Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias

con un fin determinado. Procedimiento: Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias (por ejemplo, procedimiento de emergencia).

CAPTULO 4 REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA 1.- EMPRESA: Una empresa es simplemente un sistema organizacional con personas trabajando para el cumplimiento de determinados objetivos (generalmente la manufactura de productos y servicios con fines de lucro). Existen varios conceptos o definiciones de empresa que pueden variar de autor en autor, para mencionar algunos podemos citar los siguientes: En el libro Iniciacin a la Organizacin y Tcnica Comercial de Idalberto Chiavenato, una empresa es una organizacin social que utiliza una gran variedad de recursos para alcanzar determinados objetivos, estos objetivos pueden ser el lucro a travs de la creacin de productos y servicios conjuntamente con la venta y expansin de los mismos. Sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfaccin a unas demandas y deseos de clientes, a travs de una actividad econmica. Diccionario de la Real Academia Espaola La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la produccin y dedicada a las actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad. Isaac Guzmn Valdivia Es la unidad econmico-social en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para lograr una produccin que responda a los requerimientos del medio humano en el que la propia empresa acta. Jos Antonio Fernndez Arena Es la unidad productiva o de servicio que, constituida segn aspectos prcticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administracin para lograr sus objetivos. Roland Caude Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o rendir beneficios. Lourdes Munch Grupo social en el que, a travs de la administracin del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfaccin de las necesidades de la comunidad.

Como conclusin, podemos entender a la empresa como un organismo social con vida jurdica propia, que opera conforme a las leyes vigentes, organiza de acuerdo a conocimientos de propiedad pblica y con una tecnologa
propia o legalmente autorizada para elaborar productos o servicios con el fin de cubrir necesidades del mercado, mediante una retribucin que le permita recuperar sus costos, obtener una utilidad por el riesgo que corre su inversin y, en algunos casos, para pagar la explotacin de una marca, una patente y/o una tecnologa, y para canalizar los recursos en el mejoramiento continuo de sus procesos, sus productos y de su personal (capacitacin).

En la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia , que es un
efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unin de dos o ms elementos.

1.1.- CARACTERSTICAS DE LA EMPRESA: Persigue retribucin por los bienes o servicios que presta. Es una unidad jurdica. Opera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecolgicas, de salud, etc). Se fija objetivos. Es una unidad econmica. La negociacin es la base de su vida, compra y vende. Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos. Se vale de la administracin para operar un sistema propio. Corre riesgos. Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios. 1.2.- EMPRESAS SEGN EL SECTOR ECONMICO: Pueden ser: PRIMARIAS: La que centra su actividad productiva en la transformacin de recursos naturales en productos de consumo; ya sean productos de consumo final o materias primas para otros procesos productivos. Se conoce como sector agro-extractivo, que comprende la agricultura, la ganadera, la minera, la pesca, etc. En los pases desarrollados la industria primaria utiliza una pequea parte de la mano de obra, en cambio, en los pases subdesarrollados, este sector suele ser el ms importante (cuantitativamente). SECUNDARIAS: Ms conocida como industria manufacturera, est compuesta por aquellas empresas cuya materia prima de entrada son las que entrega la industria primaria. TERCIARIAS: Es la encargada de satisfacer las necesidades de la comunidad que no se expresan en bienes fsicos. Su produccin consiste en actividades; es el caso del comercio en general (tiendas, supermercados, centros comerciales); bancos y financieras; servicios de comunicaciones (prensa, radio, televisin, telefona); empresas de consultora (legal, contable, organizacional, de ingeniera); de educacin (escuelas, universidades); hospitales, etc. 1.3.- EMPRESAS SEGN EL AMBITO DE OPERACIN: Empresa nacional, es aquella que es fundada en un pas y nicamente tiene operaciones comerciales dentro su pas. Empresa transnacional, es aquella en la cual el capital operacional junto con su razn social procede de otro pas y pueden tener concesionarias en un pas. Las decisiones se toman en su casa matriz. Empresa multinacional, una multinacional es aquella que tiene plantas productoras en diversas naciones. Empresa internacional, es aquella que comercializa internacionalmente. 2.- REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA: Son las reas de actividad, conocidas tambin como reas de responsabilidad, departamentos o divisiones, estn en relacin directa con las funciones bsicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas reas comprenden actividades, funciones y labores homogneas.

Las reas funcionales son las divisiones que se realizan en una empresa para lograr su mejor funcionamiento, as el xito de la empresa consiste en la correcta coordinacin de las diversas reas funcionales. El nmero de reas funcionales depende del tamao de la empresa, para ejemplificar se enumera un ejemplo de las reas para una empresa grande. Produccin Ingeniera del producto Diseo del producto Pruebas de ingeniera Ingeniera de planta Diseo de instalaciones Mantenimiento del equipo Ingeniera industrial Estudio de mtodos Distribucin de planta Planeacin y control de produccin Programacin Informes de avances de produccin Estndares Abastecimientos Embarque Compras Control de inventarios Almacn Fabricacin Manufacturas Servicios Presupuestos Auditora interna Estadstica Crdito y cobranzas Impuestos Capital Humano o RRHH Contratacin y empleo Reclutamiento Seleccin Promocin, transferencias y ascensos Capacitacin y desarrollo Entrenamiento Sueldos y salarios Control de calidad Normas y especificaciones Inspeccin y Registros Mercadotecnia Investigacin de mercados Desarrollo del producto Empaque Marca Precio Distribucin y logstica Administracin de ventas Comunicacin Promocin de ventas Publicidad Relaciones pblicas Estrategias de mercadeo Finanzas Obtencin de recursos Inversiones Contralora Contabilidad general Contabilidad de costos Anlisis y valuacin de puestos Calificacin de meritos Remuneracin y vacaciones Relaciones laborales Comunicacin Contratos colectivos de trabajo Relaciones de trabajo Actividades recreativas Actividades culturales Higiene y seguridad industrial Servicio medico Planeacin de recursos humanos Inventario de recursos humanos

Generalmente las empresas se dividen en produccin, mercadotecnia, administracin y finanzas y recursos humanos. Esta es la forma ms lgica y bsica, entre sus ventajas es de muy fcil supervisin; ya que los gerentes se dedican a un rea en especfico y las habilidades especiales de cada rea se pueden movilizar gilmente de manera inmediata a otra rea. La desventaja es que cuando la empresa empieza a crecer, todos los departamentos se hacen dependientes de una oficina central lo que hace lentas las decisiones de los gerentes y se puede perder la lnea de la responsabilidad y por ltimo la coordinacin sera un gran problema. 3.- PRODUCCIN ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN:

Tradicionalmente considerado como una de las reas ms importantes, ya que formula y desarrolla los mtodos ms adecuados para la elaboracin de los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas requeridas. La Produccin se define como la transformacin o conversin de insumos en productos, lo que revele una participacin activa del hombre. Esta puede darse de distintos modos: Trabajando en el proceso de conversin o transformacin de forma directa (operario, ingeniero, tcnico) Trabajando en el proceso de conversin o transformacin de forma indirecta (contador, analista, supervisor). Adquiriendo el resultado del proceso (producto o servicio), transformndose l en cliente consumidor. Prestando apoyo para el mejor funcionamiento del proceso (medico, inspector de calidad, consultor). Las Funciones ms importantes son: Ingeniera del Producto: Esta funcin comprende el diseo del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniera, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por ltimo brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que est pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las caractersticas del producto. Ingeniera de la planta: Es responsabilidad del departamento de produccin realizar el diseo pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo. Ingeniera Industrial: Comprende la realizacin del estudio de mercado concerniente a mtodos, tcnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigacin de las medidas de trabajo necesarias, as como la distribucin fsica de la planta. Planeacin y Control de la Produccin : Es responsabilidad bsica de este departamento establecer los estndares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de produccin, stocks (mnimos y mximos de materiales en almacn), mermas, etc. Adems deber realizar los informes referentes a los avances de la produccin como una medida necesaria para garantizar que se est cumpliendo con la programacin fijada. Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado trfico de mercancas, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las ms apropiadas. Control de Calidad: Es la resultante total de las caractersticas del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniera, fabricacin y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado Fabricacin: Es el proceso de transformacin necesario para la obtencin de un bien o servicio. PROCESO DE PRODUCCIN PARA EL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS

Clientes

Generacin de la idea Seleccin del producto Diseo preliminar del producto Construccin prototipo Prueba Diseo final del producto Produccin del nuevo producto

Tecnologa investigacin y desarrollo

Diseo del proceso preliminar

Diseo del proceso Final

4.- MERCADOTECNIA ADMINISTRACIN COMERCIAL: Es el rea que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el productor hasta el consumidor o usuario final. Las Funciones ms importantes son: Investigacin de mercados: Implica conocer quines son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus caractersticas. Cuanto ms se conozca del mercado mayor sern las posibilidades de xito. Decisiones sobre el producto y precio : Este aspecto se refiere al diseo del producto que satisfar las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, adems de protegerlo, lo diferencie de los dems. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado. Distribucin: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a travs de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle. Promocin: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No slo se promocionan los productos a travs de los medios masivos de comunicacin, tambin por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de promocin para lograr los objetivos. Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el ltimo impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores. Postventa: Es la actividad que asegura la satisfaccin de necesidades a travs del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentacin. Ninguna de estas funciones es, por s sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones proporcionan en conjunto el mtodo necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia, proporcionndonos los pasos a seguir para su buen desarrollo. PROCESO

Mezcla de Mercadotecnia

Producto

Precio

Plaza Canales de distribucin Distribucin fsica

Promocin Publicidad Promocin de ventas

Marca Envase Empaque

4.1.- VENTAS: El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valindose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las tcnicas y polticas de ventas acordes con el producto que se desea vender. Funciones: Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre. Distribucin fsica: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas que coordina para el manejo de los productos desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende los costos y mtodos de transporte, la localizacin de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reduccin de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas. Estrategias de ventas: Son las prcticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de distribucin, crditos y cobros, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la prctica crediticia. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el ao. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio es fundamental para una buena administracin de ventas. Promociones de venta y publicidad : Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los mayoristas y los minoristas vendan los productos.

Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. Relaciones con los distribuidores y minoristas : Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de la compaa y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera ms eficiente el proceso de integracin el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; as como de su compensacin econmica, supervisin, motivacin y control. Administracin del departamento de ventas : Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organizacin, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

5.- ADMINISTRACIN Y FINANZAS ADMINISTRACION FINANCIERA: Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operacin del negocio en su sentido ms general. Desde la contratacin del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de esta rea. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial. Ms adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin que usted, como propietario est presente todo el tiempo. La parte de Finanzas es de vital importancia, ya que toda empresa trabaja con constantes movimientos de dinero. Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El rea de finanzas tiene implcito el objetivo del mximo aprovechamiento y administracin de los recursos financieros. Funciones: Tesorera: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtencin de recursos, direccin de actividades de crditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones. Contralora: El contralor es el que realiza por lo comn las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditora interna, procesamiento de datos y estadsticas, contabilidad financiera y de costos, etc. 5.1.- COMPRAS: El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin Funciones:

Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas). Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

PROCESO DE COMPRAS

Necesidad de materiales

Deptos. envian requisiciones

Almacen

Existencia Si No

Se surten las requisiciones a los deptos

Cotizacin a proveedores

Comparacin de cotizac.

Orden de compra Seguimiento de orden

Recepcin de los materiales

6.- RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO: Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organizacin. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas caractersticas vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a travs de programas adecuados de reclutamiento, seleccin, capacitacin y desarrollo. Funciones: Contratacin y empleo: Esta es una de las funciones de mayor importancia debido a lo difcil que resulta encontrar a las personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y seleccin de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede a la contratacin de las mismas, dndoles una induccin a la empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluacin de mritos y se le otorga al ms capaz. Capacitacin y desarrollo: Accin que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal. La capacitacin no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparacin. Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignacin de sueldos, es necesario elaborar un anlisis y evaluacin de puestos (procedimientos sistemticos para determinar el valor de cada

trabajo), slo as, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Relaciones laborales: Toda relacin de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularn los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relacin de trabajo y disciplina. Servicios y Prestaciones: Comnmente las organizaciones hoy en da ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer ms atractivo su empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley General del Trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie, reconocimientos, etc. Higiene y Seguridad Industrial : Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, as como de proporcionar a sus empleados los servicios mdicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeo de sus labores. Planeacin de Recursos Humanos : La planeacin de los recursos humanos consiste en realizar peridicamente una auditoria de los mismos para ver si estn desempeando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto. PROCESO DE RECLUTAMIENTO
Planeacin de R.H. Indicacin de vacantes de empleo Informacin para anlisis de empleo Comentarios del gerente Mtodos de Reclutam. Los candidatos satisfactorios

Peticiones especficas de gerentes

Fuentes de la empresa: Presentaciones espontneas Recomendaciones de los empleados Anuncios Fuentes de recomendaciones: Agencias estatales, privadas Empresas de bsqueda Otras instituciones: Instituciones educativas Asociaciones profesionales Organizaciones laborales Operaciones militares