, Et, Ou, etc. Vous pouvez galement utiliser des valeurs constantes.
j j j
j j
Vous ne pouvez pas faire rfrence des cellules dune feuille de calcul. Seuls sont autoriss les champs de donnes du tableau crois. Vous ne pouvez pas faire rfrence aux totaux ou aux sous-totaux du tableau crois. Vous ne pouvez pas faire rfrence des lments dun autre champ. Vous ne pouvez pas utiliser dlment calcul dans un tableau crois qui contient une fonction de synthse Moyenne, Variance ou Ecartype. Vous ne pouvez plus utiliser les fonctions prcdentes dans un tableau crois qui contient un lment calcul. Vous ne pouvez pas grouper un champ dans un tableau crois contenant un lment calcul.
1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez lment calcul. 3 Slectionnez llment concern dans la liste de choix associe la zone Nom.
Chapitre 3
4 Si vous souhaitez modier llment, effectuez vos modications et cliquez sur Modifier. 5 Si vous souhaitez supprimer llment, cliquez sur Supprimer. 6 Validez par OK.
Figure 3.67
Nous allons prsent crer un champ calcul qui nous permettra de dterminer le chiffre daffaires par unit vendue.
1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Champ calcul. 3 Dans la bote de dialogue Insertion dun champ calcul, saisissez CA/unit dans la zone Nom. 4 Effacez le contenu de la zone Formule, puis saisissez =.
124 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 3
Figure 3.68
Figure 3.69
Chapitre 3
Vous pouvez utiliser ce nouveau champ comme nimporte quel autre champ. Il nest pas ncessaire dafficher les champs CA et Unit pour que le nouveau champ soit calcul. Vous pouvez les supprimer du tableau crois sans affecter le calcul du champ CA/unit.
Figure 3.70
Pour dnir vos champs calculs, vous pouvez utiliser des fonctions telles que Somme, Moyenne, Si, Et, Ou, etc. Vous pouvez galement utiliser des valeurs constantes.
j j
Vous ne pouvez pas faire rfrence des cellules dune feuille de calcul. Seuls sont autoriss les champs de donnes du tableau crois. Vous ne pouvez pas faire rfrence aux totaux ou aux sous-totaux du tableau crois. Vous ne pouvez pas utiliser de champ calcul dans un tableau crois qui contient une fonction de synthse Moyenne, Variance ou Ecartype. Vous ne pouvez plus utiliser les fonctions prcdentes dans un tableau crois qui contient un champ calcul.
Chapitre 3
1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Champ calcul. 3 Slectionnez le champ concern dans la liste de choix associe la zone Nom. 4 Si vous souhaitez modier le champ, effectuez vos modications et cliquez sur Modifier. 5 Si vous souhaitez supprimer le champ, cliquez sur Supprimer. 6 Validez par OK.
1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Liste des formules.
Cela a pour effet de crer une nouvelle feuille de calcul rcapitulant les lments et champs calculs.
Figure 3.71
Chapitre 3
de calculer le chiffre daffaires par rgion/famille de produits ; de calculer la marge par rgion/famille de produits ; de visualiser le "poids" de chaque rgion/famille de produits, en termes de chiffre daffaires et de marge.
Pour cela, la base de donnes initiale contient notamment les champs suivants : Rgion, Famille, Exercice, CA, Cot de production.
Figure 3.72
Chapitre 3
1 Cliquez sur le bouton Formules du groupe Outils de longlet contextuel Options. 2 Slectionnez Champ calcul. 3 Dans la bote de dialogue Insertion dun champ calcul, saisissez CA/unit dans la zone Nom. 4 Effacez le contenu de la zone Formule, puis saisissez =. 5 Double-cliquez sur le champ CA. 6 Saisissez . 7 Double-cliquez sur le champ Cot de production. 8 Terminez la formule en saisissant *1,37.
Figure 3.73
Chapitre 3
De plus, nous allons rorganiser le tableau en dplaant les champs de valeurs de la zone de dpt tiquettes de colonnes vers tiquettes de lignes, en dessous du champ Rgion.
Figure 3.74
1 Faites glisser le champ CA depuis la liste des champs vers la zone de dpts Valeurs, entre Somme de CA et Somme de Marge. Un nouveau champ de valeur, baptis Somme de CA2, fait son apparition. Il est identique Somme de CA. 2 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur de ce champ. 3 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres des champs de valeurs. Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs, activez longlet Afficher les valeurs. 4 Dans la liste de choix Afficher les valeurs, slectionnez % du total.
130 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 3
5 Validez par OK. 6 Faites glisser le champ Marge depuis la liste des champs vers la zone de dpts Valeurs, aprs Somme de Marge. Un nouveau champ de valeur, baptis Somme de Marge 2, fait son apparition. Il est identique Somme de Marge. 7 Rptez les tapes 2 5 pour ce nouveau champ. 8 Il reste maintenant renommer ces champs pour les rendre plus explicites.
Figure 3.75
Avec ce tableau crois dans sa forme dnitive, il est possible de voir trs rapidement les informations suivantes entre autres :
j
La famille RANGEMENT dans la rgion NORD reprsente 3,64 % du chiffre daffaires total en 2007 et 4 % de la marge totale.
Chapitre 3
j
j j
La famille ACCESSOIRES dans la rgion IDF reprsente 11,52 % du chiffre daffaires total en 2007 et 10,50 % de la marge totale. La famille MOBILIER reprsente 35,83 % du chiffre daffaires total en 2007 et 36,32 % de la marge totale. La rgion OUEST reprsente 19,02 % du chiffre daffaires total en 2007 et 19,13 % de la marge totale.
Chapitre 4
Dans ce chapitre, nous allons traiter des solutions et outils visant naliser vos tableaux croiss. Une fois que la structure du tableau est correctement dnie, que les diffrents calculs ont t spcis, il reste naliser la mise en forme du tableau, de faon amliorer encore sa lisibilit. Pour cela, nous aborderons les styles automatiques qui permettent dappliquer rapidement une mise en forme claire et cohrente. Ensuite, nous traiterons en dtail les diffrents paramtres qui offrent la possibilit deffectuer des rglages ns sur les options de mise en forme. Enn, nous dtaillerons les possibilits des mises en forme conditionnelles (considrablement amliores avec Excel 2007), qui permettent de lier les paramtres de mise en forme au contenu des cellules.
Chapitre 4
Figure 4.1
Figure 4.2
Chapitre 4
laide des cases cocher du groupe Options de style de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration, vous pouvez agir sur lensemble des styles prdnis :
j En-ttes de lignes
: permet dinclure les en-ttes de colonnes dans le style des bandes. Lignes bandes : permet dappliquer alternativement une couleur claire et une couleur sombre aux lignes. Colonnes bandes : permet dappliquer alternativement une couleur claire et une couleur sombre aux colonnes.
Figure 4.3
Vous pouvez dnir un style comme style par dfaut en cliquant du bouton droit et en slectionnant la commande Dfinir par dfaut.
1 Cliquez du bouton droit sur le style sapprochant le plus de votre souhait. 2 Slectionnez la commande Dupliquer dans le menu contextuel. 3 Dans la bote de dialogue Modifier le style rapide du tableau crois dynamique, saisissez tout dabord le nom de votre style.
Chapitre 4
Figure 4.4
4 Vous pouvez ensuite paramtrer la mise en forme appliquer aux diffrents lments du tableau crois. Les lments de la liste apparaissant en gras sont ceux pour lesquels une mise en forme spcique est dnie. Pour modier le format appliquer un lment, cliquez sur le bouton Format et spciez les diffrentes options de mise en forme. 5 Vous avez la possibilit de dnir le nouveau style comme style par dfaut en cochant la case Dfinir comme style rapide de tableau crois dynamique par dfaut pour ce document. 6 Validez par OK.
Dans la galerie des styles, une rubrique Personnalis a t cre dans laquelle se trouve votre style. Il vous reste le slectionner pour laffecter au tableau crois. Votre style sera disponible pour lensemble des tableaux croiss du classeur. Vous pouvez dsormais dupliquer votre style personnalis, au mme titre que les styles prdnis, an den crer un nouveau. Pour modier un style personnalis, il suffit de cliquer dessus du bouton droit et de slectionner la commande Modifier du menu contextuel. Pour supprimer un style personnalis, il suffit de cliquer dessus du bouton droit et de slectionner la commande Supprimer du menu
Chapitre 4
contextuel. Si le style tait appliqu au moment de sa suppression, la mise en forme du tableau crois est efface.
un ensemble de couleurs (ou thme de couleurs) ; un ensemble de polices (ou thme de polices) ; un ensemble de lignes et deffets de remplissage (ou thme deffets).
Cela vous permet de crer des documents homognes et cohrents, dautant plus que les thmes de documents sont communs lensemble des applications Office. Dans la mesure o le choix du thme a notamment un impact sur les couleurs et les polices, les styles prdnis des tableaux croiss sont automatiquement modis. Par dfaut, lorsque vous crez un nouveau classeur, le thme Office lui est attribu. Si vous souhaitez modier le thme appliqu un classeur :
1 Sous longlet Mise en page, cliquez sur le bouton Thmes du groupe Thmes. 2 Une galerie prsentant les thmes prdnis fait son apparition (voir Figure 4.5). 3 Dplacez le pointeur de la souris sur lun des thmes proposs pour voir instantanment, sur votre document, limpact du changement. 4 Une fois votre choix effectu, cliquez sur le nouveau thme appliquer.
Chapitre 4
Figure 4.5
permet dutiliser seulement les couleurs dun thme. Polices permet de changer la police par dfaut. Effets permet dappliquer seulement les effets dun thme.
Pour appliquer nouveau lensemble des composantes du thme (couleurs, polices, effets), utilisez le bouton Thmes du groupe Thmes de longlet Mise en page et slectionnez le thme voulu.
Chapitre 4
Figure 4.6
; ;
j Impression j Donnes.
Nous allons nous intresser aux quatre premiers, qui ont des rpercussions sur la prsentation du tableau crois.
Chapitre 4
: permet de fusionner les cellules des lments des colonnes et des lignes, ce an de pouvoir centrer les lments horizontalement et verticalement. Cette option est pertinente lorsque le tableau crois est affich sous une forme tabulaire.
Figure 4.8
Chapitre 4
Pour plus de dtails sur les diffrents types daffichages, consultez le chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques.
j En forme compacte, mettre les tiquettes de lignes en retrait
: permet de mettre en retrait les lignes dans la zone des tiquettes de lignes lorsque le rapport de tableau crois dynamique est au format compact. Slectionnez un niveau de retrait compris entre 0 et 127. Afficher les champs dans la zone de filtre du rapport : permet de spcier lordre daffichage des champs de ltres du rapport lorsquils sont affichs sur plusieurs colonnes (Vers le bas, puis droite ou droite, puis vers le bas). Champs de filtres de rapport par colonne : permet de spcier le nombre de champs de ltres par colonne. Si vous ne souhaitez pas afficher les champs de ltres sur plusieurs colonnes, spciez la valeur 0.
: permet de spcier une valeur de remplacement (par exemple "non valide") pour les cellules contenant des valeurs derreur. Dsactivez cette option pour que le message derreur reste affich. Pour les cellules vides, afficher : permet de spcier une valeur de remplacement (par exemple "vide") pour les cellules ne contenant aucune valeur. Dsactivez cette option pour que les cellules demeurent vides.
jour : permet dajuster automatiquement les colonnes du tableau crois dynamique la taille du texte ou du nombre le plus long. Conserver la mise en forme des cellules lors de la mise jour : permet denregistrer la disposition et la mise en forme du rapport de
Chapitre 4
tableau crois dynamique an quelles soient utilises chaque fois que vous effectuez une opration sur le tableau.
: permet dafficher ou de masquer la colonne Total gnral ct de la dernire colonne. Afficher les totaux des colonnes : permet dafficher ou de masquer la ligne Total gnral au bas du rapport de tableau crois dynamique.
Vous pouvez spcier ces options laide du bouton Totaux gnraux du groupe Disposition de longlet contextuel Cration.
permet dinclure ou dexclure les lments ltrs du rapport dans les sous-totaux. Autoriser plusieurs filtres par champ : permet de spcier plusieurs ltres sur un mme champ. Ainsi, il est possible de combiner un ltre sur les tiquettes avec un ltre sur les valeurs.
Pour plus de dtails sur les ltres, consultez le chapitre Optimiser les tableaux croiss dynamiques.
j Utiliser des listes personnalises lors du tri
: permet dutiliser ou non les listes personnalises lors du tri des listes. Lorsque vous triez
Chapitre 4
de grandes quantits de donnes, il est prfrable de dsactiver cette case, an dobtenir de meilleures performances.
Longlet Affichage
j j
: permet dafficher les boutons + ou que vous utilisez pour dvelopper ou rduire les champs de lignes ou des colonnes. Afficher les info-bulles contextuelles : permet dafficher les infobulles qui fournissent des informations relatives aux valeurs, aux lignes ou aux colonnes pour une valeur de champ ou des donnes. Afficher les proprits dans les info-bulles : permet dafficher ou masquer les info-bulles qui fournissent des informations de proprits pour un lment. Afficher la lgende des champs et les listes droulantes de filtrage : permet dafficher ou de masquer les lgendes du tableau crois dynamique dans la partie suprieure du rapport et les listes droulantes de ltrage dans les tiquettes des colonnes et des lignes. Afficher les lments sans donne en lignes : permet dafficher ou de masquer les lments de lignes ne prsentant pas de valeur. Afficher les lments sans donne en colonnes : permet dafficher ou de masquer les lments de colonnes ne prsentant pas de valeur.
Chapitre 4
champ : permet dafficher ou de masquer les tiquettes dlments quand aucun champ ne gure dans la zone Valeurs.
j Trier de A Z j
: permet de trier les champs du tableau crois dynamique par ordre alphabtique croissant. Trier par ordre de source de donnes : permet de trier les champs du tableau crois dynamique dans lordre indiqu par la source de donnes externe.
Longlet Impression
tableau crois dynamique : permet dafficher ou de masquer les boutons Dvelopper et Rduire lors de limpression dun rapport
: permet de rpter les tiquettes dlments actuelles gurant dans la zone des tiquettes de lignes sur chaque page dun rapport de tableau crois dynamique imprim. Dfinir les titres dimpression : permet de rpter ou non les en-ttes de champs des colonnes et des lignes ainsi que les tiquettes des colonnes sur chaque page imprime dun rapport de tableau crois dynamique.
Dans lexemple suivant, la case cocher Dfinir les titres dimpression nest pas coche. Dans la mesure o le tableau crois stend sur plusieurs pages en largeur, seules les valeurs affiches sur la premire page bncient des en-ttes de lignes (voir Figure 4.13). Lorsque la case est coche, les en-ttes sont affichs sur toutes les pages, ce qui amliore considrablement la lisibilit du tableau (voir Figure 4.14).
Chapitre 4
Figure 4.13
Figure 4.14
Il est possible dinsrer un saut de page aprs chaque lment (valeur) dun champ de ligne ou de colonne. Pour cela, cliquez du bouton droit puis slectionnez Paramtres de champs. Dans la bote de dialogue
Chapitre 4
Paramtres de champs, slectionnez longlet Disposition et impression puis cochez la case Insrer un saut de page aprs chaque lment.
1 Slectionnez une cellule contenant une valeur du champ mettre en forme. 2 Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style de longlet Accueil. 3 Slectionnez ensuite le type de mise en forme appliquer (voir Figure 4.15).
Slectionnez par exemple Rgles de mise en surbrillance des cellules puis Suprieur .
Chapitre 4
Figure 4.15
4 Dans la bote de dialogue Suprieur , la valeur contenue dans la cellule apparat en tant que critre. Vous pouvez ventuellement modier cette valeur, ainsi que le type de mise en forme appliquer.
Figure 4.16
5 Validez par OK. 6 La mise en forme nest applique qu la cellule initialement slectionne. Toutefois, le bouton doption Options de mise en forme a fait son apparition. En cliquant dessus, vous avez accs plusieurs possibilits :
Chapitre 4
uniquement aux cellules slectionnes. Cest loption par dfaut. Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" : pour appliquer la mise en forme toutes les cellules du champ de valeur.
Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" pour "Rgion" et "Exercice" : pour appliquer la mise en forme
toutes les cellules du champ de valeur correspondant au champ de ligne Rgion et au champ de colonne Exercice. En dautres termes, cela permet dexclure les totaux des lignes et des colonnes, ainsi que les valeurs correspondant aux sous-totaux relatifs au champ Famille.
Figure 4.17
Figure 4.18
Chapitre 4
Mme si vous modiez la structure du tableau crois et ltrez les donnes, la mise en forme conditionnelle continuera sappliquer aux valeurs du champ Somme de CA. La mise en forme conditionnelle fait partie intgrante des paramtres de ce champ de valeur.
1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Rgles de mises en surbrillance des cellules ; vous pouvez alors choisir entre plusieurs possibilits :
Suprieur permet de mettre en vidence les valeurs
numriques suprieures un seuil. Infrieur permet de mettre en vidence les valeurs numriques infrieures un seuil. Entre permet de mettre en vidence les valeurs numriques comprises entre deux bornes. gal permet de mettre en vidence les valeurs numriques gales une valeur particulire. Texte qui contient permet de mettre en vidence les textes contenant une chane de caractres spcie. Une date se produisant permet de mettre en vidence les dates situes dans une priode dnie. Valeurs en doubles permet de mettre en vidence les valeurs prsentes plusieurs fois.
150 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 4
Slectionnez le type de rgle qui vous convient le mieux, dans notre exemple Entre.
4 Une bote de dialogue permet de choisir les valeurs "seuils". Des valeurs sont proposes pour les diffrents seuils. Elles sont calcules de faon que la rgle sapplique la moiti des cellules de la plage. Si ces valeurs ne vous conviennent pas, saisissez vos propres valeurs. Il est possible de slectionner une cellule au lieu de saisir une valeur. La valeur utilise sera alors le contenu de cette cellule. Vous pouvez galement saisir une formule (en la faisant prcder du caractre =). 5 Slectionnez le type de mise en forme dans la liste de choix. Si aucune des mises en forme proposes ne vous convient, slectionnez Format personnalis. Vous accdez ainsi la bote de dialogue Format de cellule.
Figure 4.19
6 Une fois les paramtres dnis, cliquez sur OK. 7 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.
Figure 4.20
Chapitre 4
Vous pouvez appliquer plusieurs rgles de mise en forme conditionnelle sur un mme champ. Par dfaut, elles sappliqueront dans lordre de leur mise en place. Nous verrons plus loin comment grer lordre dapplication des diffrentes rgles.
1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Rgles des valeurs plus/moins leves. Vous pouvez alors choisir entre plusieurs possibilits :
10 valeurs les plus leves ; 10 % des valeurs les plus leves ; 10 valeurs les moins leves ; 10 % des valeurs les moins leves ; Valeurs suprieures la moyenne ; Valeurs infrieures la moyenne ; Autres rgles permet de dnir des rgles personnalises.
Slectionnez le type de rgle qui vous convient le mieux, dans notre exemple 10 % des valeurs les plus leves.
4 Une bote de dialogue permet de spcier le pourcentage de la population mettre en vidence. 5 Slectionnez le type de mise en forme dans la liste de choix. Si aucune des mises en forme proposes ne vous convient, slectionnez Format personnalis. Vous accdez la bote de dialogue Format de cellule.
Chapitre 4
Figure 4.21
6 Une fois les paramtres dnis, cliquez sur OK. 7 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.
Figure 4.22
Barres de donnes
Cette catgorie de mises en forme conditionnelles permet dafficher dans chaque cellule de la plage une barre de couleur proportionnelle la valeur de la cellule. Pour mettre en uvre ces barres de donnes :
1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style.
LE GUIDE DES EXPERTS 153
Chapitre 4
3 Slectionnez Barres de donnes. Vous pouvez alors choisir entre six couleurs diffrentes pour les barres de donnes. Slectionnez Autres rgles pour dnir votre propre style de barres de donnes.
Figure 4.23
4 Cliquez sur la mise en forme qui vous convient pour lappliquer. 5 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.
Figure 4.24
Chapitre 4
Nuances de couleurs
Cette catgorie de mises en forme conditionnelles permet de visualiser la distribution des valeurs laide de dgrads de couleurs. Cela sapparente certaines cartes mtorologiques o les zones fortes tempratures sont affiches en rouge, celles faibles tempratures en bleu et les zones intermdiaires en dgrad de couleur selon la valeur de la temprature. Pour mettre en uvre les nuances de couleurs :
1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Nuances de couleurs. Vous pouvez alors choisir entre plusieurs jeux de couleurs (quatre jeux de trois couleurs et quatre jeux de deux couleurs). Slectionnez Autres rgles pour dnir votre propre nuance de couleur.
Figure 4.25
4 Cliquez sur la mise en forme qui vous convient pour lappliquer. 5 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ.
Chapitre 4
Figure 4.26
Jeux dicnes
Cette dernire catgorie de mises en forme conditionnelles permet dafficher dans chaque cellule de la plage une icne indiquant comment se situe la valeur de la cellule par rapport aux valeurs de la plage. Pour mettre en uvre les jeux dicnes :
1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Jeux dicnes. Vous pouvez alors choisir entre plusieurs jeux dicnes (de trois cinq icnes). Slectionnez Autres rgles pour dnir votre jeu dicnes (voir Figure 4.27). 4 Cliquez sur la mise en forme qui vous convient pour lappliquer. 5 Utilisez le bouton doption Options de mise en forme pour appliquer la mise en forme lensemble du champ (voir Figure 4.28).
Chapitre 4
Figure 4.27
Figure 4.28
Chapitre 4
1 Slectionnez une cellule du champ auquel la mise en forme doit sappliquer. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Nouvelle rgle. 4 Dans la bote de dialogue Nouvelle rgle de mise en forme, vous devez tout dabord spcier quel primtre doit sappliquer la mise en forme :
Cellules slectionnes : pour appliquer la mise en forme
uniquement aux cellules slectionnes. Cest loption par dfaut. Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" : pour appliquer la mise en forme toutes les cellules du champ de valeur.
Toutes les cellules contenant les valeurs "Somme de CA" pour "Rgion" et "Exercice" : pour appliquer la mise en forme
toutes les cellules du champ de valeur correspondant au champ de ligne Rgion et au champ de colonne Exercice. En dautres termes, cela permet dexclure les totaux des lignes et des colonnes, ainsi que les valeurs correspondant aux sous-totaux relatifs au champ Famille (voir Figure 4.29).
Chapitre 4
Figure 4.29
Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs uniques ou aux doublons ; Utiliser une formule pour dterminer pour quelles cellules le format sera appliqu.
Chapitre 4
1 Slectionnez le style de mise en forme dans la liste droulante : chelle deux couleurs, chelle trois couleurs, Barre de donnes, Jeux dicnes.
Figure 4.30
Chapitre 4
Figure 4.31
valeurs numriques contenues dans les cellules. Slectionnez, dans la liste droulante, loprateur appliquer (infrieur, suprieur). Saisissez les valeurs des bornes. Il est possible de slectionner une cellule au lieu de saisir une valeur. La valeur utilise pour le test sera alors le contenu de cette cellule. Texte spcifique permet de spcier des critres sur les chanes de caractres contenues dans les cellules. Slectionnez, dans la
Chapitre 4
liste
droulante,
loprateur
appliquer
(contenant,
commenant par). Dates se produisant permet de spcier des critres sur les
dates contenues dans les cellules. Slectionnez, dans la liste droulante, le critre appliquer. Cellules vides permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules vides. Aucune cellule vide permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules non vides. Erreurs permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules contenant une valeur derreur. Aucune erreur permet dappliquer la mise en forme uniquement aux cellules contenant un rsultat valide.
2 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 3 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 4 Cliquez sur OK pour valider.
Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs ranges parmi les premires ou les dernires valeurs
Il sagit ici de rgles permettant dappliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent des valeurs extrmes (valeurs plus fortes ou plus ables). Pour dnir une rgle de mise en forme :
1 Slectionnez premier ou dernier selon que la mise en forme doit sappliquer aux plus fortes ou aux plus faibles valeurs (voir Figure 4.32). 2 Saisissez le nombre de valeurs mettre en vidence. Par exemple, pour mettre en exergue la valeur maximale dune plage, choisissez premier puis saisissez la valeur 1. 3 Cochez la case % de la plage slectionne si vous souhaitez mettre en vidence, par exemple, 20 % de vos donnes, et non 20 valeurs.
Chapitre 4
Figure 4.32
4 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 5 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 6 Cliquez sur OK pour valider.
Appliquer une mise en forme uniquement aux valeurs au-dessus ou en dessous de la moyenne
Il sagit ici de rgles permettant dappliquer une mise en forme aux cellules en fonction de leur situation par rapport la moyenne. Pour dnir une rgle de mise en forme :
1 Slectionnez le critre appliquer (au-dessus, en dessous). Il est possible dappliquer des critres faisant intervenir lcart type, grandeur statistique mesurant la dispersion des valeurs par rapport la moyenne.
Chapitre 4
Figure 4.33
2 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 3 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 4 Cliquez sur OK pour valider.
Utiliser une formule pour dterminer pour quelles cellules le format sera appliqu
Il sagit ici de rgles permettant dappliquer une mise en forme aux cellules en fonction du rsultat dune formule. Si le rsultat de la formule est la valeur logique VRAI, la mise en forme sera applique. En revanche, si le rsultat de la formule est la valeur logique FAUX, la mise en forme ne sera pas applique. Pour dnir une rgle de mise en forme :
1 Saisissez la formule dans la zone. Il est possible de slectionner une cellule au lieu de saisir une formule. La cellule slectionne doit contenir une formule renvoyant VRAI ou FAUX.
Chapitre 4
Figure 4.34
2 Cliquez sur le bouton Format an de dnir le format appliquer si la rgle est satisfaite. 3 Cliquez sur le bouton Aperu si vous souhaitez visualiser le rsultat sur la feuille de calcul. 4 Cliquez sur OK pour valider.
Voici deux exemples classiques de mises en forme conditionnelles utilisant des formules.
Chapitre 4
tre la fois infrieure 100 et suprieure 500. En revanche, si vous souhaitez afficher en bleu les valeurs comprises entre 200 et 400 et en vert les valeurs suprieures 300, que se passera-t-il pour la valeur 350 ? Tout dpendra de lordre dans lequel vous aurez dni les conditions. Cest la dernire rgle satisfaite qui imposera sa mise en forme. Si vous souhaitez modier les priorits des diffrentes rgles ou les paramtres des rgles :
1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Grer les rgles.
Figure 4.35
Le Gestionnaire des rgles de mise en forme conditionnelle permet dafficher les rgles de mise en forme pour la slection actuelle, pour lensemble de la feuille actuelle ou pour lune des feuilles du classeur. Le bouton Nouvelle rgle permet de crer une nouvelle rgle en affichant la bote de dialogue Nouvelle rgle. Une fois la rgle cre, il faut slectionner la zone laquelle elle sapplique. Le bouton Modifier la rgle permet de modier la rgle slectionne. Un double clic sur la rgle slectionne permet galement de la modier. Le bouton Supprimer la rgle permet de supprimer la rgle slectionne.
Chapitre 4
Les boutons Monter et Descendre permettent de grer la priorit des rgles, en dplaant la rgle slectionne. Les rgles situes en haut de la liste sont prioritaires par rapport celles situes en bas. En dautres termes, sil y a conit entre deux rgles, celle situe le plus haut dans la liste imposera la mise en forme qui lui est associe. Vous pouvez ventuellement arrter lvaluation une rgle spcique. Pour cela, activez la case cocher Interrompre si Vrai.
1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle du groupe Style. 3 Slectionnez Effacer les rgles puis choisissez Effacer les rgles de ce tableau crois dynamique. Vous effacez ainsi toutes les rgles sappliquant au tableau crois dynamique actif.
Chapitre 5
Les graphiques croiss dynamiques sont le reet en "image" des tableaux croiss dynamiques. Lavantage par rapport des graphiques classiques est le suivant : vous pouvez modier et rorganiser rapidement les donnes intgres, en dautres termes bncier des possibilits offertes par les tableaux croiss dynamiques.
1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules qui contient les donnes analyser. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton ch qui se trouve sous le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux. Slectionnez Graphique crois dynamique. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique avec un graphique crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique et du graphique.
Slectionner un tableau ou une plage est la source de donnes
slectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Vous pouvez modier cette proposition. Utiliser une source de donnes externe permet dutiliser des chiers de base de donnes, des chiers texte, des donnes gurant sur Internet, etc. Cliquez sur le bouton Choisir la connexion pour rechercher la source de donnes. Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique sur une nouvelle feuille.
Chapitre 5
une feuille existante. Vous pouvez choisir lemplacement prcis sur la feuille voulue.
Description de lenvironnement
Lenvironnement est identique celui dcrit lors de la cration dun tableau crois dynamique, la seule diffrence rside dans la prsence dun graphique, avec des onglets contextuels associs (Cration, Disposition, Mise en forme, qui sont les onglets habituellement associs aux graphiques, plus longlet Analyse, propre aux graphiques croiss dynamiques), ainsi que le volet Filtre de graphique crois dynamique.
Figure 5.1
Ce volet permet de contrler les donnes affiches dans le graphique. Il fait son apparition ds que le graphique crois est slectionn. Vous pouvez le fermer en cliquant sur la petite croix situe en haut droite du volet. Pour le faire rapparatre, il faut tout dabord slectionner le
LE GUIDE DES EXPERTS 171
Chapitre 5
graphique, puis cliquer sur le bouton Filtre de tableau crois dynamique du groupe Afficher/Masquer de longlet contextuel Analyse.
1 Dposez le champ Rgion dans la zone Champs Axe. 2 Dposez le champ Exercice dans la zone Champs Lgende. 3 Dposez le champ CA dans la zone Valeurs.
Figure 5.2
Comme nous le verrons dans la suite de ce chapitre, toutes les fonctionnalits lies aux graphiques sont disponibles pour les graphiques croiss dynamiques (mise en forme, changement de type de graphique).
Autres fonctionnalits
Les fonctionnalits des tableaux croiss dynamiques sont applicables aux graphiques croiss dynamiques et les modes opratoires sont semblables :
172 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 5
En revanche, il nest pas possible davoir le dtail des valeurs qui ont permis dobtenir une valeur synthtise. Pour cela, il faut revenir au tableau crois dynamique associ au graphique. Ce tableau est cr, en mme temps que le graphique, sur la mme feuille de calcul. Le volet Filtre de graphique crois dynamique permet de ltrer le graphique selon les valeurs des champs Axe (ici Rgion) ou des champs Lgende (ici Exercice). Ces champs sont respectivement les quivalents des champs de colonnes et de lignes pour un tableau crois.
Figure 5.3
Chapitre 5
Figure 5.4
1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton du groupe Graphiques correspondant la catgorie de graphique insrer :
Figure 5.5
Colonne : graphiques de type histogramme, reprsentant les donnes par un rectangle proportionnel la valeur reprsenter. Ils peuvent tre en 2D, en 3D, de forme conique ou pyramidale. Ligne : reprsentations en courbes (2D ou 3D). Secteurs : clbres "camemberts".
Chapitre 5
ce type de reprsentation sapparente des histogrammes ayant pivot de 90 vers la droite. Aires : reprsentations sous forme de surfaces (2D ou 3D). Nuage de points : reprsentations ncessitant deux sries de valeurs, les abscisses et les ordonnes. Chaque couple abscisse/ordonne dnit un point sur le graphique. Autres graphiques : graphiques moins courants tels que les graphiques boursiers, les surfaces, les anneaux, les bulles et les radars.
Affichage de tous les types de graphiques
Si vous souhaitez afficher tous les types de graphiques en mme temps, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue du groupe Graphiques de longlet Insertion.
3 Aprs avoir cliqu sur le bouton correspondant, slectionnez le type de graphique crer.
Figure 5.6
Figure 5.7
Chapitre 5
Pour crer rapidement un graphique crois partir dun tableau crois, il suffit de slectionner une cellule du tableau crois et dappuyer sur la touche F11. Le graphique crois sera cr sur une feuille de graphique et sera automatiquement de type "histogramme group".
Nous aurions pu nous attendre ce que les valeurs du champ de colonne (Famille) se retrouvent en sur laxe des X de notre graphique, mais ce nest pas le cas. En effet, vous pouvez noter que le champ de ligne du tableau crois (Ville) est devenu le champ daxe et que le champ de colonne (Famille) est devenu champ de lgende (celui qui dnit les sries). Qu cela ne tienne, il suffit de permuter les champs Ville et Famille entre les zones Champs Lgende et Champs Axe. Ce faisant, vous pouvez constater que le tableau crois a t galement rorganis.
Figure 5.8
Chapitre 5
1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, cliquez sur le bouton Modifier le type de graphique du groupe Type (ou cliquez du bouton droit sur le graphique et slectionnez la commande Modifier le type de graphique du menu contextuel). 3 Dans la bote de dialogue Modifier le type de graphique, slectionnez le nouveau type de reprsentation :
Colonne : graphiques de type histogramme, reprsentant les donnes par un rectangle proportionnel la valeur reprsenter. Ils peuvent tre en 2D, en 3D, de forme conique ou pyramidale. Ligne : reprsentations en courbes (2D ou 3D). Secteurs : clbres "camemberts". Barres : ce type de reprsentation sapparente des histogrammes ayant pivot de 90 vers la droite. Aires : reprsentations sous forme de surfaces (2D ou 3D). Nuage de points : reprsentations ncessitant deux sries de valeurs, les abscisses et les ordonnes. Chaque couple abscisse/ordonne dnit un point sur le graphique. Autres graphiques : graphiques moins courants tels que les graphiques boursiers, les surfaces, les anneaux, les bulles et les radars.
Chapitre 5
Figure 5.9
Types interdits
Il nest pas possible dutiliser les nuages de points, les graphiques boursiers ni les graphiques bulles.
1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, choisissez lune des prsentations disponibles dans le groupe Dispositions du graphique. Cliquez sur les boutons chs situs droite pour faire dler les propositions. Les choix varient en fonction du type de reprsentation (courbes, histogrammes, secteurs).
Figure 5.10
Chapitre 5
Figure 5.11
j j j j
permet dafficher le titre du graphique avec deux possibilits : au-dessus du graphique ou partiellement superpos au graphique. Titres des axes permet dafficher le titre de laxe horizontal et de laxe vertical. Lgende permet dafficher la lgende plusieurs emplacements ( droite, gauche, au-dessus ou en dessous du graphique). tiquettes de donnes permet dafficher les tiquettes de donnes plusieurs emplacements. Table de donnes permet dafficher la table de donnes (tableaux des donnes sources) sur le graphique plusieurs emplacements.
Tous ces boutons proposent un dernier choix intitul Autres options de, qui permet dafficher une bote de dialogue donnant accs un plus grand nombre de paramtres.
permet dafficher laxe horizontal et laxe vertical. Quadrillage permet dafficher le quadrillage principal et secondaire de chacun des axes.
Chapitre 5
Ces deux boutons proposent un dernier choix intitul Autres options de, qui permet dafficher une bote de dialogue donnant accs un plus grand nombre de paramtres.
permet de matrialiser la zone de traage. Paroi de graphique, pour les graphiques en 3D, permet de matrialiser la paroi verticale du graphique. Plancher de graphique, pour les graphiques en 3D, permet de matrialiser la paroi horizontale du graphique. Vue 3D, pour les graphiques en 3D, affiche une bote de dialogue permettant de modier les paramtres de vue en 3D.
Les trois premiers boutons proposent un dernier choix intitul Autres options de, qui permet dafficher une bote de dialogue donnant accs un plus grand nombre de paramtres.
Modier le style
Vous avez la possibilit de modier rapidement le style du graphique crois. Il sagit en fait de changer le jeu de couleurs, le remplissage de la zone de traage, etc.
1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, choisissez lune des prsentations disponibles dans le groupe Styles du graphique. Cliquez sur les boutons chs situs droite pour faire dler les diffrentes propositions. Les choix proposs varient en fonction du type de reprsentation (courbes, histogrammes, secteur).
Figure 5.12
Chapitre 5
1 Slectionnez le graphique crois modier. 2 Sous longlet contextuel Cration, cliquez sur le bouton Dplacer le graphique du groupe Emplacement. 3 Dans la bote de dialogue Dplacer le graphique, slectionnez Nouvelle feuille pour placer le graphique dans une nouvelle feuille de graphique. Slectionnez Objet dans, puis une feuille de calcul du classeur pour le placer en tant quobjet dans une feuille de calcul. 4 Validez par OK.
: en slectionnant Fixe, vous pouvez spcier les valeurs minimales et maximales pour laxe slectionn, ainsi que lespacement entre les graduations principales et secondaires, qui conditionneront la nesse des quadrillages associs. Si vous slectionnez Auto pour chaque valeur, Excel se chargera de calculer les diffrentes valeurs. Avec la liste de choix Units daffichage, vous pouvez rendre plus lisibles les grands nombres en les affichant en milliers, millions, etc. Si vous activez la case cocher chelle logarithmique, Excel tracera le graphique avec une chelle logarithmique, ce qui permet de prendre en compte des donnes avec une trs forte amplitude. La case cocher Valeurs en ordre inverse permet de tracer le graphique " lenvers", en positionnant la plus grande valeur en bas. Vous pouvez galement spcier les paramtres des graduations de laxe, ainsi que la
LE GUIDE DES EXPERTS 181
Chapitre 5
j j j j j j
position des tiquettes de graduation. Enn, vous pouvez spcier quel endroit laxe horizontal doit couper laxe vertical. Nombre : indiquez sous cet onglet le format daffichage des tiquettes de graduation. Si vous cochez la case Lier la source, le format des donnes du graphique (dans la feuille de calcul) sera appliqu aux tiquettes de graduation. Remplissage permet de spcier les paramtres de remplissage de laxe. Couleur du trait permet de modier le trac de laxe (type de trait, couleur). Style de trait permet de spcier les caractristiques principales du trait de laxe (paisseur, type de pointill). Ombre permet de spcier les paramtres dombrage de laxe. Format 3D permet dattribuer des effets 3D laxe (forme, matire, clairage). Alignement permet de spcier lorientation du texte des tiquettes de graduation.
1 Slectionnez llment graphique modier. Cliquez dessus du bouton droit et slectionnez la commande Format de dans le menu contextuel. 2 Dans la bote de dialogue Format de, spciez les paramtres souhaits dans les diffrentes catgories.
Mise en forme applique un axe
Toute mise en forme applique un axe est galement applique ses marques de graduation. La mise en forme du quadrillage est indpendante de celle des axes.
Chapitre 5
1 Slectionnez la srie de donnes laquelle elle appartient en cliquant sur une donne de la srie. 2 Cliquez sur la donne "remarquable".
La slection est alors restreinte cette seule donne, et non plus la srie. Pour modier son apparence, cliquez du bouton droit sur la slection et choisissez Mettre en forme le point de donnes dans le menu contextuel. Il sagit de Mettre en forme le point de donnes et non de Mettre en forme une srie de donnes puisque seule la donne est slectionne.
Figure 5.13
Dans la bote de dialogue Mettre en forme le point de donnes, choisissez la mise en forme qui vous convient puis validez par OK.
Chapitre 5
graphique crois des courbes et des histogrammes. Bien entendu, il faut que les types soient compatibles : il est impossible de faire cohabiter une courbe avec un graphique en anneaux. Supposons que vous disposiez dun graphique crois reprsentant deux sries de donnes sous forme dhistogramme et que vous souhaitiez reprsenter lune des deux sous forme de courbe. Pour cela, cliquez du bouton droit sur la srie concerne et choisissez Modifier le type de graphique Srie de donnes dans le menu contextuel. Dans la bote de dialogue Modifier le type de graphique, choisissez le type de graphique appliquer la srie slectionne. Si vous aviez cliqu sur la zone de graphique, et non sur une srie de donnes, le changement de reprsentation aurait t appliqu toutes les sries de donnes du graphique.
Chapitre 5
Figure 5.14
An de faciliter la slection de la srie, il est prfrable de crer un graphique en courbes. En effet, dans un histogramme, la srie des valeurs "faibles" napparatra pas et il sera plus difficile dy accder pour laffecter au deuxime axe.
1 Cliquez du bouton droit sur la srie de donnes correspondant la courbe que vous voulez lisser. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Mettre en forme une srie de donnes puis slectionnez la catgorie Style de la ligne de marquage dans la bote de dialogue Mise en forme des sries de donnes. 3 Activez la case cocher Lissage.
LE GUIDE DES EXPERTS 185
Chapitre 5
1 Cliquez du bouton droit sur le graphique crois en secteurs et slectionnez Mettre en forme une srie de donnes. 2 Dans la bote de dialogue Mise en forme des sries de donnes, slectionnez la catgorie Options des sries. 3 Dplacez le curseur de la rubrique Explosion ou saisissez une valeur dans la zone. Un aperu instantan vous permet de visualiser les changements directement sur le graphique.
Figure 5.15
Chapitre 5
Figure 5.16
Procdez de la mme manire pour excentrer des secteurs de lanneau extrieur dun graphique en anneaux.
Figure 5.17
Un aperu instantan vous permet de visualiser les changements directement sur le graphique.
LE GUIDE DES EXPERTS 187
Chapitre 5
; ;
Figure 5.18
Chapitre 5
2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton ch qui se trouve sous le bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux. Slectionnez Graphique crois dynamique. 3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique avec un graphique crois dynamique, dnissez lemplacement des donnes analyser, ainsi que lemplacement du tableau crois dynamique et du graphique. 4 Cliquez sur OK.
Vous pouvez construire le graphique crois dynamique :
1 Dposez le champ ge dans la zone Champs Axe. 2 Dposez le champ Sexe dans la zone Champs Lgende. 3 Dposez le champ Nom dans la zone de Valeurs.
Figure 5.19
Par dfaut, la fonction de synthse Nombre est attribue au champ de donne Nom. En effet, ce champ ntant pas numrique, les autres fonctions (Somme, Moyenne) ne sont pas pertinentes. Cela nous convient parfaitement puisque nous voulons compter les effectifs par tranche dge.
Chapitre 5
En revanche, le rsultat nest pas tout fait satisfaisant dans la mesure o lhistogramme ainsi trac prsente un btonnet par ge, et non par tranche dge, comme cest la rgle pour une pyramide des ges. Il sagit donc, prsent, de dnir et de mettre en place les regroupements par tranche dge.
1 Dans le tableau crois dynamique associ au graphique, slectionnez une valeur du champ ge. 2 Cliquez sur le bouton Grouper la slection de longlet contextuel Options. 3 La bote de dialogue Grouper vous permet de spcier des regroupements des valeurs du champ. Lamplitude du regroupement est dnie dans la zone Par. Vous pouvez galement xer la borne infrieure du regroupement grce la zone Dbut et la borne suprieure grce la zone Fin. Par dfaut, la zone Dbut contient la plus petite valeur prise par le champ, et la zone Fin, la plus leve.
Figure 5.20
Figure 5.21
Chapitre 5
1 Slectionnez le graphique. 2 Sous longlet contextuel Cration, cliquez sur le bouton Modifier le type de graphique du groupe Type. 3 Slectionnez la catgorie Barres puis le type Barres groupes.
Figure 5.22
Chapitre 6
Nous allons prsent dcouvrir de nouvelles possibilits, de nouveaux horizons en nous tournant vers Visual Basic pour Applications. VBA est un langage de programmation volu, utilis par les applications bureautiques de Microsoft. Il permet non seulement dautomatiser des tches rptitives mais galement de concevoir de vritables applications "professionnelles" partir dExcel. Bien entendu, nous ne pourrons pas aller aussi loin dans le cadre de cet ouvrage. Nous nous limiterons une utilisation en complment des tableaux croiss dynamiques. Tout dabord, nous allons passer en revue quelques points cls du langage, et de lenvironnement de travail.
Chapitre 6
Principe
Au sommet de la hirarchie des objets se trouve lobjet Application, qui reprsente lapplication active, en loccurrence Excel. Cet objet contient lui-mme dautres objets et collections. Parmi les objets, on peut citer, titre dexemple : j AutoCorrect : objet contenant les attributs de correction automatique. j CellFormat : objet reprsentant les critres de recherche sur le format des cellules. j ErrorCheckingOptions : objet contenant les options de vrication derreurs. j LanguageSettings : objet contenant des informations sur les paramtres de langue. j WorkSheetFunction : objet contenant toutes les fonctions disponibles dans Excel. Il permet dobtenir le rsultat dune fonction applique une plage de cellules. Parmi les collections, on peut citer : j Charts : collection de toutes les feuilles graphiques dans le classeur actif ou spci. Chaque feuille graphique est reprsente par un objet Chart. Les graphiques incorpors dans des feuilles de calcul ou des botes de dialogue ne sont pas inclus. j Sheets : collection de toutes les feuilles dans le classeur actif ou spci. La collection Sheets peut contenir des objets Chart ou Worksheet. j Workbooks : collection de tous les objets Workbook (classeur) actuellement ouverts dans lapplication Microsoft Excel. j Worksheets : collection de toutes les feuilles de calcul (objet Worksheet) dans le classeur actif ou spci. La hirarchie des objets rete lorganisation des classeurs et des feuilles de calcul telle quelle apparat lorsque vous travaillez avec Excel de faon "classique" (sans VBA). Ainsi, vous pouvez ouvrir plusieurs classeurs : cest la collection Workbooks. Chaque classeur ouvert (objet Workbook) contient des feuilles de calcul : cest la collection Worksheets du classeur en question. Il peut aussi contenir des feuilles de graphique : cest la collection Charts du classeur en question. Lensemble des feuilles de calcul et de graphique est runi dans la collection Sheets. Chaque feuille de calcul (objet Worksheet de la
LE GUIDE DES EXPERTS 195
Chapitre 6
collection Worksheets) dun classeur contient des cellules, des graphiques, des tableaux croiss dynamiques, etc. Ainsi, chaque objet Worksheet contient des collections dobjets : j ChartObjects : collection de tous les graphiques (objets ChartObject ) dans la feuille de calcul spcie. j Range : cette collection reprsente une cellule, une ligne, une colonne ou une slection de cellules contenant un ou plusieurs blocs contigus de cellules ou une plage 3D. j PivotTables : collection de tous les tableaux croiss dynamiques (objets PivotTable) de la feuille de calcul spcie. Les quelques exemples prsents prcdemment ne constituent, bien sr, quune inme partie du modle dobjets Excel. Il serait de toute faon illusoire (et ennuyeux !) de prtendre le dtailler de faon exhaustive. En revanche, il est important de bien comprendre sa logique, notamment en ce qui concerne laccs aux diffrents objets via les collections.
Pour rfrencer un objet de la collection Workbooks, vous devez spcier son nom entre guillemets. De mme, pour rfrencer la feuille de calcul nomme Janvier du classeur actif, crivez :
Worksheets("Janvier")
Si la feuille Janvier est la deuxime feuille de la collection, vous pouvez galement crire :
Worksheets(2)
Pour accder une feuille de calcul qui ne se trouve pas dans le classeur actif, identiez dabord le classeur, puis rfrencez la feuille. Ainsi, si Ventes 2007.xlsx nest pas le classeur actif, crivez le code suivant pour rfrencer sa feuille Janvier :
Workbooks("Ventes 2007.xlsx").Worksheets("Janvier")
Chapitre 6
Le point (.) matrialise la hirarchie des objets et permet ainsi daccder lobjet voulu partir de lobjet parent. Dans lexemple prcdent, pour rfrencer la cellule B12 de la feuille Janvier, crivez :
Workbooks("Ventes 2007.xlsx").Worksheets("Janvier").Range("B12")
Proprits
Pour consulter le contenu de la cellule B12 de la feuille Janvier du classeur actif, crivez :
MsgBox (Worksheets("Janvier").Range("B12").Value)
Le contenu de la cellule est stock dans la proprit Value de lobjet Range("B12"). Vous pouvez aussi stocker le contenu dans une variable :
Contenu = Worksheets("Janvier").Range("B12").Value
Mthodes
Les mthodes, quant elles, permettent dagir sur les objets en leur appliquant des actions. Par exemple, pour effacer le contenu de la plage de cellules A1:C10 de la feuille de calcul active, crivez :
Range("A1:C10").ClearContents
Chapitre 6
Enn, pour crer un nouveau classeur, il suffit dajouter un lment la collection Workbooks, laide de la mthode Add :
Workbooks.Add
Les procdures
Une procdure est un ensemble dinstructions runies en une seule unit. Il existe deux types de procdures :
j j
Les routines
Une routine est une procdure conue dans le but de raliser une tche spcique. Lorsque vous enregistrez une macro, une routine est automatiquement cre par lenregistreur de macros. Une routine est construite de la faon suivante :
Sub Nom_Routine (Arguments) Instruction Instruction End Sub
Les arguments sont des paramtres ventuellement transmis la routine pour quelle puisse les traiter. Une routine dbute par linstruction Sub, suivie du nom de la routine.
Rgles dappellation des routines
Les noms des routines peuvent comprendre des lettres et des chiffres, mais le premier caractre doit tre une lettre. Si le nom est compos de plusieurs mots, ces derniers doivent tre spars par le caractre de soulignement (pas despace ni de point). Il vaut mieux viter les caractres accentus car ils peuvent occasionner des dysfonctionnements imprvisibles.
Chapitre 6
La routine se termine par linstruction End Sub, mais il est possible de prvoir une sortie anticipe, dans certaines situations, grce linstruction Exit Sub. Il est possible dappeler une routine partir dune autre routine grce linstruction Call, suivie du nom de la routine appele. Une routine est dite "publique" lorsquelle peut tre appele depuis dautres modules de code. Une routine prive est, quant elle, uniquement accessible depuis son propre module. Pour crer une routine publique, il faut utiliser Public Sub. Pour crer une routine prive, il faut utiliser linstruction Private Sub. la diffrence des routines prives, les routines publiques apparaissent dans la bote de dialogue Macro.
Les fonctions
Les fonctions sont galement constitues dun ensemble dinstructions, mais la diffrence des routines, elles renvoient un rsultat obtenu grce un calcul. Une routine est construite de la faon suivante :
Function Nom_Fonction (Arguments) Instruction Instruction Nom_Fonction=Expression End Function
Les arguments sont des paramtres ventuellement transmis la fonction pour quelle puisse les traiter. Une fonction dbute par linstruction Function, suivie du nom de la fonction. La fonction se termine par linstruction End Function mais il est possible de prvoir une sortie anticipe, dans certaines situations, grce linstruction Exit Function. Il est impratif que la dernire ligne de la fonction renvoie le rsultat du calcul. Voici par exemple une fonction simplie de conversion des francs en euros :
Function Conv_Euro (Montant) Conv_Euro=Montant/6.55957 End Function
Chapitre 6
Les variables
Les variables sont utilises dans les routines et les fonctions pour stocker des donnes. Les variables peuvent tre de plusieurs types :
j j j j j
Objets
Une telle variable peut contenir une cellule, une feuille de calcul, etc.
Numriques
Il existe plusieurs types de variables numriques. Elles dpendent de la prcision et de ltendue de la plage de valeurs :
j j j j
Byte : 0 255. Integer : 32 768 32 767. Long : 2 147 483 648 2 147 483 647. Single : 3,402823E38 1,401298E45 pour les valeurs
ngatives, et 1,401298E45 3,402823E38 pour les valeurs positives. Double : 1,79769313486231E308 4,94065645841247E-324 pour les valeurs ngatives, et 4,94065645841247E-324 1,79769313486232E308 pour les valeurs positives. Currency : 922 337 203 685 477,5808 922 337 203 685 477,5807. Ce type de donnes est utilis dans les calculs montaires ou dans les calculs virgule xe pour lesquels une grande prcision est requise. Decimal : pour les nombres qui nont pas de dcimales, la plage de valeurs est +/79 228 162 514 264 337 593 543 950 335. Pour les nombres 28 dcimales, la plage est +/7,9228162514264337593543950335.
Chapitre 6
Chanes de caractres
Il existe deux types de chanes de caractres :
j j
les chanes de caractres longueur xe qui peuvent contenir jusqu 65 400 caractres ; les chanes de caractres longueur variable qui peuvent contenir jusqu 2 milliards de caractres.
Boolennes
Elles peuvent prendre seulement deux valeurs :
j j
Dates
VBA accepte les dates jusquau 31 dcembre 9999.
Chapitre 6
j j j j j
String : chane de caractres de longueur variable ; String * Nb_Caractres : chane de caractres de longueur gale Nb_Caractres ; Boolean ; Date ; Variant.
Le dernier type de variable peut contenir tout type de valeur (numrique, caractre). Il est utiliser lorsque vous ne connaissez pas le type des donnes susceptibles dtre affectes une variable. Lorsque vous ne dclarez pas vos variables, elles sont cres automatiquement avec ce type de donnes. Ce dernier est gourmand en mmoire car il prvoit de lespace pour accepter tous les autres types.
Affectation de valeurs aux variables
Les tableaux
Dans certaines situations, il est ncessaire de stocker des listes de valeurs, une liste de noms par exemple. Le nom de la variable est unique mais chaque valeur est repre par un numro ou indice. Par exemple :
Dim Noms(10) As String Nom(0)="Pierre" Nom(1)="Paul" Nom(2)="Jacques"
La numrotation dbute par lindice 0. Ainsi dans lexemple prcdent, il est possible de stocker onze noms dans notre liste.
Chapitre 6
Il est possible de spcier les bornes du tableau. Dans lexemple suivant, le tableau est compos de 14 lments, numrots de 2 (indice infrieur) 15 (indice suprieur) :
Dim Noms(2 to 15) As String
Le tableau Chiffre_Affaires peut contenir 6 5 = 30 valeurs. Par exemple, la premire dimension peut correspondre aux commerciaux (6 commerciaux) et la deuxime aux produits (5 produits). Chiffre_Affaires(1,3) correspond au chiffre daffaires du commercial 1 pour le produit 3. Si vous ne connaissez pas a priori les dimensions de votre tableau, vous pouvez le dclarer de faon dynamique, comme dans lexemple suivant :
Dim Chiffre_Affaires() As Long
Avant dutiliser un tableau dynamique, vous devrez toutefois spcier ses dimensions (une fois quelles seront connues), laide de linstruction ReDim :
ReDim Chiffre_Affaires(8,10)
Il nest pas ncessaire de spcier le type de donnes lorsque vous utilisez linstruction. En effet, cest le type de donnes spci dans la dclaration initiale (avec Dim) qui est repris. Il nest pas possible de modier ce type avec ReDim. Vous pouvez utiliser linstruction ReDim autant de fois que vous le souhaitez durant le droulement du programme. Sachez nanmoins qu chaque fois, les donnes prsentes dans le tableau seront perdues. Si vous souhaitez conserver les donnes dj prsentes, il faut utiliser linstruction ReDim Preserve.
Chapitre 6
Dim Dim Dim Dim
Dans lexemple prcdent, la variable Cellule pourra reprsenter une cellule, Classeur pourra reprsenter un classeur, et Feuille, une feuille de calcul. La variable Objet, quant elle, na pas de type prcis. Une fois la variable dimensionne, il faut lui affecter un objet. Pour cela, utilisez linstruction Set :
Set Feuille = ThisWorkbook.Worksheets("Informations")
Dsormais, la variable Feuille contiendra la feuille nomme Informations du classeur en cours. Il sera possible de faire rfrence toutes les proprits et mthodes de la feuille en utilisant la variable Feuille, et non plus ThisWorkbook.Worksheets ("Informations"). Cela a lavantage de rendre le code plus lisible et dacclrer son excution. Dans lexemple suivant, nous utilisons la variable Feuille pour crire dans la cellule A1 de la feuille Informations :
Feuille.Range("A1").Value = "Test"
Pour rinitialiser une variable objet (et ainsi librer de la place mmoire), il suffit de lui attribuer lobjet Nothing. Il sagit dun objet qui ne reprsente rien. Cest en quelque sorte lquivalent de la chane de caractres vide pour les variables de type texte ou le zro pour les variables numriques.
Set Feuille = Nothing
Pour tester si une variable objet est vide, il faut utiliser galement lobjet Nothing, et non la chane de caractres vide :
If Feuille Is Nothing then
Chapitre 6
soit accessible dans tous les modules, il faut la dclarer dans la section Declarations du module laide de Public (au lieu de Dim). Une variable prive conserve sa valeur durant lexcution de la procdure dans laquelle elle a t dclare. Pour quelle conserve sa valeur aprs la n de la procdure, il faut la dclarer avec linstruction Static (au lieu de Dim).
Call
Excute une routine.
Syntaxe :
routine Call routine
Syntaxe 2 :
If expression Then Instruction Instruction End If
Syntaxe 3 :
If expression Then Instruction Instruction
Chapitre 6
Else Instruction Instruction End If
Syntaxe 4 :
If expression1 Then Instruction Instruction ElseIf expression1 Then Instruction Instruction Else Instruction Instruction End If
Exemple :
If Prix>1000 Then Remise=0,1 ElseIf Prix>500 then Remise=0.05 Else Remise=0 End If
Chapitre 6
Syntaxe 2 :
Select Case expression Case valeur1 To valeur 3 Instruction Instruction Case valeur4 Instruction Instruction Case Else Instruction Instruction End Select
Exemple :
Select Case code_client Case 1 To 3 Remise=0.1 Case 4 Remise=0.05 Case 5 Remise=0.02 Case Else Remise=0 End Select
Do Loop
Rpte un bloc dinstructions aussi longtemps quune condition est vraie (True) ou jusqu ce quune condition devienne vraie (True).
Syntaxe 1 :
Do While condition Instruction Instruction Loop
Les instructions sont excutes tant que la condition est vraie. Si la condition nest pas ralise avant lentre dans la boucle, les instructions ne seront pas modies.
Chapitre 6 Syntaxe 2 :
Les instructions sont excutes jusqu ce que la condition devienne vraie. Si la condition est ralise avant lentre dans la boucle, les instructions ne seront pas modies.
Syntaxe 3 :
Do Instruction Instruction Loop While condition
Les instructions sont excutes tant que la condition est vraie. Mme si la condition nest pas ralise avant lentre dans la boucle, les instructions seront excutes au moins une fois puisque le test est en n de boucle.
Syntaxe 4 :
Do Instruction Instruction Loop Until condition
Les instructions sont excutes jusqu ce que la condition devienne vraie. Mme si la condition est ralise avant lentre dans la boucle, les instructions seront excutes au moins une fois puisque le test est en n de boucle.
Exemple :
Do While Activecell.Value<>"" Activecell.Offset(1,0).select Loop
Tant que la cellule active nest pas vide, cette squence dinstructions dcale la cellule active dune ligne vers le bas. Elle permet datteindre la premire cellule vide dans une colonne.
Chapitre 6
For Next
Rpte un groupe dinstructions le nombre de fois indiqu.
Syntaxe :
For compteur = dbut To fin Step pas Instruction Instruction Next compteur
La variable compteur prendra successivement les valeurs de dbut fin, pas tant ajout chaque passage. pas peut tre positif ou ngatif, entier ou dcimal.
Exemple :
For i=1 to 100 Nom(i)="" Next i
Le ux entre dans la boucle si largument groupe contient au moins un lment. Une fois le ux entr dans la boucle, toutes les instructions de cette dernire sont appliques au premier lment de groupe. Si groupe comprend plusieurs lments, la boucle continue de sexcuter pour chaque lment. Une fois tous les lments de groupe traits, la boucle est ferme et lexcution se poursuit par linstruction situe aprs linstruction Next.
groupe peut par exemple tre une plage de cellules. Les instructions seront alors appliques chacune des cellules de la plage.
Chapitre 6 Exemple :
GoTo
Effectue un branchement inconditionnel vers une ligne dtermine dune procdure. Linstruction GoTo ne peut effectuer un branchement que vers des lignes qui appartiennent la procdure dans laquelle elle est utilise.
Syntaxe :
tiquette GoTo tiquette
Exemple :
If Prix>1000 then GoTo Remise Remise: Prix=Prix*0.95
On Error Goto
Valide une routine de gestion des erreurs et dnit son emplacement au sein dune procdure.
Syntaxe :
tiquette On Error GoTo tiquette
Exemple :
Sub Test On Error GoTo Erreur Exit Sub Erreur: Instructions de traitement des erreurs End Sub
Il est souhaitable de positionner linstruction Exit Sub avant le dbut de la routine de traitement des erreurs. Elle permet en effet de quitter la
Chapitre 6
procdure sans que les instructions de traitement systmatiquement excutes quand tout se passe bien.
soient
1 Cliquez sur le bouton Microsoft Office puis sur Options Excel. Slectionnez la catgorie Personnaliser. 2 Cochez la case Afficher longlet Dveloppeur dans le Ruban. 3 Cliquez sur OK.
Figure 6.1
permet daccder lditeur VBA, lenregistrement et au lancement des macros. Contrles permet de crer et de modier des contrles actifs (boutons, listes de choix). XML permet daccder aux fonctionnalits lies XML.
Chapitre 6
Lenvironnement
Pour accder lditeur VBA, vous avez deux solutions :
j j
Sous longlet Dveloppeur, cliquez sur le bouton Visual Basic du groupe Code. Appuyez sur [Alt]+[F11].
Une fois lditeur ouvert, vous pouvez y accder en cliquant sur son bouton dans la barre des tches. Lenvironnement prsente deux fentres principales :
j j
LExplorateur de projets
Il prsente, de manire hirarchique, les lments des projets en cours. chaque classeur est associ un projet contenant :
j j j
les feuilles de calcul et les graphiques ; les modules ; les botes de dialogue personnalises.
Figure 6.2
Chapitre 6
Pour ouvrir lExplorateur de projets (si celui-ci nest pas affich), vous avez deux solutions :
j j
Les modules
Pour accder au code dun module, il faut double-cliquer sur son nom dans lExplorateur de projets. Le module actif est alors indiqu en gris dans lExplorateur de projets. Un projet peut comprendre plusieurs modules, permettant ainsi de regrouper de faon cohrente les diverses procdures. Pour crer un nouveau module :
1 Slectionnez le projet dans lequel doit se trouver ce module. 2 Choisissez la commande Module du menu Insertion.
Figure 6.3
1 Slectionnez ce module. 2 Choisissez la commande Proprits du menu Affichage (ou appuyez sur [F4]). 3 Modiez la proprit Name.
Figure 6.4
Chapitre 6
1 Slectionnez ce module. 2 Cliquez du bouton droit. 3 Dans le menu contextuel, choisissez la commande Supprimer.
Une bote de dialogue saffiche pour demander si le module doit tre export (sous forme de chier texte) avant la suppression. La fentre des modules affiche toutes les procdures du module. Elle prsente deux listes droulantes au sommet :
j j
La premire affiche les objets rfrencs dans le module (par exemple, les boutons sur une feuille de calcul). La seconde donne accs une zone de dclaration (pour les variables publiques) ainsi qu chacune des procdures du module.
Figure 6.5
La fentre des modules affiche soit toutes les procdures spares par un trait horizontal, soit une procdure la fois. Le basculement entre ces deux affichages est ralis laide des deux boutons situs en bas gauche de la fentre.
Le code
Le code est saisi dans un module. Cette rgle ne souffre aucune exception. Pour commencer une nouvelle procdure :
1 Dans la fentre de module, saisissez linstruction Sub ou Function suivie du nom de la procdure. 2 Saisissez ensuite le code. Pour ce faire, vous disposez des fonctionnalits classiques de Copier/Coller et de Rechercher/Remplacer.
Chapitre 6
Lors de la saisie, il est souhaitable de dcaler les lignes de code (touche []) pour respecter le structure des blocs. Cela amliore la lisibilit.
Figure 6.6
Au fur et mesure de la saisie, lditeur analyse les instructions que vous entrez. Ds quil reconnat le nom dun objet, il vous propose une liste droulante des proprits et mthodes disponibles pour cet objet. Il suffit alors de slectionner ce qui vous convient et dappuyer sur [].
Figure 6.7
1 Cliquez du bouton droit aprs lobjet souhait. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Rpertorier proprits/mthodes.
les
Lors de la saisie dune fonction, lditeur affiche une info-bulle prcisant la syntaxe de cette fonction.
Figure 6.8
1 Cliquez du bouton droit aprs la fonction souhaite. 2 Dans le menu contextuel, slectionnez Info express.
Chapitre 6
Figure 6.9
Au pralable, nous avons cr un tableau de donnes (bouton Tableau du groupe Tableaux de longlet Insertion) nomm Ventes qui englobe lintgralit de la base de donnes.
Figure 6.10
Il nest pas ncessaire de crer un tableau de donnes, mais cela facilite la mise jour des futurs tableaux croiss dynamiques. En effet, si vous crez un tableau crois dynamique partir dune plage "normale", lorsque vous ajouterez des donnes votre base, celles-ci ne
Chapitre 6
seront pas prises en compte dans le tableau crois dynamique. En revanche, avec un tableau, ce sera bien le cas.
Nous allons prsent crer un tableau crois dynamique dans une nouvelle feuille de calcul, partir du tableau Ventes. Ce tableau crois dynamique va totaliser le chiffre daffaires par rgion et par famille de produits.
Figure 6.11
Chapitre 6
j j
La variable Ma_Feuille est dclare en tant que feuille de calcul. La variable Mon_Cache est dclare en tant que cache mmoire. Nous reviendrons par la suite sur cette notion. La variable Mon_TCD est dclare en tant que tableau crois dynamique. La variable Ma_Feuille fait dsormais rfrence la feuille nouvellement cre. Il sagit ensuite de crer un cache mmoire partir du tableau Ventes laide de mthode Create de la collection PivotCaches du classeur actif. Le premier paramtre permet de spcier le type de source de donnes (xlDatabase correspond une plage de cellules). partir du cache cr ltape prcdente (rfrenc par la variable Mon_Cache), il sagit maintenant de crer un tableau crois dynamique. Pour cela, nous utilisons la mthode CreatePivotTable de lobjet Cache. Il suffit de lui fournir ladresse de la cellule suprieure gauche de la plage de destination. Ici, nous allons crer le tableau crois dynamique dans la nouvelle feuille de calcul. Linstruction With permet de spcier que lon va travailler avec les proprits et les mthodes de lobjet PivotTable contenu dans Mon_TCD. Chaque colonne du tableau Ventes est un champ de donne pour le tableau crois dynamique. Ces champs font partie de la collection PivotFields. Il sagit donc ici de spcier que le champ Rgion doit tre plac en ligne (proprit Orientation gale xlRowField). Il sagit ensuite de spcier que le champ Famille doit tre plac en colonne (proprit Orientation gale xlColumnField). Aprs avoir positionn les champs danalyse, il convient dajouter un champ de donne, laide de la mthode AddDataField de lobjet Mon_TCD. Cette mthode requiert le champ utiliser (.PivotFields("CA")), ltiquette qui doit apparatre ("C.A.") et enn la fonction de synthse (ici la somme, xlSum). Une fois le champ de donne ajout, il est possible de spcier son format laide de sa proprit NumberFormat.
Chapitre 6
Pour crer un tableau crois dynamique, il est possible dutiliser la mthode Add de la collection PivotTables dune feuille de calcul. Il faut lui fournir un cache mmoire, ainsi que ladresse de destination.
Set Mon_TCD = Ma_Feuille.PivotTables.Add(Mon_Cache, Range("A3"))
Les deux mthodes sont aussi performantes lune que lautre. Cest donc une affaire de choix.
Les objets de type PivotCache sont des caches mmoire, cest--dire des espaces de mmoire o les donnes sont stockes, en provenance de la base de donnes. Il sagit dune "passerelle" entre la base de donnes et les tableaux croiss dynamiques. Il est possible de crer plusieurs tableaux croiss dynamiques partir dun mme cache.
Cration dun cache partir de donnes externes
Il est possible de crer un cache partir de donnes externes. Il faut le spcier la cration :
Set Mon_Cache = ActiveWorkbook.PivotCaches .Create(xlExternal)
Il faudra ensuite mettre jour la proprit Recordset du cache avec une connexion aux donnes, de type ADO par exemple.
Constante
xlAverage xlCount
Chapitre 6
Constante
Valeur -4113 -4136 -4139 -4149 -4155 -4156 -4157 1000 -4164 -4165
Fonction correspondante Compte uniquement les valeurs numriques. Maximum. Minimum. Multiplier. cart type sur la base dun chantillon. cart type sur la base du remplissage entier. Somme. Aucune fonction de sous-total indique. Variance sur la base dun exemple. Variance sur la base du remplissage entier.
xlCountNums xlMax xlMin xlProduct xlStDev xlStDevP xlSum xlUnknown xlVar xlVarP
Figure 6.12
Chapitre 6
Set Mon_TCD = Mon_Cache.CreatePivotTable(Ma_Feuille .Range("A3")) With Mon_TCD .Name = "TCD1" .AddFields Array("Rgion", "Ville"), "Famille" .AddDataField .PivotFields("CA"), "C.A.", xlSum .DataFields("C.A.").NumberFormat = "0 " End With End Sub
Cette procdure est largement comparable la procdure Creer_TCD, dcrite en dtail plus haut. Nous ne nous intresserons donc quaux diffrences :
j
Vous pouvez noter lutilisation de la proprit Name du tableau crois dynamique. Cela permettra dy faire rfrence facilement par la suite, au sein de la collection PivotTables de la feuille.
ActiveSheet.PivotTables("TCD1")
Pour ajouter des champs danalyse, nous avons utilis la mthode AddFields du tableau crois dynamique. Il faut lui fournir les champs de lignes, de colonnes et de pages. Vous pouvez remarquer lutilisation de Array, qui permet de fournir un tableau de plusieurs lments, pour ajouter plusieurs champs en une seule opration.
Chapitre 6
Figure 6.13
Il prsente :
j j j
en ligne : les champs Rgion et Famille ; en colonne : le champ Exercice ; en donnes : le total du chiffre daffaires.
Chapitre 6
Figure 6.14
La proprit Position du champ Famille est dsormais gale 1. Cela signie que le champ Famille est le champ de ligne situ le plus gauche. Plus la valeur de la proprit Position est faible, plus le champ est un niveau lev dans la hirarchie des champs. En modiant la proprit Position, on peut rorganiser les champs de lignes et de colonnes.
Masquer un lment
Dans certaines analyses, il peut tre intressant de masquer des valeurs de champs de lignes et/ou de colonnes. Nous allons masquer la valeur EST du champ Rgion.
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.PivotFields("Rgion").PivotItems("EST").Visible = False
Chapitre 6
Figure 6.15
La collection PivotItems rfrence tous les lments (valeurs possibles) dun champ de ligne ou de colonne. Pour afficher nouveau tous les lments dun champ, vous pouvez utiliser la mthode ClearManualFilter.
Mon_TCD.PivotFields("Rgion").ClearManualFilter
Figure 6.16
Chapitre 6
La proprit Calculation du champ de donne permet de spcier le type daffichage qui lui est appliqu. Il est possible de raliser des manipulations plus complexes. Par exemple, nous allons spcier, pour le champ de donne, un calcul de diffrence exprime en pourcentage, partir de la valeur correspondant lexercice 2006.
Mon_TCD.DataFields("C.A.").Calculation = xlPercentDifferenceFrom Mon_TCD.DataFields("C.A.").BaseField = "Exercice" Mon_TCD.DataFields("C.A.").BaseItem = "2006"
Figure 6.17
Dans ce cas, il faut utiliser les proprits BaseField et BaseItem pour spcier le champ et llment qui servent de comparaison (champ de base).
Chapitre 6
Mon_TCD.DataFields("C.A.").Calculation = xlNoAdditionalCalculation
Constante
Valeur 2 9
Description Diffrence par rapport la valeur de llment de base du champ de base. Donnes calcules ainsi : ((Valeur de la cellule) (Total gnral des totaux gnraux))/((Total gnral de ligne) (Total gnral de colonne)). Aucun calcul. Diffrence de pourcentage par rapport la valeur de llment de base du champ de base. Pourcentage de la valeur de llment de base du champ de base. Pourcentage du total de la colonne ou de la srie. Pourcentage du total de la ligne ou de labscisse. Pourcentage du total gnral de toutes les donnes ou des points de donnes du rapport. Cumul glissant dans le champ de base.
xlDifferenceFrom xlIndex
-4143 4
3 7 6 8
xlRunningTotal
Chapitre 6
Figure 6.18
Nous avons utilis la mthode AddFields en spciant la valeur Trimestre pour le paramtre ColumnFields (champs de colonnes). Le paramtre Addtotable permet dindiquer, lorsquil vaut True, que le champ doit sajouter aux champs existants, et non les remplacer comme cest le cas par dfaut.
Forme compacte : cest la forme par dfaut lors de la cration du tableau. Les intituls des champs de lignes et de colonnes ne sont pas affichs. Les listes tiquettes de lignes et tiquettes de colonnes prsentent les valeurs du champ de ligne ou de colonne slectionn. Les champs de lignes sont condenss en une seule colonne. Mode Plan : les intituls de tous les champs de lignes et de colonnes apparaissent intgralement. Chaque champ de ligne est affich dans une colonne indpendante. Forme tabulaire : ctait la prsentation par dfaut dans les prcdentes versions dExcel. La forme tabulaire est une forme
Chapitre 6
drive du mode Plan prcdent. Les sous-totaux des champs de lignes sont toutefois placs en bas de chaque groupe. Pour spcier le choix dune disposition, vous disposez de la mthode
RowAxisLayout. Ainsi, pour spcier le mode Plan :
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles") Mon_TCD.RowAxisLayout xlOutlineRow
Figure 6.19 Tableau 6.3 : Liste des valeurs possibles pour largument de RowAxisLayout
Constante
Vous
avez
galement
la
possibilit
dutiliser
la
proprit
la n de chaque lment.
Mon_TCD.PivotFields("Famille").LayoutBlankLine = True
Figure 6.20
Chapitre 6
Pour effectuer le tri des rgions par ordre dcroissant du chiffre daffaires, nous avons utilis la mthode Autosort du champ Rgion (identi laide de PivotFields("Rgion")). Le paramtre Order permet de spcier lordre du tri (xlAscending pour un tri par ordre croissant, xlDescending pour un tri dcroissant) et le paramtre Field permet de spcier le nom du champ qui sert de cl de tri.
Figure 6.21
Afficher le dtail
Le principal intrt des tableaux croiss dynamiques rside dans leur capacit synthtiser les donnes. Toutefois, il est parfois intressant de visualiser le dtail des donnes sous-jacentes, an deffectuer une analyse plus ne sur certains points. Par exemple, nous allons prsent consulter le dtail des ventes de la famille ACCESSOIRES pour la rgion SUD au quatrime trimestre de lanne 2006.
Dim Mon_TCD As PivotTable Set Mon_TCD = ActiveSheet.PivotTables("TCD_Ventes_Annuelles")
Chapitre 6
Nous avons utilis la proprit ShowDetail de la cellule contenant le total des ventes de la famille ACCESSOIRES pour la rgion SUD au quatrime trimestre de lanne 2006. Cette cellule est situe sur la sixime ligne et sur la sixime colonne de la plage de cellules du tableau crois, reprsente par la proprit TableRange1.
Figure 6.22
Chapitre 6
Le dernier paramtre de la mthode AddFields est le champ de page (ici Exercice). Dans la mesure o nous navons pas spci de valeur pour le paramtre Addtotable, les champs spcis remplacent les champs existants. La mthode ShowPages du tableau crois dynamique permet de crer autant de feuilles de calcul quil y a de valeurs possibles pour le champ de page spci (ici Exercice). Dans ces feuilles de calcul, un tableau crois dynamique identique celui de dpart est cr. Le ltre du champ de page est positionn la valeur correspondante.
Figure 6.23
Figure 6.24
Chapitre 6
Nous souhaitons obtenir une synthse mensuelle des montants des commandes par catgorie. Nous allons donc construire un tableau crois dynamique que nous structurerons de la faon suivante :
j j j
champ de ligne : Date de commande ; champ de colonne : Catgorie ; champ de valeur : Montant.
Cette procdure est comparable celle vue prcdemment pour crer un tableau crois dynamique partir dun tableau de donnes. En revanche, ici, le tableau crois est cr partir dune plage de cellules "normales". Alors quavec un tableau de donnes, il suffit de fournir le nom du
232 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 6
tableau comme paramtre la mthode Create de la collection PivotCaches, la dmarche est un peu plus complexe pour une simple plage de cellules. Nous allons lexpliciter :
j
j j
Il sagit tout dabord de dterminer le nombre de lignes de la plage de cellules (en supposant quelle dbute en A1). Dans un premier temps, Cells(Application.Rows.Count, 1) permet datteindre la dernire cellule de la colonne A. Application.Rows.Count renvoie en effet le numro de la dernire ligne dune feuille de calcul. partir de cette cellule, il convient de "remonter" vers la premire cellule contenant une valeur laide de End(xlUp). Ainsi, cest la dernire cellule contenant une donne de la colonne A qui est identie. La proprit Row permet de connatre son numro de ligne. Dans la mesure o la plage de cellules est suppose dbuter en A1, le numro de la ligne est aussi le nombre de lignes. La dmarche est la mme, mais pour les colonnes. La variable objet Ma_Source renvoie donc la plage de cellules partir de A1 et comprenant Nb_Lig lignes et Nb_Col colonnes. La mthode Resize permet en effet de redimensionner une plage initiale (ici la cellule A1 identie par Cells(1,1)). Lors de la cration de Mon_Cache, cest ladresse de la plage Ma_Source qui est utilise laide de la proprit Address qui renvoie ladresse sous forme classique $A$1:$O$2156.
Bien sr, contrairement un tableau crois cr partir dun tableau de donnes, ce tableau crois nintgrera pas automatiquement les nouvelles donnes saisies. Aprs excution de la macro Creer_TCD, nous pouvons constater que le tableau crois nest pas conforme nos attentes.
Figure 6.25
Chapitre 6
En effet, le champ Date de commande est beaucoup trop dtaill pour tre utilis tel quel comme un champ de ligne. Il va donc falloir grouper les dates en annes et mois. Pour cela, il faut ajouter les lignes suivantes la n de la procdure Creer_TCD :
Mon_TCD.RowAxisLayout xlOutlineRow Mon_TCD.PivotFields("Date commande").LabelRange.Group Start:=True, End:=True, _ Periods:=Array(False, False, False, False, True, False, True) With Mon_TCD.PivotFields("Annes") .Name = "Anne commande" .Orientation = xlColumnField .Position = 2 End With
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La premire ligne active le mode Plan, car linstruction suivante ne fonctionne pas en mode compact, propos par dfaut lors de la cration du tableau crois. La proprit LabelRange permet daccder ltiquette du champ. Ensuite, la mthode Group permet de mettre en uvre le groupement souhait des lments du champ. Le paramtre Start permet de spcier une valeur de dbut ; sil vaut True, cest la plus petite valeur du champ qui est utilise. Le paramtre End permet de spcier une valeur de n ; sil vaut True, cest la plus grande valeur du champ qui est utilise. Le paramtre Periods, sous forme de tableau, permet de spcier lintervalle de groupement. Les valeurs correspondent respectivement au groupement par minute, heure, jour, mois, trimestre et anne. Dans notre cas, nous avons choisi un groupement par mois et anne. Le dernier groupe dinstructions a pour but de renommer le champ Annes, issu du groupement, pour le rendre plus explicite. Ensuite, il sagit de le placer en champ de colonne, en dessous du champ Catgorie, pour une meilleure lisibilit du tableau.
Figure 6.26
Chapitre 6
Pour annuler le groupement, vous pouvez utiliser la mthode Ungroup, qui ne requiert aucun paramtre.
Figure 6.27
partir de ces donnes, il sagit dobtenir les quantits produites par semaine, ainsi que la productivit horaire dans chaque atelier. Pour cela, un chier sera cr pour chaque atelier. Nous allons prsent dcrire le fonctionnement de la macro intitule Stat_Prod. Pour plus de clart, nous lavons scinde en trois parties :
j j j
ouverture du chier et cration du tableau crois ; construction du tableau crois ; cration des classeurs de restitution des analyses.
Chapitre 6
Dim Dim Dim Dim
Nom_Fichier = InputBox("Nom du fichier :", "Fichier", "DataProd.xlsx") Repertoire = InputBox("Rpertoire :", "Ouvrir", ActiveWorkbook.Path) If Dir(Repertoire & "\" & Nom_Fichier) = "" Then Exit Sub Set Classeur_Prod = Workbooks.Open(Repertoire & "\" & Nom_Fichier) Nb_Lig = ActiveSheet.Cells(Application.Rows.Count, 1) .End(xlUp).Row Nb_Col = ActiveSheet.Cells(1, _ Application.Columns .Count).End(xlToLeft).Column Set Ma_Source = ActiveSheet.Cells(1, 1).Resize(Nb_Lig, Nb_Col) Set Ma_Feuille = Worksheets.Add Set Mon_Cache = ActiveWorkbook.PivotCaches .Create(xlDatabase, _ .Address)
Ma_Source
Il sagit tout dabord de demander lutilisateur de saisir le nom du chier de donnes, qui sera stock dans la variable Nom_Fichier. La valeur par dfaut DataProd.xlsx est propose. Ensuite, lutilisateur doit saisir le rpertoire dans lequel se trouve le chier de donnes. Ce rpertoire est stock dans la variable Repertoire. Par dfaut, cest le rpertoire du chier actuel qui est propos. La fonction Dir permet de tester lexistence du chier. Si le chier nexiste pas, on quitte prmaturment la macro via Exit Sub. Le chier de donnes est ouvert et identi laide de la variable objet Classeur_Prod.
Chapitre 6
Il sagit ensuite de dterminer le nombre de lignes et de colonnes de la plage de cellules, puis de crer successivement une nouvelle feuille de calcul, le cache et enn le tableau crois dans la nouvelle feuille.
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Linstruction With permet de spcier que lon va travailler avec les proprits et les mthodes de lobjet PivotTable contenu dans Mon_TCD. Pour construire le tableau crois, on ajoute dabord le champ de ligne Date, puis les champs de valeurs Quantit et Temps pass. La mthode Add de la collection CalculatedFields permet dajouter un champ calcul nomm Productivit et dont la formule de calcul est la division du champ Quantit par le champ Temps pass. Le champ Productivit nouvellement cr est ajout en tant que champ de valeur.
LE GUIDE DES EXPERTS 237
Chapitre 6
j j j
Le champ Atelier est positionn en tant que champ de ltre du rapport. Le tableau crois est affich en mode Plan laide de la mthode RowAxisLayout. Les valeurs du champ de ligne Date sont groupes par jour. Vous noterez lutilisation du paramtre By, qui permet de spcier lamplitude des intervalles de regroupement.
Chapitre 6
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Le critre du ltre du rapport est positionn la valeur de llment du champ Atelier (Element.Name). Un nouveau classeur est cr, rfrenc par la variable objet Mon_Classeur. Le classeur contenant les donnes (identi par Classeur_Prod) est activ. Il sagit ensuite de copier la plage de cellules du tableau crois (proprit TableRange1) laide de la mthode Copy. Le nouveau classeur est prsent activ. La feuille en cours est renomme avec la valeur du champ Atelier. On colle sous forme de valeurs les donnes du tableau crois pralablement copies, tout en conservant les formats des nombres. La taille des colonnes est ajuste, un titre est inscrit dans la cellule A1, qui est ensuite slectionne. Le classeur rsultat est enregistr dans le rpertoire courant. Il a pour nom la valeur en cours du champ Atelier. Il est ensuite ferm. Le classeur contenant les donnes (identi par Classeur_Prod) est activ. On passe ensuite llment suivant du champ Atelier. On ferme le classeur contenant les donnes sans enregistrer les changements.
Dans notre exemple, cinq chiers ont t crs. Chacun deux prsente les statistiques propres un atelier.
Figure 6.28
FAQ
Pourquoi utiliser un tableau crois dynamique ? ....................................................... 242 Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003 ? ........... 243 Quelles sont les limites des tableaux croiss ? ......................................................... 249 Comment ractiver le "glisser-dposer" des champs dans un tableau ? ........... 250 Comment mettre jour automatiquement les donnes dun tableau crois dynamique ? ................................................................................... 250 Comment masquer les valeurs derreur ? ................................................................... 251 Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun filtre de rapport ? ......................................................................................................................... 252 Comment transformer un tableau crois dynamique en valeurs ? ....................... 254 Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ? ................................................ 255 Comment accder des donnes provenant dAccess ? ...................................... 260 Comment accder des donnes provenant dautres sources ? ........................ 263
Chapitre 7
FAQ
Nous allons prsent rpondre un certain nombre de questions relatives aux tableaux croiss dynamiques et leur utilisation.
Figure 7.1
Chapitre 7
Certes, il est possible dutiliser le ltre avanc (bouton Avanc du groupe Trier et filtrer de longlet Donnes), mais un tableau crois dynamique est beaucoup plus simple mettre en uvre.
1 Crez un tableau crois partir de la base de donnes (bouton Insrer un tableau crois dynamique du groupe Tableaux de longlet Insertion). 2 Cochez la case en regard du champ Fournisseur dans le volet Liste de champs de tableau crois dynamique.
Figure 7.2
3 Il ne vous reste qu copier et coller en tant que valeur la liste ainsi obtenue.
7.2. Comment retrouver les commandes des barres doutils dExcel 2003 ?
Les tableaux croiss dynamiques nchappent pas la rnovation de linterface dExcel 2007. Ainsi, les barres doutils Tableau crois dynamique et Graphique crois dynamique ont disparu, comme toutes les
LE GUIDE DES EXPERTS 243
Chapitre 7
FAQ
autres barres doutils dailleurs. Si vous tes habitu lenvironnement des prcdentes versions, vous pourrez tre quelque peu drout. Pour vous aider retrouver votre chemin, voici deux tableaux qui font la correspondance entre les commandes des versions 2003 et antrieures et la version 2007.
Versions 2003 et antrieures Tableau crois dynamique/Mettre en forme le rapport Tableau crois dynamique/Graphique crois dynamique Tableau crois dynamique/Assistant Tableau crois dynamique
Version 2007 Onglet contextuel Cration/Styles de tableau crois dynamique Onglet contextuel Options/Outils/Graphique crois dynamique Bouton Office/Excel Options/Personnaliser/Toutes les commandes/Assistant Tableau crois dynamique
Chapitre 7
Versions 2003 et antrieures Tableau crois dynamique/Actualiser les donnes Tableau crois dynamique/OLAP hors connexion Tableau crois dynamique/Masquer Tableau crois dynamique/Slectionner/tiquette Tableau crois dynamique/Slectionner/Donnes Tableau crois dynamique/Slectionner/Donnes et tiquettes Tableau crois dynamique/Slectionner/Tout le tableau Tableau crois dynamique/Slectionner/Activer la slection Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Masquer Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Afficher les dtails Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Grouper Tableau crois dynamique/Grouper et afficher le dtail/Dissocier Tableau crois dynamique/Formules/Champ calcul
Version 2007 Onglet contextuel Options/Donnes/Actualiser Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/OLAP hors connexion Menu contextuel de ligne/colonne/Filtrer/Masquer les lments slectionns Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/tiquette Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Donnes Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Donnes et tiquettes Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Tout le tableau Onglet contextuel Options/Actions/Slectionner/Activer la slection Onglet contextuel Options/Champ actif/Rduire le champ entirement Onglet contextuel Options/Champ actif/Dvelopper le champ entirement Onglet contextuel Options/Groupe/Grouper la slection Onglet contextuel Options/Groupe/Dissocier Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Champ calcul
Chapitre 7
FAQ
Tableau 7.1 : Barre doutils Tableau crois dynamique
Versions 2003 et antrieures Tableau crois dynamique/Formules/lment calcul Tableau crois dynamique/Formules/Ordre de rsolution Tableau crois dynamique/Formules/Liste des formules Tableau crois dynamique/Ordre/Dplacer au dbut Tableau crois dynamique/Ordre/Monter Tableau crois dynamique/Ordre/Descendre Tableau crois dynamique/Ordre/Dplacer la n Tableau crois dynamique/Ordre/Dplacer vers la colonne Tableau crois dynamique/Paramtres de champs Tableau crois dynamique/Soustotaux Tableau crois dynamique/Tri et Top 10 Tableau crois dynamique/Champs de proprits Tableau crois dynamique/Options de tableau
Version 2007 Onglet contextuel Options/Outils/Formules/lment calcul Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Ordre de rsolution Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Liste des formules Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Dplacer au dbut Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Monter Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Descendre Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Dplacer la n Menu contextuel de cellule dun tableau crois dynamique/Dplacer/Dplacer vers la colonne Onglet contextuel Options/Champ actif/Paramtres de champs Onglet contextuel Cration/ Disposition/Sous-totaux Onglet contextuel Options/Trier Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/Champs de proprits Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options
Chapitre 7
Version 2007 Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options/Afficher les pages de ltre de rapport Onglet contextuel Cration/Styles de tableau crois dynamique Bouton Office/Excel Options/Personnaliser/Toutes les commandes/Assistant Tableau crois dynamique Onglet contextuel Options/Champ actif/Rduire le champ entirement Onglet contextuel Options/Champ actif/Dvelopper le champ entirement Onglet contextuel Options/Donnes/Actualiser Onglet contextuel Options/Champ actif/Paramtres de champs Onglet contextuel Options/Afficher/Masquer/Liste des champs Onglet contextuel Options/Groupe/Dissocier Onglet contextuel Options/Groupe/Grouper la slection Bouton Office/Excel Options/Personnaliser/Toutes les commandes/Assistant Tableau crois dynamique Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options/Afficher les pages de ltre de rapport Onglet contextuel Options/Donnes/Actualiser/Actualiser tout
Dissocier Grouper Rapport de tableau crois dynamique et de graphique crois dynamique Afficher les pages
Actualiser tout
Chapitre 7
FAQ
Tableau 7.1 : Barre doutils Tableau crois dynamique
Version 2007 Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options/Gnrer lextraction de donnes croises dynamiques Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/Champs de proprits Onglet contextuel Options/Trier Onglet contextuel Options/Outils/Outils OLAP/OLAP hors connexion
Champs de proprits
Versions 2003 et antrieures Graphique crois dynamique/Paramtres de champs Graphique crois dynamique/Options
Version 2007 Onglet contextuel Options/Champ actif/Paramtres de champs Onglet contextuel Options/Options du tableau crois dynamique/Options
Chapitre 7
Versions 2003 et antrieures Graphique crois dynamique/Actualiser les donnes Graphique crois dynamique/Formules/Champ calcul Graphique crois dynamique/Formules/lment calcul Graphique crois dynamique/Formules/Ordre de rsolution Graphique crois dynamique/Formules/Liste des formules Graphique crois dynamique/Supprimer le champ
Version 2007 Outils de graphique crois dynamique/Analyse/Donnes/Actualiser Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Champ calcul Onglet contextuel Options/Outils/Formules/lment calcul Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Ordre de rsolution Onglet contextuel Options/Outils/Formules/Liste des formules Cliquez sur le graphique crois dynamique, puis, dans la liste des champs du tableau crois dynamique, dsactivez une case cocher de champ.
Description Nombre de champs de lignes Nombre de champs de colonnes Nombre de champs de pages Nombre dlments uniques dans un mme champ
Chapitre 7
FAQ
1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif. 2 Cliquez sur le bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration. 3 Dans la bote de dialogue Options du tableau crois dynamique, slectionnez longlet Affichage. 4 Cochez la case Disposition classique du tableau crois dynamique (glisser de champs dans la grille).
Figure 7.5
7.5. Comment mettre jour automatiquement les donnes dun tableau crois dynamique ?
Lorsque les donnes sur lesquelles est fond un tableau crois dynamique sont modies, celui-ci nest pas automatiquement ractualis.
Chapitre 7
Pour mettre jour un tableau crois dynamique aprs un changement dans les donnes sources :
1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif. 2 Cliquez sur le bouton Actualiser du groupe Donnes de longlet contextuel Options.
Vous pouvez galement faire en sorte que le tableau crois dynamique soit automatiquement remis jour chaque ouverture du classeur.
1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif. 2 Cliquez sur le bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration. 3 Dans la bote de dialogue Options du tableau crois dynamique, slectionnez longlet Donnes. 4 Cochez la case Actualiser les donnes lors de louverture du fichier. 5 Validez par OK.
Figure 7.6
Heureusement, il est possible de faire en sorte de remplacer ces valeurs disgracieuses par un texte de votre choix.
1 Cliquez sur une cellule du tableau crois dynamique pour le rendre actif.
LE GUIDE DES EXPERTS 251
Chapitre 7
FAQ
2 Cliquez sur le bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet contextuel Cration. 3 Dans la bote de dialogue Options du tableau crois dynamique, slectionnez longlet Disposition et mise en forme. 4 Cochez la case Pour les valeurs derreur afficher. 5 Saisissez le texte afficher, par exemple NS.
Figure 7.7
Figure 7.8
7.7. Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun ltre de rapport ?
Un ltre de rapport permet, tout en conservant la mme structure de tableau crois, de ltrer le jeu de donnes utilis en fonction dun critre. Dans certains cas, il peut tre utile dafficher simultanment les diffrents tableaux croiss correspondant chaque valeur du ltre de rapport.
Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur dun filtre de rapport ?
Chapitre 7
Il est possible dafficher en une seule opration les pages relatives chaque valeur du champ de ltre.
1 Cliquez sur la che situe ct du bouton Options du groupe Options de tableau crois dynamique de longlet Options. 2 Choisissez Afficher les pages de filtre de rapport.
Figure 7.9
Figure 7.10
Chapitre 7
FAQ
Automatiquement, Excel cre une feuille pour chaque valeur du champ de ltre slectionn. Chacune delles a pour nom une valeur du champ de ltre. Elles contiennent toutes un tableau crois dynamique qui affiche la page de donnes correspondant cette valeur du champ de ltre.
Valeur initiale du champ de ltre
An dobtenir une feuille pour chaque valeur du champ de ltre, il est ncessaire dattribuer au pralable la valeur (Tous) au champ de ltre considr.
1 Slectionnez une cellule du tableau crois. 2 Sous longlet contextuel Options, cliquez sur le bouton Slectionner du groupe Actions. Choisissez la commande Tableau crois dynamique complet. 3 Copiez la slection ([Ctrl]+[C]). 4 Cliquez du bouton droit sur lemplacement de destination et cliquez sur le bouton Coller, puis slectionnez Coller des valeurs. 5 laide du bouton doptions Options de collage, vous avez la possibilit de conserver les formats du tableau initial.
Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?
Chapitre 7
7.9. Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?
En rgle gnrale, il est prfrable de crer un tableau crois partir dune base de donnes unique. Pour plus dinformations sur la structure des donnes, reportez-vous au chapitre Crer des tableaux croiss dynamiques. Pourtant, il peut savrer utile dtre en mesure de traiter des donnes issues de plusieurs plages de cellules an de les regrouper dans un mme tableau crois. Prenons lexemple du tableau suivant qui contient les ventes par produit et par trimestre pour chacune des rgions.
Figure 7.11
Chaque rgion fait lobjet dun tableau distinct. Il sagit donc de regrouper toutes ces valeurs dans un seul et mme tableau crois. Pour
LE GUIDE DES EXPERTS 255
Chapitre 7
FAQ
cela, il est ncessaire davoir recours lAssistant Tableau crois dynamique. Cet Assistant qui tait utilis dans les prcdentes versions dExcel est dsormais "cach". Il est remplac par une interface simplie, mais qui offre moins de possibilits en matire de choix des sources de donnes. Il faut donc rendre nouveau visible lAssistant Tableau crois dynamique.
1 Cliquez sur le bouton Office, puis cliquez sur Options Excel. 2 Slectionnez Personnaliser, puis slectionnez Commandes non prsentes sur le Ruban dans la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes. 3 Slectionnez Assistant Tableau crois dynamique, puis cliquez sur Ajouter. 4 Validez par OK.
Figure 7.12
LAssistant est dsormais prsent dans la barre daccs rapide. Il reste maintenant crer le tableau crois.
1 Cliquez sur licne Assistant Tableau crois dynamique de la barre daccs rapide. 2 Lors de ltape 1, slectionnez Plages de feuilles de calcul avec tiquettes, puis cliquez sur Suivant.
Figure 7.13
Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?
Chapitre 7
3 Lors de ltape 2, slectionnez Plusieurs (cration manuelle). Il sagit de spcier le nombre de champs de pages (champs de ltres) crer. En slectionnant Plusieurs, vous avez la possibilit de spcier vous-mme les champs de pages. Cest loption la plus efficace.
Figure 7.14
4 Slectionnez ensuite la premire plage de cellules intgrer, puis cliquez sur Ajouter. Dans notre exemple, vous pouvez noter que nous nintgrons pas les totaux, mais uniquement les donnes de base.
Figure 7.15
Chapitre 7
FAQ
Figure 7.16
6 Il reste maintenant spcier le nombre de champs de pages (champs de ltres). Dans notre exemple, nous aurons besoin dun seul champ de page (correspondant la rgion). Pour chaque plage prcdemment slectionne, il reste saisir la valeur du champ de page correspondante.
Figure 7.17
7 Cliquez sur Suivant. Vous accdez alors ltape 3, qui vous permet de slectionner lemplacement du tableau crois. Une fois le choix fait, cliquez sur Terminer. 8 Le tableau crois est automatiquement cr.
Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules lors de la cration dun tableau crois dynamique ?
Chapitre 7
Figure 7.18
Le champ Ligne a t cr partir de la premire colonne des sources de donnes. Le champ Colonne contient les valeurs des en-ttes des autres colonnes. Le champ Page1 contient les valeurs saisies pour le champ de page (ici la rgion). Enn, le champ Valeur contient les donnes contenues dans les diffrentes plages de cellules. Vous avez bien entendu la possibilit de renommer ces diffrents champs et de les rorganiser en les dplaant dans les diffrentes zones de dpt.
Figure 7.19
Chapitre 7
FAQ
Il nest pas ncessaire que toutes les plages de cellules aient les mmes dimensions. En revanche, il est ncessaire que la premire colonne contienne les valeurs dun mme champ.
Figure 7.20
Chapitre 7
En effet, mme si Excel permet de stocker un grand nombre de donnes, il ne peut prtendre une gestion aussi structure des donnes quAccess. De plus, Excel ne permet pas de grer les relations entre tables de donnes, ce qui induit des redondances dans le stockage des donnes et de moindres performances. En effet, avec Access, vous pouvez crer une table des produits et une table des commandes. Dans la table des commandes, seul le numro du produit apparat. Grce ce numro, il est possible, via une requte, daller chercher les informations lies au produit (dsignation, tarif). Dans Excel, vous seriez oblig de stocker dans chaque ligne de commande les informations lies au produit. Nous disposons dune base de donnes Access destine lenregistrement des commandes des clients. Il sagit den faire une synthse via Excel et un tableau crois dynamique.
1 Cliquez sur le bouton partir du ficher Access du groupe Donnes externes de longlet Donnes.
Figure 7.21
2 Slectionnez la base Access utiliser et cliquez sur Ouvrir. 3 Dans la bote de dialogue Slectionner le tableau, vous pouvez choisir parmi les tables et requtes de la base de donnes. Ici, slectionnez la requte Commandes Infos dtailles. Cliquez sur OK.
Figure 7.22
Chapitre 7
FAQ
4 Dans la bote de dialogue Importation de donnes, slectionnez Rapport de tableau crois dynamique pour crer directement le tableau partir des donnes importes. Choisissez lemplacement o doit tre cr le tableau crois.
Figure 7.23
5 Le nouveau tableau crois apparat lemplacement spci. Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique reprend les champs de la requte slectionne dans la base Access.
Figure 7.24
Vous pouvez alors construire toutes les analyses que vous souhaitez, comme si les donnes se trouvaient dans une feuille de calcul, alors quelles se trouvent toujours dans la base Access (aucune copie na t effectue dans une autre feuille du classeur).
262 LE GUIDE DES EXPERTS
Chapitre 7
En effectuant un double-clic sur une cellule du tableau crois, vous obtenez le dtail des donnes sous-jacentes.
Lors de la cration du tableau crois, Excel tablit un lien avec la base de donnes Access. Il ne faut donc pas dplacer la base de donnes, ni la renommer, ni bien sr la supprimer. Il ne faut pas non plus renommer ou supprimer la table ou requte qui contient les donnes analyser.
Paramtres de connexion
Vous pouvez accder aux paramtres de la connexion de donnes en cliquant sur le bouton Proprits du groupe Connexions de longlet Donnes. Dans la bote de dialogue Proprits de connexion, slectionnez longlet Dfinition.
1 Cliquez sur le bouton partir dautres sources du groupe Donnes externes de longlet Donnes.
Figure 7.25
Chapitre 7
FAQ
2 Slectionnez ensuite le type de donnes utiliser. 3 Vous devez ensuite fournir les paramtres ncessaires la connexion aux donnes. 4 Dans la bote de dialogue Importation de donnes, slectionnez Rapport de tableau crois dynamique pour crer directement le tableau partir des donnes importes. Choisissez lemplacement o doit tre cr le tableau crois.
Index
Chapitre 8
Index
A
Access ................................................................................. 260 Actualiser ...................................................................... 72, 221 automatiquement ............................................................... 250 Ajouter des donnes .............................................................. 73 Axe ..................................................................................... 181 secondaire ......................................................................... 184
B
Barre doutils ...................................................................... 243
C
Cache .................................................................................... 72 Partager .............................................................................. 72 Cas pratique Analyse de production ...................................................... 235 Analyse de rentabilit ....................................................... 128 Pyramide des ges ............................................................ 188 Statistique commerciale ...................................................... 75 Champ Afficher le dtail ......................................................... 55, 229 Ajouter ....................................................................... 46, 220 Axe .................................................................................. 172 calcul .............................................................................. 124 de colonne .......................................................................... 45 de ltre ............................................................................... 59 de ligne .............................................................................. 45 de valeur ............................................................................ 45 lment calcul ................................................................. 121 Filtrer ................................................................................. 80 Fonction de synthse ............................................. 48, 50, 219 Grouper les valeurs ................................................... 109, 234 Lgende ............................................................................ 172
266 LE GUIDE DES EXPERTS
Index
Chapitre 8
Masquer le dtail ................................................................ 55 Mise en forme .................................................................... 62 Modier laffichage ............................................................ 99 Renommer .......................................................................... 50 Rorganiser ......................................................................... 52 Sous-total ........................................................................... 56 Supprimer ........................................................................... 55 Champ calcul Limitation ......................................................................... 126 Supprimer ......................................................................... 127 Collection PivotCaches ...................................................................... 218 PivotFields ........................................................................ 218 PivotTables ....................................................................... 221 Crer un tableau crois .......................................................... 41
D
Do Loop .............................................................................. 207 Donne .................................................................................. 71 Access .............................................................................. 260 Afficher le dtail ................................................................. 71 Autre source ..................................................................... 263 Nouvelle ............................................................................. 73 Organiser ............................................................................ 32 Plusieurs plages ................................................................ 255 Principes dorganisation ...................................................... 32
E
diteur VBA Explorateur de projets ....................................................... Fentre des modules ......................................................... lment calcul ................................................................... Limitation ......................................................................... Supprimer ......................................................................... 212 212 121 123 123
Chapitre 8
Index
F
Filtre Accs rapide ....................................................................... 90 Champ de valeur ................................................................ 85 tiquette ............................................................................. 91 Liste des valeurs ................................................................. 80 Supprimer ........................................................................... 85 Filtre de rapport ....................................................... 25, 59, 230 Page ................................................................................. 252 Fonction .............................................................................. 199 de synthse ........................................................... 48, 50, 219 For Each Next ..................................................................... 209 For Next .............................................................................. 209 Format Comptabilit ....................................................................... 64 date .................................................................................... 64 fraction ............................................................................... 65 heure .................................................................................. 64 montaire ............................................................................ 64 nombre ............................................................................... 64 pourcentage ........................................................................ 65 scientique ......................................................................... 65
G
Glisser-dposer .................................................................... GoTo ................................................................................... Graphique 3D .................................................................................... Graphique crois ................................................................. Axe ........................................................................... 179, Axe secondaire .................................................................
268 LE GUIDE DES EXPERTS
Index
Chapitre 8
Changer de type ................................................................ Crer ......................................................................... 170, Emplacement .................................................................... Quadrillage ....................................................................... Style ................................................................................. Titre .................................................................................. Grouper ............................................................................... Dates ................................................................................ Valeurs ............................................................................. Valeurs numriques ...........................................................
177 174 181 179 180 179 234 110 109 117
I
If Then Else End If ............................................................. 205 Imprimer ............................................................................. 145
L
Limite ................................................................................. 249 Liste de champs .............................................................. 23, 42
M
Mettre en forme .................................................................... 62 Mise en forme conditionnelle Barre de donnes .............................................................. 153 Crer ................................................................................ 158 Grer les rgles ................................................................. 166 Jeu dicnes ...................................................................... 156 Nuance de couleur ............................................................ 155 prdnie .......................................................................... 150 Modle dobjets ................................................................... 194 Modier laffichage ............................................................... 99
Chapitre 8
Index
O
Objet ................................................................................... 194 Collection ......................................................................... 196 Mthode ........................................................................... 197 Modle dobjets ................................................................ 194 PivotCache ....................................................................... 219 PivotTable ................................................................. 218, 237 Proprit ........................................................................... 197 On Error Goto ..................................................................... 210 Organiser les donnes ............................................................ 32
P
Page .................................................................................... PivotCache .......................................................................... PivotTable ................................................................... 218, Procdure ............................................................................ 252 219 237 198
R
Rorganiser les champs ......................................................... 52
S
Select Case End Select ........................................................ 206 Sous-total .............................................................................. 56 SQL Server ......................................................................... 263 Style graphique crois ................................................................ 180 Style automatique ................................................................ 134 Personnaliser .................................................................... 136 Supprimer des champs ......................................................................... 55 un ltre .............................................................................. 85
Index
Chapitre 8
T
Tableau crois Access .............................................................................. 260 Actualiser ............................................................ 72, 221, 250 Affichage des champs de donnes ..................................... 224 Affichage des valeurs .......................................................... 99 Ajouter des champs ............................................................ 46 Autre source ..................................................................... 263 Barre doutils .................................................................... 243 Cache ................................................................................. 72 Champ ................................................................................ 45 Champ calcul .................................................................. 124 Crer .......................................................................... 41, 216 Donne ............................................................................... 71 Filtre ........................................................................... 59, 223 Filtre de rapport ................................................................ 230 Glisser-dposer ................................................................. 250 Grouper les valeurs ................................................... 109, 234 Imprimer ........................................................................... 145 limite ................................................................................ 249 Liste de champs .................................................................. 42 Mise en forme ............................................................ 62, 134 Mise en forme conditionnelle ............................................ 147 Modier lapparence ................................................... 68, 227 Nouvelle donne ................................................................. 73 Option .............................................................................. 140 Ordre des champs ............................................................. 222 Organisation ....................................................................... 52 Partager le cache ................................................................ 72 Plusieurs plages ................................................................ 255 Sous-total ........................................................................... 56 Style automatique ............................................................. 134 Trier ........................................................................... 92, 229 Zone de dpt ..................................................................... 44 Tableau crois dynamique Crer .................................................................................. 21
Chapitre 8
Index
Thme de document ............................................................ 138 Trier .............................................................................. 92, 229 manuellement ..................................................................... 97 Ordre particulier ................................................................. 96 Plusieurs niveaux ................................................................ 93 Type de graphique ............................................................... 177
V
Valeur derreur .................................................................... Variable ............................................................................... tableau .............................................................................. VBA ................................................................................... Fonction ........................................................................... Instruction ........................................................................ Objet ................................................................................ Procdure ......................................................................... Variable ............................................................................ VBE .................................................................................... Visual Basic pour Applications ............................................ 251 200 202 194 199 205 194 198 200 211 194
Z
Zone de dpt ............................................................ 24, 43-44
Notes
Notes
Notes
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Notes
Notes
Notes
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