Apuntes Presentacion (PPT 1)

Adminitracion General UTFSM Fernando Gabriel Cepeda Clavijo 21/08/09

1.

Todo lo podemos empezar con una incognita...Que es administracion general?

DEFINICION DE ADMINISTRACION:

Es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un n con la mayor eciencia y el menor esfuerzo posibles. Es el proceso de planear, organizar, dirigr y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacion, y de aplicar los demas recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.  es el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a travs de las personas . Puedo denir que la administracin es una funcin que brinda desarrollo bajo el mando de otra, de donde se obtiene SERVICIO y SUBORDINACION, todo esto para el buen manejo del recurso humano, material y nanciero de un Ente econmico (Empresa) conduciendola con ecacia para lograr las metas establecidas.

2.

Enfoques de la administracion general

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas funciones fundamentales de la admn.. es:

LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse.

para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identicado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? Cundo y como se har? Cuales sern los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrn

integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.

     

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION Aclarar, amplicar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.

  

Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. Anticipar los posibles problemas futuros. Modicar los planes a la luz de los resultados del control.

LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles.

Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de

los empleados se logre o que se alcance algn objetivo similar, si el grupo es deciente ya sea en l numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

        

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admn.. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.

LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

- Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las

medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin.

  

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN. Poner en practica la losofa de participacin por todos los afectados por la decisin. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

     

Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control.

EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva.

        

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medios de medicin. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Inter-relacion

En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la administracin estn de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo especico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin de deciencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez esta actuando con todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en

ciertas funciones mas que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin.

(ACA QUEDO EN AL SECCION DE INTER RELACION DE PERSONAS QUEDO UN PCO DEBIL PROQUE EM QUEDE DORMIO EN LA CLASE EN ESE DIA XD)

3.

Teoria de roles

Roles Interpersonales:

Se requiere que todos los administradores desempeen funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simblica. Cuando el rector de una universidad entrega diplomas en una graduacin, o un supervisor de fabricacin acompaa en una visita a la planta a un grupo de estudiantes de preparatoria, actan en un papel de representacin y gura decorativa. Todos los administradores tienen un rol de lder. Este

rol incluye la contratacin, capacitacin, motivacin, y disciplina de los empleados. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el de enlace. Mintzberg describi esta actividad como el contacto de fuentes externas que proporcionan informacin al administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organizacin. El gerente de ventas que obtiene informacin del gerente de personal en la misma compaa, tiene una relacin interna de enlace. Cuando ese gerente de ventas tiene contacto con otro ejecutivos de ventas a travs de una asociacin comercial de mercadotecnia, tiene una relacin externa de enlace. Tres roles interpersonales son la gura administrativa, lder y enlace que en ocasiones parecen ser rutinarios ayudan a los administradores a mantener sus organizaciones funcionando normalmente. FIGURA DIRECTIVA. Como gura directiva, el administrador desempea funciones como cabeza de la unidad: atiende visitantes,

asiste a las bodas de los subordinados. Los administradores son smbolos y personican tanto a los miembros de la organizacin como para observadores externos los aciertos y los fracasos de una organizacin. Con frecuencia se les considera responsables de resulta-

dos sobre los cuales tienen poco o ningn control como ocurre con los frecuentes despidos de entrenadores deportivos. LIDER: Como

los administradores trabajan con la gente y a travs de ella son responsables de las acciones de los subordinados as como de las suyas propias de lo cual deben rendir cuentas. De hecho el xito o el fracas. Puesto que los administradores tienen subordinados y otros

recursos son capaces de lograr mas que los que son administradores lo cual desde luego signica que se espere que logren mas que otros miembros de la organizacin. ENLACE: Al igual que los polticos

los administradores deben aprender a trabajar dentro o afuera de la organizacin con cualquier persona que puedan ayudarles a lograr los objetivos de la organizacin. Todos los administradores efectivos  juegan ala poltica en el sentido de que forman redes de obligaciones reciprocas con otros administradores dentro de la organizacin. As mismo puedan formar alianzas o coaliciones o unirse a ellas. Los

administradores confan en estas relaciones para ganar apoyo a sus propuestas y decisiones y la cooperacin en la realizacin de diversas

actividades.

Roles de Informacin:

Esta serie de conductas se construyen sobre las relaciones interpersonales que el administrador establece. Los tres roles de informacin especcos que Mintzberg identic son los siguientes:

Rol de monitor: este tipo de conducta implica la bsqueda continua de informacin que los administradores requieren para mantenerse al tanto de los avances cruciales que podran afectar el trabajo de su unidad y el suyo propio.

Rol de divulgador: El administrador slo recibe informacin sino que tambin la enva. Con frecuencia enva informacin que el receptor desea, pero que sin la ayuda del administrador le sera muy difcil adquirir. Comunicacin de informacin a subalternos.

Rol de vocero: Con frecuencia se solicita al administrador que manieste los puntos de vista de la unidad de la cual es responsable. En los niveles administrativos inferiores, de manera habitual esto signica representar a la unidad ante otros individuos o grupos dentro de la organizacin.

Roles Decisionales:

por ltimo, Mintzberg identic cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisin.

Rol de emprendedor: Como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeo de su organizacin.

Rol de mediador de conictos: Los administradores inician sus propias actividades pero tambin deben ser capaces de tomar acciones correctivas en respuestas a los problemas no previstos con anterioridad.

Rol de asignador de recursos: Como los recursos de una organizacin son casi siempre limitados, una de las principales responsabilidades de los administradores es decidir cmo distribuir los recursos que se encuentran bajo su responsabilidad. Las deci-

siones de asignacin tiene un efecto directo en el desempeo de una unidad y un efecto indirecto al comunicar ciertos tipos de informacin a los miembros de la unidad.

Rol de negociador:

Realizan este rol cuando analizan y nego-

cian con otros grupos obteniendo as ventajas para sus propias unidades. El administrador que se encuentre en esta situacin

de decisin es responsable de saber qu recursos pueden o no comprometerse en determinadas soluciones negociadas.

4.

Habilidades Administrativas

Como cualquier otra actividad, la administracin requiere del ejercicio de habilidades, entendidas como las capacidades o competencias altamente desarrolladas. Visto as, las habilidades son el resultado de una combinacin de aptitud, educacin, capacitacin y experiencia. Se ha identicado tres tipos de habilidades primordiales para las tareas administrativas y en particular para el componente del liderazgo en la administracin, a saber:

Habilidades tcnicas: Entendidas como el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen mtodos, proceso y procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y tcnicas, por ejemplo los mecnicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de ensearle como usarla.

Habilidades Interpersonales: Entendida como la capacidad para trabajar con personas, es el esfuerzo cooperativo, es el trabajo en equipo. En efecto, se ha demostrado que habilidades como

la sensibilidad, persuasin y empata son muy importantes en todos los niveles de la administracin, aunque lo son ms en los niveles bajo y medio.

Habilidad Conceptuales:

Entendida como la capacidad de ver

la imagen del conjunto de reconocer los elementos importantes en una situacin y comprender las relaciones entre ellos. A

menudo llamado destrezas cognoscitivas o complejidad cognoscitiva, destacan en esta habilidad el razonamiento lgico, el criterio y las capacidades analticas.