UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA (UCA)

MATERIAL PARA CONTABILIDAD AGROPECUARIA Y COSTOS AGROPECUARIOS PREPARADO POR EL PROFESOR BAYARDO DE LA CONCEPCION MEZA Por medio de la contabilidad agropecuaria se pretende mejorar los beneficios de las haciendas, fincas, granjas, etc., o reducir los gastos, para hacer de ella una unidad mas eficiente en la produccin de granaos bsicos, frutas, verduras, legumbres, caf, algodn, ganado, cerdos, equinos, caprinos, etc. Los registros y las cuentas contables llevados correctamente pueden emplearse para: 1. Hacer un anlisis del negocio agropecuario comparando el rendimiento anterior con el actual, para determinar las fallas, para poder corregir oportunamente estas situaciones, y mejorar a lo inmediato. 2. Disponer de informacin para determinar el probable efecto de cualquier cambio que se pretenda hacer en la unidad productiva, o que el propio anlisis de las cuentas pudiera indicar. 3. Demostrar si los planes de explotacin se estn llevando a cabo con precisin o exactitud. La produccin de una explotacin agropecuaria puede describirse brevemente de la siguiente forma: Las materias primas tales como, semillas, semen, fertilizantes, abonos, agroqumicos, herbicidas, pesticidas, etc., mano de obra directa e indirecta, (como ejemplos: peones, campistos, arreadores, jornaleros, mandadores, capataz, supervisor, puntero, etc.), maquinaria y equipo, como decir, tractores, ordeadoras elctricas, arados, gradas, niveladoras, motores generadores de energa para pozos artesianos, sembradoras, cosechadoras, camiones, camionetas, traileres, y otros, etc., tambin tenemos tierra, capital fijo, todo esto con la finalidad de producir un rendimiento favorable para con la empresa. Para analizar un negocio agropecuario es preciso saber como por ejemplo, la tierra y ganado que se tiene en uso, las materias primas y servicios que se les aplican y los beneficios que de ellos se obtienen. La contabilidad puede suministrar gran parte de la informacin que se precisa, en trminos de gastos y valor monetario y, posiblemente, en cantidades o nmeros fsicos, indicando el Balance de Capital empleado en la explotacin; pero dicha contabilidad puede suplementarse con detalles sobre la superficie de cultivo y rendimiento y del nmero de animales en explotacin. Reunida esta informacin, puede calcularse una porcin de medidas de rendimiento. Dichas medidas pueden emplearse como medio de determinar el progreso de una hacienda, finca, granja, etc., comparando los resultados de un ao con los de aos anteriores. Si puede descontarse el efecto de las diferencias estacinales y de precios,

este mtodo demostrara si ha sido de utilidad cualquier cambio realizado en la hacienda, finca, granja, etc. Existen importantes limitaciones para la efectividad del anlisis basadas simplemente en las cuentas. La mayora de los agricultores, ganaderos, madereros, etc., tienen ms de una lnea de produccin y, aun cuando se puede calcular por las cuentas la produccin de determinadas actividades, no es posible establecer todas las inversiones hechas por la misma, por dos razones. En primer lugar, la informacin a travs de la cual se compilan las cuentas, no indica necesariamente el empleo que se dio a todos los materiales, servicios, etc., como por ejemplo, compramos 5 toneladas de fertilizantes compuesto, no indica a que cosecha o cosechas se aplico dicho producto. En segundo lugar, en una granja la produccin de una actividad puede ser empleada por otra; puede cultivarse pltanos o guineo y darlo como alimento a los cerdos; de estas transferencias internas entre actividades de la granja, como deben ser aplicadas correctamente en la contabilidad? El anlisis de las cuentas no facilita la necesaria informacin para un examen crtico de la eficiencia de las determinadas actividades de la hacienda, finca o granja. Debe intentarse un posterior anlisis de la informacin para que los mrgenes brutos de las determinadas actividades puedan calcularse; el margen bruto es la diferencia entre el rendimiento de una actividad agropecuaria y los gastos variables de produccin. Las facturas, registros y presupuestos hechos por el agricultor, ganadero o granjero constituyen la fuente de informacin para este fin. Una vez reunida la informacin sobre determinadas actividades, pueden ser analizadas y calcularse las medidas que pueden compararse con los patrones correspondientes, si es que existen dichos patrones. El proceso de anlisis de un negocio agropecuario puede dividirse en dos partes: 1. Un anlisis general, basado principalmente en la contabilidad y dems registros correspondientes. 2. Un anlisis de las determinadas actividades de la hacienda, finca o granja en forma de mrgenes brutos para cada actividad. Si se va a emprender una o las dos etapas anteriores, el trabajo se realizara con mucha ms facilidad y eficacia si desde el inicio se implementa un sistema de contabilidad, registros y presupuestos trazados para proporcionar la necesaria informacin. El propsito del anlisis es asesorar al agricultor, ganadero, granjero, etc., para incrementar los futuros rendimientos de su explotacin, demostrando cualquier falla en la estructura principal del negocio agropecuario, o en la forma de desarrollarse ciertas actividades de la explotacin, por lo que deben estudiarse los planes necesarios para remediar las deficiencias. Por ejemplos: Si un hacendado, finquero o granjero, puede que desee considerar las consecuencias de introducir una maquinaria moderna o un nuevo cultivo, o puede que se vea obligado a considerar los cambios exigidos como consecuencia de la supresin de uno o varios empleados (poca del algodn en Nicaragua, con las cortadoras del mismo, caa de azcar, ordeadoras elctricas en ganadera, etc.)

ALGUNOS TEMAS DE INVESTIGACION DE DIFERENTES CULTIVOS QUE SE LLEVAN A CABO EN EL CAMPO. ISOBRE EL CULTIVO DE LA CAA DE AZUCAR

1. Cuando inicia y finaliza el proceso de la siembra de la caa de azcar. 2. A los cuantos meses se inicia el proceso de corte de la caa de azcar. 3. Cuales son las principales labores culturales que se realizan en el proceso de la produccin de la caa de azcar. 4. Por que se tiene que quemar la caa de azcar para poder iniciar el proceso de corte de la misma. 5. Quien o quienes son los compradores de la caa de azcar, y a como le pagan la tonelada de ella. 6. Cuanto tiempo dura el proceso del corte de la caa de azcar. 7. Una vez finalizado todo el proceso de corte de la caa de azcar, cuanto tiempo despus inicia el proceso de retoo de la misma en el campo. II1. 2. 3. 4. SOBRE EL CULTIVO DE CITRICOS

Que tipos de ctricos se cultivan en nuestro pas. Cuales son las ventajas de cultivar ctricos en nuestra nacin. Que mercado tienen los ctricos y cuales son los precios que se obtienen de ellos. Diga cuales son los principales problemas que se presentan cuando nos dedicamos al cultivo de ctricos, y como controlan las plagas que producen los ctricos. 5. Si utilizamos abono orgnico, o los insecticidas tradicionales si es as, Cunto dao causan a la salud de los consumidores. 6. Cuando se inicia el proceso de la recolecta de los ctricos, y cual es la forma de almacenamiento de los mismos. 7. Si la venta la realizan en la plantacin o ustedes los llevan a los mercados. III1. 2. 3. 4. 5. 6. SOBRE EL CULTIVO DE PASTOS PARA EL GANADO Que tipos de pastos se cultivan en Nicaragua Cuanto tiempo transcurre desde la siembra hasta la cosecha de los mismos. Cuales son las zonas de nuestra nacin ms idneas para el cultivo de pastos. Diga cuales son las ventajas y desventajas del cultivo de pastos en nuestro pas. Que es un vivero de pastos, y cuanto tiempo dura la germinacin de los mismos. Preparan ustedes sus propias pacas de pastos, si la produccin les permite vender a terceros que necesitan de estos alimentos para el ganado, si sus precios son competitivos o estn fuera de mercado. SOBRE EL CULTIVO DE CAF

IV-

1. Cuales son las variedades de caf que se cultivan en Nicaragua. 2. Cuales son las zonas de nuestra nacin donde tenemos cultivo de caf.

3. 4. 5. 6. V-

Cuales son los mercados principales donde nuestro pas comercializa el caf. Porque el caf nuestro se cotiza en la Bolsa de Nueva York. Cuales son las principales plagas que atacan al caf. Cuanto tiempo dura el proceso desde la siembra hasta la cosecha del caf SOBRE CULTIVO DE GRANOS BASICOS (ARROZ, FRIJOL Y MAIZ)

1. Que tipos de actividades se realizan en la siembra o cultivo de estos productos. 2. Cuales son las variedades de semillas empleadas en la siembra de estos tres elementos. 3. Cuales son las pocas en que se cultivan ellos, indicar zonas de mayor produccin. 4. Cuales de estos productos se producen a travs de riego. 5. De estos tres productos cual de ellos se exporta y a que pas o pases. VI1. 2. 3. 4. 5. VII1. 2. 3. 4. SOBRE EL CULTIVO DE PRODUCTOS NO TRADICIONALES Que tipo de productos no tradicionales se cultivan en nuestro pas. Cuales son las zonas donde se cultivan estos productos no tradicionales Que labores culturales se realizan en el desarrollo de estos cultivos Diga cuales son los productos no tradicionales que se exportan y a que pas o pases se llevan a cabo. Cuales son los costos de estos productos, hacer una estructura de los mismos para ejemplificar cada producto. SOBRE LA CRIANZA, DESARROLLO Y ENGORDE DE CERDOS Cuales son las actividades principales que se llevan a cabo en una granja porcina en Nicaragua. Mencione las diferentes razas de cerdos que tenemos en nuestro pas, haciendo un poco de historia de las mismas, desde cuando se establecieron, de donde se importaron, etc. Cuanto tiempo dura la preez o paricin de los cerdos, a los cuantos meses se destetan, y porque se le quitan los colmillos. Diga cuales son las zonas donde mejor se desarrollan estas granjas.

VIII- SOBRE LA CRIANZA Y DESARROLLO DE EQUINOS (CABALLOS CORCELES) 1. 2. 3. 4. Cuales son las actividades principales que se llevan a cabo en la crianza de caballos en nuestro medio. Diga cuales son las razas que prevalecen en el pas, y en que eventos se lucen dichos animales. Cuanto tiempo dura la preez o paricin de un potrillo o una yegua. Cual es el costo del desarrollo de un caballo en el pas.

EL PAPEL DE LA AGROPECUARIA.

CONTABILIDAD

AGRICOLA

EN

LA

EMPRESA

AL NO DESPONER DE CONTABILIDAD EN LA EMPRESA, CUALQUIER TRABAJO DE PLANIFICACION QUEDA INCOMPLETO Y SOLO SERA UNA APROXIMACION A LA REALIDAD. En el funcionamiento de cualquier finca o empresa agropecuaria, es importante expresar el resultado de su actividad en trminos econmicos para saber en forma definitiva si el trabajo que se realiza es el ms apropiado, o si conviene efectuar variaciones en el plan actual de cultivos o de ganadera. Uno de los problemas principales que se presentan en la finca latinoamericana es el de la falta de un sistema de contabilidad funcional y sencilla, que sirva para orientar proyectos de planificacin que contribuyan a su desarrollo integral en el mbito regional y nacional. Esta falta de informacin y de datos bsicos es uno de los principales obstculos para la aplicacin de tcnicas avanzadas de planificacin debido al desconocimiento de la verdadera situacin econmica de los cultivos y empresas ganaderas. Es necesario motivar al agricultor para usar los instrumentos bsicos de contabilidad y eliminar as una de las caractersticas fundamentales de su marginalidad y al mismo tiempo sentar las bases para su integracin efectiva a cualquier plan de adelanto del sector agropecuario nacional. Cualquier actividad que se emprenda en este sentido es un factor bsico en el proceso de desarrollo integral del hombre, como base fundamental para el avance constante de la produccin agropecuaria en Amrica Latina. OBJETO Y UTILIDAD DE LA CONTABILIDAD AGRICOLA Muy comnmente ocurre en una empresa o negocio agropecuario que se descubre que la ganancia resulta menor de lo esperado, debido a que no se registraron convenientemente muchos de los gastos o ingresos obtenidos. La finalidad fundamental de la contabilidad agrcola es el describir en forma numrica el funcionamiento de una finca a lo largo de un periodo determinado denominado periodo contable, este puede ser en nuestro pas de la forma siguiente: 1) Periodo ordinario que va del 01 de julio de un ao al 30 de junio del otro ao, 2) Periodo calendario que va del 01 de enero al 31 de diciembre del mismo ao, 3) Periodo especial que puede ir del 01 de octubre de un ao al 30 de septiembre del siguiente ao, 4) O cualquier otro periodo especial que se pueda justificar y solicitar a la Direccin General de Ingresos de la cabecera departamental correspondiente. Mediante esta descripcin cuantitativa, el agricultor esta en la capacidad de saber si conviene eliminar aquellos cultivos o empresas ganaderas que le reporten perdidas, substituirlos por otros mas rentables o intensificar la produccin de aquellos que proporcionan beneficios. La contabilidad agrcola le permite al agricultor tener un control relativo de su finca pues, aunque no se requiere que conozca a fondo todos los trminos y libros de una

contabilidad comercial, si lleva un registro adecuado de las principales actividades se facilita la labor de obtener en cualquier momento el valor de la utilidad o de la perdida. Con una contabilidad adecuada es posible tambin comparar el funcionamiento de la finca en diferentes pocas, planificar el mejoramiento de la organizacin y tener una fuente idnea de informacin para cualquier gestin de inversin o de consecucin de crdito que se planee efectuar. Es importante dejar establecido que la contabilidad agrcola se diferencia bsicamente de la comercial en que mientras la primera trabaja con elementos vivos, la segunda labora con objetos inanimados. Por lo tanto, la contabilidad agrcola requiere de la utilizacin de tcnicas y mtodos especiales para sus anlisis. Por otra parte, al observar en forma general el procedimiento para tomar decisiones en una finca, se confirma el papel esencial que desempea la contabilidad agrcola. En sntesis, la contabilidad agrcola desempea un papel fundamental y es el factor primario en el cual se fundamentan otras ciencias como la administracin rural, la valoracin y la estadstica agrcola, as como muchas otras disciplinas dentro de la economa agrcola. ECUACION FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD Todos los bienes que posee una empresa para utilizar en sus operaciones, o se, aquellos elementos que constituyen la entidad y que en cualquier momento pueden representarle un ingreso en efectivo, reciben el nombre general de Activo. En este grupo se clasifican los terrenos, las construcciones rurales, las existencias de materias primas, inventarios de insumos, inventarios de alimentos para los trabajadores, inventarios de materiales para construccin, inventario de animales vivos para la venta, los animales de trabajo, cra o engorde de ganado, maquinaria y equipo agrcola, las cuentas por cobrar, etc. El derecho o inters del propietario sobre el activo de su empresa constituye su capital o patrimonio. Para el funcionamiento de la finca se pueden necesitar otros bienes, adems del capital que se posee. En este caso, se pueden conseguir los bienes de dos formas: 1. Obteniendo dinero a travs de prestamos de particulares o del sistema financiero nacional o sea los bancos, con la finalidad exclusiva de adquirir bienes. 2. A travs de crdito de los suplidores de los insumos que normalmente utiliza la finca, estableciendo una poltica de pago que puede ser a 30, 60, o 90 das, pagaderos al salir la cosecha, o cualquier otra modalidad convenida con los proveedores. Las personas o entidades a quienes el propietario o empresa solicita dinero en calidad de prstamo o insumos al crdito, se denominan acreedores, por lo tanto estos tienen una participacin X en la empresa, y es conocido como pasivo. ELEMENTOS BASICOS PARA LA CONTABILIDAD AGRICOLA

La contabilidad agrcola, como la comercial, requiere de un conjunto de elementos bsicos para ser completa. En una finca grande o compleja puede haber recursos suficientes para pagar los servicios de toda una oficina de contabilidad, pero en una pequea o con poco personal se aconseja llevar una contabilidad agrcola funcional y sencilla, por parte del propio agricultor. Aunque no es necesario que el agricultor conozca a fondo todos los trminos y libros de la contabilidad, por lo menos se requiere que lleve algunas anotaciones esenciales. A continuacin se indican los elementos bsicos de contabilidad agrcola que conviene utilizar en cualquier empresa agropecuaria, con el fin de analizar el estado econmico y financiero de la misma y mejorar su funcionamiento. EL INVENTARIO Y SU VALORACION En una relacin detallada de los bienes o valores que constituyen la finca e intervienen en su produccin. Es necesario considerar el valor actual de cada uno de los bienes, teniendo en cuenta sus caractersticas particulares mediante una valoracin apropiada. Se presenta a continuacin los aspectos mnimos que debe contemplar un inventario, as como algunas consideraciones para su valoracin. TIERRAS Y MEJORAS En el caso de una finca se hace el desglose correspondiente del numero de manzanas o hectreas dentro de las siguientes categoras: 1. Cultivos anuales o transitorios 2. Cultivos permanentes 3. Pastos cultivados (limpios y no limpios) 4. Montes (con o sin pasto) 5. Otras reas (caminos, construcciones, etc.) Para la valoracin de las tierras y los cultivos o actividades, se tienen en cuenta los siguientes criterios: Los terrenos y mejoras se valoran de acuerdo con estos conceptos: 1. Costo de adquisicin 2. Valor de mercado 3. Valor de capitalizacin (de acuerdo al rendimiento esperado de los cultivos o empresas ganaderas que haya en cada lote) El criterio mas utilizado es el Valor de Mercado. Cultivos por cosechar Dos criterios de valoracin se pueden aplicar: 1. Si los cultivos estn en las primeras etapas de su ciclo productivo, su valor real debe ser cercano al valor de los costos de produccin del cultivo hasta ese momento; 2. Si se hallan en los periodos finales del ciclo productivo, su valor real debe estar cercano al precio de mercado esperado para el producto que se cosechara (en este caso se puede considerar tambin un cierto porcentaje para imprevistos,

teniendo en cuenta que se pueden presentar disminuciones en los rendimientos o posibilidades de perdidas. 3. En el caso de los cultivos permanentes (forestales, frutales, etc.) se puede obtener su valor de acuerdo al criterio anterior, aunque tambin se pude utilizar el concepto del precio de costo menos el agotamiento estimado, teniendo en cuenta que tienen una larga vida til, la cual se calcula en forma aproximada. EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS PERMANENTES En esta seccin se detallan todas las estructuras permanentes tales como casas, establos, ranchos, silos, cercas, gallineros o galeras para crianza de pollos o gallinas, etc. Para su valoracin se usa el criterio del costo de construccin menos la depreciacin acumulada. La depreciacin de un bien es la perdida de valor que sufre debido a tres causas principales: 1. Desgaste fsico por su uso 2. Obsolescencia por innovaciones posteriores, y 3. Deterioro por el paso del tiempo El mtodo mas utilizado para calcular la depreciacin es el de la lnea recta o lineal, en el cual la depreciacin anual se obtiene as: Costo de adquisicin o construccin/aos de vida til. MAQUINARIA Y EQUIPO AGRICOLA O GANADERO Esta parte del inventario contempla el detalle de la maquinaria y equipo de la finca. Por lo tanto, aqu se detallan elementos tales como tractores, vehculos, maquinaria, motobombas, equipo lechero, equipo avcola, juegos de arados, juegos de gradas, juegos de sembradoras, cosechadoras, silos para almacenar granos bsicos, trigo, ajonjol, herramientas y enseres, etc. Para calcular el valor de estos elementos se debe tener en cuenta tambin el concepto de depreciacin mencionado anteriormente. ANIMALES Dentro de este rubro se diferencian dos tipos con caractersticas econmicas y contables distintas: 1. Ganado de renta (Reproductores, ganado de productos tales como leche, cerdos, caballos, huevos, etc.), los que sufren agotamiento, y cuyos productos se colocan en el inventario separadamente del animal. Para su valoracin se utilizan dos conceptos: Agotamiento y valor de mercado. 2. Ganado de crecimiento y engorde, que no sufre agotamiento y cuyos productos no se separan del mismo animal que los produce, al cual quedan incorporados. Para su valoracin se utilizan varios mtodos de los mencionados anteriormente, aunque el mas usual es el del valor de mercado. MATERIALES (PRODUCTOS, SUBPRODUCTOS Y EXISTENCIAS. En esta seccin se presentan todos los materiales o productos que se encuentran en almacn. Para su valoracin, y teniendo en cuenta que pueden existir en bodega materiales adquiridos en diferentes pocas, se utilizan varios criterios: 1. Precios segn factura (los precios se asignan de acuerdo a las facturas de compra)

2. Precio promedio (se usa el promedio de los diferentes precios) 3. PEPS (primeras entradas, primeras salidas) Se supone que lo primero que llego a la bodega se utilizo y por lo tanto, para valorar las existencias se usa el ltimo precio de compra. CUENTAS POR PAGAR Aqu se detallan el valor de las deudas tanto a personas como entidades privadas, financieras, etc. DINERO QUE SE POSEE Y LAS CUENTAS POR COBRAR La valoracin del efectivo y dinero que se posee no implica ningn esfuerzo adicional, puesto que basta con contar el efectivo en caja y solicitar a los bancos un estado de las cuentas bancarias. En cuanto a las cuentas por cobrar, su valoracin supone la preparacin de una lista de los clientes o deudores que tengan saldos pendientes con la finca, no considerados aquellos que se consideren incobrables. EL CONCEPTO DE DEPRECIACION (MURCIA) La depreciacin es uno de los elementos de los costos que se deben tener en cuenta en cualquier labor agrcola. Este factor se relaciona con el uso de artculos de carcter durable, y se refiere a la perdida constante de valor que experimentan. La depreciacin se debe al desgaste gradual del bien (maquinaria, equipos, edificios, etc.), o al principio de obsolescencia, el cual expresa que el articulo se vuelve anticuado cada ao debido a la disponibilidad de equipos mas modernos en el mercado. Puesto que la mayora de estos elementos no se desgastan en un solo ao, se trata de distribuir el valor de la depreciacin en el periodo de aos de vida til del bien. Varios conceptos bsicos se deben considerar al calcular la depreciacin: 1. Valor inicial o de compra. Es el precio o valor original del articulo o bien. 2. Valor de construccin de un bien como por ejemplo: Casas, edificios, Casa hacienda, bodegas de almacenamiento, etc. 3. Vida til. Es el tiempo (numero de aos, meses u horas, unidades de produccin) que se calculan que puede durar el bien que se deprecia. Este termino de calcular en la prctica, en especial porque no se puede generalizar debido al trato diferente que se le da a cada artculo, pero se puede hacer una aproximacin de su valor. TASA DE DEPRECIACION A menudo se considera un valor porcentual, el cual trata de estimar el desgaste que sufre el artculo anualmente. En Nicaragua la Direccin General de Ingresos, tiene establecidas las diferentes tasas o cuotas anuales por depreciacin las que se detallan a continuacin: BIENES EDIFICIOS ACTIVIDADES % ANUAL POR DEPRECIACION Industriales 10% Comerciales 5% Residencia del propietario cuando este 10%

ubicada en finca destinada explotacin agropecuaria De alquiler Instalaciones fijas en agropecuaria DE Colectivo o de carga

a el valor

1% sobre catastral explotacin 20% 20%

EQUIPOS TRANSPORTE

Otros 12.5% MAQUINARIA Y Industriales en general fija en un bien 10% EQUIPO inmvil No adherido permanentemente 15% Otros 20% Equipo empresas agroindustriales 20% Equipo agrcola 20% OTROS BIENES Mobiliario y equipo de oficina 20% MUEBLES Equipos de comunicacin 20% Ascensores, elevadores y unidades 20% centrales de aire acondicionado Los dems 20% METODOS PARA CALCULAR LA DEPRECIACION 1. Metodo directo o lineal conocido como linea recta. La depreciacin por ao calculada por este mtodo, es igual para cada uno de los aos de la vida til. Para obtenerla se utiliza la siguiente relacin. Costo de adquisicin o construccin/vida til del bien. Un ejemplo para ilustrar este mtodo, tenemos un tractor nuevo marca John Deere el que nos costo C$ 240,000.00, si la vida til es de 5 aos, si aplicamos la formula tendramos lo siguiente: 240,000.00/5 aos tenemos una depreciacin anual de C$ 48,000.00, pero si la hacemos por meses tendra el resultado siguiente 240,000.00/60 meses para un valor de C$ 4,000.00 2. Mtodo decreciente. Con este mtodo la depreciacin es diferente para cada uno de los aos, pues se trabaja sobe el valor no depreciado. Para utilizar este mtodo es necesario conocer la tasa de depreciacin, valor que debe ser lo mas aproximado posible, tomando el ejemplo del tractor nuevo cuyo costo de adquisicin es de C$ 240,000.00, si la tasa anual de depreciacin utilizando este mtodo decreciente tuviese los siguientes resultados para los primeros tres aos: 240,000.00*20% nos da un valor de depreciacin anual de C$ 48.000.00 para el primer ao, para el segundo ao tendramos C$ 240,000.00-48,000.00=C$ 192,000.00-20% valor de la depreciacin para este ao es de C$ 38,400.00, y para el tercer ao tendra el resultado siguiente C$ 192,000.0038,400.00=C$153,600.00*20% C$ 30,720.00, este seria el valor de la depreciacin para el tercer ao. Este mtodo presenta para fines fiscales algo mas real en vista que la depreciacin se va asignando de acuerdo al desgaste que va teniendo el bien, es lgico que cuando nuevo rinde mas pero en la medida de su uso su rendimiento es menor.

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3. Mtodo de la suma de los dgitos de los aos. La depreciacin calculada por este mtodo es tambin diferente para cada ao, lo cual presenta tambin ciertas ventajas en algunas circunstancias. Segn este mtodo, el valor de la depreciacin se obtiene as: (Numero de aos de vida til Que restan) Depreciacin en un ao= __________________________________ X (valor inicial (Suma de los dgitos de los aos) Calculando la depreciacin por este mtodo tomando en cuenta el ejemplo del tractor nuevo para el primer ao seria de la siguiente manera: Depreciacin primer ao:= __________5____________X 240,000.00 5+4+3+2+1=15 El valor de la depreciacin del primer ao seria de C$ 80,000.00 Depreciacin para el segundo ao:= __________4___________X 240,000.00 5+4+3+2+1=15 El valor de la depreciacin del segundo ao seria de C$ 64,000.00 Como podrn observar, es una buena practica la de calcular la depreciacin bajo este mtodo dado que en los primeros aos se le asigna una cantidad mayor y en los aos posteriores una cantidad menor. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DEPRECIACION VENTAJAS Con un clculo eficaz de la depreciacin y asignada correctamente a cada uno de los rubros o usuarios de los bienes, maquinaria y equipo que se utilizan en la explotacin agropecuaria o pecuaria obtenemos una mejor informacin sobre los costos y gastos de la unidad econmica. Para calcular la depreciacin se necesita conocer la vida til estimada de acuerdo a la experiencia de los usuarios que trabajan en el campo propiamente dicho, as como tambin el reconocimiento del empresario, hacendado, ganadero, granjero, etc., esto con la finalidad de prever las inversiones de equipo necesario en la hacienda, finca, granja, y tener una visin integral del negocio para oportunamente reponer todo aquel equipo que haya dado su vida til en el negocio. DESVENTAJAS Para aplicar correctamente la depreciacin es necesario observar cuidadosamente algunos de los factores que impiden su completa y eficaz utilizacin. Es muy difcil en determinados tipos de agricultura, calcular trminos como vida til y el valor final de salvamento. Como en la mayora de las fincas (caso general de Latinoamrica) no se llevan registros de produccin o de uso de las maquinas, no se

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podr saber que trato se les da a los aparatos, ni generalizar con precisin para los diversos equipos usados. Usando un mtodo rgido para la depreciacin puede suceder que en trminos monetarios, todos los aos asignamos la misma cantidad, donde los primeros aos el bien rinde mas y en los ltimos aos por su desgaste sus frutos son menores. Cmo contrarrestar estas desventajas y cual mtodo de depreciacin usar? La respuesta la deben dar los interesados en el asunto, comprendiendo la importancia de resolver problemas administrativos, como la falta de registros de produccin en la finca. Obteniendo informacin de las estadsticas de precios y de sus tendencias en el tiempo; calculando valores lo ms aproximadamente posible para la vida til de equipos segn los diferentes usos y adaptando el mtodo de la depreciacin a los casos particulares de cada empresario rural. ESTADO DE SITUACION, BALANCE DE SITUACION, O BALANCE GENERAL COMPONENTES DEL ESTADO DE SITUACION O BALANCE DE SITUACION ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE Esta constituido por todos los valores en cuya rotacin se basan las actividades de la empresa agrcola. En sentido estricto solo se incluirn aqu: Efectivo en caja, caja chica, cuentas corrientes en bancos nacionales y extranjeros, cuentas por cobrar clientes, prestamos y adelantos a empleados, otras cuentas por cobrar (de fcil y rpido cobro), inventario de ganado de engorde y otras partidas de bastante liquidez. ACTIVO INTERMEDIO Se incluyen todos los valores que son de menor liquidez en el activo corriente, pero no de tanta duracin en la empresa como el activo no corriente. Dentro del activo intermedio se pueden sealar entonces: el inventario de mercaderas y existencias, los insumos agropecuarios en bodega, los granos y cosechas en almacn para la venta, los forrajes en bodega para la venta, etc. OTROS ACTIVOS CORRIENTES O INTERMEDIOS Al formular el Balance a menudo se observa que el empresario ha realizado gastos por adelantados que no podrn deducirse del estado de situacin sino hasta que los servicios hayan sido recibidos. En esta clasificacin se incluyen los alquileres pagados por adelantados, Cultivos en procesos, seguros pagados por adelantados, intereses pagados por adelantados, publicidad y propaganda pagada por adelantada, papelera y tiles de oficina, etc. ACTIVO NO CORRIENTE Esta caracterizado por las inversiones de carcter permanente y de cuyo valor es difcil que el empresario disponga con rapidez en el momento que lo desee. Por lo tanto,

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dentro de los activos no corrientes se consideran: Terrenos, Construcciones, Maquinaria y Equipo Agrcola, Inventario de ganado lechero o de Cra, Inventario de animales de trabajo, Reproductores y Reproductoras en servicio, Mobiliario y Equipo de Oficina, Equipo de Computo, Equipo Rodante, Equipo de Riego, Pozos Artesianos, Cercas, Corrales, Pila de Inmersin, Manga, Edificios o Casas para uso de la Administracin, trabajadores, colonos, Inversiones permanentes, Cultivos permanentes, etc. Los bienes que sean depreciables o agotables se les deben deducir la depreciacin acumulada o el agotamiento acumulado. ACTIVO INTANGIBLE En algunos casos se pueden presentar otros bienes cuya valoracin no es de carcter directo como los activos mencionados hasta ahora, pero que deben incluirse, en especial para otros tipos de actividades no propiamente agrcolas. Por ejemplo, dentro de esta clase se consideran: Patentes, Marcas, Derechos de llave, gastos de organizacin, gastos de instalacin, mejoras a la propiedad arrendada, estudios de mercando, investigacin y desarrollo, etc. OTROS ACTIVOS Estos corresponden principalmente a los depsitos en garanta que exigen las instituciones que prestan los servicios bsicos, como son energa, agua potable, servicios telefnicos convencionales, celulares y satelitales, tambin empresas de alquiler locales para oficina, casas de habitacin, etc. PASIVOS Estos se clasifican de acuerdo a su exigibilidad por parte de los proveedores, suplidores, instituciones bancarias, instituciones de gobierno, entidades municipales, etc. PASIVO CORRIENTE Se incluyen en este grupo las deudas exigidas en un corto plazo mximo hasta un ao, en este rubro tenemos a los abastecedores de insumos para la agricultura, ganadera, sueldos y salarios de los trabajadores de la finca, hacienda, granja, las prestaciones sociales a que tienen derechos todos los obreros, tcnicos, profesionales y otros, servicios de energa, agua potable, servicios telefnicos, alquiler de equipos, impuestos, dividendos, prestamos bancarios, habilitaciones para las cosechas, o para la compra de animales para la reproduccin y trabajo, etc. PASIVO DIFERIDO En el pasivo pueden existir los crditos diferidos que estn representados por cobros efectuados por la empresa, pero que implican que la entidad econmica brindara un servicio, o vender un bien futuramente, aqu tenemos por ejemplo; el cobro por el alquiler de maquinaria o equipo agrcola, intereses cobrados por adelantados y no vencidos, adelantos recibidos de parte de clientes que reserven la compra de algn animal, o producto, etc. PASIVO NO CORRIENTE

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Lo constituyen las obligaciones a largo plazo, como son: prestamos por pagar a las instituciones financieras o bancarias, hipotecas por pagar, documentos por pagar, prendas por pagar, etc. CAPITAL Lo constituye el aporte del propietario o de los socios que conforman la empresa agropecuaria, ganadera, etc., en caso de una sociedad annima las acciones pueden estar integradas por acciones preferentes y acciones comunes, o solo por acciones comunes. REGISTROS CONTABLES Es bsico que se la misma empresa agropecuaria quien organice el desarrollo y uso de sus registros contables para el control de su trabajo y la obtencin de datos reales sobre su labor. Sin embargo, se requiere de una amplia, coordinada y constante labor de promocin y motivacin por parte de las entidades del sector agropecuario que tienen directa relacin con esta actividad en el mbito de empresa. Con el objetivo final se pretende que la misma empresa lleve una contabilidad sencilla y funcional que le sirva de base para anlisis detallados. De acuerdo al caso especial de cada una, se debern disear los registros indispensables para controlar su trabajo. REGISTROS FISICOS En el caso particular de una cooperativa campesina, por ejemplo, y de acuerdo con experiencias obtenidas en algunos pases de la regin, los controles fsicos mas comunes o requeridos serian los siguientes: Registro diario y semanal de horas trabajadas, control del efectivo, cuentas bancarias, control de existencias en bodega y el campo, registro de uso de maquinaria y equipo agrcola o ganadero, control de productos de cultivos en proceso de cosecha, actividades pecuarias como control de natalidad, mortalidad, programas de paricin, reparaciones de cercas, caminos, desparasitacion de los animales, programas de monta natural o inseminacin artificial, siembre de pastos, rotacin de los animales en los potreros y otros registros fsicos de uso fcil, cuyo diseo se hara de acuerdo a cada caso especifico. REGISTRO DE GASTOS Y ENTRADAS Las finalidades bsicas de este tipo de registros no estn dirigidas a la determinacin del resultado econmico de la empresa, sino tambin a ayudar al productor a identificar las principales fallas en el uso de sus factores productivos, para as obtener mayores beneficios. La caracterizacin de un problema de uso deficiente de los recursos en la finca se hace fcil si se analizan las distintas partes de ella, ya sea por cultivos o por actividades pecuarias. Por tal razn, los registros de gastos y entradas o ingresos, adems de contener la fecha, detalle y valor total del gasto o del ingreso, deben incluir columnas o espacio adicional para detallar las actividades o recursos a los cuales se debe adjudicar el gasto o el ingreso. EJEMPLO DE REGISTO DE GASTOS DE UNA FINCA FECHA 08/02/2012 DETALLE Pago de jornales VALOR TOTAL C$ 30,000.00

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09/02/2012 10/09/2012 11/02/2012

Uso de fertilizantes C$ 10,000.00 Uso de combustibles y C$ 15,000.00 lubricantes Uso de herbicidas C$ 20,000.00

De esta manera se podrn registrar todos los gastos incurridos en un periodo contable y al final de este totalizarlos, pero seria difcil saber que recursos productivos se utilizaron y casi imposible determinar que cantidad de esos gastos corresponden a la agricultura o ganadera o cualquier otra actividad. Para determinar los recursos utilizados y/o las empresas en que se usaron, debemos implementar controles adecuados para poder asignar correctamente los costos y gastos. Muchas veces se producen gastos por artculos que tienen una vida que se prolonga mas all del periodo contable, por ejemplo, una construccin de camino, construccin de viviendas o bodegas para uso de la hacienda o finca, una maquinaria de traccin animal, etc., entonces estas obras se clasifican como inversiones o construcciones en proceso, hasta que dicho bien este disponible para el servicio para el cual fue designado. Los registros de ingresos o entradas no difieren mucho de los registros para gastos. Pueden ser simples, registrndose nicamente la fecha, el detalle o concepto del mismo y el valor total de la venta o mas explcitamente, registrndose por rubro y por actividad. Los registros detallados se prefieren a los simples, ya que permiten determinar cuales son las actividades de mayor beneficio y cual es la cuota de participacin de cada recurso en la explotacin. De esta manera el administrador o mandador puede determinar cual rubro o actividad de la finca no estn funcionando adecuadamente, profundizar en su anlisis y descubrir las causas del comportamiento. RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS Los datos consignados en los registros de entradas y gastos pueden ser agrupados y sintetizados anuales, semestrales, trimestrales o mensualmente en un resumen de ingresos y gastos, tambin se pueden llevar por rubro o actividad. En el resumen se anotan las diversas entradas y gastos de la finca. La diferencia entre el total de los ingresos y el total de los gastos nos da la utilidad o perdida de la empresa, esta se puede determinar por rubro o actividad. EL DISEO DE LOS REGISTROS DE LA EMPRESA AGROPECUARIA Solo una pequea proporcin de los cultivadores y ganaderos de la Amrica Latina llevan registros adecuados, con el fin de proporcionar una base satisfactoria para la planificacin. A media que se les proporciona a los productores mayor ayuda para el anlisis de la empresa, llegando a convertir sus fincas en empresas mas comerciales, y que un mayo numero de productores estn obligados a rendir declaraciones de renta, existir una necesidad real de desarrollar sistemas tiles de registro. Muchos agricultores se vern enfrentados al problema de disear sistemas para llevar registros apropiados a las necesidades de sus empresas. Las empresas cooperativas tambin estn obligadas a crear sus sistemas de registro de contabilidad.

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En estos casos los tcnicos pueden encontrar ante el problema de suministrar asistencia para el establecimiento de servicios de registros sobre una base mas o menos estandarizada, esto se puede dar por actividad, por ejemplo, para los ganaderos, para los criadores de pollo o gallinas, gallos, por tipo de cultivos como son; maz, arroz, frjol, sorgo, ajonjol, soya, chile tabasco, etc. El sistema de contabilidad debe desarrollarse bien sea por parte de los tcnicos o de los agricultores, para servir eficientemente a las varias necesidades especiales de las empresas agropecuarias. Algunas veces ser suficiente registros sencillos, y en otros casos se justificara un mayor esfuerzo. A continuacin se discutirn varias de las condiciones bsicas en el diseo de estos registros. OBJETIVOS DE LOS REGISTROS Los registros pueden servir por lo menos para cinco objetivos importantes que son: 1. Cumplir con los registros de la declaracin de renta donde estos existan. 2. Medir el xito de la gestin financiera y el progreso de un ao con relacin a otro ao, o de un mes a otro, por rubro o actividad. 3. Proporcionar puntos de comparacin con el funcionamiento anterior, de la misma empresa o con el de otros que sean comparables. 4. Suministrar una fuente continua de datos que ayuden a planificar la empresa agropecuaria. 5. Ayudar a obtener crdito de los bancos y otras fuentes de financiamiento. LA AMPLITUD DE LOS REGISTROS La amplitud de los registros puede variar desde uno muy sencillo para un fin limitado y especfico, tal como un mapa de campo que muestre las aplicaciones de cal, hasta un amplio conjunto de registros que comprenda todos los informes sobre la empresa agropecuaria y finanzas de la familia o de los socios. A continuacin se comentan cinco de las alternativas posibles: 1. Contabilidad simple de costos de una sola empresa. Mide dentro de la empresa los costos y los ingresos de un solo producto o empresa agrcola, como por ejemplo; cultivo de papas, algodn, maz, frjol, ajonjol, man, etc. Ventaja. Proporciona algunos datos de funcionamiento, tiles para la planeacion. Desventaja. Es el resultado de distribuciones arbitrarias de costos conjuntos y presta poca utilidad para los fines enumerados antes. 2. Registro para la declaracin de renta. El mnimo necesario para una declaracin de renta es: los registros de los ingresos, de los gastos, y de las depreciaciones o agotamiento de los bienes y animales. Ventaja. Mide los resultados econmicos de la empresa y sirven para los fines de la declaracin de renta con un mnimo de esfuerzo. Desventaja. Pueden ser deficientes en datos que serian tiles para evaluar el funcionamiento de los rubros o lneas individuales dentro de la empresa y para la planeacion de reajustes futuros. No cubren los ingresos o gastos de la familia fuera del negocio agropecuario. 3. Registro global de la empresa agropecuaria. Estos incluyen un registro para el impuesto sobre la renta complementando con inventarios y datos cuantitativos del desarrollo de las lneas de produccin individuales. Algunos otros registros parciales podran ser necesarios para proporcionar una informacin completa sobre la empresa agropecuaria. Ventaja. Pueden proporcionar muchos datos para el anlisis y la planificacin si se hace un pequeo esfuerzo adicional sobre el

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mnimo necesario para la declaracin de renta. Desventaja. No proporcionan un informe completo sobre las finanzas de la familia. 4. Registro global sobre la empresa agropecuaria y las finanzas familiares Este registro incluye la informacin para la declaracin de renta y la planificacin sobre las finanzas de la familia al mismo tiempo sobre la empresa. Ventaja. Puede servir para todos los fines enumerados en la seccin anterior. Adems, los registros que incluyen tanto los ingresos y gastos de la empresa, as como los de la familia y los balances en efectivo, proporcionan las bases necesarias para verificar continuas comprobaciones que descubren las omisiones hechas en el proceso de asiento de los mismos. Desventaja. Pueden consumir mas esfuerzos de los que se justifican por los beneficios recibidos, a menos que estn planificados muy cuidadosamente, y que sean llevados fielmente e interpretados con prudencia. 5. Contabilidad completa de costos. Todos los cargos y entradas para las empresas agropecuarias en conjunto se registran y distribuyen a las cuentas de los varios rubros o lneas de produccin. Ventaja. Estn destinados a medir el xito financiero de cada una de las lneas de produccin total. Desventaja. Generalmente dependen de suposiciones arbitrarias sobre la distribucin de los costos conjuntos y son de poca utilidad para la planificacin en proporcin al esfuerzo y a la habilidad que requieren. CLASE DE INFORMACION PARA ANOTAR EN LOS REGISTOS. Pueden encontrarse varias aplicaciones para las diferentes clases de informacin anotada en los registros de la empresa ya que probablemente no hay dos fincas que tengan las mismas necesidades. Algunos de los tems que con ms frecuencia se registran clasificados bajo ttulos relativos a la empresa y a la familia son los siguientes: Informacin sobre la empresa agropecuaria. 1. Ingresos y gastos de operacin 2. Ingresos de capital e Inversiones 3. Cantidades de insumos y produccin 4. Precios de los insumos y produccin 5. Depreciacin de edificios, maquinaria y equipo agrcola, mejora en la tierra y compra de ganado 6. Inventarios anuales que muestran la cantidad y el valor de la tierra, la propiedad que se deprecia, ganados, alimentos y otras provisiones 7. Inventarios diarios o mensuales del nmero de animales y de la cantidad de alimentos en bodega. 8. Datos sobre las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar, etc. Informacin financiera de la familia 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ingresos y gastos de la familia Cantidades y precios de los artculos comprados Datos sobre las cuentas por cobrar y las obligaciones pendientes de pago Lista de las plizas de seguros y otros documentos similares Compras de propiedades personales e inventario de mobiliario Declaracin del impuesto sobre la renta bienes inmuebles, etc.

CARACTERISTICAS DESEABLES DE LOS REGISTROS

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Sin tener en cuenta la amplitud general de una serie de registros fuera de los tipos especficos que deben ser incluidos, hay ciertas caractersticas que son muy deseables. Algunas de las caractersticas de estos registros se enumeran a continuacin, con ejemplos tomados para una granja avcola comercial, los que tambin podran adecuarse para su uso en otras empresas. 1. Deben ser completos con relacin a los objetivos previamente establecidos. La omisin de unos pocos tipos claves puede reducir mucho el valor de un registro que puede ser aceptable en otros aspectos. Por ejemplo, la falta de datos para computar el tamao promedio del grupo de ponedoras, limitara el valor analtico de un registro que incluyera todos los gastos, ingresos y produccin total de huevos. 2. Deben ser exactos dentro de ciertos limites considerados como aceptables. Los errores y las omisiones pueden con frecuencia localizarse y corregirse por simples procedimientos de confrontacin. Por ejemplo, el nmero de aves existentes al inicio del ao, las adiciones, menos las vendidas y muertas, deben ser iguales al nmero de aves al final de ao. As mismo, el dinero en caja al inicio del mes, mas los ingresos en efectivo de la finca y de la familia, menos, los gastos en efectivo por los mismos conceptos, deben ser iguales al dinero en caja al final del mes. 3. Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos seleccionados. Un sistema de registros es de poco valor si el encargado no puede entenderlo, llevarlo fcilmente, e interpretarlo con rapidez. Los errores pueden multiplicarse si el sistema exige la copia repetida de asientos de una parte a otra. 4. Deben ser convenientes. Especialmente con respecto a la facilidad de hacer asientos originales donde la actividad o transaccin tiene lugar. La manera lgica de anotar la produccin de huevos, por ejemplo, no es un libro de contabilidad sino en una hoja de registro localizada cerca de los nidos. 5. Deben tener suficiente espacio para anotar todos los detalles de una forma organizada. Los esfuerzos se desperdician y la exactitud se sacrifica cuando los esqueletos de registro no tienen espacio amplio para cada asiento. 6. Deben ser accesibles y amistosos. Es decir, deben proporcionar con facilidad datos sobre ciertas transacciones en particular. Por ejemplo, el contador puede necesitar un dato de una transaccin efectuada cinco aos atrs. Para encontrarlo puede hacerlo guindose por ciertas clasificaciones, tales como impuestos y siguiendo en orden cronolgico una serie de asientos, o por algn otro procedimiento. 7. Deben clasificarse de acuerdo a los objetivos escogidos. Un numero suficiente de columnas o lneas para la clasificacin detallada, eliminara problemas tales como la necesidad de volver a clasificar los gastos de alimentos para obtener totales separados para alimentos para ponedoras, alimento para pollos, alimentos para vacas lecheras, alimentos para sementales, etc. ALGUNAS DECISIONES ESPECIALES Determinada la amplitud general que debe tener una serie de registros y la clase de informacin que debe anotarse, hay todava algunas decisiones especiales que afectan el diseo del sistema. A continuacin se mencionan algunas de ellas:

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1. El periodo de las cuentas. Muchos agricultores confeccionan sus declaraciones de renta con base en un periodo contable de un ao calendario, sin embargo, en algunos casos se ha establecido un ao fiscal diferente, o se considera este como una medida aconsejable. Adems existe la duda si deben o no hacerse resmenes peridicos dentro del ao contable. Estos resmenes, deberan ser mensuales o trimestrales, pero en algunos casos, como en el registro de produccin de huevos en una explotacin avcola, lo mejor es hacerlo por periodos de cuatro semanas. Los resmenes pueden ser necesarios para llevar los registros del trabajo semanal, o para mostrar los ingresos al detalle por da. 2. Contabilidad a base de ingresos en efectivo o de inventario. La contabilidad a base de ingresos en efectivo ofrece ciertas ventajas de simplicidad, pero un mtodo que incluye ajustes para cambios en el inventario puede dar una idea ms exacta de los resultados de la empresa cuando los inventarios tienen grandes fluctuaciones en un ao a otro. En algunos casos el factor determinante sern los requisitos de la declaracin de renta. Si los gastos se cargan a cuentas abiertas y se registran solamente como pagos totales, muchos detalles tiles para el anlisis de la empresa pueden perderse. 3. Planificacin de los esquemas para los asientos originales. Muchos agricultores solucionan sus necesidades por medio de una serie de registros ms bien que con un solo libro de contabilidad. El punto lgico para hacer los asientos originales es en el lugar donde se realiza la actividad. Es decir, la produccin de leche se registra en el lugar del ordeo, la produccin de huevos en las ponedoras o los gastos en efectivo en un pequeo memorando de bolsillo. Los esquemas separados y cuidadosamente diseados pueden contribuir grandemente al registro inmediato y exacto. Es necesario adems una previa planificacin para evitar la duplicacin innecesaria de los asientos y para facilitar el resumen total de la informacin. 4. El desarrollo de los resmenes. Los asientos originales deben conservarse para referencias ocasionales, pero pocas veces cumplen enteramente su cometido mientras no se les incluya los resmenes de un periodo de tiempo o de una clase de actividad. Las tareas de: 1. Planear los asientos originales, 2. Desarrollar resmenes tiles que estn ntimamente relacionados, puesto que la clase de resmenes a usar depende de la calidad de informacin contenida en los registros y esta a su vez debe planearse teniendo en cuenta los resmenes que se desea elaborar. http://www.slideshare.net/vinasegovia/contabilidad-agropecuaria http://usfx.info/contaduria/carrera_16/libros/contabilidad_agropecuaria3.pdf http://josevillacisy.wikispaces.com/file/view/PracticasAGROPECUARIA.pdf

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