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Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhren

Phasenmodell fr Beschaffungsprojekte Beschaffungsgrnde Produkt-Lebenszyklus Erschliessung/Untersttzung neuer Einsatzgebiete Erhhte Kapazittsanforderungen Bildung neuer Organisationsstrukturen und formen (zentral dezentral) Downsizing Geschftsaufgabe von Herstellern von genutzten Systemen Ablsung einer kostenintensiven Eigenentwicklung Ersatz und Neuanschaffung von Hardware/Netzwerk Rahmenbedingungen = Voraussetzungen 1. Gibt es Person, die als Auftraggeber in Frage kommt und diese Rolle auch bernehmen mchte? 2. Sind gengend finanzielle Mittel vorhanden? 3. Sind gengend Personalresoucen mit dem entsprechenden Know-how vorhanden und sind die Personen auch bereit, aktiv an diesem Projekt mitzuwirken?
1

Grundlagen
S. 9ff Beschaffung von Informatik-Lsungen Stetig steigende Anforderungen in Informatik -> immer krzerer Lebenszyklus der Systeme!

Beschreibung Projektidee
Steht eigentlich vor Projektbeginn. Die Idee muss konkretisiert werden, damit das Projekt im Anschluss initialisiert werden kann

Ergebnis Projektantrag
Wird i.d.r. durch Gremium geprft und nach Kriterien wie Ressourcebedarf Wirtschaftlichkeit Projektdauer Risiko Nutzen Beurteilt. Danach wird Antrag entweder abgewiesen oder in Form eines Auftrag genehmigt

Vorstudie
Besteht hauptschlich aus Analysettigkeiten aus bergeordneter Sicht. Es werden Ziele definiert und Anforderungen festgehalten, Projektgrenzen festgelegt, Termine & kosten erhoben, Nutzen ermittelt und Risiken bewertet

Machbarkeitsstudie
Kann das Prj. unter den gegebenen Rahmenbedingungen (Budgetbeschrnkungen, Terminziele) ausgefhrt werden?

Lebenszyklus 1. Projektierungsphase vom Start des Prj. bis zum Start des neuen Systems Systemnutzungsphase das System wird genutzt bzw. betrieben und gewartet. vom Start des neuen Systems bis zum Ende der Nutzungsdauer Systemablsungsphase das System wird abgelst und entsorgt

2.

Evaluation im Beschaffungsprojekt

Hauptstudie (Konzeption)
Detailanalyse. Mengengerste erhoben, Bedrfnisse & Wnsche von Systemnutzern aufgenommen. Versch. Lsungsvarianten ausgearbeitet und Anforderungen bzw. Leistungsumfang przisiert

Konzept
Beschreibung des Systems. Soll (Lieferanten & Benutzern) einen realistischen Eindruck des geforderten Endzustands vermitteln

3.

Mglichst lange Systemnutzungsphase = grsstmglichen Nutzen Dauer der Systemnutzung hat Auswirkungen auf die Kostenrechnung (z.Bsp. Betriebskosten, Abschreibungen) Es ist enorm wichtig, dass die Projektierungsphase mglichst effizient und kurz zu gestalten. -> Wer mchte schon nach Abschluss ein veraltetes System in Betrieb nehmen? Evaluation = Beschaffungsprozess

Evaluation
Pflichtenheft (=Anforderungskatalog) & Bewertungsdokument erstellt. Einholung von Offerten und nach einheitlichem Bewertungssystem prfen. Bilden Entscheidungsgrundlage

Entscheidung fr Beste Lsung

Wirtschaftliche Lsung mit grosser Akzeptanz

Sabine Imfeld

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Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhren

KONZEPT Ergebnis Detailkonzept & spezifikation 1. Pflichtenheft erstellen Ausgangslagen Ist-Situation Ziele Anforderungen Vorgaben zum Aufbau der Offerte 2. Bewertungsdokumente erstellen Kriterienkatalog Bewertungsliste Bewertungsmassstab KO-Kriterienliste 3. Offerten einholen Auswahlliste der Anbieter Vergleichbare Offerten Profile der Offertensteller 4. Grobevaluation durchfhren Rangfolge der Offerten Kosten pro Offerte Kosten-Nutzen-Verhltnis pro Offerte Evaluationsbericht 5. Detailevaluation durchfhren Nutzwertanalyse SWOT-Analyse (Strken, Schwchen, Chancen, Risiken) Risikobewertung Kosten-Nutzen-bersicht 6. Entscheidung treffen 7. Vertrag abschliessen ber Projektorganisation wird das Projekt gefhrt. Projektausschuss: Bildet die oberste Instanz des Projekts. Entscheidungstrger Projektleitung: Verantwortlich fr das Erreichen der Ziele. Termine, Kosten, Ergebnisse mssen stimmen Berater: Externe Berater knne bei fehlendem Know-how hinzugezogen werden. Projektteam: Analysieren bestimmte Fachgebiete und erarbeiten Detaillsungen. Review-Team: Kontrolle der Ergebnisse Nicht zu vergessen bleibt das Projektmarketing, welches fr die Akzeptanz des Projektes sorgen soll.

Beschreibung Realisierung
Erstellen von Detailkonzept & -spezifikation. Definition von Prozessen, Parametrisierung, Testkonzept, Schnittstellendefinition etc.

Rahmenorganisation
Umfeld muss an neue Prozesse und Arbeitsinhalte angepasst werden. Entwicklung von Ausbildungsprogrammen und Erstellung von Betriebskonzepten

Angepasste Rahmenorg.

Implementation
Erstellen von Einfhrungsund Schulungskonzept. Installieren der Systemplattform und der Software. berfhren der Datenbestnde. Festlegen der Supportorg. Und Notfallszenarien

Installierte und betriebsbereite Software

ZIEL: beste Lsung finden

Evaluation vorbereiten
Es mssen Ziele, Projektorganisation, Termin- und Kostenbudget sowie Rahmenbedingungen bekannt sein, ehe man mit der Evaluation beginnt. Auftrag

Abnahme
Optimierung des prod. Systems sowie Fehler beheben und stabilisieren des operativen Betriebs.

Optimiertes Gesamtsystem & Abnahmeprotokolle

Hauptstudie + Evaluation = Beschaffungsprozess Phasen Hauptstudie und Evaluation

Aufbau- und Ablauforganisation

Pflichtenheft erstellen und Bewertungsdokument erstellen werden parallel ausgefhrt. Es gibt ein stndiger Abgleich zwischen Konzeption (PH) und Definition der Bewertungskriterien. S. 18

Projektnummer: zur eindeutigen Identifikation des Projekts Projektname: dient zur einfachen Kommunikation Grundlage (Ausgangslage): Grnde fr Beschaffung Grobziele: 2-3 bergeordnete ziele die mit der neuen Lsung erreicht werden sollen

Sabine Imfeld

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Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhren

Sollte einfach und gut lesbar sein Hauptkapitel Inhalte Ausgangslage Angaben zum Unternehmen (Standorte,
Produkte und Dienstleistung, Unternehmensziele etc.)

Aufgabenstellung: meist einfach umrissen Gestaltungsbereich: Systemgrenze oder Abgrenzung Rahmenbedingungen: Voraussetzungen (z.Bsp. Kosten) Auskunft / Informationspflicht: i.d.R ein monatl. Projektstatusbericht z.Hd. Lenkungssausschuss/Auftraggeber Terminplanung

Hauptkapitel Anforderungen

Inhalte
drfen nicht berschritten werden) -

Applikationsbezogene Anforderungen (beschreiben

das System aus Anwendersicht, Beschreibung der Funktionen)

Organisation der Informatik (Grsse, Struktur,

erbrachte Leistungen, gekaufte Leistungen)

Anbieterbezogene Anforderungen (Leistungen

und Einrichtungen, welche der Anbieter erfllen muss. Z.B. 24h-Hotline)

Beschaffungsgrund
(Problemstellung und Hauptgrnde; Lebenszyklus, neue Einsatzgebiete, Kapazittsanforderungen, Org.Strukturen/-Formen etc.)

Systemtechnische Anforderungen (welche

Betriebssoftware, welche Datenbank etc.)

Ist-Zustand (Situationsanalyse)
-

Projektorganisation
(personelle Projektorganisation)

Mengen und Hufigkeiten Aufbau und Inhalt der Offerte

Aufbauorganisation
(Organigramm des Unternehmens)

Ablauforganisation (die
geplanten Vernderungen miteinbeziehen)

Applikationsportfolio: Systemplattform (Standards

der Unternehmung bekannt geben, Hintergrundsysteme, Arbeitsplatzsysteme)

Administratives

Meilensteine: GO/NO GO-Entscheidung

brige techn. Infrastruktur

(Anlagen, Maschinen Telefone etc.)

Fragenkatalog

Ergebnisse der Vorstudie Ist-Situation Verbesserungsvorschlge Evtl. Lsungsvarianten Strken/Schwchen

Ziele
Realistisch Quantifizierbar (Lsungs)Neutral Breit akzeptiert Sich nicht gegenseitig konkurrenzieren Vollstndig Erreichbar Messbar -> knnen auch Vermeidung unerwnschter Wirkung enthalten -

Nutzenrelevante Ziele
(Ziele, die durch Beschaffung der neuen Lsung vor allem einen Nutzen bei der Leistungserstellung der Unternehmen stiften. - Einsparungen der Betriebskosten - Abbau von Redundanzen - Verkrzte Bearbeitungszeit etc.) Systemziele (muss Standards von Microsoft untersttzen, Verfgbarkeit = 99.5%, mandantenfhig etc.) Vorgehensziele (Die Offerte ist bis XX.XX.XXXX fertig zu stellen, Kosten von XXX CHF

Datenbewegungen Datenbestnde Anzahl Benutzer Angaben zum Offertensteller Management Summary Applikationsbezogene Angaben Anbieterbezogene Angaben Kosten Vertraulichkeit Rckfragen-Mglichkeiten Termine Fragen ber die Firma Fragen zum Produkt

Pflichtenheft erstellen
S. 34f Herzstck der Evaluation Enthlt smtliche Informationen, die ntig sind, damit ein potenzieller Anbieter eine vollumfngliche Lsung offerieren kann, die alle Bedrfnisse abdeckt. Je umfangreicher und detaillierter die Informationen sind, desto prziser ist das zu erwartende Angebot! Keine berflssigen Informationen anfgen!

Sabine Imfeld

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Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhren

Rangreihenverfahren S. 87/88 Bietet sich dort an, wo mehrere gleichberechtigte Personen eine Entscheidung herbeifhren mssen. Dabei legt jeder Entscheidungstrger fr die zur Auswahl stehenden Lsungsvarianten eine Reihenfolge fest. Anhand der jeweiligen Reihenfolge werden anschliessend die Rnge ermittelt.
LsungsVariante

Bewertungsdokumente erstellen
S. 54f
Kriterienstruktu r
1. App.bezogene Anforderungen 1.1 Gesamtapp. 1.1.1 Benutzbarkeit 1.1.2 Datenmodell 1.2 Verkaufsabw. 1.2.1 Verwaltung Artikelstamm 1.2.2 Verwaltung Kundenstamm 1.2.3 Offertab. 1.2.4 Auftragsabw. 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 2. ... 3. ... Gesamt

D E

E1
50

E2

E3

Abs

Max P

Max NW

30 30 70 10 4.51

Zielgruppen Debitoren Debitoren auswerten Schnittstellen zum Hauptbuch Total

D -

E E -

n 0 1 10

% 0 10 100

3 20

2042

720

A wird mit B verglichen und das hher eingestufte Ziel wird in die Spalte eingetragen Anzahl Nennungen pro Ziel (insgesamt) Prozentuale Anzahl Nennungen Formel: % = Summe Nennungen / Total Nennungen * 100 Hier hat z.Bsp D keine Nennungen -> stellt diese Funktion wirklich ein Ziel dar? Paarweiser Vergleich (Paarvergleichsmethode)

Tobler

Mller

Huber

Meier

40 30 20 100 100 100

1 2 3 4 5

Abacus SAP Sage Navision Peoples.

2 1 3 4 5

5 4 1 2 3

3 5 2 4 1

2 4 1 5 3

12 14 7 15 12

2 4 1 5 3

Rang 2.5 4 1 5 2.5

Total

S. 91-93

Kriterienstruktur = S. 44 E1/E2/E3 = Abs = 1 = Max P = Max NW = max NW = max Punktzahl2 Relative Gewichtung

Anforderungsstruktur relative Gewichtung absolute Gewichtung 50 * 0.3 * 0.3 = 4.5 maximale Punktzahl2 maximaler Nutzwert Absolute Gewichtung *

Summe

Kriterien

K1

K2

K3

K4

K5

K6

K7

K8

Vorteil: breite Akzeptanz der Entscheidungsfindung Prferenzmatrix S. 89/90 Um Ziele miteinander zu vergleichen und zu gewichten -> NICHT fr Gewichtung in Rahmen von Nutzwertanalyse (da Summe 0 ergeben kann) Zielgruppen Debitoren Debitoren erfassen Mahnwesen MwStAbrechnung A B A C C C D A B C E A B C n 3 2 4 % 30 20 40

Kriterien, die wichtig sind erhalten hhere Punktzahl, wie unwichtigere Kriterien. Je Hierarchiestufe sind 100Punkte zu vergeben. Man kann diese punkte im Team vergeben. Weiter Techniken sind Rangreihenverfahren (Prferenzmatrix) Paarvergleich Einfaches Punkteverfahren

K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 K8 Total

9 2 4 5 6 3 7

1 3 4 9 9 2 1

8 7 3 4 8 8 1

6 6 7 1 4 8 4

5 1 6 9 1 2 8

4 1 2 6 9 5 6

7 8 2 2 8 5 8

3 9 9 6 2 4 2 -

34 41 31 34 38 37 30 35 280

12 14 11 12 14 13 11 13 100

A B C

Paarweiser vergleich, bei dem pro Paar 10 Punkte vergeben werden knnen Vergleich von K1 und K2: K1 erhlt 1 Punkt, K2 9 Punkte Addition einzelner Punkte jeder Ziele Totalsumme Prozentuale Anzahl Punkte % = Summe Punkte / Total Punkte * 100 Vorteil: keine Summe kann 0 ergeben.

Sabine Imfeld

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Persnliche Reihenfolgen Summen Absolute Rangnummer -> sind 2 gleich (nr.1 + 5) so bekommt die zuerst aufgelistete den besseren Rang Rang: wo Rangnummer einmalig ist wird diese bernommen, ansonsten beide (1+5) Rangnummern zusammengezhlt und durch anz. Rangnummern geteilt (2+3=5 -> 5/2=2.5)

Eignet sich fr Gewichtung einzelner Kriterien im Rahmen der Evaluation bzw. Nutzwertanalyse

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Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhren S.

Einheitliche Notenskala erstellen, z.BSp: Note Bedeutung 0 Nicht erfllt 1 Ungengend erfllt 2 Erfllt 3 Gut erfllt 4 Sehr gut erfllt Da nicht alle Anforderungen gleich wichtig sind, muss fr die Bewertung eine Gewichtung vorgenommen werden. Wert 3 6 9 Bedeutung Eher unwichtige Anforderung Wichtige Anforderung Sehr wichtige Anforderung

Einfaches Punkteverfahren 93/94

Grobevaluation
S. 62 Bei der Grobevaluation werden die eingegangenen Offerten nach groben Kriterien beurteilt Kriterien: Vollstndigkeit Gte KO-Kriterien Kosten

Eignet sich berall, wo Prioritten gesetzt, Gruppenstimmungen visualisiert oder Kriterien bewertet werden sollen 1. 2. 3. 4. 5. die zu bewertenden Kriterien werden auf Pinnwand geheftet jeder Teilnehmer erhlt die gleiche Anzahl Punkte die Gruppe einigt sich, ob mehr als 1 Punkt pro Kriterium vergeben werden darf Jeder Teilnehmer klebt seine Punkte neben die Kriterien, die er favorisiert Punkte werden gezhlt & Rangfolge ermittelt

Anforderungsliste erstellen und Notenskala definieren

Maximale Punktzahl ermitteln Aus Kriterienliste Kriterium (Bsp. 1.2.3 Offertabwicklung) rauslesen und Anforderungen definieren
Angebot 1 Angebot 2

Errechnen der max. Punktzahl Max Punktzahl = Gewichtung * max. Note 2 Max Punktzahl wird nun in Spalte Max P in Kriterienkatalog eingetragen Muss-Ziele/KO-Kriterien werden nicht gewichtet sind immer 100% KO-Kriterien: Nicht mehr als 12 KO-Kriterien Sollten aus Rahmenbedingungen oder Systemzielen abgeleitet werden Sollten berprfbar sein So definiert, dass nur JA/NEIN-Antwort mglich ist, ansonsten kein KO-Kriterium! Gewichtung: 1 xxxx 1a xy 1b 1b1

Gewichtung

Max. Punktzahl

Anforderungen 1.2.3 Offertabwicklung

N 1 2 2 3 4 4 0 4 1

P 3 6 18 18 16 24 0 12 9 106

N 3 1 1 2 4 1 2 0 4

P 9 3 9 12 12 6 18 0 36 105

Eingabe von Kopfdaten Autom. Belegnummerierung Eingabe von Artikeldaten Anzeige dazugehrender Stammdaten Druck der Offerte Druck & Sortierung Fristenkontrolle nderung Offerte interaktiv Anzeige auf Bildschirm (WYSIWYG)

3 3 9 6 3 6 9 3 9

12 12 36 24 12 24 36 12 36 2042

Folgende scheiden aus: 2: KO-Kriterien werden nicht erfllt 3: Preise fallen aus Rahmen 6: trotz Nachbesserung noch lckenhaft Aus Kosten- und Zeitersparnis-Grnden sollten hchstens 8 Offerten aus der Grobevaluation in die Detailevaluation eingehen.

50% 40% 30% 25%

=> Gewichtung = 50*0.4 => 50*0.3 => (50*0.3)*0.25

Max. Punktzahl (bei MaxNote 4)

Muss-Ziele, KO-Kriterien (8-10 Stck) => 100% Kann-Ziele Systemziele <-> Vorgehensziele Sich ergnzende Ziele -> komplementre Sich widersprechende Ziele -> Diskrepanzen/konkurrierende Unabhngige Ziele -> indifferente

Sabine Imfeld

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Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhren Risiko analysieren

Risikobereiche nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung analysieren. S. 68 Risikobereich Technische Risiken Beispiel die bentigte Leistung, Performance oder Verfgbarkeit wird nicht erreicht Versprochene Funktionalitten sind nicht implementiert Es fehlt an den Fhigkeiten, ein Projekt zu managen eine oder geringe Benutzerakzeptanz Projektleiter kndigt Lieferverzgerung bei Hardwarekomponenten Kostenexplosion durch Zusatzentwicklungen Whrungsschwankungen bei Leistungen im Ausland Konkurs des Anbieters

Detailevaluation
1. 2. 3. Die Angebote werden anhand der Notenskala Bewertet die Note wird mit entsprechender Gewichtung multipliziert und in Spalte P geschrieben summe der Spalte P addiert und ausgewiesen

Entscheidung & Vertrag

Das Evaluationsteam bereitet die Bewertungsdokumente und Ergebnisse in einem vernnftigen Detaillierungsgrad fr den Projektausschuss (Entscheidungstrger) vor (Evaluationsbericht). Ein Angebot soll favorisiert werden. Ablauf der Prsentation: 1. Prsentation der Nutzenaspekte 2. Auffhrung der Kosten 3. Grafische Darstellung Kosten-Nutzen-Verhltnis der einzelnen Lsungen 4. Risiken mit den Massnahmen-Vorschlgen in grafischer Form 5. Diskussion mit dem Ziel, die Entscheidung zu treffen 6. Begrndete Absage an die ausgeschiedenen Anbieter 7. Vertragsabschluss mit ausgewhltem Partner

Erfllungsgrad (P) = Punktzahl / max Punktzahl * 100 Punktzahl Max Erfllungsgrad Punktzahl Angebot 106 204 52% 1 Angebot 105 204 51.5% 2 Kriterienliste ausfllen/komplettieren

Personelle Risiken

Terminrisiken Kosten-NutzenRisiken

Partnerrisiken

NW = Abs * P Erfllungsgrad (NW) = Punktzahl / max Punktzahl * 100 NW Angebot 1 Angebot 2 7215 6537 Max NW 9380 9380 Erfllungsgrad 76.92% 69.69% Bsp.: Die Eintrittswahrscheinlichkeit dass der Projektleiter kndigt ist hoch. Die Auswirkung wre enorm. Massnahme: Projektleiter durch interessante Vertragskonditionen binden (Eintrittswahrscheinlichkeit-Reduzierung) Massnahme: Dem Projektleiter wird ein Stellvertreter zugeteilt (Auswirkungen-Reduzierung)

Kosten vergleichen
Mittels Kostenwirksamkeitsanalyse S. 67 Kosten pro NW-Punkt = Einzelkosten : Nutzwert Jahreszins = Zins (in %) * Betrag/2

Vertragsabschluss

S. 73

Sabine Imfeld

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Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhren

Ergnzende Techniken und Methoden der Entscheidungsfindung

Methode Dokumentenstudium Erklrung Wird oft am Anfang einer Erhebung durchgefhrt. Verschafft den ersten berblick. standardisiert (mit Fragebogen) halb standardisiert (mit rotem Faden) nicht standardisiert (offenes Gesprch) Ziele festlegen, Zielgruppe bestimmen, Fragebogen erarbeiten, Planung erstellen, Zustimmung einholen, Fragebogen versenden, Fragebogen auswerten Im Rahmen einer Analyse werden die eigenen Ttigkeiten erhoben. Expertengruppe soll zuverlssig und bereinstimmend eine Prognose wagen (mittels Fragebogen, der ausgewertet wird) Vorteile einfache Durchfhrung autonom kein Ortswechsel ntig persnlich, aktuell, gezielt mgliche Gestaltung der Befragung Missverstndnisse knnen ausgerumt werden Nachteile nicht aktuell mgliche Unvollstndigkeit manchmal Praxis anders als Theorie Gefahr von willkrlichen Aussagen zeitaufwendig fehlende Anonymitt

Interview

Fragebogen

grosse Anzahl von Befragten mglich geringer Aufwand Anonymitt schlecht verfgbare Personen knnen erreicht werden

mgliche Abneigung gegen Fragebogen unvollstndiges Ausfllen Missverstndnisse mglich

Balkendiagramm = Dauer (Aufwand in Balken schreiben); fngt immer bei einem Meilenstein an und hrt beim nchsten Meilenstein auf 3 Organisationsformen kennen!!! + zeichnen knnen!! -> Review-Team (wer? Fr was? Aufgaben?) => einzeichnen knnen!!

Selbstaufschreibung

schnell individuell

keine grosse Aussagekraft

Delphi-Methode

anspruchsvoll lange Dauer

gute Aussagekraft hohe Eintrittswahrscheinlic hkeit

Vorfilter wem schicke ich Offerten Grobfilter sind alle Muss-Kriterien erfllt? Offerte Vollstndig (aussehen) Feinfilter 1. Nutzwert (Bewertung/Gewichtung) 2. Kosten (Einzelkosten Investitionen , Abschreibungskosten (linear, progressiv, regressiv), Gesamtinvestbetrag * 0.5% / , Betriebskosten) 3. Kostenwirksamkeit 4. Risikoanalyse / Massnahmenkatalog 5. Erfllungsgrad

Sabine Imfeld

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