Manual

13
Fast Travel Express
Agencia de viajes

Agencia de viajes

Curso: Administracin de las organizaciones Profesor: Jos Fernando Alumna: Nicole Alexandra Montes Huacho Ciclo: III ciclo Cdigo de alumno: 1122712003

Cusco-Per

Contenido:
Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 2

1.

Introduccin. Nombre de la empresa. Base legal. Estructura organizacional. reas de la organizacin. Nombre del cargo de las distintas reas. Posicin organizacional. Funciones dentro de la organizacin. Requisitos para la contratacin del personal.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 3

Introduccin:
El desarrollo del turismo en nuestro pas se ha ido diversificando y ampliando, se puede observar que por esto, los distintas identidades ligadas al turismo tambin han ido creciendo, es por ello que nuestra Agencia de viajes Fast Travel Express se une a la larga lista de mltiples entes ligadas al turismo, por ello es que ofrecemos un servicio que recoge todas las expectativas del turista, desempeando una labor competitiva en nuestro pas siendo una de las cadenas ms destacadas de agencias de viajes.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 4

Base legal:

Se dar a conocer el manejo y desarrollo de la agencia de viaje, por ello conoceremos sus instrumentos legislativos relacionados con la apertura de la misma, obligaciones, derechos y actividades.

Constitucin Poltica del Per 1993. Estatuto de la Empresa. Ley de Productividad y Competitividad Laboral. D.S. N.03-97-TR.

Ley de Jornada Laboral y Remuneraciones del Trabajador. D.Leg. N. 854 y su Reglamento el D.S. N. 08-97 TR.

Descanso Remunerado de los Trabajadores sujetos a la Actividad Privada, D.Leg. N. 713 y D.S. N. 01292.TR.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 5

Estructura Organizacional:

Gerente general:
Encargado de dirigir en este caso a nuestra agencia de viajes, mxima autoridad dentro de la misma, hace cumplir las funciones a la organizacin, es quien vela por ella, ejecuta, planea y controla a la organizacin. Entre sus funciones y deberes encontramos:

Dirigir de una forma correcta al resto del personal dando el ejemplo.

Planificar los objetivos de la empresa.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 6

Colaborar financiera.

coordinar

con

el

rea

Supervisar el como se elaboran los paquetes tursticos y los distintos destinos que existen o implementar ms.

Controlar los debidos resultados obtenidos. Seleccionar, negociar y contratar los

mejores servicios de los proveedores.

rea financiera:
Esta rea es quien se ocupa de los presupuestos anuales de nuestra empresa, conoce e instrumenta las formas de crdito necesarias, controla los expedientes, realiza la compara del material, control del billetaje y tambin dentro de sus funciones est la de nominar seguros, etc., al departamento de personal.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 7

rea tcnica o de producto:

Encargada de la elaboracin, produccin y organizacin de los distintos paquetes tursticos.
1.

Departamento de Reserva.-

Se encarga de ver y

atender las reservas de los pasajeros.

2.

Departamento

de

operaciones.-

Encargado

de

controlar la buena marcha del viaje antes, durante y despus que se d.

rea comercial o de marketing:

rea encargada de vender el producto a los consumidores mayoristas, minoristas o potenciales (mediante la generacin de curiosidad y atencin en el cliente), tambin se responsabiliza del control de calidad de los productos comerciales (los cuales en turismo es de tipo expost, es decir se lleva a cabo despus que el viaje se haya

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 8

realizado), estar constantemente evaluando el producto que se vende para poder realizar la mejora de este.

rea de ventas:
rea que se encarga de la atencin directa al cliente al venderle el producto, una vez que este ya ha sido captado, para esta funcin es de primordial importancia el desarrollo de un buen programa de atencin al cliente.

rea de contabilidad:
rea encargada de llevar el control de los ingresos de la caja y del libro mayor de la agencia de viajes, tambin ha de preparar los informes semanales de ventas y coordinar los depsitos que se hacen en los bancos.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 9

reas
Gerencia General

Cargos
Gerente general. Auditoria interna Gerencia Financiera.

rea Financiera

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 10

rea comercial o de marketing

Gerencia comercial Boletos areos. Gerencia de mercados y ventas.

rea de ventas

Departamento de ventas. Gerencia de contabilidad. Contabilidad. Crditos y cobros Gerencia tcnica. Elaboracin de los

rea de contabilidad

rea tcnica del producto

paquetes tursticos.

Cargos en las distintas reas:

Posiciones organizacionales:
1.

Gerente general coordina con los gerentes de cada rea.

2.

Gerencia Financiera, coordina con los departamentos a su cargo permitindole realizar el anlisis de la

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 11

situacin financiera y econmica de la empresa, proponiendo medidas correctivas segn sean las circunstancias en cada caso.
3.

Gerencia de ventas, coordina con y provee a la gerencia general de la informacin que sta le solicite, relacionada con su rea. Informar a la gerencia general sobre el funcionamiento del departamento de ventas y discutir con la misma sobre nuevas polticas de ventas, lneas de productos, servicios y mercado potencial, entre otras.

4.

Gerencia de contabilidad, coordina con el rea financiera para poder contabilizar los ingresos, dar los respectivos crditos , entre otros.

5.

Gerencia comercial o de marketing, depende del rea de ventas y el rea tcnica del producto , ya que estn son encargadas de los paquetes tursticos, entre otras, es por ello que necesariamente esta gerencia depende de ambas para as poder ofrecrselos a los consumidores.

Funciones dentro de la organizacin

1.

Funcin Asesora. Funcin Contable.

2.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 12

3.

Funcin de Intermediario. Funcin Social. Funcin Organizacional. Funcin Tcnica. Funcin Administrativa. Funcin Comercial. Funcin Financiera.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

1.

Funcin asesora.-

En esta funcin se informa

claramente al viajero sobre las caractersticas de los distintos destinos que nuestra agencia de viajes le
Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 13

pueda ofrecer,, los servicios que obtendr as como quien se los proveer . Se le debe ayudar al cliente en la seleccin del viaje ms adecuado de acuerdo a las necesidades que este requiera. Para cumplir con esta primera funcin es necesario tener amplias fuentes de informacin; para lo cual es necesario contar con varios sistemas que nos faciliten tanto a la empresa como al consumidor mltiples servicios como:

a) Sistemas computarizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR). b) Disponer de conexiones va Internet, esto para estar en contacto con sus clientes, as como para sus relaciones con los proveedores de servicios tursticos, entre otros. c) Tener una recopilacin de mapas, manuales tcnicos, fichas informativas, guas. d) Es necesario tambin que la agencia cree su propio banco de datos(informacin de la empresa), con ello podr ofrecer informacin exclusiva y personalizada,
Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 14

guardar informacin sobre los clientes, muy valiosa a la hora de llevar a cabo determinadas campaas de marketing, entre mltiples beneficios. La adecuada comunicacin que se dar con nuestro consumidor ser esencial, ya que as podr informarse de las necesidades, expectativas que se le pueda brindar, es por ello que nuestra agencia cuenta con un profesionales capacitados expertos en viajes, captar necesidades del cliente, entre otras teniendo una preparacin de nivel ptimo, Otro aspecto a tomar dentro de esta primera funcin es la de la ubicacin de nuestra agencia, los distintos recursos con las que cuenta esta, para as lograr el contacto personalizado con el mercado.

2.

Funcin contable.- Esta funcin adems de ser

una de las mas importantes, tambin relaciona con llevar un control adecuado de los registros contables de nuestra agencia, los cuales son muy tiles y obligatorios, ya que sirven para conocer el estado financiero en que se encuentra la empresa, adems de que es informacin que los proveedores solicitan,

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 15

los posibles inversionistas, los empleados y hasta la opinin pblica.

3.

Funcin

de

Intermediario.-

Tramita

la

reservacin, venta y distribucin del producto turstico que ofrecemos, desempeando de una manera muy buena esta funcin nos permite acercarnos ms nuestro producto al cliente y es as como a lo largo se multiplica los puntos de venta.

4.

Funcin social.- Considerada una de las funciones

ms importantes dentro de nuestra agencia de viajes ya que la buena atencin y relacin que se mantiene con nuestros empleados y de ellos con nuestros clientes, hace que nuestra agencia tenga un muy buen funcionamiento en lo que se estableci al ser creada, que se pueda expandir y que tenga una estabilidad dentro del mercado. Para que nuestra agencia lleve de una buena manera funcin tomamos en cuenta lo siguiente:

Implementamos sistemas de aprendizaje como charlas, de tal manera que estimule a los

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 16

empleados

en la labor que ejecutan y as

tambin integrarse a un plan que a lo largo de su trayecto laboral los ayudara.

La creacin de una estructura satisfactoria del trabajo que realiza nuestro personal, en la que empleamos favorables condiciones que lleven al empleado a valorar su labor.

Tomamos en cuenta el bienestar de nuestros trabajadores y con ello les brindamos lo que les corresponde (prestaciones conforme a la ley o superiores).

Dentro carcter

de

nuestra de labor

empresa riguroso

aplicamos hacia

un los

representantes de nuestra agencia y a los empleados dentro de esta, estableciendo y haciendo cumplir el reglamento interno de nuestra empresa.

5.

Funcin organizacional.-Nuestra agencia est en

la capacidad de organizar, disear, vender, operar

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 17

viajes y distintos productos tursticos combinando los distintos servicios que ofrecemos a un determinado precio global establecido, conocidos ms como combinados o paquetes. Otro tipo de viaje que nuestra agencia de viajes ofrece son los forfaits (aquellos viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptacin de cada cliente). Para lograr esta funcin nuestra agencia hace una investigacin permanente del mercado, para as ir conociendo ms acerca de las necesidades del cliente y a su vez nosotros nos informamos de cuan fuerte es la competencia dentro de este rubro. Otro punto en que tomamos en cuenta nuevos productos que nos y es muy de la

importante es el de que somos capaces de disear diferencian competencia. Ofreciendo calidad en el servicio, dndonos cuenta que proveedores nos favorecen hasta en el mismo traro a los clientes. Mantenemos costos adecuados y accesibles.

6.

Funcin tcnica.- Nuestra agencia proyecta,

elabora y pone en marcha diversidad de productos

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 18

tursticos que ofrecemos a nuestro cliente. Planeamos constantemente el programa que llevamos a cabo, esto quiere decir que averiguamos e indagamos ms acerca del producto que le estamos vendiendo a nuestro cliente, referido a como es el clima, en cuanto tiempo se llega, que encontrara ah, entre otros.

Diseando constantemente nuevos viajes y con esto indagando que proveedores nos convienen ms, teniendo as varias alternativas al realizar las contrataciones necesarias. Tenemos el control de nuestras operaciones, estamos al tanto de cmo se va desarrollando el viaje.

7.

Funcin comercial.- Referido a este punto

pretendemos conectar a nuestra agencia con el exterior, esto quiere decir nos hacemos conocer ms por medio de nuestros proveedores, consumidores y esto nos ayuda a mejorar las condiciones de venta y compra de la empresa

8.

Funcin financiera.-Contamos con una buena

administracin de los recursos econmicos dentro de

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 19

nuestra agencia y para ello necesitamos el anlisis de la estructura econmica-financiera de nuestra agencia, tratamos de idear mtodos adecuados para generar ingresos, organizar y supervisar gastos.

Requisitos para la contratacin del personal

ADMISION Y CONTRATACION DEL PERSONAL Dentro de nuestra empresa referimos los siguientes como normas y exigencias que se deben cumplir dentro de la misma. Artculo 1.- La Seleccin y Contratacin de personal, es facultad de la empresa o de quien sta delegue. Artculo 2.- La seleccin de personal se realizar de acuerdo a las especificaciones tcnicas de los puestos y dems requisitos establecidos por la empresa. Artculo 3.- Ningn colaborador podr ingresar a prestar
Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 20

servicios, si no ha concursado previamente o haya sido propuesto directamente por la gerencia. Artculo 4.- La Gerencia de Recursos Humanos podr exigir el examen mdico, para determinar las condiciones de salud del postulante. Artculo 5.- Los postulantes debern de llenar y firmar la Solicitud de Empleo y dems documentos que requiera la unidad administrativa de Recursos Humanos. Artculo 6.- La empresa podr suscribir contratos de trabajo, con las personas que ingresen a su servicio, pudiendo ser a tiempo indeterminado o determinado, segn las necesidades de la empresa. Artculo 7.- Admitido el nuevo colaborador a la empresa, este queda sujeto a un perodo de prueba por seis meses o un ao como mximo consecutivos de conformidad con las normas laborales vigentes. Artculo 8.- Todo nuevo colaborador recibir de la dependencia administrativa en la cual prestar servicios, orientacin sobre los objetivos, organizacin y funcionamiento de la empresa, as como tambin de las
Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 21

labores que le corresponder desarrollar en su puesto de trabajo.

Requisitos:
reas Gerencia General Requisitos Experiencia laboral mayor a 5 aos.

Min. De edad 25 aos y Max. Edad 42 aos.

Especialidades en administracin de empresas.

CVA. Cartas de

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 22

recomendaciones.

Egresado de Universidad, Institutos, u otras.

Buena presencia. Determinado examen psicolgico para saber el estado del postulante si es apto o no.

rea Financiera

Experiencia laboral de 4 aos en entidades financieras.

CVA. Cartas de recomendaciones.

Egresado de Universidad, Institutos, u otras.

Especialidad o estudio acadmico realizado vinculado con esta rea.

Min. De edad 28 aos,

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 23

mx. De edad47 aos.

Determinado examen psicolgico para saber el estado del postulante si es apto o no.

rea comercial o de marketing

Experiencia mnima de 2 aos.

laboral

Egresado otras.

de

Universidad, Institutos, u

Cva. Cartas recomendaciones. de

Especialidad o estudio acadmico realizado vinculado con esta rea.

Min. De edad 22 aos, mx. Edad de 33 aos.

Determinado

examen

psicolgico para saber el estado del postulante si

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 24

es apto o no para el cargo al que postula o si tiene algn inconveniente psicolgico. rea de ventas

Experiencia laboral de 3 aos.

Cva. Cartas de recomendaciones.

Egresado otras.

de

Universidad, Institutos, u

Especialidad o estudio acadmico realizado vinculado con esta rea.

Min. De edad 25 aos, mx. Edad de 33 aos.

Determinado examen psicolgico para saber el estado del postulante si es apto o no para el cargo al que postula o si tiene algn inconveniente

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 25

psicolgico. rea de contabilidad Experiencia laboral de 6 aos a mas.

Cva. Cartas de recomendaciones.

Egresado otras.

de

Universidad, Institutos, u

Especialidad o estudio acadmico realizado vinculado con esta rea.

Min. De edad 27 aos, mx. Edad de 45 aos.

Determinado examen psicolgico para saber el estado del postulante si es apto o no para el cargo al que postula o si tiene algn inconveniente psicolgico.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 26

rea tcnica del producto

Experiencia laboral de 4 aos a ms.

Cva. Cartas de recomendaciones.

Egresado otras.

de

Universidad, Institutos, u

Especialidad o estudio acadmico realizado vinculado con esta rea.

Min. De edad 25 aos, mx. Edad de 37 aos.

Determinado examen psicolgico para saber el estado del postulante si es apto o no para el cargo al que postula o si tiene algn inconveniente psicolgico.

Manual de organizaciones, funciones y responsabilidades Pgina 27