Gua En cinco pasos, una ayuda en la elaboracin de memorias de sostenibilidad de las empresas La gua permite adaptarse a los sistemas

de gestin de las empresas ms avanzadas Terra11/10/2005 Cmo se elaboran las memorias de sostenibilidad? La Gua ''En cinco pasos'' es una herramienta prctica que ayuda a las pequeas y medianas empresas en el proceso de elaboracin de memorias de sostenibilidad. Permite una adaptacin a los sistemas de gestin de las empresas ms avanzadas, que incorporan criterios sociales y medioambientales.

La gua explica cmo elaborar informes de sostenibilidad mediante pasos prcticos En cinco pasos, una adaptacin para pymes de la Gua GRI, que ha sido utilizada por ms de 700 organizaciones en todo el mundo, llega a nuestro pas de la mano de BBVA e Iberdrola y con la colaboracin de Deva Comunicacin Financiera y Sostenibilidad, y la Fundacin Entorno. El Global Reporting Initiative (GRI) es, como la Fundacin Entorno, uno de los organismos colaboradores del Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA). Como institucin independiente, su misin es desarrollar una gua con una serie de directrices estndar que las empresas puedan aplicar a la hora de elaborar sus memorias de sostenibilidad, incluyendo la dimensin econmica, social y ambiental. La Gua para la Elaboracin de Memorias de Sostenibilidad de Global Reporting (GRI) constituye un conjunto de principios e indicadores para ayudar a estructural informes pertinentes y crebles sobre informes de sostenibilidad.

Ahora, su presentacin en espaol, permitir a las pymes de nuestro pas el acceso a una nueva herramienta para evaluar su comportamiento, identificar mejoras y poder contar con datos esenciales para la confeccin de informes enfocados a la comunicacin, tanto externa como interna.

Qu es En cinco pasos? Son una serie de sugerencias que pueden hacer que la elaboracin de memorias de sostenibilidad sea ms accesible y til para las pequeas empresas, partiendo de las experiencias de aquellos que ya ha hecho intentos de elaborar memorias. En cinco pasos le ayudar a su empresa en: - Cmo elaborar informes de sostenibilidad, mediante pasos prcticos desde el principio hasta el final. - Cmo identificar sobre qu informar. Qu tipos de indicadores de GRI son los ms relevantes para cada empresa concreta. - Cmo obtener el mximo provecho de la Gua de GRI El manual, muestra cmo la comunicacin relacionada con el desarrollo sostenible, mediante la elaboracin de la memoria, puede contribuir a la diferenciacin de su empresa. Adems, es una manera de identificar los beneficios potenciales y traducirlos en resultados econmicos. Contribuye al alcance de los objetivos empresariales, basado en la fijacin de objetivos. En concreto, le ayudar a adquirir ventajas competitivas. A quin va dirigido? A pesar de que la gua puede resultar muy beneficioso para muchas organizaciones, su aplicacin se orienta a aquellas pequeas y medianas empresas de mbito regional que: - quieran identificar y manejar los riesgos y oportunidades actuales y potenciales - deseen adquirir conocimientos para la elaboracin de memorias de sostenibilidad - deseen utilizar las memorias de sostenibilidad como parte de su comunicacin empresarial - busquen una gua detallada para la preparacin de una memoria de sostenibilidad

La gua est dirigida a pequeas empresas que quieran identificar las oportunidades potenciales

Pasos para la elaboracin de memorias: 1 Prepararse Para la realizacin de memoria es necesario una persona que se encargue de la gestin del proyecto y de la toma de decisiones. Es decir, es necesaria la figura de un coordinador La elaboracin de la memoria consiste en comunicar las actividades cotidianas de la empresas. Hay que reunir en un documento todo lo que se hace a favor del los elementos econmicos, ambientales y sociales de la sostenibilidad. Como por ejemplo: - empresas que ofrecen a sus clientes informacin responsable sobre sus productos - empresas que poseen experiencia en la elaboracin de memorias financieras - empresa que apoyan a organizaciones locales - empresas que hacen donaciones a instituciones asistenciales o educativas, etc... La elaboracin de una memoria de sostenibilidad requiere el apoyo de la direccin, para garantizar el tiempo, el personal y los recursos econmicos. Otros dos puntos importantes en este primer paso son, debatir el planteamiento general con el resto de los compaeros y establecer un plan y un calendario de trabajo. 2 Planificar. Qu incluir en la memoria En primer lugar hay que revisar las actividades y las metas de la empresa. El propsito de la memoria es cuantificar los beneficios que el compromiso con el desarrollo sostenible supone para su empresa. Por ello, la memoria ser un reflejo de la misin de la empresa. En segundo lugar, se identificarn los grupos de inters en la empresa y sus expectativas. Estos son aquellas personas o entidades que se ven afectadas por la empresa o quienes influyan en sus actividades. Y en tercer lugar, hay que identificar los temas a incluir en la memoria. Una vez establecidos los objetivos y metas de la elaboracin de la memoria, y tras identificar a los grupos de inters ms importante y sus expectativas, se puede comprobar cmo es de gran ayuda la Gua GRI. 3 Evaluar En el paso anterior se han identificado los aspectos a incluir en la memoria y ahora hay que darles vida utilizando indicadores cuantificables. Esto consiste en seleccionar los indicadores que mejor contribuyan a que su organizacin pueda contar su progresin en relacin a los aspectos identificados.

Despus de elegir los indicadores a utilizar hay que recoger informacin y datos. La informacin se recoge durante las actividades normales de la empresa, como la gestionada en los procesos de facturacin y gestin. Y por ltimo, hay que establecer objetivos de desempeo para el prximo ao. A dnde quiere llegar a partir de ahora? Qu hay que hacer para alcanzar los objetivos empresariales? Hay que ser realista pero tambin ambicioso. 4 Elaborar la memoria Dentro de este punto, los pasos a seguir son los siguientes: - Comprobar la calidad de los resultados de los indicadores - Elegir los mtodos de comunicacin apropiados - Redactar la memoria de sostenibilidad - Revisin interna previa a la publicacin - Finalizar y difundir la memoria La elaboracin de la memoria consiste en reunir en un documento todo lo que se hace a favor del los elementos econmicos, ambientales y sociales de la sostenibilidad.

Hay que presentar una memoria equilibrada. No informar nicamente de las buenas noticias si no explicar tambin por qu no se cumplieron los objetivos y cmo espera alcanzarlos en un futuro. 5 Mejorar: Recoger los comentarios Una vez llegado a este punto, se ha trabajado, redactado, publicado y distribuido la memoria de sostenibilidad. Ahora, se debe recoger los comentarios de los grupos de inters internos y externos para saber qu es lo que esta bien y qu puede ser mejorado la prxima vez. Tambin hay que realizar una evaluacin interna del proceso de elaboracin. Obtener reconocimientos El reconocimiento social est mejorando con la entrega de premios que se conceden a nivel local, regional, nacional e internacional. Por ello, se insta a las empresas a presentarse a premios para obtener reconocimiento y que esto redunde en la motivacin de los empleados y que ayude en definitiva a seguir mejorando en materia de RSC. Cmo conseguir la Gua En noviembre de 2004, GRI lanz en ingls la Gua para pymes 'En cinco pasos', como una gua para ayudar a introducir a la pyme en el mundo de la elaboracin de memorias de sostenibilidad, el documento ofrece un paso a paso sobre cmo interpretar los estndares establecidos por GRI desde la dimensin de pequea empresa.

La gua estar disponible y a la venta on-line por GRI a partir del mes de enero. Pero, para las personas interesadas, se puede acudir a la Fundacin Entorno o llamar por telfono para solicitar gratuitamente un ejemplar. Adems La Gua 'En cinco pasos' est siendo presentada por la Fundacin en diferentes ciudades espaolas. Para ms informacin visiten su web:http://www.fundacionentorno.org/. Ver ms reportajes