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Finance Management for IT Services

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Finance Management for IT Services IT-Services werden in der Regel als wichtige Untersttzung der tglichen Arbeit erfahren, die tatschlichen Kosten dafr werden in vielen Fllen jedoch nicht ausreichend bercksichtigt. Gleichzeitig hat das Anwachsen der Anwenderzahl die IT-Finanzplne immer grsser werden lassen. Da sich die Verrechnung von IT-Leistungen recht komplex gestaltet, werden nur selten die tatschlichen Kosten pro Kunde korrekt festgestellt. Finance-Management ist ein integraler Bestandteil des Service-Managements. Es stellt die essentiellen Management-Informationen zur Verfgung, die fr die Gewhrleistung einer effizienten, wirtschaftlichen und kostenwirksamen Erbringung des Services bentigt werden. Ein effizientes Finance-Management System ermglicht der Organisation, vollstndig ber die Ausgaben der ITServices Rechenschaft abzulegen und diese Kosten den Services zuzuordnen, die fr die Kunden der Organisation erbracht wurden.

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Strategische Prozesse

Service Delivery

Manager

Unternehmens- und Wettbewerbspolitik

Human Resource Management

Infrastruktur / Architektur

Qualittsmanagement / Programme Mgmt.

Account Mgmt
Business Relationship Management

Service Planung

Entwicklung
Service Design

Financial Mgmt.

Capacity Mgmt.

Security Mgmt.

Availability Mgmt.

Continuity Mgmt.

Kunde

Service Built & Test

Gesamtdarstellung

Based on IPW and ITIL

Service Support

RfC

Change Management Service Incident Desk Management Problem Management

RfC Supplier Management (Zusammenarbeit gemss Underpinning Contracts)

Anwender

Configuration Management

Release Management

Leistungserstellung (Information and Communication Technologie / ICT)

Messwerte (fr SLM und Planung)

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Operationelle Prozesse
(TM)

Das Financial Management for IT Services im IPW

Modell

(IPW = Implementation of a Process oriented Workflow)

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Lieferanten

Service Level Management

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Warum Finance Mgmt. for IT Services ?

Weil man besten Service leisten, aber trotzdem Pleite gehen kann

Weil gesetzliche Bestimmungen ein Mindestmass an Finanzplanung vorschreiben Weil Service Provider Wirtschaftsunternehmen sind

Weil der wirtschaftliche Druck fr alle wchst

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Zielsetzung

Fr intern ausgerichtete IT Service Organisationen:

berwachung der Kosteneffiziens von IT Komponenten und Ressourcen, die zur Erbringung der IT Services bentigt werden.

Fr extern ausgerichtete IT Service Provider:

Formulieren Sie eine Vision, die Ziele bzgl. Profit und Marketing festlegt.

Fr alle IT Service Organisationen:

Entstehende Kosten erfassen - damit diese detailliert den fr die Kunden geleisteten IT Services zugerechnet werden knnen. Management Entscheidungen zu IT-Investitionen durch detaillierte Business Cases (Geschfts-Vorflle / Beispiele) untersttzen.

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Zielsetzung Das Finance-Management bietet eine kostenwirksame Bereitstellung von ITKomponenten und der finanziellen Ressourcen, die fr die Erbringung von ITServices eingesetzt werden. Um dieses Ziel verwirklichen zu knnen, ist die vollstndige Erfassung der Kosten fr ITServices sowie deren Zuordnung zu den jeweils erbrachten Services erforderlich. Auf diese Weise untermauert das Finance-Management die Entscheidungen der Geschftsleitung hinsichtlich ITInvestitionsfragen und ermutigt zu einem kostenbewussten Umgang mit ITEinrichtungen.

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Definition

Financial Management for IT Services beschftigt sich mit der Identifizierung, berwachung und Weiterberechnung der Kosten fr das IT Service Management. Der Prozess ist zudem verantwortlich fr die Finanzmittelplanung.

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Vorteile (1)
Handeln wie ein Wirtschaftsunternehmen
- Geschftsmssige Entscheidungsfindung ber IT Services - Genaue Kosten-Informationen zur Untersttzung von IT Investitionen - Steigerung von Kostenbewusstsein und Professionalitt in der IT - Gesteigerte Zuverlssigkeit bei der Aufstellung und Verwaltung von Etatplnen - Frhwarnsystem vor bermssigen Verbrauch (Budgeting)

Reduziert langfristige Kosten

- Abrechnung der IT Kosten auf faire, Verwendungsbezogene Art und Weise - Einfluss auf das Verhalten von Kunden und Anwender - Unternehmensweit effizienter Einsatz von IT

Ermglicht den Vergleich mit alternativen Service Providern Kosten fr Changes werden planbar Mitarbeiter erhalten eine professionellere Einstellung

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Vorteile (2)

Finance Management for IT Services... ermittelt Kosten von Services und Changes ermglicht eine solide Investitionsstrategie ermglicht eine transparente und inhaltlich fundierte Preisgestaltung erfllt gesetzliche Auflagen zur Planung und Kontrolle untersttz den effizienten Einsatz von Ressourcen ermglich die Berechnung von - Total Cost of Ownership (Gesamtkosten, TCO) und - Return of Investment (Investionsrentabilitt, ROI) schafft ein Bewusstsein ber tatschliche Kosten der Services

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Aufgaben

Budgeting

Finance Finance Management Management

Accounting

Charging

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Der Prozess verlangt die IT - interne Durchfhrung einer Finanzmittelplanung und Kostenrechnung. Die interne oder externe Leistungsverrechnung ist optional. Sie hngt von der fr die IT gewhlten Organisationsform ab. Budgeting (Finanzplanung) Finanzmittelplanung fr einen definierten Zeitraum berwachung der aktuellen Mittelbedarfe und Abgleich mit dem aktuell verfgbaren Budget Falls eine Leistungsverrechnung implementiert ist, berwachung der Einnahmen und Ausgaben Vermeidung von Budgetberschreitungen Accounting (Kostenrechnung) Kostenrechnung fr die verbrauchten Finanzmittel Nachkalkulation der an interne und externe Kunden gelieferten IT Services Durchfhrung von Kosten Nutzen - und ROI - Analysen Kosten fr Changes ermitteln Charging (Leistungsverrechnung) Berechnung der entstandenen Kosten fr die gelieferten IT Services an die Kunden Beeinflussen des Kostenverhaltens der Kunden und Anwender

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Budgeting (Finanzplanung)

Planung der Gelder die - zur Durchfhrung der IT-Services - in einer Finanzperiode bentigt werden Sicherstellen, dass die aktuellen Ausgaben mit den geplanten Ausgaben jederzeit bereinstimmen Das Risiko der Budgetberschreitung verringern Umstze zur Abdeckung der geplanten Kosten sicherstellen falls Leistungsverrechnung durchgefhrt wird

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Budgeting (Finanzplanung) Das ausschlieliche Ziel der Finanzplanung besteht in der Planung und im Management der Kosten von Aktivitten der IT. Wenn im Rahmen der Unternehmens- und Strategieplanung die langfristigen Zielsetzungen eines Unternehmens ausgearbeitet werden, werden fr die jeweiligen Ziele eines Zeitraums Finanzplne festgelegt. Die Finanzplanzeitrume umfassen in der Regel ein bis fnf Jahre. Aufgaben: Schtzung des Finanzbedarfs fr die nchste Periode Ermglicht laufende Kontrolle der Ausgaben durch Vergleich mit Soll-Wert Dadurch Risikoreduzierung der Inliquiditt

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Accounting (Kostenrechnung)

Kosten detailliert darstellen (Kostenrechnung) Ermittlung und Zurechnung der Kosten fr laufende Services zu internen und externen Kunden Ermglicht Kosten-Nutzen - und Return-On-Investment Analysen Ermittelt die Kosten von Changes

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Accounting (Kostenrechnung) Um eine IT-Organisation wie ein normales Unternehmen fhren zu knnen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass smtliche Kosten, fr die die IT verantwortlich ist, ermittelt werden und klar sind. Auch wenn die Verrechnung der Kosten nicht beabsichtigt ist, so mssen sie doch bestimmt werden, denn Kosten knnen nur dann verwaltet und kontrolliert werden, wenn sie ausreichend bekannt sind. In diesem Zusammenhang ist es nicht so wichtig, dass man die einzelnen, kleineren Kostenposten kennt, vielmehr mssen die verschiedenen Mglichkeiten fr die Zusammenfassung der Kosten definiert sein. Diese Vorgehensweise sorgt fr ein besseres Verstndnis hinsichtlich der Art und Weise, auf die das Geld ausgegeben wird. Accounting ermglicht: Kostenverfolgung (gegen Budget) Untersttzt die Entwicklung einer fundierten Investitionsstrategie Untersttzt den Einsatz von Kostenzielen Erleichtert wirtschaftliche Ressourcenzuweisung Kostenwirkung tglicher Entscheidungen werden transparent Risiko von Fehlentscheidungen wird verringert Untersttzt ggf. Einfhrung der Leistungsverrechnung Ermittelt Kosten von Changes

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Charging

(Leistungsverrechnung)

Verrechnung erbrachter Leistungen und Reporting Beeinflussen von Kunden- und IT- Mgmt.-verhalten Transparenz fr den Kunden - und die eigenen IT- Organisation schaffen

Ermglicht der IT- Organisation als Wirtschaftsunternehmen zu handeln

- Profit- und Costcenter - Effektive Services in vereinbarter Qualitt und Quantitt

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Charging (Leistungsverrechnung) Die Idee des Kostenmanagements gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Verrechnung von intern verursachten Kosten (Charging) ist relativ neu, ist aber eine gute Methode, die Anwender zu einem sparsameren Umgang mit ihren ITMitteln anzuhalten. Leistungsverrechnung im Zusammenhang mit IT-Services ist jedoch nur sinnvoll, wenn die Finanzplanverwalter in der Kundenorganisation auch fr andere Services wie Telefonie, Unterbringung, Post, Catering und Personalmanagement zahlen mssen. Das Vorgehen sollte zur Finanzpolitik der Organisation passen. Wenn dies der Fall ist, werden die Finanzplanverwalter mit Nutzungskosten konfrontiert, die sie selbst wieder fr die Berechung des Preises fr ihre Services und Produkte einflieen lassen werden. Die Motivation fr die Einfhrung der Kostenverrechnung ist meist der Wunsch, smtliche verursachten Kosten wieder hereinzuholen. In diesem Fall funktioniert die IT-Organisation wie eine Business Unit. Eine Verrechnung der Kosten ist allerdings nur mglich, wenn die tatschlich verursachten Nutzungskosten fr die IT-Services bekannt sind. Charging verndert Sichtweisen - Kundenverhalten wird beeinflusst Nur was etwas kostet, hat auch einen Wert Aber: Wer fr etwas bezahlt, fordert ! - Fhrungsverhalten des IT-Managements wird beeinflusst

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Der Prozess

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Kostenarten nach ITIL

Hardware Software Personal Facilities Externe-Services Transfer-Kosten

Fazit: In die genannten Kategorien lassen sich alle Kosten fr Services einordnen Andere Kategorien sind mglich; keine festen Regeln Wichtig: Kostenerfassung muss vollstndig sein

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Kostenarten nach ITIL Equipment Organisation Transfer = = = Hardware Mitarbeiter Kosten, die der IT dadurch entstehen, dass sie im Namen des Kunden handelt. Diese Kosten werden nicht gegen das Budget der IT-Abteilung gebucht. z.B. Anschaffungskosten eines fr einen Geschftsbereich gekauften PCs. Gebude, Mbel Software !

Gebude Software

= =

Diese Kosten sind nicht von direktem Interesse fr die Geschftsbereiche. Sie sind nur fr die IT relevant und mssen auf die Services abgebildet werden, die die IT fr die Geschftsbereiche erbringt.

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Kostenklassen

In einem Kostenrechnungsmodell mssen folgende Kostenklassen unterschieden werden:

- Kapitalkosten - Operationale Kosten - Direkte Kosten - Indirekte Kosten - Fixkosten - Variable Kosten

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Kostenklassen Kapitalkosten Interner Zinsfu. Wie amortisieren sich die eingesetzten Finanzmittel? Operationale Kosten sind aufwandsbezogen Kosten, die sofort voll abgeschrieben werden drfen (z.B. Personalkosten, Wartungskosten, Mieten, Leasingraten, Verbrauchskosten wie Strom, Gas, Wasser) Direkte Kosten knnen einem Service direkt zugeordnet werden Indirekte Kosten knnen einem Service nicht direkt zugeordnet werden (z.B. Kosten der IT Infrastruktur). Diese Kosten mssen mglichst verursachungsgerecht umgelegt werden. Es muss unterschieden werden zwischen indirekten Kosten, die innerhalb der IT - Organisation entstehen (produktgruppenfixe Gemeinkosten), z.B. Kosten der IT -Infrastruktur und solchen, die von externen, unternehmensweiten Kostenmodellen auf die IT Organisation umgelegt werden(unternehmensfixe Gemeinkosten), z.B. Verwaltungskosten. Variable Kosten variieren mit dem Grad der Leistungserbringung (z.B. Verbrauchsmaterial eines Massendruckers) Fixkosten sind vom Nutzungsgrad unabhngig (z.B. Bereitstellungskosten fr Hardware)

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Rollen und Verantwortlichkeiten

Finance Manager
berwachung und Optimierung des Prozesses Einfhrung geeigneter Werkzeuge Plant und vereinbart die Schnittstellen mir anderen Prozessen Internes und externes Reporting

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Begriffe

Accounting Budgeting Charging

= = =

Kostenrechnung Finanzplanung Leistungsverrechnung

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Zusammenfassung (1)
Entwicklung einer soliden Investitionsstrategie Definition von Leistungszielen Messung erbrachter Leistungen Erleichtert die Priorisierung des Ressourceneinsatzes Optimierte Ressourcenplanung Solide finanzgerechte Verwaltung der eingesetzten Vermgenswerte Untersttzt das Mgmt. in der tglichen Entscheidungsfindung, um risikominimierend zu planen

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Zusammenfassung (2)

FM schafft die organisatorische Voraussetzungen zur Durchfhrung einer Kostentrgerrechnung Kostentrgerrechnung ermglicht:
- Flexibilitt bei der Kostenermittlung von definierten Services - Grundlage fr eine wirtschaftliche Gestaltung der IT Services - Ermittlung tatschlicher Kosten eines IT Services - Transparente und inhaltlich fundierte Preisgestaltung - Erstellung von Reports (Planung und Kontrolle) - Informationen an die Finanzbuchhaltung weiterleiten

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Prfungsfragen Finance Management for IT-Services

Frage 1
Welcher Begriff gehrt nicht zum Finance Management fr IT-Dienstleistungen (IT-Services)? a) Budgetieren (Budgeting) b) Weiterberechnung (Charging) c) Einkaufen (Procuring) d) Tariffestlegung (Pricing)

Frage 2
Welcher ITIL-Prozess ist fr das Erstellen eines Leistungsverrechnungssystems verantwortlich? a) Availability Management b) Capacity Management c) Financial Management for IT Services d) Service Level Management

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